UNIVERSIDAD TEI'1OL61 G1CA DE PEREIRA Pig. 1

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ACTA DE REUNION NUMERO I opow

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COMITE GESTIN DOCUMENTAL

112200-0300-05

Fecha:4- 10-2007

Lugar:Oficina Gestión de Documentos

Hora de in/do: 15.10

Hora de finalización: 15.32

Objetivo de la reunion: Verificar la necesidad de hacer claridad en ía numetaciónde Resu/ociones de Rectorla y Contratos que se encuentra dup/icada

Presidente: Carlos Alfonso Zuluaga Arango. Secretario Genera/

Asistentes: Sandra Yamile Calvo Catano: Representante Control InternoDiana Patricia Jurado Ramirez. Jefa Division Sistemas

Invitada: Olga Olivia Alvarez de Valencia

Ausente:

Andrea del Pilar Cortés Váquiro. Representante Planoación

Secretaria:

Bertha Lucia Arango Thomas

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DESARROLLO DE LA REUNION:

1. Temas a tratar1, 1 Verficación del Quorum1,2 Numeración Contratos1,3 Cultura utilización del aplicativo1,4 Aprobación Manual Gestión Documental1,5 Proposiciones y varios

2. Desarrollo de los temas

21 1 A las 15:10 de la tarde se verificO el quorum, se comunicaron los temas y se dio in/doa la reunion.

2,2 Sobre la repeticiOn numérica de Contratos y Resoluciones de Rectorla plandeada porla coordinadora de Gestión de Documentos y explidada por la gestora encargada, elSecretario General planteO la posibiidad de anteponer una letra "C" a los Contratos, conel fin de evitar cualquier confusiOn con respecto de las demás dispocisiones legales.La propuesta fue avalada porlajefe de Sistemas en cuanto a las condiciones delprograma informático para realizarlo y fue acogida por el grupo.

2,3 La coordinadora de Gest/On de Documentos dio a conocer una conclusiOn de estudioreciente realizado desde su dependencia: la gran mayorIa de los jefes requie ren deuna copia fIsica de cada comunicadiOn interna para recordar que existe el apicativo.

Se acordO enviar recordatorios permanentemente a losjefes de tal manera que revisarel aplicativo se les convierta en una necesidad inpostergable.

El Secretario General indagO sobre la posibiidad de ingresar al aplicativo una vez sepone en funcionamientoel equipo de cada oficina. Lajefe de S/sterna aclaró que laIntranet aOn no se encuentra lista para esto, pero es a/go que se tiene prev/so como)jn aspecto relevante de la identidad inst/tuciona/.

21 4 El com/té en pleno acordó que, previa verificación de correcciones propuestas por el' comité a/ Manual de Gest/On Documental, se aprueba por unanirnidad.

2,5 Lajefe de la Division de Sistemas sol/citó a la coordinadora de Gestión de Documentosproyectar la adrn/nistración de las historias, tanto laborales como acadéinica en formadigital. El Secretar/o General obseniO que se trata de un procedimiento absolutamenteviable.

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-' UNIVERSIDAD TENOLOG!CA DE PERIA , 2

ACTA DE REUNION NUMERC 2

COMITE DE GESTION DOCU. TAL

Anexos:

TAREAS PENDIENTES/COMPROMISOS/POLITICAS

Fecha deDescripción de la tarea Responsable kiyiriiento

Modificacion del Sistema de El software emple do no acepto le araliOlga Olivia Alvarez . . ,

radicacjOn de contratos añadiendo Ramos/Djana Pa(nca 15 de octubre de codificacion. La i)t'

deberá I' Iacódigo alfabético Jurado Ramirez 2007 especificaciOn C1i Contiatos" para : na

confusiOn.

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JNVESiM) TNOLQjc 21EREJI{A - NIT 9L48O.O359 - : r:.L 's:Ti21 . corI, :193/97 FUc: 32 2O6 P€JE1R) (RIS) CO7 OM 2 .