Revista User Revelado

7/27/2019 Revista User Revelado

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por Claudio Snchez


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Formatos

Formato para tres cifras 14Caracteres matemticos 16Hoja (muy) oculta 18

Ocultar ceros 24Formato rebelde 28Cdigo de barras 33Convertir a nmero 35Formato para guaranes 48

Captulo 1

Los formatos de Excel (los que controlan

cmo aparece cada dato en la hoja)

son bastante fciles de usar, pero

muchas veces nos encontramos

con casos especiales que parecen

escapar a todo formato convencional.

En este captulo describiremos algunos

problemas que podemos resolver

con las distintas opciones de formato.

EXCEL REVELADO

SERVICIO DE ATENCIN AL LECTOR: [email protected]


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Formato para tres cifrasTengo el siguiente problema: en una planilla debo escribir un cdigo de mo-

neda que siempre tiene tres dgitos. Por ejemplo: 060, 002, etctera. Existe alguna

forma de ingresar solamente 60 2 y que Excel complete automticamente los ceros

iniciales? Muchas gracias por tu ayuda.

Juan Pablo Rossi (Buenos Aires)

Este problema puede resolverse creando un formato personalizado:

Crear un formato personalizado PASO A PASO

Seleccione el rango donde tiene los cdigos.

En la pestaa Inicio, haga un clic en el botn de acceso al grupo Nmero.

Aparecer el cuadro con los distintos formatos numricos.

Dentro de Categora, seleccione Personalizada.

Dentro de Tipo, escriba 000 (tres ceros).

Haga un clic en Aceptar.

Figura 1.As creamos un formato personalizado para que Excel

complete con ceros a la izquierda los nmeros de menos de tres cifras.

1. FORMATOS

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Si estamos usando Excel 2003 o una versin anterior, obtenemos el cuadro paracrear el formato con las opciones Formato/Celdas. Y, en cualquier versin, con lacombinacin CONTROL+1 (el nmero 1).El formato que acabamos de crear (y aplicar en el rango seleccionado) completa con

ceros a la izquierda cualquier nmero de menos de tres cifras. Lo que escribimosdentro de Tipo es el cdigo de formato. Hay un cdigo para cada presentacinque queramos obtener. En Excel 2003 y en las versiones anteriores podemos ave-riguar los cdigos asociados a cada valor o tipo de valor en laAyuda, indicando laclave de bsquedaformatos personalizados. En Excel 2007 los encontramos ingre-sando las palabras clave: cdigos de formatos de nmero.

Figura 2. En la ayuda de Excel encontramos los cdigos correspondientes

a cada formato personalizado. Se lo preguntamos al Ayudante de Office.

Los formatos personalizados creados de esta manera pertenecen a la planilla dondefueron creados. Podemos aplicarlos luego a otros rangos, pero no a otras planillas.

Formato para tres cifras

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Cada formato personalizado se construye con ciertos cdigos (el 0 representa una cifra, la h, un

valor hora, etctera). Para conocer los cdigos necesarios para construir los distintos formatos

personalizados debemos consultar la Ayuda de Excel. Hay que indicar, en la caja de bsqueda,las palabras clave cdigos de formatos de nmero.

FORMATOS PERSONALIZADOS


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1. FORMATOS

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Caracteres matemticosUso Excel para hacer apuntes de matemtica. Con la tipografa Symbol ob-

tengo la mayora de los signos que necesito, pero no encuentro el que corresponde al

valor medio. Es una letra X con una raya encima. Hay alguna tipografa que incluya

este signo? Desde ya agradezco por tu respuesta.

David Campos

Para resolver este tipo de problemas podemos recurrir a algn editor de caracteresy construir el signo deseado pxel a pxel (ver la pregunta destacada, al final de estecaptulo). Pero en el caso de caracteres matemticos, podemos usar el editor de ecua-ciones de Microsoft, al cual es posible entrar desde Excel:

Insertar caracteres matemticosPASO A PASO

Seleccione la pestaa Insertar, dentro de la Cinta de opciones.

Haga un clic en Objeto. Aparecer un cuadro con la lista de objetos para insertar.

Recorra la lista hasta localizar y seleccionar la opcin Microsoft Editor de ecuaciones.


En las versiones anteriores de Excel obtenemos la lista de objetos con Insertar/Objeto.

Figura 3.Aqu buscamos el editor de ecuaciones

de Microsoft para insertar caracteres o frmulas matemticas.


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En cualquier caso, aparecern un cuadro de texto (para escribir el carcter o la ecua-cin) y una barra de herramientas con botones mediante los cuales podemos inser-tar los distintos caracteres matemticos. En particular, el botn Plantillas de barrassubyacentes y superpuestas permite insertar una letra cualquiera con una lnea en-

cima. Justo el que necesitamos para esta pregunta.

Figura 4. En la barra de herramientas del editor de ecuaciones

tenemos un botn para insertar un carcter cualquiera con una lnea encima.

Sirve para escribir el smbolo que representa el promedio.

Una vez obtenido el carcter, hacemos un clic fuera del objeto para salir del editor

y volver a la planilla. Podemos tomar el carcter con el mouse, como cualquier otroobjeto, y acomodarlo donde lo necesitemos.

Anchos en centmetrosEs posible establecer el ancho de columna de una planilla Excel a una me-

dida exacta de centmetros? Espero que me puedas ayudar.

Lourdes Rodrguez Covarrubias (Mxico)

Tradicionalmente, el ancho de las columnas de una planilla de clculo se meda encaracteres. En la poca de las planillas en modo texto, el ancho estndar de una

Anchos en centmetros

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El ancho efectivo de una columna, en centmetros, vara con la tipografa empleada, con la impre-

sora y hasta con la densidad de impresin utilizada. Encontrar el valor adecuado exige muchos in-

tentos. Tener que buscar luego uno nuevo ante la menor modificacin puede ser frustrante.

ANCHOS EN CENTMETROS


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columna era de nueve caracteres: se poda escribir una palabra de nueve letras (oun nmero de nueve dgitos). sa era la medida predeterminada.Actualmente, el ancho se mide en puntos, lo que representa aproximadamenteuna letra, pero, como ahora las letras no tienen un ancho fijo, hablar de palabra

de nueve letras carece de sentido: la palabraMAMocupa ms espacio que lapalabratipito, aunque la segunda tiene ms letras.

Figura 5. En el viejo VisiCalc, cada celda poda contener

una palabra de nueve letras o un nmero de nueve dgitos.

Si queremos fijar el ancho de la columna en una medida determinada, por ejem-plo tres centmetros, tenemos que probar lo siguiente: ajustamos el ancho, im-primimos y medimos el resultado en el papel. Parece tedioso, pero, una vez queencontramos la relacin, sta nos sirve para siempre.Por ejemplo, en nuestra impresora encontramos que dos columnas de 50 puntoscubren el ancho de una hoja carta, 216 mm. Eso representa aproximadamente 2,16mm por punto o 4,63 puntos por centmetro.

Hoja (muy) ocultaTengo un libro y una de sus hojas es un formulario que debe permanecer ocul-

to pero se tiene que poder imprimir. No quiero que nadie pueda ver esa hoja. No me

sirve la opcin de ocultar hoja porque cualquiera que conozca esa opcin puede ha-

cerla visible. Hay otra posibilidad?

Carlos R. Arano (General Rodrguez, provincia de Buenos Aires)

La opcin para ocultar una hoja a la que se refiere el lector se encuentra en la pestaaInicio. La secuencia es Formato/Ocultar y mostrar/Ocultar hoja. La hoja luego puede ha-cerse visible nuevamente con las opciones Formato/Ocultar y mostrar/Mostrar hoja.

1. FORMATOS

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Figura 6. El libro actual tiene una hoja muy oculta.

Pero la opcin para mostrarla permanece deshabilitada.

En Excel 2003 y en las versiones anteriores de la planilla de clculo, las opcionesson Formato/Hoja/Ocultar yFormato/Hoja/Mostrar.

Parecera que hay dos estados de visibilidad de una hoja: oculta y visible. Pero hayun tercero: muy oculta. Para llevar la hoja a este estado el procedimiento es:

Hoja muy oculta PASO A PASO

Ubquese en la hoja y, usando el botn derecho del mouse, haga un clic sobre la

solapa de la hoja que desea ocultar.

Del men contextual que aparece, seleccione la opcin Ver cdigo. Esto abre el

editor de Visual Basic.

Dentro del editor, tome las opciones Ver/Ventana propiedades.

Se abrir un panel a la izquierda de la pantalla. Recorra las opciones de la ventana

Propiedades hasta localizar la propiedad Visible.

Cambie el valor de la propiedad a 2-xlSheetVeryHidden.

Cierre el editor y volver a Excel.

Hoja (muy) oculta

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En el estado que acabamos de configurar, la hoja no se ve, y tampoco puede hacer-se visible con la opcin tradicional (desde el men de Excel) ya que encontraremosdesactivada la opcin Mostrar, como cuando el libro no tiene hojas ocultas. Y efec-tivamente no las tiene: la hoja est muy oculta.

Figura 7. En esta lista deplegable indicamos

la propiedad VeryHidden (muy oculta) para la hoja seleccionada.

Para hacerla visible tenemos que repetir el procedimiento anterior, y en el Paso 5cambiar la propiedad a1-xlSheetVisible. Por supuesto, el que conozca este secretopodr hacer lo mismo. Conviene entonces proteger con una contrasea el acceso alas propiedades del archivo, de la siguiente manera:

Proteger las propiedades PASO A PASO

Oprima la combinacin Alt+F11 para abrir el editor de Visual Basic.

Dentro del editor, tome las opciones Herramientas/Propiedades de VBAProject.Aparecer un cuadro con dos fichas.

1. FORMATOS

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Seleccione la ficha Proteccin.

Marque la opcin Bloquear proyecto para visualizacin.

Escriba y confirme una contrasea.


Cierre el editor para volver a Excel.

Para ver esta proteccin en accin tenemos que grabar el archivo, cerrarlo y volver-lo a abrir. Si entonces queremos entrar a las propiedades del archivo para cambiarel estado de la hoja, Excel nos pedir la contrasea.

Figura 8.Aqu indicamos una contrasea para

proteger el cdigo asociado al libro. Tenemos que grabar

y cerrar el archivo para que la proteccin tenga efecto.

Hoja (muy) oculta

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Aplicando la tipografa Windings se pueden obtener smbolos especiales para lograr ciertos

efectos interesantes tales como indicadores tipo semforo. En la pregunta destacada del Ca-

ptulo 2 explicamos cmo usar esta tipografa para obtener los smbolos del zodiaco.

SMBOLOS ESPECIALES


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Punto y aparteCmo hago para poner un punto y aparte dentro de una celda? Es decir,

quiero escribir un dato separado en dos renglones, dentro de la misma celda.

Joel Roitvan (Buenos Aires)

Lo que pide esta pregunta es abrir una celda en dos o ms renglones, como vemosen laFigura 9. Hay por lo menos dos formas de hacerlo.

Figura 9. La celdaA1 ha sido abierta

en dos renglones con la opcin deAjustar texto.

Si tenemos un texto muy largo, ms que lo que da el ancho de la celda, podemosaplicar cierta opcin de formato. Si estamos usando Excel 2007, es muy fcil: sim-plemente seleccionamos las celdas donde queremos aplicar la opcin y hacemos unclic en el botn Ajustar texto, dentro de la pestaaInicio.

Figura 10. Con un clic en este botn abrimos la celda seleccionada

en tantos renglones como sea necesario para alojar al dato que contiene.

1. FORMATOS

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Punto y aparte

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En las versiones anteriores de Excel, el procedimiento es un poco ms largo:

Ajustar texto PASO A PASO

Seleccione las celdas donde quiere aplicar la opcin.

Tome las opciones Formato/Celdas.

Seleccione la ficha Alineacin.

Marque la opcin Ajustar texto.

Haga un clic enAceptar

.

Figura 11. Esta es la opcin para lograr el efecto de varios

renglones por fila en las versiones de Excel anteriores a la 2007.

La opcin Ajustar texto abre la celda en tantos renglones como sea necesario paraalojar al dato que queremos ingresar, sin superar el ancho disponible.

En Excel 2003 y en las versiones anteriores, la barra de frmulas se abre automticamente en

tantos renglones como sea necesario segn la longitud del valor ingresado. En Excel 2007 po-

demos modificar la altura de la barra de frmulas simplemente con el mouse, de la misma for-ma en que cambiamos el tamao de cualquier otro objeto.

LA BARRA DE FRMULAS


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Tambin podemos lograr este efecto mientras escribimos el dato. Por ejemplo, su-pongamos que necesitamos escribir dos palabras dentro de una celda, en dos renglo-nes separados, dentro de una misma celda. Entonces escribimos la primera palabra y,antes de ingresar la segunda, oprimimos la combinacin ALT+ENTER. Continuamos

con la segunda palabra y luego oprimimos ENTER.

Figura 12. Oprimiendo la combinacinALT+ENTER mientras estamos

escribiendo un dato, pasamos a un nuevo rengln, dentro de la misma celda.

La combinacin ALT+ENTER equivale a generar un retorno de carro sin pasar a lacelda siguiente. Podemos usarla muchas veces dentro de una misma celda.Cuando tenemos una fila de ttulos, y abrimos la celda en varios renglones, convieneaplicar la opcin de alineacin centrada en horizontal y en vertical. Queda mejor.

Ocultar cerosTengo una lista con frmulas para calcular ciertos valores en una columna.

Por comodidad, tengo la frmula ya extendida a filas que an no complet. En esas

filas, las frmulas me dan cero (porque no tengo datos) pero preferira no ver los re-

sultados. Cmo puedo hacer para ocultar esos ceros?

Jos J. Cipollone

Para resolver este planteo pongamos un ejemplo simple. Sea el caso de una planillacon cuatro columnas: Nombre, Cantidad, Precio unitario yPrecio total. Los tresprimeros datos se escriben y el ltimo se calcula multiplicando Cantidad x Preciounitario. Antes de escribir la cantidad y/o el precio unitario, esta frmula da igual a0. Los ceros como ste son los que quiere ocultar Jos.

1. FORMATOS

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La mayora de los formatos de tipografa se puede aplicar con el teclado. Por ejemplo, la com-

binacin CONTROL+N aplica formato de Negrita, la combinacin CONTROL+S aplica formato de

Subrayado y la combinacin CONTROL+K aplica formato de Cursiva. La combinacin CONTROL+1(el nmero 1) muestra el cuadro con todas las opciones de formato.

FORMATOS DE TEXTO


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Figura 13. Las frmulas de la columnaD, ms abajo de la quinta fila,

muestran valores iguales a 0porque no hay datos para calcular en esas filas.

Hay dos formas de ocultar los ceros de una planilla. Una sirve para ocultar todoslos ceros de la planilla y el procedimiento es el siguiente:

Ocultar ceros PASO A PASO

Haga un clic en el Botn de Office y luego seleccione Opciones de Excel.

Dirjase a la categora Avanzadas.

En el grupo Mostrar opciones para esta hoja, desmarque la opcin Mostrar uncero en las celdas que tienen un valor cero.


Figura 14.Si desmarcamos esta opcin, las celdas cuyo contenido

sea un 0 (una frmula cuyo resultado sea cero) aparecern como vacas.

Ocultar ceros

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1. FORMATOS

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Si estamos usando Excel 2003 o una versin anterior:

Ocultar ceros (Excel 2003 y anteriores) PASO A PASO

Vaya a Herramientas/Opciones.

Seleccione la ficha Ver.

Desmarque la opcin Valores cero.


Este mtodo tiene dos limitaciones. En primer lugar, como ya se dijo, es global: ocul-ta todos los ceros. Es posible que solamente queramos ocultar los ceros en cierto ran-go. Adems, no afecta a las celdas donde tengamos aplicado algn formato especial.Justamente, la segunda forma consiste en aplicar un formato personalizado sobre elrango donde se quieran ocultar los ceros. Por ejemplo:

Formato para ocultar ceros PASO A PASO

Seleccione el rango donde quiere ocultar los ceros.

En la pestaa Inicio, haga un clic en el botn de acceso al grupo Nmero.

Aparecer el cuadro con los distintos formatos numricos.

Dentro de Categora, seleccione Personalizada.

Dentro de Tipo escriba 0,00 $;-0,00 $;.


Con la opcin de ver frmulas obtenemos algo equivalente a una radiografa de nuestra pla-

nilla: vemos su verdadero contenido. Activar esta opcin puede servir para imprimir esta ra-

diografa y guardarla como documentacin de la planilla, como registro de cmo fue construi-da. En este caso conviene imprimir tambin los encabezados de fila y columna.

LA RADIOGRAFA DE LA PLANILLA


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En Excel 2003 y en las versiones anteriores de la planilla de clculo obtenemos elcuadro para crear el formato con las opciones Formato/Celdas. Y, en cualquier ver-sin, con la combinacin CONTROL+1 (el nmero uno).

Figura 15.As creamos un formato personalizado

para valores monetarios que oculta los resultados iguales a cero.

Lo que escribimos dentro de Tipo es el cdigo de formato. En realidad, dentro deesta opcin podemos ingresar hasta cuatro cdigos, separados por punto y coma:

El primero se aplica a los valores positivos. El segundo, a los valores negativos. El tercero, a los valores iguales a cero. El cuarto, a los datos tipo texto.

Figura 16. La celdaD6 tiene una frmula cuyo

resultado es 0. Pero en la planilla aparece como vaca.

Ocultar ceros

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En el ejemplo, indicamos el cdigo para los valores positivos (parte entera y dos de-cimales, con el signo $), para los negativos (igual al anterior, pero con signo -) y,cuando deberamos escribir el correspondiente a los valores iguales a cero, no escri-bimos nada. Eso indica que los valores iguales a cero no se vern en la celda.

Formato rebeldeTengo una planilla con varios datos que son fechas. No s qu hice pero las

fechas se convirtieron en nmeros. Por ejemplo, donde antes tena 23-May-2006, aho-

ra aparece 38860. Trat de cambiar el formato, pero no dio resultado. Debo tener ac-

tivada alguna opcin oculta pero no s cul es el problema.

Maximiliano Sandor (Buenos Aires)

ste no es un problema de formato sino de opciones de visualizacin. La planilladel lector tiene activada la modalidad ver frmulas, que hace que se muestrenlas frmulas contenidas en las celdas y no sus resultados. Como efecto secunda-rio, esta accin hace que las celdas con nmeros presenten los datos sin formato,que es el problema planteado por Maximiliano.

Figura 17. Esta planilla tiene activada la modalidad ver frmulas.

En las celdas aparecen las frmulas contenidas en ellas y los valores

de las constantes, sin formato. El valor deB2 es una fecha.

Para volver a la modalidad normal:

No mostrar frmulas PASO A PASO

Haga un clic en el Botn de Office y luego en Opciones de Excel.

Seleccione la categora Avanzadas.

1. FORMATOS

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En el grupo Mostrar opciones para esta hoja, desmarque la opcin Mostrar

frmulas en celdas en lugar de los resultados calculados.


Figura 18. Desmarcando esta opcin activamosla visualizacin normal de datos en la planilla Excel.

Si estamos usando Excel 2003 o una versin anterior:

No mostrar frmulas (Excel 2003 y anteriores) PASO A PASO

Tome las opciones Herramientas/Opciones.

Seleccione la ficha Ver.

Desmarque la opcin Frmulas.


Con estas opciones, la planilla volver a mostrar correctamente sus nmeros y re-

sultados. La modalidad de ver frmulas se activa tambin mediante la combinacinCONTROL+ (acento grave). Cuando Maximiliano dice: No s qu hice, segura-mente se refiere a que ejecut el atajo de teclado sin saberlo.

Formato rebelde

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El color de la solapaCmo se hace para diferenciar las solapas de las hojas de un libro median-

te colores? Muchas gracias por tu ayuda.

Goyo Vega (provincia de Crdoba)

La opcin para cambiar el color de las solapas de un libro apareci en Excel XP (yse mantiene en Excel 2003 y 2007). La forma ms simple de llegar a ella es hacerun clic derecho en la solapa y tomar la opcin Color de etiqueta. Esto abre una pa-leta de colores de donde podemos seleccionar el color deseado.

Figura 19. De esta paleta de colores podemos seleccionar

el que se aplicar en la solapa de la hoja. Esta opcin est disponibleen Excel XP y versiones posteriores.

La solapa de la hoja actualmente seleccionada permanece blanca, con una lnea decolor en su borde inferior, al pasar a otra hoja la veremos con el color pleno.

Bordes redondeadosEs posible ponerle bordes redondeados a una celda o a un rango de celdas?

Juan Gabriel Agero vila (Lambar, Paraguay)

Comencemos por el procedimiento para aplicar un borde en una celda o rango:

Bordes de celdas PASO A PASO

Seleccione el rango donde quiere aplicar el borde.

En la pestaa Inicio de la Cinta de opciones, haga un clic en el botn Bordes. Sedesplegarn varias opciones.

1. FORMATOS

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Haga un clic en Ms bordes.

En esta ficha deber indicar el tipo de lnea deseada, su color (de la paleta de la

derecha) y el lugar donde desea aplicar el borde (con los botones que rodean al

cuadro de la izquierda).

Cuando haya indicado todo esto, haga un clic en Aceptar.

Figura 20.Aqu indicamos el tipo de lnea que queremos

aplicar sobre el rango seleccionado y el lugar

exacto, dentro del rango, donde la queremos aplicar.

Debemos tener en cuenta que si estamos usando Excel 2003 o una versin anteriorobtenemos el cuadro para crear el formato con las opciones Formato/Celdas. Y, encualquier versin, con la combinacin Control+1 (el nmero uno).

En Excel 2007 tenemos tambin las opciones Dibujar borde yDibujar cuadrcula de

borde que convierte el puntero en un lpiz para dibujar los bordes a pulso. Pero nin-guna de estas opciones nos da la posibilidad de aplicar un borde redondeado. Lomejor que se nos ocurre es simular el borde con unaAutoforma:

Bordes redondeados

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1. FORMATOS

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Dibujar una autoforma PASO A PASO

Dentro de la cinta de opciones, seleccione la pestaa Inicio.

Haga un clic en el botn Formas. Se desplegar un men con varias opciones.

Haga un clic en Rectngulo redondeado. El cursor se convertir en una pequea cruz.

Arrastrando el mouse, dibuje un rectngulo alrededor de la celda o del rango

donde desea aplicar el borde. Para que el rectngulo coincida exactamente con

los bordes de la celda, dibuje el borde mientras mantiene presionada la tecla Alt.

Figura 21. Con estaAutoformapodemos dibujar

un borde redondeado alrededor de una celda o un rango de celdas.

Cabe recordar que en las versiones anteriores de Excel obtenemos la lista de autofor-mas con las opciones Insertar/Imagen/Autoformas.

Figura 22.As queda el rectngulo redondeado aplicado como borde.


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Cdigo de barras

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Normalmente, las fuentes para obtener cdigos de barras en una planilla Excel (o un documen-

to de Word) estn registradas, se venden por Internet y hay que pagar por ellas. Pero tambin

hay algunas que son gratuitas. Hay que buscar bien hasta encontrar la opcin ms conveniente.

CDIGOS DE BARRAS

Seguramente el rectngulo tapar la celda. Para hacerlo transparente hacemos un clicderecho sobre l, seleccionamos Formato de forma y luego marcamos Sin relleno.

Cdigo de barrasTengo una lista de artculos con descripcin, precio, etctera. Uno de esos

campos corresponde al cdigo de barras. Cmo hago para obtener el cdigo de ba-

rras propiamente dicho en la hoja Excel?

Carlos M. Len (Junn, provincia de Buenos Aires)

Para obtener el cdigo de barras asociado a un nmero dado hay que aplicar unafuente que corresponda a ese cdigo. Estas fuentes se consiguen en Internet (por

ejemplo en www.barcodingfonts.com) y luego se instalan en la carpeta Win-dows\Fonts. Una vez instaladas aparecern en el cuadro Fuente y en la fichaFuentecorrespondiente aFormato/Celdas.

Figura 23. Las celdas de la columnaB tienen aplicada

una fuente que muestra el cdigo de barras asociado a esos datos.

Hay que tener en cuenta que hay varios sistemas de codificacin y tenemos que bus-car el que corresponda a nuestras necesidades.


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Formato de combinacinUso Word con la opcin de combinacin de correspondencia para imprimir

una serie de cartas personalizadas con datos tomados de una planilla Excel. Uno de

los datos de la planilla es un importe que, al imprimir las cartas, aparece con muchos

decimales, aunque en la planilla se ve bien. Cmo hago para que las cartas se im-

priman con el formato aplicado en la planilla?

Viviana Luca Aranda (Ranelagh, provincia de Buenos Aires)

Este problema tiene una solucin oficial que consiste en incluir una instruccinde formato dentro del campo combinado. Sin embargo, no siempre podemos ha-cerla funcionar. A veces da un mensaje de error y otras, simplemente, no respondey mantiene el mismo formato.

Figura 24. El valor de la columnaB, al combinarlo en el documento

de Word, aparece con un formato distinto del aplicado en la planilla Excel.

Una forma ms segura de resolver el problema es crear, dentro de la planilla Ex-cel, un campo auxiliar con una expresin tipo texto. Por ejemplo, si el sueldo es-t en la celdaB2, se escribe en C2 (o en la fila 2 de la primera columna libre) lafrmula=TEXTO(B2; 0,00 $). Esta expresin muestra el valor de B2 con forma-to de dos decimales y signo $. Este ser el campo para combinar en el documentode Word, en vez del valor original.

1. FORMATOS

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La combinacin CONTROL+T da acceso a la lista desplegable de tamaos de fuente. La combina-

cin CONTROL+F da acceso a la lista desplegable de tipos de fuente. En cambio, no hay combina-

ciones de teclas que sirvan de atajo a las opciones de alineacin (Izquierda, Derecha o Centrado).

ATAJOS DE TIPOGRAFA


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Figura 25. Las frmulas de la columna Carman una expresin

tipo texto con formato monetario. Al combinarlo en un documento

de Word, este valor aparecer tal como en la hoja Excel.

Como la expresin obtenida por la funcin es de tipo texto, Word no hace ningntipo de cambio de formato y lo muestra en el documento tal como lo vemos noso-tros en la planilla Excel.

Convertir a nmeroNecesito convertir a nmero un dato escrito como texto. S que hay un pro-

cedimiento basado en el comando Pegado especial, pero no conozco los detalles.Podras explicarlo? Muchas gracias por tu solucin.

Jorge Couto (Buenos Aires)

A veces, los datos numricos son tomados por Excel como un texto, produciendoerrores en las frmulas que operen con ellos. Eso suele ocurrir cuando los datos pro-vienen de un archivo TXT, obtenido desde otro sistema.

Figura 26. Por alguna razn, Excel toma los valores de la columna

Ccomo textos. Eso impide que hagamos

operaciones matemticas con ellos, tal como le sucede a Jorge.

Y, efectivamente, podemos devolverle su carcter numrico con una opcin delPegado especial, tal como detallamos en el prximo Paso a paso:

Convertir a nmero

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Nmeros en modo textoTengo una hoja de Excel que me bajan de otro sistema. Por alguna razn, las

celdas estn en formato de texto y me muestran las frmulas que contienen y no el

resultado. Aunque cambio a formato General, para ver los nmeros tengo que editar

cada uno de ellos con la tecla F2 y luego oprimir ENTER. El problema es que son cien-tos de celdas. Hay alguna manera automtica?

Lucas Silva

ste es un problema bastante comn que ha sido resuelto en Excel 2007: cuando sepasa de formato Texto aGeneral, los datos se ajustan automticamente al nuevo for-mato. Sin embargo, esto no era as en las versiones anteriores y haba que reingresaruna por una todas las frmulas, sea como dice el lector o mediante una macro.

Figura 28. Las frmulas de la columna Cestaban en formato de Textoy aunque

luego lo cambiamos a General, seguimos viendo las frmulas

y no sus resultados. Este problema ocurre en las versiones de Excel anteriores a la 2007.

Para este caso, la lectoraGladys Al nos indic una solucin mucho mejor:

Pasar a formato numrico PASO A PASO

Seleccione las celdas que tienen el problema.

Nmeros en modo texto

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Cuando lo que queremos regresar a modo numrico son nmeros fijos y no frmulas, otra forma

de lograr este efecto es usar una de las opciones del Pegado especial para multiplicar los nme-

ros por 1, o para sumarles cero. Ninguna de estas operaciones cambia el valor del nmero, perole devuelve su carcter numrico.

NMEROS COMO TEXTO


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Tome las opciones Edicin/Reemplazar. Aparecer un cuadro para indicar las

opciones del reemplazo.

Donde dice Buscar:, escriba el signo =.

Donde dice Reemplazar con:, escriba de nuevo el signo =.

Haga un clic en Reemplazar todos.

Figura 29. Una forma de hacer que Excel asuma el nuevo formato, es modificar

las frmulas reemplazando un signo cualquiera por s mismo.

Las frmulas no cambiarn pero mostrarn sus resultados como corresponde.

Al reemplazar un signo por s mismo dejamos inalteradas las frmulas. Pero esto,como efecto secundario, arregla el problema de las frmulas en modo Texto. Gra-cias Gladys por acercarnos la solucin al problema.

El color segn el valorExiste en Excel alguna funcin o macro para cambiar el color de una celda

segn su valor? Quiero, por ejemplo, que si el valor de una celda es mayor que el de

otra de referencia, se vea sobre fondo rojo.

Mariano Marcone (Mxico D.F.)

Para resolver este problema existe una solucin estndar: el Formato condicional. Porejemplo, supongamos que tenemos una serie de valores en el rango B2:B10 y un va-lor lmite en la celdaD1, tal como se muestra en laFigura 30.

1. FORMATOS

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Figura 30. Queremos que los valores de esta lista que sean mayores que

D1 aparezcan sobre fondo rojo. Podemos lograrlo aplicando unFormato condicional.

Queremos que las celdas de la lista cuyo valor sea mayor al de referencia se vean con

fondo rojo. Para eso, aplicamos un Formato condicional de la siguiente forma: Formato condicional PASO A PASO

Seleccione la lista de valores.

Haga un clic en el botn Formato condicional dentro de la ficha Inicio de la cinta

de opciones. Se desplegar un men con ms opciones.

Tome las opciones Resaltar reglas de celdas/Es mayor que. Aparecer un cuadropara indicar el valor lmite y el formato que se quiere aplicar.

Dentro de la opcin de la izquierda, seleccione D1, que es la celda que contiene

el valor lmite.

En la opcin de la derecha seleccione el formato que va a aplicar. Por ejemplo,

Relleno rojo claro.


El color segn el valor

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Las tipografas ms empleadas son Arial y Times New Roman. La tipografa Courier reproduce

el aspecto de un texto escrito en una antigua mquina de escribir, de ancho uniforme para todas

las letras. En general, conviene evitar el uso de tipografas de fantasa que hacen que la planillase vuelva confusa e incmoda de leer.

TIPOGRAFAS


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Ahora las celdas del rango seleccionado que cumplan la condicin mayores que elvalor de D1 aparecern con el formato indicado, como vemos en laFigura 31.

Figura 31. Este formato condicional muestra sobre un fondo de color

los valores del rango seleccionado que sean mayores que el contenido de la celdaD1

.

Este formato es dinmico: si cambiamos algn valor del rango, o el de la celdaD1, cambiar el color de las celdas que hayan modificado su estado respecto de lacondicin. Para eliminarlo, volvemos a seleccionar las celdas y tomamos las op-ciones Formato/Condicional/Borrar reglas/Borrar reglas en las celdas seleccionadas.El Formato condicional es diferente en Excel 2003 y en las versiones anteriores:

Formato condicional (Excel 2003 y anteriores) PASO A PASO


Tome las opciones Formato/Formato condicional.

En la primera opcin indique valor de la celda.

En la segunda opcin indique mayor que.

En la tercera (y ahora ltima) opcin seleccione la celda D1 (quedar expresada

en la forma =$D$1).

Haga un clic en el botn Formato....

En la ficha Tramas seleccione el color Rojo.

Haga un clic en Aceptar (el formato).

Haga un clic en Aceptar (la condicin).

1. FORMATOS

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Figura 32.As se indica elFormato condicional

en las versiones de Excel anteriores a la 2007.

En los primeros cinco pasos indicamos la condicin que deben cumplir las celdaspara ser destacadas con el nuevo formato. En los siguientes establecemos el forma-to propiamente dicho. Para eliminar un Formato condicional en estas versiones, to-mamos nuevamente las opciones Formato/Formato condicional, hacemos un clic enel botn Eliminar y luego marcamos la condicin que queremos borrar.

Destacar los no enterosTengo una lista de nmeros en una columna. Algunos son enteros y otros tie-

nen decimales. Hay alguna forma simple, rpida y efectiva de destacar los nmerosque tengan decimales? Te agradezco por tu ayuda.

Daniel Alberto Reinoso (provincia de Crdoba)

Esto puede resolverse con un Formato condicional. El problema consiste en indicarla condicin no es entero. Supongamos que los nmeros para analizar ocupan elrango A2:A100 (reservando la primera celda para los ttulos). Queremos sealarsobre un fondo de color los nmeros que tengan decimales:

Sealar los no enteros PASO A PASO



de opciones y luego en Nueva regla. Aparecer un cuadro para indicar las

caractersticas de la nueva regla.

Donde dice Seleccionar un tipo de regla haga un clic en Aplicar formato nicamentea las celdas que contengan. Esto cambia las opciones que aparecen ms abajo.

Destacar los no enteros

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1. FORMATOS

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En la primera opcin, deje Valor de la celda.

En la segunda, indique no igual a.

En la tercera escriba =ENTERO(A2), donde A2 es la primera celda del rango.


En la ficha Relleno indique un color de su preferencia.



Figura 33. Con este formato pudimos sealar las celdas cuyo contenido

no es igual a su parte entera. Es decir, que corresponde a un nmero con decimales.

Si estamos usando una versin anterior de Excel, luego de seleccionar las celdas vamosaFormato/Formato condicional y aparece el cuadro donde indicamos la misma opcin.

El Formato condicional es una de las opciones que ms novedades ofrece en Excel 2007: hay ms

formatos disponibles, a algunos los podemos aplicar rpidamente desde el men y es posible

establecer un nmero indefinido de criterios dentro de un mismo rango. En Excel 2003 y en lasversiones anteriores, solamente podamos aplicar tres condiciones.

FORMATO CONDICIONAL 2007


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Figura 34.As establecemos la condicin de no entero para

unFormato condicional en las versiones de Excel anteriores a la 2007.

En cualquier caso, la condicin que estamos indicando en el formato es que el valorde la celda sea distinto que su propia parte. O sea, que sea un nmero con decimales.

Resaltar series de datosTengo una planilla con tres columnas: Fecha, Nombre e Importe. Quiero apli-car colores sobre la lista de modo que cada vez que cambie la fecha, cambie el co-

lor, y que cada grupo de datos con la misma fecha tenga el mismo color. Hay algn

Formato condicional para lograr este efecto?

Elas Manzur (provincia de San Juan)

Lo que pide Elas es un efecto de bandas de modo que la lista tenga colores alterna-dos para cada grupo de fechas. Por ejemplo, si hay cinco datos para el 10 de julio,

luego tres para el 11 y cuatro para el 12, que las primeras cinco filas tengan un co-lor; las siguientes tres, otro color y las siguientes cuatro, el mismo color inicial. Pue-de hacerse con un Formato condicional, si previamente generamos una serie auxiliar.Por ejemplo, en D2, en la primera fila de datos y en una columna auxiliar a la de-recha, escribimos un 1. Debajo, en la segunda fila, escribimos la frmula=SI(A3=A2;D2;-D2). Esta frmula repite el nmero si coinciden las fechas y le cam-bia el signo si no coinciden. Al extender la frmula a toda la lista obtenemos ris-tras de 1 y-1 en coincidencia con las ristras de fechas.

Figura 35. Las frmulas de la columnaDgeneran ristras de unos

(positivos o negativos) en coincidencia con las ristras de fechas en la columnaA.

Resaltar series de datos

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Ahora aplicamos un Formato condicional asociado al valor de esta frmula auxiliar:

Sealar series de datos PASO A PASO

Seleccione toda la lista, desde A2 hacia abajo y hacia la derecha, excluyendo la

columna auxiliar.




Donde dice Seleccionar un tipo de regla haga un clic en Utilice una frmula que

determine las celdas para aplicar el formato. Aparecern nuevas opciones abajo.

Donde dice Dar formato a las celdas donde esta frmula sea verdadera, escriba

=$D2=1, donde D2 es la celda donde haba escrito un 1. Atencin al signo $.


En la ficha Relleno indique algn color adecuado.



Figura 36. Esta opcin permite aplicar un formato condicional personalizado.

Es decir, basado en una frmula o en una condicin relativamente compleja.

1. FORMATOS

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Al fijar la referencia a la columnaD con el signo $ hacemos que la condicin se eva-le sobre la columna de 1 y-1 para todas las columnas de la lista.Con la opcin Utilice una frmula que determine las celda para aplicar el formatopodemos disear un formato condicional personalizado, de forma ms compleja

que simplemente mayor que, distinto de, etctera.El procedimiento es distinto en las versiones anteriores de Excel:

Sealar series de datos (Excel 2003 y anteriores) PASO A PASO

En la hoja donde aplicar el Formato condicional, seleccione toda la lista, desde

A2 hacia abajo y hacia la derecha, excluyendo la columna auxiliar.

Tome las opcionesFormato/Formato condicional

.

En la primera opcin seleccione Frmula.

En la segunda opcin escriba =$D2=1.


En la ficha Tramas indique algn color adecuado.



Figura 37. EsteFormato condicional distingue la lista

de modo que cada grupo de fechas iguales tiene un mismo color.

La opcin Frmula, que indicamos en laCondicin 1, es la que permite aplicar for-matos condicionales personalizados en Excel 2003 y en las versiones anteriores.

Resaltar series de datos

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Ocultar resultadosArm una planilla para llevar el registro de los movimientos de una cuenta ban-

caria. En la ltima columna actualizo el saldo operando entre el saldo anterior y el l-

timo movimiento. El problema es que las frmulas se extienden ms all del ltimo da-

to y repite el saldo en toda la columna. Cmo le digo a Excel que solamente debe

calcular el saldo cuando hay algn movimiento en la fila?

Daniel Alberto Reinoso (provincia de Crdoba)

Aclaremos el problema. Tenemos una tabla con cuatro columnas: Fecha, Entrada,Salida ySaldo. Supongamos que el ltimo movimiento est en la sptima fila. En lacuarta columna calculamos el saldo con la frmula=D6+B7-C7. Es decir, al saldo an-terior le sumamos la entrada y le restamos la salida de la fila actual.

Si extendemos la frmula ms all de la sptima fila, dejndola lista para los prxi-mos movimientos, el ltimo saldo se repetir a lo largo de toda la columna. Ese esel problema que nuestro lector quiere resolver.Una forma de hacerlo es condicionar el clculo a que se haya escrito un nuevo mo-vimiento. Por ejemplo =SI(A70;D6+B7-C7;). Esta frmula pregunta si se ha escritouna fecha en la columnaA. Si es as, calcula el nuevo saldo, si no, queda en blanco.

Figura 38. Las frmulas de la columnaD calculan

el saldo solamente hasta la fila del ltimo movimiento. Ms abajo,

las frmulas dejan un espacio en blanco.

1. FORMATOS

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Las combinaciones de teclas para aplicar las opciones de formato funcionan en todas las ver-

siones de Excel. Por ejemplo, la combinacin Control+$ aplica el formato monetario y la combi-

nacin Control+% aplica formato de porcentaje. La combinacin Control+1 (el nmero 1) muestrael cuadro con todas las opciones de formato.

ATAJOS DE TECLADO


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Otra forma consiste en aplicar un Formato condicional que ponga los saldos en co-lor blanco (hacindolos invisibles) hasta que se escriba una nueva fecha.

Ocultar valores PASO A PASO

Seleccione la lista de saldos, desde D2 hacia abajo.




Donde dice Seleccionar un tipo de regla haga un clic en Utilice una frmula que

determine las celdas para aplicar el formato. Esto cambia las opciones que

aparecen ms abajo.

Donde dice Dar formato a las celdas donde esta frmula sea verdadera, escriba

=$A2=0, donde A2 es la celda donde est la primera fecha.


En la ficha Fuentes, dentro de Color, indique color Blanco.



Figura 39. EsteFormato condicional oculta el contenido

de la columnaDsi la correspondiente celda de la columnaA est vaca.

Ocultar resultados

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Lo que dice este Formato condicional es que, si la fecha de la columnaA es nula (esdecir, no hay fecha todava), el contenido del valor correspondiente de la columnaD (el saldo) debe tener color blanco. Contenido blanco sobre fondo blanco hace queel saldo no se vea, aunque la frmula est ah calculndolo.

Otro formato para ocultar valores es el formato personalizado ;;; (tres veces el pun-to y coma). Este formato hace invisible el contenido de la celda. Si lo indicamos enel Paso 6 (dentro de la categoraPersonalizada en la fichaNmero) estaremos ocul-tado los saldos ms all de la ltima fecha.

Si estamos usando Excel 2003 o una versin anterior, el Formato condicional se apli-ca con las opciones Formato/Formato condicional y, en la primera opcin, se indica

Frmula. Con esto creamos este formato condicional personalizado.

Formato para guaranesEs posible agregar en Excel un formato monetario con el smbolo de la mo-

neda de mi pas, el guaran? Es una G mayscula cruzada por una barra oblicua.

Juan Gabriel Agero Avila (Lambar, Paraguay)

Excel incluye, dentro de sus formatos monetarios, uno para guaranes: muestra el

valor de la celda junto con las letras Gs. Pero el lector nos aclara que no es se elsmbolo del guaran, de modo que tendremos que recurrir a otra opcin. En estecaso podemos crear el smbolo en un editor de caracteres. Seguramente tenemos ins-talado en nuestro equipo el Editor de caracteres privados de Windows:

Abrir el editor de caracteres PASO A PASO

Haga un clic en el botn Inicio de Windows.

Tome la opcin Ejecutar.

1. FORMATOS

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La combinacin Control+0 (el nmero cero) oculta la columna actual. La combinacin Control+9

oculta la fila actual. La combinacin Control+) muestra la columna seleccionada y actualmente

oculta. La combinacin Control+( muestra la fila seleccionada y actualmente oculta.

OCULTAR Y MOSTRAR


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Formato para guaranes

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Dentro de Abrir escriba eucedit.


Figura 40. Este es elEditor de caracteres privados de Windows.Aqu podemos crear smbolos no incluidos en las tipografas convencionales.

Con esto abrimos el Editor de caracteres privados de Windows que muestra uncuadro con la lista de caracteres ya creados, que seguramente estar vaca. En-tonces generamos nuestro nuevo carcter:

Crear un nuevo carcter PASO A PASO

Seleccione cualquier carcter no usado.

El tamao de la letra se mide en puntos. Hay 72 puntos en una pulgada (2,54 centmetros). Los ta-

maos ms usados son 10 12 puntos, que es lo que se obtendra en una antigua mquina de es-

cribir. En general, no conviene usar muchos tamaos de fuente distintos en una misma planilla.

TAMAO DE FUENTE


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1. FORMATOS

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Haga un clic en Aceptar. Aparecer una cuadrcula en la pantalla donde podr

dibujar el nuevo carcter. En vez de dibujar el smbolo desde el comienzo, tome

la G y luego dibuje la lnea que la atraviesa.

A continuacin, tome las opciones Edicin/Copiar carcter. Aparecer la lista de

caracteres estndares.

Seleccione la G y haga un clic en Aceptar.

Con las herramientas de dibujo, trace la lnea diagonal.

Tome las opcionesEdicin/Guardar carcter

.

Cierre el editor.

Figura 41.As queda el smbolo del guaran

en elEditor de caracteres privados. Lo tenemos que guardar

para poder usarlo en cualquier otro programa.

Ahora disponemos del nuevo carcter que representa al smbolo del guaran y lo po-demos tomar desde el mapa de caracteres de la siguiente forma:


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Copiar el nuevo carcter PASO A PASO

Abra el mapa de caracteres con Inicio/Programas/Accesorios/Mapa de caracteres

(la secuencia exacta puede variar segn cmo tenga organizado el men).

Dentro de Fuente seleccione Todas las fuentes (Caracteres privados). Debe

aparecer la lista de caracteres creados, con el smbolo que cre recin.

Seleccione ese carcter.

Haga un clic en Seleccionar y luego otro en Copiar.

Figura 42. Este es elMapa de caracteres.

Al indicar la opcin Todas las fuentes (Caracteres privados)

aparece el smbolo creado antes en el editor.

Formato para guaranes

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Para desplazarnos rpidamente con el teclado, podemos utilizar las teclas AvPag y RePag para

movernos pginas hacia abajo y hacia arriba respectivamente. Para movernos en forma hori-

zontal, podemos presionar la combinacin de teclas ALT+AvPag o ALT+RePag, que nos movernuna pantalla hacia la derecha o hacia la izquierda respectivamente.

DESPLAZAMIENTO CON EL TECLADO


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Con este procedimiento copiamos el carcter en el Portapapeles de Windows ylo podemos pegar en cualquier programa. Por ejemplo, en Excel, dentro de laopcin Tipo al crear el formato personalizado. Por supuesto, el procedimiento sir-ve para crear cualquier smbolo que queramos incluir en un formato personalizado.

Figura 43. El smbolo creado en elEditor de caracteresprivadospudimos pegarlo dentro de un formato personalizado para guaranes.

1. FORMATOS

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RESUMEN

Las opciones de formato son de las ms usadas en Excel. Se dice que uno arma su planilla en

media hora y luego pasa varios das mejorando su aspecto. Las preguntas respondidas en este

captulo dan una idea de la variedad de problemas interesantes que se pueden resolveraplicando convenientemente estas opciones de formato.


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Documents

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