Open SistemasOpen Source Innovation for your Business Enterprise Content Management Systems

Open Sistemas Open SistemasOpen Source Innovation for your Business Enterprise Content Management Systems

00.

Open Sistemas es Partner Oficial de Nuxeo

ECM (Enterprise Content Management, en español Gestor de Contenidos Empresariales)

01. Funcionalidad

02. Tecnología

03. Desarrollos a medida

04. Soluciones

05. Casos de éxito

06. Información de Contacto

00.

Gestión Documental

01.

Funcionalidad

Herramientas ECMNuxeo y Alfresco son herramientas empresariales preparadas para manejar un gran volumen de documentación y que realmente comparten las mismas funcionalidades que se detallan en las siguientes páginas, en realidad todas las principales herramientas ECM comparten todas estas características

Código abierto

Propietarias

Gestión Documental

01.

Funcionalidad

IntroducciónLa Gestión Documental es una solución de archivo, organización y consulta de documentos en formato electrónico donde existe toda la información de naturaleza documental de la empresa y permite la colaboración en la organización a través del reparto de documentos, beneficia y facilita los procesos de negocio de la empresa.

Reducción del coste del número de copias, aumento de productividad en las busqueda, en la distribución de documentos y reducción del espacio de archivo.Gestión de Información estandarizada conseguida a partir de la consolidación transparente de los documentos electrónicos (originados por la aplicaciones Office) y de documentos con origen en papelUniformización de Procesos de creación, aprobación, archivo y eliminación de los documentos, manteniendo el histórico de versiones de los documentos.Digitalización de los documentosDescentralización del espacio físico, es decir, los documentos y procesos son accesibles desde internetNavegación por toda la información de la compañía fácil y rápidaBackup que permite la recuperación de la información en caso de incendio o inundación de su archivo físicoMecanismos de control de accesos y seguridad protegiendo sus documentos de accesos no autorizados

Gestión Documental

01.

Funcionalidad

Las siguientes características ayudan al usuario a hacerle más sencillo y rápido el trabajo con herramienta

Previsualización de documentos te permite sin necesidad de descargar el documento visualizarlo desde la propia herramienta

Movimientos para arrastrar documentos de tu explorador a tu navegador (conocido como “Drag and Drop”)

Integración con Microsoft Office te permite crear, editar y clasificar documentos directamente desde MS Office.

Buscador avanzado que localiza wikis, documentos, etc respetando el control de acceso de los usuarios en cada caso

Facilidad de uso

Gestión Documental

01.

Funcionalidad

En el marco de una empresa, la colaboración entre los empleados para avanzar en la creación de los documentos es clave. Las siguientes características se enfocan al trabajo colaborativo

Workflows y Ciclo de vida de los documentos te permiten establecer las etapas y las tareas necesarias para avanzar por ellas hasta completar la vida del documento.

Anotaciones forman un nuevo canal de comunicación que permite a los compañeros crear un hilo de discusión con el propio documento como centro de discusión

Notificaciones. Permite usuarios suscribirse a las notificaciones y actualizaciones sobre las actividades que afectan su trabajo

Publicación en Páginas Web. La distribución del contenido con una audiencia grande se simplifica vía publicación Web

Mejora de la productividad con la automatización de tareas rutinarias

Trabajo colaborativo

Gestión Documental

01.

Funcionalidad

Se satisface los niveles de seguridad mediante las siguientes características

Granularidad de permisos, es decir que permite establecer los permisos sobre un recurso a nivel de usuario, grupo o rol.

Mediante Logs de actividad se registra toda la información significativa de lo que sucede en la plataforma, permitiendo realizarse una Auditoría en cualqueir momento.•

Buscador avanzado que localiza wikis, documentos, etc respetando el control de acceso de los usuarios en cada caso

Seguridad

Gestión Documental

01.

Funcionalidad

La integración de la herramienta con la realidad de cada corporación es realmente clave en el éxito de la solución.

Las siguientes características se enfocan en ese sentido

Creación de la Estructura de departamentos y roles adaptados al cliente

Personalización del modo de trabajo con los documentos a traveś de Workflows con condiciones y acciones seleccionados en cada caso de manera individual

Repositorio de confianza, diseñadas para ampliar de manera opcional, segura y fácil tu instalación

Imagen corporativa personalidaza con la creación de un nuevo tema o skin.

Integración con el resto de herramientas que forman los sistemas de información del cliente en cada caso

Un caso particular sería la integración SSO (Single Sign On) que permite integrar la gestión de usuarios con el resto de aplicaciones (a traveś de NTLM o LDAP)

Personalización

Gestión Documental

02.

Tecnología

Tanto Nuxeo como Alfresco se han desarrollado con la más avanzada tecnología para poder sacar el máximo partido del software libre.

Totalmente desarrollado en Java con Arquitectura J2EE

Multiplataforma, es decir puede instalarse en servidores Linux y Windows

“Cualquier” desarrollador con conocimientos Java podrá realizar las modificaciones que desee sobre su instalación.

Independencia respecto de la base de datos, podrá usar por ejemplo MySQL, Oracle, PostgreSQL, ...

Software Libre

Gestión Documental

02.

Tecnología

Un producto con una alta capacidad de configuración, 100% adaptable a las necesidades de cualquier usuario.

Un repositorio de confianza, diseñadas para ampliar seguro y fácil como los proyectos de ampliar la flexibilidad

Las tareas de configuración más habituales a través de una herramienta gráfica

Plataforma Modular

Nota: Nuxeo habilita la herramienta Nuxeo Studio a disposición de las compañías que adquieren el soporte oficial. Esta herramienta facilita la personalización y adaptación de Nuxeo a las necesidades de la compañía.

Gestión Documental

03.

Desarrollo a medida

Integración con otro software (correo, facturación, ERP...)FormaciónMantenimiento y soporte

Open Sistemas ayuda a las empresas a gestionar mejor sus negocios, agilizar los procesos de venta y de organización interna y lograr una mayor satisfacción de los clientes incrementando a su vez la rentabilidad.

Para lograrlo, Open Sistemas ofrece todos los servicios necesarios para personalizar e implantar la herramienta

Implantación llave en mano Personalización:

Creación de roles y departamentos Desarrollo de módulos a medida Workflows y tareas automáticas Branding personalizado

Gestión Documental

03.

Desarrollo a medida

Ampliaciones y modulos

Open Sistemas es una empresa certificada en Nuxeo, y actualmente esta continuamente realizando nuevos desarrollos personalizados para clientes, algunos de ellos:

Desarrollos personalizados

Servidor de libros electrónicos eBookSincronización bidireccional Nuxeo – eBook (Servidor -

Cliente)Firmado digital de documentos PDF a través de Adobe

DRM (Digital Right Management)

Funcionalidades de comunidadIntegración con Facebook y Twitter

Plugin de imagen y videoGestion de videos y fotos Primer visor/reproductor embebido de imágenes/vídeos

.

Gestión Documental

04.

Soluciones

Adecuada para cualquier negocio, independientemente de su tamaño, buscando implantar una solución ECM profesional, de calidad y totalmente soportada en un entorno con una configuración estándar o avanzada.Soporta una arquitectura escalable que puede ampliarse desde una instalación sencilla hasta un servidor con arquitectura en clúster gestionando múltiples departamentos con cualquier volumen de información y procesos asociados.

Disponible en varios sistemas operativos y bases de datos: Windows/Linux, Oracle/Postgres/MySQL/...

Edición Profesional

Gestión Documental

01. De manera opcional se puede contratar el soporte junto con la solución, una práctica altamente recomendable por las siguientes beneficios asociados

● Soporte telefónico o vía correo electrónico 24x7● Uno o varios contactos dedicados● Corrección de bugs críticos en tiempo mínimo● Corrección del resto de bugs en tiempo reducido● Consulta● Herramientas para el desarrollador

Nota: Nuxeo dispone de una única versión y el soporte es opcional, sin embargo Alfresco tiene una versión Community que es gratis y otra versión enterprise que tiene un precio de licencia en el que se incluye soporte.

Soporte

Soluciones

05.France Telecom: CRDPP

Necesidad identificada / Problema:

▪ El sistema de educación francés CRDP-P necesitaban ua herramienta para gestionar una biblioteca onLine y asignar documentación a visitadores

Caracterización:

Resultados para el negocio:

▪ Solución fiable, barata y con todas las características necesarias

▪ Colaboración en la gestión de los documentos

Casos de Éxito

▪ Antes no usaban ninguna herramienta específica

▪ Los visitadores o documentalistas se deben encargar de actualizar la información en su dispositivo eBook para su trabajo diario.

Impacto negativo en el cliente:

▪ Pequeña consultoría para seleccionar el mejor software Open Source

▪ Instalación y personalización del servidor CRDPP (Nuxeo).

▪ Desarrollo de la aplicación Cliente CRDPP (Java-Swing)

▪ Pruebas e implantación

▪ Tráfico de información entre el personal vía email

▪ Descontrol de versiones constante▪ Ineficacia de procesos y por tanto

mucho tiempo perdido

Gestión Documental

Cómo se resolvió el problema:

Mercamadrid: Portal M.M. Tecnológico

Necesidad identificada / Problema:

▪ La nueva división de Mercamadrid Tecnológico (encarga de aceites, flores, vinos y lácteos) necesita un portal corporativo diferenciado de www.mercamadrid.es

Caracterización:

Resultados para el negocio:▪ Autonomía del cliente para

manejar sus contenidos▪ Nuevo aspecto corporativo

renovado

▪ El nuevo portal requiere un Look&Feel en línea de la corporación

▪ Pero también un diseño fresco y moderno

▪ Es importante que sea un sitio dinámico y con nuevos contenidos actualizados.

Impacto negativo en el cliente:

▪ Se decide usar un CMS que de flexibilidad en los contenidos

▪ La empresa OMOI del grupo crea un diseño aprobado por el cliente

▪ Integra el diseño y recomendaciones de usabilidad con el gestor de contenidos Open Source lider del mercacado: Joomla

▪ No dispone de un sitio propio que les aporte identidad

▪ No pueden mostrar al público la información y contenido que su negocio está generando

Cómo se resolvió el problema:

Necesidad identificada/Problema: Necesidad rediseñar y actualizar el sitio Web para proyectar una imagen moderna y actualizada, que permita posicionarse a nivel nacional e internacional.

Caracterización: Rediseño a nivel gráfico y funcional del sitio web

Proyección nacional e internacional

Impacto negativo en el cliente:

Como se resolvió el problema: Estrategia de promoción del sitio Web a nivel gráfico y funcional

Incorporación de un gestor de contenidos Opensource Typo3

Versión del sitio Web en inglés

Resultados para el negocio:

Proyección de una imagen moderna y actualizada

Autonomía en la gestión de contenidos

Posicionamiento Web

Sitio Web anticuado, con poco dinamismo y casi nula interacción de los usuarios.

CGNA: Portal Web

France Telecom: Doma

Necesidad identificada/Problema: Necesidad de sistema documental para diferentes usos

Conectividad con distintos dispositivos e Internet y redes

Orientación a empresas/ particulares

Caracterización: Entorno de trabajo Nuxeo sobre plataforma Jboss y entorno J2EE

Desarrollos basados en el API Nuxeo y APIs de redes sociales

Impacto negativo en el cliente: Limitaciones en la interacción dispositivos móviles con contenidos Internet

Distribución documentación e información a clientes no formalizada

Como se resolvió el problema: Implantación sistema base de gestión documental

Desarrollo a medida sobre el sistema de gestión documental

Desarrollo interacción con redes sociales

Resultados para el negocio: Sistema centralizado de distribución de documentos

Múltiples clientes integrables con el sistema

Informaciónde Contacto

06.Información de Contacto

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www.opensistemas.com

info@opensistemas.com - chile@opensistemas.com (Oficina de Chile ) - colombia@opensistemas.com ( Oficina de Colombia )

+34 902 107 396 - 91 746 04 23 (España)

+ (02) 946 2623 – (09) 7212 6887( Chile )

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