TOY  FAIR  2016  PR  MANUAL    

24-­‐26  January  2016:  Grand  Hall,  Olympia,  London    Welcome  to  the  Toy  Fair  2016  PR  Manual  –  we  hope  that  it  answers  your  queries  about  the  PR  opportunities  available  to  you  as  a  Toy  Fair  exhibitor.      As  Toy  Fair’s  PR  agency,  our  aim  is  to  secure  coverage  about  the  fair,  its  exhibitors  and  their  products  in  the  trade,  consumer  and  national  media  before,  during  and  after  the  event.      Last  year,  more  than  300  journalists  attended  Toy  Fair,  including  The  Guardian,  Daily  Telegraph,  Independent,  The  Times,  Daily  Mail,  The  Sun,  The  Evening  Standard  and  the  BBC  radio  network.    We’d  love  to  match  this  for  2016  and  you  can  help  us  achieve  this.  All  you  have  to  do  is  complete  the  forms  online  and  we’ll  do  the  rest.      If  you  have  any  questions  about  PR  before  the  show,  please  don’t  hesitate  to  contact  Ravi  Vijh,  Matt  Bowen  or  Dean  Barrett  at  Bastion  on  020  7269  7900.  Or  you  can  email  us  at  toyfair@bastion.co.uk        CHANGES  FOR  2016  Press  Day  For  2016,  press  day  will  be  Monday  25  January,  the  second  day  of  the  show.  Please  be  aware  that  press  day  will  not  be  the  first  day  of  the  show  as  in  previous  years  due  to  the  show  starting  on  a  Sunday.      All  our  main  press  releases  and  media  communication  will  be  slated  for  Sunday.  While  we  will  not  deny  entry  to  press  attending  on  Sunday,  the  Bastion  team  will  be  actively  encouraging  media  and  placing  stories  for  Monday.      Child  licenses  Toy  Fair  runs  a  strict  policy  on  child  attendance  at  the  show.  There  is  no  admittance  for  children  unless  they  are  working  and  have  a  child  licence.  If,  as  an  exhibitor,  you  would  like  to  have  a  child  on  your  stand  to  demo  your  products,  both  the  child  and  the  chaperone  MUST  be  fully  licensed  and  that  licence  shared  with  the  Bastion  team  before  the  show  begins.      If  you  are  inviting  press  who  may  bring  children,  please  make  them  aware  of  our  policy  as  our  team  will  need  to  be  in  possession  of  the  press  children’s  licence  before  they  enter.  Press  children  will  only  be  permitted  on  press  day,  Monday  25  January.  

TOY  FAIR  PRE  SHOW  2016  PR  OPPORTUNITIES      Exhibitor  and  PRs  open  day    The  exhibitor  and  PR  open  day  took  place  at  Olympia  on  17  September.      If  you  would  like  to  receive  a  copy  of  the  PR  presentation,  please  email  toyfair@bastion.co.uk        Ask  the  Media    Ask  the  Media  is  a  video  created  specifically  for  Toy  Fair  exhibitors.  For  this  year’s  campaign  Dan  Jones  from  The  Sun,  Jess  Bulman  from  ITV  and  Beau’s  Toy  Farm  will  all  be  interviewed  and  asked  questions  about  how  best  to  approach  them  for  stories  around  Toy  Fair.      The  video  will  be  available  on  the  Toy  Fair  website  in  October.    To  see  talks  from  last  year’s  Meet  the  Media  visit  https://www.youtube.com/channel/UCEBqPEF7uuknrgLe7znpHtQ/videos    Media  invitations    Email-­‐able  media  invitations  are  being  created  by  the  BTHA  to  allow  you  to  invite  media  to  Toy  Fair  directly.  We  will  send  these  to  you  as  soon  as  they  are  ready.  In  the  meantime,  if  there  are  any  media  that  you  would  like  us  to  invite  to  Toy  Fair  on  your  behalf  or  you  would  like  us  to  add  to  our  press  centre  to  receive  Toy  Fair  updates,  please  email  toyfair@bastion.co.uk  .    

Media  comic    The  media  comic  is  a  document  created  by  the  BTHA  to  show  off  new  products  launching  at  Toy  Fair  in  a  fun  and  friendly  way.  Products  are  presented  in  a  comic  book  style  like  the  Beano  (see  image).   The  comic  will  be  sent  to  everyone  on  the  media  list  in  early  January  to  encourage  them  to  register  for  the  fair.  If  you  would  like  to  be  featured  in  the  comic,  please  make  sure  that  you  send  us  information  about  your  new  product  launches  by  11  November  2015  to  toyfair@bastion.co.uk.  Remember  you  are  selling  the  story  of  your  brand/product  to  the  media  –  NOT  BUYERS.  To  attract  

the  media  to  your  story  hint  at  hooks,  angles,  exciting  launches  of  brands/companies  and  accompany  them  with  good  quality  images  We  use  as  many  as  we  can  but  may  need  to  pick  the  best  if  we  run  out  of  space.      

New  Product  Guide  The  new  product  guide  is  created  each  year  to  send  to  the  media  before  the  show,  encouraging  them  to  cover  the  show,  attend  the  event  and  seek  out  your  product  launches  once  they  are  in  the  hall.  The  new  product  guide  will  also  be  placed  online  from  the  first  day  of  the  show.  To  be  included  in  this  document,  please  complete  PR  Form  3  by  4  December  2015.  We  will  include  a  maximum  of  three  entries  per  exhibitor.      VIP  Christmas  goody  bags    We  will  be  sending  Christmas  boxes  of  toys  to  our  top  20  media  this  year,  including  the  likes  of;  The  Sun,  The  Mirror,  The  Daily  Mail,  ITV.  This  is  a  fantastic  opportunity  to  get  your  brand  in  front  of  VIP  journalists  on  the  national  newspapers  and  key  parenting  magazines.  If  you  are  interested  in  providing  toys  (we  need  5-­‐10  toys  from  each  exhibitor,  toys  must  be  no  bigger  than  20x20x20cm  and  reasonably  lightweight)  please  email  toyfair@bastion.co.uk    by  the  27  November  2015.  We  will  endeavour  to  mail  out  all  toys,  but  if  there  are  any  leftover  we  will  take  them  to  Toy  Fair  and  donate  them  to  Toy  Fair’s  official  charity,  to  be  announced  in  October.      

Toy  Trades  Previews  All  three  of  the  toy  trades  will  be  writing  previews  on  Toy  Fair  2016  for  their  issues  that  come  out  in  January.  To  suggest  your  product  for  potentially  featuring  in  the  magazine,  contact  the  following  people  by  the  given  date:    ToyNews:  Billy  Langsworthy  (blangsworthy@intentmedia.co.uk  ;  01992  535646)  or  Rob  Hutchins  (rhutchins@intentmedia.co.uk  ;  01992  535646)    Deadline:  TBC    ToyWorld:  John  Baulch  (john@toyworldmag.co.uk;  01442  502407)    Toy  Fair  preview  Deadline:  3  December  (January  issue)    Toys  ‘N’  Playthings:  Mairead  Wilmot  (Mairead@lemapublishing.co.uk;  01442  289930)  or  Mirella  Cestaro  (Mirella@lemapublishing.co.uk;  01442  289941)  Deadline:  TBC    Toy  Trade  Features  Throughout  the  lead  up  to  Toy  Fair,  the  PR  team  at  Bastion  place  features  with  the  trade  press.  Bastion  will  contact  all  exhibitors  throughout  the  campaign  to  ask  for  information  for  inclusion  in  these  features.   SOCIAL  NETWORKING      Toy  Fair  PRs’  Facebook  page    A  Facebook  page  specifically  for  Toy  Fair  PRs  can  be  found  at  http://on.fb.me/nV3ayM  or  search  for  Toy  Fair  PRs  -­‐  we  keep  this  page  updated  with  PR  news,  media  opportunities  and  information  from  the  fair.  We  will  also  email  you  these  updates.  Please  send  up  to  date  contact  information  to  toyfair@bastion.co.uk.  If  you  do  not  wish  to  receive  these  updates,  please  let  us  know.      When  requested  to  join  the  page,  please  note  that  you  must  make  your  request  from  an  individual/personal  account  and  not  a  company/group/page.    

    Toy  Fair  is  on  Twitter  Please  follow  us  at  https://twitter.com/toyfair2016.  If  you  would  like  to  post  Tweets  about  your  Toy  Fair  activity  before  or  during  the  fair  please  send  140  character  Tweets  to  toyfair@bastion.co.uk.  You  can  join  in  the  conversation  using  #toyfair16    

   AT  THE  SHOW  2016  -­‐  PR  OPPORTUNITIES    Toy  Fair  TV    Presented  by  Anna  Williamson  and  Gavin  Inskip,  Toy  Fair  TV  is  an  opportunity  for  your  stand  and  products  to  be  broadcast  on  24  screens  around  Olympia  and  streamed  live  through  the  Toy  Fair  website.  Information  will  be  sent  out  later  in  the  year  on  how  you  can  get  involved  and  you  will  be  contacted  by  Matt  Cummins,  the  Toy  Fair  TV  producer,  in  January.  To  look  at  highlights  of  last  year’s  show  check  out  the  Toy  Fair  website  –  www.toyfair.co.uk      

   Toy  Fair  Demo  Zone  The  Demo  Zone  is  a  programme  within  Toy  Fair  TV  broadcast  in  the  Toy  Fair  TV  studio  next  to  the  press  office  (see  below).  The  zone  will  be  hosted  by  TV  presenters  Anna  Williamson  and  Gavin  Inskip  and  will  give  exhibitors  the  opportunity  to  demo  a  product  they  are  launching  at  Toy  Fair  2016.  There  is  also  a  selection  of  kids  available  on  the  day  to  help  demo  and  give  their  opinion  on  the  toys.  Each  programme  is  30  minutes  long  and  dedicated  to  a  particular  category.  Exhibitors  will  have  the  chance  to  book  a  two  minute  demonstration  within  a  relevant  category  during  each  day  of  Toy  Fair  and  the  timetable  will  be  organised  on  a  first  come  first  serve  basis.  You  will  be  contacted  in  due  course  when  the  timetable  opens.      Please  note:  All  toys  submitted  to  the  Demo  Zone  must  be  presented  by  a  member  of  your  team  at  the  allotted  time.  The  presenter  will  not  be  able  to  demonstrate  your  product  for  you.  Please  arrive  five  minutes  before  the  Demo  Zone  session  starts  and  you  must  be  available  for  the  full  demo  slot  as  

we  cannot  guarantee  the  exact  time  your  demo  slot  will  be.    Please  arrive  with  your  toy  assembled  and  ready  to  demo.      

 Broadcast  media    If  you  are  inviting  broadcast  media  to  Toy  Fair  please  let  us  know  so  that  we  can  send  them  the  broadcast  information  pack.  We  can  also  email  this  to  you  to  pass  on.  Please  contact  us  at  toyfair@bastion.co.uk  for  your  information.   BBC  Breakfast  In  the  past,  Toy  Fair  has  been  featured  on  BBC  Breakfast  and  we  will  encourage  a  return  to  filiming  Toy  Fair  in  2016.  To  help  make  the  prospect  of  filming  more  attractive,  we’ve  set  out  a  plan  to  have  toys  available  on  the  day  for  the  presenter  to  play  with.    If  you  have  a  toy  that  would  look  good/work  well  on  TV  please  contact  toyfair@bastion.co.uk  and  we  will  ask  you  to  bring  them  to  the  press  office  on  build  up  (Saturday  23  January  2015).    Please  note:  There  is  no  guarantee  that  the  BBC  will  come  to  Toy  Fair.  If  they  do,  there  is  no  guarantee  your  toy  will  be  used.  This  will  be  a  purely  editorial  decision  by  the  presenter  and  the  producer  on  the  day.  If  a  product  needs  to  be  demonstrated  by  a  member  of  staff,  you  are  more  than  welcome  to  come  into  the  hall  at  6am  to  be  on  standby,  but  this  must  be  confirmed  with  Ravi  at  Bastion  and  again  there  is  no  guarantee  you  will  feature  on  BBC.  (Click  on  video  to  hear  from  BBC’s  Steph  McGovern)  

 

    Press  clippings    If  you  are  launching  a  product  at  Toy  Fair  or  holding  an  event  with  mass  media  appeal  and  would  like  a  record  of  coverage,  we  recommend  that  you  book  a  press  clippings  agency  such  as  Durrants  (part  

of  the  Gorkana  Group)  or  Cision  (formerly  Romeike)  to  track  this  for  you  as  Toy  Fair  does  not  have  the  resources  to  make  clippings  available  to  exhibitors.                                              Toy  Fair  Best  New  Toy  Awards  2016  The  Toy  Fair  Best  New  Toy  awards,  judged  by  a  panel  of  independent  retailers,  are  open  to  any  exhibitors  who  have  products  at  Toy  Fair  2016  that  are  launching  at  or  after  the  event.  Go  to  the  PR  Form  2  to  find  the  entry  form  and  be  sure  to  submit  a  new  form  for  each  product,  up  to  a  maximum  of  three.  The  deadline  to  submit  your  entries  is  13  November  2015.  Winning  companies  will  be  contacted  before  Christmas  under  embargo,  sent  a  certificate  and  logo  and  required  to  supply  a  sample  product  for  display  at  Toy  Fair.  Winners  in  each  category  will  be  announced  in  a  press  release  on  the  opening  morning  of  the  show  and  will  be  displayed  at  the  front  of  the  press  office.    

The  press  office    More  than  300  journalists  visit  Toy  Fair  each  year,  and  the  press  office  is  where  they  find  out  what  is  happening,  what  is  new  and  what  they  absolutely  cannot  leave  without  seeing.      

Admission  Access  to  the  Toy  Fair  press  office  is  restricted  to  journalists  on  press  day  (Monday  25  January).      Holding  meetings  with  journalists    On  press  day  please  use  the  café  areas  or  your  stand  to  hold  meetings  as  there  is  no  space  in  the  press  office.  On  days  one  and  three  please  check  with  reception  for  availability.        Internet  access  The  press  office  has  a  Wi-­‐Fi  network  available  for  journalists.  After  press  day,  it  may  be  possible  for  exhibitors  to  have  limited  access.  Please  enquire  at  reception.    ISDN  line    The  press  office  has  an  ISDN  line  for  high  quality  radio  interviews.  To  use  this  facility,  please  contact  Matt  or  Ravi  at  Bastion  on  020  7269  7900  before  the  show  or  ask  at  reception.    Displaying  company  media  packs  We  recommend  you  bring  50-­‐100  media  packs  to  Toy  Fair  to  be  displayed  in  the  press  office.  The  BTHA  is  keen  to  make  Toy  Fair  a  socially  responsible  event  and  we  would  ask  that,  where  possible,  you  help  us  to  reduce  our  carbon  footprint  by  creating  environmentally  friendly  press  packs.  Please  do  not  bring  catalogues  to  the  press  office.  Journalists  never  take  them.        Please  note:  Media  packs  need  to  be  delivered  to  the  Toy  Fair  Press  Office  at  Olympia  by  4pm  on  Saturday  23  January  2016.      Toy  Fair  2016  we  will  have  dedicated  facilities  to  display  USB  press  packs.  Please  bring  these  by  the  time  noted  above.      There  is  limited  space  in  the  press  office  but  we  can  store  up  to  one  box  per  exhibitor.  We  will  ensure  your  packs  are  replenished  throughout  the  show,  but  please  label  them  with  PR  contact  details  and  stand  information  so  we  can  contact  you  if  they  run  out.      Unused  media  packs  can  be  retrieved  from  the  press  office  from  4pm  on  Tuesday  26  January  2016.  Any  packs  remaining  at  6.30pm  will  be  disposed  of.      We  do  not  allow  exhibitors  to  take  copies  of  other  companies’  press  packs.    Onsite  PR  briefing      Bastion  will  hold  an  onsite  PR  briefing  at  4pm  on  Saturday  23  and  Sunday  24  January  2016,  when  we  will  show  you  around  the  press  office,  outline  which  press  will  be  in  attendance,  what  press  events  are  happening  when,  and  discuss  the  show’s  marketing  messages.  If  you  would  like  to  attend,  simply  turn  up.      Press  events  diary    

The  Toy  Fair  press  events  diary  is  a  list  of  all  press  events  taking  place  at  Toy  Fair  and  is  sent  to  journalists  ahead  of  the  fair,  allowing  them  to  plan  their  visit.  If  you  would  like  your  event  to  be  included  in  this  schedule,  please  complete  the  simple  form  in  the  PR  Manual  -­‐  Form  4  by  12  January  2016.  

 

 

Accessing  the  Toy  Fair  press  events  diary      Please  note  –  this  is  very  important:  Times  are  allocated  on  a  first-­‐come-­‐first-­‐served  basis.  However,  due  to  the  limited  number  of  time  slots  available  during  press  day  compared  to  the  volume  of  exhibitors  on  site,  it  is  NOT  possible  for  Bastion  or  Toy  Fair  to  guarantee  that  your  event  will  be  the  sole  occupier  of  that  time  slot.    

We  will  advise  you  if  any  events  crop  up  post-­‐booking  that  clash  with  yours  so  that  you  can  choose  to  make  alternative  arrangements.  However,  it’s  important  to  note  that,  due  to  the  last  minute  nature  of  event  confirmations  at  Toy  Fair,  we  may  not  become  aware  of  this  until  days  –  sometimes  even  hours  –  before  the  show  opens.    

VIP  media  goody  bags  (onsite)  Each  year  we  create  goody  bags  for  the  VIP  media  to  take  away  with  them.  If  you  would  like  to  be  included,  please  bring  between  5  and  20  toys  to  the  press  office  on  Saturday  23  January  2016  before  12pm.  Please  do  not  bring  large,  heavy  toys  or  toys  contained  in  a  large  box.  Please  use  common  sense  when  providing  gifts  for  the  goody  bags.  Heavy  toys  cannot  be  used  either.      Toy  Fair  Daily  News    The  Toy  Fair  Daily  News  is  the  onsite  Toy  Fair  daily  paper  produced,  by  Lema  Publishing,  on  each  of  the  three  days  of  Toy  Fair.  The  paper  contains  only  news  from  Toy  Fair  exhibitors  and  is  distributed  throughout  the  hall  for  visitors  to  read.    Toys  N  Playthings  is  responsible  for  writing  the  Toy  Fair  Daily  News.  Please  contact  the  editorial  team:  mirella@lemapublishing.co.uk;  mairead@lemapublishing.co.uk      Deadlines  for  Toy  Fair  Daily  News  Day  One  –  TBC  Day  Two  –  12pm  Sunday  24  January  Day  Three  –  12pm  Monday  25  January  

 

 The  post  show  press  release  Each  year  we  write  a  post-­‐show  release  to  send  to  the  media  telling  them  about  the  three  days.    If  you  would  like  to  submit  a  comment  or  quote  from  your  company’s  experience  at  Toy  Fair  2016,  or  some  news  about  orders/leads  achieved,  for  potential  inclusion  in  the  post-­‐show  release,  please  contact  toyfair@bastion.co.uk  by  4pm  on  Monday  25  January  2016.    Toy  samples  Toy  samples  will  be  on  displayed  in  the  Toy  Fair  TV  studio,  as  well  as  being  used  as  a  backdrop;  media  often  use  them  as  a  background  while  filming  at  the  fair.  If  you  would  like  your  toys  to  be  included  in  this  display,  please  provide  a  card  to  accompany  each  toy  that  can  stand  next  to  your  products  that  details  your  contact  name  and  onsite  phone  number,  company  name,  stand  number  and  information  about  the  product  including  price.      Please  note:  Toy  samples  need  to  be  delivered  to  the  press  office  on  Saturday  23  January  2016  by  12pm  and  it  is  your  responsibility  to  retrieve  the  toys  once  Toy  Fair  has  closed.  Any  toys  left  over  at  4pm  will  be  donated  to  the  official  show  charity  KidsOut.      Photography    If  you  would  like  to  book  the  official  show  photographer  to  take  shots  of  your  stand,  please  contact  and  book  your  requirements  via  the  exhibitor  show  manual.      Costume  characters    Toy  Fair  welcomes  you  to  bring  costume  characters  to  the  show  free  of  charge.      Please  note:  All  costume  characters  must  be  pre-­‐registered  so  that  we  can  send  them  an  entry  badge  in  advance.  Please  book  an  exhibitor  pass  for  them  and  their  minder  so  that  they  can  gain  access  to  Toy  Fair  before  9am  when  the  show  opens.    If  you  would  like  to  bring  a  character,  please  contact  toyfair@bastion.co.uk  or  call  us  on  020  7269  7900  so  that  your  character  can  be  included  in  the  annual  photo  shoot.  We  do  ask  that  you  also  inform  us  in  advance  if  you  need  space  in  the  changing  area  for  your  character.      If  you  would  like  a  character  created  please  contact  Rainbow  Productions  on  020  8254  5301.    The  character  line  up  will  take  place  on  Monday  25  January  at  11:15.      

  Photo  wall    There  will  be  a  branded  photo  wall  in  the  Toy  Fair  TV  studio  with  the  Toy  Fair  logo  on.  Please  feel  free  to  use  this  as  a  backdrop  for  your  own  photography.   Children  at  Toy  Fair    Toy  Fair  operates  a  strict  trade  only  policy  and  is  restricted  by  health  and  safety  regulations.  In  light  of  this,  the  decision  has  been  taken  to  prohibit  children  between  five  and  16  from  entering  the  fair.  Children  under  the  age  of  five  are  permitted  when  accompanied  and  supervised  by  an  adult.  Children  should  be  kept  in  pushchairs  where  possible.  Proof  of  age  may  be  requested.  Prams  and  pushchairs  are  allowed  at  Olympia.  

The  reason  behind  this  decision  is  to  protect  prototypes  that  many  exhibitors  bring  to  the  show  as  well  as  to  maintain  a  business  environment  for  all  exhibitors  and  visitors.    

There  will  be  no  crèche  provided  at  the  Toy  Fair  in  2016  but  the  website  –  www.toyfair.co.uk  –  has  details  of  local  crèches  in  the  area.    

Please  note:  A  special  consideration  will  be  made  on  press  day  –  Monday  25  January  –  when  pre-­‐registered  publicity  children  are  allowed  to  attend  for  the  purposes  of  demonstrating  product  only.  To  apply,  please  contact  toyfair@bastion.co.uk.  All  children  must  be  licensed  by  their  local  council  and  this  licence  must  be  shared  with  Bastion  and  the  BTHA  before  entry  can  be  permitted.  If  the  child  requires  a  chaperone,  the  chaperone  must  be  licensed  as  well  and  the  BTHA  and  Bastion  must  be  in  possession  of  this  licence  before  entry  is  permitted.    

 Please  note:  Children  are  not  allowed  into  the  press  office  on  press  day  due  to  health  and  safety  considerations,  except  under  exceptional  circumstances.      Please  note:  Toy  Fair  will  not  be  able  to  provide  children  for  press  events.  Any  press  children  hired  by  Toy  Fair  will  only  be  available  for  Toy  Fair  specific  activities.      No  children  between  five  and  16  will  be  allowed  into  Toy  Fair  without  the  required  licence.  The  Toy  Fair  has  a  legal  responsibility  to  uphold  this  requirement.