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Instructions  for  New  Tele-­‐Town  Hall  Platform    

This  guide  demonstrates  the  simple,  one-­‐time  setup  for  our  new  town  hall  forum  in  an  easy  to  follow,  step-­‐by-­‐step  fashion  for  PCs.    We  are  excited  about  the  additional  features  and  flexibility  this  system  provides  us  in  how  we  reach  out  to  connect  with  you,  and  we  hope  you  will  take  the  time  to  walk  through  this  transition  with  us.        

To  attend  a  session,  you'll  first  need  to  register  using  the  Registration  URL  in  your  email  invitation.  After  you  register,  you'll  receive  a  confirmation  email  with  information  on  how  to  join  the  session  when  it's  time.    

 1)   Click  the  Registration  website  link  in  your  invitation  email.  It  will  take  you  to  our  

registration  page.    

2)   Fill  out  all  required  fields  in  the  registration  form  and  click  Register.    

3)   Once  you've  successfully  registered,  you'll  see  a  Registration  Confirmation  page  and  receive  a  confirmation  email  with  information  on  how  to  join  the  session.    

 

             

4)   When  it's  time  for  the  session,  just  click  the  Join  URL  in  your  confirmation  email.            Don't  share  the  Join  URL  with  anyone  –  it's  unique  to  you.    

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For  PC:    

 1)   You  have  three  participation  

options  for  the  webcast:  a.   Telephone  in  to  listen  

only  with  no  option  to  ask  questions  by  dialing  the  phone  number  and  using  the  access  code  in  your  confirmation  email.    

b.   Telephone  in  with  your  unique  Audio  PIN  to  ask  questions  by  installing  the  program  and  joining  the  town  hall  to  access  your  unique  Audio  PIN.      

c.   Join  the  Town  Hall  on  a  computer  to  listen,  text  questions,  and  if  your  system  includes  a  microphone,  ask  live  questions.    

     2)   For  options  (b)  and  (c)  above,  click  on  the  link  in  your  confirmation  email.  When                              

you  click  to  join  the  webinar,  the  installation  package  (including  applications  and  plugins)  will  be  downloaded  onto  your  computer.  By  leaving  the  applications  installed  and  the  plugin  enabled,  you  will  be  able  to  join  future  webinars  more  quickly  and  avoid  the  extended  download  process.  

 You  must  download  the  application  to  take  part  in  the  town  hall.  

               

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3)   When  the  download  finishes,      

a.   In  Google  Chrome:  click  GoToMeeting  Launcher  file.exe  at  the  bottom  of  the  page  to  open  the  file  (click  restart  the  download  in  the  browser  window  if  needed),  and  click  Run  when  prompted.    

                         

b.   In  Internet  Explorer:  Click  Run  when  prompted  (click  launch  GoToMeeting  again  in  the  browser  window  if  needed).  

                     

4)   Run  the  desktop  app  once  it  is  installed.  Google  Chrome  may  request  your  permission  to  open  an  external  application  by  prompting  you  with  an  External  Protocol  Request.  Select  the  Remember  my  choice  checkbox  then  click  Launch  Application.  

           

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 5)   If  you  launch  the  application  before  the  town  hall  begins,  you  will  see  the  screen  below.    If  

you  see  this  message,  you  must  close  the  page  and  re-­‐launch  the  application  at  the  proper  time.  

                     6)   Once  the  application  launches,  and  the  town  hall  

begins,  you  will  see  a  Control  Panel  on  your  screen.    

a.   If  you  would  like  to  participate  through  your  computer,  select  Mic  &  Speakers  in  the              Control  Panel  and  ensure  your  computer  volume  is  set  to  a  reasonable  volume.    

 b.   If  you  are  using  your  telephone  

to  call  in  and  participate  in  the  live  discussion  by  asking  questions,  select  Telephone            in  the  Control  Panel.    Next  dial  the  number  and  use  the  Access  Code  and  Audio  PIN  provided.  

     

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 7)   If  you  would  like  to  submit  a  question    

a.   By  Asking  in  the  Live  Call:  Click  the  Raise      Your  Hand  button.    Clicking  it  again  will  remove  you  from  the  queue.  

   

b.   By  Text:  Type  in  the  Questions  section  of        the  Control  Panel  and  press  Send.  The  organizers  will  see  your  question.  

             

8)   In  order  to  leave  the  town  hall,  simply  close  the  control  panel  and  confirm  that  you  would  like  to  exit.