BE  CYBER  SAFE  

Office  of  Informa(on  Technology  Informa5on  Security  Department  2011-­‐2012  

1  

Security  Awareness  

Top  Security  Issues  

Security  Awareness  

INTERNAL  USE   2  

Top  Security  Items  for  2011-­‐2012  •  Passwords  •  Social  Networking  •  Phishing  •  Malware,  Spyware,  &  An5-­‐virus  •  Confiden5al  Data  

–  What  is  Confiden5al  Data?  –  Protec5on  of  Mobile  Confiden5al  Data  –  Computer  Disposal  &  Informa5on  Destruc5on  –  Regulatory  Compliance  (FERPA,  HIPAA,  PCI)  

•  PC  Desktop  Security  •  Repor5ng  a  Security  Incident  

Security  Awareness  

3  

Passwords    •  First  line  of  security  •  Password  Paradox:  use  a  strong  password  and  remember  it.  •  Password  Strength  depends  on  Length  &  Complexity  

–  At  least  8  characters  long  –  At  least  one  alphabe5c  character  –  A  mix  of  upper  and  lower  case  characters  –  At  least  one  numeric  character  –  At  least  one  special  character  

•  Weak  passwords:  roll5de,  crimson4ever,  querty,  CharlieBrown,  default  •  Strong  passwords:  M00dR!ng32,  C5$atw13!,  Zufzy101*  •  Passwords  should  be  mobile.    Change  them  ocen,  and  do  not  use  the  

same  password  for  all  of  your  accounts.  

Security  Awareness  

4  

Social  Networking    Online  communi5es  like  Facebook,  Google+,  MySpace,  and  Twifer,  

that  allow  people  to  interact  with  family,  friends,  and  others  who  may  have  similar  interests.  Some  cau(ons  include:  –  Phishing  &  Iden5ty  Thec  –  Loss  of  Privacy  –  Viruses  and  Malware  –  Cyberbullying  –  Other  Predators  

 •  How  to  be  Cyber  Safe    

–  Keep  private  informa5on  private!  –  Use  privacy  seings  –  Only  approve  friend  requests  from  those  you  know  –  Only  post  info  you  are  comfortable  with  others  seeing  –  Always  make  sure  you  are  at  the  REAL  site  when  entering  your  

creden5als  –  Be  skep5cal!  

Security  Awareness  

5  

Phishing    Phishing  is  a  type  of  fraud,  usually  carried  out  electronically  using  eMail,  Instant  Messaging,  or  Text  Messaging.  It  seeks  to  steal  private  informa5on  (such  as  passwords  or  bank  account/credit  card  numbers)  by  posing  as  a  trustworthy  party  or  organiza5on.    

 •  How  to  be  Cyber  Safe  

–  Never  reply  to  an  unsolicited  email  that  asks  for  personal  informa5on    –  Never  click  on  any  links  within  an  unsolicited  eMail  –  Always  visit  a  commerce  or  financial  ins5tu5on’s  website  directly  –  Never  share  account  informa5on/passwords.  It  is  against  UA  policy  –  Regularly  check  your  accounts  for  unusual  ac5vity  –  Always  use  common  sense  and  good  judgment  

 

Security  Awareness  

6  

Malware,  Spyware,  &  An5virus    Malware  is  malicious  code  that  is  designed  to  secretly  access  a  

computer  system  without  the  owner’s  informed  consent.  Includes:  viruses,  worms,  trojan  horses,  spyware,  adware,  scareware,  crimeware,  rootkits,  etc.  According  to  the  major  an5virus  vendors,  there  were  more  than  20  million  new  strains  of  malware  iden5fied  in  2010  alone.    In  2011,  73,000  new  strains  of  malware  created  daily  according  to  Panda  Labs.      

 •  How  to  be  Cyber  Safe  

–  Do  not  download  shareware  or  freeware  from  suspicious  sites  –  Do  not  click  on  web  pop-­‐ups  claiming  to  be  an5-­‐virus  protec5on  –  Keep  an5virus  and  an5spyware  socware  up  to  date  –  Ensure  an5virus  socware  is  configured  to  update  automa5cally  –  Scan  documents  for  malware  when  you  access  files  from  external  

devices  or  import  afachments  –  At  UA  we  use  McAfee  &  manage  over  8600  computers  via  ePO.  

Security  Awareness  

7  

What  is  Confiden5al  Data?  Generally,  confiden(al  data  is  any  informa5on  that  contains  the  

following  elements  in  conjunc5on  with  an  individual’s  name,  birth  date,  or  other  iden5fier:  –  Social  Security  number  –  Credit  card  number  –  Driver’s  license  number  –  Bank  account  number  –  Pa5ent  treatment  informa5on    

•  How  to  be  Cyber  Safe  –  Scrub  old  class  rosters/student  lists  of  any  SSNs  used  as  ID  numbers  –  Ensure  research/IRB  data  is  secured  with  appropriate  controls  –  For  students:  Protect  your  personal  confiden5al  data  –  UA  houses  confiden5al  data  in  secure  systems  in  a  secure  data  

center  with  appropriate  controls  –  Encrypted  at  rest  and  in  transit  

Security  Awareness  

8  

Mobile  Confiden5al  Data  Confiden(al  data  can  also  be  transmifed/stored  in  mobile  devices  such  as  

laptops  and  smart  or  mobile  phones.        •  How  to  be  Cyber  Safe  

–  Be  aware  of  confiden5al  data  in  files,  emails,  and  afachments  –  Treat  your  mobile  device  like  a  wallet    or  purse.  It  may  contain  as  much  

personal  iden5ty  informa5on  –  Check  over  your  shoulder  when  in  public  

•  Specifically  for  Laptops    –  Enable  Passwords  –  UA  offers  Hard  Drive  encryp5on  via  Checkpoint  –  USB  flash  drive  encryp5on  via  Endpoint    

•  Specifically  for  Smart/Mobile  Phones  –  Enable  screen  password    –  Flash  storage  cards  and  SIM  cards  can  hold  sensi5ve  data  –  Remote  wipe  is  available  for  select  phones  

Security  Awareness  

9  

Computer  Disposal  &  Informa5on  Destruc5on  Prior  to  disposal,  computer  systems  should  be  sani5zed  and  secured.  Confiden(al  data  can  remain  “hidden”  on  old  hard  drives  and  may  not  be  cleaned  off  by  the  system’s  new  owner.  

 •  How  to  be  Cyber  Secure  –  Prior  to  disposal,  wipe  hard  drives  to  ensure  confiden5al  data  is  destroyed.    Use  Ac5ve  @  KillDisk  

–  Be  aware  of  any  confiden5al  data  that  you  store  on  external  storage  like  USB  Flash  Drives,  DVDs,  CDs,  and  external  hard  drives  

–  Destroy  unwanted  media  to  ensure  they  are  secured  

Security  Awareness  

10  

Confiden5al  Data  &  Regulatory  Compliance  UA  is  required  to  comply  with  federal  regula5ons  regarding  

the  handling  of  par5cular  types  of  confiden5al  informa5on:  –  HIPPA:  Use  and  disclosure  of  protected  health  informa5on  –  FERPA:  Use  and  disclosure  of  protected  student  informa5on  –  PCI  DSS:  Merchant  compliance  with  payment  card  industry  data  security  services  

 •  How  to  be  Cyber  Secure  

–  Afend  basic  security  training  annually  (in  process)  –  If  you  use  pa5ent  treatment  data  or  have  access  to  a  facility  that  contains  pa5ent  treatment  informa5on:  HIPAA  annual  training  and  acknowledgement  

–  If  you  use  student  records  of  current  students:  FERPA  training  –  If  you  process  credit  cards  for  customers:  PCI    

Security  Awareness  

11  

PC  Desktop  Security  Most  security  incidents  are  caused  by  flaws  in  socware    called  vulnerabili(es.      

According  to  Symantec  sta5s5cs,  the  number  of  new  vulnerabili5es  reported  has  increased  to  6,253  in  2010  from  over  1,914  vendors.    This  included  14  zero  day  vulnerabili5es  in  products  such  as  Internet  Explorer,  Adobe  Reader  and  Adobe  Flash.    

 •  How  to  be  Cyber  Secure  

–  Keep  your  Opera5ng  System  and  other  socware  up  to  date  on  security  patches  

–  Keep  your  an5-­‐virus  socware  up  to  date  –  Turn  on  your  local  Windows  Firewall  –  Backup  your  system  and  files  periodically  –  Be  mindful  of  the  web  sites  you  visit  –  Lock  your  PC  whenever  you  are  away  from  your  desk  –  Set  a  secure  screen  saver  that  auto-­‐locks  acer  15  idle  minutes  –  Use  strong  passwords  for  all  your  accounts  

Security  Awareness  

12  

Repor5ng  a  Security  Incident  Please  contact  the  OIT  Service  Desk  (348-­‐5555)  or  send  an  email  to  

security@ua.edu  to  report  any  of  the  following:      •  Suspected  compromise  of  a  UA  informa5on  technology  system  •  Suspected  unauthorized  disclosure  of  Confiden5al  data  or  internal  

use  only  data  •  Suspected  unauthorized  use  of  your  bama,  e-­‐mail,  or  network  

account  •  Misuse  of  informa5on  technology  resources  •  Stolen  or  vandalized  informa5on  technology  owned  by  UA  •  General  suspicious  computer  ac5vity  or  concerns    

For  more  informa5on  regarding  safe  on-­‐line  prac5ces,  go  to  hfp://cybersafe.ua.edu  ,  hfp://oit.ua.edu/security  or  

hfp://onguardonline.gov.      

Security  Awareness  

13  

Ques5ons/Comments  

•  Security  is  everyone’s  responsibility….