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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN Y PLAN DE MEJORAS APLICADOS A
LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE
LA EMPRESA DE ETIQUETADO ADHESIVO Y TEXTIL ETIGRAF
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
AUTOR:
JEFFERSON SANTIAGO GRANDA NAVARRO
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
DIRECTOR:
ING. HENRY EDUARDO RODRÍGUEZ GUADALUPE
D.M. DE QUITO, ENERO 2016
ii
Granda Navarro, Jefferson Santiago (2016). Auditoría de Gestión y
plan de mejoras aplicados a los procesos del departamento de
contabilidad de la empresa de etiquetado adhesivo y textil Etigraf
S.A. ubicada en la ciudad de Quito. Trabajo de investigación para
optar por el título de: Ingeniero en Contabilidad y Auditoría,
Contador Público Autorizado. Carrera de Contabilidad y
Auditoría. Quito. UCE. 176 p.
iii
DEDICATORIA
Esta tesis se la dedico al Gran Espíritu creador de la vida
y el amor, a todos los retos que en el transcurso de esta
etapa se me han presentado, enseñándome a ser
persistente, paciente y perseverante, volviéndome una
persona más humilde y fuerte para poder afrontar
situaciones cada vez más difíciles.
A mis padres que supieron apoyarme en los momentos
difíciles brindándome su amor incondicional para poder
seguir adelante, a mi hermano que fue un ejemplo para
poder alcanzar esta meta en mi vida y a mis verdaderos
amigos los cuales permanecieron en mi vida sin importar
los inconvenientes que se nos han presentado.
Jefferson Santiago Granda Navarro
AGRADECIMIENTO
iv
AGRADECIMIENTO
A Dios por darme la oportunidad de vivir para poder cumplir
mis sueños y aprender a ser mejor cada día.
A mis padres por inculcarme valores y principios que han
sido los cimientos en mi vida para poder actuar de forma
correcta ante las adversidades, a mi hermano y mis mejores
amigos por estar conmigo en los buenos y malos momentos de
mi vida
A mi tutor el Ing. Henry Rodríguez por su apoyo y dirección y
a la Universidad Central del Ecuador por permitirme cumplir
una de mis metas y ser un profesional
Jefferson Santiago Granda Navarro
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, GRANDA NAVARRO JEFFERSON SANTIAGO en calidad de autor del trabajo de tesis
realizada sobre “AUDITORÍA DE GESTIÓN Y PLAN DE MEJORAS APLICADOS A LOS
PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA DE
ETIQUETADO ADHESIVO Y TEXTIL ETIGRAF UBICADA EN LA CIUDAD DE
QUITO”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso
de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines
estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 29 de Enero del 2016
Sr. Santiago Granda
C/I No. 1723440887
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR
DEL TUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por el Señor
GRANDA NAVARRO JEFFERSON SANTIAGO para optar por el título profesional cuyo tema
es: “AUDITORÍA DE GESTIÓN Y PLAN DE MEJORAS APLICADOS A LOS PROCESOS
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA DE ETIQUETADO
ADHESIVO Y TEXTIL ETIGRAF UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”, la misma que
reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal
calificador.
En la ciudad de Quito, a los 29 días del mes de enero de 2016.
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................ vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................ xii
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiv
ABSTRACT ..................................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPITULO I ...................................................................................................................................... 3
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ........................................................................ 3
1.1. Antecedentes de la empresa ............................................................................................. 3
1.1.1. Reseña histórica ............................................................................................................... 3
1.1.2. Base legal ......................................................................................................................... 4
1.1.3. SRI ................................................................................................................................... 4
1.1.3.1. Superintendencia de compañías ....................................................................................... 5
1.1.3.2. Instituto ecuatoriano de seguridad social ......................................................................... 6
1.1.3.3. Ministerio de relaciones laborales .................................................................................... 7
1.1.3.4. Municipio del distrito metropolitano de quito .................................................................. 8
1.2. La empresa ....................................................................................................................... 8
1.2.1. Ubicación de la empresa .................................................................................................. 8
1.2.2. Descripción general de la empresa ................................................................................... 9
1.2.2.1. Descripción del producto ............................................................................................... 10
1.2.3. Estructura organizacional ............................................................................................... 14
1.2.3.1. Organigrama estructural ................................................................................................. 14
1.2.3.2. Organigrama funcional ................................................................................................... 15
1.2.4. Funciones del organigrama de etigraf s.a. ...................................................................... 15
CAPITULO II .................................................................................................................................. 19
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................... 19
2.1. Misión ............................................................................................................................ 19
2.2. Visión ............................................................................................................................. 19
ix
2.3. Objetivos ........................................................................................................................ 19
2.3.1. General objetivo ............................................................................................................. 19
2.3.2. Objetivos específicos ..................................................................................................... 19
2.4. Políticas .......................................................................................................................... 20
2.5. Valores ........................................................................................................................... 20
2.6. Análisis FODA ............................................................................................................... 21
2.6.1. Análisis situacional interno ............................................................................................ 22
2.6.2. Análisis situacional externo ........................................................................................... 23
2.6.3. Matriz de impacto .......................................................................................................... 24
2.6.4. Matriz de aprovechabilidad ............................................................................................ 26
2.6.5. Matriz de vulnerabilidad ................................................................................................ 27
2.6.6. Matriz de ponderación interna........................................................................................ 28
2.6.7. Matriz de ponderación externa ....................................................................................... 29
2.6.8. Análisis estratégico ........................................................................................................ 30
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 32
3. MARCO TEÓRICO ....................................................................................................... 32
3.1. Antecedentes de la auditoría .......................................................................................... 32
3.2. Concepto de auditoría .................................................................................................... 32
3.3. Tipos de auditoria ........................................................................................................... 33
3.3.1. Por su ámbito de aplicación ........................................................................................... 33
3.3.2. Por el origen de quien realiza el examen de auditoria .................................................... 34
3.3.2.1. Concepto de auditoría externa ........................................................................................ 34
3.3.2.2. Concepto de auditoría interna ........................................................................................ 34
3.4. Antecedentes auditoría de gestión .................................................................................. 34
3.4.1. Concepto de auditoría de gestión ................................................................................... 35
3.4.2. Importancia .................................................................................................................... 37
3.4.3. Alcance ........................................................................................................................... 37
3.4.4. Limitaciones de la auditoría de gestión .......................................................................... 37
3.4.5. Propósito ........................................................................................................................ 38
3.4.6. Características de la auditoría de gestión ....................................................................... 38
3.5. Procedimientos ............................................................................................................... 40
3.5.1. Fase I Planificación ........................................................................................................ 40
3.5.1.1. Planificación preliminarr ................................................................................................ 41
3.5.1.2. Planificación específica .................................................................................................. 41
3.5.2. Fase II ejecución del trabajo........................................................................................... 43
3.5.2.1. Programa de auditoría .................................................................................................... 44
3.5.2.2. Evaluación del control interno ....................................................................................... 45
x
3.5.2.2.1. Introducción del control interno ..................................................................................... 45
3.5.2.2.2. Qué es el control interno ................................................................................................ 45
3.5.2.2.3. Definición de control interno ......................................................................................... 45
3.5.2.2.4. Importancia del control interno ...................................................................................... 46
3.5.2.2.5. Enfoque del control interno ............................................................................................ 46
3.5.2.2.6. Propósito del control interno .......................................................................................... 46
3.5.2.2.7. Objetivos del control interno .......................................................................................... 47
3.5.2.2.8. Métodos de evaluación del control interno .................................................................... 47
3.5.2.2.9. Componentes de modelo coso ........................................................................................ 48
3.5.2.3. Evaluación del riesgo ..................................................................................................... 50
3.5.2.4. Técnicas de auditoría ...................................................................................................... 52
3.5.2.5. Métodos a usar en auditoria ........................................................................................... 57
3.5.2.6. MÉTODOS DE EVALUACIÓN ................................................................................... 59
3.5.2.7. Papeles de trabajo ........................................................................................................... 59
3.5.2.7.1. Naturaleza de los papeles de trabajo .............................................................................. 60
3.5.2.7.2. Objetivos de los papeles de trabajo ................................................................................ 60
3.5.2.7.3. Requisitos para elaborar papeles de trabajo ................................................................... 61
3.5.2.7.4. Tipos de papeles de trabajo ............................................................................................ 62
3.5.2.8. Hallazgos de auditoria .................................................................................................... 63
3.5.2.8.1. Atributos del hallazgo .................................................................................................... 63
3.5.2.9. Indicadores ..................................................................................................................... 64
3.5.2.9.1. Que es un indicador ........................................................................................................ 64
3.5.2.9.2. Definición ....................................................................................................................... 64
3.5.2.9.3. Finalidad ......................................................................................................................... 66
3.5.2.9.4. Importancia .................................................................................................................... 66
3.5.2.9.5. Características ................................................................................................................ 66
3.5.2.9.6. Los indicadores se dividen según su aplicación ............................................................. 66
3.5.2.10. Indicadores de gestión .................................................................................................... 67
3.5.2.10.1. Clases de indicadores de gestión .................................................................................... 67
3.5.3. Fase III comunicación de resultados .............................................................................. 71
3.5.3.1. Informe de auditoría de gestión ...................................................................................... 71
3.5.3.1.1. Redacción del informe ................................................................................................... 71
3.5.3.1.2. Análisis de datos ............................................................................................................ 75
CAPITULO IV ................................................................................................................................. 76
4. AUDITORÍA DE GESTIÓN Y PLAN DE MEJORAS APLICADOS A LOS
PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
xi
EMPRESA DE ETIQUETADO ADHESIVO Y TEXTIL ETIGRAF UBICADA
EN LA CIUDAD DE QUITO ........................................................................................ 76
4.1. Generalidades ................................................................................................................. 76
4.1.1. Fase I.- planificación ..................................................................................................... 77
4.1.1.1. Planificación preliminar ................................................................................................. 93
4.1.1.2. Planificación específica ................................................................................................ 116
4.1.2. Fase II ejecución del trabajo........................................................................................ 121
4.1.2.1. Programa de auditoría específica ................................................................................. 121
4.1.2.2. Evaluación del control interno ..................................................................................... 122
4.1.2.3. Medición de confianza y riesgo por áreas .................................................................... 128
4.1.2.4. Medición del riesgo de auditoría .................................................................................. 131
4.1.2.5. Aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría ................................................. 134
4.1.2.6. Papeles de trabajo ......................................................................................................... 134
4.1.2.7. Indicadores de gestión .................................................................................................. 134
4.1.2.8. Hallazgos de auditoría .................................................................................................. 146
4.1.3. Fase III comunicación de resultados ............................................................................ 152
4.1.4. Fase IV plan de mejoras ............................................................................................... 160
4.1.5. Seguimiento Continuo .................................................................................................. 170
CAPÍTULO V ............................................................................................................................... 171
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. .......................................................... 171
5.1. Conclusiones ................................................................................................................ 171
5.2. Recomendaciones ......................................................................................................... 172
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 173
xii
LISTA DE TABLAS
Tabla 2.1 Matriz de impacto fortalezas ........................................................................................... 24
Tabla 2.2 Matriz de impacto debilidades ......................................................................................... 24
Tabla 2.3 Matriz de impacto oportunidades ..................................................................................... 24
Tabla 2.4 Matriz de impacto amenazas ............................................................................................ 25
Tabla 2.5 Calificación ...................................................................................................................... 25
Tabla 2.6 Empresa ETIGRAF S.A. matriz de aprovechabilidad ..................................................... 26
Tabla 2.7 Empresa ETIGRAF S.A. matriz de aprovechabilidad ..................................................... 27
Tabla 2.8 Matriz de ponderación interna.......................................................................................... 28
Tabla 2.9 Matriz de ponderación externa ......................................................................................... 29
Tabla 3.1 Medición de confianza de auditoría ................................................................................. 51
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Logotipo de la empresa ..................................................................................................... 3
Figura 1.2 Logotipo sri ....................................................................................................................... 4
Figura 1.3 Logotipo de la superintendencia de compañías ................................................................ 5
Figura 1.4 Logotipo instituto ecuatoriano de seguridad social .......................................................... 6
Figura 1.5 Ministerio de relaciones laborales .................................................................................... 7
Figura 1.6 Logotipo del distrito metropolitano de quito .................................................................... 8
Figura 1.7 Mapa geográfico etigraf s.a............................................................................................... 9
Figura 1.8 Etiquetas elaboradas por etigraf s.a. ............................................................................... 10
Figura 1.9 Organigrama estructural empresa etigraf s.a. ................................................................. 14
Figura 1.10 Organigrama funcional empresa ETIGRAF S.A. ......................................................... 15
Figura 2.1 Análisis Matriz FODA .................................................................................................... 21
Figura 3.1 Clasificación auditoría por su ámbito de aplicación ....................................................... 33
Figura 3.2 Clasificación auditoría por su origen ............................................................................. 34
Figura 3.3 Formato programa de auditoría ....................................................................................... 44
Figura 3.4 Componentes del modelo coso ....................................................................................... 48
Figura 3.5 Medición del riesgo de auditoría .................................................................................... 51
Figura 3.6 Atributos del hallazgo ..................................................................................................... 63
Figura 3.7 Clases de indicadores de gestión..................................................................................... 67
Figura 4.1 Ubicación de la Empresa ................................................................................................ 95
Figura 4.2 Estructura organizacional de la empresa Etigraf S.A. .................................................. 100
Figura 4.3 Etiquetas ....................................................................................................................... 101
Figura 4.4 Transferencia Térmica .................................................................................................. 102
Figura 4.5 Etiquetas de seguridad .................................................................................................. 103
Figura 4.6 Impresoras ..................................................................................................................... 105
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
AUDITORÍA DE GESTIÓN Y PLAN DE MEJORAS APLICADOS A LOS PROCESOS
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA DE ETIQUETADO
ADHESIVO Y TEXTIL ETIGRAF UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO.
La presente tesis es la aplicación práctica de una auditoria de gestión en la empresa Etigraf s.a.
debido a que los procesos contables tienen varias falencias, por lo que deben ser evaluados para
determinar las áreas críticas que representan una amenaza en la información generada, con la
finalidad de corregir dichos errores el trabajo consiste en realizar un análisis estratégico de los
componentes positivos y negativos de la empresa.
Con la aplicación de cuestionarios se recopila la información necesaria para evaluar los procesos
mediante el uso de indicadores de gestión que permiten medir la eficiencia y eficacia de cada uno
de ellos, proporcionando lo necesario para realizar el informe de auditoría de gestión dirigido a la
gerencia, en el que constan las conclusiones, hallazgos y recomendaciones del trabajo realizado.
Se elabora el plan de mejoras en base a las conclusiones y recomendaciones del informe que
permita disminuir los errores en los procesos de contabilidad de la empresa mediante la
implantación de estrategias enfocadas en mejorar la gestión.
PALABRAS CLAVE
PLANIFICACIÓN
GESTIÓN
INDICADOR
EVALUACIÓN
MONITOREO
PROCESOS
xv
ABSTRACT
AUDIT MANAGEMENT AND IMPROVEMENT PLAN PROCESSES APPLIED TO THE
DEPARTMENT OF ACCOUNTING ENTERPRISE LABELING ADHESIVE TEXTILE
ETIGRAF LOCATED IN THE CITY OF QUITO.
This thesis is the practical application of a management audit in the company Etigraf S.A. because
the accounting processes have several shortcomings, which should be evaluated to determine the
critical areas that pose a threat in the information generated, in order to correct such errors work is
to conduct a strategic analysis of the positive components and negative company.
With the application of questionnaires the information necessary to evaluate processes using
performance indicators to measure the efficiency and effectiveness of each is collected, providing
needed to perform the audit report management aimed at management, consisting in the
conclusions, findings and recommendations of the work done.
Improvement plan based on the conclusions and recommendations of the report allowing reduce
errors in accounting processes of the company by implementing strategies focused on improving
management is made.
KEYWORDS
PLANNING
MANAGEMENT
INDICATOR
EVALUATION
MONITORING
PROCESSES
1
INTRODUCCIÓN
La auditoría de gestión busca proporcionar información adecuada mediante la evaluación de los
procesos a los cuales está siendo aplicada, permitiendo que las decisiones tomadas por gerencia
tengan una base acertada lo que garantiza mejores resultados. En la empresa Etigraf S.A. como en
otras organizaciones se encaminan las acciones diarias a la consecución de metas y objetivos para
lo cual es necesario la aplicación de herramientas que permitan corregir falencias como lo es la
auditoria de gestión.
El trabajo se realizará entendiendo las necesidades de la empresa y planteando un paradigma para
mejorar las áreas críticas y a la vez fortalecer los aspectos positivos de la organización. Aplicando
una metodología que se adapte a los requerimientos y al escenario en el cual se desarrolla la
empresa Etigraf S.A. para asegurar buenos resultados.
CAPÍTULO I. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
Abarca los aspectos generales de la empresa, un conocimiento de cómo está estructurada,
actividades comerciales, origen de la entidad, así como también, los organismos de control a los
cuales está sujeta por su naturaleza y las obligaciones que debe cumplir con las mismas.
Proporcionando un conocimiento amplio de la organización que sirve de base para ejecutar el
trabajo de auditoría.
CAPÍTULO II. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Se compone del análisis del direccionamiento estratégico de la empresa conformado por la misión,
visión, objetivos, políticas y valores. Proporciona un conocimiento más profundo de los factores
internos y externos del entorno de la empresa permitiendo realizar el análisis FODA (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades, Amenazas), por medio de la información proporcionada se realizan las
distintas matrices para determinar estrategias que afronten los aspectos negativos que afectan el
desempeño de la organización y poder utilizar los factores positivos para aprovechar las
oportunidades que brinda el entorno.
CAPÍTULO III. AUDITORÍA DE GESTIÓN FUNDAMENTOS TEÓRICOS
Contiene la base teórica, así como también la metodología necesaria para la ejecución de la
auditoria de gestión, proporciona la información adecuada para poder desarrollar el trabajo práctico
2
con eficacia, enfocándose principalmente en cada uno de los pasos que componen las fases de la
auditoría de gestión.
CAPÍTULO IV. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LOS PROCESOS DE
CONTABILIDAD DE LA EMPRESA ETIGRAF S.A.
Abarca el desarrollo práctico de la auditoria de gestión a los procesos del área de contabilidad de la
empresa Etigraf S.A., en base al capítulo anterior se elabora la evaluación siguiendo las fases de
auditoria, planificando el trabajo, realizando una recopilación previa de información de la entidad
que permita programar la ejecución de la auditoria de gestión y llevarla a cabo con eficacia. Los
hallazgos de auditoria que se demuestran en los papeles de trabajo conformaran la base para la
emisión del informe que va dirigido a la gerencia de la empresa para poder posteriormente
desarrollar el plan de mejoras para que la organización aplique las recomendaciones planteadas y
mejore su gestión en las áreas críticas.
CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se establecen las conclusiones del trabajo que reflejan las situaciones reales a lo cual se ha llegado
luego del análisis y evaluación de todo el proceso. Las recomendaciones se efectúan luego de
concluido el trabajo y proporcionan un aporte claro para que Etigraf S.A. pueda mejorar la gestión
de sus procesos en el área estudiada.
3
CAPITULO I
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1. Antecedentes de la empresa
1.1.1. Reseña histórica
Figura 1.1 Logotipo de la empresa
En: (Etigraf S.A., 2010)
Etigraf S.A. es una empresa, que abrió sus puertas en Ecuador hace 8 años y está especializada en
la elaboración de etiquetas autoadhesivas para código de barras y otros múltiples usos, desde los
primeros años ha tenido una excelente rentabilidad por lo que a partir del tercer año se convirtió en
obligación llevar el registro de contabilidad.
Etigraf S.A. es una empresa conocida por brindar un excelente servicio y productos de calidad,
pertenece al señor Sr. David Arocha Krasnosensky, el cual reside en el País hace 10 años de
Nacionalidad Chilena decidió viajar al Ecuador en busca de un mejor futuro para él y su familia. La
iniciativa de crear una empresa de etiquetado se da a partir de su experiencia en esta área y por la
necesidad de los consumidores del sector. En sus inicios la empresa era muy pequeña y contaba
con poca maquinaria, es considerada una empresa familiar ya que en ella trabajan los hijos del
Señor Arocha.
Con los avances tecnológicos acelerados que vive el mundo actual la empresa Etigraf S.A. se
mantiene en constante actualización, tanto en la adquisición de maquinaria cada vez más eficiente
como en capacitaciones a todo el personal.
El éxito de la empresa Etigraf S.A. no solo se debe a una correcta administración por parte del
Señor David Arocha, el trabajo en equipo, dedicación y responsabilidad por parte de todo el
4
personal que conforma la empresa ha sido vital para mantener a Etigraf S.A. en el mercado
después de casi una década. Con un historial impecable en cuanto al cumplimiento de sus
obligaciones económicas Etigraf S.A. contribuye al desarrollo económico del país.
1.1.2. Base legal
La empresa Etigraf S.A. está constituida legalmente como una Sociedad Anónima, como tal está
regida por leyes, normas y reglamentos establecidos por el gobierno e instituciones públicas de
control. Entre las instituciones y reglamentos que controlan las actividades de la empresa tenemos
las siguientes:
1.1.3. SRI
Figura 1.2 Logotipo sri
En: (Servicio de Rentas Internas, 2014)
Es una empresa pública independiente en su gestión, encargada de generar justicia y equidad por
medio de la captación de tributos a la población, destinando los recursos obtenidos a la ejecución
de obras de salud, educación e infraestructura para disminuir la brecha entre clases sociales. Las
disposiciones del SRI están basadas en la Ley de Régimen Tributario Interno.
Entre las actividades que realiza el SRI tenemos:
Controla a las personas naturales y jurídicas.
Cumple con la obligación de receptar los impuestos de sus contribuyentes en base a la
legislación tributaria.
Da a conocer a los contribuyentes y a la sociedad todo lo referente a la legislación
tributaria.
Fomenta la capacitación tributaria.
Realiza proyecto de reformas de ley.
5
Establece multas y sanciones.
Etigraf S.A. debe cumplir con los requisitos y normas dispuestas por el SRI, por lo que debe
presentar los siguientes documentos de carácter obligatorio:
Declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Declaración de retenciones en la fuente.
Anexo de compras y retenciones en la fuente por otros conceptos.
Anexo de relación dependencia.
Declaración de impuestos a la renta sociedad.
1.1.3.1. Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros
Figura 1.3 Logotipo de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros
En: (Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, 2015)
La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y
económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y
liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por
la Ley. (Superintendencia de Compañías, 2015)
Etigraf S.A. constituida legalmente como compañía anónima tiene que cumplir con las siguientes
obligaciones ante la superintendencia de compañías:
Presentación de Estados Financieros.
Informe Presentado por el representante legal a la junta de accionistas.
Informe de comisario.
Nómina de Administradores y personal ocupado.
6
1.1.3.2. Instituto ecuatoriano de seguridad social
Figura 1.4 Logotipo instituto ecuatoriano de seguridad social
En: (Instituto ecuatoriano de seguridad social, 2015)
El IESS es el organismo encargado de brindar seguridad social y proteger a la población urbana y
rural en dependencia laboral o no, contra sus limitaciones en salud, riesgos de trabajo, incapacidad,
cesantía, vejez, invalidez o muerte. Mejorando la calidad de vida de los Ecuatorianos.
Toda persona civil tiene derecho a la afiliación, en caso de ser trabajador el empleador tiene la
obligación de afiliar al empleador desde el primer día de trabajo inclusive es está en período de
prueba, la afiliación de personas que no están en relación de dependencia también pueden acceder a
la afiliación voluntaria.
Etigraf S.A. está en la obligación de cumplir todas las disposiciones realizadas por el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social con los empleados
Inscripción del trabajador con relación de dependencia
Novedades que se presenten con el trabajador
o Modificación de sueldo.
o Contingencias de enfermedades.
o Accidentes Laborales.
o Avisos de Salida.
o Otras Novedades.
7
1.1.3.3. Ministerio de relaciones laborales
Figura 1.5 Ministerio de relaciones laborales
En: (Ministerio de Relaciones Laborales, 2015)
Su objetivo es alcanzar el buen vivir, impulsando el empleo digno e inclusivo que garantice la
estabilidad y armonía en las relaciones laborales. El ministerio de relaciones laborales hace cumplir
las leyes que amparan a los trabajadores, permitiendo que se cumplan y respeten sus derechos en
busca de un ambiente de trabajo digno y propicio.
La empresa Etigraf S.A. cumple con las disposiciones del Ministerio de Relaciones Laborales de
acatar los derechos del trabajador, ya que estos son de carácter irrenunciable, para lo cual la
organización busca proporcionar un ambiente laboral sano.
Entre las obligaciones presentadas al Ministerio de Relaciones Laborales tenemos:
Pago de Beneficios Sociales de Ley.
Contratos legalizados e inscritos en el ministerio.
Remuneración superior al del salario básico unificado establecido por la ley.
Cumplimiento del pago de horas extras y suplementarias.
Cumplimiento del pago de los fondos de reserva.
Cumplimiento del pago de utilidades correspondientes.
8
1.1.3.4. Municipio del distrito metropolitano de quito
Figura 1.6 Logotipo del distrito metropolitano de quito
En: (Distrito Metropolitano de Quito, 2015)
El Municipio del Distrito Metropolitano de Quito se encarga de administrar los recursos
recaudados por recolección de impuestos, tasas, multas, etc. Para la construcción y ejecución de
obras públicas, que se realizan dentro de la ciudad con el fin de mejorar la calidad de vida de los
moradores.
La empresa Etigraf S.A. al ubicarse en el Distrito Metropolitano de Quito, debe acatar las
disposiciones y ordenanzas del municipio, aportando de manera positiva a su desarrollo. Entre las
obligaciones con el Municipio de Quito tenemos:
Pago de Patente Anual.
Pago de 1.5 X 1.000 Sobre los Activos Totales.
Permisos de Funcionamiento.
Pago del Impuesto Predial.
1.2. La empresa
1.2.1. Ubicación de la empresa
Dirección principal
E2- 91, Ecuador, Manuel Ambrosi, Quito, Ecuador.
9
Teléfonos
(02) 247-9364
Correo electrónico
Etigraf.com.ec
Figura 1.7 Mapa geográfico etigraf s.a.
En: (Google maps, 2015)
1.2.2. Descripción general de la empresa
Etigraf S.A. Está conformada por un equipo multidisciplinario de operarios de máquinas de
etiquetado, contador, servicio técnico y personal administrativo de calidad, que en conjunto brindan
un excelente servicio a los clientes de esta prestigiosa empresa.
Etigraf S.A. está especializada en la elaboración de etiquetas autoadhesivas para código de barras y
otros múltiples usos, tales como rotulación de: activos fijos, cajas, carpetas, correspondencia,
materiales, publicidad, entre otros.
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Es una empresa fabricante y proveedora de Etiquetas Autoadhesivas, las mismas que pueden ser
elaboradas en distintos tipos de materiales autoadhesivos, tales como Papel Termo Transferencia,
Papel Térmico, Adhesivo Removible, Propalcote, Polipropilenos, Void (para seguridad). Las
etiquetas son elaboradas en un centenar de diversas medidas, sin embargo las medidas se ajustan a
las necesidades del cliente.
Adicionalmente Etigraf S.A. ofrece para la venta Impresoras Direct Termal y Termal marca Zebra,
Ribbon de cera, resina o cera resina para imprimir sus etiquetas, lectores de código de barras,
colectores de datos con un soporte técnico que facilita a sus clientes la utilización de dichas
impresoras. (Etigraf S.A., 2010)
La empresa Etigraf S.A. nace a partir del desarrollo de las industrias en el Ecuador, enfocada en
satisfacer la demanda de etiquetado para alimentos, códigos de barras y rotulación, entre los
servicios principales que genera la empresa tenemos:
1.2.2.1. Descripción del producto
ETIQUETAS
Las etiquetas pueden ser troqueladas o corte recto, en blanco, color, impresas o pre-impresas en
distintos tipos de material y dimensiones según lo requiera el cliente. Estas etiquetas tienen un uso
variado desde códigos de barras, fechas e identificación variable.” (Etigraf S.A., 2010)
Entre los tipos de Etiquetas que la empresa Etigraf S.A. comercializa tenemos:
Figura 1.8 Etiquetas elaboradas por etigraf s.a.
En: (Empresa Etigraf S.A., 2015)
Térmico directo (también con adhesivo removible)
El material de la etiqueta contiene un químico sensible al calor que cambia de color
cuando se le aplica calor. Esto quiere decir que no se requiere de una cinta para crear
una imagen en la etiqueta.
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Las etiquetas térmicas directas, son más sensibles a la luz, al calor y a la abrasión.
(Etigraf S.A., 2010)
Transferencia térmica
La impresora utiliza una etiqueta normal (Ej. papel) y una cinta. La cinta está recubierta con una
tinta, que es típicamente cera o cera/resina. Al aplicar calor a la cinta, la tinta se derrite y se
transfiere a la etiqueta creándose así la imagen. Con Transferencia Térmica se pueden utilizar
diversos materiales, con la cinta adecuada, la imagen durará mucho más y es más resistente al calor
y rayones.
Los materiales que se utilizan en transferencia térmica son: Propalcote, termo transferencia,
polipropilenos, bond, bond radiante, Void, etc. (Etigraf S.A., 2010)
Etiquetas de seguridad (void)
Para seguridad, ideal para realizar fajas de garantía (VOID) o etiquetar productos para lograr una
alta inviolabilidad, al despegarlas dejan impreso en el material la palabra VOID.
Termo-transferencia: especialmente indicado por su blancura, su opacidad y su lisura,
para máquinas de transferencia térmica con todo tipo de ribbons.
Termo-transferencia adhesivo removible: especialmente indicado por su blancura, su
opacidad y su lisura, para máquinas de transferencia térmica con todo tipo de ribbons,
su adhesivo permite retirarla de la superficie donde este colocada la etiqueta sin dejar
huella.
Propalcote: blanco con un brillo particular y apto para todo tipo de impresión.
Bond: apto para la elaboración de etiquetas en pequeño formato en sistemas de
impresión, como para marcación de precios, referencias y etiquetas promocionales
Para fácil escritura manual debido a su rápida absorción, es opaco.
Bond Radiante (Fosforescente): ideal para etiquetas promocionales, con alto impacto
visual.
Polipropileno Blanco: Compatible con la mayoría de los sistemas de impresión como
permite aplicación de etiquetas por dispensado automático resistentes a la humedad y
la abrasión a alta velocidad ideal productos en congelación entre otros.
Polipropileno Transparente: Elaboración de etiquetas transparentes, de alto brillo,
resistentes a la humedad y la abrasión. Compatible con la mayoría de los sistemas de
impresión.
Etiquetas Triple Laminación en diversos materiales: el principio de esta etiqueta es que
se coloca en una superficie, y luego se desprende la etiqueta para ser colocada en otra
12
superficie sin que pierda el adhesivo y sin necesidad de dañar la primera superficie
donde fue colocada. (Etigraf S.A., 2010)
USO DE ETIQUETAS
ALIMENTOS
Etiquetas autoadhesivas para pulpas de fruta, frutas en general, balanzas de delicatesen, snacks,
panaderías, etc.
ASEO
Etiquetas autoadhesivas para productos de limpieza en general, envases, ambientales, escobas,
cepillos, equipos, etc
.
BEBIDAS
Etiquetas autoadhesivas para jugos, aguas, gaseosas, refrescos, etc.
COSMÉTICOS
Etiquetas autoadhesivas para frascos, polvos, envases en general, etc.
CUIDADO PERSONAL
Etiquetas autoadhesivas para paquetes de jabones, frascos de gel, promociones de productos, etc.
ESCOLAR
Membretes autoadhesivos, caras felices, estrellitas, etc.
FARMACIA
Etiquetas autoadhesivos para medicamentos, descripciones del producto en empaques, etiquetas de
radio frecuencia (son de seguridad, los establecimientos deben contar con antenas), etc.
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LOGÍSTICA Y TRANSPORTE
Etiquetas autoadhesivas para destinos, guías, simbología de frágil, lado arriba, peligro, etc.
LUBRICANTES
Etiquetas autoadhesivas para Aceites, adhesivos que remplazan tarjetas de cambio de aceite,
logotipos de la empresa, etc.
PUBLICIDAD
Etiquetas autoadhesivas para publicidad en general.
SEGURIDAD
Etiquetas autoadhesivas que revelan violación a productos (efectivas para activos de empresas),
etiquetas con cortes de seguridad para que cuando quieran despegar se rompan, etiquetas de radio
frecuencia (son de seguridad, los establecimientos deben contar con antenas), etc.
ROPA
Etiquetas para códigos de barra, para tallas en material transparente con diseños, etc.
CALZADO
Etiquetas para descripción de materiales usados, tallas, logos, códigos de barra, etc.
HOSPITALES Y LABORATORIOS
Etiquetas para admisión de pacientes, triple laminación, para laboratorios, para bodega, para banco
de sangre, etc.
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IMPRESORAS
Etigraf S.A. cuenta con gran variedad de impresoras de etiquetas y códigos de barra, al
igual que lectores y colectores de datos. Cintas Ribbon de cera, resina y cera resina.
Con las impresoras de transferencia térmica o térmica directa se puede identificar todo tipo
de productos por medio de Códigos de Barras impresos en etiquetas autoadhesivas, Cuenta
con equipos pequeños para aplicaciones de escritorio hasta modelos industriales diseñados
para trabajar en los ambientes más agresivos y en condiciones adversas.
Estos equipos permiten imprimir textos con todas las tipografías de windows, códigos de
barras en sus distintas simbologías y gráficos de cualquier tipo. (Etigraf S.A., 2010)
1.2.3. Estructura organizacional
1.2.3.1. Organigrama estructural
Figura 1.9 Organigrama estructural empresa etigraf s.a.
En: (Empresa etigraf S.A., 2015)
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
PRESIDENCIA
GERENCIA GENERAL
SUBGERENCIA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA MENSAJERÍA
DEPARTMENTO DE CONTABILIDAD
CONTADOR GENERAL
PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO
SOPORTE TÉCNICO OPERARIOS
15
1.2.3.2. Organigrama funcional
Figura 1.10 Organigrama funcional empresa ETIGRAF S.A.
En: (Empresa etigraf S.A., 2015)
1.2.4. Funciones del organigrama de etigraf s.a.
1. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
Toman decisiones del direccionamiento de la empresa.
Determinan asuntos como fusión, transformación, disolución y liquidación de la
empresa.
Aprobación de condiciones para repartir utilidades.
Aprobación de disminución o aumento de capital.
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
PRESIDENCIA
GERENCIA GENERAL
SUBGERENCIA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA MENSAJERÍA
DEPARTMENTO DE CONTABILIDAD
CONTADOR GENERAL
PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO
SOPORTE TÉCNICO OPERARIOS
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Convocar a reuniones de Junta General de Accionistas Ordinaria y
Extraordinariamente.
2. GERENTE GENERAL-PROPIETARIO
Responsabilidad legal de la empresa
Vigilar el cumplimiento de los objetivos y metas
Controlar los asuntos financieros y tomar decisiones
Contratación del personal
Designar y remover al personal, así como también designar sus funciones y
remuneraciones.
Vigilar el cumplimiento de políticas y metas.
Elaboración de contratos.
3. SUBGERENTE
Diseñar objetivos, metas, políticas y estrategias
Revisión de balances e informes de clientes
Asegurar la rentabilidad
Aprobar pagos
Remoción y asenso de puestos.
Emisión de cheques
Reclutamiento del personal
Pago de sueldos
4. SECRETARIA
Compra de suministros e insumos
Coordinar entrevistas de trabajo
Atender el teléfono.
Funciones de asistencia y soporte a niveles superiores.
Logística de la empresa.
Contacto con clientes
Venta de impresoras
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5. MENSAJERO
Cambio de cheques
Pago de planillas de IESS
Pago de impuestos
Entrega de documentos a clientes.
Cobros
Pago de servicios básicos
Aseo general de la oficina
6. CONTADOR GENERAL
Revisión y firma de balances e informes
Revisión de cuentas.
Jornalización de transacciones
Revisión de impuestos
Organización de trabajo.
Asignación de tareas.
Jornalización de transacciones.
Supervisión del trabajo.
Revisión de impuestos
Análisis de cuentas
Revisión de balances
Elaboración de ajustes bajo NIIF
Visita a los clientes.
Declaración de impuestos
Emisión de planillas del IESS
Presentar balances a la Superintendencia de Compañías
Elaboración de retenciones
Elaboración de conciliaciones bancarias
Elaboración de rol de pagos
Emisión de cheques
Cierre mensual de balance
Ajustes mensuales
Presentar balances a la Superintendencia de Compañías
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Archivo
Registro de facturas de venta
Registro de facturas de compra
7. SERVICIO TÉCNICO
Proporcionar servicio técnico a las maquinarias de toda la empresa.
Mantenimiento mensual del área de producción.
Servicio técnico a clientes.
8. OPERARIOS
Producción de etiquetas
Control de calidad
Servicio técnico
Informes de requerimiento de materiales
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CAPITULO II
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
2.1. Misión
Prestar servicios y vender equipos en el segmento de etiquetado adhesivo y textil, a nuestros
clientes del sector, utilizando como herramienta fundamental nuestra capacidad de brindar un
servicio excepcional, profesional y criterio para proveer lo mejor a nuestros clientes, al mejor
precio y con una atención inigualable.
2.2. Visión
Ser la empresa líder de servicios de etiquetado y venta de impresoras para etiquetado del sector,
además de una empresa sólida y confortable para los empleados, manteniendo la innovación y el
cuidado en la calidad de los servicios y productos para convertirnos en el proveedor favorito de
nuestros clientes.
2.3. Objetivos
2.3.1. General objetivo
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindando un servicio de calidad y contar con una
imagen de excelencia para poder captar la atención de clientes potenciales.
2.3.2. Objetivos específicos
Captar mayor cantidad de clientes.
Mejorar la gestión de la empresa.
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, manteniéndolos a gusto con nuestros
servicios.
Contar con personal capacitado y eficiente.
Mejorar la calidad del servicio y ampliar la gama de productos.
20
2.4. Políticas
Los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
Es obligatorio que los empleados asistan a las capacitaciones.
Los empleados que se comunican directamente con los clientes deberán tener siempre
una actitud cordial y positiva.
Los productos deberán cumplir con los estándares de calidad.
La empresa cumplirá con las necesidades establecidas por el cliente.
2.5. Valores
RESPETO
El buen trato es fundamental en la empresa Etigraf tanto para los clientes como para compañeros de
trabajo, teniendo en cuenta que la responsabilidad por un trabajo bien realizado es el resultado de
este valor empresarial.
RESPONSABILIDAD
Siempre en busca de un alto grado de responsabilidad en todas las actividades que se desarrollan en
la empresa, es vital no incumplir con los acuerdos con el cliente para fortalecer nuestra relación y
construir una imagen empresarial impecable.
RENDIMIENTO
Aprovechando al máximo todas las facultades de nuestro personal y la calidad de la materia prima
se busca siempre generar el máximo rendimiento y retribución a los accionistas.
INNOVACIÓN
No solo en la mejora de nuestros servicios y productos, también es indispensable la aplicación de
este valor en las diferentes áreas que componen la empresa, para poder mejorar su gestión
manteniéndonos en el mercado.
21
MEJORA CONTINUA
La calidad en los servicios y productos forman parte de los valores de la empresa Etigraf y es su
carta de presentación. En cada ciclo de producción se busca mejorar constantemente mediante el
análisis y corrección de fallas para obtener los mejores resultados.
CUMPLIMIENTO
En la empresa Etigraf se cumple con todas las obligaciones legales, siendo ejemplo de aporte y
crecimiento, además estamos sumamente comprometidos con los requisitos de nuestros clientes
evitando al máximo el incumplimiento de alguno de ellos.
2.6. Análisis FODA
EL FODA es un instrumento de análisis organizacional que permite medir y analizar la estructura
administrativa de la entidades a través del estudio de las fortalezas, debilidades afronta la
organización, al igual que oportunidades y amenazas del entorno para delimitar algunas estrategias
que le permitan lograr el desarrollo institucional. (Dávalos , 1990)
En el siguiente grafico podemos observar cuales son los factores que se generan dentro y fuera de
la empresa, además de cómo interactúan para determinar si son positivos o negativos para el
desarrollo de la entidad.
Figura 2.1 Análisis Matriz FODA
En: (Foda Componentes, 2015)
22
El análisis FODA permitirá determinar qué tan preparada esta la empresa para afrontar los cambios
y eventualidades que se pueden presentar en base a sus aptitudes internas. Para realizar la matriz
FODA debemos saber en qué consiste cada uno de sus componentes.
FORTALEZAS.- Son los aspectos positivos con los que cuenta la organización como
recursos o habilidades que permiten tener una ventaja y cumplir con los objetivos y
metas.
OPORTUNIDADES.- Son factores positivos que se presentan en el entorno externo
de la empresa los cuales pueden representar una ventaja si se los sabe aprovechar,
facilitando el cumplimiento de los objetivos.
DEBILIDADES.- Son los aspectos negativos que tiene la empresa como falta de
recursos o habilidades, falencias en ciertas áreas, errores, falta de conocimiento, etc.
Que representan un riesgo para el desarrollo de la empresa.
AMENAZAS.- Son factores negativos que se presentan en el entorno externo de la
empresa los cuales representan un riesgo si no se los puede controlar y pueden afectar
el cumplimiento de objetivos y metas empresariales.
2.6.1. Análisis situacional interno
Los factores internos consisten en los elementos como: Habilidades, aptitudes, recursos que la
empresa Etigraf genera dentro de su organización, estos también están conformados por las
debilidades que son aspectos negativos que tiene la empresa.
Los dos factores internos se agrupan debido a que se pueden manejar dentro de la organización,
quiere decir que son alterables.
Dentro de los factores internos de la empresa Etigraf tenemos los siguientes:
Fortalezas
1. Conocimiento del mercado y negocio, 8 años de experiencia atendiendo a clientes en el
mercado.
2. Productos y servicios con alto grado de calidad.
3. Reconocimiento de nuestros productos y servicios principales en el mercado.
23
4. Productos y servicios con precios competitivos.
5. Clientes fieles.
6. Departamento técnico con prestigio.
7. Personal capacitado en diferentes áreas.
Debilidades
1. Falta de controles en el área contable y financiera.
2. No hay una correcta diagramación de procesos.
3. No hay direccionamiento estratégico actualizado.
4. Problemas con proveedores por la distancia.
5. Falta de estrategias para captar nuevos clientes.
6. Las políticas no están alineadas a los objetivos.
7. Los clientes solicitan mucho tiempo de crédito.
2.6.2. Análisis situacional externo
Los componentes de los factores externos se generan fuera de la entidad, estos afectan de manera
directa o indirecta al desarrollo normal de la empresa Etigraf S.A., por ende el análisis FODA
permite conocer y actuar sobre las eventualidades externas que no son controlables para que su
impacto sea positivo.
Oportunidades
1. Ampliar el mercado por medio de distribuidores.
2. Compra de nueva materia prima de mejor calidad.
3. Renegociación de precios con proveedores.
4. Apertura de nuevas empresas en el sector que pueden requerir nuestros servicios de
etiquetado.
5. Mercado en búsqueda de productos con mayor calidad.
6. Posibilidad de aplicar nuevas técnicas de venta.
7. Mejora de infraestructura en el área de producción.
24
Amenazas
1. Aumento de impuestos arancelarios en mercadería.
2. La competencia trata siempre de mantener los precios bajos.
3. Aumento de competencia en el sector.
4. Aumento de costos de financiamiento.
2.6.3. Matriz de impacto
Tabla 2.1 Matriz de impacto fortalezas
Tabla 2.2 Matriz de impacto debilidades
Tabla 2.3 Matriz de impacto oportunidades
ALTA MEDIA BAJA
1 Conocimiento del mercado y negocio X
2 Productos y servicios con calidad. X
3 Reconocimiento en el mercado. X
4 Precios competitivos. X
5 Clientes fieles. X
6 Departamento técnico con prestigio. X
7 Personal capacitado en diferentes áreas. X
No FORTALEZASPONDERACIÒN
ALTA MEDIA BAJA
1 Falta de controles en el área contable y financiera. X
2 No hay una correcta diagramación de procesos. X
3 No hay direccionamiento estratégico actualizado. X
4 Problemas con proveedores por la distancia. X
5 Falta de estrategias para captar nuevos clientes. X
6 Las políticas no están alineadas a los objetivos. X
7 Los clientes solicitan mucho tiempo de crédito. X
No DEBILIDADESPONDERACIÒN
25
Tabla 2.4 Matriz de impacto amenazas
Tabla 2.5 Calificación
ALTA MEDIA BAJA
1 Ampliar el mercado por medio de distribuidores. X
2 Compra de nueva materia prima de mejor calidad. X
3 Renegociación de precios con proveedores. X
4 Apertura de nuevas empresas en el sector que pueden requerir nuestros servicios de etiquetado.X
5 Mercado busca productos con mayor calidad. X
6 Posibilidad de aplicar nuevas técnicas de venta. X
7 Mejora de infraestructura en el área de producción. X
NoPONDERACIÒN
OPORTUNIDADES
AMENAZAS ALTA MEDIA BAJA
1 Aumento de impuestos arancelarios en mercadería. X
2 La competencia mantiene precios bajos. X
3 Aumento de competencia en el sector. X
4 Aumento de costos de financiamiento. X
NoPONDERACIÒN
CALIFICACIÓN ALTA MEDIA BAJA
X 5 3 1
26
2.6.4. Matriz de aprovechabilidad
Tabla 2.6 Empresa ETIGRAF S.A. matriz de aprovechabilidad
FORTALEZAS/ OPORTUNIDADES
Ampliar el
mercado por
medio de
distribuidores.
Compra de
nueva materia
prima de mejor
calidad.
Renegociación
de precios con
proveedores.
Apertura de
nuevas
empresas en el
sector
Mercado en
búsqueda de
productos con
mayor calidad.
Posibilidad de
aplicar nuevas
técnicas de
venta.
Mejora de
infraestructura
en el área de
producción.
TOTAL
CALIFICACIÓN 5 5 3 5 5 3 3
Conocimiento del mercado y negocio 5 5 3 3 5 3 5 3 27
Productos de calidad. 5 3 5 3 5 5 3 3 27
Reconocimiento de nuestros productos 3 5 3 3 5 3 5 3 27
Precios competitivos. 5 5 3 5 5 3 5 3 29
Clientes fieles. 5 3 3 3 3 3 3 3 21
Departamento técnico prestigioso. 3 5 3 3 5 3 5 3 27
Personal capacitado en diferentes áreas. 3 3 3 3 3 3 3 3 21
TOTAL 29 23 23 31 23 29 21 179
27
2.6.5. Matriz de vulnerabilidad
Tabla 2.7 Empresa ETIGRAF S.A. matriz de aprovechabilidad
DEBILIDADES/ AMENAZAS
Aumento de impuestos
arancelarios en
mercadería.
La competencia trata
siempre de mantener
los precios bajos.
Aumento de
competencia en el
sector.
Aumento de costos de
financiamiento.TOTAL
CALIFICACIÓN 5 5 3 1
Falta de controles en el área contable y financiera. 5 5 3 3 5 16
No hay una correcta diagramación de procesos. 5 3 3 3 3 12
No hay direccionamiento estratégico actualizado. 3 3 3 3 3 12
Problemas con proveedores por la distancia. 1 3 5 5 3 16
Falta de estrategias para captar nuevos clientes. 3 5 5 5 3 18
Las políticas no están alineadas a los objetivos. 5 3 3 3 3 12
Los clientes solicitan mucho tiempo de crédito. 1 3 3 3 5 14
TOTAL 25 25 25 25 100
28
2.6.6. Matriz de ponderación interna
La Matriz de Ponderación Interna permite conocer la situación real del ambiente interno de Etigraf
S.A., el análisis consiste en la comparación del peso total de las Fortalezas y el peso total de las
Debilidades, determinando si los aspectos positivos tienen mayor afectación que los negativos o
viceversa.
Tabla 2.8 Matriz de ponderación interna
FORTALEZAS Peso CalificaciónPeso
Ponderado%
Conocimiento del mercado y negocio 0.09 5 0.45 0,11
Productos y servicios con alto grado de calidad. 0.11 5 0.55 0,13
Reconocimiento de nuestros productos y servicios
principales en el mercado. 0.08 3 0.24 0,06
Productos y servicios con precios competitivos. 0.13 5 0.65 0,15
Clientes fieles. 0.06 5 0.30 0,07
Departamento técnico con prestigio. 0.08 3 0.24 0,06
Personal capacitado en diferentes áreas. 0.07 3 0.21 0,05
Total Fortalezas 0.62 2.64 0,63
DEBILIDADES
Falta de controles en el área contable y financiera. 0.10 5 0.50 0,12
No hay una correcta diagramación de procesos. 0.08 5 0.40 0,1
No hay direccionamiento estratégico actualizado. 0.07 3 0.21 0,05
Problemas con proveedores por la distancia. 0.02 1 0.02 0,01
Falta de estrategias para captar nuevos clientes. 0.04 3 0.12 0,03
Las políticas no están alineadas a los objetivos. 0.05 5 0.25 0,05
Los clientes solicitan mucho tiempo de crédito. 0.02 1 0.02 0,01
Total Debilidades 0.38 1.52 0,37
TOTAL 1.00 4.16 1
29
Diagnostico interno
El análisis realizado indica que Etigraf S.A. tiene un 63% de factores internos positivos sobre un
37% de factores internos negativos, estos datos representan que la organización interna de la
empresa es aceptable, sin embargo las debilidades representan un alto grado de riesgo por lo que se
deben tomar acciones para mitigar su impacto, aprovechando al máximo los aspectos positivos.
2.6.7. Matriz de ponderación externa
La Matriz de Ponderación Externa permite conocer la situación real del ambiente externo de
Etigraf S.A., el análisis consiste en la comparación del peso total de las oportunidades y el peso
total de las Amenazas, determinando si los aspectos positivos tienen mayor afectación que los
negativos o viceversa.
Tabla 2.9 Matriz de ponderación externa
OPORTUNIDADES Peso CalificaciónPeso
Ponderado%
Ampliar el mercado por medio de distribuidores. 0.13 5 0.65 15%
Compra de nueva materia prima de mejor calidad. 0.15 5 0.75 17%
Renegociación de precios con proveedores. 0.09 3 0.27 7%
Apertura de nuevas empresas en el sector que
pueden requerir nuestros servicios de etiquetado.0.12 5 0.60 13%
Mercado en búsqueda de productos con mayor
calidad. 0.15 5 0.75 17%
Posibilidad de aplicar nuevas técnicas de venta. 0.10 3 0.30 7%
Mejora de infraestructura en el área de
producción.0.08 3 0.24 5%
Total Fortalezas 0.82 3.56 81%
AMENAZAS
Aumento de impuestos arancelarios en mercadería. 0.08 5 0.40 9%
La competencia trata siempre de mantener los
precios bajos.0.05 5 0.25 6%
Aumento de competencia en el sector. 0.04 3 0.12 3%
Aumento de costos de financiamiento. 0.01 1 0.01 1%
Total Debilidades 0.18 0.78 19%
TOTAL 1.00 4.34 100%
30
Diagnostico externo
El análisis realizado indica que Etigraf S.A. tiene un 81% de factores externos positivos lo que
significa que las eventualidades que se desarrollan fuera de la organización son favorables y deben
ser aprovechadas por la empresa, a diferencia del 19% que representa los factores externos
negativos o amenazas los cuales no se deben descuidar y se deben tomar acciones para afrontarlas
de la mejor manera.
2.6.8. Análisis estratégico
El análisis estratégico permite tomar acciones sobre los factores positivos de la empresa
aprovechando las fortalezas y oportunidades para generar un impacto positivo en el desarrollo de
Etigraf S.A. mediante la elaboración de estrategias que marquen un referente para conseguir los
objetivos propuestos por la organización, de igual manera busca afrontar los aspectos o factores
negativos internos y externos para reducir su impacto con la aplicación de estrategias combinadas
entre factores positivos y negativos, utilizando los aspectos buenos para afrontar los aspectos
negativos. Las estrategias de Etigraf S.A. son las siguientes:
ESTRATEGIAS FO
Se utilizan los factores internos positivos de la empresa para aprovechar la ventaja de las
tendencias u oportunidades externas, las estrategias FO para Etigraf S.A. son las siguientes:
o Mejorar la calidad de nuestros productos y servicios, cambiando los proveedores.
o Realizar promociones de la alta calidad de nuestros productos.
o Aprovechar la negociación con los nuevos proveedores para mantener los precios
bajos.
o Invertir en publicidad para captar nuevos clientes.
ESTRATEGIAS DO
Permiten contrarrestar las debilidades internas de Etigraf S.A. tomando acciones que aprovechen
las oportunidades externas. Las estrategias DO para la empresa son las siguientes:
o Busca de contratos con proveedores que están más cerca del sector donde funciona la
empresa para evitar fallos y demoras.
o Desarrollo de nuevas técnicas de venta para captar clientes.
31
o Elaboración de políticas para compras, ventas e inventarios.
o Elaboración de un manual de control para todos los procesos de la empresa.
ESTRATEGIAS FA
Se utilizan las fortalezas internas de la empresa Etigraf S.A. para afrontar las eventualidades
externas negativas y de esta manera afrontar su impacto. Entre las estrategias FA tenemos:
o Disminuir costos de producción para no subir precios de los productos.
o Promociones a clientes fieles para afrontar a la competencia.
ESTRATEGIAS DA
Permiten que la empresa Etigraf S.A. se defienda de los aspectos negativos afrontando las
debilidades y evitando las amenazas. Entre las estrategias DA de la empresa tenemos:
o Desarrollar un direccionamiento estratégico con metas y objetivos claros.
o Alinear las políticas con el cumplimiento de objetivos.
32
CAPÍTULO III
3. MARCO TEÓRICO
3.1. Antecedentes de la auditoría
La auditoría existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que no existían
relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos medievales hasta la
Revolución Industrial, el desarrollo de la auditoría estuvo estrechamente vinculado a la actividad
puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer
simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el
objetivo de descubrir operaciones fraudulentas. Así como determinar si las personas que ocupaban
puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo
honesto, esto se hacía con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias existentes. Esta etapa
se caracterizó por un lento desarrollo y evolución de la auditoría.
(Vargas, 2012, pág. 1)
La Auditoría desde el inicio estaba enfocada a descubrir fraudes y a buscar la veracidad, pero al
pasar el tiempo se convirtió en materia de estudio; la misma que empezó a evolucionar con el inicio
de la Revolución Industrial por motivos del desarrollo de la gran empresa acompañada de la
contabilidad y el crecimiento tecnológico. Con el objetivo de descubrir fraudes y siempre
verificando que la empresa esté dando una imagen recta de la situación real la tecnología se vuelve
una clave esencial para el apoyo en la Auditoría, de esta manera se interrelaciona fuertemente con
la administración y con el cual se puede medir la eficacia, eficiencia y economía con lo que se
proyectan los ejecutivos.
3.2. Concepto de auditoría
A continuación se identifica varios conceptos importantes correspondientes a la auditoria:
La Auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias
relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El
fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con
las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado
observando principios establecidos para el caso. (Cook J. W., 2008, pág. 5)
“Auditoria es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en información para determinar
y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos. La
auditoría debe realizarla una persona independiente y competente”. (Arens, 2007).
Es la revisión independiente de alguna o algunas actividades, funciones específicas,
resultados u operaciones de una entidad administrativa, realizada por un profesional de la
auditoría, con el propósito de evaluar su correcta realización y, con base en ese análisis,
33
poder emitir una opinión autorizada sobre la razonabilidad de sus resultados y el
cumplimiento de sus operaciones. (Muñoz, 2006).
En concordancia con los conceptos mencionados se define a la auditoria como un examen que se
realiza mediante actividades, proceso y resultados con la finalidad de obtener un conocimiento que
permita obtener un criterio profesional. Misma que da una opinión objetiva a través del diagnóstico
identificado que brinda el auditor.
3.3. Tipos de auditoria
3.3.1. Por su ámbito de aplicación
Dependiendo del área de una organización a la que se realice se puede direccionar el examen de
auditoria a aspectos específicos entre las más frecuentes tenemos las siguientes:
Figura 3.1 Clasificación auditoría por su ámbito de aplicación
AUDITORÍA
Auditoría Financiera
Auditoría de Gestión
Auditoría Informática
Auditoría Ambiental
34
3.3.2. Por el origen de quien realiza el examen de auditoria
Figura 3.2 Clasificación auditoría por su origen
3.3.2.1. Concepto de auditoría externa
Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad
económica, o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados financieros,
correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones
legales o internas vigentes en el sistema de control interno contable. Se practica por profesionales
facultados, que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.
(Cook J. W., 2008)
3.3.2.2. Concepto de auditoría interna
Son realizadas por miembros de la misma organización, su propósito es ofrecer garantía razonable
de que los activos de la compañía están debidamente protegidos, así como de que los registros
financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficientes para preparar los estados
financieros. Además las auditorías internas sirven a los directivos para evaluar la eficiencia de las
operaciones de la organización y el desempeño de los sistemas de control. Administración. (Stoner
James, 2002)
3.4. Antecedentes auditoría de gestión
La Auditoría de Gestión surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la
empresa en un periodo de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden
los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad. Desde el mismo
momento en que existió el comercio se llevaron a cabo auditorias de algún modo. Las primeras
fueron revisiones meticulosas y detalladas de los registros establecidos para determinar si cada
operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto. (Vargas, 2012, págs.
4,5)
El inicio de la Auditoria de Gestión nació con el objetivo de analizar, diagnosticar e identificar
recomendaciones para establecer una estrategia y poder realizar un cambio de gran importancia e
indispensable como forma de reajuste para la empresa. Es decir esta auditoria formula y presenta
• La realizan personas independientes a la organizacion es decir terceras personas.
Auditoría Externa
•Es realizado opr personas que forman parte de la organizacion .
Auditoría Interna
35
una opinión de los aspectos administrativos, gerenciales y operativos con relevancia en la eficiencia
y la efectividad para la utilización de recursos de la empresa de esta manera se puede identificar
problemas y mejorar métodos. A través de sus herramientas se establece el grado de
funcionamiento de la empresa.
3.4.1. Concepto de auditoría de gestión
La auditoría de gestión es una técnica relativamente nueva de asesoramiento que ayuda a analizar,
diagnosticar y establecer recomendaciones a las empresas, con el fin de conseguir con éxito una
estrategia. Uno de los motivos principales por el cual una empresa puede decidir emprender una
auditoría de gestión es el cambio que se hace indispensable para reajustar la gestión o la
organización de la misma. (Redondo Duran , Llopart Perez, & Duran Juve, 1996, pág. 2)
La Auditoría de Gestión consiste en el examen y evaluación que se realiza en una entidad, para
establecer el grado de Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y
comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización
más racional de los recursos. (Salas Romero, 2010, pág. 63)
Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar
una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o
actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los
recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar
acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público. (Cubero Abril, 2009)
De acuerdo a los conceptos anteriormente señalados se identifica a la Auditoría de Gestión como
una revisión sistemática de los objetivos y metas en relación con las actividades efectuadas en la
empresa y verificación de la utilización eficiente y económica de los recursos, está encaminada a la
identificación de oportunidades, promover acciones correctivas y la evaluación de desempeño.
Indica una valoración analítica de las operaciones para determinar si el procedimiento llevado a
cabo es el correcto; si los recursos son bien utilizados y si los objetivos se han alcanzado con la
finalidad de que se fortalezca el desarrollo de la empresa maximizando resultados.
La auditoría de gestión es un sistema de medición para evaluar el desempeño independiente
orientado a mejorar la economía, eficiencia y efectividad en el uso de los recursos facilitando la
toma de decisiones en el departamento de contabilidad de la Empresa de Etiquetado Adhesivo y
Textil Etigraf.
Gestión.- “Comprende todas las actividades de una empresa que implica establecimiento de metas
y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento de una estrategia operativa
que garantice la supervivencia y crecimiento de la misma.” (Gerencie, 2012)
36
Eficacia.- La evaluación de la eficacia requiere siempre la existencia de objetivos claros, concretos
y definidos, pudiéndose realizar la medición del nivel de eficacia sobre los hechos y sobre los
resultados. Esta evaluación nos permite:
a) Conocer si los programas complementados han conseguido los fines propuestos.
b) Facilitar información para decidir si un programa debe ser continuado, modificado o
suspendido -controles de eficacia realizados durante el desarrollo del programa,
medición en su caso, de los outputs intermedios-.
c) Suministrar bases empíricas para la evaluación de futuros programas.
d) Descubrir la posible existencia de soluciones alternativas con mayor eficacia.
e) Fomentar el establecimiento por parte de la alta dirección de la empresa de sus propios
controles internos de gestión. (Redondo Duran , Llopart Perez, & Duran Juve, 1996,
pág. 4)
Es el grado de cumplimiento de los objetivos de la empresa es decir estos pueden estar en términos
de cantidad, calidad, tiempo, costo, permitiendo que la organización cuente con una planificación
detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer la información
confiable y oportuna en un tiempo determinado en caso de que no existiera un buen control
difícilmente se podrá medir la eficiencia.
Eficiencia.- La evaluación de los niveles de eficiencia requiere la existencia de una determinada
información y de una organización suficientemente preparada. Para valorar tanto los inputs como
los outputs, éstos deben estar claramente definidos.
Dicha evaluación puede ser realizada en términos cuantitativos o cualitativos, y nos permite
conocer:
a) El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación con su
coste.
b) La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.
c) Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados, y en su caso, las
críticas de los obtenidos. (Trillo, 2014) (Redondo Duran , Llopart Perez, & Duran
Juve, 1996, págs. 4, 5)
Es la relación entre los recursos utilizados en la elaboración de un producto o prestación de
servicios y los resultados que se esperan de los mismos, es decir una empresa debe producir al
máximo en un tiempo dado de la mejor calidad y cantidad deseada para el consumidor.
37
Economía.- El concepto de economía evalúa si los resultados se están obteniendo a los costos
alternativos más bajos posibles. Está referido a los términos y condiciones bajo los cuales los entes
«adquieren» recursos humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos recursos
sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al más bajo costo. (Arcos
Fernandez, 2012, pág. 21)
3.4.2. Importancia
La auditoría de gestión es importante porque permite validar la información operativa de la
empresa, es decir, nos ayuda a corregir a tiempo las deficiencias en cuanto a sus procedimientos,
procesos, prácticas contables y políticas.
Esta auditoria es una fuente asesora de alta dirección, y que le asegura la condición oportuna hacia
el logro de las metas propuestas por la empresa en un entorno cambiante.
La auditoría de gestión se relaciona con las características estructurales y funcionales del objeto de
estudio, por eso para la ejecución se requiere una guía de acuerdo a las necesidades existentes, y
que no limite la autenticidad y creatividad del auditor que le permita lograr el orden y control que
le permita obtener los resultados deseados lo más rápido posible.
3.4.3. Alcance
“En la Auditoría de Gestión “puede alcanzar un sector de la economía, todas las operaciones de la
entidad inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación, programa, sistema o
actividad específica” (Maldonado, Auditoría de gestión: alcance, 2006)
Su alcance es validar los procedimientos y operaciones de la empresa y de esta manera mejorar en
la eficiencia, eficacia, economía, calidad de la información cumplimiento de leyes, procedimientos
y políticas.
3.4.4. Limitaciones de la auditoría de gestión
“Las limitaciones pueden ser inherentes al control interno y son:
COSTO BENEFICIO
Es decir que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la pérdida potencial
debida a fraudes y errores.
38
TRANSACCIONES NO DE RUTINA
“Es el hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones
esperadas y no a operaciones poco usuales” (Maldonado, Auditoría de gestión: informe de auditoría
de gestión, 2006)
ERROR HUMANO
Resulta de lo limitado del juicio humano y de la posibilidad de cometer errores debido a descuidos,
distracción, errores de comprensión equivocada de instrucciones.
COLUSIÓN
La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes externas a la entidad con
empleados de la misma.
ABUSO DE RESPONSABILIDAD
La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa
responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración que violara algún control.
OBSOLENCIA DE PROCEDIMIENTOS
“La posibilidad de los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios den las
condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control.” (Vargas,
2012)
La limitación de la auditoría de gestión no es más que las restricciones que los procedimientos de
control interno han venido desarrollándose a lo largo del tiempo ya sea por factores cotidianos o de
hábito o por falta de un análisis adecuado a la hora de implementar los controles los mismos que
podrían coadyuvar en reducir la probabilidad de hallazgos de habilidades y preparación de la
auditoría.
3.4.5. Propósito
La auditoría de gestión tiene como propósito medir el grado de eficiencia, eficacia y calidad de los
servicios o productos de la empresa permitiendo de esta manera identificar las áreas que corren
riesgo para implementar mejoras en las mismas, las cuales permitan alcanzar los objetivos, misión,
visión y estrategias que fueron establecidos.
3.4.6. Características de la auditoría de gestión
La auditoría de gestión ayuda a detectar los problemas de la empresa encontrando con esto los
puntos débiles que esta conlleva con el fin de ayudar a mejorarlos, de tal manera que se debe
realizar una evaluación para saber cómo se están utilizando los recursos económicos, técnicos y
humanos para conseguir los objetivos planteados como empresa.
39
Se persigue establecer un control de la eficacia, la eficiencia y la economía, incluso, pretende
analizar, diagnosticar y ayudar a la organización a evolucionar correctamente.
Las características de la auditoria de gestión son:
SISTEMÁTICA.- “El sistema o procedimiento utilizado por los auditores marcan el
resultado y el grado de calidad del trabajo realizado. Un análisis fiable, minucioso,
ordenado y planificado”. (De Arriaga Ramirez, 2014)
Ejemplo:
o Analizar las actividades y procesos productivos aplicando indicadores adecuados a la
gestión realizada.
o Determina el comportamiento de las cifras durante un periodo de análisis y sus
variaciones.
INDEPENDIENTE.- “El auditor es una persona independiente, y anónima la devenir
de la actividad laboral de la empresa. De ahí, que el análisis realizado por el auditor sea
totalmente objetivo”. (De Arriaga Ramirez, 2014)
Ejemplo:
o Hallazgos relevantes encontrados en áreas auditadas los cuales son sustentados.
ANALIZA RESULTADOS.- El especialista analiza cada uno de los departamentos de
la empresa y el trabajo realizado por cada uno de los empleados, la utilización de los
recursos económicos, técnicos y humanos con los que se cuenta, y si éstos son,
eficientes y eficaces, y todo ello, analizando los resultados obtenidos y los objetivos
planteados. Además, cuenta con la colaboración y beneplácito de los máximos
responsables de la sociedad. (De Arriaga Ramirez, 2014)
Ejemplo:
o Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.
PERIÓDICA.- La auditoría pretende que exista un ajuste entre el sistema de la
empresa y la realidad existente. Durante la actividad realizada por la empresa pueden
40
darse circunstancias o comportamientos que necesiten ese reajuste con el paso del
tiempo, y para eso están las auditorias. Ya sea por cambios en el sistema donde deba
analizarse su efectividad, o aun no existiendo cambios, pueden degradarse o perder su
efectividad como consecuencia de la confianza que tiene la empresa en el buen
funcionamiento del sistema, por todo ello, es necesario que las auditorias de gestión
sean periódicas. (De Arriaga Ramirez, 2014)
Ejemplo:
o Cumplimiento de las metas y objetivos previstos en los planes.
o Mide el cumplimiento de los planes y programas en un periodo determinado.
NO SE BUSCAN CULPABLES.- Se trata de analizar y detectar cuáles han sido los
errores del pasado para no cometerlos en el futuro. No se buscan culpables, ya que la
falta de eficiencia y eficacia proviene del sistema utilizado que deberá ser mejorado
para conseguir nuestros objetivos. (De Arriaga Ramirez, 2014)
3.5. Procedimientos
3.5.1. Fase I Planificación
“Constituyen las herramientas o medios que dispone el auditor para efectuar su trabajo, y se puede
definir como: Los métodos de investigación y prueba que el auditor utiliza en la búsqueda de
evidencia necesaria para fundamentar su opinión.” (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, Guía
didáctica de auditoria financiera: planificación, 2011)
Definición
La planeación ayuda a identificar los aspectos importantes para el trabajo de auditoria y administrar
los recursos, humanos, financieros y materiales.
Es la primera fase de la auditoría de gestión, por lo tanto de esta etapa depende el logro de
objetivos con eficiencia y eficacia ya que aquí se detallan las acciones a seguir en el trabajo de
auditoría, en la planificación el auditor recolecta la información necesaria para poder desarrollar las
actividades en la fase de ejecución.
41
3.5.1.1. Planificación preliminarr
En la planificación preliminar se efectúa un conocimiento inicial de la organización se conoce la
estructura, su línea de negocios, actividades principales, políticas, lineamientos y conocimiento del
control interno. Esta información permite tener un conocimiento global de la entidad para poder
ejecutar con eficiencia el trabajo de auditoría.
Dentro de las actividades que se realizan en la planificación preliminar tenemos:
Conocimiento de la entidad o actividad a examinar.
Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a cumplir.
Identificación de las principales políticas y prácticas: contables, presupuestarias,
administrativas y de organización.
Análisis general de la información de procesos.
Determinación de materialidad.
Determinación del grado de confiabilidad de la información producida.
Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los
sistemas de información computarizados.
Determinación de unidades operativas.
Riesgos Inherentes y Ambiente de Control.
Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas.
Decisiones preliminares para los componentes.
Enfoque preliminar de Auditoría.
3.5.1.2. Planificación específica
Esta etapa de la auditoría permite establecer las estrategias que se van a aplicar en el trabajo de
auditoría y está fundamentada por la información de la planificación preliminar. En la planificación
específica lo principal es la evaluación del control interno, calificación del riesgo de auditoría y
selección de estrategias a ser aplicadas en los programas.
Dentro de los elementos principales de esta fase tenemos:
42
MOTIVO DEL EXAMEN
Es el motivo o razón por la cual la empresa decide contratar a un equipo especializado en auditoria
de gestión, para que realice el trabajo correspondiente con el objetivo de enmendar las falencias
que se tienen.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
El auditor debe definir el objetivo de acuerdo al tipo de examen a ser efectuado, siendo congruente
a lo solicitado por la organización se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para su
identificación:
o El objetivo de auditoria dependerá del área a ser analizada en la organización
ALCANCE DE AUDITORÍA
El alcance de auditoria se definirá de acuerdo al periodo correspondiente a ser analizado este puede
ser de periodos anteriores o periodo actual al que previamente solicitado. Se debe especificar la
extensión del examen es decir que área de la empresa se va a evaluar y detallar que procedimientos
son necesarios para lograr el objetivo de auditoría.
ESTUDIO DE LA BASE LEGAL
Es el análisis de las leyes, normas y estatutos que controlan y regulan las actividades de la
empresa., con el objetivo de conocer sus obligaciones, responsabilidades y deberes legales.
ESTUDIO DE OBJETIVOS DE LA EMPRESA.
La auditoría de gestión nos permite poner en evidencia las falencias de la organización en las
diferentes áreas para dar solución a diferencias encontradas con la finalidad de realizar estrategias
adecuadas para el cumplimiento de las políticas y el alcance de los objetivos de la empresa, el cual
ayudará a la dirección a una administración eficaz de los recursos disponibles valorando métodos y
desempeño en todas las áreas.
43
PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Son las acciones detalladas de lo que el auditor va a aplicar para comprender el área u objeto que se
está estudiando, recopilar información requerida para poder respaldar un hallazgo de auditoría y
que la evidencia sea acertada.
DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO Y TIEMPO ESTIMADO
Se refiere al tiempo estimado que el auditor y el equipo de trabajo se van a demorar en examinar
cada área, proceso o procedimiento de la empresa. Se debe detallar el tiempo llevara examinar un
componente especifico y el encargado de realizar el examen, para lo cual se tomara como estándar
la experiencia del auditor y el grado de dificultad del componente a analizar.
REQUERIMIENTO DE PERSONAL TÉCNICO
Al analizar un área que requiera de un estudio adecuado realizado por especialistas por la necesidad
de información profundizada, el jefe de auditoría aprobará el requerimiento de personal
especializado en dicha área.
EQUIPOS Y MATERIALES
Para que el auditor realice un trabajo rápido y eficaz, se debe conocer que equipos le serán
necesarios para examinar la empresa, facilitando su correcto desempeño.
RECURSOS FINANCIEROS
Son los honorarios profesionales que el Equipo de Auditores fijará previamente en el contrato de
servicios, en virtud del examen a practicar.
3.5.2. Fase II ejecución del trabajo
La fase de ejecución del trabajo se concreta con la aplicación de los programas elaborados en la
planificación específica y el cumplimiento de los estándares definidos en el plan de la auditoría.
Esta fase de la auditoría prevé la utilización de profesionales especializados en las materias objeto
de la auditoría, casos en los cuales el trabajo incluirá la preparación de los programas que serán
sometidos a la revisión del jefe de equipo y supervisor. En esta fase se ejecuta el trabajo de
auditoría.
44
3.5.2.1. Programa de auditoría
“El programa de auditoría constituye el plan de acción para guiar y controlar la ejecución del
examen. Describe en términos detallados el alcance del trabajo que se considera necesario para
permitir al auditor expresar una opinión.” (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, Guía didáctica de
auditoria financiera: programa de auditoría, 2011)
El programa de auditoria constituye el conjunto de actividades fijadas necesarias a ser realizadas
para alcanzar los objetivos y el alcance de auditoria.
El programa de auditoria debe ser realizado tomando las siguientes consideraciones:
o Normas de Auditoría
o Técnicas de Auditoría
o Experiencias de trabajos anteriores
o Información Inicial
o Experiencias de colegas profesionales
Figura 3.3 Formato programa de auditoría
45
Características
o Flexible
o La elaboración se debe realizar de acuerdo al tipo de entidad a ser examinada.
o Debe realizarse enfocado al tipo de examen o área a analizarse.
3.5.2.2. Evaluación del control interno
.
3.5.2.2.1. Introducción del control interno
El control interno es una herramienta administrativa que por muchos años fue terreno casi exclusivo de
auditores y contadores. Ahora, se ha convertido en un conocimiento indispensable para todos los niveles de la
organización.
El control interno es una forma de vida, una cultura, hasta el punto que se convierte en hábito. Un plan es un
control administrativo muy importante más no suficiente, puesto que no incluye necesariamente la prevención
del riesgo. (Lara, 2012, pág. 2)
3.5.2.2.2. Qué es el control interno
“El control es algo por lo que se pelea día a día en los negocios, pues el cambio, el caos y la
relajación del personal hacen que el estatus de control este constantemente en riesgo de ser
perdido”. (Lara, 2012, pág. 1)
Control interno se lo utiliza para describir las actividades adoptadas por los directores, gerentes o
administradores, de la organización para evaluar y monitorear las operaciones de la misma ya que
es un conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y
métodos, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública
Este sistema comprende el plan de la organización, todos los métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de la misma con el fin de salvaguardar los activos y verificar la confiabilidad de
la información contable, aplicando políticas y procedimientos que ayuden al logro de los objetivos
de manera ordenada y eficiente.
3.5.2.2.3. Definición de control interno
La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin
de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías:
Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de
políticas, leyes y normas. (Informe de Organismos Patrocinadores (COSO), 2013)
46
El control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en
forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad
y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional,
promover la eficiencia en la operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la
administración. (Whittington, 2005)
El control interno es el conjunto de procesos y procedimientos que nos permite el logro de los
objetivos y el cumplimiento de las políticas establecidas por la organización, también abarca la
delegación de funciones, procedimientos, reglas a los encargados de cada área, así como también
responsabilidades.
3.5.2.2.4. Importancia del control interno
El control interno es una forma de reducir la incertidumbre, nos ayuda a alcanzar con mayor probabilidad
nuestras metas. Tienen la finalidad de reducir la incertidumbre que produce la realidad de los negocios,
proporcionan información para tomar decisiones.
El control interno funciona mediante el establecimiento de reglas y tareas para gestionar las operaciones de una
organización, incluso el manejo de eventos imprevistos. Estas reglas y tareas son conocidas como políticas y
procedimientos.
Por otro lado, en que una empresa esté debidamente controlada genera una elección natural para atraer mejores
proveedores, clientes, socios y fuentes de financiamiento, capital intelectual, entre otros efectos. (Lara, 2012,
págs. 2, 3)
La relevancia del control interno en la organización ayuda al mejoramiento de los procesos y
procedimientos en las diferentes áreas de la empresa, con el fin de resguardar y proteger la
información y el manejo adecuado de cada una de ellas, de tal manera que se pueda verificar la
confiabilidad de las operaciones logrando una buena toma de decisiones dentro de la misma.
3.5.2.2.5. Enfoque del control interno
El control Interno es el proceso basado en un plan y métodos impulsados por la alta dirección,
mediante el cual un negocio constituye un entorno donde se espera que las políticas y
procedimientos dictados por la administración se cumplan, con el objeto de salvaguardar activos,
proveer información precisa y confiable, promover y mejorar la eficiencia operacional, así como el
cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales, apoyando de esta manera el cumplimiento
de las metas organizacionales. (Lara, 2012, pág. 4)
3.5.2.2.6. Propósito del control interno
El control interno representa la columna vertebral del sistema de administración establecido por una
empresa y su propósito fundamental es apoyar el logro de los objetivos del negocio. Algo que
debemos comprender, aun sin haberlo mencionado en forma explícita, es la relación que existe entre
el control interno y el auditor. Como sabemos, el objetivo de la auditoria (o debería ser) evaluar el
cumplimiento de los objetivos institucionales de una empresa y emitir recomendaciones para
mejorar dicho cumplimiento. (Solís Montes, 2002, pág. 97)
47
3.5.2.2.7. Objetivos del control interno
El control interno es definido en forma amplia como un proceso, efectuado por el Consejo de
Administración, la Dirección y el resto del personal de una Entidad, diseñado para proporcionar
una razonable seguridad con miras a la realización de objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El primer objetivo de la empresa está enfocado hacia las metas por medio del desempeño de
rentabilidad y la salvaguarda de los recursos de la organización.
La segunda está relacionada con la preparación y publicación de estados financieros dignos de
confianza, incluyendo estados financieros intermedios y resumidos e información financiera
derivada de dichos estados tales como ganancias por distribuir, reportadas públicamente.
La tercera se ocupa del cumplimiento de las leyes y regulaciones a que la empresa está sujeta
(Estupiñán Gaitán, Administración de riegos E.R.M. y la auditoría interna: objetivos del control
interno, 2006, pág. 1)
De acuerdo Jaime Freire menciona los siguientes objetivos del Control Interno:
o Proteger los activos.
o Obtener información oportuna y confiable
o Lograr la eficiencia de las operaciones
o Lograr el cumplimiento de políticas establecidas.
3.5.2.2.8. Métodos de evaluación del control interno
Para la evaluación del control interno se utiliza los siguientes métodos:
CUESTIONARIO
El método cuestionario se basa en una serie de preguntas pre diseñadas con el objetivo se pueda
reflejar e identificar el grado de control que tiene la administración en las actividades que se
desarrolla la empresa.
NARRATIVO
Este método consiste en un recorrido por las actividades tiene la empresa generalmente este se lo
realiza de forma imprevista con la finalidad de constar los procedimientos que se realizan y como
se efectúan, se recomienda este tipo de levantamiento de datos y evaluación de procedimientos en
organizaciones pequeñas o con un número departamentos menor involucrados en una sola
actividad.
48
FLUJO DIAGRAMACIÓN
Este se basa en la descripción de los procesos por medio de graficas que identifican procedimientos
e identifican procesos de forma visual, se aprecia de mejor forma la dirección que toman los
procedimientos, áreas responsables, se recomienda este tipo de levantamiento de datos y evaluación
de procedimientos en organizaciones complejas o con mayor número de departamentos
involucrados en una sola actividad.
3.5.2.2.9. Componentes de modelo coso
Diseñado para identificar los eventos que potencialmente puedan afectar a la entidad y para
administrar los riesgos, proveer seguridad razonable para la administración y para la junta directiva
de la organización orientada al logro de los objetivos del negocio.
El modelo coso determina cinco componentes que son interrelacionados entre si y que se integran
al proceso de gestión controlada por la Administración.
Figura 3.4 Componentes del modelo coso
En: (Componentes del COSO, 2015)
AMBIENTE DE CONTROL
Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y
estructura.
49
El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la
concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del
control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la
integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección
y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y
organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona
al consejo de administración. (Cooper&Librand S.A., 1992, pág. 01)
EVALUACIÓN DEL RIESGO
“Es la identificación y análisis de los riesgos que se relacionan con el logro de los objetivos; la
administración debe cuantificar su magnitud, proyectar su probabilidad y sus posibles
consecuencias”. (Estupiñán Gaitán, Administración de riegos E.R.M. y la auditoría interna:
evaluación del riesgo, 2006, pág. 6)
En la dinámica actual de los negocios se debe prestar especial atención a:
o Los avances tecnológicos.
o Los cambios en los ambientes operativos.
o Las nuevas líneas de negocios.
o La reestructuración corporativa.
o La expansión o adquisiciones extranjeras.
o El personal nuevo.
o El rápido crecimiento. (Estupiñán Gaitán, Administración de riegos E.R.M. y la
auditoría interna: evaluación del riesgo, 2006, pág. 7)
ACTIVIDADES DE CONTROL
Son las políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleve a cabo a la administración.
Ello contribuye a garantizar que las acciones necesarias sean tomadas para direccionar el riesgo y
ejecución de los objetivos en la entidad. Las actividades de control ocurren por toda la organización,
a todos los niveles y en todas las funciones. Ello incluye un rango de actividades tan diversas como
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño de
operaciones, seguridad de activos y segregación de funciones.
Las actividades de control se clasifican en:
o Controles preventivos.
o Controles directivos.
o Controles correctivos.
o Controles manuales o de usuarios.
o Controles de cómputo o de tecnología de información.
o Controles administrativos. (Estupiñán Gaitán, Administración de riegos E.R.M. y la
auditoría interna: evaluación del riesgo, 2006, pág. 7)
Las actividades de control deben ser apropiadas para minimizar los riesgos; el personal realiza cada
día una gran variedad de actividades específicas para asegurar de que la organización se adhiera a
50
los planes de acción y al seguimiento de la consecución de los objetivos. (Estupiñán Gaitán,
Administración de riegos E.R.M. y la auditoría interna: evaluación del riesgo, 2006, pág. 8)
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Identificación, obtención y comunicación de información pertinente en una forma y en un tiempo
que le permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades
Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan
cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes
que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que
permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada. (Cooper&Librand S.A., 1992, pág. 02)
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Proceso que valora el desempeño de sistema en el tiempo. El alcance y frecuencia de las
actividades de supervisión dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira
a la dirección el proceso de control.
La supervisión de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas
incorporadas a los procesos empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de la
dirección, de la función de auditoria interna o de personas independientes. Las actividades de
supervisión continua destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las
actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones, conciliaciones, y otras acciones
de rutina. (Cooper&Librand S.A., 1992, pág. 03)
3.5.2.3. Evaluación del riesgo
Mediante el análisis preliminar del control interno se identifica el nivel de confianza de que las
actividades que lleva la organización se cumplan con lo estipulado en las políticas lineamientos
manuales, para la cual la xevaluación de control interno ayudara a identificar el nivel de confianza
del control interno de la organización y establecer el riesgo de auditoria para efectuar el análisis y
diseñar el programa de auditoria.
51
Tabla 3.1 Medición de confianza de auditoría
Figura 3.5 Medición del riesgo de auditoría
En: (Silva Gutierrez, 2015)
Clases de riesgo
RIESGO INHERENTE
Este tipo de riesgo tiene ver exclusivamente con la actividad económica o negocio de la empresa,
independientemente de los sistemas de control interno que allí se estén aplicando.
PORCENTAJE RIESGO CONFIANZA
15-50 Alto Baja
51-59 Moderado Alto Moderada Baja
60-66 Moderado Moderada
67-75 Moderado Bajo Moderada Alta
76-95 Bajo Alta
52
RIESGO DE CONTROL
Aquí influye de manera muy importante los sistemas de control interno que estén implementados
en la empresa y que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicación y
detección oportuna de irregularidades. Es por esto la necesidad y relevancia que una
administración tenga en constante revisión, verificación y ajustes los procesos de control interno.
RIESGO DE DETECCIÓN
Este tipo de riesgo está directamente relacionado con los procedimientos de auditoría por lo que se
trata de la no detección de la existencia de erros en el proceso realizado.
RIESGO DE AUDITORIA
Un riesgo de auditoría es aquel que existe en todo momento por lo cual genera la posibilidad de
que un auditor emita una información errada por el hecho de no haber detectado errores o faltas
significativas que podría modificar por completo la opinión dada en un informe.
3.5.2.4. Técnicas de auditoría
Constituyen las herramientas o medios que dispone el auditor para efectuar su trabajo, y se puede
definir como:
Los métodos de investigación y prueba que el auditor utiliza en la búsqueda de evidencia necesaria
para fundamentar su opinión.
Su empleo se basa en el juicio profesional del auditor; como toda herramienta, algunas son
empleadas con mayor frecuencia que otras; una vez que han sido seleccionadas para emplearlas en
una auditoria específica, se transforman en procedimientos de auditoria, es decir, en operaciones
especificas a ser ejecutadas. (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, Guía didáctica de auditoria
financiera: técnicas de auditoría, 2011, pág. 59)
TÉCNICA OCULAR
Consiste en cerciorarse de forma ocular los hechos o circunstancias que suceden dentro de la
organización, de manera en que los servidores de una empresa aplican los procedimientos
establecidos.
Riesgo de Auditoria = Riesgo Inherente* Riesgo de Control* Riesgo de Detección
53
COMPARACIÓN
Es una técnica ocular que podemos definir como la observación de similitud o diferencia de dos
conceptos; en nuestro campo profesional se aplica esta técnica, por ejemplo, al establecer el cuadre
de los registros auxiliares y mayores contables; los saldos de bancos con los saldos de estados de
cuenta bancaria; comprobantes de ingresos o gastos con los documentos de soporte aplicables.
(Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, Guía didáctica de auditoria financiera: técnicas de auditoría,
2011, pág. 60)
OBSERVACIÓN
Se considera como la técnica básica de más general utilización por parte del auditor, por medio de
ella se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, principalmente relacionados con la forma de
realización, de las operaciones dándose cuenta personalmente de modo abierto sobre hechos,
transacciones, activos y valores de la entidad.
Observación de toma física de inventarios
Procesamiento de transacciones
Manejo de claves de seguridad en los sistemas
Niveles de seguridad para protección de activos. (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, Guía
didáctica de auditoria financiera: técnicas de auditoría, 2011, pág. 60)
REVISIÓN SELECTIVA
Consiste en hojear o pasar revista, es el examen rápido con fines de separar mentalmente las
transacciones que no son típicas o normales. La existencia de un número mayor de débitos en el año
a una cuenta de arriendos mensuales. Saldos de cuentas con signos contrarios a su naturaleza.
(Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, Guía didáctica de auditoria financiera: técnicas de auditoría,
2011, pág. 60)
Es un examen de ciertas características importantes que debe cumplir una actividad, informes o
documentos aplicados en forma rápida estableciendo mentalmente las que no son normales.
RASTREO
“Consiste en seguir una transacción o grupo de transacciones de un punto a otro dentro del proceso
contable para determinar su registro correcto. Rastrear una operación de desembolsos desde su
autorización, su ejecución, registro en el diario, entre otros.” (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez,
Guía didáctica de auditoria financiera: técnicas de auditoría, 2011, pág. 60)
TÉCNICA VERBAL
Consiste en averiguar o requerir información sobre un hecho. Se puede definirla como obtener
información verbal de los funcionarios y empleados de la empresa, a través de averiguaciones y
conversaciones. Este tipo de investigación puede ser formal e informal según la manera como se
54
realice y los recursos que se apliquen en ella. (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, Guía didáctica de
auditoria financiera: técnicas de auditoría, 2011, pág. 61)
TÉCNICA ESCRITA
O ANÁLISIS
“Se puede definir como separar en elementos o partes un todo. Consiste en la clasificación o
agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta determinada, en tal
forma de lograr unidades homogéneas y significativas.” (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez,
Guía didáctica de auditoria financiera: técnicas de auditoría, 2011)
La finalidad del análisis de una cuenta es:
Determinar la composición o contenido de los saldos (análisis del saldo).
Determinar las transacciones de la cuenta durante el ejercicio y clasificarlas de alguna
manera ordenada (análisis de movimientos).
El análisis del saldo consiste en presentar el contenido del mismo clasificándolo según
características específicas, homogéneas y significativas.
Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ella constituyen
compensaciones unos con otros. En este caso el saldo de la cuenta viene a quedar formado por
un valor neto que representa justamente la diferencia entre valores debitados y acreditados.
Ejemplo, cuenta clientes, cuentas por pagar, entre otros.
El análisis de movimientos lo utilizamos en cambio en aquellas cuentas cuyos saldos no son
fruto de compensaciones, sino más bien de acumulación. Ejemplo, cuentas de resultado.
La técnica de análisis también se puede aplicar a otros asuntos adicionales a las cuentas, por
ejemplo: naturaleza de operaciones financieras, procesos de compras, ventas, entre otros.
o CONFIRMACIÓN
Esta técnica consiste en cerciorarse de la autenticidad de los activos, operaciones, saldos, entre
otros, mediante la afirmación escrita de una persona o entidad independiente de la empresa
55
examinada, que se encuentra en condiciones de informar de una manera valida sobre la operación o
transacción consultada.
Confirmar en definitiva es obtener comprobación de una fuente distinta a la entidad bajo examen y
sus registros. Para que la confirmación tenga valor es necesario que el auditor mantenga un control
completo y directo sobre las mismas.
De acuerdo a la forma de obtener la información que se solicita, la confirmación tiene la siguiente
clasificación:
Confirmación Positiva.- Cuando e la solicitud de confirmación se pide al confirmante
que conste al auditor en referencia al dato solicitado, tanto si está conforme con el dato,
como si no lo está. Este tipo de confirmación puede ser:
• Directa.- Cuando en la solicitud de confirmación se suministran los datos
a confirmar, a fin de que sean verificados.
• Indirecta.- Cuando no se suministran al confirmante ningún dato y
solamente se le pide que proporcione al auditor los datos tomados de sus
propias fuentes.
Confirmación Negativa.- Cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste
al auditor solamente si no está conforme con los datos que se envía. (Freire Hidalgo &
Freire Rodríguez, Guía didáctica de auditoria financiera: técnicas de auditoría, 2011)
Pág. 62
o CONCILIACIÓN
Consiste en hacer que concuerden datos y cifras de manera separada pero de una misma
naturaleza existiendo fuentes independientes y llegar a un mismo resultado.
TÉCNICA DE REVISIÓN
o Comprobación
o Computación
o Examen
o Totalización
56
o Verificación
COMPROBACIÓN
Consiste en cotejar, examinar fundamentando la evidencia que apoya a una transacción u operación
o la verificación de un asiento demostrando autenticidad, legalidad.
Dentro del campo contable es sabido que los documentos de comercio (facturas, cheques,
contratos, órdenes de compra, pedidos, entre otros.), sirven de base para el registro de la
operaciones, constituyendo prueba de la misma. La comprobación o revisión de comprobantes que
afecten al auditor tienen como finalidades las siguientes:
Obtener una razonable seguridad respecto a la autenticidad de los documentos.
Determinar la propiedad de la operación realizada a fin de establecer si se adecua a la
entidad.
Obtener seguridad respecto a que las operaciones efectuadas han sido debidamente
aprobadas por la autoridad competente.
Determinar si las operaciones has sido registradas en forma correcta. (Freire Hidalgo &
Freire Rodríguez, Guía didáctica de auditoria financiera: técnicas de auditoría, 2011)
Pág. 63
COMPUTACIÓN
Cosiste en verificar la exactitud matemática de las operaciones a efectuar cálculos.
Esta técnica prueba solamente la exactitud aritmética de un cálculo, por lo tanto se requiere de la
utilización de otras técnicas para lograr determinar la validez de las cifras componentes de una
determinada operación.
EXAMEN
Consiste en investigar, inspeccionar o comprobar la exactitud mediante métodos adecuados y según
normar aceptadas. Ejemplo examinar una factura cancelada para cerciorarse de precios, cálculos,
impuestos, totales, autorización, entre otros.
57
TOTALIZACIÓN
Acción de sumar, verificar la exactitud de los subtotales y totales verticales u horizontales.
VERIFICACIÓN
Consiste en aprobar la veracidad o exactitud de un hecho. Ejemplo, Verifica la aplicación práctica
y de las políticas y procedimientos de control establecidos por la gerencia.
INSPECCIÓN
Examen físico de bienes, valores o documentos con el objeto de demostrar su existencia y su
autenticidad.
3.5.2.5. Métodos a usar en auditoria
La Auditoría es la búsqueda de la verdad, por lo tanto, el método que debe utilizar para realizar su
examen es sin duda el método científico. El enfoque científico es un método sistemático de
análisis que ayuda a la interpretación y síntesis de aspectos que necesitan ser investigados. Tanto
la investigación como el análisis abarcan un examen escudriñador de la lógica involucrada, las
necesidades y justificación de la actividad que se investiga.
La evaluación científica involucra un proceso de medición y comprobación de los principios y
prácticas reconocidas y en las cuales se busca si es o no el mejor plan, política, sistema o
procedimiento. Obtenida la información necesaria, se evaluará, a efecto de hacer las sugerencias
necesarias a la dirección.
La auditoría utiliza el método deductivo- inductivo, pues realiza el examen y evaluación de los
hechos empresariales objetos de estudio partiendo de un conocimiento general de los mismos, para
luego dividirlos en unidades menores que permitan una mejor aproximación a la realidad que los
originó para luego mediante un proceso de síntesis emitir una opinión profesional. Todo este
proceso requiere que el auditor utilice una serie de pasos realizados en forma sistemática, ordenada
y lógica que permita luego realizar una crítica objetiva del hecho o área examinada.
MÉTODO DEDUCTIVO
58
El método deductivo consiste en derivar aspectos particulares de lo general, leyes axiomas, teorías,
normas etc. en otras palabras es ir de lo universal a lo específico o particular.
Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:
o Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar
o Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de
contabilidad de general aceptación.
o Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
o Aplicación de normas generales a situaciones específicas
o Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.
MÉTODO INDUCTIVO
El método inductivo al contrario del deductivo se parte de fenómenos particulares con incidencia
tal que constituyen un axioma, ley, norma, teoría, es decir parte de lo particular y va hacia lo
universal.
Desde el punto de vista de la auditoría, se descompone el sistema a estudiar en las mínimas
unidades de estudio, efectuándose el examen de estas partes mínimas (particulares) para luego
mediante un proceso de síntesis se recompone el todo descompuesto y se emite una opinión sobre
el sistema tomado en conjunto.
Estos dos métodos se combinan en forma armónica no excluyente. De esta manera, en forma
esquemática se pueden plantear así las fases generales a seguir en una auditoría:
o Conocimiento general de la organización
o Establecimiento de los objetivos generales del examen
o Evaluación del Control Interno
o Determinación de las áreas sujetas a examen
o Conocimiento específico de cada área a examinar
o Determinación de los objetivos específicos del examen de cada área
o Determinación de los procedimientos de auditoría
o Elaboración de papeles de trabajo
o Obtención y análisis de evidencias
o Informe de auditoría y recomendaciones.
59
3.5.2.6. MÉTODOS DE EVALUACIÓN
El auditor puede aplicar cualquier método para examinar o evaluar el control interno que lleva la
organización.
Los siguientes métodos son:
MÉTODO DEL CUESTIONARIO
Consiste en diseñar una serie de preguntas en cada una de las áreas a ser examinadas, tendientes a
conocer la aplicación de los procedimientos y políticas de control dispuestas por la gerencia (o alta
dirección); así, área de crédito, inversiones, tesorería, captaciones, contabilidad, administración,
entro otros.
En este método las respuestas afirmativas equivalen a la existencia de buenos controles; por el
contrario las repuestas negativas representan que los controles no estén o no se aplican; el método
es sencillo y rápido, pero no permite tener un cabal conocimiento del negocio o área examinada.
MÉTODO NARRATIVO
En este método el auditor describe con lujo de detalles los principales procesos a ser evaluados en
cada una de las áreas relevantes de la entidad; identificando procedimientos, personal a cargo,
formularios utilizados, registros, niveles de aprobación, entre otros.
MÉTODO GRÁFICO
Se basa en la utilización de las técnicas de flujo-diagramación, y describe gráficamente los
procesos dentro de las distintas áreas de la institución. Requiere de mayor tiempo y experiencia.
MÉTODO COMBINADO
Consiste en la aplicación simultanea de dos o más métodos los señalados anteriormente;
dependiendo de las características propias de cada empresa.
3.5.2.7. Papeles de trabajo
60
Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio especifico que se emplean para
acumular las evidencias necesarias que sean la base para fundamentar la opinión o dictamen que
emite el auditor. También podemos decir que los papeles de trabajo, son el conjunto de cédulas en
las que el auditor registra los datos y la información obtenida de la empresa que está examinando y
de esta manera acumula las pruebas encontradas y la descripción de las mismas. (Maldonado,
Auditoría de gestión: informe de auditoría de gestión, 2006)
Los papeles de trabajo deben ser preparados de tal manera que en cualquier fecha futura un miembro
de la empresa auditora, que no haya estado relacionado con el trabajo, pueda revisar los papeles y
atestiguar con respecto a la labor realizada y a la evidencia contenida en los mismos. (Gonzalez,
1992)
Constituyen una parte fundamental para el desarrollo de los hallazgos de auditoría, ya que permiten
respaldar la evidencia para dar validez al trabajo ejecutado por el auditor.
3.5.2.7.1. Naturaleza de los papeles de trabajo
Para llevar a cabo una auditoría satisfactoria debe darse a los auditores acceso irrestricto a toda la
información acerca del negocio del cliente. Mucha de esta información es confidencial, tal como los
márgenes de utilidad de los productos individuales, el proyecto de planes para combinaciones con
otras compañías, y los sueldos de funcionarios y empleados clave. Los funcionarios de la compañía
cliente no estarían dispuestos a proporcionar a los auditores una información que se protege con
todo cuidado para que no sea del conocimiento de los competidores y empleados, a menos que
puedan confiar en que los auditores mantendrán un silencio profesional sobre estas cuestiones.
(Arens, 2007)
Los papeles de trabajo son sumamente confidenciales, deben salvaguardarse en todo tiempo. La
salvaguarda de los papeles de trabajo generalmente quiere decir que se conservan bajo llave en un
portafolio durante la hora de almuerzo y después de las horas de trabajo. Si la compañía cliente
desea no informar a algunos de sus empleados sobre los sueldos de los ejecutivos, las
combinaciones de negocios, u otros aspectos del negocio, obviamente los auditores no deberán
destruir esta política exponiendo sus papeles de trabajo a empleados no autorizados del cliente. La
política de estrecho control de los papeles de trabajo es también necesaria porque si los empleados
buscaran ocultar un fraude o engañar a los auditores por alguna razón, podrían hacer alteraciones
en los papeles.
3.5.2.7.2. Objetivos de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que constituyan:
Evidencia del trabajo realizado y que sea la base y sustento de las conclusiones a que se llegó y que
sirvieron de fundamento a los informes u opiniones del auditor sobre la auditoría efectuada.; es decir
que el contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar la opinión del
auditor y todo el contenido del informe o dictamen, además debe servir para facilitar la revisión y
supervisión del trabajo realizado. (Arens, 2007)
61
El objetivo de los papeles de trabajo es respaldar el trabajo del auditor y se constituye como una
guía para auditorías futuras ya que se consideran una fuente de trabajo incluyendo en su contexto
los resultados de los cuestionarios aplicados sobre el control interno, de igual manera permite
determinar la eficiencia y suficiencia del trabajo realizado, estudia modificaciones a los
procedimientos y se lo considera un medio de respaldo del informe o dictamen emitido por el
auditor.
3.5.2.7.3. Requisitos para elaborar papeles de trabajo
Los papeles de trabajo de cada cliente comprenden dos secciones principales, donde cada sección
es parte integrante y necesaria de los papeles de trabajo de auditoría correspondiente a cualquiera
de los años en que se efectúo la auditoría, estos son:
Legajos de cada periodo
Los legajos o conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de una auditoría del
período corriente, contienen el programa de auditoría, la constancia del trabajo de auditoría
efectuada y las conclusiones derivadas como consecuencia de dicho trabajo. Junto con el Expediente
Continúo de Auditoría, los papeles de trabajo del año deben constituir una exposición clara de la
auditoría realizada. (Arens, 2007)
Los legajos de auditoría de un período corriente son incompletos si falta el expediente continuo de
auditoría, puesto que este contiene el trabajo de auditoría e información aplicable, tanto al período
objeto del examen como a períodos anteriores
Expediente continuo de auditoria
El Expediente Continuo de Auditoría (ECA), debe contener toda la información importante que
conserve su interés para el futuro. Los documentos y cédulas de esta naturaleza, así como la
constancia del trabajo realizado en relación con los mismos, no deben ser incluidos en los legajos de
papeles de trabajo corriente ni aun en forma duplicada, sino que deben figurar únicamente en el
expediente.
Las cédulas constituyen parte integrante de los papeles de trabajo de cada año y al mismo tiempo
que efectuamos nuestro trabajo deben revisarse y ponerse al corriente en relación con el período que
se examina. Todo el material reemplazado y sin vigencia debe ser extraído del expediente y
archivado por separado en el legajo del año en el que hubiera perdido su vigencia. (Arens, 2007)
Los requisitos para realizar los papeles de trabajo deben ser diseñados de modo que los detalles
importantes no escapen a la atención de quienes los utilicen o los revisen. Existen tantos detalles
en una auditoría, particularmente en la de una empresa grande, que los conceptos importantes
pueden quedar escondidos por deficiencia en la elaboración de los papeles de trabajo. La
distribución de información apropiada, debe facilitar una comparación inmediata entre cifras del
62
año actual y las del año anterior. Tales comparaciones son de gran importancia en la revisión de
operaciones y permiten localizar aquellas partidas que pueden requerir una investigación más a
fondo.
3.5.2.7.4. Tipos de papeles de trabajo
Papeles de trabajo realizados por el auditor
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el
auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría
aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones
contenidas en el informe correspondiente, para la realización de estas pruebas se realizan
(Programas, Cuestionarios, Narrativas, Analíticas, Sub analíticas entre otras)
Objetivos
Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:
o Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades
realizados por el auditor.
o Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
o Proporcionar la base para la rendición de informes.
o Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
o Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.
o Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo
se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y
demás normatividad aplicable.
o Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas
revisiones. (Palomino, 2012)
Papeles proporcionados por la entidad auditada
La empresa auditada nos proporciona documentación que forma parte de los papeles de trabajo que
el auditor pueda realizar su trabajo. (Escrituras, estatutos, organigramas, entre otros.)
Papeles de trabajo proporcionado por terceros
63
Los papeles de trabajo proporcionado por terceros consisten en información relacionada a
confirmar datos externos. (Información obtenida de clientes, información obtenida por los
proveedores, información de cuentas en instituciones financieras, entre otros)
3.5.2.8. Hallazgos de auditoria
Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el
trabajo de auditoria con relación a lo normado o a lo presentado por la gerencia.
Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo, luego los atributos, a
continuación indicarán la opinión de las personas auditadas sobre el hallazgo encontrado,
posteriormente indicarán su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las recomendaciones
pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales. (Arens, 2007)
Los hallazgos de auditoría son las debilidades que en la auditoría se determina que tiene la empresa
y que podrían afectar en forma negativa sus actividades, estos son establecidos mediante el criterio
profesional que posee el profesional y la situación actual examinada de la entidad.
3.5.2.8.1. Atributos del hallazgo
“El hallazgo debe cumplir con los siguientes atributos:
Condición: la realidad encontrada
Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser)
Causa: qué originó la diferencia encontrada.
Efecto: qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.” (Arens, 2007)
Figura 3.6 Atributos del hallazgo
Condición Criterio Causa Efecto
64
Condición
Es la descripción de lo que sucede dentro de la entidad en la que se narra la falencia que posee.
Criterio
Es la opinión del auditor profesional de cómo debería ser una situación ideal dentro de la entidad.
Causa
La causa es las razones que se está llevando a cabo para la deficiencia encontrada.
Efecto
Es el resultado de la deficiencia encontrada enfocada a que resultados o procesos está afectando.
3.5.2.9. Indicadores
Son instrumentos o mecanismos para evaluar cómo se encuentran los controles internos dentro de
la organización y verificar si se están alcanzando los objetivos estratégicos ya que son una unidad
de medida gerencial que permite valorar el desempeño de una organización frente a sus metas,
objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia, es decir, estos producen información
para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los
objetivos en términos de resultados, detectando y previendo desviaciones en el logro de los
objetivos.
3.5.2.9.1. Que es un indicador
“Es una relación cuantitativa o cualitativa si es medible, entre dos cantidades y que sirve al auditor
para que comparativamente tome decisiones, analice las tendencias y determine la eficiencia de un
proceso que ha sido sujeto de revisión”. (Universidad Interamericana para el Desarrollo, 2010, pág.
3)
3.5.2.9.2. Definición
65
Los indicadores permiten medir la eficiencia, efectividad, productividad y calidad de los productos
generados a través de distintos procesos, medios, instrumentos o mecanismos para evaluar el
alcance de objetivos de la organización.
66
3.5.2.9.3. Finalidad
Los indicadores de gestión tienen la finalidad de guiar y controlar el desempeño objetivo y
comportamiento requerido para el logro de las estrategias organizacionales, de tal manera que se
avalúan las actividades en el tiempo y espacio, en lo que respecta al desempeño de un organismo.
3.5.2.9.4. Importancia
Los indicadores se pueden utilizar en distintos niveles de la organización y para distintos fines. Los
indicadores arrojan resultados que nos permite medir el avance hacia el logro de los objetivos. Por
lo tanto, éstos pueden ser utilizados en distintos niveles de la organización y para fines diferentes.
Un indicador puede ser usado a nivel estratégico para comprobar que se aproximan a la misión
organizacional, o en una etapa operativa o de procesos para asegurar que se ha cumplido con las
metas, por ejemplo, una reducción de costos o aumento de la productividad.
Finalmente, también se utilizan para la atención al cliente, al comparar los tiempos de entrega con lo
prometido o contabilizando las devoluciones o las quejas. (Universidad Interamericana para el
Desarrollo, 2010)
Son una herramienta útil que permite realizar un análisis comparativo, determinando así el
desempeño de la entidad, con los resultados obtenidos permite realizar estrategias para obtener
mejores resultados.
3.5.2.9.5. Características
Medible.- Se debe cuantificar
Verificable.- Se debe comprobar
Accesible.- Se debe consultar por varias áreas
Útil.- Debe servir para apoyar en la toma de decisiones
Objetiva.- Libre de sesgos y fácil de interpretar
Compatible.- Debe proveer de información útil para otros indicadores. (Universidad
Interamericana para el Desarrollo, 2010)
3.5.2.9.6. Los indicadores se dividen según su aplicación
Estratégicos
Permiten identificar cual es la contribución que se han logrado desde la creación de los objetivos.
En otras palabras se encargan de medir el cumplimiento de los objetivos en actividades, programas
especiales o proyectos organizacionales.
67
Gestión:
Su cualidad es informar sobre las funciones y procesos clave. Se encargan de prevenir o identificar
las desviaciones de la operación, y verifican las metas.
Servicio
Estos tipos de identificadores miden la calidad, tanto de los proveedores como de los productos y
servicios.
3.5.2.10. Indicadores de gestión
Los indicadores de gestión son una expresión cuantitativa del comportamiento de las variables de un
producto o un proceso en una organización. Se clasifican en indicadores de gestión financieros, los
calculados en base a los estados financieros, y los indicadores de procesos, que determinan la
eficiencia, la eficacia y la efectividad. (Estupiñán Gaitán, Administración de riegos E.R.M. y la
auditoría interna: indicadores de gestión, 2006)
Un indicador es la unidad que en la Auditoria de Gestión cumple con el objetivo de establecer
parámetros para evaluar los resultados de la gestión de una institución. Debido a que estos expresan
una relación cuantitativa entre dos cantidades de un mismo proceso o procesos diferentes que
permiten obtener un resultado porcentual, del mismo que pueden derivarse resultados útiles para la
toma de decisiones.
3.5.2.10.1. Clases de indicadores de gestión
Figura 3.7 Clases de indicadores de gestión
Cualitativos y cuantitativos
De uso universal Globales
Funcionales y Especificos
68
Cualitativos y cuantitativos
o Los indicadores Cualitativos son los que miden impactos positivos o negativos en
el entorno organizacional.
o Los indicadores Cuantitativos son los que se obtienen de cifras, es decir números
que generalmente son resultados financieros u operacionales.
Indicadores de uso universal o general
Estos indicadores son de uso frecuente los cuales miden:
o Eficiencia
o Eficacia
o Economía
Indicadores globales
Son los que miden en general su desempeño de su calidad de servicio o bienes que ofrece a sus
clientes.
INDICADORES DE GESTIÓN
Economía
La economía significa que las adquisiciones y/o producción de deben realizar al menor costo
posible, se logra verificar con relación a los programas actuales de la empresa y evaluando las
condiciones reales del mercado, teniendo en cuenta que es importante la calidad y procurando
evitar desperdicios.
Para ello es necesario medir la capacidad financiera que posee la empresa.
Capital de
trabajo =
Activo Corriente
Pasivo Corriente
69
Eficiencia
La eficiencia se refiere a una relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos
utilizados para venderlos al cliente. La eficiencia es lograr que utilizar los instrumentos necesarios
con el mínimo de recursos para alcanzar el objetivo previsto con el uso racional de los medios.
Los recursos que se pueden medir para determinar la Eficiencia de los trabajadores que posee la
empresa se puede ver reflejada en recurso humano, tecnológico, de los materiales, entre otros
involucrados en la actividad que la empresa realice.
Para medir la eficiencia del recurso humano tenemos por ejemplo:
Asistencia
al Trabajo
=
Asistencia de
Empleados
Total días laborables
Eficacia
Es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programadas. La
eficacia se determina comparando lo realizado con los objetivos previamente establecidos,
llegando así que es la capacidad de lograr u obtener el efecto que se desea o se espera.
Renta
Global =
Utilidad Neta
Activo Total
Ecología
La Ecología comprende la medición del uso de los recursos bien aprovechados determinando así el
grado de buen uso de los materiales que proporciona la empresa y analizando si no hay
desperdicios por lo que se considera que la empresa contribuye con la no generación de desechos y
por ende a la preservación del medio ambiente.
70
Buen Uso
Recursos =
Empleados que utilizan bien Recursos
Total Trabajadores
Ética
La Ética corresponde al grado de compromiso que tiene el trabajador en sus labores o actividades
designadas y que son reflejadas en la base moral, también en la conducta de cada uno como
individuo en el cumplimiento responsable de sus deberes.
Puntualidad del
Trabajador =
Trabajadores que no tiene Atrasos
Total Trabajadores
Equidad
La Equidad Corresponde a la distribución de los recursos financieros con el fin que estos sean
entregados de forma homogénea direccionados hacia la prestación de buen servicio con personal
apto y capacitado.
Refleja también la estimulación que tiene el trabajador mediante su esfuerzo realizado en el logro
de las metas o actividades realizadas.
Dependiendo de la forma en que la empresa realice motivación corresponde lo siguiente a la
capacitación brindada por la empresa.
Gasto de
Capacitación =
Gasto en Capacitación
Total Trabajadores Capacitados X 100
71
3.5.3. Fase III comunicación de resultados
Esta fase es la final del proceso de auditoría en la cual a través del informe del auditor, se da a
conocer en forma resumida o extensa el resultado de la evaluación, sus aspectos más relevantes, a
opinión del auditor y las recomendaciones.
3.5.3.1. Informe de auditoría de gestión
Los informes por escrito son necesarios para comunicar los resultados de la auditoría a los dirigentes
y funcionarios que correspondan de los niveles de dirección facultados para ello; reducen el riesgo
de que los resultados sean mal interpretados; y facilitan el seguimiento para determinar si se han
adoptado las medidas correctivas apropiadas. (Arenas, 2006)
El Formato general de los informes de auditoría y criterios generales de contenido, debe ser
uniforme, y cumplirse en todas las Auditorías que se realicen. El informe no debe ser muy corto ni
muy largo, debe mantener una descripción lógica y clara de los temas que han sido auditados, sin
embargo se lo puede presentar con unas síntesis del informe, la cual debe ir en otro color de papel y
pueden prepararse dos juegos; la que consta como parte propia del informe y otra que se anexa a las
hojas sueltas para que el usuario la lleve en forma separada y la lea el momento más propicio.
(Maldonado, Auditoría de gestión: informe de auditoría de gestión, 2006)
La comunicación de resultados es el informe que se elabora en base del análisis profesional
efectuado, incluyendo conclusiones y recomendaciones para la administración, este informe se lo
presenta a los altos mandos de la entidad por lo cual va dirigidas las posibles soluciones a adoptarse
depende de la administración su ejecución y cumplimiento de las recomendaciones efectuadas.
El informe es el producto final del trabajo que es destinado para la empresa.
3.5.3.1.1. Redacción del informe
La Redacción se efectuará en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector,
evitando en lo posible el uso de terminología muy especializada; evitando párrafos largos y
complicados, así como expresiones grandilocuentes y confusas.
La Redacción del Informe debe merecer mucha atención y cuidado de parte del auditor para que
tenga la acogida y aceptación que los empresarios esperan de él, en este sentido el Informe debe:
o Despertar o motivar interés.
o Convencer mediante información sencilla, veraz y objetiva.
Requisitos y cualidades del informe
72
Concisión, precisión y razonabilidad, respaldo adecuado, objetividad, tono constructivo,
importancia del contenido, utilidad, oportunidad y claridad.
Responsabilidad en la elaboración del informe
La redacción del informe en borrador es responsabilidad del jefe de equipo y supervisor,
compartida con todos los miembros del mismo.
El informe es presentado mediante la redacción de comentarios de los hallazgos de auditoría,
conclusiones y recomendaciones
o COMENTARIOS.- descripción que el auditor redacta en forma narrativa, de los
hallazgos o aspectos trascendentales encontrados durante su examen, debiendo
contener en forma lógica y clara los asuntos de importancia que constituyen la base
para una o más conclusiones y recomendaciones
o CONCLUSIONES.- Son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos
luego de evaluar sus atributos y de obtener la opinión de la entidad. Su formulación se
basa en la realidad de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva
positiva e independiente sobre lo examinado.
o RECOMENDACIONES.- Son sugerencias positivas para dar soluciones prácticas a
los problemas o deficiencias encontradas, con la finalidad de mejorar las operaciones o
actividades de la entidad y constituyen la parte más importante del informe. Deben ser
objetivas y de aplicabilidad inmediata con los propios medios de la empresa auditada,
debe establecer claramente los mecanismos para lograr el cumplimiento de los
objetivos y las disposiciones legales; y lo esencial es que deben estar dirigidas al
empleado de la organización que debe llevar a cabo la acción correctiva.
Borrador del informe de auditoría
Concluido el Trabajo de Campo, el auditor tendrá como responsabilidad la confección del Informe
de Auditoría como un producto final de este trabajo. El informe contendrá el mensaje del Auditor
sobre lo qué ha hecho y cómo lo ha realizado, así como los resultados obtenidos.
En el Borrador del Informe se explican los objetivos y alcance del trabajo, la metodología utilizada,
áreas críticas (con los problemas y causas) y el enjuiciamiento de ellas en términos de eficacia,
eficiencia y economía, también las soluciones y recomendaciones.
73
El Borrador del Informe, da constancia del cumplimiento del trabajo y la dirección evalúa el trabajo
que se realizó, su utilidad, valorización de resultados y conveniencia de haber hecho la auditoría.
Este informe es presentado a las autoridades competentes de la empresa auditada, con el objetivo
de revisarlo adecuadamente para salvaguardar la efectividad de los resultados que se informan y,
cautelar el prestigio del Auditor.
El Informe de Auditoría se debe realizar de acuerdo con:
o Las normas de auditoría aplicables.
o Las normas o políticas establecidas por la propia sociedad de auditoría u órgano de
control.
o Las cláusulas del contrato.
o Los criterios o parámetros correspondientes al área examinada.
o Los principios de administración.
o Los conocimientos y experiencias del Auditor.
o Las disposiciones del Colegio de Contadores Públicos u otros organismos vinculados,
al respecto.
El Informe de Auditoría de Gestión, no existe una estructura modelo en la redacción del Informe de
Auditoría Administrativa, ya que es muy difícil opinar uniformemente, sobre una gran variedad de
actividades administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como
es el balance general en la Auditoría Financiera; en consecuencia en este tipo de examen
administrativo, el Auditor no dictamina, solo emite opiniones, considerando una serie de factores o
características propias de la actividad, operación o área examinada, además de los principios
administrativos y normatividad existente.
El informe debe incluir:
SÍNTESIS.- La Síntesis del Informe tiene por finalidad resumir la opinión del Auditor
indicando las observaciones más significativas e importantes del Informe.
INTRODUCCIÓN.- Consiste en la descripción en forma narrativa de los aspectos
relativos a la empresa o entidad auditada. La Información introductoria que se presenta
expone, sobre los Antecedentes, Objetivo, Alcance y Naturaleza de la Empresa a
examinar.
74
a) Antecedente.- El auditor señalará el motivo que originó la auditoría efectuada.
Finalmente se debe consignar o indicar la Fecha de Inicio y Término de
Trabajo de Campo o la Auditoría propiamente dicha.
b) Objetivo.- Se consideran los objetivos de la auditoría administrativa, que
varían de acuerdo a la naturaleza de las funciones del área examinada.
c) Alcance.- Se debe especificar el alcance del área examinada, los aspectos a
examinar, los funcionarios responsables y la comisión encargada de la
auditoría administrativa.
o COMISIÓN ENCARGADA.- Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los
auditores que tienen la responsabilidad de practicar la auditoría administrativa.
o OBSERVACIONES.- Las Observaciones de la Auditoría son las informaciones que el
auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades que el auditor presenta durante
el examen, debiendo contener en forma clara y lógica los asuntos de importancia
suficientemente comprensible para los que tener que ver con el informe todas las
observaciones deberán ser objeto y basadas en hechos y respaldadas en los Papeles de
Trabajo.
o CONCLUSIONES.- Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las
irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio profesional del auditor.
o RECOMENDACIONES.- Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de
terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa o entidad,
las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución de los
problemas para coadyuvar a la eficiencia de la administración.
Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos
humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada.
o ANEXOS.- Son esquemas complementarios que se adjuntan a las auditorías
administrativas cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamento a las
observaciones planteadas.
Monitoreo estratégico de recomendaciones
Un aspecto importante es considerar que después de entregado el informe de auditoría, el auditor
debe elaborar conjuntamente con los directivos y empleados de la empresa auditada un
75
“Cronograma de cumplimiento de recomendaciones” a fin de proporcionar un nivel de seguridad
razonable de que el informe de auditoría de gestión llegará a implementarse en beneficio de la
organización.
La Auditoría contempla en su plan anual la actividad correspondiente al seguimiento de sus
recomendaciones ya aceptadas por la administración activa o de auditores externos cuando sean de
su conocimiento, para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz implementación, que están
dados por la importancia de los hallazgos reportados.
Loa auditores verificarán:
o Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios
(hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe, efectúa el
seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría.
o De acuerdo al grado de deterioro de las 3 “E” y de la importancia de los resultados
presentados en el informe de auditoría, debe realizar una re comprobación práctica
entre uno y dos años de haberse concluido la auditoría.
o Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico
causado, y comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los
activos.
3.5.3.1.2. Análisis de datos
El análisis de los datos, como cualquier otro tipo de datos de interés científico, ha de guardar
relación con el problema de conocimiento que se trata de esclarecer y con la métrica de la
información empírica que se tiene entre manos, es decir lo primero que se debe realizar no es ver
que dicen los datos sino que dicen en relación con el problema que se plantea y las hipótesis que
uno se había planteado previamente.
Para ello se utilizan los siguientes análisis:
ANÁLISIS DESCRIPTIVO.- Ayudará a observar el comportamiento de la muestra
en estudio, a través de tablas, gráficos.
ANÁLISIS EXPLORATORIO: Este tipo de análisis exploratorio pretende partir de
un conocimiento profundo y creciente de los datos para, trabajando inductivamente,
llegar a un modelo ajustado de los datos.
76
CAPITULO IV
4. AUDITORÍA DE GESTIÓN Y PLAN DE MEJORAS APLICADOS A LOS PROCESOS
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA DE ETIQUETADO
ADHESIVO Y TEXTIL ETIGRAF UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
4.1. Generalidades
El presente desarrollo práctico se realizará a los procesos del departamento de Contabilidad de la
Empresa de Etiquetado Adhesivo y Textil ETIGRAF, con el objetivo de evaluar las 5 “E”, que son:
eficiencia, eficacia, economía, ecología, ética y equidad en esta área.
Para lo cual se trabajará con el desarrollo de documentos de auditoría, divididos entre archivo y
corriente, de toda la documentación que se obtenga de la auditoría que se realice, dividida en 5
fases:
Fase I.- Planificación.
Fase II.- Ejecución.
Fase III Comunicación de Resultados.
Fase IV Seguimiento.
77
4.1.1. Fase I.- planificación
Quito, 05 de mayo de 2015
Señores
Empresa Consultoría en Auditoría
Presente,
Estimados Señores:
Me permito informarles que mediante Junta General de Accionistas hemos tomado la decisión de
contratar el servicio de Auditoría de gestión a los procedimientos de contabilidad de nuestra
Empresa de Etiquetado Adhesivo y Textil ETIGRAF, para medir y mejorar el trabajo realizado en
este departamento.
Por tal motivo me dirijo a usted, con el fin de solicitarle muy comedidamente, la elaboración y
envío de una propuesta de trabajo para nuestra empresa.
Atentamente,
--------------------------------
Sr. David Arocha Krasnosensky
Gerente General
Empresa de Etiquetado Adhesivo y Textil ETIGRAF
78
Nombre del Potencial Cliente:
Gerente de Auditoría:
Auditor:
RUC
Fecha del Informe
Introducción
Cliente Potencial:
Teléfono convencional:
Cecular:
Descripción del Negocio:
Información Judicial:
Si No N/A
Actor/Ofendido X
Demandado/Imputado X
Si No N/A
SRI: Lista Negra X
IESS: Mora Patronal X
Información de Cumplimiento Estatal:
2.- Antecedentes
Etigraf S.A. está conformada por un equipo multidisciplinario de operarios de máquinas de etiquetado, contador,
servicio técnico y personal administrativo de calidad, que en conjunto brindan un excelente servicio a los clientes de
esta prestigiosa empresa.
Etigraf S.A. está especializada en la elaboración de etiquetas autoadhesivas para código de barras y otros múltiples
usos, tales como rotulación de: activos fijos, cajas, carpetas, correspondencia, materiales, publicidad, entre otros.
5.- Toma de Decisión
1.- Información General de la Empresa
Empresa de Etiquetado Adhesivo y Textil ETIGRAF
2479325 / 2479363 / 2479364
099497551
09/05/2015
Esta contenida debe ser revisada y analizada cuidadosamente; ya que de la contestación y recopilación de
información, dependerá de la aceptación del nuevo cliente.
La Información a indagar es la siguiente:
1.- Información General de la empresa
2.- Antecedentes
3.- Personal Elegible e Independiente
4.- Capacidad de la Empresa
INFORMACIÓN PRELIMINAR CLIENTE POTENCIAL
Empresa de Etiquetado Adhesivo y Textil ETIGRAF
Dr. Jaime Martínez
Santiago Granda
1791360725001
79
Independencia de Auditoría:
Si No N/A
Existe conflicto de intereses X
Existe personal apropiado X
SVET CUENTA CON:
Si No N/A
X
X
Si No
x
Gerente de Auditoría
Dr. Jaime Martínez
Auditor
Santiago Granda
4.- Capacidad de la empresa
La empresa tiene los recursos adecuados
Se necesita un adicionalmente de expertos
5.- Toma de Decisión
Aceptación de la Empresa Etigraf S.A.
3.- Personal Elegible e Independiente
80
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA S.A.
PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES
AUDITORIA DE GESTIÓN APLICADO AL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA ETIGRAF S.A.
81
CONTENIDO
CARTA DE PRESENTACION
PROMESA DE SERVICIO
ENFOQUE DE AUDITORIA
Entender sus retos
Cronograma
Metodología
Informe
EQUIPO PROFESIONAL
Equipo de Auditoría
82
CARTA DE PRESENTACIÓN
Quito, 5 de mayo del 2015
Señor
David Arocha Krasnosensky
Gerente General
ETIGRAF S.A.
Cuidad
Estimado Señor,
Le agradecemos por haber tomado en cuenta el nombre de
nuestra institución para participar en el proceso de contratación
del servicio de Auditoría a su prestigiosa empresa.
Depositando la confianza en la presentación del trabajo que
ofrecemos realizar en su empresa, esperamos les proporcione la
información necesaria y tener la oportunidad de ser merecedores
de su confianza para ser contratados.
La empresa Consultora en Auditoría S.A., ha contado con varios
desafíos durante su estadía en el mercado de la Auditoría y ha
logrado resultados favorables para sus clientes, ya que nuestra
firma auditora está compuesta de profesionales con amplia
experiencia y capacitación constate, capaces de enfrentar
desafíos en el mercado actual.
Nuestro trabajo se basa en la amplia experiencia durante el
tiempo que hemos prestado nuestros servicios y alineado con los
más altos estándares de calidad.
Atentamente,
Dr. Jaime Martínez
GERENTE DE AUDITORÍA
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA S.A.
83
Promesa de servicio
La Empresa Consultora en Auditoría S.A. les promete entregar
un trabajo de calidad, basado en:
Equipo de trabajo eficiente.
Trabajo en función de objetivos.
Manejo adecuado de la información.
Entrega de resultados a tiempo.
Informe con contribución al mejoramiento del
departamento.
84
Enfoque de auditoria
Entender sus retos
Para la Empresa Consultora en Auditoría S.A. los clientes son elementos muy importantes, por tanto buscamos satisfacer sus necesidades,
enfocando nuestro trabajo en las partes más críticas para generar resultados favorables y de gran utilidad para la corrección de errores y
trabajo con eficiencia del área auditada
85
Cronograma
Metodología
El desarrollo de la Auditoría de Gestión en el departamento de contabilidad de la empresa Etigraf S.A. se realizará en base a las normas
internacionales de auditoría y aplicará las pruebas necesarias a través del método de evaluación más cercano a su realidad.
Informe
El informe, como resultado de la auditoría realizada será debidamente explicado y entregado al gerente de la empresa Etigraf S.A., mismo que contendrá
las conclusiones y recomendaciones que ayudará a la mejora de los procedimientos del departamento contable, con el objetivo de brindar los lineamientos a
mejorar en la empresa para que alcancen os objetivos empresariales.
86
Equipo de trabajo
Nuestro equipo de trabajo
El equipo de trabajo de autoría de la Empresa Consultora en Auditoría S.A. está constituido por profesionales con amplia experiencia, capacitación
constante y alto criterio profesional, lo que permitirá a la empresa Etigraf S.A. tener excelentes resultados, que ayuden en la gestión del departamento de
contabilidad.
Empresa Consultora en Auditoría
Italia E15-240 y Av. Eloy Alfaro
2550298-2550297
87
Quito, 11 de mayo de 2015
Señor
David Arocha Krasnosensky
Gerente General
ETIGRAF S.A.
Presente.
Tenemos el agrado de presentar a usted nuestro servicio de Auditoria de Gestión, poniendo a
consideración la siguiente propuesta para realizar el trabajo:
Planificación.- A través del programa de auditoría, se busca comprender las actividades
desarrolladas por la empresa y conocer su control interno.
Auditoría de Gestión.- Con el desarrollo de esta auditoría, se busca lograr a resultados que sean
capaces de responder a todas las inquietudes de la gerencia y que puedan mejorar los
procedimientos del departamento de contabilidad de la Empresa Etigraf S.A., haciéndolos más
confiables, oportunos, eficientes, y lograr que el trabajo desarrollado por esta área esté alineado a
los objetivos de toda la organización.
Informe.- Después de realizar el trabajo en la empresa, como resultado final el Informe final que
será presentado al Sr. David Arocha Krasnosensky, Gerente General de la Empresa Etigraf S.A.
Valor del servicio.- Los honorarios han sido establecidos en base al trabajo, tiempo dedicado en el
mismo, equipo involucrado y costos que se incurran, los que han llegado al valor de ochocientos
dólares de los Estados Unidos de América, más IVA.
Empresa Consultora en Auditoría
Italia E15-240 y Av. Eloy Alfaro
2550298-2550297
88
Forma de pago: En pago de nuestros honorarios, proponemos que sea: 50% a la fecha del contrato
y el 50% con la entrega del informe final.
Quedamos muy atentos a sus comentarios y quedamos agradecidos por la oportunidad de habernos
tomado en su proceso de contratación.
Atentamente,
Dr. Jaime Martínez
GERENTE DE AUDITORÍA
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA S.A.
Empresa Consultora en Auditoría
Italia E15-240 y Av. Eloy Alfaro
2550298-2550297
89
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
En la ciudad de Quito, a los 23 días del mes de mayo del 2015, se procede con la celebración del
contrato de Auditoría de Gestión aplicada a los procesos del departamento de contabilidad de la
Empresa Etigraf, de acuerdo a las siguientes cláusulas:
PRIMERA.- CONTRATANTES.-
Celebran el presente contrato.-
Por una parte la Empresa Etigraf S.A., con su representante legal, el Sr. David Arocha
Krasnosensky, que desde ahora se lo llamará “La Empresa”, y por otra parte la Firma de Auditoría
llamada Empresa Consultora en Auditoría, representada por el Dr. Jaime Martínez, que en adelante
se denominará “La Auditora”.
SEGUNDA.- ANTECEDENTES LEGALES DEL CONTRATO.- El trabajo a ser contratado es
de carácter profesional y civil, por tanto no existe relación de dependencia entre el personal de las
partes celebrantes del presente contrato.
TERCERA.- MATERIA DEL CONTRATO.- Por medio de la celebración del presente contrato,
la auditora se compromete y obliga a ejecutar la Auditoría de Gestión a los procesos del
departamento de Contabilidad de la Empresa Etigraf S.A.
CUARTA.- PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO.- El desarrollo de la Auditoría será de
acuerdo al cronograma establecido en forma satisfactoria, cumpliendo el plazo de cuarenta y cinco
días hábiles para la presentación del borrador y en cincuenta días hábiles para la emisión y
presentación del informe final, computado a partir del 1ro de junio del año 2015.
QUINTA.- PRECIO DEL CONTRATO.- El precio propuesto y acordado por ambas partes para
la realización del trabajo será de ochocientos dólares de los Estados Unidos de América más IVA:
Empresa Consultora en Auditoría
Italia E15-240 y Av. Eloy Alfaro
2550298-2550297
90
y deberán ser cancelados el cincuenta por ciento a la firma del presente contrato y el otro cincuenta
por ciento en la entrega del informe final.
Este valor incluye todos los costos incurridos en la ejecución y entrega de resultados del trabajo,
sin lugar a excepciones para el incremento del monto por diferentes rubros.
SEXTA.- GARANTÍA DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO.- El trabajo realizado por
La Auditora tiene al garantía de ser realizado de acuerdo al presente contrato en todas sus partes, a
la orden de la empresa por el veinte por ciento del valor total del trabajo, es decir ciento sesenta
dólares de los Estados Unidos de América.
SEPTIMA.- DOMICILIO O EFECTOS DE NOTIFICACIÓN.- Será enviada a la Auditora,
ubicada en la Ciudad de Quito, en la calle Italia E15-240 y Av. Eloy Alfaro; de la misma forma a
La Empresa, en la ciudad de Quito, en Manuel Ambrosi E2-91 y Pasaje E3, entre calle Juncal y de
los Cipreses (Tras UVN sector Parque de los Recuerdos).
OCTAVA.-VIGENCIA DEL CONTRATO.- El presente contrato entrará en vigencia, una vez
que sea cumplido por las partes.
NOVENA.- DOCUMENTOS DEL CONTRATO.- Para el desarrollo del trabajo de auditoría,
La Empresa entregará toda la información a ser requerida por la auditora. De la misma manera, la
Auditora entregará en informe final, con todas las conclusiones y recomendaciones del caso y dará
las explicaciones pertinentes si el Gerente de la Empresa lo requiere.
DÉCIMA.- CUMPLIMIENTO DE LEYES LABORALES.- La Auditora, cumplirá
estrictamente la legislación laboral vigente en la República del Ecuador para el año 2015 con su
equipo de trabajo, por tal motivo La Empresa, estará exenta de cualquier obligación o penalidad
por el incumplimiento de la misma.
Empresa Consultora en Auditoría
Italia E15-240 y Av. Eloy Alfaro
2550298-2550297
91
DÉCIMA PRIMERA.- TERMINACIONES DEL CONTRATO.- El presente contrato, podrá
darse por terminado, en las siguientes circunstancias:
Por incumplimiento del contrato de una o ambas partes.
Por disolución del contrato, a petición de una de las partes por fuerza mayor
DÉCIMA SEGUNDA.-SOLUCIONES DE CONTROVERSIAS.- En caso de haber
controversias entre La Empresa y La Auditora, y no puedan solucionar sus desigualdades a través
del acuerdo mutuo, podrán disponer a someter sus controversias mediante una conciliación con el
acuerdo de las dos partes.
DÉCIMA TERCERA.- CONFORMIDAD.- Como señal de la aprobación para el fiel
cumplimiento del presente contrato, a continuación firma las partes, en cuatro ejemplares con la
misma validez. El Sr. David Arocha Krasnosensky, como representante legal de Etigraf S.A. y el
Dr. Jaime Martínez, como representante legal de la Empresa Consultora en Auditoría.
Quito, 23 de mayo del 2015
Sr. David Arocha Krasnosensky Dr. Jaime Martínez
Gerente General Gerente de Auditoría
ETIGRAF S.A. EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORIA
92
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ETIGRAF S.A.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
En el trabajo práctico se utilizarán archivos, agrupados en dos grupos: el archivo permanente y el
archivo corriente.
Para tal caso el archivo corriente es el que se ha generado durante un año, el último para nuestro
caso el del 2015 como base para de información para la elaboración del examen de auditoría.
DESARROLLO DEL TRABAJO
Para el desarrollo del trabajo, la planificación se dividirá en dos partes; por tanto tendremos:
FASE I.- Planificación Preliminar.
FASE II.- Planificación Específica.
FASE III.- Ejecución.
FASE IV.- Comunicación de Resultados.
FASE V.- Plan de mejoras y seguimiento.
93
4.1.1.1. Planificación preliminar
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
94
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Planificación Preliminar
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Nº PROCEDIMIENTO REF. REALIZADO
FECHA OBSERVACIONES ./PT POR
1 Ejecute la visita previa a las instalaciones de la empresa. PP.1.01 JSGN 02/06/2015 Ninguna
2 Gestione y obtenga una entrevista con Gerente General de la empresa. PP.1.02 JSGN 03/06/2015 Ninguna
3 Elabore un extracto de la base legal. PP.1.03 JSGN 04/06/2015 Ninguna
4 Presente la estructura organizacional de la empresa. PP.1.04 JSGN 05/06/2015 Ninguna
5 Obtenga información de los productos que ofrece la empresa. PP.1.05 JSGN 08/06/2015 Ninguna
6 Consiga información de los procesos y actividades realizados en la
empresa. PP.1.06 JSGN 09/06/2015 Ninguna
7 Determine de los componentes relevantes a ser auditados. PP.1.07 JSGN 10/06/2015 Ninguna
OBJETIVOS:
Tener información general de la empresa.
Obtener información necesaria para realizar un diagnóstico acerca de las actividades que se llevan a
cabo en cada proceso
Recopilar información necesaria para realizar el trabajo
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.P.1.08
01/11 01/06/2015 01/06/2015
95
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Narrativa de la Visita Previa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Narrativa de la Visita Previa
Para la visita previa, se realizó el traslado hacia las oficinas de la Empresa Etigraf S.A., ubicado en
la ciudad de Quito, en Manuel Ambrosi E2-91 y Pasaje E3, entre calle Juncal y de los Cipreses
(Tras UVN sector Parque de los Recuerdos).
Para conocer acerca de aspectos importantes y confidenciales de la empresa, conversamos con su
Gerente General, el Señor que supo informarnos que el Sr. David Arocha Krasnosensky, quien
supo informarnos que esta empresa reside en el País hace 10 años de Nacionalidad Chilena; el
señor David decidió viajar al Ecuador en busca de un mejor futuro para él y su familia
Figura 4.1 Ubicación de la Empresa
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.P.1.01
01/01 02/06/2015 02/06/2015
96
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Entrevista con el Gerente General
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Entrevista con el Gerente General
Se realizó la entrevista con el Sr. David Arocha Krasnosensky, Gerente general de la empresa
Etigraf, quien nos supo informar que esta organización nace a partir del desarrollo de las industrias
ecuatorianas y viendo la demanda creciente de etiquetado para alimentos, códigos de barras y
rotulación de productos, por tal motivo sus fundadores vieron como una oportunidad para
involucrarse de manera fuerte en el mercado.
Debido al incremento de impuestos en la Administración fiscal del Ecuador, la empresa Etigraf
S.A. se ha visto afectada y sus ingresos han sido reducidos, sin embargo no ha sido obligada a
reducir personal. En el transcurso de los años, desde que la empresa Etigraf s.a. inicio sus
actividades debido al aumento de personal y crecimiento de producción, se han presentado varios
problemas en la gestión, quedando muchas veces mal en ciertos pedidos por la falta de control que
hay en los procesos.
El Sr. David Arocha Krasnosensky en busca de mejorar los problemas internos que sufre la
organización, resultado del crecimiento acelerado de la misma ha tomado la decisión de realizar
una evaluación a las áreas más importantes de la empresa para conocer su situación. Se consideró
que uno de los problemas fundamentales que tenía la gerencia es la toma de decisiones por instinto,
sin tener fundamentos, por lo que se desea aplicar una auditoria de gestión a los procesos más
importantes de la empresa, los cuales están ligados directamente a la contabilidad ya que son los
que generan la información que esta registra, para poder corregir errores y tener información sólida
que permita tomar decisiones adecuadas.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.P.1.02
01/01 03/06/2015 03/06/2015
97
Objetivos.-
Conocer la perspectiva del Gerente General de Etigraf S.A., acerca de la empresa.
Tener conocimiento sobre las expectativas acerca de la empresa.
Saber desde el punto de vista directivo la situación empresarial de Etigraf S.A.
98
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Extracto de la Base Legal
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Extracto de la Base Legal
La empresa Etigraf S.A. está constituida legalmente como una Sociedad Anónima, como tal debe
alinearse a las leyes, normas y reglamentos establecidos por el gobierno e instituciones públicas de
control, principalmente como Órganos de control tenemos la Superintendencia de Compañías y el
Servicio de Renetas Internas.
Por tal motivo con la Superintendencia de Compañías está obligado a presentar, hasta el 30 de abril
de cada año lo siguiente:
Estados Financieros al 31 de diciembre del año anterior.
Informe de Gerencia.
Informe de Comisario
Nómina de Accionistas, Administradores y personal.
Ante el Servicio de rentas internas tiene las siguientes obligaciones:
Declaración mensual del IVA.
Declaración mensual de las retenciones en la fuente del impuesto a la renta.
Anexo Transaccional Simplificado.
Anexo en Relación de dependencia.
Anexo de partícipes, socios y accionistas.
Anexo de dividendos.
Etigraf S.A está especializada en la elaboración de etiquetas autoadhesivas para código de barras y
otros múltiples usos.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.P.1.03
01/01 04/06/2015 04/06/2015
99
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Extracto de la Escritura de Constitución
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Extracto de la Escritura de Constitución
La actividad económica de la empresa Etigraf S.A es la elaboración de etiquetas autoadhesivas para
código de barras y otros múltiples usos. Son fabricantes y proveedores de Etiquetas Autoadhesivas,
las mismas que pueden ser elaboradas en distintos tipos de materiales autoadhesivos, tales como
Papel Termo Transferencia, Papel Térmico, Adhesivo Removible, Propalcote, Polipropilenos, Void
(para seguridad).
A continuación se presenta el detalle de la composición accionaria:
Accionistas Importe % de Participación
Sr. David Arocha 450.00 37.50%
Sra. Angélica Arocha 450.00 37.50%
Sr. Javier Arocha 300.00 25.00%
TOTAL 1,200.00 100.00%
Objetivo:
Conocer la base de constitución de la empresa.
Conocer el capital inicial de la empresa y sus accionistas
Conocer la escritura de constitución de la empresa.
Conocer las obligaciones que tiene la empresa con las entidades de control estatales.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.P.1.03
01/01 04/06/2015 04/06/2015
100
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Estructura organizacional de la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Figura 4.2 Estructura organizacional de la empresa Etigraf S.A.
Objetivo: Conocer la estructura organizacional de la Empresa Etigraf S.A.
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
GERENCIA GENERAL
SUBGERENCIA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA MENSAJERÍA
DEPARTMENTO DE CONTABILIDAD
CONTADOR GENERAL
PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO
SOPORTE TÉCNICO OPERARIOS
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.P.1.04
01/01 04/06/2015 04/06/2015
101
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Productos que ofrece la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ETIGRAF S.A.
PRODUCTOS
ETIQUETAS
Las etiquetas que la Empresa ETIGRAF S.A. ofrece pueden ser troqueladas o corte recto, en
blanco, color, impresas o pre-impresas en distintos tipos de material y dimensiones según lo
requiera el cliente. Estas etiquetas tienen un uso variado desde códigos de barras, fechas e
identificación variable.
Figura 4.3 Etiquetas
Tipo de etiquetas
Térmico directo (también con adhesivo removible)
La etiqueta contiene un químico sensible a la luz, al calor y a la abrasión, cambia de color cuando
se le aplica calor, no se requiere de una cinta para crear una imagen en la etiqueta.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.05
01/05 08/06/2015 08/06/2015
102
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Productos que ofrece la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ETIGRAF S.A.
Productos
Transferencia térmica
Se aplica calor a la cinta, la tinta se derrite y se transfiere a la etiqueta creándose así la imagen, se
pueden utilizar diversos materiales, con la cinta adecuada, la imagen durará mucho más y es más
resistente al calor y rayones. Se utiliza una etiqueta normal (Ej. papel) y una cinta recubierta con
tinta, que es típicamente cera o cera/resina.
Materiales utilizados: Propalcote, termo transferencia, polipropilenos, bond, bond radiante, Void,
etc.
Figura 4.4 Transferencia Térmica
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.05
02/05 08/06/2015 08/06/2015
103
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Productos que ofrece la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ETIGRAF S.A.
Productos
Etiquetas de seguridad (void)
Para seguridad ideal y lograr una alta inviolabilidad, al despegarlas se deja impreso en el material
la palabra VOID.
Termo-transferencia: especialmente indicado por su blancura, su opacidad y su lisura,
para máquinas de transferencia térmica con todo tipo de ribbons.
Termo-transferencia adhesivo removible: especialmente indicado por su blancura, su
opacidad y su lisura, para máquinas de transferencia térmica con todo tipo de ribbons,
su adhesivo permite retirarla de la superficie donde este colocada la etiqueta sin dejar
huella.
Propalcote: blanco con un brillo particular y apto para todo tipo de impresión.
Figura 4.5 Etiquetas de seguridad
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.05
03/05 08/06/2015 08/06/2015
104
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Productos que ofrece la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ETIGRAF S.A.
Productos
Etiquetas de seguridad (void)
Bond: apto para la elaboración de etiquetas en pequeño formato en sistemas de
impresión, como para marcación de precios, referencias y etiquetas promocionales
Para fácil escritura manual debido a su rápida absorción, es opaco.
Bond Radiante (Fosforescente): ideal para etiquetas promocionales, con alto impacto
visual.
Polipropileno Blanco: Compatible con la mayoría de los sistemas de impresión como
permite aplicación de etiquetas por dispensado automático resistentes a la humedad y
la abrasión a alta velocidad ideal productos en congelación entre otros.
Polipropileno Transparente: Elaboración de etiquetas transparentes, de alto brillo,
resistentes a la humedad y la abrasión. Compatible con la mayoría de los sistemas de
impresión.
Etiquetas Triple Laminación en diversos materiales: el principio de esta etiqueta es que
se coloca en una superficie, y luego se desprende la etiqueta para ser colocada en otra
superficie sin que pierda el adhesivo y sin necesidad de dañar la primera superficie
donde fue colocada.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.05
04/05 08/06/2015 08/06/2015
105
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Productos que ofrece la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ETIGRAF S.A.
Productos
Impresoras
Adicionalmente la Empresa ETIGRAF S.A. ofrece para la venta Impresoras Direct Termal y
Termal marca Zebra, Ribbon de cera, resina o cera resina para imprimir sus etiquetas, lectores de
código de barras, colectores de datos con un soporte técnico.
Figura 4.6 Impresoras
Con las impresoras de transferencia térmica o térmica directa se puede identificar todo tipo de
productos por medio de Códigos de Barras impresos en etiquetas autoadhesivas, Cuenta con
equipos pequeños para aplicaciones de escritorio hasta modelos industriales diseñados para trabajar
en los ambientes más agresivos y en condiciones adversas.
Objetivo:
Conocer los productos que la Empresa ETIGRAF S.A. ofrece.
Conocer los productos adicionales que la Empresa ETIGRAF S.A. ofrece para la venta.
Conocer acerca de los tipos de productos que tiene la empresa
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.05
05/05 08/06/2015 08/06/2015
106
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma de Procesos y actividades realizados en la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
COMPRAS
ACTIVIDADES REF
1. Producción realiza el requerimiento de los materiales que necesita.
2. Se elabora la orden de compra en el departamento de producción.
3. El proveedor verifica la disponibilidad del bien requerido en la orden de compra
4. El proveedor elabora la proforma de los productos requeridos y envía a gerencia
5. La gerencia recibe la proforma, analiza y confirma la compra.
6. Se recibe la factura en el departamento de producción y firma el documento
7. En el departamento de producción se recibe el bien y se verifica su estado
8. Se envía la factura al departamento de contabilidad.
9. Se recibe la factura y se realiza el registro contable
10. En el departamento de contabilidad se ingresa los ítems al kardex.
11. Se envía el reporte de costos de la orden de producción a subgerencia.
(a)
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.06
01/03 09/06/2015 09/06/2015
107
OBJETIVO:
Conocer el procedimiento de compras para determinar los controles de cada actividad.
PROCEDIMIENTO:
La información fue proporcionada por cada encargado del departamento
OBSERVACIONES:
(a) Los operarios no deberían receptar las facturas y a su vez constatar los materiales.
RECOMENDACIONES:
Se recomienda designar al departamento contable para que sea el encargado de receptar las facturas
y el equipo de soporte técnico verifique la calidad de los materiales.
108
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma de Procesos y actividades realizados en la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Dep. Contable
Contador General Soporte tecnico Operarios
SI
NO
Produc. y Manten.Gerencia General SubgerenciaProveedor
Realiza el requerimiento del producto
INICIO
Verifica la disponibilidad
del bien requerido
Elabora la proforma de los
productos requeridos y
envia
Confirma la compra?
Recibe la proforma y
analiza
Se recibe el bien y se verifica su
estado.
Se envia la factura al
departamento contable.
Se recibe la factura y se realiza el registro
contable.
Se ingresa los items de la
facturaal kardex del sistema.
Se envia el reporte de costos a
subgerencia.
FIN
1
1
Elabora la orden de compra
Se recibe la factura y se firma
el documento.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.06
01/03 09/06/2015 09/06/2015
109
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma de Procesos y actividades realizados en la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PRODUCCIÓN
ACTIVIDADES REF
1. La orden de Producción se realiza por cada orden de pedido del cliente.
2. Se envía al Soporte técnico para realizar el diseño, elaboración del prototipo, y
estimación de los materiales a ser incurridos.
3. Soporte técnico envía al departamento contable la orden de pedido, envía un
informe de la orden de producción a Gerencia.
4. Gerencia aprueba el diseño y los materiales a ser utilizados y se envía a
contabilidad la orden proceder con la compra.
5. Envío de materiales a producción para designación de materiales y soporte técnico
6. Se realiza revisión de calidad para envío a contabilidad de los productos
7. Se envían los productos a los clientes.
(a)
OBJETIVO:
Conocer el procedimiento de producción para determinar los controles de cada actividad.
PROCEDIMIENTO:
La información fue proporcionada por cada encargado del departamento.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.06
02/03 09/06/2015 09/06/2015
110
OBSERVACIONES:
(a) Los procedimientos realizados por el área de producción son excesivamente repetitivos por
cada orden de producción lo que ocasiona que se sature.
RECOMENDACIONES:
Elaborar un manual de procedimientos en donde se establezca las actividades a realizarse en forma
ordenada y concisa a seguir en el proceso de producción.
111
Dep. Contable
Secretaria Mensajeria Contador General Soporte tecnico Operarios
Produc. y Manten.Gerencia General Subgerencia
Dep Advo.
INICIO
Orden de Produccion
Diseñotecnico,
elaboracion prototipo, estimacion matriales
Orden de pedido de especificas
se realizan la un informe
de estimacion
de orden
Aprobacionde diseño y
tipo de materiales
NoSi
Compra de materiales necesarios
para la produccion
Se destina a cada
operio la cantidad
de produccion
Revision de calidad y envio a
contabilidad
Envio de los productos a los clientes
NoSi
FIN
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.06
02/03 09/06/2015 09/06/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma de Procesos y actividades realizados en la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
112
VENTAS
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.06
03/03 09/06/2015 09/06/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma Procesos y actividades realizados en la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ACTIVIDADES REF
1.- El Cliente ante la necesidad acude al vendedor para comprar un bien.
2.- El cliente realiza en el departamento contable la orden de pedido.
3.- El departamento contable elabora la orden de compra u orden de pedido.
4.- la secretaria General realiza solicitud de egreso de bodega.
5.- Departamento contable envía la documentación para recepción del cliente.
6.- El departamento de Producción área operativa prepara el pedido y entrega los bienes al
cliente.
7.- Se entrega la factura y el bien de cliente.
8.- Departamento Contable revisa que el asiento se a correcto y aprueba.
9.- El cliente recibe el bien junto a la factura y firma el recibí conforme.
10.- Departamento Contable antes de emitir los EE.FF se realiza un cruce son el reporte de
facturación y se ajusta las diferencias.
11.- Departamento Contable emite el estado financiero y se envía a Gerencia para su
aprobación.
12.- El gerente general recibe los EEFF para proceder a la toma de decisiones en beneficio de
la empresa.
(a)
113
OBJETIVO:
Conocer el procedimiento de Ventas para determinar los controles de cada actividad.
PROCEDIMIENTO:
La información fue proporcionada por cada encargado del departamento .
OBSERVACIONES:
(a) Los procedimientos del departamento contable están demasiado centralizados.
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda contratar personal para el departamento contable o segregar funciones entre los
demás departamentos.
114
Dep. Contable Prod. Y Mant.
Secretaria Mensajeria Contador General OperariosClientes Gerencia General
Dep Advo.
INICIO
Compra de un bien a nuestra
empresa
Realiza un análisis de crédito del cliente y determina su cupo de crédito.
Prepara el pedido y
entrega los bienes al cliente
Con la factura y el egreso de bodega se realiza asiento
contable de clientes
Con la orden o pedido verifica la disponibilidad del bien y se confirma la
Elabora la orden de compra u orden
Se emite el estado financiero y se
envia a Gerencia para su
aprobación.
Antes de emitir los EE.FF. se realiza un
cruce con el reporte de
facturación y se ajusta las
diferencias
Recibe el bien junto a la factura y firma el recibi
Se revisa que el asiento se a correcto y aprueba.
Recepcta la orden de venta ,para proceder a entrega la factura y el bien al cliente.
Recibe los EE.FF. los revisa con la Gerencia Financiera y aprueba.
FIN
NoSi
Su cupo es negativo
No se relizala orden y el proceso
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.06
03/03 09/06/2015 09/06/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma Procesos y actividades realizados en la empresa
AUDITORÍA DE GESTIÓN
115
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Componentes relevantes a ser auditados
AUDITORÍA DE GESTIÓN
COMPONENTES A AUDITAR
Al haber realizado un conocimiento preliminar de la Empresa ETIGRAF S. A. se llegó a identificar
las principales áreas de la empresa que forman parte de los procesos del departamento de
contabilidad son:
Compras
Producción
Ventas
Estas áreas serán sujetas a una auditoría de gestión por ser las principales áreas en el desarrollo de
la empresa.
Objetivo:
Determinar los componentes relevantes a los que se les realizará una Auditoría de Gestión.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PP.1.07
01/01 10/06/2015 10/06/2015
116
4.1.1.2. Planificación específica
117
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
Memorando de Planificación Específica
EMPRESA ETIGRAF S. A.
Elaborado por: Santiago Granda
Actividad
Empresa especializada en la elaboración de etiquetas autoadhesivas para código de barras y otros
múltiples usos.
Dirección
Provincia de Pichincha, Manuel Ambrosi, E2- 91.
Antecedentes
ETIGRAF. S.A., necesita conocer la efectividad de sus procesos, a través de recomendaciones que
permitan contribuir en la toma de decisiones, por ello necesita saber la situación actual de la
empresa de manera interna y externa, por medio de la Auditoría de Gestión se pretende lograr
resultados que sean capaces de responder a todas las inquietudes de la gerencia y de esta manera se
pueda mejorar sus procedimientos, para alcanzar la excelencia empresarial y la eficiencia de sus
procesos.
Objetivo General de Auditoría
Ejecutar Auditoría de Gestión a los procesos más importantes del área de contabilidad que son
compras, producción y ventas de la Empresa ETIGRAF. S.A., evaluar los procedimientos de la
empresa mediante indicadores de gestión, con el objetivo de elaborar recomendaciones con base a
los resultados obtenidos que permitan lograr una mejor toma de decisiones y una mejor
administración.
118
Objetivos Específicos:
Ejecutar una evaluación y determinar el nivel de cumplimiento de objetivos
empresariales que tiene ETIGRAF. S.A.
Identificar en las áreas de análisis; compras, producción y ventas de la Empresa
ETIGRAF. S.A., actividades que disminuyan costos, para poder mejorar los
procedimientos.
Evaluar el Control Interno, para determinar la eficiencia y eficacia de los
procedimientos que tiene la empresa para alcanzar los objetivos.
Identificar los niveles de utilización de los recursos que posee ETIGRAF. S.A.
Realizar una evaluación de los controles gerenciales en la Empresa ETIGRAF. S.A.
para identificar si estos apoyan al desarrollo de la misma.
Establecer conclusiones y recomendaciones de las áreas de compras, producción y
ventas, mediante la entrega de un informe de auditoría.
Alcance
Ejecutar Auditoria de Gestión a las siguientes áreas:
Compras
Producción
Ventas
Metodología
Evaluar los procedimientos y el control interno de la Empresa ETIGRAF. S.A. mediante el método
cualitativo y cuantitativo, para determinar la existencia de deficiencias que afectan el desarrollo de
la empresa.
Aspectos Relevantes
Evaluación de las actividades de la empresa.
Identificación del uso adecuado de los recursos de Etigraf S.A.
Mejoramiento de procedimientos en el manejo de recursos.
119
Recursos de Auditoría
PERSONAL
La empresa cuenta con el siguiente personal profesional para llevar a cabo la auditoría de gestión a
la empresa Etigraf S.A.
Supervisor
Jaime Martínez
Encargado
Santiago Granda
MATERIALES
Para la ejecución de la Auditoría de Gestión se utilizara los siguientes materiales:
Equipos
1 computadora portátil
1 impresora
1 dispositivo de almacenamiento (USB)
Suministros de oficina
4 resmas de papel A4
Esferos y lápices de colores dos de cada uno
6 Carpetas BN
4 cartuchos de tinta para impresora ( blanco / negro / colores)
Recursos Financieros
Honorarios
Transporte
120
Proceso de auditoría
El cronograma de servicios está estimado en 308 horas distribuidas de la siguiente forma:
FASES HORAS
Planificación preliminar 45
Planificación Específica 53
Ejecución del Trabajo 149
Informe de Auditoría 61
TOTAL ESTIMADO 308
Resultado de la Auditoría de Gestión
Auditoría de Gestión a la empresa ETIGRAF S.A., con el fin de elaborar conclusiones y
recomendaciones en base a los resultados obtenidos.
Quito, 16 de Junio 2015
Atentamente,
Jefferson Santiago Granda Navarro
AUDITOR
121
4.1.2. Fase II ejecución del trabajo
4.1.2.1. Programa de auditoría específica
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Programa de Auditoria Específica
AUDITORÍA DE GESTIÓN
AUDITORÍA DE GESTIÓN
No. PROCEDIMIENTO REF./PT ELAB. POR FECHA OBSV.
2. Verificar la correcta utilización de los recursos de Etigraf S.A.
3. Identificar posibles observaciones.
1
Aplicar cuestionarios de control
interno a los preocesos de compras PAE.1.01 JSGN 28/06/2015
2
Aplicar cuestionarios de control
interno a los preocesos de
producción. PAE.1.02 JSGN 29/06/2015
3
Aplicar cuestionarios de control
interno a los preocesos de ventas. PAE.1.03 JSGN 30/06/2015
4
Identificar el riesgo de control para
el proceso de compras PAE.1.04 JSGN 04/07/2015
5
Identificar el riesgo de control para
el proceso de producción. PAE.1.05 JSGN 04/07/2015
6
Identificar el riesgo de control para
el proceso de ventas. PAE.1.06 JSGN 06/07/2015
7 Medición de Riesgos. PAE.1.07 JSGN 07/07/2015
8 Aplicar indicadores de gestión. PAE.1.08 JSGN 12/07/2015
9
Elaborar un resumen de hallazgos de
auditoría. PAE.1.09 JSGN 22/07/2015
10
Elaborar el Informe de control
interno de las áreas evaluadas. PAE.1.10 JSGN 02/08/2015
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
1. Evaluar el Sistema de Control Interno, para identificar la eficiencia de los procedimientos que tiene
la empresa, determinar si son adecuados y contribuyen a la consecusión de objetivos.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1
01/01 21/06/2015 21/06/2015
122
4.1.2.2. Evaluación del control interno
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Cuestionario de Control Interno Compras
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPRAS
Evaluar a los objetivos de control interno si estos son adecuadamente utilizados en la empresa, de acuerdo a
las respuestas obtenidas en cada uno de los cuestionarios planteados.
Entrevistado: Contador
Nº PREGUNTA SI NO PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIÓN
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿El Departamento de producción
(compras) cuenta con políticas?
3 5
Las políticas no se
especifican por
escrito.
2 ¿El área de personal cuenta con
recurso humano idóneo?
5 5
3
¿Los empleados del área de compras
cuentan con una adecuada
segregación de funciones?
3 5
No existe una
adecuada
segregación de
funciones.
4 ¿El personal es suficiente en esta
área? 3 5
El personal no es
suficiente para
actividades
designadas.
5 ¿El personal del área recibe
capacitaciones? 1 5
La empresa no ha
realizado
capacitaciones.
6 ¿Cada cuánto se realiza un
presupuesto?
3 5
Existe un
presupuesto mensual.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.01
01/02 28/06/2015 28/06/2015
123
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Cuestionario de Control Interno Compras
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPRAS
Evaluar a los objetivos de control interno si estos son adecuadamente utilizados en la empresa, de acuerdo a
las respuestas obtenidas en cada uno de los cuestionamientos planteados.
Entrevistado: Contador
Nº PREGUNTA SI NO PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO
OBSERVACI
ONES
EVALUACIÓN DE RIESGOS
7 ¿Las compras son realizadas bajo
parámetros establecidos?
3 5
Ventas
variables
8 ¿Se ha fijado objetivos y metas en el
Departamento de Compras?
3 5
Objetivos no
evaluados
ACTIVIDADES DE CONTROL
9 ¿El área de compras se relaciona con
las diferentes áreas de la empresa?
3 5
Se desarrolla
en forma
parcial
10 ¿Tiene la empresa objetivos y metas
para el área de compras?
3 5
Enfocada
globalmente
11
¿Las compras están respaldadas por
documentación e integradas para
efectos fiscales?
5 5
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
12 ¿Se realizan todas las compras a base
requisiciones escritas?
5 5
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
13
¿Se asegura el personal que realiza las
compras sobre la calidad y precios
del proveedor?
3 5
No tienen
evaluación del
proveedor
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.01
02/02 28/06/2015 28/06/2015
124
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.02
01/02 29/06/2015 29/06/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Cuestionario de Control Interno Producción
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PRODUCCIÓN
De acuerdo a las respuestas obtenidas en cada uno de los cuestionamientos planteados evalúe si los
objetivos de control interno son cubiertos adecuadamente por la empresa.
Entrevistado: Personal de Equipo técnico y de producción.
Nº PREGUNTA SI NO PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO OBSERVACIÓN
AMBIENTE DE CONTROL
1
¿Tiene la empresa políticas
establecidas para el área de
producción?
3 5
Las políticas no
se especifican
por escrito.
2
¿Cuenta el área con personal
calificado para el desempeño de las
actividades?
5 5
3 ¿Existe un apropiado control físico? 5 5
4 ¿Se realiza capacitaciones al
encargado de la producción? 1 5
No se capacita
al personal en
aspectos
propios de la
producción.
5 ¿La empresa tiene lineamientos para
establecer su producción? 3 5
Las políticas no
se especifican
por escrito.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
6
¿Considera que son buenas y
adecuadas las condiciones en la que la
empresa almacena sus inventarios?
5 5
125
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Cuestionario de Control Interno Producción
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PRODUCCIÓN
De acuerdo a las respuestas obtenidas en cada uno de los cuestionamientos planteados evalúe
si los objetivos de control interno son cubiertos adecuadamente por la empresa.
Nº PREGUNTA SI NO PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO OBSERVACIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
7
¿Existe coordinación entre las áreas
de la empresa relacionadas con la
producción?
3 5 Se desarrolla en
forma parcial
8 ¿Los inventarios están debidamente
documentados su entrada y salida?
5 5
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
9
¿El retiro de los inventarios es
aprobado por una persona
competente?
1 5 No hay una
persona designada
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
10
¿Son conciliados los registros con
la existencia física de los
inventarios y la producción?
1 5
No son
periódicos los
controles
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.02
02/02 29/06/2015 29/06/2015
126
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Cuestionario de Control Interno Ventas
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO VENTAS
De acuerdo a las respuestas obtenidas en cada uno de los cuestionamientos planteados evalúe si los
objetivos de control interno son cubiertos adecuadamente por la empresa.
Entrevistado: Contador, Personal de Equipo técnico y de producción.
Nº PREGUNTA SI NO PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIÓN
AMBIENTE DE CONTROL
1
¿Tiene la empresa políticas
establecidas para el área de
ventas?
3 5
Las políticas no se
especifican por
escrito.
2
¿Se revisan (los límites de
crédito) periódicamente y se deja
evidencia por escrito?
1 5 Los clientes son
frecuentes
3 ¿Existe una distinción en venta de
los diferentes productos 5 5
4 ¿Se realiza capacitaciones al
personal de ventas? 1 5
El contador está
encargado de esta
función.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
5
¿Existe segregación de funciones
del personal que despacha y
realiza la facturación de los
inventarios?
3 5
Los precios no
han cambiado 3
años
6
¿La empresa realiza un estudio del
mercado en relación de los precios
en cuanto a los productos?
1 5
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.03
01/02 30/06/2015 30/06/2015
127
CALIFICACIÓN ALTA MEDIA BAJA
5 3 1
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.03
02/02 30/06/2015 30/06/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Cuestionario de Control Interno Ventas
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO VENTAS
De acuerdo a las respuestas obtenidas en cada uno de los cuestionamientos planteados evalúe si los objetivos
de control interno son cubiertos adecuadamente por la empresa.
Entrevistado: Contador, Personal de Equipo técnico y de producción.
Nº PREGUNTA SI NO PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
7 ¿Se realiza una revisión de la
facturación de los productos? 3 5
8
¿Los productos están debidamente
documentados se utiliza una guía
de remisión?
5 5
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
9
¿El sistema implementado en la
empresa considera el adecuado
para el desempeño de sus
actividades?
5 5
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
10
¿Se supervisa continuamente las
ventas con las órdenes de
producción?
5 5
128
4.1.2.3. Medición de confianza y riesgo por áreas
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.04
01/01 04/07/2015 04/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Medición de riesgo de auditoría Compras
AUDITORÍA DE GESTIÓN
No. Pregunta Cuestionario Puntaje Obtenido Puntaje Optimo %
1 Cuestionario Compras 3 5.00 4.62%
2 Cuestionario Compras 5 5.00 7.69%
3 Cuestionario Compras 3 5.00 4.62%
4 Cuestionario Compras 3 5.00 4.62%
5 Cuestionario Compras 1 5.00 1.54%
6 Cuestionario Compras 3 5.00 4.62%
7 Cuestionario Compras 3 5.00 4.62%
8 Cuestionario Compras 3 5.00 4.62%
9 Cuestionario Compras 3 5.00 4.62%
10 Cuestionario Compras 3 5.00 4.62%
11 Cuestionario Compras 5 5.00 7.69%
12 Cuestionario Compras 5 5.00 7.69%
13 Cuestionario Compras 3 5.00 4.62%
TOTAL 43.00 65.00 66.15%
Porcentaje Riesgo Confianza
15-50 Alto Baja
51-59 Moderado Alto Moderada Baja
60-66 Moderado Moderada
67-75 Moderado Bajo Moderada Alta
76-95 Bajo Alta
129
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Medición de riesgo de auditoría Producción
AUDITORÍA DE GESTIÓN
No. Pregunta Cuestionario Puntaje
Obtenido Puntaje Optimo %
1 Cuestionario Producción 3 5 6.00%
2 Cuestionario Producción 5 5 10.00%
3 Cuestionario Producción 5 5 10.00%
4 Cuestionario Producción 1 5 2.00%
5 Cuestionario Producción 3 5 6.00%
6 Cuestionario Producción 5 5 10.00%
7 Cuestionario Producción 3 5 6.00%
8 Cuestionario Producción 5 5 10.00%
9 Cuestionario Producción 1 5 2.00%
10 Cuestionario Producción 1 5 2.00%
TOTAL 32.00 50.00 64.00%
Porcentaje Riesgo Confianza
15-50 Alto Baja
51-59 Moderado Alto Moderada Baja
60-66 Moderado Moderada
67-75 Moderado Bajo Moderada Alta
76-95 Bajo Alta
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.05
01/01 05/07/2015 05/07/2015
130
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Medición de riesgo de auditoría Ventas
AUDITORÍA DE GESTIÓN
No. Pregunta Cuestionario Puntaje
Obtenido Puntaje Optimo %
1 Cuestionario Ventas 3 5 6.00%
2 Cuestionario Ventas 1 5 2.00%
3 Cuestionario Ventas 5 5 10.00%
4 Cuestionario Ventas 1 5 2.00%
5 Cuestionario Ventas 3 5 6.00%
6 Cuestionario Ventas 1 5 2.00%
7 Cuestionario Ventas 3 5 6.00%
8 Cuestionario Ventas 5 5 10.00%
9 Cuestionario Ventas 5 5 10.00%
10 Cuestionario Ventas 5 5 10.00%
TOTAL 32.00 50.00 64.00%
Porcentaje Riesgo Confianza
15-50 Alto Baja
51-59 Moderado Alto Moderada Baja
60-66 Moderado Moderada
67-75 Moderado Bajo Moderada Alta
76-95 Bajo Alta
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.06
01/01 06/07/2015 06/07/2015
131
4.1.2.4. Medición del riesgo de auditoría
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Medición de Riesgos
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Riesgo Inherente
Variables considerables en el análisis del Riesgo Inherente:
ETIGRAF. S.A. tiene bases estratégicas que sirven de guía en su dirección.
La estructura de la Empresa ETIGRAF. S.A. no es el adecuado en base a su magnitud,
se pueden mejorar con una restructuración.
ETIGRAF. S.A., realiza presupuestos que ayudan a controlar las áreas de compras,
producción y ventas.
La administración y el mando directivo, realizan evaluaciones con respecto al
cumplimiento del presupuesto, sin embargo la empresa lo toma como algo informativo
sin tomar acciones correctivas o tomar decisiones en base al presupuesto.
El personal de la empresa es profesional correspondiente al cargo que desempeña cada
uno.
ETIGRAF. S.A., posee políticas que no han sido correctamente difundidas al personal,
sin embargo el personal cumple en base a su experiencia en el cargo, existe bajo nivel
de rotación del personal.
Mediante el análisis realizado a ETIGRAF. S.A., se puede determinar que el riesgo es medio con
un porcentaje del 15%.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.07
01/03 07/07/2015 07/07/2015
132
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Medición de Riesgos
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Matriz de riesgo de control interno
Riesgo de Control
Mediante el análisis realizado al control interno de ETIGRAF S.A. enfocadas a las áreas:
Compras;
Producción, y
Ventas
Establece un promedio del nivel de confianza de estas tres áreas, debido que se encuentran en el
mismo rango de calificación.
ÁREA CONFIANZA
o COMPRAS 66.15%
o PRODUCCIÓN 64.00%
o VENTAS 64.00%
PROMEDIO 64.72%
Nivel de confianza 64.72%
RIESGO MINIMO MÁXIMO
BAJO 0,01% 11,11%
MEDIO 11,12% 22,22%
ALTO 22,23% 33,33%
BAJO 33,34% 44,44%
MEDIO 44,45% 55,55%
ALTO 55,56% 66,66%
BAJO 66,67% 77,77%
MEDIO 77,78% 88,88%
ALTO 88,88% 99,99%
BAJO
MEDIO
ALTO
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.07
02/03 08/07/2015 08/07/2015
133
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Medición de Riesgos
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Nivel de Riesgo = 100% - Nivel de Confianza
Nivel de Riesgo = 100 – 64.72
Nivel de Riesgo = 35.28%
Riesgo de Detección
Con el análisis efectuado anteriormente al control interno de las actividades principales de la
empresa, se identifica que el riesgo de auditoría corresponde a 7% en base al juicio profesional
establecido por el equipo de trabajo.
Riesgo de Auditoría
De acuerdo a los resultados obtenidos, se establece de la siguiente forma para determinar el riesgo
de auditoría:
RA = RI * RC * RD
Riesgo de auditoría= Riesgo Inherente * Riesgo de Control * Riesgo de Detección
Riesgo de auditoría= (0.15 * 0.35 * 0.07)
Riesgo de auditoría= (0,00367) * 100
Riesgo de auditoría= 0.36%
El riesgo de auditoría es el 0.36%, es decir que hay un 0.36% de que se cometan errores que no
serán detectados por los controles de la empresa Etigraf s.a. y tampoco por los procedimientos de
los encargados de realizar el trabajo de auditoría.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.07
03/03 08/07/2015 08/07/2015
134
4.1.2.5. Aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría
La auditoría de gestión de ETIGRAF S.A., se basa en las principales áreas de la empresa cuyas
funciones dependen su desarrollo y por esta razón mediante el análisis preliminar se considera
prioritario el área de compras producción y ventas, contiene la aplicación de técnicas y
procedimientos de Auditoría contempladas en el marco profesional.
4.1.2.6. Papeles de trabajo
El objetivo de los papeles de trabajo se basan en plasmar el trabajo realizado por el auditor
adicionalmente la recopilación de información útil que conlleve a establecer el análisis del cliente.
4.1.2.7. Indicadores de gestión
Mediante la aplicación de indicadores de gestión se puede evaluar la medida en que se están
cumpliendo los estándares de trabajo en la empresa y según e propósito se pueden emplear los
siguientes:
Cualitativos y Cuantitativos
De uso Universal
Globales Funcionales y específicos
135
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÍNDICE DE ECONOMÍA
Capacidad Financiera
OBJETIVO: Determinar la capacidad de trabajo que posee ETIGRAF S.A.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por el contador de la empresa se
investigó y analizó los datos necesarios para elaborar el papel de trabajo, la información
corresponde al 30 Enero del 2015.
CONCLUSIÓN. El porcentaje obtenido con la aplicación del índice de economía es del
2% lo que significa que Etigraf S.A. tiene la capacidad de cubrir sus deudas a corto plazo.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
01/11 12/07/2015 12/07/2015
Capital de trabajo =
Activo Corriente
Pasivo Corriente
Capital de trabajo =
8.625
4.240
Capital de trabajo = 2.03
136
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÍNDICE DE EFICIENCIA
Recursos Humanos
Asistencia al
Trabajo =
Asistencia de Empleados
Total días laborables
OBJETIVO: Determinar la eficiencia de trabajo que posee ETIGRAF S.A., con respecto a
sus trabajadores.
.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por el contador de la empresa se
analizó los datos necesarios para elaborar el papel de trabajo.
De acuerdo con la información de roles contables, del sistema XAAX que utiliza la
empresa.
CONCLUSIÓN: Para el análisis correspondiente a la asistencia de los trabajadores se
tomó información del año 2014, la aplicación del índice proporcionó un 97 % de asistencia
lo que muestra que no ha existido una ausencia significativa del personal.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
02/11 12/07/2015 12/07/2015
Asistencia al Trabajo =
243
248
Asistencia al Trabajo = 0.9798
137
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÍNDICE DE EFICACIA
Renta Global
Renta Global =
Utilidad Neta
Activo Total
OBJETIVO: Determinar qué porcentaje de los activos totales representa la utilidad
obtenida por Etigraf S.A.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por el contador de la empresa se
analizó los datos necesarios para elaborar el papel de trabajo, el valor de la utilidad neta
pertenece al periodo del primero de Enero del 2015.
CONCLUSIÓN: El porcentaje obtenido con la aplicación de este índice de eficiencia es
del 15% lo que significa que en la utilización de activos de Etigraf S.A. relacionados con la
utilidad neta el desempeño de la empresa proporciona este rendimiento.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
03/11 12/07/2015 12/07/2015
Renta Global =
1.965
12.520
Renta Global = 0.1569
138
ÍNDICE DE EFICIENCIA
Buen uso de recursos
Buen Uso Recursos =
Empleados que utilizan bien Recursos
Total Trabajadores
OBJETIVO: Determinar el uso de los recursos materiales que tiene Etigraf S.A.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por el contador y el área de
producción se analizó los datos necesarios para elaborar el papel de trabajo, La empresa
tiene un formulario de orden de producción en el que se especifica los materiales
entregados para cada orden.
CONCLUSIÓN: El porcentaje obtenido con la aplicación de este índice de eficiencia es
del 67% lo que significa que las personas usan adecuadamente los insumos, en el área de
producción es en donde más desperdicio de materiales existe.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
04/11 12/07/2015 12/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Buen Uso Recursos =
2
3
Buen Uso Recursos = 0.6667
139
ÍNDICE DE ÉTICA
Puntualidad
OBJETIVO: Determinar el grado de compromiso que tienen sus trabajadores en el
cumplimiento de horarios que posee ETIGRAF S.A.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por el contador de la empresa se
analizó los datos necesarios para elaborar el papel de trabajo, El personal tiene como
control de ingreso a las oficinas de la empresa un timbrador mediante tarjeta que
posteriormente se lo traslada a un informe de Asistencia del Personal Semanal realizado
por el área contable.
CONCLUSIÓN: El valor obtenido en este índice es del 83% lo que demuestra que los
empleados tienen un buen cumplimiento con la empresa Etigraf S.A.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
05/11 12/07/2015 12/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Puntualidad del Trabajador =
Trabajadores que no tiene Atrasos
Total Trabajadores
Puntualidad del Trabajador =
5
6
Puntualidad del Trabajador = 0.833333333
140
ÍNDICE DE EQUIDAD
Capacitación al personal
Gasto de Capacitación =
Gasto en Capacitación
Total Trabajadores Capacitados X 100
OBJETIVO: Determinar la gestión de la administración de Etigraf S.A., referente a la
capacitación del personal.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por la Gerencia se analizó los
datos necesarios para elaborar el papel de trabajo.
CONCLUSIÓN: Etigraf S.A., no realiza programas de capacitación a su personal, no está
realizando gestión de inversión en el capital humano.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
06/11 12/07/2015 12/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Gasto de Capacitación =
0
600
Gasto de Capacitación = 0
141
ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO
Índice de Compras
Planificación de Compras =
Número de compras reales mensuales
Compras presupuestadas mensuales
OBJETIVO: Determinar el grado de cumplimiento de las políticas de Etigraf S.A., con lo
ejecutado.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por el contador se analizó los
datos necesarios para elaborar el papel de trabajo. El número de compras presupuestadas
mensuales pertenecen a las órdenes de compra realizadas a los proveedores.
CONCLUSIÓN. Etigraf S.A., no se está cumpliendo con el presupuesto determinado para
la compra a sus proveedores.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
07/11 12/07/2015 12/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Planificación de Compras =
4
2
Planificación de Compras = 0.5
142
ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO
Inventario / Ventas
OBJETIVO: Determinar el grado de cumplimiento de las políticas de Etigraf S.A., con lo
ejecutado.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por el contador se analizó los
datos necesarios para elaborar el papel de trabajo. Los datos fueron tomados del mes de
Junio escogido al azar para el conteo de los formularios realizados por el área de
mantenimiento. Los registros contables muestran el número de formulario que fue tomado
en cuenta para su descargo de la cuenta inventarios.
CONCLUSIÓN. Etigraf S.A., está cumpliendo con el control establecido.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
08/11 12/07/2015 12/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Formularios Inventarios =
Número de formularios realizados
Número de formularios contabilizados
Formularios Inventarios =
7
7
Formularios Inventarios = 1
143
ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO
Compras
OBJETIVO: Determinar el grado de cumplimiento del presupuesto de Etigraf S.A., con
los datos reales.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por la Gerencia se analizó los
datos necesarios para elaborar el papel de trabajo. El número de compras presupuestadas
mensuales pertenecen a las órdenes de compra realizadas a los proveedores.
CONCLUSIÓN: En Etigraf S.A. no se está realizando un presupuesto acorde con lo
planificado.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
09/11 12/07/2015 12/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Compras =
Valor Real Mensual
Valor Presupuestado Mensual
Compras =
725
1,472
Compras = 0.4925
144
ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO
Inventario
Inventario =
Valor Real Mensual
Valor Promedio Presupuestado
OBJETIVO: Determinar el grado de cumplimiento del presupuesto de Etigraf S.A., con
los datos reales.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por la Gerencia se analizó los
datos necesarios para elaborar el papel de trabajo. Los datos fueron tomados del mes de
junio.
CONCLUSIÓN: En Etigraf S.A. no se está realizando un presupuesto acorde con lo
planificado.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
10/11 12/07/2015 12/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Inventario =
256
448
Inventario = 0.5714
145
CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO
Ventas
Inventario =
Valor Real Mensual
Valor Promedio Presupuestado
OBJETIVO: Determinar el grado de cumplimiento del presupuesto de Etigraf S.A., con
los datos reales.
PROCEDIMIENTO: Con la información proporcionada por la Gerencia se analizó los
datos necesarios para elaborar el papel de trabajo. Los datos fueron tomados del mes de
junio.
CONCLUSIÓN: En Etigraf S.A. no se está realizando un presupuesto acorde con lo
planificado.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
11/11 12/07/2015 12/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Inventario =
370
200
Inventario = 0.5402
146
4.1.2.8. Hallazgos de auditoría
Número de punto: 1
Punto: Políticas de la empresa no especificadas
Condición
Las políticas establecidas para las áreas de Compras, producción y ventas, no están especificadas
correctamente por la gerencia, los empleados y operarios tienen problemas en el desempeño de sus
funciones al no tener claros los lineamientos.
Criterio
La administración debe establecer de manera clara y concisa las políticas aplicadas al control de
cada área que compone la contabilidad de la empresa, siendo estas generales y específicas para
mejor comprensión de quien realiza el trabajo.
Causa
El Gerente General, encargado de crear las políticas de trabajo no ha dado la importancia debida a
la comunicación y desarrollo formal, es decir, por escrito ya que a los empleados al iniciar sus
actividades de trabajo en la inducción que se realiza se les da a conocer de manera verbal
asumiendo su comprensión.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM PAE.1.08
01/01 22/07/2015 22/07/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Indicadores de Gestión
AUDITORÍA DE GESTIÓN
147
Efecto
La falta de conocimiento por parte del personal de la empresa puede generar errores en el
desempeño de la gestión, provocando un alto grado de riesgo operativo y fallas en los procesos
dificultando el cumplimiento de objetivos empresariales.
Conclusión
ETIGRAF S.A. cuenta con políticas establecidas para las áreas que componen y se consideran las
más importantes de la contabilidad de la empresa que son: compras, ventas y producción, el
problema radica en la falta de conocimiento por parte de los trabajadores ya que la gerencia no ha
difundido la información correctamente.
Recomendaciones
Se recomienda a la Gerencia General trabajar en conjunto con los encargados de cada área para
establecer de manera clara y concisa las políticas que el personal debe aplicar en cada proceso que
se realiza para tener los mejores resultados, además deben plasmarse por escrito y se debe asegurar
que todos los empleados las conozcan y apliquen.
Número de punto: 2
Punto: Incompatibilidad de Funciones
Condición
Durante nuestra visita, observamos que el contador de la empresa está realizando actividades que
no le conciernen lo cual hace su trabajo más extenuante, además en el área de producción los
procedimientos son excesivamente repetitivos y las actividades no son claras.
El personal de ETIGRAF S.A., ha disminuido su nivel de producción por lo que la gerencia debido
a una crisis enfrentada hace unos años obligo a adoptar esta medida, desde entonces se ha trabajado
con este sistema.
148
Criterio
Las actividades que la empresa designa a sus colaboradores requieren de un análisis debido a que
segregar funciones propicia un mejor ambiente de control.
Causa
El personal de ETIGRAF S.A., ha disminuido su nivel de producción por lo que la gerencia debido
a una crisis enfrentada hace unos años obligo a adoptar esta medida, desde entonces se ha trabajado
con este sistema.
Efecto
La importancia de realizar una adecuada planificación según el estudio actual de la empresa
conlleva a una mejor administración de recursos y esto radica en minimizar incurrir en costos
innecesarios que asume la empresa.
Conclusión
Con la finalidad de implementar políticas de procedimientos de producción reales se debe estudiar
la posibilidad de cambio de estrategias en la administración de recursos en base a un estudio de
tendencia de producción para establecer la factibilidad de recortar procesos innecesarios.
Recomendaciones
A la Gerencia General.- Analizar un estudio de los procesos actuales y funciones para el área de
producción, y contemplar la posibilidad suprimir procesos innecesarios en ETIGRAF S.A., a fin de
manejar un mejor producción.
Número de punto: 3
Punto: Capacitación del personal
Condición
El personal de la empresa no tiene capacitación por parte de ETIGRAF S.A., se efectúan las
actividades de producción de acuerdo a la experiencia proporcionada de las gerencias, en el caso
149
del personal de servicio técnico que ofrece la empresa posee personal profesional competente que
labora alrededor de 5 a 3 años que no ha sido capacitado en innovaciones propias de la línea de
producción de la empresa.
Criterio
ETIGRAF S.A. debe fomentar la capacitación de su personal priorizando las áreas más
significativas que tiene la compañía como es la de su servicio a sus clientes, la actualización de
temas técnicos ayudarán al alcance de sus objetivos empresariales, y proporcionando mayor
innovación y capacidad a la empresa de atraer nuevos clientes.
Causa
La falta de diligencia por parte de la Gerencia General de ETIGRAF S.A, se ha centralizado en
características propias del cliente para realizar su producción.
Efecto
El personal que posee la empresa es muy competente, no realizar las capacitaciones y
actualizaciones periódicas disminuye la capacidad tanto al empleado como a ETIGRAF S.A. a
cumplir de mejor manera sus objetivos y también a captar más clientes.
Conclusión
La empresa no ha realizado programas de capacitación, limitando al personal a realizar sus
actividades de acuerdo a su experiencia, la implementación de programas de capacitación ayudará a
ETIGRAF S.A., conjuntamente con sus colaboradores a cumplir sus objetivos de forma innovadora
y a alcanzar metas que ayuden al crecimiento de la organización.
Recomendaciones
A la Gerencia General.- Realizar un estudio de las nuevas tendencias en tecnología para
impresiones de etiquetas y programas de capacitación para el manejo de las mismas. Además
proporcionar programas de capacitación que permitan ser más competentes a cada área de la
empresa en base a las necesidades e importancia de cada proceso.
150
Número de punto: 4
Punto: Segregación de Funciones
Condición
Se observó que las funciones designadas al contador de la empresa en el procedimiento de ventas
están muy centralizadas, todas las actividades de recepción, elaboración y aprobación son
realizadas por una persona.
Criterio
Los procedimientos de recepción, elaboración y aprobación, son actividades que requieren de más
de una persona con la finalidad de minimizar errores voluntarios e involuntarios, de esta forma la
administración genera actividades de control que sean plasmados en políticas.
Causa
El personal de ETIGRAF S.A., fue reducido debido a una crisis enfrentada hace unos años obligo a
adoptar planes alternativos, actualmente la empresa es estable y la gerencia se encuentra receptiva a
incluir personal necesario para mejorar sus procesos.
Efecto
La posibilidad de riesgo en la centralización de los procesos en las fases de elaboración y
aprobación es muy alta la necesidad de segregar funciones minimiza errores en los procedimientos
efectuados.
Conclusión
Con la finalidad de implementar políticas de elaboración y aprobación es necesario replantear las
actividades designadas al contador como la de recepción de ventas y establecer actividades de
control direccionadas a otras áreas como la de subgerencia o gerencia general para delegación de
actividades de control.
151
Recomendaciones
A la Gerencia General.- Analizar la posibilidad de contratación de un auxiliar contable que
permita segregar funciones de elaboración aprobación y a su vez delegar actividades de recepción
de ventas al equipo de soporte técnico para esta actividad, y a su vez establecer actividades de
supervisión y monitoreo de la subgerencia y gerencia en ETIGRAF S.A., a fin de estructurar un
procedimiento que minimice riesgos.
152
4.1.3. Fase III comunicación de resultados
INFORME
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
Quito, 10 de Agosto de 2015
Señor
David Arocha Krasnosensky
Gerente General
ETIGRAF S.A.
Presente.
En el proceso del control interno realizado en la auditoría de gestión enfocada a las áreas de
compras, inventarios y ventas de Etigraf S.A., hemos revisado la estructura del control interno, con
el propósito de determinar el alcance de nuestros procedimientos de auditoría para expresar una
opinión sobre las áreas enfocadas.
Adicionalmente, incluimos nuestros comentarios en relación con ciertos asuntos operativos y
administrativos con nuestras respectivas recomendaciones. Dichas recomendaciones surgen de las
observaciones realizadas en el proceso de nuestra auditoría.
Por consiguiente, nuestra revisión de la estructura del control interno, no necesariamente reveló
todos los aspectos que podrían calificarse como debilidades importantes, de acuerdo con las
Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento. Una debilidad importante representa una
situación en la cual el diseño u operación de uno o más elementos de la estructura del control
interno, no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que pudieran ocurrir errores o
irregularidades en cantidades que puedan ser importantes, que puedan ocurrir y no ser detectados
oportunamente por los empleados en el curso normal del desempeño de sus funciones.
153
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
Sin embargo, no observamos deficiencias significativas en el diseño u operaciones de la estructura
del control interno, tal como se definió anteriormente.
Este informe está dirigido únicamente para información y uso de los Accionistas, la Gerencia y
otros miembros de la Compañía y no debe ser utilizado para otro propósito.
1. Políticas de la empresa no especificadas
La Compañía no dispone de políticas y procedimientos por escrito para sus sistemas
administrativos, operacionales y contables. Consideramos que todos los procedimientos, tanto de
carácter administrativo como de control a ser establecidos por la Compañía, deben ser integrados
en manuales, los cuales servirán de base para llevar a cabo las operaciones de la Compañía.
Para la elaboración de este manual, recomendamos considerar los siguientes parámetros:
Diseñar y aplicar una estructura organizativa que defina claramente los niveles de
autoridad y responsabilidad, a más de que provea una adecuada segregación de
funciones, evitando así duplicación de funciones y actividades incompatibles entre los
departamentos.
Elaborar una descripción de la estructura de cada uno de los departamentos de la
Compañía, incluyendo los deberes y funciones de los empleados que lo conforman,
procedimiento que facilitará:
o El conocimiento de los empleados, respecto a sus funciones y a la forma en que se
relacionan entre sí y con el resto de departamentos, de quién dependen y a quién
reportan.
o La coordinación e integración de las funciones entre los distintos departamentos.
o La distribución adecuada de las tareas de trabajo entre el personal.
o El reemplazo del personal, ya sea por causas temporales o permanentes.
154
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
o La definición de responsabilidades y líneas de autorización.
Los reportes, información o documentación a ser generada por cada departamento o
empleado, y el grado en el que serán revisados, examinados y comprobados, cuando se
reciben de otros departamentos.
Diseñar sistemas y procedimientos que permitan mejorar los controles de autorización y
registro de las operaciones con el propósito de salvaguardar los activos de la Compañía.
Con el propósito de que el manual incluya todos los procedimientos relativos al flujo de las
transacciones, recomendamos considerar lo siguiente:
Revisar y documentar el flujo de las transacciones, con el propósito de establecer
rutinas lógicas, ordenadas, para el establecimiento de puntos básicos de control,
autorización y verificación.
Revisar los formularios actuales, a fin de rediseñar o crearlos, con el propósito de
adaptarlos a los sistemas actuales.
Establecer por escrito, las recomendaciones implícitas de las firmas de revisión y
aprobación.
Definir la oportunidad y los responsables de revisar la emisión consecutiva de los
documentos.
La implementación de un manual de políticas, procedimientos y descripción de funciones, entre
otras presentará las siguientes ventajas:
Agilizará el registro de las operaciones contables.
Evitará la posibilidad de tratamientos contables diferentes para una misma transacción.
Servirá como base de entrenamiento para el personal de la Compañía.
155
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
Conclusión
ETIGRAF S.A. cuenta con políticas establecidas para las áreas que componen y se consideran las
más importantes de la contabilidad de la empresa que son: compras, ventas y producción, el
problema radica en la falta de conocimiento por parte de los trabajadores ya que la gerencia no ha
difundido la información correctamente.
Recomendaciones
Se recomienda a la Gerencia General trabajar en conjunto con los encargados de cada área para
establecer de manera clara y concisa las políticas que el personal debe aplicar en cada proceso que
se realiza para tener los mejores resultados, además deben plasmarse por escrito y se debe asegurar
que todos los empleados las conozcan y apliquen.
2. Incompatibilidad de Funciones
Durante nuestra visita, observamos que el contador de la empresa está realizando actividades que
no le conciernen lo cual hace su trabajo más extenuante, además en el área de producción los
procedimientos son excesivamente repetitivos y las actividades no son claras.
El personal de ETIGRAF S.A., ha disminuido su nivel de producción por lo que la gerencia debido
a una crisis enfrentada hace unos años obligo a adoptar esta medida, desde entonces se ha trabajado
con este sistema.
Conclusión
Con la finalidad de implementar políticas de procedimientos de producción reales se debe estudiar
la posibilidad de cambio de estrategias en la administración de recursos en base a un estudio de
tendencia de producción para establecer la factibilidad de recortar procesos innecesarios.
La asignación de actividades relacionadas y dependientes a un solo Departamento podría vulnerar
la eficiencia de las operaciones e incrementar el riesgo de error o fraude en el procesamiento de la
información.
156
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
Recomendaciones
A la Gerencia General.- Analizar un estudio de los procesos actuales y funciones para el área de
producción, y contemplar la posibilidad de suprimir procesos innecesarios en ETIGRAF S.A., a fin
de manejar un mejor rendimiento en la producción.
3. Capacitación del personal
El personal de la empresa no tiene capacitación por parte de ETIGRAF S.A., se efectúan las
actividades de producción de acuerdo a la experiencia proporcionada de las gerencias, en el caso
del personal de servicio técnico que ofrece la empresa posee personal profesional competente que
labora alrededor de 5 a 3 años que no ha sido capacitado en innovaciones propias de la línea de
producción de la empresa, disminuye la capacidad tanto al empleado como a ETIGRAF S.A. a
cumplir de mejor manera sus objetivos y también a captar más clientes.
Conclusión
La empresa no ha realizado programas de capacitación, limitando al personal a realizar sus
actividades de acuerdo a su experiencia, la implementación de programas de capacitación ayudará a
ETIGRAF S.A., conjuntamente con sus colaboradores a cumplir sus objetivos de forma innovadora
y a alcanzar metas que ayuden al crecimiento de la organización.
Recomendaciones
A la Gerencia General.- Realizar un estudio de las nuevas tendencias en tecnología para
impresiones de etiquetas y programas de capacitación para el manejo de las mismas. Además
proporcionar programas de capacitación que permitan ser más competentes a cada área de la
empresa en base a las necesidades e importancia de cada proceso.
157
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
1. Segregación de Funciones
Se observó que las funciones designadas al contador de la empresa en el procedimiento de ventas
están muy centralizadas, todas las actividades de elaboración y aprobación son realizadas por una
persona.
La posibilidad de riesgo en la centralización de los procesos en las fases de elaboración y
aprobación es muy alta la necesidad de segregar funciones minimiza errores en los procedimientos
efectuados.
Conclusión
Con la finalidad de implementar políticas de elaboración y aprobación es necesario replantear las
actividades designadas al contador y establecer actividades de control direccionadas a otras áreas
como la de subgerencia o gerencia general para delegación de actividades de control.
Recomendaciones
A la Gerencia General.- Analizar la posibilidad de contratación de un auxiliar contable que
permita segregar funciones de elaboración aprobación y a su vez delegar actividades de
supervisión y monitoreo de la subgerencia y gerencia en ETIGRAF S.A., a fin de estructurar un
procedimiento que minimice riesgos.
2. Comité de Gestión Interna
Sobre la base de las oportunidades de mejora identificadas y considerando el importante desarrollo de
la Organización y su creciente volumen de operaciones, recomendamos a la Administración la
creación de un comité de gestión Interna el cual sea el encargado de una revisión constante del sistema
de control interno, el cual permitirá:
Alinear el riesgo aceptado y la estrategia,
Mejorar las decisiones de respuesta a los riesgos,
Reducir las sorpresas y pérdidas operativas,
Identificar y gestionar la diversidad de riesgos para toda la entidad,
158
Aprovechar las oportunidades, y
Mejorar la dotación de capital.
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
Este proceso debe estar orientado al cumplimiento de los objetivos sobre los cuales actúa el control
interno:
Estrategias: Acciones propias de la organización, para la consecución de sus metas a
corto y largo plazo.
Eficacia y eficiencia de las operaciones: Con capacidad para alcanzar las metas y
resultados propuestos, produciendo el máximo de logros, con el mínimo de recursos,
energía y tiempo.
Confiabilidad de la información financiera: Elaboración y publicación de reportes
financieros y estados contables confiables, abarcando también la información de gestión
de uso interno (primordial para la toma de decisiones).
Cumplimiento de Leyes y Normas: Aquellas a las cuales está sujeta la organización, con
el propósito de evitar
o Contingencias,
o Efectos perjudiciales para su reputación, ú
o Otros eventos de pérdidas y demás consecuencias negativas
Esta metodología refleja la capacidad de centrarse sobre la totalidad de la gestión de riesgos
corporativos de una entidad o bien por categoría de objetivos, componente, unidad o cualquier
subconjunto deseado.
159
EMPRESA
CONSULTORA EN AUDITORÍA
Conclusión
La empresa necesita mejorar la gestión en las diferentes áreas que la componen para alcanzar un
óptimo crecimiento y desarrollo en el mercado.
Recomendación
A la gerencia general.- Se debe conformar un comité con los Jefes integrantes de cada
departamento, los cuales conocen exactamente los problemas de cada área para poder tomar
acciones correctivas, aumentando los controles para mitigar el riesgo y aprovechar oportunidades
que permitan alcanzar los objetivos de la empresa.
Atentamente,
Santiago Granda
GERENTE GENERAL
SVET AUDITORES & CONSULTORES
160
4.1.4. Fase IV plan de mejoras
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Narrativa del Hallazgo - Políticas de la empresa no especificadas
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Narrativa del hallazgo - Políticas de la empresa no especificada
Durante la indagación en el proceso de auditoría de la Empresa ETIGRAF S.A., se identificó que
las políticas no están especificadas correctamente por la gerencia lo que provoca que los empleados
y operarios tengan problemas en el desempeño de sus funciones al no tener claros los lineamientos.
La debilidad que se ha presentado se ha producido debido a que el Gerente General, encargado de
crear las políticas de trabajo no ha dado la importancia debida a la comunicación y desarrollo
formal, provocando errores en el desempeño de la gestión y un alto grado de riesgo operativo y
fallas en los procesos, dificultando el cumplimiento de objetivos empresariales.
Se recomienda a la Gerencia General trabajar en conjunto con los encargados de cada área para
establecer de manera clara y concisa las políticas que el personal debe aplicar en cada proceso que
se realiza para tener los mejores resultados, además deben plasmarse por escrito y se debe asegurar
que todos los empleados las conozcan y apliquen.
Se aconseja que el Gerente se comprometa como responsable de la ejecución de los procesos y
también como principal fuerza impulsadora de su empresa en alinear las políticas de cada área de
acuerdo a la visión de la empresa, mismas que deben estar bajo los lineamientos legales.
Para llevar a cabo el mejoramiento en la especificación de las políticas en las áreas antes señaladas,
se necesita asegurar la participación en equipos de los empleados y establecer una revisión
periódica para adecuarlas a los cambios; tanto internos como también en un contexto nacional e
internacional
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M, 1.01
01/05 15/08/2015 15/08/2015
161
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Narrativa del Hallazgo - Incompatibilidad de funciones
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Narrativa del Hallazgo – Incompatibilidad de funciones
En el proceso de auditoría de la empresa ETIGRAF S.A., se identificó que las actividades
designadas requieren de modificaciones; debido a que por la falta de personal los empleados
realizan funciones que no les competen como es el caso del contador de la empresa que realiza la
revisión de la mercadería y hace el plan de compras; también el personal de servicio técnico están
asignados en la recolección de mercadería, tareas que no están asignadas de acuerdo a sus cargos.
La gerencia debe realizar un análisis de las actividades de los empleados dentro de la empresa, ya
que no están asignadas de acuerdo a su puesto de trabajo y estas están provocando disminución en
la productividad de la misma, hay que tomar en cuenta que la adecuada segregación de funciones
ayuda con un mejor ambiente de control.
Es imprescindible realizar un estudio económico de la situación de la empresa para poder
establecer el número de personal que requiere y poder contratarlo para que sean un apoyo en los
diferentes procesos requeridos y con falencias lo que radica que de esta manera se minimizará los
riesgos que pueden ocasionar las actividades concentradas en una sola persona.
Se debe tomar en cuenta que realizar una adecuada planificación según el estudio actual de la
empresa conlleva a una mejor administración de recursos y esto radica en minimizar e incurrir en
costos innecesarios que asume la empresa.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M.1.01
02/05 15/08/2015 15/08/2015
162
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Narrativa del Hallazgo - Capacitación del personal
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Narrativa de Hallazgo – Capacitación de personal
En el proceso de auditoría a la empresa ETIGRAF. S.A., se determinó que el personal no ha
recibido capacitación, las actividades de producción se efectúan de acuerdo a la experiencia
proporcionada de la gerencia, en el caso del personal de servicio técnico profesional, labora
alrededor de 5 a 3 años, mismos que no han sido capacitados en innovaciones y actualizaciones
propias de la línea de producción de la empresa, provocado por la falta de diligencia de la Gerencia
General, que se ha centralizado en características propias del cliente para realizar su producción, y
por ello el personal ha disminuido el cumplimiento de sus objetivos y también en la captación de
más clientes.
Se recomienda fomentar la capacitación del personal, ya que esta es muy importante en la vida
laboral y profesional del trabajador, de esta depende el funcionamiento de la empresa porque es un
punto clave para el desarrollo exitoso acompañado del mejoramiento de la actitud, conocimiento,
habilidades o conductas que se requiere en el personal para priorizar las áreas significativas como
es la del servicio a sus clientes, la producción, la actualización a los técnicos y así alcanzar los
objetivos empresariales con mayor innovación y atrayendo nuevos clientes.
Para la implementación de capacitaciones dentro de la empresa es necesario priorizar de manera
jerárquica las áreas en las que necesitan con urgencia la capacitación, es decir se determinará de
manera cronológica en la que se establecerá las capacitaciones en las diferentes áreas, ya que todas
son importantes para poder brindar un adecuado y excelente producto al cliente.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M.1.01
03/05 15/08/2015 15/08/2015
163
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Narrativa del Hallazgo - Segregación de Funciones
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Narrativa de Hallazgo – Segregación de Funciones
Con la auditoría realizada a la empresa ETIGRAF S.A., se ha logrado determinar que las funciones
designadas al contador de la empresa en el procedimiento de ventas están muy centralizadas, todas
las actividades de recepción, elaboración y aprobación son realizadas por una persona, los
procedimientos de recepción, elaboración y aprobación, son actividades que requieren de más de
una persona con la finalidad de minimizar errores inherentes e involuntarios, de esta forma la
administración genera actividades de control que sean plasmados en políticas.
Se ha encontrado que dentro de la empresa el personal fue reducido debido a una crisis enfrentada
hace unos años obligo a adoptar planes alternativos, actualmente la empresa es estable y la gerencia
se encuentra receptiva a incluir personal necesario para mejorar sus procesos.
La posibilidad de riesgo en la centralización de los procesos en las fases de elaboración y
aprobación es muy alta, la necesidad de segregar funciones minimiza errores en los procedimientos
efectuados.
Con la finalidad de implementar políticas de elaboración y aprobación es necesario replantear las
actividades designadas al contador y establecer actividades de control direccionadas a otras áreas
como la de subgerencia o gerencia general para delegación de actividades de control.
Se recomienda que la Gerencia General analice la posibilidad de contratación de un auxiliar
contable que permita segregar funciones de elaboración aprobación y a su vez delegar actividades
de recepción de ventas al equipo de soporte técnico para esta actividad, y a su vez establecer
actividades de supervisión y monitoreo de la subgerencia y gerencia en ETIGRAF S.A., a fin de
estructurar un procedimiento que minimice riesgos.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M.1.01
04/05 16/08/2015 16/08/2015
164
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Narrativa del Hallazgo - Comité de Gestión interna
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Narrativa de Hallazgo – Comité de Gestión Interna
Se debe conformar un comité con los Jefes integrantes de cada departamento, los cuales conocen
exactamente los problemas de cada área para poder tomar acciones correctivas, aumentando los
controles para mitigar el riesgo y aprovechar oportunidades que permitan alcanzar los objetivos de
la empresa.
Sobre la base de las oportunidades de mejora identificadas y considerando el importante desarrollo de
la Organización y su creciente volumen de operaciones, recomendamos a la Administración la
creación de un comité de gestión Interna el cual sea el encargado de una revisión constante del sistema
de control interno, el cual permitirá:
Alinear el riesgo aceptado y la estrategia,
Mejorar las decisiones de respuesta a los riesgos,
Reducir las sorpresas y pérdidas operativas,
Identificar y gestionar la diversidad de riesgos para toda la entidad,
Aprovechar las oportunidades, y
La organización del Comité de Gestión Interna se debe realizar de manera mensual en una junta
convocada por la gerencia, determinando los puntos a tratar con la participación de los líderes de
cada área que conforma la empresa, aquí se plantearán las posibles soluciones a cada amenaza que
esté afectando la gestión de la empresa.
El comité de gestión interna permite desarrollar estrategias enfocadas en mejorar la calidad de los
procedimientos para que puedan ser eficientes y con un riesgo mínimo.
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M.1.01
05/05 16/08/2015 16/08/2015
165
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M.1.02
01/02 17/08/2015 17/08/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma sugerido del procedimiento de compras
AUDITORÍA DE GESTIÓN
166
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PRODUCCION PROVEEDOR GERENCIADEPARTAMENTO
CONTABLESUBGERENCIA
Fase
A
Realiza el registro contable
Ingresa ítem al kárdex
Envía reporte de costos
Recibe reporte de costos
FIN
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M.1.02
02/02 17/08/2015 17/08/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma sugerido del procedimiento de compras
AUDITORÍA DE GESTIÓN
167
PROCEDIMIENTO DE PRODUCCION
Cliente Ventas Producción Subgerencia Bodega Contabilidad
Fa
se
INICIO
Pedido de productos requeridos
Reciben el pedido
Realizan la orden de pedido
Reciben orden de pedido
Realizan orden de producción
Realizar diseño del producto
Elaborar el prototipo
Estimación de materiales incurridos
Envían dts y prototipo a
Gerencia
¿Aprueba diseño y
materiales?
Aplica procedimiento
de comprasSI
NO
A
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M.1.02
01/02 17/08/2015 17/08/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma sugerido del procedimiento de producción
AUDITORÍA DE GESTIÓN
168
PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIÓN
Cliente Ventas Producción Subgerencia Bodega Contabilidad
Fa
se
A
Entrega materiales requeridos
Recibe materiales
Elabora productos de
acuerdo al prototipo
Revisión de calidad del producto
¿Pasan prueba de calidad?
SIEmite factura y registra kárdex
Arreglan las fallas
NO
Entrega productos y
factura.
Recibe productos
FIN
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M.1.02
02/02 17/08/2015 17/08/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma sugerido del procedimiento de producción
AUDITORÍA DE GESTIÓN
169
PROCEDIMIENTO DE VENTAS
Cliente Producción Contabilidad Función
Fase
INICIO
Solicita la elaboración de
un bien
Realiza el procedimiento de producción
Revisa el producto
¿Esta de acuerdo al
pedido?
Recibe el producto y la
factura
SI
Corrige las falencias en la
producciónNO
Cancela el valor de la factura
Revisión reporte ventas vs contabilidad
Emite estados financieros
Revisa estados financieros
Toma decisiones
FIN
ELABORADO POR: REVISADO POR: CÉDULA
JSGN JM P.M.1.02
01/01 17/08/2015 17/08/2015
EMPRESA CONSULTORA EN AUDITORÍA
CLIENTE: ETIGRAF S.A.
P/T: Flujograma sugerido del procedimiento de ventas
AUDITORÍA DE GESTIÓN
170
4.1.5. Seguimiento Continuo
Una vez culminado el trabajo de Auditoría se realiza el seguimiento respectivo a cada hallazgo plasmado en el informe de auditoría de gestión emitido a
gerencia. Luego de tres meses se pudo constatar la siguiente información:
RECOMENDACIÓN CUMPLE COMENTARIO
1. Políticas de la empresa no especificadas SI
La gerencia ha escrito las políticas que se manejaban en la
empresa y dio a conocer los lineamientos en cada área, dejando
en claro los lineamientos de cada empleado.
2. Incompatibilidad de Funciones NO Se encuentran a la espera del manual de funciones, para medir su
impacto y evaluar si es necesario contratar más personal.
3. Capacitación del personal SI
Se inició con el estudio para adaptar nueva tecnología y
programas de capacitación para el personal sobre las mismas. El
personal encargado de ventas y atención al cliente ha tenido su
primera capacitación.
4. Segregación de funciones NO
Personal encargado de liderar cada área están trabajando
conjuntamente con profesionales en el desarrollo del manual de
funciones pero aún no está culminado.
5.- Comité de gestión interna SI
La gerencia tuvo su primera junta el mes anterior con el comité
de gestión interna, aun no se han medido los resultados.
171
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
Efectuada la auditoría de gestión a la empresa Etigraf S.A., se realizan las siguientes conclusiones y
recomendaciones:
5.1. Conclusiones
La auditoría de gestión es una herramienta que permite analizar, evaluar y corregir los
problemas presentes en los procesos de control, administrativos y de logística, además
evalúa el grado de eficiencia y eficacia con el que se manejan los recursos disponibles por
la empresa para alcanzar los objetivos propuestos, teniendo como finalidad determinar
estrategias que permitan mejorar la gestión empresarial.
La auditoría de gestión realizada en la empresa Etigraf S.A. constituida en el 2008, la cual
se dedica a la impresión de etiquetas adhesivas y textiles y a brindar servicio técnico
especializado en impresoras de etiquetas, permitirá a los dirigentes tomar acciones sobre
las falencias en la gestión de la entidad ya que al ser la primera auditoría de gestión que se
realiza permitirá mejorar su funcionamiento y proporcionar una base para una correcta
toma de decisiones.
Mediante la auditoría de gestión aplicada se establece una falta de conocimiento por parte
del personal de los lineamientos y políticas impartidos por gerencia lo cual dificulta que las
tareas de cada empleado se cumplan con eficacia, además no hay un manual que detalle
con claridad las funciones incrementando el riesgo operativo de la empresa y
disminuyendo el nivel de control.
La evaluación de las áreas significativas de Etigraf S.A., permitió observar falencias en la
diagramación de procesos, ocasionando actividades redundantes que deben ser corregidas,
además el control interno que posee la empresa tiene deficiencias al no contar con
funciones, obligaciones y responsabilidades claramente definidas para el personal
encargado.
Mediante la aplicación de indicadores de gestión se pudo determinar que en el año 2015, la
empresa Etigraf S.A. tuvo un nivel medio de cumplimiento sobre el estándar establecido.
En el trabajo de auditoría se determinó cuáles son los factores que causan esta ponderación,
por lo que se puede optimizar la gestión de la empresa si se toma en cuenta las
recomendaciones y el plan de mejoras, compuesto de estrategias enfocados a la corrección
de dichas falencias.
172
5.2. Recomendaciones
La gerencia debe aplicar las recomendaciones realizadas en el informe de la auditoría de
gestión, guiándose en el plan de mejoras para implementar las estrategias que permitirán
corregir los errores en las diferentes áreas evaluadas, para esto es necesario contar con
profesionales independientes que puedan implantar las mejoras con el mayor grado de
eficiencia.
Para mejorar los niveles de eficiencia y eficacia de los procesos que se hallaron con un
alto índice de error, es necesario elaborar el manual de funciones y manual de procesos, los
cuales se deben desarrollar en conjunto con los jefes encargados de cada área,
proporcionando la base para que los trabajadores puedan desarrollar sus funciones de una
manera adecuada y que los controles sean más efectivos.
Se recomienda a la Gerencia trabajar en conjunto con los encargados de cada área para
establecer de manera clara y concisa las políticas que el personal debe aplicar en cada
proceso que se realiza para tener los mejores resultados, además deben plasmarse por
escrito y se debe asegurar que todos los empleados las conozcan y apliquen.
Etigraf S.A. es una empresa que se caracteriza por brindar un servicio de calidad y con una
atención adecuada, por lo que se recomienda a la gerencia mantenerse a la vanguardia en
tecnología para mejorar siempre los servicios y productos que ofrece a sus clientes, el
recurso humano debe ser prioridad para la gerencia por lo que se debe poner en marcha
planes de capacitación al personal para mejorar su desempeño y con ello la satisfacción de
sus clientes.
Se recomienda a la Gerencia conformar el comité de gestión con los jefes de cada área de
la empresa, los cuales deben generar nuevas propuestas para que el personal realice los
procesos de manera correcta mitigando los errores y que estos sean corregidos de manera
inmediata, además se deben comunicar cualquier incomodidad por parte del personal para
mejorar el ambiente laboral y con esto la productividad de los empleados, la junta debe ser
convocada una vez por mes.
173
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