Rental Applications & Other Pre‐Leasing 

Concerns

Sarah Louppe Petcher, Esquire

Escrow Rules1. Escrow Accounts 

Escrow accounts must be in the name of the brokerage firm and in a federally insured bank. All moneys collected on behalf of clients, even those who may eventually belong to the licensee, must be placed in an escrow account, unless the landlord and the tenant have agreed otherwise. 

2. Application Fees and Application Deposits 

An application fee is a nonrefundable fee paid to the landlord or property manager for the purpose of being considered as a tenant for a dwelling unit. Because the fee is nonrefundable, it can be deposited into an operating account (as opposed to an escrow account) in order to process the rental application. An application deposit includes any refundable deposit of money, including money to be used as a security deposit. Any application deposit must be placed in an escrow account by the end of the fifth business banking day following approval of the rental application by the landlord, unless all principals to the lease transaction have agreed otherwise in writing. 

Escrow Rules (con’t)3. Prepaid Rent All prepaid rent (which is any rent paid more than one month in advance of the rent due date) must be deposited into an escrow account by the end of the fifth business banking day following receipt, unless otherwise agreed by all principals to the transaction. If checks are payable to the landlord, then the money may be given directly to the landlord or deposited directed directly into the landlord’s account (unless the landlord is a licensee). If funds are deposited into an escrow account, they must remain in that account until paid in accordance with the terms of the lease and the property management agreement and shall not be removed from the escrow account without the written consent of the tenant. This includes situations where management companies have changed; the landlord terminates the property manager; or the management agreement expires and landlord undertakes to do move‐out inspection. In any of those scenarios, the tenant must agree to the transfer of escrowed funds. 

If there is a foreclosure on a tenant occupied property, the security deposit shall be handled in accordance with applicable law which requires the return of the security deposit (and any accrued interest) to the tenant; however, the landlord may take appropriate deductions. 

Occupancy Standards

Occupancy standards involve how many people may live in a unit. In December 1998, the U.S. Department of Housing and Urban Development (HUD) published a statement of the standards that it reviews when evaluating a housing provider's occupancy standards, to determine whether actions under the provider's policies may constitute discriminatory conduct under the Fair Housing Act on the basis of familial status (having children under age 18 in the family). In terms of occupancy standards as they relate to families and children, the general guideline is that housing providers should allow at least two people per bedroom. In some circumstances landlords should allow more than two people per bedroom, while in other circumstances a bedroom and the total living space would not accommodate two people in every bedroom. Housing providers should also not dictate in which bedrooms younger children of different sexes sleep, as this is a parental matter. Nor should a housing provider dictate what floor families with children should live on. 

The Virginia Fair Housing Office /HUD's occupancy standard 

1. The Department believes that an occupancy policy of two persons in a bedroom, as a general rule, is reasonable under the Fair Housing Act. However, the reasonableness of any occupancy policy is rebuttable. Thus in reviewing occupancy cases, HUD will consider the size and number of the bedrooms and other special circumstances. 

a. Size of Bedrooms and UnitsConsider two hypothetical situations in which a housing provider refused to permit a family of five to rent a two‐bedroom dwelling based on a "two people per bedroom" policy. In the first, the complainants are a family of five who applied to rent an apartment with two large bedrooms and spacious living areas. In the second, the complainants are a family of five who applied to rent a mobile home space on which they planned to live in a two‐bedroom mobile home. Depending on the other facts, issuance of a charge might be warranted in the first situation, but not in the second. 

The size of the bedrooms also can be a factor suggesting that a determination of no reasonable cause is appropriate. For example, if a mobile home is advertised as a "two‐bedroom" home, but one bedroom is extremely small, depending on all the facts, it could be reasonable for the park manager to limit occupancy of the home to two people.

b. Age of children Consider two hypotheticals involving two housing providers who refused to permit three people to share a bedroom. In the first, the complainants are two adult parents who applied to rent a one‐bedroom apartment with their infant child, and both the bedroom and the apartment are large. In the second, the complainants are a family of two adult parents and one teenager who applied to rent a one‐bedroom apartment. Depending on the other facts, issuance of a charge might be warranted in the first hypothetical, but not in the second. 

c. Configuration of unit The following situations illustrate special circumstances involving unit configurations. Two condominium associations each reject a purchase by a family of two adults and three children, based on a rule limiting sales to buyers who satisfy a "two‐people per bedroom" occupancy policy. The first association manages a building in which the family of five sought to purchase a unit consisting of two bedrooms plus a den or study. The second manages a building in which the family of five sought to purchase a two‐bedroom unit without a study or den. Depending on the other facts, a charge might be warranted in the first situation, but not in the second. 

d. Other physical limitations of housing In addition to physical considerations such as the size of each bedroom and the overall size and configuration of the dwelling, HUD will consider limiting factors identified by housing providers, such as the capacity of septic, sewer or other building systems. 

e. State and local law If a dwelling is governed by state or local government occupancy requirements, and the housing provider's occupancy policies reflect those requirements, HUD would consider the governmental requirements as a special circumstance tending to indicate that the housing provider's occupancy policies are reasonable. 

RENTAL APPLICATION DOS AND DON’TS 

A. Screening Applicants

As a housing provider, one way to reduce the probability of facing a complaint is to treat everyone the same. Having written guidelines to follow with each applicant can help ensure consistent treatment. Whether you are managing hundreds of units for a large company or an individual who owns and rents a few units, written guidelines need to be in place for every aspect of the transaction. Examples include: 1) how rent is to be paid; 2) the complaint process; 3) noise rules; 4) common area rules; 4) move‐in and move‐out procedures; and 5) tenant screening. 

Tenant screening guidelines should include an applicant's ability to pay the rent on a timely basis. Therefore, an applicant may be asked to provide employment, income, and credit verification information. How much income and how long of an employment history is required will depend on your housing market. Bear in mind that setting standards too high may be viewed as an attempt to exclude persons of a protected class from rentals. 

If consumer credit reports are used as part of a screening process, they will be subject to the Fair Credit Reporting Act (FCRA). The FCRA requires landlords and property managers who use information obtained in an applicant’s credit report to deny a lease or impose additional conditions on approving a lease to provide the applicant with an “Adverse Action Notice.” The Notice must include the name, address and telephone number of the credit reporting agency that supplied the report (including a toll‐free number); a statement that the credit reporting agency did not make the decision to take the adverse action; a notice of the individual’s right to dispute the accuracy or completeness of any information the credit reporting agency furnished; and the consumer’s right to a free credit report. 

B. Criminal Background Checks 

In addition to asking all applicants to verify income and credit history, a property manager may also ask an applicant to provide character references or may run a criminal background check. In establishing a policy for running criminal background checks, keep the following in mind: The policy must be in writing; the applicant must give permission to conduct the background check; the policy must be enforced consistently; and if the applicant is rejected, explain why. 

Rejecting applicants for objective credit or income reasons should not invite a complaint if the same written procedures are followed in every case. As noted, the written rental criteria should be conveyed to each applicant so that they understand how their application will be screened. Apply the criteria consistently. If an applicant is rejected, a letter should be sent explaining the reasons for the tenant’s rejection. Excellent records are a must. 

C. Confidentiality of Tenant Information Landlord is prohibited from releasing information about a tenant or potential tenant unless: 

1.  Given prior written consent; 

2.  Matter of public record; 

3.  Summary of rent payment record; 

4.  Requested by a local, state, or federal official; 

5.  Subpoena; 

6.  Requested by lender of property; 

7.  Landlord’s attorney; 

8.  In case of emergency; 

9.  Copy of material non‐compliance or termination notice has been given to tenant and the tenant no longer lives on the premises; 

10. Requested for review by property buyer; 

11. Requested by the local commissioner of the revenue; 

12. Requested by commanding officer, military housing officer or military attorney of tenant; or 

13. Requested by the landlord to be provided to the managing agent, or a successor to the managing agent. 

IV. LEASING TO FOREIGN DIPLOMATS 

Leasing to foreign diplomats is not always straightforward. Basically, a landlord or property manager has three options when deciding whether to lease a property to a foreign diplomat: (1) Enter into a lease with the 

individual; (2) enter into a lease directly with 

the embassy or diplomatic mission; or 

(3) have a policy in place which does not rent to foreign diplomats. Each option has different benefits and drawbacks. All options should be carefully considered. 

A. Key Concepts Defined There are many terms and concepts which are used regarding diplomats that aren’t fully understood by the general public. Below are a few key things agents should know when dealing with representatives of foreign governments: 

1. People with Immunity – Ambassadors are not the only ones who are given immunity. Diplomats or ambassadors are traditionally the representatives of one government to another. Consuls, on the other hand, are people who help individuals of a particular country while abroad. For example, if you lose your passport while traveling in a foreign country, you would speak to someone at the consulate for assistance, rather than someone with the ambassador’s office. Personnel at international organizations, such as the United Nations, International Monetary Fund and World Bank are also frequently given some level of immunity. 

2. Immunity – While most people think that immunity means pardon or release from responsibility for one’s actions, it really means that the U.S. court system is not allowed to hear a case against a person who has immunity. This means that a person with immunity may not be sued in a court of law unless the country the person is from waives immunity. 

• 3. Inviolability – Generally forbids U.S. authorities from entering the residences, automobiles or other property of a protected person. This means that even if a judge were to order an eviction, a police officer would not be permitted to enter the property to remove the person.

• 4. Waiver of Immunity – The individual who has immunity cannot waive it. Only the foreign government who is sponsoring the individual in the U.S. may waive the immunity, which is a very rare occurrence. 

B. Lease between a Landlord and an Individual Diplomat 

There are a number of things to consider when leasing to someone who is a foreign diplomat.  First, there are different levels of immunity granted to the employees of a diplomatic mission.  The U.S. Department of State issues identification cards to foreign officials who have been granted immunity of some degree. A U.S. Department of State Identification Card which has a blue border means the individual is a diplomatic officer or a member of a diplomat’s immediate family and has been granted full diplomatic immunity. In leasing terms, this means that if the individual has not provided a waiver of immunity from their government, any lease that they enter into cannot be enforced in the event that they default under the lease. A U.S. Department of State Identification Card with a green border means the person is on the administrative or technical staff of the embassy or the service staff of the embassy, or the person is a member of the immediate family of one of these individuals. Again, if the individual has not provided a waiver of immunity from their government, any lease they enter into cannot be enforced in the event that they default under the lease. The final category of foreign officials is a U.S. Department of State Identification Card with a red border. These individuals work for a consulate and generally have immunity only for official acts, but the back of the card will indicate if immunity has been granted for the individual. 

B. Lease between a Landlord and an Individual Diplomat 

Generally speaking, it is unlikely any country will waive diplomatic immunity for an individual, especially in the case where the person has violated the terms of a lease. Because of the Geneva Convention, United States Courts are not permitted to hear cases against people who have been granted diplomatic immunity, which means that the lease will be unenforceable. While the U.S. Department of State may request that a country waive immunity for an individual, or request a country recall an individual, it is not likely the U.S. will get involved if a diplomat simply fails to pay rent and refuses to move out. While there are many risks associated with renting to someone with diplomatic immunity, many landlords have had extremely positive experiences. These individuals were selected to represent their country in the U.S. and, in many instances, the government pay the rent, not the individual, which lessens the chance of a late or returned check. 

C. Lease between the Landlord and the sending government One way to take advantage of all of the benefits of renting to a diplomat without having to worry about a tenant who cannot be evicted is to designate the embassy as the tenant. By renting the property to the embassy or consulate directly, and not the individual who is going to reside there, a different set of laws applies. 

It may still be difficult to get a court ordered eviction, or any back rent owed to the landlord if the lease is directly with the embassy, rather than an individual, but the landlord will at least be able to get his day in court. Unlike with individuals who have diplomatic immunity, embassies that enter into lease agreements can be sued if they have stop paying rent and the individual living there refuses to move out. 

D. Not Renting to the Individual or Embassy

If a property manager determines that the potential risks outweigh the benefits of renting to an individual with diplomatic immunity and the embassy is not willing to enter into the lease, it may not a good match. Any decision not to rent to someone raises the potential for discrimination claim. In the state of Virginia, it is not against the law to refuse to rent to an individual based on their profession, but it is illegal to refuse to rent to someone because of their country of origin. A landlord is permitted to have a policy of not renting to any diplomats. However, excluding persons from housing based on the country they represent would be violation of fair housing laws. Landlords, leasing agents and property managers are strongly cautioned to consider what policy is best for them and to make sure it is in writing and applied consistently, in all cases, without exception in order to avoid any potential allegations of discrimination. 

NOTE: Both the NVAR Common Law Lease and VRLTA Lease contain a provision stating that the lease is void if the tenant is the head of a diplomatic mission or a member of the diplomatic staff of a mission, or a family member of a diplomatic staff of a mission, or administrative and technical staff or their family which entitles them to diplomatic immunity, unless immunity has been waived. If the NVAR lease is used in renting to a diplomat, this provision must be stricken from the lease and initialed by all parties.

Sarah Louppe Petcher, EsquirePartner, S&T Law Group PLLC703 307‐4058 | sarahlouppe@gmail.com

Contact Me!