DCG 8

Systèmes d’information de gestion

Jacques SORNETAgrégé d’économie et gestion

L’essentiel en fiches2e édition

© Dunod, 201711 rue Paul Bert 92240 Malakoff

www.dunod.comISBN : 978-2-10-076243-9

ISSN 1275 7217

Collection « Express Expertise comptable »

DCG• J.-F. Bocquillon, M. Mariage, Introduction au droit, DCG 1• L. Siné, Droit des sociétés DCG 2• V. Roy, Droit social DCG 3• E. Disle, J. Saraf, Droit fiscal DCG 4• P. Vanhove, J. Longatte, Économie DCG 5• F. Delahaye-Duprat, J. Delahaye, Finance d’entreprise DCG 6• J.-L. Charron, S. Sépari, F. Bertrand, Management DCG 7• J. Sornet, Systèmes d’information de gestion DCG 8• C. Disle, Introduction à la comptabilité DCG 9• R. Maéso, Comptabilité approfondie DCG 10• M. Leroy, Contrôle de gestion DCG 11• F. Cazenave, Anglais appliqué aux affaires DCG 12

DSCG• V. Roy, G. Meyer, Gestion juridique, fiscale et sociale, DSCG 1• P. Barneto, G. Gregorio, Finance DSCG 2, 2012• S. Sépari, L. Le Cœur, Management et contrôle de gestion, DSCG 3• R. Obert, Comptabilité et audit, DSCG 4

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Fiche 1 Le système d’information 1

Fiche 2 Les bases technologiques de l’informatique 10

Fiche 3 L’infrastructure réseau 15

Fiche 4 L’exploitation des systèmes informatiques 23

Fiche 5 La sécurité du système d’information 31

Fiche 6 La construction du système d’information 41

Fiche 7 Le progiciel de gestion intégrée 49

Fiche 8 La base de données et son contenu 59

Fiche 9 La recherche de liens entre les données 70

Fiche 10 La modélisation conceptuelle des données 76

Fiche 11 La construction directe d’un schéma conceptuel 80

Fiche 12 Le schéma relationnel 87

Fiche 13 L’extension des modèles conceptuels de données 94

Fiche 14 Les requête SQL d’interrogation 107

Fiche 15 L’approfondissement des requêtes SQL 115

Fiche 16 La modélisation des processus de traitement 121

Fiche 17 La description algorithmique des traitements 128

Fiche 18 Les bases du tableur 136

Fiche 19 Les outils tableur 146

Index 154

Table des matières

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1Le système d’information

1 Les notions d’information et de donnéeUne information est un renseignement qui accroît la connaissance que l'on a d'une personne, d'un objet ou d'un événement. Une donnée brute ne devient une information que quand elle trouve son sens par rapport à un contexte, un système de valeurs, un problème à résoudre…

1 Les notions d’information et de données 2 Les caractéristiques du système

d’information

3 La description du système d’information 4 Les systèmes décisionnels

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Dans une organisation (entreprise ou administration), le système d’information assure la saisie, la conservation et la circulation des informations.Il conditionne la bonne exécution des tâches, au bon moment, par des personnes ou des systèmes automatisés.

Exemple

L’énoncé du mot « bleu » est une donnée dépourvue de sens. Le fait que ce qualificatif s’ap-plique au ciel apporte par contre une information.

2 Les caractéristiques du système d’information

yy Un système est un ensemble d’éléments en interaction avec une finalité déterminée. Les interactions font que le système diffère de la somme de ses éléments pris sépa-rément.

yy Le système d’information met à la disposition de chacun les données qui lui sont nécessaires pour remplir sa tâche. Il répond aux besoins courants et aide aux prises de décision et à la préparation de l’avenir (veille informationnelle).

Le système d’information comprend le système informatique, les réseaux, mais aussi des moyens non informatiques (« manuels »). Il doit garantir la fiabilité et la sécurité des informations.

Le système d’information1

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a. Les acteurs du système d’informationDans une organisation, divers acteurs participent à la découverte, à l’élaboration, à la diffusion ou à l’exploitation de l’information : des individus, des groupes formels (ser-vice, département, établissement, comité…) ou des entités organisationnelles (poste de travail, localisation géographique…).

b. Les flux d’information

yy Les acteurs communiquent grâce à des flux d’information. Un flux porte un mes-sage et est caractérisé par un émetteur, un ou plusieurs destinataires (les récepteurs de l'information), un contenu informationnel et un support de communication (pa-pier, réseau informatique ou téléphonique, oral).Pour que l’information ne soit pas perdue, chaque flux doit être traité, pour mémo-riser l’information qu’il contient, pour la présenter, la combiner à d’autres ou la transmettre à d’autres acteurs.Les flux échangés entre les acteurs du système d’information permettent le travail collectif et la coordination des actions. Leur analyse permet de comprendre la dyna-mique du système d’information.

yy Un diagramme des flux, aussi appelé modèle des communications, permet de repré-senter des flux échangés au sein du système d’information.

Exemple : diagramme des flux pour la définition d’une fonction en vue d’un recrutement

Service RH

Direction Service

Utilisateur

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c. Les processus de traitement de l’information

yy Un processus est une succession de tâches ou d’activités permettant d’obtenir un résultat qui doit satisfaire un « client » interne ou externe à l’organisation.Le fonctionnement d’une organisation se décompose en un ensemble de processus imbriqués de traitement de l’information, des processus de gestion qui rythment l’activité réelle, productive.

A1 A2 An… Processus réel

Processus de traitement de l’information

Client

…I1 I2 In

Un processus de gestion est déclenché par un événement, par exemple l’arrivée d’un flux, et il se termine quand il a produit le résultat auquel doit aboutir l’acte de gestion concerné.

yy On distingue les processus métier (fabrication, vente…), qui contribuent directe-ment à la remise d’un produit au client final et les processus de soutien (gestion du personnel, comptabilité…), qui servent un client interne à l’organisation. Un processus clé est un processus conditionnant la performance de l’organisation.

yy Les activités qui composent un processus relèvent souvent de différentes spécialités et sont menées par différentes fonctions d’une entreprise (fonction commerciale, productive, comptable, logistique…). Le processus est alors transversal (il traverse l’organisation).

Exemple : processus de prise en charge d’une commande client dans une entreprise fabriquant à la demande des produits standardisés

• Enregistrement de la commande par un commercial (dont le contenu doit être transmis à la planification).

• Planification de la fabrication par le service ordonnancement (produisant des données à destination de la fabrication et de l’approvisionnement).

• Approvisionnement en matières et fournitures par le service approvisionnements (dont l’ac-tion conditionne la fabrication).

• Fabrication (qui informe quand le produit est terminé et génère des informations permettant de déterminer des coûts, des délais…).

• Expédition au client par la logistique aval (à partir de données commerciales et de fabrica-tion).

• Facturation par le service comptable (selon les informations de la commande et éventuelle-ment des compléments venant de la fabrication).

Le système d’information1

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d. Le système informatique

yy Le système informatique regroupe les moyens informatiques utiles pour traiter et stocker l’information : ordinateurs, réseaux, programmes, mais aussi locaux, person-nel… C’est un outil au service du système d’information et de ses processus.

yy Dans un système informatique, la donnée est la traduction codée d’une information. Elle peut-être « quantitative » (quand elle intervient dans des calculs) ou à l’opposé « qualitative », « permanente » (toujours utile et disponible) ou au contraire « tem-poraire ».

e. Le secteur informatiqueLe secteur informatique regroupe de nombreux métiers à tous niveaux (management, conception, réalisation, exploitation, maintenance) et plusieurs dizaines de milliers d’entreprises.

Les principaux acteurs du secteur sont :

ȃ les constructeurs de matériel et les éditeurs de progiciels ; ȃ les prestataires de services (ESN, entreprise de services du numérique, ancienne-ment SSII, société de services et d’ingénierie informatique ; fournisseurs d’accès inter-net ; hébergeurs d’applications ; sociétés d’infogérance ou de tierce maintenance…) ;

ȃ les revendeurs et loueurs d’équipements ; ȃ les experts et conseils, les organismes professionnels (par métier, par territoire), les syndicats ;

ȃ les organismes publics (comme la CNIL, Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) ;

ȃ les entreprises de communication (presse, salons) ; ȃ les organisations utilisatrices de l’informatique.

3 La description du système d’informationyy Un système d’information peut être décrit par des modèles (des représentations simplifiées de la réalité). Plusieurs modèles complémentaires sont nécessaires pour décrire complètement le système : modèle de données, de flux, de traitements, de processus, d’organisation, d’architecture informatique…

Par ailleurs :– un service d’études a conçu le produit et déterminé les informations utiles à la fois au com-

mercial (descriptif) et à la fabrication ;– le contrôle des coûts, marges, budgets et la gestion de la ressource humaine (paie, recrute-

ment, formation, congés…) exploitent des informations produites ci-dessus.

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Exemple : diagramme de déploiement UML (Unified Method Language) modélisant l’architecture d’un système informatique

Serveur siège SAP Gestion

financière

Modem ADSL

Portable RAM > 2Go SAP client

Serveur usine SAP

Poste usine Client léger

TCP/IP Ethernet

4 Les systèmes décisionnelsyy Une décision se distingue d'un acte routinier par le fait qu'elle nécessite une réflexion spécifique conduisant à choisir entre plusieurs possibilités. Dans l’organisation, des décisions sont prises aux niveaux : ȃ stratégique, où elles engagent l’avenir de l’organisation ; ȃ tactique, pour affronter la concurrence et répartir les ressources ; ȃ opérationnel pour le fonctionnement courant.

Chaque décision repose notamment sur des informations fournies par des logiciels d’usage courant (comptabilité, gestion commerciale, production…) ou des systèmes dédiés à la prise de décision.

Exemples de décisions et actions préparatoires

• Au niveau stratégique : lancement d’une nouvelle activité (étude du marché, détermination de la capacité productive et commerciale, définition des financements nécessaires).

• Au niveau tactique : révision des tarifs (analyse comparative de la concurrence, calcul des coûts, simulation des ventes dans différentes hypothèses).

• Au niveau opérationnel : attribution d’une remise exceptionnelle (étude de l’historique client, analyse de la situation des ventes et des objectifs, application des consignes par les ven-deurs).

Le système d’information1

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yy Le terme SIAD (système interactif d'aide à la décision ou système informatique d’aide à la décision) désigne l’ensemble des moyens informatiques utiles aux prises de décision, en particulier : ȃ les systèmes de comptabilité de gestion (réalisation d'analyses de gestion) ; ȃ le tableur (simulations, calculs ciblés) ; ȃ la gestion de projets (planification, organisation, suivi) ; ȃ les services d'analyse des bases de données (extraction, présentation des don-

nées) ; ȃ les générateurs de rapports ; ȃ la gestion électronique de documents par index et mots clés, la gestion de docu-

ments complexes (textes, plans, images ou sons) ; ȃ les systèmes experts.

RemarqueLe SIAD est interactif car ses utilisateurs peuvent agir sur les résultats qu’il produit (notamment par le paramétrage).

yy Un système expert est un logiciel qui simule le raisonnement d’un spécialiste dans un domaine déterminé. Il utilise une base de connaissance (des faits et des règles) qui s’enrichit avec les expériences. Ce système propose des choix, la décision restant humaine.

Applications 1 Le système d’information comptable enregistre les flux économiques concernant l’entre-

prise, il répond à un besoin légal, à un besoin d’information des dirigeants et au besoin de tiers comme les clients, les fournisseurs et les banques.

1. Situer le système d’information comptable dans le système d’information global de l’entreprise.

2. De quelle nature sont les processus de traitement de l’information comptable ?3. Détailler le rôle de ce système selon ses trois grandes finalités : répondre aux obliga-

tions légales de présentation des comptes (système de comptabilité générale), fournir des informations de gestion pour piloter la performance de l’entreprise (système de gestion) et assurer le financement de l’activité courante et des investissements (sys-tème financier).

Corrigé1. Système d’information comptableLe système d’information comptable est un sous-ensemble (un sous-système) du système d’infor-mation général.

2. Traitement de l’information comptableLes processus comptables se situent (sauf cas particulier, par exemple celui d’un cabinet d’exper-tise comptable) en dehors du cœur de métier de l’entreprise, ce sont des processus de soutien.

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3. Rôle du systèmeAux trois finalités du système d’information comptable correspondent trois sous-systèmes com-plémentaires qui se recouvrent partiellement et peuvent se définir ainsi, par rapport aux besoins satisfaits :

Système comptable général (enregistrement des flux,

relations avec l’administration, documents

de synthèse) )

Système de gestion financière

(financement LMT, trésorerie, optimisation fiscale, communication

actionnaires)

Système comptable de gestion

(détermination des coûts, gestion

budgétaire, prévisions, planification, contrôle

de gestion)

Besoin de financement

Besoin d’évaluation, de respect des règles légales

Besoin de pilotage

Certaines activités, comme la tenue de la paie, interagissent constamment avec la comptabilité et sont parfois intégrées au système comptable.

2 Le système d’information est parfois scindé en trois sous-systèmes : système d’informa-tion opérationnel, système d’information de gestion (SIG) et système d’information de

pilotage (direction, prises de décisions de haut niveau) :

SI de direction, aide stratégique, pilotage

SI intermédiaire, tactique de gestion

SI opérationnel, transactionnel

Donner des exemples du rôle du système informatique à chaque niveau.

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CorrigéPilotage : simulation des résultats dans différentes hypothèses, établissement de tableaux de bord, aide à la décision (SIAD).

Gestion : calcul des coûts et des marges, analyse des ventes saisonnières, suivi budgétaire.

Opérationnel : enregistrement des commandes clients, gestion des stocks et des réapprovision-nements, établissement de la paie.

3 D’après le diagramme des flux ci-après :

1. Identifier les deux processus de gestion concernés.2. Ces processus conviendraient-ils si le magasinier constatait parfois des ruptures de

stock et, le cas échéant, quel nouveau flux permettrait de traiter cette situation ?

Vendeur

Magasinier

Comptable

Service courrier

ORGANISATION

ENVIRONNEMENT

Commande client

Chèque

Facture expédiée

Bon de livraison

Commande à livrer

Commande à facturer Factu

re établie

Corrigé1. Identification des processus de gestionProcessus de traitement d’une commande (de la réception de la commande à la livraison) et processus de facturation (émission de la facture et réception des chèques). Ces deux processus correspondent aux domaines de compétences commercial et comptable.

2. En cas de rupture de stockCe système ne conviendrait pas si le magasinier constatait des ruptures de stock (livraison non identique à la commande reçue), car il y aurait alors un décalage entre la facturation et la livrai-son effectuée ; en effet le comptable ne dispose que de la commande et non du bon de livraison précisant les quantitées réelles envoyées. Solution : envoi d’une copie du bon de livraison au comptable.

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4 Déterminer, pour chaque traitement ci-dessous, s’il prépare spécifiquement une prise de décision en précisant, le cas échéant, des décisions qui peuvent en

découler.A – Préparation d’un bon de livraison.B – Analyse des ventes saisonnières.C – Étude de devis pour la rénovation d’un entrepôt.D – Préparation du bilan comptable annuel.E – Simulation des effets d’une augmentation des salaires.

Corrigé A – Non spécifique à la prise de décision, action de routine.B – Oui (décision probable concernant la production ou l’approvisionnement en fonction du calen-

drier).C – Oui (préparation du choix d’un fournisseur pour une action exceptionnelle).D – Non spécifique à la prise de décision, action programmée annuellement.E – Oui (décision concernant une augmentation, ou le cadencement d’augmentations).