SSE ACCOUNGTING - Mục lục - fs.vieportal.net · SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụngHướng dẫn sử dụng Giới thiệu chung Giới thiệu chung

SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụng

1

Mục lục

1. Giới thiệu chung ........................................................................................................................ 7

1.1 Tổ chức các phân hệ nghiệp vụ của SSE ACCOUNGTING ........................................................ 7 1.1.1 Các phân hệ của SSE ACCOUNGTING ................................................................................................... 7 1.1.2 Phân hệ hệ thống .................................................................................................................................... 9 1.1.3 Phân hệ kế toán tổng hợp ........................................................................................................................ 9 1.1.4 Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng .......................................................................................... 9 1.1.5 Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu ......................................................................................... 10 1.1.6 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả ......................................................................................... 11 1.1.7 Phân hệ kế toán hàng tồn kho ................................................................................................................ 11 1.1.8 Phân hệ kế toán chi phí và giá thành ....................................................................................................... 12 1.1.9 Phân hệ kế toán TSCĐ .......................................................................................................................... 12 1.1.10 Phân hệ kế toán chủ đầu tư .................................................................................................................... 13 1.1.11 Phân hệ báo cáo thuế ............................................................................................................................ 13

1.2 Các đối tượng thông tin được quản lý trong SSE ACCOUNGTING ......................................... 14

1.3 Phân loại chứng từ trong SSE ACCOUNGTING ..................................................................... 16

1.4 Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong SSE ACCOUNGTING ........................... 18 1.4.1 Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng ................................................................................ 18 1.4.2 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng ........................ 19 1.4.3 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi

ngân hàng ............................................................................................................................................ 19 1.4.4 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư ............................... 20 1.4.5 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay ..................................... 20

1.5 Quy trình xử lý số liệu trong SSE ACCOUNGTING ................................................................ 21

1.6 Vấn đề quản lý đa ngoại tệ trong SSE ACCOUNGTING ......................................................... 22

1.7 Vấn đề quản lý số liệu nhiều năm khác nhau trong SSE ACCOUNGTING .............................. 22

1.8 Vấn đề quản lý số liệu của đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty trong SSE

ACCOUNGTING .................................................................................................................... 22

1.9 Vấn đề giao diện và báo cáo bằng tiếng Anh và tiếng Việt trong SSE ACCOUNGTING .......... 22

1.10 Vấn đề in chứng từ trên máy .................................................................................................... 22

2. Các công việc chuẩn bị cho sử dụng SSE .................................................................................. 23

2.1 Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng SSE ACCOUNGTING ...................... 23 2.1.1 Xác định các yêu cầu về quản lý............................................................................................................. 23 2.1.2 Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của SSE ACCOUNGTING ..................................................... 23 2.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin ............................................................................ 24 2.1.4 Xây dựng các danh mục từ điển ............................................................................................................. 24 2.1.5 Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tùy chọn ............................................................. 25 2.1.6 Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính .............................................................................. 25 2.1.7 Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ .......................................................................................... 25 2.1.8 Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh lũy kế ........................................................................................ 25 2.1.9 Xác định danh sách từng người sử dụng SSE ACCOUNGTING, công việc và phân quyền truy nhập ............ 26

2.2 Lựa chọn phương án tổ chức thông tin..................................................................................... 26

2.3 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty ........................... 28

3. Các thao tác chung khi sử dụng SSE ACCOUNGTING ........................................................... 28

3.1 Hệ thống menu ........................................................................................................................ 28

3.2 Các phím chức năng ................................................................................................................ 29

3.3 Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ ............................................................................... 30

3.4 Các thông tin chung cần lưu ý khi cập nhập chứng từ .............................................................. 34

3.5 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ ........................................................................... 34

3.6 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư .............................................................. 36


2

3.7 Các thao tác chung khi lên báo cáo ......................................................................................... 37

3.8 Các thức nhập tài khoản ......................................................................................................... 38

3.9 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển ............................................... 38

4. Phân hệ Quản trị hệ thống ...................................................................................................... 38

4.1 Giới thiệu chung ..................................................................................................................... 38

4.2 Khai báo các danh mục từ điển và tham số tùy chọn ............................................................... 39 4.2.1 Danh mục đơn vị cơ sở .......................................................................................................................... 39 4.2.2 Danh mục bộ phận hạch toán ................................................................................................................. 40 4.2.3 Danh mục nhân viên ............................................................................................................................. 40 4.2.4 Danh mục ngoại tệ ................................................................................................................................ 41 4.2.5 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ ........................................................................................................... 41 4.2.6 Danh mục các màn hình cập nhật chứng từ .............................................................................................. 42 4.2.7 Danh mục các tham số tuỳ chọn ............................................................................................................. 44 4.2.8 Khai báo các tùy chọn cho các danh mục ................................................................................................ 47 4.2.9 Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính ................................................................................................. 48 4.2.10 Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên trong SSE ACCOUNGTING ..................................................................... 48

4.3 Quản lý và bảo trì số liệu ........................................................................................................ 48 4.3.1 Lưu trữ (backup) số liệu ........................................................................................................................ 48 4.3.2 Khóa số liệu ......................................................................................................................................... 49 4.3.3 Sao chép số liệu ra ................................................................................................................................ 49 4.3.4 Sao chép số liệu vào .............................................................................................................................. 49 4.3.5 Bảo trì và kiểm tra số liệu ...................................................................................................................... 49 4.3.6 Nâng cấp chương trình .......................................................................................................................... 50

4.4 Quản lý người sử dụng ............................................................................................................ 50 4.4.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền ................................................................................................... 50 4.4.2 Nhật ký người sử dụng .......................................................................................................................... 50 4.4.3 Quản lý menu ....................................................................................................................................... 50

4.5 Trợ giúp .................................................................................................................................. 50 4.5.1 Hướng dẫn sử dụng ............................................................................................................................... 51 4.5.2 Quy định và hướng dẫn hạch toán nội bộ ................................................................................................ 51 4.5.3 Các quy định về chế độ kế toán, thuế và tài chính .................................................................................... 51 4.5.4 Thuật ngữ kế toán ................................................................................................................................. 51 4.5.5 Thư giãn .............................................................................................................................................. 51 4.5.6 Giới thiệu chương trình ......................................................................................................................... 51

5. Phân hệ Kế toán tổng hợp ....................................................................................................... 52

5.1 Giới thiệu chung ..................................................................................................................... 52

5.2 Khai báo các danh mục từ điển ............................................................................................... 54 5.2.1 Danh mục tài khoản .............................................................................................................................. 54 5.2.2 Danh mục phân loại các tài khoản .......................................................................................................... 64

5.3 Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối năm .............................................................. 65 5.3.1 Vào số dư đầu năm của các tài khoản ...................................................................................................... 65 5.3.2 Kết chuyển số dư của các tài khoản, công nợ sang đầu năm sau ................................................................. 65

5.4 Cập nhật chứng từ đầu vào ..................................................................................................... 66 5.4.1 Cập nhật phiếu kế toán .......................................................................................................................... 66 5.4.2 Tạo các bút toán phân bổ tự động ........................................................................................................... 68 5.4.3 Tạo các bút toán kết chuyển tự động ....................................................................................................... 70 5.4.4 Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ .................................................................................................... 72

5.5 Báo cáo ................................................................................................................................... 72 5.5.1 Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung ................................................................................................. 72 5.5.2 Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ............................................................................................... 73 5.5.3 Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ ............................................................................................. 73 5.5.4 Báo cáo tài chính .................................................................................................................................. 74 5.5.5 Lọc tìm và tra cứu số liệu ...................................................................................................................... 74

6. Phân hệ Kế toán tiền mặt tiền gửi, tiền vay ............................................................................. 74

6.1 Giới thiệu chung ..................................................................................................................... 75

6.2 Khai báo các danh mục từ điển ............................................................................................... 76


3

6.3 Cập nhật chứng từ đầu vào ...................................................................................................... 76 6.3.1 Cập nhật phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng ........................................................................ 77 6.3.2 Lưu ý về phân loại phiếu thu ................................................................................................................. 80 6.3.3 Cập nhật phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng ........................................................................ 81 6.3.4 Lưu ý về phân loại phiếu chi .................................................................................................................. 86 6.3.5 Các lưu ý khi nhập phiếu chi có liên quan đến thuế GTGT đầu vào ........................................................... 88 6.3.6 Các lưu ý về cập nhật các phát sinh liên quan đến ngoại tệ và tính toán tỷ giá ghi sổ, chênh lệch tỷ giá ......... 89 6.3.7 Lưu ý về cập nhật các chứng từ chuyển tiền giữa các ngân hàng và các chứng từ nộp, rút tiền từ ngân hàng .. 93 6.3.8 Lưu ý về các cập nhật các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá thanh toán ngay bằng tiền mặt ....................... 93

6.4 Báo cáo về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng................................................................................ 93

6.5 Quản lý tiền vay theo các khế ước vay...................................................................................... 94 6.5.1 Danh mục khế ước vay .......................................................................................................................... 94 6.5.2 Cập nhật số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ và kết chuyển số dư, số phát sinh lũy kế của các khế ước

sang năm sau ........................................................................................................................................ 95 6.5.3 Cập nhật số liệu phát sinh liên quan đến tiền vay ..................................................................................... 95 6.5.4 Báo cáo về tiền vay ............................................................................................................................... 95

7. Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu ........................................................................ 95

7.1 Giới thiệu chung ...................................................................................................................... 95

7.2 Khai báo các danh mục từ điển ................................................................................................ 97 7.2.1 Danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu ......................................................................... 97 7.2.2 Danh mục thuế suất thuế GTGT ............................................................................................................. 98 7.2.3 Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh ........................................................................................... 98 7.2.4 Danh mục giá bán ................................................................................................................................. 98

7.3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau .............................. 99 7.3.1 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các khách hàng.................................................................................. 99 7.3.2 Cập nhật số dư đầu kỳ của các hóa đơn ................................................................................................... 99 7.3.3 Kết chuyển số dư công nợ cuối kỳ sang năm sau ...................................................................................... 99

7.4 Cập nhật chứng từ đầu vào ...................................................................................................... 99 7.4.1 Phân loại các chứng từ đầu vào .............................................................................................................. 99 7.4.2 Cập nhật hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho ................................................................................... 100 7.4.3 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại ................................................................................................ 103 7.4.4 Cập nhật hóa đơn dịch vụ .................................................................................................................... 103 7.4.5 Cập nhật dịch vụ bị trả lại .................................................................................................................... 103 7.4.6 Cập nhật hóa đơn giảm giá .................................................................................................................. 104 7.4.7 Cập nhật phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ .................................................................................... 104 7.4.8 Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ ........................................................................................................ 104 7.4.9 Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn ............................................................................................... 105

7.5 Một số vấn đề liên quan đến quản lý bán hàng ....................................................................... 105 7.5.1 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất ................................................................................................. 105 7.5.2 Theo dõi chiết khấu bán hàng .............................................................................................................. 105 7.5.3 Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng ........................................................................ 105 7.5.4 Cập nhật giá vốn hàng bán................................................................................................................... 105 7.5.5 Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ................................................................ 106 7.5.6 Theo dõi việc thu tiền bán hàng ........................................................................................................... 106

7.6 Theo dõi công nợ chi tiết theo hoá đơn và thời hạn thanh toán ............................................... 106 7.6.1 Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết cho hóa đơn ..................................... 106 7.6.2 Cập nhật thu tiền bán hàng chi tiết theo hóa đơn .................................................................................... 107 7.6.3 Xử lý trường hợp tạm ứng trước tiền hàng của khách ............................................................................. 107 7.6.4 Xử lý các trường hợp điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn ........................................................... 107 7.6.5 Theo dõi các khoản phải thu khác chi tiết giống như hóa đơn .................................................................. 108

7.7 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá và dịch vụ bán ra ...................................................... 109

7.8 Báo cáo bán hàng và công nợ phải thu ................................................................................... 109 7.8.1 Báo cáo bán hàng ............................................................................................................................... 109 7.8.2 Báo cáo công nợ theo khách hàng ........................................................................................................ 109 7.8.3 Báo cáo công nợ theo hóa đơn ............................................................................................................. 110 7.8.4 Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra ........................................................................... 110

7.9 Quản lý các hợp đồng và đơn hàng ........................................................................................ 110 7.9.1 Danh mục hợp đồng, đơn hàng ............................................................................................................ 110 7.9.2 Cập nhập số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đầu kỳ, kết chuyển số dư cuối kỳ, số phát sinh lũy kế của các hợp

đồng sang năm sau .............................................................................................................................. 111


4

7.9.3 Cập nhật số liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng ................................................................................ 112 7.9.4 Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng ......................................................................................................... 112

8. Phân hệ Kế toán mua hang và công nợ phải trả .................................................................... 112

8.1 Giới thiệu chung ................................................................................................................... 112

8.2 Khai báo các danh mục từ điển ............................................................................................. 114

8.3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau ........................... 114 8.3.1 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp ............................................................................. 114 8.3.2 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các hóa đơn..................................................................................... 114 8.3.3 Kết chuyển số dư công nợ sang năm sau ............................................................................................... 114

8.4 Cập nhật chứng từ đầu vào ................................................................................................... 114 8.4.1 Phân loại các chứng từ đầu vào ............................................................................................................ 114 8.4.2 Cập nhật phiếu nhập mua hàng nội địa và phiếu nhập khẩu ..................................................................... 115 8.4.3 Cập nhật phiếu nhập chi phí mua hàng .................................................................................................. 118 8.4.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp ............................................................ 119 8.4.5 Cập nhật các phiếu nhập xuất thẳng ...................................................................................................... 119 8.4.6 Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ ............................................................................................................. 119 8.4.7 Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng ....................................................................................................... 119 8.4.8 Cập nhật phiếu ghi nợ ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ .......................................................................... 119 8.4.9 Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ......................................................................................................... 120 8.4.10 Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn ............................................................................................... 120

8.5 Theo dõi thanh toán tiền hàng ............................................................................................... 120 8.5.1 Mua hàng trả tiền ngay ........................................................................................................................ 120 8.5.2 Trả tiền mua hàng ............................................................................................................................... 120 8.5.3 Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ....................................................................................... 120 8.5.4 Tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp.................................................................................................... 121

8.6 Theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo hóa đơn và thời hạn thanh toán ................................. 121 8.6.1 Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn .................................... 121 8.6.2 Cập nhật tiền thanh toán cho các hóa đơn .............................................................................................. 121 8.6.3 Điều chỉnh số tiền phải trả theo hóa đơn ............................................................................................... 122

8.7 Báo cáo hàng nhập mua và công nợ phải trả ......................................................................... 122 8.7.1 Báo cáo hàng nhập mua ....................................................................................................................... 122 8.7.2 Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp ...................................................................................................... 123 8.7.3 Báo cáo công nợ phải trả theo hoá đơn .................................................................................................. 123 8.7.4 Báo cáo thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào ..................................................................................... 124

8.8 Quản lý hợp đồng và đơn hàng ............................................................................................. 124 8.8.1 Danh mục hợp đồng, đơn hàng ............................................................................................................. 124 8.8.2 Cập nhập số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối kỳ, số phát sinh lũy kế của các hợp

đồng sang năm sau .............................................................................................................................. 125 8.8.3 Cập nhật số liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng ................................................................................ 125 8.8.4 Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng ......................................................................................................... 125

9. Phân hệ Kế toán hàng tồn kho .............................................................................................. 126

9.1 Giới thiệu chung ................................................................................................................... 126

9.2 Khai báo các danh mục từ điển ............................................................................................. 127 9.2.1 Danh mục vật tư ................................................................................................................................. 127 9.2.2 Danh mục nhóm vật tư, hàng hoá ......................................................................................................... 128 9.2.3 Danh mục kho hàng ............................................................................................................................ 128

9.3 Cập nhật tồn kho đầu kỳ và kết chuyển số tồn kho sang năm sau .......................................... 128 9.3.1 Cập nhật số tồn kho đầu kỳ .................................................................................................................. 128 9.3.2 Cập nhật số tồn kho đầu kỳ của vật tư hàng hóa tính giá theo phương pháp nhật trước xuất trước ............... 129 9.3.3 Kết chuyển số tồn kho cuối năm sang năm sau ....................................................................................... 129

9.4 Cập nhật chứng từ đầu vào ................................................................................................... 129 9.4.1 Các loại chứng từ đầu vào của phân hệ kế toán hàng tồn kho .................................................................. 129 9.4.2 Cập nhật phiếu nhập kho hàng hoá, vật tư ............................................................................................. 130 9.4.3 Cập nhật phiếu xuất hàng hoá, vật tư .................................................................................................... 131 9.4.4 Cập nhật phiếu xuất điều chuyển kho .................................................................................................... 133

9.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý ...................................................................................... 134

9.6 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho ................................................................................... 134


5

9.6.1 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình ......................................................................... 135 9.6.2 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT) ............................................ 136 9.6.3 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh .......................................................................... 137

9.7 Báo cáo hàng tồn kho ............................................................................................................. 137 9.7.1 Báo cáo hàng nhập ............................................................................................................................. 137 9.7.2 Báo cáo hàng xuất .............................................................................................................................. 138 9.7.3 Báo cáo hàng tồn kho .......................................................................................................................... 138

10. Phân hệ kế toán giá thành ...................................................................................................... 139

10.1 Giới thiệu chung .................................................................................................................... 139

10.2 Báo cáo chi phí theo tiểu khoản .............................................................................................. 139

10.3 Báo cáo chi phí theo khoản mục phí ....................................................................................... 139 10.3.1 Danh mục các khoản mục phí .............................................................................................................. 139 10.3.2 Báo cáo chi phí theo khoản mục phí ..................................................................................................... 140

10.4 Tính giá thành sản phẩm công trình xây lắp .......................................................................... 140 10.4.1 Theo dõi tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp trong SSE ACCOUNGTING ....................... 140 10.4.2 Danh mục vụ việc công trình ............................................................................................................... 140 10.4.3 Danh mục phân nhóm vụ việc công trình .............................................................................................. 141 10.4.4 Cập nhật số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế và kết chuyển sang năm sau cho các công trình vụ việc ............. 141 10.4.5 Báo cáo giá thành của các vụ việc công trình xây dựng, xây lắp .............................................................. 142

10.5 Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục ............................................................................. 142 10.5.1 Bài toán tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục ................................................................................. 142 10.5.2 Tổ chức các trường thông tin để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục ..................... 142 10.5.3 Trình tự khai báo và tính toán khi tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục ............................................. 142 10.5.4 Báo cáo giá thành của sản phẩm sản xuất liên tục .................................................................................. 143

10.6 Tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng .................................................................. 144 10.6.1 Bài toán tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng ........................................................................ 144 10.6.2 Tổ chức các trường thông tin để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng ........... 144 10.6.3 Trình tự khai báo và tính toán khi tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng ................................... 144 10.6.4 Báo cáo giá thành của sản phẩm sản xuất theo đơn hàng ......................................................................... 145

10.7 Phân tích thông tin theo một số trường tự do ......................................................................... 146 10.7.1 Chức năng viẹc quản lúy thông tin theo trường tự do ............................................................................. 146 Sử dụng các trường tự do trong SSE ACCOUNGTING để phục vụ nhu cầu quản lý ................................................ 146 10.7.2 Danh mục từ điển liên quan đến trường tự do ........................................................................................ 146 10.7.3 Báo cáo theo các trường tự do 1, 2, 3 .................................................................................................... 146

11. Phân hệ Kế toán tài sản cố định ............................................................................................. 146

11.1 Giới thiệu chung .................................................................................................................... 146

11.2 Khai báo các danh mục từ điển .............................................................................................. 147 11.2.1 Danh mục nguồn vốn hình thành TSCĐ ................................................................................................ 147 11.2.2 Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ ......................................................................................................... 147 11.2.3 Danh mục nhóm tài sản ....................................................................................................................... 147 11.2.4 Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ ....................................................................................................... 148 11.2.5 Danh mục phân nhóm TSCĐ ............................................................................................................... 148

11.3 Khai báo thông tin về tài sản.................................................................................................. 148

11.4 Khai báo các thay đổi liên quan đến tài sản............................................................................ 151 11.4.1 Điều chỉnh giá trị tài sản...................................................................................................................... 151 11.4.2 Khai báo thôi khấu hao tài sản ............................................................................................................. 151 11.4.3 Khai báo giảm tài sản .......................................................................................................................... 152 11.4.4 Điều chuyển tài sản giữa các bộ phận ................................................................................................... 152

11.5 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng ............................................................... 152

11.6 Tạo bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ ................................................................................... 152

11.7 Các báo cáo về quản lý tài sản cố định ................................................................................... 153 11.7.1 Các báo cáo kiểm kê về TSCĐ ............................................................................................................. 153 11.7.2 Các báo cáo tăng giảm TSCĐ .............................................................................................................. 153 11.7.3 Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ ....................................................................................... 153

11.8 Quản lý trang thiết bị ............................................................................................................ 153


6

12. Phân hệ Kế toán thuế ............................................................................................................ 154

12.1 Báo cáo thuế GTGT đầu vào ................................................................................................. 154 12.1.1 Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào ........................................................................................... 154 12.1.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào ................................................................................................................ 155

12.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra ................................................................................................... 155 12.2.1 Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra .............................................................................................. 155 12.2.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra .................................................................................................................. 156

12.3 Tờ khai thuế GTGT và sổ chi tiết các tài khoản thuế ............................................................. 157

12.4 Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp ................................................................... 157

13. Kế toán chủ đầu tư ................................................................................................................ 158

13.1 Cập nhật số liệu .................................................................................................................... 158

13.2 Sổ sách kế toán chủ đầu tư .................................................................................................... 158

13.3 Báo cáo kế toán chủ đầu tư ................................................................................................... 158


7

1. Giới thiệu chung

1.1 Tổ chức các phân hệ nghiệp vụ của SSE ACCOUNGTING

1.1.1 Các phân hệ của SSE ACCOUNGTING

SSE ACCOUNGTING có các phân hệ nghiệp vụ sau:

1. Hệ thống

2. Phân hệ kế toán tổng hợp

3. Phân hệ kế toán tiền măt và tiền ngân hàng

4. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

5. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

6. Phân hệ kế toán hàng tồn kho

7. Phân hệ kế toán giá thành sản xuất liên tục

8. Phân hệ kế toán giá thành sản xuất theo lệnh sản xuất

9. Phân hệ kế toán giá thành dịch vụ

10. Phân hệ kế toán TSCĐ

11. Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ

12. Phân hệ kế toán chủ đầu tư

13. Phân hệ báo cáo thuế.


8

Mối liên kết giữa các phân hệ trong SSE ACCOUNGTING

Số liệu cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình ngoài ra còn chuyển các thông tin cần

thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế

toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá

thành.

SS

E A

CC

OU

NG

TIN

G

Kế toán

vốn bằng tiền

Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Báo cáo bán hàng Sổ chi tiết công nợ

Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Báo cáo mua hàng Sổ chi tiết công nợ

Kế toán

hàng tồn kho

Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư

Kế toán giá thành sản xuất

Kế toán

tổng hợp

Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản

Kế toán giá thành dịch vụ

Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư

Kế toán tài sản, công cụ dụng cụ

Thẻ tài sản cố định, báo cáo khấu hao

Sổ sách kế toán(Sổ cái, sổ

chi tiết, sổ nhật ký chung...)

Báo cáo

tài chính

Báo cáo chi phí và báo cáo giá thành sản xuất,

dịch vụ

Báo cáo thuế

Báo cáo quản trị, báo cáo nội bộ


9

1.1.2 Phân hệ hệ thống

Chức năng

Phân hệ hệ thống có chức năng sau:

- Khai báo các tham số hệ thống và các tham số tùy chọn

- Quản lý và bảo trì số liệu

- Quản lý và phân quyền cho người sử dụng.

1.1.3 Phân hệ kế toán tổng hợp

Chức năng

Phân hệ kế toán tổng hợp dùng để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ

khác để lên các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán.

Cập nhật chứng từ

Phần lớn các chứng từ được cập nhật ở các phân hệ khác và chuyển thông tin về phân hệ kế toán

tổng hợp để lên các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán. Ở phân hệ kế toán tổng hợp người sử

dụng có thể cập nhật các chứng từ chung như các bút toán cuối kỳ, bút toán điều chỉnh... Trong

phân hệ này có các chức năng thực hiện phân bổ và kết chuyển tự động cuối kỳ.

Phân hệ kế toán tổng hợp có thể sử dụng như một phân hệ độc lập và tất cả các chứng từ đều có thể

nhập ở phân hệ này dưới dạng các chứng từ tổng quát. Tuy nhiên trong trường hợp này ta chỉ có

thể lên được các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán, còn các báo cáo khác thì không lên được.

Báo cáo

Phân hệ kế toán tổng hợp cung cấp các báo cáo sau:

- Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung

- Sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ

- Sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ

- Báo cáo tài chính

- Lọc tìm và tra cứu số liệu.

1.1.4 Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Chức năng

Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng dùng để theo dõi thu chi và thanh toán liên quan đến

tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay.


Các chứng từ sau được cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền:

- Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi


10

- Chứng từ ngân hàng: giấy báo có, giấy báo nợ (tiền gửi, tiền vay)

Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ được chuyển sang các phân hệ kế toán công nợ

phải thu hoặc phải trả, báo cáo thuế và kế toán tổng hợp.

Báo cáo

Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng cung cấp các báo cáo sau:

- Báo cáo liên quan đến tiền mặt và tiền gửi

- Báo cáo liên quan đến tiền vay.

1.1.5 Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Chức năng

Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu dùng để quản lý bán hàng và công nợ phải thu.


Các chứng từ được cập nhật trong phân hệ này gồm có:

- Hoá đơn bán hàng hoá kiêm phiếu xuất kho

- Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

- Hoá đơn bán dịch vụ

- Hóa đơn giảm giá

- Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại

- Phiếu ghi nợ ghi, có tài khoản công nợ

- Chứng từ bù trừ công nợ

Khi cập nhật các hoá đơn bán hàng chương trình sẽ kiểm tra số tồn kho từ phân hệ hàng tồn kho.

Các thông tin liên quan đến thu tiền của khách hàng sẽ do phân hệ kế toán vốn bằng tiền chuyển

sang.

Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ được chuyển sang các phân hệ hàng tồn kho, báo

cáo thuế và kế toán tổng hợp.

Báo cáo

Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu cung cấp các báo cáo sau:

- Báo cáo bán hàng

- Báo cáo công nợ theo khách hàng

- Báo cáo công nợ theo hóa đơn

- Báo cáo về hợp đồng và đơn hàng.


11

1.1.6 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Chức năng

Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả dùng để quản lý mua hàng và công nợ phải trả.



- Phiếu nhập mua hàng (nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng)

- Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

- Hoá đơn mua dịch vụ

- Phiếu thanh toán tạm ứng

- Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ

- Chứng từ bù trừ công nợ.

Các thông tin liên quan đến trả tiền cho nhà cung cấp sẽ do phân hệ kế toán vốn bằng tiền chuyển

sang.

Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ được chuyển sang các phân hệ hàng tồn kho, báo

cáo thuế và kế toán tổng hợp.

Báo cáo

Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả cung cấp các báo cáo sau:

- Báo cáo hàng nhập mua

- Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp

- Báo cáo công nợ theo hóa đơn

- Báo cáo về đơn hàng và hợp đồng.

1.1.7 Phân hệ kế toán hàng tồn kho

Chức năng

Phân hệ kế toán hàng tồn kho dùng để quản lý nhập xuất tồn kho hàng hoá, vật tư và thành phẩm,

tính giá hàng tồn kho.



- Phiếu nhập (nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập khác...)

- Phiếu xuất (xuất sử dụng, xuất cho sản xuất, xuất điều chỉnh...)

- Phiếu xuất điều chuyển kho

- Phiếu nhập xuất thẳng.


12

Các chứng từ mua bán được cập nhật ở các phân hệ mua hàng và bán hàng sẽ được chuyển sang

phân hệ hàng tồn kho.

Khi cập nhật chứng từ nhập xuất các thông tin liên quan sẽ được chuyển sang phân hệ kế toán tổng

hợp.

Báo cáo

Phân hệ hàng tồn kho cung cấp các báo cáo sau:

- Báo cáo về hàng nhập

- Báo cáo về hàng xuất

- Báo cáo về nhập xuất tồn kho.

1.1.8 Phân hệ kế toán chi phí và giá thành

Chức năng

Phân hệ kế toán chi phí và giá thành có chức năng tập hợp và phân bổ các chi phí, tính và lên các

báo cáo về giá thành.

Chương trình cho phép tính giá thành của các sản phẩm công nghiệp cũng như sản phẩm xây lắp.

Cập nhật số liệu

Số liệu liên quan đến giá thành chủ yếu được cập nhật từ các phân hệ khác (hàng tồn kho, mua

hàng, vốn bằng tiền, TSCĐ, tiền lương...) và chuyển sang phân hệ chi phí và giá thành.

Trong phân hệ chi phí và giá thành chủ yếu cập nhật các thông tin liên quan đến định mức, tỷ lệ

phân bổ...

Báo cáo

Chương trình cung cấp các loại báo cáo khác nhau liên quan đến các cách tổ chức thông tin khác

nhau để tập hợp chi phí và tính giá thành:

- Báo cáo theo chi phí theo tiểu khoản

- Báo cáo chi phí theo khoản mục phí

- Báo cáo theo vụ việc, công trình xây lắp

- Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

- Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng

- Báo cáo theo các trường tự do.

1.1.9 Phân hệ kế toán TSCĐ

Chức năng

Phân hệ này quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng...

Phân hệ quản lý TSCĐ hầu như tách biệt riêng.


13

Chương trình cho phép tự động tạo các bút toán khấu hao từ phân hệ kế toán TSCĐ chuyển sang

phân hệ kế toán tổng hợp.

Báo cáo

Phân hệ TSCĐ cung cấp các báo cáo sau:

- Báo cáo kiểm kê TSCĐ

- Báo cáo tăng giảm TSCĐ

- Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ.

1.1.10 Phân hệ kế toán chủ đầu tư

Chức năng

Phân hệ kế toán chủ đầu tư dùng để phục vụ các ban quản lý các dự án/công trình.

Cập nhật số liệu

Các chứng từ phát sinh được cập nhật ở các phân hệ nghiệp vụ tương ứng.

Ngoài ra còn phải cập nhật các thông tin liên quan đến dự toán công trình, số kế hoạch và các số

dư, số phát sinh lũy kế đầu kỳ…

Báo cáo

Phân hệ kế toán chủ đầu tư cho phép lên các báo cáo sau:

- Sổ sách kế toán chủ đầu tư

- Báo cáo kế toán chủ đầu tư.

1.1.11 Phân hệ báo cáo thuế

Chức năng

Phân hệ báo cáo thuế phục vụ lên các báo cáo thuế dựa trên các số liệu được cập nhật ở các phân

hệ khác.

Cập nhật các chứng từ thuế

Các chứng từ thuế GTGT đầu vào được cập nhật ở phần phiếu nhập mua hàng, phiếu nhập khẩu,

chứng từ chi phí mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp ở phân hệ mua hàng và công nợ phải

trả; phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng ở phân hệ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

Các chứng từ thuế GTGT đầu ra được cập nhật ở phần hoá đơn bán hàng, hoá đơn dịch vụ, phiếu

nhập hàng bán bị trả lại ở phân hệ bán hàng và công nợ phải thu

Báo cáo

Phân hệ báo cáo thuế cung cấp các báo cáo sau:

- Báo cáo thuế GTGT đầu vào

- Bảng kê thuế GTGT đầu ra


14

- Báo cáo quyết toán thuế GTGT và thu nhập doanh nghiệp.

1.2 Các đối tượng thông tin được quản lý trong SSE ACCOUNGTING

Các đối tượng thông tin được quản lý thông qua các danh mục từ điển. SSE ACCOUNGTING

quản lý các đối tượng thông tin sau:

Danh mục, đối tượng thông tin

trong SSE ACCOUNGTING Đối tượng thông tin được quản lý

Danh mục các màn hình chứng từ + Thông tin về các màn hình cập nhật chứng từ

Danh mục tiền tệ + Các loại tiền ngoại tệ

+ Đồng tiền hạch toán (VNĐ)

Danh mục tỷ giá + Tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng tiền hạch toán

Danh mục các đơn vị cơ sở + Các đơn vị, các công ty con.

Bộ phận hạch toán doanh thu, chi phí + Danh mục các bộ phận hạch toán trong công ty

Danh mục nhân viên + Danh mục các nhân viên trong công ty, đơn vị

Danh mục các tham số tuỳ chọn + Các tham số tuỳ chọn để khai báo cho phù hợp với từng

doanh nghiệp cụ thể

Danh mục tài khoản + Các tài khoản sổ cái và các tài khoản cấp cao hơn

Danh mục tiểu khoản

+ Các khoản mục chi phí: lương, văn phòng, công tác phí...

+ Các đối tượng tập hợp chi phí: bộ phận, trung tâm chi phí

+ Các đối tượng theo dõi doanh thu: bộ phận, trung tâm lợi

nhuận, ngành hàng...

Danh mục tài khoản ngân hàng + Các tài khoản tại các ngân hàng (dùng để cung cấp các

thông tin cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ chương trình)

Danh mục khế ước vay + Các khế ước vay

Danh mục khách hàng

+ Khách hàng (tk 131)

+ Các đối tượng công nợ phải thu (tk 1388)

+ Các đối tượng công nợ tạm ứng (tk 141)

+ Các đối tượng c.nợ phải thu nội bộ (tk 136)

+ Nhà cung cấp (tk 331)

+ Các đối tượng công nợ phải trả (tk 3388)

+ Các đối tượng c.nợ phải trả nội bộ (tk 336)


15

Danh mục phân nhóm khách hàng + Phân nhóm khách hàng

+ Phân nhóm các nhà cung cấp

Danh mục hợp đồng bán + Hợp đồng, đơn hàng bán

Danh mục phân nhóm các hợp đồng

bán

+ Phân nhóm các hợp đồng bán

Danh mục hợp đồng mua + Hợp đồng, đơn hàng mua

Danh mục phân nhóm các hợp đồng

mua

+ Phân nhóm các hợp đồng mua

Danh mục thuế suất GTGT + Thuế suất GTGT

Danh mục bộ phận kinh doanh + Bộ phận kinh doanh

+ Nhân viên kinh doanh

Danh mục giá bán + Giá bán hàng hoá, thành phẩm

Danh mục vật tư + Danh điểm vật tư, CCLĐ, thành phẩm, hàng hoá

Danh mục phân nhóm vật tư + Phân nhóm vật tư

Danh mục kho hàng, vị trí

+ Kho hàng

+ Đại lý

+ Vị trí (chi tiết của kho hàng)

Danh mục lô + Danh sách các lô hàng

+ Hạn dùng

Danh mục đơn vị tính + Đơn vị tính của hàng hóa vật tư

Danh mục quy đổi các đơn vị tính + Quy đổi giữa các đơn vị

Danh mục vụ việc + Hạng mục công trình xây dựng

+ Hạng mục công trình XDCB

Danh mục phân nhóm vụ việc + Công trình, dự án

+ Phân nhóm sản phẩm

Danh mục khoản mục phí + Các khoản mục chi phí

Danh mục TSCĐ + TSCĐ

Danh mục nhóm TSCĐ + Phân nhóm TSCĐ theo quy định của Bộ tài chính

Danh mục phân nhóm TSCĐ + Phân nhóm TSCĐ

Danh mục các nguồn vốn TSCĐ + Các nguồn vốn hình thành TSCĐ


16

Danh mục các lý do tăng giảm TSCĐ + Các lý do tăng giảm TSCĐ

Danh mục các bộ phận sử dụng TSCĐ + Các bộ phận sử dụng TSCĐ

Danh mục từ điển tự do + Người dùng tự định nghĩa

Danh mục từ điển tự do 2 + Người dùng tự định nghĩa

Danh mục từ điển tự do 3 + Người dùng tự định nghĩa.

1.3 Phân loại chứng từ trong SSE ACCOUNGTING

Trong SSE ACCOUNGTING các chứng từ đầu vào được phân loại như sau:

Loại chứng từ Ghi chú

Kế toán tổng hợp

Phiếu kế toán Các bút toán điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển cuối kỳ.

Bút toán phân bổ tự động

Bút toán do chương trình tự động tạo ra dựa trên dựa trên các

khai báo của người sử dụng về tài khoản sẽ phân bổ, các tài

khoản sẽ nhận phân bổ và hệ số phân bổ. Chương trình cho

phép phân bổ theo các vụ việc (công trình xây lắp, sản phẩm).

Ví dụ: phân bổ 621 - 154, 622 - 154, 623 - 154, 627 - 154...

Bút toán kết chuyển tự động

Bút toán do chương trình tự động tạo ra dựa trên dựa trên các

khai báo của người sử dụng về tài khoản sẽ kết chuyển, các tài

khoản sẽ nhận giá trị kết chuyển. Chương trình cho phép kết

chuyển theo các vụ việc (công trình xây lắp, sản phẩm).

Ví dụ: kết chuyển 531 - 511, 532 - 511, 511 - 911, 621 - 154,

622 - 154, 641, 642 - 911, 632 - 911, 911 - 4212...

Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ Cuối năm đánh giá lại theo tỷ giá hiện hành đối với các tài

khoản có gốc ngoại tệ theo qui định của chuẩn mực kế toán

Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Giấy báo có (thu) của ngân hàng

Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

Phiếu thu tiền mặt

Phiếu chi tiền mặt

Bán hàng và công nợ phải thu

Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất

kho

Phiếu nhập hàng bán bị trả lại


17

Hoá đơn dịch vụ

Hóa đơn giảm giá

Dịch vụ, hàng hóa bị trả lại

Phiếu ghi nợ, ghi có

Chứng từ bù trừ công nợ

Mua hàng và công nợ phải trả

Phiếu nhập mua hàng

Phiếu nhập khẩu

Phiếu nhập chi phí mua hàng

Dùng trong trường hợp hàng tồn kho đánh giá theo phương

pháp nhập trước xuất trước. Trong các trường hợp khác có thể

nhập như là một phiếu nhập mua bình thường với số lượng =

0.

Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Hoá đơn mua hàng dịch vụ Ví dụ: hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền điện thoại... trong

trường hợp hạch toán qua công nợ phải trả (tk 331)

Phiếu thanh toán tạm ứng

Trong trường hợp nhập thanh toán tạm ứng mua hàng hóa, vật

tư nếu nhập cả phiếu nhập mua và phiếu thanh toán tạm ứng

thì phải khai báo tài khoản 141 là tài khoản khử trùng.

Phiếu ghi nợ, ghi có

Chứng từ bù trừ công nợ

Hàng tồn kho

Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sản phẩm từ sản xuất, nhập khác

Phiếu xuất kho Phiếu xuất cho sản xuất, xuất trả lại nhà cung cấp, xuất khác

Phiếu xuất điều chuyển kho

Chương trình tự động tạo ra một phiếu nhập kho với số và

ngày của chứng từ trùng với số và ngày của phiếu xuất điều

chuyển.

Phiếu nhập xuất thẳng

Tài sản cố định

Bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ

Bút toán do chương trình tự động tạo dựa trên bảng phân bổ

khấu hao TSCĐ.

Có thể nhập bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ ở mục Phiếu kế

toán trong phân hệ Kế toán tổng hợp.


18

1.4 Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong SSE

ACCOUNGTING

1.4.1 Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng

Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể 02 chứng từ ban đầu với sơ đồ

hạch toán nợ có trùng nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp:

1. Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng

2. Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ: có giấy báo nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền

mặt.

3. Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: có giấy báo nợ của ngân hàng A

và giấy báo có của ngân hàng B.

4. Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt: có phiếu chi tiền mặt và phiếu nhập vật

tư, hàng hoá.

5. Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: có hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt

Trong mỗi trường hợp ví dụ nêu trên hai chứng từ đều có sơ đồ hạch toán trùng nhau nhưng do hai

kế toán viên khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa các thông tin khác nhau. Ví dụ như bán hàng

thu tiền ngay thì hoá đơn bán hàng do kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về lượng, đơn

giá, trị giá hàng hoá còn phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá

trị hàng bán ra. Chính vì vậy cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý chứng từ trên máy.

Nếu xem xét kỹ các phát sinh có chứng từ trùng thì ta có thể phân loại chúng thành các nhóm sau:

Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

1. Nộp tiền mặt vào ngân hàng

2. Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ

3. Chuyển tiền giữa các ngân hàng

4. Mua ngoại tệ

5. Bán ngoại tệ.

Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền

gửi ngân hàng

1. Mua hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

2. Bán hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư

Thanh toán tạm ứng mua hàng hoá, vật tư

Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay

Cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch...).


19

1.4.2 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân

hàng

Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ - phiếu chi hoặc chứng từ ngoại tệ

Trong trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thì chỉ

cập nhật một trong 02 chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy theo trình

tự ưu tiên như sau:

1. Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ.

2. Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng.

3. Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so

với giấy báo có (thu).

Theo trình tự ưu tiên này thì chứng từ được lựa chọn để cập nhật trong các trường hợp thường xảy

ra trên thực tế sẽ như sau:

Nghiệp vụ Ctừ 1 Ctừ 2 Ctừ cập nhật

Mua ngoại tệ của

ngân hàng

Giấy báo nợ tiền

VNĐ của ngân hàng

Giấy báo có tiền NT

của ngân hàng

Giấy báo có tiền NT của ngân

hàng

Mua tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền VNĐ Phiếu thu tiền NT Phiếu thu tiền NT

Bán ngoại tệ cho

ngân hàng

Giấy báo nợ tiền NT

của ngân hàng

Giấy báo có tiền

VNĐ của ngân hàng

Giấy báo nợ tiền NT của ngân

hàng

Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền VNĐ Phiếu chi tiền NT

Nộp tiền mặt vào

ngân hàng

Phiếu chi tiền mặt Giấy báo có của

ngân hàng

Phiếu chi tiền mặt

Rút tiền gửi ngân

hàng về quỹ

Giấy báo nợ của

ngân hàng

Phiếu thu tiền mặt Phiếu thu tiền mặt

Chuyển tiền giữa 02

ngân hàng

Giấy báo nợ của

ngân hàng A

Giấy báo có của

ngân hàng B

Giấy báo nợ của ngân hàng A

Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang chuyển

Nếu ta muốn nhập cả 2 chứng từ thì phải hạch toán qua tài khoản trung gian - 113 - tiền đang

chuyển.

1.4.3 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay

bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Trong các trường hợp liên quan đến tiền và vật tư như trong các trường hợp mua bán vật tư thanh

toán bằng tiền mặt do chứng từ tiền và chứng từ vật tư chứa các thông tin khác nhau nên dưới đây

sẽ trình bày các phương án khác nhau cho việc cập nhật các chứng từ này. Việc chọn phương án

nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp.


20

Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán

Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan

đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật

tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán thì thông tin được lấy từ chứng từ thu chi.

Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ

Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán như trường

hợp mua bán trả chậm. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ thu chi và vật tư đều được cập nhật.

Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch toán sẽ không biết là

mua bán trả chậm hay thanh toán ngay.

Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi

tiền

1.4.4 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư

Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ta có 02 chứng từ: Giấy đề

nghị thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau

cho việc cập nhật các chứng từ này. Việc chọn phương án nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh

cụ thể của từng doanh nghiệp.

Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán

Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan

đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật

tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán thì thông tin được lấy ở chứng từ liên quan đến

giấy đề nghị thanh toán tạm ứng.

Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật giấy đề nghị

thanh toán tiền tạm ứng

1.4.5 Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay

Trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch...) sẽ xuất hiện 2

chứng từ: hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt. Có 3 phương án cập nhật chứng từ trong trường

hợp này.

Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản công nợ

Cả 2 chứng từ đều được cập nhật thông qua tài khoản công nợ phải thu.

Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản tiền mặt

Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra.

Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế

toán.

Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt


21

Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn gốc, thuế suất...

để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra.

1.5 Quy trình xử lý số liệu trong SSE ACCOUNGTING

Trong SSE ACCOUNGTING quy trình xử lý được thực hiện theo sơ đồ sau:

Nghiệp vụ

kinh tế phát sinh

Lập chứng từ

Chứng từ kế toán

Các tệp sổ chi tiết

Chuyển sổ cái

Các tệp sổ cái

Chuyển sổ cái

Sổ sách và báo cáo tài chính, báo cáo quản trị


22

1.6 Vấn đề quản lý đa ngoại tệ trong SSE ACCOUNGTING

SSE ACCOUNGTING cho phép quản lý nhiều loại ngoại tệ khác nhau. Chương trình có 3 trường

riêng biệt để lưu tiền nguyên tệ, tỷ giá quy đổi và tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán. Đối với các

giao dịch là đồng tiền hạch toán thì trường tỷ giá bằng 1 và trường nguyên tệ bằng trường đồng

tiền hạch toán.

Khi lên các báo cáo chương trình cho phép lựa chọn 2 mẫu báo cáo: báo cáo chỉ có các giá trị theo

đồng tiền hạch toán và báo cáo liệt kê cả giá trị nguyên tệ và giá trị quy đổi ra đồng hạch toán.

1.7 Vấn đề quản lý số liệu nhiều năm khác nhau trong SSE ACCOUNGTING

Trong SSE ACCOUNGTING số liệu các năm khác được lưu trữ trong cùng một cơ sở dữ liệu và

chúng được phân biệt bằng một trường năm. Việc lưu trữ chung này cho phép người sử dụng dễ

dàng lên được các báo cáo với số liệu liên quan đến nhiều năm khác nhau.

Đối với các số dư đầu năm và phát sinh luỹ kế đến đầu năm thì hàng năm người sử dụng phải thực

hiện việc kết chuyển số dư sang năm mới và tính số phát sinh luỹ kế đến đầu năm mới.

1.8 Vấn đề quản lý số liệu của đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty trong

SSE ACCOUNGTING

Đối với các công ty có nhiều đơn vị thành viên và số liệu của mỗi đơn vị thành viên được nhập

riêng sau đó được gửi về văn phòng công ty, chương trình cho phép quản lý riêng số liệu của từng

đơn vị thành viên ở tại văn phòng công ty và số liệu tổng hợp toàn công ty của tất cả các đơn vị

thành viên.

Trong SSE ACCOUNGTING có một trường thông tin riêng để quản lý các đơn vị thành viên.

1.9 Vấn đề giao diện và báo cáo bằng tiếng Anh và tiếng Việt trong SSE

ACCOUNGTING

SSE ACCOUNGTING cho phép lựa chọn giao diện bằng tiếng Việt hoặc bằng tiếng Anh tuỳ theo

yêu cầu của người sử dụng.

Trong các danh mục từ điển các trường tên từ điển luôn có 2 dòng tên: tên bằng tiếng Việt và tên

bằng tiếng Anh. Khi lên báo cáo bằng tiếng Việt thì chương trình sẽ dòng tên tiếng Việt, khi lên

báo cáo bằng tiếng Anh thì chương trình lấy dòng tên tiếng Anh trong danh mục từ điển.

1.10 Vấn đề in chứng từ trên máy

Chương trình cho phép in chứng từ trực tiếp từ chương trình ra máy in. Việc này sẽ giúp cho thông

tin luôn kịp thời và giảm thiểu các sai sót.

Trong chương trình đã cài đặt sẵn các mẫu chứng từ. Trong trường hợp in chứng từ theo mẫu đặc

thù thì phải thực hiện các sửa đổi mẫu theo yêu cầu.


23

2. Các công việc chuẩn bị cho sử dụng SSE

2.1 Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng SSE

ACCOUNGTING

Việc chuẩn bị cẩn thận trước khi sử dụng SSE ACCOUNGTING là tối quan trọng. Nó sẽ trợ giúp

cho việc khai thác thông tin sau này dễ dàng và hiệu quả, tránh những sửa chữa, làm đi làm lại

nhiều lần.

Công việc chuẩn bị liên quan đến 2 khía vấn đề:

- Hệ thống hoá các thông tin

- Hệ thống hoá quy trình xử lý thông tin.

Dưới đây là bản liệt kê danh sách các công việc cần phải chuẩn bị trước khi sử dụng SSE

ACCOUNGTING.

1. Xác định các yêu cầu về quản lý

2. Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của SSE ACCOUNGTING

3. Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin

4. Xây dựng các danh mục từ điển

5. Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn

6. Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính

7. Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ

8. Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh luỹ kế

9. Xác định danh sách từng người sử dụng SSE ACCOUNGTING, công việc và phân quyền

truy nhập.

2.1.1 Xác định các yêu cầu về quản lý

Liệt kê các báo cáo cần phải có hiện tại cũng như trong tương lai.

Liệt kê quy trình xử lý số liệu.

Việc này là cơ sở tối quan trọng cho việc chúng ta xác định để lên được báo cáo thì các thông tin

gì cần phải cập nhật và ngược lại các thông tin nào thì để phục vụ cho báo cáo nào.

2.1.2 Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của SSE ACCOUNGTING

Việc nắm rõ cách tổ chức và xử lý thông tin của SSE ACCOUNGTING cùng với việc xác định rõ

các yêu cầu về quản lý sẽ giúp cho chúng ta tổ chức thông tin và quy trình xử lý thông tin một cách

phù hợp và tiện lợi nhất.

Ta phải nắm rõ SSE ACCOUNGTING có các phân hệ nghiệp vụ gì, trong mỗi phân hệ thì có các

nghiệp vụ, quy trình cập nhật và xử lý của từng nghiệp vụ như thế nào. Các màn hình nhập liệu

thông tin đầu vào có các thông tin gì và chúng được xử lý như thế nào.


24

SSE ACCOUNGTING quản lý các đối tượng gì tương ứng với các danh mục từ điển nào.

Xác định rõ các tham số hệ thống và các tham số tuỳ chọn của SSE ACCOUNGTING được sử

dụng như thế nào.

Một phần không kém phần quan trọng là cũng phải làm rõ những thông tin nào được xác định ở

phần công việc 1 mà phần mềm không quản lý được, những báo cáo nào mà phần mềm không cung

cấp được. Phải xác định xem liệu phần mềm có thể hỗ trợ một phần nào đó để có thể lên được các

báo cáo cần thiết không? Phần mềm có thể kết xuất dữ liệu ra EXCEL các thông tin cần thiết phục

vụ cho việc xử lý tiếp theo để lên được báo cáo không.

2.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin

Trên cơ sở kết quả của công việc 1 và 2 ta phải xác định các trường thông tin nào trong SSE

ACCOUNGTING sẽ được sử dụng cho việc quản lý thông tin nào của doanh nghiệp và quy trình

xử lý thông tin như thế nào.

Ta phải xác định những thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục tài khoản và tiểu khoản,

thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục vụ việc...

2.1.4 Xây dựng các danh mục từ điển

Các danh mục từ điển cần xây dựng gồm có: danh mục đơn vị cơ sở, danh mục tiền tệ, danh mục

tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục vụ việc (công

trình, hạn mục công trình, đề án, ...), Danh mục hợp đồng mua/bán, danh mục khế ước vay, danh

mục kho hàng, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục bộ phận kinh doanh, danh mục thuế suất, danh

mục TSCĐ, danh mục trường tự do...

Liệt kê danh sách các mục của từng danh mục từ điển.

Xác định cách thức mã hoá của từng danh mục từ điển. Việc mã hoá như thế nào để đảm bảo phục

vụ được công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng. Việc mã

hoá phải được lưu ý đặc biệt trong trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được

gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu trung tâm.

Xác định cách thức phân loại, phân nhóm các danh mục từ điển để lên được các báo cáo quản lý

cần thiết. Phân nhóm khách hàng, phân nhóm các nhà cung cấp, phân nhóm danh mục vật tư, danh

mục TSCĐ, phân nhóm danh mục vụ việc...

Gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hoá của các danh mục

Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:

- Mã phải là duy nhất trong danh mục

- Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu

- Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải

tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh.

- Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng cho sao cho thật tiện lợi cho

việc xử lý và lên các báo cáo.


25

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục.

- Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới

bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một

tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi

liệt kê theo vần ABC.

- Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ

đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của

khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ...

- Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia

thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ đối

với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố,

chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu

bằng HCM...

- Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các

đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục

từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để

tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.

Lưu ý khi mã hoá không nến để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong

mã của một danh điểm khác. Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này

phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

2.1.5 Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tùy chọn

Khai báo các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp như tên, địa chỉ, mã số thuế...

Khai báo đồng tiền hạch toán, năm tài chính.

Khai báo số chữ số thập phân được hiện ở các trường số lượng, đơn giá, tiền ngoại tệ...

Xác định định kỳ lưu trữ số liệu…

2.1.6 Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính

Thông thường là ngày 1/1 nhưng có thể là ngày bắt kỳ trong năm tùy đặc thù của doanh nghiệp

2.1.7 Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ

Các số dư của tài khoản, của khách hàng, số tồn kho được nhập vào chương trình là số dư của ngày

nào.

2.1.8 Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh lũy kế

Xác định số dư đầu kỳ của các tài khoản, tiểu khoản.

Xác định số dư đầu kỳ của các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác.

Xác định số tồn kho và số dư đầu kỳ của các mặt hàng, vật tư và thành phẩm.

Xác định số liệu liên quan đến TSCĐ: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao...


26

Xác định các số phát sinh luỹ kế của các tiểu khoản, của các vụ việc đối với các doanh nghiệp có

sử dụng các báo cáo liên quan đến các số phát sinh lũy kế.

2.1.9 Xác định danh sách từng người sử dụng SSE ACCOUNGTING, công việc và phân

quyền truy nhập

Lên danh sách các người sử dụng, quy định tên truy nhập chương trình và phân quyền truy nhập

vào các chức năng cần thiết trong chương trình.

2.2 Lựa chọn phương án tổ chức thông tin

Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau. Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh thu của

công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình thông qua trường

vụ việc.

Việc lựa chọn phương án tổ chức thông tin cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng trên cơ sở nghiên cứu

kỹ cách thức tổ chức thông tin của SSE ACCOUNGTING (đã được trình bày ở chương 1) để lựa

chọn phương án tối ưu về lên báo cáo và dễ dàng nhập liệu cũng như xử lý số liệu.

Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong SSE ACCOUNGTING.

Trên cơ sở các phương án này ta phải lựa chọn xem để quản lý đối tượng thông nào thì sử dụng

danh mục nào, trường nào trong SSE ACCOUNGTING.

Đối tượng thông tin cần quản

lý

Phương án quản lý trong SSE

ACCOUNGTING

Ghi chú

Tài khoản, tiểu khoản Danh mục tài khoản

Tài khoản ngân hàng Danh mục tài khoản ngân hàng Dùng để cung cấp các thông tin

cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ

chương trình

Khế ước vay Danh mục khế ước vay

Khách hàng, nhà cung cấp, các

đối tượng công nợ phải thu,

phải trả

Danh mục khách hàng

Phân loại khách hàng, nhà cung

cấp, các đối tượng công nợ

Danh mục phân loại khách hàng Ví dụ: Phân theo địa lý, đại

lý/khách lẻ.

Hợp đồng, đơn hàng (mua/bán) Đơn hàng, hợp đồng

Danh mục thuế suất Danh mục thuế suất

Bộ phận kinh doanh, nhân viên

kinh doanh

Danh mục bộ phận, nhân viên

kinh doanh

Nhân viên Danh mục nhân viên

Danh mục giá bán Danh mục giá bán


27

Vật tư, CCLĐ, hàng hoá, thành

phẩm

Danh mục vật tư

Phân loại vật tư, hàng hoá Danh mục phân loại vật tư,

hàng hoá

Kho hàng Danh mục kho hàng

Hạng mục công trình xây dựng;

Đề án, dự án, vụ việc

Danh mục vụ việc

Công trình, dự án Danh mục phân loại vụ việc

Khoản mục phí Danh mục tài khoản, tiểu khoản

Danh mục khoản mục phí Sử dụng trong trường hợp phải

giữ theo hệ thống cũ.

Sản phẩm: tập hợp chi phí và

tính giá thành

Danh mục sản phẩm

Danh mục tài khoản, tiểu khoản Sử dụng trong trường hợp số

lượng sản phẩm không quá

nhiều và ít thay đổi.

TSCĐ Danh mục tài sản cố định

Phân loại TSCĐ Danh mục phân loại TSCĐ

Nguồn vốn hình thành TSCĐ Danh mục nguồn vốn TSCĐ

Lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm

TSCĐ

Bộ phận sử dụng TSCĐ Danh mục bộ phận sử dụng

TSCĐ

Các loại tiền ngoại tệ Danh mục tiền tệ

Trang thiết bị Danh mục trang thiết bị

Tỷ giá quy đổi ngoại tệ Danh mục tỷ giá

Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh

cần theo dõi hạch toán chi phí

và doanh thu hoặc công nợ

Danh mục tài khoản, tiểu khoản

Danh mục bộ phận hạch toán

Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh

cần theo dõi để lên được các

báo cáo kế toán như 1 đơn vị

độc lập

Danh mục đơn vị cơ sở


28

Các đối tượng thông tin khác Danh mục các trường tự do Người dùng tự định nghĩa

2.3 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty

Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường hợp công ty

có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa lý khác nhau và số liệu

được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về văn phòng công ty.

Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng và có 1 cở

sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty. Khi số liệu của đơn vị thành viên gửi về thì sẽ

copy vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và vào cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty.

Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và khi số liệu gửi

về thì copy vào cơ sở dữ liệu chung.

Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn công ty. Phương

án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành viên.

3. Các thao tác chung khi sử dụng SSE ACCOUNGTING

3.1 Hệ thống menu

Hệ thống menu trong SSE ACCOUNGTING được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp.

Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:

1. Hệ thống

2. Kế toán tổng hợp

3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay

4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

5. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

6. Kế toán hàng tồn kho

7. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, công trình

8. Kế toán tài sản cố định

9. Báo cáo thuế

10. Báo cáo tài chính

11. Kế toán chủ đầu tư

Cấp menu thứ 2 liệt các các chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ. Các chức năng chính

này tương đối thống nhất trong tất cả các phân hệ và bao gồm các chức năng sau:

1. Cập nhật số liệu

2. Lên báo cáo

3. Khai báo danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn


29

4. In các danh mục từ điển.

Cấp menu thứ 3 liệt kê ra từng chức năng nhập liệu cụ thể hoặc báo cáo cụ thể được nêu ra trong

menu cấp 2 tương ứng.

3.2 Các phím chức năng

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi

phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng thống nhất

mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng

của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường

hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình.

F1 - Trợ giúp

F2 - Xem thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển)

F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)

F4 - Thêm một bản ghi mới

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.

F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo

F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển

Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển

F7 - In

F8 - Xoá một bản ghi

F9 - Máy tính

F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu

xem số liệu…

Esc - Thoát

Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…

Ctrl + U - Không chọn tất cả

Ctrl + F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu

Ctrl + G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (Ctrl + F) trong màn hình xem

số liệu.


30

3.3 Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ

Trong SSE ACCOUNGTING bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác

cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này.

Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ

Màn hình thông thường có 04 phần:

Phần 1 - các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng

từ, mã khách hàng, diễn giải, loại tiền...

Phần 2 - danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó.

Phần 3 - gồm có các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí, trạng thái chuyển vào

sổ sách kế toán...

Phần 4 - các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem / sửa / xoá / tạo

mới/ copy, tìm,...

Dưới đây là ví dụ về màn hình cập nhật một hoá đơn bán hàng:

Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà các thông tin về chúng sẽ khác nhau.

Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ

Trong SSE ACCOUNGTING khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:

1. Vào chứng từ mới

2. Copy chứng từ


31

3. Lưu chứng từ

4. In chứng từ trên máy (trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ)

5. Lọc tìm các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/sửa/xoá

6. Sửa một chứng từ

7. Xoá một chứng từ

8. Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

9. Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (bằng cách click chuột phải trên màn hình nhập liệu)

10. Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối (biểu tượng )

11. Xem báo cáo (biểu tượng )

12. Sử dụng máy tính (biểu tượng )

13. Xem thông tin sổ cái, thẻ kho, bảng kê thuế đầu vào/đầu ra, các chứng từ bị xóa, người cập

nhật chứng từ, người sửa chứng từ lần cuối, đổi mã đơn vị cơ sở, chọn thời gian làm việc (

biểu tượng )

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật

chứng từ. Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần

thiết.

Quy trình vào một chứng từ mới

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá đơn bán hàng.

1. Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Bán hàng và công nợ phải thu \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơn

bán hàng"

2. Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật

chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình

nhập chứng từ. Chỉ có nút <<Lưu>> là mờ, các nút còn lại là hiện. Con trỏ nằm tại nút

<<Sửa>>.

3. Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến

trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.

4. Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ,

các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết

khấu, hạn thanh toán, trạng thái...

5. Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì

sẽ hiện lên thông báo "Chương trình đã thực hiện xong".

6. Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút <<Mới>> và ta

có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:


32

+ Mới : Vào chứng từ mới

+ Copy : Copy một chứng từ

+ In Ctừ : In chứng từ hiện thời ra máy in

+ Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời

+ Xoá : Xoá chứng từ hiện thời

+ Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

+ Tìm : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá

+ PgUp : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời

+ PgDn : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời

+ Xem báo cáo ngay trong màn hình nhập liệu

+ Quay ra : Kết thúc cập nhật.

Các lưu ý khi sửa xoá chứng từ

Khi chứng từ đã được lưu thì việc sửa xoá chứng từ chỉ được thực đối với những người có quyền

sửa xoá chứng từ. Quyền này được khai báo trong phần khai báo và phân quyền cho những người

sử dụng chương trình ở phân hệ “Hệ thống”.

Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ

1. Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Bán hàng và công nợ phải thu \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơn bán

hàng".

2. Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật

chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình

nhập chứng từ. Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>.

3. Chuyển con trỏ đến nút <<Lọc>> và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật trước đó

ra để sửa. Chương trình sẽ hiện lên màn hình để vào các điều kiện lọc chứng từ

4. Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng từ có

trong máy và đưa ra màn hình để xem.

5. Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá.

6. Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật.

7. Dịch con trỏ đến nút <<Sửa>> và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau đó lưu

lại.

8. Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút <<Xoá>> và ấn Enter để xoá. Chương trình sẽ đưa

ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?". Nếu đồng ý thì chọn "Yes", nếu không thì chọn "No".

9. Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần <<Xem>> để xem các chứng từ

khác và thực hiện các thao tác cần thiết.


33

Các tiện ích khi cập nhật chứng từ

Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng SSE ACCOUNGTING cung cấp một loạt các tiện ích sau:

1. Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện

thời.

2. Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong

lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ để tìm bản ghi cần thiết. Sau khi

thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.

3. Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện

bằng nhiều cách. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục

cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự

đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm

tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm

một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng/ vật tư có chứa thông qua phím F5 - Tìm theo tên.

4. Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta

chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong

màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh

điểm trong danh mục.

5. Sau khi cập nhật đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu ta có thể lựa chọn trạng thái

chuyển chứng từ vào sổ sách kế toán trước khi lưu. Chương trình hiện tại có 3 trạng thái để

lựa chọn: 0 - Không chuyển, 1 - Chuyển vào sổ kho (các chứng từ liên quan đến vật tư), 2 -

Chuyển vào sổ cái (bao gồm cả chuyển vào sổ kho). Chương trình luôn mặc định ở trạng

thái 2 - Chuyển vào sổ cái.

6. Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>.

7. Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn

khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

8. Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem

báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.

9. Chức năng lọc tìm chứng từ đa dạng, theo nhiều trường thông tin khác nhau (bao gồm cả

thông tin các trường tự do). Ngoài ra chương trình còn cho phép người dùng lọc tìm chứng

từ theo các điều kiện chi tiết và nâng cao hơn như tìm theo các hàm: if, and, or, empty,

not…

10. Chức năng chọn khoản thời gian nhập liệu, xem các chứng từ bị xóa trước đó, xem thông

tin người cập nhật chứng từ, thời gian cập nhật, người sửa chứng từ sau cùng, thời gian sửa,

sổ cái, sổ kho, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra…

11. Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột

phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập.


34

3.4 Các thông tin chung cần lưu ý khi cập nhập chứng từ

Trong mục này sẽ trình bày các vấn đề chung cần lưu ý khi cập nhật các chứng từ.

Các thông tin liên quan ngày lập chứng từ và ngày hạch toán

Trong SSE ACCOUNGTING chương trình cho phép lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán.

Ngày hạch toán được ngầm định lấy bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày

hạch toán và ngày hạch toán có thể khác ngày lập chứng từ.

Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng mọi tính toán chương

trình chỉ làm việc với ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉ lưu như là một thông tin chú thích

thêm.

Về việc tự động đánh số chứng từ trong SSE ACCOUNGTING

SSE ACCOUNGTING cho phép đánh số chứng từ 1 cách tự động.

Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối

cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng 1 số mong muốn.

Khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng

đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.

Trong trường hợp số chứng từ được đánh theo tháng, quý hoặc năm thì khi vào chứng từ của tháng

mới, quý mới hoặc năm mới ta chỉ việc sửa lại số của chứng từ đầu tiên của tháng/quý/năm mới bắt

đầu từ 1 và các số của các chứng từ tiếp theo sẽ do chương trình tự động tăng dần lên bằng 2, 3,

4...

Trong trường hợp một loại chứng từ được nhập ở nhiều màn hình khách nhau, ví dụ như phiếu

nhập kho được cập nhật ở các màn phiếu nhập mua nội địa, nhập khẩu, nhập hàng bán bị trả lại,

nhập nội bộ thì trong danh mục chứng từ ta chỉ việc khai báo các màn hình này có cùng một mã

chứng từ mẹ và chương trình sẽ hiểu để đánh số cho các loại chứng từ này cùng một hệ thống đánh

số.

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho và mỗi kho có hệ thống đánh số riêng thì người sử

dụng phải tự nhập số chứng từ mà không sử dụng hệ thống đánh số tự động được.

Người sử dụng có thể khai báo trong danh mục chứng từ cho từng loại chứng từ một là loại nào

đánh số tự động, loại nào do người sử dụng tự nhập.

Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong SSE ACCOUNGTING

Trong SSE ACCOUNGTING khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với

từng loại chứng từ trong cùng 1 năm. Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương trình sẽ

cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục chứng từ là cho phép hay không cho phép trùng

số chứng từ chương trình sẽ cho phép lưu hay không được lưu chứng từ mới nhập.

3.5 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ

Về việc lựa chọn mã đồng tiền hạch toán và mã ngoại tệ giao dịch


35

Trong SSE ACCOUNGTING các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ liên quan

đến đồng tiền hạch toán (Việt nam đồng hoặc một ngoại tệ nào đó) được cập nhật trên cùng một

màn hình.

Mã đồng tiền hạch toán được khai báo trong menu "Hệ thống \ Danh mục từ điển và tham số hệ

thống \ Khai báo các tham số tuỳ chọn".

Mã ngoại tệ ngầm định của từng màn hình nhập chứng từ được khai báo trong danh mục chứng từ.

Khi nhập mới một chứng từ chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ của

giao dịch trước đó. Nếu trước đó chưa có giao dịch nào thì chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ

ngầm định là mã ngoại tệ ngầm định khai báo trong danh mục chứng từ.

Việc lựa chọn mã ngoại tệ giao dịch được thực hiện ở nút chọn mã ngoại tệ trên màn hình cập nhật

chứng từ.

Về việc lưu giữ giá trị tiền ngoại tệ và giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán (VNĐ)

Về các giá trị tiền VNĐ và ngoại tệ trong SSE ACCOUNGTING lưu số liệu như sau:

1. Có một trường lưu mã loại ngoại tệ của giao dịch. Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì sẽ

lưu mã là "VND". Nếu giao dịch là ngoại tệ thì sẽ lưu mã của đồng ngoại tệ.

2. Có một trường lưu giá trị tiền nguyên tệ. Trong trường hợp giao dịch là đồng Việt nam thì

giá trị này đúng bằng giá trị tiền VNĐ trên chứng từ.

3. Có một trường tỷ giá lưu tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam. Nếu giao dịch là đồng

Việt nam thì chương trình tự động gán giá trị bằng 1 cho trường tỷ giá.

4. Có một trường lưu giá trị tiền VNĐ. Nếu giao dịch là ngoại tệ thì trường này có giá trị bằng

(Nguyên tệ * Tỷ giá). Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì giá trị 02 trường nguyên tệ và

VNĐ bằng nhau.

Về việc tính toán quy đổi tiền ngoại tệ và đồng tiền hạch toán (VNĐ)

Trên màn hình cập nhật chứng từ có 03 trường: tiền ngoại tệ, tỷ giá và tiền VNĐ. Do chương trình

gộp chung các giao dịch đồng Việt nam và ngoại tệ trên cùng một màn hình nên khi cập nhật cần

lưu ý sau.

1. Đối với các giao dịch là đồng Việt nam

Trường ngoại tệ lúc này cũng được hiểu là VNĐ và ta gõ số tiền VNĐ vào đây. Trường tỷ

giá lúc này sẽ được tự động gán giá trị bằng 1 và trường tiền VNĐ cũng được tự động gán

giá trị của trường tiền ngoại tệ.

2. Đối với các giao dịch là ngoại tệ

Ta gõ số tiền nguyên tệ vào trường ngoại tệ và tỷ giá quy đổi ra VNĐ vào trường tỷ giá.

Trường tiền VNĐ được tự động gán giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá).

Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền VNĐ = Nguyên tệ * Tỷ giá.


36

và giá trị tiền VNĐ được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật tiền

nguyên tệ và tỷ giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền

VNĐ. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do tỷ giá quá lẻ và chương trình lại không

lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền VNĐ được tính khác

với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải kích con trỏ vào ô “Sửa trường

tiền” trên màn hình nhập liệu và gõ số tiền VNĐ cần thiết vào trường tiền VNĐ.

Trong trường hợp một giao dịch ngoại tệ có nhiều chi tiết phát sinh và do làm tròn nên sẽ có

thể xảy ra trường hợp tổng tiền VNĐ quy đổi cộng từ các chi tiết phát sinh sẽ không bằng

tiền quy đổi ra VNĐ của tổng phát sinh ngoại tệ. Trong trường hợp này tổng phát sinh VNĐ

sẽ bằng tổng phát sinh ngoại tệ * tỷ giá và chênh lệch giữa tổng phát sinh VNĐ và số cộng

VNĐ từ các chi tiết phát sinh sẽ được điều chỉnh vào phát sinh chi tiết đầu tiên.

3.6 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư

Các lưu ý liên quan đến tính toán số lượng, đơn giá và thành tiền

Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức:

Tiền = Số lượng * Đơn giá.

và giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số lượng và đơn giá.

Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền. Tuy nhiên trong một số

trường hợp đặc biệt do đơn giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy

thập phân nên có thể xảy ra là số tiền được tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề

này ta phải gõ giá trị bằng 0 (không) vào trường đơn giá và gõ số tiền cần thiết vào trường tiền.

Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với giá đích danh

cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta đánh dấu vào nút “Xuất giá đích danh cho vật tư

tính giá trung bình” hoặc nhập với giá trung bình cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta

dùng nút “Nhập theo giá TB cho VT tính giá TB”.

Các lưu ý liên quan đến định khoản các chứng từ vật tư, hàng hoá

Khi nhập các chứng từ vật tư hàng hoá chương trình sẽ tự động hạch toán một số định khoản hoặc

một vế của một số cặp định khoản.

Việc tự động định khoản được thực hiện dựa trên các khai báo trước của người sử dụng cho từng

mặt hàng. Các khai báo này bao gồm: tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh

thu, tài khoản hàng bán bị trả. Khi nhập chứng từ người sử dụng chỉ việc hạch toán phần tài khoản

đối ứng còn các tài khoản khác thì chương trình tự động lấy từ danh mục vật tư ứng với vật tư

được nhập trong chứng từ. Trong trường hợp 1 vật tư có thể hạch toán vào nhiều tài khoản chi tiết

khác nhau thì khi khai báo tài khoản liên quan đến vật tư đó trong danh danh mục vật tư ta phải

khai báo là tài khoản tổng hợp. Khi này, khi nhập chứng từ chương trình sẽ cho phép lựa chọn tài

khoản chi tiết cần thiết cho từng trường hợp hạch toán cụ thể.


37

3.7 Các thao tác chung khi lên báo cáo

Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các

điểm chung này.

Quy trình thực hiện lên báo cáo

1. Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Ví dụ: Báo cáo bán hàng.

Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng.

2. Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng.

3. Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/01/2006,…

4. Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu.

5. Ta có thể dùng các phím, con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc dùng các phím

Ctrl + F (hoặc Ctrl + G) để tra tìm kiếm thông tin.

6. Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp

các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các

tiêu chí khác nhau,... Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ

hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác

nhau. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa.

7. Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím

F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo và đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu).

- Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các cột

hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu.

- Nếu ta muốn in lại hoặc thay đổi đầu ra thì ta lại dùng phím F7 một lần nữa.

- Nếu muốn sửa mẫu báo cáo thì sau khi nhấn F7, ta chọn nút “Sửa mẫu” và xác định mẫu

cần sửa.

Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

1. Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của

các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các

thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn

chức năng “Báo cáo nhanh”. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp.

2. Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím

F5 - Chi tiết.

3. Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng nhiều cách

như: kích vào nút “Sửa chứng từ” trên thanh công cụ,kích đúp vào phát sinh chi tiết đó hoặc

nhấn Ctrl + Enter.

4. Chương trình cho phép lọc tìm chứng từ theo nhiều điều kiện lọc chi tiết khác nhau thông qua

nút “Lọc chi tiết” trên thanh công cụ.


38

5. Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

6. Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền

hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch

toán và tiền VNĐ.

3.8 Các thức nhập tài khoản

Khi nhập liệu nếu nhập tài khoản gồm có tài khoản chính và tiểu khoản (được khai báo trong danh

mục tiểu khoản) thì ta nhập số hiệu tài khoản chính sau đó gõ dấu chấm phân cách (".") và sau đó

nhập mã tiểu khoản. Chương trình sẽ kiểm tra tính chính xác của tài khoản được nhập lần lượt

trong danh mục tài khoản chính và trong danh mục tiểu khoản. Nếu nhập không chính xác thì

chương trình sẽ kiểm tra và hiện lên danh mục để người sử dụng chọn.

Nếu việc chia tài khoản và tiểu khoản chỉ thực hiện ở phần khai báo các tài khoản chính mà không

phải thông qua việc khai báo ở phần danh mục tiểu khoản thì khi nhập tài khoản ta chỉ việc gõ số

hiệu tài khoản khai báo ở danh mục tài khoản chính mà không cần gõ dấu chấm phân cách (".").

Chương trình cho phép khi gõ các ký tự đầu của tài khoản thì các ký tự còn lại tự hiện lên theo thứ

tự ưu tiên tăng dần. trường hợp không nhớ các ký tự sau của tài khoản thì chỉ cần gõ các ký tự đầu

sau đó nhấn phím “Delete” các ký tự sau mà chương trình tự động lấy lên rồi enter thì sẽ hiện ra

danh mục tài khoản để chọn và con trỏ sẽ nằm ở dòng có mã tài khoản gần giống nhất với các ký tự

gõ vào. Chức năng này được khai báo ở menu “Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/

Khai báo tùy chọn cho các danh mục”.

3.9 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc

cho thống nhất.

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới

2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác.

Chương trình SSE ACCOUNGTING cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này được thực

hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6 - đổi mã. Khi đổi hoặc

ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã

cần thiết.

Lưu ý: riêng danh mục tài khoản thì chương trình không cho phép ghép mã mà chỉ cho phép đổi

một mã cũ thành một mã mới chưa có trong danh mục tài khoản hiện tại.

4. Phân hệ Quản trị hệ thống

4.1 Giới thiệu chung

Chức năng của phân hệ hệ thống

Phân hệ hệ thống có các chức năng sau:

- Khai báo các danh mục từ điển và các tham số tùy chọn


39

- Quản lý và bảo trì số liệu

- Quản lý người sử dụng

- Trợ giúp.

Hệ thống menu của phân hệ hệ thống

Các menu chính của phân hệ hệ thống gồm có:

1. Danh mục từ điển và tham số tùy chọn

2. In danh mục từ điển và tham số tùy chọn

3. Quản lý và bảo trì số liệu

4. Quản lý người sử dụng

5. Trợ giúp

4.2 Khai báo các danh mục từ điển và tham số tùy chọn

Các danh mục sau đây được khai báo trong phân hệ hệ thống

1. Danh mục đơn vị cơ sở

2. Danh mục bộ phận hạch toán

3. Danh mục nhân viên

4. Danh mục tiền tệ

5. Tỷ giá quy đổi ngoại tệ

6. Danh mục các màn hình nhập chứng từ

7. Khai báo các tham số tùy chọn.

Ngoài ra trong phân hệ này có các khai báo sau:

- Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính

- Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên trong SSE ACCOUNGTING

- Khai báo tùy chọn cho các danh mục

4.2.1 Danh mục đơn vị cơ sở

Chức năng

Danh mục đơn vị cơ sở dùng để quản lý các đơn vị hạch toán độc lập trong một doanh nghiệp

(thường là các tổng công ty) có nhiều đơn vị hạch toán.

Thông thường các đơn vị hạch toán này nằm ở các vị trị địa lý khác nhau và được cài chương trình

riêng để nhập liệu và số liệu được chuyển về công ty mẹ để tổng hợp số liệu toàn công ty.

Khi nhập liệu ta phải chọn làm việc với đơn vị cơ sở nào và chương trình sẽ lưu tên của đơn vị cơ

sở này vào 1 trường riêng trong các bản ghi trong cơ sở dữ liệu


40

Khi lên báo cáo chương trình cho phép lên báo cáo cho một đơn vị cụ thể hoặc cho tất cả các đơn

vị (toàn doanh nghiệp).

Thông tin về danh mục đơn vị cơ sở

Thông tin về đơn vị cơ sở gồm có:

- Mã đơn vị cơ sở

- Tên đơn vị cơ sở

- Tên tiếng Anh.

4.2.2 Danh mục bộ phận hạch toán

Chức năng

Danh mục bộ phận hạch toán dùng để phục vụ nhu cầu hạch toán theo từng bộ phận trong doanh

nghiệp.

Ví dụ về các bộ phận hạch toán có thể là các phòng ban, các phân xưởng, các cửa hàng…

Thông tin về bộ phận hạch toán

Thông tin về bộ phận hạch toán gồm có:

- Mã bộ phận hạch toán

- Tên bộ phận hạch toán

- Tên tiếng Anh

- Tk chi phí NVL

- Tk chi phí nhân công

- Tk chi phí máy thi công

- Tk chi phí chung

- Tk sp dở dang.

4.2.3 Danh mục nhân viên

Chức năng

Danh mục nhân viên dùng để phục vụ nhu cầu hạch toán một số phát sinh đến từng nhân viên trong

công ty.

Ví dụ doanh nghiệp có thể có nhu cầu theo dõi hạch toán chi phí đến từng nhân viên.

Thông tin về nhân viên

Thông tin về nhân viên gồm có:

- Mã nhân viên

- Tên nhân viên


41

- Tên 2

- Mã bộ phận

- Địa chỉ

- Số điện thoại

- Số fax

- E-mail

- Tỉnh thành

- Ghi chú

4.2.4 Danh mục ngoại tệ

Chức năng

Danh mục ngoại tệ dùng để quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong doanh nghiệp.

Thông tin về các loại ngoại tệ

Thông tin về danh mục ngoại tệ gồm có:

- Mã ngoại tệ

- Tên ngoại tệ

- Tên tiếng Anh

- Tk ps chênh lệch tỷ giá – ps nợ

- Tk ps chênh lệch tỷ giá – ps có

- Tk đánh giá chênh lệch tỷ giá – cl nợ

- Tk đánh giá chênh lệch tỷ giá – cl có.

4.2.5 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Chức năng

Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ dùng để quản lý tỷ giá quy đổi của từng loại ngoại tệ hàng ngày

ra đồng tiền hạch toán.

Thông tin về tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Thông tin về danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ gồm có:

- Mã ngoại tệ

- Ngày quy đổi

- Tỷ giá quy đổi.


42

4.2.6 Danh mục các màn hình cập nhật chứng từ

Chức năng

Danh mục các màn hình cập nhật chứng từ dùng để quản lý, khai báo các thông tin ngầm định hoặc

kiểm tra liên quan đến các màn hình cập nhật chứng từ.

Thông tin về danh mục các màn hình cập nhật chứng từ

Mã ctừ

Mã chứng từ do SSE ACCOUNGTING quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không

được sửa.

Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn

hình nào, từ phân hệ nào.

Tên ctừ

Tên của chứng từ. Thông tin này đã được SSE ACCOUNGTING khai báo, nhưng có thể sửa lại

cho phù hợp.

Tên 2

Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được SSE ACCOUNGTING khai báo, nhưng có thể

sửa lại cho phù hợp.

Mã ctừ mẹ

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ

mới thì SSE ACCOUNGTING tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập

nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các

màn hình này có chung một mã ctừ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.

Mã ctừ mẹ phải là mã ctừ nào đó trong danh mục ctừ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống

đánh số riêng thì mã ctừ mẹ trùng với chính mã ctừ.

Số ctừ hiện thời

Trường này cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu. Nếu ta phải thay đổi lại

việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng mới, thì ta chỉ việc sửa lại số ctừ

này.

Khi vào chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy số này cộng với 1 để đánh số cho chứng từ mới.

Mã loại tiền giao dịch ngầm định

Trong trường hợp màn hình nhập ctừ mà các chứng từ thường có cùng một đồng tiền giao dịch thì

khai báo đồng tiền giao dịch này và chương trình sẽ tự động gán đồng tiền giao dịch bằng đồng

tiền giao dịch (ngoại tệ) ngầm định ta khai báo. Tuy nhiên ta có thể sửa lại mã ngoại tệ khi nhập

ctừ.


43

Ngoại tệ ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai báo trong danh mục các

loại tiền.

Tiêu đề ctừ khi in

Trường này khai báo tiêu đề ngầm định khi ta in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có thể sửa lại tiêu

đề khi in ctừ.

Tiêu đề khi in bằng tiếng Anh

Số liên khi in

Trường này khai báo số liên ctừ ngầm định được in ra khi in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có

thể sửa lại số liên cần in ra khi in ctừ.

Mã ctừ khi in

Trường này khai báo mã ctừ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.

Stt khi in bảng kê

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại ctừ

khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các ctừ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp

trước các ctừ có stt lớn hơn.

Tài khoản thuế ngầm định

Thông tin này sẽ tự động hiện lên trong khi nhập liệu các phiếu có liên quan đến thuế giá trị gia

tăng đầu vào.

Sử dụng bộ phận bán hàng

Có/không sử dụng bộ phận bán hàng trên các màn hình nhập hóa đơn bán hàng.

Số lượng ctừ lọc sẵn khi vào màn hinh nhập ctừ

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu ctừ được cập nhật sau cùng

mỗi khi vào màn hình cập nhật ctừ.

Ta có thể khai báo bằng 0, tức là không cần lọc ctừ nào cả.

Cho phép trùng số ctừ

Thông in này cho phép hay không cho phép đánh trùng số ctừ đối với các ctừ khác nhau trong cùng

một năm.

Sử dụng tên người giao dịch

Thông tin này cho phép cập nhật hay không cập nhật trường tên người giao dịch trên chứng từ. Ví

dụ: người nhận tiền trên phiếu chi, người nộp tiền trên phiếu thu...

Sửa trường ngày lập chứng từ

Thông tin này cho phép sửa hay không sửa trường ngày lập chứng từ. Bình thường ngày lập chứng

từ được chương trình tự động gán bằng ngày hạch toán.


44

Lọc ctừ theo người sử dụng

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là có cho phép hay không cho phép lọc ctừ theo

người sử dụng trong các màn hình cập nhật ctừ.

Việc lọc ctừ theo người sử dụng chỉ thực sự cần thiết trong trường hợp phòng kế toán lớn, có nhiều

kế toán viên cùng sử dụng một màn hình cập nhật chứng từ.

Chuyển vào số cái khi lưu

Thông tin này cho phép lựa chọn trạng thái có hay không chuyển số liệu cập nhật vào sổ cái. Lưu ý

thông tin trên chỉ là ngầm định trong khi cập nhật chứng từ và được phép sửa lại trực tiếp trạng

thái chuyển số liệu.

Các trường tự do

4.2.7 Danh mục các tham số tuỳ chọn

Chức năng

SSE ACCOUNGTING cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất

với từng doanh nghiệp cụ thể.

Thông tin về các tham số tùy chọn

Trong phân hệ kế toán tổng hợp có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dưới đây.

Tham số Giải thích Các tuỳ chọn

(Ví dụ)

Mã số thuế của doanh nghiệp 0100727825-1

Tỉnh thành Tên tỉnh thành nơi doanh nghiệp đăng ký

Quận huyện Tên quận huyện nơi doanh nghiệp đăng ký

Điện thoại

Fax

E-mail

Họ và tên của kế toán trưởng Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế

toán Lê Lệ A

Chief accountant name Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế

toán in bằng tiếng Anh Le Le A

Họ và tên của giám đốc Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế

toán Trần Quang B

Director's name Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế

toán in bằng tiếng Anh Tran Quang B


45

Mã cục/chi cục thuế nơi đóng

thuế

Trong trường hợp doanh nghiệp đóng thuế

ở nhiều nơi (đơn vị xây lắp)

Chọn từ danh

mục khách hàng

Mã đồng tiền hạch toán VND

Ngôn ngữ ngầm định của báo

cáo (1-Việt, 2-Anh) 1, 2

Báo cáo ngầm định là VNĐ hay

ngoại tệ (1-VNĐ, 2-Ngoại tệ) 1, 2

Dấu phân cách hàng nghìn khi

viết các số ".", ",", " "

Dấu phân cách số thập phân khi

viết các số ".", ","

Khuôn dạng của trường tiền Khuôn dạng khi nhập và xem báo cáo 999 999 999

Khuôn dạng của trường ngoại

tệ Khuôn dạng khi nhập và xem báo cáo 999 999 999.99

Khuôn dạng của trường tỷ giá Khuôn dạng khi nhập và xem báo cáo 9 999 999.99

Khuôn dạng của trường số

lượng

999 999

999.999

Khuôn dạng của trường giá 999 999.99

Khuôn dạng của trường giá

ngoại tệ

9 999 999

999.9999

Phông chữ khi lên báo cáo .VnTime

Phông chữ tiêu đề của báo cáo .VnHelvellnsH,

16, 0

Phông chữ của báo cáo ở phần

chữ ký .VnArialH, 8, 0

Ngày (thứ mấy) lưu số liệu hàng

tuần

Ngày thứ mấy trong tuần định kỳ chương

trình tự động sẽ lưu số liệu

0 - Không lưu

1 - Chủ nhật

2, 3, 4, 5, 6, 7 -

Thứ 2, 3,..., 7

Số ngày tối thiểu chương trình

sẽ tự động lưu số liệu

Sau "n" ngày chương trình sẽ tự động lưu

số liệu

0 - Không lưu

n - số ngày

Số tệp hàng tuần được lưu giữ Ví dụ khai báo là 5 thì số mỗi lần lưu số

liệu thì chương trình sẽ lưu ra một tệp 1, 2, 3, 4, 5


46

riêng, đến lần lưu thứ 6 (mới nhất) thì sẽ

ghi đè lên lần lưu thứ nhất (cũ nhất)

Thư mục copy vào/ra số liệu ..\Copy\

Danh sách các đầu tài khoản

không có số dư

Khai báo này giúp cho chương trình nhận

biết khi cập nhật các số dư đầu kỳ 5, 6, 7, 8, 9

Danh sách các tài khoản công

nợ

Dùng để kiểm tra việc khai báo tài khoản

công nợ khi khai báo danh mục tài khoản

131, 136, 1388,

141, 331, 336,

3388

Tài khoản thuế GTGT hàng

nhập khẩu phải nộp 33312

Tài khoản xác định kết quả sản

xuất kinh doanh

Dùng khi lên báo cáo kết quả sản xuất kinh

doanh 911

Tài khoản tiền mặt, tiền gửi

ngân hàng, tương đương tiền Dùng khi lên báo cáo dòng tiền

111, 112,

12113,12123

Danh sách các tài khoản khử

trùng trong mua bán hàng hoá,

vật tư

111, 112, 141

Tk chênh lệch tỷ giá do đánh giá

cuối kỳ 413

Tk chênh lệch tỷ giá lãi 5153

Tk chênh lệch tỷ giá lỗ 6351

Cách tính giá trung bình: 1 - Giá

chung, 2 - Giá cho từng kho 1, 2

Có/không tính giá trung bình

ngoại tệ (1/0)

1 – Có, 0 - Không

1, 0

Cách tính giá NTXT: 1 - Đúng

theo ngày, 2 - Đúng theo tháng 1

Phương pháp tính khấu hao

TSCĐ: 1 - theo nguyên giá, 2 -

theo giá trị còn lại

1, 2

Hiện hộp thoại lựa chọn thời

gian lúc vào các chứng từ 0, 1


47

Kiểu tập hợp CF NVL để tính

giá thành. 1-Trực tiếp, 3-Theo

định mức

1, 3

Có kiểm tra số lượng tồn so với

lượng tồn tối thiểu 0, 1

Tạo số chứng từ ghi sổ tự động:

0 – Không, 1 – Có 0, 1

4.2.8 Khai báo các tùy chọn cho các danh mục

Chức năng

Các thông tin liên quan đến danh mục thì bao gồm rất nhiều thông tin, tùy yêu cầu của người sử

dụng mà SSE ACCOUNGTING cho phép khai báo các trường thông tin tuỳ ý trong các danh mục

khi hiện ra trong lúc cập nhật chứng từ.

Khai báo các thông tin tùy chọn cho các danh mục

Stt

Số thứ tự của danh mục

Danh mục

Mã danh mục

Tên danh mục

Tên hiển thị của danh mục

Trường hiện

Các trường thông tin liên quan đến danh mục cần hiện ra khi cập nhật chứng từ

Trường 2

Các trường trong giao diện tiếng anh

Tiêu đề

Tiêu đề màn hình browse của danh mục trong khi nhập liệu

Tiêu đề 2

Tiêu đề tương ứng trong giao diện tiếng anh

Tiêu đề update

Tiêu đề màn hình browse của danh mục trong điều kiện lọc lên báo cáo

Tiêu đề update 2

Tiêu đề tương ứng trong giao diện tiếng anh

Tìm mã gần nhất


48

0 – Không, 1 – Có.

Cho phép trong quá trình nhập liệu tại các trường danh mục khi gõ 1 vài ký tự đầu thì tự động hiện

ra các ký tự tiếp theo có mã gần với các ký tự gõ vào nhất.

4.2.9 Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính

Chức năng

Dùng để khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính.

Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có năm tài chính bắt đầu từ 1.1 và kết thúc vào ngày

31.12.

Tuy nhiên ngày bắt đầu của năm tài chính có thể bắt đầu bằng bất kỳ ngày nào trong năm.

4.2.10 Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên trong SSE ACCOUNGTING

Chức năng

Khi ta bắt đầu nhập liệu vào phần mềm SSE ACCOUNGTING ta phải khai báo cho chương trình

biết là ngày đầu tiên của số liệu ta nhập vào bắt đầu từ ngày nào.

4.3 Quản lý và bảo trì số liệu

Quản lý và bảo trì số liệu có các chức năng sau:

1. Lưu trữ (backup) số liệu

2. Khóa số liệu

3. Sao chép số liệu ra

4. Sao chép số liệu vào

5. Bảo trì và kiểm tra số liệu

6. Nâng cấp chương trình

4.3.1 Lưu trữ (backup) số liệu

Chức năng

Lưu trữ (backup) số liệu là vấn đề rất quan trọng. Số liệu có thể bị mất do nhiều nguyên nhân như

hỏng ổ cứng, bị virus phá...

Chương trình cho phép lưu trữ số liệu định kỳ hàng tuần. Mỗi khi thoát khỏi chương trình nếu

chưa lưu trữ thì chương trình sẽ nhắc nhở người sử dụng lưu trữ số liệu. Số liệu được lưu trữ dưới

dạng các tệp nén bằng chương trình WinZip với tên tệp là ngày lưu số liệu.

Trong trường hợp mất số liệu thì ta có thể khôi phục lại số liệu trên cơ sở số liệu được lưu trữ

trước đó bằng chương trình giải nén UnZip và sao các tệp đã giải nén vào các thư mục tương ứng.

Lưu ý là khi sao lưu số liệu nên sao lưu ra ổ cứng khác với ổ cứng lưu trữ số liệu làm việc để an

toàn hơn trong trường hợp ổ cứng làm việc bị hỏng.


49

Cách tốt nhất để lưu trữ số liệu là dùng chế độ Mirror (gương) của hệ điều hành Window để sao

lưu số liệu tức thời.

4.3.2 Khóa số liệu

Chức năng

Chức năng này dùng để khóa số liệu từ một ngày nào đó. Sau khi ta khóa số liệu thì số liệu trước

ngày bị khóa sẽ không được sửa hoặc xóa.

Trong trường hợp cần phải sửa lại số liệu đã bị khóa ta phải khai báo ngày khóa số liệu nhỏ hơn

ngày của số liệu cần phải sửa đổi.

4.3.3 Sao chép số liệu ra

Chức năng

Chức năng sao chép số liệu ra có thể dùng để gửi số liệu cho đơn vị mẹ hoặc để lưu trữ (backup) số

liệu.

4.3.4 Sao chép số liệu vào

Chức năng

Số liệu được chép ra khi thể copy ngược lại vào chương trình.

Chức năng này được sử dụng, ví dụ, để copy số liệu được gửi từ các đơn vị cấp dưới vào trong

chương trình tại đơn vị mẹ cấp trên.

4.3.5 Bảo trì và kiểm tra số liệu

Chức năng

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bị sai lệch

về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu.

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra

các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF",...

Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai.

Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu.

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ không tham

gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến

tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm

tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình.

Một trường hợp nữa dẫn đến sai số liệu là do chương trình và người sử dụng. Chương trình hiện tại

chưa kiểm soát hết mọi nhầm lẫn của khách hàng khi nhập liệu nên sẽ xảy ra trường hợp số liệu

không đồng bộ hoặc không chuẩn xác. Khi chạy chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu chương trình

sẽ kiểm tra các số liệu không đồng bộ hoặc không chuẩn xác. Tất nhiên không phải tất cả các

trường hợp không đồng bộ đều được phát hiện mà chỉ có một số trường hợp nhầm lẫn thường gặp

được phát hiện và được thông báo cho người sử dụng biết để thực hiện sửa chữa.


50

4.3.6 Nâng cấp chương trình

Chức năng

Chức năng này được sử dụng mỗi khi nhà cung cấp – Công ty SSE gửi đến cho doanh nghiệp các

chương trình nâng cấp, sửa đổi theo yêu cầu đặc thù, sửa lỗi chương trình…

4.4 Quản lý người sử dụng

Quản lý người sử dụng có các chức năng sau:

1. Khai báo người sử dụng và phân quyền

2. Quản lý menu.

3. Nhật ký người sử dụng

4.4.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền

Chức năng

Phần này dùng để khai báo những người sử dụng chương trình và phân quyền sử dụng chương

trình cho từng người sử dụng.

Chương trình có mật khẩu cho từng người dùng khi chạy chương trình.

Ngoài ra chương trình cho phép phân quyền cho từng người sử dụng đến từng chức năng (menu)

của chương trình.

Đối với phần nhập liệu chương trình cho phép phân quyền được quyền tạo mới, sửa, xoá, xem các

chứng từ hay không.

Đối với các giao dịch, danh mục từ điển chương trình luôn lưu lại ngày, giờ và mã của người tạo ra

giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng như ngày, giờ và mã của người thực hiện sửa chữa lần cuối

cùng.

4.4.2 Nhật ký người sử dụng

Chức năng

Chức năng này dùng để quản lý nhật ký sử dụng chương trình của từng người dùng.

4.4.3 Quản lý menu

Chức năng

Chức năng này dùng để khai báo ẩn hiện các menu.

Đối với một doanh nghiệp cụ thể thì có thể không cần dùng hết tất các phần hành nghiệp vụ hoặc

chức năng của chương trình.

Ta có thể dùng chức năng quản lý menu để khai báo ẩn các menu không cần dùng đến.

Chương trình cho phép khai báo hiện lại các menu đã khai báo ẩn trước đó.

4.5 Trợ giúp


51

Phần trợ giúp có các chức năng sau:

1. Hướng dẫn sử dụng

2. Quy định và hướng dẫn hạch toán nội bộ

3. Các quy định về chế độ kế toán, thuế và tài chính

4. Thuật ngữ kế toán

5. Thư giãn

6. Giới thiệu chương trình.

4.5.1 Hướng dẫn sử dụng

Chức năng

Phần này cung cấp toàn bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình.

4.5.2 Quy định và hướng dẫn hạch toán nội bộ

Chức năng

Chức năng này cho phép người sử dụng cập nhật, lưu trữ các quy định và hướng dẫn hạch toán nội

bộ của doanh nghiệp.

4.5.3 Các quy định về chế độ kế toán, thuế và tài chính

Chức năng

Chức năng này cho phép người sử dụng cập nhật, lưu trữ các quy định về chế độ kế toán, thuế và

tài chính do nhà nước ban hành.

4.5.4 Thuật ngữ kế toán

Chức năng

Chức năng này cung cấp các thuật ngữ và giải thích liên quan đến nghiệp vụ kế toán.

Người sử dụng có thể thêm bớt, sửa đổi theo nhu cầu.

4.5.5 Thư giãn

Chức năng

Chức năng cung cấp các truyện cười phục vụ thư giản, giải trí.

Người sử dụng có thể thêm bớt, sửa đổi theo nhu cầu.

4.5.6 Giới thiệu chương trình

Chức năng

Chức năng giới thiệu về các thành viên tham gia vào phát triển phiên bản hiện hành của SSE

ACCOUNGTING.


52

5. Phân hệ Kế toán tổng hợp


Chức năng của phân hệ kế toán tổng hợp

Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất

với tất cả các phân hệ khác của chương trình.

Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ,

kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng

hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác.

Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp

Hệ thống menu của phân hệ kế toán tổng hợp

Các menu chính của phân hệ kế toán tổng hợp


2. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

CHỨNG TỪ

Phiếu kế toán

Bút toán phân bổ

Bút toán kết chuyển

SỐ LIỆU TỪ CÁC PHÂN

HỆ KHÁC

Vốn bằng tiền

Bán hàng, công nợ phải thu

Mua hàng, công nợ phải trả

Hàng tồn kho

CHUYỂN SỐ LIỆU SANG

CÁC PHÂN HỆ KHÁC

Phiếu kế toán

Bút toán phân bổ

Bút toán kết chuyển

BÁO CÁO

Sổ sách kế toán

PHÂN HỆ

KẾ TOÁN

TỔNG HỢP


53

3. Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

4. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

5. Báo cáo tài chính

6. Lọc tìm và tra cứu số liệu

7. Danh mục từ điển

8. In các danh mục từ điển.


54

5.2 Khai báo các danh mục từ điển

Các danh mục sau đây được khai báo trong phân hệ kế toán tổng hợp

1. Danh mục tài khoản

2. Danh mục tiểu khoản

3. Danh mục phân nhóm các tiểu khoản

4. Danh mục phân loại các tài khoản

5. Danh mục các bút toán phân bổ tự động

6. Danh mục các bút toán kết chuyển tự động

7. Danh mục các tài khoản chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.

5.2.1 Danh mục tài khoản

5.2.1.1 Phương án tổ chức danh mục tài khoản trong SSE ACCOUNGTING

Trong phần này sẽ trình bày về phương án xây dựng danh mục tài khoản và các thông tin liên quan

đến danh mục tài khoản cần phải chuẩn bị để khai báo khi cập nhật danh mục tài khoản.

Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều

được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn

bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý số

liệu kế toán trên máy.

Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản sẵn có. Đối với

các doanh nghiệp Việt nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính

quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng doanh

nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản trên cở sở hệ thống tài khoản sườn sẵn

có. Ngoài ra SSE ACCOUNGTING cũng cho phép doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản khác

với hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định.

Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc vào 02 yếu tố:

- Thứ nhất, nó phụ thuộc vào các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra.

- Thứ hai, nó phụ thuộc vào phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán

được sử dụng.

Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra

và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán.

Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo (các báo cáo nhanh hàng ngày, các báo

cáo định kỳ và các câu hỏi bất chợt mà các "Sếp" hay đặt ra) cần phải thực hiện để cung cấp thông

tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan liên quan. Trên cơ sở các

báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý và khai thác thông tin của phần mềm kế toán ta sẽ biết là


55

nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để chương trình có thể lên được các báo cáo theo yêu

cầu và người sử dụng thực hiện nhanh nhất, tiện lợi nhất.

Trong SSE ACCOUNGTING khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:

- Đối với các tài khoản cần phải theo dõi số dư ngoại tệ (các tài khoản vốn bằng tiền, các tài

khoản công nợ…) thì phải mở các tiểu khoản tương ứng với từng loại ngoại tệ.

- Các tài khoản mở tại các ngân hàng (tk 112) được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản

của các tài khoản tương ứng. Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng một tiểu khoản để

tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng. Đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàng

các tiểu khoản chi tiết nên mở theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng ->

Loại tiền -> Ngân hàng -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng. Ngoài ra cũng có

thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng ->

Ngân hàng --> Loại tiền -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng.

- Đối với tài khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn (tk 121) có thể phải chia thành các tiểu

khoản sau:

- 121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

- 1211 - Cổ phiếu

- 12111 - Cổ phiếu (mua bán vì mục đích thương mại)

- 12112 - Cổ phiếu (mua bán vì mục đích nắm giữ đầu tư)

- 12113 - Cổ phiếu (tương đương tiền)

- 1212 - Trái phiếu

- 12121 - Trái phiếu (mua bán vì mục đích thương mại)

- 12122 - Trái phiếu (mua bán vì mục đích nắm giữ đầu tư)

- 12123 - Trái phiếu (tương đương tiền)

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

- Đối với tài khoản đầu tư ngắn hạn khác (tk 128) có thể phải chia thành hai tiểu khoản 1281

- Cho vay và 1282 - Đầu tư ngắn hạn khác.


- Đối với tài khoản phải thu của khách hàng (tk 131) theo chuẩn mực kế toán mới thì có thể

phải chia thành các tiểu khoản sau:

- 1311 - Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD

- 1311 - Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD (VNĐ)

- 1311 - Phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD (USD)

…


56

- 1312 - Phải thu của khách hàng: hoạt động đầu tư

- 1312 - Phải thu của khách hàng: hoạt động đầu tư (VNĐ)

- 1312 - Phải thu của khách hàng: hoạt động đầu tư (USD)

…

- 1313 - Phải thu của khách hàng: hoạt động tài chính

- 1313 - Phải thu của khách hàng: hoạt động tài chính (VNĐ)

- 1313 - Phải thu của khách hàng: hoạt động tài chính (USD)

…


Ngoài ra để chương trình tự động tính tỷ giá ghi sổ và hạch toán chênh lệch tỷ giá trong

các giao dịch phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì cần phải mở thêm các tiểu khoản tiền

VNĐ và tiền ngoại tệ tương ứng với mỗi lĩnh vực hoạt động (Lưu ý: nếu có phát sinh liên

quan đến nhiều loại ngoại tệ khác nhau thì mỗi loại ngoại tệ sẽ mở một tiểu khoản riêng

để theo dõi).

- Đối với tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (tk 133) có thể phải chia thành các

tiểu khoản sau:

- 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

- 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ

- 13311 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ nội địa

- 13312 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ nhập khẩu

- 13313 - Thuế GTGT trả lại nhà cung cấp, giảm giá hàng mua

- 13314 - Thuế GTGT được hoàn lại

- 133141 - Thuế GTGT đề nghị được hoàn

- 133142 - Thuế GTGT thực tế được hoàn

- 1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

Lưu ý: Tiểu khoản 13313 và 13314 được mở thêm để có thể lên được báo cáo kết quả

kinh doanh phần 3 - thuế GTGT và sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại.

- Đối với tài khoản chi phí trả trước (tk 1421) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 14211 -

Chi phí lãi vay trả trước và tk 14212 - Chi phí trả trước khác.

Lưu ý: Việc chia nhỏ hai tiểu khoản này để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo

phương pháp gián tiếp.

- Đối với tài khoản chi phí chờ kết chuyển (tk 1422) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản

14221 - Chi phí bán hàng chờ kết chuyển và 14222 - Chi phí quản lý chờ kết chuyển.


57

Lưu ý: Việc chia nhỏ hai tiểu khoản này để phục vụ lên báo cáo kết quả kinh doanh phần

1- Lãi, lỗ.

- Đối với tài khoản nguyên liệu, vật liệu (tk 152) có thể thêm các tiểu khoản theo phân nhóm

các loại nguyên vật liệu theo tính chất sử dụng, ví dụ: Nguyên liệu chính (tk 1521), vật liệu

phụ (tk 1522), nhiên liệu (tk 1523)...

- Đối với tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (tk 154) thì có thể mở các tiểu

khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các phân xưởng sản xuất và các nhóm sản

phẩm hoặc sản phẩm. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp

chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang -> Phân xưởng sản xuất -> Nhóm sản

phẩm/sản phẩm. Trong trường hợp số lượng loại sản phẩm nhiều thì nên sử dụng danh mục

sản phẩm để theo dõi và tính giá thành cho từng sản phẩm. chương trình cũng cho phép

phân tích chi phí theo các yếu tố như NVL, nhân công, chi phí chung,… thông qua danh

mục yếu tố chi phí. Đối với các công ty xây dựng mà đối tượng tính giá thành là các dự án,

công trình, hạn mục công trình thì nên sử dụng danh mục phân nhóm vụ việc, danh mục vụ

việc để theo dõi và tính giá thành. Trong trường hợp không chỉ tập hợp và tính giá thành

theo vụ việc mà còn có nhu cầu phân tích chi phí theo các yếu tố sản xuất thì có thể mở các

tiểu khoản tương ứng với từng yếu tố trên tài khoản chi phí sản xuất dở dang.

- Đối với tài khoản hao mòn TSCĐ hữu hình (tk 2141) có thể phải chia thành các tiểu khoản:

- 21412 – Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc

- 21413 – Hao mòn máy móc, thiết bị

- 21414 – Hao mòn phương tiện vận tải, truyền dẫn

- 21415 – Hao mòn thiết bị, dụng cụ quản lý

- 21416 – Hao mòn cây trồng, vật nuôi

- 21418 – Hao mòn TSCĐ hữu hình khác

Tương tự đối với tài khoản hao mòn TSCĐ vô hình (tk 2143):

- 21431 – Hao mòn quyền sử dụng đất

- 21432 – Hao mòn quyền phát hành

- 21433 – Hao mòn bản quyền, bằng sáng chế

- 21434 – Hao mòn nhãn hiệu hàng hóa

- 21435 – Hao mòn phần mềm máy tính

- 21436 – Hao mòn giấy phép và giấy phép nhượng quyền

- 21438 – Hao mòn TSCĐ vô hình khác

Lưu ý: Việc chia nhỏ thành các tiểu khoản trên để phục vụ lên báo cáo thuyết minh tài

chính


58

- Đối với tài khoản đầu tư chứng khoán dài hạn (tk 221) có thể phải chia thành 02 tiểu khoản

là 2211 - Cổ phiếu và 2212 - Trái phiếu.


- Đối với tài khoản đầu tư dài hạn khác (tk 228) có thể phải chia thành 03 tiểu khoản là

2281- Cho vay, 2282 - Đầu tư bất động sản và 2283 - Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác.


- Đối với tài khoản 242 - Chi phí trả trước dài hạn có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk

2421 - Chi phí lãi vay trả trước dài hạn và tk 2422 - Chi phí trả trước dài hạn khác.

Lưu ý: Việc chia nhỏ hai tiểu khoản này để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo

phương pháp gián tiếp.

- Đối với các tài khoản tiền vay (tk 311, 341) phải chia thành 02 tiểu khoản là "Vay ngân

hàng" và "Vay các đối tượng khác". Đối với Tiểu khoản "Vay ngân hàng" thì lại chi tiết

cho từng ngân hàng và từng loại ngoại tệ. Đối với Tiểu khoản "Vay các đối tượng khác" thì

từng đối tượng cho vay được xem như là đối tượng công nợ phải trả và trong chương trình

được theo dõi bằng trường "nhà cung cấp". Liên quan đến từng khế ước vay thì sử dụng

danh mục khế ước vay để theo dõi.

- Đối với các tài khoản nợ dài hạn đến hạn trả (tk 315) và nợ dài hạn (tk 342) có thể phải

chia thành 02 tiểu khoản là “Nợ vay” và “Nợ thuê tài chính”.


- Đối với tài khoản phải trả cho người bán (tk 331) theo chuẩn mực kế toán mới thì có thể

phải chia thành các tiểu khoản sau:

- 3311- Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD

- 33111- Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD (VNĐ)

- 33111- Phải trả cho người bán: hoạt động SXKD (USD)

…

- 3312 - Phải trả cho người bán: hoạt động đầu tư

- 33121 - Phải trả cho người bán: hoạt động đầu tư (VNĐ)

- 33121 - Phải trả cho người bán: hoạt động đầu tư (USD)

…

- 3313 - Phải trả cho người bán: hoạt động tài chính

- 33131 - Phải trả cho người bán: hoạt động tài chính (VNĐ)

- 33132 - Phải trả cho người bán: hoạt động tài chính (USD)

…


59

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ

và để chương trình tự động tính tỷ giá ghi sổ và tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá hối

đoái trong các phát sinh liên quan đến ngoại tệ trong kỳ.

Đối với các tài khoản công nợ khác (ngoại trừ 131,331) thì cũng phải chia theo lĩnh vực

hoạt động như trên. Ngoài ra, nếu có phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì cũng cần phải

mở thêm các tiểu khoản chi tiết để theo dõi cho từng loại ngoại tệ tương ứng.

- Đối với tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp (tk 3331) có thể phải chia thành các tiểu

khoản sau:

- 3331 - Thuế GTGT phải nộp

- 33311 - Thuế GTGT phải nộp của hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ bán ra

- 33312 - Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu

- 33313 - Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

- 33314 - Thuế GTGT đầu ra được giảm

Lưu ý: Việc mở thêm tiểu khoản 33313 và 33314 để có thể được báo cáo kết quả kinh

doanh phần 2 -Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước,phần 3 -Tthuế GTGT và sổ

theo dõi thuế GTGT được miễn giảm.

- Đối với tài khoản thuế xuất, nhập khẩu (tk 3333) phải chia nhỏ thành 2 tiểu khoản - tk

33331 - thuế xuất khẩu và tk 33332 - thuế nhập khẩu.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo kết quả kinh

doanh phần 1 - lãi, lỗ.

- Đối với tài khoản thuế nhà đất, tiền thuê đất (tk 3337) phải chia thành 2 tiểu khoản: tk

33371 - thuế nhà đất và 33372 - tiền thuê đất.


doanh phần 2 - tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.

- Đối với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 144/2001/QĐ-BTC

thì tài khoản các loại thuế khác (tk 3338) phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 33381 - thuế môn

bài và tk 33382 - các loại thuế khác để có thể lên được báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ

với nhà nước.

- Đối với tài khoản phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác (tk 3339) có thể phải chia thành 3

tiểu khoản: tk 33391 - Các khoản phụ thu, tk 33392 - Các khoản phí, lệ phí và tk 33393 -

Các khoản phải nộp khác.


doanh phần 2 - tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.

- Đối với tài khoản chi phí phải trả (tk 335) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 3351 -

Chi phí lãi vay phải trả và tk 3352 - Chi phí phải trả khác.

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản trên để có thể lên báo cáo lưu chuyển tiền tê.


60

- Đối với tài khoản quỹ đầu tư phát triển (tk 414) có thể phải chia thành 2 tiểu khoản: tk

4141 - Quỹ đầu tư phát triển và tk 4142 - Quỹ nghiên cứu phát triển và đào tạo

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản trên để có thể lên báo cáo thuyết minh tài chính.

- Đối với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 144/2001/QĐ-BTC

thì tài khoản lợi nhuận chưa phân phối (tk 421) phải chia thành 2 tiểu khoản: tk 4211 - lợi

nhuận chưa phân phối từ hoạt động kinh doanh và tk 4212 - lợi nhuận chưa phân phối từ

hoạt động khác để có thể lên được báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

- Đối với các tài khoản giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng (tk 511, 632) có thể mở các

tiểu khoản để theo dõi các loại hình kinh doanh hoặc các nhóm hàng kinh doanh và các bộ

phận kinh doanh khác nhau. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản

giá vốn và doanh thu bán hàng -> Loại hình kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh. Ngoài ra

cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu

bán hàng -> Bộ phận kinh doanh -> Loại hình kinh doanh.

- Trường hợp doanh nghiệp có phát sinh doanh thu từ hoạt động chuyển quyền sử dụng đất,

chuyển quyền thuê đất thì có thể phải mở thêm một tiểu khoản 5115 – Doanh thu chuyển

quyền sử dụng đất, chuyển quyền thuê đất.

- Trong trường hợp doanh nghiệp có xuất khẩu hàng hóa thì tài khoản doanh thu hàng hóa

(tk 5111, tk 5112, tk 5113, tk 5114) có thể phải chia nhỏ thành các tiểu khoản: doanh thu

nội địa (tk 51111, 51121, 51131, 51141 và doanh thu xuất khẩu (tk 51112, 51122, 51132,

51142).

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để có thể lên được báo cáo quyết toán thuế

thu nhập doanh nghiệp.

- Đối với tài khoản doanh thu hoạt động tài chính (tk 515) có thể phải chia thành các tiểu

khoản sau:

- 5151 - Bán bất động sản đầu tư.

- 5152 - Lãi tiền gởi, tiền cho vay

- 5153 - Chênh lệch lãi tỷ giá phát sinh trong kỳ

- 5154 - Cổ tức và lợi nhuận được chia

- 5155 - Lãi do bán các loại chứng khoán

- 5156 - Lãi bán ngoại tệ

- 5157 - Lãi bán hàng trả chậm

- 5158 - Chiết khấu thanh toán được hưởng

- 5159 – Lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại

Lưu ý: Việc mở thêm các tiểu khoản nêu trên để phục vụ lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ,

báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính.


61

- Đối với tài khoản chi phí nguyên vật liệu (tk 621) có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng

hoặc nhóm sản phẩm/sản phẩm.

- Đối với tài khoản chi phí nhân công (tk 622) có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng hoặc

nhóm sản phẩm/sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp có thuê ngoài gia công thì tk 622

trước tiên có thể chia thành các tiểu khoản chi phí nhân công nội bộ và chi phí nhân công

thuê ngoài gia công, sau đó mở tiếp các tiểu khoản theo phân xưởng hoặc nhóm sản

phẩm/sản phẩm

- Đối với tài khoản chi phí sản xuất chung (tk 627_) có thể chia tiểu khoản theo phân xưởng.

- Đối với tài khoản chi phí tài chính (tk 635) phải chia thành các tài khoản sau để có thể lên

được báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.:

- 6351 - Lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ.

- 6352 - Chi phí lãi vay.

- 6353 - Giá vốn và chi phí liên quan đến bán bất động sản.

- 6354 - Chi phí lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại

- 6355 - Lỗ do bán các loại chứng khoán

- 6356 - Chi phí tài chính khác.

- Đối với các tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (tk 641,

642) có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các bộ phận kinh

doanh, loại hình kinh doanh và khoản mục phí. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể

như sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> Loại hình kinh doanh ->

Bộ phận sử dụng chi phí -> Khoản mục phí. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi

tiết theo trình tự sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> Bộ phận sử

dụng chi phí -> Loại hình kinh doanh -> Khoản mục phí.

- Đối với tài khoản thu nhập khác (tk 711) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau để có

thể lên được báo cáo lưu chuyển tiền tệ:

- 7111 - Thu nhập từ việc được thưởng, bồi thường

- 7112 - Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ

- 7113 - Thu nhập khác

- Đối với tài khoản chi phí khác (tk 811) có thể phải chia thành các tiểu khoản sau để có thể

lên được báo cáo lưu chuyển tiền tệ:

- 8111 - Chi phí bồi thường, bị phạt

- 8112 - Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ

- 8113 - Chi phí khác

Lưu ý chung:


62

Ta sẽ mở các tiểu khoản cho các đối tượng mà danh sách các đối tượng này ít thay đổi theo thời

gian. Ví dụ: danh mục mã các khoản mục phí, danh mục các ngành hàng kinh doanh, danh mục

các bộ phận hạch toán, các tài khoản ngân hàng, tài khoản tiền vay...

Đối với đối tượng mà danh sách các đối tượng này hay thay đổi theo thời gian thì không nên mở

các tiểu khoản để theo dõi. Đối với các đối tượng này nên sử dụng các danh mục khác để theo

dõi, ví dụ: danh mục vụ việc, danh mục sản phẩm, danh mục từ điển tự do...

5.2.1.2 Cách thức khai báo danh mục tài khoản trong SSE ACCOUNGTING

Để phục vụ nhu cầu quản trị ngày càng cao danh mục tài khoản được mở rất chi tiết. Thông thường

có nhiều tài khoản khác nhau nhưng lại có cùng các tiểu khoản, tiết khoản chi tiết giống nhau.

Để tiện cho việc khai báo và tiết kiệm thời gian khai báo cũng như tiện lợi cho việc tra cứu, trong

SSE ACCOUNGTING các tiểu khoản được khai báo riêng trong một danh mục. Ngoài ra, để chỉ rõ

các tiểu khoản nào thì gắn với tài khoản nào sẽ có một danh mục nhóm tiểu khoản dùng để liên kết

danh mục tài khoản và danh mục các tiểu khoản. Khi khai báo các tiểu khoản ta phải phân chúng

vào nhóm tiểu khoản nào và khi khai báo các tài khoản nếu có các tiểu khoản thì ta phải khai báo

tài khoản này có các tiểu khoản thuộc nhóm nào.

Như vậy ta sẽ có 2 danh mục tài khoản: danh mục tài khoản chính và danh mục tiểu khoản. Hai

danh mục này liên kết với nhau thông qua danh mục nhóm các tiểu khoản. Thực tế ta sẽ có một

danh mục tài khoản dài gồm danh mục tài khoản chính và danh mục tiểu khoản liên kết với nhau.

Tất nhiên các tài khoản chính chỉ liên kết với các tiểu khoản nếu như chúng có cùng chung mã

nhóm tiểu khoản.

Khi nhập số liệu thì ta nhập cả tài khoản chính và tiểu khoản. Để phân biệt tài khoản chính và tiểu

khoản ta dùng dấu chấm (".") làm dấu phân cách. Trong dữ liệu lưu số hiệu tài khoản cũng được

lưu như vậy ở trên 1 trường: tài khoản chính + dấu phân cách + tiểu khoản. Nếu tài khoản chỉ gồm

có tài khoản chính mà không có tiểu khoản thì chỉ cần nhập tài khoản chính và không nhập dấu

phân cách và tiểu khoản. Tên tài khoản sẽ bằng tên của tài khoản chính cộng với tên của tiểu

khoản.

Lưu ý là việc tách ra thành 2 danh mục các tài khoản chính và danh mục các tiểu khoản chỉ nên áp

dụng cho trường hợp có rất nhiều tiểu khoản. Nếu như số lượng tiểu khoản không quá nhiều thì ta

chỉ việc khai chúng luôn trong danh mục các tiểu khoản chính là đủ.

5.2.1.3 Các thông tin về tài khoản

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

1. Số hiệu tài khoản

2. Tên tài khoản

3. Tên ngắn (tên rút gọn dùng để lên 1 số báo cáo)

4. Tên tiếng Anh

5. Tên ngắn tiếng Anh


63

6. Loại tiền

7. Tài khoản mẹ

8. Tài khoản có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu hay phải trả.

9. Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái. Các tài khoản sổ cái là các

tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo

cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài

khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản

chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.

10. Loại tài khoản. Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục

vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục

phân loại các tài khoản.

11. Nhóm tiểu khoản.

Nhóm tiểu khoản được sử dụng trong trường hợp tài khoản có các tiểu khoản và các tiểu

khoản được khai báo trong danh mục tiểu khoản. Khi này ta phải chỉ rõ tài khoản này có

nhóm tiểu khoản nào để chương trình liên kết với các tiểu khoản có cùng nhóm trong

danh mục các tiểu khoản.

12. Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản

Nếu tài khoản có theo dõi số dư theo ngoại tệ thì phải khai báo phương pháp tính tỷ giá

ghi sổ của tài khoản. Chương trình cho phép lựa chọn 1 trong các phương pháp sau:

Trung bình tháng, Đích danh, Nhập trước xuất trước, Trung bình di động hàng ngày và

Tỷ giá giao dịch thực tế.

5.2.1.4 Danh mục các tiểu khoản

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

1. Nhóm tiểu khoản

2. Mã tiểu khoản

3. Tên tiểu khoản.

4. Tên tiếng Anh của tiểu khoản

5.2.1.5 Danh mục phân nhóm các tiểu khoản

Trong danh mục các tiểu khoản để phân biệt các tiểu khoản nào thì gắn với các tài khoản nào ta sử

dụng danh mục phân nhóm các tiểu khoản. Trong danh mục tiểu khoản và danh mục tài khoản đều

có trường thông tin lưu giữ mã nhóm của các tiểu khoản để phục vụ cho mục đích nói trên.

Các thông tin về nhóm các tiểu khoản gồm có:

1. Mã nhóm tiểu khoản

2. Tên nhóm tiểu khoản


64

3. Tên tiếng Anh của nhóm tiểu khoản.

5.2.2 Danh mục phân loại các tài khoản

Các tài khoản được phân thành các loại khác nhau theo tính chất của các tài khoản và để phục vụ

cho việc phân tích số liệu kế toán.

Các thông tin về loại tài khoản gồm có:

1. Mã loại tài khoản

2. Tên loại tài khoản

3. Tên tiếng Anh của loại tài khoản.

Trong SSE ACCOUNGTING các tài khoản được chia thành các loại sau:

- 1000 - Tài sản = 1100 + 1200

- 1100 - Tài sản lưu động = 1110 + 1120 + 1130 + 1140 + 1190

- 1110 - Tiền mặt (TM, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển)

- 1120 - Đầu tư ngắn hạn

- 1130 - Các khoản phải thu

- 1140 - Hàng hoá, thành phẩm tồn kho (không tính vật tư)

- 1190 - Tài sản lưu động khác

- 1200 - Tài sản cố định = 1210 + 1220

- 1210 - TSCĐ hữu hình = 1211 - 1212

- 1211 - Nguyên giá TSCĐ hữu hình

- 1212 - Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình

- 1220 - TSCĐ khác = 1221 - 1222

- 1221 - Nguyên giá TSCĐ khác

- 1222 - Giá trị hao mòn TSCĐ khác

- 3000 - Nợ, vay và phải trả = 3100 + 3200

- 3100 - Nợ, vay và phải trả ngắn hạn = 3110 + 3120

- 3110 - Nợ, vay và phải trả ngắn hạn

- 3120 - Thuế thu nhập phải nộp

- 3200 - Nợ, vay và phải trả dài hạn

- 4000 - Nguồn vốn chủ sở hữu

- 5000 - Doanh thu thuần = 5100 - 5200


65

- 5100 - Doanh thu

- 5200 - Các khoản giảm trừ

- 6000 - Chi phí = 6300 + 6400

- 6300 - Giá vốn hàng bán

- 6400 - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý

- 9100 - Lãi gộp = 5000 - 6300

- 9200 - Lãi trước thuế = 9100 - 6000

- 9300 - Lãi sau thuế = 9200 - 3120

5.3 Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối năm

5.3.1 Vào số dư đầu năm của các tài khoản

Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài khoản.

Cập nhật số dư đầu của các tài khoản được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu

kỳ của các tài khoản”.

Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:

- Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ.

- Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập số dư

đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán. Trong trường

hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên

một tài khoản.

- Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được

chuyển sau khi vào số dư chi tiết của các đối tượng công nợ ở phân hệ kế toán công nợ phải

thu và kế toán công nợ phải trả.

5.3.2 Kết chuyển số dư của các tài khoản, công nợ sang đầu năm sau

Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước thì ta thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và công

nợ sang năm tiếp theo.

Kết chuyển số dư của các tài khoản và công nợ sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Kế toán

tổng hợp / Kết chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”.

Lưu ý là trong chức năng này chỉ thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và số dư công nợ. Số dư của

các đối tượng quản lý khác như số tồn kho, số dư vụ việc… phải thực hiện kết chuyển ở các phân

hệ quản lý tương ứng.

Nếu sau khi đã kết chuyển số dư mà ta sửa lại số liệu ảnh hưởng đến số dư thì phải thực hiện kết

chuyển lại.


66

5.4 Cập nhật chứng từ đầu vào

Các chức năng chính của menu cập nhật số liệu

Menu "Cập nhật số liệu" trong phân hệ kế toán tổng hợp gồm có các menu con sau:

1. Phiếu kế toán

2. Bút toán phân bổ tự động

3. Khai báo các bút toán phân bổ tự động

4. Bút toán kết chuyển tự động

5. Khai báo các bút toán kết chuyển tự động

6. Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

7. Khai báo các tài khoản tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

5.4.1 Cập nhật phiếu kế toán

Các thông tin của phiếu kế toán

Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ...

Phiếu kế toán có các thông tin sau.

Phần thông tin chung về chứng từ:

- Số chứng từ

- Ngày hạch toán

- Ngày lập chứng từ

- Diễn giải (chung)

- Loại ngoại tệ

- Tỷ giá (nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá

bằng 1).

Phần chi tiết hạch toán:

- Số hiệu tài khoản

- Tên tài khoản

- Mã khách hàng (trong trường hợp tài khoản là công nợ thì bắt buộc phải nhập)

- Tên khách hàng

- Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch

- Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch

- Diễn giải (chi tiết)


67

- Phát sinh nợ theo đồng hạch toán

- Phát sinh có theo đồng hạch toán

- Các trường tự do

- Nhóm định khoản.

Phần chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào:

- Mẫu báo cáo: mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế

- Số chứng từ

- Số seri

- Ngày chứng từ

- Mã khách (nhà cung cấp)

- Tên khách (nhà cung cấp)

- Địa chỉ

- Mã số thuế

- Mã vụ việc

- Hàng hoá, dịch vụ

- Tiền hàng theo đồng tiền giao dịch

- Tiền hàng theo đồng tiền hạch toán

- Thuế suất

- Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch

- Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán

- Tk thuế

- Tk đối ứng.

- Cục thuế

- Ghi chú

- Các trường tự do.

Phần thông tin tổng hợp:

- Tổng phát sinh nợ

- Tổng phát sinh có

- Trạng thái của chứng từ: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ cái.

Lưu ý:


68

1. Số tiền thuế trong bảng kê thuế theo tài khoản thuế phải bằng số tiền thuế được hạch toán

trong chứng từ tương ứng theo tài khoản thuế thì chương trình mới cho phép lưu chứng từ.

2. Hạch toán tài khoản trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào

chỉ phục vụ lọc tìm số liệu liên quan đến bảng kê hoá đơn thuế GTGT đầu vào chứ không

ảnh hưởng đến sổ cái. Phần hạch toán tài khoản thuế sổ cái phải hạch toán ở phần chi tiết

hạch toán của chứng từ.

Lưu ý khi cập nhật các chứng từ nhiều nợ nhiều có

Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách

chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều nợ. Tương ứng với mỗi

nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ

ta có mã hoá từng nhóm định khoản khác nhau bằng cách đánh số: 1, 2, 3...

Trong trường hợp chỉ có 1 nhóm định khoản thì không cần phải cập nhập trường nhóm định khoản

(để trắng).

5.4.2 Tạo các bút toán phân bổ tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:

1. Phân bổ tài khoản chi chí sản xuất chung (tk 627) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh

doanh dở dang (tk 154).

2. Phân bổ các tài khoản chi phí nguyên vật liệu và lương nhân công trực tiếp (tk 621, 622)

vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong trường hợp các chi phí trực

tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào.

3. Phân bổ tài khoản chi phí bán hàng và tài khoản chi phí quản lý (tk 641, 642) vào tài khoản

kết quả sản xuất kinh doanh (tk 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường

hợp tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh chia nhỏ ra thành các tiểu khoản là các loại hình

kinh doanh khác nhau, còn các tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý thì hạch toán

chung không phân biệt loại hình kinh doanh).

4. Và một số trường hợp phân bổ khác

Số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về

chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp

cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán phân bổ. Chính vì vậy khi

thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.

Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách

lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các

bút toán phân bổ cuối kỳ.


69

Các thông tin được khai báo liên quan đến bút toán phân bổ tự động

Phần thông tin chung:

Thông tin Ghi chú

Stt bút

toán

Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình tự động thực

hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc.

Tên bút

toán

Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.

Tài khoản

ghi có

Tài khoản sẽ phân bổ đi.

Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu khoản này

khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai báo tài khoản sẽ phân bổ

đi là tài khoản tổng hợp.

Phần thông tin chi tiết

Thông tin Ghi chú

Tài khoản

ghi nợ

Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản phải là tài khoản chi tiết.

Mã vụ

việc

Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết hoá cho từng vụ việc.

Trong trường hợp này các phát sinh đã chỉ rõ ra cho vụ việc nào sẽ được kết chuyển

theo vụ việc đó. Chỉ có các phát sinh chưa rõ cho vụ việc nào mới được phân bổ cho

các vụ việc.

Mã bộ

phận hạch

toán

Sử dụng trong trường hợp phải chỉ rõ tài khoản liên quan đến bộ phận hạch toán

nào.

Tk nợ/Tk

có 1, 2, 3

Cặp tài khoản dùng để tự động tính hệ số phân bổ.

Tính hệ số phân bổ tự động

Hệ số phân bổ có thể do người dùng tự nhập hoặc được tính bởi chương trình.

Trong trường hợp được tính bởi chương trình thì phải khai báo cách tính. Ví dụ: dựa vào số phát

sinh nợ/có của 1 hoặc 1 cặp tài khoản nào đó hoặc nhiều (không nhiều hơn 3) cặp tk cộng lại.

Trong trường hợp hệ số được tính theo đặc thù thì phải sửa chương trình tính hệ số theo yêu cầu

của từng khách hàng cụ thể.


70

Tạo bút toán phân bổ tự động

Khi tạo bút toán phân bổ tự động ta phải khai báo thêm các thông tin sau:

Thông tin Ghi chú

Số chứng từ Số của chứng từ của bút toán phân bổ tự động

Số tiền phân

bổ

Trong trường hợp ta không phân bổ hết toàn bộ số tiền phát sinh mà chỉ phân bổ một

phần tiền phát sinh thì khi thực hiện bút toán phân bổ phải nhập số tiền cần phân bổ.

Nếu ta không khai báo số tiền sẽ phân bổ thì khi tạo bút toán phân bổ SSE

ACCOUNGTING sẽ tính số tiền cần phải phân bổ bằng tổng phát sinh - tổng số giảm

trong kỳ và tiếp theo sẽ phân bổ số tiền này theo tiêu thức được lựa chọn.

Lưu ý: nếu ta khai báo số tiền phân bổ thì phải khai báo thêm là bút toán phân bổ liên

quan đến đơn vị cơ sở nào (trong trường hợp quản lý nhiều đơn vị cơ sở).

Mã đơn vị

cơ sở

Khai báo trong trường hợp phân bổ không hết toàn bộ số phát sinh mà chỉ phân bổ

một số tiền nhất định khai báo ở trên.

Hệ số phân

bổ

Hệ số phân bổ cho từng tài khoản nhận phân bổ.

Khi khai báo các hệ số ta không bắt buộc khai báo hệ số theo tỷ lệ phần trăm mà có

thể khai báo theo số trước khi ta tính ra tỷ lệ % và chương trình sẽ tự động tính tỷ lệ

% cần thiết để thực hiện phân bổ.

Trong trường hợp hệ số phân bổ được tính dựa trên số phát sinh của 1 hoặc nhiều tài

khoản / cặp tài khoản thì ta có thể sử dụng chương trình tính hệ số phân bổ.

Chương trình cho phép xoá các bút toán đã phân bổ, tạo lại các bút toán đã phân bổ khi có các sửa

đổi và in các bút toán phân bổ.

5.4.3 Tạo các bút toán kết chuyển tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

1. Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh

2. Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh

3. Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh

4. Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh

5. Kết chuyển khác…

Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết

về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường

hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy

khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.


71

Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách

lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các

bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận”

cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang

tài khoản ghi nợ (ví dụ C642 - N911) hoặc ngược lại (ví dụ N511 - C911).

Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo

vụ việc hay không. Chương trình cũng cho phép chỉ kết chuyển các phát sinh có vụ việc còn những

phát sinh không có vụ việc thì không kết chuyển.

Khi tạo bút toán kết chuyển SSE ACCOUNGTING sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh

trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.

Để tiện dụng SSE ACCOUNGTING cho phép các khả năng khai báo sau:

1. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.

2. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này SSE

ACCOUNGTING sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản

“nhận”.

3. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này

SSE ACCOUNGTING sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển -

nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.

Các thông tin được khai báo liên quan đến bút toán kết chuyển tự động

Phần thông tin chung:

Thông tin Ghi chú

Stt Trình tự thực hiện các bút toán kết chuyển trong trường hợp chương

trình tự động thực hiện nhiều bút toán kết chuyển cùng 1 lúc.

Tên bút toán Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.

Tài khoản ghi nợ Tài khoản cần kết chuyển ghi nợ/tài khoản đích

Tài khoản ghi có Tài khoản cần kết chuyển ghi có/tài khoản đích

Loại kết chuyển 1 – KC từ tài khoản có sang tài khoản nợ; 2 – KC từ tài khoản nợ

sang tài khoản có

Kết chuyển theo vụ việc Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo từng vụ việc

Kết chuyển theo bộ phận

hạch toán

Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo từng bộ phận

hạch toán

Kết chuyển theo sản phẩm Sử dụng trong trường hợp tính giá thành theo sản phẩm

Chỉ kết chuyển phát sinh có

mã vụ việc

0 – Không; 1 – Có

Chỉ kết chuyển các phát sinh có mã vụ việc, còn các phát sinh khác

không kết chuyển mà để sẽ phân bổ sau.


72

Tạo bút toán kết chuyển tự động

Khi tạo bút toán kết chuyển tự động ta phải khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển. Bút

toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại và in ra.

5.4.4 Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

Cuối kỳ ta phải thực hiện đánh giá lại tiền ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ.

Thông tin về bút toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ gồm có:

8. Stt thực hiện bút toán

9. Tên bút toán

10. Tài khoản

11. Mã ngoại tệ

12. Tài khoản chênh lệch tỷ giá.

Khi tạo bút toán chênh lệch tỷ giá ta phải nhập kỳ hạch toán và tỷ giá cuối kỳ, số chứng từ.

Lưu ý là mỗi lần tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ ta chỉ có thể chọn được các bút toán có

cùng một mã ngoại tệ.

Đối với các tài khoản là công nợ thì chương trình sẽ tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho

từng khách hàng/đối tượng công nợ.

Đối với việc theo dõi thanh toán chi tiết cho các hoá đơn ngoại tệ thì chương trình cũng tự động

tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng hoá đơn nhưng được thực hiện bên phân hệ kế

toán mua hàng/bán hàng.

Ta có thể xóa hoặc in các bút toán đã tạo chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho 1 tài khoản.

5.5 Báo cáo

5.5.1 Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Sổ sách theo hình thức nhật ký chung gồm có:

13. Sổ nhật ký chung

14. Sổ nhật ký thu tiền

15. Sổ nhật ký chi tiền

16. Sổ nhật ký bán hàng

17. Sổ nhật ký mua hàng

18. Sổ cái của một tài khoản

19. Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)

20. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản


73

21. Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)

22. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản

23. Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản

24. Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.

5.5.2 Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm có:

25. Đăng ký số chứng từ ghi sổ

26. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

27. Bảng tổng hợp chứng từ / Sổ chi tiết

28. Bảng kê chứng từ của một tài khoản kiêm chứng từ ghi sổ

29. Chứng từ ghi sổ



32. Sổ chi tiết của một tài khoản

33. Sổ chi tiết tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)






5.5.3 Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

Sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ gồm có:

39. Nhật ký chứng từ số 1 - 10

40. Bảng kê số 1 - 11

41. Các bảng phân bổ chi phí




45. Sổ chi tiết tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)



74





5.5.4 Báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính gồm có:

51. Bảng cân đối kế toán

52. Bảng cân đối kế toán cho nhiều kỳ

53. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 1: Lãi lỗ

54. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh (phần 1) cho nhiều kỳ

55. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 2: Nghĩa vụ với ngân sách

56. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 3. Thuế GTGT

57. Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp

58. Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp cho nhiều kỳ

59. Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp

60. Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp cho nhiều kỳ

61. Thuyết minh báo cáo tài chính

62. Bảng phân tích tài chính của doanh nghiệp.

5.5.5 Lọc tìm và tra cứu số liệu

63. Bảng kê chứng từ

64. Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

65. Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

66. Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng – theo cột

67. Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản – theo cột

68. Hỏi số dư của một tài khoản

69. Bảng cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản



72. Sổ tổng hợp chữ T của nhiều tài khoản

6. Phân hệ Kế toán tiền mặt tiền gửi, tiền vay


75


Chức năng của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ

- Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau

- Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng

- Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các

khoản mục chi phí…

- Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các

ngân hàng, các đối tượng cho vay khác

- Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, thanh

toán tạm ứng của từng đối tượng

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

Hệ thống menu của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

Các menu chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

CHỨNG TỪ

Phiếu thu

Phiếu chi

Báo có, Báo nợ NH


HỆ KHÁC

Bán hàng, côn nợ phải thu

Mua hàng công nợ phải trả




Công nợ phải thu

Công nợ phải trả

BÁO CÁO

Nhật ký thu tiền, chi tiền

Sổ quỹ, sổ ngân hàng

Báo cáo dòng tiền

PHÂN HỆ

KẾ TOÁN

VỐN BẰNG TIỀN


76


2. Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

3. Báo cáo tiền vay

4. Danh mục từ điển và tham số

5. In các danh mục từ điển và tham số


Danh mục ngân hàng

Danh mục các ngân hàng được sử dụng trong trường hợp cần phải in các UNC, lệnh chuyển tiền

trực tiếp từ chương trình. Được cập nhật ở menu “Danh mục tài khoản ngân hàng”

Thông tin về danh mục ngân hàng gồm có:

- Tài khoản kế toán (tài khoản tiền gởi ngân hàng trong danh mục tài khoản)

- Số tài khoản ngân hàng

- Tên ngân hàng

- Tên tiếng Anh của ngân hàng

- Địa chỉ của ngân hàng

- Tỉnh, thành phố nơi ngân hàng đóng

- Điện thoại

- Số fax

- Số e-mail

- Trang web (home_page)

- Đối tác giao dịch

- Mã số thuế

- Ghi chú



Menu "Cập nhật số liệu" gồm có các menu con sau:

8. Giấy báo có (thu) của ngân hàng

9. Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

10. Phiếu thu tiền mặt

11. Phiếu chi tiền mặt


77

12. Cập nhật và tính lại tỷ giá

13. Cập nhật số dư đầu kỳ của khế ước

14. Kết chuyển số dư khế ước sang năm sau

15. Vào số phát sinh lũy kế đầu kỳ của các khế ước

16. Tính lũy kế đến cuối năm của các khế ước

6.3.1 Cập nhật phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng

Các thông tin của phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng

Màn hình nhập liệu:

Phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng bao gồm các thông tin sau:


- Loại phiếu thu. Phiếu thu được phân thành các loại sau:

1 - Thu tiền chi tiết cho các hoá đơn

2 - Thu của 1 khách hàng

3 - Thu của nhiều khách hàng

4 - Vay

5 - Chuyển tiền ngoại tệ

6 - Mua ngoại tệ


78

7 - Người mua trả tiền trước

9 - Thu khác.

- Mã khách hàng

- Tên khách hàng

- Địa chỉ

- Người nộp tiền

- Lý do nộp (diễn giải chung)

- Tài khoản nợ

- Số phiếu thu


- Ngày lập phiếu thu

- Mã ngoại tệ

- Tỷ giá giao dịch

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu thu bằng

1)

- Số hoá đơn

- Ngày hoá đơn

- Mã ngoại tệ

- Tài khoản có

- Số tiền trên hoá đơn

- Số tiền đã thu (không kể số tiền thu của phiếu thu hiện tại)

- Số tiền còn phải thu

- Số tiền thu lần này

- Số tiền thu lần này quy đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn

- Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán)

- Số tiền thu lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán

- Các mã của các trường tự do…

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của 1 khách hàng (loại phiếu thu bằng 2)

- Tài khoản có

- Tên tài khoản có


79


- Tỷ giá ghi sổ


- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá ghi sổ)


Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của nhiều khách hàng (loại phiếu thu bằng 3)

- Tài khoản có


- Mã khách

- Tên khách



- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán


Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp vay (loại phiếu thu bằng 4); nộp tiền vào ngân hàng,

chuyển tiền từ ngân hàng khác đến (loại phiếu thu bằng 5); mua ngoại tệ (loại phiếu thu bằng

6); người mua trả tiền trước (loại phiếu thu bằng 7); khác (loại phiếu thu bằng 9)

- Tài khoản có




- Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán


Phần tính tổng của phiếu thu

- Hạn thanh toán: đối với trường hợp vay (loại phiếu thu bằng 4)

- Tổng số tiền trên phiếu thu/giấy báo có



80

6.3.2 Lưu ý về phân loại phiếu thu

6.3.2.1 Thu tiền chi tiết theo từng hóa đơn (loại phiếu thu bằng 1)

- Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền bán hàng hoặc thu lại tiền cho vay hoặc tạm

ứng trước đó và mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào hoặc của

phiếu chi cho vay, tạm ứng cụ thể.

- Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1.

- Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này

để hạch toán.

- Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này

trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã

thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.

- Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền

quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn. Khi này chương trình sẽ tự động hạch toán số

tiền chênh lệch tỷ giá so với số tiền trên hóa đơn.

6.3.2.2 Thu tiền của một khách hàng (loại phiếu thu bằng 2)

- Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền của các món công nợ phải thu nhưng chỉ quan

tâm đến đối tượng công nợ (khách hàng, người vay tiền, tạm ứng) mà không cần phải chỉ rõ

thu tiền của hóa đơn nào, phiếu chi nào ngay khi nhập liệu.

- Việc phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn có thể thực hiện sau đó (sau khi đã lưu chứng từ,

hoặc lọc chứng từ đã nhập trước đó) bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương

trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực

hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng. Chức năng phân bổ này còn được thực

hiện ở menu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ thu tiền hàng

cho các hóa đơn.

- Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi

sổ thì ta có thể dùng loại phiếu thu bằng 9.

6.3.2.3 Thu tiền của nhiều khách hàng (loại phiếu thu bằng 3)

- Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền của nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu thu.

6.3.2.4 Nhận (thu) tiền đi vay (loại phiếu thu bằng 4)

- Loại phiếu thu này được sử dụng đối với các khoản tiền đi vay mà ta muốn sau này khi chi trả

vay ta sẽ chỉ rõ là chi trả cho số phiếu thu nào khi nhận tiền vay.

- Trong trường hợp sau này không cần phải theo dõi trả vay chi tiết theo số phiếu thu thì ta có

thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9


81

6.3.2.5 Chuyển tiền ngoại tệ (loại phiếu thu bằng 5)

- Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (rút tiền ngoại tệ từ

ngân hàng về nhập quỹ, nhận chuyển tiền từ ngân hàng B vào ngân hàng A) và sử dụng chức

năng tự động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.

- Trong trường hợp tỷ giá giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật mà không sử

dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.

6.3.2.6 Mua ngoại tệ (loại phiếu thu bằng 6)

- Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp định kỳ cuối tháng ta sử dụng chức năng

cập nhật lại tỷ giá giao dịch được khai báo trong danh mục tỷ giá cho các phiếu thu ngoại tệ.

Khi này, chương trình sẽ cập nhật lại tỷ giá giao dịch cho các phiếu thu ngoại tệ trừ các phiếu

thu thuộc loại mua ngoại tệ (theo tỷ giá thỏa thuận với người bán ngoại tệ).

- Trong trường hợp tỷ giá giao dịch do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng

tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.

6.3.2.7 Người mua trả tiền trước (loại phiếu thu bằng 7)

- Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi thu tiền chi tiết theo hóa

đơn và khi nhận tiền của người mua trả trước thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.

- Lưu ý là loại phiếu thu này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và

phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.

Quy trình thực hiện như sau:

- Nhận (thu) tiền trả trước của người mua. Hạch toán qua tài khoản “Nhận tiền trả trước của

khách hàng”.

- Sau khi xuất hóa đơn cho khách hàng thì làm bút toán bù trừ công nợ giữa tài khoản “Nhận

tiền trả trước của khách hàng” và tài khoản “Công nợ phải thu”. Bút toán này được chi tiết cho

từng hóa đơn.

Trong trường hợp không liên quan đến ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì có

thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.

6.3.2.8 Thu khác (loại phiếu thu bằng 9)

Loại phiếu thu này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu thu nêu

trên.

Lưu ý chung

- Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu thu nữa. Để sửa được loại

phiếu thu phải xóa hết các dòng chi tiết.

6.3.3 Cập nhật phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng

Các thông tin của phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng


82


Phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng có các thông tin sau:


- Loại phiếu chi. Có các loại phiếu chi sau:

1 - Chi trả chi tiết theo các hoá đơn

2 - Chi cho 1 khách hàng

3 - Chi cho nhiều khách hàng

4 - Chi cho vay, tạm ứng

5 - Chuyển/Nộp tiền ngoại tệ

7 - Trả trước cho người bán

8 – T/t chi phí trực tiếp bằng tiền mặt

9 - Chi khác.

- Mã khách hàng

- Tên khách hàng

- Địa chỉ

- Người nhận tiền

- Lý do chi (diễn giải chung)


83

- Tài khoản có

- Số phiếu chi


- Ngày lập phiếu chi

- Mã ngoại tệ

- Tỷ giá ghi sổ.

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu chi bằng

1)

- Số hoá đơn

- Ngày hoá đơn

- Mã ngoại tệ (trên hóa đơn)

- Tài khoản nợ (hạch toán công nợ khi mua hàng)

- Số tiền trên hoá đơn

- Số tiền đã trả (không kể số tiền trả trong phiếu chi hiện thời)

- Số tiền còn phải trả

- Số tiền trả lần này

- Số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn


- Số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán

- Các mã của các trường tự do.

Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi cho 1 khách hàng (loại phiếu chi bằng 2)

- Tài khoản nợ

- Tên tài khoản nợ


- Tỷ giá ghi sổ


- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản nợ)

- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản có)


Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi cho nhiều khách hàng (loại phiếu chi bằng 3)


84

- Tài khoản nợ


- Mã khách

- Tên khách



- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán


Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp cho vay, chi cho tạm ứng (loại phiếu chi bằng 4); nộp

tiền vào ngân hàng, chuyển tiền sang ngân hàng khác (loại phiếu chi bằng 5); bán ngoại tệ

(loại phiếu chi bằng 6); trả trước cho người bán (loại phiếu chi bằng 7); chi khác (loại phiếu

chi bằng 9)

- Tài khoản nợ




- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán


Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi thanh toán chi phí trực tiếp có thuế (loại phiếu

chi bằng 8)

- Tài khoản nợ




- Loại hóa đơn

0 - Không có hóa đơn

1 - Hóa đơn GTGT giá chưa bao gồm thuế

2 - Hóa đơn GTGT giá đã bao gồm thuế (tem, vé…)

3 - Hóa đơn trực tiếp được khấu trừ lùi

4 - Hoá đơn trực tiếp không được khấu trừ

5 – Nhiều loại hóa đơn.


85

- Mẫu báo cáo (mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế)

- Ngày hóa đơn

- Số seri

- Số hóa đơn

- Mã khách (nhà cung cấp)

- Tên khách (tên nhà cung cấp)

- Địa chỉ

- Mã số thuế (của nhà cung cấp)

- Hàng hóa, dịch vụ

- Mã thuế suất

- Thuế suất

- Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch

- Tài khoản thuế

- Cục thuế

- Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền giao dịch

- Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

- Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

- Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch)

- Ghi chú


Lưu ý: Hạch toán tài khoản thuế trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT

đầu vào sẽ được chuyển vào sổ cái.

Phần tính tổng của phiếu chi

- Tổng tiền hàng, dịch vụ

- Tiền thuế

- Tổng số tiền trên phiếu chi/giấy báo nợ.


Lưu ý khi in Uỷ nhiệm chi trực tiếp từ chương trình

Khi in UNC trực tiếp từ chương trình cần lưu ý là thông tin liên quan đến ngân hàng chuyển đi

được lấy từ thông tin cập nhật trong danh mục ngân hàng của doanh nghiệp, còn thông tin liên


86

quan đến ngân hàng nhận tiền được lấy từ thông tin khai báo về ngân hàng của khách hàng trong

danh mục khách hàng.

6.3.4 Lưu ý về phân loại phiếu chi

6.3.4.1 Chi trả chi tiết theo từng hóa đơn (loại phiếu chi bằng 1)

- Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền mua hàng hoặc trả tiền đi vay trước đó và

mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là chi tiền cho hóa đơn nào hoặc của phiếu thu đi vay cụ

thể.

- Trong trường hợp chi trả tiền cho nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1.

- Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này

để hạch toán.

- Số tiền đã chi trả cho hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã chi liên quan đến hóa đơn

này trừ đi số tiền chi trên phiếu chi hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số

tiền đã chi sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu chi sau phiếu chi hiện thời.

- Khi loại tiền chi trả trên phiếu chi khác với loại tiền trên hóa đơn mua hàng thì phải nhập số

tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn. Khi này chương trình sẽ tự động hạch

toán số tiền chênh lệch tỷ giá so với số tiền trên hóa đơn.

6.3.4.2 Chi trả tiền cho một người bán (loại phiếu chi bằng 2)

- Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho các món công nợ phải trả nhưng chỉ

quan tâm đến đối tượng công nợ (người bán, người cho vay) mà không cần phải chỉ rõ chi trả

tiền cho hóa đơn nào, phiếu thu nào ngay khi nhập liệu.

- Việc phân bổ số tiền đã chi trả cho từng hóa đơn có thể thực hiện sau đó (sau khi đã lưu chứng

từ, hoặc lọc chứng từ đã nhập trước đó) bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này

chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến người bán hiện thời chưa tất toán để ta

thực hiện phân bổ số tiền chi trả cho các hóa đơn tương ứng. Chức năng phân bổ này còn được

thực hiện ở menu: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền chi trả

cho các hóa đơn.

- Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi

sổ thì ta có thể dùng loại phiếu chi bằng 9.

6.3.4.3 Chi trả tiền cho nhiều người bán (loại phiếu chi bằng 3)

- Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu

thu.

6.3.4.4 Chi cho vay, chi tạm ứng (loại phiếu chi bằng 4)

- Loại phiếu chi này được sử dụng đối với các khoản tiền cho vay, chi cho tạm ứng mà ta muốn

sau này khi thu lại tiền cho đi vay, thu lại tiền tạm ứng hoặc thanh toán tạm ứng ta sẽ chỉ rõ là

thu lại của (thanh toán cho) số phiếu chi nào chi ra trước đó.


87

- Trong trường hợp sau này không cần phải theo dõi thu lại tiền cho vay, tiền tạm ứng chi tiết

theo số phiếu chi thì ta có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9

6.3.4.5 Chuyển tiền ngoại tệ (loại phiếu chi bằng 5)

- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (nộp tiền ngoại tệ vào

ngân hàng, chuyển tiền ngoại tệ từ ngân hàng A sang ngân hàng B) và sử dụng chức năng tự

động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.

- Trong trường hợp tỷ giá giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật mà không sử

dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9.

6.3.4.6 Bán ngoại tệ (loại phiếu chi bằng 6)

- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp bán ngoại tệ.

- Có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9 thay cho loại phiếu chi bằng 6.

6.3.4.7 Trả tiền trước cho người bán (loại phiếu chi bằng 7)

- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi chi trả tiền chi tiết cho

hóa đơn và khi trả tiền trước cho nhà cung cấp thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.

- Lưu ý là loại phiếu chi này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và

phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.

Quy trình thực hiện như sau:

- Chi tiền trả trước cho người bán. Hạch toán qua tài khoản “Tiền trả trước cho người bán”.

- Sau khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp thì làm bút toán bù trừ công nợ giữa tài khoản “Tiền trả

trước cho người bán” và tài khoản “Công nợ phải trả”. Bút toán này được chi tiết cho từng hóa

đơn.

Trong trường hợp không liên quan đến ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì có

thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9.

6.3.4.8 Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền mặt (loại phiếu chi bằng 8)

- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng

tiền mặt.

- Trong trường hợp chương trình cho phép cập nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế

GTGT đầu vào để lên bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu vào.

- Nếu hóa đơn thuế GTGT đầu vào không nhập trong chương trình thì có thể dùng loại phiếu chi

bằng 9.

6.3.4.9 Chi khác (loại phiếu chi bằng 9)

Loại phiếu chi này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu chi nêu

trên.


88

Lưu ý chung

- Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu chi nữa. Để sửa được loại

phiếu chi phải xóa hết các dòng chi tiết.

6.3.5 Các lưu ý khi nhập phiếu chi có liên quan đến thuế GTGT đầu vào

- Chương trình cho phép nhập trực tiếp các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế GTGT đầu vào

để chuyển vào bảng kê báo cáo thuế về các hóa đơn thuế GTGT đầu vào. Việc nhập cập nhật

các thông tin này được thực hiện đối với loại phiếu chi bằng 8 – chi thanh toán chi phí trực tiếp

bằng tiền.

- Việc cập nhập thông tin về các hóa đơn thuế GTGT có thể thực hiện ở 2 nơi: trực tiếp tại tab

hạch toán các chi tiết phát sinh hoặc tại tab các hóa đơn thuế GTGT.

- Nếu nhập tại tab hạch toán thì thông tin sẽ tự động được chuyển sang tab các hóa đơn thuế

GTGT.

- Việc nhập tại tab hạch toán được sử dụng khi cần hạch toán chi tiết tất cả các chứng từ gốc

phát sinh. Còn việc nhập tại tab hóa đơn thuế GTGT được sử dụng khi chỉ cần hạch toán tổng

hợp số chi phí phát sinh.

- Chương trình hỗ trợ việc tự động tính tiền thuế phụ thuộc vào loại hóa đơn thuế GTGT. Các

hóa đơn được phân loại như sau:

1 - Hóa đơn GTGT giá chưa bao gồm thuế

2 - Hóa đơn GTGT giá đã bao gồm thuế (tem, vé…)

3 - Hóa đơn trực tiếp được khấu trừ lùi

4 - Hoá đơn trực tiếp không được khấu trừ

5 – Nhiều loại hóa đơn.

- Đối với hóa đơn loại 1 – hóa đơn thuế GTGT giá chưa bao gồm thuế thì ta nhập tiền hàng, thuế

suất và chương trình sẽ tính ra số tiền thuế.

- Đối với hóa đơn loại 2 – hóa đơn thuế GTGT đã bao gồm thuế thì ta nhập tổng số tiền phải

thanh toán, thuế suất và chương trình sẽ tự động tính ngược lại số tiền hàng và tiền thuế.

- Trong trường hợp phần hạch toán chỉ hạch toán số tổng phát sinh mà không chi tiết cho từng

hóa đơn đầu vào thì tại trường loại hóa đơn ta chọn loại 5 – Nhiều loại hóa đơn. Trong trường

hợp các hóa đơn thuế GTGT được cập nhập ở tab hóa đơn thuế. Để cập nhập ta chuyển sang

tab này và bấm vào nút “Sửa thông tin thuế”.

- Lưu ý là số liệu hạch toán liên quan đến thuế GTGT đầu vào để chuyển vào số cái được

chương trình lấy từ tab hóa đơn thuế, vì vậy không cần phải hạch toán riêng 1 dòng hạch toán

thuế ở tab hạch toán.

- Khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số tiền hàng (chi phí) và số tiền thuế GTGT nhập ở

phần hạch toán chi tiết và phần hóa đơn thuế. Nếu có sự khác nhau về tiền thuế giữa 2 màn

hình nhập liệu thì chương trình sẽ không cho lưu và yêu cầu điều chỉnh lại. Còn đối với trường


89

hợp tiền hàng (chi phí) nếu có sự khác nhau thì chương trình sẽ cảnh báo để kiểm tra lại nếu

cần thiết, tuy nhiên chương trình vẫn cho lưu (do có thể có một số chi phí không có hóa đơn

thuế).

6.3.6 Các lưu ý về cập nhật các phát sinh liên quan đến ngoại tệ và tính toán tỷ giá ghi sổ,

chênh lệch tỷ giá

Liên quan đến các phát sinh ngoại tệ sẽ nảy sinh các vấn đề về tính toán tỷ giá ghi sổ, chênh lệch tỷ

giá. Các vấn đề này tương đối là phức tạp do có nhiều trường hợp phát sinh xảy ra trong thực tế.

Dưới đây sẽ trình bày chi tiết về vấn đề này.

6.3.6.1 Lựa chọn phương pháp tính tỷ giá ghi sổ

SSE ACCOUNGTING cung cấp 5 phương pháp tính tỷ giá ghi sổ sau:

1 – Trung bình tháng,

2 - Thực tế đích danh,

3 – Nhập trước xuất trước,

4 – Trung bình di động và

5 - Tỷ giá giao dịch.

Phương pháp tính tỷ giá khi sổ được khai báo trong danh mục tài khoản cho từng tài khoản ngoại

tệ ở danh mục tài khoản.

Đối với các phương pháp “1 – Trung bình tháng”, “3 – Nhập trước xuất trước”, “4 – Trung bình di

động” thì chương trình sẽ tự động tính tỷ giá ghi sổ; đối với phương pháp “2 – Thực tế đích danh”

thì người sử dụng sẽ tự cập nhật tỷ giá ghi sổ; đối với phương pháp “5 – Tỷ giá giao dịch” thì

chương trình tự động gán tỷ giá ghi sổ bằng tỷ giá giao dịch và trong trường hợp cuối này sẽ không

tính phát sinh chênh lệch tỷ giá cho từng phát sinh.

6.3.6.2 Ví dụ về một số nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ hạch toán chênh lệch tỷ giá

Đối với các tài khoản thuộc loại “tài sản” như tiền, công nợ phải thu thì phát sinh bên nợ được ghi

theo tỷ giá giao dịch và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá ghi sổ.

Đối với các tài khoản thuộc loại “nguồn vốn” như công nợ phải trả thì, ngược lại, phát sinh bên nợ

được ghi theo tỷ giá ghi sổ và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá giao dịch.

Dưới đây là ví dụ cho một số nghiệp vụ phát sinh.

- Khi thu tiền mặt ngoại tệ ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt

ngoại tệ.

- Khi chi tiền mặt ngoại tệ ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt

ngoại tệ.

- Khi bán hàng cho khách hàng ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi nợ tài khoản

công nợ phải thu về ngoại tệ.


90

- Khi thu tiền của khách hàng ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi có tài khoản công nợ

phải thu về ngoại tệ.

- Khi mua hàng của người bán ta ghi theo tỷ giá giao dịch đối với phát sinh ghi có tài khoản

công nợ phải trả về ngoại tệ.

- Khi chi trả tiền cho nhà cung cấp ta ghi theo tỷ giá ghi sổ đối với phát sinh ghi nợ tài khoản

công nợ phải thu về ngoại tệ.

Như vậy khi có một nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh thì sẽ có một hoặc cả hai loại tỷ giá. Ta sẽ xem

xét một số ví dụ cụ thể sau.

- Bán hàng. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất - tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp

này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.

- Mua hàng. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp

này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.

- Thu tiền bán hàng. Khi này phải cập nhật cả hai loại tỷ giá – tỷ giá giao dịch để tính số tiền

phát sinh ghi nợ tài khoản tiền mặt còn tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản

công nợ phải thu. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tiền mặt/tài khoản công nợ

phải thu và tài khoản doanh thu/chi phí tài chính. Nếu cập nhật chi tiết thu tiền của từng hóa

đơn thì tỷ giá ghi sổ sẽ là tỷ giá tại thời điểm ghi hóa đơn (ghi trên hóa đơn) và chênh lệch

được hạch toán riêng cho từng hóa đơn.

- Trả tiền mua hàng. Khi này phải cập nhật tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt và tỷ giá ghi sổ

của tài khoản công nợ phải trả. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản tiền

mặt/công nợ phải trả và tài khoản chi phí/doanh thu tài chính. Nếu cập nhật chi tiết chi trả cho

từng hóa đơn thì tỷ giá ghi sổ sẽ là tỷ giá tại thời điểm ghi hóa đơn (ghi trên hóa đơn) và chênh

lệch được hạch toán riêng cho từng hóa đơn.

- Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Khi này phải cập nhật cả hai tỷ giá – tỷ giá ghi

sổ để tính số tiền phát sinh ghi có tài khoản tiền mặt và tỷ giá giao dịch để tính số tiền phát

sinh ghi có tài khoản chi phí. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản chi

phí/tiền mặt và tài khoản doanh thu/chi phí tài chính.

- Chuyển tiền từ hai tài khoản tiền ngoại tệ. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ

giá ghi sổ của tài khoản chuyển tiền đi. Tỷ giá giao dịch của tài khoản ghi nợ sẽ lấy bằng tỷ giá

ghi sổ của tài khoản ghi có. Trong trường hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.

- Mua ngoại tệ. Khi này chỉ cần cập nhật một tỷ giá duy nhất – tỷ giá giao dịch. Trong trường

hợp này không có phát sinh chênh lệch tỷ giá.

- Bán ngoại tệ. Khi này phải cập nhật cả hai tỷ giá – tỷ giá ghi sổ để tính số tiền phát sinh ghi có

tài khoản tiền mặt ngoại tệ và tỷ giá giao dịch để tính số tiền phát sinh ghi nợ tài khoản tiền

mặt theo đồng tiền hạch toán. Chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán đối ứng giữa tài khoản

doanh thu/chi phí và tài khoản tiền mặt VNĐ/tiền mặt ngoại tệ.


91

- Thu tiền VNĐ (ví dụ là đồng tiền hạch toán) đối với công nợ ngoại tệ phải thu. Trong trường

hợp này việc cập nhật số liệu và tính tỷ giá ghi sổ cho tài khoản công nợ ngoại tệ phải thu như

sau.

1. Nếu cập nhật phiếu thu tiền chi tiết theo hóa đơn (loại phiếu thu bằng 2) thì chương

trình sẽ hỏi số tiền quy đổi ra ngoại tệ là bao nhiêu để theo dõi công nợ theo ngoại tệ,

còn tỷ giá ghi sổ sẽ lấy bằng tỷ giá khi viết hóa đơn (khi ghi nợ công nợ phải thu).

2. Nếu cập nhật phiếu thu tiền chỉ theo đối tượng công nợ (loại phiếu thu bằng 2) thì để

theo dõi được công nợ ngoại tệ ta phải chọn đồng tiền giao dịch là đồng tiền ghi trên hóa

đơn (thay cho đồng tiền VNĐ thực tế phát sinh) và quy đổi số tiền VNĐ ra ngoại tệ để

nhập số tiền ngoại tệ phát sinh. Lưu ý là hạch toán ghi nợ vào tài khoản tiền mặt vẫn

hạch toán vào tài khoản tiền mặt VNĐ chứ không phải là tài khoản tiền mặt ngoại tệ và

hạch toán vào tài khoản công nợ thì hạch toán vào tài khoản công nợ ngoại tệ chứ không

phải công nợ VNĐ.

- Chi trả tiền VNĐ đối với công nợ ngoại tệ phải trả. Trường hợp này xử lý như trường hợp thu

tiền VNĐ đối với công nợ ngoại tệ phải thu.

1. Nếu cập nhật phiếu chi trả tiền chi tiết theo hóa đơn (loại phiếu chi bằng 2) thì chương

trình sẽ hỏi số tiền quy đổi ra ngoại tệ là bao nhiêu để theo dõi công nợ theo ngoại tệ,

còn tỷ giá ghi sổ sẽ lấy bằng tỷ giá khi viết hóa đơn (khi ghi có công nợ phải trả).

2. Nếu cập nhật phiếu chi trả tiền chỉ theo đối tượng công nợ (loại phiếu chi bằng 2) thì để

theo dõi được công nợ ngoại tệ ta phải chọn đồng tiền giao dịch là đồng tiền ghi trên hóa

đơn (thay cho đồng tiền VNĐ thực tế phát sinh) và quy đổi số tiền VNĐ ra ngoại tệ để

nhập số tiền ngoại tệ phát sinh. Lưu ý là hạch toán ghi có vào tài khoản tiền mặt vẫn

hạch toán vào tài khoản tiền mặt VNĐ chứ không phải là tài khoản tiền mặt ngoại tệ và

hạch toán vào tài khoản công nợ thì hạch toán vào tài khoản công nợ ngoại tệ chứ không

phải công nợ VNĐ.

- Nhận trước tiền hàng của khách hàng. Có 2 phương án xử lý cho trường hợp này.

1. Khi nhận tiền ta hạch toán vào tài khoản công nợ trung gian (tài khoản này là tài khoản

công nợ VNĐ chứ không theo dõi công nợ ngoại tệ). Sau khi hạch toán nghiệp vụ xuất

hóa đơn cho khách hàng thì ta thực hiện tiếp theo hạch toán bút toán phân bổ số tiền

nhận trước cho các hóa đơn thông qua màn hình phiếu ghi có hoặc phiếu thu (xem tài

khoản công nợ trung gian như là tài khoản tiền mặt); tỷ giá giao dịch là tỷ giá tại thời

điểm ứng trước tiền hàng của khách hàng.

2. Khi nhận tiền trước của khách hàng thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc nhận tiền. Khi

xuất hóa đơn cho khách hàng thì ta ghi theo tỷ giá giao dịch lúc xuất hóa đơn. Chênh

lệch tỷ giá giữa 2 lần giao dịch ta phải cập nhật thành một bút toán riêng.

- Ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Có 2 phương án xử lý cho trường hợp này.

1. Khi ứng tiền trước cho nhà cung cấp ta hạch toán vào tài khoản công nợ trung gian (tài

khoản này là tài khoản công nợ VNĐ chứ không theo dõi công nợ ngoại tệ). Tỷ giá ghi

vào tài khoản công nợ ghi theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt ngoại tệ hoặc theo tỷ


92

giá giao dịch lúc phát sinh. Sau khi nhận hóa đơn của nhà cung thì ta thực hiện tiếp theo

hạch toán bút toán phân bổ số tiền đã ứng trước cho các hóa đơn thông qua màn hình

phiếu ghi nợ hoặc phiếu chi (xem tài khoản công nợ trung gian như là tài khoản tiền

mặt); tỷ giá giao dịch là tỷ giá ghi vào tài khoản công nợ trung gian tại thời điểm ứng

trước tiền hàng cho nhà cung cấp.

2. Khi ứng tiền trước cho nhà cung cấp thì ta ghi theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền mặt

hoặc tỷ giá giao dịch lúc chi trả. Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp thì ta ghi theo tỷ

giá giao dịch lúc nhận hóa đơn. Chênh lệch tỷ giá giữa 2 lần giao dịch ta phải cập nhật

thành một bút toán riêng.

- Đối trừ công nợ giữa hai tài khoản công nợ. Khi thực hiện đối trừ công nợ thì ghi theo tỷ giá

ghi sổ.

- Tạm ứng tiền cho nhân viên. Trường hợp này xử lý như trường hợp ứng trước tiền hàng cho

nhà cung cấp.

6.3.6.3 Tính tỷ giá ghi sổ trong chương trình SSE ACCOUNGTING

Ngoài phương pháp tính tỷ giá ghi sổ theo thực tế đích danh và tỷ giá giao dịch do người sử dụng

tự cập nhật tỷ giá ghi sổ, các phương pháp còn lại được chương trình hỗ trợ việc tính toán tỷ giá

ghi sổ.

Trong các phương pháp trên sau khi tính tỷ giá ghi sổ nếu có sự chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ

giá giao dịch thì chương trình tự động hạch toán khoản chênh lệch đó vào tài khoản doanh thu

hoặc chi phí tài chính (tk 515 hoặc tk 635). Hai tài khoản này được khai báo trong phân hệ Hệ

thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Khai báo các tham số tùy chọn.

Chương trình thực hiện tính toán tỷ giá ghi sổ bằng phím F5 trong khi nhập liệu trước khi lưu

chứng từ hoặc khi lưu chứng từ chương trình sẽ tính tỷ giá ghi sổ.

Lưu ý:

1. Nếu tính tỷ giá ghi sổ theo phương pháp trung bình tháng (tính vào cuối tháng) thì sau khi

đã hoàn tất các nghiệp vụ thu chi ngoại tệ trong tháng ta phải chạy chức năng tính tỷ giá

trung bình tháng ở menu: Kế toán tiền mặt, tiền gởi và tiền vay/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật

lại tỷ giá ghi sổ.

2. Khi cập nhật các chứng từ phát sinh ngoại tệ thì bắt buộc phải nhập số tiền ngoại tệ (kể cả

các khoản thuế đầu vào), không được phép gõ số tiền ngoại tệ bằng 0 còn phát sinh theo

đồng tiền hạch toán khác 0, vì khi đó chương trình sẽ hiểu toàn bộ phát sinh là chênh lệch

do đó sẽ hạch toán sai. Riêng đối với phương pháp 5 (tỷ giá ghi số bằng tỷ giá giao dịch) thì

được phép nhập như trên nhưng phải chọn check box “Sửa trường tiền”.

3. Nếu ta muốn điều chỉnh lại tỷ giá ghi sổ đã được chương trình tự động tính toán thì chọn

check box “Sửa tỷ giá ghi sổ”, sau đó điều chỉnh lại cho phù hợp.

4. Trong trường hợp nguyên tệ * tỷ giá bị lẻ thì ta có thể sửa lại trường tiền quy đổi bằng cách

chọn check box “Sửa trường tiền”. Khi này ta có thể sửa trường tiền hạch toán (thông


93

thường tiền hạch toán = nguyên tệ * tỷ giá giao dịch) và sửa lại trường tiền của tài khoản

đối ứng (thông thường tiền ps của tk đối ứng = nguyên tệ * tỷ giá ghi sổ).

6.3.6.4 Chức năng “Cập nhật và tính lại tỷ giá”

Menu: Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật và tính lại tỷ giá

Chức năng:

73. Áp lại tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá được cập nhật hằng ngày trong menu: Hệ thống/

Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Tỷ giá qui đổi ngoại tệ.

74. Tính tỷ giá ghi sổ trung bình cuối tháng.

75. Áp tỷ giá ghi sổ do người dùng tự tính rồi nhập vào theo từng tài khoản.

Lưu ý:

Các chức năng trên chỉ được xử lý trong các phiếu thu, chi, báo nợ, báo có.

Trình tự xử lý của chương trình trong trường hợp chọn đồng thời 2 chức năng cùng lúc: áp

tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá sẽ được thực hiện trước, sau đó sẽ tính giá ghi sổ trung

bình cuối tháng hoặc áp tỷ giá ghi sổ do người dùng tự tính.

Đối với chức năng áp lại tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá thì chương trình sẽ áp cho tất

cả các loại phiếu thu/chi ngoại trừ loại phiếu thu/chi bằng 6 - mua/bán ngoại tệ (vì đây

không phải là tỷ giá hối đoái bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng mà là tỷ giá

mua bán thực tế tại các ngân hàng).

Tùy theo yêu cầu quản lý của người sử dụng mà có sự lựa chọn thích hợp các chức năng

trên. Tuyệt đối không được chạy các chức năng không cần thiết.

Các chức năng trên chỉ được xử lý vào cuối tháng và chạy lần lượt từng tháng một.

6.3.7 Lưu ý về cập nhật các chứng từ chuyển tiền giữa các ngân hàng và các chứng từ nộp, rút

tiền từ ngân hàng

Xem chương 1, mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong SSE ACCOUNGTING".

6.3.8 Lưu ý về các cập nhật các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá thanh toán ngay bằng tiền

mặt

Xem chương 1, mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong SSE ACCOUNGTING".

6.4 Báo cáo về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Trong SSE ACCOUNGTING có các báo cáo sau về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:

76. Sổ quỹ

77. Sổ quỹ in từng ngày




94

80. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng

81. Bảng cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản

82. Bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản

83. Báo cáo số dư tại quỹ và tại ngân hàng

84. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp

85. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp

86. Sổ nhật ký thu tiền

87. Sổ nhật ký chi tiền

88. Bảng kê chứng từ

89. Bảng kê chứng từ của một tài khoản

90. Tổng hợp phát sinh của một tài khoản.

6.5 Quản lý tiền vay theo các khế ước vay

6.5.1 Danh mục khế ước vay

Các thông tin về khế ước vay gồm có:

- Mã khế ước

- Mã tra cứu

- Số khế ước

- Tên khế ước

- Tên tiếng Anh của khế ước

- Giá trị nguyên tệ của khế ước

- Loại tiền

- Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán

- Ngày vay

- Lãi suất tháng

- Ngày đáo hạn

- Lãi suất quá hạn

- Mã hợp đồng mua

- Mã vụ việc

- Mã khế ước mẹ

- Ghi chú


95

- Trạng thái

6.5.2 Cập nhật số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ và kết chuyển số dư, số phát sinh

lũy kế của các khế ước sang năm sau

Số dư đầu kỳ của các khế ước được cập nhật ở menu “Cập nhật số dư đầu kỳ của các khế ước”.

Số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ của các khế ước được cập nhật ở menu “Vào số phát sinh lũy kế

đầu kỳ của các khế ước”.

Số dư của các khế ước được kết chuyển sang năm mới ở menu “Kết chuyển số dư của các khế ước

sang năm mới”.

Số phát sinh lũy kế đến cuối năm của các khế ước được tính ở menu “Tính lũy kế đến cuối năm

của các khế ước”.

6.5.3 Cập nhật số liệu phát sinh liên quan đến tiền vay

Để cập nhật được thông tin phát sinh liên quan đến tiền vay ta phải khai báo cho phép cập nhật

trường thông tin mã khế ước ở các màn hình cập nhật chứng từ.

Khi có phát sinh liên quan đến tiền vay thì phải chỉ rõ mã khế ước vay tương ứng.

6.5.4 Báo cáo về tiền vay

Trong SSE ACCOUNGTING có các báo cáo sau về tiền vay:

91. Bảng kê danh sách các khế ước vay

92. Bảng kê tính lãi chi tiết theo khế ước vay

93. Báo cáo chi tiết tình hình tiền vay

94. Báo cáo tổng hợp tình hình tiền vay

95. Báo cáo tổng hợp tình hình tiền vay (2)

Lưu ý: Đối với các khế ước đầu kỳ thì chương trình chỉ tính lãi vay từ thời điểm sử dụng chương

trình.

7. Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu


Chức năng của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.

- Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá.

- Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại và dịch vụ bị trả lại.

- Cập nhật các hóa đơn giảm giá, bao gồm giảm giá dịch vụ và giảm giá hàng bán.

- Cập nhật các chứng từ ghi nợ, ghi có, bù trừ công nợ.

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.


96

- Theo dõi giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, nhóm hàng.

- Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.

- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.

- Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.

- Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi

để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và

kế toán hàng tồn kho.

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Hệ thống menu của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Các menu chính của phân hệ kế toán công nợ phải thu


2. Báo cáo bán hàng

3. Báo cáo công nợ theo khách hàng.

CHỨNG TỪ

Hóa đơn bán hàng

Phiếu nhập hàng bán trả lại

Chứng từ phải thu khác

Bút toán bù trừ công nợ


HỆ KHÁC

Kế toán vốn bằng tiền




Kế toán hàng tồn kho

BÁO CÁO

Báo cáo bán hàng

Sổ chi tiết công nợ

Bảng tổng hợp công nợ

Báo cáo CN theo hóa đơn

PHÂN HỆ KẾ

TOÁN BÁN

HÀNG VÀ CÔNG

NỢ PHẢI THU


97

4. Báo cáo công nợ theo hoá đơn

5. Khai báo và cập nhật số liệu hợp đồng, đơn hàng

6. Báo cáo về hợp đồng, đơn hàng.


8. In các danh mục từ điển


7.2.1 Danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu

Danh mục khách hàng dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk

131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388).

Lưu ý: Các nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải trả (tk 331, 336 và 3388) cũng được quản

lý chung trong danh mục khách hàng.

Các thông tin về khách hàng gồm có:

- Mã khách hàng

- Mã tra cứu

- Tên khách hàng

- Tên tiếng Anh của khách hàng

- Địa chỉ của khách hàng

- Đối tác giao dịch

- Mã số thuế của khách hàng

- Tài khoản công nợ ngầm định

- Hạn thanh toán ngầm định

- Phân nhóm 1

- Phân nhóm 2

- Phân nhóm 3

- Số điện thoại

- Số fax

- Địa chỉ e-mail

- Số tài khoản ngân hàng (dùng để in UNC trên máy và tham khảo)

- Tên ngân hàng

- Tỉnh thành

- Ghi chú


98


Để phân loại khách hàng có thể dùng danh mục phân nhóm các khách hàng. SSE

ACCOUNGTING có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm khách hàng. Ví dụ, người sử dụng có

thể dùng trường thứ nhất để phân loại khách hàng theo vùng địa lý, trường thứ 2 để phân loại

khách hàng theo khách đại lý và khách lẻ, trường thứ 3 để phân nhóm khách hàng theo mức độ ưu

tiên đối với khách hàng.

Các thông tin về danh mục phân nhóm các khách hàng gồm có:

- Kiểu phân nhóm

- Mã nhóm

- Tên nhóm

- Tên tiếng Anh của nhóm

7.2.2 Danh mục thuế suất thuế GTGT

Các thông tin về danh mục thuế suất GTGT gồm có:

- Mã thuế suất

- Tên thuế suất

- Tên tiếng Anh của thuế suất

- Thuế suất

- Tài khoản thuế GTGT đầu ra

- Tài khoản thuế GTGT đầu vào

Các tài khoản thuế được khai báo để thực hiện tự động hoá việc hạch toán khi nhập các hoá đơn

bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phiếu chi.

7.2.3 Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh

Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh dùng để quản lý các nhân viên và bộ phận kinh doanh

(bán hàng). Có thể sử dụng danh mục này để quản lý các đại lý bán hàng.

Các thông tin về danh mục các nhân viên và bộ phận kinh doanh:

- Mã bộ phận

- Tên bộ phận

- Tên tiếng Anh của bộ phận

7.2.4 Danh mục giá bán

Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Người sử dụng có quyền sửa

đổi giá bán cho từng hoá đơn.

Các thông tin về danh mục giá bán gồm có:


99

- Mã vật tư

- Ngày bắt đầu có hiệu lực

- Giá bán ngoại tệ

- Giá bán theo đồng tiền hạch toán

Lưu ý là trong danh mục chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng.

Trong trường hợp người sử dụng có hệ thống giá bán đặc thù thì phải sửa đổi chương trình để đáp

ứng yêu cầu này.

7.3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau

7.3.1 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các khách hàng

Số dư đầu kỳ của khách hàng được cập nhật ở phần vào số dư công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ

phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng SSE ACCOUNGTING. Đối với các kỳ tiếp

theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết

chuyển.

Lưu ý: đối với công nợ ngoại tệ thì khi cập nhập phải nhập cả tiền VNĐ được qui đổi.

Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp cho cả tài khoản

công nợ sang phần số dư tài khoản đầu kỳ.

7.3.2 Cập nhật số dư đầu kỳ của các hóa đơn

Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập

nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn thông qua menu

“Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn”.

7.3.3 Kết chuyển số dư công nợ cuối kỳ sang năm sau

Số dư công nợ được kết chuyển sang năm tại menu “Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Kết

chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”.


7.4.1 Phân loại các chứng từ đầu vào

Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu có các loại chứng từ đầu vào sau:

1. Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Hóa đơn này lại chia thành 2 loại: hóa đơn bán

hàng cho khách và hóa đơn bán hàng nội bộ.

2. Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

3. Hóa đơn dịch vụ

4. Hóa đơn giảm giá

5. Hàng hóa, dịch vụ bị trả lại


100

6. Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ: dùng để hạch toán các bút toán (không liên quan

đến hóa đơn) ghi tăng hoặc ghi giảm công nợ.

7. Chứng từ bù trừ công nợ: dùng để bù trừ công nợ giữa 2 khách hàng và/hoặc nhà cung cấp.

7.4.2 Cập nhật hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

7.4.2.1 Các thông tin của hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho


Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có các thông tin sau.


- Loại hóa đơn: 1 - Xuất bán cho khách hàng, 2 - Xuất bán nội bộ

- Mã khách hàng

- Tên khách hàng

- Địa chỉ

- Mã số thuế

- Người mua hàng

- Diễn giải

- Tài khoản nợ

- Bộ phận kinh doanh


101

- Nhóm hàng: tên của nhóm hàng hóa sẽ được ghi trên bảng kê hóa đơn thuế GTGT hàng hóa,

dịch vụ bán ra.

- Số hoá đơn

- Số seri


- Ngày lập hoá đơn

- Mã ngoại tệ

- Tỷ giá

Phần chi tiết các mặt hàng:

- Mã hàng

- Tên hàng

- Đơn vị tính

- Mã kho

- Tên kho

- Số lượng tồn kho hiện thời

- Số lượng xuất

- Giá bán theo đồng tiền giao dịch

- Thành tiền theo đồng tiền giao dịch

- Đơn giá bán theo đồng tiền hạch toán

- Thành tiền theo đồng tiền hạch toán

- Tài khoản doanh thu

- Tài khoản hàng tồn kho

- Tài khoản giá vốn


Phần nhập thuế, chi phí và tính tổng của hoá đơn

- Tổng số lượng hàng xuất bán

- Tổng tiền vốn

- Tổng tiền hàng

- Mã thuế suất GTGT

- Thuế suất GTGT


102

- Tài khoản thuế GTGT hàng bán ra

- Tài khoản đối ứng với tài khoản thuế

- Cục thuế

- Tiền thuế GTGT hàng bán ra

- Tài khoản chiết khấu

- Số tiền chiết khấu

- Tổng thanh toán

- Thời hạn thanh toán

- Trạng thái: 0 – Lập ctừ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái.

7.4.2.2 Các lưu ý khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Khi cập nhật các hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần lưu ý các vấn đề sau:

- Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì chương trình sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán

hàng (tăng doanh số và công nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá

vốn).

- Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, tài

khoản giá vốn, tài khoản thuế thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài

khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và

khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.

- Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu

ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế, khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập

thêm địa chỉ và mã số thuế.

- Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế (ví dụ như cá nhân, văn phòng

đại diện của công ty nước ngoài…), để tránh việc chương trình luôn hiện lên màn hình đòi

nhập mã số thuế ta nên khai báo trong danh mục khách hàng:tại trường mã số thuế nhập một

ký tự bất kỳ, ví dụ: ký tự " - ".

- Giá bán của mặt hàng sẽ được hổ trợ tự động lấy từ trong danh mục giá bán, nhưng khách hàng

có thể thay đổi được. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng

vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì

chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

- Chương trình cho phép sửa lại định khoản thuế, số tiền thuế. Để thực hiện các việc này chỉ

việc check vào các nút tương ứng: Sửa hạch toán thuế, Sửa tiền thuế.

- Chương trình cho phép nhập tỷ lệ chiết khấu và tiền chiết khấu cho từng mặt hàng theo nhiều

tỷ lệ chiết khấu khác nhau.

- Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh

dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.


103

- Chương trình cho phép dùng phím F5 để xem các phiếu nhập kho cho mặt hàng ở dòng chi tiết

hiện thời.

7.4.3 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại

Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng trả lại hàng thì số liệu được nhập tại menu "Kế toán bán hàng

và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại". Chương trình cho phép tra

cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó.

Lúc này, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải

nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, trường ghi chú sẽ ghi số hóa đơn d của

phiếu xuất bán số hàng đó. Thông tin của trường ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng

kê hóa đơn đầu ra.

Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này

tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên.

Lưu ý:

Nếu doanh nghiệp có theo dõi thanh toán chi tiết cho từng hóa đơn, chứng từ này được dùng để

điều chỉnh số tiền còn phải thu của các hóa đơn bán hàng đã xuất ra khi lên các báo cáo chi tiết

công nợ theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán bán hàng và công

nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn”.

7.4.4 Cập nhật hóa đơn dịch vụ

Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật hóa đơn bán hàng nhưng không phải

nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản doanh thu.

Dưới đây trình bày một lưu ý quan trọng liên quan đến việc nhập thuế GTGT đầu ra trường hợp

doanh thu của các công trình xây lắp được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau.

Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác với

tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế, thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 7% thuế GTGT

nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 3% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được

thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng

thứ nhất là ghi thuế suất 7% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 3%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập

doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 3% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ

chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 7% và 1 dòng

thuế suất 3% và doanh thu chịu thuế trên dòng7% sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.

7.4.5 Cập nhật dịch vụ bị trả lại

Khi vì một lý do nào đó mà khách hàng trả lại dịch vụ đã mua thì số liệu được nhập tại menu "Kế

toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hàng hóa, dịch vụ bị trả lại".

Trong trường hợp hàng hóa bán ra bị trả lại thì nhập ở menu “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại” hoặc

nhập như 1 phiếu nhập kho bình thường và 1 chứng từ hàng bán bị trả lại và giảm công nợ phải

thu.


104

Liên quan đến thuế GTGT đầu ra thì chương trình cũng xử lý tương tự như phiếu “Phiếu nhập

hàng bán bị trả lại”.

7.4.6 Cập nhật hóa đơn giảm giá

Trong một số trường hợp, hàng hóa bán ra hoặc dịch vụ cung cấp cho khách hàng không đảm bảo

yêu cầu về một vấn đề nào đó, doanh nghiệp phải giảm giá cho khách hàng. Khi nghiệp vụ này

phát sinh, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn giảm giá cho khách hàng, các chứng từ này được cập

nhật tại menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hóa đơn giảm giá”.

Trường hợp hóa đơn xuất cho khách hàng ghi số tiền lớn hơn số tiền hàng hóa, dịch vụ thực giao

và đơn vị mua hàng yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh thì chứng từ này cũng được cập nhật tại menu

này.

Liên quan đến thuế GTGT đầu ra (nếu có) thì trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số

và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn do đơn vị giảm giá xuất ra, còn

trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà đơn vị đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột

ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.

7.4.7 Cập nhật phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ

Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau:

- Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải thu khác ngoài việc bán hàng hóa, dịch

vụ thông thường ( sử dụng loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ).

- Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa nợ cho khách hàng (

sử dụng loại chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 -

Ghi giảm công nợ không chi tiết theo hóa đơn).

- Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng và công

nợ bán hàng phải thu của khách hàng.

- Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng.

- Các trường hợp điều chỉnh khác…

Lưu ý:

1. Màn hình nhập liệu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” được dùng chung cho cả điều

chỉnh tăng và điều chỉnh giảm các khoản công nợ phải thu nên khi nhập liệu phải chú ý các

tài khoản ghi nợ, ghi có cho phù hợp.

2. Trường hợp hạch toán công nợ ngoại tệ liên quan đến tạm ứng trước tiền hàng và công nợ

phải thu thì tài khoản ghi nợ sẽ là tài khoản công nợ trung gian – tạm ứng trước tiền hàng,

tài khoản ghi có là tài khoản công nợ phải thu về bán hàng, tại trường tỷ giá sẽ cập nhật

theo tỷ giá của phiếu thu (hoặc giấy báo có) được ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền

hàng. Chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch giữa tỷ giá trên hóa đơn và tỷ

giá ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền hàng.

7.4.8 Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ


105

Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ 2 khách hàng hoặc

giữa 1 khách hàng và 1 nhà cung cấp.

Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng thì có thể cập nhật ở

phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.

7.4.9 Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn

Song song với việc đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ theo tài khoản và khách hàng

bên phân hệ kế toán tổng hợp thì việc đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn được thực hiện

nhằm điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toán trong các

báo cáo công nợ theo hóa đơn. Lưu ý: việc thực hiện chức năng này không làm ảnh hưởng đến số

liệu trên sổ cái mà chỉ làm đánh giá lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán của các hóa đơn vào

cuối kỳ.

7.5 Một số vấn đề liên quan đến quản lý bán hàng

7.5.1 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất

Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn một mặt

hàng, chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại

giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn.

Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định

hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

7.5.2 Theo dõi chiết khấu bán hàng

Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài

khoản hạch toán chiết khấu bán hàng.

Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì

chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp.

7.5.3 Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng

SSE ACCOUNGTING cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận

nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi ta

nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho

nhân viên bán hàng nào.

7.5.4 Cập nhật giá vốn hàng bán

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá

vốn. Chương trình cho phép chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập.

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng, trung bình di động hoặc

giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ tự động cập nhật

vào các phiếu xuất bán.


106

7.5.5 Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ

Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp xuất hàng cho khách trong kỳ nhưng xuất hoá đơn

vào cuối kỳ. Lúc này, khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn ta làm phiếu xuất điều chuyển

từ kho công ty sang kho đại lý (xem khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì

làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho

công ty, sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty.

7.5.6 Theo dõi việc thu tiền bán hàng

7.5.6.1 Bán hàng thu tiền ngay

Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hoá đơn bán hàng và phiếu thu.

Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử trùng được trình bày chi tiết ở

chương 1 "Giới thiệu chung" mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SSE

ACCOUNGTING".

7.5.6.2 Thu tiền bán hàng

Phiếu thu tiền bán hàng (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngân hàng) của khách hàng được cập nhật ở

phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

7.5.6.3 Tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng

Trường hợp tạm ứng trước tiền của khách hàng thì ta cũng nhập như một phiếu thu bình thường ở

phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

Trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá thì

phải hạch toán tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền hàng của

khách và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng của khách với tài

khoản công nợ phải thu về bán hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.

7.6 Theo dõi công nợ chi tiết theo hoá đơn và thời hạn thanh toán

Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn thu tiền của

từng hoá đơn. Dưới đây sẽ trình bày các lưu ý liên quan đến vấn đề này.

7.6.1 Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết cho hóa đơn

- Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng

và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

- Để chỉ rõ hạn thu tiền cho các hóa đơn, khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn

thu tiền, ngày này được tính kể từ ngày lập hoá đơn. Ta có thể khai báo hạn thanh toán ngầm

định cho từng khách hàng trong danh mục khách hàng. Chương trình sẽ hỗ trợ tự đông mang

ra khi lập hóa đơn. Có thể sửa đổi hạn thanh toán ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể.

- Đối với mỗi hoá đơn chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền

phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu chỉ muốn theo dõi thu tiền cho

từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không phải gõ thời hạn thanh toán.


107

7.6.2 Cập nhật thu tiền bán hàng chi tiết theo hóa đơn

- Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

- Khi nhập phiếu thu tiền của khách hàng ta có thể chỉ rõ cho từng hóa đơn, sử dụng loại phiếu

thu mã giao dịch 1 – Thu tiền chi tiết theo hóa đơn.

- Trường hợp thu tiền chưa chỉ rõ được ngay hóa đơn nào, chương trình cho phép thực hiện

phân bổ số tiền thu được cho các hóa đơn ở menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn” .

Chương trình còn cho phép phân bổ ngay tại phiếu thu có trường loại phiếu thu 2- thu của

khách hàng bằng cách click vào nút số HĐ để phân bổ.

- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng.

Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số

tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

Lưu ý:

- Các trường hợp liên quan đến ngoại tệ như xử lý chênh lệch tỷ giá, tỷ giá ghi sổ của tài khoản

công nợ ngoại tệ xin được tham khảo ở mục tương ứng trong tài liệu hướng dẫn phân hệ kế

toán vốn bằng tiền.

- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền

còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số

tiền còn phải thu của các hoá đơn".

7.6.3 Xử lý trường hợp tạm ứng trước tiền hàng của khách

- Khi lập phiếu thu ta chọn loại phiếu thu bằng 7: “7 – Người mua trả tiền trước”.

- Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán chung vào tài khoản công nợ phải thu của khách

hàng thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta thực hiện phân bổ số tiền đã tạm ứng của

khách cho hóa đơn xuất ra.

- Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán vào một tài khoản riêng, ví dụ tài khoản công nợ

ứng trước của khách hàng, thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta sử dụng “Phiếu ghi

nợ, ghi có tài khoản công nợ” để hạch toán “Ghi nợ tài khoản công nợ ứng trước của khách

hàng/Ghi có tài khoản công nợ phải thu”.

- Trong trường hợp tiền ứng trước liên quan đến ngoại tệ và phải xử lý chênh lệch tỷ giá thì khi

ứng trước phải hạch toán qua tài khoản công nợ ứng trước và tiếp theo xử lý số liệu như ở

mục ngay trên.

7.6.4 Xử lý các trường hợp điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn

Dưới đây sẽ trình bày phương án xử lý các trường hợp đặc biệt liên quan đến theo dõi thanh toán

chi tiết theo hóa đơn.

Khách hàng trả lại hàng

1. Hàng bán bị trả lại được nhập ở “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”.


108

2. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn” và chọn phiếu nhập hàng bán

bị trả lại để phân bổ cho hóa đơn xuất ra trước đó.

Điều chỉnh giảm giá theo hóa đơn giảm giá

1. Điều chỉnh giảm giá hàng bán ra được cập nhật ở menu “Hóa đơn giảm giá”.

2. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn” và chọn hóa đơn giảm giá để

phân bổ cho hóa đơn xuất ra trước đó.

Điều chỉnh giảm công nợ phải thu

Vì lý do nào đó ta thực hiện điều chỉnh giảm số tiền công nợ phải thu của hóa đơn, ví dụ xóa

khoản công nợ nhỏ, thì cập nhật thông tin này ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.

Chọn loại chứng từ bằng 1: “2 – Ghi có chi tiết theo hóa đơn” để hạch toán giảm công nợ và chỉ

rõ cho hóa đơn nào.

Điều chỉnh giảm công nợ phải thu bằng bù trừ công nợ

Trong trường hợp ta hạch toán giảm trừ công nợ thông “Bút toán bù trừ công nợ” hoặc một

chứng từ nào đó mà không thể phân bổ trực tiếp được số tiền giảm trừ cho hóa đơn thì sau khi

nhập số liệu hạch toán giảm công nợ và chuyển vào sổ cái thì ta vào menu “Điều chỉnh công nợ

phải thu của hóa đơn” ta nhập số tiền giảm trừ. Số tiền điều chỉnh này sẽ không hạch toán vào

sổ cái. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho hóa đơn” để phân bổ số tiền giảm trừ.

7.6.5 Theo dõi các khoản phải thu khác chi tiết giống như hóa đơn

Chương trình cho phép theo dõi các khoản phải thu chi tiết cho từng khoản giống như hóa đơn.

Dưới đây là hướng dẫn việc cập nhật số liệu cho các trường hợp này.

Theo dõi các khoản tạm ứng

- Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản/lần tạm ứng thì khi nhập phiếu chi ta chọn loại

phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.

- Khi thu lại tiền hoàn ứng thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi tạm ứng để chỉ rõ là

thu tiền hoàn ứng của phiếu chi nào.

- Hoặc khi làm thanh toán tạm ứng ta chọn nút “Số PC” để chọn phiếu chi liên quan đến

thanh toán tạm ứng.

Theo dõi các cho vay bằng tiền

- Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản vay bằng tiền thì khi nhập phiếu chi ta chọn

loại phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.

- Khi nhận lại tiền trả vay ta chọn loại phiếu thu bằng 1 (“1 – Thu tiền chi tiết theo hóa

đơn”) thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi cho vay để ta chỉ rõ là thu tiền của phiếu

chi nào.

Theo dõi các khoản công nợ phải thu khác không phải là tiền mặt


109

- Khi nhập liệu chọn menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” và chọn loại chứng từ

bằng 1 (“1 – Chứng từ ghi nợ”). Khi này chương trình sẽ xem khoản nợ này như là 1 hóa

đơn bán hàng.

- Việc xử lý số liệu tiếp theo sẽ giống như việc xử lý liên quan đến hóa đơn.

7.7 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá và dịch vụ bán ra

Liên quan đến theo dõi thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra xem chi tiết hướng dẫn sử dụng ở

chương “Báo cáo thuế”.

7.8 Báo cáo bán hàng và công nợ phải thu

7.8.1 Báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng gồm có:

- Bảng kê hoá đơn bán hàng

- Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại

- Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng

- Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng

- Bảng kê hoá đơn nhóm theo hợp đồng, vụ việc

- Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bán

- Bảng kê hoá đơn của một khách hàng

- Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng

- Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (1)

- Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (2)

- Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng,

- Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu

- Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán

- Danh mục giá bán

7.8.2 Báo cáo công nợ theo khách hàng

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu gồm có:

- Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng

- Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng

- Sổ đối chiếu công nợ

- Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng

- Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản


110

- Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản

- Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ

- Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ

- Sổ chi tiết của một tài khoản

- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

- Bảng kê chứng từ

- Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng.

- Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng.

7.8.3 Báo cáo công nợ theo hóa đơn

Các báo cáo liên quan đến quản trị công nợ phải thu gồm có:

- Bảng kê hoá đơn bán hàng.

- Hỏi số dư của một khách hàng

- Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn

- Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn

- Bảng kê chi tiết thu tiền của các hóa đơn có chênh lệch tỷ giá

- Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán

- Sổ nhật ký bán hàng

- Sổ nhật ký thu tiền bán hàng

7.8.4 Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra

Bảng kê thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra được lên ở phân hệ "Báo cáo thuế".

7.9 Quản lý các hợp đồng và đơn hàng

7.9.1 Danh mục hợp đồng, đơn hàng

Thông tin chung về các hợp đồng, đơn hàng được khai báo ở danh mục hợp đồng và đơn hàng.

Các thông tin về hợp đồng bán gồm có:

- Mã hợp đồng

- Số hợp đồng

- Mã tra cứu

- Mã khách

- Diễn giải

- Ngày ký


111

- Hạn hoàn thành

- Ngày bắt đầu

- Ngày hoàn thành

- Giá trị hợp đồng nguyên tệ (chưa có thuế)

- Tiền thuế nguyên tệ

- Tổng giá trị hợp đồng nguyên tệ (đã có thuế)

- Loại tiền

- Giá trị hợp đồng quy về đồng tiền hạch toán (chưa có thuế)

- Tiền thuế qui về đồng tiền hạch toán

- Tổng giá trị hợp đồng qui về đồng tiền hạch toán (đã có thuế)


- Bộ phận hạch toán

- Mã vụ việc

- Mã hợp đồng mẹ

- Phân nhóm 1

- Phân nhóm 2

- Phân nhóm 3

- Ghi chú

- Trạng thái

Để phân loại hợp đồng bán có thể dùng danh mục phân nhóm các hợp đồng bán. SSE

ACCOUNGTING có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm hợp đồng.

Các thông tin về danh mục phân nhóm các hợp đồng bán gồm có:


- Mã nhóm

- Tên nhóm

- Tên tiếng anh của nhóm.

7.9.2 Cập nhập số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đầu kỳ, kết chuyển số dư cuối kỳ, số phát

sinh lũy kế của các hợp đồng sang năm sau

Số dư đầu kỳ của các hợp đồng được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hợp đồng”.

Số phát sinh lũy kế đầu kỳ của các hợp đồng được cập nhật ở menu “Vào số phát sinh lũy kế của

các hợp đồng”.


112

Số dư của các hợp đồng được kết chuyển sang năm sau tại menu “Kết chuyển số dư của các hợp

đồng sang năm sau”.

Số phát sinh lũy kế của các hợp đồng được kết chuyển sang năm sau tại menu “Tính số lũy kế đến

cuối năm của các hợp đồng”.

7.9.3 Cập nhật số liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng

Để cập nhật được thông tin phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn hàng, trong quá trình nhập liệu

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ta phải cập nhật thông tin về mã hợp đồng cho các nghiệp vụ đó.

Thực hiện việc này nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý và xem báo cáo sau này. Việc khai báo

thêm trường mã hợp đồng thực hiện ở phần khai báo các màn hình cập nhật chứng từ.

Các phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn phải được cập nhật đầy đủ tại trường thông tin “Mã hợp

đồng” ngay các màn hình nhập liệu.

7.9.4 Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng

Các báo cáo bao gồm:

- Bảng kê chứng từ theo hợp đồng

- Sổ chi tiết hợp đồng

- Tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng

- Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo hợp đồng

- Tổng hợp chi phí theo hợp đồng

- Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng

- Báo cáo lỗ lãi của các hợp đồng

- Số dư đầu kỳ của các hợp đồng

- Số dư cuối kỳ của các hợp đồng

- Số phát sinh luỹ kế hợp đồng đầu năm.

8. Phân hệ Kế toán mua hang và công nợ phải trả


Chức năng của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.

- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.

- Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp.

- Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ.

- Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.

- Cập nhật các chứng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ.


113

- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt,

tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán

tổng hợp, kế toán hàng tồn kho.

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán công nợ phải trả

Hệ thống menu của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Các menu chính của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả


2. Báo cáo hàng nhập mua

3. Báo cáo công nợ theo khách hàng

4. Báo cáo công nợ theo hoá đơn

5. Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng

6. Danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn

CHỨNG TỪ

Hóa đơn mua hàng

Phiếu xuất trả lại nhà CC

Chứng từ phải trả khác

Bút toán bù trừ CN


HỆ KHÁC

Kế toán vốn bằng tiền




Kế toán hàng tồn kho

BÁO CÁO

Báo cáo hàng nhập mua

Báo cáo công nợ

Báo cáo công nợ hóa đơn

PHÂN HỆ KẾ

TOÁN MUA

HÀNG VÀ CÔNG

NỢ PHẢI THU


114

7. In các danh mục từ điển và tham số


Danh mục nhà cung cấp

Danh mục nhà cung cấp được theo dõi chung với danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ,

phần này đã được trình bày ở mục 6.2.1 - phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu.

8.3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau

8.3.1 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp

Số dư đầu kỳ của nhà cung cấp được cập nhật ở phần vào số dự công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ

phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng SSE ACCOUNGTING. Đối với các kỳ tiếp

theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết

chuyển.

Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp của các tài khoản

công nợ sang phần số dưcủa các tài khoản đầu kỳ.

8.3.2 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các hóa đơn

Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập

nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn thông qua menu

“Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn”.

8.3.3 Kết chuyển số dư công nợ sang năm sau

Số dư công nợ được kết chuyển sang năm tại menu “Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Kết

chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”.


8.4.1 Phân loại các chứng từ đầu vào

Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả có các loại chứng từ đầu vào sau:

8. Phiếu nhập mua hàng

9. Phiếu nhập khẩu

10. Phiếu nhập chi phí mua hàng

11. Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

12. Phiếu nhập xuất thẳng

13. Hóa đơn mua hàng (dịch vụ)

14. Phiếu thanh toán tạm ứng

15. Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ: dùng để hạch toán các bút toán (không liên quan

đến hóa đơn) ghi tăng hoặc ghi giảm công nợ.


115

16. Chứng từ bù trừ công nợ: dùng để bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp và/hoặc khách hàng.

8.4.2 Cập nhật phiếu nhập mua hàng nội địa và phiếu nhập khẩu

8.4.2.1 Các thông tin của phiếu nhập mua hàng

Màn hình nhập liệu của phiếu nhập mua hàng:

Phiếu nhập mua hàng có các thông tin sau.


- Mã nhà cung cấp

- Tên nhà cung cấp

- Địa chỉ

- Mã số thuế

- Người giao hàng

- Diễn giải

- Mã nx (tk có)

- Hạn TT

- Số phiếu nhập


- Ngày lập phiếu nhập


116

- Mã ngoại tệ

- Tỷ giá

- Số hoá đơn GTGT (của nhà cung cấp)

- Số seri

- Ngày hoá đơn GTGT

- Thuế suất

- Nhóm hàng hóa, dịch vụ

- CF có tính thuế

Đối với phiếu nhập khẩu thì ngoài các thông tin trên còn thêm các thông tin về tài khoản thuế nhập

khẩu, tiền thuế nhập khẩu, tài khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu.


- Mã hàng

- Tên hàng

- Đơn vị tính

- Mã kho


- Số lượng nhập

- Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch


- Thuế suất nhập khẩu

- Tiền thuế nhập khẩu theo đồng tiền giao dịch

- Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán


- Tài khoản nợ


Phần thông tin chi phí mua hàng:

- Tổng chi phí mua hàng theo đồng tiền giao dịch

- Tổng chi phí mua hàng theo đồng tiền hạch toán

- Mặt hàng

- Chi phí nguyên tệ


117

- Chi phí theo đồng tiền hạch toán.

Các thông tin về nhập thuế giá trị gia tăng đầu vào:

- Mẫu báo cáo (Mã số của mẫu báo cáo do Bộ tài chính quy định. Ví dụ, mẫu 03, 04, 05...)

- Số hoá đơn GTGT

- Số seri

- Ngày hoá đơn GTGT



- Địa chỉ

- Mã số thuế

- Mã kho

- Hàng hoá, dịch vụ

- Số lượng (đối với hàng nông lâm sản thu mua không có hóa đơn)

- Đơn giá ngoại tệ

- Tiền hàng nguyên tệ

- Đơn giá vnđ

- Tiền hàng vnđ

- Thuế suất

- Tiền thuế nguyên tệ

- Tiền thuế vnđ

- Hạn TT

- Tk thuế

- Cục thuế

- Ghi chú


Lưu ý:

- Số lượng hoá đơn gốc của nhà cung cấp kèm theo phiếu nhập mua có thể 1 hoặc nhiều

hoá đơn.

Phần thông tin tổng hợp:

- Tổng số lượng vật tư nhập kho


118

- Tổng tiền hàng nhập kho

- Tổng chi phí mua hàng

- Tổng tiền thuế GTGT đầu vào

- Tổng tiền phải thanh toán

- Tài khoản thuế nhập khẩu

- Tổng tiền thuế nhập khẩu

- Tổng cộng tiền.

8.4.2.2 Các lưu ý khi cập nhật phiếu nhập mua hàng và phiếu nhập khẩu

- Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán

dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế

toán hàng tồn kho.

- Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng

hay gồm cả tiền thuế.

- Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại

chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Khi này khi nhập hàng về trong kỳ mà chưa có hoá đơn của nhà

cung cấp thì phải tạo ra một kho tạm thời để nhập kho. Khi có hoá đơn của nhà cung cấp thì

làm phiếu xuất kho từ kho tạm và làm phiếu nhập vào kho chính thức. Việc nhập xuất kho ở

kho tạm được thực hiện ở phần quản lý hàng tồn kho. Để việc nhập xuất ở kho tạm không làm

ảnh hưởng đến hạch toán thì ở phần tài khoản đối ứng phải nhập tài khoản là tài khoản kho.

8.4.3 Cập nhật phiếu nhập chi phí mua hàng

Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá

hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua

hàng.

- Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua

trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.

- Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua. Trước tiên ta nhập tổng chi phí

mua hàng. Tiếp theo chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng một cách tự động theo giá

trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ theo ý

muốn.

- Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua. Chương trình hỗ trợ chọn

phiếu nhập mua để phân bổ chi phí. Lúc này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để

bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho từng mặt

hàng.

- Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng". Có chọn lựa từ hỗ trợ của

chương trình phảI chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào và phan bổ cho các mạt hàng

trong phiếu nhập mua đó. Chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các


119

mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.

Việc cập nhật riêng ở menu "Phiếu nhập chi phí mua hàng" áp dụng trong trường hợp hàng tồn

kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, khi ta phải chỉ rõ phiếu xuất kho được

lấy ở phiếu nhập nào để có thể tính được giá. Tuy nhiên các phương pháp còn lại cũng có thể

sử dụng phiếu này để cập nhật chi phí mua hàng

8.4.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp

Khi phát sinh nghiệp vụ trả hàng lại nhà cung cấp, ta sẽ cập nhật nghiệp vụ vào phiếu xuất trả lại

nhà cung cấp và nhập tại menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp" phân hệ "Mua hàng và công nợ

phải trả".

Liên quan đến bảng kê thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, trường hợp này bảng kê thuế GTGT

đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa đơn là số hóa

đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà nhà cung

cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp.

8.4.5 Cập nhật các phiếu nhập xuất thẳng

Phiếu nhập xuất thẳng được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Vật tư mua vào được chuyển thẳng cho sản xuất mà không thông qua kho. Trường hợp này

thường xảy ra đối với các doanh nghiệp ngành xây lắp.

- Vật tư mua và được xuất cho sản xuất theo đơn hàng…

Khi sử dụng chứng từ này thì chương trình sẽ tự động tạo ra luôn phiếu xuất.

8.4.6 Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ

Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải

nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí.

8.4.7 Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng

Phiếu thanh toán tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ có liên quan đến việc nhân viên thanh

toán các khoản tạm ứng trước đó. Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi

tiền thanh toán cho các chi phí. Tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế

toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

8.4.8 Cập nhật phiếu ghi nợ ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ

Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau:

- Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải trả khác ngoài việc mua hàng hóa, dịch

vụ thông thường (loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ).

- Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa các khoản nợ (loại

chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 - Ghi giảm

công nợ không chi tiết theo hóa đơn).

- Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và công

nợ mua hàng phải trả cho nhà cung cấp.


120

- Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp.

- Các trường hợp điều chỉnh khác…

Lưu ý:

3. Màn hình nhập liệu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” được dùng chung cho cả điều

chỉnh tăng và điều chỉnh giảm các khoản công nợ phải trả nên cần phải chú ý khi cập nhật

các tài khoản ghi nợ, ghi có cho phù hợp.

4. Trường hợp hạch toán công nợ ngoại tệ liên quan đến tạm ứng trước tiền hàng cho nhà

cung cấp và công nợ phải trả thì tài khoản ghi nợ sẽ là tài khoản công nợ phải trả và tài

khoản ghi có – tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp, tại trường tỷ giá sẽ cập nhật theo

tỷ giá của phiếu chi (hoặc giấy báo nợ/UNC) được ghi nhận khi ứng trước cho nhà cung

cấp. Chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch giữa tỷ giá trên hóa đơn và tỷ giá

ghi nhận ứng trước cho nhà cung cấp.

8.4.9 Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ

Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp

hoặc giữa 1 nhà cung cấp và một khách hàng.

Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp thì có thể cập nhật ở

phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.

8.4.10 Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn

Song song với việc đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ theo tài khoản và nhà cung

cấp ở phân hệ kế toán tổng hợp, thì việc đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn được thực hiện,

nhằm điều chỉnh số tiền phải trả của các hóa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toán trong các

báo cáo công nợ theo hóa đơn. Lưu ý là việc thực hiện chức năng này không làm ảnh hưởng đến số

liệu trên sổ cái mà chỉ làm đánh giá lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán của các hóa đơn vào

cuối kỳ.

8.5 Theo dõi thanh toán tiền hàng

8.5.1 Mua hàng trả tiền ngay

Trong trường hợp mua hàng, vật tư trả tiền ngay sẽ xuất hiện 2 chứng từ: phiếu nhập mua hàng và

phiếu chi.


chương 1 "Giới thiệu chung" ở mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SSE

ACCOUNGTING".

8.5.2 Trả tiền mua hàng

Phiếu chi trả tiền mua hàng (tiền mặt, ngân hàng) cho nhà cung cấp được cập nhật ở phân hệ “Kế

toán vốn bằng tiền”.

8.5.3 Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư


121

Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ta có 02 chứng từ: giấy đề nghị

thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho.


chương 1 "Giới thiệu chung" ở mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SSE

ACCOUNGTING".

8.5.4 Tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp

Trong trường hợp tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp thì ta cũng nhập như một phiếu chi thanh

toán bình thường ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

Trong trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá

thì phải hạch toán chi tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền

hàng cho nhà cung cấp và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng cho

nhà cung cấp với tài khoản công nợ phải trả về mua hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản

công nợ”.

8.6 Theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo hóa đơn và thời hạn thanh toán

8.6.1 Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn

- Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phảI trả cho nhà cung cấp của từng

hoá đơn mua và hạn thanh toán được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

- Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ

không dựa vào ngày của phiếu nhập.

- Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng như thời

hạn trả tiền cho từng hoá đơn.

- Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền kể từ

ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định phải trả cho

từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục

nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụ thể.

- Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình

sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn

theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần phải gõ

thời hạn thanh toán.

8.6.2 Cập nhật tiền thanh toán cho các hóa đơn

- Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật ở

menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

- Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”. Sau khi

các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của

người bán. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả

tiền hàng cho các hoá đơn”.


122

- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng.

Nếu loại tiền chi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi

số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số

tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính

lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn".

Lưu ý:

Trường hợp có theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn thì chứng từ này còn được dùng để điều

chỉnh số tiền còn phải trả của các hóa đơn mua hàng trước đó khi lên các báo cáo chi tiết công nợ

theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/

Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn”.

Trường hợp có theo dõi công nợ tạm ứng chi tiết theo từng lần tạm ứng thì chứng từ này còn được

dùng để phân bổ cho các phiếu chi tạm ứng trước đó khi lên các báo cáo công nợ tạm ứng chi tiết

theo từng lần chi tạm ứng. Việc phân bổ này giống như việc phân bổ các phiếu thu, giấy báo có

cho các hoá đơn bên phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu và cũng được thực hiện ở menu

“Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn”.

Trường hợp thu hoàn tạm ứng thì cũng được thực hiện tương tự như trên, chỉ khác là chứng từ

phân bổ sẽ là phiếu thu, giấy báo có (loại phiếu thu bằng 4).

8.6.3 Điều chỉnh số tiền phải trả theo hóa đơn

Trường hợp có theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn nếu phát sinh nghiệp vụ bù trừ công nợ

giữa 2 nhà cung cấp hoặc giữa khách hàng và nhà cung cấp, để điều chỉnh số tiền phải trả của các

hóa đơn khi lên các báo cáo công nợ theo hóa đơn ta phải thực hiện theo trình tự sau:

- Sử dụng “chứng từ bù trừ công nợ” để hạch toán vào sổ cái số tiền cần điều chỉnh.

- Sử dụng chức năng “Điều chỉnh công nợ phải trả theo hóa đơn” để tạo chứng từ điều chỉnh

số tiền phải trả. Chứng từ này chỉ dùng để điều chỉnh cho các hóa đơn khi lên báo cáo chứ

không có tác dụng hạch toán vào sổ kế toán.

- Sử dụng chức năng phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn để phân bổ số tiền trong chứng

từ vừa tạo cho các hóa đơn cần điều chỉnh.

8.7 Báo cáo hàng nhập mua và công nợ phải trả

8.7.1 Báo cáo hàng nhập mua

Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có:

96. Bảng kê phiếu nhập

97. Bảng kê phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

98. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp

99. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng, vụ việc


123

100. Bảng kê phiếu nhập của một vật tư

101. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập

102. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng

103. Tổng hợp hàng nhập mua

104. Tổng hợp hàng xuất trả lại nhà cung cấp

105. Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng

106. Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

8.7.2 Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:

- Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng

- Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng

- Sổ đối chiếu công nợ

- Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng

- Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản

- Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản

- Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ

- Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ

- Sổ chi tiết của một tài khoản

- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản


- Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

- Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

8.7.3 Báo cáo công nợ phải trả theo hoá đơn

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:

- Bảng kê hoá đơn

- Hỏi số dư của một khách hàng

- Bảng kê công nợ phải trả theo hoá đơn

- Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hoá đơn

- Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hóa đơn có chênh lệch tỷ giá

- Bảng kê công nợ phải trả cho các hoá đơn theo hạn thanh toán


124

- Sổ nhật ký mua hàng

- Sổ nhật ký chi trả tiền mua hàng

8.7.4 Báo cáo thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào

Bảng kê hóa đơn thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào được lên ở phân hệ "Báo cáo thuế".

8.8 Quản lý hợp đồng và đơn hàng

8.8.1 Danh mục hợp đồng, đơn hàng

Các thông tin về hợp đồng mua gồm có:

- Số hợp đồng

- Số ký hiệu

- Mã tra cứu

- Mã khách

- Diễn giải

- Ngày ký

- Hạn hoàn thành

- Ngày bắt đầu

- Ngày hoàn thành

- Tiền nguyên tệ

- Thuế nguyên tệ

- Giá trị hợp đồng nguyên tệ

- Loại tiền

- Tiền qui về đồng tiền hạch toán

- Thuế qui về đồng tiềnhạch toán

- Giá trị hợp đồng qui về đồng tiền hạch toán


- Bộ phận hạch toán

- Mã vụ việc

- Số hợp đồng mẹ

- Phân nhóm 1

- Phân nhóm 2

- Phân nhóm 3


125

- Ghi chú

- Trạng thái

Để phân loại hợp đồng mua có thể dùng danh mục phân nhóm các hợp đồng mua. SSE

ACCOUNGTING có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm hợp đồng.

Các thông tin về danh mục phân nhóm các hợp đồng mua gồm có:


- Mã nhóm

- Tên nhóm

- Mã tra cứu

- Tên tiếng anh của nhóm.

8.8.2 Cập nhập số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối kỳ, số phát

sinh lũy kế của các hợp đồng sang năm sau

Số dư đầu kỳ của các hợp đồng được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hợp đồng”.

Số phát sinh lũy kế đầu kỳ của các hợp đồng được cập nhật ở menu “Vào số phát sinh lũy kế của

các hợp đồng”.

Số dư của các hợp đồng được kết chuyển sang năm sau tại menu “Kết chuyển số dư của các hợp

đồng sang năm sau”.

Số phát sinh lũy kế của các hợp đồng được kết chuyển sang năm sau tại menu “Tính số lũy kế đến

cuối năm của các hợp đồng”.

8.8.3 Cập nhật số liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng

Để cập nhật được thông tin phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn hàng, trong quá trình nhập liệu

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ta phải cập nhật thông tin về mã hợp đồng cho các nghiệp vụ đó.

Thực hiện việc này nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý và xem báo cáo sau này. Việc khai báo

thêm trường mã hợp đồng thực hiện ở phần khai báo các màn hình cập nhật chứng từ.

Các phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn phải được cập nhật đầy đủ tại trường thông tin “Mã hợp

đồng” ngay các màn hình nhập liệu.

8.8.4 Báo cáo theo hợp đồng, đơn hàng

- Bảng kê chứng từ theo hợp đồng

- Sổ chi tiết hợp đồng

- Tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng

- Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo hợp đồng

- Tổng hợp chi phí theo hợp đồng

- Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng


126

- Số dư đầu kỳ của các hợp đồng

- Số dư cuối kỳ của các hợp đồng

- Số phát sinh luỹ kế hợp đồng đầu năm.

9. Phân hệ Kế toán hàng tồn kho


Chức năng của phân hệ kế toán hàng tồn kho

- Vào các phiếu nhập (nhập mua, nhập từ sản xuất và nhập khác)

- Vào các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác)

- Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ

- Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình tháng, giá trung bình ngày, NTXT hoặc đích danh

- Theo dõi danh điểm vật tư theo cấu trúc cây

- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

- Phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng, kế toán công

nợ phải trả, kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành.

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho

CHỨNG TỪ

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất diều chuyển kho


HỆ KHÁC

Kế toán mua hàng

Kế toán bán hàng




Kế toán giá thành

BÁO CÁO

Báo cáo hàng nhập

Báo cáo hàng xuất

Báo cáo tồn kho

PHÂN HỆ KẾ

TOÁN HÀNG

TỒN KHO


127

Hệ thống menu của phân hệ kế toán hàng tồn kho

Các menu chính của phân hệ kế toán hàng tồn kho


2. Báo cáo hàng nhập

3. Báo cáo hàng xuất

4. Báo cáo hàng tồn kho


6. In các danh mục từ điển


9.2.1 Danh mục vật tư

Các thông tin về vật tư, hàng hoá gồm có:

- Mã vật tư

- Mã phụ

- Mã tra cứu

- Tên vật tư

- Tên tiếng Anh của vật tư

- Đơn vị tính

- Vật tư có theo dõi tồn kho hay không

- Cách tính giá hàng tồn kho: giá trung bình tháng, giá trung bình di động, giá nhập trước

xuất trước, giá đích danh

- Loại vật tư: 21 - Nguyên vật liệu, 22 - Phụ tùng, công cụ, 51 - Thành phẩm, 61 - Hàng hoá.

- Tài khoản kho (dùng để tự động hạch toán tk kho trong phiếu nhập/xuất)

- Có/không cho phép sửa tài khoản kho (trong trường hợp cùng một vật tư có thể nằm trên 2

tài khoản khác nhau thì phải cho phép sửa tài khoản kho)

- Tài khoản chi phí (dùng để tự động hạch toán tk chi phí trong phiếu xuất sử dụng)

- Tài khoản giá vốn hàng bán (dùng để tự động hạch toán tk giá vốn trong hóa đơn bán hàng)

- Tài khoản doanh thu (dùng để tự động hạch toán tk doanh thu trong hóa đơn bán hàng)

- Tài khoản doanh thu nội bộ (dùng để tự động hạch toán tk doanh thu nội bộ trong hóa đơn

bán hàng)

- Tài khoản hàng bán bị trả lại (dùng để tự động hạch toán tk hàng bán bị trả lại phiếu nhập

hàng bán bị trả lại)


128

- Tài khoản sản phẩm dở dang (sử dụng để thực hiện các tính toán liên quan đến giá thành)

- Tài khoản chênh lệch tính giá hàng tồn kho (sử dụng khi tự động định khoản tiền chênh

lệch của hàng tồn kho khi tính giá trung bình)

- Phân nhóm vật tư 1



- Ghi chú


Các thông tin liên quan đến tài khoản được sử dụng để tự động hạch toán khi nhập các chứng từ

nhập xuất vật tư, hàng hoá.

9.2.2 Danh mục nhóm vật tư, hàng hoá

Để phân loại vật tư, hàng hoá ta dùng danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá. SSE

ACCOUNGTING có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm cho các vật tư, hàng hoá. Ví dụ ta có

thể phân nhóm 1 theo mục đích sử dụng, phân nhóm 2 theo nước sản xuất, nhóm 3 theo tính chất

của hàng hóa vật tư.

Các thông tin về danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá gồm có:

- Loại nhóm

- Mã nhóm

- Tên nhóm

- Tên tiếng Anh của nhóm.

9.2.3 Danh mục kho hàng

Các thông tin về kho hàng gồm có:

- Mã kho

- Tên kho

- Tên tiếng Anh của kho

- Loại kho: kho của công ty hay kho đại lý

- Tài khoản hàng gửi bán tại đại lý (trong trường hợp kho là kho đại lý)

- Mã đơn vị cơ sở.

9.3 Cập nhật tồn kho đầu kỳ và kết chuyển số tồn kho sang năm sau

9.3.1 Cập nhật số tồn kho đầu kỳ

Số tồn kho đầu kỳ (số lượng và giá trị) của các mặt hàng ở các kho được cập nhật ở phần vào số

tồn kho đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng SSE


129

ACCOUNGTING. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số tồn kho sẽ do

chương trình tự động tính toán và kết chuyển.

Đối với các vật tư tính tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước thì phải nhập số tồn kho

cho từng phiếu nhập ở cập nhật tồn kho nhập trước xuất trước và sau đó chương trình sẽ tự động

tính và lưu tổng số tồn kho của từng vật tư ở các phiếu nhập.

9.3.2 Cập nhật số tồn kho đầu kỳ của vật tư hàng hóa tính giá theo phương pháp nhật trước

xuất trước

Đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước ta phải khai báo số tồn

đầu (về số lượng và giá trị) của từng phiếu nhập mà chưa xuất hết.

Trường hợp lần đầu tiên sử dụng chương trình, có thể coi toàn bộ số tồn kho đầu kỳ là một phiếu

nhập chưa xuất hết và nhập một phiếu đầu kỳ duy nhất.

Sau khi nhập tồn đầu của các phiếu nhập chương trình sẽ tự động cộng dồn và chuyển sang tồn đầu

cho các kho và ta không phải nhập tổng số tồn kho (số tổng) nữa.

9.3.3 Kết chuyển số tồn kho cuối năm sang năm sau

Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước, ta thực hiện kết chuyển số tồn kho sang năm sau.

Kết chuyển số tồn kho sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Kế toán hàng tồn kho / Cập nhật

số liệu/Kết chuyển tồn kho sang năm sau”.

Nếu sau khi đã kết chuyển số tồn kho mà ta sửa lại số liệu của năm trước khi kết chuyển có ảnh

hưởng đến số tồn kho thì phải thực hiện kết chuyển lại.


9.4.1 Các loại chứng từ đầu vào của phân hệ kế toán hàng tồn kho

Trong phân hệ kế toán hàng tồn kho có 3 loại chứng từ:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất điều chuyển

Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho dùng để cập nhật các phiếu nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập trả lại các NVL

từ sản xuất, nhập khác.

Các phiếu nhập mua được cập nhật ở phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả.

Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu nhập điều chuyển được cập nhật ở

menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu nhập điều chuyển cập nhật ở menu

phiếu xuất điều chuyển kho.

Phiếu xuất kho


130

Phiếu xuất kho dùng để cập nhật các phiếu xuất NVL, CCLĐ… cho sản xuất, cho sử dụng và

xuất khác.

Xuất bán được cập nhật ở menu hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho tại phân hệ kế toán bán

hàng và công nợ phải thu.

Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở

menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu

phiếu xuất điều chuyển kho.

Trong trường hợp nhập mua và xuất thẳng luôn thì sử dụng màn hình phiếu nhập xuất thẳng ở

phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả.

Phiếu xuất điều chuyển

Trong trường hợp điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu

này. Khi này chương trình tự động tạo luôn phiếu nhập kho điều chuyển. Nếu thực hiện điều

chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất kho.

9.4.2 Cập nhật phiếu nhập kho hàng hoá, vật tư

9.4.2.1 Các thông tin của phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho có các thông tin sau.


- Mã giao dịch: 4 - Nhập từ sản xuất, 9 - Nhập khác



- Địa chỉ

- Ngựời giao hàng

- Diễn giải

- Số phiếu nhập


- Ngày lập phiếu nhập

- Mã ngoại tệ

- Tỷ giá


- Mã hàng

- Tên hàng

- Đơn vị tính


131

- Mã kho


- Số lượng nhập

- Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch


- Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán


- Tài khoản nợ (tài khoản vật tư tồn kho)

- Tài khoản có


Phần tính tổng của phiếu nhập

- Tổng số lượng vật tư nhập kho

- Tổng tiền hàng nhập kho

- Trạng thái: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái.

9.4.2.2 Các lưu ý khi cập nhật phiếu nhập kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa

trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán

hàng tồn kho.

Trong một số trường hợp khi nhập kho có thể sẽ không biết giá mà sẽ nhập theo giá trung bình

trong kỳ. Lúc này chỉ việc đánh dấu là phiếu nhập theo giá trung bình và khi tính giá trung bình

chương trình sẽ tự động cập nhật giá trung bình cho các phiếu nhập kho này.

Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu xuất để cập nhật giá cho phiếu nhập (dùng

phím F5).

9.4.3 Cập nhật phiếu xuất hàng hoá, vật tư

9.4.3.1 Các thông tin của phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho có các thông tin sau.


- Mã giao dịch: 4 - Xuất cho sản xuất, 9 - Xuất khác

- Mã khách hàng

- Tên khách hàng

- Địa chỉ

- Người nhận hàng


132

- Diễn giải

- Số phiếu xuất


- Ngày lập phiếu xuất

- Mã ngoại tệ

- Tỷ giá


- Mã hàng

- Tên hàng

- Đơn vị tính

- Mã kho



- Đơn giá xuất theo đồng tiền giao dịch


- Đơn giá xuất theo đồng tiền hạch toán


- Tài khoản nợ

- Tài khoản có (tài khoản vật tư tồn kho)


Phần tính tổng của phiếu xuất

- Tổng số lượng vật tư xuất kho

- Tổng tiền hàng xuất kho


9.4.3.2 Các lưu ý khi cập nhật phiếu xuất kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) và tài khoản nợ thì chương trình sẽ tự động

hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư và tài khoản chi phí của mặt hàng trong danh mục

hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.

Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình nhưng lại

xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi

tính giá trung bình, chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này.


133

Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất (dùng

phím F5).

9.4.4 Cập nhật phiếu xuất điều chuyển kho

9.4.4.1 Các thông tin của phiếu xuất điều chuyển kho

Phiếu xuất điều chuyển kho có các thông tin sau.


- Mã kho xuất

- Tên kho xuất

- Mã kho nhập

- Tên kho nhập

- Người nhận hàng

- Diễn giải

- Số phiếu xuất


- Ngày lập phiếu xuất

- Mã ngoại tệ

- Tỷ giá


- Mã hàng

- Tên hàng

- Đơn vị tính



- Đơn giá xuất theo đồng tiền giao dịch


- Đơn giá xuất theo đồng tiền hạch toán


- Tài khoản nợ

- Tài khoản có (tài khoản vật tư tồn kho)



134

Phần tính tổng của phiếu xuất

- Tổng số lượng vật tư xuất kho

- Tổng tiền hàng xuất kho


9.4.4.2 Các lưu ý khi cập nhật phiếu xuất điều chuyển kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa

trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán

hàng tồn kho.

Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập cho kho nhận

và người sử dụng không phải vào phiếu nhập.

Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì chương trình sẽ

không hạch toán; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ

thì chương trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không hạch toán cho phiếu nhập. Tài khoản hàng

tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng.

Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình nhưng lại

xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi

tính giá trung bình chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này.

Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất (dùng

phím F5).

Phiếu xuất điều chuyển chỉ dùng trong trường hợp điều chuyển vật tư giữa các kho trong nội bộ

đơn vị. Trường hợp điều chuyển giữa các kho thuộc 2 đơn vị cơ sở khác nhau thì phải dùng phiếu

nhập kho và phiếu xuất kho để cập nhật.

9.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý

SSE ACCOUNGTING cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng tồn tại các

kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho...

Mỗi đại lý sẽ coi như là một kho và cũng khai báo trong danh mục kho hàng. Các nhập xuất, điều

chuyển kho đại lý cũng thực hiện như đối với kho của đơn vị.

Liên quan đến tài khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một tài

khoản công nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý...

9.6 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho

SSE ACCOUNGTING cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 04 phương pháp khác nhau:

- Giá trung bình tháng,

- Giá trung bình di động (theo ngày),

- Giá đích danh


135

- Giá nhập trước xuất trước.

Hơn thế nữa, đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho

khác nhau.

Việc khai báo phương pháp tính giá của các vật tư tính giá được thực hiện ở phần khai báo các

thông tin về vật tư.

Dưới đây là các điểm cần lưu ý đối với từng phương pháp tính giá hàng tồn kho.

9.6.1 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình

Giá xuất kho được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật

xong tất cả các chứng từ đầu vào của các hàng hóa vật tư . Giá này được tính và cập nhật cho các

phiếu xuất, cập nhật vào giá vốn của các hoá đơn bán hàng và các phiếu nhập theo giá trung bình.

Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu “Tính đơn giá trung bình”. Chương trình cho

phép tính giá trung bình di động, trung bình cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo

lựa chọn của người sử dụng.

Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật như một bản

ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0. Chương trình tự động tính các chi phí

này vào giá vốn của vật tư, hàng hoá.

Nếu một vật tư tính giá trung bình như xuất ra theo giá đích danh thì phải đánh dấu vào phiếu xuất

là xuất theo giá đích danh. Khi tính giá chương trình sẽ không áp giá cho phiếu xuất này và khi

tính giá chương trình cũng trừ bớt đầu vào chính bằng phiếu xuất này.

Trong trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho: một

giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá

riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng này và khai báo cho chương trình biết trong phần

"Tham số tuỳ chọn ".

Trường hợp sử dụng giá trung bình chung cho vật tư ở nhiều kho thì các phiếu nhập điều chuyển

theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình

tính toán giá. Ngoài ra, chương trình cũng trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và

giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung

bình tháng.

Nếu sử dụng giá chung thì khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công ty sẽ không xuất hiện

chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình”. Nhưng

khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh

lệch và giá trị chênh lệch này có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và

giá tồn đầu kỳ ở các kho. Vì vậy ta khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho

thì nếu chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối

hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị. Một phương án khác để

xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể thực hiện tự

động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá trung bình.


136

Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì có xảy ra các chệnh lệch do trong SSE

ACCOUNGTING đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phẩy thập phân. Các chênh lệch

này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn.

Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình) có thể

in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương trình tự động hạch toán bằng các

phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch.

Đối với giá trung bình di động thì chương trình tính giá trung bình hàng ngày (trong cùng 1 ngày

thì mỗi vật tư đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất).

Lưu ý quan trọng:

Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất điều chuyển theo giá trung

bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại từ kho B sang kho A hoặc từ kho A sang kho

B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì chương trình không tính được giá trung bình của

một vật tư ở từng kho. Nhưng nếu chỉ có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C...

nhưng không có điều chuyển ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một

vật tư cho từng kho.

9.6.2 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT)

Giá NTXT được SSE ACCOUNGTING tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu

nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất. Giá xuất NTXT chỉ được cập nhật khi ta

chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là SSE ACCOUNGTING chỉ đưa ra đơn giá xuất

cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào.

Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”.

Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và phiếu nào là sau.

Trình tự trước sau trong SSE ACCOUNGTING được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau:

1. Ngày của các phiếu xuất

2. Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển

3. Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác

Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất khác

nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện theo ưu tiên sau:

1. Số thứ tự ưu tiên của các kho

2. Số chứng từ của các phiếu xuất

3. Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập

4. Số chứng từ của các phiếu nhập.

Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:


137

Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá nhập của

kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác. Trong SSE

ACCOUNGTING phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều

chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác. Để giải quyết

02 vấn đề không rõ ràng trên trong SSE ACCOUNGTING phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu

tiên số 1.

Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể

nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống

của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho

trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc

đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”.

Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau.

Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho. Vì vậy để

biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư. Số

thứ tự ưu tiên do SSE ACCOUNGTING quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong

phần khai báo về “Danh mục chứng từ”.

Lưu ý quan trọng:

Trong trường hợp phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này

được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá. Các phiếu nhập chi phí này

được nhập ở mục phiếu nhập chi phí. Ngoài ra, các phiếu nhập chi phí phải cùng tháng với phiếu

nhập mua.

9.6.3 Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh

Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và chương trình

không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tính ra giá

trị tồn kho.

9.7 Báo cáo hàng tồn kho

9.7.1 Báo cáo hàng nhập

107. Bảng kê phiếu nhập

108. Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng, vật tư

109. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp

110. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo vụ việc

111. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập

112. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng

113. Tổng hợp hàng nhập kho

114. Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng


138

115. Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu


117. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản.

9.7.2 Báo cáo hàng xuất

118. Bảng kê phiếu xuất

119. Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng, vật tư

120. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo khách hàng

121. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo vụ việc

122. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo dạng xuất

123. Bảng kê phiếu xuất nhóm theo mặt hàng

124. Tổng hợp hàng xuất kho

125. Báo cáo giá trị hàng xuất theo khách hàng, hợp đồng

126. Báo cáo hàng xuất nhóm theo 2 chỉ tiêu



9.7.3 Báo cáo hàng tồn kho

129. Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư

130. Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư (lên cho tất cả các vật tư của một kho)

131. Hỏi số tồn kho của một vật tư

132. Tổng hợp nhập xuất tồn

133. Báo cáo tồn kho

134. Báo cáo tồn theo kho

135. Báo cáo tồn kho đầu kỳ

136. Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT)

137. Bảng giá trung bình tháng




139

10. Phân hệ kế toán giá thành


Chương trình này sẽ đề cập đến các vấn đề liên quan đến kế toán chi phí và tính giá thành sản

phẩm.

Sẽ lần lượt giới thiệu các vấn đề sau:

1. Báo cáo chi chí theo tiểu khoản

2. Báo cáo chi phí theo khoản mục phí

3. Tính giá thành sản phẩm công trình xây lắp

4. Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

5. Tính giá thành sản phẩm theo đơn hàng

6. Báo cáo theo các trường tự do.

10.2 Báo cáo chi phí theo tiểu khoản

Chức năng

Chương trình cung cấp các báo cáo về tập hợp và phân tích chi phí theo tiểu khoản.

Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản bao gồm :


- Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản

- Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản - theo cột

- Bảng kê chứng từ cho nhiều tài khoản chi phí

- Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng – theo cột

- Tổng hợp chi phí theo tiểu khoản

- Tổng hợp chi phí theo tiểu khoản – theo cột

- Bảng phân bổ chi phí chung (tk 627)

- Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ lao động (tk 152, 153)

- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm (tk 334, 338)

- Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định (tk 214)

- Cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản

10.3 Báo cáo chi phí theo khoản mục phí

10.3.1 Danh mục các khoản mục phí

Các thông tin về khoản mục phí gồm có:


140

- Mã khoản mục phí

- Tên khoản mục phí

- Tên tiếng Anh.

10.3.2 Báo cáo chi phí theo khoản mục phí

- Bảng kê chứng từ theo khoản mục phí

- Tổng hợp số phát sinh theo khoản mục phí

- Tổng hợp số phát sinh theo khoản mục phí và tài khoản

10.4 Tính giá thành sản phẩm công trình xây lắp

10.4.1 Theo dõi tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp trong SSE

ACCOUNGTING

Để tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp cần lưu ý các điểm sau:

- Sử dụng danh mục vụ việc và công trình để khai báo các thông tin về công trình xây lắp.

- Việc theo dõi các hạng mục công trình và công trình thông qua việc khai báo các công trình

mẹ/con – dùng trường mã vụ việc mẹ.

- Để theo dõi công nợ của các khách hàng liên quan đến một công trình phải khai báo là công

trình có theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng.

- Khi bắt đầu sử dụng chương trình phải cập nhật số dư đầu kỳ của các công trình (có thể chi tiết

theo công nợ), số phát sinh lũy kế (chi tiết theo tài khoản và theo vật tư).

- Cuối năm sau khi thực hiện khóa sổ số liệu song song đó ta thực hiện kết chuyển số dư và tính

tổng số phát sinh lũy kế đến cuối năm của các công trình.

- Các báo cáo liên quan đến các công trình gồm có các bảng kê, bảng tổng hợp số phát sinh theo

công trình, tài khoản, chi tiết theo vật tư, tính giá thành công trình, báo cáo lỗ lãi…

10.4.2 Danh mục vụ việc công trình

Danh mục vụ việc dùng để tập hợp chi phí, tính giá thành, theo dõi doanh thu và lợi nhuận của các

công trình xây lắp. Các đối tượng có thể quản lý bởi danh mục danh mục vụ việc được trình bày ở

phần 1.2.

Các thông tin về danh mục vụ việc gồm có:

- Mã vụ việc

- Mã tra cứu

- Tên vụ việc

- Tên tiếng Anh của vụ việc

- Khách hàng


141

- Bộ phận kinh doanh (chọn từ danh mục bộ phận bán hàng)

- Bộ phận thực hiện (chọn từ danh mục bộ phận hạch toán)

- Ngày bắt đầu (có thể là ngày ký)

- Ngày kết thúc

- Giá trị nguyên tệ của vụ việc

- Loại tiền

- Giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán

- Giá trị thuế GTGT – nguyên tệ

- Giá trị thuế GTGT – theo đồng tiền hạch toán

- Mã vụ việc mẹ

- Phân nhóm 1, 2, 3

- Theo dõi số dư theo khách hàng

- Ghi chú


Để phân loại các vụ việc có thể dùng danh mục phân nhóm các vụ việc. SSE ACCOUNGTING có

03 trường để thực hiện việc phân nhóm các vụ việc.

10.4.3 Danh mục phân nhóm vụ việc công trình

Các thông tin liên quan đến phân nhóm vụ việc :

- Loại nhóm

- Mã nhóm

- Tên nhóm


10.4.4 Cập nhật số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế và kết chuyển sang năm sau cho các công

trình vụ việc

Khi bắt đầu sử dụng chương trình ta cần phải cập nhật số dư và số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ cho

các vụ việc công trình dở dang.

Số dư đầu kỳ được theo dõi chi tiết cho từng vụ việc công trình, tài khoản và khách hàng.

Số phát sinh lũy kế được cập nhật cho từng vụ việc công trình và tài khoản. Số phát sinh lũy kế

được tách thành 2 phần: số phát sinh lũy kế từ khi khởi công công trình cho đến đầu năm và số

phát sinh lũy kế từ đầu năm đến khi bắt đầu sử dụng chương trình.

Trong trường hợp muốn quản lý và lên các báo cáo chi tiết theo từng vật tư ta phải cập nhật thêm

số phát sinh lũy kế cho từng mã vật tư của các công trình.


142

Cuối năm, sau khi đã khóa số liệu ta thực hiện kết chuyển số dư và số phát sinh lũy kế sang đầu

năm sau.

10.4.5 Báo cáo giá thành của các vụ việc công trình xây dựng, xây lắp


- Bảng kê chứng từ theo vụ việc

- Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo vụ việc

- Sổ chi tiết vụ việc

- Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc

- Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo vụ việc

- Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu theo vụ việc

- Tổng hợp số phát sinh lũy kế nguyên vật liệu theo vụ việc

- Bảng tổng hợp chi phí theo vụ việc

- Bảng cân đối số phát sinh của các vụ việc

- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của các vụ việc

10.5 Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

10.5.1 Bài toán tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

Do sự đa dạng của quy trình tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất của từng loại sản

phẩm, yêu cầu của người quản lý về tính giá thành sản phẩm nên quy trình và phương pháp tính giá

sản phẩm rất đa dạng.

Do sự đa dạng của bài toán tính giá thành sản phẩm nên chương trình chỉ thực hiện tính giá thành

cho một số trường hợp chuẩn, tương đối phổ biến, còn các trường hợp khác thì chương trình chỉ

cung cấp các chức năng riêng biệt một để người sử dụng lựa chọn, kết hợp các chức năng này phục

vụ cho việc tính giá thành sản phẩm.

Ví dụ về sản phẩm sản xuất theo dây chuyền công nghệ liên tục có thể là xi măng, phân bón…

10.5.2 Tổ chức các trường thông tin để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất

liên tục

Về các phương án tổ chức hệ thống tài khoản và các danh mục từ điển để tập hợp chi phí và tính

giá thành sản phẩm đã được trình bày trong chương 2 "Các công việc chuẩn bị cho sử dụng chương

trình SSE ACCOUNGTING".

Trường mã sản phẩm dùng để theo dõi từng sản phẩm.

Trường bộ phận hạch toán dùng để theo dõi phân xưởng hoặc dây chuyền sản xuất.

10.5.3 Trình tự khai báo và tính toán khi tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

Khai báo các thông tin để tính giá thành sản phẩm


143

- Khai báo bộ phận hạch toán: dây chuyền, phân xưởng… (ở phân hệ hệ thống)

- Nhập định mức nguyên vật liệu

- Nhập định mức tiền lương

- Khai báo hệ số quy đổi về sản phẩm chuẩn

- Khai báo danh mục yếu tố chi phí tính giá thành sản phẩm

- Danh mục phân nhóm các yếu tố chi phí

Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ

Khi bắt đầu sử dụng chương trình ta phải thực hiện cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ.

- Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ

- Cập nhật nguyên vật liệu dở dang đầu kỳ

- Cập nhật spdd đầu kỳ theo yếu tố chi phí

Các bước tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

- Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ

- Cập nhật nguyên vật liệu dở dang cuối kỳ

- Tính và áp giá xuất nguyên vật liệu và CCLĐ

- Kết chuyển chi phí trực tiếp

- Tính số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ

- Tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu

- Tính hệ số phân bổ chi phí nhân công

- Phân bổ chi phí nhân công

- Tính hệ số phân bổ chi phí chung

- Phân bổ chi phí chung

- Tính giá thành sản phẩm

- Điều chỉnh giá thành sản phẩm

- Cập nhật giá cho các phiếu nhập kho thành phẩm.

10.5.4 Báo cáo giá thành của sản phẩm sản xuất liên tục


- Bảng kê chứng từ theo sản phẩm

- Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo sản phẩm

- Tổng hợp số phát sinh theo sản phẩm


144

- Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu theo sản phẩm

- Bảng giá thành sản phẩm

- Thẻ tính giá thành sản phẩm

- Thẻ tính giá thành sản phẩm (2)

- Báo cáo chi tiết giá thành theo vật tư

10.6 Tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng

10.6.1 Bài toán tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng

Sự đa dạng của quy trình tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất của từng loại sản phẩm,

yêu cầu của người quản lý về việc tính giá thành sản phẩm nên quy trình và phương pháp tính giá

sản phẩm rất đa dạng.

Và sự đa dạng của bài toán tính giá thành sản phẩm nên chương trình chỉ thực hiện tính giá thành

cho một số trường hợp chuẩn, tương đối phổ biến, còn các trường hợp khác thì chương trình chỉ

cung cấp các chức năng riêng biệt một để người sử dụng lựa chọn, kết hợp các chức năng này phục

vụ cho việc tính giá thành sản phẩm.

Ví dụ về sản phẩm sản xuất theo đơn hàng có thể là sản phẩm may mặc, sản phẩm cơ khí…

10.6.2 Tổ chức các trường thông tin để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sản xuất

theo đơn hàng

Các phương án tổ chức hệ thống tài khoản và các danh mục từ điển để tập hợp chi phí và tính giá

thành sản phẩm đã được trình bày trong chương 2 "Các công việc chuẩn bị cho sử dụng chương

trình SSE ACCOUNGTING".

Trường mã sản phẩm dùng để theo dõi từng sản phẩm.

Trường lệnh sản xuất dùng để theo dõi lệnh sản xuất (nội bộ).

Trường mã hợp đồng/đơn hàng (ở phân hệ bán hàng) dùng để theo dõi đơn hàng/hợp đồng với

khách hàng.

10.6.3 Trình tự khai báo và tính toán khi tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng

Khai báo các thông tin để tính giá thành sản phẩm

- Khai báo hợp đồng/đơn hàng với khách hàng (ở phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu)

- Nhập lệnh sản xuất.

- Nhập định mức nguyên vật liệu

- Nhập định mức tiền lương

- Khai báo hệ số quy đổi về sản phẩm chuẩn

- Khai báo danh mục yếu tố chi phí tính giá thành sản phẩm

- Danh mục phân nhóm các yếu tố chi phí


145

Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ

Khi bắt đầu sử dụng chương trình ta phải thực hiện cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ.

- Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ

- Cập nhật nguyên vật liệu dở dang đầu kỳ

- Cập nhật spdd đầu kỳ theo yếu tố chi phí

Các bước tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng

- Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ

- Cập nhật nguyên vật liệu dở dang cuối kỳ

- Tính và áp giá xuất nguyên vật liệu và CCLĐ

- Kết chuyển chi phí trực tiếp

- Tính số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ

- Tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu

- Tính hệ số phân bổ chi phí nhân công

- Phân bổ chi phí nhân công

- Tính hệ số phân bổ chi phí chung

- Phân bổ chi phí chung

- Tính giá thành sản phẩm

- Điều chỉnh giá thành sản phẩm

- Cập nhật giá cho các phiếu nhập kho thành phẩm.

10.6.4 Báo cáo giá thành của sản phẩm sản xuất theo đơn hàng


- Bảng kê chứng từ theo sản phẩm

- Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo sản phẩm

- Tổng hợp số phát sinh theo sản phẩm

- Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu theo sản phẩm

- Bảng giá thành sản phẩm

- Thẻ tính giá thành sản phẩm

- Báo cáo chi tiết giá thành theo vật tư


146

10.7 Phân tích thông tin theo một số trường tự do

10.7.1 Chức năng viẹc quản lúy thông tin theo trường tự do

Sử dụng các trường tự do trong SSE ACCOUNGTING để phục vụ nhu cầu quản lý

Đối với phần lớn các đối tượng quản lý của doanh nghiệp như hợp đồng, công trình xây lắp, trang

thiết bị, bộ phận hạch toán, lệnh sản xuất… trong SSE ACCOUNGTING đều có 1 trường thông tin

riêng tương ứng để theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng này.

Ngoài các trường thông tin nêu trên trong SSE ACCOUNGTING còn có những trường thông tin tự

do để cho người sử dụng theo dõi các đối tượng quản lý đặc thù cho doanh nghiệp của mình.

Chương trình cung cấp cho khách hàng 3 trường tự do để hỗ trợ việc quản lý các thông tin đặc thù

của doanh nghiệp. Mỗi trường tự do có một loạt các danh mục để khai báo và các báo cáo tương

ứng từ tổng hợp đến chi tiết phục vụ cho doanh nghiệp.

10.7.2 Danh mục từ điển liên quan đến trường tự do

Danh mục từ điển tự do cung cấp khả năng cho người sử dụng tự định nghĩa và sử dụng theo nhu

cầu riêng của mình.

Các thông tin liên quan đến danh mục từ điển tự do gồm có:

- Mã tự do

- Tên tự do

- Tên tiếng Anh

Danh mục phân nhóm tự do

Danh mục tài khoản lũy kế tự do

10.7.3 Báo cáo theo các trường tự do 1, 2, 3

- Bảng kê chứng từ theo trường tự do

- Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo trường tự do

- Sổ chi tiết trường tự do

- Tổng hợp số phát sinh theo trường tự do

- Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo trường tự do

- Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu theo trường tự do

- Tổng hợp phát sinh trên nhiều tài khoản theo trường tự do

- Bảng cân đối số phát sinh của các danh điểm tự do.

11. Phân hệ Kế toán tài sản cố định


Các chức năng chính của phân hệ kế toán TSCĐ


147

- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử

dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,...

- Theo dõi các thay đổi về tài sản như: tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài sản, điều

chuyển tài sản giữa các bộ phận.

- Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.

- Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ.

Hệ thống menu của phân hệ kế toán TSCĐ

Các menu chính của phân hệ kế toán tài sản cố định

- Cập nhật số liệu

- Báo cáo kiểm kê về tài sản cố định

- Báo cáo tăng giảm tài sản

- Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao

- Danh mục từ điển

- In các danh mục từ điển


11.2.1 Danh mục nguồn vốn hình thành TSCĐ

Các thông tin về nguồn vốn TSCĐ:

- Mã nguồn vốn của TSCĐ

- Tên nguồn vốn của TSCĐ

- Tên tiếng Anh của nguồn vốn TSCĐ

11.2.2 Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

Các thông tin về lý do tăng giảm TSCĐ:

- Loại tăng giảm tài sản: 1-Tăng, 2-Giảm.

- Mã lý do tăng giảm tài sản

- Tên lý do tăng giảm tài sản

- Tên tiếng Anh của lý do tăng giảm tài sản

11.2.3 Danh mục nhóm tài sản

Danh mục nhóm tài sản theo quy định của Bộ Tài chính gồm có các nhóm sau:

- Nhà cửa, vật kiến trúc

- Máy móc, thiết bị

- Phương tiện vận tải


148

- Thiết bị, dụng cụ quản lý

- Tài sản cố định hữu hình khác

11.2.4 Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ

Các thông tin về bộ phận sử dụng TSCĐ:

- Mã bộ phận

- Tên bộ phận

- Tên tiếng Anh của bộ phận

11.2.5 Danh mục phân nhóm TSCĐ

Để phân loại các TSCĐ có thể dùng danh mục phân nhóm các TSCĐ. SSE ACCOUNGTING có

03 trường để thực hiện việc phân nhóm các TSCĐ.

Các thông tin về danh mục phân nhóm các TSCĐ gồm có:


- Mã nhóm

- Tên nhóm


11.3 Khai báo thông tin về tài sản

Các thông tin chính về tài sản được SSE ACCOUNGTING quản lý bao gồm:

140. Mã đơn vị cơ sở

141. Mã tài sản (số thẻ)

142. Tên tài sản

143. Phân loại/nhóm tài sản (theo quy định của Bộ tài chính)

144. Lý do tăng tài sản

145. Ngày tăng tài sản

146. Ngày bắt đầu tính khấu hao

147. Số kỳ tính khấu hao

148. Giá trị làm tròn

149. Bộ phận sử dụng

150. Tài khoản TSCĐ (tk 211)

151. Tài khoản hao mòn TSCĐ (tk 214)

152. Tài khoản chi phí (các tiểu khoản tương ứng của các tài khoản 627, 641, 642)


149

153. Phân nhóm 1, 2, 3.

Các thông tin phụ:

154. Tên tiếng Anh

155. Số hiệu tài sản

156. Thông số kỹ thuật

157. Nước sản xuất

158. Năm sản xuất

159. Ngày đình chỉ sử dụng

160. Lý do đình chỉ.

161. Ghi chú.

Chi tiết về nguồn vốn:

162. Nguồn vốn

163. Ngày chứng từ

164. Số chứng từ

165. Nguyên giá

166. Giá trị đã khấu hao

167. Giá trị còn lại

168. Giá trị khấu hao 1 kỳ

169. Diễn giải, ghi chú.

Chi tiết về phụ tùng đi kèm:

170. Tên phụ tùng

171. Đơn vị tính

172. Số lượng

173. Giá trị

Lưu ý: Chương trình cho phép sửa đổi giá trị khấu hao hàng tháng.

Các thông tin chung về TSCĐ

Các thông tin chính về TSCĐ:

- Số thẻ TSCĐ

- Mã tra cứu

- Tên TSCĐ


150

- Nhóm tài sản (theo quy định của bộ tài chính)

- Lý do tăng tài sản

- Ngày tăng tài sản

- Ngày tính khấu hao

- Số kỳ khấu hao

- Giá trị làm tròn khi tính khấu hao lần cuối

- Bộ phận sử dụng

- Tài khoản tài sản

- Tài khoản khấu hao

- Tài khoản chi phí

- Phân loại tài sản theo nhóm 1



Các thông tin thêm về TSCĐ:

- Tên tiếng Anh của TSCĐ

- Số hiệu tài sản

- Thông số kỹ thuật

- Nước sản xuất

- Năm sản xuất

- Ngày đưa vào sử dụng

- Ngày đình chỉ sử dụng

- Lý do đình chỉ sử dụng

- Ghi chú

Thông tin chi tiết về nguồn vốn hình thành tscđ

- Nguồn vốn

- Nguyên giá

- Giá trị đã khấu hao

- Giá trị còn lại

- Giá trị khấu hao 1 kỳ

- Ngày chứng từ


151

- Số chứng từ

- Diễn giải.

Thông tin chi tiết về các phụ tùng kèm theo.

- Tên phụ tùng kèm theo

- Đơn vị tính

- Số lượng

- Giá trị.

11.4 Khai báo các thay đổi liên quan đến tài sản

11.4.1 Điều chỉnh giá trị tài sản

Trong trường hợp giá trị tài sản có thay đổi - tăng hoặc giảm thì ta phải thực hiện khai báo điều

chỉnh giá trị tài sản.

Các thông tin về điều chỉnh giá trị tài sản gồm:

174. Năm

175. Kỳ

176. Ngày chứng từ

177. Số chứng từ

178. Nguồn vốn

179. Lý do tăng/giảm

180. Nguyên giá

181. Giá trị đã khấu hao

182. Giá trị còn lại

183. Giá trị khấu hao kỳ


11.4.2 Khai báo thôi khấu hao tài sản

Trong trường hợp thôi không tính khấu hao cho một tài sản nào đó thì ta thực hiện khai báo thôi

khấu hao tài sản.

Thông tin phải khai báo gồm:

185. Tài sản

186. Ngày thôi tính khấu hao.


152

Lưu ý: Chỉ khai báo thôi khấu hao cho những tài sản không còn sử dụng nữa chờ thanh lý hoặc

nhượng bán. Trường hợp tài sản tạm thôi tính khấu hao do sữa chữa, nâng cấp sau đó sử dụng

lại thì sử dụng chức năng “Điều chỉnh khấu hao tháng”.

11.4.3 Khai báo giảm tài sản

Trong trường hợp giảm tài sản thì ta khai báo giảm tài sản.

Thông tin phải khai báo bao gồm:

187. Tài sản

188. Lý do giảm

189. Ngày giảm


11.4.4 Điều chuyển tài sản giữa các bộ phận

Chương trình cho phép quản lý việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận.

Các thông tin cần phải khai báo khi có sự điều chuyển tài sản giữa các bộ phận:

- Năm

- Kỳ

- Bộ phận sử dụng

- Tài khoản tài sản

- Tài khoản khấu hao

- Tài khoản chi phí.

11.5 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng

Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu.

Nếu có sự thay đổi gì thì phải tính lại.

Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thông tin về

tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh

khấu hao tháng". Việc điều chỉnh giá trị khấu hao có thể do giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn

chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời.

SSE ACCOUNGTING cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể

tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai

báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”.

11.6 Tạo bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ

Chương trình cho phép tự động tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao để chuyển vào sổ cái.

Khi tạo bút toán cần phải khai báo các thông tin sau:


153

191. Từ tháng

192. Đến tháng

193. Năm.

11.7 Các báo cáo về quản lý tài sản cố định

11.7.1 Các báo cáo kiểm kê về TSCĐ

194. Báo cáo chi tiết TSCĐ: chung, theo nguồn vốn, theo bộ phận sử dụng

195. Báo cáo tổng hợp giá trị TSCĐ

196. Thẻ TSCĐ

197. Bảng tổng hợp TSCĐ: theo nhóm tài sản và nguồn vốn, theo bộ phận sử dụng và

nhóm tài sản

198. Bảng kê thông tin chung TSCĐ: chung, theo nguồn vốn.

11.7.2 Các báo cáo tăng giảm TSCĐ

199. Báo cáo chi tiết tăng giảm TSCĐ: chung, theo nguồn vốn, theo bộ phận sử dụng, theo

bộ phận sử dụng và nguồn vốn

200. Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ: chung, theo nguồn vốn.

11.7.3 Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ

201. Bảng tính khấu hao TSCĐ: chung, theo bộ phận, theo nguồn vốn

202. Bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ

203. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ: chung, theo bộ phận.

11.8 Quản lý trang thiết bị

Chức năng

Đây là phần chương trình được thiết kế dự trữ cho trường hợp người sử dụng có yêu cầu lập trình

phục vụ quản lý trang thiết bị.

Danh mục thiết bị

Các thông tin về thiết bị gồm có:

- Mã thiết bị

- Tên thiết bị

- Tên 2

- Mã vụ việc.


154

12. Phân hệ Kế toán thuế

12.1 Báo cáo thuế GTGT đầu vào

12.1.1 Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào

Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào có các lưu ý sau:

- Các hoá đơn thuế GTGT đầu vào được cập nhật ở các phần nhập mua hàng hoá dịch vụ,

phiếu thanh toán tạm ứng và phiếu chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Ở

phần nhập hoá đơn GTGT đầu vào, chương trình hiện lên một màn hình riêng để cập nhật

các thông tin liên quan đến các hoá đơn thuế GTGT đi kèm. Chương trình cho phép nhập

nhiều hoá đơn GTGT đi kèm với một chứng từ hạch toán (phiếu chi, phiếu thanh toán tạm

ứng, phiếu nhập mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ).

- Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp được cập nhật ở menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp" ở

phân hệ "Mua hàng và công nợ phải trả" và trong trường hợp này trên bảng kê thuế GTGT

đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và ghi âm số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa

đơn là số hóa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn trên cột ghi chú sẽ

ghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp.

- Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu nếu tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp khác tháng

so với phiếu nhập thì phần phiếu nhập hàng nhập khẩu sẽ không nhập thuế GTGT hàng

nhập khẩu. Sau khi nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu thì vào phần chứng từ phải trả

khác nhập bút toán hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu và vào phần cập nhật chứng từ

thuế GTGT đầu vào ở phân hệ báo cáo thuế để nhập chứng từ thuế GTGT hàng nhập khẩu

để lên bảng kê thuế GTGT đầu vào.

- Do các chứng từ thuế GTGT đầu vào có thể được liệt kê ở các bảng kê khác nhau nên trong

các màn hình nhập thuế GTGT đầu vào ta phải lưu ý phần nhập mẫu bảng kê thuế GTGT

đầu vào theo quy định của cục thuế. Chứng từ thuộc bảng kê nào thì trong trường mẫu bảng

kê ta nhập mã số của bảng kê đó.

- Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân

thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp. Cách chia

các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở chương

các công việc chuẩn bị cho sử dụng SSE ACCOUNGTING.

- Việc hạch toán thuế GTGT đầu vào phải được thực hiện theo sơ đồ sau:

+ Mua hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT: Ghi nợ 133 / Ghi có 331, 111, 112, 141, …

+ Cuối kỳ xác định và kết chuyển số thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào không

được khấu trừ trong kỳ (nếu có): Ghi nợ 142, 632…/ Ghi có 133

+ Nếu số thuế GTGT đầu ra phải nộp lớn hơn số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì

ta kết chuyển toàn bộ số tiền bên nợ của tk 133 vào tk 33311; ngược lại, nếu số thuế

GTGT đầu ra phải nộp nhỏ hơn số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì ta kết

chuyển toàn bộ số tiền bên có của tk 33311 vào tk 133.


155

Lưu ý: Ta phải hạch toán theo sơ đồ nêu trên để có thể lên được chỉ tiêu “Thuế GTGT

của hàng hóa dịch vụ mua vào khấu trừ trong kỳ” trên tờ khai thuế một cách chính xác.

- Trong trường hợp xuất hàng trả lại nhà cung cấp việc hạch toán thuế GTGT đầu vào được

thực hiện theo sơ đồ sau:

+ Khi xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp: Ghi nợ 331 / Ghi có 13313

+ Cuối kỳ làm kết chuyển: Ghi nợ 13313 / Ghi có 13311.

Lưu ý: Ta phải hạch toán theo sơ đồ nêu trên để có thể lên được sổ chi tiết thuế GTGT

của hàng xuất trả lại nhà cung cấp và có thể lên được các chỉ tiêu liên quan đến thuế

GTGT hàng xuất trả lại nhà cung cấp trong một số báo cáo về thuế.

12.1.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào

Chương trình cung cấp các báo cáo sau về thuế GTGT đầu vào:

- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào - mẫu 03/GTGT

- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn - mẫu 04/GTGT

- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu mua hàng nông, lâm,

thủy sản - mẫu 05/GTGT.

12.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra

12.2.1 Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra

Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra có các lưu ý sau:

- Các chứng từ thuế GTGT đầu ra được cập nhật khi nhập các hoá đơn bán hàng hóa và hóa

đơn dịch vụ.

- Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, chứng từ sẽ nhập ở menu "Phiếu nhập hàng bán

bị trả lại" trong phân hệ "Bán hàng và công nợ phải thu" và trong trường hợp này trên bảng

kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa

đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà

doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua.

- Khi nhập các hoá đơn bán hàng chỉ cho phép trên một hoá đơn chỉ có một loại thuế suất.

Trong trường hợp trên hoá đơn có nhiều loại thuế suất thì phải tách riêng các mặt hàng có

cùng loại thuế suất và nhập chúng như là một chứng từ riêng.

- Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác với

tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 7% thuế

GTGT nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 3% thuế GTGT được nộp ở nơi công

trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành

2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 7% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 3%. Lưu ý là dòng

thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 3% vào trường tiền

thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng


156

thuế suất 7% và 1 dòng thuế suất 3% và doanh thu chịu thuế chỉ hiện trên dòng 7% sẽ là

doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.

- Đối với các đơn vị nộp thuế ở nhiều cơ quan thuế khác nhau (ví dụ: các đơn vị xây lắp có

công trình ở nhiều tỉnh/thành phố khác nhau) thì phải khai báo các tài khoản thuế là các tài

khoản công nợ, khai báo các cục thuế trong danh mục khách hàng và khi nhập các tài khoản

thuế phải chỉ rõ luôn cục thuế để có thể theo dõi và lên các báo cáo chi tiết cho từng cục

thuế.

- Để tiện cho việc hạch toán thuế trong chương trình có danh mục thuế suất trong đó khai báo

mã thuế suất, thuế suất và hạch toán thuế. Khi nhập liệu chỉ việc nhập mã thuế suất và

chương trình tự động lấy thuế suất, tính giá trị thuế và hạch toán thuế.

- Đối với các đơn vị có nhiều cửa hàng với số lượng hoá đơn rất lớn và mong muốn khi nhập

liệu tách riêng thành 2 phần: phần hạch toán kế toán thì chỉ nhập số tổng cộng, còn số liệu

để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra thì nhập chi tiết thì phần thuế GTGT đầu ra được nhập

riêng ở mục cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra.

- Các thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng được khai báo trong danh mục

khách hàng. Khi nhập liệu ta chỉ việc nhập mã khách và chương trình tự động cập nhật tên,

địa chỉ và mã số thuế vào bảng kê thuế GTGT đầu ra. Đối với các trường hợp khách lẻ chỉ

mua một lần, để không quản lý quá nhiều mã khách trong danh mục khách hàng ta có thể

gộp chung vào một mã khách không có địa chỉ và mã số thuế và khi nhập liệu chương trình

sẽ nhập thêm các thông tin cần thiết về tên khách, địa chỉ và mã số thuế. Đối với các khách

hàng không có mã số thuế (ví dụ khách hàng nước ngoài) thì khi khai báo trong danh mục

khách hàng ở mục mã số thuế ta có thể nhập một ký tự gạch ngang (" - "); khi đó trong phần

nhập hoá đơn chương trình sẽ không đòi nhập mã số thuế của khách hàng này nữa.

- Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân

thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Cách

chia các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở

chương các công việc chuẩn bị cho sử dụng SSE ACCOUNGTING.

- Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại việc hạch toán thuế GTGT đầu ra được thực hiện

theo sơ đồ sau:

+ Khi nhập hàng bán bị trả lại: Ghi nợ 33313 / Ghi có 131.

+ Cuối kỳ làm kết chuyển: Ghi nợ 33311 / Ghi có 33313.

Lưu ý: Ta phải hạch toán theo sơ đồ nêu trên để có thể lên được sổ chi tiết thuế GTGT

của hàng bán bị trả lại và có thể lên được các chỉ tiêu liên quan đến thuế GTGT hàng

bán bị trả lại trong một số báo cáo về thuế.

12.2.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra

Chương trình cung cấp các báo cáo sau về thuế GTGT đầu ra:

- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra - mẫu 02/GTGT.


157

12.3 Tờ khai thuế GTGT và sổ chi tiết các tài khoản thuế

Phần này chương trình cung cấp các báo cáo sau:

204. Tờ khai thuế GTGT.

205. Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được hoàn lại.

206. Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được miễn giảm.

Liên quan đến tờ khai thuế GTGT có các lưu ý sau:

207. Chương trình chỉ tự động tính toán các chỉ tiêu cho lần đầu tiên vào tờ khai, từ lần thứ

hai trở đi thì ta phải sử dụng F5 để tính lại vì các số liệu thể hiện ban đầu trong tờ khai thuế

chỉ là số dư cuối kỳ của kỳ trước. Để tính lại, nhấn tổ hợp phím Ctrl+A để chọn tất cả các

chỉ tiêu rồi sau đó nhấn F5.

208. Đối với các chỉ tiêu điều chỉnh tăng giảm thuế GTGT đầu vào, đầu ra thì người sử

dụng phải tự nhập. Ta sử dụng phím F3 để cập nhật giá trị cho các chỉ tiêu này, sau đó nhấn

phím F5 để chương trình tính toán lại toàn bộ các chỉ tiêu của tờ khai. Đối với các chỉ tiêu

khác chương trình cũng cho phép chỉnh sửa với cách làm tương tự.

12.4 Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp chương trình cung cấp cho khách hàng tờ khai quyết

toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Khi khai báo cách lấy số liệu của các chỉ tiêu trên báo cáo cần lưu ý những điểm sau:

- Chương trình cho phép lựa chọn 1 trong 3 cách tổng hợp số liệu của từng chỉ tiêu khi lên

báo cáo:

0 - Tính theo các mã số: mỗi chỉ tiêu sẽ có một mã số tính toán, việc tính theo các mã số

này chỉ thực hiện đối với phép cộng và trừ.

1 - Tính theo các tài khoản: cho phép khai báo các tài khoản nợ, các tài khoản có. Tùy

vào khai báo của người sử dụng mà chương trình có thể chỉ lấy phát sinh nợ, hoặc chỉ

phát sinh có, hoặc lấy theo đối ứng nợ có

2 - Tự gõ: người sử dụng tự gõ số liệu thông tin vào khi chạy chức năng lên báo cáo,

chương trình sẽ lưu lại và tính toán lại đúng các chỉ tiêu khi thoát ra chạy lại báo cáo.

- Tùy theo tính chất của từng chỉ tiêu cụ thể mà có sự lựa chọn cách lấy số liệu cho thích hợp.

Đối với các chỉ tiêu người sử dụng tự cập nhật thì sau khi nhập trực tiếp vào phải thoát ra và

chạy lại để chương trình tính toán lại các chỉ tiêu có liên quan.

- Do có sự khác biệt cơ bản giữa Chuẩn mực kế toán và Luật thuế thu nhập doanh nghiệp

trong việc xác định doanh thu và chi phí hợp lý nên để số liệu báo cáo được chính xác thì

phần lớn các chỉ tiêu điều chỉnh trên báo cáo quyết toán là do người sử dụng phải tự cập

nhật, chương trình chỉ có thể thực hiện tổng hợp số liệu tự động “phần A - Kết quả kinh

doanh ghi nhận theo báo cáo tài chính”.


158

13. Kế toán chủ đầu tư

13.1 Cập nhật số liệu

Thông tin liên quan đến công trình đầu tư được khai báo và cập nhật ở trường mã vụ việc giống

như các công trình xây lắp.

Menu cập nhật số liệu về công trình đầu tư gồm có các chức năng sau:

- Danh mục các công trình

- Vào dự toán theo công trình

- Vào kế hoạch theo công trình

- Vào số lũy kế từ khi khởi công

- Vào số dư đầu kỳ của các công trình

- Kết chuyển số dư cuối kỳ của các công trình sang năm sau

- Tính số phát sinh lũy kế của các công trình

- Vào kế hoạch theo chỉ tiêu

- Vào số lũy kế theo chỉ tiêu

- Tính số phát sinh lũy kế theo chỉ tiêu.

13.2 Sổ sách kế toán chủ đầu tư

- Sổ chi phí sản xuất thử

- Sổ chi phí đầu tư xây dựng

- Sổ chi phí bản quản lý dự án

- Sổ chi phí khác

- Sổ chi tiết nguồn vốn đầu tư

- Sổ chi tiết doanh thu bán sản phẩm sản xuất thử

- Sổ chi tiết thuế GTGT được khấu trừ

- Sổ tài sản cố định

- Sổ tài sản cố định theo đơn vị sử dụng

- Danh mục các công trình.

13.3 Báo cáo kế toán chủ đầu tư

- Báo cáo nguồn vốn đầu tư

- Báo cáo thực hiện đầu tư


159

- Báo cáo chi tiết nguồn vốn đầu tư

- Báo cáo thực hiện theo dự án, công trình

- Báo cáo quyết toán vốn đầu tư

- Báo cáo chi phí khác

- Chi phí ban quản lý dự án

- Bảng cân đối kế toán.

Documents

SSE ACCOUNGTING - Mục lục - fs.vieportal.net · SSE ACCOUNGTING - Hướng dẫn sử dụngHướng dẫn sử dụng Giới thiệu chung Giới thiệu chung