SAP BusinessObjects Financial Consolidation … 1 Connexion à un serveur SAP BusinessObjects Financial Consolidation 4 1.1 Connexion 4 1.2 Se déconnecter 4 2 Installation de l'application

User Guide PUBLIC

SAP BusinessObjects Financial ConsolidationVersion du document : 7.5 – 2017-02-07

SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User Guide

Contenu

1 Connexion à un serveur SAP BusinessObjects Financial Consolidation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41.1 Connexion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41.2 Se déconnecter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

2 Installation de l'application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52.1 Installation temporaire de l'application. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Pour créer une connexion temporaire à l'application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52.2 Installation définitive de l'application. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Pour créer une connexion définitive à l'application dans Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62.3 Désactivation de l'application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Pour désactiver l'application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

3 Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93.1 Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Document Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93.2 Interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

4 Notions préalables sur Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114.1 Les références. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Notions préalables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11La notation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Les types de référence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Noms de cellules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

4.2 Formules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14Formules Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Valeurs d'erreurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4.3 Graphiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Présentation de l'Assistant graphique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

5 Fonctions avancées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185.1 Ecriture d'une fonction dans une cellule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Syntaxe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185.2 Copier une formule dans la matrice des montants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Les références comprises dans la fonction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

6 Document Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236.1 Etapes de conception d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Structure du tableau. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2 P U B L I CSAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User Guide

Contenu

Insérer des dimensions et ajouter des informations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Insérer la matrice des données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31Mettre en forme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Exemple : pour créer un document dans Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

6.2 Analyser les données via un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Mettre à jour les données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Restituer les données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

6.3 Alimenter une liasse via Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Document de saisie ou d'exportation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Etapes de la saisie connectée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Etapes de l'exportation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Travailler en mode multiutilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User GuideContenu P U B L I C 3

1 Connexion à un serveur SAP BusinessObjects Financial Consolidation

1.1 Connexion

Pour accéder à toutes les fonctionnalités du menu Financial Consolidation dans Excel, il est nécessaire d'être connecté à la base de données de l'application.

Connectez-vous à la base de données en sélectionnant Financial Consolidation Connexion dans la barre de menus Excel.

Cette boîte de connexion est composée de deux zones :

● La zone Source de données permet de saisir l'URL de connexion.● La zone Authentification permet de spécifier les informations de connexion de l'utilisateur.

RemarqueUne information concernant le statut de la connexion à une base Finance est disponible dans la barre d'état. Celle-ci indique Connecté à <[Nom de la source de données] > – <[Utilisateur Finance]> .

1.2 Se déconnecter

La commande Financial Consolidation Déconnexion rompt la liaison entre la base de données de l'application et le classeur Excel.

Il est alors impossible d'importer ou d'exporter des données.

4 P U B L I CSAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User GuideConnexion à un serveur SAP BusinessObjects Financial Consolidation

2 Installation de l'application

Pour plus d'informations sur l'installation de l'application, reportez-vous au Guide d'installation de SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

2.1 Installation temporaire de l'application

Lorsque vous installez temporairement SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web), un lien est établi entre SAP BusinessObjects Financial Consolidation et Excel seulement pendant la durée d'utilisation d'Excel. Ce menu se désinstallera alors lorsque vous quitterez Excel.

2.1.1 Pour créer une connexion temporaire à l'application

Contexte

Une connexion temporaire à SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) dure uniquement le temps pendant lequel vous travaillez dans Excel. La connexion est fermée lorsque vous quittez Excel.

Procédure

1. Lancez l'application Excel.

2. Sélectionnez Fichier Ouvrir .

La boîte de dialogue Ouvrir apparaît.3. Dans le dossier d'installation de Financial Consolidation, cliquez sur la macro CtExcelLinksWeb.xll.

4. Cliquez sur Ouvrir.

Résultats

Le menu Financial Consolidation s'affiche.

RemarqueToutes les fonctions Excel restent disponibles tant que vous êtes connecté à la version Web de SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User GuideInstallation de l'application P U B L I C 5

2.2 Installation définitive de l'application

Il est possible d'installer l'application de façon définitive. Cette opération s'effectue à l'aide de la boîte de dialogue d'Excel Macro complémentaire.

Cette boîte de dialogue permet de sélectionner la macro nécessaire à l'installation définitive de l'application. Il suffit de sélectionner ou de désélectionner cette macro pour respectivement activer ou désactiver l'application temporairement.

ConseilPour tirer profit de la fonction d'analyse dynamique, il est conseillé de créer une source de données ODBC sur un poste client afin de se connecter à la base de données SAP BusinessObjects Financial Consolidation. Si la source ODBC sur le poste client ne porte pas le même nom que la source sur le serveur d'application, le poste client devra choisir une source de données à chaque exécution d'analyse. Pour éviter que cela ne se répète à chaque analyse, le nom de cette source doit être le même que celui de la source sur le serveur d'application. Pour les bases Oracle, il convient, en plus de la source ODBC, de configurer la même résolution de nom de service sur le poste client et sur le serveur d'application.

2.2.1 Pour créer une connexion définitive à l'application dans Excel

Contexte

ConseilSi vous utilisez la fonction d'analyse dynamique, il est recommandé de créer une source de données ODBC sur un poste client pour vous connecter à la base de données Finance. Si la source ODBC sur le poste client ne porte pas le même nom que la source sur le serveur d'applications, le poste client devra choisir une source de données à chaque exécution d'analyse. Pour éviter cela, le nom de cette source doit être le même que celui de la source sur le serveur d'applications. Pour les bases de données Oracle, il convient, en plus de la source ODBC, de configurer la même résolution de nom de service sur le poste client et sur le serveur d'applications.

Procédure


2. Sélectionnez Outils Macros complémentaires .

La boîte de dialogue Macros complémentaires s'affiche.

Cette boîte de dialogue permet de sélectionner la macro nécessaire pour installer SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) de façon définitive.


Installation de l'application

Remarque

Lorsque la macro complémentaire est installée, la commande Edition Annuler n'est disponible qu'une fois.

3. Cliquez sur Parcourir.

La boîte de dialogue Parcourir s'affiche.4. Dans le dossier d'installation de SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web), sélectionnez

la macro CtExcelLinksWeb.xll.

Il suffit de sélectionner ou de désélectionner cette macro pour respectivement activer ou désactiver SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web).

5. Dans la boîte de dialogue Macros complémentaires, cochez la caseFinancial Consolidation et cliquez sur OK.

Résultats

Le menu Financial Consolidation s'affiche.

RemarqueToutes les fonctions Excel restent disponibles tant que vous êtes connecté à la version Web de SAP BusinessObjects Financial Consolidation.

2.3 Désactivation de l'application

Il est possible de désactiver l'application même si celle-ci a été installée de façon définitive.

RemarqueSi l'application a été installée de façon temporaire, elle est désactivée lorsque vous quittez Excel.

2.3.1 Pour désactiver l'application

Procédure


2. Sélectionnez Outils Macros complémentaires .

La boîte de dialogue Macros complémentaires s'affiche.

SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User GuideInstallation de l'application P U B L I C 7

3. Désactivez Financial Consolidation et cliquez sur OK.

Résultats

Le menu Financial Consolidation disparaît.

RemarquePour activer de nouveau l'application, activez Finance Consolidation dans la boîte de dialogue Macros complémentaires.


Installation de l'application

3 Introduction

3.1 Introduction

BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web)™ permet d'intégrer et d'extraire des données d'une base de données Finance à partir d'une interface de type Microsoft Excel.

Les données de la base Finance susceptibles d'être utilisées sont les suivantes :

● Seules les données de liasse montants peuvent être saisies.● Toutes les données peuvent être restituées.● Les codes et libellés de valeurs élémentaires, de filtres ou de caractéristiques peuvent également être

restitués.

Excel permet de saisir et de consulter un ensemble de données de la base Finance via des documents Excel. Il est possible de mettre à jour les documents créés en actualisant la connexion à la base de données.

3.1.1 Document Excel

Un document Excel est composé d'un tableau qui permettra de saisir ou de restituer les montants de la base.

Les différentes phases d'exploitation du document Excel sont :

● Restitution d'une donnée : les données de la base sont restituées par interrogation de la base, puis stockées dans le document Excel.

● Saisie des données de liasse : les montants peuvent être saisis directement dans une liasse préalablement ouverte ou exportés vers cette liasse à partir d'un document Excel pré-rempli. Cette dernière possibilité permet de saisir une liasse sur un site non équipé de Finance.

Schéma

L'utilisation d'un document Excel pour saisir ou restituer des données peut être schématisée de la façon suivante :

SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User GuideIntroduction P U B L I C 9

3.2 Interface


Introduction

4 Notions préalables sur Microsoft Excel

4.1 Les références

Pour une meilleure utilisation de BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web)™, il est nécessaire de connaître certaines fonctionnalités d'Excel. Cette partie présente les points suivants :

● le type de syntaxe utilisée pour désigner les cellules dans lesquelles les données sont restituées ;● l'écriture des formules ;● la définition des graphiques ;● la présentation des feuilles de calcul.

4.1.1 Notions préalables

Les définitions répertoriées dans cette section constituent un rappel qui vous permettra de tirer le meilleur parti de BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web™).

4.1.1.1 Feuille de calcul

Une feuille de calcul est le document principal utilisé dans Microsoft Excel pour utiliser et stocker des données. Une feuille de calcul est composée de cellules organisées en lignes et en colonnes et fait toujours partie d'un classeur.

4.1.1.2 Classeurs

Un classeur est un regroupement de feuilles de calcul dans lequel vous travaillez et stockez vos données.

4.1.2 La notation

Excel utilise le style de référence L1C1 pour référencer les cellules d'une feuille de calcul. Excel assure également la compatibilité avec Lotus en permettant l'emploi de la notation " A1 " (la lettre et le nombre désignant respectivement les colonnes et les lignes).

SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User GuideNotions préalables sur Microsoft Excel P U B L I C 11

Table 1 :

Style de référence L1C1 Notation A1

Cette notation peut être modifiée en sélectionnant la boîte de dialogue Options.

4.1.2.1 Pour choisir le type de notation

Contexte

RemarqueLa notation A1 est adoptée par défaut par Excel.

Procédure

1. Dans Excel, sélectionnez Outils Options .

La boîte de dialogue Options apparaît.2. Dans l'onglet Général, sélectionnez le style de référence L1C1 si vous souhaitez la définir en tant que style de

référence par défaut.

4.1.3 Les types de référence

Il existe trois types de référence :

● La référence absolue désigne une référence par rapport au coin haut gauche de la feuille de calcul. Dans ce mode, la référence notée L2C3 représente la cellule localisée à l'intersection de la ligne 2 et de la colonne 3.

● La référence relative désigne une référence par rapport à la cellule en cours. Dans ce mode, une référence notée LC(1) représente la cellule localisée sur la même ligne et une colonne à droite de la cellule courante.

Référence L1C1 R1

Absolue =L2C3 =$C$2

Relative =LC(1) =C2

● La référence mixte désigne une cellule dont la référence est absolue pour la colonne et relative pour la ligne (1) ou bien le contraire (2).


Notions préalables sur Microsoft Excel

Référence L1C1 R1

(1) =L(1)C3 =$c2

(2) =L2C(2) =c$2

4.1.4 Noms de cellules

Excel offre un emploi souple et explicite des références : Un nom peut être affecté à n'importe quelle cellule ou plage de cellules contiguës. Cette solution autorise des références entre feuilles d'un même classeur à la fois concises et mnémotechniques.

Vous pouvez dresser une liste complète des noms contenus dans une feuille ou un classeur.

4.1.4.1 Pour donner un nom à une cellule

Contexte

RemarqueAttribuer un nom à une cellule permet notamment de faire référence à son contenu dans une autre cellule en saisissant uniquement son nom.

Procédure

1. Sélectionnez la cellule.

2. Sélectionnez Insertion Nom Définir .

La boîte de dialogue Définir un nom apparaît.3. Saisissez le nom de la cellule ou du groupe de cellules.4. Cliquez sur OK.

Résultats

Le nom de la cellule apparaît alors dans la zone de nom de la barre de formule.


4.1.4.2 Pour obtenir la liste des noms

Procédure

1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous désirez coller la liste des noms.

2. Sélectionnez Insertion Nom Coller .

La boîte de dialogue Coller un nom apparaît.3. Cliquez sur le bouton Coller une Liste.

4.2 Formules

L'emploi de formules permet d'effectuer des opérations, notamment des additions, des multiplications et des comparaisons de valeurs figurant dans une feuille de calcul. Il est possible d'utiliser une formule lorsque vous souhaitez entrer des valeurs calculées dans une feuille de calcul.

Une formule peut inclure les éléments suivants :

des opérateurs ;des références de cellules ;des valeurs ;des fonctions de feuille de calcul ;des noms.

Pour entrer une formule dans une cellule de feuille de calcul, vous saisissez une combinaison de ces éléments dans la barre de formule.

ConseilLorsque vous créez une formule qui fait référence à d'autres cellules, elle adopte le même format numérique que la première cellule à laquelle elle renvoie. Pour vous déplacer dans une formule à l'aide des touches de direction, appuyez d'abord sur F2 pour afficher l'option Modifier à gauche de la barre d'état. Lorsque vous entrez des formules, saisissez les noms de fonctions en minuscules. Dès que vous appuyez sur ENTREE, les noms de fonctions valides sont vérifiés et convertis en majuscules.

RemarqueSi vous copiez et collez des formules contenant des références relatives, celles-ci sont ajustées par rapport aux cellules source. Si vous coupez et collez les formules, les références relatives ne seront pas ajustées.

Conseil

Utilisez le bouton pour additionner rapidement une ligne ou une colonne de nombres. Vous pouvez également utiliser ce bouton pour calculer un total général à partir de sous-totaux



4.2.1 Formules Excel

Il est possible d'appliquer de nombreuses formules aux données. Ces formules peuvent utiliser des opérateurs mathématiques, logiques, conditionnels et des fonctions mathématiques. Les plus classiques sont présentées dans le tableau ci-dessous :

Contenu de la cellule de la formule Résultat

=L1C1+L2C1+L3C1 Somme des cellules L1C1, L2C1, L3C1.

=SUM(R1C1 :R3C1) Somme des cellules L1C1, L2C1, L3C1.

=ABS(L1C1+L2C1)-L3C1 Valeur absolue de la somme des cellules L1C1 et L2C1, moins la valeur de la cellule L3C1.

=SI(L1C1<0;L2C1;L3C1) Si la valeur de la cellule L1C1 est négative, alors la cellule prend la valeur de L2C1. Sinon, elle prend la valeur de L3C1.

4.2.1.1 Pour définir une formule Excel

Procédure

1. Sélectionnez la cellule où doit apparaître le résultat de la formule.2. Cliquez dans la barre de saisie pour faire apparaître le point d'insertion.3. Saisissez la syntaxe de la formule.

Placez obligatoirement le signe = en début de formule.

4. Lorsque la formule est complète, cliquez sur la coche verte ou appuyez sur ENTREE.

Résultats

RemarqueLorsque des opérations sont réalisées sur les cellules de la feuille de calcul (insertion, suppression, déplacement, copie), les références des formules tableur sont décalées. Il faut donc toujours vérifier les conséquences de ces opérations (notamment les références circulaires) et les prévenir en référençant correctement les cellules.

4.2.2 Valeurs d'erreurs

Un certain nombre d'erreurs peuvent se produire lors de l'utilisation de formules. Les principales erreurs sont résumées dans le tableau ci-dessous :


Messages d'erreur Diagnostic

#N/A Il n'existe pas de valeur. La formule contient une fonction dont un argument est manquant ou incorrect ou elle fait référence à une cellule vide.

#DIV/0! Une formule essaie d'effectuer une division par zéro.

#NAME? Vous utilisez un nom que Microsoft Excel ne reconnaît pas.

#NULL! Vous avez spécifié une intersection qui n'existe pas entre deux plages.

#NUM! Problème de nombre : un nombre négatif là où une valeur positive est requise ou un nombre hors limites.

#REF! Vous avez fait référence à une cellule qui n'est pas valide. Il se peut, par exemple, que la cellule ait été supprimée de la feuille de calcul.

#VALUE! La formule contient un argument ou un opérande qui n'est pas du type requis.

4.3 Graphiques

La possibilité de réaliser des graphiques est un des principaux attraits d'une restitution sur Excel des données de Finance.

Opérer une restitution dans Excel permet également de réaliser des documents graphiques à partir des données extraites. Les graphiques seront mis à jour automatiquement après chaque modification des données du tableau. Les graphiques sont réalisés à l'aide de l'Assistant graphique.

4.3.1 Présentation de l'Assistant graphique

L'assistant graphique est constitué d'une succession d'étapes permettant de sélectionner le type de graphique, les données et les options que celui-ci va contenir.

4.3.1.1 Pour créer un graphique

Procédure

1. Sélectionnez une plage de cellules à partir desquelles seront issues les valeurs du graphique.

2. Sélectionnez Insertion Graphique .

L'Assistant graphique démarre et la boîte de dialogue Assistant Graphique - Etape 1 sur 4 apparaît.



3. Sélectionnez le type de graphique que vous souhaitez insérer et cliquez sur le bouton Suivant.

La boîte de dialogue Assistant Graphique - Etape 2 apparaît.4. Sélectionnez les données source du graphique et cliquez sur le bouton Suivant.

La boîte de dialogue Assistant Graphique - Etape 3 apparaît.5. Sélectionnez les options du graphique et cliquez sur le bouton Suivant.

La boîte de dialogue Assistant Graphique - Etape 4 apparaît.6. Sélectionnez l'emplacement du graphique et cliquez sur le bouton Terminer.

Résultats

Le graphique précédemment défini est alors inséré.

RemarqueUn graphique ne peut s'afficher correctement que si les cellules qu'il utilise pour ses séries sont affichées. En conséquence, il ne faut pas masquer ces cellules (mode plan, hauteur de ligne…).

RemarqueLorsque vous changez une donnée dans les cellules du graphique, celui-ci est modifié en conséquence.


5 Fonctions avancées

5.1 Ecriture d'une fonction dans une cellule

Une fois que les dimensions ont été initialisées dans les différents axes du document, il est possible de réaliser les opérations suivantes à partir d'une cellule :

● saisie d'une donnée pour l'intégrer dans une liasse ;● restitution d'une donnée de la base.

Ces opérations se réalisent à l'aide de fonctions. Celles-ci sont écrites dans une cellule de la matrice des montants.

5.1.1 Syntaxe

La syntaxe d'une fonction de saisie est la suivante :

PutCtData("Data source";"Property";"Dimension1=[dim1]"; "Dimension2=[dim2]";"Cell1";"...";"#Last existing value")

RemarqueLe dernier paramètre n'est pas obligatoire. Il est automatiquement renseigné par la dernière valeur de la donnée.

La syntaxe d'une fonction de restitution est la suivante :

GetCtData("Data source";"Property";"initialization"; "initialization";"Cell1";"…";"#Last existing value")

RemarqueLe dernier paramètre n'est pas obligatoire. Il est automatiquement renseigné par la dernière valeur de la donnée.

Les arguments de ces fonctions permettent d'identifier la donnée en lui attribuant de manière unique une valeur pour chacune des dimensions. Ces arguments peuvent être :

● des références aux cellules d'en-tête préalablement initialisées ;● des références au contenu des cellules.

Dans les cellules de restitution (Get) et de saisie (Put) de BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web)™, vous pouvez :

● faire référence à une cellule dans une formule de restitution ;


Fonctions avancées

● utiliser une formule Excel utilisant des formules de restitution ;● faire référence à une cellule dans une formule de saisie ;● utiliser une formule Excel utilisant des formules de saisie.

ExempleFonction de saisie

PutCtData("PKAMOUNT";"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01"; "ENTITY=U01";"B12";"…";"#3.14159")

ExempleFonction de restitution

GetCtData("PKAMOUNT";"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01"; "ENTITY=U01";"B12";"…";"#3.14159")GetCtData("PKAMOUNT";"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01"; "ENTITY sum TOUS";"B12";"…";"#3.14159")GetCtData("PKAMOUNT";"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01"; "ENTITY sum (COUNTRY=FR)";"B12";"…";"#3.14159")GetCtData("PKAMOUNT";"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01";"FORM FORMULE45;B12";"…";"#3.14159")

ExempleArgument faisant référence à des cellules initialisées dans les axes

GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";L2C3:L3C3;...)

ExempleArgument faisant référence à du contenu des cellules

GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; "ACCOUNT=CA01";...)

ExempleRéférence à une cellule dans une formule de restitution

GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$3:$A$6;$A12:$A12;C$8:C$8;$F$6)

Lorsque la cellule F6 contient un montant.

ExempleFormule Excel faisant appel à des formules de restitution

IF(GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";$A$3:$A$6;$A10:$A10;C$8:C$8) GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$3:$A$6;$A11:$A11;C$8:C$8);GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";$A$3:$A$6;$A11:$A11;C$8:C$8);GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$3:$A$6;$A10:$A10;C$8:C$8))

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Dans ce cas, si la formule de restitution 1 est inférieure à la 2, la formule 2 s'affiche. Dans le cas contraire, la formule 1 s'affiche.

ExempleRéférence à une cellule dans une formule de saisie

PutCtData("PK-AMOUNT"; "AMOUNT"; $A$1:$A$4;$B9:$B9;C$7:C$7;$F$12)

Lorsque la cellule F12 contient un montant.

ExempleFormule Excel faisant appel à des formules de saisie

SUM(PutCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$1:$A$4;$B8:$B8;C$7:$C7);PutCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT"; $A$1:$A$4;$B9:$B9;C$7:$C7))

Le résultat de la formule Excel sera le total des deux cellules.

5.2 Copier une formule dans la matrice des montants

Une fois la fonction GetCtData ou PutCtData insérée dans une cellule, il est possible de la copier dans d'autres cellules de la matrice des données, le cas échéant.

Cette opération évite la saisie de la fonction dans chacune des cellules mais demande de porter une attention particulière aux références incluses comme arguments dans la fonction.

5.2.1 Les références comprises dans la fonction

Les arguments des fonctions GetCtData et PutCtData font référence à trois types de cellules :

● cellules initialisées avec les valeurs de dimension dans les axes document : ces références doivent être absolues pour les fonctions copiées et collées dans la matrice des données ;

● cellules initialisées avec les valeurs de dimension dans les axes ligne : ces références doivent être absolues pour les fonctions copiées et collées dans la même ligne, mais relatives pour ces fonctions dans les colonnes ;

● cellules initialisées avec les valeurs de dimension dans les axes colonne : ces références doivent être absolues pour les fonctions copiées et collées dans la même colonne, mais relatives pour ces fonctions dans les lignes.

Les références des cellules comprises dans la fonction des montants doivent donc être de deux types selon l'axe d'initialisation :

● référence absolue pour les arguments correspondant aux dimensions initialisées en axe document ;● référence mixte pour les arguments correspondant aux dimensions initialisées en axe ligne et en axe colonne.


Fonctions avancées

En mode L1C1, toutes les références de cellule effectuées à l'aide de la palette de formules sont relatives. Les cellules référencées selon ce mode varient en fonction de la cellule qui contient la formule.

ExempleRéférence absolue

En mode d'affichage de type L1C1, L3C4 est une référence absolue de la cellule située à la troisième ligne et à la quatrième colonne de la feuille de calcul.

ExempleRéférence mixte

En mode d'affichage de type L1C1, les références mixtes peuvent être comme suit : référence de ligne absolue/référence de colonne absolue : L1C[-2] fait référence à une cellule située dans la ligne 1 et les 2 colonnes à gauche de la cellule en cours. L(3)C4 est la référence de la cellule située 3 lignes en dessous de la cellule active et à la colonne 4.

ExempleCopier et coller des types de référence

L'influence du mode de référence lors de la copie de la fonction est illustrée dans l'exemple suivant.

La fonction PutCtData(L2C3 :L3C3 ;L3C ;LC2) est écrite dans la cellule L6C6. Elle est ensuite copiée dans la cellule L8C7.

Informations associées

Notions préalables sur Microsoft Excel [page 11]

SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User GuideFonctions avancées P U B L I C 21

5.2.1.1 Pour modifier le type d'une référence

Procédure

1. Sélectionnez la cellule qui contient le type de référence que vous souhaitez modifier.2. Sélectionnez la référence de la fonction dans la barre de formule.3. Appuyez sur F4 pour alterner entre les types de référence relative mixte et absolue jusqu'à obtenir celui que

vous souhaitez.

Chaque fois que vous appuyez sur la touche F4, le type de référence est modifié comme suit : référence relative, référence absolue, référence de ligne absolue/référence de colonne relative et référence de ligne relative/référence de colonne absolue.

4. Appuyez sur Entrée.

5.2.1.2 Pour copier la formule

Procédure

1. Sélectionnez la cellule dans laquelle la formule est écrite.2. Pour copier la cellule sélectionnée :

○ Sélectionnez Edition Copier .○ Tapez Ctrl+C.

○ Cliquez sur .3. Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle vous voulez coller la fonction.

4. Sélectionnez Edition Collage spécial .

La boîte de dialogue Collage spécial apparaît.5. Sélectionnez l'option Formules dans la section Coller et l'option Aucun dans la section Opération .6. Cliquez sur OK.

Résultats

La formule est maintenant copiée dans toute la plage de cellules.


Fonctions avancées

6 Document Excel

6.1 Etapes de conception d'un documentIl existe plusieurs méthodes de création d'un document. La démarche proposée dans ce chapitre se déroule en quatre phases :

● définition de la structure du tableau avant de créer le document dans Excel ;● insertion des dimensions, opération effectuée à l'aide de l'assistant Insérer des valeurs de dimension et ajout

d'informations ;● insertion de la matrice des données. Cette opération est effectuée à l'aide de l'assistant Définir le tableau ;● mise en forme du tableau et exploitation éventuelle des données restituées (mise à jour, calculs sur les

montants, graphiques, etc.).

6.1.1 Structure du tableauLa structure du tableau doit tout d'abord être définie avant de créer un document de restitution ou de saisie dans Excel.

ConseilIl est conseillé d'afficher la feuille de calcul Excel en mode L1C1 afin de faciliter l'écriture des références des cellules.

Un tableau est généralement structuré en 4 zones :

RemarqueLe premier assistant Insérer des valeurs de dimension gère les trois premières sections du tableau : l'en-tête, les colonnes et les lignes. Le deuxième assistant Définir le tableau permet de générer la matrice des données.

SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) User GuideDocument Excel P U B L I C 23

Cette mise en forme du document est conseillée, mais il en existe autant qu'il existe d'utilisateurs.

● L'en-tête de document rassemble les informations communes à l'ensemble du document :○ des formules d'initialisation ;○ le langage d'affichage : code, libellé, etc.

● La ligne de titre rassemble les informations décrivant le contenu d'une colonne :○ des détails d'initialisation ;○ le langage d'affichage : code, libellé, etc.

● La ligne de titre rassemble les informations décrivant le contenu d'une colonne :○ des détails d'initialisation ;○ le langage d'affichage : code, libellé, etc.

● La matrice des données rassemble les données qui sont spécifiées par les trois types précédents.

RemarqueConsultez la documentation de Microsoft Excel pour créer un tableau dans une feuille de calcul (bordure, trame, etc.).

ExempleEn-tête de document

Une initialisation de la dimension Rubrique avec la valeur Chiffre d'affaire en en-tête du document permet d'affecter cette valeur à toutes les données.



6.1.2 Insérer des dimensions et ajouter des informations

La mise en place des dimensions est l'étape primordiale pour la création d'un document. En effet, une donnée est identifiée de manière unique à partir de valeurs prises pour chacune des dimensions.

6.1.2.1 Présentation de l'assistant Insérer des valeurs de dimension

La mise en place des dimensions comporte quatre étapes principales. Celles-ci sont réalisées à l'aide de l'assistant Insérer des valeurs de dimension.


Document Excel

Figure 1 : BusinessObjects Financial Consolidation Web Définir le document Insérer des valeurs de dimension

● La première étape consiste à sélectionner la source de données. Lorsque le choix de la source de données est effectué, la liste des dimensions n'affiche que les dimensions relatives à la source de données.

RemarquePour créer un document de saisie, il est nécessaire de sélectionner la source de données Liasse.

● La seconde étape consiste à sélectionner une dimension parmi la liste des dimensions disponibles selon la source de données sélectionnée précédemment.Une fois la dimension sélectionnée, il est nécessaire de préciser la valeur que prend cette dimension, dans la zone Sélection de l'assistant.

● Lors de la troisième étape, les valeurs des dimensions peuvent être initialisées dans les cellules de la feuille de calcul des trois façons suivantes :○ Une seule valeur d'une dimension. Une valeur est identifiée par un code, un libellé court et un libellé long.

Initialiser une dimension avec une valeur consiste à lui affecter une et une seule valeur élémentaire parmi les valeurs élémentaires existantes.

○ Plusieurs valeurs d'une dimension. Initialiser une dimension avec plusieurs valeurs consiste à lui affecter plusieurs valeurs élémentaires existantes.

○ Un Filtre de valeurs d'une dimension. Un filtre est identifié par un code, un libellé court et un libellé long. Initialiser une dimension avec un filtre consiste à lui affecter un ensemble de valeurs.

En fonction de la méthode de sélection choisie, une boîte de dialogue apparaît, permettant la sélection des éléments ou filtres. Par exemple :


Figure 2 : BusinessObjects Financial Consolidation Web Définir le document Insérer des valeurs de dimension(bouton de la zone Sélection

RemarqueLes valeurs sont regroupées par onglets. Un onglet contient 25 valeurs par défaut au maximum. Le nombre de valeurs affichées par onglet peut être modifié via le menu déroulant de la zone Nombre d'éléments par page.

○ Toutes les valeurs d'une dimension. Initialiser une dimension avec toutes les valeurs consiste à lui affecter toutes les valeurs élémentaires existantes.Vous pouvez appliquer cette méthode à toutes les dimensions de la liasse, sources de données consolidées et préconsolidées, à l'exception des suivantes : Phase, Exercice, Période, Devise de consolidation, Variante et Périmètre.Vous pouvez également l'appliquer aux dimensions suivantes dans la source de données des rapprochements intra-groupe : Acheteur, Vendeur, Règle de rapprochement et Bloc de rapprochement.

○ Aucune valeur. Initialiser une dimension avec aucune valeur consiste à lui affecter des valeurs non définies. Cette méthode n'est applicable qu'aux dimensions non obligatoires.

○ Une caractéristique de la dimension.L'option Agrégée permet d'indiquer si les montants doivent être agrégés dans le document lorsque l'on a initialisé une dimension avec toutes les valeurs, un filtre ou une caractéristique.


Document Excel

La zone Insérer les valeurs permet ensuite de définir si les valeurs seront insérées sur plusieurs lignes ou colonnes, dans le cas ou plusieurs valeurs ont été sélectionnées.

● La dernière étape consiste à sélectionner dans la zone Langage d'affichage le code, le libellé court ou le libellé long de la dimension que l'on souhaite insérer dans le document. Ceux-ci seront insérés en ligne ou en colonne selon l'option sélectionnée dans l'étape précédente.

Ces étapes sont à répéter autant de fois que l'on veut insérer de dimensions.

ExempleSélection d'une source de données

Pour créer un document de restitution de taux de conversion, la source de données sélectionnées sera la source Taux de conversion. L'assistant affichera alors uniquement la liste des dimensions relatives aux taux de conversion (période, version, devise, type, unité).

ExempleDéfinir une valeur de dimension

La dimension Rubrique a été sélectionnée dans l'axe ligne. Pour la première occurrence de l'axe ligne, la dimension Rubrique peut alors être initialisée avec, par exemple, la valeur élémentaire AA20 Frais d'établissement. Cette valeur sera alors affectée à tous les montants qui apparaîtront sur la ligne correspondant à l'occurrence.

A=AA20 Frais d'établissement 100 250

ExempleUtiliser une seule valeur de dimension élémentaire

L'unité U01 est une valeur élémentaire de la dimension Unité.

ExempleUtiliser un filtre de dimension

Le filtre FIL01 regroupe les unités appartenant à l'activité <[X]>.

ExempleExemple agrégé faisant appel à toutes les valeurs


6.1.2.2 Le choix des dimensionsLe choix des dimensions dépend du type de document que vous créez : un document de saisie ou un document de restitution.

6.1.2.3 Les dimensions à choisir pour les documents de saisie

La source de données à sélectionner est obligatoirement la source Montants de Liasse. Les dimensions Nature, Rubrique, Flux et Période doivent être déclarées dans le document pour chaque montant à saisir, les dimensions Phase, Unité, Exercice et Devise étant automatiquement renseignées lors de l'ouverture de la liasse.

ExempleDans le document suivant, les dimensions Période et Nature sont déclarées en axe document et les couples Rubrique/Flux sont déclarés respectivement en axe ligne et axe colonne.


Document Excel

1. Axe document : Période, Nature2. Axe ligne : Rubrique3. Axe colonne : Flux

6.1.2.4 Les dimensions à choisir pour les documents d'analyse

Elles dépendent de la source de données sélectionnées. Seules les dimensions relatives à la source sont affichées. Les dimensions qu'il faut obligatoirement spécifier pour extraire les montants varient également selon la source.

En l'absence de certaines dimensions, les règles suivantes s'appliquent :

● Si une dimension principale est omise pour un montant, celui-ci est agrégé sur cette dimension.● Si une dimension de détail est omise, les montants ne tiennent pas compte des analyses effectuées sur cette

dimension.

ExempleDimensions obligatoires

Pour restituer des données de liasse et les données préconsolidées, il convient de choisir les dimensions Phase et Exercice. Pour restituer les données consolidées, il faut également préciser les valeurs des dimensions Périmètre, Variante et Devise de consolidation.

ExempleAbsence d'une dimension principale pour un montant

Une synthèse budgétaire mensualisée avec la dimension Période a été stockée dans la base de données. Si cette information est rappelée dans un tableau et que la dimension Période est omise, le montant restitué fera alors apparaître le total de la synthèse budgétaire sur toutes les périodes.

ExempleAbsence d'une dimension d'analyse

Le chiffre d'affaires du groupe analysé par pays a été stocké dans la base de données. Si dans un tableau la dimension Pays est omise, seul le total saisi du chiffre d'affaires du groupe est restitué.

ExempleDocument de restitution

Le document suivant restitue les montants de la liasse PHASE1-U01-98.12 :


Figure 3 : Identifiants de la liasse

6.1.2.5 Pour initialiser une dimension avec une valeur élémentaire

Procédure

1. Sélectionnez dans la feuille de calcul la cellule à partir de laquelle la dimension sera initialisée.

RemarqueLa cellule sélectionnée se situera dans un en-tête document, une ligne ou une colonne titre selon l'axe d'initialisation choisi pour la dimension.

2. Sélectionnez BusinessObjects Financial Consolidation Web Définir le document Insérer des valeurs de dimension .

L'assistant Insérer des valeurs de dimension apparaît.3. Sélectionnez une source de données.

4. Choisissez la méthode de sélection Une seule valeur, puis sélectionnez :○ la valeur ;○ l'emplacement de l'insertion des valeurs (ligne ou colonne) ;○ le langage d'affichage.

5. Cliquez sur Insérer.


Document Excel

6.1.2.6 Pour initialiser une dimension avec un filtre

Procédure



L'assistant Insérer des valeurs de dimension apparaît.3. Sélectionnez une source de données.

4. Choisissez la méthode de sélection Filtre, puis sélectionnez :○ une valeur ;○ l'option Agrégée si vous souhaitez que les montants soient agrégés ;○ l'emplacement de l'insertion des valeurs (ligne ou colonne) ;○ le langage d'affichage.


6.1.2.7 Pour initialiser une dimension avec une caractéristique

Procédure



L'assistant Insérer des valeurs de dimension apparaît.3. Sélectionnez une source de données.4. Choisissez la caractéristique puis sélectionnez :

○ la valeur ;○ l'option Agrégée si vous souhaitez que les montants soient agrégés ;○ l'emplacement de l'insertion des valeurs (ligne ou colonne) ;○ le langage d'affichage.


6.1.3 Insérer la matrice des données

L'insertion de la matrice des données dans un tableau se réalise grâce à l'assistant Définir le tableau.


6.1.3.1 Présentation de l'assistant Définir le tableau

Cet assistant permet de définir la zone des données en trois étapes.

● La zone Dimensions permet de renseigner les trois axes du document d'après la structure du tableau qui a été définie. Il s'agit de sélectionner les plages de cellules que l'on souhaite faire correspondre aux axes document, ligne et colonne.

● La zone Données permet de sélectionner la source des données.● La zone Objectif permet de préciser si le document sera utilisé pour la saisie ou la restitution.

ExempleSi l'on souhaite créer un document de saisie, il convient de sélectionner la source Liasse - Montant social.


Structure du tableau [page 23]

6.1.3.2 Pour définir la zone de données

Procédure

1. Sélectionnez BusinessObjects Financial Consolidation Web Définir le tableau Définir le tableau .

L'assistant Définir le tableau apparaît.2. Dans la feuille Excel, sélectionnez les plages de cellules que vous souhaitez faire correspondre à l'axe

document.

3. Dans la zone Dimensions de l'assistant, cliquez sur le bouton .

Les zones de données sont maintenant définies pour l'axe document.4. Répétez les mêmes opérations pour les axes ligne et colonne.5. Dans la zone Données de l'assistant, sélectionnez la source des données.6. Sélectionnez l'option Saisie ou Restitution.7. Cliquez sur Insérer.

6.1.4 Mettre en forme

Une fois que les montants sont insérés dans le tableau, il est possible d'enrichir le document en améliorant son aspect visuel.


Document Excel

6.1.4.1 Améliorer l'aspect visuel du document

Un tableur offre de nombreuses possibilités de mise en forme permettant de rendre la restitution plus visuelle, telles que les différentes bordures, trames d'une cellule, l'association de cellules au sein d'un plan, la possibilité de cacher des cellules ou bien la protection de cellules en écriture...



6.1.5 Exemple : pour créer un document dans Excel

Contexte

Dans l'exemple suivant, vous créez un document Excel à partir de données de liasse BusinessObjects Financial Consolidation™. Il s'agit de restituer le chiffre d'affaire d'une unité, détaillé par partenaires et sur plusieurs flux.

Procédure

1. Ouvrez Excel et sélectionnez BusinessObjects Financial ConsolidationWeb Se connecter .

La boîte de dialogue Démarrage de l'application apparaît.2. Sélectionnez les options relatives à la connexion.3. Cliquez sur OK.


L'assistant Insérer des valeurs de dimension apparaît.5. Dans la feuille Excel, sélectionnez la cellule L1C1.6. Dans l'assistant, sélectionnez la source des données Montant de liasse.7. Dans la liste des dimensions disponibles, sélectionnez la dimension Phase, puis choisissez la méthode de

sélection Une seule valeur et sélectionnez la phase qui contient les données.8. Dans la zone Insérer les valeurs, sélectionnez l'option Sur n lignes et dans la zone Langage d'affichage,

sélectionnez Libellé long.


9. Cliquez sur Insérer.10. Dans la feuille Excel, sélectionnez la cellule L2C1.11. Dans l'assistant, sélectionnez la dimension Exercice, la méthode de sélection Une seule valeur et l'exercice

2001.04.12. Cliquez sur Insérer.13. Dans la feuille Excel, sélectionnez la cellule L3C1.14. Dans l'assistant, sélectionnez la dimension Exercice, la méthode de sélection Une seule valeur et l'exercice

U001.15. Cliquez sur Insérer.16. Dans la feuille Excel, sélectionnez la cellule L4C1.17. Dans l'assistant, sélectionnez la dimension Rubrique, la méthode de sélection Une seule valeur et la rubrique

YR111.18. Cliquez sur Insérer.19. Dans la feuille Excel, sélectionnez la cellule L9C1.20.Dans l'assistant, sélectionnez la dimension Tiers1, la méthode de sélection Plusieurs valeurs et les unités

U001, U002, U003, U004 et U005.21. Cliquez sur Insérer.

Vous devez obtenir le résultat suivant :


Document Excel

22. Dans la feuille Excel, sélectionnez la cellule L7C3.23.Dans l'assistant, sélectionnez la dimension Flux, la méthode de sélection Plusieurs valeurs et les flux F00, F20,

F30 et F99.24.Dans la section Insérer les valeurs, sélectionnez Sur n colonnes. (Dans la section Langage d'affichage,

conservez l'option Libellé long sélectionnée.)25. Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer.

Le résultat suivant peut ainsi être obtenu :


26.Sélectionnez BusinessObjects Financial Consolidation Web Définir le tableau Définir le tableau .

L'assistant Définir le tableau apparaît.27. Dans la feuille Excel, sélectionnez la plage de cellules dans laquelle se trouvent les dimensions phase,

l'exercice, l'unité et la rubrique.

RemarqueIl convient de sélectionner uniquement les cellules dans lesquelles se trouvent les dimensions, et non celles qui contiennent du langage d'affichage.

28.Dans l'assistant, cliquez sur le bouton situé à droite de la ligne intitulée Du document : de la zone Dimensions.

La plage de cellules contenant les dimensions du document est insérée dans la zone Dimensions de l'assistant.

29.Dans la feuille Excel, sélectionnez ensuite la plage de cellules contenant les unités partenaires.

30.Cliquez sur le bouton pour les insérer dans l'axe ligne.31. Opérez de la même manière pour la plage de cellules contenant les flux pour les insérer en axe colonne.32.Dans la zone Données de l'assistant, sélectionnez la source Liasse - Montant social.

L'assistant Définir le tableau doit être rempli comme suit :


Document Excel

33.Sélectionnez l'option Restitution, puis cliquez sur Insérer.

Les montants de la feuille Excel sont alors renseignés avec la valeur 0.34.Cliquez sur Fermer.

35. Sélectionnez BusinessObjects Financial Consolidation Web Mode autonome Importer Dans la feuille .

Résultats

La feuille Excel est alors mise à jour avec les données de la liasse pour l'unité U001.


Pour obtenir les résultats des autres unités, il suffit de saisir U002 à la place de U001, puis de sélectionner la commande BusinessObjects Financial Consolidation Web Mode autonome Importer Dans la feuille . Les résultats sont alors mis à jour pour l'unité U002.

Vous pouvez également enrichir le document en améliorant son aspect visuel.

Il est possible de masquer les colonnes ou les lignes contenant les codes de dimensions, de fusionner les cellules contenant les libellés longs et de mettre en forme le tableau. Vous pouvez également y ajouter un titre. Le résultat suivant peut ainsi être obtenu :


Document Excel


Connexion [page 4]Notions préalables sur Microsoft Excel [page 11]

6.2 Analyser les données via un document

Les fonctions de restitution permettent d'extraire des données de la base de données et de les intégrer dans la feuille Excel.

Pour mettre à jour ces données, il est nécessaire d'exécuter une commande particulière. En effet le lien tableur n'établit pas une liaison permanente entre la base de données et le tableur. Si des données changent dans la base, elles ne sont donc pas automatiquement mises à jour dans le document tableur. Il faut donc aussi souvent que possible effectuer des mises à jour.


6.2.1 Mettre à jour les données

Les données peuvent être mises à jour dans :

● une plage de cellules ;● une feuille de calcul ;● un classeur.

En cas d'erreur durant la mise à jour, un message d'erreur est affiché dans la cellule de restitution Excel concernée. Si le montant n'est pas présent dans la base, la cellule est vide. Si le montant est 0 dans la base, la valeur 0 est retournée dans la cellule.

6.2.1.1 Pour mettre à jour les données d'une plage de cellules

Procédure

1. Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez mettre à jour.

2. Sélectionnez BusinessObjects Financial Consolidation Web Mode autonome Importer Dans la plage de cellules .

Résultats

Les données de la plage de cellules sélectionnée sont mises à jour.

6.2.1.2 Pour mettre à jour les données d'une feuille de calcul

Procédure

1. Sélectionnez la feuille de calcul que vous souhaitez mettre à jour.

2. Sélectionnez BusinessObjects Financial Consolidation Web Mode autonome Importer Dans la feuille .

Résultats



Document Excel

6.2.1.3 Pour mettre à jour les données d'un classeur

Procédure

1. Sélectionnez le classeur de feuilles que vous souhaitez mettre à jour.

2. Sélectionnez BusinessObjects Financial Consolidation Web Mode autonome Importer Dans le classeur .

Résultats


6.2.2 Restituer les données

La restitution des données est rendue possible par l'utilisation de la fonction de restitution GetCtData. Les données extraites de la base sont stockées comme dernier paramètre de la fonction GetCtData selon la syntaxe suivante :

= GetCtData (Argument 1;Argument 2;Argument 3;...;Data)

Il est cependant possible de faire de la saisie sur le montant restitué à titre de simulation, le nouveau montant remplaçant l'ancien dans la fonction. Lorsque vous sélectionnez BusinessObjects Financial Consolidation WebMode autonome Importer Dans la feuille , les montants de la base de données remplacent tous ceux que vous avez saisis.

RemarqueLes montants saisis avec la fonction GetCtData ne modifient pas le contenu de la base de données, mais ils pourront être enregistrés avec le document.

Pour restituer les montants de la base, il suffira de réexécuter les commandes décrites dans la remarque précédente.

Une formule Finance pointant vers un indicateur ne comportant pas de montant affiche une zéro lors de l'importation vers Excel, d'une exportation depuis Excel ou lors d'une saisie connectée. Ainsi, il est possible de créer des feuilles Excel avec des formules utilisant des cellules avec des formules Finance, sans se soucier de savoir si la formule Finance restituera un montant ou non.

6.3 Alimenter une liasse via Excel

Il est possible d'alimenter une liasse via Excel selon deux modes :


● la saisie connectée ;Il s'agit de saisir une liasse à travers un document Excel en étant connecté à la liasse. Le comportement est le même que lors de la saisie d'une liasse directement dans Finance. Les formules du Référentiel sont exécutées.

RemarqueIl est possible que plusieurs utilisateurs travaillent simultanément dans la même liasse.

● l'exportation (saisie en mode déconnecté).Il est possible de saisir les données sans être connecté à la base de données, puis d'exporter les données saisies vers la liasse que l'on souhaite.

AttentionEn mode connecté, toutes les données contenues dans un document Excel seront remplacées par celles de la base de données à l'ouverture de la liasse.


Travailler en mode multiutilisateur [page 43]

6.3.1 Document de saisie ou d'exportation

Dans un document de saisie ou d'exportation, les dimensions obligatoires sont les suivantes : Rubrique, Flux, Nature, Exercice et les dimensions d'analyse correspondantes, le cas échéant. Si le référentiel autorise les retraitements dans les documents, il est également possible de saisir des montants sur des natures de retraitement.

Les dimensions Phase, Exercice, Unité, Devise sont facultatives. Si elles ne sont pas précisées dans le document Excel, elles seront alors par défaut égales à celles de la liasse en cours de saisie.

6.3.2 Etapes de la saisie connectée

Il est possible d'alimenter une liasse via Excel selon deux modes :

● Sélectionnez la commande Saisie connectée Ouvrir une liasse , puis sélectionnez de la liasse à ouvrir dans la liste des liasses disponibles.

RemarqueA l'ouverture de la liasse sélectionnée, un message indique que les données sauvegardées du classeur seront remplacées par les données de la base.


Document Excel

● Saisissez des données avec application des formules référentiel.

● Enregistrez les données dans la base à l'aide de la commande Saisie connectée Enregistrer et fermez la liasse en sélectionnant Saisie connectée Fermer .C'est à l'enregistrement de la liasse que les données sont réellement modifiées dans la base de données.

ConseilPour un couple Rubrique/Flux qui n'est pas renseigné dans la base de données, la cellule du document Excel est vide et non nulle. Si la cellule est renseignée à zéro, cela signifie que la base de données est également renseignée à zéro.

● Vous pouvez actualiser des données à l'aide de la commande Saisie connectée Actualiser les données .Cette commande permet d'appliquer les formules du référentiel et de restituer les montants de la base.

6.3.3 Etapes de l'exportation

Il est possible d'exporter les données contenues dans :

● une plage de cellules ;● une feuille de calcul ;● un classeur.

L'exportation s'effectue en fonction des étapes suivantes :

● Lorsque les données à exporter ont été précisées, cliquez sur Mode autonome Exporter pour choisir la liasse de destination.

● La liasse est ouverte.● Les données de la feuille Excel sont alors exportées dans la liasse.● La liasse est ensuite enregistrée et fermée.

6.3.4 Travailler en mode multiutilisateur

Il est possible que plusieurs utilisateurs travaillent simultanément dans la même liasse. Pour cela, vous devez d'abord activer l'option Autoriser la saisie simultanée par plusieurs utilisateurs dans la liasse dans l'onglet Reportingde la boîte de dialogue Options générales de BusinessObjects Financial Consolidation™.

Remarque

Montant pris en compte dans la base

Si deux utilisateurs saisissent un montant différent sur le même indicateur, le montant qui sera pris en compte dans la base sera le montant saisi par le dernier utilisateur qui a enregistré la liasse.


Synchroniser les données

Un utilisateur voit les données saisies et enregistrées par d'autres utilisateurs connectés au même moment, lorsqu'il enregistre la liasse. L'actualisation permet uniquement de voir les données saisies par l'utilisateur en cours.

Saisir en mode exclusif = mono-utilisateur

A l'ouverture d'une liasse qui n'est plus en phase avec le référentiel, un message apparaît, permettant à l'utilisateur en cours de travailler sur la liasse, mais en mode exclusif. Cela signifie que les autres utilisateurs ne pourront pas ouvrir la liasse en question.

RemarqueC'est le seul cas de mode exclusif. Dans BusinessObjects Financial Consolidation™, vous pouvez également vous connecter en mode exclusif afin de réaliser d'autres opérations.

6.3.4.1 Pour visualiser les utilisateurs connectés

Contexte

Vous pouvez afficher la liste des utilisateurs connectés. A partir de cette liste, vous pouvez également envoyer un message standard leur demandant de se déconnecter.

Procédure

Sélectionnez BusinessObjects Financial Consolidation Web Mode autonome Saisie connectéeUtilisateurs .

Résultats

La boîte de dialogue présentant tous les utilisateurs connectés apparaît.

ConseilL'icône située dans la partie supérieure droite permet d'envoyer un message standard aux utilisateurs que vous aurez préalablement sélectionnés dans la liste.


Document Excel

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SAP BusinessObjects Financial Consolidation … 1 Connexion à un serveur SAP BusinessObjects Financial Consolidation 4 1.1 Connexion 4 1.2 Se déconnecter 4 2 Installation de l'application