Trabajar con Oracle Financial Consolidation and Close … · • Gestión de tareas y flujo de trabajo del calendario de cierre • Gestión de datos de programa adicionales Vea el

Oracle® CloudTrabajar con Oracle Financial Consolidation and Close Cloud

E81799-08

Oracle Cloud Trabajar con Oracle Financial Consolidation and Close Cloud

E81799-08

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Tabla de contenidos

Accesibilidad a la documentación......................................................................................................... vii

Comentarios sobre la documentación ................................................................................................. ix

1 Descripción general de Oracle Financial Consolidation and Close Cloud

Descripción general de la página de inicio ........................................................................................... 1-1

Settings and Actions Menu ..................................................................................................................... 1-4

Navegación en los servicios de EPM en la nube .................................................................................. 1-6

2 Introducción de datos en formularios

Acerca de los formularios........................................................................................................................ 2-1

Apertura de formularios.......................................................................................................................... 2-1

Trabajar con datos en formularios.......................................................................................................... 2-2

Navegación rápida en un formulario .................................................................................................... 2-2

Introducción de datos en formularios mediante comandos............................................................... 2-3

Formato de accesos directos para formularios ..................................................................................... 2-4

3 Análisis de datos con cuadrículas ad hoc

Creación de una cuadrícula ad hoc ........................................................................................................ 3-1

Acceso a una cuadrícula ad hoc.............................................................................................................. 3-1

Manipulación y anotación de datos ....................................................................................................... 3-1

Visualización y contracción de los miembros de nivel inferior ......................................................... 3-2

Movimiento de dimensiones en cuadrículas ........................................................................................ 3-3

Cómo pivotar dimensiones en cuadrículas........................................................................................... 3-4

Eliminación de miembros de la cuadrícula........................................................................................... 3-4

Opciones ad hoc ........................................................................................................................................ 3-4

4 Trabajar con asientos

Acerca de los asientos .............................................................................................................................. 4-2

Visualización de asientos......................................................................................................................... 4-2

Roles de seguridad de asientos............................................................................................................... 4-3

iii

Gestión de plantillas de asientos ............................................................................................................ 4-3

Creación de plantillas de asiento............................................................................................................ 4-4

Edición de plantillas de asiento .............................................................................................................. 4-6

Importación de plantillas de asientos .................................................................................................... 4-6

Exportación de plantillas de asientos .................................................................................................... 4-6

Supresión de plantillas de asiento.......................................................................................................... 4-8

Creación de archivos de asientos............................................................................................................ 4-8

Importación de asientos......................................................................................................................... 4-13

Exportación de asientos ......................................................................................................................... 4-15

Creación de asientos............................................................................................................................... 4-16

Creación de asientos de reversión automática ................................................................................... 4-17

Verificación de asientos ......................................................................................................................... 4-19

Estado del asiento ................................................................................................................................... 4-19

Edición de asientos ................................................................................................................................. 4-20

Flujo de trabajo de aprobación de asiento........................................................................................... 4-20

Envío de asientos para aprobación ...................................................................................................... 4-22

Aprobación de asientos.......................................................................................................................... 4-23

Rechazo de asientos................................................................................................................................ 4-23

Procesamiento de asientos sin un flujo de trabajo de aprobación................................................... 4-24

Contabilización de asientos................................................................................................................... 4-25

Descontabilización de asientos ............................................................................................................. 4-26

Copia de asientos .................................................................................................................................... 4-26

Visualización del historial de asientos................................................................................................. 4-27

Supresión de asientos............................................................................................................................. 4-27

5 Trabajar con informes

Apertura de informes............................................................................................................................... 5-1

Gestión de informes de asientos............................................................................................................. 5-2

Creación de informes de asientos........................................................................................................... 5-2

Gestión de informes de confrontación intercompañía ........................................................................ 5-4

Configuración de informes de confrontación intercompañía.................................................... 5-5

Creación de informes de confrontación intercompañía.............................................................. 5-7

Creación de informes del gestor de cierre............................................................................................. 5-9

6 Actualización de tareas

Visualización de las tareas....................................................................................................................... 6-1

Vista Calendario ............................................................................................................................... 6-2

Vista de Gantt.................................................................................................................................... 6-2

Vista Lista de tareas ......................................................................................................................... 6-3

Acciones de visualización disponibles.......................................................................................... 6-3

Filtrado de vistas del gestor de cierre............................................................................................ 6-4

Guardado de las vistas del gestor de cierre.................................................................................. 6-6

Visualización de la información de resumen de las tareas ........................................................ 6-6

iv

Actualización de información de tareas ................................................................................................ 6-7

Actualización de tareas desde Smart View........................................................................................... 6-7

Trabajar con alertas................................................................................................................................... 6-8

Creación de alertas ........................................................................................................................... 6-8

Visualización del estado de las alertas .......................................................................................... 6-9

Edición de alertas ............................................................................................................................. 6-9

Envío de alertas................................................................................................................................. 6-9

Aprobación o rechazo de alertas .................................................................................................. 6-10

Supresión de alertas ....................................................................................................................... 6-10

Visualización de tareas relacionadas ................................................................................................... 6-11

Visualización del historial de tareas .................................................................................................... 6-11

Reasignación de tareas ........................................................................................................................... 6-12

Envío de tareas ........................................................................................................................................ 6-12

Aprobación o rechazo de tareas............................................................................................................ 6-12

Cancelación de tareas ............................................................................................................................. 6-13

Forzado de tareas al estado Cerrado.................................................................................................... 6-13

Exportación de tareas desde listas de tareas....................................................................................... 6-13

Flujo de trabajo para los equipos.......................................................................................................... 6-14

7 Visualización de programas

Acerca de los programas.......................................................................................................................... 7-1

Visualización de propiedades de programación.................................................................................. 7-1

Visualización de las instrucciones de programación........................................................................... 7-2

Visualización de visores de programación ........................................................................................... 7-2

Visualización de atributos de programación........................................................................................ 7-2

Visualización de etiquetas de día ........................................................................................................... 7-2

Visualización de las reglas del programa.............................................................................................. 7-2

Visualización del historial del programa .............................................................................................. 7-3

8 Supervisión de paneles

Visión general de los paneles .................................................................................................................. 8-1

Close Overview Dashboard .................................................................................................................... 8-1

Panel Conformidad .................................................................................................................................. 8-4

Panel financiero......................................................................................................................................... 8-6

9 Trabajar con datos adicionales

Descripción general de procesos de datos adicionales ....................................................................... 9-1

Visualización de datos en el panel de conjunto de datos ................................................................... 9-2

Almacenamiento de vistas de datos adicionales.................................................................................. 9-3

Adición de dimensiones .......................................................................................................................... 9-4

Importación de miembros de dimensión .............................................................................................. 9-5

Exportación de miembros de dimensión............................................................................................... 9-5

Introducción de datos en formularios de datos adicionales............................................................... 9-6

v

Visualización del resumen del formulario............................................................................................ 9-7

Visualización del historial de formulario.............................................................................................. 9-7

Reasignación de usuarios en el administrador de datos adicionales................................................ 9-8

Carga en bloque de datos en entidades................................................................................................. 9-8

Flujo de trabajo de recopilación de datos.............................................................................................. 9-9

10 Establecimiento de preferencias

Especificación de la configuración de aplicación............................................................................... 10-1

Especificación de preferencias de formato de números ........................................................... 10-1

Establecimiento de opciones de aprobaciones y configuración fuera de la oficina.............. 10-2

Configuración de correo electrónico para aprobaciones y notificaciones.............................. 10-3

Especificación de la visualización de fecha y hora.................................................................... 10-3

Especificación de una tabla de alias predeterminada y establecimiento de las opciones de

visualización de miembros y alias.......................................................................................... 10-3

Especificación de opciones de refrescamiento de base de datos ............................................. 10-4

Visualización de variables de usuario ................................................................................................. 10-4

Selección de preferencias de notificación............................................................................................ 10-5

vi

Accesibilidad a la documentación

Para obtener información acerca del compromiso de Oracle con la accesibilidad, visiteel sitio web del Programa de Accesibilidad de Oracle en http://www.oracle.com/pls/topic/lookup?ctx=acc&id=docacc.

Acceso al soporte de Oracle

Los clientes de Oracle que hayan adquirido soporte disponen de acceso a soporteelectrónico a través de My Oracle Support. Para obtener información, visite http://www.oracle.com/pls/topic/lookup?ctx=acc&id=info o http://www.oracle.com/pls/topic/lookup?ctx=acc&id=trs si tiene problemas de audición.

vii

http://www.oracle.com/pls/topic/lookup?ctx=acc&id=docacc

http://www.oracle.com/pls/topic/lookup?ctx=acc&id=docacc

http://www.oracle.com/pls/topic/lookup?ctx=acc&id=info

http://www.oracle.com/pls/topic/lookup?ctx=acc&id=info

http://www.oracle.com/pls/topic/lookup?ctx=acc&id=trs

http://www.oracle.com/pls/topic/lookup?ctx=acc&id=trs

Comentarios sobre la documentación

Para proporcionar comentarios sobre esta documentación, envíe un correo electrónicoa [email protected] o, en un tema de Oracle Help Center, haga clic en el botónComentarios ubicado debajo de la tabla de contenidos (puede que tenga quedesplazarse hacia abajo para ver el botón).

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ix

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1Descripción general de Oracle Financial

Consolidation and Close Cloud

Oracle Financial Consolidation and Close Cloud es una solución de informes yconsolidación basadas en la suscripción creada para y desplegada en Oracle Cloud.Proporciona un despliegue rápido y sencillo para los usuarios que desean una rápidaimplementación sin hardware y con el mínimo soporte de TI. Proporciona una sencillae intuitiva interfaz junto con una funcionalidad integrada para las tareas deconsolidación y del proceso de cierre.

Oracle Financial Consolidation and Close Cloud proporciona las siguientes funciones:

• Interfaz de usuario para tabletas simplificada

• Creación de paneles nativos y análisis

• Dimensiones predefinidas para análisis detallado

• Configuración flexible de aplicaciones con formularios e informes creadosanteriormente

• Conversiones de moneda y cálculos de los ajustes de FX

• Flujo de efectivo automatizado

• Cálculos dinámicos listos para usar sin necesidad de mucha personalización

• Dimensión de consolidación para una auditoría más sencilla

• Gestión de tareas y flujo de trabajo del calendario de cierre

• Gestión de datos de programa adicionales

Vea el siguiente vídeo para obtener una descripción general de las funciones:

Introducción

Descripción general de la página de inicioAl acceder por primera vez Oracle Financial Consolidation and Close Cloud, la páginade inicio proporciona un fácil acceso a las funciones. En función del acceso a lasfunciones de la aplicación y al rol de seguridad, puede ver todas o algunas de estasfunciones.

Descripción general de Oracle Financial Consolidation and Close Cloud 1-1

https://apexapps.oracle.com/pls/apex/f?p=44785:265:0:::265:P265_CONTENT_ID:13514

Tabla 1-1 Descripción general de la página de inicio

Función Descripción

Menú del navegador Enlace a la configuración avanzada y lastareas administrativas, incluida la gestión detablas de alias, dimensiones, tareas de cierre,datos adicionales y Gestión de datos.

Icono de inicio Volver a la página de inicio

Panel Anuncios Muestra anuncios generales deladministrador del servicio

Panel de resumen de tareas Muestra un resumen de las tareas asignadasal usuario por estado.Puede acceder a todas las tareas que estánabiertas, tareas con retraso que estánactualmente en mora, las tareas programadaspara hoy o tareas que vencen en 7 días. alseleccionar cualquier enlace se abre la páginaTareas.

Visita guiada Enlace a un vídeo de descripción general delproducto de Oracle Financial Consolidationand Close Cloud.

Introducción

Descripción general de la página de inicio

1-2 Oracle Cloud Trabajar con Oracle Financial Consolidation and Close Cloud

https://apexapps.oracle.com/pls/apex/f?p=44785:24:3489605642766::NO:24:P24_CONTENT_ID,P24_PREV_PAGE:13307,1

Tabla 1-1 (Continuación) Descripción general de la página de inicio


Paneles Ver las métricas y trabajar con datos en lospaneles Descripción general de cierre,Conformidad y Finanzas. Los paneles semuestran si tiene acceso a, al menos, uno deellos.

Tareas Ver las tareas, realizar los procedimientos delas tareas necesarios y enviar tareas. Si es unusuario, solo verá sus tareas.

Datos Introducir y revisar datos medianteformularios simples, formularios compuestosy formularios ad hoc.

Asientos Crear y gestionar asientos, grupos de asientosy plantillas, así como realizar todas lasacciones de asiento.

Informes Crear y ejecutar informes intercompañía, deasientos, de Close Manager y de FinancialReporting.

Aprobaciones Ver el estado de la unidad aprobación yrealizar acciones de unidades de aprobacióncomo, por ejemplo, enviar, aprobar yrechazar datos.

Reglas Gestionar e iniciar reglas, así como asignarpermisos para ellas.

Descripción general de la página de inicio


Tabla 1-1 (Continuación) Descripción general de la página de inicio


Aplicación • Gestionar aplicaciones• Importar y exportar datos• Importar y exportar metadatos• Acceder al flujo de consolidación• Ver el estado del trabajo y la actividad• Programar trabajos• Configurar y ver la información de

auditoría• Especificar la configuración de

conversión predeterminada• Gestionar intersecciones válidas• Ejecutar informes de intersección no

válida• Configurar funciones• Configurar opciones de servicio

(gestionar las notificaciones de correoelectrónico, sincronizar usuarios yprocesar formularios de datosadicionales)

• Gestionar periodos• Especificar la configuración de la

aplicación• Tareas de administración de propiedad

Herramientas • Configurar variables de usuario• Personalizar la apariencia de la

aplicación• Crear anuncios• Editar flujos navegación en la estructura

de la aplicación• Editar etiquetas de artefacto• Definir tiempo de mantenimiento• Crear notificaciones• Acceder a las opciones de seguridad

adicionales, como Gestión de grupos oAprovisionamiento, y ver los informesde aprovisionamiento y de auditoría deseguridad

Academia Enlace a vídeos y documentación

Settings and Actions MenuPuede realizar acciones del menú Configuración y acciones. Seleccione el símbolo deintercalación junto al nombre de usuario para mostrar el menú. Las opcionespueden variar, según el rol que se le haya asignado.

Settings and Actions Menu


Recargar flujo de navegación

Un flujo de navegación controla las tareas que verán los usuarios en la página deinicio. Las tareas disponibles se presentan como iconos individuales que llevan a unatarea específica, o un cluster que se abre para mostrar las tareas adicionales dentro deuna agrupación. El administrador del sistema puede modificar la configuraciónpredeterminada para crear flujos navegación alternativos. Utilice esta opción paravolver a cargar los flujos de navegación activos.

Descargas

Seleccione esta opción para descargar utilidades que estén disponibles para Cloud,como las siguientes:

• La utilidad EPM Automate permite a los administradores realizar tareas de formaremota en instancias de servicio y automatizar varias tareas repetitivas, como laimportación y exportación de metadatos y datos.

• Oracle Smart View for Office proporciona una interfaz común de Microsoft Officediseñada específicamente para Oracle Enterprise Performance Management(EPM) y Business Intelligence.

• El complemento de Smart View para el administrador permite que las actividadesde administración de la aplicación, como la gestión de dimensiones, se puedanrealizar en una interfaz de Excel.

• La extensión de Smart View para la gestión de datos de cierre y adicionalespermite gestionar los datos de cierre y adicionales en una interfaz de Excel.

Ayuda

Seleccione esta opción para ver la página de introducción, desde la que se puedeacceder a vídeos y documentación del producto, y otros temas relacionados con tareas.

Ayuda sobre este tema

Esta opción muestra ayuda correspondiente al tema actual, si la hay.

Settings and Actions Menu


Cloud Customer Connect

Cloud Customer Connect es una comunidad exclusiva cuyos miembros puedenencontrarse para debatir e intercambiar ideas. Seleccione esta opción para obtener unenlace directo a Cloud Customer Connect, con el que podrá acceder a lo siguiente:

• Foros de discusión donde preguntar dudas, explorar ideas y hablar sobre OracleApplications.

• Noticias sobre próximos eventos en las que se explican funciones de nuevasversiones, mejores prácticas del sector, etc.

• Documentación y vídeos que le ayudarán a prepararse para la transición a laversión más reciente.

• Laboratorios de ideas, donde compartir su opinión sobre mejoras de productos,votar y comentar sus favoritas.

Después de iniciar sesión, puede seleccionar Enterprise Performance Managementpara navegar directamente a su producto de Cloud y ver la información de versión,consejos y trucos, y otras publicaciones.

Proporcionar comentarios

Si surge algún problema durante la ejecución del servicio, utilice la opción paraproporcionar comentarios. Describa el problema y los pasos que se deben seguir parareproducirlo. Para obtener información sobre cómo proporcionar comentarios,consulte la guía Getting Started with Oracle Enterprise Performance Management Cloud forUsers.

Soporte de Oracle

Seleccione esta opción para navegar directamente al sitio web de My Oracle Support,donde puede buscar soluciones, descargar parches y actualizaciones, y enviar unasolicitud de servicio.

Acerca de

Contiene información de versión y avisos sobre Oracle Financial Consolidation andClose Cloud.

Desconectar

Cierra Oracle Financial Consolidation and Close Cloud.

Navegación en los servicios de EPM en la nubeDespués de que un administrador cree conexiones con otros servicios de OracleEnterprise Performance Management Cloud, las conexiones se muestran en el panelMis conexiones del navegador.

Puede alternar entre los servicios desde esta ubicación. Debe tener acceso a otrosservicios para poder abrirlos. Puede acceder a los artefactos según su rol.

Para abrir otro servicio de EPM en la nube:

1. En la página de inicio, haga clic en Navegador .

Navegación en los servicios de EPM en la nube


2. Si los servicios están conectados y tiene acceso a ellos, podrá ver una lista de losservicios conectados en el panel Mis conexiones. Haga clic en un servicio paraabrirlo.

Nota:

Haga clic en el icono situado a la derecha del nombre de servicio para abrir elservicio en una nueva ventana.





2Introducción de datos en formularios

Consulte también:

Acerca de los formularios

Apertura de formularios

Trabajar con datos en formularios

Navegación rápida en un formulario

Introducción de datos en formularios mediante comandos

Formato de accesos directos para formularios

Acerca de los formulariosLos datos se introducen en las celdas en formularios estructurados creados por unadministrador y cada formulario tiene una finalidad especial. Por ejemplo, eladministrador puede diseñar un formulario únicamente para comparar los gastosreales del último año con los gastos previstos de este año.

Con el objetivo de los formularios en mente, el administrador configura el formulariocon determinadas dimensiones y miembros. Un ejemplo de una dimensión es Año ysus miembros pueden incluir FY14, FY15 y FY16.

Apertura de formulariosIntroduzca los datos en las celdas de formularios estructurados que crea unadministrador.

Para abrir un formulario:

1. En la página inicial, haga clic en Datos.

2. Según el tipo de formulario que desee utilizar, haga clic en:

• Formularios simples

• Formularios compuestos (constan de varios formularios simples).

• Cuadrículas ad hoc

Introducción de datos en formularios 2-1

• Formularios inteligentes (creados en Smart View con cuadrículas adhoc)

3. Haga clic en la flecha abajo para seleccionar la carpeta que contiene el formulario.

4. Haga clic en el nombre del formulario que desea abrir.

Trabajar con datos en formulariosPuede introducir o cambiar datos solo en celdas para las que tiene acceso de escritura(celdas con un fondo blanco). Los administradores de servicio establecen quién puedever y cambiar los datos.

Notas:

• Si el administrador de servicio ha configurado el formulario simple para poderhacer esto, puede deshacer las acciones presionando Ctrl+Z (o haciendo clic enDeshacer en la pestaña Datos). Presione Ctrl+Z repetidamente para deshacer demanera sucesiva las acciones que ha realizado desde la última vez que abrió oguardó el formulario. Si utiliza Deshacer, las celdas dependientes, como las que secalculan dinámicamente, se vuelven a evaluar. Si el formulario no estáconfigurado para soportar la función Deshacer, puede volver a los datosanteriores haciendo clic en Refrescar.

• El administrador de servicio puede configurar un formulario simple de formaque, cuando salga de una celda, los cambios se guarden automáticamente sin queaparezca ningún mensaje. Se calcula el total de los valores de celda y las celdasque resultan afectadas se muestran con un fondo verde.

• Si la estructura del formulario simple no ha cambiado desde que comenzó atrabajar en él, al hacer clic en Guardar, los datos nuevos o modificados se guardande forma instantánea.

Navegación rápida en un formularioPuede moverse rápidamente por un formulario simple con estas teclas de accesodirecto:

Tabla 2-1 Accesos directos del teclado de formulario

Tecla o combinación de teclas Resultado

Tabulador Se mueve a la siguiente celda. Cuando el focoestá en la última celda de una fila, eltabulador pasa a la siguiente fila.

Mayús+Tab Se mueve a la celda anterior.

Flecha arriba y flecha hacia abajo Se mueve hacia arriba o hacia abajo hasta lafila anterior o siguiente.

Ctrl+Inicio Se mueve a la primera celda del formulario.

Ctrl+Fin Se mueve a la última celda del formulario.

Ctrl+Flecha izquierda Se mueve a la primera celda de la fila actual.

Trabajar con datos en formularios


Tabla 2-1 (Continuación) Accesos directos del teclado de formulario

Tecla o combinación de teclas Resultado

Ctrl+Flecha derecha Se mueve a la última celda de la fila actual.

Mayús+Fin Se mueve a la última celda de la primera fila.

Ctrl+A Selecciona todas las celdas.

Mayús+Barra espaciadora Selecciona la fila.

Ctrl+Barra espaciadora Selecciona la columna.

Ctrl+Alt+E Sale del formulario hasta el elementoseleccionado anteriormente. Utilice eltabulador para volver al formulario.

Esc Descarta los cambios actuales en la celda yrestaura el estado anterior.

Sugerencia:

Para imprimir un formulario, haga clic a la derecha del nombre del formularioen la parte superior (fuera de la cuadrícula) y, a continuación, utilice Ctrl+Alt+P.

Introducción de datos en formularios mediante comandosPuede utilizar estos accesos directos en formularios simples. Introduzca las claves osímbolos y, a continuación, pulse Intro.

Tabla 2-2 Comandos de introducción de datos rápida

Teclas o símbolo Resultado Ejemplo

K Introduce el valor en miles. Introduzca 5K para 5.000.

M Introduce el valor en millones. Introduzca 5M para 5.000.000.

Add o + Agrega un número al valor decelda.

Si el valor de celda es 100, alintroducir Add10 después de 100,da como resultado 110.

Sub o ~ Resta un número del valor de celda. Si el valor de celda es 100, alintroducir Sub10 después de 100,da como resultado 90.

Porcentaje o per Multiplica el valor de celda por elporcentaje introducido.

Si el valor de celda es 100, alintroducir per10 después de 100,da como resultado el 10 % del valorde celda actual, o 10.

Aumentar o Inc Aumenta el valor de celda por elporcentaje introducido.

Si el valor de celda es 200, alintroducir inc10 después de 200aumenta el valor de celda en un 10% de 200 (20), hasta 220.

Introducción de datos en formularios mediante comandos

Introducción de datos en formularios 2-3

Tabla 2-2 (Continuación) Comandos de introducción de datos rápida

Teclas o símbolo Resultado Ejemplo

Reducir o dec Reduce el valor de celda por elporcentaje introducido.

Si el valor de celda es 200, alintroducir dec10 después de 200, sereduce el valor de celda en un 10 %de 200 (20), hasta 180.

Potencia o pow Cambia el valor de celda por elnúmero, que se agrega como unexponente.

Si el valor de celda es 100, alintroducir pow2 después de 100, semultiplica el valor de celda por unexponente de 2, hasta 10.000.

gr Aumenta una celda en unporcentaje.

Si el valor de celda es 200, alintroducir gr50 después de 200,aumenta el valor de celda en 100,hasta 300.


Tabla 2-3 Formato de accesos directos

Combinación de teclas Resultado

Ctrl+Alt+B Aplica negrita al valor.

Ctrl+Alt+I Aplica cursiva al valor.

Ctrl+Alt+U Subraya el valor.



3Análisis de datos con cuadrículas ad hoc

Con las cuadrículas ad hoc, puede personalizar segmentos de datos relevantes queutilice con frecuencia.

Ejemplos:

• Trabajar con datos para un juego específico de productos.

• Revisar rápidamente los márgenes de ganancias en las regiones.

• Utilizar una cuadrícula ad hoc en Oracle Smart View for Office que hayaconfigurado en Oracle Financial Consolidation and Close Cloud.

• Guardar los datos en una cuadrícula ad hoc como un informe y verlos en OracleFinancial Consolidation and Close Cloud y Smart View.

Creación de una cuadrícula ad hocPara crear una cuadrícula ad hoc:


2. Haga clic en Nueva cuadrícula ad hoc, seleccione un cubo y, a continuación, hagaclic en Crear.

Se muestra la nueva cuadrícula ad hoc. De forma predeterminada, Cuenta está enla fila, y Año y Periodo están en la columna. Las otras dimensiones aparecen en elpunto de vista (PDV), en la parte superior de la cuadrícula.

3. Haga clic en Guardar para guardar la nueva cuadrícula.

Acceso a una cuadrícula ad hocPara acceder a una cuadrícula ad hoc:


2. En la parte izquierda, haga clic en Ad Hoc y, a continuación, haga clic en elnombre de la cuadrícula ad hoc.

Para acceder a una cuadrícula ad hoc en un formulario, haga clic en Acciones y, acontinuación, en Analizar.

Manipulación y anotación de datosHaga clic en el separador Datos en una cuadrícula ad hoc para manipular, anotar yfiltrar datos:

Análisis de datos con cuadrículas ad hoc 3-1

Por ejemplo, para filtrar los datos que desee mostrar, seleccione una fila o columna. Acontinuación, en Filtro, seleccione un operador, introduzca un valor y, a continuación,haga clic en Mantener o Excluir.

Visualización y contracción de los miembros de nivel inferiorPuede acercar o alejar para ver los datos de los miembros de nivel inferior, tal y comoestablezca el nivel de zoom.

Visualización y contracción de los miembros de nivel inferior


Nota:

Para definir el nivel de zoom, seleccione un miembro, haga clic en Acciones,después en Opciones ad hoc y, por último, seleccione una opción en Nivel dezoom. Por ejemplo, si selecciona Todos los niveles, el nivel de zoom seestablece para mostrar los datos de todos los descendientes del miembroseleccionado.

Seleccione el miembro y haga clic en:

• Nivel siguiente de zoom, , para ver los datos de los hijos del miembroseleccionado.

• Nivel inferior de zoom, , para mostrar datos de los miembros de nivelinferior.

• Alejar, , para ver el padre del miembro seleccionado.

Movimiento de dimensiones en cuadrículasPuede mover una dimensión de fila o columna hacia arriba, abajo, izquierda o derechacon un icono de movimiento. Seleccione la dimensión y, a continuación, haga clic en elicono correspondiente:

Movimiento de dimensiones en cuadrículas


Cómo pivotar dimensiones en cuadrículasPara pivotar una dimensión, arrástrela desde un eje de la cuadrícula ad hoc a otro. Porejemplo, puede arrastrar una dimensión de la fila a una columna o una dimensión depágina a una fila o columna. Sin embargo, no puede pivotar la última dimensión quequeda de una fila o columna.

Nota:

En las cuadrículas ad hoc, las dimensiones que no están en una fila o columnaestán en el eje de página.

Eliminación de miembros de la cuadrículaPara ajustar el enfoque, puede eliminar miembros y sus datos de la cuadrícula:

En el panel Ad hoc:

• Para mantener solo el miembro seleccionado actualmente y sus datos, seleccioneel miembro cuyos datos desee mantener. A continuación, haga clic en Mantenerselección Todos los demás miembros de la dimensión se eliminan.

• Para eliminar un miembro, seleccione el miembro que desea eliminar y, acontinuación, haga clic en Eliminar selección.

Sugerencia:

También puede filtrar los datos que se mostrarán en el panel Datos. Seleccioneuna fila o columna y, a continuación, en Filtro, seleccione un operador,introduzca un valor y, a continuación, haga clic en Mantener o Excluir.

Opciones ad hocHaga clic en Acciones y, a continuación, en Opciones ad hoc para establecer aspectoscomo:

• Visualización de nombres de miembro o sus alias

• El nivel en la que desea aplicar el zoom

• Visualización de los antecesores en la parte superior o inferior de la jerarquíadurante la operación Acercar

• Desactivación del refrescamiento de datos mientras realiza acciones ad hoc (losdatos se refrescan de forma predeterminada)

• Ocultación de filas o columnas con ceros o que no tienen datos

Cómo pivotar dimensiones en cuadrículas


• Uso del valor de precisión del miembro Moneda o establecimiento del número deposiciones decimales visibles en una celda. Por ejemplo, si el valor de celda es 100y selecciona la precisión Mínima "2", el valor se muestra como "100,00".

Opciones ad hoc


Opciones ad hoc


4Trabajar con asientos

Consulte también:

Acerca de los asientos

Visualización de asientos

Roles de seguridad de asientos

Gestión de plantillas de asientos

Creación de plantillas de asiento

Edición de plantillas de asiento

Importación de plantillas de asientos

Exportación de plantillas de asientos

Supresión de plantillas de asiento

Creación de archivos de asientos

Importación de asientos

Exportación de asientos

Creación de asientos

Creación de asientos de reversión automática

Verificación de asientos

Estado del asiento

Edición de asientos

Flujo de trabajo de aprobación de asiento

Envío de asientos para aprobación

Aprobación de asientos

Rechazo de asientos

Procesamiento de asientos sin un flujo de trabajo de aprobación

Contabilización de asientos

Descontabilización de asientos

Copia de asientos

Visualización del historial de asientos

Trabajar con asientos 4-1

Supresión de asientos

Acerca de los asientosDurante un periodo financiero, es posible que deba ajustar los datos después deintroducirlos o cargarlos en entidades base. Los asientos proporcionan una pista deauditoría de los cambios realizados en la aplicación e indican qué usuarios hanrealizado los ajustes y qué cuentas, entidades y periodos de tiempo se ven afectados.

Nota:

La función Asientos solo está disponible si se ha activado durante laconfiguración de la aplicación. Un administrador puede activar también unflujo de trabajo para los asientos.

Las tareas de asientos que puede llevar a cabo dependen del rol que le haya asignadoel administrador. Si una tarea de asiento no está disponible por motivos de seguridad,o por el estado de los datos o del asiento, aparecerá desactivada o se mostrará con unmensaje que indica que no tiene los derechos necesarios para realizar la acción.

Vea el siguiente vídeo para obtener una introducción a los asientos:

Introducción a los asientos

Visualización de asientosLa lista de asientos muestra la numeración automática, la etiqueta, el estado, ladescripción y el grupo del asiento, ordenada según la numeración automática. Puedeseleccionar qué columnas desea mostrar, ordenar la lista por columna u ordenarla pororden alfabético ascendente o descendente. Las columnas Entidad, Creado por,Aprobado por, Contabilizado por, Fecha de creación, Fecha de aprobación, Fecha decontabilización están ocultas. Si selecciona ver la columna Entidad, el mismo asientoaparece varias veces para asientos de varias entidades.

De forma predeterminada, en los asientos también se muestran la monedapredeterminada y el final del alias o nombre de la entidad.

La primera columna es la columna de numeración automática. Se trata de un númerode secuencia generado por el sistema creado para una combinación específica deEscenario, Año y Período. La numeración automática se asigna cuando se guarda unasiento creado la primera vez.

Se puede filtrar la lista de asientos para mostrarlos. Esto permite encontrar asientossegún los criterios seleccionados. Puede filtrar la lista por Etiqueta, Entidad,Descripción, Usuario, Grupo y Estado. Se pueden introducir filtros de texto, incluidoel signo de porcentaje (%) como comodín, o dejar un cuadro de texto en blanco paraque no se filtre el texto.

Las acciones de asiento disponibles dependen de su estado y seguridad. Por ejemplo,si el asiento tiene estado Aprobado, las únicas acciones disponibles son Rechazar oContabilizar. Puede seleccionar una o varias filas y realizar una acción por lotes con elicono situado sobre la columna. Si selecciona varias filas e intenta realizar una acción

Acerca de los asientos



que no se aplica a una o más filas de la selección, el sistema aplica la acción a las filasrestantes y muestra una advertencia para las filas para las que no se aplica la acción.

Para ver asientos:

1. En la página de inicio, haga clic en Asientos.

2. En el punto de vista, seleccione un escenario, año y periodo.

Para seleccionar columnas de asientos para mostrar en la lista:


2. En la lista de asientos, haga clic en el icono Acciones de la cabecera y en Ver y, acontinuación, seleccione las columnas que desee mostrar o seleccione Mostrartodo. Para ocultar columnas, cancele su selección.

3. Opcional: para cambiar el orden de clasificación de las columnas, haga clic en losiconos de cabecera y seleccione Orden ascendente u Orden descendente o hagaclic en la cabecera de columna para arrastrar y soltar en el lugar deseado.

Roles de seguridad de asientosCualquier usuario con el rol de visor o superior puede ver los asientos. Si solo tiene elrol de visor, solo se muestran los asientos contabilizados. Los usuarios con el rol deusuario o superior pueden ver todos los asientos.

Si el flujo de trabajo del asiento está activado, los usuarios en la ruta de aprobacióndeben tener acceso de modificación a todas las unidades de aprobación del asiento.Cualquier usuario que tenga acceso de lectura a todas las unidades de aprobación delasiento tiene acceso de visualización al asiento. Si solo tiene acceso de lectura/modificación a algunas de las unidades de aprobación de un asiento, no tendrá accesoal asiento.

Los usuarios (Usuario, Usuario avanzado o Administrador del servicio) con acceso deescritura al punto de vista (por ejemplo, entidades y cuentas), pueden crear un asiento.También pueden editar y suprimir asientos, así como realizar acciones de asientocomo, por ejemplo, contabilizar y descontabilizar.

Gestión de plantillas de asientosPuede crear una plantilla de asiento para contabilizar ajustes con información común,como, por ejemplo, entidades o cuentas. Después podrá usar la plantilla para crearasientos con información similar. Las plantillas de asientos simplifican el proceso decreación de asientos y son muy útiles para los asientos que se deben crear para cadaperiodo.

Se pueden crear dos tipos de plantillas de asientos:

• Plantillas estándar, que contienen cuentas y entidades para los ajustes que seintroducen con frecuencia.

• Plantillas recurrentes, que contienen información completa de asientos idénticosen más de un periodo. Cuando se abre un periodo de asiento para una plantillarecurrente, se crean automáticamente asientos con el estado En curso.

En la página Plantillas, se puede ver una lista con todas las plantillas de asientos queestán en el sistema. En la lista Plantilla se muestra la etiqueta, el grupo, la descripcióny el tipo. Puede seleccionar qué columnas desea mostrar, ordenar la lista por columna

Roles de seguridad de asientos


u ordenarla por orden alfabético ascendente o descendente. Las columnas Entidad,Creado por, Fecha de creación están ocultas de forma predeterminada. Si decide ver lacolumna Entidad, las plantillas aparecen varias veces para plantillas de variasentidades.

Puede filtrar la lista de plantillas para encontrar plantillas según los criteriosseleccionados. Puede filtrar la lista por Etiqueta, Entidad, Descripción, Tipo deplantilla o Grupo. Se pueden introducir filtros de texto, incluido el signo de porcentaje(%) como comodín, o dejar un bloque de texto en blanco para que no se filtre el texto.

Para ver la lista de plantillas de asientos:


2. Haga clic en Plantillas de asientos.

3. Para ver los detalles de la plantilla, haga clic en una etiqueta de plantilla.

4. Opcional: para filtrar la lista de plantillas, haga clic en el icono Filtro, seleccione lasopciones de filtro y, a continuación, haga clic en Aplicar.

5. Opcional: para seleccionar las columnas que desee mostrar, haga clic en Ver y, acontinuación, en Columnas y seleccione las columnas que desee mostrar oseleccione Mostrar todo.

6. Opcional: para cambiar el orden de clasificación de las columnas, haga clic en losiconos de la cabecera y seleccione Orden ascendente u Orden descendente.

7. Para refrescar la lista de plantillas, haga clic en Refrescar. Las plantillas nuevas queha creado se mostrarán después de refrescar.

Creación de plantillas de asientoCualquier usuario con el rol Usuario y superior puede crear y gestionar plantillas deasiento. Un usuario con el rol Visor puede ver las plantillas en modo de sólo lectura,pero no le están permitidas las demás acciones de plantilla.

Puede crear plantillas de asientos estándar o recurrentes.

• Las plantillas estándar contienen cuentas y entidades para ajustes que seintroducen con frecuencia.

• Las plantillas recurrentes contienen información completa de entradas de asientosidénticos en más de un periodo. Si tiene asientos que es necesario crear para cadaperiodo, puede crear plantillas recurrentes para ellos. Los asientos recurrentes secrean automáticamente con el estado En curso cuando se abre el periodo.

Al crear un asiento, se puede elegir crearlo mediante una plantilla existente. Cuandose selecciona una plantilla, se realiza una comprobación de seguridad de datos paradeterminar si se tiene acceso a todas las entradas de la plantilla.

Al terminar de introducir los datos, se puede verificar la plantilla para comprobar quetodas las entradas sean válidas. El proceso de verificación permite identificar errores yrealizar los cambios necesarios antes de guardar la plantilla. Los siguientes elementosson ejemplos de validación del sistema:

• Excepto para Entidad, todos los demás miembros de dimensión deben ser debase/hoja y no deben ser miembros calculados.



• Los tipos de cuenta son Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto o Guardarsuposición.

• Todas las entradas deben pertenecer al mismo padre. Las monedas hijo deben serlas mismas, pero la moneda padre puede ser diferente.

• Se debe tener acceso a todos los miembros de entrada de la plantilla.

Para crear una plantilla de asiento:



3. En la pantalla Plantillas, haga clic en Crear.

Se muestra la página Detalles de plantilla.

4. En Etiqueta, introduzca una etiqueta de plantilla.

La etiqueta puede contener un máximo de 20 caracteres. No utilice espacios ni lossiguientes caracteres: . + - */ # {} ; , @ ”

5. Opcional: escriba una descripción de la plantilla.

6. En Tipo de plantilla, seleccione Estándar o Recurrente.

7. Opcional: en Grupo, seleccione un grupo para asignarlo al asiento.

8. Para crear una entrada de asiento, haga clic en el botón Crear situado sobre lascolumnas Debe y Haber.

9. Para seleccionar miembros de dimensión, utilice uno de estos métodos:

• Escriba el nombre del miembro en el cuadro de texto.

• Seleccione una fila en la tabla de apuntes y, desde el icono Acciones, haga clicen Elegir miembros para abrir el selector de miembros, seleccione losmiembros para las dimensiones en esa fila y, a continuación, haga clic enAceptar.

• Seleccione una fila existente, haga clic en Acciones y después en Copiar fila; acontinuación, seleccione otra fila y haga clic en Pegar fila.

10. Opcional: para suprimir una o más entradas de la plantilla, seleccione la fila y, enAcciones, haga clic en Suprimir.

11. Introduzca los importes de ajuste en las columnas Debe o Haber.

12. Opcional: para verificar la plantilla y la validez de los asientos, haga clic enAcciones y después en Verificar.

13. Opcional: para imprimir la página de detalles de plantilla, en Acciones, haga clicen Imprimir y, a continuación, imprima la página mediante la opción de impresióndel explorador.

14. Haga clic en Guardar para guardar la plantilla.

15. Opcional: desde la página Plantillas principal, haga clic en Refrescar paraactualizar la lista de plantillas y mostrar la nueva plantilla.



Edición de plantillas de asientoEs posible editar una plantilla de asiento creada previamente. Por ejemplo, puedecambiar la descripción de un asiento o agregar ajustes.

Cualquier usuario con el rol Usuario y superior puede editar plantillas. También debetener acceso a todas las entidades de la plantilla.

Para editar una plantilla de asiento:



3. En la lista de plantillas, haga clic en una plantilla para editarla.

4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Importación de plantillas de asientosEn la pantalla Administrar plantillas, puede importar plantillas de asientos estándar orecurrentes. Los grupos utilizados por las plantillas también se importarán.

Los usuarios con el rol de usuario o superior pueden importar plantillas de asientos,pero solo si disponen de acceso de escritura a todos los miembros de la dimensión enla plantilla.

Durante el proceso de importación, el sistema crea una nueva plantilla de asiento si noexiste ninguna plantilla de asiento con el mismo nombre en el sistema.

Si ya existe una plantilla de asiento con el mismo nombre, el proceso de importaciónsuprime la plantilla existente y crea la plantilla de asiento con los nuevos detalles.

También puede importar plantillas de asientos mediante la migración. Las plantillas seimportan como parte de los asientos en el artefacto Datos relacionales. ConsulteAdministración de la migración para Oracle Enterprise Performance Management Cloud.



3. En el menú Acciones, haga clic en Importar.

4. En Tipo de archivo, seleccione Delimitado por comas, Delimitado portabuladores u Otro.

5. Para Archivo de origen, haga clic en Examinar para navegar al archivo.

De manera predeterminada, los archivos de plantillas de asiento utilizan laextensión de archivo JLF.

6. Haga clic en Importar.

7. Para ver los detalles del proceso de importación, consulte el archivo log.

Exportación de plantillas de asientosPuede exportar plantillas de asiento estándar y recurrentes. También se exportarán losgrupos utilizados por las plantillas.

Edición de plantillas de asiento


Cualquier usuario con el rol Usuario y superior puede exportar plantillas de asiento,pero solo si tiene acceso de lectura a todos los miembros de la dimensión en laplantilla.

También puede exportar plantillas de asiento mediante Migración. Las plantillas seexportan como parte de los asientos en el artefacto Datos relacionales. ConsulteAdministración de la migración para Oracle Enterprise Performance Management Cloud.

Las secciones siguientes muestran ejemplos de formato del archivo de exportación.

Sección Grupo de asientos

Esta sección del archivo utiliza la siguiente sintaxis para definir grupos de asientos.

!GROUP=<grupo de asientos>,<descripción del grupo de asientos>

Sección Plantillas

!TEMPLATES=<etiqueta>,<grupo de plantillas>,<tipo de plantilla>

!DESC=<descripción de plantilla>

!DIMENSION_ORDER=<nombre de entidad>,<nombre de cuenta>,<nombrede icp>,<nombre de movimiento>,<nombre de origen dedatos>,<nombre de varios gaap>,<nombre personalizado 1>,<nombrepersonalizado 2>

<entidad>,<cuenta>,<icp>,<movimiento>,<origen de datos>,<variosgaap>

<personalizado 1>,<personalizado 2>,<tipo deimporte>,<importe>,<descripción de entrada de plantilla>

Ejemplo:

!DIMENSION_ORDER=Entidad,Cuenta,Intercompañía,Movimiento

!TEMPLATE=plantilla31,grupo1,RECURRENTE

Ventas de México,CTA,,,,,

México,Ventas,CTA,,,C,200

México,Ventas,CTA,,,D,100

!TEMPLATE=prueba1,grupo1,RECURRENTE

Ventas de México,Excedente,,,,,

Ventas de Canadá,Excedente,,,,,

Ventas de Canadá,Excedente,,,,,

Para exportar plantillas de asiento:



3. En el menú Acciones, haga clic en Exportar.

4. En Tipo de archivo, seleccione Delimitado por comas, Delimitado portabuladores u Otro.

5. En Plantillas, seleccione Estándar, Recurrente o ambas.

6. Haga clic en Exportar.

Exportación de plantillas de asientos


7. Seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo y, a continuación, hagaclic en Aceptar.

De manera predeterminada, los archivos de plantillas de asiento utilizan laextensión de archivo JLF.

8. Para ver los detalles del proceso de exportación, consulte el archivo log.

Supresión de plantillas de asientoSe pueden suprimir las plantillas de asientos que ya no se necesitan. Por ejemplo, sitiene una plantilla de asiento para los ajustes de una cuenta y elimina esa cuenta delplan de cuentas, puede suprimir la plantilla para esos ajustes.

Para suprimir plantillas de asientos:


2. En la parte izquierda, haga clic en Plantillas.

3. En la lista de plantillas, seleccione la plantilla que desea suprimir.

4. Haga clic en el icono Acciones y, a continuación, seleccione Suprimir.

5. Cuando aparezca la petición de datos del sistema, haga clic en Confirmar.

Creación de archivos de asientosPuede utilizar archivos de asientos para importar y exportar asientos en el sistema.Los archivos de asientos se pueden crear con un formato ASCII que admita conjuntosde caracteres multibyte (MBCS) o en un archivo cifrado en formato Unicode con elorden de bytes Little Endian. De manera predeterminada, los archivos de asientosutilizan la extensión de archivo JLF.

Un archivo de asientos puede incluir las siguientes secciones:

• Versión

• Grupo de asientos

• Estándar

• Recurrente

• Cabecera: escenario, año, periodo

• Asiento

• Historial

• Cabecera de asiento

• Orden de dimensión

Cuando una línea comienza con un signo de exclamación (!), indica el inicio de unanueva sección en el archivo de asientos; por lo tanto, debe seguirla un nombre desección válido (por ejemplo, JOURNAL). Una línea que comienza con un apóstrofo (')se considera un comentario y no se tiene en cuenta en el sistema.

Supresión de plantillas de asiento


Sección Versión del asiento

Esta sección del archivo contiene la versión de Oracle Financial Consolidation andClose Cloud que se ha utilizado para extraer los asientos. El número de versión segenera automáticamente al extraer asientos.

Nota:

Esta sección es opcional.

En el siguiente ejemplo se especifica la versión:

!Version = 16.05

Sección Grupo de asientos

Esta sección del archivo utiliza la siguiente sintaxis para definir grupos de asientos.

!GROUP=<grupo de asientos>;<descripción del grupo de asientos>

Por ejemplo, aquí se definen dos grupos de asientos:

!GROUP=Asignaciones;Grupo de asientos de asignaciones !GROUP=Impuestos;Grupo de asientos de impuestos

Sección Estándar

Se aplican plantillas estándar a todos los escenarios, años y periodos de unaaplicación. No dependen de una combinación específica de escenario, periodo y año.

La siguiente sintaxis especifica una plantilla estándar:

!STANDARD=<etiqueta>,<grupo de asientos>,<descripción delasiento>


<entidad padre>,<cuenta>,<icp>,<movimiento>,<origen de datos>,

<varios gaap>,<personalizado 1>,<personalizado 2>,<tipo deimporte>,<importe>,<descripción de entrada de plantilla>

Sección Recurrente

Las plantillas recurrentes se pueden aplicar a todos los escenarios, años y periodos deuna aplicación. No dependen de una combinación específica de escenario, periodo yaño, pero sí de la dimensión Consolidación.

!RECURRING=<etiqueta>,<consolidación>,<grupo deasientos>,<descripción del asiento>


<entidad padre>,<cuenta>,<icp>,<movimiento>,<origen de datos>,



<varios gaap>,<personalizado 1>,<personalizado 2>,<tipo deimporte>,<importe>,<descripción de entrada de plantilla>

Sección Cabecera

Esta sección del archivo contiene la información de escenario, año y periodo. Luegoaparece la información de la cabecera del tipo de asiento y los detallescorrespondientes. Así se organiza la información de la cabecera según el escenario,año o periodo específicos. Se pueden especificar varias secciones Cabecera en elarchivo de asientos.

La siguiente sintaxis especifica el escenario, año y periodo:

!SCENARIO= Real

!YEAR = 2016

!PERIOD = Enero

Después de la sección de cabecera se muestra información detallada del asiento paraReal, Enero, 2016.

Sección Asiento

La subsección Asiento de la sección Cabecera proporciona información detallada delos asientos para el escenario, el periodo y el año especificados.

La sintaxis especifica el detalle del asiento.

Sintaxis 1 sin sección Cabecera de asiento

!JOURNAL = <etiqueta>, <atributo de balance>, <tipo>, <estado>,<consolidación>, <vista> <grupo de asientos>

!DESC=<descripción del asiento>

!DIMENSION ORDER=<nombre de entidad>, <nombre de cuenta>,<nombre de icp>, <nombre de movimiento>, <nombre de origen dedatos>, <nombre de varios gaap>, <nombre personalizado 1>,<nombre personalizado 2>,<entidad padre>, <cuenta>, <icp>,<movimiento>, <origen de datos> <varios gaap>, <personalizado1>, <personalizado 2>, <tipo de importe>, <importe>,<descripción del asiento>

Sintaxis 2 con sección Cabecera de asiento

!JOURNAL = <etiqueta>, <atributo de balance>, <tipo>, <estado>,<consolidación>, <vista> <grupo de asientos>

!DESC=<descripción del asiento>

!ENTITY=<padreúnico.entidadúnica>

!ACCOUNT=<cuenta única>

!DIMENSION ORDER=<nombre de icp>, <nombre de movimiento>,<nombre de origen de datos>, <nombre de varios gaap>, <nombrepersonalizado 1>, <nombre personalizado 2>, <icp>, <movimiento>,<origen de datos> <varios gaap>, <personalizado 1>,<personalizado 2>, <tipo de importe>, <importe>, <descripcióndel asiento>



Sección Historial

Nota:

Esta sección es opcional. Sólo se exporta a través de Migración.

Esta sección del archivo contiene el historial del flujo de trabajo del asiento. Cadaasiento puede tener varias secciones Historial.

Al exportar asientos mediante Migración, esta sección se exporta si se activa el flujo detrabajo del asiento.

Sintaxis

!HISTORY=<usuario>, <acción>, <comentarios>

Sección Cabecera de asiento

Esta sección del archivo contiene información de Entidad, Cuenta, ICP, Movimiento,Origen de datos, Varios GAAP, Personalizado 1 y Personalizado 2. Por ejemplo, aldefinir un asiento, si tiene la misma entidad en todos los asientos, entonces esto sepuede definir en la sección Cabecera de asiento. Esto se conoce como una entidadúnica. Del mismo modo, puede definir una única Cuenta, ICP, Movimiento, Origen dedatos, Varios GAAP, Personalizado 1 y Personalizado 2.

Nota:

Esta sección es opcional.

La siguiente sintaxis especifica la sección Cabecera de asiento:

!ENTITY=<padreúnico.entidadúnica>

!ACCOUNT=<cuenta única>

Sección Orden de dimensión

La subsección Orden de dimensión de la sección Asiento muestra el orden en el que sedefine el asiento. Un archivo de asiento puede contener la sección Orden de dimensiónuna vez, en la parte superior del archivo, o varias veces para cada asiento porseparado. También puede incluir la sección en la parte superior del archivo y, acontinuación, sobrescribirla especificándola para un asiento específico del archivo.

Esta sección es necesaria si el asiento contiene entradas.

La siguiente sintaxis especifica el Orden de dimensión:

<!DIMENSION_ORDER=<nombre de icp>, <nombre de movimiento>,<nombre de origen de datos>, <nombre de varios gaap>, <nombrepersonalizado 1>, <nombre personalizado 2>



Tabla 4-1 Descripciones de atributos de asientos

Atributo Valor

<etiqueta> Etiqueta definida por el usuario paraasientos, 20 caracteres como máximo

<atributo de balance> B = Cuadrado

<estado> • W = En curso• S = Enviado• A = Aprobado• P = Contabilizado• R = Rechazado

<grupo de asientos> Opcional: parámetro definido por el usuario,30 caracteres como máximo

Nota: Los grupos deben haberse importadopreviamente.

<descripción del asiento> Se trata de la descripción del asiento, quepuede contener hasta 255 caracteres. Sepueden cargar descripciones con variaslíneas, siempre y cuando cada línea comiencecon esta sintaxis: !DESC=

<padre.entidad> Miembro válido de la dimensión Entidad

<tipo de importe> • D = debe• C = haber

<importe> Importe positivo, independientemente de siel tipo de importe es debe o haber

<descripción del apunte de asiento> Opcional: descripción del detalle del asientoespecífico, que puede contener hasta 50caracteres.

<cuenta> Miembro válido de la dimensión Cuenta

<icp> Miembro válido de la dimensión ICP

<movimiento> Miembro válido de la dimensión Movimiento

<origen de datos> Miembro válido de la dimensión Origen dedatos

<varios gaap> Miembro válido de la dimensión VariosGAAP



Tabla 4-1 (Continuación) Descripciones de atributos de asientos

Atributo Valor

<personalizado 1> Miembro válido de la dimensiónPersonalizado1

<personalizado 2> Miembro válido de la dimensiónPersonalizado2

<nombre de entidad> Nombre de la dimensión Entidad

<nombre de cuenta> Nombre de la dimensión Cuenta

<nombre de icp> Nombre de la dimensión ICP

<nombre de movimiento> Nombre de la dimensión Movimiento

<nombre de origen de datos> Nombre de la dimensión Origen de datos

<nombre de varios gaap> Nombre de la dimensión Varios GAAP

<nombre personalizado 1> Nombre de la dimensión Personalizado1

<nombre personalizado 2> Nombre de la dimensión Personalizado2

<usuario> Nombre de usuario

<acción> • W = En curso• S = Enviado• A = Aprobado• P = Contabilizado• R = Rechazado

<comentarios> Comentarios del usuario

Importación de asientosPuede importar asientos y grupos para cargarlos en el sistema. Puede importar:

• Asientos en curso

• Asientos contabilizados (si no está activado el flujo de trabajo)

• Grupos de asientos

También puede cargar datos del asiento a través de Data Management mediante ladefinición de una regla de datos de asiento. Están soportadas las cargas de asientosbasadas en texto y en Excel. Consulte Administración de Data Management para OracleEnterprise Performance Management Cloud.

Los usuarios con el rol de usuario o superior pueden importar asientos, pero solo sidisponen de acceso de escritura a todos los miembros de la dimensión en el asiento.

Antes de importar los asientos, debe crear archivos de asientos. Consulte Creación dearchivos de asientos.



Un administrador puede activar un flujo de trabajo de asientos para crear, enviar yaprobar asientos. Si el flujo de trabajo de asientos está activado, solo puede importarlos asientos en curso. Si el flujo de trabajo de asientos está desactivado, puedeimportar los asientos en curso y los asientos contabilizados.

Al importar asientos contabilizados, el sistema crea asientos en curso en el sistema si elperiodo no está abierto, y el estado cambia de contabilizado a en curso durante laimportación.

Puede importar varios grupos de asientos y asientos en un único archivo. Importe losasientos mediante el modo de reemplazo, con el que se borran todos los datos de unaetiqueta de asiento específica antes de importar los nuevos datos del asiento.

La importación de asientos es un proceso secuencial. Debe especificar en primer lugarel grupo de asientos, ya que se puede hacer referencia al mismo en los asientos. Si laimportación del grupo específico o asiento falla, el proceso de importación sigueimportando el resto de grupos y asientos.

Importación de grupos de asientos

Durante el proceso de importación, el sistema crea un nuevo grupo de asientos si noexiste un grupo de asientos con el mismo nombre en el sistema.

Si un grupo de asientos con el mismo nombre ya existe, el proceso de importaciónsuprime el grupo de asientos existente, y crea el nuevo grupo de asientos con losnuevos detalles.

Importación de asientos con el flujo de trabajo activado

Si el flujo de trabajo de asientos está activado, solo puede importar los asientos encurso. Progreso de los asientos a través del flujo de trabajo, por ejemplo, del estado Encurso a Contabilizado. Un asiento con un estado En curso puede ser nuevo o puedeque exista en el sistema. Al importar los asientos, el sistema reemplaza los asientos queya existen en el sistema.

Importación de asientos con el flujo de trabajo desactivado

Si el flujo de trabajo de asientos está desactivado, puede importar los asientos en cursoy los asientos contabilizados.

Tabla 4-2 Importación de acciones de asientos con el flujo de trabajo desactivado

Estado de laimportación deasiento

Flujo de trabajo deasientos

Ya existe un asientocon la mismaetiqueta

Acción del procesode importación deasientos

En curso Activado/Desactivado

No Crear un nuevoasiento


Sí con estado Encurso

Reemplaza el asiento


Sí con estadoEnviado, Aprobado oContabilizado

Error al procesar elasiento

Contabilizado Desactivado No Crear un nuevoasiento



Tabla 4-2 (Continuación) Importación de acciones de asientos con el flujo detrabajo desactivado

Estado de laimportación deasiento

Flujo de trabajo deasientos

Ya existe un asientocon la mismaetiqueta

Acción del procesode importación deasientos

Contabilizado Desactivado Sí con estado Encurso

Reemplaza el asientoy lo contabiliza

Contabilizado Desactivado Sí con estadoContabilizado

Error al procesar elasiento

Exportación de asientosPuede exportar asientos y grupos de asientos desde una aplicación con fines de copiade seguridad. Cualquier usuario con el rol Usuario y superior puede exportar asientos,pero sólo si tiene acceso de lectura/escritura a los miembros de la dimensión. Paracualquier línea del asiento donde el usuario tenga un acceso Ninguno a un miembro,los datos se quedarán en blanco para esa línea.

Seleccione las dimensiones Escenario, Año, Periodo, Entidad y Valor para las quedesea exportar los asientos. También puede seleccionar el tipo y el estado de losasientos que desea exportar.

Los asientos exportados se guardan en un archivo ASCII que admite conjuntos decaracteres multibyte (MBCS). De manera predeterminada, los archivos de asientosutilizan la extensión de archivo JLF. Después de exportar los asientos, puede ver ymodificar su información en un editor de texto.

El historial de flujo de trabajo no se incluye al exportar los asientos. Para ver elhistorial de flujo de trabajo de asientos, puede exportar los asientos medianteMigración.

Para exportar asientos:


2. En la página Gestionar asientos, en el menú Acciones, haga clic en Exportar.

3. En PDV, seleccione el escenario, el año y el periodo para el que desea exportar losasientos.

4. En Delimitador, introduzca el delimitador utilizado para separar los datos de losasientos en el archivo.

5. En Estado, seleccione una o más de las opciones siguientes:

• En curso

• Contabilizado

• Enviado (si está activado el flujo de trabajo)

• Aprobado (si está activado el flujo de trabajo)


Exportación de asientos


7. Seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo y, a continuación, hagaclic en Aceptar.

8. Para ver los detalles del proceso de exportación, consulte el archivo log.

Creación de asientosLos asientos se utilizan para introducir ajustes en los balances de cuenta y paramantener una pista de auditoría de los cambios efectuados en los datos. Indican quéusuario ha realizado ajustes y qué cuentas, entidades y períodos de tiempo se venafectados.

Cualquier usuario con el rol Usuario y superior puede crear asientos.

Puede crear asientos introduciendo una etiqueta de asiento y descripción, el punto devista de los datos, los importes de ajustes y el grupo de asientos opcional que puedeutilizar para filtrar y ordenar los asientos. Puede crear un asiento nuevo o crearlo apartir de una plantilla de asiento existente. Si se utiliza una plantilla, la etiqueta delasiento creado será, de forma predeterminada, la misma que la etiqueta de la plantilla.

Tras crear un asiento, su estado es En curso.

Vea el siguiente vídeo para obtener información sobre cómo crear asientos:


Para crear un asiento:

1. En la página inicial, haga clic en Consolidación y, a continuación, en Asientos.

2. Seleccione una de estas opciones:

• Para crear un nuevo asiento, haga clic en Crear.

• Para utilizar una plantilla de asiento, seleccione Crear desde plantilla,seleccione la plantilla en la lista de plantillas disponibles y haga clic en Aplicar.

Se muestra la página Detalles de asientos.

3. En Etiqueta, introduzca una etiqueta de asiento.

La etiqueta puede contener un máximo de 20 caracteres. No utilice los siguientescaracteres: . + - */ # {} ; , @ ”

4. En Tipo de asiento, seleccione Normal.

5. Opcional: introduzca una descripción del asiento.

6. Opcional: en Grupo de asientos, seleccione un grupo.

El grupo de asientos que se asigne debe existir en la aplicación.

Las dimensiones Escenario, Año y Periodo se rellenan a partir de la selección delPDV en Gestionar asientos y son de sólo lectura. Consolidación (entrada deentidad), Vista (periódica), Origen de datos (entrada de asiento) y Moneda(moneda de entidad) tienen valores que se rellenan previamente y no se puedeneditar.

7. En la página Detalles de asientos, haga clic en Crear.







• Seleccione una fila existente y haga clic en Copiar fila; a continuación,seleccione otra fila y haga clic en Pegar fila.

Nota:

Ambas entidades deben tener el mismo padre. No se pueden crear asientospara entidades que tienen distintos padres.

9. Introduzca los importes de ajuste.

Nota:

Los asientos creados tienen una moneda de tipo Cuadrado por entidad. Losdebes y haberes deben cuadrar para cada moneda de entidad incluida en elasiento.

10. Opcional: verifique el asiento y la validez de las entradas. En Acciones, haga clicen Escanear.

11. Haga clic en Guardar para guardar el asiento.

Creación de asientos de reversión automáticaSe crean asientos de reversión automática para introducir ajustes que se quierenrevertir en el periodo siguiente, por ejemplo, las ventas o los gastos que se recopilan yse pagan en el periodo siguiente. Los asientos de reversión automática afectan dosperiodos de datos. Se contabiliza un asiento de reversión automática para ajustar losvalores en un periodo. Cuando se contabiliza el asiento de reversión automática, elsistema crea automáticamente un asiento (llamado asiento de retrocesión automática)para revertir estos ajustes para el siguiente período, y se le asigna el estado Aprobado.Se contabiliza este asiento aprobado para que la retrocesión surta efecto.

Por ejemplo, puede crear y contabilizar un asiento de reversión automática que ajustecuentas para el mes de enero. El sistema crea un asiento de retrocesión automática querevierte esos ajustes para febrero.

Tabla 4-3 Ejemplo: asiento de reversión automática

Cuenta Movimiento Producto Crédito Débito

Accionescomunes

Sin movimiento Sin producto 199

Excedente Sin movimiento Sin producto 199

199 199



Tabla 4-4 Ejemplo: asiento de reversión automática generado por el sistema

Cuenta Movimiento Producto Crédito Débito

Accionescomunes

Sin movimiento Sin producto 199

Excedente Sin movimiento Sin producto 199

199 199

Dado que el asiento de retrocesión automática lo genera automáticamente el sistema,solo se puede contabilizar o descontabilizar, pero no editar. Si se descontabiliza unasiento de retrocesión automática, su estado cambia de Contabilizado a Aprobado.

Si descontabiliza el asiento de reversión automática original que ha creado, el sistemasuprime el asiento de retrocesión automática generado automáticamente en elsiguiente período. No se puede descontabilizar un asiento de retrocesión automáticadespués de que se haya contabilizado su asiento de retrocesión automática.

Para crear asientos de reversión automática:

1. En la página inicial, haga clic en Consolidación y, a continuación, en Asientos.

2. Haga clic en Crear.

3. En Etiqueta, introduzca una etiqueta de asiento.

Nota:

La etiqueta puede contener un máximo de 20 caracteres. No utilice lossiguientes caracteres: . + - */ # {} ; , @ ”

4. En Tipo de asiento, seleccione Reversión automática.

5. Opcional: en Grupo, seleccione un grupo para el asiento.

Nota:

El grupo de asientos que se asigne debe existir en la aplicación.

6. Opcional: introduzca una descripción del asiento.




• Seleccione una fila existente y haga clic en Copiar fila; a continuación,seleccione otra fila y haga clic en Pegar fila.



Nota:

Ambas entidades deben tener el mismo padre. No se pueden crear asientospara entidades que tienen distintos padres.

8. Introduzca un ajuste en la columna Débito o Crédito.

9. Opcional: verifique el asiento y la validez de las entradas. En Acciones, haga clicen Escanear.

10. Para guardar el asiento, haga clic en Guardar.

Verificación de asientosCuando termine de introducir los datos del asiento, podrá verificar el asiento paracomprobar que todas las entradas sean válidas. El proceso de verificación permiteidentificar errores y realizar los cambios necesarios antes de enviar o contabilizar elasiento.

El sistema busca las siguientes condiciones:

• El periodo se abre.

• La entidad no está bloqueada.

• Excepto para entidad, todos los demás miembros de dimensión deben serdescendientes de nivel cero y no deben tener fórmulas de miembro ni deben estarcalculados.

• La cuenta debe ser válida. Debe ser un tipo de cuenta Activo, Pasivo, Patrimonio,Ingresos, Gastos o Estadísticas.

• El asiento debe contar con apuntes.

• El asiento debe estar cuadrado. Las entidades deben tener el mismo padre y lamisma moneda.

• El asiento debe tener un estado válido.

• Comprobación de seguridad: el usuario debe tener acceso a todos los miembrosdel asiento en el asiento.

Para verificar asientos:


2. Cree o abra un asiento.

3. En el menú Acciones, haga clic en Verificar.

Estado del asientoEl estado del asiento indica el estado actual del asiento. El estado de un asiento cambiacuando se crea, se envía, se aprueba, se rechaza o se contabiliza el asiento.

Verificación de asientos


Tabla 4-5 Estados de asiento

Estado Descripción

En curso El asiento se ha creado. Se ha guardado, peropuede estar incompleto. Por ejemplo, puedeque se tengan que agregar más apuntes.

Enviado El asiento se ha enviado para su aprobación.

Si se rechaza, el estado vuelve a En curso.

Aprobado El asiento se ha aprobado para sucontabilización.

Si se rechaza un asiento, vuelve al estado Encurso.

Contabilizado Los ajustes del asiento se contabilizan en labase de datos.

Las acciones de asiento disponibles dependen de su estado. Por ejemplo, si el asientotiene estado Aprobado, las únicas acciones disponibles son Rechazar o Contabilizar.

Edición de asientosEs posible editar un asiento creado previamente. Por ejemplo, puede cambiar ladescripción de un asiento o agregar ajustes.

Sólo se pueden editar los asientos con el estado En curso. Si necesita editar un asiento,puede cambiar su estado a En curso mediante una acción de asiento, como porejemplo, rechazar. Sólo los usuarios con acceso de escritura a los miembros de ladimensión en un asiento pueden editarlo.

Rechazar volverá a en curso, pero descontabilizar volverá a aprobado y aún no sepodrá editar.

Para editar asientos:


2. Para cambiar el punto de vista, haga clic en un nombre de dimensión y, en elselector de miembros, seleccione miembros de la dimensión.

3. En la lista de asientos, seleccione un asiento con el estado En curso.

4. En el menú Acciones, haga clic en Editar y edite el asiento según sea necesario.

5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Flujo de trabajo de aprobación de asientoDurante la creación de la aplicación, un administrador puede activar un flujo detrabajo de asientos para crear, enviar y aprobar asientos. Si un flujo de trabajo estáactivado, los asientos se procesan a través de una secuencia de aprobación, según elpropietario de las entidades en el asiento. Por ejemplo, si crea y envía un asiento parasu aprobación en California, se envía al aprobador de la región oeste, que es la entidad

Edición de asientos


padre de California. El sistema también envía una notificación al aprobador delasiento según sea necesario.

Puede crear y trabajar con asientos si tiene el rol de usuario y acceso de escritura a lasentidades en el asiento.

Puede aprobar asientos si tiene el rol de usuario y acceso de escritura al padre de lasentidades en el asiento y, al menos, acceso de lectura a las entidades en el asiento.

Tabla 4-6 Flujo de trabajo de aprobación de asiento

Estado actual Acción Estado posterior ala acción

Descripción Seguridad

En curso Enviar Enviado Después de crearasientos e introducirlos datoscorrespondientes, elusuario los envíapara su aprobación.Una vez enviados,no se podrán editar.

Usuario del asiento

Enviado Rechazar En curso Un usuario puederechazar los asientosenviados paraaprobación. Elasiento vuelve alestado En curso.

Usuario del asiento

Enviado Aprobar Aprobado Un aprobadorpuede aprobar elasiento. El usuarioque realiza el envíopuede contabilizarlos asientosaprobados.

Aprobador deasiento

Enviado Rechazar En curso Un aprobadorpuede rechazar unasiento enviado.

Aprobador deasiento

Aprobado Rechazar En curso Un aprobadorpuede rechazar unasiento aprobado.

Aprobador deasiento

Aprobado Contabilizar Contabilizado Un usuario puedecontabilizar unasiento después deser aprobado.

Usuario del asiento

Flujo de trabajo de aprobación de asiento


Tabla 4-6 (Continuación) Flujo de trabajo de aprobación de asiento



Contabilizar Descontabilizar Aprobado Un usuario puededescontabilizar unasiento después decontabilizarlo.Cuando sedescontabiliza unasiento, el estado delasiento cambia aAprobado. Solo elusuario que hacontabilizado elasiento puededescontabilizarlo.

Usuario del asiento

En curso Suprimir Un usuario puedesuprimir asientosdescontabilizadosque ya no senecesitan. Losasientos aprobadoso contabilizados nose pueden suprimir,ya que podría darlugar a datos noresueltos para losvalores de ajuste.

Usuario del asiento

Envío de asientos para aprobaciónTras crear asientos e introducir los datos de asiento, debe enviarlos para su aprobaciónantes de contabilizarlos en la base de datos. El asiento se puede enviar cuando se crea,o bien más adelante seleccionándolo en la lista de asientos disponibles. Puede activarel correo electrónico para que el proceso de flujo de trabajo envíe un correo electrónicoal usuario que puede aprobar el asiento y al usuario que pueden contabilizar, enviar oaprobar el asiento.

Se pueden enviar asientos de a uno por vez o en lotes. Una vez que se envía unasiento, el estado cambia a Enviado. A continuación, un revisor aprueba o rechaza elasiento. Si se aprueba, se puede contabilizar.

Vea el siguiente vídeo para obtener información sobre cómo enviar asientos:

Envío de asientos

Para enviar asientos:


2. En la lista de asientos, seleccione el asiento con estado En curso que desea enviar.

Envío de asientos para aprobación



También puede enviar un asiento en la página Detalles de asientos

3. En el menú Acciones, haga clic en Enviar.

4. Opcional: introduzca un comentario en Comentarios.

5. Opcional: para adjuntar un documento para obtener más detalles que soporten laacción realizada, haga clic en Examinar para examinar la ubicación del archivo.

Puede adjuntar documentos como texto, archivo Excel o Word, PDF, audio, vídeo oarchivo de imagen. Puede cargar un máximo de tres documentos como archivosadjuntos.

Para suprimir un archivo adjunto, haga clic en Suprimir (X) junto al nombre delarchivo.

6. Haga clic en Enviar.

Aprobación de asientosDespués de enviar un asiento, se puede aprobar para contabilización. Se puedeaprobar una vez creado y enviado, o aprobarlo más adelante seleccionándolo en lalista de asientos.

Después de aprobar un asiento, el estado cambia a Aprobado y el asiento no puedeeditarse.

Para aprobar asientos:


2. En la lista de asientos, seleccione el asiento enviado que desea aprobar.

También puede aprobar un asiento desde la página Detalles de asientos.

3. En el menú Acciones, haga clic en Aprobar.





6. Haga clic en Aprobar.

Rechazo de asientosDespués de enviar un asiento para aprobación, o después de la aprobación de unasiento, lo puede rechazar. Después de rechazar un asiento, el estado cambia a Encurso.

Para rechazar asientos:

Aprobación de asientos



2. En la lista de asientos, seleccione el asiento enviado o aprobado que desea rechazar.

También puede rechazar un asiento en la página Detalles de asientos.

3. En el menú Acciones, haga clic en Rechazar.





6. Haga clic en Rechazar.

Procesamiento de asientos sin un flujo de trabajo de aprobaciónCuando el flujo de trabajo de aprobación está desactivado en la aplicación para losasientos, puede contabilizar un asiento en curso directamente. También puededescontabilizar directamente un asiento contabilizado.

Tabla 4-7 Procesamiento de asientos sin un flujo de trabajo de aprobación



En curso Contabilizar Contabilizado Después de crear unasiento e introducirlos datos del asiento;puedecontabilizarlo.Después decontabilizar, loscambios secontabilizan en labase de datos y elasiento no se puedeeditar.

Usuario del asiento

Contabilizado Descontabilizar En curso Al descontabilizarun asiento, su estadocambia a En curso.A continuación,puede editar elasiento.

Usuario del asiento

Procesamiento de asientos sin un flujo de trabajo de aprobación


Contabilización de asientosSe puede contabilizar un asiento después de ser aprobado. Puede contabilizar unasiento después de enviarlo y aprobarlo, o se puede contabilizar más adelanteseleccionándolo en la lista de asientos disponibles.

Se pueden contabilizar asientos de uno en uno o por lotes. Debe tener abierto elperiodo del asiento para poder contabilizarlo, y debe tener acceso a las clases deseguridad de cada entidad para las líneas de detalle y acceso de escritura a cadamiembro de dimensión seleccionado para cada línea.

Cuando se contabiliza un asiento, el sistema almacena el valor de ajuste en el miembrode ajuste especificado:

• Origen de datos: Entrada del asiento

• Vista: Periódica

• Moneda: Moneda de entidad

Si se contabilizan varios asientos en el miembro de entrada de la entidad para lamisma cuenta, los resultados se acumulan. El total del asiento actual se suma o resta aly del total existente en la entrada de la entidad. La agregación se realiza en función delos tipos de cuenta.

A continuación, el sistema vuelve a calcular los balances de la cuenta para que la basede datos refleje los ajustes. El estado del asiento cambia a Contabilizado y puede ver elajuste en una cuadrícula de datos.

Al contabilizar un asiento de reversión automática, el sistema crea automáticamenteun asiento (llamado asiento de retrocesión automática) para revertir estos ajustes parael siguiente período. Se contabiliza este asiento aprobado para que la retrocesión surtaefecto.

Si existe un asiento con el mismo nombre en el siguiente período, el sistema nocontabilizará el asiento de reversión automática. Debe suprimir el asiento en elsiguiente período o cambiar el nombre del asiento de reversión automática en elperíodo actual.

Para contabilizar los asientos:


2. En la lista de asientos, seleccione el asiento que desea contabilizar.

También puede contabilizar un asiento en la página Detalles de asientos

No se pueden contabilizar los asientos que se hayan contabilizado anteriormente.

3. Haga clic en el icono Acciones y, a continuación, seleccione Contabilizar.




Contabilización de asientos



6. Haga clic en Contabilizar.

Descontabilización de asientosSe puede descontabilizar un asiento después de contabilizarlo. Por ejemplo, imagineque se contabilizan varios asientos con ajustes para una entidad y se reciben nuevosdatos para dicha entidad. Se pueden descontabilizar los asientos, cargar los datosnuevos y contabilizar los asientos nuevamente.

Solo el usuario que ha contabilizado el asiento puede descontabilizarlo. Cuando sedescontabiliza un asiento, el estado del asiento cambia a Aprobado.

Si descontabiliza un asiento de reversión automática, se debe eliminar el asiento dereversión automática creado en el siguiente período. Si el asiento de retrocesiónautomática ya está contabilizado en el siguiente período, no puede descontabilizar elasiento de reversión automática.

Para descontabilizar asientos:


2. En la lista de asientos, seleccione el asiento contabilizado que desea descontabilizar.

También puede descontabilizar un asiento en la página Detalles de asientos.

3. Haga clic en el icono Acciones y, a continuación, seleccione Descontabilizar.





6. Haga clic en Descontabilizar.

Copia de asientosPuede copiar un asiento en uno o varios periodos para crear fácilmente otro asientocon información similar. Debe tener derechos de seguridad para el asiento yasegurarse de que no existe aún un asiento con la misma etiqueta. Por ejemplo, si tieneun asiento para el mes de enero, puede copiar el mismo asiento en uno o variosperiodos. El asiento se copia en el punto de vista de destino con un estado En curso.

Para copiar asientos:


2. En la lista de asientos, seleccione el asiento que desea copiar.

Descontabilización de asientos


3. Haga clic en el icono Acciones y, a continuación, seleccione Copiar.

4. En Punto de vista de destino, seleccione un escenario, un año y un periodo.

5. Haga clic en Copiar.

Visualización del historial de asientosPuede ver el historial de aprobaciones del asiento, incluidos los comentariosagregados por los aprobadores. También puede ver y descargar archivos adjuntos deasiento.

Para ver el historial del asiento:


2. En la lista de asientos, seleccione el asiento que se ha aprobado.

3. Haga clic en el icono Acciones y, a continuación, seleccione Historial.

4. Si el asiento incluye un archivo adjunto, se proporciona el enlace del archivoadjunto para cada elemento de historial de acción de asiento. Haga clic en el enlacepara ver o descargar el archivo adjunto.

5. Haga clic en Cerrar.

Supresión de asientosSe pueden suprimir asientos descontabilizados que ya no se necesitan. Los asientosenviados, aprobados o contabilizados no se pueden suprimir, ya que podría dar lugara datos no resueltos para los valores de ajuste que el asiento haya creado.

Para suprimir asientos:


2. En la lista de asientos, seleccione los asientos que desea suprimir.

3. Haga clic en el icono Acciones y, a continuación, seleccione Suprimir.

4. Cuando aparezca la petición de datos del sistema, haga clic en Confirmar.

Visualización del historial de asientos


Supresión de asientos


5Trabajar con informes

Puede generar estos tipos de informes del sistema para Oracle Financial Consolidationand Close Cloud:

• Informes de asientos, que proporcionan información de un asiento o de una listade asientos según los criterios seleccionados. Consulte Creación de informes deasientos.

• Informes de confrontación de sociedad asociada (ICP), que muestran lasoperaciones intercompañía que se eliminarán durante la consolidación. Consulte Creación de informes de confrontación intercompañía.

• Informes de Close Management, que muestran información sobre el proceso decierre. Consulte Creación de informes del gestor de cierre.

Apertura de informesPuede ver la lista de informes disponibles y abrir y editar informes en los separadoresInformes.

También puede iniciar un informe financiero directamente desde la página de inicio siel administrador ha configurado el flujo de navegación para mostrar el informe y sitiene acceso. Por ejemplo, un administrador puede convertir en icono el informe Flujosde efectivo de la página de inicio y el usuario puede hacer clic en el icono para iniciarel informe Flujos de efectivo. Puede ver el informe en los formatos que soporte elinforme original, por ejemplo: PDF, HTML o Excel.

Para abrir informes:

1. En la página de inicio, haga clic en Informes.

2. Seleccione un separador:

• Documentos de Financial Reporting: Permite ver o abrir los informes en elrepositorio.

• Informes de asientos: permite ver o crear un informe de asiento.

• Informes intercompañía: permite ver o crear un informe de confrontaciónintercompañía.

• Informes de Close Management: permite ver o crear un informe de CloseManagement.

3. En Documentos de Financial Reporting:

a. Opcional: Marque la casilla de verificación Petición de datos de PDV. Alseleccionar un informe con un PDV, se muestra el selector de miembros de PDV

Trabajar con informes 5-1

r. Esta selección se aplica a todos los informes de la lista que tienen un PDV ypersiste durante la sesión actual, hasta que se desconecte.

Si desactiva la casilla de verificación Petición de datos de PDV, el informe seinicia directamente, sin mostrar el selector de miembros. Los miembros del PDVdel informe son los miembros utilizados más recientemente en un formulario ola raíz de la dimensión si no hay miembros utilizados más recientemente. Siinicia un informe directamente, podrá seguir cambiando los miembros del PDVhaciendo clic en un enlace del PDV y seleccionando diferentes miembros.

b. Seleccione esta opción para visualizar informes en Vista plana o Vista de árbol.

c. Seleccione un informe y, en Acciones, seleccione el formato HTML o PDF.

4. Para Informes de Close Management:

a. En la lista de informes, seleccione un informe.

b. En Formato de salida, seleccione una opción: XLS, HTML o PDF.

Gestión de informes de asientosEn la página Informes de asientos se muestra una lista con todos los informes deasientos de la aplicación. En Informes de asientos, puede abrir un informe para ver losdetalles o suprimir un informe.

Para crear un informe de asientos, consulte Creación de informes de asientos.

Para gestionar informes de asientos:


2. Haga clic en Informes de asientos.

3. Para ver los detalles de un informe de asientos, haga clic en una etiqueta deinforme.

4. Opcional: para cambiar el orden de clasificación de las columnas, haga clic en losiconos de la cabecera y seleccione Orden ascendente u Orden descendente.

5. Opcional: para suprimir un informe, haga clic en el informe y, a continuación, enAcciones, haga clic en Suprimir y, a continuación, en Confirmar.

6. Para refrescar la lista de plantillas, haga clic en Refrescar. Las plantillas nuevas queha creado se mostrarán después de refrescar.

Creación de informes de asientosPuede crear informes para ver la actividad de asientos en el sistema, comprobar elestado de los asientos y revisar los ajustes de asiento. Puede seleccionar el PDV, lasopciones de formato y el tipo de formato del informe, como por ejemplo, HTML, PDFo XLS.

Para ejecutar un informe de asiento, debe ser un usuario avanzado o administrador ydisponer de derechos de seguridad para los datos del informe. Si no tiene acceso a unoo más miembros de columna de una fila del asiento, los importes y totales de esa filaaparecen como asteriscos (*).

Vea este vídeo para obtener más información sobre cómo crear informes de asientos.

Gestión de informes de asientos


Creación de informes de asientos

Para crear un informe de asiento:


2. Haga clic en Informes de asientos.

3. Haga clic en Crear.

4. En el punto de vista, seleccione los miembros Escenario, Año y Periodo para elinforme.

Los miembros de dimensión seleccionados se mostrarán en la sección de cabeceradel informe generado.

En el punto de vista, el sistema muestra estos miembros, los cuales son de sólolectura:

• Consolidación (sólo lectura): entrada de entidad

• Vista (sólo lectura): periódica

• Moneda (sólo lectura): moneda de entidad

• Origen de datos (sólo lectura): entrada de asiento

Sugerencia:

Los nombres de dimensión (Consolidación, Vista, etc.) se muestran de formapredeterminada. Para ocultar los nombres de dimensión y mostrar sólo los

miembros, haga clic en el icono Acciones y, a continuación, seleccioneOcultar nombre de dimensión.

5. En Opciones de filtro de filas, seleccione las opciones:

• Entidad: introduzca un nombre de entidad, o bien haga clic en el selector demiembros y seleccione una entidad.

• Descripción: introduzca texto para filtrar por descripción. Puede utilizar unasterisco (*) como comodín.

• Cuenta: introduzca un nombre de cuenta, o bien haga clic en el selector demiembros y seleccione una cuenta.

• Etiqueta: introduzca texto para filtrar por etiqueta. Puede utilizar un asterisco(*) como comodín.

• Grupo: seleccione un grupo de asientos, o bien seleccione Todos.

• Estado: seleccione una o más opciones: En curso, Enviado, Aprobado,Contabilizado, o seleccione Todos.

• Tipo de asiento: seleccione una o más opciones: Normal, Reversiónautomática, Retrocesión automática o seleccione Todos

• Movimiento: introduzca un nombre de miembro, o bien haga clic en el selectorde miembros y seleccione un miembro.

Creación de informes de asientos



• Intercompañía, Varios GAAP y Personalizado: introduzca un nombre demiembro, o bien haga clic en el selector de miembros y seleccione un miembro.

Nota:

Intercompañía, Varios GAAP y Personalizado sólo se muestran si estánactivados para la aplicación.

6. En Opciones de visualización, seleccione una opción para Visualización demiembros:

• Nombre

• Alias

• Nombre y alias

7. En Tipo de informe, seleccione una opción:

• HTML

• PDF

• XLS

8. Para guardar la definición del informe, haga clic en Guardar, introduzca unaetiqueta y una descripción y, a continuación, haga clic en Enviar.

9. Para ejecutar el informe, haga clic en Ejecutar informe y, a continuación, seleccionesi desea abrirlo o guardarlo.

Gestión de informes de confrontación intercompañíaLos informes de confrontación intercompañía le ayudan a rastrear las operacionesintercompañía para realizar análisis y auditorías. Muestran las coincidencias paraentidades y dimensiones de sociedad asociada que se configuraron con el atributoactivado de intercompañía.

Como parte del proceso de consolidación, una compañía elimina las operaciones entrelas entidades y los socios relacionados. Los informes de confrontación intercompañíale ayudarán a garantizar que las operaciones intercompañía de entidad y sociocoinciden correctamente.

Para ejecutar informes de confrontación intercompañía:

• La función Intercompañía debe estar activada. Si no es así, el separador Informesde intercompañía no se muestra.

• Debe ser un administrador o un usuario avanzado. Si es un usuario avanzado,puede ejecutar un informe si tiene acceso a todas las entidades y socios utilizadosen el informe.

Cuando se ejecuta un informe intercompañía, puede seleccionar si desea suprimir lavisualización de miembros de dimensión y las celdas de datos asociadas a unavarianza específica. Consulte Configuración de informes de confrontaciónintercompañía.

Vea este vídeo para obtener más información sobre cómo gestionar informes deconfrontación intercompañía.

Gestión de informes de confrontación intercompañía


Creación de informes de confrontación intercompañía

Configuración de informes de confrontación intercompañíaPara configurar los informes de confrontación intercompañía, puede seleccionar losmiembros de PDV, cuentas y cuentas coincidentes que desea mostrar. También puedeseleccionar si desea suprimir la visualización de miembros de dimensión y las celdasde datos asociadas a una varianza específica.

Selección del punto de vista para informes de confrontación intercompañía

Las dimensiones de punto de vista se muestran en la sección de la cabecera delinforme generado. Puede seleccionar un miembro para cada una de las siguientesdimensiones:

• Escenario

• Año

• Periodo

• Vista

• Consolidación

• Moneda (debe ser una moneda de informes)

Selección de cuentas para informes de confrontación intercompañía

Determine la cuenta y las cuentas coincidentes para las que desea hacer coincidir lasoperaciones mediante la selección de cuentas de enlace.

Una cuenta de enlace es una cuenta que, al completar las eliminaciones, almacena ladiferencia entre dos cuentas intercompañía. Al seleccionar la cuenta de enlace para uninforme, el sistema utiliza la cuenta y la cuenta coincidente que especifica eladministrador al definir la cuenta de enlace.

Para cada cuenta de enlace, se muestran las cuentas que están asociadas a la misma yque tienen el mismo tipo de cuenta. Por ejemplo, los tipos de cuenta Activo y Gastosestán asociados y los tipos de cuenta Pasivo, Ingresos y Patrimonio están asociados.

Selección de dimensiones de supresión

Las dimensiones definidas Origen de datos, Movimiento y Personalizado seconsideran dimensiones de supresión. Con estas dimensiones, puede seleccionarvarios miembros, mediante el selector de miembros o especificando los nombres de losmiembros en texto, con los nombres de los miembros delimitados por comas. Elselector de miembros proporciona las siguientes categorías de miembros:

• Antecesores

• Hijos

• Descendientes

• Hermanos (Todos, Izquierda, Derecha, Anterior, Siguiente)

• Padres

• Descendientes de nivel 0 (Todos, Anterior, Siguiente)




• Hermanos de la izquierda

• Generación (Anterior, Siguiente)

Las dimensiones de supresión aparecen en la cabecera del informe generado.

Puede seleccionar una de las siguientes opciones de supresión.

• No suprimido: esta es la selección predeterminada. La dimensión se incluye comocolumna en la cuadrícula del informe. Hay una fila de todas las combinaciones demiembros de dimensiones externas (dimensiones a la izquierda) con respecto acada miembro de la dimensión No suprimido.

• Suprimido: la dimensión no se incluye como columna en la cuadrícula deinforme. Cada punto de datos de la fila implica una suma de todos los miembrosseleccionados para la dimensión de supresión especificada. Todas las dimensionessuprimidas se tratan como si estuvieran en las dimensiones finales (en la parteinterna más a la derecha) de la cuadrícula.

• Grupo: es lo mismo que la opción No suprimido, con la adición de filas desumatorio. Todas las dimensiones externas (dimensiones a la izquierda), junto conla dimensión agrupada, forman un grupo. Si un grupo se muestra frente a todossus miembros de la dimensión interna (todos los miembros a la derecha de laagrupación), se agregará un sumatorio de valores como la siguiente fila.

Nota:

La opción Grupo limita los miembros de selección de dimensiones a solomiembros base. La dimensión Intercompañía (dimensión de sociedad) seagrupa automáticamente y se deriva una suma de valores para cadacombinación Entidad/Socio.

Selección de coincidencias de supresión

En los informes de confrontación intercompañía, puede suprimir la visualización delas celdas de datos asociadas a una determinada varianza, así como la varianza en sí, sise cumplen un conjunto de condiciones. La supresión de los datos en una celda dedatos significa que el sistema no muestra ningún valor (un valor en blanco) en dichacelda. Si se suprimen ambas varianzas en la fila, el sistema no mostrará toda la fila.

Puede suprimir los datos mediante la especificación de un valor de tolerancia(cantidad) o un porcentaje. Si una entidad tiene una cantidad de 299 y la entidadasociada una cantidad de 200, la diferencia es 99. Si la cantidad de materialidad decoincidencia es 100 y la diferencia entre la entidad y el socio es inferior a 100, comoocurre en este ejemplo, el sistema suprime las operaciones dado que se incluye dentrode la materialidad de coincidencia.

Si decide no suprimir estas operaciones, el sistema no lo hará, ni siquiera aunque lascantidades de la entidad y el socio estén dentro del porcentaje o importe dematerialidad de coincidencia. En el ejemplo anterior, incluso aunque la diferencia es 99y está dentro de la materialidad de coincidencia, el sistema no suprimirá lasoperaciones. La materialidad de coincidencia especificada se muestra en unidades.

Puede suprimir coincidencias con una o ambas de las siguientes opciones:

• Valor de tolerancia: puede introducir un valor de tolerancia. El valor debe ser unnúmero positivo. Si el valor absoluto de una varianza especificada es menor oigual que el valor de tolerancia, el sistema suprime las celdas de datos de



varianza, cuentas y cuenta coincidente de la varianza especificada en esa fila. Deforma predeterminada, el valor de tolerancia es 0.

• Porcentaje de tolerancia: puede introducir un porcentaje de tolerancia. El valordebe ser un número positivo menor o igual que 100. Determina el valor absolutode la parte de la varianza que se ha contabilizado mediante las cuentas. Determinael valor absoluto de la parte de la varianza que se ha contabilizado mediante lascuentas coincidentes. Tome el mínimo de estos dos valores (si no hay cuentascoincidentes, utilice la parte de cuentas solo) y aplique el porcentaje de tolerancia.Este valor es el porcentaje de tolerancia. Si el valor del porcentaje de tolerancia esmayor que el valor absoluto de la varianza, se suprimen las celdas de datos devarianza, cuentas y cuenta coincidente para la varianza especificada en esa fila.

• Porcentaje y valor de tolerancia: toma el mínimo del valor de tolerancia y delvalor de porcentaje de tolerancia. Si este mínimo es mayor que el valor absolutode la varianza, se suprimen las celdas de datos de varianza, cuentas y cuentascoincidentes de la varianza especificada en esa fila.

Nota:

Una fila que no tiene datos para ambas operaciones se suprimeautomáticamente, independientemente de si alguna de las opciones desupresión está activada.

Las opciones de coincidencia de supresión se muestran en la sección de la cabecera delinforme generado.

Selección de opciones de visualización

Puede modificar estas opciones de visualización predeterminadas para el informe:

• Factor de escala: puede introducir un valor entre 0 y 9. El valor predeterminado es0. El factor de escala se aplica a cada celda de datos. Por ejemplo, si el valor es1000 y el valor de escala de 3, el valor se mostrará como 1. Todas las celdas dedatos no suprimidas se multiplican por el factor de escala. El sistema realiza lasoperaciones de cálculo y supresión antes de aplicar el factor de escala.

• Reemplazo de decimales: puede especificar el número de dígitos que desee quese muestren en la fracción de un número decimal. Puede introducir un númeroentero entre 0 y 6. El valor predeterminado es 0.

• Visualización de miembros: especifique si desea mostrar los miembros mediantesu nombre, su descripción o ambos.

• Tipo de informe: puede generar informes en formato HTML, PDF, XSL o XSLX.

• Título del informe: puede introducir un título para el informe. El títulopredeterminado es Intercompany Report.

Creación de informes de confrontación intercompañía

Para crear informes de confrontación intercompañía, puede seleccionar los miembrosde PDV, cuentas y cuentas coincidentes que desea mostrar. También puede seleccionarsi desea suprimir la visualización de miembros de dimensión y las celdas de datosasociadas a una varianza específica.

Para crear un informe de confrontación intercompañía:




2. Haga clic en Informes intercompañía.

3. En el punto de vista, seleccione un miembro individual para las siguientesdimensiones: Escenario, Año, Periodo, Vista, Consolidación y Moneda.

La moneda debe ser una moneda de informes. Los miembros de dimensiónseleccionados se mostrarán en la sección de cabecera del informe generado.

Sugerencia:

Los nombres de dimensión (Consolidación, Vista, etc.) se muestran de formapredeterminada. Para ocultar los nombres de dimensión y mostrar sólo los

miembros, haga clic en el icono Acciones y, a continuación, seleccioneOcultar nombre de dimensión.

4. En Entidad y Socio, introduzca un nombre de entidad, o bien haga clic en elselector de miembros y seleccione una entidad.

Las entidades pueden estar activadas tanto para ICP como para no ICP.

5. En Cuentas de enlace, seleccione las cuentas que desee incluir o seleccione Todas.

6. En Dimensiones de supresión/grupo, seleccione miembros y, a continuación, unaopción de supresión:

Para seleccionar miembros puede hacer clic en el selector de miembros, o bienespecificar sus nombres en el texto, con cada miembro delimitado por una coma.

• No suprimido

• Suprimido

• Grupo: si selecciona esta opción, sólo puede seleccionar miembros de base.

7. Para Opciones de supresión, seleccione una o más opciones:

• Suprimir coincidencias: haga clic para activar esta casilla de verificación.

• Valor de tolerancia: introduzca un valor.

• Porcentaje de tolerancia: introduzca un porcentaje. El valor debe ser unnúmero positivo menor o igual que 100.

• Reversiones: active esta casilla para suprimir las filas de entidad/partner dereversión.

Para obtener más información sobre las opciones de supresión, consulte Configuración de informes de confrontación intercompañía.

8. Seleccione las Opciones de visualización:

• Título del informe: introduzca un título del informe o utilice elpredeterminado.

• Factor de escala: introduzca un valor entre 0 y 9.

• Reemplazo de decimales: introduzca un entero entre 0 y 6.



• Visualización de miembros: seleccione Nombre, Descripción o Ambos.

9. En Tipo de informe, seleccione una opción:

• HTML

• PDF

• XLS

• XLSX

10. Haga clic en Ejecutar informe y seleccione si desea abrirlo o guardarlo.

Creación de informes del gestor de cierrePuede crear informes de Gestor de cierre para informar sobre la actividad del procesode cierre. Estos informes están disponibles con los formatos XLS, HTML y PDF.

Para crear informes del gestor de cierre, debe ser un administrador de servicio o unusuario avanzado.

Para crear un informe:


2. Haga clic en Informes de gestor de cierre.

3. Haga clic en Generar.

4. Introduzca un nombre para el informe.

5. En la lista desplegable Programación, seleccione una programación para elinforme.

6. En Periodo, seleccione un periodo.

7. Seleccione un valor para los campos Fecha de inicio y Fecha de finalización delinforme.

8. Opcional: para incluir tareas cambiadas por los usuarios, haga clic en el selectorjunto a Modificado por y seleccione los usuarios.

9. Opcional: para incluir otros cambios, seleccione un campo en Campo cambiado,por ejemplo, Alerta.

10. Opcional: en ID de tarea, introduzca el identificador de una tarea concreta.

11. Haga clic en Generar.

Creación de informes del gestor de cierre


Creación de informes del gestor de cierre


6Actualización de tareas

Consulte también:

Visualización de las tareas

Actualización de información de tareas

Actualización de tareas desde Smart View

Trabajar con alertas

Visualización de tareas relacionadas

Visualización del historial de tareas

Reasignación de tareas

Envío de tareas

Aprobación o rechazo de tareas

Cancelación de tareas

Forzado de tareas al estado Cerrado

Exportación de tareas desde listas de tareas

Flujo de trabajo para los equipos

Visualización de las tareasAl iniciar Oracle Financial Consolidation and Close Cloud, la página de inicio muestraun resumen de las tareas que tiene asignadas y su estado, como, por ejemplo, abiertas,con retraso, que vencen hoy o que vencen en 7 días. Un número a la izquierda delestado indica el número de tareas con ese estado. Puede filtrar la lista de tareas poraño y periodo. Al hacer clic en un enlace en el panel Resumen de tareas, la páginaTareas se abre, donde puede filtrar aún más la lista de tareas.

También puede ver y actualizar tareas en la página Acciones de tarea, que puedeiniciar desde un vínculo en una notificación de correo electrónico.

Puede cambiar las vistas en Gestor de cierre para mostrar más columnas o filas. Puedeutilizar el selector de vistas para desplazarse entre las vistas.

• La vista de lista proporciona una visualización predeterminada de la informaciónen columnas y filas para tareas y programas. Puede cambiar fácilmente lascolumnas predeterminadas.

• La vista de grupo permite crear resúmenes de los datos de atributos numéricosmediante un valor de atributo.

Actualización de tareas 6-1

• La vista compacta funciona como un conmutador que se puede activar odesactivar. La vista compacta muestra más filas de información cuando está en lavista de grupo o de lista. La vista compacta está disponible en las listas de tareas.

Vista Calendario

Las vistas Calendario muestran todas las tareas de programación o de plantilla conformato de calendario tradicional por mes, semana o día.

La vista Mes muestra los días en el formato de calendario estándar. Las tareas quetienen lugar en un día concreto se muestran como una barra de color dentro del día, yabarcan los días que dure la tarea. Si la tarea abarca una semana, aparecerá unpequeño icono de flecha en la barra de la tarea para indicar que continúa hasta lasemana siguiente.

La vista Semana muestra las tareas de la semana especificada. La sección superiormuestra tareas que se extienden durante varios días. La segunda sección muestratareas que se incluyen dentro de un día. Las tareas se muestran en vertical, abarcandolas horas del día.

La vista Día corresponde a un día en formato de 24 horas.

Las tareas padre no se visualizan en las vistas Calendario.

En el caso de las plantillas, cada una de las vistas del calendario muestra las fechas delmes en relación con el día cero que la plantilla tiene establecido para el proceso decierre. Por ejemplo, en lugar de mostrar 26 o 27 de marzo, la vista del calendariomostrará -5 y -4, dando a entender que hay 5 y 4 días hasta el día cero.

Nota:

En las vistas Gráfico de Gantt y Calendario, es posible que la visualización deuna programación o plantilla con un gran número de tareas provoque que lavista entre en bucle durante bastante tiempo. Se recomienda filtrar la vista aun número de tareas más reducido al revisar la programación o plantilla enestas vistas.

Para seleccionar la vista Calendario:

1. En la página de inicio, haga clic en el icono Navegador .

2. En Administrador, haga clic en Gestor de cierre.

3. En la lista Paneles, haga clic en Calendario .

4. En la barra de herramientas, seleccione Mes, Semana o Día.

Vista de Gantt

La vista de Gantt muestra una escala de tiempo para un programa o plantilla querepresenta gráficamente la duración de las tareas y las dependencias que tienen entresí. Las barras representan la duración y las flechas representan dependencias. Puedever las relaciones de predecesor entre tareas (por ejemplo, que la tarea A debefinalizarse antes que la tarea B) y el estado de las tareas de predecesor. También puedever las relaciones entre las tareas de padre a hijo (agregaciones), en la jerarquía (porejemplo, que la tarea A se compone de dos subtareas, la tarea B y la tarea C).



Utilice la vista de Gantt cuando cree una plantilla para ver las relaciones de predecesorentre las tareas o para verificar el orden de prioridad después de agregar tareas a unaprogramación. Puede utilizar la vista Gantt para ver tanto el estado de las tareas depredecesor de otras tareas como el estado de las tareas que son predecesores de tareasde otros miembros del grupo.

Nota:

En las vistas Gráfico de Gantt y Calendario, es posible que la visualización deuna programación o plantilla con un gran número de tareas provoque que lavista entre en bucle durante bastante tiempo. Se recomienda filtrar la vista aun número de tareas más reducido al revisar la programación o plantilla enestas vistas.

Puede arrastrar tareas nuevas en la vista de Gantt y actualizar una tarea haciendodoble clic o seleccionando una opción de menú. Puede arrastrar una tarea a una fechade inicio nueva y extender su duración. También puede aplicar filtros para acortar lajerarquía de las tareas y ordenarlas por estado. Las tareas que tienen tareas hijo seindican con una flecha, en la que puede hacer clic para ampliar o contraer lasjerarquías de tareas.

Para seleccionar la vista Gantt:



3. En la lista Paneles, haga clic en Gantt .

Vista Lista de tareas

En la vista Lista de tareas se muestran todas las tareas de un programa o plantilla.Proporciona una vista jerárquica (de padre a hijo) de las tareas. Puede filtrar la lista detareas para visualizar solo aquéllas que le interesen.

Por ejemplo, si desea ver de forma rápida y sencilla una lista de tareas en una vistajerárquica y editar directamente parte de la información, utilice la vista Lista de tareas.

De forma predeterminada, la lista se ordena por la columna Inicia. Puede hacer clic enun encabezado de columna para ordenar por dicha columna. Las tareas padre seindican mediante una flecha, en la que puede hacer clic para ampliar o contraer lavisualización de sus hijos.

Para seleccionar la vista Lista de tareas:



3. En la lista Paneles, haga clic en Lista de tareas .

Acciones de visualización disponiblesPuede realizar las siguientes acciones en las vistas Calendario y Gantt:



• Pasar el cursor por encima de una tarea: hace que aparezca texto emergente conel nombre de la tarea. En el caso de la vista Gantt, esto sucede al pasar el cursorpor encima de la barra de tareas del gráfico e incluye el nombre de la tarea.

• Hacer clic con el botón izquierdo en una tarea: se resalta la tarea. El panel detareas, en la parte inferior de la pantalla, se actualizará para mostrar lainformación correspondiente.

• Hacer doble clic en una tarea: si la tarea se encuentra en una plantilla oprogramación no abierta, se muestra el cuadro de diálogo Detalles de la tarea, enel que puede consultar y editar los detalles de la tarea. De lo contrario, se muestrael cuadro de diálogo Acciones de tarea.

• Hacer clic con el botón derecho en una tarea: aparecerá un menú contextualemergente en el que podrá realizar una serie de acciones determinadas. Elcontenido del menú varía según el estado de la tarea y el rol de seguridad.

• Cambiar de vista: puede hacer clic en un botón del menú de la barra deherramientas para cambiar a uno de los otros tipos de vista.

• Expandir/Contraer: las opciones más (+) y menos (-) le permiten expandir ycontraer las jerarquías de tareas (Sólo en las vistas de Gantt)

• Arrastrar y soltar un tipo de tarea en la vista: puede arrastrar un tipo de tarea delpanel del lado izquierdo a la vista para crear una tarea nueva de ese tipo.

• Nueva tarea: puede crear una tarea nueva con el menú o la barra de herramientas.

• Mover una tarea: puede hacer clic y arrastrar una tarea para moverla a otro día uotra hora.

• Cambiar la duración: puede hacer clic y arrastrar el lado derecho de una tareapara cambiar su duración y su fecha de finalización.

• Selección múltiple: en la vista Gantt, puede seleccionar varias tareas y realizaracciones; por ejemplo, suprimir.

Filtrado de vistas del gestor de cierre

Puede utilizar filtros para definir y ver un subconjunto de tareas para las que tengaacceso de seguridad. Puede filtrar según diferentes atributos, como tipo de tarea, si latarea está activa, persona asignada, prioridad, propietario, aprobador y estado.

Un número junto a cada atributo indica el número de tareas asociadas al atributo encuestión. Por ejemplo, si hubiera 10 tareas en estado terminado, el atributoCompletado bajo la categoría Estado mostraría la cifra (10). En el caso de los atributoscon un gran número de valores, el sistema muestra los primeros diez elementos pororden descendente, además del vínculo "+ más", en el que puede hacer clic para vermás elementos. También se muestran para su selección atributos personalizados quehaya creado.

Al seleccionar los valores de un atributo, las opciones posibles de otros atributospueden cambiar dependiendo de los datos. Por ejemplo, supongamos que haseleccionado los atributos Estado y Propietario. Si filtra el atributo Estado paramostrar sólo las tareas pendientes, el atributo Propietario sólo muestra los propietariosde tareas pendientes.



Nota:

Sólo puede filtrar atributos que tienen la opción Visualización habilitada. Nopuede filtrar campos dinámicos, por ejemplo, números.

Para crear filtros:

1. En el panel Filtro, haga clic en Administrar filtros .

2. Haga clic en Nuevo.

3. Introduzca:

• Nombre

• Descripción

• Tipo: seleccione un tipo: Programa o Plantilla

• Público

Seleccione si cualquier persona puede ver este filtro.

• Definición de filtro

Un grupo de condiciones que limita la lista.

• Condición

Puede definir las propiedades de una condición o grupo:

– Conjunción

Seleccione Y u O. Esto determina cómo se relaciona esta condición o grupocon condiciones o grupos hermanos anteriores. Este campo sólo estáhabilitado si el nodo seleccionado no es el primer hijo de su nodo padre.

– Atributo: un atributo es el campo o valor que una condición compararácon otro valor para su inclusión en el conjunto de resultados de un filtro.Sin embargo, en el caso de un filtro, un atributo indica algo más que lalista de atributos definidos por el usuario.

– Operando: determina la clase de evaluación que se debe realizar en elatributo.

– Valor: especifica con qué valores se compara el atributo. El tipo deatributo determina el campo de entrada disponible.

4. Haga clic en Guardar filtro.

5. Escriba un nombre para el filtro que va a guardar y haga clic en Guardar y cerrar.

Sugerencia:

Para ver los filtros guardados, seleccione la lista ubicada en la parte superiordel panel Filtros.



Guardado de las vistas del gestor de cierre

Puede guardar vistas en las vistas de Lista de tareas, Gantt o Calendario. Las vistas deLista de tareas y Gantt guardan el filtro, la selección de columnas y el orden declasificación. La vista Calendario guarda el filtro y el modo (mes, semana o día). Puedever todas las vistas guardadas desde el menú Administrar vistas.

Un administrador o un usuario avanzado también pueden publicar una vista parahacer que su versión privada quede a disposición de otros usuarios. La vista guardadase duplica y ahora hay una versión privada y una pública. La versión pública muestrauna marca de verificación en la columna Público.

En una vista guardada publicada, un administrador o un usuario avanzado tambiénpueden definir esa vista como predeterminada, de modo que esté disponible paratodos los usuarios de ese tipo de vista, y seleccionada como predeterminada cuandoun usuario abra ese tipo de vista.

Para guardar y gestionar vistas:

1. Ajuste la vista para ver los datos deseados; para ello, aplique filtros, especifiquecolumnas u ordene los datos.

2. Para guardar una vista, haga clic en Guardar vista en la parte superior del cuadrode diálogo.

3. En el cuadro de diálogo Guardar vista, introduzca un Nombre, una descripción(opcional) y haga clic en Aceptar.

4. Para ver todas las vistas guardadas, en Vínculos rápidos, seleccione Administrarvistas.

5. Para publicar una vista y hacer que la versión privada esté disponible para losusuarios, haga clic en Publicar, o bien seleccione Acciones y, a continuación,Publicar.

6. Para definir la vista como predeterminada, haga clic en Establecer valorpredeterminado, o bien seleccione Acciones y, a continuación, Establecer valorpredeterminado.

Visualización de la información de resumen de las tareas

Cuando selecciona una tarea en las vistas Calendario, Gantt y Lista de tareas, puedever información de resumen del panel de tareas. Se mostrarán las propiedades, losflujos de trabajo y los predecesores de la tarea seleccionada.

En la sección Propiedades se muestra el nombre de la tarea, el estado, las fechas deinicio y de finalización, y el propietario.

En la sección Flujo de trabajo se muestra la persona a la que se ha asignado la tarea ylos aprobadores de la misma.

En la sección Predecesores se muestran las tareas padre y las tareas hijo. Lospredecesores se muestran en una jerarquía. Puede hacer clic en una tarea depredecesor para actualizar el panel con la información de la tarea de predecesor.

Para ver información de resumen, seleccione una tarea en la vista de Calendario, Gantto Lista de tareas.



• Para ampliar y contraer los paneles, haga clic en los triángulos negros que hay aambos lados de las barras del panel.

• Para cambiar el tamaño de los paneles, pase el cursor por encima del panel, hagaclic en un lado y, a continuación, arrástrelo.

Actualización de información de tareasPuede actualizar la información de tareas con el estado Abierto. Puede responder apreguntas, agregar comentarios y adjuntar referencias. También puede ver el estado,la prioridad, el propietario, la persona asignada, el programa, las fechas de inicio yfinalización, las instrucciones, los documentos de apoyo o enlaces web y el flujo detrabajo. El flujo de trabajo muestra la cadena de aprobación de la tarea, así como elnombre de usuario, el rol de acceso (persona asignada o aprobador), el estado y lasfechas en las que los usuarios realizaron las acciones correspondientes. Si unadministrador ha incluido instrucciones con referencias que incluyen enlaces, tambiénpodrá enlazar directamente con la tarea.

Consulte estos temas:

• Trabajar con alertas

• Visualización de tareas relacionadas

• Visualización del historial de tareas

• Reasignación de tareas

• Envío de tareas

• Aprobación o rechazo de tareas

• Cancelación de tareas

• Forzado de tareas al estado Cerrado

Actualización de tareas desde Smart ViewPuede trabajar en sus tareas del Gestor de cierre desde Oracle Smart View for Office.Antes deberá instalar la extensión de Smart View para Close y Supplemental DataManagement. Para instalar la extensión, consulte la guía Introducción a OracleEnterprise Performance Management Cloud for Administrators

Al configurar el Gestor de cierre en la configuración del sistema, el administradorpuede seleccionar las columnas que se van a mostrar en Smart View; por ejemplo, losatributos de tarea. Consulte la guía Administración de Oracle Financial Consolidation andClose Cloud.

Después de instalar la extensión y crear una conexión, puede ver una lista con todoslos programas y tareas. El sistema muestra una lista de los programas a los que tieneacceso. Si se seleccionan varios programas, se muestra una fila de cabecera con lastareas de dicho programa.

Si hace clic en un programa de la lista, el sistema mostrará una lista de las tareas en lasque está trabajando actualmente. Una vez que se ha enviado o aprobado una tarea,esta deja de aparecer en la lista.

Las acciones disponibles dependen de su rol de usuario:

• Persona Asignada: ejecutar la tarea

Actualización de información de tareas


• Aprobador: aprobar y rechazar la tarea

• Persona asignada o aprobador: reasignar la tarea

Por ejemplo, si envía una tarea que está incompleta, después de responder unaspreguntas, se muestra un error de validación al enviarla. Puede hacer doble clic en latarea o fila para abrir la tarea y terminar de completarla.

Para obtener más información sobre el trabajo con Smart View, consulte Trabajar conOracle Smart View for Office.

Para actualizar tareas desde Smart View:

1. Inicie Smart View y haga clic en el separado Cerrar tareas.

2. En la lista de programas, seleccione un programa. El sistema muestra una lista delas tareas en las que está trabajando actualmente.

3. Para abrir y actualizar una tarea, en la lista de tareas, haga doble clic en una filapara abrir el cuadro de diálogo de la tarea.

4. Para enviar, aprobar, rechazar o reasignar una tarea, utilice uno de estos métodos:

• En el cuadro de diálogo Tarea, haga clic en el botón Enviar tarea, Aprobartarea, Rechazar tarea o Reasignar tarea.

• En la lista de tareas, seleccione una fila y haga clic en el botón de accióndisponibles al final de la fila.

• Seleccione una acción en la banda Smart View.

Trabajar con alertasDurante la ejecución de un proceso de cierre, puede encontrarse con diversosobstáculos que afecten al progreso. Por ejemplo, puede producirse un fallo dehardware o del sistema, problemas con los datos o el software. Puede crear una alertay adjuntarla a una tarea. Puede ver y obtener detalles de las alertas para consultar susdetalles, editarlas o suprimirlas. También puede aprobar o rechazar alertas de las quesea el aprobador.

Creación de alertas

Puede crear alertas para una tarea si tiene acceso a ella.

Cuando se crea una alerta, su estado es Abierto y se envía una notificación a lapersona asignada especificada. Tras resolver la alerta, la persona asignada puederesponder a la notificación marcando la alerta como resuelta, con lo que se envía unanotificación al aprobador que puede aprobarla o rechazarla. Si un aprobador larechaza, la alerta vuelve al estado Abierto y se devuelve a la persona asignada.

Por ejemplo, supongamos que está ejecutando un proceso de cierre del periodo AP yno puede iniciar sesión en el sistema AP. Ante esta situación, podrá crear una alerta yenviarla al administrador del sistema. El administrador del sistema resolverá elproblema de inicio de sesión y volverá a asignarle la alerta. Una vez verificada lasolución, podrá proceder a cerrar la alerta.

Para crear una alerta:

1. En la página de inicio, haga clic en Tareas.



2. Haga doble clic en una tarea para abrirla.

3. Haga clic en Alertas.

4. Haga clic en Crear (+).

5. Introduzca un nombre para la alerta, como por ejemplo Datos corruptos.

6. Seleccione un tipo en la lista Tipo, por ejemplo, Problema de datos.

7. En la lista Prioridad, seleccione una prioridad: Alta, Media o Baja.

8. Para Descripción, introduzca una descripción para la alerta, por ejemplo, "Losdatos se han dañado".

9. Seleccione una persona asignada para la tarea.

10. Haga clic en Aceptar.

Visualización del estado de las alertas

Puede ver una lista de las alertas y aumentar los detalles para obtener másinformación. En la lista se muestran el nombre de la alerta, el tipo, la personaasignada, la fecha de la última actualización y el estado.

Para ver las alertas:

1. Desde una tarea, haga clic en Alertas.

2. Haga clic en un nombre de alerta para ver más detalles sobre ella.

Edición de alertas

En la lista de alertas creadas previamente, puede editar el nombre, el tipo, la prioridady la descripción de cualquier alerta. También puede agregarle comentarios yreasignarla.

Para editar una alerta:




4. En la lista de alertas, seleccione una alerta.

5. Seleccione Acciones y, a continuación, seleccione Editar o haga clic en el botónEditar.

6. Edite la alerta según sea necesario.


Envío de alertas

Si es la persona asignada para una alerta, podrá enviarla para su aprobación cuandotermine de trabajar en ella. Por ejemplo, si ha corregido el problema de la alerta, puedeenviarla para su aprobación. Si no hay ningún aprobador, la alerta se cerrará despuésde enviarla.



Para enviar una alerta:




4. Seleccione una alerta.

5. Seleccione Acciones y, a continuación, Enviar, o bien haga clic en el botón Enviar.

Aprobación o rechazo de alertas

Si es un aprobador de una alerta, cuando reciba la notificación de que una alerta se hamarcado como completada, podrá aprobarla o rechazarla. Si la aprueba, su estadocambia a Cerrado. Si la rechaza, vuelve al estado Abierto y se devuelve a la personaasignada.

También puede enviar la alerta a otro aprobador para que la apruebe.

Para aprobar o rechazar una alerta:




4. Seleccione una alerta y consulte los comentarios de la alerta acerca de la resolución.

5. Realice una de las siguientes acciones:

• Para aprobar la alerta, haga clic en Aprobar.

• Para rechazar la alerta, haga clic en Rechazar.

• Para reasignar la alerta, haga clic en Reasignar y seleccione el usuario al quedesea enviar la alerta.

Supresión de alertas

Puede suprimir las alertas que ya no necesita si tiene acceso a las tareas asociadas.

Para suprimir una alerta:




4. Seleccione una alerta.

5. Seleccione Acciones y, a continuación, seleccione Suprimir o haga clic en el botónSuprimir.

6. Haga clic en Sí cuando se le pida confirmación.



Visualización de tareas relacionadasLa sección Tareas relacionadas permite ver el predecesor y los sucesores de una tarea.También muestra ejecuciones anteriores de la tarea en otros programas. Esto permitever comentarios o referencias de la tarea anterior, lo que puede ayudarle a finalizar laejecución de la tarea actual. En la lista Tareas anteriores, puede hacer clic en unnombre de tarea para iniciar el cuadro de diálogo Acciones de tarea para dicha tarea yvolver a asignar una tarea a otro usuario.

Para ver las tareas relacionadas:



3. Haga clic en Tareas relacionadas.

4. En Visualización, seleccione Predecesores o Sucesores.

5. Opcional: para ver información sobre una ejecución anterior de la tarea, haga clicen una tarea en la lista Tareas anteriores.

6. Opcional: para reasignar la tarea, haga clic en Reasignar y seleccione el usuario alque desea asignarla.

7. Cuando termine, haga clic en Cerrar.

Visualización del historial de tareasEl sistema mantiene un historial de las actividades incluidas en las tareas, el cual sepuede ver desde la página Historial. La página Historial de tareas muestra loscomponentes que se han actualizado, el tipo de modificación (por ejemplo, adición,creación o cambio), los valores antiguos y los nuevos, el usuario que realizó el cambioy la fecha del mismo. Esta información es de solo lectura.

Para ver el historial de una tarea:



3. Haga clic en Historial.

4. En la parte superior derecha de la página, seleccione una vista del historial: unaescala de tiempo de vista simple del historial que solo muestra los conceptos

básicos, , o la vista de tabla, , para ver todos los valores.

5. Seleccione la opción para ver el historial de todas las actividades, hoy o estasemana.

6. Cuando termine, haga clic en Cerrar.

Visualización de tareas relacionadas


Reasignación de tareasLas personas asignadas y los propietarios de las tareas pueden volver a asignar tareasa otros usuarios. Por ejemplo, si una persona asignada va a estar fuera de la oficina porvacaciones, puede volver a asignar tareas a otro usuario.

Para reasignar una tarea:

1. Abra una tarea y haga clic en Tareas relacionadas.

2. Seleccione Acciones y, a continuación, Reasignar persona asignada.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar persona asignada, introduzca el nombre deusuario o parte de él y, a continuación, haga clic en Buscar.

4. Para identificar a un usuario, haga clic en Avanzado e introduzca luego un ID deusuario, una dirección de correo electrónico o una descripción.

5. En la lista Resultados de la búsqueda, seleccione un usuario.

Nota:

La persona asignada debe ser un usuario individual, no un grupo.

6. Para obtener más información sobre el usuario, como sus grupos o funciones, hagaclic en Detalles.

7. Haga clic en Agregar para mover el usuario a la lista Seleccionados.

Para eliminar un usuario, selecciónelo y haga clic en Eliminar.


Envío de tareasPara enviar tareas:

1. En la lista de tareas, seleccione las tareas que necesita ejecutar.

Para realizar una selección múltiple, pulse Ctrl para seleccionar aleatoriamente opulse Mayús mientras hace clic en la primera y la última fila de un rango.


• Haga clic con el botón derecho y seleccione Enviar.

• Panel Acciones: en Establecer estado, seleccione Enviar en la lista Estado.

• Menú Acciones: haga clic en Enviar.

Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación.

3. Revise los posibles errores y haga clic en Aceptar.

Aprobación o rechazo de tareasPara aprobar o rechazar tareas:

Reasignación de tareas


1. En la lista de tareas, seleccione las tareas que necesita ejecutar.

Para realizar una selección múltiple, pulse Ctrl para seleccionar aleatoriamente opulse Mayús mientras hace clic en la primera y la última fila de un rango.


• Haga clic con el botón derecho y seleccione Aprobar o Rechazar.

• Panel Acciones: En Establecer estado, seleccione Aprobar o Rechazar.

• Menú Acciones: haga clic en Aprobar o Rechazar.

Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación.

3. Revise los posibles errores y haga clic en Aceptar.

Cancelación de tareasLos propietarios de tareas y el administrador de servicio pueden detener una tarea enejecución en cualquier momento. Al cancelar una tarea, su estado cambia a Cerrado.No se pueden ejecutar las tareas pendientes con esta tarea como predecesor. Si tieneuna secuencia de tareas y desea cancelar toda la secuencia, puede cancelar la primeratarea.

Para cancelar una tarea en ejecución:

1. En la lista de tareas, seleccione una tarea que desea parar.

2. En la página Acciones de tarea, seleccione Acciones y, a continuación, Abortar.

Forzado de tareas al estado CerradoPara detener una tarea y permitir que las tareas posteriores sí se ejecuten, si es elpropietario de la misma o un administrador de servicio, puede forzar que una tarea enestado Abierto o Error cambie a estado Cerrado. Por ejemplo, si hay una tareaautomatizada con un error y lo ha revisado, pero desea que el resto de tareas sí seejecuten, puede forzar el estado Cerrado.

Sugerencia:

Si no desea que se inicien el resto de tareas, elimine los vínculos delpredecesor antes de forzar el cierre de tareas.

Para forzar el estado Cerrado de una tarea:

1. En la lista de tareas, seleccione la tarea que desea cerrar.

2. En la página Acciones de tarea, seleccione Acciones y, a continuación, Forzarcierre.

El estado de la tarea cambia a Cerrado.

Exportación de tareas desde listas de tareasPuede exportar tareas de la lista de tareas a Microsoft Excel. Puede exportar filasseleccionadas o exportar todas las filas de la tabla. El archivo exportado estáformateado para Excel.

Cancelación de tareas


Para exportar tareas de una lista de tareas a Excel:

1. En la página de inicio, haga clic en Navegador.

2. En Crear y gestionar, haga clic en Gestor de cierre.

3. En la lista Paneles, haga clic en Lista de tareas.

4. Seleccione una o varias tareas.

5. En Acciones, seleccione Exportar tareas.

6. Seleccione una opción: Todas las tareas o Tareas seleccionadas.

De forma predeterminada, el formato es Datos con formato y no se puedecambiar.


8. Seleccione Abrir con Microsoft Office Excel (de forma predeterminada) oGuardar archivo y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo.


Flujo de trabajo para los equiposLos equipos son listas de miembros definidos en el Administrador de cierre. Alasignar un grupo o equipo a un rol de tarea, cualquier usuario del equipo puederealizar el rol para dicha tarea.

Reclamación de tareas

Cuando se asigna el rol de persona asignada a un equipo, cualquiera de los miembrospuede trabajar en la tarea y ejecutarla, pero solo después de que un miembro la hayareclamado. Antes de la reclamación, un miembro tendrá acceso de visor implícito.

Cuando se asigna el rol de aprobador a un equipo, cualquiera de los miembros puedeaprobar la tarea sin tener que reclamarla primero. Sin embargo, cualquier miembro delequipo puede reclamar la tarea, lo que impide que otros miembros la aprueben hastaque se libere.

Una vez reclamada una tarea, los demás miembros del equipo siguen teniendo lacapacidad de reclamarla. Si lo hacen, finalizará la reclamación del usuario inicial,revocando así la capacidad de dicho usuario para realizar las funciones de la función yotorgando dicha capacidad al miembro con la reclamación más reciente. La capacidadpara reclamar una tarea de otro miembro del equipo es necesaria para adaptarse acasos en los que se ha producido una reclamación, pero el usuario con la reclamaciónno está disponible para terminar las funciones de la función (por ejemplo, debido auna ausencia inesperada).

Requerir acción de

Al asignar las funciones de persona asignada o aprobador, puede utilizar la opciónRequerir acción de para especificar el requisito de autorización de las tareas. Puedesolicitar que todos los miembros del equipo autoricen la tarea antes de entregarla oaprobarla, o también puede permitir a cualquier miembro del equipo que entregue oapruebe la tarea.



Usuarios principales

Puede asignar un miembro del equipo como usuario principal si lo desea. Cuandoasigna un usuario principal, se le otorga de manera predeterminada la reclamación delas tareas de las que su equipo es la persona asignada o el aprobador.





7Visualización de programas

Consulte también:

Acerca de los programas

Visualización de propiedades de programación

Visualización de las instrucciones de programación

Visualización de visores de programación

Visualización de atributos de programación

Visualización de etiquetas de día

Visualización de las reglas del programa

Visualización del historial del programa

Acerca de los programasUn programa define el conjunto de tareas ordenadas cronológicamente que se debenejecutar para un periodo de cierre concreto y es la aplicación de una plantilla en elcalendario. Por ejemplo, puede aplicar la plantilla de cierre trimestral al calendariocomo programa de cierre T115 para el primer trimestre y, a continuación, aplicar denuevo la plantilla como cierre T215 para el segundo trimestre.

Los programas tienen un estado Pendiente, Abierto, Cerrado o Bloqueado. Puedecambiar el estado de un programa de Pendiente a Abierto; o bien de Abierto a Cerradoo Bloqueado.

Visualización de propiedades de programaciónLa pestaña Propiedades de programación permite ver el nombre, la descripción, lasfechas de inicio y finalización y los propietarios de las programaciones. El propietariopredeterminado es el usuario actual. Las fechas de inicio y de finalización especificanel rango de fechas inicial para el programa, sin embargo, una vez creado el programa,puede agregar tareas con fechas anteriores o posteriores y las propiedades seactualizarán para reflejar dichas fechas.

Para ver las propiedades de las programaciones:

1. Haga clic en el icono Navegador .

2. En Flujo de trabajo, haga clic en Gestor de cierre.

3. Seleccione Gestionar y, a continuación, Programaciones.

Visualización de programas 7-1

4. Seleccione una programación y, a continuación, haga clic en el separadorPropiedades.

Visualización de las instrucciones de programaciónPara ver las instrucciones de programación:



3. Seleccione una programación y, a continuación, haga clic en el separadorInstrucciones.

Visualización de visores de programaciónPara ver los derechos de visor:



3. Seleccione una programación y, a continuación, haga clic en el separador Visores.

Visualización de atributos de programaciónPara aplicar un atributo:



3. Seleccione una programación y, a continuación, haga clic en el separadorAtributos.

Visualización de etiquetas de díaLas etiquetas de días laborables se utilizan en las actividades de cierre de un día en elcalendario. Las etiquetas pueden marcar un día clave o especificar el propósito del día.

Al agregar etiquetas de día a una plantilla, estas se copian en las programacionescreadas a partir de la plantilla.

Cuando se abren las programaciones, se pueden ver etiquetas de día en los siguienteslugares:

• Vistas de Calendario, en el día en que estén marcadas

• Vistas de Lista de tareas y Gantt, en las fechas de inicio o finalización de las tareas

Visualización de las reglas del programaEl separador Reglas muestra las reglas que se aplican al programa, su nombre, ordende prioridad y las condiciones que se deben cumplir para ejecutar la regla.

Para ver reglas de programa:

Visualización de las instrucciones de programación




3. Seleccione un programa y haga clic en el separador Reglas.

Visualización del historial del programaEl sistema mantiene un historial de las acciones incluidas en el programa, que sepuede ver desde el cuadro de diálogo Administrar programaciones. El separadorHistorial muestra los componentes que se han actualizado, el tipo de modificación, losvalores antiguos y los nuevos, el usuario que ha realizado la modificación y la fechadel cambio. La información del sistema es de solo lectura.

Para ver el historial de programaciones:


2. En Crear y gestionar, haga clic en Gestor de cierre.

3. Seleccione Gestionar y, a continuación, seleccione Programas.

4. Seleccione un programa.

5. Seleccione el separador Historial y revise el historial del programa.

• Tipo de modificación: indica el tipo de cambio: Creado, Cambiado, Agregado,Eliminado

• Modificado el: Fecha de la modificación

• Modificado por: Nombre de usuario que ha modificado el programa

• Valor anterior

• Nuevo valor



Visualización de programas 7-3



8Supervisión de paneles

Consulte también:

Visión general de los paneles

Panel Descripción general de cierre

Panel Conformidad

Panel financiero

Visión general de los panelesPuede supervisar el proceso de cierre y la información de datos adicionales en estospaneles:

• Panel Descripción general de cierre

• Panel Conformidad

• Panel financiero

La función Paneles está activada si tiene acceso a al menos uno de estos paneles.

Vea el siguiente vídeo para obtener una introducción a los paneles.

Descripción general de los paneles

Close Overview DashboardEl panel Descripción general de cierre contiene los paneles de estado Global, Gestor decierre y Datos adicionales.

La siguiente figura muestra un panel de ejemplo con la Descripción general del total.

Supervisión de paneles 8-1


Para ver el estado Descripción general del total:

1. En la página inicial, en Paneles, haga clic en Descripción general de cierre.

2. En la parte izquierda, haga clic en Descripción general del total.

3. En PDV, seleccione un año y un periodo.

El sistema muestra el número de tareas abiertas, con retraso y a tiempo.

4. Haga clic en un estado para aumentar los detalles en la lista de tareas con eseestado.

En la lista de tareas, si tiene derechos de acceso para una tarea, puede hacer clic ensu nombre para abrirla y trabajar directamente en ella.

5. Opcional: ordene la lista de tareas con uno de estos métodos:

• Recuento (ascendente)

• Recuento (descendente)

• Alfabético (ascendente)

• Alfabético (descendente)

Para ver la descripción general del estado del gestor de cierre:


2. En la parte izquierda, haga clic en Conformidad de gestor de cierre.

3. En PDV, seleccione un año y un periodo.

4. En la lista desplegable Tareas, seleccione una tarea o seleccione Todos para vertodas las tareas.

El sistema muestra el número de tareas abiertas, con retraso y a tiempo.

Close Overview Dashboard


5. Haga clic en un estado para aumentar los detalles en la lista de tareas con eseestado.


6. Puede filtrar las tareas seleccionando Ver por y, a continuación, una opción:

• Prioridad

• Programación

• Tipo de tarea

• Unidad organizativa






• Orden de atributos (ascendente)

• Orden de atributos (descendente)

Para ver la descripción general del estado de los datos adicionales:


2. En la parte izquierda, haga clic en Descripción general de datos adicionales.

3. En el PDV, seleccione un año, un periodo y un escenario.

4. En la lista desplegable Formularios, seleccione un formulario o seleccione Todospara ver todos los formularios.

El sistema muestra el número de formularios abiertos, con retraso y a tiempo.

5. Haga clic en un estado para aumentar los detalles en la lista de formularios conese estado.

En la lista de formularios, si tiene derechos de acceso a un formulario, puedehacer clic en su nombre para abrirlo y trabajar directamente en él.


• Entidad

• Formulario

• Conjunto de datos

• Frecuencia



Close Overview Dashboard





Panel ConformidadEl panel Conformidad proporciona métricas sobre el modo en el que la empresa haalcanzado sus objetivos de conformidad, distinguiendo entre las tareas que se hancompletado a tiempo de las que se han ejecutado con retraso, y proporcionando unrecuento de las que se han aprobado o rechazado. El usuario puede ver las métricas derendimiento por usuario y por unidad organizativa.

En la figura siguiente aparece un ejemplo del panel Conformidad de datos adicionales.

Para ver el panel Conformidad de gestor de cierre:

1. En la página de inicio, en Paneles, haga clic en Conformidad.

2. En la parte izquierda, haga clic en Conformidad de gestor de cierre.

3. En el punto de vista, seleccione un año y un periodo.

4. En la lista desplegable Tareas, seleccione una tarea o seleccione Todos para vertodas las tareas.

Los gráficos de tarta muestran el siguiente estado de las tareas: número de tareasterminadas, porcentaje de tareas preparadas a tiempo, porcentaje de tareasaprobadas a tiempo, número de tareas rechazadas y número de alertas.

5. Haga clic en uno de los gráficos de estado para aumentar los detalles en la lista detareas con ese estado.



• Usuario

Puede hacer clic en un nombre de usuario para ver los detalles de ese usuario.


7. En Rendimiento, seleccione las métricas de rendimiento de la tarea:

Panel Conformidad


• Preparación

• Aprobación

8. Opcional: para cambiar el orden de las tareas en la lista, en Ordenar por,seleccione:

• Usuario

• A tiempo

• Con retraso

• Rechazos

Para ver el panel Conformidad de datos adicionales:

1. En la página de inicio, en Paneles, haga clic en Conformidad.

2. En la parte izquierda, haga clic en Conformidad de datos adicionales.

3. En el punto de vista, seleccione un año, un periodo y un escenario.

4. En la lista desplegable Formularios, seleccione un formulario o seleccione Todospara ver todos los formularios.

Los gráficos de tarta muestran el siguiente estado de los formularios: número deformularios terminados, porcentaje de formularios preparados a tiempo,porcentaje de formularios revisados a tiempo, porcentaje de formularioscontabilizados a tiempo y número de formularios rechazados.

5. Haga clic en uno de los gráficos de estado para aumentar los detalles en la lista deformularios con ese estado.

En la lista de formularios, si tiene derechos de acceso para un formulario, puedehacer clic en su nombre para abrirlo y trabajar directamente en él.


• Usuario

Puede hacer clic en un nombre de usuario para ver los detalles de ese usuario.


7. En Rendimiento, seleccione las métricas de rendimiento del formulario:

• Preparación

• Revisión

• Contabilización

8. Opcional: para cambiar el orden de los formularios en la lista, en Ordenar por,seleccione:

• Usuario

• A tiempo

• Con retraso

Panel Conformidad


• Rechazos

Panel financieroEl panel Finanzas proporciona una ilustración gráfica de los resultados de lacompañía. Por ejemplo, puede ver un panel Hoja de balance, un panel Flujo deefectivo o un panel Ingresos. Desde cualquier panel, puede aumentar detalle para vermás detalles.

Oracle Financial Consolidation and Close Cloud proporciona un panel predefinidodenominado Panel FCCS_Cuenta de resultados con los siguientes datos:

• Cuentas de ingresos clave, que muestra los datos del formulario FCCS_Gráfico demosaico del panel Cuenta de resultados

• Ventas trimestrales por entidad, que muestra los datos del formularioFCCS_Ventas trimestrales por entidad

• Ventas mensuales por entidad, que muestra los datos desde el formularioFCCS_Ventas mensuales por entidad.

• Ingresos netos trimestrales por entidad, que muestra los datos del formularioFCCS_Ingresos netos trimestrales por entidad

• Ingresos netos mensuales por entidad, que muestra los datos del formularioFCCS_Ingresos netos mensuales por entidad

Puede crear un panel, seleccionando formularios de datos existentes y artefactosexternos como, por ejemplo, comentarios o una URL externa. Puede especificar un tipode gráfico para mostrar los datos, por ejemplo, un gráfico circular, un gráfico de barraso cualquier otro tipo de gráfico.

Para ver o crear un panel Finanzas:

1. En la página de inicio, en Paneles, haga clic en Finanzas.

2. Para buscar un panel existente, introduzca el texto en el cuadro de búsqueda yhaga clic en Buscar.

3. Para crear un panel:

a. Haga clic en Crear.

b. Introduzca un nombre para el panel.

c. Para agregar un formulario, en la lista Formularios de la izquierda, seleccioneun formulario y arrástrelo y suéltelo en el área de contenido del panel.

d. Seleccione un tipo de gráfico.

e. Opcional: para agregar o acceder a información adicional, haga clic enArtefactos externos y seleccione Comentario o URL.

Panel financiero


9Trabajar con datos adicionales

Consulte también:

Descripción general de procesos de datos adicionales

Visualización de datos en el panel de conjunto de datos

Almacenamiento de vistas de datos adicionales

Adición de dimensiones

Importación de miembros de dimensión

Exportación de miembros de dimensión

Introducción de datos en formularios de datos adicionales

Visualización del resumen del formulario

Visualización del historial de formulario

Reasignación de usuarios en el administrador de datos adicionales

Carga en bloque de datos en entidades

Flujo de trabajo de recopilación de datos

Descripción general de procesos de datos adicionalesTrabajar con datos adicionales permite ampliar la aplicación a un nivel más granularde detalle. La administración de datos adicionales requiere los siguientes pasos:

1. El administrador crea una aplicación que activa la función de datos adicionales yrefresca la base de datos, que establece la información de configuración delsistema.

2. El usuario avanzado define el conjunto de datos:

• Crea conjuntos de datos y atributos, así como reglas de validación o decálculo para los atributos.

• Crea plantillas de formularios de datos adicionales con una sección resumiday define la sección.

• Asigna el flujo de trabajo y el acceso de cada plantilla de formulario de datos.

• Despliega la plantilla de formulario en un determinado periodo derecopilación de datos para preparar el proceso de recopilación.

– Si el periodo no se ha abierto, las instancias de formulario se quedan conestado pendiente.

Trabajar con datos adicionales 9-1

– Si el periodo se ha abierto, la instancia de formulario se encuentra activay se pueden introducir datos.

3. El usuario carga los datos:

• Carga los datos manualmente o utiliza un archivo CSV para los datos delformulario o la interfaz de usuario web.

• Realiza la validación y garantiza la exactitud de los datos.

• Envía datos para su aprobación.

4. El usuario asignado como aprobador revisa y aprueba o rechaza los datos (puedehaber varios niveles de aprobación).

5. El administrador abre el periodo después de que las dimensiones, los conjuntos dedatos y los formularios se creen en el sistema, y abre un periodo para iniciar elproceso de recopilación de datos.

6. El administrador o usuario avanzado envía alertas de correo electrónico a losusuarios asignados en relación a sus formularios de datos.

7. El usuario agrupa y filtra los datos para centrarse en determinados segmentos dedatos.

8. El usuario que accede a los datos adecuados de contabilización para contabilizarlos datos:

• Visualiza los datos resumidos después de que los datos se hayan aprobado(según la opción de flujo de trabajo).

• Publica los datos.

9. El administrador cierra y bloquea el periodo de recopilación de datos:

• Cierra el periodo de recopilación de datos (impide que se inicien instancias deformulario adicionales).

• Bloquea el periodo de recopilación de datos (no habrá más cambios).

También puede utilizar Oracle Smart View for Office para el proceso de recopilaciónde datos. Al instalar la extensión de Smart View para datos adicionales, puedegestionar el proceso de recopilación de datos y trabajar con formularios de datosadicionales con la opción de menú SDM de Smart View. Para instalar la extensión,consulte la guía Introducción a Oracle Enterprise Performance Management Cloud forAdministrators.

Visualización de datos en el panel de conjunto de datosEl panel Conjunto de datos adicionales contiene los detalles de los conjuntos de datos,con lo que facilita la visualización y el filtrado de la información. También puedeseleccionar y ordenar las columnas, ver los totales de resumen, y guardar y restaurarlas listas.

Para trabajar con conjuntos de datos en el panel Conjunto de datos:


2. En la parte izquierda, haga clic en Análisis de datos.

Visualización de datos en el panel de conjunto de datos


3. En el PDV de la página Análisis de datos adicionales, seleccione un año, periodo yescenario para definir un periodo de recopilación de datos.

4. En la lista desplegable Conjunto de datos, seleccione un conjunto de datos para elperíodo de recopilación.

5. Opcional: haga clic en Agregar filtro e introduzca un valor para el filtro. Los filtrosdisponibles se basan en el conjunto de datos que haya seleccionado.

6. Opcional: para realizar un filtrado más detallado, en Agregar filtro, haga clic enAvanzado y, a continuación, defina los criterios de filtro y cree las condiciones.

Para definir una condición o un grupo:

a. Haga clic en Crear condición o en Crear grupo de condiciones.

b. Conjunción: seleccione And u Or. Esto determina cómo se relaciona estacondición o grupo con condiciones o grupos hermanos anteriores.

c. Atributo: un atributo es el campo o valor que una condición comparará con otrovalor para su inclusión en el conjunto de resultados de un filtro. Un atributoindica más que la lista de atributos definidos por el usuario.

d. Operando: determina la clase de evaluación que se debe realizar en el atributo.

e. Valor: especifica con qué valores se compara el atributo. El tipo de atributodetermina el campo de entrada disponible.

f. Para guardar, borrar o gestionar los filtros, haga clic en el botón Filtros (...)situado a la derecha de la página.

7. En Acciones, elija Seleccionar columnas para seleccionar las columnas de los datosque desea mostrar.

8. Opcional: en Acciones, seleccione Exportar a Excel para exportar datos delconjunto de datos.

9. Opcional: en Acciones, seleccione Importar para importar datos en su conjunto dedatos.

Haga clic en Examinar para seleccionar el archivo, seleccione Reemplazar oActualizar el archivo existente, seleccione un formato de fecha y, a continuación,haga clic en Importar.

10. Opcional: en Lista, cambie entre las listas guardadas disponibles. El sistemamuestra los filtros y las columnas que haya guardado previamente.

11. Opcional: en el icono Ver de la derecha, haga clic en Compacto para mostrar másfilas de información.

12. Haga clic en Resumen para mostrar una vista consolidada de los datos delconjunto de datos.

Almacenamiento de vistas de datos adicionalesPuede guardar las vistas en el panel de conjunto de datos y panel de flujo de trabajo.Puede ver todas las vistas guardadas desde el menú Administrar vistas.

Almacenamiento de vistas de datos adicionales


Un administrador o un usuario avanzado también pueden publicar una vista parahacer que su versión privada quede a disposición de otros usuarios. La vista guardadase duplica y ahora hay una versión privada y una pública. En la versión públicaaparece una marca de verificación en la columna Pública.

En una vista guardada publicada, un administrador o un usuario avanzado tambiénpueden establecer esa vista como predeterminada, de modo que esté disponible paratodos los usuarios de ese tipo de vista, y seleccionada como predeterminada cuandoun usuario abra ese tipo de vista.

Para guardar y gestionar vistas:

1. En el panel de control, ajuste la vista para ver los datos que desee mediante laaplicación de filtros, especificación de columnas u ordenación.

2. Para guardar una vista, haga clic en Guardar vista en la parte superior del cuadrode diálogo.

3. En el cuadro de diálogo Guardar vista, introduzca un Nombre, una descripción(opcional) y haga clic en Aceptar.

4. Para ver todas las vistas guardadas, en Vínculos rápidos, seleccione Administrarvistas.

5. Para publicar una vista y hacer que la versión privada esté disponible para losusuarios, haga clic en Publicar, o bien seleccione Acciones y, a continuación,Publicar.

6. Para definir la vista como predeterminada, haga clic en Establecer valorpredeterminado, o bien seleccione Acciones y, a continuación, Establecer valorpredeterminado.

Adición de dimensionesPara agregar dimensiones:


2. En Administrador, haga clic en Datos adicionales.

3. En Vínculos rápidos, seleccione Dimensiones.

4. Haga clic en Acciones y, a continuación, en Agregar.

5. En el separador Propiedades, introduzca un nombre y una descripción.

6. En el separador Atributos, agregue los atributos de dimensión.

Nota:

En el separador Historial se registran los cambios en las dimensiones,incluidos los cambios en tipos de modificaciones, objetos de apoyo, autor de lamodificación, valores antiguos y nuevos.

Adición de dimensiones


Importación de miembros de dimensiónLos administradores y usuarios avanzados pueden importar miembros de dimensiónde archivos de valores separados por comas (CSV) estándar y planos.

Para importar miembros de dimensión:


2. En Crear y gestionar, haga clic en Datos adicionales.


4. Seleccione una dimensión.

5. En Miembros y atributos, haga clic en Acciones y, a continuación, en Importar.

6. Haga clic en Examinar y navegue al archivo que desea importar.

7. Seleccione una de estas opciones:

• Reemplazar: reemplaza los miembros de dimensión por la definición delarchivo de importación. Reemplaza el miembro por el miembro del archivoque está importando. No afecta a otros miembros que no se especifican en elarchivo de importación.

• Actualizar: actualiza algunos atributos miembro.

8. Seleccione un formato de fecha.

Seleccione un formato en la lista desplegable de los formatos de fecha permitidos.Los formatos de fecha no se convierten. De forma predeterminada, el formato defecha está establecido en el formato de fecha de configuración regional de laubicación del archivo exportado.

9. Seleccione un Delimitador de archivo para el archivo de importación:Coma oTabulación. La coma está seleccionada de forma predeterminada.

10. Haga clic en Importar.

11. La pantalla Resultados muestra el número de miembros de dimensión importados.

12. Haga clic en Aceptar o en Restablecer. El botón Restablecer borra el cuadro dediálogo para que pueda seleccionar otro archivo que importar.

Exportación de miembros de dimensiónLos administradores de servicio y usuarios avanzados pueden exportar miembros dedimensión a archivos de valores separados por comas (CSV) estándar y planos o aarchivos XLS.

Para exportar miembros de dimensión:


2. En Administrador, haga clic enDatos adicionales.

Importación de miembros de dimensión



4. Seleccione una dimensión.

5. En Miembros y atributos, seleccione un miembro.

6. Haga clic en Acciones, Exportar y, a continuación, seleccione el formato de archivoCSV o XLS.

7. Vaya a la ubicación en la que desea guardar el archivo.


Introducción de datos en formularios de datos adicionalesPuede introducir datos en formularios de datos adicionales mediante estos métodos:

• Introducción manual

• Importación desde un archivo

• Introducción mediante Excel

Los datos se almacenan en su formato base con tantos detalles como se hayanintroducido. Por ejemplo, si introduce $123.456,789 en un campo de moneda conformato de dos dígitos decimales y sin separador de miles, el número se almacenacomo 123456,789, pero se mostrará de nuevo como $123456,79.

Las columnas y filas de los formularios se muestran en el modo de entrada de datos.Puede seleccionar la entrada en la barra del punto de vista para la entrada de datos. Sise definen varias secciones de entrada de datos en la plantilla de formulario, semuestra el separador de entrada de datos correspondiente para cada sección.

Para introducir datos en los formularios:


2. Abra un formulario.

Puede seleccionar el icono situado junto al resumen o detalle que desea mostrar uocultar el resumen o la tabla de detalles.

3. Opcional: En las opciones de menú de la tabla de detalles, haga clic en Agregarpara agregar filas o en Suprimir para suprimir filas en el formulario.

4. Opcional: Haga clic en Refrescar para refrescar los datos del formulario.

5. Cuando termine con el formulario, seleccione una acción disponible, por ejemplo,Enviar, Aprobar o Rechazar.

6. Opcional: En la lista desplegable Acción, seleccione Imprimir para imprimir elformulario.

7. Opcional: en la lista desplegable Acción, seleccione Importar para importar losdatos del formulario.

a. Haga clic en Examinar y navegue al archivo que desea importar.

b. Seleccione una de estas opciones. Reemplazar para reemplazar los datos oActualizar para actualizar los datos.

Introducción de datos en formularios de datos adicionales


c. Seleccione un Formato de fecha en la lista desplegable de los formatos de fechapermitidos.

d. Seleccione un Delimitador de archivo para el archivo de importación:Coma oTabulación.

e. Haga clic en Importar y, a continuación, en la pantalla Resultados, haga clic enAceptar o en Restablecer.

8. Opcional: en la lista desplegable Acción, seleccione Exportar y siga lasinstrucciones para exportar los datos a un formato CSV.

Visualización del resumen del formularioEl resumen contiene información sobre Nombre, Descripción, Periodo de recopilaciónde datos, Estado, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Instrucciones, Preguntas,Comentarios y Flujo de trabajo.

Para ver el resumen del formulario:


2. Abra un formulario.

3. Se muestran el PDV (Año/Periodo/Escenario/Entidad) y la selección Unidad derecopilación de datos.

4. La información de resumen del formulario incluye:

• Nombre y descripción: de la plantilla de formulario.

• Periodo de recopilación de datos: periodo en el que se ha desplegado elformulario.

• Estado: estado actual detallado.

• Fecha de inicio: fecha en la que se ha iniciado la recopilación de datos.

• Fecha de finalización: fecha final de envío, aprobación o contabilización (laque sea la última).

5. Introduzca los datos directamente o exporte el formulario a Oracle Smart View forOffice para la entrada de datos.

6. La lista Acciones contiene las acciones disponibles para cada uno de los usuarios,por ejemplo: Enviar, Aprobar, Rechazar, etc.

7. Consulte también las secciones Instrucciones, Preguntas, Comentarios y Flujo detrabajo.

Visualización del historial de formularioEl sistema mantiene un historial de las acciones de formulario, que puede ver en elcuadro de diálogo Formulario. El historial muestra el usuario, la fecha, la acciónnecesaria y la diferencia de los cambios realizados en el formulario.

Para ver el historial del formulario:

Visualización del resumen del formulario



2. Abra un formulario de datos adicionales.

3. Haga clic en Historial.

Reasignación de usuarios en el administrador de datos adicionalesPuede que, cada cierto tiempo, necesite volver a asignar usuarios a diferentes tareasdurante el proceso de cierre. Por ejemplo, puede crear una plantilla y asignar unusuario a determinadas tareas; sin embargo, posteriormente ese empleado abandonala empresa y otro empleado asume esas tareas. Puede utilizar la función Reasignar delpanel de flujo de trabajo para cambiar automáticamente las asignaciones en lugar dehacerlo de forma manual buscando, abriendo y editando las distintas tareas. Lafunción Reasignar permiten encontrar con rapidez las tareas asociadas con un usuarioy reasignarlas a otro.

Puede seleccionar las funciones para las cuales reasignar usuarios. Por ejemplo, siselecciona la función Propietario, el sistema solo reasignará al usuario las tareas de lasque el usuario fue asignado como propietario.

Para reasignar usuarios:


2. Seleccione el separador Tareas de datos adicionales.

3. Seleccione uno o más formularios (que no estén cerrados) en los que deseereasignar usuarios.

4. En Acciones, seleccione Definir usuario.

5. En Campo, seleccione el rol para el usuario que desea reasignar.

6. EnPara el usuario, introduzca el nombre de usuario o realice una búsqueda delusuario al que desea reasignar tareas.

7. Haga clic en Aplicar.

8. Haga clic en Sí, en la petición de datos de confirmación para actualizar el usuario.

Carga en bloque de datos en entidadesLos administradores y usuarios avanzados pueden importar datos para variasentidades para un periodo de recopilación de datos y un conjunto de datos específicos.Esta función es útil para que los administradores y usuarios avanzados rellenenformularios en bloque con datos de origen de otro sistema o para que rellenenpreviamente algunas columnas de modo que el preparador solo tenga que introducirvalores de datos. La carga de datos se permite para formularios con los siguientesestados de flujo de trabajo: Pendiente, Abierto con preparador o Abierto conaprobador. No se permite para formularios que se encuentran en un estado de flujo detrabajo cerrado.

Para cargar datos en las entidades:

1. En Panel de conjunto de datos, seleccione Periodo de recopilación de datos en lalista desplegable Ver.

Reasignación de usuarios en el administrador de datos adicionales


2. Seleccione el conjunto de datos que desea cargar y en Acciones, seleccioneImportar.

3. En el cuadro de diálogo Importar datos en conjunto de datos, busque elarchivo .csv que desea cargar. Se muestra un ejemplo de un archivo de carga envarias entidades. Tenga en cuenta que la columna Entidad tiene varios miembrosde la dimensión de entidad.

4. Seleccione Reemplazar o Actualizar los datos.

5. Seleccione el formato de fecha y, a continuación, haga clic en Importar.

En Estado se muestra si hay errores o advertencias y el total de entidades, lasentidades actualizadas, así como el total de filas creadas o actualizadas.

Flujo de trabajo de recopilación de datosEl flujo de trabajo de recopilación de datos sigue este orden:

1. Seleccione un periodo de recopilación de datos por año, periodo y escenario.

2. Despliegue la plantilla de formulario.

3. Abra el periodo para iniciar el proceso de recopilación de datos.

4. El sistema activa las instancias de formulario en función del desplazamiento deldía de inicio. Las instancias de formulario aplicables tienen el estado Abierto.

5. Se envían notificaciones de correo electrónico a los preparadores.

6. Inicie la entrada de datos.

7. El proceso del flujo de trabajo de preparación, aprobación y publicación continúa.

8. Se inicia el periodo de cierre; no se generan instancias de formulario nuevas.Tampoco se pueden introducir datos nuevos.

9. La recopilación de datos que está en curso continúa.

10. Se inicia el periodo de bloqueo; no se pueden realizar cambios.

11. Se realiza la recopilación de datos para el periodo.





10Establecimiento de preferencias

Consulte también:

Especificación de la configuración de aplicación

Visualización de variables de usuario

Selección de preferencias de notificación

Especificación de la configuración de aplicaciónUtilice la página Configuración de la aplicación para establecer las preferencias parasu aplicación Oracle Financial Consolidation and Close Cloud.

Especificación de preferencias de formato de números

Puede cambiar el formato de número en la configuración de la aplicación. Lasselecciones se aplican a todas las monedas, en todos los formularios a los que tieneacceso en la aplicación actual. Estas opciones reemplazan la configuración de monedasindividuales establecida por el administrador del servicio.

Puede configurar estas opciones:

• El separador de miles (ninguno, coma, punto o espacio)

• El separador decimal (punto o coma)

• La visualización de números negativos (signo menos antes o después del número,o número entre paréntesis)

• El color de visualización de los números negativos (negro o rojo)

Para cambiar el formato de visualización de los números:

1. En la página de inicio, haga clic en Aplicación y, a continuación, haga clic enConfiguración.

2. En Formato numérico, seleccione las opciones de formato:

Opción Ejemplo

Separador de miles Ninguno: 1000

Coma: 1,000

Punto: 1.000

Espacio: 1 000

Puede introducir valores con o sinseparadores de miles.

Establecimiento de preferencias 10-1

Opción Ejemplo

Separador decimal Punto: 1000.00

Coma: 1000,00

Puede introducir valores con o sinseparador decimal.

Signo negativo Menos como prefijo: -1000

Menos como sufijo: 1000-

Paréntesis: (1000)

Color negativo Negro: los números negativos aparecen ennegro

Rojo: los números negativos aparecen enrojo

3. Haga clic en Guardar.

Nota:

Las selecciones de formato surten efecto cuando hace clic fuera de la celda. Siselecciona una configuración diferente a Utilizar valores predeterminados deaplicación para el separador de miles o el separador decimal, debe cambiarambos separadores. No puede seleccionar la misma opción para losseparadores de miles y de decimales.

Establecimiento de opciones de aprobaciones y configuración fuera de la oficina

Para las tareas de aprobación, puede especificar un revisor para reemplazar un revisorque esté fuera de la oficina. También puede optar por mostrar alias de nombres demiembro y unidades de aprobación que no se hayan iniciado.

Para establecer las opciones de las aprobaciones:


2. En la página Configuración de aplicación, en Aprobaciones, seleccione lasopciones:

• Mostrar alias: Seleccione esta opción para mostrar alias de miembros en lugarde sus nombres en las páginas Aprobaciones.

• Mostrar unidades de aprobación que no se hayan iniciado: Seleccione estaopción para mostrar las unidades del proceso de aprobación que no se hayaniniciado.

• Ahora mismo no estoy en la oficina: Seleccione un revisor alternativomientras el revisor actual está fuera de la oficina y, a continuación, seleccioneuna opción para cada acción de revisión.




Configuración de correo electrónico para aprobaciones y notificaciones

Cuando se configura el correo electrónico y se activa la notificación, el sistema notificaa los usuarios cuando se convierten en propietarios de la unidad de aprobación ocuando se nombran como usuarios para recibir la notificación para una acción derevisión.

Para configurar y activar notificaciones por correo electrónico:


2. En la página Configuración de la aplicación, en Notificaciones, seleccione lasopciones:

• Aprobaciones: seleccione esta opción si desea recibir una notificación porcorreo electrónico cuando necesite realizar acciones en Aprobaciones.

• Consola de trabajos: seleccione esta opción si desea recibir una notificaciónpor correo electrónico cuando se haya completado un trabajo que haya iniciadoo cuando este genere algún tipo de error.

3. Introduzca su dirección de correo electrónico en Dirección de correo electrónico.


Especificación de la visualización de fecha y hora

Formato de fecha establece la visualización de las fechas. Los administradores deservicio pueden establecer el formato de fecha. Puede cambiar esta configuración paradeterminar cómo se visualizarán las fechas en formularios y listas de tareas.

Para establecer el formato de fecha:


2. En la página Configuración de la aplicación, en Visualización de fecha y hora,seleccione las opciones:

• Desde Zona horaria, seleccione la zona horaria que se tiene que utilizar para laaplicación.

• Para Formato de fecha, seleccione un formato o seleccione Detectarautomáticamente para utilizar los valores de la configuración regional delsistema.


Especificación de una tabla de alias predeterminada y establecimiento de las opcionesde visualización de miembros y alias

Si crea tablas de alias con alias para dimensiones y miembros, puede seleccionar unatabla de alias predeterminada para la aplicación. Los usuarios pueden establecerpreferencias sobre el conjunto de alias (almacenado en una tabla de alias) que se debeutilizar para visualizar los nombres de los miembros y las dimensiones.



Para seleccionar la tabla de alias predeterminada de la aplicación:


2. En Tabla de alias, seleccione una tabla de alias predeterminada.

3. En Visualización de alias/nombre de miembro, seleccione la opción que activa eltipo de datos de miembro que se va a mostrar en el selector de miembros en laaplicación:

• Predeterminado: los datos según la configuración del formulario, de lacuadrícula o de la dimensión.

• Nombre de miembro: solo los nombres de miembro

• Alias: solo alias de miembros, si se han definido.

• Nombre de miembro: Alias: nombres seguidos de alias, si se han definido

• Alias: Nombre de miembro: alias, si se han definido, seguidos de los nombres


Especificación de opciones de refrescamiento de base de datos

Para especificar las opciones de refrescamiento de la base de datos:


2. Desde Refrescar opciones de base de datos, haga clic en la casilla de verificaciónsituada junto a Miembros compartidos para incluir miembros compartidos en laoperación de refrescamiento.


Visualización de variables de usuarioLos administradores pueden establecer variables para limitar el número de miembrosvisibles en un formulario, para poder centrarse en miembros concretos. Por ejemplo,un administrador puede configurar una variable de usuario denominada Divisiónpara la dimensión Entidad y los usuarios podrán a continuación seleccionar unmiembro para su propia división.

La página Variables de usuario muestra las variables de usuario que se definen para laaplicación, con su nombre y los miembros de la dimensión.

Para ver variables de usuario:

1. En la página de inicio, haga clic en Aplicación y, a continuación, haga clic enVariables de usuario.

2. Para cambiar los miembros para una variable de usuario, haga clic en el selector demiembros, seleccione un miembro y haga clic en Aceptar.

3. Para guardar los cambios para una variable de usuario, haga clic en Guardar, orestablezca los miembros a sus valores originales, haga clic en Restablecer.

Visualización de variables de usuario


Selección de preferencias de notificaciónLa página Notificaciones se utiliza para mostrar las notificaciones de Cerrar tarea. Lasnotificaciones se envían a los usuarios como un lote un día después del evento quedesencadena la notificación.

Las notificaciones se envían en las siguientes circunstancias:

• Notificaciones con retraso: Una notificación con retraso se envía a los usuarios eldía después de la fecha de vencimiento de la tarea.

• Notificaciones de cambio de estado: Se envía una notificación de que la tarea estálista para trabajar en ella cuando cambia el estado de la tarea.

• Recordatorios de fecha de vencimiento: Se envía un recordatorio a los usuarios unnúmero especificado de días antes de la fecha de vencimiento de la tarea.

Para seleccionar las preferencias de notificación:

1. En la página de inicio, haga clic en Herramientas y, a continuación, haga clic enMis notificaciones.

2. Seleccione una hora de inicio de correo electrónico y una hora de finalización.

3. Para elegir un tipo de notificación, seleccione una opción para Notificarme:

• Una vez por día

• Cada 2 horas

• Cada 3 horas

• Cada 4 horas

• Cada 6 horas






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