Workshop Druk, Druk, Druk

Nederlands Expertise Centrum Projecten

Workshop Druk, Druk, Druk

Prioriteiten stellen en organiseren

NECP 2


Regeren is vooruit zien, maar we hebben het nu al zo druk!

‘Onze leden willen steeds méér, maar doen zélf steeds minder’.

‘Ik ben al zo druk en zoiets kan ik er écht niet bij hebben’.


Meer werk en minder leden die dat werk willen doen. Hoe je dit tij keert is inhoud van de workshop:

I. Onderscheid waan van de dag van zaken die continuïteit beïnvloeden; prioriteiten stellen beïnvloedt rust en continuïteit’.

II. Organiseer anders en delegeer meer = sleutel voor rustiger besturen.

III. Geef taakgericht en democratisch leiding, dit stimuleert het meedoen.

En: COMMUNICEER!!!!!!

NECP


Vergaderingen gaan meestal over het oplossen van acute problemen. Daarbij regeert de waan van de dag:

‘Deze activiteit is al een tijdje bezig - dus laat maar doorgaan’.

‘Jan is ziek – zet zijn activiteit maar even in de ijskast’.

‘Piet heeft nu even wat anders aan het hoofd – laat maar even zitten’.

NECP


Hoe de waan van de dag te doorbreken?

Weet welke resultaten u dit jaar beslist moet halen.

….en wat eventueel minder kan.

Stel daarmee prioriteiten vast!

NECP


Deel I Prioriteiten stellen:

1. Rust creëren. 2. Gewenste resultaten op een rij

zetten.3. Resultaten benoemen met

tijdstippen. 4. Activiteiten bedenken om resultaten

te halen.5. Activiteiten vaststellen inclusief

voorwaarde(n) en rangorde.

NECP


• Ontspannen benen op tafel!!!!

• Stel periode vast.

• Andere omgeving zonder vergadertafel.

• Geen agenda!

Rust creëren:

NECP


Gewenste resultaten op een rij zetten. Bijvoorbeeld:

• 10% nieuwe leden• 2 nieuwe cursussen• 10 nieuwe vrijwilligers

NECP


Resultaten met tijdstippen benoemen:

• Op 31 december 10% nieuwe leden.

• Op 31 mei 2 cursussen ontwikkeld.

• Vóór 1 sept. 10 nieuwe vrijwilligers.

NECP


Ideeën bedenken om die resultaten te halen. Bijvoorbeeld om 10% nieuwe leden te krijgen:

• Korting geven op aanschafprijs oefenset.

• Spectaculaire opening nieuwe seizoen.• Wervende artikelen in h-a-h-krant.

Ideeën moeten aanslaan en uitvoerbaar zijn!

NECP


Activiteiten vaststellen incl. voorwaarde(n) en rangorde. Bijvoorbeeld 10% nieuwe leden:

Nr 1: Korting Oefenset. Voorwaarde: 25% korting/ eigen inkoop.

Nr 2: Per maand wervend artikel. Voorwaarde: vlot schrijvende vrijwilliger

Nr 3: 8 september: Spectaculaire opening nieuwe seizoen. Voorwaarde: bekende Nederlander tegen onkostenvergoeding

NECP


Telkens weer bijstellen: alles loopt anders.

• Opeens komt de minister op werkbezoek!

• De gemeente wil dat u gaat fuseren.

Dus…….. minstens 1x per periode ontspannen de benen op tafel!

Doorbreek de vicieuze cirkel.

NECP


Deel II Anders organiseren:

- Inzicht in werkzaamheden vereniging.

- Welke taken en functies vloeien daaruit voort.

- Meer splitsen = meer kleinere taken.

- Meer kleinere taken = meer vrijwilligers nodig.

- Betere aansluiting zappende vrijwilliger.

- Meer coördinatie = meer zicht op voortgang.

- Betere communicatie = beter inspelen op situatie.

NECP


Inzicht in werkzaamheden:

• Bestuurlijk

• Organisatorisch

• Uitvoerend

Destilleer hier de taken uit!

NECP


Aantal taken samen zijn functie of werkgebied.

Grote verschillen: kleine startende of grote gevestigde vereniging.

Taakverdeling: - Plezierig om iets niet alleen te hoeven

doen. - Werk is te omvangrijk = verplicht delegeren!- Specialisatie verbetert werk.

NECP


Juiste mens op de juiste plaats

=

1. Weten welke taken en functies er zijn. 2. Weten welke deskundigheden vereist zijn.3. Nagaan of taak en vrijwilliger bij elkaar passen.

NECP


Ga na:

• Heeft vrijwilliger vereiste vaardigheden en deskundigheid?• Kan vrijwilliger vaardigheid snel aanleren en deskundig worden?• Kan vrijwilliger verantwoordelijkheid aan?• Past vrijwilliger in cultuur van vereniging?• Is vrijwilliger als persoon welkom?

NECP


Met zoveel eindverantwoordelijkheid vraagt coördinator zich af:

• Sta ik er alleen voor?• Hoe organiseer ik dit?• Als anderen helpen, ben ik dan toch verantwoordelijk voor hun fouten?

NECP


Deel III Leiding (en begeleiding)

Leiding en begeleiding zijn essentieel voor het binden en vinden van vrijwilligers.

Beiden stimuleren het meedoen (én vaak het afhaken).

NECP


Taakgericht leiderschap in hiërarchische vereniging:• Uitvoeren taken staat centraal op voorgeschreven wijze in redelijk tempo.• Reactie op slecht werk: kritisch en bestraffend.

Taakgericht leiderschap in mensgerichte vereniging:• Heldere taken met bevoegdheden, verantwoordelijkheden en voldoende ondersteuning. • Fouten zijn om te leren. • Suggesties, commentaren, ideeën, informatie en kritiek zijn om te helpen. • Ontplooien staat voorop.

NECP


Regeren is vooruitzien maar het is vandaag al zo druk. Gooi het roer om:

- Creëer rust - Stel prioriteiten - Organiseer anders - Delegeer meer- Geef stimulerend leiding

NECP


Ongeplande (informele) en geplande (formele) begeleiding:

Ongepland vragen stellen in lastige situatie.

‘Op afspraak’ individueel of in een groepsgesprek.

Beiden waardevol en kunnen niet buiten elkaar.

NECP


Hoe vaak begeleiding nodig is, hangt af van:

• De behoefte van de vrijwilliger.

• De ingewikkeldheid van de taak.

• De ervaring en kennis van de vrijwilliger.

NECP


Taakgerichte begeleiding over:

• Werk

• Samenwerking

• Organisatie

• Voortgang

• Middelen

NECP


Persoonsgerichte begeleiding overtevredenheid vrijwilliger met werk o.a.:• Voldoende sociale contacten en waardering.• Voldoet het werk aan zijn verwachtingen.

Stimuleren van vrijwilliger door o.a.: • Vergroten van kennis. • Voldoende overleg / inspraak.• Groei van verantwoordelijkheden.

NECP


Regeren is vooruitzien maar het is vandaag al zo druk. Gooi het roer om:

- Creëer rust - Stel prioriteiten - Organiseer anders - Delegeer meer- Geef stimulerend leiding

Veel succes!!!

Documents

Workshop Druk, Druk, Druk