Upload
dangcong
View
244
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
SAP ECM for Microsoft SharePoint by OpenText
Ведущий: Бейдер Александр
Директор направления ECM,
TerraLink
Вебинар:
Управление корпоративным контентом c SAP Content Management for
Microsoft SharePoint by OpenText
17 Апреля 2014, 10:00
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 2
Содержание
Управление Информацией
Обзор 1
2
Интеграция SharePoint с SAP ERP 3
Архитектура 4
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 3
Для чего в мире используют SharePoint?
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Internal collaboration
File-share replacement
Web portal/intranet
Live document/content management
Project Management
Document archiving/records management
External collaboration
Business Process Management (BPM)
Public web management
No choice/Company-wide rollout
Don't know / Other
Коллективная работа
Замена общих директорий
Портал WEB / Интранет
Управление контентом
Управление проектами
Архивирование, управление записями
Сотрудничество с контрагентами
Управление Бизнес- Процессами (БПМ)
Управление контентом портала
Так надо – инструкция сверху
Прочее или нет ответа
Доступ & совместное
использование
AIIM Research (July 31, 2012)
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 4
Как получить больше от SharePoint?
“Наибольшие проблемы
вызывают: восприятие
продукта пользователями,
управление информацией и
расширение его применения
для решения бизнес-задач
компании.”
Source: AIIM Industry Watch – SharePoint 2013 released 08-2013
620 individuals were surveyed, 31% from larger organizations over 5,000
employees, 40% with mid-sized organizations of 500 to 5,000 employees, and 29%
from small-to-mid sized organizations with 10 to 500 employees.
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 5
Зачем нужно управление информацией?
Сайты SP появляются стихийно
Исключить расползание информации!
Большая часть контента не используется
SP не предназначен для долговременного
хранения информации
Никто не знает: кто владелец файла, как
его используют, можно ли его удалить?
Необходимо целостное управление
жизненным циклом информации в компании
= Life Cycle Management
Оргструктура компании постоянно
меняется
Необходимо обеспечить отображение
актуальной оргструктуры в системе сайтов
SP
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 6
Наша цель:
Использовать SharePoint для доступа ко ВСЕМУ контенту, который необходим Вам для работы!
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 7
Наша цель:
Использовать SharePoint для доступа ко ВСЕМУ контенту, который необходим Вам для работы!
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 8
Что, если MS SP не интегрирован с SAP ERP?
Снижение КПД корпоративных бизнес-процессов
Повышение судебных рисков из-за несоответствия законодательству
Finance
Customer
Service &
Support
Legal
Asset
Management
Production HR
Sales &
Marketing
Нет гарантии, что связанный с SAP контент актуален, что приводит его многократному дублированию
Контент, связанный с б/п SAP ERP хранится в MS SP вне информации о его бизнес-контексте, что снижает его ценность
Сроки хранения контента, связанного с SAP ERP, не
соответствуют требованиям законодательства или превышают
все разумные пределы
Поиск необходимого контента все более затруднен из-за драматического роста его
объемов
Ручное атрибутирование контента в соответствии с бизнес-контентом приводит нарушению синхронизации с метаданными SAP и ошибкам
Пользователи SAP не имеют прямой доступ к контенту,
размещенному в MS SP
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 9
Вопрос дня:
Что такое SAP ECM for MS SP by OpenText?
4. Управление
развертыванием сайтов для MS SP
1. Интерфейс SP для SAP xECM
3. Управление
записями для SP
2. Архивирование
для SP
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 10
2
Содержание
Управление Информацией
Обзор 1
2
Connecting SharePoint with SAP 3
Architecture 4
Управление Информацией
Обзор
Интеграция SharePoint с SAP ERP
Архитектура
1
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 11
Зачем управление информацией для MS SP?
• Быстрый рост – компании, информации
• Возрастание требований регуляторов
• Готовность к слушанию дел в судах
• Снижение и контроль рисков
• Лучшие практики
• Интеллектуальный капитал
• Информационная безопасность
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 12
Зачем управление архивированием для MS SP?
Управление хранилищем контента Независимость от производителя систем
архивирования
Поддержка HSM
Дедубликация
Сжатие
Хранение только активного контента Уменьшение времени
архивирования/восстановления
Упрощение процесса обновления версии
SP
Долговременное хранение Рендирование контента в промышленные
форматы (TIFF, PDF/A )
Хранение рендиций вместе с документами
Управление записями Применение политик хранения контента
Документы
Сайты целиком
Списки контента
Какой контент можно архивировать?
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 13
Доступ к архивированному контенту
Web Parts для доступа Просмотр папок в хранилище
Фасетный поиск
Полная поддержка стиля MS SP Используются SP Стили (Темы)
Поддерживается Лента SP
Просмотр архивированного контента/записей
Web Parts для поиска Простой поиск, Расширенный поиск
Форма результатов поиска
Поддержка встроенного поиска SP Индексирование архивированных документов
при поиске SP
Архивированные документы доступны через
встроенный поиск SP
Поиск
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 14
Консоль развертывания сайта
Определение метаданных
Использование
пользовательских шаблонов
Определение скриптов
развертывания
Определение параметров SP
сайта
Определение прав доступа
Консоль группы сайтов
Сервис при создании сайта
Форма для задания
метаданных сайта
Потоки работ (WF) для
согласования сайта
Управление жизненным
циклом сайта
Сайты для управления контентом SAP ERP
Сайты со встроенными правилами архивирования/RM Сайты для управления электронными и физическими записями
Управление развертыванием сайтов SP
Определение целевого сайта Развертывание целевого сайта Пример целевого сайта
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 15
Резюмируем:
Невозможно быстро реагировать на запросы
судебных органов и/или аудиторов
Высокая стоимость хранения контента
Невозможно найти необходимый контент и
принимать обоснованные решения
Невозможно осуществить модернизацию,
внедрение инноваций в масштабе компании
Бизнес-проблемы Бизнес-потребность
Сертифицированное решение для
управления неструктурированным
контентом для всех корпоративных
приложений, прозрачное для
пользователей и минимизирующее
риски для организации
Возможности
Сертифицировано: DoD 5015.2 and
VERS
Соответствует ISO 15489, FDA 21
CFR Part 11, U.S. Section 508
compliance, SEC 17a-4, CMIS
Физические Записи
Гарантия долговременного хранения бизнес-
значимого контента
Снижение корпоративных рисков
Готовность к решению вопросов в судах
Рост производительности, снижение затрат IT
Подтверждаемые управляемость и соответствие
требованием регуляторов
Поддержка ЖЦ всего релевантного бизнес-
контента
Бизнес-выгоды
US Oil & Gas:
Архивирование контента и соответствие
требованиям регуляторв для SharePoint
US Oil & Gas:
Архивирование контента и соответствие
требованиям регуляторв для SharePoint
Бизнес-проблемы • Соответствовать усилению
требований по управлению
записями и раскрытию
информации
• Сбалансировать усиление
контроля контента и ожидания
пользователей по удобству работы
Цели проекта • Расширить возможности работы
(создавать, искать, коллективно
использовать) с достоверным и
актуальным контентом
• Исключить дублирование и
хранение устаревшего контента
• Обеспечить надежное хранение
информации, необходимой в
юридических и регулятивных целях
Решение и Выгоды • Совместная работа SP и OpenText CS.
• Автоматическое архивирование документов и
сайтов в центральной RM-системе
• Упрощение работы пользователей благодаря
автоматической классификации контента
приложений
• Сокращение времени подготовки к
внутренним и внешним аудитам
• SP внедрен в 2007 для управления
документацией по охране природы и
оборудованию в соответствии с требованиями
регуляторов и надзора, реально начал
работать после интеграции с OT CS
• Более 8,500 мест за 5+ лет
• Недавно приобрел еще 3,000 мест для нового
нефтеперабатывающего завода Galveston Bay
Refinery
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 18
2
Содержание
Управление Информацией
Обзор 1
Connecting SharePoint with SAP 3
Architecture 4
Обзор
Интеграция SharePoint с SAP ERP
Архитектура
3 Интеграция SharePoint с SAP ERP
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 19
Объединяя мощь SAP, xECM и SharePoint
Контент ERP
Финансы, HR, Поставщики,
Активы, Фин.первичка….
Контент ECM
Документы, Записи,
Архивы, Web сайты …
Пользователь ECM Пользователь SAP Рабочие
Пространства
Контента
Контент SharePoint
Коллективная работа,
Проекты, Переписка….
ПользовательSharePoint
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 20
Работа с контентом SAP в SharePoint
Рабочие
Пространства
Контента
Интерфейс SharePoint для
Рабочих Пространств Контента
Размещение контента SharePoint
в Рабочих Пространствах Контента
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 21
Работа с контентом SAP ERP
Интерфейс MS SharePoint для Рабочих
пространств контента SAP
Доступ к содержанию рабочих пространств
Размещение/копирование документа
Отображение метаданных SAP
Поиск контента в рабочих пространствах
Создание новых рабочих пространств
Копирование/перенос контента MS
SharePoint в рабочие пространства
Пользователи могут выполнить
копирование и / или перенос контента
Автоматическое копирование и / или
перенос на основании бизнес-правил
Все типы контента: документы, списки,
задачи, календарь, дискуссии
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 22
Интерфейс пользователя SP для рабочего
пространства SAP
Рабочее пространство
контента отображается
через Web Part
Ссылки на объекты
SAP GUI, Business
Relationships,
Recent Changes
отображаются в
Widget
Web Part
Метаданные SAP
отображаются через
Widget Web Part
Огромное количество готовых к использованию и функционально
богатых Web Part в комплекте поставки!
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 23
Атрибуты, определяемые пользователем
Колонка с метаданными SAP
(конфигурируется в OT CS)
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 24
Создание нового Рабочего Пространства из SP
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 25
Поддержка ключевых бизнес-процессов с
помощью SAP ECM for MS SP
Управление
информацией по
техническому обслу-
живанию оборудова-
ния и ремонтам в
целостном виде,
упрощающим дос-
туп, в структуре,
аналогичной
представленной в
SAP
Управление корпоративными
активами
Упрощение и уско-
рение операций
складирования и
доставки за счет
более эффективных
генерации докумен-
тов и их доставки
исполнителям
Логистика & распределение
Управление всей
документацией по
качеству и провер-
кам продукции,
обеспечение исто-
рического следа в
целях аудита и
контроля.
Управление качеством
Управление
документацией по
продукту и комплек-
тующим материа-
лам на протяжении
всего жизненного
цикла продукта
Управление жизненным
циклом продукта
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 26
Резюмируем:
Разрозненные хранилища информации
Контент вне привязки к бизнес-контексту
Управление информацией оторвано от бизнес-
приложений бизнес-процессов
Невозможно обеспечить корпоративное развитие,
внедрение новых технологий, инноваций
Бизнес-проблемы Бизнес-потребность
Единое решение, обеспечивающее
коллективную работу и бизнес-
процессы необходимыми данными, а
также предоставляющее доступ к
актуальному и достоверному контенту
из любой системы
Возможности
Доступ и передача контента из SAP
ERP в SharePoint
Доступ к данным SAP из SharePoint
Управление контентом и
коллективная работа в едином
бизнес-контексте с пользователями
SAP ERP
Единая версия правды
Высоко результативная коллективная работа в
бизнес-контексте предприятия
Контролируемый и процессно-ориентированный
подход к работе с информацией
Повышение продуктивности работы,
производительности сотрудников
Снижение себестоимости бизнес-процессов
Бизнес-выгоды
ЖКХ:
Техническое обслуживание и ремонты:
SAP ERP & SharePoint
ЖКХ:
Техническое обслуживание и ремонты:
SAP ERP & SharePoint
Решение и Выгоды
• Улучшение доступа, устранение
информационного хаоса
• Привязка заказов в записям клиентов в CRM
• Связь управления информацией с бизнес-
приложениями и процессами
• Повышение бизнес-культуры благодаря
ресурсно-ориентированному управлению
информацией
• Более надежное управление рисками
благодаря документированию, контролю
версий, аудиторскому следу
• Внедрение корпоративных политик RM, а
также стандартов наименований, в
соответствии с требованиями регуляторов
• Экономия 4,500 рабочих часов в неделю за
счет улучшения управления обслуживанием
и заказа комплектующих материалов
Предпосылки
• Несколько разрозненных
информационных систем с
документацией по активам
• Совместная работа OT и MS для
поставки решения, которое будет
легко воспринято пользователями,
объединит процессы, бизнес-
данные и бизнес-контент, и при
этом будет интегрировано в SAP
Plant Maintenance
• Всего 5,500 мест за 2+ года,
внутренние и внешние
пользователи
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 29
2
Содержание
Управление Информацией
Обзор 1
Connecting SharePoint with SAP 3
Architecture 4
Обзор
Интеграция SharePoint с SAP ERP
Архитектура 4 Архитектура
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 30
Общие компоненты для SAP and SharePoint
Legend: SAP SPS Microsoft
OpenText: Enterprise Library
Microsoft: SharePoint
Web Parts, SharePoint
Pages
SAP: Business Suite
ECMLink
SAP ERP, CRM, SRM, Retail, …
Archive Server
ECMLink Content Server Records Management
Content Archiving
Site Deployment
Core components, .Net API
OpenText
OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 31
Ведущий:
Бейдер Александр
Директор направления ECM
TerraLink
www.TerraLink.ru
Рабочий + 7 495 721 17 21
Вебинар:
Управление корпоративным контентом c SAP Content Management
for Microsoft SharePoint by OpenText
17 Апреля 2014, 10:00
Для Ваших
Вопросов!