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HHUUMMAAIINNSS –– DDIISSPPOONNIIBBLLEESS –– BBRRAANNCCHHÉÉSS

2021

2

Table des matières La Caisse Alliance ......................................................................................................................................................................................................1

Notre mission ............................................................................................................................................................................................................... 3

Notre vision ................................................................................................................................................................................................................... 3

Nos grandes priorités stratégiques............................................................................................................................................................. 3

Nos 8 grandes valeurs.......................................................................................................................................................................................... 4

Notre conseil d’administration ........................................................................................................................................................................ 5

Les régions de la Caisse ..................................................................................................................................................................................... 5

Les dates importantes ......................................................................................................................................................................................... 5

Postes disponibles en 2021 ................................................................................................................................................................................ 6

Critères d'admissibilité .......................................................................................................................................................................................... 6

Qualités d’un administrateur............................................................................................................................................................................ 6

Apprentissage et développement .............................................................................................................................................................. 8

Engagements et attentes .................................................................................................................................................................................. 9

Engagement de temps ...................................................................................................................................................................................... 10

Préparation aux réunions ................................................................................................................................................................................. 10

Rémunérations et dépenses .......................................................................................................................................................................... 10

Processus de mise en candidature ............................................................................................................................................................ 11

Formulaires et documents requis ................................................................................................................................................................ 11

Modalités d’élection ..............................................................................................................................................................................................13

Annexe A .......................................................................................................................................................................................................................... i

Critères d’admissibilité ............................................................................................................................................................................................ i

Annexe B ......................................................................................................................................................................................................................... iii

Programme de développement .................................................................................................................................................................. iii

Programme : Bases de la gouvernance ................................................................................................................................................. iii

Annexe C ....................................................................................................................................................................................................................... vi

Rémunérations et dépenses ........................................................................................................................................................................... vi

Annexe D ...................................................................................................................................................................................................................... vii

Membres du conseil d’administration 2020-2021 .......................................................................................................................... vii

Annexe E ...................................................................................................................................................................................................................... viii

Délégués des sociétaires................................................................................................................................................................................. viii

Formulaire de mise en candidature .............................................................................................................................................................1

NOTE : Dans ce document, le genre masculin est utilisé comme générique dans le seul but d’alléger le texte.

1

La Caisse Alliance La petite histoire d’un grand mouvement

L’histoire de la Caisse Alliance est le résultat d’efforts coopératifs de plusieurs caisses membres de L’Alliance des caisses populaires de l’Ontario. Il s’agit de la conclusion de 39 années d’histoire remplies de défis et de beaux moments.

1940 Dès 1940, dans le Nord de l’Ontario, les caisses de Kapuskasing et de Timmins se créaient. Par la suite, plusieurs autres caisses dans le Nord de l’Ontario sont fondées. Ces caisses régionales visaient à faire la promotion de l’éducation coopérative de leurs membres, à les conseiller et les protéger, à fonder de nouvelles caisses, à recevoir des dépôts d’argent sous forme de parts et d’épargne et à accorder des prêts.

1972 La Fédération des caisses populaires de l’Ontario (FCPO) regroupe la grande majorité des caisses populaires de l'Ontario, à l’exception de quelques caisses indépendantes.

1976 L’Ontario reconnaît officiellement les caisses populaires dans la Loi régissant les coopératives d’épargne et de crédit. La Fédération devient membre de la Société ontarienne d’assurance-dépôts, qui offre une assurance de 6 000 $ sur les dépôts des membres.

1979 Certaines caisses populaires du Nord et du Nipissing choisissent d’assumer leur indépendance en formant La Régionale des caisses populaires de l’Ontario.

1980 La Régionale change son nom pour L’Alliance des caisses populaires de l’Ontario limitée. Les caisses d’Alban, Bonfield, Field, Mattawa, Noëlville, North Bay, St. Charles, Sturgeon Falls et Verner seront membres dès le début.

1984 L’Alliance accueille les caisses de Kapuskasing et de Hearst dans ses rangs. L’Alliance procède à l’achat du système bancaire de la caisse de Kapuskasing et le rend multi-usager. Elle devient la seule fédération de caisses populaires au Canada à posséder son système de comptabilité informatisé complètement intégré.

1989 Les caisses populaires de Timmins et de Mattice choisissent de se joindre à L’Alliance et un nouveau logo plus représentatif de sa raison d’être fait son apparition.

1996 Pour répondre aux exigences de la Loi et de la Commission des services financiers de l’Ontario, les caisses procèdent à la création de comités de vérification. Le réseau des caisses est prospère et les centres de services d’Iroquois Falls, Val Gagné et Longlac viennent s’y ajouter.

2000 La technologie devient une priorité pour L’Alliance et dès 2000, elle crée son site Internet informatif. Les membres du conseil d’administration reprennent les négociations avec Desjardins, qui accepte déjà d’offrir des services informatiques à d’autres partenaires financiers du Canada.

2

2005 Un accord historique est signé avec Desjardins pour l’impartition des services informatiques.

2006 La conversion du système informatique de L’Alliance vers le système informatique de Desjardins a lieu.

2008 C’est en 2008 que L’Alliance devient milliardaire! Ceci permet de consolider sa position d’institution financière de choix pour ses membres.

2012 L’Alliance révise ses objectifs et définit ses nouvelles orientations stratégiques afin d’amener le réseau à voir plus grand en augmentant son chiffre d’affaires, à être plus fort en améliorant sa productivité et à devenir meilleur en incorporant à ses activités un agenda de transformation.

2017 Lors d’une rencontre des directions générales des caisses, un tournant décisif se profile et les administrateurs décident qu’il est temps de prendre une nouvelle direction pour faire face aux défis qui se présentent. Ils décident, unanimement, de présenter un projet de regroupement aux membres du conseil d’administration. L’enthousiasme des membres du conseil d’administration étant au rendez-vous, L’Alliance embauche un consultant pour faire une étude de faisabilité concernant ce projet de regroupement. Dès juin 2017, après la présentation de l’étude, les membres du conseil d’administration votent, à l’unanimité, en faveur du projet. Le 8 novembre 2017 marque une soirée historique pour L’Alliance des caisses populaires de l’Ontario quand, simultanément, dans 12 communautés différentes, 99,3 % des membres présents votent en faveur du regroupement des 12 caisses du réseau.

2018

2019

Le 1er janvier 2018, la Caisse populaire Alliance limitée est créée (CPA). Une caisse de 1,5 G$ en actif qui dessert 50 000 membres et emploie près de 300 employés répartis dans 29 centres de services dans 24 communautés du Nord de l’Ontario. Un 30e centre de services s’ajoute à la Caisse populaire Alliance. Celui-ci ouvre ses portes à West Ferris (North Bay) le 27 mai 2019. L’ouverture officielle est célébrée le 24 juin 2019. Une nouvelle image de marque est conçue. La Caisse populaire Alliance devient officiellement la Caisse Alliance le 19 juin 2019.

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Notre mission Au cœur du développement de nos communautés, nous contribuons au succès de nos membres grâce à nos valeurs coopératives, à la qualité de notre offre et à l’excellence de nos services.

Nous sommes Humains. Disponibles. Branchés.

Notre vision Avec plus de 2 G$ d’actif, la Caisse populaire Alliance est le partenaire financier privilégié de ses membres et le moteur économique clé de ses communautés.

Nos grandes priorités stratégiques

Mise en place du modèle de gouvernance 1. Définir et aligner le modèle de gouvernance à la réalité de la CPA 2. Capitaliser sur nos connaissances et notre présence locales afin de maximiser notre

impact dans nos régions 3. Pouvoir compter sur un conseil d’administration fort, diversifié avec des compétences

solides

Alignement et performance du modèle organisationnel 1. Implanter et faire vivre le modèle organisationnel au sein des centres de services et du siège social 2. Se doter d’un modèle performant et porteur pour l’avenir 3. Initier et générer des efficacités et optimisations pour la CPA

Développement des affaires 1. Augmenter la pénétration de nos marchés actuels 2. Étendre nos activités à de nouveaux marchés complémentaires 3. Diversifier nos sources de revenus hors des zones « traditionnelles »

Renforcement de la distinction coopérative 1. Faire vivre la CPA directement auprès des communautés et dans les marchés desservis 2. Capitaliser sur nos valeurs coopératives et renforcer le sentiment d’appartenance envers

l’organisation

Développement des talents 1. Offrir une expérience-employé favorisant l’attraction, la mobilisation et la rétention des talents,

en lien avec l’expérience membre souhaitée 2. Assurer le développement de nos talents et profils de compétence à travers l’ensemble de

l’organisation

Développement de l’expérience membre 1. Définir l’expérience membre cible pour la CPA et assurer son déploiement dans l’ensemble des

centres de services et au siège social (particuliers et entreprises) 2. Bénéficier de l’utilisation des nouvelles technologies afin de mieux comprendre nos membres

et nous rapprocher en continu de leurs besoins (développement de l’intelligence d’affaires)

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Nos 8 grandes valeurs Nos valeurs sont les principes de base, les piliers de la ligne de conduite de tous les membres de notre équipe : employés et administrateurs.

Expertise, performance et qualité de nos

produits et services

Nous mettons en commun nos expertises et nos ressources afin

de faire profiter l’ensemble de nos

membres. Nous avons le souci constant de

perfectionner notre expertise et d’offrir à

nos membres des produits

et services de qualité.

Respect et écoute des besoins des

membres

Nous sommes accessibles

et attentifs aux besoins évolutifs de nos

membres, actuels et futurs.

Nous travaillons à gagner et maintenir la

confiance de nos membres afin de les

aider à atteindre leurs ambitions. Nous

donnons une voix à tous et veillons

au maintien de la vie démocratique exercée

par nos membres.

Intégrité, honnêteté et transparence

Nous prenons nos

décisions dans l’intérêt de nos membres et

communautés avant tout. Nous veillons au respect des bonnes

pratiques d’affaires et de gestion, et nous

engageons à toujours communiquer des

informations qui soient exactes, complètes et

en temps opportun.

Écoute des communautés et

coopération

Nous avons à cœur le développement de nos communautés, et c’est

pourquoi nous nous impliquons activement et durablement auprès

d’elles afin de faire vivre notre distinction

coopérative au quotidien.

Engagement

Nous nous investissons individuellement et

collectivement. Nous croyons que

l’engagement de tous est le pilier des relations que nous entretenons avec nos membres.

Collaboration et ouverture

Nous faisons en sorte

qu’il soit facile et agréable de travailler

avec nous. Nous collaborons étroitement avec nos partenaires, et ce, tout en nous assurant

de conserver notre autonomie et notre

indépendance d’esprit.

Respect de notre héritage

Nous sommes une

institution financière aux origines franco-

ontariennes. Nous construisons l’avenir en capitalisant sur qui nous sommes, le chemin que nous avons parcouru et

les succès que nous avons vécus.

Travail d’équipe et valorisation de nos

employés

Nous croyons fermement en la

richesse que représentent nos

employés, car ils sont au cœur de nos succès et des relations avec nos

membres. Le travail d’équipe est à la base

de nos stratégies et c’est pourquoi nous

investissons constamment dans le développement et la responsabilisation de

nos employés.

5

Notre conseil d’administration Le conseil d’administration de la Caisse Alliance est composé de douze (12) administrateurs, dont deux (2) provenant de chacune des six (6) régions reconnues au règlement administratif.

Le conseil gère et surveille les affaires internes et les activités commerciales de la Caisse, directement ou indirectement par l’intermédiaire de ses employés ou mandataires, dans le but de réaliser sa mission et ses objectifs. Il exerce les fonctions que lui attribuent la Loi et le règlement administratif.

Le mandat des administrateurs est d’une durée de trois (3) ans. Le nombre maximal de mandats consécutifs complets que l’administrateur peut remplir est de cinq (5).

Les administrateurs de notre conseil d’administration sont présentés à l’Annexe D.

Les régions de la Caisse La Caisse compte six (6) régions comme suit :

Nipissing-Est Territoire des communautés de North Bay, Bonfield et Mattawa

Nipissing-Centre Territoire des communautés de Sturgeon Falls et Field

Nipissing-Ouest Territoire des communautés de Verner, Alban, Markstay, Noëlville, St. Charles, Argyle et Warren

Nord-Est Territoire des communautés de Timmins, Iroquois Falls et Val Gagné

Nord-Centre Territoire des communautés de Kapuskasing, Moonbeam, Fauquier, Opasatika, Smooth Rock Falls et Val Rita

Nord-Ouest Territoire des communautés de Hearst, Longlac et Mattice

La « région d’appartenance » désigne la région à laquelle est affecté un sociétaire. Il s’agit de la région du centre de services où il effectue principalement ses activités avec la Caisse. Le sociétaire peut demander d’être associé à une nouvelle région d’appartenance sur présentation d’une demande écrite motivant la demande. Celle-ci doit être approuvée par le conseil ou par un employé de la Caisse dûment autorisé à cette fin.

Les dates importantes Période d’appel de candidatures : Du 1er novembre au 31 décembre 2020

Séance d’information pour les candidats : Le 15 janvier 2021 (lieux à préciser)

Élections à l'assemblée générale annuelle : Mardi 27 avril 2021

L'assemblée générale annuelle (AGA) se tiendra le mardi 27 avril 2021, à 19 h, et sera diffusée par vidéoconférence dans les six (6) régions. Les trente-six (36) délégués (6 par région), élus par les membres de chaque région, détiennent les droits de vote de leurs membres à l'AGA. Des élections d’administrateurs seront organisées et les résultats annoncés lors de l’AGA.

Les délégués des sociétaires sont présentés à l’Annexe E.

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Postes disponibles en 2021 Quatre (4) postes sont à pourvoir au sein du conseil d’administration en 2021, tous pour un mandat de trois (3) ans.

• Un (1) poste pour la région du Nord-Est• Un (1) poste pour la région du Nord-Ouest• Un (1) poste pour la région du Nipissing-Est• Un (1) poste pour la région du Nipissing-Ouest

Critères d'admissibilité Pour être admissible à siéger au conseil d’administration, vous devez répondre aux exigences de la Loi sur les caisses populaires et les credit unions, notre règlement administratif et nos politiques, incluant :

• Être sociétaire de la Caisse ;• Être âgé d’au moins 18 ans ; et Être de citoyenneté canadienne ou être admis au Canada en

qualité de résident permanent et y résider.

Pour connaître les autres critères d’admissibilité, consulter l’Annexe A.

Qualités d’un administrateur Vous pouvez à n'importe quel moment manifester votre intérêt pour devenir administrateur de votre Caisse. N'hésitez pas à en parler à un membre actuel du conseil d’administration (CA), à un délégué ou à un membre du comité coopératif régional (CCR), au président et chef de la direction ou à une direction régionale.

Un membre qui souhaite devenir administrateur doit satisfaire aux conditions d’admissibilité et correspondre au profil recherché par le conseil d’administration. Les connaissances, l’expérience et les habiletés de chaque administrateur et du conseil dans son ensemble sont des éléments importants qui contribuent au succès et à la viabilité de la Caisse. Il est donc primordial que les administrateurs possèdent les compétences nécessaires pour pouvoir bien s’acquitter de leurs responsabilités à l’égard de la Caisse, de ses sociétaires et des détenteurs de parts, et ainsi contribuer au bon fonctionnement de la Caisse.

Surveillance de l’audit et de la conformité

• Connaître les risques auxquels s’expose l’établissement ainsi que les moyens dont la directionse dote pour y faire face et les gérer

• Veiller à ce que les états financiers correspondent avec exactitude aux activités de la Caisse• Effectuer la révision systématique des principaux risques et la rectification par la direction

des faiblesses ou des dérogations par rapport à la politique et aux exigences légales etréglementaires

Rendement du conseil et du président et chef de la direction

• Être responsable en dernier ressort de la réussite et de la viabilité de la Caisse grâce aucapital de compétences et aux capacités de ses administrateurs

• Superviser les affaires de la Caisse par l’exercice de ses responsabilités de surveillance, etnommer la direction pour gérer les activités au quotidien

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Fonctionnement d’une caisse populaire

• Bien comprendre la nature du modèle d’affaires coopératif ainsi que celui de la Caisse• Comprendre les opérations de la Caisse et les ressources financières, humaines et

technologiques qu’elle utilise dans la prestation de ses services

Littératie financière

• Comprendre des rapports et des états financiers, des normes et des hypothèsescomptables ainsi que des exigences prévues par la Loi

La révision et le suivi du plan d’affaires et du budget annuels de la Caisse, tous deux approuvés par le conseil, représente un élément essentiel de la réussite et de la viabilité de la Caisse

Gouvernance et éthique

• Comprendre l’élaboration et la formulation des plans stratégiques et des buts, politiqueset processus qui régissent et guident la direction et la gestion de la Caisse, et y contribuer

• Exercer une surveillance prudente, indépendante et objective pour s’acquitter de ce qui suitavec efficacité :

• Guider et contrôler la mise en œuvre des initiatives stratégiques• Surveiller les activités de gestion des risques et participer, en collaboration avec le

conseil dans son ensemble, à la communication d’une approche cohérenteLeadership

• Comprendre l’habileté d’exercer une influence sur les discussions tout en favorisant l’apportde solutions consensuelles

• Reconnaître l’importance de tous les participants dans les délibérations et celle desdiscussions et débats constructifs

Aborder les initiatives sous un angle stratégique en œuvrant à leur réalisation pour offrir des services de qualité aux sociétaires et améliorer la viabilité de la Caisse à long terme

Milieu de la réglementation

• Connaître les règlements qui gouvernent la Caisse, incluant le règlement administratif, lespolitiques ainsi que les lois et règlements connexes

Connaître la Loi qui énonce comment la Caisse est structurée et la nature particulière de la structure d’administration, les pouvoirs commerciaux ainsi que les restrictions et les limites relatives aux prêts et aux investissements

Surveillance de la gestion des risques

• Comprendre les politiques, les procédures et les contrôles ainsi que la manière de gérer lesrisques

Responsable de surveiller les pratiques de gestion des risques de la Caisse, y compris la gestion du risque d’entreprise

Planification stratégique

• Comprendre et contribuer au processus de planification stratégique et de conception de lastratégie, c’est-à-dire, entre autres :

• Bien connaître les activités de la Caisse et son milieu d’exploitation• Comprendre les divers modèles et outils de planification stratégique, et• Se préparer en vue des séances de planification

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Pour les élections de 2021, le conseil d'administration recherche des candidats étroitement liés à la mission et aux valeurs de la Caisse, qui renforceront la diversité du conseil, ainsi que ceux ayant une expérience dans un ou plusieurs des domaines suivants :

• Littératie financière • Environnement réglementaire et gestion des risques • Expertise dans le secteur de la gestion de patrimoine • Innovation technologique

De plus le conseil d’administration encourage les demandes provenant des personnes des groupes sous-représentés. Par exemple, le conseil est présentement composé de deux femmes et de dix hommes.

Apprentissage et développement La Caisse Alliance croit dans un apprentissage et un développement continu. Chaque année, les administrateurs doivent effectuer une auto-évaluation afin de mettre au point un plan de développement qui inclut des opportunités telles que des formations, webinaires et conférences en vue d’atteindre les compétences requises, et ce, dans un délai prescrit.

Les administrateurs sont tenus de comprendre, satisfaire et maintenir les qualités requises d’un administrateur, de s’assurer qu’ils satisfont aux exigences de celles-ci et de s’engager à les respecter.

• Effectuer une évaluation annuelle des compétences requises • Maintenir les plans de développement personnel et entreprendre la formation requise • Atteindre au minimum les niveaux de compétence définis par l’Autorité ontarienne de

réglementation des services financiers (ARSF) et par la Caisse, et ce, dans les délais prescrits Voici une liste des formations de base requises :

Années Formations

Première année du premier mandat

Initiation des nouveaux administrateurs – Zoom

Aperçu du rôle, des tâches et des exigences d'un administrateur. Une rencontre avec le président du conseil d’administration, le président du comité de vérification et le président et chef de la direction. Préférablement, cette rencontre devrait avoir lieu dans le premier mois suivant l’élection du nouvel administrateur.

9

Bases de la gouvernance – six (6) modules en ligne

Les modules en ligne vous apportent un niveau de connaissance de base pour vous initier à vos tâches liées à la gouvernance de votre coopérative financière. À la fin de chaque module, vous devrez répondre à un questionnaire pour vérifier votre compréhension du matériel couvert avant de procéder au prochain module.

• Module 1 : Aperçu du système de coopératives financières• Module 2 : Les rôles et responsabilités du conseil• Module 3 : Rôles et responsabilités d’un administrateur• Module 4 : États financiers et mesures financières• Module 5 : Gestion de l’actif et du passif• Module 6 : Surveillance de la performance de la coopérative

financière

Année subséquente Au moins une (1) journée de formation annuelle en participant à des formations, webinaires et conférences. Ces activités peuvent être organisées par la Caisse ou offertes par l’entremise de partenaires. Le plan de développement personnel inclut des opportunités en vue d’atteindre les compétences requises. L’administrateur peut aussi partager son intérêt à participer à différentes formations en lien avec son développement.

Engagements et attentes Pour contribuer pleinement à l’exercice de la gouvernance de la Caisse et à son développement, tout administrateur doit répondre à certaines attentes et obligations. Le rôle comme administrateur exige :

• de faire preuve d’intégrité et de loyauté ;• de veiller à l’administration saine et prudente de la Caisse dans le respect des responsabilités

des instances locales et régionales, de même que des encadrements légaux etréglementaires ;

• de comprendre et de partager la mission et la vision de la Caisse, d’adhérer aux principescoopératifs et à nos valeurs, en plus de s’engager à agir en tout temps dans l'intérêt primordialdes sociétaires actuels et futurs ainsi que de la Caisse ;

• de faire preuve d’éthique en favorisant des relations harmonieuses, en valorisant le dialogueouvert et constructif, et en tenant compte des valeurs de la Caisse dans la réflexion, ladécision et l’action.

La participation d’un administrateur au sein du conseil et des comités signifie également :

• d’être solidaire des décisions prises par le conseil ;• de comprendre le rôle et les responsabilités des instances de la Caisse, ainsi que leur

complémentarité ;• de s’engager à assister aux réunions de façon assidue et de se préparer au préalable afin de

contribuer efficacement aux délibérations et à la prise de décision ;• de démontrer des aptitudes à communiquer ses opinions lors des délibérations;• de posséder des connaissances de base en informatique et d’être en mesure d’utiliser un

ordinateur ou une tablette/un iPad;• d’avoir accès à une connexion Internet à sa résidence.

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Enfin, il doit s’engager :

• à prendre connaissance du code de déontologie, à faire vivre les valeurs, à respecter lesprincipes et les règles ainsi qu’à signer annuellement une déclaration d’intérêts ;

• à poursuivre le développement de ses connaissances et compétences pour répondrenotamment aux attentes de la politique sur la formation et les qualités requises desadministrateurs ;à participer pleinement à la vie démocratique et associative de la Caisse ;

• à faire affaire de façon significative avec la Caisse Alliance, c’est-à-dire détenir plusieursproduits et utiliser les services offerts par la Caisse.

Pour en connaître davantage sur le programme de développement, consulter l’Annexe B.

Engagement de temps Afin d’assurer une structure de gouvernance solide et efficace, la Caisse exige des administrateurs un engagement significatif.

Le conseil d’administration se réunit un minimum de huit (8) fois par année. Les rencontres sont virtuelles et habituellement d’une durée de trois (3) heures. Avant la pandémie, des réunions en personne s’échelonnaient sur une (1) à deux (2) journées. Un minimum de deux (2) rencontres en personne étaient prévues, soit une (1) en juin et une (1) en décembre. Ces rencontres se déroulaient généralement au siège social de la Caisse, situé au 1870, rue Bond à North Bay. La tenue de ses rencontres sera déterminée selon les recommandations des autorités de santé publique.

Un administrateur agit comme liaison entre le conseil d’administration et le comité coopératif régional. En participant aux rencontres, l’administrateur s’assure de bien saisir les préoccupations et les besoins identifiés en région pour le guider dans son travail au conseil. Les comités se rencontrent habituellement quatre (4) fois par année pour des réunions d’une durée maximale de deux (2) heures.

Les administrateurs participent à l’assemblée de groupe de sociétaires (AGS) dans leur région qui a lieu à l’automne, ainsi qu’à l’assemblée générale annuelle (AGA) de la Caisse, qui a lieu en avril.

Enfin, un administrateur doit suivre de la formation pour améliorer ses compétences ou enrichir ses connaissances.

Préparation aux réunions Les administrateurs doivent être préparés et participer activement aux réunions.

Les documents sont soumis au portail sept (7) jours avant la réunion et, donc, les administrateurs doivent consacrer suffisamment de temps (minimum trois (3) heures) à l’examen des documents afin d’assurer des discussions productives et des décisions informées.

Rémunérations et dépenses Le conseil fixe par résolution la rémunération versée aux administrateurs de la Caisse et aux membres des divers comités en reconnaissance de l’importance de leurs obligations et responsabilités à l’égard de la gouvernance de la Caisse, ainsi qu’en reconnaissance du temps consacré lors de l'exécution de leurs fonctions.

Celle-ci est imposable à titre de revenu personnel. De plus, la Caisse dispose d’un budget pour rembourser les frais de déplacement et de séjour des administrateurs, lorsque requis.

Pour en connaître davantage sur la rémunération des administrateurs, consulter l’Annexe C.

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Processus de mise en candidature Après avoir considéré le rôle, les responsabilités et l’engagement de temps d’un administrateur de la Caisse, un membre doit soumettre sa candidature durant la période de mise en candidature. En janvier, un comité de nomination régional tient une séance d’information et une entrevue pour bien connaître les compétences, connaissances et engagements communautaires des candidats.

Le profil des candidats retenus est partagé à l’ensemble des délégués de la Caisse en préparation à l’AGA au mois d’avril. Les candidats ont aussi accès à l’adresse courriel des délégués pour leur communiquer des renseignements supplémentaires au besoin. Une fois à l’AGA, les délégués votent pour les candidats afin d’élire les administrateurs. Comme vous pouvez le constater, il s’agit d’un modèle qui permet à tous nos membres qui le désirent d’y participer.

Formulaires et documents requis Le processus de mise en candidature à un poste d’administrateur au conseil d’administration se déroule de la façon suivante :

1. Soumettre le formulaire de mise en candidature complété avec l’appui et les signatures d’au moins trois (3) membres de la Caisse. Les appuyeurs ne peuvent être membres du comité de mise en nomination ou employés de la Caisse (pages 22 à 27 du présent document).

2. Inclure une photo de qualité professionnelle de la tête au complet et des épaules en tenant compte des précisions suivantes :

a. Format JPEGb. Résolution de 300 points par pouce (PPP)c. Mise en page portraitd. Couleur naturelle sans effets

Le comité de mise en nomination de la région d’appartenance examine les informations fournies afin de s'assurer que le matériel est considéré comme approprié et, si nécessaire, demande aux candidats d’y apporter des modifications.

Le formulaire de mise en candidature doit être livré en main propre ou encore transmis par la poste, par télécopieur ou par transmission électronique, et ce, de manière à ce qu'il soit reçu durant la période de mise en candidature.

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Pour les formulaires et documents transmis par la poste, par télécopieur ou par transmission électronique, les envoyer aux coordonnées suivantes :

Par la poste : Monsieur Pierre Dorval Secrétaire du conseil 1870, rue Bond North Bay ON P1B 4V6

Par télécopieur : Monsieur Pierre Dorval Secrétaire du conseil Télécopieur : 705 474-5326

Par courriel : Monsieur Pierre Dorval Secrétaire du conseil Courriel : pdorval@acpol.ca cc jbrule@acpol.ca

En main propre, les formulaires peuvent être livrés aux adresses ci-dessous, à l’attention des personnes suivantes :

Au siège social : Pierre Dorval Secrétaire du conseil 1870, rue Bond North Bay ON P1B 4V6

En centre : Stéphane Méthot Directeur régional 1, rue Principale Est Verner ON P0H 2M0

Norman St-Amour Directeur régional 630, rue Cassells North Bay ON P1B 4A2

Marcy Lemieux Directrice régionale 241, rue King Sturgeon Falls ON P2B 1S1

Serge Breton Directeur régional 45, rue Mountjoy Nord Timmins ON P4N 8H7

Denise Fortier Directrice régionale 36, promenade Riverside Kapuskasing ON P5N 1A6

Pierre Richard Directeur régional 908, rue Prince Hearst ON P0L 1N0

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Modalités d’élection 1. Mises en candidature

Un avis écrit annonçant les postes à pourvoir au sein du conseil, y compris la durée des mandats visés, et invitant les mises en candidature est affiché dans les locaux du siège social et de tous les centres de services de la Caisse, à un endroit qui est bien à la vue des sociétaires ainsi que sur le site web www.caissealliance.com, au moins trente (30) jours précédant la fin de l’exercice financier. Le conseil établit le formulaire de mise en candidature qui doit servir aux fins de l’élection des administrateurs et y énonce les conditions applicables aux candidats ainsi que les modalités à respecter. La période de mise en candidature débute dès la publication de l’avis précité et se termine le dernier jour ouvrable du mois de décembre.

2. Divulgation des intérêts par les candidatsTout candidat à la fonction d’administrateur, y compris un administrateur en poste, est tenu de

divulguer par écrit tout intérêt qu’il peut avoir aux termes des dispositions de la Loi qui portent sur les

conflits d’intérêts.

3. Comité de mise en nominationEn cas d’élection, le conseil établit un comité de mise en nomination pour chacune des régions en cause. Le comité de mise en nomination de chaque région est composé des personnes suivantes : les administrateurs de la région siégeant au conseil et qui ne sont pas candidats à la prochaine élection, et les membres du comité coopératif régional de la région. Le comité tiendra une séance d’information ainsi qu’une entrevue pour les candidats dans les deux (2) premières semaines du mois de janvier suivant la fermeture des mises en candidature.

4. Affichage des candidaturesAu moins dix (10) jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée générale annuelle, la Caisse affiche, dans les locaux du siège social et de chacun de ses centres de services, à un endroit qui est bien à la vue des sociétaires, ainsi que le site Web (www.caissealliance.com), le nom des candidats aux élections du conseil et, le cas échéant, l’avis de l’existence de toute divulgation d’intérêts faite à la Caisse.

5. Procédure électoraleS’il y a autant de mises en candidature que de postes à pourvoir, les candidats sont élus par

acclamation. Dans le cas où le nombre de candidats excède le nombre de postes à pourvoir, il faut

procéder à une élection.

À la suite de la séance d’information et de la confirmation de la liste officielle des candidats, les formulaires et documents de ceux-ci sont partagés aux trente-six (36) délégués de la Caisse à des fins de révision. Une liste des délégués avec leur adresse courriel est aussi mise à la disposition des candidats dans le but de partager des renseignements supplémentaires.

Lors de l’assemblée générale annuelle, les délégués procèdent au vote afin de choisir. Le candidat choisi a la chance d’adresser quelques mots aux membres présents.

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Annexe A

Critères d’admissibilité

Conformément au règlement administratif de la Caisse populaire Alliance limitée, un administrateur ne peut :

• Occuper la fonction de délégué des sociétaires, à moins qu’il démissionne du poste dedélégué avant d’entrer en fonction comme administrateur;

• Avoir occupé un emploi à la Caisse dans les trois (3) ans qui précèdent la date à laquelle ilpourrait être élu administrateur;

• Avoir fait l’objet d’un congédiement de la Caisse ou dont le conjoint a fait l’objet d’uncongédiement de la Caisse, et ce, pour des motifs autres qu’une restructuration del’entreprise;

• Avoir été destitué de son poste d’administrateur de la Caisse dans les cinq (5) ans quiprécèdent la date à laquelle il pourrait être élu administrateur à nouveau;

• Être impliqué dans un différend ou un litige contre la Caisse ou à l’encontre des intérêts decelle-ci;

• Être propriétaire, administrateur, dirigeant, employé ou agent d’une entité ou personnemorale dont les activités commerciales principales sont en concurrence avec les activitésexistantes ou projetées de la Caisse ou peuvent le devenir;

• Être le conjoint d’une personne qui est propriétaire, administrateur, dirigeant, employé ouagent d’une entité ou personne morale dont les activités commerciales principales sont enconcurrence avec les activités existantes ou projetées de la Caisse ou peuvent le devenir.

Par ailleurs, le sociétaire qui convoite un poste au conseil est limité à postuler comme candidat pour sa région d’appartenance; il est inadmissible comme candidat au conseil hors de sa région d’appartenance.

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Conformément au chap. 11, partie 7, article 92(1) de la Loi de 1994 sur les caisses populaires et les credit unions, les suivants ne peuvent être administrateurs de la Caisse :

• Les particuliers dont l’adhésion à une caisse a pris fin autrement qu’à leur gré.

• Les particuliers qui ont été jugés incapables de gérer leurs biens aux termes de la Loi de 1992sur la prise de décisions au nom d’autrui ou de la Loi sur la santé mentale ou qui ont été jugésincapables par un tribunal canadien ou étranger.

• Les particuliers qui sont des faillis non libérés ou des faillis libérés dans les cinq ans quiprécèdent la date à laquelle ils pourraient être élus administrateurs.

• Les particuliers qui ne peuvent obtenir le cautionnement d’un assureur titulaire d’un permisdélivré en vertu de la Loi sur les assurances qui l’autorise à faire souscrire de l’assurance decautionnement et de l’assurance contre les détournements.

• Les particuliers dont une dette à l’égard de la Caisse est échue depuis plus de 90 jours, àmoins que la Caisse n’ait accepté de reporter l’échéance du remboursement.

• Les particuliers qui sont des personnes inscrites au sens du Règlement d’application de larésolution des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme pris en application de la Loi surles Nations Unies (Canada).

• Les particuliers déclarés coupables, dans les cinq ans qui précèdent la date à laquelle ilspourraient être élus administrateurs, d’une infraction dont il est question au paragraphe (3)et qui n’ont pas été réhabilités.

• Les particuliers dont l’adhésion à une association professionnelle a été révoquée, dans lescinq ans qui précèdent la date à laquelle ils pourraient être élus administrateurs, pourmanquement professionnel.

• Les employés de la Caisse ou ceux d’une fédération dont la caisse est membre ou leurconjoint, père, mère ou enfant.

• Les conseillers professionnels qui fournissent des services à la Caisse en leur qualitéprofessionnelle ou qui ont fourni de tels services dans les trois ans qui précèdent la date àlaquelle ils pourraient être élus administrateurs.

• Les employés de l’Autorité.

• Les fonctionnaires employés aux termes de la partie III de la Loi de 2006 sur la fonctionpublique de l’Ontario dont les fonctions comprennent la réglementation des caisses.

• Les particuliers qui n’ont pas satisfait aux exigences en matière de formation ou nepossèdent pas les qualités requises des administrateurs qu’établit la Caisse.

• Les particuliers qui n’ont pas satisfait à une condition raisonnable ou ne possèdent pas unequalité requise raisonnable que prévoient les règlements administratifs de la Caisse. 2007,chap. 7, annexe 7, art. 58; 2009, chap. 33, annexe 2, par. 21 (2); 2019, chap. 7, annexe 16, art.49.

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Annexe B Programme de développement

En tant que membre de l’Association canadienne des coopératives financières, la Caisse a accès à une gamme de programmes de formation du centre de développement professionnel Cusource®.

Cusource® Professional Development and Education se concentre exclusivement sur l’apprentissage et le développement pour le système des caisses populaires. Les programmes d’apprentissage sont conçus spécifiquement pour le système des caisses et des credit unions canadiennes, souvent par des professionnels de ces institutions.

Programme : Bases de la gouvernance

Vous trouverez enrichissante votre expérience en tant qu’administrateur d’une coopérative financière et nous sommes convaincus que votre coopérative financière bénéficiera des connaissances et des compétences que vous apportez à l’équipe de gouvernance.

Bases de la gouvernance, Niveau A, vous présente les tâches des conseils d’administration d’une coopérative financière. Il y a des aspects uniques à la gouvernance d’une organisation assujettie à la réglementation provinciale ou fédérale qui est une institution financière de dépôt à qui les économies d’une vie des gens sont confiées et d’une organisation qui fait partie d’un secteur coopératif.

Les Bases de la gouvernance comprennent deux composantes : six (6) modules en ligne préparatoires suivis par une séance en classe d’une journée (Bases de la théorie et de l’action de la gouvernance). Après avoir achevé les deux composantes du programme, vous recevrez le certificat suivant : CUDA Foundations of Governance Certificate.

Aperçu du programme Bases de la gouvernance - Six modules en ligne CDA-LVA-BSGVE01-ELR Les modules en ligne vous apporteront un niveau de connaissance de base pour vous initier à vos tâches liées à la gouvernance de votre coopérative financière. À la fin de chaque module, vous devrez répondre à un questionnaire pour vérifier votre compréhension du matériel couvert avant de procéder au prochain module.

Module 1 : Aperçu du système de coopératives financières

Ce module vous présente l’historique des coopératives financières, les principes sur lesquels toutes coopératives fonctionnent et la façon dont les coopératives financières sont une seule forme d’institution financière qui sert les membres et qui appuie leurs communautés.

Module 2 : Les rôles et responsabilités du conseil

Le module 2 vous présente les responsabilités d’un conseil d’administration d’une coopérative financière et explique comment le conseil s’acquitte de ses responsabilités. Ce module vous présente également les exigences réglementaires et la politique qui établissent le rôle du conseil.

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Module 3 : Rôles et responsabilités d’un administrateur

Le module 3 met l’accent sur vous en tant qu’administrateur individuel – votre autorité et votre responsabilité. Le module couvre l’importance de l’indépendance dans la prestation d’une bonne gouvernance, ainsi que les étapes que chaque administrateur doit suivre pour se préparer à participer efficacement aux délibérations du conseil.

Module 4 : États financiers et mesures financières

Le module 4 vous présente les fondements des états financiers d’une coopérative financière. Ce module donne un aperçu des éléments de l’état financier; il couvre les types d’actifs, les passifs et la façon dont la coopérative financière se fait de l’argent pour couvrir ses coûts d’exploitation. Ce module examine également les principaux paramètres financiers que les administrateurs doivent surveiller.

Module 5 : Gestion de l’actif et du passif

Le module 5 explore deux principales opérations d’une coopérative financière – percevoir des dépôts des membres qui deviennent des passifs pour une coopérative financière et faire des prêts aux membres qui deviennent des passifs pour une coopérative financière. Ce module explique l’importance de chacun de ces deux secteurs d’activité ainsi que des mécanismes pour gérer les risques créés par chacun et le solde qui doit être réalisé pour créer des bénéfices.

Module 6 : Surveillance de la performance de la coopérative financière

Le module 6 examine comment le conseil surveille le rendement de la coopérative financière, notamment l’observation stratégique, financière, opérationnelle et réglementaire. Cette tâche comprend le traitement de planification et le suivi du rendement réel dans le cadre de ces plans, ainsi que la réalisation de certaines analyses des renseignements que le conseil reçoit.

Durée

Il faut environ 45 à 60 minutes pour terminer chaque module.

Qui doit assister? Nouveaux administrateurs du conseil d’administration d’une coopérative financière.

Crédits du programme

Les six (6) modules ainsi que la séance en classe d’une journée sont les principales composantes du niveau A du programme CUDA, et les participants sont tenus de les suivre pour réussir le programme.

Accréditation Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de devenir un administrateur accrédité de l’Association canadienne des coopératives financières, veuillez consulter le www.ccua.com/cusource/director_training.

Caractéristiques module

Questionnaire après les leçons pour tester votre niveau de connaissance. Le module indique « Complet » après l’obtention d’une note de 80 %.

Vous devez achever les six (6) modules en ligne et leurs épreuves durant la première année de votre premier mandat, et avant de participer à l’atelier Bases de la théorie et de l’action de gouvernance.

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Bases de la théorie et de l’action de gouvernance

Salle de classe ou classe électronique

1re partie

Met l’accent sur les bases de la théorie de la gouvernance par l’intermédiaire de cinq cas tirés des modules 2 à 6 et exploration de :

• La responsabilité du conseil et de chaque administrateur de créer et de protéger de la valeur pour les intervenants.

• Les responsabilités particulières dans les domaines de la littératie financière, de la gestion des actifs et des passifs (GAP) et du suivi du rendement de la coopérative financière.

• La théorie qui appuie les principes de la bonne gouvernance.

2e partie

Met l’accent sur les bases de l’action de la gouvernance au moyen d’une étude de cas approfondie qui illustre :

• Les types de questions auxquelles vous serez confronté en tant qu’administrateur. • Les six principes dans le modèle des bases de la gouvernance et les moyens par lesquels ils

peuvent être appliqués pour vous aider dans le processus de décision auquel le conseil fait face régulièrement.

Cette partie de la formation n’est pas disponible en français pour l’instant. Elle sera offerte par la Caisse selon les besoins du conseil.

Autres formations

Chaque année, à la suite de l’évaluation annuelle du conseil d’administration et du comité de vérification, la Caisse organise au besoin des formations spécifiques reliées aux compétences nécessaires pour assurer une gouvernance solide et efficace. Ces formations peuvent être préparées par l’équipe de la Caisse ou offertes par des partenaires, selon les sujets et les besoins.

La Caisse offre aux administrateurs la possibilité d’identifier des opportunités de formation et de présenter leur demande au président du conseil ou au président et chef de la direction.

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Annexe C Rémunérations et dépenses

Rémunération annuelle

Administrateur 2 000 $

Président 16 000 $

Rémunération par réunion Conseil d’administration et ses comités

Réunion en personne (par jour) 500 $

Réunion à distance par vidéoconférence ou autre (durée de plus d’une heure) 200 $

Réunion à distance par vidéoconférence ou autre (durée de moins d’une heure) 75 $

Comité coopératif régional 100 $

Le poste de président du conseil d’administration de la Caisse Alliance est rémunéré à raison de 16 000 $ par année, payable mensuellement. Ce montant est imposable.

Le poste d’administrateur du conseil d’administration de la Caisse Alliance est rémunéré à raison de 2 000 $ par année (166,67 $ par mois), payé en fin d’année. Ce montant est imposable.

Déplacements

La Caisse rembourse le kilométrage des administrateurs lorsqu’ils doivent se déplacer pour une réunion du conseil ou de ses comités au taux présentement en vigueur, tel qu’établi à la Politique P-02. Toutefois, le covoiturage est recommandé lorsque les administrateurs de la même région doiventse rendre à la même réunion.

Séjour

Si une réunion s’étend sur plus d’une journée, la Caisse rembourse les dépenses encourues par les administrateurs selon la politique en vigueur P-02. Les montants sont crédités, après chaque réunion, directement au compte de l’administrateur, à la Caisse.

Les dépenses reliées aux frais de déplacement ou d’hébergement sont payées à la suite de la réunion et versées au compte de l’administrateur.

Bénéfices supplémentaires

• Assurance des administrateurs

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Annexe D

Membres du conseil d’administration 2020-2021 Président Vice-président Philippe Boissonneault Grégoire Lefebvre Gilles Boucher Claude Plamondon Nipissing-Ouest Nipissing-Est Nord-Ouest Nord-Ouest Stéphane Gallant Lynn Fecteau Paul Levesque Kenneth Paquette Nord-Est Nord-Est Nipissing-Centre Nipissing-Centre Martin Rancourt Sonia T. Gravel Marcel Guérin Kevin Cloutier Nord-Centre Nord-Centre Nipissing-Ouest Nipissing-Est

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Annexe E Délégués des sociétaires

Nom Fin de mandat Région

Eric Foisy Vacant

2021 2021

Nipissing-Est Jean-Marie Bélanger Louise Moyer

2022 2022

Roland Desgroseilliers Darlene Hotte

2023 2023

Mario Rousseau Jacques Fournier

2021 2021

Nipissing-Centre Alice Denis Agnès Dubuc-Thibert

2022 2022

Vacant Vacant

2023 2023

André Lefebvre Vincent Lacroix

2021 2021

Nipissing-Ouest Ginette Dionne Pierrette Desrochers

2022 2022

Bobby Prévost Renée Carrier

2023 2023

Anne Vinet-Roy Victor Lambert

2021 2021

Nord-Est Claude Montreuil Jean-Philippe Murray

2022 2022

Vacant Vacant

2023 2023

Pierre Gagnon Kevin Robichaud

2021 2021

Nord-Centre Vacant Sébastien Villeneuve

2022 2022

Jean Isabelle Justin Francoeur

2023 2023

Claude Brochu Christian Gratton

2021 2021

Nord-Ouest Robert Proulx Josée Dallaire

2022 2022

Joanne Hallé René Chabot

2023 2023

Formulaire de mise en candidature Conseil d’administration

Région : ________________________________________________________________

Nom : ________________________________________________________________

Adresse : _____________________________________________________________

Ville : ________________________________________ Code postal : ____________

Numéro de téléphone :

Domicile : ______________ Travail : _______________ Cellulaire : _______________

Courriel : ______________________________________________________________

Consentement du candidat

Autorisation à effectuer une recherche – Je consens par la présente à ce qu’une recherche soit effectuée dans le Répertoire national des casiers judiciaires de la GRC, ainsi qu’une demande pour une copie de mon dossier de crédit, tout à partir de la pièce d’identité que j’ai fournie.

Déclaration du candidat

• Je respecte les critères d’admissibilité présentés en page 6 et à l’annexe A du présent document (Trousse d’orientation – administrateurs au conseil d’administration).

• Je suis proposé pour l'élection au conseil d'administration de la Caisse Alliance. J'accepte une telle nomination.

• J'ai complété et soumis tous les éléments des formulaires de mise en candidature.• J’ai fourni une photo et j’autorise son utilisation dans les documents de l’assemblée annuelle

et la publicité préalable de la Caisse, sous toutes ses formes.• Je possède les compétences de base requises pour exercer les fonctions d’administrateur

au sens de la Loi sur les caisses populaires et les credit unions.• Je ne suis pas impliqué dans aucun contrat important ou projet de contrat avec la Caisse, ni

aucune partie liée à celle-ci.• Je ne fournis aucun service professionnel à la Caisse au sens de la loi (juridique ou

comptable).

En signant ce formulaire, je déclare et certifie que ce qui suit est vrai et exact à la date de ma signature :

__________________________ ________________________

Signature du candidat Date

Initiales

Formulaire de mise en candidature

Conseil d’administration

Appui à un candidat (candidature à l'élection au conseil d’administration de la Caisse Alliance)

Nom du candidat : _________________________________________________________________

Nous, les soussignés, soutenons la candidature du candidat susmentionné à l'élection au conseil d'administration de la Caisse Alliance.

*Les personnes qui appuient cette nomination doivent être membres de la Caisse Alliance. Le personnel de la Caisse ne peut pas appuyer les candidatures.

Nom de l’appuyeur : _______________________________________________________________

Date : _____________________________ Signature : ________________________________

Nom de l’appuyeur : _______________________________________________________________

Date : _____________________________ Signature : ________________________________

Nom de l’appuyeur : _______________________________________________________________

Date : _____________________________ Signature : ________________________________

Nom de l’appuyeur : _______________________________________________________________

Date : _____________________________ Signature : ________________________________

Formulaire de mise en candidature

Conseil d’administration

Profil du candidat

Les sections Profil du candidat et Contribution au conseil sont facultatives et peuvent être publiées dans le rapport annuel. Une copie d’un curriculum vitae est aussi acceptée pour cette section.

Éducation/Désignations professionnelles

Expérience de travail

Expérience à un conseil d’administration ou comité

Expliquez comment vous aimeriez améliorer la diversité du conseil d’administration de la Caisse.

Engagements communautaires/Intérêts

Formulaire de mise en candidature

Conseil d’administration

Contribution au conseil (maximum 300 mots)

Expliquez la contribution que vous pourriez apporter au conseil, soit par vos expériences, vos talents ou vos compétences, ainsi que toute autre déclaration dont vous voudriez que les membres du comité de mise en nomination tiennent compte.

Nom: Adresse: Code postal: Courriel 1: Courriel 2: Nom du candidat: Nom de lappuyeur: Nom de lappuyeur_2: Date_2: Nom de lappuyeur_3: Date_3: Nom de lappuyeur_4: Date_4: Région: Ville: Travail: Domicile: Cellulaire: Signature2: Signature: Signature1: Signature3: Signature4: Éducation: Expérience travail: Expérience: Expliquez: Engagements: Contribution: Initiales: Date: Date_1: