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parte de un sistema de implementacion de software dentro de una empresa
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MANUAL DE USUARIO
Sistema de Información Gerencial Evolution
DST-MU_ Evolution_Materiales_v1.0
Versión 1.0 Enero, 2013 Página 1
Manual de Usuario Manual de Usuario
Manual de Usuario Sistema de Información Gerencial Evolution
MATERIALES
Centro de Investigación y Docencia Económicas, A.C.
MANUAL DE USUARIO
Sistema de Información Gerencial Evolution
DST-MU_ Evolution_Materiales_v1.0
Versión 1.0 Enero, 2013 Página 2
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 4
PANTALLA POOL DE APLICACIONES INSTITUCIONALES. ............................................................................... 5
PANTALLA PRINCIPAL DE LA APLICACIÓN EVOLUTION ............................................................................. 6
DIGRAMA GENERAL DE ADQUISICIONES ................................................................................................... 7
PANTALLA PRINCIPAL DEL MÓDULO DE MATERIALES (ADQUISICIONES). ................................................. 8
PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL DE ADQUISICIONES. ................................................................................ 9
Submenú Elaborar Pedido / Orden de Servicio. .................................................................................... 10
Submenú Pedidos / Órdenes de Servicios. ............................................................................................. 19
Submenú Compra Menor. ...................................................................................................................... 30
Submenú Salir (Adquisiciones). ............................................................................................................... 32
PANTALLA PRINCIPAL DEL MÓDULO DE MATERIALES (ALMACÉN). ........................................................ 33
DIAGRAMA GENERAL ALMACÉN ................................................................................................................ 34
PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL DE ALMACÉN. ........................................................................................ 35
Submenú Entrada. .................................................................................................................................. 37
Submenú Histórico Entradas................................................................................................................... 42
Submenú Salida. ...................................................................................................................................... 45
Submenú Resguardo Menor. .................................................................................................................. 47
Submenú Cierre Almacén. ...................................................................................................................... 52
Submenú Catálogo Artículos CAMBS. ..................................................................................................... 54
Submenú Catálogo Detalles de Artículos ................................................................................................ 56
Submenú Tarjeta ..................................................................................................................................... 61
Submenú Artículos por Ubicación........................................................................................................... 62
Submenú Entrega de Salidas. .................................................................................................................. 65
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 3
Submenú Documentos Publicaciones. .................................................................................................... 66
Submenú Salidas S.S.G. ........................................................................................................................... 69
Submenú Informes. ................................................................................................................................. 71
Submenú Salir (Almacén). ....................................................................................................................... 79
PANTALLA PRINCIPAL DEL MÓDULO DE MATERIALES (ACTIVO FIJO). ..................................................... 80
DIAGRAMA GENERAL ACTIVO FIJO. ............................................................................................................ 81
PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL DE ACTIVO FIJO. .................................................................................... 82
Submenú Activo Fijo. .............................................................................................................................. 83
Submenú Resguardos. ............................................................................................................................ 97
Submenú Transferencia Total. .............................................................................................................. 106
Submenú Transferencia. ....................................................................................................................... 109
Submenú Informes. ............................................................................................................................... 114
Submenú Salir (Activo Fijo). .................................................................................................................. 117
ANEXOS ..................................................................................................................................................... 118
Imprimir ................................................................................................................................................ 118
Filtros .................................................................................................................................................... 123
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Sistema de Información Gerencial Evolution
DST-MU_ Evolution_Materiales_v1.0
Versión 1.0 Enero, 2013 Página 4
INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como finalidad que el usuario del Sistema de Información Gerencial Evolution
pueda sacar el máximo provecho a dicho sistema, se utilizaron pantallas del Centro de Investigación y
Docencia Económicas, A.C. Como ejemplo para mostrar gráficamente la funcionalidad de la aplicación,
cabe destacar que dependiendo el centro CONACYT donde se inicie el sistema, este tendrá los logos
correspondientes, así como su información técnica.
Este manual es de aplicación general para todos los centros CONACYT que forman parte del Sistema de
Información Gerencial Evolution, sin embargo algunas funcionalidades pueden o no aplicar a algunos
centros dependiendo de su estructura, pero estrictamente en términos generales aplica para todos
los centros que manejan dicho sistema.
A continuación se describen las pantallas del módulo de materiales el cual está conformado por:
Adquisiciones
Almacén
Activo Fijo
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 5
PANTALLA POOL DE APLICACIONES INSTITUCIONALES.
Véase DST-MU_EVOLUTION_ POOL_v1.0
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 6
PANTALLA PRINCIPAL DE LA APLICACIÓN EVOLUTION
Véase DST-MU_EVOLUTION_ PANTALLA _PRINCIPAL_v1.0
Flujo de Pantalla
Esta es la ventana principal de la aplicación, donde se tiene acceso a los módulos correspondientes
dependiendo el usuario con el que se ingrese al sistema, en este manual el módulo que se describirá
es el módulo de Materiales.
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DIGRAMA GENERAL DE ADQUISICIONES
Responsable de Adquisiciones Elabora Pedidos / Ordenes
de Servicios
Gestiona el proceso de Adquisición
Realiza adjudicaciones de los requerimientos de
gastos de compra menor
Requerimientos:• Solicitud de Compra • Servicios Varios
Requerimientos:• Gasto de Compra
Menor
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 8
PANTALLA PRINCIPAL DEL MÓDULO DE MATERIALES (ADQUISICIONES).
Flujo de Pantalla
En esta ventana el módulo de materiales despliega un submenú en cual se debe dar clic en
para realizar la orden de compra de productos y servicio
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 9
PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL DE ADQUISICIONES.
Control Tipo Descripción
Elaborar
Pedido/Orden de
Servicio
Botón Seleccionar para comenzar el proceso de elaboración
de un Pedido/Orden de Servicio según corresponda
Pedidos/Ordenes de
Servicios Botón
Seleccionar para consultar Pedidos/ Órdenes de Servicios
ya elaborados según corresponda
Compra Menor Botón Seleccionar para realizar el proceso de adjudicación de
los requerimientos de gasto de compra menor
Salir Botón Seleccionar para cerrar la ventana del menú
Flujo de la Pantalla Menú Adquisiciones.
En esta ventana el sistema permite realizar el proceso necesario para llevar a cabo una
adquisición ya sea de un bien o servicio, que haya sido solicitado por medio de un
requerimiento.
´
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Submenú Elaborar Pedido / Orden de Servicio.
Flujo de la Pantalla Elaborar pedido/ Orden de Servicio.
Esta ventana se despliega al darle clic en el botón elaborar pedido / orden de servicio y
automáticamente aparece seleccionado el botón de solicitud de compra, pero si se requiere
elaborar una orden de servicio, se debe seleccionar el botón servicios y la pantalla se
actualizara con los datos correspondientes:
´
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 11
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección Seleccionar el ejercicio para iniciar
una búsqueda con ese parámetro
Solicitud de compra Selección
Seleccionar para que la ventana
despliegue los requerimientos que
tienen solicitud de compra
Servicio Selección
Seleccionar para que la ventana
despliegue los requerimientos que
tienen solicitud de servicios
Elaborar Pedido / Orden de
Servicio botón
Seleccionar para que aparezca la
ventana donde están los datos
necesarios para elaborar un pedido/
orden de servicio, este botón
cambiara dependiendo de la opción
seleccionada
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 12
Flujo de Pantalla de Submenú Elaborar Pedido / Orden de Servicio
En esta ventana se realiza la elaboración de los pedidos / órdenes de servicios, según la opción
seleccionada, el sistema presenta los datos del requerimiento seleccionado.
/
Control Tipo Descripción
Nombre del Solicitante Texto Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 13
Folio del Requerimiento Alfanumérico Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado
Área del Solicitante Texto Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado
Folio Consecutivo
Alfanumérico
Presenta el consecutivo del folio de
la orden de pedido o servicio
Solicita Selección
Seleccionar el nombre de la persona
responsable de las adquisiciones para
la elaboración del pedido
Fecha Fecha Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado
Descripción Texto Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado
Observaciones Texto Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado
Condiciones de Pago Alfanumérico Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado y puede ser modificado
Ley Selección Seleccionar la ley correspondiente
Compromiso de Entrega Alfanumérico Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado y puede ser modificado
Penalización Alfanumérico Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado y puede ser modificado
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 14
Garantía Alfanumérico Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado y puede ser modificado
Nombre del representante del
Instituto
Texto Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del requerimiento
seleccionado y puede ser modificado
Origen Nacional / Extranjero Selección Seleccionar si el proveedor es
nacional o extranjero
Convenio Modificatorio Botón Seleccionar para hacer un convenio
modificatorio al pedido u orden
Guardar Botón
Seleccionar para guardar los datos
capturados en la ventana de
elaborar pedidos
Los folios pueden ser los siguientes dependiendo su fuente de financiamiento:
Recursos Fiscales Fideicomiso
PE
OS
PF
OF
Datos del Proveedor
Control Tipo Descripción
Nombre del Proveedor Texto Automático
Dato que el sistema trae de
manera automática del
requerimiento seleccionado
Nombre del Representante del
Proveedor Texto Automático
Dato que el sistema trae de
manera automática del
requerimiento seleccionado
Dirección Texto Automático
Dato que el sistema trae de
manera automática del
requerimiento seleccionado
RFC Alfanumérico Automático Dato que el sistema trae de
manera automática del
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requerimiento seleccionado
Teléfono Numérico Automático
Dato que el sistema trae de
manera automática del
requerimiento seleccionado
Código Postal Numérico Automático
Dato que el sistema trae de
manera automática del
requerimiento seleccionado
Colonia Texto Automático
Dato que el sistema trae de
manera automática del
requerimiento seleccionado
Cuidad Texto Automático
Dato que el sistema trae de
manera automática del
requerimiento seleccionado
Control Tipo Descripción
Ingrese el folio Alfanumérico Ingresar el folio del requerimiento
que será modificado
Aceptar Botón Seleccionar para guardar el folio y
se realice el convenio modificatorio
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 16
Flujo de Pantalla Convenio Modificatorio
Esta ventana permite especificar el folio del requerimiento al cual se le están realizando
cambios, lo que se conoce como convenio modificatorio.
Control Tipo Descripción
Modificar Botón Seleccionar para modificar los
detalles del requerimiento
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 17
Control Tipo Descripción
Descripción Texto Automático Dato automático que el sistema
permite modificar
Cantidad Numérico Automático Dato automático que el sistema
permite modificar
Unidad Selección Automático Dato automático que el sistema
permite modificar
Precio Numérico Automático Dato automático que el sistema
permite modificar
Impuesto Selección Automático Dato automático que el sistema
permite modificar
Proveedor Selección Automático Dato automático que el sistema
permite modificar
Activo Selección Seleccionar para marcar el detalle
como activo
Aceptar Botón Seleccionar para guardar las
modificaciones al detalle
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 18
Flujo de Pantalla del Botón Elaborar Pedido / Elaborar Orden de Servicio
la ventana tiene dos pestañas la primera es donde se genera el contrato legal para
el proveedor, basándose en los datos capturados en el requerimiento seleccionado, en donde se
establecen las condiciones de pago, condiciones de entrega, penalización, garantía y la ley
correspondiente, la segunda pestaña es donde se despliegan los detalles que fueron
capturados en el requerimiento seleccionado y permite hacer modificaciones a los detalles.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 19
Submenú Pedidos / Órdenes de Servicios.
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección
Seleccionar el ejercicio para que se
despliegue la lista de pedidos ya elaborados o
en su caso órdenes de servicio
correspondiente al periodo seleccionado
Solicitud de Compra Selección Seleccionar para que la ventana despliegue
los pedidos ya elaborados
Servicio Selección Seleccionar para que la ventana despliegue
las órdenes de servicio
Exportar Botón Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 20
Sistema genera un archivo Excel con los datos
desplegados en pantalla. El usuario puede
manipular la información, guardar o no el
mismo en cualquier ruta que él defina
Modificar Botón Seleccionar para hacer modificaciones a un
pedido u orden según corresponda
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la vista
previa del documento seleccionado
Adjudicación Botón
Seleccionar para mandar un correo
electrónico al proveedor, informática, almacén,
servicios generales y adquisiciones, el correo
será un aviso al proveedor informándole que
fue ganador, ya sea de un pedido o servicio
Formalización Botón
Seleccionar para acordar el plazo de entrega, si
hay anticipo y su porcentaje y la garantía con
base en esta formalización, si no se cumple se
lleva a cabo la sanción correspondiente
Sanción Botón Si el proveedor no cumple con el plazo, debe
pagar una sanción
Autoriza Entrega Botón
Seleccionar para autorizar la entrega, siempre
que no tenga sanción o con el pago de la
sanción si es el caso, este botón solamente es
visible cuando se selecciona solicitud de
compra
Entregó Servicio Botón
Seleccionar para dar de alta en el sistema
que se entregó el servicio, siempre que no
tenga sanción o con el pago de la sanción si es
el caso, este botón solamente es visible cuando
se selecciona orden de servicio
Anexo Botón Seleccionar para cargar archivos
complementarios
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 21
Flujo de Pantalla Pedidos / Órdenes de Servicios
Esta ventana permite seguir el flujo para realizar una adquisición ya sea de un bien o un servicio,
se realiza la adjudicación, formalización y se anexan las cotizaciones firmadas por el proveedor,
además que en cumplimiento de la ley, si el proveedor no cumple con lo acordado se le
puede sancionar, finalmente dependiendo el origen de la adquisición se autoriza entrega cuando
son pedidos y entrega de servicio cuando son servicios.
Al seleccionar este botón se genera la vista previa del documento:
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Control Tipo Descripción
Destinatario(s) Texto Ingresar el destinatario(s) de la notificación de
adjudicación
Título del Correo Texto Automático Dato que aparece automáticamente, es editable
Mensaje a Enviar Texto Automático
El sistema genera el mensaje con los datos
correspondientes para enviar la notificación de la
adjudicación, es editable
Enviar Botón Seleccionar para enviar el correo de la notificación de
adjudicación
Cerrar Botón Seleccionar para salir de esta ventana
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 25
Control Tipo Descripción
Días para Entrega Numérico Ingresar los días que el proveedor
tiene para realizar la entrega
Anticipó Seleccionar Seleccionar si tiene anticipo
% de Anticipo Numérico Ingresar el porcentaje del anticipo, si
así corresponde
% de Garantía Numérico Ingresar el porcentaje de garantía
Folio de Garantía Alfanumérico Ingresar el folio de la garantía
Institución Texto Ingresar el nombre de la institución
correspondiente
Aceptar Botón Seleccionar para guardar los datos
capturados en la formalización
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 26
Formato que se genera cuando no se cumple con lo establecido en la formalización y desglosa
la pena convencional.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 27
Control Tipo Descripción
Número de Recibo Numérico
Ingresar el número de recibo del
pago realizado, en caso de haber sido
acreedor a una sanción
Importe Pagado Numérico Ingresar el importe pagado a caja
Cancelar Botón Seleccionar para cancelar la
autorización
Aceptar Botón
Seleccionar para guardar los datos
capturados en autorización para que
se pueda validar dicha información y
posteriormente autorizar
Flujo de Pantalla Autorización
Esta ventana permite autorizar la entrega de pedidos, en caso de que exista una sanción, por
no haber cumplido con lo acordado en la formalización, se debe ingresar los datos del recibo y
el importe pagado en caja, para posteriormente efectuar la autorización, cuando la entrega
haya sido autorizada aparecerá el siguiente mensaje:
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 28
Seleccionar el registro y después el botón entregó servicio.
Flujo de Pantalla Entregó Servicio
Para poder registrar que se entregó el servicio se requiere la factura firmada del usuario que
solicitó el servicio, además de pagar la sanción en caso de no haber cumplido lo establecido en la
formalización.
´
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 29
Control Tipo Descripción
Folio de Referencia Alfanumérico
Automático
Dato automático, es el folio asignado al
pedido u orden
Descripción Requerimiento Texto Automático Dato automático que el sistema carga del
requerimiento correspondiente
Examinar Botón Seleccionar para elegir el archivo que se
desea cargar
Cargar Archivo Botón Seleccionar para que el archivo se
cargue en el sistema
Ver Archivo Botón Seleccionar para poder ver el archivo que
se cargó
Aceptar Botón Seleccionar para guardar los archivos
cargados
Flujo de Pantalla Anexo
Esta ventana permite realizar la carga de archivos al sistema como pueden ser los datos del pedido,
cotización digitalizada firmada por el proveedor, entre otros.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 30
Submenú Compra Menor.
Control Tipo Descripción
Ejercicio
Selección
Seleccionar el ejercicio para que se
despliegue la lista de requerimientos
de gasto compra menor del periodo
seleccionado
Adjudicación
Botón
Seleccionar para enviar un correo al
proveedor, y notificarle que se hará
una compra o una solicitud de servicio
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel.
El Sistema genera un archivo Excel con
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 31
los datos desplegados en pantalla. El
usuario puede manipular la
información, guardar o no el mismo en
cualquier ruta que él defina
Flujo de Pantalla Compra Menor
En esta ventana se despliega la lista de requerimientos de gasto de compra menor. Para que sea
considerado como gasto de compra menor, el monto del gasto no debe exceder la cantidad de
$10,000 pesos y no debe ser menor a $1000.01
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 32
Submenú Salir (Adquisiciones).
Control Tipo Descripción
Salir Botón
Seleccionar el botón salir para cerrar el
menú de adquisiciones
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 33
PANTALLA PRINCIPAL DEL MÓDULO DE MATERIALES (ALMACÉN).
Flujo de Pantalla
En esta ventana el módulo de materiales despliega un submenú en cual se debe dar clic en
para hacer los movimientos necesarios para administrar el almacén.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 34
DIAGRAMA GENERAL ALMACÉN
Responsable del Almacén
Registra Entradas al Almacén
Consulta Entradas
Registra Salidas al Almacén
Pedidos /Requerimientos
Gestiona Resguardos Menores
Realiza Cierres al Almacén
Gestiona Catálogos CAMBS y Detalle de
Artículos
Consulta Tarjeta de Artículos
Gestiona Artículos Ubicación
Consulta las Entregas de Salidas
Gestiona Documentos de
Publicaciones
Consulta Salidas S.S.G
Consulta Informescorrespondientes alalmacén
Requerimiento:Requisición al Almacén
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 35
PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL DE ALMACÉN.
Control Tipo Descripción
Entrada Botón
Seleccionar para consultar o dar de alta todos los
materiales que ingresan al almacén de acuerdo a
requerimientos, pedidos, compra menor, etc.
Histórico Entradas Botón Seleccionar para consultar el registro de materiales
que ingresaron al almacén en un periodo definido
Salida Botón
Seleccionar para consultar o dar de alta los materiales
que se entregan a los usuarios de acuerdo a un
requerimiento
Resguardo Menor Botón Seleccionar para consultar el registro de la asignación
de aquellos consumibles clasificados como menores
Cierre Almacén Botón Seleccionar para realizar el proceso de corte de
movimientos del inventario
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 36
Catálogo Artículos
CAMBS Botón
Seleccionar para consultar o dar de alta todos los
artículos registrados en el inventario, incluyendo los
inactivos (historial)
Catálogo Detalles de
Artículos Botón
Seleccionar para consultar o dar de alta artículos que
fueron creados en Catálogo Artículos CAMBS.
Tarjeta Botón Seleccionar para consultar por fechas los artículos
registrados en el inventario
Artículos Ubicación Botón Seleccionar para consultar la ubicación de un material
dentro de la logística de distribución en el almacén
Entrega Salidas Botón Selecciona para que dependiendo el periodo ingresado
se despliegue la lista de materiales por surtir
Documentos
Publicaciones Botón
Seleccionar para realizar los procesos de generación de
facturas, notas de crédito y remisiones
Salidas S.S.G Botón
Seleccionar para que dependiendo el periodo ingresado,
se despliegue la lista de materiales que se entregan
a los usuarios de la Subdirección de Servicios
Generales
Informes Botón Seleccionar para generar los reportes correspondientes
al menú de almacén
Salir Botón Seleccionar salir para cerrar el menú de almacén
Flujo de la Pantalla Menú Almacén.
En esta ventana el sistema cuenta con opciones que permiten realizar todos los procesos
necesarios para la gestión del almacén desde entradas, existencias, ubicación, salidas e informes.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 37
Submenú Entrada.
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección
Seleccionar el ejercicio para que se realice la
búsqueda correspondiente, y despliegue la lista de
entradas al almacén
Alta Botón Seleccionar para dar de alta una entrada al
almacén
Modificar Botón Seleccionar para realizar cambios a algún detalle de
la entrada del artículo al almacén
Ejecutar Entrada Botón
Seleccionar para que se registre la entrada en el
sistema para actualizar el inventario del
almacén
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 38
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la vista previa del
documento seleccionado
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema
genera un archivo Excel con los datos desplegados en
pantalla. El usuario puede manipular la información,
guardar o no el mismo en cualquier ruta que él defina
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DST-MU_ Evolution_Materiales_v1.0
Versión 1.0 Enero, 2013 Página 39
Flujo de Pantalla Entrada
En esta ventana al seleccionar el ejercicio se despliega la lista de entradas al almacén para poder
consultarlas, así como también cuenta con la funcionalidad de dar de alta entradas al almacén,
realizar modificaciones a las entradas, ejecutar la entrada en el sistema para afectar el inventario
del almacén, cambiar facturas, imprimir y exportar a Excel.
En la ventana se presentan las siguientes letras, dependiendo del estatus de la entrada:
E: indica que la entrada ya ha sido
ejecutada
X: indica que la entrada aún no ha
sido ejecutada
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DST-MU_ Evolution_Materiales_v1.0
Versión 1.0 Enero, 2013 Página 40
Control Tipo Descripción
Fecha de Entrada Fecha Automático
El sistema despliega de forma
automática la fecha del día
correspondiente
Entrada Numérico Automático
Este dato será automático y
consecutivo dependiendo de las
entradas que se hayan dado de alta
Importe Total Numérico Automático El sistema despliega esta información
Pedido Selección Seleccionar el pedido para especificar
el origen de la entrada al almacén
Requisición Selección
Seleccionar la requisición para
especificar el origen de la entrada al
almacén
Proveedor Selección Automático
Al seleccionar el pedido o requisición
el proveedor se actualiza con los
datos correspondientes
Todos los Pedidos y
Requerimientos Selección
Seleccionar para que despliegue
todos los pedidos y requerimientos de
un ejercicio fiscal
Observaciones Texto Información adicional correspondiente
a la entrada al almacén
Número de Factura Numérico Ingresar el número de factura
Fecha Fecha Ingresar la fecha de la factura
Importe Factura Numérico Ingresar el importe de la factura
Aceptar Botón Seleccionar aceptar para guardar los
datos capturados
Flujo de Pantalla Alta (Entradas)
En esta ventana el sistema permite capturar los datos necesarios para dar de alta una entrada al
almacén de materiales, especificando su pedido o requisición correspondiente, así como el
proveedor de dichos artículos.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 41
Seleccionar para realizar los cambios correspondientes en los registros de entradas al
almacén.
Seleccionar para ejecutar en el sistema la entrada al almacén y se realice la
actualización en el inventario de almacén.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 42
Submenú Histórico Entradas.
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección
Seleccionar el ejercicio para que se realice la
búsqueda correspondiente, y despliegue la lista
del histórico de entradas al almacén de
materiales
Ver a detalle Botón Seleccionar para consultar a detalle el histórico
de entradas al almacén de materiales
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y se genera la vista
previa del documento seleccionado
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los datos
desplegados en pantalla. El usuario puede
manipular la información, guardar o no el mismo
en cualquier ruta que él defina
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 43
Flujo de Pantalla Histórico de Entradas
En esta ventana al seleccionar el ejercicio correspondiente se despliega la lista del histórico de
entradas al almacén de materiales para su consulta y tiene la función de imprimir el histórico.
Al seleccionar este botón el sistema despliega el detalle del registro histórico de
la entrada:
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 44
Control Tipo Descripción
Fecha de Entrada Fecha Automático
El sistema despliega de forma
automática la fecha del día
correspondiente
Entrada Numérico Automático
Este dato será automático y
consecutivo dependiendo de las
entradas que se hayan dado de alta
Importe Total Numérico Automático El sistema despliega esta información
Pedido Alfanumérico
El sistema despliega en forma
automática el origen de la entrada al
almacén
Requisición Alfanumérico
El sistema despliega en forma
automática la requisición para
especificar el origen de la entrada al
almacén
Proveedor Selección Automático El sistema despliega el pedido o
requisición el proveedor
Todos los Pedidos y
Requerimientos Datos
Sistema despliega todos los pedidos y
requerimientos de un ejercicio fiscal
Observaciones Texto Información adicional correspondiente
a la entrada al almacén
Número de Factura Numérico Sistema indica el número de factura
Fecha Fecha Sistema indica la fecha de la factura
Importe Factura Numérico Sistema indica el importe de la factura
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DST-MU_ Evolution_Materiales_v1.0
Versión 1.0 Enero, 2013 Página 45
Submenú Salida.
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección
Seleccionar el ejercicio para que se realice la
búsqueda correspondiente, y despliegue la lista de
salidas del almacén
Alta Botón Seleccionar para dar de alta una salida del almacén
Modificar Botón Seleccionar para realizar cambios a algún detalle de la
salida del artículo del almacén
Ejecutar Salida Botón Seleccionar para que se registre la salida en el sistema
para afectar el inventario del almacén
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la vista previa del
documento seleccionado
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Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema
genera un archivo Excel con los datos desplegados en
pantalla. El usuario puede manipular la información,
guardar o no el mismo en cualquier ruta que él defina
Flujo de Pantalla Salida
En esta ventana al seleccionar el ejercicio se despliega la lista de salidas del almacén para poder
consultarlas, así como también cuenta con la funcionalidad de dar de alta salidas del almacén,
ejecutar, seguir el flujo de entrega, exportar e imprimir.
Control Tipo Descripción
Fecha de Salida Fecha
Automático
El sistema despliega de forma automática la fecha
del día correspondiente
Número de Salida Numérico
Automático
Este dato será automático y consecutivo por
ejercicio, dependiendo de las salidas que se hayan
dado de alta
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DST-MU_ Evolution_Materiales_v1.0
Versión 1.0 Enero, 2013 Página 47
Importe Total Numérico
Automático
Dato que proviene del almacén
Pedido Selección Seleccionar el pedido para justificar el origen de la
salida del almacén
Cliente Texto Ingresar el nombre del cliente, este campo es visible
dependiendo el usuario que ingrese al sistema
Requisición Selección Seleccionar la requisición para justificar el origen
de la salida del almacén
Fecha de Entrega Fecha Seleccionar la fecha en que se realizó la entrega
Todos los Pedidos y
Requerimientos Selección
Seleccionar para que aparezcan en los combos de
selección todos los pedidos y requerimientos de
todo un ejercicio (año)
Área Automático Al seleccionar un pedido o una requisición este
campo se llenara automáticamente
Observaciones Automático
Información adicional correspondiente a la salida
del almacén, al seleccionar un pedido o una
requisición este campo se llenara automáticamente
Aceptar Botón Seleccionar aceptar para guardar los datos
capturados
Flujo de Pantalla Alta (Salidas)
En esta ventana el sistema permite capturar los datos necesarios para dar de alta una salida del
almacén de materiales.
Seleccionar para realizar los cambios correspondientes en los registros de salidas del almacén.
Seleccionar para dar de ejecutar en el sistema la salida del almacén y se realice la
actualización en el inventario de almacén.
Submenú Resguardo Menor.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 48
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección
Seleccionar el ejercicio para que se realice la búsqueda
correspondiente, y despliegue la lista de resguardos
menores teniendo como referencia el ejercicio
Buscar Botón Seleccionar para realizar la búsqueda correspondiente
Alta Botón Seleccionar para dar de alta un resguardo menor
Modificar Botón Seleccionar para realizar cambios a algún detalle de la
entrada del resguardo menor
Baja Botón Seleccionar para dar de baja un resguardo menor
Aplicar Botón Seleccionar para aplicar un resguardo menor
Desaplicar Botón Seleccionar para desaplicar un resguardo menor
Etiqueta Botón Seleccionar para generar la etiqueta correspondiente
al resguardo menor
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la vista previa del
documento seleccionado
´
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DST-MU_ Evolution_Materiales_v1.0
Versión 1.0 Enero, 2013 Página 49
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema genera
un archivo Excel con los datos desplegados en pantalla. El
usuario puede manipular la información, guardar o no el
mismo en cualquier ruta que él defina
Flujo de Pantalla Resguardo Menor
En esta ventana al seleccionar el ejercicio se despliega la lista de resguardos menores en el
almacén de materiales y cuenta con la funcionalidad de dar de alta resguardos menores en el
almacén, dar de baja resguardos, aplicar/desaplicar, etiqueta, imprimir y exportar, cuando los
artículos son mayor a $10,000.00 MN se registran en el submenú de activos fijos (dependen de una
salida del almacén).
Control Tipo Descripción
´ ´
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DST-MU_ Evolution_Materiales_v1.0
Versión 1.0 Enero, 2013 Página 50
Fecha de Asignación Fecha Seleccionar la fecha de asignación del resguardo
Ejercicio Selección Seleccionar el ejercicio
Salida Selección Seleccionar la salida del resguardo
Resguardo Numérico/
Automático
Dato que el sistema muestra automáticamente al
seleccionar la salida
Empleado Selección Seleccionar el nombre del empleado
Área Selección Dato que el sistema muestra automáticamente al
seleccionar el nombre del empleado
Observaciones Texto Información adicional correspondiente al resguardo
Aceptar Botón Seleccionar aceptar para guardar los datos
capturados
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema
genera un archivo Excel con los datos desplegados
en pantalla. El usuario puede manipular la
información, guardar o no el mismo en cualquier
ruta que él defina
Flujo de Pantalla Alta Resguardos
En esta ventana el sistema permite capturar los datos necesarios para dar de alta un resguardo
menor del almacén de materiales.
Seleccionar para realizar los cambios correspondientes en los registros de resguardo
menor.
Seleccionar para dar de baja un resguardo, se debe seleccionar el registro y luego el
botón baja y se despliega el siguiente mensaje:
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El estatus del registro será el siguiente:
y al seleccionar estos botones se despliega el siguiente mensaje :
El estatus del registro será el siguiente según la opción seleccionada:
Aplicar: Desaplicar:
Seleccionar para que se genere la etiqueta del resguardo correspondiente ( Se tomaron
etiquetas muestra del CIDE)
´
´
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 52
Seleccionar para que se genere la vista previa del reporte del resguardo seleccionado.
Submenú Cierre Almacén.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 53
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección Seleccionar ejercicio del cierre de almacén
Mes Selección Seleccionar el mes del cierre de almacén
Ejecutar Proceso Botón seleccionar para llevar a cabo el cierre de
almacén del mes correspondiente
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los datos
desplegados en pantalla. El usuario puede
manipular la información, guardar o no el
mismo en cualquier ruta que él defina
Flujo de Pantalla Cierre Almacén
Esta ventana permite realizar el proceso de corte de movimientos del inventario, se realiza bajo
requerimiento del responsable del almacén el último día de cada mes.
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Submenú Catálogo Artículos CAMBS.
Control Tipo Descripción
Alta Botón Seleccionar para dar de alta un artículo CAMBS
Modificar Botón Seleccionar para realizar cambios en un registro
del catálogo de artículos
Alta Botón Seleccionar para dar de alta un artículo CAMBS
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema
genera un archivo Excel con los datos desplegados
en pantalla. El usuario puede manipular la
información, guardar o no el mismo en cualquier
ruta que él defina
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 55
Flujo de Pantalla Catálogo Artículos CAMBS
En esta ventana se puede agregar en el catálogo de artículos CAMBS todos los materiales
que deben ser registrados en el almacén, para brindar una información detallada del artículo
como su descripción, tipo, e inhabilitando artículos en el sistema.
Seleccionar para dar de alta un artículo
Control Tipo Descripción
Clave CAMBS Selección Capturar la clave CAMBS del artículo
Tipo Artículo Selección Seleccionar el tipo de artículo
Descripción Selección Seleccionar la descripción del articulo
Inhabilitar Registro Selección Seleccionar para que se inhabilite el registro del
articulo capturado
Guardar Selección Seleccionar para guardar los artículos que se
dieron de alta
Seleccionar para realizar cambios en el catálogo de artículos.
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Submenú Catálogo Detalles de Artículos
Control Tipo Descripción
Modificar Botón Seleccionar para realizar cambios en un
registro del catálogo de artículos
Alta Botón Seleccionar para dar de alta un artículo
creado en Artículos CAMBS
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los
datos desplegados en pantalla. El usuario
puede manipular la información, guardar o
no el mismo en cualquier ruta que él
defina
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 57
Flujo de Pantalla Catálogo Artículos
En esta ventana se puede consultar el catálogo de artículos de todos los materiales registrados
en el almacén, ya que brinda información detallada del artículo como su descripción, unidad, precio,
tipo, partida, máximo, mínimo y la existencia de los artículos en almacén, incluyendo los inactivos y
pueden dar de alta o de baja artículos en el módulo administrar sistema (DST-MU_EVOLUTION
_ADMINISTRAR_SISTEMA_v1.0).
Seleccionar para dar de alta un artículo
Control Tipo Descripción
Clave Selección Seleccionar la clave del artículo
Tipo Artículo Selección Seleccionar el tipo de artículo
Descripción Selección Seleccionar la descripción del articulo
Mostrar Todos Selección Seleccionar para que despliegue la lista de todos
los artículos
Mostrar Sólo Selección Seleccionar para que despliegue la lista de todos
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 58
Visibles los artículos que estén marcados como visibles
Mostrar Sólo
Invisibles Selección
Seleccionar para que despliegue la lista de todos
los artículos que estén marcados como invisibles
Aceptar Botón Seleccionar para guardar los artículos dados de alta
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema
genera un archivo Excel con los datos desplegados en
pantalla. El usuario puede manipular la información,
guardar o no el mismo en cualquier ruta que él defina
Seleccionar para realizar cambios en el catálogo de artículos
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 59
Control Tipo Descripción
Clave Selección Seleccionar la clave del artículo
Tipo Artículo Selección Seleccionar el tipo de artículo
Descripción Selección Seleccionar la descripción del articulo
Mostrar Todos Selección Seleccionar para que despliegue la lista de
todos los artículos
Mostrar Sólo Visibles Selección
Seleccionar para que despliegue la lista de
todos los artículos que estén marcados como
visibles
Mostrar Sólo Invisibles Selección
Seleccionar para que despliegue la lista de
todos los artículos que estén marcados como
invisibles
Aceptar Botón Seleccionar para guardar las modificaciones
correspondientes
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los datos
desplegados en pantalla. El usuario puede
manipular la información, guardar o no el mismo
en cualquier ruta que él defina
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 60
También se pueden realizar modificaciones desde la pantalla, en los campos que tienen el siguiente
icono:
´
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 61
Submenú Tarjeta
Control Tipo Descripción
Fecha Inicial Fecha Seleccionar fecha de inicio del periodo a
consultar
Fecha Final Fecha Seleccionar fecha final del periodo a consultar
Clave Selección Seleccionar la clave del artículo
Sub clave Selección Seleccionar la Sub clave del artículo
Buscar Botón Seleccionar para que se realice la búsqueda
correspondiente
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la vista
previa del documento seleccionado
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema
genera un archivo Excel con los datos desplegados
en pantalla. El usuario puede manipular la
información, guardar o no el mismo en cualquier
ruta que él defina
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 62
Submenú Artículos por Ubicación.
Control Tipo Descripción
Zona Selección Seleccionar la zona para realizar una
búsqueda específica
Eliminar Existencia Botón
Seleccionar para ejecutar la acción en
el sistema y este afecte el inventario
de almacén
Modificar Botón Seleccionar para realizar los cambios
correspondientes
Tarjeta Botón Seleccionar para ver la tarjeta del
artículo seleccionado
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la
vista previa del documento
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 63
seleccionado
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel.
El Sistema genera un archivo Excel con
los datos desplegados en pantalla. El
usuario puede manipular la información,
guardar o no el mismo en cualquier ruta
que él defina
Flujo de Pantalla Artículos Ubicación
Esta ventana permite consultar la ubicación de un material dentro de la logística de la distribución
en el almacén.
Seleccionar para ejecutar la acción de eliminar la existencia de un artículo en el
almacén.
Seleccionar para realizar modificaciones en la ubicación de un artículo.
Seleccionar para poder consultar el historial de movimientos de una artículo especifico
en el almacén.
´
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 64
Control Tipo Descripción
Fecha Inicial Fecha Seleccionar fecha inicial de la búsqueda
Fecha Final Fecha Seleccionar fecha final de la búsqueda
Clave Selección Seleccionar la clave del artículo
Sub Clave Selección Seleccionar la sub clave del artículo
Buscar Botón Seleccionar para realizar la búsqueda
correspondiente
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la vista
previa del documento seleccionado
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los
datos desplegados en pantalla. El usuario
puede manipular la información, guardar o
no el mismo en cualquier ruta que él defina
Seleccionar para que se genere la vista previa del inventario por zona y existencia física
del almacén.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 65
Submenú Entrega de Salidas.
Control Tipo Descripción
Período (Fecha de Inicio) Fecha Seleccionar fecha de inicio del periodo a
consultar
Al (Fecha de Fin ) Fecha Seleccionar fecha final del periodo a consultar
Buscar Botón Seleccionar para que se realice la búsqueda
correspondiente
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la vista
previa del documento seleccionado
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema
genera un archivo Excel con los datos desplegados
en pantalla. El usuario puede manipular la
información, guardar o no el mismo en cualquier
ruta que él defina
Flujo de Pantalla Entrega Salidas
Esta ventana permite realizar consultas de los registros de materiales pendientes de entregar.
´
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 66
Submenú Documentos Publicaciones.
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección Seleccionar el ejercicio de la factura,
remisión o nota de crédito
Alta Botón Seleccionar para dar de alta un documento
con base en una salida del almacén
Modificar Botón Seleccionar para realizar cambios en el
documento correspondiente
Aplicar Documento Botón
Seleccionar para aplicar el documento
seleccionado, para que ya no se puedan
hacer modificaciones
Facturación Electrónica Botón
Seleccionar para realizar la facturación
electrónica con base al documento
generado, el sistema solicitara el folio para
crear el CFD
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 67
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la vista
previa del documento seleccionado
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los datos
desplegados en pantalla. El usuario puede
manipular la información, guardar o no el
mismo en cualquier ruta que él defina
Flujo de Pantalla Documentos/Publicaciones
Esta ventana permite a los usuarios del área de publicaciones realizar los procesos de facturación,
remisión y notas de crédito, así como dar de alta los documentos correspondientes.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 68
Control Tipo Descripción
Fecha elaboración Fecha Seleccionar la fecha de elaboración del
documento
Documento texto Ingresar el nombre del documento
Importe Total Numérico Ingresar el importe total del documento
Tipo de Documento Texto
Indicar el tipo de documento que se está
dando de alta (factura, remisión o nota de
crédito)
Número de Salida Numérico Ingresar el número de salida
Fecha de Salida Fecha Seleccionar la fecha de salida del
documento
Cliente Selección Seleccionar el cliente
Sucursal Texto Ingresar la sucursal
Descuento Numérico Ingresar el descuento
Observaciones Texto Ingresar observaciones del documento que
se está dando de alta
Aceptar Botón Seleccionar aceptar para guardar los datos
capturados
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los datos
desplegados en pantalla. El usuario puede
manipular la información, guardar o no el
mismo en cualquier ruta que él defina
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 69
Submenú Salidas S.S.G.
Control Tipo Descripción
Período (Fecha Inicio) Fecha Seleccionar la fecha de inicio para generar un
rango de búsqueda
Al (Fecha Fin)
Fecha
Seleccionar la fecha de fin para generar un
rango de búsqueda
Buscar Botón Seleccionar para que se realice la búsqueda
correspondiente
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y saldrá la vista previa del
documento seleccionado
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema
genera un archivo Excel con los datos desplegados en
pantalla. El usuario puede manipular la información,
guardar o no el mismo en cualquier ruta que él defina
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 70
Flujo de Pantalla Salidas S.S.G.
Esta ventana permite consultar las salidas de artículos del almacén que se entregan a la Subdirección
de Servicios Generales.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 71
Submenú Informes.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 74
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 75
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 77
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 78
Flujo de Pantalla Informes
Esta ventana permite generar los reportes correspondientes al menú de almacén: Contratos,
Saldos por proveedor, Inventario de artículos, Inventario Físico, Entrada, Salida y Consumo por partida.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 79
Submenú Salir (Almacén).
Control Tipo Descripción
Salir Botón Seleccionar el botón salir para cerrar el menú del
módulo de almacén.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 80
PANTALLA PRINCIPAL DEL MÓDULO DE MATERIALES (ACTIVO FIJO).
Flujo de Pantalla
En esta ventana el módulo de materiales despliega un submenú en cual se debe dar clic en
para poder administrar el activo fijo.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 81
DIAGRAMA GENERAL ACTIVO FIJO.
Responsable de Activo Fijo
Inventario Almacén
Requerimientos:• Vale de Transferencia de
bienes Inventariables• Vale de Transferencia de
bienes Inventariables
•
Realiza Transferencias Parciales o Bajas
Consulta Informes correspondientes al Activo
Fijo
Gestiona Activo Fijo
Gestiona Resguardos
Realiza transferencias Totales
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 82
PANTALLA DEL MENÚ PRINCIPAL DE ACTIVO FIJO.
Control Tipo Descripción
Activo Fijo Botón
Seleccionar para hacer actualizaciones,
modificaciones y saber la ubicación de los activos
fijos
Resguardos Botón Seleccionar para ver las asignaciones de activos
fijos y dar de alta o de baja resguardos
Trasferencia Total Botón Seleccionar para realizar una transferencia total
de un activo fijo
Transferencia Botón Seleccionar para realizar el proceso de una
transferencia parcial o una baja de un activo fijo
Informes Botón Seleccionar para que el sistema genere los
reportes correspondientes al menú de activo fijo
Salir Botón Seleccionar para cerrar el menú de activo fijo
Flujo de Pantalla
En esta ventana el sistema permite realizar la administración de los activos fijos, sus resguardos,
transferencia total o parcial, solicitud de baja y la generación de los informes correspondientes.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 83
Submenú Activo Fijo.
Control Tipo Descripción
Ejercicio Seleccionar Seleccionar el ejercicio para iniciar una búsqueda
SEDE Seleccionar Seleccionar la sede correspondiente para realizar una
búsqueda de un activo fijo
Número de
Inventario Numérico
Ingresar el número de inventario del activo fijo para
realizar una búsqueda
Serie Numérico Ingresar el número de serie del activo fijo
Baja Selección Seleccionar para que se despliegue la lista de activos
fijos que se han dado de baja
Buscar Botón Seleccionar para que se realice la búsqueda
correspondiente
Aplicar Botón Seleccionar para que el registro del activo fijo ya no se
pueda modificar
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 84
Actualizar Global Botón Seleccionar para aplicar una actualización a los datos
de un rango de activos
Modificar Botón Seleccionar para modificar un activo fijo
Desaplicar Botón Seleccionar para que el registro de activo fijo se pueda
modificar
Actualizar Clave Botón Seleccionar para actualizar la clave de un activo fijo
Resguardo Botón Seleccionar para abrir la ventana de los resguardos
por empleado (véase Submenú Resguardos)
Ubicación Botón Seleccionar para que muestre la ubicación del activo
fijo
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema
genera un archivo Excel con los datos desplegados en
pantalla. El usuario puede manipular la información,
guardar o no el mismo en cualquier ruta que él defina
Ficha Botón Seleccionar para que se genere la vista previa de la
ficha de inventario
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 85
Flujo de Pantalla de Activo Fijo
Esta ventana permite la administración del inventario de activos fijos, desde el registro hasta el
resguardo, permite la actualización de un activo a la vez.
Seleccionar el registro y el botón aplicar para que ya no se pueda modificar el
registro, el registro tiene que tener el siguiente estatus: .
Las siguientes ventanas aparecen para realizar la acción de aplicar:
Estatus:
Registro aplicado
Registro desaplicado
B Registro Baja
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Seleccionar un registro para realizar una actualización global a un rango de inventarios,
para poder realizar esta acción el estatus del registro debe ser: .
Control Tipo Descripción
Factura Alfanumérico Ingresar el número de factura por actualizar
Fecha Factura Fecha Seleccionar la fecha de la factura a
actualizar
Proveedor Selección Seleccionar proveedor a actualizar
Actualiza Selección Seleccionar para actualizar los datos de la
sección correspondiente
Póliza Contable Alfanumérico Ingresar póliza contable a actualizar
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 88
Importe Numérico Ingresar el importe de la póliza a actualizar
Fecha Póliza Fecha Seleccionar la fecha de la póliza a actualizar
Tipo de Conciliación Selección Seleccionar el tipo de conciliación a actualizar
Fuente de
Financiamiento Selección
Seleccionar la fuente de financiamiento a
actualizar
Actualiza Selección Seleccionar para actualizar los datos de la
sección correspondiente
Marca Texto Ingresar el nombre de la marca del activo fijo
correspondiente a actualizar
Modelo Alfanumérico Ingresar el modelo de la marca del activo fijo
correspondiente a actualizar
Observaciones Texto Ingresar observaciones del activo fijo
Tiene Factura Original Selección Seleccionar si el activo fijo cuenta con factura
original
Actualiza Selección Seleccionar para actualizar los datos de la
sección correspondiente
Tipo de Activo Fijo Selección Seleccionar el tipo de activo fijo a actualizar
Evento / Proyecto Selección Seleccionar el evento/proyecto a actualizar
Actualiza Selección Seleccionar para actualizar los datos de la
sección correspondiente
Inventario Inicial
(Criterio Actual) Numérico
Ingresar el inventario inicial para que se
aplique la actualización
Inventario Final (Criterio
Actual)
Numérico
Ingresar el inventario final para que se
aplique la actualización
Aceptar Botón Seleccionar para guardar los datos capturados
Flujo de Pantalla Actualizar Global
Esta ventana permite actualizar los datos de un activo fijo, dependiendo el rango de inventario
inicial al inventario final que se capture, permite hacer las actualizaciones que se presentan en
los campos de esta ventana y permite seleccionar que datos se requieren actualizar marcando
el siguiente icono: .
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 89
Control Tipo Descripción
Número de inventario Numérico/Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Estado
Texto / Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Estatus Texto /Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Inventario anterior Numérico Ingresar el número de inventario anterior
Evento/Proyecto Selección
Seleccionar el evento o proyecto del
activo fijo para poder realizar las
modificaciones correspondientes
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 90
Resguardo Asignado Alfanumérico/Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Capítulo Alfanumérico Ingresar el capítulo del activo fijo a
modificar
Clave Artículo Numérico/Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Modelo Alfanumérico Indicar el modelo para realizar las
modificaciones correspondientes
Marca Texto Indicar la marca para realizar las
modificaciones correspondientes
Número de Serie Alfanumérico Indicar el número de serie para realizar las
modificaciones correspondientes
Origen Compra Seleccionar
Indicar el origen de compra ya sea de
fabricación, compra o donación para realizar
las modificaciones correspondientes
Año de Compra Numérico Indicar el año de compra del activo para
realizar las modificaciones correspondientes
Factura Alfanumérico/Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Fecha Factura Fecha/Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Factura Original Selección Seleccionar si cuenta con factura original
Proveedor Selección
Seleccionar el proveedor del activo fijo para
poder realizar las modificaciones
correspondientes
Área Solicitante Texto /Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
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Tipo de Activo Selección Seleccionar el tipo de activo
Fuente de
Financiamiento Selección Seleccionar la fuente de financiamiento
Observaciones Texto Ingresar las observaciones del activo fijo
Entrada Numérico / Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Fecha de Alta Fecha /Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Fecha de Adquisición Fecha /Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Depreciación Numérico / Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Valor Prorrateado Numérico / Automático
Dato que el sistema trae de manera
automática del registro de activo fijo
seleccionado
Tipo Conciliación Selección Seleccionar el tipo de conciliación para
realizar las modificaciones correspondientes
Póliza Contable Selección Seleccionar la póliza contable para realizar
las modificaciones correspondientes
Fecha póliza Fecha
Seleccionar la fecha de la póliza para
poder realizar las modificaciones
correspondientes
Importe Póliza Numérico Ingresar el importe de la póliza
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Seleccionar el registro y el botón desaplicar para que se puedan realizar modificaciones,
el registro tiene que tener el siguiente estatus: .
Las siguientes ventanas aparecen para realizar la acción de desaplicar:
Flujo de Pantalla Desaplicar
El sistema presenta el mensaje de desaplicar, para llevar a cabo dicha acción sólo se requiere
dar clic en aceptar, si no se necesita desaplicar solamente dar un clic en cancelar.
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Seleccionar para realizar la actualización de la clave de un registro.
Control Tipo Descripción
Clave Destino Selección
Seleccionar la nueva clave destino
del inventario del activo fijo para
actualizar
Aceptar Botón Seleccionar para guardar la nueva
clave
Cancelar Botón Seleccionar para cancelar la
actualización
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Control Tipo Descripción
Inventario Numérico Ingresar el número de inventario para poder
realizar la búsqueda correspondiente
Resguardo Botón
seleccionar a la persona responsable de un
resguardo específico y realizar una búsqueda de su
ubicación
Artículo Texto Ingresar el artículo que se requiere ubicar para
que se realice la búsqueda correspondiente
Ubicación Alfanumérico Ingresar la ubicación para que se realice la
búsqueda correspondiente
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Piso Numérico Ingresar el número de piso para realizar la
búsqueda correspondiente
Cubículo Numérico Ingresar el número de cubículo para realizar la
búsqueda correspondiente
Buscar Botón Seleccionar para que se realice la búsqueda
correspondiente
Actualizar
Botón
Seleccionar para guardar la nueva ubicación de un
activo fijo
Aumentar Imagen Botón Mover el botón para que la imagen incremente o
disminuya su tamaño
Buscar Croquis de Piso Botón
Seleccionar para cargar en el sistema el croquis de
piso de la carpeta de origen de dicho archivo
ubicada en una ruta por el usuario
Buscar Imagen Activo
Fijo Botón
Seleccionar para cargar en el sistema la imagen del
activo fijo de la carpeta de origen de dicho archivo
ubicada en una ruta por el usuario
Flujo de Pantalla Ubicación
Esta ventana permite visualizar la ubicación de los activos fijos con parámetros de búsqueda
como son el número del inventario, empleado responsable del resguardo, artículo, piso y el
cubículo; además, permite realizar actualizaciones de la ubicación de los activos fijos, con mover
la imagen del artículo hacia una nueva posición en el layout y dar un clic en actualizar el
movimiento quedará actualizado.
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Seleccionar ficha para que se genere la vista previa del reporte de la ficha de
inventario del registro seleccionado.
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Submenú Resguardos.
Control Tipo Descripción
Resguardo Numérico Automático
Dato automático se llena con el
número del resguardo, dependiendo el
empleado seleccionado
Empleado Selección Seleccionar al empleado responsable del
resguardo
Pendiente Selección Seleccionar para que despliegue la lista
de los resguardos que están pendientes
Aplicado Selección
Seleccionar para que despliegue la lista
de los resguardos que han sido
aplicados
Baja Selección
Seleccionar para que despliegue la lista
de los resguardos que han sido dados
de baja
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Cargar de lectora Botón Seleccionar para cargar archivo de la
lectora
Descargar a lectora Botón Seleccionar para descargar el archivo de
la lectora
Buscar Botón Seleccionar para que se realice la
búsqueda correspondiente
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir
Alta Botón Seleccionar para dar de alta un
resguardo
Modifica Botón Seleccionar para realizar modificaciones
a un resguardo
Baja Botón Seleccionar para dar de baja un
resguardo
Aplicar Botón Seleccionar para aplicar el resguardo
Desaplicar Botón Seleccionar para desaplicar el resguardo
Resguardo Menor Botón Seleccionar para dar de alta o de baja
un resguardo menor
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel.
El Sistema genera un archivo Excel con
los datos desplegados en pantalla. El
usuario puede manipular la información,
guardar o no el mismo en cualquier ruta
que él defina
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Flujo de Pantalla Resguardos
Esta ventana permite la administración de la asignación de los activos fijos a los usuarios, así
como dar de alta, modificar, dar de baja, aplicar y desaplicar registros, incluyendo los materiales de
“resguardo menor”.
Al seleccionar el botón imprimir el sistema muestra la vista previa del vale de
resguardo de activo fijo del cual es responsable el empleado seleccionado:
Seleccionar para realizar el alta de un resguardo.
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Control Tipo Descripción
Resguardo Numérico Automático Dato que aparece automáticamente
Empleado Selección Seleccionar al empleado responsable
del resguardo
Área Selección Seleccionar área del resguardo
Piso Selección Seleccionar piso del resguardo
Edificio Selección Seleccionar edificio del resguardo
Cubículo Selección Seleccionar cubículo del resguardo
Eventual Selección Dato que aparecerá automáticamente
Estatus Texto/Automático Dato que aparecerá automáticamente
Observaciones Texto Ingresar observaciones del resguardo
Aceptar Botón Seleccionar aceptar para que se
guarde el resguardo
Seleccionar para realizar modificaciones a un resguardo seleccionado.
Seleccionar un registro y el botón de baja para llevar a cabo dicha acción:
´
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Seleccionar un registro y el botón de aplicar para que ya no se pueda hacer
modificaciones a el registro seleccionado:
Seleccionar un registro y el botón de desaplicar para que se puedan hacer
modificaciones al registro seleccionado:
´
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Al seleccionar el botón reguardo menor el sistema despliega la siguiente ventana:
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección Seleccionar el ejercicio correspondiente del resguardo
menor
Buscar Botón Seleccionar para realizar la búsqueda correspondiente
Alta Botón Seleccionar para dar de alta un registro de resguardo
menor
Modificar Botón Seleccionar para modificar un registro de reguardo menor
Baja Botón Seleccionar para dar de baja un registro de resguardo
menor (véase Baja Submenú Resguardo)
Aplicar Botón Seleccionar para aplicar el resguardo (véase Aplicar
Submenú Resguardo)
Desaplicar Botón Seleccionar para desaplicar el resguardo (véase
Desaplicar Submenú Resguardo)
Etiqueta Botón Seleccionar para crear una etiqueta con los datos del
bien a resguardar
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Imprimir Botón Seleccionar para imprimir y se despliega la vista previa
del documento
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El Sistema genera
un archivo Excel con los datos desplegados en pantalla. El
usuario puede manipular la información, guardar o no el
mismo en cualquier ruta que él defina
Flujo de Pantalla Resguardo Menor
Esta ventana permite la administración de los resguardos menores, con la funcionalidad de
dar de alta, baja, aplicar, desaplicar y generar las etiquetas de los resguardos menores.
seleccionar para dar de alta un resguardo menor:
Control Tipo Descripción
Fecha de asignación Fecha Seleccionar fecha de asignación
Ejercicio Selección Seleccionar ejercicio del resguardo
Salida Selección Seleccionar salida del almacén
Resguardo Numérico Automático Dato que aparecerá automáticamente
Sin Salida Selección Seleccionar para marcar sin salida
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Empleado Selección Seleccionar el empleado responsable del
resguardo menor
Área Selección Seleccionar el área correspondiente
Observaciones Texto Ingresar observaciones del resguardo
menor que se está dando de alta
Aceptar Botón Seleccionar para guardar el registro
capturado
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los
datos desplegados en pantalla. El usuario
puede manipular la información, guardar o
no el mismo en cualquier ruta que él
defina
Seleccionar para realizar modificaciones a un registro de resguardo menor.
Seleccionar para que el sistema genere la etiqueta del resguardo menor, la cual ira
pegada en el artículo.
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Seleccionar para que el sistema genere la vista previa del reporte de resguardo menor.
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Submenú Transferencia Total.
Control Tipo Descripción
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los datos
desplegados en pantalla. El usuario puede
manipular la información, guardar o no el
mismo en cualquier ruta que él defina
Alta Botón Seleccionar para dar de alta una transferencia
total de activos fijos
Aplicar Botón Seleccionar para aplicar la transferencia
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Flujo de Pantalla Transferencia Total
Esta ventana tiene la funcionalidad de realizar transferencias totales de activos fijos (trasferencia
total de activos de un empleado a otro).
Seleccionar un activo fijo y el botón alta para realizar una transferencia Total.
Control Tipo Descripción
Fecha Fecha/ Automático Dato que el sistema genera
automáticamente
Número Numérico/Automático Dato que el sistema genera
automáticamente
Estatus Texto/Automático Dato que el sistema genera
automáticamente
Resguardo Origen Selección Seleccionar el empleado responsable
del activo
Resguardo Destino Selección Seleccionar el empleado al cual se
realiza la transferencia del activo
Observaciones Texto Ingresar las observaciones
correspondientes a dicha transferencia
Aceptar Botón Seleccionar aceptar para guardar los
cambios
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Seleccionar un registro para aplicar la transferencia para poder realizar la acción,
es necesario que el estatus del registro sea : .
Estatus:
T Registro con transferencia
efectuada
X Registro desaplicado
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Submenú Transferencia.
Control Tipo Descripción
Ejercicio Selección Seleccionar el ejercicio correspondiente
Requerimiento Selección Seleccionar requerimiento para realizar la
transferencia o baja
Número de Inventario Numérico Ingresar número de inventario para realizar la
búsqueda correspondiente
Limpiar Botón Seleccionar para borrar los datos capturados
Buscar Botón Seleccionar para que se realice la búsqueda
correspondiente
Aplicar Regreso Botón Seleccionar para notificar que ya fue regresado
el activo
Fecha Regreso Botón Seleccionar para indicar la fecha de regreso de
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 110
un activo o para modificar dicha fecha
Imprimir Botón Seleccionar para imprimir
Rechazar Botón Seleccionar para rechazar la transferencia
Ficha Botón
Seleccionar para visualizar la ficha de
inventario del registro de activo fijo
seleccionado
Resguardo Botón Seleccionar para que se abra la ventana de
resguardo (véase Submenú Resguardo)
Exportar Botón
Seleccionar si se desea Exportar a Excel. El
Sistema genera un archivo Excel con los datos
desplegados en pantalla. El usuario puede
manipular la información, guardar o no el mismo
en cualquier ruta que él defina
Aplicar Botón Seleccionar para aplicar la transferencia (véase
botón aplicar submenú transferencia total)
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 111
Flujo de Pantalla Transferencia
Esta ventana permite administrar las transferencias de activos fijos o bajas, la asignación del
resguardo del activo a un usuario hasta la aplicación del regreso del mismo al almacén.
Seleccionar un registro y el botón aplicar regreso y el sistema muestra la siguiente pantalla.
Seleccionar un registro y el botón fecha de regreso y el sistema muestra la siguiente
pantalla.
.
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 112
Seleccionar un registro y el botón imprimir y el sistema muestra la vista previa del reporte
del registro seleccionado.
Control Tipo Descripción
Cuenta Numérico Ingresar cuenta del usuario autorizado
para realizar el rechazo
Clave Alfanumérico Ingresar clave del usuario autorizado
para realizar el rechazo
Causa de Rechazo Texto Ingresar la causa del rechazo
Aceptar Botón Seleccionar para efectuar el rechazo
del registro
Cancelar Botón Seleccionar para cancelar el rechazo
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Seleccionar un registro y el botón ficha y el sistema presenta la vista previa de la ficha
de inventario correspondiente.
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Submenú Informes.
Flujo de Pantalla Informes
En esta ventana del submenú informes se generan todos los reportes correspondientes al activo fijo
como son :
Etiquetas
Alta Inventarios
Actualizar zona y empleado
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 115
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 116
Actualizar zona
Actualizar Empleado
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 117
Submenú Salir (Activo Fijo).
Control Tipo Descripción
Salir Botón Seleccionar el botón salir para cerrar el
menú de activo fijo
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ANEXOS
Imprimir
La siguiente ventana es en la que el sistema genera todas las vistas previas de reportes e impresiones a
continuación se describe su funcionalidad:
Flujo de Pantalla
El sistema muestra la vista previa del documento para posteriormente poder imprimir y cuenta
con las siguientes funcionalidades:
indica el numero de pagina y total de paginas generadas:
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Permite cambiar de pagina:
Permite exportar el documento a los siguientes formatos (PDF,XPS Excel 2003, Excel 2007):
Al seleccionar exportar se abrirá la siguiente ventana para poder guardar el documento en el
formato seleccionado en la ruta que el usuario decida:
Permite seleccionar Refresh para actualizar la ventana:
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Permite seleccionar el porcentaje de zoom de la pantalla:
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Permite seleccionar la vista completa de la hoja:
Permite seleccionar para acercar la vista de la hoja:
Permite seleccionar para elegir la impresora y las preferencias de impresión:
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Permite configurar la orientación y márgenes de la hoja:
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 123
Filtros
Las pantallas del sistema que presentan los siguientes controles permiten realizar filtros:
A continuación se muestran las opciones con las cuales se puede realizar un filtro, se encuentra
preseleccionado el concepto de Empieza con:
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Versión 1.0 Enero, 2013 Página 124
Una vez seleccionado la opción de filtro se puede ingresar el concepto que se requiere en el
siguiente campo:
Si el sistema encuentra registros que correspondan con el concepto de búsqueda despliega la
información.