Anexa 1 – RST. Raport ştiinţific şi tehnic 2014.

Research into policy to enhance physical activity (REPOPA) –

Utilizarea dovezilor în procesul de dezvoltare a politicilor de promovare a activității fizice

2011 -2016

1 CONȚINUT

1 Obiective generale ..................................................................................................................................... 2

2 Obiectivele fazei de execuţie 2014 ............................................................................................................ 2

3 Rezumatul fazei (maxim 2 pagini) ......................................................................................................... 3

4 Descrierea ştiinţifică şi tehnică .............................................................................................................. 5

4.1. Pachetul de lucru 2. WP2 .............................................................................................................. 5

4.2. Pachetul de lucru 6. WP6 ............................................................................................................ 10

5 Concluzii .............................................................................................................................................. 13

6 Acknowledgement ............................................................................................................................... 13

7 Anexe .................................................................................................................................................. 13

Anexa 1 – Prezentare. Simularea procesului de dezvoltare a politicilor publice de promovare a activității

fizice ......................................................................................................................................................... 14

Anexa 2 – Advocacy Plan Template; ...................................................................................................... 25

Anexa 3 – Policy Brief Template; ............................................................................................................ 36

1 OBIECTIVE GENERALE

1. Evaluarea nevoilor, rolului şi utilizarea dovezilor ştiinţifice în dezvoltarea politicilor

publice (WP1)

2. Studierea metodelor prin care dovezile ştiinţifice sunt combinate şi negociate cu

alte tipuri de dovezi în procesul de dezvoltare a politicilor publice cros-sectoriale,

politici pentru activitatea fizică şi sport (WP1, WP2, W3) şi

3. Explorarea metodelor inovative de a utiliza/promova utilizarea dovezilor ştiinţifice

în procesul decizional de dezvoltare a politicilor publice (WP2, WP3)

4. Transformarea rezultatelor proiectului în recomandări şi ghiduri cu scopul de a

creşte pe viitor politicile bazate pe dovezi în Europa (WP4).

5. Diseminarea rezultatelor și a lecțiilor învățate pe parcursul implementării

proiectului; construirea unor structurii pentru a crește sustenabillitatea dezvoltării

politicilor informate de dovezi științifice (WP6).

6. Evaluarea proceselor, rezultatelor și a impactului proiectului REPOPA (WP5).

2 OBIECTIVELE FAZEI DE EXECUŢIE 2014

Echipa de cercetare a proiectului REPOPA a participat activ la îndeplinirea

obiectivelor specifice pachetului e lucru 2, WP2 și a pachetului de lucru 6, WP6.

Momentan, activităţile de cercetare se axează pe îndeplinerea obiectivelor specifice

pachetului de lucru 2, WP2 (2012 - în curs de derulare):

WP2. Studierea aspectelor organizaţionale şi de proces, ce ţin de dezvoltarea politicilor

publice cros-sectoriale din domeniul activităţii fizice şi sport; mai specific a) leadership-

ul atribuit organizaţiilor; b) reţelele organizaţionale; c) schimbările ce au loc la nivelul

proceselor de comunicare şi a proceselor la nivel organizațional; şi d) facilitatori şi

bariere în procesul de dezvoltare a politicilor informate de dovezi științifice. (activitate în

lucru).

Activitățile de diseminare se axează pe îndeplinirea obiectivelor specifice pachetului de

lucru 6, WP6 (2011 – în curs de derulare):

WP6. Dezvoltarea unei strategii de diseminare care să conținută un plan de comunicare

extern cu scopul de a crește vizibilitatea activităților și rezultatelor dezvoltate în cadrul

proiectului REPOPA, la nivelul EU, având ca public țintă populația generală și

persoanele co-interesate (stakeholderi). (activitate finalizată)

Dezvoltarea unei platforme care să susțină activitățile de dezvoltare a politicilor publice

informate de dovezi specifice țărilor partenere pe proiect, până la sfârșitul proiectului.

(activitate în lucru)

Dezvoltarea unui plan de advocacy la nivel European și oferirea de suport pentru

dezvoltarea policy briefs care să participe la creșterea numărului de politici publice

informate de dovezi științifice. (activitate în lucru)

3 REZUMATUL FAZEI (MAXIM 2 PAGINI)

Echipa de cercetare a proiectului REPOPA are ca scop principal integrarea

cercetării ştiinţifice şi cunoştinţele experţilor (expert know-how) în procesele de

dezvoltare a politicilor publice pentru a creşte sinergia şi sustenabilitatea politicilor de

promovare a sănătăţii şi prevenirea bolilor în Europa. Consorțiul REPOPA facilitează

comunicarea între cercetători, experţi, dezvoltatori de politici publice şi părţile co-

interesate (stakeholderi) din diferite discipline şi diferite ţări. În prima parte a proiectului,

scopul principal a fost de a evalua nevoile, rolurile şi utilizarea informaţiilor provenite

din cercetarea ştiinţifică în procesul de dezvoltare a politicilor publice şi de a studia

metode posibile prin care dovezile din cercetare sunt combinate şi negociate cu alte

tipuri de dovezi în procesul cros-sectorial de dezvoltare a politicilor publice, mai specific,

în politicile publice care au ca scop promovarea sănătății prin activitate fizică şi sport

(health enhancing physical activity - HEPA). Activităţile de cercetare încadat în pachetul

de lucru 2 (WP2) care s-au desfășurat în anul 2014 au fost:

1. Simularea unui proces de dezvoltare a politicilor publice (policy game) care

are trei stadii de dezvoltare: (1) alegerea și analizarea situație propice în toate

cele trei țări participante la acest pachet de lucru; (2) design-ul unei simulări

generice de proces; (3) dezvoltarea, implementarea și evaluarea simulării

procesului de dezvoltare a unei politici publice în toate cele trei țări

participante în acest pachet de lucru.

În prima fază s-a efectuat analiza sistemului în care se dezvoltă politici publice

(system analysis), în toate cele trei țări partenere în această activitate (Olanda,

Danemarca și România). Astfel, în România, prin intermediul aceastei analize au fost

identificate persoanele și instituțiile publice și private implicate în procesul de dezvoltare

a politicilor de promovare a activității fizice la nivel local, în municipiul Cluj-Napoca. Au

fost studiate și rolurile acestor instituții și relaționarea dintre aceste instituții/persoane.

Am obținut astfel o imagine fidelă a actorilor implicați în dezvoltarea de politici de

promovare a activității fizice, a rolurilor acestora și a relațiilor de colaborare dintre

aceștia.

În cadrul pachetului de lucru 2, am ales simularea procesului de dezvoltare a

politicilor de promovare a activității fizice la nivel local (policy game), în municipiul Cluj-

Napoca. Reprezentanții instituțiilor publice locale, a mediului privat sau a societății civile

au fost invitați să participe la activitatea de simulare a procesului de dezvoltare a

politicilor de promovare a activității fizice ca părți co-interesate în acest proces la nivel

local. Activitatea s-a desfășurat pe parcursul unei zile, 7 Octombrie 2014, prin

organizarea unei sesiuni de lucru cu reprezentanții instituțiilor publice și private din

municipiul Cluj-Napoca, cu atribuții și activități în dezvoltarea și implementarea

programelor și a politicilor de promovare a activiății fizice. În cadrul acestei sesiuni de

lucru s-a propus o temă pentru procesul de dezvoltare a unei politici de promovare a

sănătății prin intermediul activității fizice. Pe baza unui rol alocat fiecărui participant și a

unui set de reguli s-a urmărit dezvoltarea celor mai bune alternative pentru dezvoltarea

și/sau implementarea unei politici publice pe tema propusă. Printre rezultatele așteptate

în urma desfășurării policy game-ului se numără posibilitatea de a explora modalități noi

de dezvoltare a politicilor de promovare a activității fizice și de interacțiune cu alte

persoane și instituții; oferirea dezvoltatorilor de politici și persoanelor cu putere de

decizie experiența necesară pentru a transpune aceste modalități de acțiune în viața

reală.

Evaluarea acestei activități presupune aplicarea unui chestionar înainte și după

desfășurarea evenimentului, și un chestionar la șase luni după încheierea

evenimentului. Rezultatele evaluării vor fi disponibile în anul 2015.

Activitățile de diseminare încadrate în pachetul de lucru 6 (WP6) care s-au

desfășurat în anul 2014 au fost:

1. Coordonarea activităților de diseminare, specifice proiectului, la nivelul țărilor

partenere, prin completarea planului de diseminare la începutul anului, de către

fiecare partener, și completarea raportului de diseminare o dată la șase luni, de

către fiecare partener și dezvoltarea ghidurilor interne de lucru.

2. Dezvoltarea de materiale de diseminare și template-uri de lucru, e.g. flyer,

poster, template prezentare ppt, template prezentare poster, etc.

3. Dezvoltarea unei platforme care să susțină activitățile de dezvoltare a politicilor

publice informate de dovezi specifice țărilor partenere a proiectului REPOPA.

4. Dezvoltarea unor template-uri care să susțină dezvoltarea de advocacy plan și

policy brief specifice țărilor partenere.

5. Activități de diseminare prin participarea la conferințe, scrierea de articole

științifice și întâlniri cu persoane co-interesate (stakeholders).

4 DESCRIEREA ŞTIINŢIFICĂ ŞI TEHNICĂ

Cu punerea în evidență a rezultatelor fazei și gradul de realizare a obiectivelor (se vor indica rezultatele)

4.1. PACHETUL DE LUCRU 2. WP2 Activităţile de cercetare încadat în pachetul de lucru 2 (WP2) care s-au desfășurat în

anul 2014, în România, au fost:

Simularea unui proces de dezvoltare a politicilor publice (policy game)

Simularea unui proces de dezvoltare a politicilor publice (policy game) are trei stadii de

dezvoltare: (1) alegerea și analizarea situație propice în toate cele trei țări participante

la acest pachet de lucru utilizând analiza de sistem (system analysis); (2) design-ul unei

simulări generice de proces; (3) dezvoltarea, implementarea și evaluarea simulării

procesului de dezvoltare a unei politici publice în toate cele trei țări participante în acest

pachet de lucru.

Timeline-ul activității de policy game:

Desfășurarea activităților specifice

1. Dezvoltarea unei analize a sistemului în care se dezvoltă politici publice (system

analysis).

Scopul analizei sistemului a fost de a identificate persoanele și instituțiile publice și

private implicate în procesul de dezvoltare a politicilor de promovare a activității fizice la

nivel local, în municipiul Cluj-Napoca. Prin intermediul aceastei analize au fost

identificate persoanele și instituțiile publice și private implicate în procesul de dezvoltare

a politicilor de promovare a activității fizice la nivel local, în municipiul Cluj-Napoca. Au

fost studiate și rolurile acestor instituții și relaționarea dintre aceste instituții/persoane.

Am obținut astfel o imagine fidelă a actorilor implicați în dezvoltarea de politici de

promovare a activității fizice, a rolurilor acestora și a relațiilor de colaborare dintre

aceștia. Informațiile obținute în cadrul acestei activități strau la baza dezvoltării jocului,

în cele trei țări participante. Rezultatele acestei etape sunt structurate în Figura 1 și în

Figura 2:

Figura 1. Părțile co-interesate și relațiile la nivel organizațional identificate în procesul de dezvoltare a

politicilor publice la nivel lcal. Orașul Cluj-Napoca.

PU

BLI

CA

UTH

OR

ITIE

S

Ministry of Youth and Sport

Romanian Government

NA

TIO

NA

LLE

VEL

LOC

AL

LEV

EL

Ministry of Health

National Institute for

Sport Research

Ministry of Education

PR

IVA

TE S

ECTO

RC

IVIL

SO

CIE

TY

County Youth and

Sport Department

County Sport for All

Association

County School

Inspectorate

County Public Health

Department

Children Palace

City Council

County Council

Sport Equipment Companies

Running Clubs

Cycling Clubs

Disabled/Paralympic Sport

Organization

Students NGOs

Local Media

Faculty of Physical

Education and Sport

Romanian Sport for All Federation

Private sector and Civil Society

Physical Education and Sport University

Explicarea relațiilor identificate:

Guidance (advice, prioritize)

Give feedback

Direct conversation and

interaction (requirements, wishes)

Formal acceptance

Informal acceptance

Gives direction to

law, acts and interventions

Interaction of knowledge

Discussion of issues between sectors/committees

Finances and

sometimes guidance + allocates available resources, such as

infrastructure

Figura 2. Interesele și putea de decizie a părților co-interesate în procesul de dezvoltare a politicilor

publice la nivel național.

2. Design-ul unei simulări generice de proces

În funcție de rezultatele obținute în prima fază, am ales simularea procesului de

dezvoltare a politicilor de promovare a activității fizice la nivel local (policy game), în

municipiul Cluj-Napoca. Pentru a putea dezvolta design-ul jocului a fost nevoie de

identificarea unui expert, identificarea nevoilor specifice și contextul local în care se va

desfășura jocul. Următorul pas a fost integrarea cunoștințelor obținute în urma analizei

de sistem din fiecare țară participantă și dezvoltarea design-ulu ținând cont de specificul

fiecărei țări în ceea ce privește luarea de decizii la nivel local; activitate urmată de

pilotarea jocului în țările participante.

3. Dezvoltarea, implementarea și evaluarea simulării procesului de dezvoltare a

unei politici publice – studiu de caz:Cluj-Napoca

Reprezentanții instituțiilor publice locale, a mediului privat sau a societății civile au

fost invitați să participe la activitatea de simulare a procesului de dezvoltare a politicilor

de promovare a activității fizice ca părți co-interesate în acest proces la nivel local.

Activitatea s-a desfășurat pe parcursul unei zile, 7 Octombrie 2014, prin organizarea

unei sesiuni de lucru cu reprezentanții instituțiilor publice și private din municipiul Cluj-

Napoca, cu atribuții și activități în dezvoltarea și implementarea programelor și a

politicilor de promovare a activiății fizice. În cadrul acestei sesiuni de lucru s-a propus o

temă pentru procesul de dezvoltare a unei politici de promovare a sănătății prin

intermediul activității fizice. Pe baza unui rol alocat fiecărui participant și a unui set de

reguli s-a urmărit dezvoltarea celor mai bune alternative pentru dezvoltarea și/sau

implementarea unei politici publice pe tema propusă. O serie de materiale au fost

dezvoltate pentru a susține activitatea de simulare și anume: un raport de activitate și

un card de intervenție ce au fost completate de către fiecare grup de participanți pe

parcursul desfășurării activității; aceste materiale au fost adaptate la specificul fiecărui

grup; un document comun care să conțină informații despre specificul fiecărei instituții

reprezentate, obiectivele și activitățile de zi cu zi; strategia de dezvoltare a municipiului

și harta municipiului; și rolul fiecărei instituții reprezentate. Materialele au fost prezentate

în introducerea jocului, celorlalți participanți, anexată acestui raport (Anexa 1 –

Prezentare. Simularea procesului de dezvoltare a politicilor publice de promovare a

activității fizice).

Printre rezultatele așteptate în urma desfășurării policy game-ului se numără

posibilitatea de a explora modalități noi de dezvoltare a politicilor de promovare a

activității fizice și de interacțiune cu alte persoane și instituții; oferirea dezvoltatorilor de

politici și persoanelor cu putere de decizie experiența necesară pentru a transpune

aceste modalități de acțiune în viața reală.

Evaluarea acestei activități presupune aplicarea unui chestionar înainte și după

desfășurarea evenimentului, și un chestionar la șase luni după încheierea

evenimentului. Rezultatele evaluării vor fi disponibile în anul 2015.

Rezultate preliminare a evaluării din timpul simulării: Pe parcursul activităţii s-au

propus spre implementare un număr de 10 intervenţii, dintre care 9 au primit susţinerea

necesară pentru implementare. Pentru 4 dintre intervenţiile susţinute (e.g. au avut cel

puţin 10 unităţi), s-a apelat la dovezi din cercetare obţinute de la Institutul de Cercetare

a Activităţii Fizice pentru Sănătate, şi anume:

Recrutarea persoanelor cu dizabilităţi care doresc să facă sport

Colectarea informaţiilor despre programe cu finanţare publică, adresate activităţii

fizice pentru copii şi tineri.

Implementarea noţiunii de activitate fizică – promovarea unui stil de viaţă sănătos

Evaluarea Aptitudinilor Sportive

Pentru 2 dintre intervenţiile susţinute (e.g. au avut cel puţin 10 unităţi) s-a apelat la

dovezi din cercetare obţinute de la alte sectoare interesate şi participante:

Creşterea gradului de conştientizare şi a practicării activităţii fizice. Părinţi şi copii

(dovezi din cercetare de la Setor Sănătate)

Derularea proiectului “Liga liceelor clujene la baschet şi fotbal” din cadrul

programului Sportul pentru Toţi (dovezi din cercetare de la Administraţia Publică).

Aceste intervenţii au reprezentat obiectul discuţiilor şi colaborărilor observate pe

parcursul activităţii; observaţii care împreună cu chestionarele de evaluare completate

de către participanţi vor permite analiza şi evaluarea procesului de dezvoltare a

politicilor de promovare a activităţii fizice la nivel local. După această evaluare, etapa

următoare a proiectului presupune elaborarea si testarea unui set de indicatori care să

ghideze persoanele interesate în procesul de utilizare a dovezilor în dezvoltarea

politicilor şi programelor de promovare a activităţii fizice. Mai multe informaţii despre

proiectul REPOPA şi ţările partenere puteţi găsi accesând site-ul: www.repopa.eu şi

www.publichealth.ro

4.2. PACHETUL DE LUCRU 6. WP6 Activitățile de diseminare încadrate în pachetul de lucru 6 (WP6) care s-au

desfășurat în anul 2014 au fost:

1. Coordonarea activităților de diseminare, specifice proiectului, la nivelul țărilor

partenere, prin completarea planului de diseminare la începutul anului, de

către fiecare partener, și completarea raportului de diseminare o dată la șase

luni, de către fiecare partener și dezvoltarea ghidurilor interne de lucru.

2. Dezvoltarea de materiale de diseminare și template-uri de lucru, e.g. flyer,

newsletter, poster, template prezentare ppt, template prezentare poster, etc.

Conform planului de lucru intern, în fiecare an se dezvoltă un flyer ce conține

informații generale despre statusul proiectului REPOPA, atât în limba română cât și în

limba maternă a partenerilor, în funcție de cerere. Flyer-ul este folosit pentru

diseminarea rezultatelor proiectului, creșterea vizibilității proiectului și a activităților de

cercetare desfășurate, și direcționează cititorii către site-ul proiectului. Un alt instrument

de diseminare a activităților desfășurate pe proiect este Newsletter-ul proiectului.

Acesta este diseminat electronic, trimis către toate contactele și partenerii stabiliți în

timpul proiectului. Periodicitatea newsletter-ului este de două ori pe an.

3. Dezvoltarea unei platforme care să susțină activitățile de dezvoltare a

politicilor publice informate de dovezi specifice țărilor partenere a proiectului

REPOPA.

Ghidul de lucru pentru dezvoltarea platformelor specifice fiecărei țări a fost inclus

în Planul de Diseminare (Milestone 2), care oferă două exemple practice pentru

partenerii din acest proiect care desfășoară activități de cercetare: Italia, Danemarca,

Olanda, România și Anglia. Partenerii proiectului pot alege între: a) căutarea și

alăturarea unui grup de lucru/grup de acțiune sau o platformă deja existentă, cu interes

pentru politicile de promovare a activității fizice informate de dovezi. În acest grup

existent, partenerul din proiect ar trebui să reprezinte Consorțiul REPOPA pentru cel

puțin 12 luni; b) inițierea unui grup de lucru la nivel local sau la nivel, având ca și interes

domeniul politicilor de promovare a activității fizice informate de dovezi.

Activitățile dezvoltate utilizând una dintre alternativele menționate mai sus

trebuiesc diseminate pe platforma online a proiectului. Pe lângă informațiile specifice

fiecărei țări participante, s-au creat niște secțiuni similare, informative, despre contextul

fiecărei țări. Astfel, există o descriere generală a fiecărei țări, cu titlul de profilul țării

(country profile) care include informații demografice, structura administrativă și politică

la nivel național și o secțiune ce descriere procesul de dezvoltare a politicilor publice pe

domeniul promovării sănătății prin intermendiul activității fizice. Mai mult, pe platforma

online a proiectului se vor găsi exemple ale advocacy plan și policy brief, disponibile

pentru toate personale co-interesate. Platforma online va fi lansata la începutul lunii

Ianuarie 2015.

4. Dezvoltarea unor template-uri care să susțină dezvoltarea de advocacy plan

și policy brief specifice țărilor partenere.

S-au dezvoltat două ghiduri de lucru care vor sta la baza dezvoltării unui

advocacy plan și a unor policy briefs în funcție de planul de diseminare al fiecărui

partner. Rolul acestor instrumente e de a aduce valoare adăugată în procesul de

utilizare a dovezilor atunci când se dezvoltă politici publice pentru promovarea sănătății

prin activitate fizică și sport, și nu numai. Partenerii proiectului și persoanele co-

interesate pot folosi acest instrumente pentru dezvoltarea unui advocacy plan și a unui

policy brief la nivel național; care la rândul lor vor putea fi folosite ca și sursă de

informare despre importanța utilizării dovezilor în procesul de dezvoltare a politicilor

publice și promovare a utilizării dovezilor atunci când se dezvoltă politici publice. Cele

două instrumente sunt anexate acestui raport (Anexa 2 – Advocacy Plan Template;

Anexa 3 – Policy Brief Template).

5. Activități de diseminare prin participarea la conferințe, scrierea de articole

științifice și întâlniri cu persoane co-interesate (stakeholders):

Prezentări conferințe, lead: UBB

Sandu P., Rus D., Cherecheș R.M., Brînză C., Baba C. Oct 2014. Leadership and driving forces in local health enhancing physical activity (HEPA) policy development in Romania. Prezentare orală în cadrul 9th Fédération International d’Éducation Physique (FIEP) European Congress and 7th International Scientific Congress "Sport, Stress, Adaptation", Sofia (Anexa Abstract).

Sandu P., Rus D., Cherecheș R.M., Brînză C., Baba C. Jun 2014. A systems’ analysis of health enhancing physical activity policy making at local level in Romania. Prezentare orală în cadrul 4th International Congress of Physical Education, Sports and Kinetotherapy (ICPESK), Bucharest. (Anexa Abstract)

Întâlniri cu persoane co-interesate (stakeholders), lead: UBB

Participare la Întâlnirea anuală a Federației Sportul pentru Toți, București, România, Aprilie 2014.

Întâlniri cu stakeholderi locali ca și parte a procesului de selectare a participanților pentru activitatea de simulare a procesului de dezvoltare a politicilor publice la nivel local, Cluj-Napoca, Mai-Septembrie 2014.

Întâlnirea anuală a Consorțiului REPOPA, 27-29 Octombrie 2014, Roma, Italia.

5 CONCLUZII

Proiectul REPOPA are ca scop integrarea cunoștințelor din cercetare și a know-

how-ului experților din domeniu, în procesul de dezvoltare a politicilor de promovare a

activității fizice. Proiectul este organizat în șase pachete de lucru cu obiective distincte,

care participă la îndeplinirea scopului general al proiectului. În 2014, echipa de proiect a

lucrat spre îndeplinirea obiectivelor cuprinse în pachetul de lucru 2 și pachetul de lucru

6, care se vor finaliza în 2015, respectiv 2016. În anul 2014 nu s-au înregistrat devieri

de la planul de lucru, activitățile desfășurându-se conform proiectului.

6 ACKNOWLEDGEMENT

Raportul a fost construit pe baza Planului de Diseminare, Milestone 2, al proiectului,

Raportul tehnic pentru a doua perioadă de raportare specifică proiectului (Aprilie

2013-Septembrie 2014; 18 luni), și rapoartele interne aferente pachetului de lucru

WP6 care se dezvoltă o dată la șase luni de către fiecare partener.

7 ANEXE

Documentaţia de execuţie, caiet de sarcini, teme de proiectare, buletine de încercări, atestări, certificări,

etc. – după caz;

Anexa 1 – Prezentare. Simularea procesului de dezvoltare a politicilor publice de

promovare a activității fizice

Anexa 2 - Advocacy plan template

Anexa 3 – Policy brief template

ANEXA 1 – PREZENTARE. SIMULAREA PROCESULUI DE DEZVOLTARE A POLITICILOR PUBLICE DE

PROMOVARE A ACTIVITĂȚII FIZICE

Materiale utilizate în cadrul simulării:

Ștampilele au fost folosite de către participanți pentru a-și da acordul sau a susține o intervenșie.

ANEXA 2 – ADVOCACY PLAN TEMPLATE;

Advocacy plan

Template

2 CONTENTS

Why develop an advocacy plan? ................................................................................................................... 26

General structure of an advocacy plan ......................................................................................................... 26

Problem ....................................................................................................................................................... 27

Goals (or objectives) ..................................................................................................................................... 27

Target audiences .......................................................................................................................................... 28

1. Stakeholder analysis ......................................................................................................................... 28

2. Primary & secondary audience ........................................................................................................ 29

3. Supporters & opponents .................................................................................................................. 29

Messages and messengers ............................................................................................................................. 30

1. Developing the message .................................................................................................................... 30

2. Media strategies ............................................................................................................................... 32

3. Messengers ....................................................................................................................................... 32

Resources and assets .................................................................................................................................... 33

Strategy and tactics ...................................................................................................................................... 33

Evaluation.................................................................................................................................................... 34

3 WHY DEVELOP AN ADVOCACY

PLAN?

Complete your advocacy plan before you start advocating as it will help you to clearly define the

issue and possible solutions to tackle it, find out ahead of time which are the people needed to get

involved and raise the money and other resources required.

4 GENERAL STRUCTURE OF AN ADVOCACY PLAN

Problem

Goals (or objectives)

Target audiences

Messages and messengers

Resources and assets

Strategy and tactics

Evaluation

Before you start developing the advocacy plan, establish who your advocacy group is.

Who is the lead?

Understand:

Situation

Stakeholders

How change happens

Identify:

Target audiences

Right messages

Right messenger

Process

Opportunities

Entry points

Recognize capacity and gaps

Set goals

Develop an action plan

Monitor and evaluate results

Keep in mind

Planning is best done as

a group activity.

Who is the core team?

(Think who will be the people working closely on planning and deliver the strategy)

Who are the satellites?

(Think who will be the people acting as reference points/have occasional involvement)

5 PROBLEM

What is the problem?

(Under this section you have to uncover the problem that needs to be addressed. Give a brief

description of the problem that you want to solve:

Who are those affected?

Why there is a problem?

What are the problem main causes?

What is the impact of the problem and future consequences?

In what ways the problem can be solved?

What evidence can support your definition of the problem?

Make a clear statement of the implications of the problem. Use evidence from literature and other

reliable sources to support your assertions. Conduct an extensive research on the issue you plan

to advocate for. Try to give some examples and create a solid evidence base for your assertions)

6 GOALS (OR OBJECTIVES)

Under this section you have to plan your goals or objectives:

What is the goal of your advocacy campaign? What do you want?

(At the end of your advocacy, what is the overall goal you

want to achieve? State here your vision of change. In

order to be more specific, split your goals into specific

steps according to your time-frame)

What are your long-term goals?

(Decide where you want to be, by the end of your advocacy campaign)

What are your intermediate goals?

(Intermediate goals represent concrete steps toward achieving the ultimate goals. You can use

these objectives to measure your work progress. When writing the intermediate goals, keep your

focus community and system changes – programs, policies, and practices)

Keep in mind

Goal/objective planning

has to be SMART.

What are your short-term goals?

(Short-term goals help to keep you motivated and measure the progress step by step. Provide

immediate targets in the form of small action steps)

What are your content outcomes? What are your process outcomes?

(Define clearly what you need to achieve through the advocacy campaign in order to be able to

makes the goals happen, like for e.g. policy change/building community and trust among

participants)

Make sure that your objectives are SMART:

Specific: What is your focus?

Measurable: Who? What? Where? When? How?

Achievable: Is your goal realistic? It can be actually achieved?

Relevant: What is the relevance to your mission? The goal successfully accomplish its mission?

Timed: What is the time frame?

7 TARGET AUDIENCES

Be very clear and specific on how your target group is!

Who are those that you need in order to move on?

(Under this section you will have to identify who are the decision-makers that have the power to

change the status of the problem. Consider to conduct a stakeholder analysis, to identify audiences

as well your supporters and opponents)

1. STAKEHOLDER ANALYSIS

(Stakeholders analysis will help you to understand who are those individuals and institutions that

will be more likely to support you and increase the level of discussion and debate surrounding

your problem. Identify the stakeholders, assess their interest, whether they support or opposite you,

their influence and importance)

When conducting the stakeholder analysis, consider to include the following information:

Identification of stakeholders

(Include main individuals, groups and institutions)

Who is more likely to benefits from the proposed change?

Who is more likely to be adversely influence by the proposed change?

Who has the power and resources to make changes happen?

Who complains about the issue?

Who are those that may be affected by the project?

(Identify who are the main stakeholders and who are secondary stakeholders, as well the

relationships that exists between the stakeholders listed: individuals, groups and institutions)

Assessment of stakeholders’ interests

(Understanding stakeholders’ interest will guide in how to approach them)

What expectations the stakeholders may have?

What are the project’s benefits for stakeholders?

What resources might they be able and willing to invest?

Is there any conflict of interest between stakeholders and project goals?

Assessment of stakeholder support or opposition to the issue

(Assess whether stakeholders are you allies or they will fight against you)

Does the stakeholders support or oppose your issue publicly?

The stakeholder public support or opposition is different from private support or

opposition?

What has the stakeholder’s position been on previous similar issues? How it changed

that over time?

Assessment of stakeholder influence

(Assess whether the stakeholder has the capacity and power to promote a change on the issue)

What level of influence does the stakeholder have?

What political, social and economic power the stakeholder has?

Is he having any control over strategic resources?

Assessment of the stakeholder importance

(Decide how much the stakeholder engagement will help you to achieve a sustainable change)

How necessarily is to engage the stakeholder in order to address the underlying causes

of the problem?

2. PRIMARY & SECONDARY AUDIENCE

(After you decide who the stakeholders are, identify the main target audience. Identify the

individuals, groups or institutions that have the power and ability to influence the problem)

Who are the individuals, groups or institutions in the primary audience?

(Primary audience includes decision makers that have the authority to directly influence your

advocacy outcome)

Who are the individuals, groups or institutions in the secondary audience?

(Secondary group audience includes individuals, groups and/or institutions that can influence the

decision makers)

What is their decision making role and area of influence?

3. SUPPORTERS & OPPONENTS

(Identify potential allies and opponents that have the power to make changes happen. You may

choose the top five individuals, institutions or groups that will support/opposite you in your

advocacy work)

What is their level of influence? High, medium, low?

What is their position on issue?

What you can to in order to successfully collaborate with each supporter/opponent?

You may consider to use the following tool to describe your supporters/opponents.

Supporters Level of influence Strategies for engagement

Share the same position and are

willing to actively support you

1.

etc.

Share the same position but not

sure if actively support you

1.

etc.

Opponents

Disagree with you and actively

oppose your issue

1.

etc.

Disagree with you but not sure

if actively oppose your issue

1.

etc.

8 MESSAGES AND MESSENGERS

In order to reach your audience, you will need to develop tailored messages depending on what

different groups need to hear. Advocacy messages have to include two main components: “an

appeal to what is right, and an appeal to the audience’s self-interest” (Jim Schultz: Strategy

Development: Key Questions for Developing an Advocacy Strategy). However, try to be consistent

with your message.

1. DEVELOPING THE MESSAGE

What is your principal (primary) message? Include: What do you want to achieve, why,

and how?

(Try to be clear, concise and compelling. Simple and direct messages have a greater potential to

attract attention of your audience.)

Primary message – evidence based key message

(The primary message has to be designed for all audiences. It’s a universally compelling statement

like for example “Injuries can be prevented”. )

What is your statement?

(Include in your primary message the central idea of your message – statement. Highlight why the

change in the issue is so important)

What supports your main message?

(Base your primary message on evidence. Be sure that your statements are evidence-based at all

the times)

What is the most relevant example that supports your message?

What is your goal?

(Highlight also here what you want to achieve)

What is the solution for the problem?

(Highlight what you want to do in order to reach the established goals/objectives)

Secondary message

(The secondary message has to be designed for a specific audience that needs further explanation.

According to your audience, you may need to develop several secondary me)

What does a specific audience needs to know? What piece of information will be most

relevant?

What you have to argue in order to convince this audience?

What specific action do you want this audience to take?

(In order to capture the audience’s attention, your

message has to use an audience-appropriate language

and have a balanced level of rational and emotional

approach. This will motivate the audience to take action)

How to develop a good advocacy message?

Your message has to be:

CLEAR: How focused is your message on the main point of the issue?

CONCISE: Is your message expressed in a short paragraph?

CREDIBLE: Can your message be accomplished?

COMPELLING: Is your message addressed to the target audience, to their values and

concerns?

CONTRASTING: Is your message highlighting the difference between you and the

others advocating for the same thing?

After you developed your primary message, you may consider using the following tool to outline

the key messages for your specific audiences, including the format and channels best fitted for

each group.

Audience Messages Channel Format

What is the

specific target

audience?

(Consider to include

stakeholders,

supporters and

opponents, the general

public etc.)

What is your

message for that

specific audience?

(Choose the message

that best fits the

specific audience’

interests and concerns)

What is the

channel most

trusted by the

specific audience? (Consider which of the

specific media outlets is

best fitted for that

audience; or is there

and individual with

power to influence that

audience?)

How is your

audience most

likely to be

reached? (Decide what the most

appropriate format is

for your audience – for

e.g. policy brief, report,

face-to-face

discussions, short

movie etc.)

Keep in mind

Be consistent with your

message at all times.

2. MEDIA STRATEGIES

(In order to draw attention on your issue you will need to have media exposure. Using media is

one of the best strategies to make your message heard by policy makers and influential

stakeholders. Media exposure will help you also to increase public awareness and generate

pressure on policy makers to move forward the efforts on solving the problem)

You may consider to use the following tool to for preparing a press release.

Ask yourself:

WHO is the target group of the press release?

WHAT is happening? What do you want to do?

WHERE all your activity is going to take place?

WHEN does all happen?

WHY is important for the audience?

HOW are you involved? What is your role? *Adapted from Sharon D’Onofrio, Steps in Advocacy Planning: A Workbook for Microfinance Associations. The

SEEP Network

3. MESSENGERS

Consider that the same message can be differently perceived depending on who is delivering it, so

specific audiences may need different individuals and institutions communicating the message.

Who are the most credible messenger for specific audiences?

(You have wisely choose those that have the power to influence the audience and initiate the

desired change. Your messenger has to support the issue, to be credible and clear in his arguments)

Choosing the right messenger

What is the messenger position regarding the issue?

What is the messenger level of influence on the specific audiences?

How aware is the messenger on the issue? How much information does the messenger has

regarding the issue?

How credible is the messenger in the eye of the specific audience?

How easily is for you to access/interact with the messenger?

How and when does the messenger interact with the specific audience?

What are the risks of engaging this messenger?

How the messenger will deliver the message? Can the messenger deliver the message with

clarity and with empathy?

*Adapted from Advocacy Toolkit. A guide to influencing decisions that improve children’s live, United Nations

Children’s Fund (UNICEF), New York, 2010

9 RESOURCES AND ASSETS

Do you have the resources to reach your goals?

(At this point it is recommended to make an inventory of all available and needed resources.

Consider to include both the resources that are already available to be built on as well as what

you need that is not there yet)

What do you have?

(Think at any other advocacy activities conducted in the past, already built alliances and

partnerships in the field, the capacity of your team and other partners, and any other information

and resources available)

What do you need?

(Consider to include all the resources needed in order to reach your objectives – partnerships and

alliances that need to be developed, capacities, research to support your assertions, media support

etc.)

According to the nature and goal of your advocacy plan, the list of available and necessary

resources will vary, but you should consider to include three main categories of resources –

financial, human and infrastructure. They may include, but are not necessarily limited to:

Resources Status

Financial What funds are available to support your advocacy

campaign?

What are the expenses involved by this activity?

(Include here also in-kind contributions)

Human Who are the people available to help and support you with the

plan?

What are their skills?

Who are the people needed?

What are the useful contacts from community?

(Include here both staff available and needed as well the volunteers if

applicable and consider any previous contacts with media resources)

Infrastructure What are the facilities already available and what you need?

What access do you have to information?

(Include here all the infrastructure available, if any: meeting rooms,

offices, internet access, laptops and computers, software etc.,

transportation, access to libraries, archives etc.)

10 STRATEGY AND TACTICS

All the information gathered in the previous steps will be reflected in your strategy and tactics.

You will have to decide how to reach your goal – you may choose to use friendly persuasion or

you may choose to be a bit more conflictual. Based on what you’ll already develop, choose what

you consider is best fitted for your case.

Strategy

(“A strategy is a plan of action devised to achieve a goal through specific tactics” – Public Health

Policy Agenda & Action Guide. The Chicago Partnership for Public Health, 2002)

Before writing down your strategy, consider to ask to the

following questions:

What are the supporters and opponents that can

influence the outcome?

Who are the advisors to policy makers?

How can you reduce the influence of your opponents?

What are the most effective tactics for each target

audience/stakeholder?

What is the most effective timing for tactics?

What are your tactics?

*Adapted from Public Health Policy Agenda & Action Guide. The

Chicago Partnership for Public Health, 2002.

Tactics

(“Tactics are the activities employed to implement a strategy” – Public Health Policy Agenda &

Action Guide. The Chicago Partnership for Public Health, 2002)

At this point you will have to take concrete measures to reach your target audiences and motivate

them to get actively involved. You may plan your action steps for each major objective or to go

into more details including resources and support needed for each action step in part, but either

way you may consider to ask to the following questions:

What is the scope of each specific action? What is your target – legislation, administrative

regulations etc.?

Who is your target audience and why?

How the policy making process is working in the targeted area and where you should fit

your intervention?

Who will care out each specific action/step, when and for how long?

Do you have all the necessary resources to take that action?

Who might be the supporters and opponents?

11 EVALUATION

Monitoring and evaluation is an important step in advocacy, as it helps to check the progress of

your work.

Keep in mind

When choosing and

developing the strategy

keep your focus on what is

current status of the issue

related to the policy area,

what you want to change

and how you will facilitate

the change.

Was your advocacy plan properly implemented?

Does your advocacy plan achieved its intended purpose?

In order to monitor and evaluate your work, you will have to develop two type of indicators: 1)

indicators of process and 2) indicators of impact. You may consider to use the following tool to

monitor and evaluate your advocacy work.

Monitoring and Evaluation

Objectives and activities Indicators of process Indicators of impact

Objective 1

Activities

(The indicators of process

represent the achievement of

the small steps undertaken in

order to achieve your goal)

What indicators you

will use to monitor

your progress?

(These indicators have to

reflect the main deadlines and

activities previously assumed

in the advocacy plan)

(The indicators of impact

represent the evidence that

your advocacy activity

positively influenced/changed

the issue. Consider to measure

the impact bot at the level of

policy and practice)

What indicators you

will use to assess the

impact of your

advocacy plan?

How the policy was

changed as a result of

your work?

Objective etc.

Activities etc.

This advocacy plan template contains text or questions adapted from Jim Schultz: Strategy Development: Key

Questions for Developing an Advocacy Strategy. Democracy Center, San Francisco and Advocacy Toolkit. A guide

to influencing decisions that improve children’s live, United Nations Children’s Fund (UNICEF), New York, 2010.

Other resources used to develop the advocacy plan template:

Developing a Plan for Advocacy, Retrieved September 20, 2014, from http://ctb.ku.edu/en/table-of-

contents/advocacy/advocacy-principles/advocacy-plan/main.

D’Onofrio Sharon, Steps in Advocacy Planning: A Workbook for Microfinance Associations. The SEEP Network.

Washington, 2010.

The Chicago Partnership for Public Health, Public Health Policy Agenda & Action Guide, 2002. Retrieved October

2, 2014, from

http://www.cityofchicago.org/dam/city/depts/cdph/policy_planning/PP_Developing%20AdvocacyPlan.pdf.

UN Women, Planning for Advocacy. Advocacy Toolkit for Women in Politics. Retrieved September 18, 2014, from

http://www.ipsnews.net/publications/Planning%20for%20Advocacy.pdf.

ANEXA 3 – POLICY BRIEF TEMPLATE;

Preparing and using policy briefs to support evidence-informed policymaking

Template for Writing a Policy Brief

Work within parameters:

Before to start

Before to start writing your policy brief it’s critically important to focus your thinking by

answering to a number of questions:

Who am I writing this brief for (the audience)?

(One of the key elements to success is to target the particular audience for your message. Conduct an

audience research: who are you writing for? Who are your readers? What is their sphere of influence and

what change can they implement?)

How can I reach readers?

(To reach your audience your policy brief must quickly and cogently relay the important policy facts,

questions, and arguments about the issue of interest. What questions need answers? What are their

interests?)

What your main message is?

(Decide on key message and approach. Speak in terms of strengths, weaknesses, opportunities and threats

surrounding the issue. Where is this policy failing? Why is this policy failing? What are you recommending

(what policy action)? How can your recommendations improve the status quo?)

Answering to this questions will help you to better understand the characteristics and needs of

those you are trying to reach and what tone to use: how knowledgeable or familiar are they about

the subject, how open they will be to your message.

General structure of a Policy Brief

Executive summary

Introduction

Critique of policy option(s)

Conclusions

Recommendations

Stand-alone document

Focused on a single topic

Relevant for target audience

Short and concise

Maximum 4 pages (1.500 words)

Title The title should catch the attention of the reader. It has to be descriptive, relevant, and

impactful. Keep it short, catchy and at the point.

Short: no more than 12 words

Catchy: include relevant key words; consider that questions can pique curiosity

and capture the reader’s attention

To the point: relevant to the issue drawn to attention

Subtitle What is your statement?

What will catch busy readers?

(Frame your issue in one sentence, a concise statement of what the policy brief will tell your audience.

It will provide an overview for busy readers. It should be written last)

Executive summary The executive summary is supposed to create curiosity about the rest of the brief and entices readers to

go further. Write the summary for an audience that is short of time. The summary must highlight the

relevance and importance of the brief. Your audience must be able to understand the main points of the

policy brief without reading nothing else.

Write 1 or 2 paragraphs including a brief overview of all parts of the policy brief (it should be written

last):

Why is the problem important? Why should people care?

(Describe the problem addressed and why the issue is relevant for the audience)

What were the goals of the research and overall findings?

Why the current policy needs changes? What are your recommendations for action?

(Outline why the current policy doesn’t worked as it supposed and prescribe a new course of action)

Key points

____________________

Use this space to ensure that the

main facts can be caught at a

quick look.

The main points of your policy

brief:

What is the problem

addressed?

What prompt action can be

undertake to solve the

issue?

What are the main

advantages and

disadvantages of these

actions?

Introduction

The introduction usually represents 10-15% of the main body of

the text. In this section you will have to convince your audience

that there is a current and urgent problem that requires immediate

action. Try to start your introduction with a “bang” - an attention-

grabbing fact, a question or something similar.

The problem

What is the problem? Why is the problem important?

(Introduce your topic: State clearly the problem in focus and/or

objectives and highlight the urgency of the problem. This will

capture the readers’ attention and motivate them to read the rest

of the text)

Background, context

What happens, where, who is involved?

(Based on the literature in the field, provide an outline of the

background that is relevant for the issue. Summarize facts, issues

and context)

Continuation of introduction

Causes of the current situation

Why?

(Provide a short overview of the root causes of

the problem. Base your arguments on evidence

and give examples.)

Effects of the current situation

What effects does it have?

What are the policy implications of the

problem? Why the reader should do

something about it?

(Make a clear statement of the policy

implications of the problem. Use evidence from

literature and other reliable sources to support

your assertions. Try to give some examples)

Make the transition to the main body of the text.

(Advance your recommendations to deal with the

problem – the preferred policy)

Continuation of critique of policy option(s)

Presentation of selected options and policy

implications

In this section you have to present an overview

of the selected policy option(s) with focus on

their implications (what could happen).

What are the courses of action that may be

undertake?

(Point out which policies are the most

appropriate to tackle the problem. A number of

three policy options is a feasible choice)

What effects will have the policy/policies?

(Discuss the effects of the proposed policy

option(s). Provide concrete facts supported by

strong evidence and/or examples to support your

assertions)

What are the advantages of each policy

option(s)? What are the disadvantages?

What are the potential benefits?

What are the costs?

What grade of uncertainty presents related to

the costs and consequences?

(For each policy option selected state the

advantages and disadvantages)

Critique of policy option(s)

This section usually represents 25-30% of the

main body of the text. Offer details on the

shortcomings of the current approach and present

the selected options. The aim is to inform the

audience of policy options that have been already

pursued.

Approaches and results

What is the current approach?

(Provide a short overview of the policy being

currently implemented)

How the study was conducted?

(Explain how the study was conducted, methods

used to collect data, describe research and

analysis without being too technical)

What are your main findings?

(Present the main results of your research or

study and the key findings that are relevant for

your audience)

Why there is a need for change?

Where changes need to occur?

(Present the main policy implications of the

research findings. Formulate a strong argument

to illustrate the need for change explaining why

and how the current approach is failing)

Recommendations

This section usually represents 30% of the policy

brief. You have to call for action – include direct

and clear suggestions for action! Provide a

detailed and convincing list of recommendations

of how policy approach need to change (what

should happen). Re-emphasize the importance of

action (repeat your message of what action needs

to be taken).

What are your recommendations?

What are the specific practical

steps/measures that need to be implemented?

(Describe clearly what should happen next,

including a breakdown of precise steps. A

number of five to six recommendations is a

feasible choice. Try to keep your

recommendations as short as possible.

Continuation of recommendations

Consider to choose three recommendations most

practical and relevant for your target audience

and elaborate on these:

What are the specific needs that need to be

changed?

How will this change come out?

What resources will be needed?

Where will these resources come from?

What is the overall benefit to both the policy

maker and society in general?

(Clearly describe your main recommendations

by including these components. Make sure that

they are relevant, credible and feasible and

present them in a way that is easy to understand.

As much as possible, try to support your

assertions on research and other evidence. )

After drafting your recommendation list ask

yourself:

Are my recommendations viable?

Does the recommendations seem feasible?

Are my recommendations realistic?

(Keep in mind that policy makers are looking for

recommendations that can be easily

implemented. Make sure that they are feasible

from political, economic, social and technical

point of view)

Tips____

Keep your recommendations short

Make your recommendations and evidence

visible

Use sidebars or boxes, but avoid overuse

Boldfacing the key words

(It will be easier for the reader to find them and

will ensure that your recommendations are

visible for the audience without reading the rest

of the text.)

Base your recommendations on significant

evidence

Base your recommendations on relevance to

your audience

Repeat your message

Conclusions

This section is not specifically required in a

policy brief. If you choose to include conclusions

section in your policy brief, try to keep it short

(1-2 paragraphs).

How urgent the situation is?

How important is to choose the policy option

recommended?

(Base your conclusions on results and construct

the idea around the argument behind the policy

recommendations. Conclude your brief as a

logic, relevant and complete response to the

problem)

References and useful resources

Help readers to find out more information on

the issues if interested

Include a brief list of references

You may choose 1-2 resources that you find

the most useful and provide in depth and

detail information about

Acknowledgments

If part of a project, include the background,

aim and objectives.

Consider to include those who made a

significant contribution to the content of the

policy brief.

Include an address where audience can find

more information.

Information on the copyright

In what conditions the material can be

reproduce without permission?

After you have drafted the policy brief, consider to answer to the following questions (source):

Is the purpose of the briefing note clear?

Is the language simple, clear and jargon free?

Is everything there that needs to be there?

Is anything there that isn’t essential to the purpose?

Is the policy brief easy to read, understand and remember?

Do the sections lead logically from one to another?

Is the policy brief designed so that it is inviting to the reader?

Does the brief contain concrete policy recommendations that are derived logically from the

arguments?

Is there a good balance between white spaces and text?

Has the briefing note been carefully edited and proofread?

The brief has no more than 1500 words?

Keep in mind to reduce the details to only what the audience needs to know!

Resources used to develop this document:

Guidelines for writing policy briefs. Prepared for the Global HIV/AIDS Initiatives Network meeting in

London September 22nd-24th 2008. Retrieved September 18, 2014, from http://communication-

resources.wikispaces.com/file/view/Guidelines+for+writing+policybriefs.pdf.

International Development Research Centre, How to Write a Policy Brief, Canada. Retrieved September

18, 2014, from http://www.idrc.ca/en/resources/tools_and_training/documents/how-to-write-a-policy-

brief.pdf.

Lavis N. John et al. SUPPORT Tools for evidence-informed health Policymaking (STP) 13: Preparing and

using policy briefs to support evidence-informed policymaking. Health Research Policy and Systems, 2009,

7(Suppl. I): S13.

Marie José van der Werff ten Bosch et al. DESIRE guidelines to writing a policy brief, DESIRE project,

January 2011. Retrieved September 20, 2014, from http://www.desire-his.eu/it/disseminating-

results/guidance/506-guidelines-to-writing-a-policy-brief.