Study on a Cost Model for RedIRIS

1

Study on a Cost Model for RedIRIS

September 2008

Página 2Study on a Cost Model for RedIRIS

Why a study on the cost model of RedIRIS• RedIRIS does not charge affiliated institutions for its services

(only 10 Gbps lambdas) It gets its funding directly from the Ministry of Science and

Innovation (Ministerio de Ciencia e Industria – MICINN)

MICCIN has not yet requested any specific information related to cost models

• However, we at the RedIRIS management thought that: Our services do not have a price, but they do have a cost – we

should know more about it

The process of analyzing the costs of our services would help us to analyze our structure and activities, and would provide us useful information to take management decisions

As the NREN environment changes, we should be ready to assess the implications of introducing a new tariff model in which regional Governments or users were charged, as we could be requested by our funding bodies to do it


Purpose of the study

• The goal of the cost model project is to define the methodology and criteria to allocate costs to specific services and users

• It is a first approach to this issue in order to define some basic criteria It was decided to use historical data from 2007,

plus an estimate of equipment depreciation That is enough for our current needs – we may

upgrade the system and update the information later


Methodology of the study (I)

Institution

Network & IT services

Resources

Activities Network services

Middleware & Applications

• Services provided by RedIRIS require resources such as staff and IT services and infrastructures


Methodology of the study (II)

• As one of the main goals of the study is to allocate costs to specific services, it is necessary to determine which is the service portfolio of RedIRIS

NETWORK

IP CONNECTIVITY (1 GBps/155 Mbps/100 Mbps/Others)

Access to Research Intranet vs. IP global access? Connection set up? Back-up connection?

LIGHTPATH

IPv6+MULTICAST+DNS+IP ADDRESSES +VPN2+NTP+JUMBOFRAME

HANDLING OF NETWORK INCIDENTS NOC services?

ADVICE TO AFFILIATED INSTITUTIONS

MIDDLEWARE & APPLICATIONS

HANDLING OF SECURY INCIDENTS

DIGITAL IDENTITY (PAPI, EDUROAM, PKIrisGrid, SCS, SIR, OIDs & URNs Registry)

E-MAIL (collaboration to improve quality of service, not direct provision)

COLLABORATIVE TOOLS (DISTRIBUTION LISTS, BSCW, JABBER, VRVS, H.323,

NEWS)

REPOSITORIES (ARCA, FTP, FORJA)

ADVICE TO AFFILIATED INSTITUTIONS

DISSEMINATION DISSEMINATION (Evens,training, publications, website)


Methodology of the study (II)

• The study proposes a way to implement Activity Based Costing (ABC) In the traditional Volume Based Costing (VBC), indirect costs are allocated

to different departments in proportion to their turnover ABC aims to give a more accurate picture, by allocating costs (in particular,

indirect costs) in accordance to the activities that generate them (cost drivers)

• The key issue is the allocation of costs Some costs can be directly linked to a specific service (e.g., software

licence, dedicated hardware and staff) Other costs can be allocated to a family of services (“digital identity”) or to

a group of services (e.g., network costs for network-related services) There are always controversial issues: cost associated to R+D; common IT

services which are used more intensively by some departments; etc. Some times it is difficult to define the cost driver, or how to split some

common costs (e.g., distribute the cost of the network among all the services using it).

In those cases, it is necessary to establish some criteria to distribute those costs (e.g., 9o% of the common cost of the network is allocated to IP connectivity, and then that has to be distributed among the different services in that family of services)

Spare capacity: it is very relevant in this environment, but it is difficult to set rules to measure its impact

E.g.: the cost of a 10 Gbps link is not four times the price of a 2,5 Gbps, but rather less than twice that price.


Structure of the Cost Model

Total Cost RedIRIS: 17 M€

Elements

Common Elements

Network Elements

Resources ServicesAccounting

Depreciation

Subsidy from Ministerio de

Ciencia

Expenses

Red.es

Direct Costs

General costs

Shared infrastructures

Institutions

• Universities• Research Centers• R+D centers and foundations• Research Units of Hospitals • Centers for management of R+D• Ministries• Others

Network Services

Middleware and Applications

Dissemination

Network Infrastructures

Staff and Outsourcing

Activities

Direct Costs

General costs


Allocation of resources costs to different categories

Código Familia Recurso Descripción Familia Código Recurso Descripción Recurso/Equipos

R.01 Costes Directos a Servicios R.01.01 Otros Servicios de Red

R.01.02 CERT

R.01.03 Correo Electrónico

R.01.04 Entornos Colaborativos

R.01.05 Repositorios

R.01.06 Servicio Difusión

R.01.07 Light PathR.02 Infraestructura de Red Gasto R.02.01 Routers J uniper Gasto

R.02.02 Routers CISCO Gasto

R.02.03 Costes Traslado Nodo Madrid Gasto

R.02.04 Switches Acceso (24 bocas) Gasto

R.02.05 Tarjetas Nodos Acceso GastoR.02.06 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Aragón Gasto

R.02.07 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Asturias Gasto

R.02.08 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Andalucía Gasto

R.02.09 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Baleares Gasto

R.02.10 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Canarias Las Palmas Gasto

R.02.11 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Canarias Tenerife Gasto

R.02.12 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Cantabria Gasto

R.02.13 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Castilla y León Gasto

R.02.14 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Castilla la Mancha Gasto

R.02.15 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Cataluña Gasto

R.02.16 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Extremadura Gasto

R.02.17 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Galicia Gasto

R.02.18 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Madrid Gasto

R.02.19 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Nacional Gasto

R.02.20 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Navarra Gasto

R.02.21 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Murcia Gasto

R.02.22 Enlaces y Equipos Red Troncal IP País Vasco Gasto

R.02.23 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Rioja Gasto

R.02.24 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Valencia Gasto

R.02.25 Light Paths Gasto

R.02.26 ICX Tráfico Académico (Red Geant) Gasto

R.02.27 ICX Tráfico IP Nacional (ESpanix, CATNIX) Gasto

R.02.28 ICX Tráfico IP Internacional Gasto

R.02.29 NOC,Chasis y Otra Infraestructra de Red GastoR.03 Infraestructura de Red Amortización R.03.01 Routers J uniper Amortización

R.03.02 Routers CISCO AmortizaciónR.03.03 Costes Trasslado Nodo Madrid AmortizaciónR.03.04 Switches Acceso (24 bocas) AmortizaciónR.03.05 Tarjetas Nodos Acceso AmortizaciónR.03.06 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Aragón AmortizaciónR.03.07 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Asturias AmortizaciónR.03.08 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Andalucía AmortizaciónR.03.09 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Baleares AmortizaciónR.03.10 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Canarias Las Palmas AmortizaciónR.03.11 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Canarias Tenerife AmortizaciónR.03.12 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Cantabria AmortizaciónR.03.13 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Castilla y León AmortizaciónR.03.14 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Castilla la Mancha AmortizaciónR.03.15 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Cataluña AmortizaciónR.03.16 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Extremadura AmortizaciónR.03.17 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Galicia AmortizaciónR.03.18 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Madrid AmortizaciónR.03.19 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Nacional AmortizaciónR.03.20 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Navarra AmortizaciónR.03.21 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Murcia AmortizaciónR.03.22 Enlaces y Equipos Red Troncal IP País Vasco AmortizaciónR.03.23 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Rioja AmortizaciónR.03.24 Enlaces y Equipos Red Troncal IP Valencia AmortizaciónR.03.25 Light Paths AmortizaciónR.03.26 ICX Tráfico Académico (Red Geant) AmortizaciónR.03.27 ICX Tráfico IP Nacional (ESpanix, CATNIX) AmortizaciónR.03.28 ICX Tráfico IP Internacional AmortizaciónR.03.29 NOC,Chasis y Otra Infraestructura de Red Amortización

R.04 Infraestructura Común Gasto R.04.01 Servidores Gasto

R.04.02 Alquiler de Emplazamientos Gasto

R.04.03 Otra Infraestructura Común GastoR.05 Infraestructura Común Amortización R.05.01 Servidores Amortización

R.05.02 Alquiler de Emplazamientos Amortización

R.05.03 Otra Infraestructura Común AmortizaciónR.06 Gastos de Personal y Subcontratación R.06.01 Gastos Personal Propio Red

R.06.02 Gastos Personal Propio Aplicaciones

R.06.03 Gastos Personal Propio Sistemas

R.06.04 Gastos Personal Propio Difusión y Relaciones Externas

R.06.05 Gastos Personal Propio Dirección y Soporte

R.06.06 Mantenimiento de Red

R.07 Innovación R.07.01 Innovacion

R.08 Gastos Estructura Red IRIS R.08.01 Otros Gastos de Estructura

R.08.02 Amortizaciones Edificio Bronce

Código Familia Elemento Descripción Familia Código Elemento Descripción Elementos y Actividades

E.01 Costes Directos a Servicio E.01.01 Otros Servicios de Red

E.01.02 CERT

E.01.03 Correo Electrónico

E.01.04 Entornos Colaborativos

E.01.05 Repositorios

E.01.06 Difusion

E.02 Elementos de Red de Acceso E.02.01 Acceso 1 Gb

E.02.02 Acceso 155 Mbps

E.02.03 Acceso 100 Mbps

E.02.04 Acceso 1Gb/ 100Mb/ 10Mb (Con Switches)

E.02.05 Acceso Baja Velocidad

E.02.06 Vacancia en Tarjetas de Acceso

E.03 Enlaces Red Troncal E.03.01 Vacancia en Enlaces

E.03.02 Enlaces dedicados a Light Paths

E.04 Nodos Red Troncal E.04.01 Nodo Aragón

E.04.02 Nodo Asturias

E.04.03 Nodo Andalucía

E.04.04 Nodo Baleares

E.04.05 Nodo Canarias Las Palmas

E.04.06 Nodo Canarias Tenerife

E.04.07 Nodo Cantabria

E.04.08 Nodo Castilla y León

E.04.09 Nodo Castilla La Mancha

E.04.10 Nodo Cataluña

E.04.11 Nodo Extremadura

E.04.12 Nodo Galicia

E.04.13 Nodo Madrid

E.04.14 Nodo Nacional

E.04.15 Nodo Navarra

E.04.16 Nodo Murcia

E.04.17 Nodo Pais Vasco

E.04.18 Nodo Rioja

E.04.19 Nodo Valencia

E.04.20 VACANCIA en Nodos de Red

E.05 Mantenimiento NOC y Otros E.05.01 NOC

E.05.02 Servidores de Red

E.05.03 Mantenimiento de Red

E.05.04 ICX Tráfico Académico - Internacional

E.05.05 ICX Tráfico IP Internacional

E.05.06 ICX Tráfico IP Nacional

E.06 Elementos Comunes E.06.01 Servidores Aplicaciones

E.07 Actividades E.07.01 Red - Operar y Monitorizar

E.07.02 Red - Consultoria

E.07.03 Aplicaciones - Servicios de Aplicaciones

E.07.04 Aplicaciones - ConsultoriaE.07.05 Sistemas - Administración y Operación de SistemasE.07.06 Sistemas - ConsultoriaE.07.07 Soporte & Back Office - Dirección y Soporte

E.08 Innovación E.08.01 Innovación (Red)

E.08.02 Innovación (Aplicaciones y Middleware)

E.09 Gastos Estructura Red IRIS E.09.01 Gastos Estructura

E.09.02 Servidores Infraestructura


Allocation of costs to the affiliated Institutions• Costs are allocated to each service – and then to each

institution, according to the services it is using• As RedIRIS services are not charged, most institutions will

be subscribing to most services• This may facilitate take-up and foster use of advance services,

although it also deprives managers of some useful information about the value of the different services for the users

• There are some services, as those related to collaborative environments or to improvement of quality of e-mail, whose costs cannot be easily allocated to specific institutions

• Some services, as FTP or the web, are open to everyone – but only affiliated institutions would bear the costs

• The cost of networking services (which are the most expensive ones) varies among regions (the same way it happens in GN2 among countries)• We are not charging for our services – but we think that if

we did, we would try to set the same fee for all the regions• This would mean a “cross-subsidy” from some institutions to

other institutions – the “cost sharing model” could prove to be controversial


Services provided to affiliated institutions

Andal

ucía

Aragón

Princi

pado d

e Astu

rias

Islas B

aleare

s

Canari

as

Cantab

ria

Castill

a la Ma

ncha

Castill

a y Le

ón

Catalu

ña

Comuni

dad Va

lencia

na

Extrem

adura

Galici

a

La Rio

ja

Comuni

dad de

Madri

d

Región

de Mu

rcia

Navarr

a

PaÍs V

asco

Región

no Es

pañola

Público

Gener

al

ID Familia FAMILIA DE SERVICIO ID SERVICIO SERVICIO UNIDAD DE SERVICIO

LÍNEA 01. - SERVICIOS DE RED

01.01 Conectividad IPS.01.01.01 Conectividad 1Gb Número de puertos Intranet Investigación de 1Gb

Dedicado ocupados X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

S.01.01.02 Conectividad 155 Mbps Número de puertos Intranet Investigación de 155 Mbps Dedicado ocupados X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

S.01.01.03 Conectividad 100 Mbps Número de puertos Intranet Investigación de 100 Mbps Dedidado ocupados X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

S.01.01.04 Conectividad <100 Mbps Número de puertos Intranet Investigación de menos de 100 Mbps Compartidos ocupados X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

01.02 Light Path S.01.02.01 Light Path Número de circuitos Light Path X

01.03 Otros Servicios de Red S.01.03.01 Otros Servicios de Red NA X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

01.04 Soporte de Operación S.01.04.01 Gestion de Incidencias Número de FTEs X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

01.05 Consultoria S.01.05.01 Consultoria % personal X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

02.01 CERT S.02.01.01 CERT # Incidentes (Carlos Fuentes) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

02.02 Identidad Digital S.02.02.01 Identidad Digital # Certificados (J avier Masa/ Daniel Garcia) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

02.03 Correo Electronico S.02.03.01 Correo Electronico Reparto Equitativo X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

02.04 Entornos Colaborativos S.02.04.01 Entornos Colaborativos Reparto Equitativo X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

02.05 Repositorios S.02.05.01 Repositorios Público General X

02.06 Consultoria S.02.06.01 Consultoria # horas por institución X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

LÍNEA 03. - SERVICIOS DE DIFUSIÓN

03.01 Servicios de Difusión S.03.01.01 Servicios de Difusión NA

LÍNEA 02. - SERVICIOS DE MIDDLEWARE Y APLICACIONES


Assessment of the experience

• The development of the cost model has helped us to clarify some pending issues, such as some aspects of the services portfolio, or the number of FTEs used for each service

• We might have to use such a model (with updated information and some changes) before we expected (for the RedIRIS NOVA project)• We are proposing to deploy a dark fiber netowrk for RedIRIS,

and the proposal is likely to go forward, but it might be necessary to share part of the costs among regional Governments

• The information obtained from the model could also be used for the five years strategic plan that all the main Spanish research infrastructures have been recently asked to provide to the Ministry for Science and Innovation

• After developing the model, now we are applying it to calculate estimated costs for services and institutions• We have been told by the consultants that once there are

concrete costs for services and users, usually small adjustments to the model are made

• Which has been your experience developing cost models?


Thanks

for your attention!

Documents

Study on a Cost Model for RedIRIS