11
ALCALDÍA MUNICIPAL DE FLORIDABLANCA
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
22
ALCALDÍA MUNICIPAL DE ALCALDÍA MUNICIPAL DE FLORIDABLANCAFLORIDABLANCA
CAPACITACIÓNCAPACITACIÓN
INSTRUCTIVO ORGANIZACIÓN DE INSTRUCTIVO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIONARCHIVOS DE GESTION
INSTRUCTIVO PARA INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESTRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
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Capacitación básicaCapacitación básicaCapacitación a todos los funcionarios
de la Alcaldía Municipal de Floridablanca
Objetivos:
Aplicación de las TRD
Organización Permanente del Archivo de Gestión
Regulación de las Trasferencias Documentales anuales.
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Ley 594 de 2000Ley 594 de 2000Principios generales (Artículo 4)Principios generales (Artículo 4)El objetivo esencial de los archivos es el de El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Historia.
Responsabilidad. Los servidores públicos son Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los conservación, uso y manejo de los documentos.documentos.
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Conceptos BásicosConceptos Básicos
Tabla de Retención documentalTabla de Retención documental: Listado de series con : Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.ciclo vital de los documentos.
SecciónSección: : En la estructura archivística, unidad En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. administrativa productora de documentos.
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Conceptos básicosConceptos básicosSerieSerie::Conjunto de unidades documentales de estructura y Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. contratos, actas e informes, entre otros.
SubserieSubserie::Conjunto de unidades documentales que forman Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplo: por su contenido y sus características específicas. Ejemplo: Informes, Informes,
Tipos documentalesTipos documentales: : Unidad documental simple originada Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomáticaclasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática..
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CONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
Formato de Tabla de Retención
A.G A.C C.T M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOSRETENCIÓN Disposición Final
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UNIDAD DOCUMENTAL
TRÁMITEManual especifico de
funciones y competencias
DECRETO 0057 DE 2006
Identificación, conformacióny denominación de series
TIPOS DOCUMENTALES-Comunicación de nombramiento
-Aceptación de nombramiento-Resolución de nombramiento
-Afiliación EPS-Afiliación fondo de pensiones
-Cédula de ciudadanía-Certificaciones de estudio
TALENTO HUMANO: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES.
Depurar, organizar y mantener al día las Hojas de Vida (Historias Laborales) del personal activo de la administración central.
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CODIFICACION DE SECCIOENS
Signación convencional para representar la organización de los archivos.
FONDO: Alcaldía Municipal de Floridablanca
CODIGOS CODIGOS SECCIONSECCION
100100 Despacho del AlcaldeDespacho del Alcalde
200200 Secretaría GeneralSecretaría General
300300 Secretaría de HaciendaSecretaría de Hacienda
400400 Secretaría de InfraestructuraSecretaría de Infraestructura
500500 Secretaría de Desarrollo Secretaría de Desarrollo Económico y SocialEconómico y Social
600600 Secretaría de EducaciónSecretaría de Educación
700700 Secretaría de GobiernoSecretaría de Gobierno
800 800 Secretaría Local de SaludSecretaría Local de Salud
1010
CODIFICACION DE LAS SERIES
FONDOFONDO SECCIÓNSECCIÓN SerieSerie
30.00230.002
A.M.FA.M.F
200
HISTORIAS LABORALES
HISTORIAS LABORALES DE
EMPLEADOS PUBLICOS
1111
Paso 1.Paso 1.
Asegúrese de tener en sus manos la Tabla Asegúrese de tener en sus manos la Tabla de Retención Documental de su de Retención Documental de su
Dependencia. Las TRD es el instrumento Dependencia. Las TRD es el instrumento necesario para la organización de los necesario para la organización de los
archivos de gestión.archivos de gestión.
CONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
Tabla de Retención de la Alcaldía de Floridablanca
Entidad Productora: Alcaldía de Floridablanca
Oficina productora: Secretaría de General – Talento Humano
A.G A.C C.T M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOSRETENCIÓN Disposición Final
202. 30.002 HISTORIAS LABORALES4 96 X
Serie documental de conservación
total. Posee valores
administrativos, legales, jurídicos e investigativos.
Constituye documentación
histórica.
X
Atención:Atención:
No se utilizarán más las denominaciones:No se utilizarán más las denominaciones:
- CORRESPONDENCIA ENVIADACORRESPONDENCIA ENVIADA- CORRESPONDENCIA RECIBIDACORRESPONDENCIA RECIBIDA- OFICIOS ENVIADOSOFICIOS ENVIADOS- OFICIOS RECIBIDOSOFICIOS RECIBIDOS
Todos los documentos irán en la carpeta de la Todos los documentos irán en la carpeta de la SERIE correspondiente.SERIE correspondiente.
1313
1414
Paso 2.Paso 2.
Proceda a conformar físicamente las Proceda a conformar físicamente las respectivas series y subseries de acuerdo respectivas series y subseries de acuerdo
a lo establecido en las TRD. Conforme a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en sus expedientes por carpetas, teniendo en
cuenta los tipos documentales que les cuenta los tipos documentales que les corresponde.corresponde.
1515
APERTURA DE EXPEDIENTES
200-30 # 2HISTORIAS
200-30 # 1HISTORIAS LABORALES
Subseries
SERIE: HISTORIAS LABORALES: 30SERIE: HISTORIAS LABORALES: 30
1616
SECRETARÍA GENERALHISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES DE EMPLEADOS PÚBLICOS200-18.005FECHA INICIAL _____________FECHA FINAL _____________FOLIOS _________
CARPETA 1 DE 6
RÓTULO DE LAS CARPETAS
1717
SECCIÓN : DESPACHO DEL ALCALDESUBSECCIÓN: OFICINA DE CONTRATACIÓNSERIE: CONTRATOSSUBSERIE: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS200 -FECHA INICIAL _____________FECHA FINAL _____________FOLIOS _________
CARPETA 1 DE 6
RÓTULO DE LAS CAJAS
1818
Paso 3.Paso 3.
Ordene la documentación de tal manera que Ordene la documentación de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más trámites. El documento con la fecha más
antigua de producción, será el primer antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la documento que se encuentre al abrir la
carpeta. Rotule cada una de las carpetas.carpeta. Rotule cada una de las carpetas.
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
TALENTO HUMANO # 1200-30 HISTORIAS LABORALES
Fechas: ________ a ___________ Inicial FinalFolios: __________
Bogotá, enero22 de 20
DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atentamente Con el finPadarjjjhaf0
Noviembre 18 5
ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES
2020
Paso 4.Paso 4.
Clasifique los expedientes de las series y Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la subseries en los archivadores de la
oficina. Identifíquelos.oficina. Identifíquelos.
02
HL LETRA D 004 2008
HL LETRA E de 2008
01
HL LETRA A 001 de 2008
HL LETRA B 002 de 2008
HL LETRA C de 2008
HISTORIAS LABORALES
HISTORIAS LABORALES
Enumerar las secuencias
Señalar los contenidos
Mantener las secuencias
2222
ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO
DE LOS ARCHIVOS EN SUS
DIFERENTES FASES
2323
Paso 5.Paso 5.
Realice al final del año las Transferencias al Realice al final del año las Transferencias al archivo central. Guíese por el Instructivo archivo central. Guíese por el Instructivo
de Transferencias Documentales.de Transferencias Documentales.
2424
Actas de Comité de
ComprasActas de Comité de
Archivo
Actas de Comité de
de C. I.
Actas de Comité de
Control I. D.
T.R.D.
TransferenciaTransferencia de archivos de gestión al archivo central al final del año.
El Jefe de archivo recibe junto con los inventarios.
En el archivo central se organizan los documentos.
No se permitirá el ingreso de documentación que no esté organizada conforme a las TRD.
2525
Recuerde.Recuerde.
Se deberá identificar la documentación con la Serie Documental Se deberá identificar la documentación con la Serie Documental concerniente a cada oficina.concerniente a cada oficina.
Los expedientes deberán ser ingresados en cajas de archivo, las Los expedientes deberán ser ingresados en cajas de archivo, las cuales solo podrán contener expedientes u otros documentos cuales solo podrán contener expedientes u otros documentos de de la misma dependenciala misma dependencia. Es decir, no se podrán mezclar . Es decir, no se podrán mezclar expedientes de diferentes oficinas.expedientes de diferentes oficinas.
No se recibirán expedientes que no estén organizados No se recibirán expedientes que no estén organizados (Clasificados, ordenados, rotulados, foliados).(Clasificados, ordenados, rotulados, foliados).
No se debe admitir documentación fragmentada ni suelta, ni No se debe admitir documentación fragmentada ni suelta, ni tampoco documentación depositada en grandes contenedores tampoco documentación depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plásticas o costales).(AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plásticas o costales).
2626
No se recibirán carpetas con documentos como: Correspondencia No se recibirán carpetas con documentos como: Correspondencia Enviada, Correspondencia Recibida, etc. Tampoco se aceptarán cajas o Enviada, Correspondencia Recibida, etc. Tampoco se aceptarán cajas o archivadores con la denominación de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O archivadores con la denominación de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES.SIMILARES.
Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se regirán cronológicamente, por meses y años consecutivos.regirán cronológicamente, por meses y años consecutivos.
Se deberá diligenciar un formato de transferencia (Formato Único de Se deberá diligenciar un formato de transferencia (Formato Único de Inventario Documental) para cada serie documental que se transfiera. En Inventario Documental) para cada serie documental que se transfiera. En ningún caso se utilizara el mismo formulario para más de un año. ningún caso se utilizara el mismo formulario para más de un año. Tampoco se aceptarán cajas o archivadores con la denominación de Tampoco se aceptarán cajas o archivadores con la denominación de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES. VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES.
2727
2828
INSTALACIÓN: Ubicación de las unidades de conservación en las áreas de depósito. Archivo Centralizado.
Método 1:Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS CENTRALES
Método 2: Sistema de numeración continua
2929
DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los documentos de
archivo, para facilitar su localización y consulta
3030
FASE DE CONSULTA
Funcionarios y ciudadanos particulares
Existen series con reserva.
3131
ELIMINACION DE DOCUMENTOS
SELECCIÓN DOCUMENTAL
MICROFILMACIÓN Y/O
DIGITALIZACIÓN
CONSERVACION TOTAL
FASE DE DISPOSICIÓN FINAL
3232
PLAN DE SEGUIMIENTOEste plan deberá contener unos
objetivos que identifiquen una metodología archivística para la implantación y mejoramiento delPrograma de Gestión Documental
3333
SERVICIOS DE ARCHIVOSERVICIOS DE ARCHIVO
Inventariodocumental
Catálogos
Servicios para la búsqueda de documentos.
Rápida disposición de los documentos.
IMPORTANCIA DE LAS TRDIMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administración:
Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz
y eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a través delos tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los
documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.
Para la administración:
IMPORTANCIA DE LAS TRDIMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archivístico:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional
de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestión administrativa y que por su carácter pueden
eliminarse en el archivo de gestión
Importancia desde el punto de vista archivístico:
ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD PORESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR
EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDADEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD
Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
3939
REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD
- Disposiciones creación, cambios estructurales de la entidad
-Legislación y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creación y conservación de los documentos
-Manuales de Funciones por Dependencia-Organigrama Vigente-Acta de Comité de Archivo, avalando las TRD
-Manuales de Procesos y Procedimientos
ANEXOS
- Presentación de TRD en el formato normalizado. Una para cada dependencia
TABLAS DERETENCIÓN
-Reseña Histórica Institucional-Metolología elaboración- Explicación formato tabla- Revisión y actualización TRD
INTRODUCCIÓN
4040
Muchas gracias Muchas gracias por su por su
atención!!!atención!!!Presentación elaborada por:SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDERHISTORIADOR Y ANALISTA DOCUMENTAL - UIS