Workshop FI

SAP All in One X-Press Una Solución de Crystalis Consulting

WORKSHOP FI

FI-GL: Contabilidad general

FI-AP: Cuentas por pagar

Índice

Workshop FI Finanzas

FI-AR: Cuentas por cobrar

FI-BL: Contabilidad Bancaria y tesorería

FI-AA: Contabilidad de activos fijos

Sociedad

Son unidades contables, representan una entidad financiera jurídica independiente.

Los balances y las cuentas de explotación exigidos por la ley se pueden crear en el nivel de sociedad. La sociedad es la estructura mínima necesaria en el módulo FI del Sistema R/3.

Sociedad FI 1000 Sociedad FI 2000 Sociedad FI 3000

Mandante

Estructura Organizativa

Los componentes de una sociedad son:

Clave de sociedad (4 Caracteres alfanuméricos)

Nombre de la empresa

Población

País

Moneda

Idioma

Dirección

Estructura Organizativa

Plan de cuentas El plan de cuentas, es una variante que contiene la estructura y la

información de las cuentas de mayor.

Se define en base a una clave de 4 caracteres alfanuméricos.

Cada cuenta de mayor tiene una longitud máxima de 10 caracteres.

Cada sociedad financiera deberá estar vinculada unívocamente a un plan de cuentas, en el cual se imputarán las contabilizaciones.

La sociedad puede vincularse a un plan contable del país para soportar temas legales, y son para fines de presentación de balance.

Datos maestros

PLAN DE CUENTAS 1000

CUENTA: 1010010010 – CAJA

TIPO DE CUENTA: BALANCE

GRUPO DE CUENTAS: DISPONIBLE

SOCIEDAD 1010 SOCIEDAD 2010

MONEDA: PEN MONEDA: USD

Segmento del plan de cuentas

Segmento de la sociedad

Se divide en segmento del plan de cuentas y segmento por sociedad.

Datos maestros

Plan de cuentas (Segmento de plan de cuentas) La información registrada en los datos de plan de cuentas es única,

tanto si los usuarios tienen una sociedad como si tienen varias sociedades. De este modo, el nombre no cambia y es consistente para las distintas sociedades.

La información se registra una sola vez. Cada vez que registra información para una sociedad o un número de cuenta, se accede automáticamente a la información del segmento del plan de cuentas, de modo que no debe volver a registrar esta información.

Datos maestros

Plan de cuentas (Segmento de plan de cuentas)

Características del segmento de plan de cuentas

Grupo de cuentas

Tipo de cuenta

Textos

Datos maestros

Plan de cuentas (Segmento de sociedad)

Grupo de cuenta

Define las propiedades de los campos del segmento de plan de cuentas.

Controla los rangos de números de la cuenta contable.

Datos maestros


Tipo de cuenta

Cuenta de balance: se arrastran sobre la misma cuenta al empezar un nuevo ejercicio contable.

Las cuentas de beneficio se arrastran sobre una cuenta de remanente “Utilidad o perdida del ejercicio”

Activo

Pasivo

P & G

Patrimonio

Activo

Pasivo

P & G

Patrimonio

Ejercicio anterior Ejercicio nuevo

Datos maestros


El segmento de sociedad puede ser diferente para la misma cuenta de mayor dependiendo de las necesidades de la sociedad.

Los datos mas relevantes del segmento por sociedad son:

Moneda

Saldos en moneda local

Gestión de partidas individuales

Cuenta asociada

Grupo status campo

Datos maestros


Moneda

La moneda de la cuenta puede ser la moneda local (Moneda vinculada a la sociedad FI) o moneda extranjera.

Si la cuenta esta configurada como moneda local, se puede contabilizar en esta y en cualquier otra moneda extranjera.

Si la moneda fuera extranjera, solo se contabiliza en dicha moneda y en el momento de la contabilización se convierte automáticamente a moneda local según el tipo de cambio de la fecha.

Datos maestros


Saldos en moneda local

Si en el registro maestro de la cuenta de mayor esta marcado saldos solo en moneda local, solo se gestionan cifras para los movimientos convertidos en moneda local, con esto se evita que se generen contabilizaciones de diferencia de tipo de cambio.

Se utilizan para cuentas de resultados, cuentas que no gestionan partidas abiertas y que solo se contabilizan en moneda local, y cuentas de verificación de facturas.

Datos maestros


Gestión de partidas individuales

La gestión de partidas individuales, se realiza cuenta quieres tener información de partidas abiertas y partidas compensadas.

La gestión de partidas individuales es automática para la cuenta de deudores y acreedores.

Se utiliza para las cuentas de mayor de:

Compensaciones bancarias

Verificación de facturas

Otras cuentas de compensación

Datos maestros


Cuenta asociada

La cuenta asociada es una cuenta de mayor que se registra en los datos maestros de deudores / acreedores para registrar las operaciones en la contabilidad auxiliar.

Cualquier contabilización en la cuenta de la contabilidad auxiliar se actualizan automáticamente sobre los saldos de la cuenta asociadas asignadas. De esta manera la contabilidad siempre se encuentra integrada y actualizada en línea.

Datos maestros


Cuenta asociada

Datos maestros


Grupo Status campo

El grupo de status campo identifica cuales campos dentro de la contabilización serán obligatorios, opcionales, u ocultos.

Ejemplo:

En una contabilización en la cuenta de caja, será obligatorio ingresar la glosa para fines informativos, mientras que en una cuenta de contabilización de anticipos, será opcional.

Datos maestros

Ejercicio Para que las operaciones se puedan asignar a distintos períodos, debe

definirse un ejercicio con períodos contables. El ejercicio se define como una variante que se asigna a la sociedad.

La variante de ejercicio comprende la definición de períodos contables y períodos especiales. Los períodos especiales se utilizan para contabilizaciones que no se asignan a períodos determinados sino al proceso empresarial de cierre del ejercicio. En total, se pueden utilizar hasta 16 períodos.

Datos maestros

Monedas

Dentro de SAP se manejan de manera estándar, las diferentes monedas de cada país.

Los tipos de cambio se pueden registrar diario, mensual, anual o por un rango de fechas definido.

Se pueden crear monedas índices, para otros fines como la UTM en Perú, la unidad de fomento (UF) en chile, etc.

Datos maestros

Las contabilizaciones en moneda extranjera se almacenan en dicha moneda y en la moneda local según el tipo de cambio de la fecha, de esta manera se registran las diferencias de tipo de cambio automáticamente.

Datos maestros

Dentro de cada contabilización, se registran datos de cabecera y datos de posición.

Los datos de cabecera, informan datos generales del asiento contable como:

Fecha de documento, fecha de contabilización, periodo contable y ejercicio.

Sociedad financiera

Moneda de la transacción

Clase de documento

Contabilizaciones

Dentro de los datos de posición por lo menos deben haber 2 registros: Uno del debe y otro del haber. Algunos datos son:

Indicador: Debe / Haber

Cuenta contable, Deudor, Acreedor o Activo Fijo.

Importe en moneda de la transacción

Glosas

Objetos de coste (Centro de coste, Centro de beneficio, orden, etc.)

Contabilizaciones

Dentro de las contabilizaciones se pueden registrar automáticamente, variaciones de tipo de cambio, diferencias de redondeos, saldos, y descuentos de pronto pago.

Contabilizaciones

Las operaciones de cierre se realizan al finalizar cada periodo o en algunos casos al finalizar el ejercicio.

Dentro de las operaciones de cierre tenemos:

Abrir y cerrar periodos contables

Valorización de moneda extranjera

Emisión de reportes legales

Arrastre de saldos (Solo al finalizar el ejercicio)

Operaciones de cierre

Abrir y cerrar periodos contables

Permite controlar los periodos de contabilización por sociedad FI o por clase de cuenta, de esta manera se imposibilita tener errores de fechas de contabilización y hacer el cierre de manera mas eficaz.

Las clases de cuenta que se utilizan son:

Acreedores

Deudores

Cuentas de mayor

Activos fijos

Materiales


Valorizaciones en moneda extranjera

Las valorizaciones en moneda extranjera, permiten reflejar las fluctuaciones de tipos de cambios en las posiciones pendientes por regularizar o saldos en cuentas de mayor.

Al fin de mes se realizan los ajustes reversándolos al primer día del mes siguiente, con excepción de fin del ejercicio que se dejan las diferencias para registrarse en la utilidad o perdida del ejercicio.


Arrastre de saldos

Al finalizar el ejercicio, los saldos de cuenta de balance, se arrastran como saldos iniciales del nuevo ejercicio y los saldos de cuentas de beneficio se arrastran a la utilidad o perdida del ejercicio.

Activo

Pasivo

P & G

Patrimonio

Activo

Pasivo

P & G

Patrimonio

Ejercicio anterior Ejercicio nuevo


Aparte de los reportes legales, podemos contar con los siguientes reportes de manera estándar.

Balance General

Comparación de balances por periodos de tiempo

Lista de saldos de cuenta de mayor

Lista de partidas abiertas

Información de datos maestros (Plan de cuentas)

Informes de asientos contables

Informes



Índice





Los datos maestros de proveedores se dividen en los siguientes segmentos:

Datos generales: Se actualizan solo por clave de acreedor.

Datos de sociedad: Se actualizan según clave de acreedor y sociedad FI.

Datos de compras: Se actualizan según clave de acreedor y organización de compras.

Datos generales

Datos sociedad

Datos sociedad

Datos por organización de

compras

Gru

po d

e c

uenta

s

Datos maestros

Hay diferentes tipos de contabilizaciones, entre las principales están: Facturas

Desde finanzas Desde compras

Documentos con retención

Pagos

Anticipos

Traslados con compensación

Contabilizaciones

Registro de facturas de finanzas

El registro de facturas desde finanzas se realiza imputando directamente un proveedor contra una cuenta de gasto, activo fijo, etc.

El registro de facturas desde compras se utiliza una cuenta puente (Verificación de facturas) para el control y registro de movimientos por orden de compra.

Gasto

100

Impuesto

18

Proveedor

118

Existencias

100

EM / RF

100 100

Proveedor

118

Impuesto

18

Contabilizaciones

Pagos

Los pagos manualmente se pueden realizar con impresión o sin impresión, es decir, emitiendo un cheque o solamente compensando la partida.

Antes del pago la factura se visualiza de la siguiente manera

Proveedor A Fact. 123 H Importe 118

Al realizar el pago con impresión, se compensa la partida y se asocia el numero de

cheque.


Proveedor A Cheq. 456 D Importe 118

Banco BCP Cheq. 456 H Importe 118

Contabilizaciones

Documentos con retención

Existen retenciones cuando se realizan la contabilización de la obligación o contabilización del pago. Estos tipos se informan según ciertas características en el dato maestro del proveedor, para que de manera automática se realice la contabilización.

Las cuentas contables de retención se derivan automáticamente por el tipo de retención.

Gasto

100

Retención

10

Proveedor

90

Contabilizaciones

Anticipos

Los anticipos se trabajan en base a los indicadores de cuenta mayor especial, o también conocidos como CME.

El beneficio de utilizar los indicadores CME es que manejas solo un rol de proveedores, y no tienes que crearlo por cada cuenta, o utilizar las glosas para especificar las cuentas.

Cuando se imputa a un acreedor, se va la imputación contable a la cuenta asociada, pero en caso de colocarle el indicador CME, se deriva a otra cuenta.

Contabilizaciones

Anticipos

Cuenta 1000 – Asociada a cuenta contable 42001000

Proveedor

1500

Banco

1500

Proveedor A CME:A D Importe 1500

Banco BCP H Importe 1500

AN

TIC

IPO

Al contabilizar con el indicador CME se derivo la cuenta 42100000 hacia la cuenta 42200000

Contabilizaciones

Traslado con compensación

Los traslados con compensación, es cuando compensan una partida abierta y la llevas a otra cuenta, sea asociada del proveedor u otra cuenta de mayor.

Un claro ejemplo, es cuando canjeas las facturas por pagar por letras por pagar. Al igual que los anticipos las letras por pagar cuentan con una operación CME.



Proveedor A Letra 987 D Importe 118

Proveedor A Letra 987 “L” H Importe 118

IND CME

Contabilizaciones

La gestión de cheques nos permite los siguientes procesos:

Registro de intervalos de cheques por banco propio (Chequeras)

Crear cheques manuales y automáticos

Renumerar y reimprimir cheques

Invalidar cheques no utilizados o cheques extendidos

Visualizar registro de cheques, con cada documento de pago.

Gestión de cheques

Programa de pagos

El Programa de Pagos automáticos es una herramienta que ayuda a los usuarios a cancelar partidas abiertas de Proveedores de manera masiva.

Consta de 4 pasos:

Parámetros ¿A quien se le paga? ¿Qué fecha de vencimiento se considera? ¿Cómo se les pagará?

Propuesta

Bloquear facturas para el pago Modificar posiciones de pago

Operaciones periódicas

Programa de pagos

Ejecución de propuesta Una vez verificada la lista propuesta se planifica la ejecución. Se crean

documentos contables y se actualizan las contabilidades auxiliares y principal.

Impresión

Impresión de cheque u otro medio de pago

Operaciones periódicas


Saldos de proveedores

Lista de partidas abiertas / Compensadas de proveedores

Previsión de vencimiento de proveedores

Directorio de proveedores

Registro de cheques


Informes



Índice





Los datos maestros de deudores se dividen en los siguientes segmentos:

Datos generales: Se actualizan solo por clave de deudor.

Datos de sociedad: Se actualizan según clave de deudor y sociedad FI.

Datos de ventas: Se actualizan según clave de deudor y área de ventas.

Datos

generales

Datos sociedad

Datos sociedad

Datos por área

de ventas

Gru

po d

e c

uen

tas

Datos maestros

Hay diferentes tipos de contabilizaciones, entre las principales están: Facturas

Desde finanzas Desde ventas

Cobranzas

Anticipos

Traslados con compensación

Contabilizaciones

Registro de facturas de finanzas

El registro de facturas desde finanzas se realiza imputando directamente un cliente contra una cuenta de ingreso.

El registro de facturas desde ventas se realiza al imprimir el documento, siguiendo el flujo logístico normal de facturación.

Ingreso

100

Impuesto

18

Deudor

118

Pedido Entrega Factura

Contabilización de la

salida de mercadería

Contabilización del

ingreso

Contabilizaciones

Cobranzas

Los cobranzas se realizan compensando la factura o deuda por cobrar contra la cuenta de bancos u otra cuenta de caja.

Antes de la cobranza de la factura se visualiza de la siguiente manera

Cliente A Fact. 123 D Importe 118

Al realizar la cobranza, se compensa la partida y imputa el ingreso a la

cuenta de bancos.


Cliente A Cheq. 456 H Importe 118

Banco BCP Cheq. 456 D Importe 118

Contabilizaciones

Anticipos

Los anticipos se trabajan en base a los indicadores de cuenta mayor especial, o también conocidos como CME.

El beneficio de utilizar los indicadores CME es que manejas solo un rol de clientes, y no tienes que crearlo por cada cuenta, o utilizar las glosas para especificar las cuentas.

Cuando se imputa a un cliente, se va la imputación contable a la cuenta asociada, pero en caso de colocarle el indicador CME, se deriva a otra cuenta.

Contabilizaciones

Anticipos

Cuenta 1000 – Asociada a cuenta contable 12001000

Cliente

3500

Banco

3500

Cliente A CME:A H Importe 1500

Banco BCP D Importe 1500

AN

TIC

IPO

Al contabilizar con el indicador CME se derivó la cuenta 12100000 hacia la cuenta 12200000

Contabilizaciones

Traslado con compensación

Los traslados con compensación, es cuando compensan una partida abierta y la llevas a otra cuenta, sea asociada del cliente u otra cuenta de mayor.

Un claro ejemplo, es cuando canjeas las facturas por cobrar por letras por cobrar. Al igual que los anticipos las letras por pagar cuentan con una operación CME.



Cliente A Letra 987 H Importe 118

Cliente A Letra 987 “L” D Importe 118

IND CME

Contabilizaciones

La función de correspondencia nos permite imprimir cartas a los clientes

sobre los siguientes puntos: Extractos de cuentas y lista de partidas abiertas en forma de carta

Extracto de documentos

Confirmación de saldos

Notificaciones de pago

Correspondencia


Saldos de clientes

Lista de partidas abiertas / Compensadas de clientes

Previsión de vencimiento de clientes

Directorio de clientes


Informes de gestión de créditos

Informes



Índice





Los datos maestros de bancos identifican los bancos registrados en cada país como los bancos que trabajan en cada sociedad financiera.

El maestro de banco por país identifica el código SBS, nombre y dirección y se utiliza para los datos maestros y programas vinculados a proveedores y clientes.

El maestro de bancos propios, identifica el banco, ID de cuenta, numero de cuenta corriente, cuenta contable vinculada para las contabilizaciones, así como la asociación al maestro de bancos por país.

Datos maestros

La conciliación bancaria es soportada mediante cuentas de mayor auxiliares a la cuenta de mayor asociada al banco propio, con ello se puede llevar el control de documentos conciliados o pendientes de conciliar.

Por lo general las cuentas auxiliares son:

Banco xxx egresos

Banco xxx ingresos

Cta. Por pagar

100 100

Bco. egresos

100 100

Banco

118

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria utiliza un atributo para poder realizar la compensación de partidas, para ello utiliza el dato fecha valor - Importe o mediante el numero de cheque.

El extracto, cartola o resumen de operaciones bancarias entregado por cada banco, se podrá incorporar a SAP de manera manual (Digitación) o electrónica (Carga de fichero), lo aconsejable es determinarlo mediante la cantidad de movimientos registrados mensualmente.

Se recomienda realizar las operaciones de conciliación diariamente, así se puede reflejar de manera exacta la liquidez de la empresa.

Conciliación Bancaria

La posición bancaria y previsión de liquidez reflejan el pronostico de liquidez de cada empresa, entorno a los saldos financieros y al movimiento de cuentas de clientes y proveedores. Para ello, dispone de niveles de tesorería y grupos de tesorería.

Los niveles de tesorería informan el grado de liquidez de cada posición, por ejemplo: liquidez de banco, bancos auxiliares por conciliar, fondos mutuos, depósitos a plazo, etc.

Los niveles de tesorería se vinculan a cuentas de mayor por medio del maestro de plan de cuentas para cada sociedad.

La posición bancaria se refleja mediante la fecha valor, la cual registra la fecha exacta del movimiento bancario.

Posición bancaria y previsión de liquidez

Los grupos de tesorería identifican una escala de previsión para las cuentas de proveedores y deudores, por ejemplo: proveedores de materia prima, proveedores de servicio, etc.

Los grupos de tesorería se vinculan a cada proveedor o deudor por medio de los datos maestros de cada uno de ellos.

La previsión de liquidez se refleja mediante la fecha de tesorería, la cual es la fecha estimada con la cual se va a realizar el movimiento de pago o cobro de una partida.

Posición bancaria y previsión de liquidez

Los avisos de tesorería nos ayudan hacer planificaciones dentro del pronostico de liquidez, de documentos que no reflejen en la contabilidad bancaria hasta el momento de su contabilización. Estos documentos pueden ser pago de impuestos, nominas, compromisos de cobro, etc.

Los avisos ya no se reflejan en la contabilidad bancaria cuando se archivan o vencen automáticamente.

Aviso de tesorería

Dentro de los informes de contabilidad bancaria, tenemos los siguientes:

Saldos de cuentas bancarias

Análisis de conciliación bancaria

Pronostico de liquidez (Posición bancaria / Previsión de liquidez)

Directorio de bancos por país

Directorio de bancos propios

Informes



Índice





El plan de valoración contiene diferentes áreas de valoración y claves de amortización en función de los requisitos específicos del país. Cada Sociedad tiene asociado un Plan de valoración.

El plan de valoración contiene áreas de valoración, las cuales valoran los activos fijos dependiendo de las regulaciones legales u objetivos específicos de cada negocio. Por ejemplo: Valoración financiera contable o valoración fiscal tributaria.

La valoración financiera, se actualiza en la contabilidad mientras la valoración fiscal es estadística y sirve para los informes específicos de cada empresa.

Datos maestros

La Clase de Activo es el principal criterio para la clasificación de los Activos.

Cada Activo debe ser asignado a una sola clase. Puede especificar ciertos parámetros de control y valores por defecto para el cálculo de la depreciación y otros datos maestros en cada clase.

Una función esencial de la clase de activos fijos consiste en establecer la

conexión entre los registros maestros de activos fijos y las cuentas del libro mayor que se deben contabilizar. Para ello existe la determinación de cuentas.

Datos maestros

Al crear un activo fijo se puede crear en base a otro activo fijo ya existente

(Crear con modelo) o por clase de activo fijo para proporcionar algunos datos por defecto.

Dentro de los datos maestros de activos fijos se encuentran:

Código de activo fijo Descripción de activo fijo Fecha de alta Numero de inventario Numero de serie Objeto de coste para la depreciación Ubicación Vida útil Otros campos de libre utilización

Datos maestros

Cada movimiento de activo fijo tiene un efecto directo en la

contabilidad mediante la determinación de cuentas de cada clase de activos fijos, de tal manera que se mantienen cuadrados el libro auxiliar de activos fijos con la contabilidad.

Dentro de los movimientos de activos fijos tenemos:

Altas

Bajas

Traspasos

Capitalización de activos fijos en curso (AFeC)

Movimientos de activos fijos

El alta de activos fijos se puede realizar desde el modulo financiero

(Recomendable para terrenos, inmuebles, obras de arte) indicando el proveedor y el código de activos fijo o desde el modulo de compras (recomendable para el resto de activos fijos) que dependan de una orden de compra, y necesitan seguir el flujo logístico.


La baja de activos fijos puede realizar de dos formas.

Baja sin ingresos, puede ser resultado de una baja parcial o total (robo, incedio,

etc.), y que evaluando la situación se llegue a la conclusión de darlo de baja definitivamente, como pérdida.

Baja con ingresos, cuando se produce una venta, se elimina los costes de alta y de producción y la amortización acumulada respectiva. También registra las ganancias y pérdidas.

Los traspasos de activos fijos se utilizan cuando un activo cambia o es modificado teniendo que traspasar sus valores a otro activo fijo con diferentes asignaciones, como clase de activo fijo, centro de coste o vida útil.


Los activos fijos en curso, se utilizan para obras en ejecución, o activos en

proceso de implementación que culminado se convierten en un activo fijo definitivo. Para ello, estas dos fases se deben reflejar en el balance en diferentes cuentas y por ende en dos clases de activos diferentes.

El paso del AFeC al activo fijo final se denomina “Capitalización” y se arrastran los valores de uno al otro.

El proceso de capitalización, se toman las partidas contabilizadas sobre el AFeC y se liquidan contra el activo fijo o activos fijos definitivos u otro elemento dependiendo de la regla de distribución.


En el ejemplo refleja las diferentes imputaciones que se realizan sobre el

AFeC y la distribución que se da en la liquidación.


Dentro de las operaciones de cierre se realiza la depreciación de activos fijos de

forma mensual entorno a los valores planificados para asentarse en la contabilidad.

Cada activo fijo contiene una clave de amortización y una vida útil con lo cual se planifican dichos valores. Estos datos se pueden tomar por defecto de la clase de activo fijo.

Al final de cada año se debe realizar el cambio de ejercicio que permite la apertura del nuevo periodo y arrastra los valores dentro del modulo.

El cierre de ejercicio es otro procedimiento al final del año donde impide contabilizar o modificar valores de un activo fijo del ejercicio anterior.


El módulo de activo fijo se integra con los siguientes módulos:

Contabilidad: Cuando se realiza cualquier movimiento de alta, baja, traspaso o

capitalización de activos fijos.

Compras: Como lo vimos anteriormente para realizar el proceso de altas o compras de activos fijos.

Gestión de stocks: Cuando se realiza un movimiento de mercancía imputando a un activo fijo.

Centros de coste: Cuando se traspasa la planificación de la amortización a los centros de coste asignados a cada activo fijo.

Mantenimiento: Cuando se asocia un equipo (Objeto del modulo de mantenimiento) a un activo fijo.

Integración con otro módulo

Dentro de los informes de contabilidad de activos fijos tenemos los siguientes:

Reportes de activos fijos, por clase de AF, centro de coste, ubicación,

etc. Reporte de amortización planificada y real por centro de coste Reporte de altas, bajas, traspasos, adiciones, u otros movimientos de

activo fijo

Informes

GRACIAS

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