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TALLER 1 GESTION DOCUMENTAL
SINDY MORA DIAZ
TUTOR:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como
base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede
encontrar
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía esta de acuerdo
en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en
Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro
de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La
Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía
realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos
de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión
entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos
personales o institucionales
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir
de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library,
que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine
Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus de bases
de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y
comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso
generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y
otras aplicaciones ofimáticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión
documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra
y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo
la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en
formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del
proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases
de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de
archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas
sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
.
2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que
emite el Archivo General de la Nación.
Según este concepto es una cohesión de situaciones administrativas y técnicas,
al perfecto orden de planeación y ejecución de su inicio hasta su final de un(os)
documento(s) generado(s) y recibido(s) por entidades para su uso y conservación
del mismo. La gestión documental esta basada en archivos en los cuales se
busca total transparencia en su desarrollo.
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir
de la definición que da del mismo el AGN
Documento:
Es toda información almacenada no importa en qué medio o material, siempre y
cuando la misma tenga relación con el desarrollo de actividades de una
organización o institución.
Documento de archivo:
Es la exploración de información recogida o producidas por un ente público o
privado en razón de sus actividades.
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?
El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita
al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema
Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de
custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al
servicio de la comunidad y a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función
de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de
planear y coordinar la función archivística en toda la nación
Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y
ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124
de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le
asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo.
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones
archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que
manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional,
departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por
ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los
procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General
de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política
archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el
desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo
integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación,
conservación, servicio y control de los archivos.
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos,
Artículo 21?
La Ley General de Archivos en el título V Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión
Documental.
Objetivos de un programa de gestión documental
8.1Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de
cualquier institución pública o privada.
8.2 Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en
los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos
innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más
tiempo del necesario o el reglamentario.
8.3 Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de
calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
8.4Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,
efectiva y exacta.
8.5Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como
verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino
también para la cultura.
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa
de Gestión Documental?
CONSIDERACIONES BÁSICAS
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los
siguientes aspectos:
Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la
gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de
trámites y la eficiencia de la administración.
Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la
gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación
de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para
la gestión documental.
Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los
contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de
documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento,
el principio de procedencia y el principio de orden original.
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal?
Son ocho pasos y son los siguientes:
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD)
y cuáles etapas comprenden.
Las Tablas de Retención Documental son importantes ya que son un elemento
primario en la Gestión Documental además de ser una herramienta archivística
fundamental que permite la racionalización de la producción documental y
Institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades, éstas se comprometerán al ser fabricadas y
acogidas
Etapas:
11.1: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
11.2 Análisis e interpretación de la información recolectada.
11.3 Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación
11.4: Aplicación
11.5 Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la
implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
Importancia y ventajas de PGD para las empresas este programa proporciona
racionalizacion y normaliacion de la documentacion desde su produccion hasta su
disposicion final,
Un Progama de Gestion Documental tiene la certeza de contar con informacion
accesible,confiable,oportuna exacta e integrada necesaria para la toma de
decisiones acertadas y contundentes. Ademas es un aporte valiosos para facilitar
los procesos de acreditacion en los programas que ofrecen las empresas o
instituciones.Permite buscar e identificar la informacion creada ,y la informacion
no recibida llegando a obtener la certeza de su utilizacion.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión
Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión
Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la
entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y
por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la
entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su
enunciado y haga a cada una su explicación.
NORMAS ENUNCIADO EXPLICACCION
Artículo 23. “Toda persona tiene
derecho a presentar
peticiones respetuosas a
las autoridades por
motivos de interés
general o particular y a
obtener pronta
resolución. El legislador
podrá reglamentar su
ejercicio ante
organizaciones privadas
para garantizar los
derechos fundamentales”.
Nosotros como
ciudadanos tenemos el
derecho de realizar
cualquier trámite en
forma respetuosa y
amable ya sea por un
motivo personal o general
y acudir a la petición de
pronta respuesta.
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo
servidor público le está
prohibido. No. 8 Omitir,
retardar o no suministrar
debida y oportuna
respuesta a las peticiones
respetuosas de los
particulares o a
solicitudes de las
autoridades, así como
retenerlas o enviarlas a
destinatario diferente de
aquel a quien
corresponda su
conocimiento. No. 13.
Ocasionar daño o dar
lugar a la pérdida de
bienes, elementos,
expedientes o
documentos que hayan
llegado a su poder por
razón de sus funciones.
Los servidores públicos
que manejan los archivos
o documentos ,deben ser
conscientes de la ética
profesional que tienen
que tener con respecto al
manejo de los mismos
existen prohibiciones las
cuales deben asumir con
mucha responsabilidad
adem as de saber que no
pueden incurrir en
ninguna de estas faltas
ya que deben conservar
la intimidad de la
información que estos
contienen. .
No. 21 Dar lugar al
acceso o exhibir
expedientes, documentos
o archivos a personas no
autorizadas.
Artículo 95 . Sobre el uso de la
tecnología, medios
técnicos, electrónicos,
informáticos y telemáticos
en la administración de
justicia. Los documentos
emitidos por los citados
medios, cualquiera que
sea su soporte, gozarán
de la validez y eficacia de
un documento original
siempre que quede
garantizada su
autenticidad, integridad y
el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las
Leyes procesales.
Cualquier documento que
tenga su respectiva
legalidad y permisos es
valido ante cualquier
proceso que se ha
asignado.
Artículo 74 Todas las personas
tienen derecho a acceder
a los documentos
públicos salvo los casos
que establezca la ley.
Siempre van a ver
restricciones pero todos
tenemos el derecho de
ver cualquier documento
público ( Que está a
disposición de todos los
ciudadanos)
Artículo 633 . Información en medios
magnéticos. Para efectos
del envío de la
información que deba
suministrarse en medios
magnéticos. La Dirección
General de Impuestos
Nacionales prescribirá las
especificaciones técnicas
que deban cumplirse.
Existe unos
requerimientos para la
información que se
suministre en medios
magnéticos, estos deben
cumplir con ciertas
descripciones
sistemáticas para su
validación total.
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los
documentos.
Acceso a documentos públicos
Respecto a la información sobre los asuntos públicos, al revisar tanto la legislación
como la jurisprudencia es posible encontrar que, tal vez debido a nuestra tradición
jurídica, en donde la ley escrita es la fuente principal del derecho y en donde todas
las actuaciones son registradas y documentadas de manera escrita, las mismas se
han concentrado en definir el contenido y alcance del derecho en su relación con
el derecho al acceso a documentos públicos
Así, la ley y los pronunciamientos de la Corte, enfatizan en que este es un derecho
fundamental reconocido a toda persona, que materializa el principio de publicidad
que rige la función administrativa, y que implica para la administración la
obligación de tomar las medidas necesarias para que esa comunicación sea
efectiva. Así mismo, dado que la regla general es la publicidad de los documentos
públicos, únicamente la ley está habilitada para establecer las excepciones al
derecho de acceder a los documentos públicos.
De igual manera ha señalado la Corte que:
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.
Con el ánimo de aclarar cuando la información puede ser considerada como
información pública, dice la Corte en su Sentencia T-729 de 2002 que:
La información pública es aquella:
- Calificada como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución,
- Que puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la misma
sea información general, privada o personal.
- Por vía de ejemplo, pueden contarse los actos normativos de carácter general,
los documentos públicos en los términos del artículo 74 de la CN, y las
providencias judiciales debidamente ejecutoriadas; igualmente serán públicos, los
datos sobre el estado civil de las personas o sobre la conformación de la familia.
Por su parte, la información semi-privada, será aquella que:
- Por versar sobre información personal o impersonal y no estar comprendida por
la regla general anterior, presenta para su acceso y conocimiento un grado mínimo
de limitación,
- En ese orden de ideas, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de
autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los
principios de la administración de datos personales.
- Es el caso de los datos relativos a las relaciones con las entidades de la
seguridad social o de los datos relativos al comportamiento financiero de las
personas.
En cuanto a la información privada, será aquella que:
- Por versar sobre información personal o no, y que por encontrarse en un ámbito
privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el
cumplimiento de sus funciones.
- Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las
historias clínicas o de la información extraída a partir de la inspección del
domicilio.
Se entenderá por información reservada, aquella que:
- Por versar igualmente sobre información personal y sobretodo por su estrecha
relación con los derechos fundamentales del titular - dignidad, intimidad y libertad-
se encuentra reservada
a su órbita exclusiva y no puede siquiera ser obtenida ni ofrecida por autoridad
judicial en el cumplimiento de sus funciones.
- Cabe mencionar aquí la información genética, y los "datos sensibles" o aquellos
relacionados con la ideología, la inclinación sexual, los hábitos de la persona, etc.
- De igual manera, será reservada aquella información clasificada como tal por
mandato legal o que esté relacionada con la defensa y seguridad nacional.
Finalmente, es información de carácter histórico, y por tanto publica, aquella que
ha sido clasificada como reservada pero que después de treinta (30) años de su
expedición adquiere el carácter de histórica y puede ser consultada por cualquier
ciudadano
En este enlace encontramos con detalle este último punto.
http://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic3_col_sc_anexo6.pdf
CIBERGRAFIA
http://es.thefreedictionary.com/p%C3%BAblico
www.slideshare.net/.../taller-1-gestion-documental-envio2
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=3023
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
http://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic3_col_sc_anexo6.pdf
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
