Whistle Blowing System / Sistem Pelaporan Pelanggaran

GMF Whistleblowing System (WBS) is an application developed by GMF for the means of whistleblowers to provide complaints of alleged violations / fraud that have occurred or that will occur in the GMF environment involving all GMF stakeholders in accordance with the authority of GMF.

Whistle Blowing System

• WBS adalah open system dengan pengertian bahwa sistem ini dapat dimanfaatkan oleh seluruhpara stakeholder Perusahaan, yang memberikan sarana alternatif kepada para pemangkukepentingan (stakeholders), khususnya Insan GMF (Pelanggan, Vendor / Supplier, Mitra Bisnis, Karyawan / Pegawai, Dewan Komisaris, Direksi, Pemegang Saham, Pengelola) untuk membuatpengaduan terhadap pelanggaran yang terjadi pada perusahaan

• Accountability WBS adalah Dewan Komisaris

• Responsibility WBS adalah Direksi dan Corporate Secretary

• Pengelola penanganan pelaporan WBS adalah pihak eksternal

• Tindaklanjut dalam bentuk investigasi dapat dilakukan oleh internal atau eksternal Perusahaan

Whistle Blowing System

• KB 01-017 Pengelolaan Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System) disahkanoleh Direktur Utama Tanggal 18 Desember 2013.

• PB 13-010 Pengelolaan Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System) disahkan oleh VPp Corporate Secretary Tanggal 07 Juli 2017.

Alur Whistle Blowing System

4

independen

Langsung olehKomisaris & Direksi

Whistle Blowing System

Tentang WBS PT GMF AeroAsia Tbk.1

Jenis Pelanggaran2

Perlindungan dan Kerahasiaan3

Sarana WBS4

Cara Pelaporan WBS via Website & Email5

Tentang WBS PT GMF AeroAsia Tbk.

• GMF Whistleblowing System (GMF WBS) merupakan sistem yang dikembangkan

GMF sebagai sarana bagi Pelapor untuk memberikan pengaduan dugaan

pelanggaran/ fraud yang telah terjadi maupun yang akan terjadi di lingkungan GMF

dengan melibatkan seluruh stakeholder GMF sesuai dengan kewenangan GMF.

• Sistem ini bertujuan untuk memudahkan penyampaian laporan/ pengaduan dugaan

pelanggaran yang diindikasi terjadi di Perusahaan, selain itu system ini juga

dirancang untuk dapat merahasiakan identitas pelapor sehingga memberikan rasa

aman bagi pelapor.

• Dengan adanya system ini diharapkan penatausahaan, penanganan dan pemantauan

pengaduan dapat terselenggara dengan efektif, efisien, terkoordinasi dan dapat

dipertanggungjawabkan. Oleh sebab itu peran aktif anda sangat diharapkan guna

menciptakan GMF bersih.

Whistle Blowing System

Tentang WBS PT GMF AeroAsia Tbk.1

Jenis Pelanggaran2

Perlindungan dan Kerahasiaan3

Sarana WBS4

Cara Pelaporan WBS via Website & Email5

Jenis Pelanggaran

Penyimpangan Kode Etik/ Perilaku da Peraturan KepegawaianPenyimpangan dimaksud adalah perbuatan yang melanggar kode etik/ perilaku dan peraturan kepegawaian

yang ditetapkan oleh Perusahaan.

Kecurangan

Adalah perbuatan tidak jujur meliputi antara lain:• Penipuan

• Pemalsuan

• Pemerasan

• Penyembunyian atau penghancuran dokumen/ laporan

• Pembuatan dan penggunaan dokumen palsu

Yang dilakukan oleh seseorang/ sekelompok orang yang menimbulkan potensi kerugian ataupun kerugian

nyata terhadap Perusahaan atau pihak lain.

Benturan KepentinganBenturan Kepentingan (Conflict of Interest) adalah situasi / kondisi dimana insan GMF yang mendapatkan

kekuasaan dan kewenangan memiliki atau diduga memiliki kepentingan pribadi/ golongan atas setiap

penggunaan kekuasaan dan kewenangan yang dimilikinya sehingga dapat mempengaruhi kualitas dan kinerja

yang seharusnya.

Jenis Pelanggaran

KorupsiDalam arti umum adalah Perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum oleh Insan GMF, yang

bertentangan dengan kepentingan Perusahaan dan/atau penyalahgunaan wewenang jabatan/ kepercayaan yang

diberikan kepada yang bersangkutan dengan tujuan memperkaya diri sendiri dan atau orang lain dan/ atau

korporasi yang dapat merugikan Perusahaan.

PemerasanAdalah perbuatan yang dilakukan dengan maksud untuk menguntungkan diri sendiri dengan cara melawan

hukum dengan cara kekerasan atau ancaman terhadap korbannya.

PencurianAdalah perbuatan mengambil suatu barang, yang seluruhnya atau sebagian kepunyaan orang lain dengan

maksud untuk memilikinya secara melawan hukum.

PenipuanAdalah perbuatan dengan maksud untuk menguntungkan diri sendiri atau orang lain secara melawan hukum,

dengan memakai nama palsu atau rangkaian kebohongan menggerakan orang lain untuk menyerahlan barang

sesuatu kepadanya/ supaya memberi hutang maupun menghapuskan piutang.

PenggelapanAdalah perbuatan mengambil barang milik orang lain sebagian atau seluruhnya dimana penguasaan atas barang

itu sudah ada pada pelaku, tapi penguasaan itu terjadi secara sah.

Jenis Pelanggaran

SuapAdalah perbuatan memberi uang sogok/ menyogok/ memberi hadiah atau janji yang diberikan atau diterima

dalam bentuk apapun kepada seseorang yang berpengaruh atau berhubungan dengan jabatannya dengan tujuan

ingin mendapatkan sesuatu untuk kepentingan pribadi ataupun korporasi.

Gratifikasi yang dilarang

Gratifikasi yang dilarang adalah pemberian dalam arti luas, yakni meliputi:

• Pemberian Uang, barang, Rabat ( Discount), Komisi, Pinjaman tanpa Bunga, tiket Perjalanan, Fasilitas

penginapan, Perjalanan Wisata, Pengobatan Cuma-Cuma, dan Fasilitas lainnya.

Gratifikasi tersebut baik yang diterima di dalam negeri maupun diluar negeri dan yang dilakukan dengan

menggunakan sarana elektronik atau tanpa sarana elektronik yang dianggap suap jika terkait dengan jabatan

dan bertentangan dengan kewajiban atau tugas penerima (Sesuai dengan definisi dalam penjelasan Pasal 12B

dan12C Undang-undang nomor 20/2001)

Whistle Blowing System

Tentang WBS PT GMF AeroAsia Tbk.1

Jenis Pelanggaran2

Perlindungan dan Kerahasiaan3

Sarana WBS4

Cara Pelaporan WBS via Website & Email5

Do not be concerned with your personal identityyour report will be managed by independent third party

PT INTEGRITY guarantees the confidentiality of the informer’s identity.

You can determine whether your personal identity need to be mentioned or not

Perusahaan Berkomitmen untuk melindungi PelaporanPelanggaran yang beritikad baik

Tujuan Perlindungan Pelapor adalah untuk mendorongterjadinya Pelaporan Pelanggaran dan memberikan jaminankeamanan nyawa dan harta benda bagi pelapor besertakeluarga

Setiap Pelaporan bila mendapatkan tindakan balasan berupa tekananatau ancama tindakan pembalasan lain yang dialaminya dapatmengadukan hal tersebut kepada saluran yang ditetapkan Perusahaan.

Dalam masalah ini tidak dapat dipecahkan secara internal Persuahaan , pelapor dijamin haknya untuk membawa ke Lembaga Independen di Luar Perusahaan seperti misalnya Mediator, kepolisian./ atau Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK) atas biaya Perusahaan.

Whistle Blowing System

Tentang WBS PT GMF AeroAsia Tbk.1

Jenis Pelanggaran2

Perlindungan dan Kerahasiaan3

Sarana WBS4

Cara Pelaporan WBS via Website & Email5

Sarana Pelaporan WBS PT GMF AeroAsia Tbk.

Website

• http://www.gmf-whistleblower.com

• Masuk ke situs tersebut diatas

• Pilih “Report a case” atau “Buat Laporan”

• Kuesioner dapat diisi sesuai pertanyaan yang terdiridari informasi apa yang terjadi, kapan terjadi dansiapa yang terlibat

• Pelapor dapat menambahkan bukti terkait isu yangdilaporkan seperti Foto, Rekaman Suara atauRekaman Video

• Pelapor akan diberikan pilihan untuk mendapatkanAccount User perkembangan laporan

E-Mail

• gmf-aeroasia@whistleblowing.link

• Rangkaian pesan dan laporan

• Kirim pesan dan laporan ke gmf-aeroasia@whistleblowing.link

• Operator akan membalas danberkomunikasi dengan pelapor melaluiemail

Workspace Pelapor

Website

• http://www.gmf-whistleblower.com

• Pelapor akan mempunyai workspace Pribadi dan aman yang memungkinkan untuk melacak tugas dan laporan.

• Pelaporan juga bisa melihat status dari setiap kasus secara real-time dan mengetahui tindakan yang diperlukan

• Workspace pelapor juga dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan operator WBS mengenai laporan yang sudahdisampaikan.

Cara Akses Workspace Pelapor :

1. Pilih tombol masuk atau login di Website: http://www.gmf-whistleblower.com2. Masukan Nama Pengguna dan Kata Sandi

Tindaklanjut Pengaduan oleh Jasa Pengelolaan & Investasi Whistleblowing System ( WBS )

Pengaduan dari para whistleblower dapat segera ditindaklanjuti apabila memenuhi unsur pengaduan minimal 5 (lima) hal berupa 4W+1H, sebagai berikut :

What : Perbuatan apa yang berindikasi pelanggaran yang diketahui.

Where : Dimana tempat / lokasi perbuatan tersebut dilakukan.

When : Kapan (waktu) perbuatan tersebut dilakukan.

Who : Siapa saja yang terlibat dalam perbuatan tersebut (baik orang dalam maupun orang luar, jika terdapat kolusi).

How : Bagaimana perbuatan tersebut dilakukan (untuk mengungkapkan modus operandi / cara atau teknik kecurangan yang dilakukan ).

Saluran pelaporan

20

Fungsi Pengendali Whistleblowing System:

Corporate Secretary & Legal (Unit TS)

Hangar 4 GMF AeroAsia, 2nd floor

Ext.: 8751

Email: corporate.secretary@gmf-aeroasia.co.id