ELECTRONIC PROCUREMENT Richardus Eko Indrajit Richardus Djokopranoto

1

Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported CC BY-NC-SA 3.0

10/15/11 10:16 PM

Creative Commons

Creative Commons License DeedAttribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported (CC BY-NC-SA 3.0)

This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license). Disclaimer

You are free:to Share to copy, distribute and transmit the work to Remix to adapt the work

Under the following conditions:Attribution You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor (but not in any way that suggests that they endorse you or your use of the work). Noncommercial You may not use this work for commercial purposes.

Share Alike If you alter, transform, or build upon this work, you may distribute the resulting work only under the same or similar license to this one.

With the understanding that:Waiver Any of the above conditions can be waived if you get permission from the copyright holder. Public Domain Where the work or any of its elements is in the public domain under applicable law, that status is in no way affected by the license. Other Rights In no way are any of the following rights affected by the license: Your fair dealing or fair use rights, or other applicable copyright exceptions and limitations; The author's moral rights; Rights other persons may have either in the work itself or in how the work is used, such as publicity or privacy rights. Notice For any reuse or distribution, you must make clear to others the license terms of this work. The best way to do this is with a link to this web page.

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/

Page 1 of 2

2

DAFTAR ISIKata Pengantar Ucapan Terima Kasih 1. Fenomena e-Business di Dunia Maya 2. Peranan Manajemen Pembelian dalam Perusahaan 3. Prinsip-Prinsip Manajemen Pembelian 4. Perdagangan dan Pembelian secara Elektronis. 5. Transformasi e-Pembelian. 6. Pedoman Aplikasi e-Pembelian 7. Mitos dan Realitas dalam e-Pembelian 8. Electronic Data Interchange (EDI) 9. Studi Kasus: Strategi e-Procurement di University of California Daftar Istilah Daftar Pustaka Riwayat Hidup Penulis

3

KATA PENGANTARAktivitas pembelian merupakan salah satu aspek yang sangat penting untuk dikelola secara sungguh-sungguh oleh sebuah perusahaan, karena ruang lingkup proses ini tidak hanya sebatas pada bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan sebuah barang secara tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi yang dimaksud, dan pada kisaran harga yang diinginkan semata, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menentukan suatu strategi kemitraan antara perusahaan yang efektif. Walaupun secara sekilas isu di sekitar proses pembelian terkesan cukup sederhana, namun di dalam kenyataannya terdapat sejumlah variabel yang perlu diperhatikan sungguh-sungguh, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang dan faktorfaktor eksternal di sekitar perusahaan. Persoalan ini menjadi semakin kompleks ketika ditambah dengan kenyataan akan tingginya dinamika persaingan di bisnis pengadaan yang memaksa perusahaan untuk benar-benar memikirkan, mempertimbangkan, dan memutuskan sebuah strategi yang jitu dan efektif. E-Procurement merupakan sebuah mekanisme pembelian masa kini atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen dimana perusahaan berusaha menerapkan prinsip-prinsip keterlibatan sejumlah aplikasi dan teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) sebagai enabler dalam menjalankan proses terkait. Hampir seluruh perusahaan-perusahaan besar di dunia terutama mereka yang berhasil masuk ke dalam deretan perusahaan Fortune 500 menerapkan beragam aplikasi terkait dengan konsep e-procurement ini. Buku Dasar, Prinsip, Teknik, dan Potensi Pengembangan E-Procurement ini berisi prinsip dasar mengenai konsep e-procurement dan bagaimana potensi pengembangannya bagi perusahaan. Kehadiran buku ini selain diharapkan menambah khazanah referensi buku manajemen dan bisnis di tanah air, dapat pula menjadi buku pegangan atau panduan para manajer maupun pimpinan perusahaan yang sehari-harinya terlibat dalam aktivitas pembelian.

Penulis

4

UCAPAN TERIMA KASIHKarya sederhana ini tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa adanya dukungan dari berbagai pihak yang telah bersedia meluangkan waktunya bagi kami berdua, terutama dalam proses diskusi dan tukar pikiran mengenai konsep manajemen eprocurement. Pihak pertama adalah kalangan berkarya, dan memberikan jasa Elnusa, Badan Urusan Logistik Group Bakrie, Bouraq, PT Timah Sosro, dan PT Angkasa Pura I. perusahaan dimana kami berdua pernah bekerja, konsultasi, seperti: Pertamina, PT PLN (Persero), (Bulog), Bogasari Flour Mills, Price Waterhouse, (Tbk.), PT Birotika Semesta, PT Rodamas, PT Sinar

Pihak kedua adalah para training provider and organizer Center for Mangement Technology (Cemantech), Loka Datamas Indah (LDI) Training, Caraka Bumi, Prosys Bangun Persada, dan Prime Consulting Indonesia - yang telah memberikan kesempatan kepada kami berdua untuk berjumpa dengan berbagai kalangan manajemen praktisi dari beragam perusahaan di Indonesia. Pihak ketiga adalah dari segenap civitas akademika perguruan tinggi para dosen dan mahasiswa yang selalu menyediakan waktunya tanpa pamrih untuk berinteraksi dengan penulis, yaitu: Universitas Atmajaya, Universitas Atmajaya, Universitas Pelita Harapan, Universitas Trisakti, Universitas Indonesia, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya, STIMIK Perbanas, dan STIMIK Veritas. Dan yang terakhir, tentu saja dari pihak keluarga, yang dengan sabar dan sepenuh hati tidak pernah bosan menunggu kedua penulis menyusun buku setiap malam, semenjak dari penyusunan karya pertama sampai dengan karya kelima ini. Terhadap seluruh pihak di atas, dari lubuk hati kami yang paling dalam, ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kami sampaikan secara tulus. Mudah-mudahan Sang Maha Kasih akan selalu melimpahkan rahmat dan berkatNya kepada mereka semua.

Salam Penulis, Richardus Eko Indrajit Richardus Djokopranoto

5

FENOMENA E-BUSINESS DI DUNIA MAYAA. PENDAHULUAN Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi) telah membawa suatu revolusi tersendiri di dalam dunia bisnis. Dari sekian banyak teknologi yang dikembangkan, mungkin teknologi internet yang paling banyak menawarkan berbagai perubahan-perubahan signifikan terkait dengan cara praktisi bisnis menjalankan aktivitas sehari-harinya. Secara jelas Mohan Shawney mendefinisikan e-business sebagai: The use of electronic networks (internet) and associated technologies to enable, improve, enhance, transform, or invent a business process or business system to create superior value for current or potential customers. Secara prinsip definisi tersebut jelas memperlihatkan bagaimana teknologi elektronik dan digital berfungsi sebagai medium tercapainya proses dan sistem bisnis (pertukaran barang atau jasa) yang jauh lebih baik dibandingkan dengan cara-cara konvensional, terutama dilihat dari manfaat yang dapat dirasakan oleh mereka yang berkepentingan (stakeholders). Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian e-Business, cara yang kerap dipakai adalah dengan menggunakan prinsip 4W (What, Who, Where, dan Why).WhoValue Network Customers FirmRelationship Outcomes Cost Outcomes

Transformational Outcomes

Collaboration

Transaction

Information

What

Why

Hosted In-House Hosted Remotely Hosted Anywhere

Where

Mohan Sawhney et.al., 2001

Dimensi WHAT Istilah e-Business dengan e-Commerce sering kali saling dipertukarkan. Pada prinsipnya domain e-Business jauh lebih luas dibandingkan dengan e-Commerce; bahkan secara filosofis kerap diartikan bahwa ruang lingkup e-Commerce merupakan bagian dari e-Business. Sebuah fenomena e-Commerce terjadi jika terjadi aktivitas atau mekanisme transaksi jual beli yang dilakukan secara elektronik/digital

6

(melalui media internet). Sementara itu e-Business memiliki wilayah yang jauh lebih luas dari sekedar terjadinya transaksi perdagangan di internet, karena termasuk di dalamnya hal-hal berkaitan dengan aktivitas relasi antara dua entiti perusahaan, seperti: interaksi antara perusahaan dengan pelanggannya, kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra bisnisnya, pertukaran informasi antara perusahaan dengan para pesaing usahanya, dan lain sebagainya. Adanya internet telah memungkinkan perusahaan untuk menjalin komunikasi langsung maupun tidak langsung dengan berjuta-juta bahkan bermilyar-milyar entiti (pelanggan, mitra, pesaing, pemerintah, dsb.) yang ada di dunia maya; karena sifat komunikasi tersebut merupakan bagian dari sebuah sistem bisnis, maka dapat dimengerti luasnya pengertian dari e-Business. Dimensi WHO Seperti yang tersirat dalam definisinya, semua pihak atau entiti yang melakukan interaksi dalam sebuah sistem bisnis atau serangkaian proses bisnis (business process) merupakan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) dalam ruang lingkup e-Business. Dilihat dari klasifikasi pihak yang melakukan transaksi, terdapat 7 (tujuh) jenis stakeholder di dalam relasi e-Business, yaitu (dari huruf abjad A sampai dengan G): Agent, Business, Consumer, Device, Employee, Family, dan Government. Contohnya adalah sebuah aplikasi tipe B-to-C yang merupakan mekanisme hubungan perdagangan antara sebuah perusahaan dengan para pelanggannya (end consumers-nya); atau tipe G-to-G yang menghubungkan dua buah pemerintahan/negara untuk permasalahan eksport dan import; atau D-to-D yang menghubungkan antara dua peralatan canggih teknologi informasi seperti antara PDA dengan Handphone; atau B-to-F yang menghubungkan sebuah perusahaan penjual barang-barang kebutuhan rumah tangga dengan berbagai keluarga; dan lain sebagainya. Dimensi WHERE Banyak kalangan mengajukan pertanyaan sehubungan dengan dimana sebenarnya kegiatan bisnis dapat dilakukan dalam e-Business. Jawabannya sangat sederhana, yaitu dimana saja, sejauh pihak yang berkepentingan memiliki fasilitas elektronik/digital sebagai kanal akses (access channel). Berbeda dengan bisnis konvensional dimana transaksi biasa dilakukan secara fisik di sekitar perusahaan yang bersangkutan, maka di dalam e-Business interaksi dapat dilakukan melalui berbagai cara (fleksibel) dengan menggunakan beragam teknologi kanal akses. Di rumah, seorang Ibu dapat menggunakan telepon atau web-TV untuk berkomunikasi dengan perusahaan penjual produk atau jasa; di kantor, seorang karyawan dapat menggunakan perlengkapan komputer atau fax; di mobil, seorang mahasiswa dapat menggunakan handphone atau PDA-nya; di lokasi keramaian seperti mall, tokotoko, atau pasar, masyarakat dapat memanfaatkan ATM, Warnet, atau Kios-Kios Telekomunikasi (Wartel) untuk melakukan hal yang sama. Dimensi WHY Mengapa harus mengimplementasikan e-business? Dilihat dari asas manfaat, penerapan konsep e-Business secara efektif tidak saja menguntungkan perusahaan karena banyaknya komponen biaya tinggi yanga dapat dihemat (cost cutting), tetapi justru memberikan kesempatan perusahaan untuk meningkatkan level pendapatannya (revenue generation) secara signifikan. Dengan

7

mengimplementasikan e-Business, perusahaan dapat melihat berbagai peluang dan celah bisnis baru yang selama ini belum pernah ditawarkan kepada masyarakat. Disamping itu, terbukti telah banyak perusahaan yang melakukan transformasi bisnis (perubahan bisnis inti) setelah melihat besarnya peluang bisnis baru di dalam menerapkan konsep e-Business. Yang tidak kalah menariknya adalah, bahwa dengan menerapkan konsep jejaring (internetworking), sebuah perusahaan berskala kecil dan menengah dapat dengan mudah bekerja sama dengan perusahaan raksasa untuk menawarkan berbagai produk dan jasa kepada pelanggan, dan sebaliknya. B. TIGA JARINGAN TEKNOLOGI E-BUSINESS Sebuah perusahaan dikatakan secara utuh mengimplementasikan e-business jika paling tidak terdapat pengembangan pada tiga aspek jaringan teknologi utamanya, yaitu masing-masing: intranet, extranet, dan internet.

Mark Ginsburg, University of Arizona, 2000

Intranet adalah jaringan yang menghubungkan antara masing-masing individu dan/atau entiti yang berada di dalam domain sebuah perusahaan, tidak perduli individu dan/atau entiti tersebut berada di sisi geografis yang berbeda. Sementara itu Extranet adalah jaringan yang menghubungkan antara sebuah perusahaan dengan perusahaan lain yang menjadi mitra bisnisnya, seperti para pemasok (suppliers) atau vendor. Dan yang terakhir adalah internet, yaitu suatu jaringan di dunia maya yang menghubungkan antara internal perusahaan dengan berjuta-juta entiti bisnis (termasuk calon pelanggan) yang ada di berbagai belahan bumi.

Mark Ginsburg, University of Arizona, 2000

8

Gabungan dari ketiga jaringan ini akan membentuk sebuah infrastruktur teknologi informasi perusahaan yang siap untuk dipergunakan dalam implementasi berbagai aplikasi e-busines. Tingkat pengembangan implementasi konsep e-business di sebuah perusahaan dapat dibagi menjadi lima fase utama (5Cs), yaitu: Connectivity, Content, Commerce, Collaboration, dan Communities.

Haite/Bossart, Internet fr Unternehmer, 1999

Fase Connectivity adalah suatu keadaan dimana perusahaan melakukan instalasi jaringan teknologi informasinya sehingga yang bersangkutan dapat berhubungan secara online dengan pelanggan (customers) maupun para mitra bisnisnya (biasanya secara non stop, selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu). Fase Content adalah ketika perusahaan mulai membangun berbagai aplikasi seperti website yang berisi beragam informasi mengenai produk, jasa, profil usaha, dan karakteristik lain yang bertujuan agar para calon pelanggan maupun mitra bisnis dapat mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja yang bersangkutan mau. Fase Commerce adalah suatu situasi dimana benar-benar terjadi transaksi jual beli (perdagangan barang atau jasa) di dunia maya, melalui berbagai hubungan dan koneksi digital (internet) yang ada. Fase Collaboration dimulai ketika perusahaan menyadari bahwa dengan menjalin suatu jejaring teknologi dengan mitra bisnisnya, akan terjadi suatu penyelenggaraan proses yang lebih efisien maupun efektif. Fase Communities terjadi ketika sejumlah praktisi bisnis saling membagi informasi dan pengetahuan (knowledge) dengan berbagai khalayak bisnis lainnya dengan tujuan agar secara agregat (makro), sistem bisnis menjadi makin efisien dan efektif dari hari ke hari.

9

C. EKONOMI DIGITAL DI DUNIA MAYA Adalah tidak lengkap mempelejari e-business tanpa memahami kondisi lingkungan bisnis makro dimana konsep terebut bekerja. Jika di dalam dunia fisik dikenal istilah hukum ekonomi, maka di dalam dunia maya (internet) dikenal berbagai istilah baru semacam e-economy, internet economy, digital economy, new economy, dan lain sebagainya. Praktisi menganggap bahwa di dunia maya, hukum ekonomi konvensional tidak berlaku, karena yang memegang peranan adalah berbaga prinsip ekonomi digital. Namun banyak pula yang menilai bahwa paradigma ekonomi baru tersebut sebenarnya tidak ada, yang ada adalah the old economy with the new technology. Terlepas dari benar tidaknya adanya paradigma tersebut, tidak dapat dipungkiri bahwa telah terjadi fenomena yang menarik karena adanya suatu arena baru di internet yang kerap dinamakan sebagai dunia maya. Apa yang sebenarnya terjadi?

New Phonemena

OLD ECONOMY

DIGITAL ECONOMY

Eko Indrajit, 2001

Dunia maya merupakan suatu tempat bertemu dan berkumpulnya berbagai individu, kelompok masyarakat, perusahaan, konsumen, organisasi, komunitas, dan berbagai jenis entiti lainnya di sebuah tempat yang terbentuk karena adanya berbagai jaringan komputer yang saling dihubungkan satu dengan yang lainnya. Kemudahan dan fasilitas yang ditawarkan oleh dunia maya adalah suatu bentuk interaksi yang sangat efisien (lebih cepat, lebih murah, dan lebih baik dibandingkan dengan dunia nyata) karena kemampuannya untuk meniadakan ruang dan waktu. Namun ada satu persamaan mendasar yang berlaku baik di dunia nyata maupun dunia maya, yaitu tetap berlakunya hukum ekonomi, yaitu suatu aktivitas untuk mencapai penghasilan sebesar-besarnya dengan perngorbanan yang sekecilkecilnya, karena hal tersebut tidak jauh dari prinsip hidup dari seorang manusia. Lalu apa yang membedakannya? Hukum ekonomi tersebut tercipta karena adanya suatu kenyataan bahwa sumber daya yang tersedia sifatnya terbatas (scarce of resources). Yang dimaksud dengan keterbatasan di sini disebabkan karena sumber daya utama dalam aktivitas ekonomi kebanyakan berwujud benda-benda fisik semacam gedung, tanah, manusia, bahan mentah, mesin, dan lain sebagainya. Jika dilihat dari perspektif ilmu fisika, keterbatasan tersebut terjadi karena sumber daya fisik tersebut merupakan

10

kumpulan dari elemen fisik terkecil yang dinamakan atom (sangat sulit kalau tidak dapat dikatakan mustahil untuk diciptakan karena sifatnya yang hanya dapat berada pada suatu waktu dan ruang tertentu). Suatu fenomena baru mulai timbul semenjak diketemukannya teknologi digital yang mampu merepresentasikan berbagai jenis sumber daya atau entiti fisik menjadi rangkaian sinyal-sinyal digital. Lihat saja bagaimana ketika pada mulanya dahulu dokumen fisik (kertas dan tulisan) telah dapat direpresentasikan menjadi bit-bit digital sehingga memudahkan orang untuk berkomunikasi dan berkorespondensi melalui email, hingga saat ini ketika suara (audio atau voice), gambar (image), dan video (gambar bergerak) telah berhasil didigitalisasi sehingga merubah sama sekali cara manusia berinteraksi. Bahkan hal ini tidak hanya berlaku pada entiti fisik saja, tetapi benda-benda abstrak seperti data, informasi, pengetahuan, bahkan proses telah dapat pula dilakukan proses digitalisasi. Lalu apa anehnya dengan adanya fenomena ini?

10010001atomreal things

bitsabstract things

text image audio voice videoBits characteristics: -easy to duplicate -cheap to produce -fast to restructure -good to represent

data information knowledge process

unlimited resources

digital economy

Eko Indrajit, 2001

Hal tersebut akan sangat menarik untuk dicermati ketika mempelajari karakteristik dari entiti-entiti yang dapat didigitalisasi. Paling tidak ada empat karakteristik utama dari entiti digital, yaitu: mudah diduplikasi, murah proses produksinya, dapat diubah strukturnya, dan lebih baik kualitasnya. Akibat keempat ciri khusus dari benda digital inilah maka terciptalah suatu hukum baru yang dinamakan sebagai ekonomi digital. Dan ekonomi ini berkembang menjadi internet economy jika prinsip-prinsip tersebut di atas dimanfaatkan oleh para users atau komunitas untuk melakukan aktivitas perdagangan di dunia maya melalui internet. Don Tapscott menemukan dua belas karakteristik penting dari ekonomi digital yang harus diketahui dan dipahami oleh para praktisi manajamen, yaitu: Knowledge, Digitazion, Virtualization, Molecularization, Internetworking, Disintermediation, Convergence, Innoavation, Prosumption, Immediacy, Globlization, dan Discordance. Berikut adalah penjelasan singkat dari masing-masing aspek terkait (Tapscott, 1996).

11

1. Knowledge Jika di dalam prinsip ekonomi klasik tanah, gedung, buruh, dan uang kerap dikatakan sebagai faktor-faktor produksi penting, maka di dalam ekonomi digital, selain hal tersebut di atas, diperlukan knowledge atau pengetahuan sebagai sumber daya terpenting lainnya yang harus dimiliki organisasi. Dapat dibayangkan apa yang terjadi terhadap sebuah perusahaan yang kaya raya akan berbagai jenis sumber daya, tetapi tidak memiliki informasi yang akurat dan pengetahuan yang baik dalam melakukan pengelolaan terhadap sumber daya tersebut.THEME Knowledge Digitization Virtualization Molecularization Internetworking Disintermediation Convergence Innovation Prosumption Immediacy Globalization Discordance ECONOMYKnowledge becomes an important element of products Products and services forms are transformed into ones and zeros format Physical things (institution and relationship) can become virtual Replacement of the mass media into molecular media Networked economy with deep and reach interconnections of economic entities Elimination of intermediaries and any stand between producers and consumers Convergence of computing, communications, and content Innovation becomes the key driver of business success Gap between consumers and producers blurs in a number of ways It is a real-time economy that occurs at the speed of light Knowledge knows no boundaries, there is only a world of economy Massive social contradictions are arising

ORGANISATIONKnowledge work becomes the basis of value, revenue, and profit Internal communication shifts from analog to digital The business transformation into virtual corporations type company End of command-and-control hierarchy, shifting to team-based, molecular structures Integration of modular, independent, organizational components for network of services Elimination of middle managers, internal agents, etc. who boost the communication signals Convergence of organizational structures responsible The only sustainable advantage is organizational learning Consumers of information and technology become producers Required a new real-time enterprise that can adjust to changing business conditions

The new enterprise enables time and space independence Profound organizational contradictions are arising

Don Tapscott et al, 1996

2. Digitization Digitization merupakan suatu proses transformasi informasi dari berbagai bentuk menjadi format digit 0 dan 1 (bilangan berbasis dua). Walaupun konsep tersebut sekilas nampak sederhana, namun keberadaannya telah menghasilkan suatu terobosan dan perubahan besar di dalam dunia transaksi bisnis. Lihatlah bagaimana bentuk gambar dua dimensi seperti lukisan dan foto telah dapat direpresentasikan ke dalam format kumpulan bit sehingga dapat dengan mudah disimpan dan dipertukarkan melalui media elektronik. Hal ini tentu saja telah dapat meningkatkan efisiensi perusahaan karena mengurangi biaya-biaya terkait dengan proses pembuatan, penyimpanan, dan pertukaran media tersebut. Bahkan teknologi terakhir telah dapat melakukan konversi format analog video dan audio ke dalam format digital. 3. Virtualization Dalam dunia maya dikenal istilah virtualiasasi yang memungkinkan seseorang untuk memulai bisnisnya dengan perangkat sederhana namun dapat menjangkau

12

seluruh calon pelanggan di dunia (tidak diperlukan sejumlah sumber daya fisik seperti tanah, bangunan, dan karyawan yang banyak). Dalam arena ini, seorang pelanggan hanya berhadapan dengan sebuah situs internet sebagai sebuah perusahaan (business to consumer), demikian pula relasi antara berbagai perusahaan yang ingin saling bekerja sama (business to business). Dalam menjalin hubungan ini, proses yang terjadi lebih pada transaksi adalah pertukaran data dan informasi secara virtual, tanpa kehadiran fisik antara pihak-pihak atau individu yang melakukan transaksi. Dengan kata lain, bisnis dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja selama 24 jam per-hari dan 7 hari seminggu secara on-line dan real time. 4. Molecularization Organisasi yang akan bertahan dalam era ekonomi digital adalah yang berhasil meniru sifat-sifat molekul. Bentuk molekul merupakan suatu sistem dimana organisasi dapat dengan mudah beradaptasi dengan setiap perubahan dinamis yang terjadi di lingkungan sekitar perusahaan. Contohlah analogi di dalam ilmu kimia, dimana jika seseorang memiliki atom Hidrogen dan Oksigen dapat dihasilkan produk-produk semacam air (H2O), udara (O2), dan bom (H2). Dengan kata lain, sebuah perusahaan yang memiliki sumber daya yang sama, dapat menghasilkan berbagai produk dan/atau jasa yang berbeda, tergantung dari kebutuhan pasar. 5. Internetworking Tidak ada perusahaan yang dapat bekerja sendiri tanpa menjalin kerja sama dengan pihak-pihak lain, demikian salah satu prasyarat untuk dapat berhasil di dunia maya. Berdasarkan model bisnis yang dipilih, perusahaan terkait harus menentukan aktivitas inti-nya (core activity) dan menjalin kerja sama dengan institusi lain untuk membantu melaksanakan proses-proses penunjang (supporting activities). Contoh dari pihak-pihak yang umum dijadikan sebagai rekanan adalah vendor teknologi, content partners, merchants, pemasok (supplier), dan lain sebagainya. Konsep bisnis yang ingin menguasai sumber daya sendiri dari hulu ke hilir tidak akan bertahan lama di dalam ekonomi digital. 6. Disintermediation Ciri khas lain dari arena ekonomi digital adalah kecenderungan berkurangnya mediator (broker) sebagai perantara terjadinya transaksi antara pemasok dan pelanggan. Contohnya mediator-mediator dalam aktivitas ekonomi adalah wholesalers, retailers, broadcasters, record companies, dan lain sebagainya. Perusahaan-perusahaan klasik yang menggantungkan diri sebagai mediator dengan sendirinya terpaksa harus gulung tikar dengan adanya bisnis internet. Pasar bebas memungkinkan terjadinya transaksi antar individu tanpa harus melibatkan pihakpihak lain. 7. Convergence Kunci sukses perusahaan dalam bisnis internet terletak pada tingkat kemampuan dan kualitas perusahaan dalam mengkonvergensikan tiga sektor industri, yaitu: computing, communications, dan content. Komputer yang merupakan inti dari industri computing merupakan pusat syaraf pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan dalam melakukan transaksi usaha. Adapun produk industri communications yang paling relevan adalah infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi sebagai pipa penyaluran data dan informasi dari satu tempat ke tempat

13

lainnya. Persaingan sesungguhnya terletak pada industri content yang merupakan jenis pelayanan atau jasa yang ditawarkan sebuah perusahaan kepada pasar di dunia maya. Ketiga hal di atas merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki dan dikuasai pemakainnya untuk dapat berhasil menjalankan bisnis secara sukses. 8. Innovation Di dalam dunia maya, mempertahankan keunggulan kompetitif (competitive advantage) sangatlah sulit mengingat apa yang dilakukan seseorang atau perusahaan dapat dengan mudah ditiru perusahaan lain dalam waktu cepat. Oleh karena itulah inovasi secara cepat dan terus-menerus dibutuhkan agar sebuah perusahaan dapat bertahan. Manajemen perusahaan harus mampu menemukan cara agar para pemain kunci di dalam organisasi (manajemen dan staf) dapat selalu berinovasi seperti layaknya perusahaan-perusahaan di Silicon Valley. Konsep learning organization patut untuk dipertimbangkan dan diimplementasikan di dalam perusahaan. 9. Prosumption Batasan antara definisi konsumen dan produsen menjadi kabur di dunia maya. Hampir semua konsumen teknologi informasi dapat dengan mudah menjadi produsen yang siap menawarkan produk dan jasanya kepada masyarakat dan komunitas bisnis. Contohlah seorang praktisi bisnis yang pada malam hari melakukan browsing (mencari informasi berita) di internet dan pada pagi harinya menceritakan ulang kumpulan berita tersebut di dalam sebuah koran/harian ciptaannya. Pada saat melakukan browsing, yang bersangkutan berfungsi sebagai konsumen, namun ketika memproduksi koran, dalam sekejap yang bersangkutan menjadi seorang produsen. Jenis manusia ini disebut sebagai prosumen (produsen sekaligus konsumen). 10. Immediacy Di dunia maya, pelanggan dihadapkan pada beragam perusahaan yang menawarkan produk atau jasa yang sama. Dalam memilih perusahaan, mereka hanya menggunakan tiga kriteria utama. Secara prinsip mereka akan mengadakan transaksi dengan perusahaan yang menawarkan produk atau jasanya secara cheaper, better, dan faster dibandingkan dengan perusahaan sejenis. Mengingat bahwa switching cost di internet sangat mudah dan murah, maka pelanggan akan terus menerus mencari perusahaan yang paling memberikan benefit tertinggi baginya. Melihat hal inilah maka perusahaan harus selalu peka terhadap berbagai kebutuhan pelanggan yang membutuhkan kepuasan pelayanan tertentu. 11. Globalization Esensi dari globalisasi adalah runtuhnya batas-batas ruang dan waktu (time and space). Pengetahuan atau knowledge sebagai sumber daya utama, tidak mengenal batasan geografis sehingga keberadaan entitas negara menjadi kurang relevan di dalam menjalankan konteks bisnis di dunia maya. Seorang kapitalis murni akan cenderung untuk melakukan bisnisnya dari sebuah tempat yang murah dan nyaman, menjual produk dan jasanya kepada masyarakat yang kaya, dan hasil keuntungannya akan ditransfer dan disimpan di bank yang paling aman dan memberikan bunga terbesar. Segmentasi market yang selama ini sering dilakukan berdasarkan batas-batas waktu dan ruang pun harus didefnisikan kembali

14

mengingat bahwa seluruh masyarakat telah menjadi satu di dalam dunia maya, baik komunitas produsen maupun konsumen. 12. Discordance Ciri khas terakhir dalam ekonomi digital adalah terjadinya fenomena perubahan struktur sosial dan budaya sebagai dampak konsekuensi logis terjadinya perubahan sejumlah paradigma terkait dengan kehidupan sehari-hari. Semakin ringkasnya organisasi akan menyebabkan terjadinya pengangguran dimana-mana, mata pencaharian para mediator (brokers) menjadi hilang, para pekerja menjadi workoholic karena persaingan yang sangat ketat, pengaruh budaya barat sulit untuk dicegah karena dapat diakses bebas oleh siapa saja melalui internet, dan lain sebagainya merupakan contoh fenomena yang terjadi di era ekonomi digital. Ketidaksiapan sebuah organisasi dalam menghadapi segala kemungkinan dampak negatif yang timbul akan berakibat buruk (bumerang) bagi kelangsungan hidup perusahaan. D. E-MARKETPLACE ATAU MARKETSPACE Jika pasar di dalam dunia bisnis sehari-hari sering diistilahkan sebagai marketplace, maka pasar di dunia maya kerap disebut sebagai e-marketplace atau marketspace. Secara prinsip e-Marketplace berkembang melalui empat tahapan evolusi berdasarkan konsep yang dikembangkan oleh Warran D. Raisch. Keempat tahapan evolusi tersebut masing-masing adalah: Commodity Exchanges Value-Added Services Knowledge Networks Value Trust Networks

Commodity Exchanges Pada bentuk awal ini, e-Marketplace merupakan arena tempat bertemunya berbagai pihak atau entiti yang memilki tujuan utama untuk berdagang (transaksi jual-beli). Produk atau jasa yang paling cocok untuk diperdagangkan dalam e-Marketplace ini adalah yang bersifat komoditas. Alasannya adalah karena selain sesuai dengan karakteristik transaksi dagang yang cepat dan berjangka pendek, barang-barang komoditas ini mudah sekali menentukan harganya sehingga tidak sulit jika dipertukarkan secara internasional (dengan memakai standar pembayaran semacam kartu kredit dan transfer bank). Perbedaan yang mendasar antara pasar konvensional dengan e-Marketplace jenis ini adalah pada konsep transparansi. Di sisi pembeli (buyer transparency), besar sekali manfaat yang diperoleh jika bertransaksi di pasar ini karena melalui internet harga-harga produk maupun jasa dapat secara transparan diketahui. Artinya, karena begitu banyaknya pemasok (suppliers) produk atau jasa yang sama, maka seorang calon pembeli dapat melakukan pengecekan dan perbandingan antara masing-masing harga yang ditawarkan tersebut, tentu saja dengan tujuan untuk mencari harga termurah. Selain

15

harga, transparansi terhadap kualitas pelayanan, aturan garansi, fasilitas asuransi, dan jaminan pelayanan purna jual merupakan beberapa hal yang dapat pula diperbandingkan keberadaannya oleh para calon pembeli.

Complexity

Value Trust Networks Knowledge Networks Value-Added Services Commodity Exchanges

Value Proposition

Warren D. Raisch, 2001

Value Added Services Perkembangan berikutnya dari e-Marketplace akan menuju kepada terbentuknya sebuah arena dimana terciptanya sebuah bentuk penawaran-penawaran baru terhadap sebuah metode jual-beli yang belum/sulit terjadi di pada pasar konvensional (value added services). Filosofi utama yang mendasari jenis perdagangan ini adalah suatu pandangan yang mengatakan bahwa setiap konsumen (atau calon pembeli) adalah unik, sehingga mereka sebenarnya mengharapkan untuk memperoleh atau dapat membeli produk atau jasa yang khusus sesuai dengan kebutuhan atau kesukaan masing-masing individu. Dengan kata lain, perusahaan harus mampu menghasilkan dan menawarkan produk atau jasa yang dapat ditambahsulam-kan (tailor made) sesuai dengan keinginan unik pelanggan. Selain variasi produk yang dapat disesuaikan, harga, cara pengiriman, lama garansi, jenis asuransi, dan hal-hal lain pun dapat dipilih sesuka hati konsumen. Knowledge Networks Perkembangan berikutnya dari e-Marketplace adalah menuju ke sebuah komunitas yang berbasis pengetahuan (knowledge). Perusahaan adalah merupakan kumpulan dari sumber daya manusia dengan kompetensi dan keahlian yang beragam. Interaksi antara perusahaan dengan mitra bisnis, stakeholder (yang berkepentingan), dan konsumen merupakan tidak hanya merupakan sebuah komunikasi pasif belaka, namun di dalamnya terkandung aspek-aspek pengetahuan yang secara sadar atau tidak saling dipertukarkan. Lihatlah bagaimana dengan hanya berbekal fasilitas browsing dan situs-situs portal, seseorang yang sangat awam di bidang tertentu dalam waktu singkat dapat memiliki berbagai referensi berharga berkualitas tinggi untuk dipelajari. Tidak pernah terbayangkan sebelumnya bahwa hanya dengan berbekal email dan situs (homepage), seorang individu dapat mengembangkan

16

bisnis dengan berbagai sumber daya data dan informasi yang telah tersedia gratis di internet. Value Trust Networks Akhirnya e-Marketplace akan berkembang ke sebuah jejaring yang merupakan pusat bertemunya berbagai individu, komunitas, institusi, perusahaan, bisnis, pemerintah, negara, dan entiti-entiti lain yang kehadirannya merupakan bagian tak terpisahkan dari kehidupan manusia. Berbagai interaksi yang tidak efisien dan efektif lagi dilakukan di pasar konvensional akan segera beralih ke e-Marketplace. Komunitas manusia akan terbentuk di dunia maya berdasarkan kepentingannya masing-masing (workgroups). Tentu saja interaksi tersebut dapat terwujud jika jejaring eMarketplace yang ada dapat dipercaya. Berbagai prasyarat yang harus dipenuhi oleh e-Marketplace untuk menuju kepada lingkungan tersebut di antaranya adalah: faktor keamanan dalam bertransaksi, jaminan privasi dalam berkomunikasi, adanya standar pertukaran informasi antar institusi yang disepakati, dan berlakunya hukum dunia maya yang efektif. Market Transaksi B-to-B Dari sekian banyak jenis relasi e-business, market transaksi bertipe B-to-B (business to business) dinilai yang paling besar total nilai bisnisnya. Terdapat lima jenis aplikasi yang mendominasi relasi B-to-B, yaitu masing-masing: Enterprise Resource Planning, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Electronic Procurement, dan Product Lifecycle Management.

Brien Bries, 2002

Secara natural, biasanya perusahaan tradisional yang berusaha untuk melakukan migrasi ke e-business akan memulai langkah-langkah strategisnya dengan cara melakukan perubahan pada level proses/transaksi dengan tujuan atau obyektif utama meningkatkan efisiensi aktivitas operasional. Dan dari berbagai jenis aplikasi yang ada, e-procurement merupakan suatu konsep yang paling mudah untuk dijalankan dan dapat memberikan manfaat yang cukup signifikan bagi perusahaan.

17

Brien Bries, 2002

18

PERANAN MANAJEMEN PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN

A. PENDAHULUAN. Sebelum membicarakan mengenai e-procurement, ada baiknya disinggung sedikit mengenai peran manajemen pembelian dalam perusahaan, agar diperoleh gambaran mengenainya. Gambaran ini sangat penting untuk lebih memahami arti dan kegunaan dari pemanfaatan teknologi informasi. Berbicara mengenai 'peranan Manajemen Pembelian' agaknya sama dengan berbicara tentang 'peranan fungsi pembelian dalam perusahaan' yang berarti pula berbicara mengenai apa makna fungsi pembelian dalam kehidupan suatu perusahaan. Peran adalah pelaku penting dari suatu aktivitas tertentu, sehingga kalau membicarakan mengenai peranan pembelian, berarti mencoba menganalisis, seberapa jauh atau seberapa besar atau seberapa pentingnya fungsi pembelian dalam kehidupan suatu perusahaan. Dengan mengetahui peran, maka dengan sendirinya kontribusinya juga akan diketahui. Oleh karena itu, tulisan ini secara singkat akan membahas mengenai hal-hal sebagai berikut. Fungsi pembelian Proses pembelian Peran pembelian dalam perusahaan Kemampuan yang diperlukan Spesialisasi petugas pembelian Peran pembelian dalam ekonomi negara

Dua topik pembicaraan pertama memberikan dasar untuk mengetahui peran pembelian yang merupakan topik utama sedangkan topik ke empat dan ke lima adalah konsekuensi dari peran pembelian yang sudah dirumuskan dalam tiga topik tersebut. Dua topik pertama menggunakan istilah purchasing atau pembelian karena memang prinsip-prinsip dan manajemen pembelian berasal dari purchasing management yang mulai diperkenalkan dan selanjutnya dikembangkan di negaranegara Barat. Topik terakhir sekedar memberikan penjelasan bahwa purchasing atau 'pembelian' tidak hanya mempunyai peran yang besar dalam suatu perusahaan, tetapi juga mempunyai peran yang penting pula dalam pembangunan ekonomi suatu negara.

B. SEJARAH FUNGSI PEMBELIAN. Sampai dengan tahun 1900, sedikit sekali dijumpai bagian dalam suatu perusahaan yang khusus bernama purchasing atau 'pembelian', walaupun fungsi pembelian itu sendiri sudah ada sejak adanya industri dan perusahaan, namun dahulu fungsi tersebut dirangkap oleh bagian produksi atau bagian lain. Publikasi pertama yang secara eksplisit membahas fungsi Purchasing Department diterbitkan tahun 1887 yang dikeluarkan oleh perusahaan kereta api di USA. Fakta bahwa hal tersebut dikeluarkan oleh perusahaan kereta api dan disusun oleh karyawan mereka

19

sendiri dapat dimengerti karena pada masa itu, di Amerika perusahaan dan industri yang sedang boom dan sangat berpengaruh dalam perkembangan ekonomi adalah perusahaan kereta api. Pada waktu yang hampir sama, muncul juga beberapa artikel mengenai 'purchasing' dalam kalangan para ahli teknik. Tetapi sudah sejak permulaan tahun 1900an para ahli teknik (engineer) di perusahaan baja di Pennsylvania menganjurkan didirikannya asosiasi untuk para purchaser yang bertujuan mendidik mereka dan mempromosikan profesi mereka. Atas inisiatif ini, pada tahun 1915, lahirlah The National Association of Purchasing Agents. Mulai tahun 1967, nama asosiasi ini telah berubah menjadi The National Association of Purchasing Management (NAPM), yang menggambarkan pemberian status yang lebih tinggi pada petugas purchasing di perusahaan-perusahaan. Sampai sekarang, asosiasi ini makin ada dan sangat aktif dengan kegiatan-kegiatan rutinnya antara lain : Mengadakan konvensi tahunan. Menerbitkan buku-buku mengenai pembelian Mengadakan kursus dan seminar mengenai pembelian Memberikan sertifikasi pada para pembeli profesional (CPM = Certified Purchasing Manager) dan pembeli terampil (APP = Accredited Purchasing Practitioner)

Anggota mereka tidak hanya dari kalangan perusahaan dan industri, tetapi juga dari para birokrat pemerintahan, militer dan universitas. Di Indonesia, asosiasi seperti ini baru saja didirikan tahun 1999 ini dan inipun masih bersifat sektoral, yaitu Asosiasi Pengadaan Industri Perminyakan Indonesia (APPI) Sekarang fungsi purchasing telah dipandang sebagai suatu aktivitas profesional yang menyangkut kegiatan-kegiatan seperti : Mengadakan barang dengan biaya optimal. Mengangkut mereka. Menyimpan mereka secara sementara. Memindahkan ke tempat proses produksi.

Adapun prinsip-prinsip pembelian atau purchasing principles dapat dirumuskan sebagai berikut: tugas membeli atau mengadakan barang atau jasa hendaknya dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip sebagai berikut : sesuai dengan mutu yang dibutuhkan (the right quality) dalam jumlah yang diperlukan (the right quantity) sesuai dengan waktu dibutuhkan (the right time) sesuai dengan tempat diperlukan (the right place) dengan harga yang wajar (the right price) dari sumber yang tepat (the right source)

Bagian yang melakukan fungsi pembelian, kadang-kadang disebut sebagai Purchasing Department (bagian pembelian) atau sering juga disebut Procurement Department (bagian pengadaan)

20

C. PROSES PEMBELIAN Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasanya dilaksanakan oleh Purchasing Department, yaitu sebagai uraian berikut. Namun sebelumnya perlu ditekankan bahwa tugas tersebut adalah sebutan generik, dalam arti bahwa dalam praktek, namanya dapat bermacam-macam dan pembagiannya juga demikian. Pengenalan Kebutuhan. o Banyak perusahaan menempatkan tugas ini bukan pada Purchasing Department, tetapi pada Inventory Control Department. o Tugasnya adalah mendeteksi apakah suatu kebutuhan barang atau jasa sudah timbul dan apakah perlu dibeli atau tidak. o Pengenalan ini dapat berasal dari permintaan dari pemakai/user barang atau dari perhitungan sendiri (hasil stock review). o Kebutuhan disini hanyalah kebutuhan yang memerlukan pembelian, sehingga kebutuhan yang dapat dipenuhi dari persediaan di gudang tidak masuk disini. o Waktu dan cara menghitungan kebutuhan yang akan datang termasuk dalam disiplin Inventory Control atau Inventory Management. Penentuan Kebutuhan. o Proses atau langkah berikutnya adalah menentukan kebutuhan barang yang perlu dibeli. Perlu dibedakan antara 'pengenalan kebutuhan' dan 'penentuan kebutuhan'. o Penentuan kebutuhan termasuk menentukan 'jumlah yang perlu dibeli', 'kapan barang yang perlu dibeli tersebut harus datang' dan 'dimana barang tersebut diperlukan' . o Sama seperti di atas, beberapa perusahaan tidak memasukkan tugas ini dalam tugas Purchasing Department, tetapi ke Inventory Control Department. Pemilihan Sumber Pembelian. o Pemilihan sumber pembelian dapat berupa sumber dalam negeri/luar negeri, membeli atau menyewa, dengan cara tender atau tidak dan sebagainya. o Pemilihan sumber juga menyangkut pemilihan antara membeli langsung ke pabrik, atau melalui wholesaler, agent atau supplier biasa. o Pemilihan sumber juga mencakup dislokasi barang dari satu gudang ke gudang lain, dan tidak selalu harus membeli. o Untuk perusahaan negara, cara memilih ini biasanya dibatasi oleh peraturan Pemerintah yang ada, tidak sebebas perusahaan swasta. o Pemilihan sumber sangat penting, karena dapat menentukan apakah harganya cukup wajar, waktu penyerahan dapat dipercaya dan mutunya terjamin.

21

o

Dalam proses ini juga perlu dipertimbangkan apakah tugas pembelian dilaksanakan dalam organisasi sendiri atau diserahkan pada organisasi luar (outsourcing) atau purchasing agent.

Penentuan Harga. o Penentuan harga merupakan salah satu tugas yang sulit, apalagi dalam situasi ekonomi yang bergejolak dan kompetisi pasar yang terbatas. o Cara tender terbukti bukan satu-satunya cara yang paling ampuh untuk mendapatkan harga dan syarat-syarat pembelian lain yang paling baik. o Dalam proses ini, termasuk membuat estimasi harga pembelian, melaksanakan penilaian atas penawaran-penawaran yang masuk dan mengusulkan akan menentukan pemenang tender. o Dalam pelaksanaan pembelian dengan tender, penentuan pemenang biasanya dilakukan oleh panitia tender atau pejabat yang ditunjuk, tetapi selalu harus ada anggota panitia dari fungsi pembelian. o Dalam penentuan harga di sini yang perlu dipertimbangkan tidak hanya 'harga pembelian' saja tetapi juga 'biaya total' yang akan timbul. o Dalam proses ini, termasuk juga kegiatan negosiasi yang sering kali diperlukan dalam mendapatkan harga dan persyaratan pembelian yang paling sesuai. Penempatan Pesanan. o Penempatan pesanan biasanya dilakukan dalam bentuk mengeluarkan Purchase Order atau pembuatan kontrak pembelian. o Dalam PO atau Kontrak semua persyaratan dan ketentuan yang dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari. o Penempatan Pesanan secara lisan hanya dilakukan antar perusahaan-perusahaan kecil yang juga hanya menyangkut transaksi atau pembelian barang yang kecil-kecil. o Dalam proses ini, perlu dikembangkan strategi pembelian yang paling menguntungkan perusahaan misalnya dalam bentukbentuk pembelian secara khusus, yang berbeda dengan bentuk pembelian secara biasa, seperti : Blanket Orders Stockless Purchasing Contract Purchasing Staggered Delivery Purchasing Just In Time Purchasing Strategic Partnering Penindak Lanjutan Pesanan. o Purchase Order yang sudah dikeluarkan perlu ditindak lanjuti dengan cermat, agar rekanan penjual betul-betul memenuhi

22

o

o

o

kewajibannya, khususnya dalam ketepatan waktu pengiriman barang. Yang bertanggung jawab melaksanakan proses atau tugas ini adalah yang mengeluarkan Purchase Order ataupun dapat juga seksi lain yang ditunjuk. Rekanan yang mengetahui bahwa selalu ada tindak lajut mengenai Purchase Order, biasanya akan lebih berhati-hati dan serius dalam melaksanakan kewajiban dan janjinya. Dalam proses tindak lanjut ini, termasuk proses pengapalan dan penerimaan barang di tempat yang sudah ditentukan.

Melakukan Pencatatan. o Pencatatan purchasing meliputi pencatatan tindakan-tindakan pembelian dan filing dokumen-dokumen pembelian. o Pencatatan ini dilakukan untuk memenuhi maksud-maksud di bawah ini. Tempat dan sebab kelambatan, kalau ada, mudah dapat dideteksi. Status atau perkembangan pembelian setiap waktu dapat diketahui. Menyusunan statistik dan laporan dapat mudah dilakukan. Pencarian data lama, apabila diperlukan, dapat dilakukan dengan mudah. o Pencatatan dapat dilakukan secara manual atau dengan komputer. Tentu saja untuk transaksi pembelian yang banyak, harus dilakukan dengan komputer. o File pembelian harus disimpan minimal untuk jangka waktu yang ditetapkan oleh undang-undang. Memelihara Hubungan dengan Rekanan. o Relasi utama para buyer adalah para rekanan penjual barang atau jasa. Oleh karena itu hubungan dengan mereka perlu dipelihara secara profesional dan lugas. o Dalam pendekatan Purchasing Management yang baru, hubungan buyer-supplier tidak lagi dianggap sebagai hubungan antar pihakpihak yang berlawanan kepentingannya, tetapi sebagai mitra kerja (partner) yang mempunyai tujuan dan kepentingan yang sama dan yang berupaya saling menguntungkan. o Dalam hubungan ini perlu juga dijaga dan dikembangkan praktek etika bisnis yang baik. o Hubungan dengan rekanan dapat dilakukan secara konvensional (surat dan tilpon) atau dengan EDI (Electronic Data Interchange)

23

D. PERAN PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN. Dari penjelasan di atas dan dari perkembangan purchasing management khususnya selama dekade terakhir ini, terbukti bahwa fungsi pembelian mempunyai peran dalam perusahaan setidak-tidaknya dilihat dari 2 pendekatan : Dari sudut pandang bisnis perusahaan, mempunyai 3 peran yaitu o Salah satu fungsi penting dalam bisnis. o Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi. o Salah satu bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang di luar (outside manufacturing). Dari sudut pandang strategi perusahaan, o Sebagai profit centre bagi perusahaan. o Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan.

Secara singkat peran-peran tersebut dalam dijelaskan sebagai berikut, dimulai dari 3 peran dipandang dari sudut bisnis perusahaan : Salah satu fungsi penting dalam bisnis o Dalam semua bisnis perusahaan, selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan yakni : Creation function : pencipta ide atau design function Finance function : pengumpul, perencana dan pengawas keuangan (capital acquisition, financial planning and control function) Personnel function : pengelola sumber daya manusia (human resources and labor relations function) Purchasing function : pengadaan barang, jasa dan perlengkapan yang diperlukan (materials, services and equipments acquisition function) Conversion function : merubah barang-barang atau bahan mentah menjadi barang jadi dan jasa untuk konsumen (manufacturing or production function) Distribution function : menjual dan memasarkan barang yang telah dihasilkan (marketing and sales function) o Tanpa adanya salah satu fungsi tersebut, mustahil suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Tergantung dari besar kecilnya perusahaan, beberapa fungsi tersebut dapat dirangkap atau dikerjakan oleh satu atau dua bagian, tetapi fungsi-fungsi tersebut tetap harus ada. Harus dibedakan antara fungsi dan organisasi. o Oleh karena itu, secara alamiah, pembelian merupakan salah satu bagian dasar dan integral dari suatu perusahaan dan fungsi pembelian merupakan salah satu bagian dasar dan integral dari manajemen perusahaan. o Hal tersebut sama sekali tidak berarti bahwa semua fungsi pembelian dalam perusahaan sama tingkat pentingnya bagi masing-masing perusahaan karena ini tergantung dari beberapa

24

faktor seperti jenis bisnis, tujuan bisnis, pertimbangan ekonomis, keadaan pasar dan sebagainya. Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi. o Tujuan dasar dari aktivitas industri adalah mengembangkan dan memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh keuntungan. Tujuan ini dapat dicapai dengan interaksi yang tepat antara beberapa hal yang oleh para ahli manajemen secara historis dikenal dengan 5 M, yaitu machines, manpower, materials, money and management. Materials atau barang-barang dewasa ini merupakan darah kehidupan suatu industri. Tidak ada satu industripun yang mampu hidup tanpa itu. o Barang-barang tersebut harus tersedia dengan mutu yang memadai, pada waktu dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, di tempat diperlukan dan dengan harga yang layak. o Sebelum tahun 1900an, pengadaan barang-barang tidak dianggap penting, karena tersedianya barang-barang dianggap sudah seharusnya ada (taken for granted). Baru sejak tahun 1900an, dimana mulai terasa bahwa barang-barang untuk keperluan industri sebetulnya adalah barang yang relatif langka, maka fungsi pengadaan barang dianggap sesuatu fungsi yang penting. o Disamping itu, hal tersebut disebabkan juga karena bertambah besarnya penggunaan machine power dibandingkan dengan horsepower dan manpower seperti tampak dalam gambaran sebagai berikut. Tahun 1850 1900 1950 Machine Power 2% 50% 98% Horse/Man Power 98% 50% 2% Sebagai bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang di luar (outside manufacturing) o Barang yang digunakan dalam industri, sumbernya hanya ada 2, yaitu dibuat sendiri atau dibeli dari sumber luar. Proses pembuatan sendiri biasanya dari bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau bahan jadi atau dapat juga dari bahan setengah jadi menjadi bahan jadi. o Barang yang dibeli oleh bagian pembelian, adalah bahan baku, atau bahan setengah jadi, atau bahan jadi atau juga bahan-bahan untuk keperluan MRO (maintenance, repair and operation) o Kecenderungan yang terjadi pada industri dewasa ini adalah bahwa prosentase pembelian komponan jadi makin lama makin besar dibandingkan dengan pembelian bahan baku, atau dengan perkataan lain, pabrik makin lama makin cenderung menjadi assembler dan bukan full manufacturer. Ini disebabkan oleh spesialisasi pekerjaan, yang terbukti menghasilkan barang dengan mutu yang lebih baik dan dengan harga yang lebih kompetitif. o Oleh karena itulah, dipandang dari hal tersebut di atas, bagian produksi dianggap sebagai bagian yang bertanggung jawab atas

25

inside manufacturing dan bagian pembelian dianggap bagian yang bertanggung jawab atas outside manufacturing. Itu tadi adalah peran fungsi pembelian dilihat dari segi bisnis perusahaan. Seperti disebutkan di atas, peran fungsi pembelian dapat juga dilihat dari segi strategi perusahaan, yang menghasilkan 2 peran sebagai berikut. Sebagai profit centre bagi perusahaan. o Sudah lama fungsi pembelian dianggap sebagai cost centre, yaitu bagian yang melulu mengeluarkan uang saja dalam bentuk pembelian barang dan perlengkapan. o Keadaan dan anggapan mulai berubah, sesudah disadari bahwa karena makin lama prosentase anggaran untuk pembelian makin banyak, maka keuntungan dapat ditingkatkan apabila pengelolaan pembelian ditangani dengan lebih baik dan lebih profesional. Hal ini akan tampak dari gambaran sebagai berikut. Tipikal industri manufaktur di USA Tahun 1900an Total Revenue Total Purchase Total Salaries & Wage Financial & Other Costs Profit before Tax 5% Saving in Purchase i.e Impact on Profitability $ 500.000.000 $ 320.000.000 $ 100.000.000 $ 40.000.000 $ 40.000.000 $ 16.000.000 40% increase (64%) (20%) ( 8%) ( 8%)

Yang dimaksud dengan purchase di atas adalah pembelian barang- barang dan jasa. o Dari data tersebut dapat ditarik kesimpulan, bahwa dengan menghemat 5% saja dari biaya pembelian, diperoleh tambahan keuntungan perusahaan sebesar 40%. Oleh karena itu, maka sudah selayaknya bagian pembelian lebih dianggap sebagai profit centre daripada sebagai cost centre.

Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan. o Fungsi strategis mengandung makna fungsi yang ikut menentukan atau sangat berpengaruh dalam penentuan hidup matinya suatu perusahaan. Perencanaan strategis misalnya berarti perencanaan yang dibuat untuk menjamin suatu perusahaan dapat tetap hidup dan berkembang (survive and growth) o Kesimpulan ini dapat diambil juga dari tabel gambaran anggaran di perusahaan-perusahaan di USA tersebut. Tingkat profit yang besar merupakan cushion yang besar untuk menentukan harga penjualan, sehingga tersedia cukup kemampuan untuk memenangkan persaingan yang makin lama makin ketat.

26

o

o

Kemampuan untuk tetap dapat bersaing, baik di pasar lokal, regional maupun global, akan menentukan apakah suatu perusahaan dapat hidup atau tidak. Kemampuan bersaing yang tinggi, tidak hanya menyebabkan perusahaan dapat tahan hidup tetapi dapat juga meningkatkan pangsa pasarnya (market share), atau dengan perkataan lain dapat lebih berkembang. Dua kecenderungan pendekatan dan anggapan baru ini, yaitu 'sebagai profit centre' dan 'sebagai fungsi strategis' menyebabkan bahwa kedudukan manajer pembelian dalam perusahaanperusahaan menunjukkan kecenderungan yang meningkat, dari functional manager ke corporate manager dan bahkan sampai pada Vice President for purchasing.

E. SPESIALISASI PETUGAS PEMBELIAN. Dalam perusahaan yang kecil, tugas pembelian mungkin dapat dilakukan oleh satu atau dua orang saja untuk semua jenis barang yang diperlukan oleh perusahaan itu. Namun untuk perusahaan besar, dimana jenis barang yang dibeli mencapai puluhan atau ratusan ribu, biasanya diperlukan spesialisasi untuk para buyer, karena beberapa jenis barang mempunyai karakteristik yang khusus dalam hal pembeliannya dan memerlukan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman khusus. Oleh karena itu, di Purchasing Department sering kali ada pembagian tugas para buyer. Pembagian ini dapat dilakukan atas dasar kriteria yang berlainan, misalnya : Atas dasar divisi atau direktorat perusahaan yang bersangkutan, dibagi menjadi : o Pembelian barang-barang Eksplorasi dan Produksi. Termasuk pembelian perlengkapan (equipment) dan spare parts khusus untuk kegiatan eksplorasi & produksi minyak dan gas bumi. Termasuk di sini barang-barang program, dan general materials. Kekhususan barang-barang eksplorasi adalah lebih sukar memprediksi kebutuhan yang akan datang dan program eksplorasi sering berubah sehingga keperluan barang juga berubah-ubah, yang memerlukan penyesuaian dalam program pembeliannya. Pembelian barang-barang Refinery. Process chemicals, Catalyst dan sejenisnya masuk di sini. Equipment dan spare parts untuk keperluan refinery termasuk dalam tugas bagian juga ini. Kekhususan barang-barang keperluan refinery adalah relatif konstan, kebanyakan barang program dan spare parts. Kekhususan yang lain adalah bahwa setiap waktu tertentu, dilakukan 'shut down' atau 'turn around' atau 'major

o

27

overhaul' yang memerlukan perencanaan dan pembelian barang-barang tertentu dalam jumlah besar. o Pembelian barang-barang Perkapalan. Untuk seluruh keperluan kapal baik general materials dan spare parts, maupun bahan makanan dan minuman, bahan bakar dan sebagainya. Kekhususan keperluan kapal adalah bahwa kapal yang selalu bergerak dan pembetulan/reparasi kapal dapat di lakukan di mana saja ada dock, entah di dalam negeri maupun di luar negeri. Delivery harus diatur dengan cermat agar datang di suatu tempat tepat pada saat kapal yang bersangkutan singgah di tempat tersebut. Kekhususan yang lain ialah dalam logistics management perkapalan, kapten kapal mempunyai otoritas yang jauh lebih besar dalam pengambilan keputusan dibanding dengan manajer di darat. Pembelian Barang-barang Telekomunikasi & Komputer. Kekhususan dari barang-barang ini adalah bahwa teknologi barang-barang ini khusus dan sangat cepat berubah dan berkembang. Kekhususan yang lain yaitu seringkali lebih ekonomis untuk menyewa saja dari pada membeli. Kekhususan yang lain lagi adalah mengenai perizinan untuk pemilikan dan penggunaan alat-alat telekomunikasi yang biasanya cukup rumit. Pembelian barang-barang niaga. Kekhususan barang-barang niaga (resale commodity) adalah bahwa barang-barang yang dibeli tersebut akan dijual lagi dalam bentuk tetap atau sesudah sedikit di proses. Dengan demikian perlu kecepatan pengambilan keputusan karena sering tergantung dari harga pasaran, pelanggan yang sudah komit, kesempatan menjual dan sebagainya. Harga dan kecepatan beli menentukan secara langsung kemampuan perusahaan untuk memenangkan persaingan dalam menjual barang niaga tersebut.

o

o

Atas dasar jenis material yang dibeli, dibagi menjadi : o Pembelian barang-barang Electronics. Barang-barang electronics memerlukan pengetahuan khusus pula, yang berlainan dengan barang-barang mekanikal dan chemical misalnya. Juga kebiasaan dalam jual-beli alat-alat electronic kadangkadang ada yang bersifat khusus.

28

o

Pembelian peralatan dan suku cadang rotary and moving equipment. Yang dimaksud dengan rotary equipment adalah peralatan yang mempunyai bagian yang terus menerus berputar, sehingga spare parts nya lebih mudah dan cepat aus. Contoh adalah centrifugal pumps, compressors, turbines dan sebagainya. Yang dimaksud dengan moving equipment ialah peralatan yang mempunyai bagian yang terus menerus bergerak selain berputar, seperti reciprocating pumps dan sebagainya. Karena sifatnya yang khusus dan lain dengan stationary equipment, maka memerlukan pengetahuan dan penanganan yang khusus pula. Pembelian peralatan dan suku cadang stationary equipment. Berlainan dengan rotary equipment, stationary equipment tidak mempunyai bagian yang berputar, sehingga mempengaruhi umur dari suku cadangnya. Contoh stationary equipment adalah boilers, heat exchanger, cooler dan sebagainya. Pembelian General Materials. o General Materials adalah barang yang umum, yang penggunaannya tidak tergantung dari peralatan tertentu seperti halnya spare parts. o Contoh general materials : nails, hammer, paints, pipes, valves dan sebagainya. o Material program biasanya dapat dimasukkan dalam bagian yang menangani general materials ini. Tetapi kalau jumlah pembelian barang program cukup banyak, dapat disendirikan menjadi bagian sendiri. Pembelian Chemicals. o Chemicals merupakan barang khusus dan mempunyai komposisi dan sifat-sifat khusus, baik cara pemesanannya, packingnya, penyimpanan dan pengangkutannya. o Oleh karena itu, memerlukan pengetahuan dan penanganan khusus. o Tata niaga chemicals juga sering kali berlainan dengan material jenis yang lain. Pembelian barang-barang commissary. o Yang dimaksud dengan commissary adalah barang-barang yang biasanya dijual di toko-toko (commisary stores) atau koperasi perusahaan seperti bahan-bahan makanan dan minuman, tekstil dan keperluan rumah tangga dan dapur. o Jelas jenis barang ini memerlukan penanganan lain dalam pembeliannya dan distribusinya.

o

o

o

o

29

o

Perusahaan Negara di masa lalu misalnya diharuskan membeli beras dari Bulog untuk karyawannya dan ini termasuk dalam kategori commissary.

o

Pembelian alat-alat transpor. Alat-alat yang dimaksud dalam kategori ini termasuk kendaraan (air, darat, udara) dan spare partsnya. Disamping sifatnya yang khas, alternatif pengadaan kendaraan tidak hanya 'membeli' tetapi juga dapat 'menyewa' (renting) ataupun 'sewa guna' (leasing), baik secara operational lease maupun capital lease. Menyewapun dapat bermacam-macam, dapat secara dry lease (tanpa crew) ataupun secara wet lease (dengan crew), dapat block charter dapat full charter dan dapat voyage charter. Pembelian bahan baku produksi. Semua pembagian di atas adalah pembagian untuk pembelian barang-barang yang digunakan untuk mendukung operasi perusahaan termasuk untuk repair dan maintenance. Disamping barang-barang untuk keperluan MRO tersebut (maintenance, repair and operation), perusahaan perlu membeli bahan baku dan bahan penolong bahan baku sebagai bahan untuk membuat produk akhir. Umumnya bahan baku ini mempunyai sifat lain, seperti pembelian dalam bulk/jumlah besar, dan banyak bahan baku termasuk komoditi khusus yang mempunyai pasaran dan tata niaga khusus seperti copper, crude oil, steel, cotton, timber dan sebagainya. Komoditas seperti ini kadang-kadang pembeliannya dapat dilakukan dalam future trading, yang penanganannya sangat berlainan dengan transaksi pembelian biasa. Ini memerlukan ketrampilan, pengalaman dan pengetahuan khusus dari para buyer, oleh karena itu biasanya disendirikan dalam bagian khusus atau bahkan departemen khusus atau tersendiri.

o

F. PERAN PEMBELIAN DALAM EKONOMI NEGARA. Untuk banyak negara, baik negara yang sudah maju dan lebih-lebih negara yang sedang berkembang, pembelian barang-barang dan jasa, baik yang dilakukan oleh perusahaan milik negara maupun perusahaan milik swasta sering kali diatur atau setidak-tidaknya dihimbau untuk diarahkan sedemikiana rupa untuk menunjang kebijakan ekonomi atau keamanan negara. Negara yang sudah sangat majupun seperti USA, yang menganut ekonomi liberal, bertindak serupa juga. Beberapa hal yang sering diatur dalam bentuk lunak atau ketat oleh pemerintah negara-negara adalah misalnya sebagai berikut.

30

Pembelian kepada golongan ekonomi lemah. o Maksudnya untuk memberikan kesempatan lebih banyak pada golongan ekonomi lemah atau usaha kecil untuk mendapatkan kesempatan berusaha dan kesempatan memperoleh penghasilan. o Misalnya diterapkan di Indonesia dengan Keppres 16 tahun 1994 dan penggantinya Keppres 18 tahun 2000. Pembelian setempat. o Maksudnya untuk membantu perkembangan ekonomi daerah yang biasanya tertinggal dari pusat atau daerah yang dekat dengan pusat pemerintahan. o Juga untuk maksud pemerataan pembangunan daerah. o Misalnya diterapkan juga di Indonesia dengan Keppres tersebut di atas. Pembelian kepada golongan minoritas. o Sebagai contoh, hal ini diterapkan di USA dalam bentuk himbauan untuk memberi bantuan pada 'minority owned companies'. o Yang dimaksud dengan golongan minoritas adalah golongan negro, golongan turunan Spanyol, dan bangsa turunan Asia. o Hal ini juga untuk membantu mereka memperoleh kesempatan berusaha dan meningkatkan pemerataan. Pembelian kepada golongan perempuan. o Ini juga diterapkan di USA dalam bentuk himbauan untuk membantu 'women owned companies'. o Golongan perempuan dianggap golongan yang perlu dibantu, karena dianggap lemah dalam persaingan dengan kaum lelaki dalam menjalankan usaha. Pembelian barang produksi daur ulang. o Beberapa negara membuat peraturan untuk merangsang pembelian dan penggunaan barang-barang hasil dari proses 'daur ulang'. o Ini tentu saja dalam rangka promosi lingkungan yang bersih, aman dan ramah lingkungan. o Rangsangan dapat diberikan dalam bentuk bermacam-macam misalnya keringanan pajak tertentu.

Pembelian barang yang berbahaya bagi lingkungan. o Sebaliknya beberapa negara juga mengeluarkan larangan untuk memproduksi atau membeli barang-barang yang berbahaya bagi lingkungan. o Contoh adalah barang-barang terbuat dari asbes, freon dan sebagainya.

31

Pembelian barang berteknologi tinggi. o Untuk menghindari bocornya teknologi tinggi yang merupakan 'milik strategis' negara-negara maju, sering kali pembelian barangbarang tersebut sangat ketat dikendalikan. o Sebagai misal, pembelian senjata atau komputer canggih dari USA harus ada ijin resmi dan khusus dari Departemen Perdagangan mereka.

32

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PEMBELIAN

A. PENDAHULUAN Prinsip adalah hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud dengan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian atau bagian pembelian diadakan dalam suatu organisasi perusahaan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi terutama untuk organisasi lain, yaitu organisasi produksi, atau fabrikasi, atau marketing, atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan untuk melayani atau menunjang organisai lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya harus sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas penunjang seperti yang ditugaskan tersebut. Berdasarkan jalan fikiran ini, maka dapat dirumuskan bahwa prinsip-prinsip pembelian ialah : To purchase at : the right quality the right quantity the right time the right place the right price the right source

itu adalah konsep modern yang selama ini dimaksud oleh para pembeli dan pengarang profesional di bidang pembelian barang dan jasa. Namun mengingat perkembangan pada dekade terakhir ini, penulis ingin menambahkan lagi satu prinsip, yaitu : the right technology

Bagaimanapun cara, teknik dan strategi pembelian yang diambil, semuanya harus tetap mengacu pada prinsip-prinsip di atas, agar betul-betul fungsi pembelian dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Selama berkembangnya purchasing management, prinsip-prinsip pembelian agaknya tetap sama, tidak berubah. Ini membuktikan bahwa betul-betul hal-hal di atas merupakan prinsip. Namun ada perkembangan atau perubahan dalam meng interpretasikan makna dari prinsip-prinsip tadi. Misalnya ada perubahan yang besar dalam mengertikan the right quality, the right price, the right time dan the right source. Perubahan-perubahan ini secara singkat akan dijelaskan dalam tulisan berikut.

33

B. PENGERTIAN BARU DALAM PRINSIP PEMBELIAN Perubahan pengertian atau pendekatan yang akan dibicarakan disini adalah pengertian atau pendekatan dalam manajemen pembelian yang menyangkut mengenai prinsip maupun hal-hal yang terkait dengan prinsip pembelian. Secara singkat pendekatan-pendekatan baru dimaksud akan dipaparkan dalan tabel berikut ini dan agar jelas, dibandingkan antara pendekatan lama dan pendekatan baru. Selanjutnya perubahan atau kecenderungan baru tersebut akan diulas secara singkat satu persatu. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pendekatan Lama Pendekatan baru ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------* Dalam keputusan untuk membeli, harga * Mutu dan harga merupakan faktor merupakan satu-satunya faktor penentu. utama dalam menentukan pembelian. * Harga pembelian dianggap yang terpen ting. * Mutu artinya sesuai dengan spesifikasi. * Yang terpenting adalah life cycle costs * Mutu diartikan secara lebih luas, umumnya dipandang dari sudut konsumen. * Mutu diartikan mengantisipasi dan melampaui harapan konsumen. * Mutu barang atau jasa diukur dari beberapa cara. * Pencegahan digunakan untuk mengurangi kerusakan. * Pengendalian mutu terjadi di seluruh organisasi termasuk dalam organisasi pemasok. * Diharapkan tidak ada kerusakan sama sekali (zero defect) * Lebih diutamakan dibeli dari satu sumber saja (single sourcing) * Rekanan terus-menerus di monitor, dievaluasi dan dibina.

* Mutu berarti pula memuaskan konsumen. * Mutu barang diukur dari besar kecilnya kerusakan. * Inspeksi digunakan untuk mengawasi mutu barang. * Pengendalian mutu bersifat statis.

* Kerusakan-kerusakan kecil dapat dimaafkan. * Barang dibeli dari sejumlah rekanan (multi sourcing) * Rekanan adalah selektif.

* Penyerahan barang dapat sewaktu-waktu * Penyerahan barang bersifat tepat (just in case) waktu (just in time) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------

34

C. PENGERTIAN THE RIGHT PRICE Salah satu dari prinsip purchasing management adalah membeli at the right price. Hal ini mudah dikatakan tetapi kalau ditanyakan apa yang dimaksud dengan the right price dan bagaimana cara menentukan the right price tersebut, jawabannya tidak begitu mudah. Price atau harga adalah nilai yang dinyatakan dalam mata uang. Inilah cara para ekonom mendifinisikan pengertian harga dengan cara tepat yaitu dengan menitik beratkan pada nilai. Beberapa hal yang menyebabkan bahwa jawaban atas pertanyaan penting tersebut tidak mudah adalah kenyataan, bahwa harga itu ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu : Perhitungan Biaya o Secara mikro, harga ditentukan oleh besarnya biaya yang dikeluarkan oleh pengusaha untuk memperoleh atau memproduksi barang tertentu ditambah dengan profit tertentu o Dengan demikian, harga ditentukan oleh besarnya biaya dan besarnya keuntungan o Ini dinamakan cost approach dari pengertian atau perhitungan harga suatu barang.

Price = Cost + Profit Keadaan pasar o Namun secara makro, harga juga ditentukan oleh kekuatan permintaan dan penawaran (supply and demand). Permintaan yang makin besar mendorong harga ke atas dan sebaliknya, sedangkan penawaran /penyediaan yang makin besar mendorong harga ke bawah dan juga sebaliknya. Keadaan tarik menarik ini berlangsung sampai tercapai titik keseimbangan (equilibrium) dan disitulah tercipta harga barang tersebut. o Secara makro, harga juga ditentukan oleh jenis persaingan yang ada di pasar. Pasar dimana terjadi persaingan murni, harga memang cenderung mengikuti hukum permintaan dan penawaran tersebut di atas. Di pasar monopoli (penjual hanya satu), harga ditentukan sepihak oleh penjual. Di pasar oligopoli, harga ditentukan oleh kesepakatan para penjual (yang hanya beberapa). Sebaliknya, di pasar monopsoni (pembeli hanya satu), harga lebih ditentukan oleh pembeli. o Ini dinamakan market approach dari pengertian atau perhitungan harga suatu barang.

Price = Interaksi f(supply) dan f(demand)

35

Dalam praktek, dua pendekatan atau dua penjelasan mengenai terbentuknya harga barang di pasaran ini berlaku secara simultan dan bekerja saling mempengaruhi. Oleh karena itu, dari segi purchasing management, mungkin yang disebut sebagai the right price adalah nilai sesuatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan. Sebagai contoh, misalnya pembelian copper bar seharga US$ 400/kg pada bulan Agustus 1999 masih dapat dianggap the right price, meskipun harga bulan Juli 1999 masih US$150/kg, karena terjadi pemogokan besar di Africa Selatan, yaitu negara penghasil bijih copper terbesar di dunia. Dengan perkataan lain pada bulan Juli 1999, 1 kg copper bar bagi pembeli mempunyai nilai sebesar US$ 150 dan pada bulan Agustus 1999 pembeli menilai copper bar 1 kg sebesar US$ 400. Jadi the right price sangat tergantung dari : Harga yang berlaku secara umum Waktu pembelian dilaksanakan Nilai yang bersedia diterima pada waktu tertentu Cara pembelian dilaksanakan, termasuk cara pembayaran Falsafah perusahaan Pasar dimana pembelian dilakukan

Oleh karena itu, yang penting mungkin bukan menjawab pertanyaan bagaimana menentukan besarnya the right price, tetapi mungkin menjawab pertanyaanpertanyaan sebagai berikut. Bagaimana mengusahakan memperoleh harga yang lebih rendah dari harga pasar ? Bagaimana melakukan strategi pembelian agar tidak terpaksa menghadapi kenaikan harga tinggi yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya ? Bagaimana mendapatkan data harga untuk mengawasi harga pembelian agar tidak menyimpang dari harga yang umum berlaku ? Bagaimana harga itu terbentuk ? Bagaimana menghitung biaya ?

Dari penjelasan di pendahuluan sudah tersingkap sedikit, bahwa the right price bukan selalu the lowest price. Dalam memutuskan pembelian, yang paling penting tidak hanya faktor harga yang terutama dipertimbangkan dan menentukan, tetapi harga dan mutu, dan mutu dimengerti bukan hanya sebagai spesifikasi barang saja, tetapi juga hal-hal seperti waktu penyerahan, layanan purna jual, pengepakan, estetika, daya tahan barang dan sebagainya. Sementara itu, sering dijumpai bahwa para penjual kadang-kadang menjual barang dengan harga murah dengan 2 kemungkinan alasan.

36

Alasan strategis o Misalnya untuk memastikan mendapatkan pesanan, atau untuk melepaskan barang surplus atau yang sudah off season, merupakan penjualan perdana untuk menarik pelanggan baru, untuk mencapai break even point dan sebagainya meskipun mungkin untuk itu penjual harus mengalami kerugian sementara atau tidak mendapatkan keuntungan sama sekali. o Jadi hal tersebut disengaja karena asalan strategis dalam masamasa atau keadaan tertentu. o Dalam hal ini, pembelian dengan harga rendah oleh pembeli adalah pembelian yang dapat dipertanggung jawabkan, karena biasanya penjual tidak akan mengorbankan mutu barang.

Alasan putus asa o Hal ini dilakukan karena misalnya untuk mencegah agar pabriknya tidak tutup karena barangnya tidak laku. o Disini termasuk kebijakan dumping price yang dilakukan oleh penjual untuk mematikan pesaing secara kurang adil. o Biasanya dalam hal ini, penjual berusaha di sana sini mencoba untuk mengurangi mutu dan layanan yang seringkali disembunyikan dari perhatian pembeli. o Dalam hal ini, pembeli harus waspada sebelum melakukan pembelian dan menimbang-nimbang untung ruginya.

Seperti telah di jelaskan di atas, untuk menentukan the right price, beberapa faktor dan pertimbangan akan turut menentukan, beberapa diantaranya yaitu : Harga yang berlaku secara umum o Tentu saja dalam keadaan biasa the right price tidak akan banyak berbeda dengan harga barang yang sama dan persyaratan pembelian yang sama yang berlaku secara umum (berlaku di pasar) o Penting disini diperhatikan keadaan biasa, barang yang sama dan persyaratan pembelian yang sama Waktu pembelian dilaksanakan o Misalnya pembelian yang dilakukan pada waktu terjadi buyers market (harga lebih ditentukan oleh pembeli) tentu akan berlainan jika dilakukan pada waktu terjadi sellers market (harga lebih ditentukan oleh penjual). o Waktu pembelian yang dilakukan pada waktu terjadi scarcity terhadap barang tertentu juga tidak sama dengan pada waktu keadaan normal. o Scarcity yang dimaksud disini adalah scarcity sementara yang disebabkan karena hal-hal seperti misalnya : perang atau huruhara di negara produsen terbesar bahan baku atau pabrik terbesar barang tersebut, pembelian secara besar-besaran oleh suatu negara tertentu, kebakaran, kerusakan atau pemogokan pada pabrik besar penghasil barang dan sebagainya.

37

Nilai yang bersedia diterima pada waktu tertentu o Pada waktu tertentu, bahan mentah oleh para pembeli mungkin dapat dinilai lebih besar dari keadaan biasanya. o Keadaan ini misalnya ada pesanan besar dari pelanggan tertentu dan bersifat mendadak, menyebabkan bahwa pembelian bahan mentah secara mendesak dengan harga lebih mahal dari biasanya masih dapat dipertanggung jawabkan. Cara pembelian dilaksanakan, termasuk cara pembayaran o Harga pembelian akan sangat berbeda apabila cara dan waktu pembayarannya juga berbeda. o Beberapa cara pembayaran yang menyebabkan perbedaan tersebut misalnya cara pembayaran dimuka, pembayaran kontan (dari 0 hari sampai dengan 30 hari), pembayaran dengan L/C (sight atau usance L/C), kredit supplier (beberapa bulan sampai beberapa tahun) dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena uang mempunyai nilai dalam waktu (berupa interest atau cost of money) o Demikian pula, cara pembelian dalam spot market dan dalam future market juga akan menyebabkan harga beli yang berlainan Falsafah perusahaan o Ada perusahaan yang mempunyai falsafah kerja seperti misalnya security of supply bagi pelanggan adalah hal yang sangat diutamakan. Dalam hal ini, sering kali pembelian barang secara mendadak untuk menjaga falsafah tersebut akan lebih mementingkan kepastian kedatangan barang daripada harga barang itu sendiri. o Sebaliknya perusahaan yang mempunyai falsafah above all efficiency akan selalu lebih mementingkan harga pembelian barang daripada hal-hal lain. Pasar dimana pembelian dilakukan o Harga barang yang dibeli di pasar dimana terdapat kompetisi murni akan berbeda dengan harga di pasar oligopoli, monopoli maupun monopsoni. o Harga barang yang dibeli di pasar bebas akan terbeda dengan harga di pasar yang harganya diatur pemerintah.

38

Waktu Pembelian

Harga Umum

Nilai Barang

The Right Price

Falsafah

Cara Pembelian

Pasar

Faktor-faktor penentu the Right Price Oleh karena itu, dalam hubungan dengan penentuan the right price ini, para buyer perlu mengetahui sedikit banyak mengenai mekanisme penghitungan biaya, perhitungan harga dan sifat serta jenis pasar. Beberapa hal secara spesifik yang perlu diketahui tersebut adalah. Analisis biaya Analisis harga Jenis dan sifat pasar Jenis discount Ekonomi mikro dan makro Peraturan pemerintah mengenai harga, tarif dan sebagainya

D. THE RIGHT QUALITY Di atas telah dijelaskan mengenai perkembangan pengertian mengenai mutu, oleh karena itu tidak perlu diulang lagi. Mungkin yang perlu disampaikan ialah bahwa sejauh mutu diartikan terbatas sesuai dengan spesifikasi barang, perlu disampaikan beberapa hal sebagai berikut. Spesifikasi barang. Yang dimaksud dengan spesifikasi barang adalah keterangan yang menyangkut. Nama barang secara lengkap Satuan barang

39

Data base.

Ukuran panjang, tinggi, besar, diameter, berat, isi dan sebagainya Bahan pembuatan Proses pembuatan Tipe atau jenis Dimensi lain seperti kekuatan, daya tahan dan sebagainya

Spesifikasi lengkap dari tiap-tiap barang perlu dicatat dan didata dalam katalog material perusahaan atau dalam data base yang khusus dibuat untuk itu, sehingga merupakan spesifikasi baku dari tiap-tiap material. Sertifikasi Pembuktian apakah sesuatu barang yang dikirim oleh pemasok itu memenuhi spesifikasi yang diminta atau tidak dapat dilakukan cukup oleh pemasok atau pabrik pembuat barang, tetapi untuk jenis barang tertentu, perlu dimintakan sertifikat dari badan sertifikasi profesional tertentu. Penulisan dalam surat pesanan Agar dipastikan untuk memperoleh barang sesuai dengan mutu yang dikehendaki, maka spesifikasi yang lengkap perlu dicantumkan dalam surat pesanan atau kontrak pembelian agar diketahui oleh pihak pemasok.

Dalam pengertian mutu sebagai spesifikasi barang baku, maka the right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan. Mutu tidak boleh kurang dari keperluan dan juga tidak boleh lebih dari keperluan. Mutu yang kurang dari keperluan dapat membahayakan operasi perusahaan atau mutu barang yang dihasilkan, dan sebaliknya mutu yang berlebihan merupakan pemborosan dan penambah biaya.

E. THE RIGHT QUANTITY Apa yang dimaksud dengan jumlah yang tepat ? Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang betul-betul diperlukan oleh perusahaan pada suatu saat tertentu. Dalam pembelian, jumlah yang tepat tidak hanya mengenai jumlah yang dicantumkan dalam, surat pesanan, tetapi juga perlu dalam jumlah barang yang direncanakan dan betul-betul dikirimkan. Jelas bahwa jumlah ini tidak boleh terlalu banyak dan terlalu kecil. Untuk mengendalikan agar jumlah barang yang diterima, atau yang betul-betul dibeli sesuai dengan keperluan, diperlukan langkah-langkah antara lain sebagai berikut. Forecating keperluan o Perlu dikembangkan teknik forecasting yang tepat untuk menghitung perkiraan keperluan barang yang akan datang.

40

o

Ini termasuk dalam bidang inventory management, dimana telah dikembangkan beberapa cara atau formula untuk mengisi kembali persediaan secara efisien dan efektif.

Teknik pembelian o Dikembangkan teknik-teknik yang tepat dalam melakukan pembelian, tidak hanya pembelian dengan cara mengeluarkan surat pesanan biasa. o Cara atau teknik pembelian yang perlu dikembangkan tersebut misalnya : Blanket order Stockless purchasing All in contract JIT (just-in-time) purchasing dan sebagainya Keterpaduan perencanaan o Perhitungan forecasting dan pengisian kembali persediaan harus dilakukan secara terpadu sehingga dicegah kemungkinan barang lebih (surplus) atau ketidak adaan barang (stockout) o Keterpaduan dilakukan dengan semua unsur atau bagian yang menggunakan barang yang dibeli tersebut yaitu pemakai barang (user), bagian marketing dan sebagainya.

F. THE RIGHT TIME The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Tetapi tidak hanya terbatas pada pengertian itu saja, karena berarti juga bahwa apabila barang itu belum diperlukan, tidak atau belum perlu disediakan. Akibat dari penyediaan barang yang belum diperlukan adalah bahwa penyimpanan barang yang berarti biaya dalam bentuk inventory carrying cost. Seperti dijelaskan dalam inventory management, inventory carrying cost ini cukup mahal, sekitar 20%-40% dari harga barang dalam satu tahun. Sebagian besar dari biaya ini adalah berupa biaya bunga. Untuk menghindari atau mengurangi sejauh mungkin biaya ini atau untuk mencapai prinsip the right time, usaha-usaha yang dilakukan untuk the right quantity berlaku pula di sini, hanya di sini menyangkut waktu. Usaha-usaha tersebut adalah : Forecasting keperluan Mengembangkan teknik pembelian yang sesuai Memadukan perencanaan

G. THE RIGHT PLACE The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli. Pengiriman barang yang dibeli dapat dilakukan oleh pemasok barang, dapat juga dilakukan atau diurus oleh pembeli barang. Apabila dilakukan atau diurus oleh pembeli barang, dapat betul-

41

betul diurus sendiri dengan menghubungi langsung perusahaan transpor atau dapat melalui jasa pihak ke tiga misalnya forwarding agents. Apabila pembelian dilakukan kadang-kadang apalagi dalam jumlah yang kecil, dan barang yang dibeli berasal dari tempat yang jauh dari tempat pembeli, biasanya lebih baik dilakukan oleh pemasok barang. Apabila pembelian barang dilakukan sering kali dan secara total menyangkut jumlah tonage atau volume yang besar, lebih baik dilakukan oleh pemberi jasa angkutan yang lebih profesional seperti forwarding agent. Di sini menjadi jelas bahwa persoalan the right place tidak hanya menyangkut tempat penyerahan barang, tetapi tempat penyerahan barang yang paling tepat dalam arti menyangkut juga soal biaya (the right price) dan waktu penyerahan (the right time). Dengan demikian, the right place tidak selalu berarti di gudang pembeli atau di tempat dimana barang diperlukan, tetapi di tempat dimana barang selanjutnya dapat : dikirim ketempat terakhir dibutuhkan dengan mudah, dengan biaya yang paling ekonomis, dalam waktu yang tepat, dikirim dengan aman.

H. THE RIGHT SOURCE Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa the right source adalah sumber, dimana pembelian dapat dilakukan dengan memenuhi prinsip-prinsip yang lain, yaitu the right price, the right quality, the right quantity, the right place dan the right time. Beberapa catatan yang dapat diberikan mengenai hal ini ialah antara lain : Paling mendekati sumber pembuatan barang. o Makin mendekati sumber pembuatan barang, sumber itu biasanya makin baik dalam arti keseluruhan. o Bahkan yang paling baik ialah langsung kepada pabrik yang membuat barang yang dibeli. Tender tidak selalu cara terbaik. o Seperti telah disinggung di depan, cara tender sudah dianggap bukan merupakan cara yang terbaik, seperti dahulu dianggap. o Artinya cara ini masih dapat dilakukan tetapi kegunaannya terbatas. Kecenderungan mengembangkan single source. o Perkembangan dalam manajemen pembelian ialah kecenderungan untuk meninggalkan multi supplier dan menggunakan single supplier untuk suatu barang tertentu. Dalam praktek single supplier dapat selalu harus diartikan satu pemasok saja, tetapi dapat dua atau tiga, pokoknya sudah sangat terbatas. o Pemilihan single supplier dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan cara tender.

42

o

Harus dibedakan antara sole source dan single source. Sole source mengandung arti bahwa sumber pengadaan barang yang ada memang hanya satu, dan mau tidak mau harus menggunakan sumber yang satu tersebut. Ini berarti monopoli. Sedangkan single supplier adalah satu supplier yang dipilih secara sadar dan terencana dari banyak sumber yang ada. Negosiasi, pengendalian harga dan mutu selalu masih dapat dilakukan dalam hal single source ini.

Mengembangkan buyer-supplier partnership. o Kecenderungan dalam manajemen pembelian juga mengenai pengembangan hubungan yang bersifat baru antara pembeli dan penjual yaitu partnership atau kemitraan. o Hubunga partnership ini disebut juga strategic alliance atau aliasi strategis karena memang mengandung makna suatu aliasi yang dikembangkan untuk menjamin tetap hidup dan berkembangnya perusahaan.

I. THE RIGHT TECHNOLOGY. Seperti dikatakan pada permulaan ulisan ini, prinsip pembelian yang perlu ditambahkan dengan memperhatikan perkembangan pada akhir abad 20 dan agaknya akan tetap berkembang pada awal abad 21 dan seterusnya ialah penggunaan dan pemanfaatkan teknologi informasi dalam melaksanakan tugas pembelian. Teknologi informasi adalah kombinasi dari pengembangan teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi, yang pada waktu ini banyak digunakan dalam bisnis dan dalam perdagangan. Dikenal e-business, e-commerce, e-procurement bahkan e-economy. Karena banyak bukti sudah diperlihatkan oleh para peneliti dan para pimpinan perusahaan betapa penggunaan teknologi tersebut dalam epembelian, maka makin lama makin banyak perusahaan yang mencoba memanfaatkannya. Bab-bab berikut akan meninjau lebih lanjut mengenai apa yang dimaksud dengan eprocurement, bagaimana aplikasinya, apa perangkatnya, apa saja keuntungan dan faedahnya, bagaimana pengalaman beberapa perusahaan tingkat dunia dan isu-isu sekitar itu. Evolusi teknologi yang digunakan dalam pembelian barang dan jasa mungkin dapat diurutkan sebagai berikut ini.

43

Secara Manual. Di sini berarti bahwa proses pembelian baik di dalam perusahaan pembeli maupun hubungan perusahaan pembeli dengan perusahaan penjual dilakukan sepenuhnya secara manual, dengan menggunakan dokumen kertas, pengiriman dengan pos, kurir dan sejenis itu. Secara Elektronis. o Generasi 1 : Elektronis di dalam. Berarti bahwa hubungan dalam proses pembelian di dalam sudah menggunakan komputer dan hubungan sudah secara elektronis (intranet), namun sebatas kegiatan di dalam saja. Misalnya proses permintaan pembelian, proses pembuatan dokumen penawaran, proses analisis penawaran, penyampaian dari kantor daerah ke kantor pusat dan sebagainya. Tidak terlalu salah kalau dikatakan bahwa ini adalah teknologi e-procurement generasi pertama. o Generasi 2 : Elektronis hubungan antar perusahaan. Ini adalah evolusi selanjutnya, dimana hubungan antara perusahaan pembeli dan perusahaan penjual dilakukan secara elektronik langsung, yaitu dengan email (ekstranet). Generasi 3 : Dengan teknologi EDI. Generasi ini meningkatkan hubungan antara perusahaan pembeli dengan perusahaan penjual maupun dengan perusahaan pengangkut melalui jaringan ekstranet, baik langsung maupun melalui jaringan pihak ke tiga. Mengenai teknologi EDI ini akan disinggung secara lebih jelas di belakang. Generasi 4 : Dengan internet. Generasi terakhir (sampai saat) ini ialah penggunaan internet, yaitu jaringan yang luas dan terbuka yang dapat diakses oleh siapa saja yang mempunyai fasilitas internet. Inilah yang disebut sebagai e-procurement generasi terakhir.

o

o

Kalau dikatakan bahwa salah satu prinsip pembelian adalah the right technology, sama sekali tidak berarti menggunakan teknologi e-procurement generasi terakhir. Penggunaan teknologi dalam pembelian harus melihat keadaan perusahaan, volume pembelian, harga seluruh pembelian, situasi pasar, kesiapan pasar, praktek yang di lakukan oleh perusahaan sejenis dan sebagainya.

44

PERDAGANGAN DAN PEMBELIAN SECARA ELEKTRONIK

A. E-COMMERCE : EKONOMI BARU. Memasuki abad 21, pertanyaan besar yang berkembang dalam dunia ekonomi dan perdagangan adalah mengenai electronic commerce atau e-commerce (perdagangan secara elektronik). Sementara prosentase perdagangan dengan cara tersebut pada waktu ini baru sedikit saja, yaitu sekitar 1% dari nilai ekonomi dunia sebesar $ 30 triliun, namun dalam waktu 10 tahun yang akan datang, 30% dari nilai perdagangan Amerika akan dilakukan dengan cara elektronik ini. Perkembangan e-commerce ini diperkirakan tidak mempunyai batas kemungkinan, baik jangkauan geografis, batasan perdagangan maupun volumenya. Dipandang dari berbagai sudut, banyak istilah yang digunakan berkaitan dengan perdagangan secara elektronik ini, antara lain : e-economy e-commerce e-business e-company e-procurement e-retail e-tailer e-tail cyberbusiness virtual business (vb) dan sebagainya

Beberapa ahli memperkirakan bahwa perkembangan ini akan mempercepat pergeseran kekuasaan kepada konsumen dan akan merubah pola hubungan antara perusahaan dengan konsumennya dan dengan peru