RAPORT FINAL”OPTIMIZAREA ȘI REDUCEREA … standarde.vf.pdf · 6.3.10.Model Procedura Operationala conform OMFP 946/2005 ... 10.2.1.Pregatire audit intern ... 10.2.2.Misiune audit

RAPORT FINAL”OPTIMIZAREA ȘI REDUCEREA TIMPILOR DE LIVRARE A SERVICIILOR PUBLICE PRIN UTILIZAREA

INSTRUMENTELOR MODERNE DE CONTROL MANAGERIAL ÎN CADRUL PRIMĂRIEI SLOBOZIA”

Proceduri pentru Standardele de Control Managerial

conform OMF 946/2005

Versiunea: 01.00 (finală)

Data: 22 decembrie 2011

Client: Primăria Slobozia

Raport Final ”Optimizarea și reducerea timpilor de livrare a serviciilor publice prin utilizarea instrumentelor moderne de

control managerial în cadrul Primăriei Slobozia”

1

Cuprins 0.Procedura Standard 7: Stabilire obiective .................................................................................................................... 7

0.1.Aspecte teoretice .................................................................................................................................................. 7

Descrierea standardului .......................................................................................................................................... 7

Comentarii ............................................................................................................................................................... 7

Recomandari ........................................................................................................................................................... 9

0.2.Procedura ............................................................................................................................................................ 11

0.2.1.Stabilire obiective ......................................................................................................................................... 11

0.2.2.Actualizare obiective .................................................................................................................................... 13

0.3.Formulare ............................................................................................................................................................ 13

0.3.1.Lista obiective generale si derivate .............................................................................................................. 13

0.3.2.Lista obiective specifice ................................................................................................................................ 14

0.3.3.Fisa actualizare obiectiv ............................................................................................................................... 15

1.Procedura Standard 8: Planificarea ............................................................................................................................ 17

1.1.Aspecte teoretice ................................................................................................................................................ 17

Descrierea standardului ........................................................................................................................................ 17

Cerinte generale .................................................................................................................................................... 17

Comentarii ............................................................................................................................................................. 17

Recomandari ......................................................................................................................................................... 26

1.2.Procedura ............................................................................................................................................................ 27

1.2.1.Formare initiative ......................................................................................................................................... 27

1.2.2.Planificare implementare initiativa .............................................................................................................. 28

1.3.Formulare ............................................................................................................................................................ 29

Nota de fundamentare .......................................................................................................................................... 29

Planul de initiativa ................................................................................................................................................. 32

2.Procedura Standard 9: Coordonarea.......................................................................................................................... 33




Comentarii ............................................................................................................................................................. 33

Recomandari ......................................................................................................................................................... 35

2.2.Procedura ............................................................................................................................................................ 37

2.2.1.Coordonare initiativa .................................................................................................................................... 37



2

2.3.Formulare ............................................................................................................................................................ 37

Protocol de sedinta ............................................................................................................................................... 37

Lista de masuri ....................................................................................................................................................... 38

3.Procedura Standard 10: Monitorizarea performantelor ............................................................................................ 39




Comentarii ............................................................................................................................................................. 39

Recomandari ......................................................................................................................................................... 41

3.2.Procedura ............................................................................................................................................................ 42

3.2.1.Stabilire indicatori performanta ................................................................................................................... 42

3.2.2.Masurare indicatori de performanta ........................................................................................................... 43

3.3.Formulare ............................................................................................................................................................ 44

3.3.1.Lista de obiective specifice actualizata ........................................................................................................ 44

3.3.2.Raport asupra modificarilor ......................................................................................................................... 44

4.Procedura Standard 11: Managementul riscurilor ..................................................................................................... 46




Comentarii ............................................................................................................................................................. 46

Recomandari ......................................................................................................................................................... 53

4.2.Procedura ............................................................................................................................................................ 54

4.2.1.Management Riscuri (cu subprocese) .......................................................................................................... 55

4.2.2.Identificare si evaluare risc ........................................................................................................................... 56

4.2.3.Pregatire sedinta EMR .................................................................................................................................. 57

4.2.4.Desfasurare Sedinta EMR ............................................................................................................................. 58

4.2.5.Implementarea masurilor de raspuns la risc ................................................................................................ 61

4.3.Formulare ............................................................................................................................................................ 62

4.3.1.Formular alerta la risc................................................................................................................................... 62

4.3.2.Registrul riscurilor ........................................................................................................................................ 62

4.3.3.Fisa de urmarire a riscului ............................................................................................................................ 64

4.3.4.Proces verbal al sedintei de analiza a riscurilor ........................................................................................... 65

5.Procedura Standard 16: Semnalarea neregularitatilor .............................................................................................. 66



3




Comentarii ............................................................................................................................................................. 66

Recomandari ......................................................................................................................................................... 70

5.2.Procedura ............................................................................................................................................................ 71

5.3.Formulare ............................................................................................................................................................ 72

6.Procedura Standard 17: Proceduri ............................................................................................................................. 73




Comentarii ............................................................................................................................................................. 73

Recomandări detaliate cu privire la elaborarea unei proceduri scrise ................................................................. 74

Recomandari privind procedura operationala sugerata de OMFP 946/2005 anexa 2 ......................................... 86

6.2.Procedura ............................................................................................................................................................ 91

6.2.1.Elaborare procedura de sistem .................................................................................................................... 92

6.2.2.Elaborare procedura operationala ............................................................................................................... 93

6.3.Modele si Formulare ........................................................................................................................................... 94

6.3.1.Model Procedura Sistem .............................................................................................................................. 94

6.3.2.Model Procedura Operationala .................................................................................................................... 99

6.3.3. Tabel centralizator consultare electronică ................................................................................................ 104

6.3.4.Lista codurilor compartimentelor din cadrul Primariei Municipiul Slobozia ............................................. 104

6.3.5.Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul Primăriei ....................................................................... 105

6.3.6.Registrul procedurilor operationale scrise la nivelul compartiment ......................................................... 105

6.3.7.Adresa consultare ....................................................................................................................................... 106

6.3.8.Adresa avizare PS/PO ................................................................................................................................. 107

6.3.9.Dispozitie Primar aprobare PS .................................................................................................................... 108

6.3.10.Model Procedura Operationala conform OMFP 946/2005...................................................................... 109

7.Procedura Standard 19: Supravegherea .................................................................................................................. 115

7.1.Aspecte teoretice .............................................................................................................................................. 115

Descrierea standardului ...................................................................................................................................... 115

Cerinte generale .................................................................................................................................................. 115

Comentarii ........................................................................................................................................................... 115



4

Recomandari ....................................................................................................................................................... 115

7.2.Procedura .......................................................................................................................................................... 116

7.3.Formulare .......................................................................................................................................................... 117

7.3.1.Centralizator constatari actiuni supraveghere ........................................................................................... 117

7.3.2.Raport exceptie .......................................................................................................................................... 117

8.Procedura Standard 20: Gestionarea abaterilor ...................................................................................................... 118




Comentarii ........................................................................................................................................................... 118

Recomandari ....................................................................................................................................................... 118

8.2.Procedura .......................................................................................................................................................... 119

8.3.Formulare .......................................................................................................................................................... 120

8.3.1.Registrul abaterilor ..................................................................................................................................... 120

8.3.2.Raport abatere ........................................................................................................................................... 120

9.Procedura Standard 21: Continuitatea activitatii ..................................................................................................... 121




Comentarii ........................................................................................................................................................... 121

Recomandari ....................................................................................................................................................... 126

9.2.Procedura .......................................................................................................................................................... 127

9.2.1.Dezvoltare Plan Continuitate Activitate ..................................................................................................... 127

9.2.2.Reluare activitate in caz de criza ................................................................................................................ 128

9.3.Formulare .......................................................................................................................................................... 129

9.3.1.Raport incident ........................................................................................................................................... 129

9.3.2.Raport de informare ................................................................................................................................... 129

9.3.3.Raport de analiza ........................................................................................................................................ 129

9.3.4.Raport privind masurile intreprinse ........................................................................................................... 129

9.3.5.Raport privind cheltuielile .......................................................................................................................... 130

10.Procedura Standard 25: Auditul intern .................................................................................................................. 131

10.1.Aspecte teoretice ............................................................................................................................................ 131




5


Comentarii ........................................................................................................................................................... 131

Recomandari ....................................................................................................................................................... 144

10.2.Procedura ........................................................................................................................................................ 144

10.2.1.Pregatire audit intern ............................................................................................................................... 145

10.2.2.Misiune audit la fata locului ..................................................................................................................... 146

10.2.3.Urmarirea recomandarilor de audit ......................................................................................................... 148

10.3.Formulare ........................................................................................................................................................ 149

10.3.1.Ordin de serviciu ...................................................................................................................................... 149

10.3.2.Declaratia de independenta ..................................................................................................................... 149

10.3.3.Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern .............................................................. 151

10.3.4.Colectarea informatiilor ........................................................................................................................... 151

10.3.5.Chestionar de luare la cunostinta ............................................................................................................ 152

10.3.6.Lista centralizatoare a obiectelor auditabile ............................................................................................ 153

10.3.7.Identificarea riscurilor .............................................................................................................................. 153

10.3.8.Chestionar de audit intern ....................................................................................................................... 154

10.3.9.Stabilirea factorilor de risc, ponderea acestora si aprecierea nivelurilor riscurilor ................................. 155

10.3.10.Matricea riscurilor .................................................................................................................................. 156

10.3.11.Clasarea operatiilor in functie de analiza riscurilor ................................................................................ 157

10.3.12.Tabelul “puncte tari si puncte slabe” ..................................................................................................... 158

10.3.13.Tematica in detaliu ................................................................................................................................. 159

10.3.14.Programul de audit intern ...................................................................................................................... 160

10.3.15.Programul interventiei la fata locului ..................................................................................................... 163

10.3.16.Minuta sedintei de deschidere ............................................................................................................... 164

10.3.17.Chestionarul-lista de verificare .............................................................................................................. 165

10.3.18.Formular interviu .................................................................................................................................... 166

10.3.19.Formular test .......................................................................................................................................... 167

10.3.20.Foaie de lucru ......................................................................................................................................... 168

10.3.21.Lista de control ....................................................................................................................................... 168

10.3.22.Fisa de identificare si analiza problema ................................................................................................. 169

10.3.23.Formular constatare si raportare iregularitati ....................................................................................... 169

10.3.24.Nota centralizatoare documente lucru .................................................................................................. 170

10.3.25.Minuta sedintei de inchidere ................................................................................................................. 171



6

10.3.26.Proiect raport audit ................................................................................................................................ 172

10.3.27.Adresa inaintare Proiect audit ............................................................................................................... 176

10.3.28.Minuta reuniune reconciliere ................................................................................................................. 176

10.3.29.Raport Audit Intern ................................................................................................................................ 177

10.3.30.Lista supervizare documente audit ........................................................................................................ 180

10.3.31. Adresa de înaintare a Raportului de audit către conducătorul care a dispus misiunea ....................... 181

10.3.32. Adresa de înaintare a Raportului de audit către entitatea auditată ..................................................... 182

10.3.33.Fisa de urmarire a recomandarilor ......................................................................................................... 182

10.3.34. Fişa de evaluare a misiunii de audit intern de către supervizor ............................................................ 183

10.3.35.Fisa de evaluare a misiunii de audit intern de catre structura auditata ................................................ 185



7

0.Procedura Standard 7: Stabilire obiective

0.1.Aspecte teoretice

Descrierea standardului

Entitatea publicã trebuie sã defineascã obiectivele determinante, legate de scopurile entitãţii, precum şi cele

complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi

sã comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.

Cerinte generale

Obiectivele generale ale oricãrei entitãţi publice se referã la realizarea unor servicii publice de bunã calitate, în

condiţii de eficienţã şi eficacitate maximã, astfel cum sunt prezentate aceste obiective în actul normativ care

reglementeazã organizarea şi funcţionarea entitãţii publice.

• Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitãţii publice;

• Entitatea publicã transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptate pentru

fiecare activitate şi le comunicã personalului;

• Obiectivele trebuie astfel definite încât sã rãspundã pachetului de cerinţe "S.M.A.R.T."1;

• Fixarea obiectivelor reprezintã atributul managementului, iar responsabilitatea realizãrii acestora revine

atât managementului, cât şi salariaţilor;

• Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impun utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul

de a facilita concretizarea responsabilitãţilor, rãspunderilor, de a asigura operativitate în cunoaşterea

rezultatelor etc.

Comentarii

Obiectivele generale ale organizatiei se stabilesc in concordanta cu misiunea, politicile si strategiile Primariei Municipiului Slobozia (formulate la randul lor ca fiind deduse din Obiectivele sectoriale (ale ministerului de resort), din analize strategice, din programele (politice ale) primarului ales. Ca urmare, vor exista doua categorii mari de obiective: A.de imbunatatire a functionarii curente privind

A.1.eficacitatea si eficienta functionarii (activitatilor/operatiunilor); A.2.fiabilitatea informatiilor (financiare si nefinanciare); A.3.conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne;

B.de dezvoltare/strategice (asumate de catre conducerea entitatii publice pe o perioada de timp, in vederea realizarii acestora) B.1.dezvoltarea capacitatii institutionale B.2.investitii de capital B.3.furnizare servicii noi Obiectivele generale sunt stabilite si revizuite periodic (anual si de de cate ori este necesar) de catre conducere si apoi derivate (rasfrante) la nivelul serviciilor si compartimentelor pe specificul acestora.

1 S - Precise (în limba englezã: Specific); M - Mãsurabile şi verificabile (în limba englezã: Measurable and verifiable); A -

Necesare (în limba englezã: Appropriate); R - Realiste (în limba englezã: Realistic); T - Cu termen de realizare (în limba

englezã: Time-dependent).



8

Exemplu

A.1.Eficacitatea si eficienta functionarii la nivel primarie Se deriva astfel: A.1.1.Eficacitatea si eficienta functionarii serviciilor APL A.1.2.Eficacitatea si eficienta functionarii serviciilor de Gospodarie Comunala A.1.3.Eficacitatea si eficienta functionarii serviciilor de Politie Comunitara Etc. A.2.Fiabilitatea informatiilor la nivel Primarie Se deriva astfel: A.2.1.Fiabilitatea informatiilor in cadrul serviciilor APL A.2.1.Fiabilitatea informatiilor in cadrul serviciilor de Gospodarire Comunala Etc

Obiectivele din categoria B, de dezvoltare, vizeaza o anumita intentie strategica si se vor deriva doar pe serviciile/ compartimentele implicate.

Obiectivele specifice sunt stabilite de sefii de compartimente. Fiecare sef de compartiment va identifica un numar de obiective proprii compartimentului pe care il conduce si care trebuie neaparat sa fie aliniate (sa



9

raspunda) obiectivelor generale derivate la nivelul serviciului livrat catre client (fie acesta extern – contribuabilul, fie client intern – alte compartimente si servicii). Obiectivele specifice la nivel compartiment/ serviciu vor respecta cerinte SMART. Obiectivele astfel formulate nu trebuie sa se confunde cu sarcinile/ activitatile curente desfasurate in departament, dar trebuie sa concure (sa conduca) la tema obiectivului general derivat.

Exemplu:

A.1.Eficacitatea si eficienta functionarii la nivel primarie A.1.1.Eficacitatea si eficienta functionarii serviciilor APL

A.1.1.1.Organigrama aparat de specialitate al primarului redefinita si aprobata prin HCL pana la

data de 31.12.2012 (in vederea eficientizarii activitatii) A.1.1.2.Pregatire si organizare alegeri administratie locala pana la data de … (in vederea eficacitatii functionarii) A.1.1.3.Procedura de functionare creata si implementata pana la data de… (in vederea eficientizarii activitatii) A.1.1.4.etc

Obiectivele individuale sunt stabilite de catre sefii de compartimente si sunt atribuite angajatilor care sunt astfel organizati in vederea realizarii obiectivelor specifice de compartiment. Forma de atribuire poate sa fie individuala (obiectiv per angajat), sau echipa/ grup de lucru (caz in care obiectivul se atribuie membrilor echipei, cu responsabilitate comuna in atingerea acestuia).

Recomandari

• Este utila codificarea obiectivelor in vederea unei referinte unice

• Nu se va realiza copierea si derivarea mecanica a obiectivelor generale, ci rediscutarea periodica a acestora in vederea intelegerii a ce inseamna la un moment dat eficacitate, eficienta, etc. in noile conditii ale contextului desfasurarii activitatii entitatii publice. Eficacitate de exemplu inseamna atingerea scopului. In masura in care scopul unor servicii publice este generat si permanent reorientat de nevoia cetateanului, intelegerea termenului de eficacitate trebuie rediscutat pentru a se asigura orientarea corecta a actiunilor viitoare.

• In ceea ce priveste serviciile in contact direct cu clientul extern, se va urmari o derivare la nivel de servicii publice (grup de procese) si nu la nivel de compartmente organizationale. Exemplu: obiectivele privind serviciile APL vor fi separate de cele juridice sau de registru Agricol, desi sunt realizate de aceeasi Directie.

• Obiectivele nu sunt statice, ci vii, putand suferi modificari in timp. Aceasta schimbare a obiectivelor insa trebuie justificata si tinuta sub control, necesitand aprobarea forurilor superioare.

• In cazul obiectivelor individuale se vor respecta prevederile Legii 40/2011 pentru modificarea si completarea Legii nr. 53/2003, Codul muncii 2011

• Obiectivele specifice si de dezvoltare trebuie supuse acordului calor care vor fi implicati in atingerea lor.

• Stabilirea obiectivelor sta la baza atat a planificarii si organizarii in vederea atingerii acestora, cat si a stabilirii indicatorilor de performanta care ulterior vor fi monitorizati si vor demonstra de fapt atingerea obiectivelor

• necesitatea schimbarii/ actualizarii unui obiectiv va trebui intotdeauna sa fie transparenta si explicita, iar acordul in legatura cu atingerea noii forme in care obiectivul a fost regandit trebuie refacut

• Obiectivele vor trebui armonizate pe verticala (sa nu existe obiective generale care sa nu fie acoperite de cel putin un obiectiv specific, de asemenea sa nu existe obiectiv specific care sa nu se refere la un obiectiv general).

• Obiectivele vor trebui armonizate pe orizontala (orice contradictii sau suprapuneri intre obiective trebuie rezolvate in acest moment).



10

Propagarea obiectivelor si armonizarea pe verticala: Obiectivele vor trebui vor trebui sa fie atinse prin intermediul initiativelor , care vor pune in opera solutii pentru atingerea tintelor. Ca urmare, Standardul 8 (Planificarea) este strans legat de Standardul 7 (Obiective). Indicatorii cheie de performanţă stabiliţi pentru fiecare obiectiv specific constituie punctul de plecare în procesul de monitorizare. Fiecare indicator cheie de performanţă trebuie să fie definit cu claritate, să fie exprimat printr-o formulă. Indicatorul va include şi unitatea de măsură. De asemenea, se recomandă ca definirea indicatorului să cuprindă suficiente detalii, pentru ca orice persoană însărcinată cu colectarea datelor, indiferent de perioada de colectare, să fie capabilă să colecteze, pentru acelaşi indicator, acelaşi tip de date.

Document strategic

Nivel conducere

• Directii imbunatatire

activitate curenta

• Directii dezvoltare

Nivel servicii/ compartimente Nivel individual

Feedback



11

0.2.Procedura

0.2.1.Stabilire obiective



12



13

0.2.2.Actualizare obiective

0.3.Formulare

0.3.1.Lista obiective generale si derivate



14

PrimariaMunicipiuluiSlobozia:

Obiectivegeneralesiderivatepentruperioada01.01.20xx-31.12.20xx

Versiunea X.0, Data: zz/ll/aaaa

Categoria Obiective

generale

Obiective

derivate

pe servicii

Indicatori

performanta

Termen

indeplinire

Responsabil Observatii

A.Obiectiv

e

functionar

e curenta

A.1.Eficacitatea si eficienta functionarii la nivel primarie

A.2.Fiabilitatea informatiilor (financiare si nefinanciare)

A.3.Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile sectoriale/ interne

B.Obiectiv

e de

dezvoltare

/

strategice

B1.Eficienta si eficacitatea realizarii investitiilor

B2.Etc

0.3.2.Lista obiective specifice

Compartiment…………………

ObiectiveSpecificepentruperioada01.01.2012-31.12.2012

Versiunea X.0, Data: zz/ll/aaaa



15

Obiective

derivate la

nivelul

serviciului

Obiective

specifice

Ipoteze/

premise

Termen

indeplinire

Indicatori

performanta

Responsabil Observatii

A.1.1……….. A.1.1.1.

A.1.1.2.

B.1.1……….. B1.Eficienta si eficacitatea realizarii investitiilor

B2.Etc

0.3.3.Fisa actualizare obiectiv

Compartiment ……………………………………………………………………………………………………………

Responsabil ………………………………………………………………………………………………………………..

Data ……………………………………………………………………………………………………………………………

0.Tip obiectiv (selectati doar o optiune):

□ general/ derivat

□ specific

1.Actiune propusa (selectati doar una din optiuni)

□ Adaugare Nume obiectiv nou: ..…………………………………………………………………………

□ Modificare Nume obiectiv vechi: ………………………………………………………………………..

Nume obiectiv nou: …………………………………………………………………………..

□ Stergere Nume obiectiv vechi: .……………………………………………………………………….

2.Motiv actualizare……………………………………………………………………………………………………..

3.Impact estimat …………………………………………………………………………………………………………



16

…………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………….

Rezolutie propunere …………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………….

Persoane desemnate sa analizeze propunerea:

Nume si

Prenume

Functia Data Observatii Semnatura



17

1.Procedura Standard 8: Planificarea



Entitatea publica intocmeste planuri prin care se pun in concordanta activitatile necesare pentru atingerea

obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel incat riscurile de a nu realiza obiectivele sa fie minime.

Cerinte generale

• Planificarea este una din functiile esentiale ale managementului;

• Planificarea se refera la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea

obiectivelor.

• Avand in vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel

mai bun mod de alocare;

• Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea

obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea

planului;

• Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor variaza in functie de diversi

factori, precum: marimea entitatii publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobarii

formale a unor activitati etc.

• Dupa orizontul de timp la care se refera, in general, se elaboreaza: planuri anuale; planuri multianuale.

• Specific planificarii multianuale este stabilirea unei succesiuni de masuri ce trebuie luate pentru

atingerea obiectivelor.

Comentarii

Pentru ca resursele si capabilitatile organizatiei sa fie utilizate in mod judicios, obiectivele trebuie grupate pe

initiative, asigurandu-se in acest fel un angajament legat de realizarea lor intr-un anumit termen, cu anumite

costuri (cunoscute) si un anumit continut (sfera de cuprindere) precizat. Continutul reprezinta de fapt solutia

(rezultate si activitati care duc la acestea) pentru atingerea unui anumit obiectiv(e). Aceasta solutie care

conduce de fapt la o schimbare, poate avea uneori o parte legata de structura tehnologica, dar de cele mai

multe ori si o parte procesuala (in sensul ca se vor schimba modurile de lucru si deci vor trebui realizate noi/alte

proceduri de efectuare a sarcinilor) si una culturala (in sensul ca vor trebui schimbate moduri de gandire,

obisnuinte, atitudini, etc.). In ceea ce priveste initiativa, ar trebui inteles ca aceasta sa trebuie gandita in

totalitate, in sensul adresarii

Planificarea deci nu se refera la ceea ce facem pentru realizarea unui obiectiv singular, ci ceea ce facem (si cum

facem) pentru dezvoltarea anumitor initiative care sa rezolve unul sau mai multe obiective grupate.

Initiativele trebuie sprijinite pe notele de fundamentare. Acestea trebuie sa contina cateva elemente cheie care

sa poata ulterior sa conduca la decizia incadrarii realizarii solutiei la problema/ problemele prezentate prin una

Raport Final ”Optimizarea și reducerea timpilor de livrare a

serviciilor publice prin utilizarea instrumentelor moderne de


18

din formele de organizare: proces, proiect sau program.

Trebuie realizat un management atent al initiativelor in asa fel incat acestea sa acopere complet obiectivele

propuse. In acest sens, este utila utilizarea unei matrici obiective/initiative astfel incat la final sa existe o

delimitare clara a initiativelor si o pondere a rezultatelor acestora in realiarea obiectivelor. Trebuie mentionat

ca:

• mai multe obiective pot fi realizate de catre o singura initiativa

• un obiectiv poate fi realizat prin mai multe initiative coordonate

Obiectiv 1 Obiectiv 2 Obiectiv 3 Obiectiv 4 … Obiectiv N

Initiativa 1 X

Initiativa 2 x x X

Initiativa 3

Initiativa M

x x

Initiative

ad-hoc

Note de

fundamentare



19

In final, aceasta potrivire(engl. matching) initiala care este mai mult conceptuala, trebuie probata prin

masurare a unor indicatori in desfasurarea initiativelor sau la final si verificat daca au contribuit si in ce mod la

realizarea efectiva a obiectivelor alese.

Un alt element important de precizat este ca initiativele in realizarea obiectivelor pot avea diferite modalitati de

organizare, unele putand fi realizate prin procese existente in interiorul organizatiei (exemplu: achizitie

materiale, echipamente, etc) si realizarea unor grupuri de lucru ad-hoc care sa se ocupe cu implementarea,

altele putand fi proiecte (ca urmare beneficiind de formarea “oficiala” a unor echipe, buget din anumite surse,

atentie manageriala, etc) sau programe (mai multe proiecte coordonate coerent si unitar pentru a se obtine un

beneficiu superior celui realizat din coordonarea separata a acestora).

Frecventa Continua

Durata Termen scurt

Importanta Scazuta

Sfera de cuprindere Mica

Cererea de resurse Scazuta

Costuri Mici-medii

Org.implicate Putine

Frecventa Unica

Durata Termen scurt-mediu

Importanta Medie-ridicata

Sfera de cuprindere Medie-mare

Cererea de resurse medie

Costuri Medii-ridicate

Org.implicate Cateva-multe

Organizație

permanentă /

Grupuri de lucru

Proiect



20

Frecventa Unica

Durata Termen mediu-lung

Importanta ridicata

Sfera de cuprindere mare

Cererea de resurse ridicata

Costuri ridicate

Org.implicate multe

Odata formulata o initiativa, aceasta trebuie conturata (in sensul definirii cat mai minutioase a granitelor sale) si

de asemenea trebuie definit continutul (in sensul solutiei care trebuie dezvoltate in vederea atingerii

obiectivului/elor).

De obicei, in momentul in care exista o initiativa, ideea solutiei a parcurs deja anterior cativa pasi:

-la o problema data/obiectiv trasat a existat o viziune a solutiei (deci o modalitate de rezolvare)

-aceasta solutie a fost expusa “in mare” si s-a analizat daca ea este acceptabila, fezabila, valoroasa (in cazul unor

initiative mai consistente care duc la realizarea unor proiecte (unele asa-zise de investitie) pasii acestia sunt bine

trasati (de lege) si parcursi. Totusi, chiar daca initiatiativa nu este atat de mare in ceea ce priveste continutul si

bugetul pentru a fi considerata proiect, este bine ca acesti pasi sa fie cel putin schitati, pentru alegerea

alternativei celei mai bune din punct de vedere tehnic, economic, social, ecologic, etc.

-s-au analizat: contextul organizational in care se realizeaza initiativa, resursele si capabilitatile, modalitatea

urmatoare de implementare (prin forte proprii, prin externalizare), initiativele/proiectele paralele cu care ar

putea interfera, persoanele/grupurile interesate/afectate de initiativa.

Din toate aceste analize preliminare, rezulta o idee cat mai clara despre CE trebuie facut, CUM, in ce CONTEXT si

cu ce RESURSE.

Odata ce s-a realizat aceasta delimitare a ceea ce trebuie facut in vederea atingerii obiectivului/elor, ar trebui sa

existe un responsabil care isi asume ducerea la bun sfarsit a initiativei (in cazul proiectelor, acesta este

Managerul de Proiect, in cazul programelor, e vorba de Managerul de Program). Tot astfel, trebuie sa existe o

persoana care sa isi asume rolul de “beneficiar”, sau “proprietar al rezultatelor initiativei”. Acest rol poate fi

jucat de catre seful de compartiment in cazul initiativelor realizate intracompartimental, sau de catre Directorii

de departament sau chiar de catre Conducatorul institutiei, in functie de anvergura initiativei (cu cat mai mare

initiativa, cu atat mai mare nivelul ierarhic al persoanei in cauza). Rolul acesta este de sprijin (engl. support) in

Program



21

ceea ce priveste resursele si informatiile privind contextul in care se realizeaza solutia si este absolut necesar sa

fie jucat pentru ca initiativa sa poata sa aiba succes. Rolul acesta presupune si acceptarea rezultatelor initiativei.

Odata ce exista o persoana desemnata coordonator al initiativei, aceasta trebuie, eventual cu ajutorul sefului de

compartiment sa parcurga urmatorii pasi:

1.Stabilire clara a obiectivelor initiativei

Aici trebuie sa se inteleaga foarte bine diferenta intre obiectivele initiativei/ proiectului si obiectivele

organizationale care trebuie sa fie atinse. Primele desemneaza solutia/mijlocul prin care ultimele vor fi atinse.

Obiectivele principale ale initiativei (proiectului) se formuleaza ca Rezultate concrete (livrabile), in starea dorita

de functionalitate la finalul intervalului de timp angajat … in vederea realizarii Obiectivelor specifice

organizationale

Exemplu de formulare:

• Echipamente noi achizitionate, instalate si testate

• Personal instruit

• Proceduri de lucru modificate

In vederea cresterii eficientei de prelucrare a datelor si informatiilor pentru compartimentul XXX cu 15% pana la

data de 31 decembrie 2012.

Dupa cum se poate sesiza, se respecta regula de mai sus: rezultate in starea finala dorita, in vederea realizarii

obiectivelor organizationale.

Pe langa obiectivele principale, pot fi detectate si obiective secundare sau aditionale. Acestea sunt efecte

colaterale ale initiativei si care trebuie exprimate, tocmai pentru ca beneficiile de acest tip sunt colectate si

consumate de obicei de servicii interne sau chiar de clientul extern/cetatean, ca urmare ele trebuie cunoscute si

utilizate ulterior.

Exemplu:

• O mai buna ergonomie a spatiului de lucru � consumator: HR, SSM, etc

• O automatizare partiala a unor activitati de rutina � consumator: MQ, Compartiment in cauza, etc

2.Stabilirea rezultatelor directe ale initiativei

Intrebarea CE rezultate/livrabile obtinem in final (si/sau pe parcurs)? trebuie sa fie prima formulata.

In acest sens este utila (desigur in functie de context si continut solutie) o lista de verificare pe categorii:

Categorii livrabile Livrabile

Infrastructura -



22

Echipamente -

Documente -

etc

In dreptul “livrabilelor” se vor pune rezultatele (lucrurile (active tangibile sau intangibile) care trebuie produse

pe parcursul implementarii initiativei). Acestea vor sta la baza specificarii activitatilor necesare care duc la

realizarea acestora in pasul urmator.

3.Stabilirea activitatilor/ sarcinilor

In vederea realizarii rezultatelor in stare finala dorita pentru a asigura realizarea obiectivelor, este necesara o

serie de activitati care sa conduca la dezvoltarea livrabilelor din pasul anterior.

Sarcini Livrabile (din pasul anterior)

Sarcina 1 -

Sarcina 2 -

Sarcina 3 -

etc

In acest fel, se realizeaza o sincronizare intre activitati si livrabile. Ar trebui sa nu existe activitati fara livrabile si

livrabile care sa nu fie produse de catre activitati listate in partea stanga.

In cazul in care initiativa se implementeaza prin intermediul unui proiect (care reprezinta o initiativa mai

complexa), atunci structura cea mai folosita este WBS (engl.work breakdown structure) sau structura

defalcata/detaliata pe activitati. Aceasta are o structurare pe orizontala (pe faze) si una pe verticala (pe sarcini).



23

4.Stabilirea resurselor si mijloacelor necesare

4.1.Resursele umane

Definirea rolurilor: aici trebuie sa pornim tot de la rezultatele scontate (livrabilele de la punctul 2). Avand in

vedere tipul acestora, de ce specialitati am nevoie pentru realizarea livrabilelor? Am toate persoanele potrivite

in interiorul compartimentului sau trebuie sa mai “imprumut” de la alte compartimente? Din punct de vedere

competenta, personalul actual este la un nivel acceptabil pentru realizarea obiectivelor asumate? Cum ii

organizez? (individual, grup de lucru, echipa de proiect).

4.2.Alte resurse

• Materiale (luare in consum, plasarea in liste de achizitie)

• Echipamente

• Servicii, etc

4.3.Distribuirea resurselor pe activitati

Sarcini Responsabil Alte resurse

Sarcina 1

Sarcina 2

Sarcina 3

…

Acest tabel intermediar poate sa ajute plasarea resurselor umane si materiale pe activitati/sarcini. Pentru

initiative mai complexe, care necesita interactiunea unor mai multe roluri, este utila adaugarea unor coloane



24

care sa arate cine este raspunzator (cine aproba), cine colaboreaza (sau este consultat), cine este informat in

cadrul aceleasi sarcini.

5.Estimarea de timp per sarcina

In functie de resursele pe care le avem la dispozitie pe fiecare sarcina, se estimeaza durata de realizare a

acestora. Se tine seama de asemenea de posibilitatile de paralelizare (realizare a sarcinilor in paralel) si

secventializare (realizare a sarcinilor in serie) si eventualele dependente care ar putea exista intre oricare 2

sarcini (incep in acelasi timp, a doua incepe dupa ce s-a sfarsit prima, se sfarsesc in acelasi timp sau a doua se

sfarseste dupa ce a inceput prima).

Sarcini Durata Data inceput Data finalizare Dependenta

Sarcina 1 Durata 1 Zz/ll/aaaa Zz/ll/aaaa

Sarcina 2 Durata 2 Sarcina 1

Sarcina 3 Durata 3 Sarcina 2

etc

In unele cazuri simple, ale unor initiative de mica anvergura, modalitatea de surprindere a datelor calendaristice

poate fi simpla: evenimente importante (obtinere de livrabile importante) si date calendaristice (aceasta

modlitate se numeste Planul jaloanelor (engl. milestones). In alte cazuri mai complexe, trebuie utilizat planul

Gantt, care este mult mai expresiv.



25

6.Estimarea de cost per sarcina

Pentru fiecare sarcina putem defalca, in functie de reursele utilzate (personal, materiale, echipamente, servicii,

etc) costuri estimate specifice. Acestea se pot ulterior insuma pe categorii. Costurile de personal pot sa nu fie

considerate. Considerarea are sens in momentul in care ne intereseaza anumite statistici sau bugetari separate.

Sarcini Cost

Sarcina 1 -personal: cost 1

-materiale: cost 2

-echipament: cost 3

-servicii: cost 4

Sarcina 2 -personal:

-materiale:

-echipament:

-servicii:

etc

TOTAL: ∑=Cost total estimat

7.Estimarea de risc

Initiativele sunt realizate prin actiuni care pot fi afectate de evenimente probabile cu anumite efecte nedorite

asupra realizarii obiectivelor. Ca urmare, urmatoarele actiuni trebuie realizate in secventa:

• Identificarea de riscuri asociate sarcinilor din plan

• Evaluarea expunerii la risc

• Elaborarea masurilor de raspuns

• Inserarea masurilor in planul de activitati (in vederea securizarii sarcinilor care duc la realizarea obiectivelor)

8.Comasarea planurilor intr-un plan unic

Toti pasii de pana acum au avut rezultate separate, care au dus la intelegerea mai multor dimensiuni ale

implementarii initiativei. Aceste rezultate insa, trebuie comasate pentru a avea o privire unica, de ansamblu

asupra actiunii.

Nr. Sarcina Livrabil Responsabil Durata Termen Dependente Resurse Cost



26

crt finalizare

Asociat/atasat la acest tabel, uneori poate fi folosit un plan Gantt (realizat ca o distributie calendaristica grafica

sub forma de bare): este mult mai sugestiv si ar putea genera o intelegere mult mai buna in legatura cu

imaginea de ansamblu si realizarea initiativei in timp si spatiu.

Recomandari

• Pentru ca planificarea sa poata sa fie realizata identic in toate compartimentele va fi necesar un

management centralizat al initiativelor, transformarea unora in proiecte sau programe trebuind sa fie

un proces bine stabilit. Nu trebuie pierduta din vedere finalitatea planificarii, si anume atingerea

obiectivelor. Cele doua aspecte sunt strans legate si de aceea, in momentul in care apar schimbari de

context sau de continut justificate, planificarea trebuie sa se reia pentru a se atinge obiectivele stabilite.

De asemenea, daca obiectivele s-au schimbat, de asemenea planificarea trebuie revizuita.

• Diferentierea metodelor aplicate in pasii prezentati mai sus este in functie de complexitate. Cu cat

initiativa este mai complexa, cu atat are nevoie de mai multe “puncte de vedere”, ca urmare planurile

utilizate sa fie mai multe, mai detaliate. O lista de verificare in cele 2 situatii ar putea fi utila. Exemplu:

Metode folosite în procesul de demarare a

proiectului

Initiativa simpla Proiect

Planul obiectivelor proiectului obligatoriu obligatoriu

Descompunerea (lista) livrabilelor optional obligatoriu

Structura detaliată pe activităţi obligatoriu obligatoriu

Diagrama de bare a proiectului (Gantt) optional obligatoriu

Planul costurilor proiectului obligatoriu obligatoriu

Analiza economică (business case) optional obligatoriu



27

1.2.Procedura

1.2.1.Formare initiative




28

1.2.2.Planificare implementare initiativa




29

1.3.Formulare

Nota de fundamentare

Nota: pentru initiative de o anvergura mai mica, se poate gandi un format simplificat.

1.Titlul initiativei Act normativ

• DA

• NU

2.Obiective initiativa

3.Contributie la obiectivele organizationale

• 1

• 2

• 3

4.Motivul emiterii initiativei



30

4.1.Descrierea situatiei

actuale

4.2. Schimbări preconizate

4.3. Alte informaţii

5. Impactul socioeconomic al initiativei

5.1. Impact economic

5.2. Impactul asupra mediului de afaceri

5.3. Impactul social

5.4. Impactul asupra mediului

5.5. Alte informaţii

6. Impactul financiar asupra bugetului general consolidat, atât pe termen scurt, pentru anul curent, cât şi pe termen lung (5 ani)

Indicatori Anul curent

Urmatorii 4 ani Media pe 5 ani

2 3 4 5 6 7



31

1. Modificări ale veniturilor bugetare, plus/minus, din care: a) buget de stat, din acesta:

(i) contribuţii de asigurări (ii) impozit pe venit

b) bugete locale: (i) impozit pe profit

c) bugetul asigurărilor sociale de stat: (i) impozit pe profit

2. Modificări ale cheltuielilor bugetare, plus/minus, din care: a) buget de stat, din acesta:

(i) cheltuieli de personal (ii) bunuri şi servicii

b) bugete locale: (i) cheltuieli de personal (ii) bunuri şi servicii

c) bugetul asigurărilor sociale de stat: (i) cheltuieli de personal (ii) bunuri şi servicii

3. Impact financiar, plus/minus, din care: b) bugete locale a) buget de stat

4. Propuneri pentru acoperirea creşterii cheltuielilor bugetare

5. Propuneri pentru a compensa reducerea veniturilor bugetare

6. Calcule detaliate privind fundamentarea modificărilor veniturilor şi/sau cheltuielilor bugetare

7. Alte informaţii

7. Efectele initiativei asupra altor reglementari

7.1. Proiecte de acte normative suplimentare

7.2. Compatibilitatea proiectului de act normativ cu legislaţia comunitară în materie

7.3. Decizii ale Consiliului Local si alte documente

7.4. Evaluarea conformităţii:

Denumirea actului sau documentului normativ, numărul, data adoptării şi data publicării

Gradul de conformitate /Comentarii se conformează/nu se conformează /

8. Alte acte normative şi/sau documente din care decurg angajamente

9. Alte informaţii

În considerarea celor prezentate, a fost elaborata initiativa ..........................................................................

..........................................................................................................................................................................



32

..........................................................................................................................................................................

pe care o supunem spre decizie.

În forma prezentată, initiativa a fost adoptata de ............................................................................................

AVIZĂM FAVORABIL:

Planul de initiativa

Compartment XXX

Initiativa YYY, versiunea …, data…

Obiective initiativa …

in vederea realizarii obiectivelor specifice …

Nr.

crt

Sarcina Livrabil Responsabil Durata Termen

finalizare

Dependente Resurse Cost



33

2.Procedura Standard 9: Coordonarea



Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entitãţii publice trebuie

coordonate, în scopul asigurãrii convergenţei şi coerenţei acestora.

Cerinte generale

- Managementul asigurã coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor structurale ale entitãţii publice;

- Atunci când necesitãţile o impun, se pot organiza structuri specializate, care sã sprijine managementul în

activitatea de coordonare;

- Coordonarea influenţeazã decisiv rezultatele interacţiunii dintre salariaţi în cadrul raporturilor profesionale;

- Salariaţii trebuie sã ţinã cont de consecinţele deciziilor lor şi ale acţiunilor lor asupra întregii entitãţi publice;

- Coordonarea eficientã presupune consultãri prealabile, atât în cadrul structurilor unei entitãţi publice, cât şi

între structurile respective.

Comentarii

Unul dintre obiectivele coordonării implementarii initiativelor este informarea membrilor grupului de lucru/

echipei de proiect şi a reprezentanţilor mediilor relevante despre evoluţia implementarii. Legăturile între

pachetele de activităţi (sarcini) sunt alese împreună cu membri echipei de lucru. Asigurarea evoluţiei proiectului

şi a calităţii rezultatelor pachetelor de activităţi rezultă din coordonarea resurselor, din controlul evoluţiilor

îndeplinirii pachetelor de activităţi şi din acceptarea rezultatelor (intermediare) ale pachetelor de activităţi.

Aceste sarcini ale coordonării pot rezulta în discuţii individuale, dar şi în şedinţe ale (sub-)echipelor. Pentru

structurarea şi susţinerea acestor comunicări sunt folosite în special documentele de planificare ca de exemplu:

planul obiectivelor, planul structurii sarcinilor, planul eşalonării calendaristice, planul costurilo şi/sau analiza

contextului. Suplimentar pot fi folosite metode de coordonare specifice adică protocoale/ minute ale şedinţelor,

liste de masuri (engl. TO DO lists), protocoale de acceptare a pachetelor de activităţi.

Pe scurt, Coordonarea este o funcţie continuă a managementului si implica:

• Informarea continuă

o a membrilor grupului de lucru/ compartimentului

o a reprezentanţilor elementelor de mediu relevante

• Promovarea continua a initiativei

• Coordonarea continuă a resurselor

• Asigurarea progresului continuu a implementarii initiativei prin

o Controlul progresului sarcinilor

o Aprobarea rezultatelor sarcinilor

• Metode de comunicare:

o Întâlniri individuale

o Convorbiri telefonice/ conferinţe, videoconferinţe

o Fax-uri, e-mail-uri

o Întalniri ale grupurilor de lucru/ echipe/ subechipe



34

• Instrumente

o Planul initiativei

o Liste de sarcini suplimentare (To Do lists)

o Minute ale întâlnirilor

o Aprobarea rezultatelor pachetelor de activităţi

Protocolul/ minuta de şedinţă

Pentru asigurarea obligaţiilor şi fezabilităţii în implementarea initiativei trebuie realizate după şedinţele de lucru

protocoale (minute). Acest formalism este justificat deoarece în cadrul implementarii initiativelor, lucrează

persoane care pot avea locaţii diferite (diverse alte compartimente sau externe), au sarcini relativ noi fata de

ceea ce realizeaza in mod curent. Documentarea înţelegerilor reprezintă de aceea o metodă esenţială de

comunicare.

Un protocol de şedinţă trebuie să fie cât mai scurt şi formulat în cuvinte cheie. Drept anexă la protocol trebuie

documentate măsurile acceptate într-o listă de masuri.

Pentru realizarea protocoalelor de şedinţă trebuie utilizate formulare, în scopul standardizării comunicării.

Protocoalele şedinţelor trebuie să conţină documentarea scopurilor şedinţelor, dar şi informaţii formale

precum: data şi durata şedinţei, participanţii şi locul. Structurarea conţinutului în protocolul de şedinţă se

realizează conform ordinei de zi a şedinţei grupului de lucru şi ar trebui să fie orientate după fazele de

implementare şi pachetele de activităţi.

Lista de masuri

Reprezintă o metodă importantă de coordonare a implementarii initiativelor. Este folosită pentru completarea

planului initiativei deoarece prezintă măsuri detaliate pentru realizarea pachetelor de activităţi din cadrul

planului.

Planul initiativei trebuie detaliat astfel încât coordonatorul să poată realiza acorduri referitoare la îndeplinirea

pachetelor de activităţi cu membrii proiectului, responsabili de aceste pachete. Pe baza specificării pachetelor

de activităţi, respectivul membru al grupului de lucru poate structura realizarea unui pachet de activităţi.

Acordurile necesare între membrul grupului de lucru (sub-echipă) şi coordonator referitoare la astfel de detalii

de desfăşurare pot fi reţinute în lista de masuri.

Lista de masuri trebuie structurată după fazele de realizare a initiativei şi pachetele de activităţi/ sarcini. Ea

trebuie să păstreze în afară de definiţiile măsurilor şi corespondenţa lor cu pachetele de activităţi şi

responsabilităţile, termenele de acord şi de realizare, statisticile şi interpretările statisticilor. Definiţia stadiului

realizării unei măsuri se poate realiza prin furnizare de procente sau prin descrieri verbale, ca de exemplu:

“neînceput”, “în derulare”, “terminat”. Data acordului este acel termen la care s-a realizat înţelegerea

referitoare la o măsură. Stabilirea realistă a acestei date este utilă în coordonarea implementarii intiativei.

Lista de masuri trebuie realizată progresiv. În cadrul coordonării implementarii initiativei măsurile încheiate vor

fi marcate cu starea “terminat”. Măsurile suplimentare agreate sunt preluate în listă şi marcate cu termenul

acordului. Măsurile încheiate trebuie păstrate în lista de masuri pentru a documenta desfăşurarea proiectului.

Lista de masuri primeşte astfel caracterul unui jurnal al implementarii initiativei. În cazul în care documentul cu



35

măsurile încheiate devine prea mare pot fi şterse diferite părţi ale listei de masuri. Dacă lista de masuri este

modificată în timpul şedinţelor este anexată protocolului de şedinţă.

Recomandari

Responsabilul/ coordonatorul trebuie să ţină pentru fiecare initiativa o singură listă de masuri, orice actualizare

(adaugare, actualizare, stergere fiind realizata in aceeasi lista.

Daca metoda de comunicare a fost una informala (telefon, etc) dar s-au luat hotarari importante pentru

implementarea initiativei, atunci ar trebui generata o Nota telefonica si anexata la dosarul de implementare a

initiativei, avand un continut simplu, continand ceea ce s-a stabilit, data, persoana cu care sa purtat

convorbirea.

Inainte de comunicarile complexe e utila o etapa de pregatire (in care se informeaza participantii, se creeaza si

trimite agenda, etc). Pregatirea are un impact mare asupra eficacitatii sale. Pentru desfasurarea eficienta a

sedintei trebuie sa se tina seama de regulile urmatoarele:

• Stabilirea unei ordini de zi judicioase, sarcina care trebuie sa revina in principal Coordonatorului. In

cazul sedintelor operative se va aborda o singura problema.

• Formularea problemelor inscrise pe ordinea de zi cu maximum de claritate , astfel incat fiecare

persoana convocata sa cunoasca cu precizie obiectivul si domeniul ce urmeaza sa fie abordat ;in

masura in care este posibil, elementele prezentate trebuie sa intereseze pe participanti asa incat sa

participle activ.

• Se vor desemna persoanele care urmeaza sa prezinte materiale pe baza carora se vor desfasura

lucrarile sedintei.

• Pentru fiecare tip de sedinta se vor stabili persoanele care vor fi participa la sedinta, fiind recomandabil

sa participeacele persoane implicate nemiljocit in problemele abordate. Se va evita marirea

nejustificata a numarului de participanti.

• Materiale pentru sedinta trebuie sa fie scurte (sinteze ), rezumandu-se strict la informatiile

necunoscute de participanti formuland alternative decizionale, ipoteze de lucru, propuneri concrete

etc, fiind trimise participantiilor cu cel putin 1-2 zile inainte.

• In cazul seditelor operationale pentru stabilirea datei este indicate consultarea persoanelor implicate

asupra fixarii datei reuniunii sau cel putin anuntarea lor din timp.

• Durata sedintei de informare nu trebuie sa depaseasca 60 de minute. Durata sedintei operative se va

stabili in functie de problema tratata.

Agenda este un instrument de lucru ce directioneaza activitatile din cadrul sedintei. Oricine organizeaza o o

sedinta va trebui sa aiba in vedere construirea agendei, adica o prezentare a problemelor ce urmeaza a fi

discutate, indiferent daca aceasta se va face intr-o forma scrisa sau nu. O agenda rationala trebuie sa includa:

• Scopulsedintei;

• Data, ora si locul de desfasurare;

• Tematica problemelor ce se vor dezbate:

• Aprobarea procesului verbal anterior;

• Prezentarea problemelor ce au rezultat din sedinta anterior

• Temele mari supuse dezbaterii;

• Aprobarea formala a problemelor ce necesita discutii;

• Prezentarea rapoartelor de la sefii de compartimente/ specialisti, contributia invitatiilor;



36

• Diverse

Se mai pot include in cadrul agendei si urmatoarele elemente:

• Cine a convocat sedinta;

• Cine sunt participantii;

• Cine prezinta fiecare problema;

• Timpul alocat pentru fiecare problema ;

• Data, ora si locul pentru uramatoarea sedinta;

Atunci cand numarul problemelor operationale este mai mare si se doreste cresterea operativitatii sedintei , se

procedeaza la impartirea acestora in doua categorii:

• Probleme ce necesita abordarea, fara a fi necesare discutii;

• Probleme ce necesita discutii.

Deschidere sedinta:

• Dechiderea sedintei la ora comunicata in prealabil participantilor;

• Formularea clara a obiectivelor sedintei

• Prezentarea ideilor la modul pozitiv

• Folosirea unui limbaj atractiv pentru a impune atentie participantilor ideilor emise ;

• Limita expunerii introductive la 1-2 minute

• Stabilirea de comun acord cu participantii, a duratei totale ( ex. 60 minute pentru sedintele operative) si

daca exista pericolul luarii de cuvant excesiv de lungi, a duratei maxime a unei luarii de cuvant.

Derulare sedinta:

• Sublinierea contributiilor in idei noi, solutii eficiente etc., asfel incat sa stimuleze participarea activa si

cat mai substantiala a celor prezenti la indeplinirea scopurilor urmarite;

• Calmarea spiritelor infierbantate, intervenind cu tact, dar ferm , pentru a preintampina sau elimina in

faza incipienta momentele de tensiune;

• Interventia prompta, in vederea stoparii interventiilor inutile pentru solutionarea problemelor abordate

, a divagatiilor de la subiect, a cunostintelor, meritelor etc. unor persoane;

• Imprimarea unui ritm care sa asigure incadrarea in perioada stabila, concomitent cu realizarea

scopurilor urmarite.

Inchidere sedinta:

• Stabilirea duratei sedintei la 1-1,5 ore , asa cum indica majoritatea specialistilor;

• Interventia finala a conducatorului sedintei trebuie sa fie concise si concomitant, sa se refere la

principalele decizii, acorduri ,puncte de vedere exprimate , facilitand retinerea lor de catre toti

participantii , inclusiv a pozitiei managementului fata de acestea;

Dupa fiecare comunicare continuta in Coordonare, este necesar un follow-up (actiune care urmeaza comunicarii

si in care Coordonatorul se asigura ca toate lucrurile au fost intelese bine. In acest sens se trmite participantilor

nota de sedinta si lista de masuri (in vederea acordului) si pentru a se fixa ulterior. Acest lucru se poate realiza



37

via e-mail. Elementele deosebit de importante trebuie sa fie transmise, cel mai tarziu in ziua urmatoare

reuniunii.

2.2.Procedura

2.2.1.Coordonare initiativa

2.3.Formulare

Protocol de sedinta

� Initiativa XXXX PROTOCOL DE ŞEDINŢĂ

Şedinţa: Şedinţa grupului, in vederea organizarii Data: Zz/ll/aaaa

Participanţi: X,Y,V Loc: P

Agenda

• …

• …

• …

Rezultate

• …

• …

• … Planificarea modalităţilor de acţiune viitoare

• Vezi lista de masuri

Anexe



38

Lista de masuri Rezultate de conţinut

Lista de masuri

� Initiativa XXXX LISTA TO DO

Nr crt

Actiune Resp Acord la: Termenul

de încheiere

Stare Observatii

1 X 13.2.2012 03.03.2012 în derulare Agrearea termenului

X, V 13.2.2012 03.03.2012 în derulare etc

V 13.2.2012 03.03.2012 neînceputa

12 Y 13.2.2012 10.03.2012 finalizata

Y 13.2.2012 10.03.2012 neînceputa Se amână



39

3.Procedura Standard 10: Monitorizarea performantelor



Entitatea publicã asigurã, pentru fiecare politicã şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori

cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţã şi eficacitate.

Cerinte generale

- Managementul trebuie sã primeascã sistematic raportãri asupra desfãşurãrii activitãţii entitãţii publice;

- Managementul evalueazã performanţele, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luãrii

mãsurilor corective ce se impun;

- Sistemul de monitorizare a performanţei este influenţat de mãrimea şi natura entitãţii publice, de

modificarea/schimbarea obiectivelor sau/şi a indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii.

Comentarii

Stabilirea indicatorilor de masurare a performantelor

Rapoartele privind performanta reprezinta tot o parte a comunicarii. Astfel, ele implica adunarea si

raportarea informatiilor privind progresul implementarii initiativei si realizarile care vor afecta participantii,

membrii grupului de lucru, conducatorii de compartiment si alte parti interesate. De asemenea, acestea implica

previziunea progresului viitor al implementarii initiativei. Rapoartele pot include informatii privind calitatea,

costurile, aria de cuprindere, orarul activitatilor, achizitii, riscul. Acestea sunt cateva dintre instrumentele si

tehnicile pe care le putem utiliza in acest scop. Stabilirea indicatorilor de masurare a performantelor se face in

doua etape:

• Pentru cei finali – ca parte a stabilirii obiectivelor specifice, masurabile.

• Pentru ceilalti necesari - ca parte a procesului de planificare

Colectarea datelor.

Pentru fiecare indicator de performanţă aferent fiecărei activităţi se identifică datele necesare a fi colectate, sursa datelor, factorii responsabili de colectarea şi transmiterea acestora, frecvenţa colectării datelor.

a) Sursa este acea entitate de la care sunt obţinute datele în mod constant. Este recomandat să se folosească aceeaşi sursă de date pentru acelaşi indicator de performanţă, pentru a evita ca în timp să se producă interpretări eronate sau lipsite de consistenţă.

b) Factorii responsabili de colectare şi transmitere a datelor. Fiecare compartiment, după caz îşi stabileşte propriile metode de colectare a datelor necesare monitorizării.

c) Frecvenţa colectării datelor (calendarul colectării datelor). Sistemul de monitorizare trebuie să se bazeze pe strângerea de date comparabile, colectate cu o anumită periodicitate pentru a se putea măsura progresul. În funcţie de tipul indicatorului de performanţă colectarea datelor se poate face lunar, trimestrial, semestrial, anual, după caz.

Procesarea şi analiza datelor.



40

După terminarea colectării datelor se trece la procesarea acestora, prin aplicarea formulei stabilite pentru fiecare indicator de performanţă. Procesarea va fi efectuată de către grupul de lucru pentru implementarea initiativei.

Instrumente si tehnici de raportare a performantelor

Acest proces are la dispozitie cinci instrumente si tehnici:

• revizuirea performantelor,

• analiza abaterilor,

• analiza tendintelor,

• analiza valorii dobandite si

• tehnicile si instrumentele de distribuire a informatiilor.

Revizuirea performantelor

Revizuirile performantelor reprezinta intalniri de revizuire a starii procesului de implementare a

initiativei tinute cu membrii grupului de lucru si cu alti participanti, pentru a obtine si prezenta informatii privind

starea si evolutia implementarii. Intalnirile de coordonare pot sluji foarte bine la raportarea unor performante

pe parcurs.

Analiza abaterilor

Analiza abaterilor compara rezultatele asteptate conform planului de initiativa cu rezultatele obtinute

efectiv, pe masura ce initiativa se dezvolta, pentru a determina daca exista devieri. De obicei, cel mai des se

masoara calendarul de desfasurare si costurile. Totusi, si calitatea, specificatiile privind performantele, riscul si

aria de cuprindere a initiativei pot fi supuse masuratorilor.

Analiza tendintelor

Analiza tendintelor determina daca performantele obtinute se imbunatatesc sau se inrautatesc de-a

lungul timpului, prin evaluarea periodica a rezultatelor. Aceste rezultate sunt masurate direct sau cu ajutorul

unor formule matematice care incearca sa estimeze situatia viitoare pe baza informatiilor istorice si a

rezultatelor.

Tehnici si instrumente de distribuire a informatiilor

O data ce s-au colectat si calculat variatiile din timpul implementarii, acestea trebuie raportate. Printre

tehnicile si instrumentele de distribuire a informatiilor se numara: metode de comunicare (prezentari, etc),

sistemele de stocare a informatiilor (sistem informatic) si metodele de distribuire a informatiilor.

Rezultate ale rapoartelor privind performantele

Acest proces are doua rezultate: rapoartele privind performantele si cerintele de schimbare. Rapoartele

privind performantele contin informatii care s-au adunat in urma dezvoltarii initiativei. Acestea urmeaza sa fie

prezentate celor interesati in diverse forme agreate (tabelara, grafica, geografica, etc). Ca rezultat al masurarii



41

performantelor si al actiunilor corective, este nevoie adeseori de modificari. Acest lucru necesita existenta unor

procese de control al schimbarilor prin care sa se administreze aceste schimbari cand ele apar.

Recomandari

Pentru a putea fi utilizati in procesul de masurare a performantei, indicatorii trebuie sa fie specifici si masurabili. Indicatorii de performanta provin din date fiabile si exacte, astfel ca acestea trebuie sa fie de incredere. Indicatorii de performanta trebuie aliniati la strategia si la obiectivele generale si derivate ale entitatii publice Indicatorii de performanta trebuie utilizati pentru a atinge obiectivele organizatiei. Lista de obiective specifice, formulata la Standardul privind Obiectivele, implica stabilirea unor indicatori de

performanta, care pot fi actualizati valoric apoi, ciclic, la diversele date de monitorizare. Se pot aduga coloane la

acest tabel, care sa specifice : Indicatori de performanta la data zz/ll/aaaa.



42

3.2.Procedura

3.2.1.Stabilire indicatori performanta



43

3.2.2.Masurare indicatori de performanta



44

3.3.Formulare

3.3.1.Lista de obiective specifice actualizata

Obiective

derivate

la nivelul

serviciului

Obiective

specifice

Ipoteze

/

premise

Termen

indeplinir

e

Indicatori

performant

a propusi

Responsabi

l

Observati

i

Ind. Perf.

La data

zz/ll/aaa

a

A.1.1……….

.

A.1.1.1.

A.1.1.2.

B.1.1……….

.

B1.Eficienta si eficacitatea realizarii investitiilor

B2.Etc

3.3.2.Raport asupra modificarilor

Cerere schimbare in initiativa XXX nr…

Descrierea modificarii

Motive pentru modificare

Data finalizarii initiativei

Data initiala Data anterioara Data revizuita

Bugetul pentru finalizarea initiativei



45

Bugetul initial Bugetul anterior Bugetul revizuit

Aprobat de

Coordonator Sef compartiment/ Proprietar initiativa



46

4.Procedura Standard 11: Managementul riscurilor



Entitatea publicã analizeazã sistematic, cel puţin o datã pe an, riscurile legate de desfãşurarea activitãţilor sale,

elaboreazã planuri corespunzãtoare, în direcţia limitãrii posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte

salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.

Cerinte generale

- Orice acţiune sau inacţiune prezintã un risc de nerealizare a obiectivelor;

- Riscurile sunt acceptabile, dacã mãsurile care vizeazã evitarea acestora nu se justificã în plan financiar;

- Riscurile semnificative apar şi se dezvoltã în special ca urmare a:

• managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publicã şi mediile în care aceasta acţioneazã;

• unor sisteme de conducere centralizate excesiv;

- Un sistem de control intern/managerial eficient presupune implementarea în entitatea publicã a

managementului riscurilor;

- Managerul are obligaţia creãrii şi menţinerii unui sistem de control intern/managerial sãnãtos, în principal,

prin:

• identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor, respectarea

regulilor şi regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de management intern şi extern,

protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;

• definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;

• evaluarea probabilitãţii ca riscul sã se materializeze şi a mãrimii impactului acestuia;

• monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea

riscurilor;

• verificarea raportãrii execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.

Comentarii

Intrucat acest standard are o complexitate mai mare, e nevoie de cateva definitii:

Risc - O problemă (situaţie, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care poate apare în viitor, caz în care

obţinerea rezultatelor prealabil fixate este ameninţată sau potentată. În prima situaţie, riscul reprezintă o

ameninţare, iar în cea de-a doua, riscul reprezintă o oportunitate. Riscul reprezintă incertitudinea în obţinerea

rezultatelor dorite şi trebuie privit ca o combinaţie între probabilitate şi impact. Probabilitatea de materializare a riscului - Posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se materializeze.

Reprezintă o mă sură a posibilităţii de apariţie a riscului, determinată apreciativ sau prin cuantificare, atunci

când natura riscului şi informaţiile disponibile permit o astfel de evaluare. Impactul - Reprezintă consecinţa asupra rezultatelor (obiectivelor), daca riscul s-ar materializa. Daca riscul este

o ameninţare, consecinţa asupra rezultatelor este negativă, iar dacă riscul este o oportunitate, consecinţa este

pozitivă.



47

Expunere la risc - Consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le poate resimţi o

organizaţie în raport cu obiectivele prestabilite, în cazul în care riscul se materializeaza. Materializarea riscului - Translatarea riscului din domeniul incertitudinii (posibilului) în cel al certitudinii (al

faptului împlinit). Riscul materializat se transformă dintr-o problemă posibilă într-o problemă dificilă, dacă riscul

reprezintă o ameninţare, sau într-o situaţie favorabilă, dacă riscul reprezintă o oportunitate. Atenuarea riscului - Mă surile întreprinse pentru diminuarea probabilităţii (posibilităţii) de apariţie a riscului

sau/şi de diminuare a consecin ţelor (impactului) asupra rezultatelor (obiectivelor) dacă riscul s-ar materializa.

Mai concis, atenuarea riscului reprezintă diminuarea expunerii la risc, dacă acesta este o ameninţare. Evaluarea riscului - Evaluarea consecinţelor materializării riscului, în combinaţie cu evaluarea probabilităţii de

materializare a riscului. Mai concis, evaluarea riscului reprezintă evaluarea expunerii la risc. Profilul de risc - Un tablou cuprinzând evaluarea generală documentată şi prioritizată, a gamei de riscuri

specifice cu care se confruntă organizaţia. Strategia de risc - Abordarea general ă pe care o are organizaţia în privinţa riscurilor. Ea trebuie să fie

documentată şi uşor accesibilă în organizaţie. În cadrul strategiei de risc se defineşte toleranţa la risc. Toleranţa la risc - “Cantitatea” de risc pe care o organizaţie este pregatită să o tolereze sau la care este dispusă

să se expună la un moment dat. Risc inerent - Expunerea la un anumit risc, înainte să fie luată vreo masură de atenuare a lui. Risc rezidual - Expunerea cauzată de un anumit risc dupa ce au fost luate măsuri de atenuare a lui. Măsurile de

atenuare a riscurilor apartin controlului intern. Din această cauză riscul rezidual este o măsură a eficacitaţii

controlului intern, fapt pentru care unele ţări au înlocuit termenul de risc rezidual cu cel de risc de control. Gestionarea riscurilor sau managementul riscurilor - Toate procesele privind identificarea, evaluarea şi

aprecierea riscurilor, stabilirea responsabilităţ ilor, luarea de măsuri de atenuare sau anticipare a acestora,

revizuirea periodică şi monitorizarea progresului. Controlul intern - Orice acţiune / măsură provenită din organizaţie, luată în scopul gestionării riscurilor. Aceste

măsuri pot fi luate fie pentru a diminua impactul în cazul materializării riscurilor, fie pentru a reduce

probabilitatea de materializare a riscurilor. Cu alte cuvinte, controlul intern reprezintă tocmai managementul

riscurilor, deoarece, prin măsurile luate, se obtine o asigurare rezonabilă că obiectivele organizaţiei vor fi atinse. Managementul riscurilor metodologie care vizeaza asigurarea unui control global al riscului, ce permite

mentinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publica, cu costuri minime. Cuprinde o

gama larga de activitati riguros definite si organizate, plecand de la conditiile de existenta si obiectivele

fundamentale ale entitatii publice, precum si analiza factorilor de risc intr-o conceptie de functionare optima si

eficienta

In managementul riscurilor, nu modelele şi tehnicile sunt cele mai importante, ci atitudinea faţă de risc, iar

aceasta este, în primul rând, un aspect al culturii organizaţionale ce se formează în timp, şi nu un rezultat al

unor norme imperative.




48

Un model al managementului riscurilor

Identificarea riscurilor

Riscurile trebuie identificate la orice nivel unde se sesizeaza că există consecinţe asupra atingerii obiectivelor şi

pot fi luate măsuri specifice de soluţionare a problemelor, ridicate de respectivele riscuri.

Reguli de urmat:

• Nu constituie riscuri situaţiile, evenimentele care nu pot aparea

• Nu identificaţi ca riscuri probleme care vor apare cu siguranţă

• Riscurile nu trebuie definite prin impactul lor asupra obiectivelor

• Nu definiţi riscurile prin negarea obiectivelor

• Nu identificaţi riscuri care nu afectează obiectivele

• Identificarea riscurilor e o problema de percepţie.

Categorii de riscuri

• Externe (care decurg din mediul extern şi nu pot fi controlate în totalitate de organizaţie, dar pentru

care pot fi luate măsuri de atenuare)

o Politice

o Economice

o Socio-culturale

o Tehnologice

o Juridice

o De mediu

• Operaţionale (legate de operaţiile curente, atât modul curent de desfăşurare a activităţii, cât şi

construirea şi menţinerea capacităţii şi capabilităţii)

o Desfăşurarea activităţii

� Posibilitatea de a furniza un produs / serviciu



49

� Derularea activităţilor / proiectelor

� Capacitate şi capabilitate

� Resurse (active, umane, financiare,

� Relaţii

� Operaţii (obţinerea rezultatelor)

� Reputaţie

o Modul şi capacitatea de gestionare a riscurilor

� Guvernanta (regularitate şi corectitudine)

� Explorare (capacitatea de identificare riscuri şi oportunităţi)

� Flexibilitate şi adaptabilitate

� Securitate (active, sociala, informaţională)

• Schimbare (riscuri ce ţin de obiective, care depăşesc capacitatea actuală)

o Noi strategii

o Noi politici

o Noi programe

o Noi proiecte

Evaluarea riscurilor

Scopul: a stabili o ierarhie a riscurilor unei organizaţii care, în funcţie de tolerabilitatea la risc, permite stabilirea

celor mai adecvate modalităţi de tratare a riscurilor şi delegarea responsabilităţii de gestionare a riscurilor celor

mai potrivite nivele decizionale.

Etape:

• evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat - determinarea şanselor de apariţie a unui

rezultat specific. Se poate utiliza scale cu 3 trepte sau cu 5 trepte

Scăzută Medie Ridicată

0% - … 20% - … 80% - …

Foarte

scăzută

Scăzută Medie Mare Foarte

mare



50

0% - … 10% - … 35% - … 65% - … 85% - …

• evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul în care riscul s-ar materializa - consecinţa asupra

obiectivelor (rezultatelor) aşteptate, care poate fi, în funcţie de natura riscului, negativă sau pozitivă.

Se pot utiliza scale cu 3 sau cu 5 trepte.

Scăzut Mediu Ridicat

Foarte

scăzut

Scăzut Mediu Mare Foarte

mare

• evaluarea expunerii la risc ca o combinaţie între probabilitate şi impact. - consecinţele, ca o combinaţie de

probabilitate şi impact, pe care le poate resimţi o organizaţie în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în

care riscul s-ar materializa.

Toleranta la risc

Aceasta este “cantitatea” de risc pe care o organizaţie este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se

expună la un moment dat. Stabilirea limitei de toleranţă la risc este un act major de responsabilitate

managerială, fiindcă prin acesta se stabileşte expunerea la risc ce este asumata, în corelare cu costurile, de

asemenea asumate, ale măsurilor de control a riscurilor.

Procedeul de stabilire a toleranţei la risc: se analizează cinci arii majore de risc (riscurile legate de strategie,

politici, direcţii de acţiune; riscurile legate de personal şi de sistemele interne; riscurile legate de corectitudine,

conformitate, regularitate, aspecte financiare,răspundere; riscuri legate de reputaţie; riscurile externe); se

formuleaza opinie.




51

Raspunsul la risc

• Acceptarea (tolerarea) riscurilor

• Monitorizarea permanentă a riscurilor

• Evitarea riscurilor

• Transferarea (externalizarea) riscurilor

• Tratarea (atenuarea) riscurilor

• Tratarea situaţiilor dificile: planurile de contingenta

Registrul de riscuri: loc centralizat de inregistrare pentru toate riscurile identificate de organizatie impreuna cu

probabilitatea, impactul, masurile responsabilii, etc.



52

Roluri si atributii

Comisia/Echipa pentru Managementul Riscurilor

• evaluează şi ierarhizează riscurile generale/specifice;

• validează sau invalidează soluţia de clasare pentru riscurile considerate nerelevante;

• propune escaladarea riscurilor la nivelul ierarhic imediat superior sau la nivelul de competenţă care le poate

controla;

• elaborează profilul de risc al direcţiei generale/direcţiei;

• face propuneri cu privire la tipul de răspuns cel mai adecvat pentru fiecare risc identificat şi evaluat;

• analizează noile riscuri raportate, ca şi modificările apărute la riscurile iniţiale

• revizuieşte calificativele riscurilor şi stabileşte o nouă ierarhizare a riscurilor în funcţie de priorităţi,

reajustând limitele de toleranţă pentru riscurile mai puţin prioritare;

• analizează stadiul implementării acţiunilor şi măsurilor de control;

• analizează rapoartele de audit;

• propune măsuri/acţiuni/instrumente de control, termene-limită şi responsabilii cu monitorizarea

implementării;

• stabileşte închiderea riscurilor.

Responsabilul cu riscurile

• colectează, înregistrează, analizează, selectează şi clasează Formularele de alertă la risc;

• propune măsuri de control pentru riscurile identificate;

• organizează şedinţele de analiză şi evaluare a riscurilor;

• conduce şedinţele de analiză şi evaluare a riscurilor;

• decide cu privire la alegerea tipului cel mai adecvat de răspuns la risc;

• numeşte responsabilul cu monitorizarea;

• transmite, lunar (sau ori de câte ori este nevoie), conducătorului unitatii, spre analiză şi decizie, dosarul cu

riscurile noi identificate, precum şi rapoartele de monitorizare a implementării măsurilor de control intern;



53

• transmite responsabililor desemnaţi cu monitorizarea implementării măsurilor de control intern,

formularele de alertă la risc şi documentaţia aferentă;

• redactează procesele-verbale ale şedinţelor de analiză, completează, listează şi îndosariază Registrul

riscurilor;

• elaborează un raport semestrial cu privire la desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul

unitatii.

Responsabilul cu monitorizarea implementării măsurilor de control al riscurilor

• deschide Fişa de urmărire a riscului;

• coordonează activităţile de punere în aplicare a măsurilor de control al riscurilor;

• monitorizează aplicarea acţiunilor şi măsurilor de control;

• raportează lunar asupra stadiului implementării acţiunilor şi măsurilor de control;

• propune noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar dificultăţi neprevăzute în implementare;

• evaluează expunerea la risc după introducerea măsurilor de control intern.

Personalul Primariei

• participă la inventarierea proceselor/activităţilor/operaţiunilor în relaţie cu obiectivele generale/specifice;

• identifică şi realizează o evaluare preliminară a riscurilor;

• formulează opinii cu privire la măsuri de control pentru riscurile identificate, pe care le consemnează în

Formularul de alertă la risc;

• implementează instrumentele/măsurile de control.

Primarul

• asigură cadrul organizaţional şi procedural pentru punerea în aplicare a măsurilor de control intern;

• numeşte responsabilul cu riscurile;

• stabileşte data la care se convoacă EGR;

• aprobă hotărârile luate în cadrul şedinţei EGR;

• dispune măsuri/instrumente de control pentru contracararea riscurilor escaladate la nivelul acestora de

competenţă, precum şi noi termene pentru implementarea măsurilor de control.

• aprobă raportul semestrial cu privire la desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul unitatii

Recomandari

• Responsabilii de risc au obligaţia de a evalua, cel puţin o dată pe an, riscurile din sfera lor de

responsabilitate, precum stadiul de implementare a instrumentelor de control intern preconizate şi

eficacitatea lor. Trebuie sa:

o dea asigurări că toate aspectele procesului de gestionare a riscurilor sunt analizate cel puţin

odată pe an;

o ofere asigurări că riscurile sunt supuse revizuirii cu o frecvenţă corespunzătoare, stabilită în

raport cu mobilitatea circumstanţelor şi a naturii instrumentelor de control intern ce urmează a

fi implementate;

o stabilească mecanisme de alertare ale nivelelor superioare manageriale în privinţa noilor riscuri

sau a schimbărilor survenite la riscurile deja identificate, astfel încât aceste schimbări să fie

abordate corespunzător.



54

• Responsabilii de risc au obligaţia de a raporta periodic (trimestrial, semestrial, anual) nivelelor ierarhic

superioare ce activităţi au desfăşurat pentru a actualiza riscurile şi pentru a le menţine la un nivel

corespunzător (Rapoarte de responsabilitate)

4.2.Procedura



55

4.2.1.Management Riscuri (cu subprocese)



56

4.2.2.Identificare si evaluare risc



57

4.2.3.Pregatire sedinta EMR




58

4.2.4.Desfasurare Sedinta EMR




59




60



61

4.2.5.Implementarea masurilor de raspuns la risc



62

4.3.Formulare

4.3.1.Formular alerta la risc

FORMULAR ALERTĂ LA RISC

Direcţia:………….. Serviciul:…………

DETALII PRIVIND RISCUL

Descrierea riscului Riscul identificat:…..

Cauza:………..

Impactul:…………………

Probabilitatea riscului

1 2 3 4 5

1 rar 2 putin probabil 3 posibil 4 foarte probabil 5 aproape sigur

Evaluarea riscului Impactul riscului

1 2 3 4 5

1 nesemnificativ 2 minor 3 moderat 4 major 5 critic Expunere:……….

Tratarea riscului Actiuni preventive recomadate:……………

Documentaţia utilizată pentru fundamentarea riscului identificat:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Nume:…………………………… Semnătura:……… Data………………..

Nr. crt. al riscului Data primirii Decizia EGR

Irelevant

Investigaţii suplimentare

Îndosariere

4.3.2.Registrul riscurilor




63

REGISTRUL RISCURILOR

Zone de

risc(domeniu,

compartiment)

Obiective Descriere

a riscului

Circumstanţe

care

favorizează

apariţia

riscului

Responsabilul

cu gestionarea

riscului

Risc inerent Strategia

adoptată pentru

risc (acţiuni

pentru tratarea

riscurilor)

Instru-

mente

de

control

intern

Terme-

nul de

punere

în

operă

Data

ultimei

revizuiri

şi

stadiul

acţiunii

Risc rezidual Eventuale

riscuri

secundare

Obser-

vaţii

Probabi

litate

Im-

pact

Expu-

nere

Pro-

babili

tate

Im-

pact

Expu-

nere

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17



64

4.3.3.Fisa de urmarire a riscului

FIŞĂ DE URMĂRIRE A RISCULUI

Direcţia: …………………………. Responsabilul cu monitorizarea implementării măsurilor: (Nume, prenume)………………….

Risc monitorizat: Denumire:………….. Expunere:……………………….

Data urmăririi riscului

Acţiuni preventive propuse Stadiul implementării acţiunilor preventive

Dificultăţi întâmpinate ……………………………… ……………………………………………………………………………

Acţiuni noi propuse Responsabil Termen de implementare



65

4.3.4.Proces verbal al sedintei de analiza a riscurilor

PROCES-VERBAL AL ŞEDINŢEI DE ANALIZĂ A RISCURILOR

DIRECŢIA:............. Data şedinţei:.........

PARTICIPANŢI (membrii EGR)

Nr. Crt. Nume prenume Funcţia Semnătura Nr. Telefon Adresă e-mail

Nr. Crt. Probleme dezbătute Concluzii, recomandări, observaţii etc.

1 Riscuri analizate

2 Propuneri de acţiuni/măsuri de control

3 Stadiul implementării acţiunilor de control

4 Dificultăţi intâmpinate

5 Alte probleme

Întocmit de (Respopnsabilul cu riscurile):.............. Data..........



66

5.Procedura Standard 16: Semnalarea neregularitatilor



Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, în contextul aplicãrii valorilor

culturii încrederii şi al asigurãrii unui mediu de moralitate în cadrul entitãţii publice, dat fiind riscul de percepere a

standardului ca fiind la interfaţã cu delaţiunea. Pentru ca acest risc sã fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori

bazat pe înţelegerea faptului cã, în cadrul entitãţii publice, toţi salariaţii exercitã diverse nivele de management şi cã

au, în mod esenţial, aceleaşi obiective: - de a realiza servicii publice de bunã calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului; - de a-şi pãstra locurile de muncã. Într-un astfel de mediu se creeazã anticorpii necesari reechilibrãrii sistemului, în cazul producerii unor agresiuni din

interiorul sau din exteriorul entitãţii publice. Dacã nu se creeazã astfel de anticorpi, managementul trebuie sã

asigure descoperirea şi înlãturarea neregularitãţilor, prin dialog liber cu membrii entitãţii publice. Angajaţilor le

revine sarcina ca, în cazul identificãrii unor dovezi în ceea ce priveşte existenţa unor posibile fraude, corupţie sau

orice altã activitate ce poate afecta în sens negativ interesele majore ale entitãţii publice, care depãşesc nivelul de

competenţã al managementului propriu, sau în cazul în care sunt implicate nivele ale acestuia, sã aducã respectivele

dovezi la cunoştinţa organelor abilitate ale statului. În niciun caz un salariat care descoperã dovezi de acest gen şi

acţioneazã pentru scoaterea lor la luminã nu trebuie sancţionat, şi nici recompensat. Acţiunea sa trebuie privitã ca

exercitarea unei îndatoriri profesionale. Realizarea în practicã a acestui standard se face şi cu ajutorul fişei postului.

Cerinte generale

Salariaţii, deosebit de comunicãrile pe care le realizeazã în legãturã cu atingerea obiectivelor faţã de care sunt

responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, sã semnaleze neregularitãţi, fãrã ca astfel de

semnalãri sã atragã un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţã de salariatul care se conformeazã unor astfel

de proceduri.

Comentarii

Semnalarea unei nereguli inseamna sesizarea facuta cu buna-credinta cu privire la orice fapta care presupune o

incalcare a legii, a normelor interne, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrari, eficientei,

eficacitatii, economicitatii si transparentei;

Principiile care guverneaza protectia avertizarii (semnalarii neregulilor) sunt urmatoarele:

a) principiul responsabilitatii, conform caruia orice persoana care semnaleaza incalcari ale legii este datoare sa

sustina reclamatia cu date sau indicii privind fapta savarsita;

b) principiul nesanctionarii abuzive, conform caruia nu pot fi sanctionate persoanele care reclama sau sesizeaza

incalcari ale legii, direct sau indirect;



67

c) principiul bunei administrari, conform caruia Primaria Municipiului Slobozia este datoare sa isi desfasoare

activitatea cu un grad ridicat de profesionalism, in conditii de eficienta, eficacitate si economicitate a folosirii

resurselor;

d) principiul bunei conduite, conform caruia este ocrotit si incurajat actul de avertizare cu privire la aspectele de

integritate morala si buna administrare, cu scopul de a spori capacitatea administrativa si prestigiul Primariei

Municipiului Slobozia;

e) principiul bunei credinte, conform caruia este ocrotita persoana incadrata in Primaria Municipiului Slobozia, care

a facut o sesizare, convinsa fiind de realitatea starii de fapt sau ca fapta constituie o incalcare a legii.

Semnalarea faptelor de incalcare a legii sau a normelor interne

Semnalarea unor fapte prevazute de lege ca fiind abateri disciplinare, contraventii, infractiuni sau incalcari ale

normelor interne constituie avertizare si priveste:

a) infractiuni de coruptie, infractiuni asimilate infractiunilor de coruptie, infractiuni in legatura directa cu

infractiunile de coruptie, infractiunile de fals si infractiunile de serviciu sau in legatura cu serviciul;

b) practici sau tratamente preferentiale ori discriminatorii in exercitarea atributiilor unor functii din Primaria

Municipiului Slobozia;

c) incalcarea prevederilor privind incompatibilitatile si conflictele de interese;

d) folosirea abuziva a resurselor materiale sau umane;

e) partizanatul politic in exercitarea prerogativelor postului;

f) incalcari ale legii in privinta accesului la informatii si a transparentei decizionale;

g) incalcarea prevederilor legale privind achizitiile publice si finantarile nerambursabile;

h) incompetenta sau neglijenta in serviciu;

i) evaluari neobiective ale personalului in procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare si eliberare din

functie;

j) incalcari ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;

k) emiterea de acte administrative sau de alta natura care servesc interese de grup sau clientelare;

l) administrarea defectuoasa sau frauduloasa a patrimoniului public si privat al Primariai Municipiului Slobozia;

m) incalcarea altor dispozitii legale, care impun respectarea principiului bunei administrari;

Protectia angajatilor care semnaleaza nereguli



68

In fata comisiei de disciplina, angajatul care a semnalat o neregula, beneficiaza de protectie dupa cum urmeaza:

a) respectivul angajat beneficiaza de prezumtia de buna credinta, pana la proba contrara;

b) in situatia in care cel reclamat este sef ierarhic, direct sau indirect, ori are atributii de control, inspectie si

evaluare a angajatului care a semnalat neregula, comisia de disciplina va asigura protectia avertizorului,

ascunzandu-i identitatea;

c) in masura posibilului, Primaria Municipiului Slobozia exclude orice consecinta pentru sesizarile facute de buna-

credintã.

Semnalarea neregulilor de catre persoanele cu atributii de control

a) Persoanele cu atributii de control sunt obligate sa instiinteze conducerea Primariei Municipiului Slobozia sau,

dupa caz, organul abilitat de lege sa constatate savarsirea infractiunilor, cu privire la orice date din care rezulta

indicii ca s-a efectuat o operatiune sau un act ilicit ce poate atrage raspunderea penala.

b) Persoanele cu atributii de control sunt obligate, in cursul efectuarii actului de control, sa procedeze la asigurarea

si conservarea urmelor infractiunii, a corpurilor delicte si a oricaror mijloace de proba ce pot servi organelor de

urmarire penala.

c) Indeplinirea cu buna-credinta a obligatiilor prevazute la pct a) nu constituie o incalcare a secretului profesional si

nu atrage raspunderea penala, civila sau disciplinara.

d) Neindeplinirea cu rea-credinta a obligatiilor prevazute la pct.a constituie infractiuni si se pedepsesc potrivit

legilor in vigoare.

Persoanele care pot semnala cazuri de abateri si de nereguli, sunt:

• orice angajat al Primariei Municipiului Slobozia;

• orice fost angajat al Primariei Municipiului Slobozia;

• orice persoana care nu are un contract de munca cu Primaria Municipiului Slobozia dar isi desfasoara

activitatea in cadrul acesteia in baza unui contract de prestari de servicii incheiat intre Primarie si o terta

parte;

• reprezentantii unor institutii cu care Primaria Municpiului Slobozia a avut sau are diverse relatii.

• Cetateanul si alti clienti ai serviciilor Primariei

Prin abateri si nereguli se intelege:

• orice incalcare a prevederilor Codului Etic;

• orice incalcare a altor legi, norme sau reglementari aplicabile, coduri de practic. sau declaratii profesionale;

• management defectuos;

• abuz de putere ;

• un pericol pentru sanatatea si siguranta muncii;



69

• alte cazuri grave de conduita sociala necorespunzatoare;

• ascunderea oricarei neglijente

Daca angajatul Primariei suspecteaza abateri sau nereguli, care fie s-au produs, se produc sau sunt pe cale de a se

produce, atunci acesta este obligat sa actioneze imediat în conformitate cu gravitatea abaterii sau neregulii

observate;

Daca exista motive justificate de suspiciune privind o abatere sau neregula, trebuie argumentate cu fapte relevante

existente si dovezi. Pe de altã parte, persoanei care le semnaleaza i se recomanda cu insistenta sa nu faca

investigatii pe cont propriu ci sa sesizeze persoanele responsabile conform prezentei proceduri.

Daca o persoana decide, pe baza unei analize atente, ca este cazul sa facã o sesizare privind o neregula constatata,

va completa formularul special si il va transmite catre una din persoanele mentionate mai jos (in functie de natura

problemei si persoana sau persoanele implicate):

• Seful compartimentului in care s-a constatat neregula (daca seful compartimentului nu are vreo implicatie);

Daca seful respectivului compartiment are vreo implicatie, se va sesiza seful ierarhic superior sau unul din

factorii prezentati in continuare;

• Seful comisiei de etica;

• Secretarul Primariei

• Primarul

Confidentialitate: Daca din orice motiv, persoana care face sesizarea doreste sa i se asigure confidentialitate cu

privire la identitatea sa, persoana care primeste sesizarea are obligatia de a pastra confidentialitatea;

Anonimat: Daca persoana care face sesizarea doreste sa ramana anonima (adica sã îsi ascunda complet

identitatea), va transmite formularul de sesizare a neregulilor catre una din persoanele mentionate mai sus,

utilizand cutia postala special amenajata pentru primirea sesizarilor. In acest caz, formularul de sesizare a unei

nereguli se completeaza de persoana care doreste sa sesizeze o neregula, cu datele corespunzatoare (fara datele

sale de identificare) si se introduce intr-un plic. Pe plic se va mentiona numele persoanei la care doreste sa ajunga

sesizarea (destinatar) precum si mentiunea “Sesizare nereguli”. Plicul se pune in cutia postala speciala. Acces la

aceasta cutie postala are persoana de la registratura institutiei (si inlocuitorul acesteia).

Persoana responsabila cu inregistrarea documentelor la nivel de institutie, verifica zilnic respectiva cutie postala.

Plicurile cu sesizari se inregistreaza si se inmaneaza persoanei destinatar.

Pana pe data de 05 ale fiecarei luni, persoana de la Serviciul Registratura, responsabila de inregistrarea

documentelor primite, va transmite Primarului o lista cu persoanele care au primit sesizari anonime in luna

anterioara.

Inregistrarea, raportarea şi urmărirea sesizarilor

Pentru fiecare sesizare in parte privind o neregula, se completeaza formularul numit “Formular sesizare nereguli”,.

Formularul se completeaza de persoana care sesizeaza neregula.



70

Fiecare Sef de Birou / Serviciu/ Directie, inclusiv Seful comisiei de etica va avea un registru privind evidenta sesizarii

neregulilor. Daca primitorul sesizarii este Seful unui departament sau seful comisiei de etica, acestia vor inregistra in

registrul de evidenta a sesizarilor fiecare sesizare primita; Primitorul sesizarii va analiza si investiga cu toata

raspunderea sesizarea primita. In formularul de sesizare a neregulilor, persoana care primeste sesizarea va

mentiona si actiunile care trebuie intreprinse pentru a preveni agravarea prejudiciului si pentru a elimina cauza

aparitiei neregulilor semnalate; Se vor mentiona actiuni, termene si responsabili. Se va mentiona de asemenea si

persoana responsabila de constatarea gradului in care neregula a fost rezolvata. In cazul in care persoana care

primeste sesizarea unei nereguli este seful unui department, acesta după o prima investigaţie – şi când se considera

că sesizarea are o susţinere suficientă - va informa Primarul si împreună decid cum trebuie tratată problema în

continuare, inclusiv posibilitatea iniţierii unor acţiuni disciplinare împotriva făptuitorului. In cazuri deosebite

Primarul va numi o comisie de cercetare disciplinara pentru analiza si investigarea situatiei semnalate. Dupa

finalizarea tuturor actiunilor impuse pentru rezolvarea situatiei semnalate, primitorul sesizarii, va pastra formularul

de sesizare (completat corespunzator) intr-un dosar numit “Semnalare nereguli”. Timp de pastrare: 5 ani de la

finalizarea actiunilor care au dus la eliminarea neregulei constatate. După finalizarea actiunilor de eliminare a

neregulei constatate, in functie de natura neregulei semnalate, primitorul sesizarii va informa persoana care a făcut

sesizarea cu privire la soluţionarea neregulei semnalate.

Recomandari

In cazul unor nereguli privind neconformitati intre proceduri si procesele operative curente, ar trebui sa se adopte o

atitudine non-punitiva, implicand invatarea si imbunatatirea, adaugand acele elemente care sa previna in viitor

greseala umana.



71

5.2.Procedura



72

5.3.Formulare

FORMULAR SESIZARE NEREGULI

Nr. inregistrare......din .................. Serviciul / Biroul in care s-a constatat neregula

Data constatatrii:

Numele si semnatura persoanei care a sesizat neregula

Data sesizarii:

Descrierea neregulii:

Prejudicii create (daca se cunosc)

Actiuni menite sa elimine neregula si cauza acesteia

Responsabil implementare Termen finalizare actiune

Constatarea rezolvarii Responsabil constatare:

Comentarii:



73

6.Procedura Standard 17: Proceduri



Pentru activitãţile din cadrul entitãţii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaboreazã

proceduri scrise, care se comunicã tuturor salariaţilor implicaţi.

Cerinte generale

- Entitatea publicã trebuie sã se asigure cã, pentru orice acţiune şi/sau eveniment semnificativ, existã o

documentaţie adecvatã şi cã operaţiunile sunt consemnate în documente; - Documentaţia trebuie sã fie completã, precisã şi sã corespundã structurilor şi politicilor entitãţii publice; - Documentaţia cuprinde politici administrative, manuale, instrucţiuni operaţionale, check-lists-uri sau alte forme de

prezentare a procedurilor; - Documentaţia trebuie sã fie actualizatã, utilã, precisã, uşor de examinat, disponibilã şi accesibilã managerului,

salariaţilor, precum şi terţilor, dacã este cazul; - Documentaţia asigurã continuitatea activitãţii, în pofida fluctuaţiei de personal; - Lipsa documentaţiei, caracterul incomplet sau/şi neactualizarea acesteia constituie riscuri în realizarea

obiectivelor; - Întocmirea şi urmãrirea executãrii graficului de circulaţie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din

entitatea publicã.

Comentarii

Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru stabilite şi regulilor de aplicat, în

vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii1. Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise

care fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică.

Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi domeniu de activitate. Dacă o

procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o activitate repetitivă, un manual de proceduri trebuie să ofere

imaginea unitară a unui întreg domeniu de activitate.

Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al calităţii de succes, deoarece

conferă angajaţilor informaţii utile pentru activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor.

Foarte important este faptul că, deşi managerul unităţii este cel care iniţiază elaborarea unei proceduri, scopul

acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul de lemn),

inteligibil şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea, o procedură foarte bine formulată va fi un eşec, dacă

aceasta nu este şi aplicată în practică.

Accepţiuni ale termenilor



74

a. norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în aplicare a unor reglementări de rang

superior;

b. metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifice fiecărei instituţii şi constituie obiectul sistemului de

control managerial intern, respectiv al standardului nr. 17, intitulat „Proceduri”.

Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente eficiente, trebuie să îndeplinească un număr de condiţii esenţiale:

Să fie:

• scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte,

• simple şi specifice,

• actualizate în mod permanent,

• aduse la cunoştinţa executanţilor, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor, precum şi terţilor,

• bine înţelese şi bine aplicate,

• să nu fie redundante

Procedurile se clasifică în două categorii:

a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor

compartimentelor din Entitatea publica, numite şi „proceduri generale”. Nu se consideră de sistem acele proceduri

care presupun doar o implicare limitată a compartimentelor.

b. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia

sau mai multor compartimente din primărie sau serviciile subordonate. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de

„proceduri specifice”, „proceduri de proces”, „proceduri formalizate” etc.

Recomandări detaliate cu privire la elaborarea unei proceduri scrise

1. Iniţierea de proceduri scrise

1.1. Proceduri de sistem (PS)

Se iniţiază la propunerea Grupului de Lucru (GL) sau de către compartimentele de specialitate, cu consultarea

prealabilă a secretariatului Grupului de Lucru. În primul caz, GL stabileşte compartimentele responsabile şi

termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS. Compartimentele de specialitate vor colabora între ele în

vederea elaborării PS.

1.2. Proceduri operaţionale (PO)

Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul Primăriei sau a serviciilor subordonate pentru a

descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării acestora.

Conducătorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice şi a riscurilor identificate, va stabili lista procedurilor

operaţionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO şi termenele la care acestea vor

finaliza realizarea PO.



75

2. Elaborarea primei pagini

Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu următoarele elemente:

• Antetul Primăriei sau a serviciilor subordonate, în conformitate cu manualul de identitate vizuală;

• Denumirea procedurii şi codul acesteia;

• Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi a reviziei (cu cifre arabe), precum şi data la care a fost trimisă procedura

spre avizare, secretariatului GL;

• Se va utiliza fontul Times New Roman 20.

3. Antetul şi subsolul paginilor

Pentru restul paginilor se va utiliza un antet şi subsol diferit.

Antetul va cuprinde:

• Denumirea compartimentului şi a departamentului în cazul procedurilor operaţionale;

• Denumirea procedurii;

• Codul procedurii;

• Numărul ediţiei şi al reviziei;

• Numărul paginii.

Subsolul va cuprinde o linie îngroşată, în conformitate cu manualul de identitate vizuală.

4. Conţinutul formularului de procedură

Conţinutul formularului de procedură va fi următorul:

• Prima pagină;

• Cuprins;

• Formular evidenţiere modificări;

• Conţinutul propriu-zis al procedurii;

• Formulare;

• Anexe;

• Formular avizare procedură;

• Lista de distribuire a procedurii.

5. Mod de redactare

5.1. Paragrafe, subparagrafe

a. Se vor nota succesiv cu 1.; 1.1.; 1.1.1.; a; i;

b. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie să fie sub formă de „·” sau „liniuţă”);



76

c. Titlurile se vor alinia la stânga şi vor fi scrise îngroşat;

Titlurile primului şi celui de al doilea nivel de paragraf (1. şi 1.1.) se vor scrie cu font de 14, restul fiind scrise cu un

font de 12 Times New Roman;

e. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv.

5.2. Reguli de redactare

a. Formatul hârtiei: A4;

b. Margini: sus: 1 cm; jos: 2,5 cm; stânga şi dreapta: 2 cm; antet: 1,25

cm; subsol: 2 cm;

c. Textul va fi scris cu font de 12 normal, Justify, Times New Roman,

cu diacritice;

d. Între rânduri se păstrează un rând, iar între paragrafe un spaţiu de 6

puncte;

e. Se vor evita sublinierile şi îngroşările din corpul textului. Pentru evidenţieri se va utiliza stilul italic;

f. În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii.

5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise

a. Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezintă numărul de ordine al PS scrise, alocat de

secretariatul GM;

b. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX

reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise, iar YY reprezintă numărul de ordine a PO,

alocat de compartimentul care a realizat procedura;

c. Codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din

grupul F-PS.NN.ZZ sau F-PO.XXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY –

reprezintă numărul de ordine a PS, respectiv PO, iar ZZ – reprezintă

numărul de ordine al formularului în cadrul procedurii respective,

XXX reprezentând codul compartimentului care a realizat procedura;

d. Formularele vor utiliza acelaşi antet şi subsol, ca şi procedura. În



77

partea de jos dreapta a paginii va fi evidenţiat codul formularului,

scris cu corp 12 normal Times New Roman;

e. Codurile compartimentelor sunt cuprinse în Anexa 4.

6. Conţinutul procedurii

6.1. Scopul

În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată

procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie

precizate şi beneficiile care se obţin prin utilizarea procedurii în cauză.

6.2. Domeniul de aplicare

Este o parte procedurală importantă, deoarece aici se stabileşte exact pentru ce activităţi este valabilă procedura şi

care sunt compartimentele care o vor implementa. Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie respectate

întocmai, pentru a evita cazurile în care există suprapuneri de responsabilităţi sau atribuţii pentru care nu au fost

identificaţi responsabili:

• precizarea activităţii;

• delimitarea explicită a activităţii procedurate de celelalte activităţi distincte ale instituţiei;

• enumerarea activităţilor care depind de această activitate procedurată;

• enumerarea compartimentelor implicate în activitate, a celor beneficiare şi a celor ce trebuie să furnizeze

date pentru aplicarea efectivă a procedurii.

6.3. Definiţii, abrevieri

Vor fi definiţi termenii care:

• reprezintă un element de noutate;

• sunt folosiţi cu frecvenţă mare în textul procedurii şi necesită comentarii suplimentare;

• pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora;

• dacă este cazul, trebuie precizat şi actul public care defineşte termenul în cauză;

Abrevierile şi acronimele:

• se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex. PO = procedură operaţională; PS = procedură

de sistem; GL = Grup de Lucru, SGL= secretariatul Grupului de Lucru ;EP= entitate publică; Ap = aplicare; Ah

= arhivare etc.)



78

Se recomandă ca atât definiţiile, cât şi abrevierile să fie consemnate în ordine alfabetică.

Exemplu:

Abreviere Explicaţie

A Aprobare

AH Arhivare

AP Aplicare

E Elaborare

EP Entitate publică

GL Grup de lucru

V Verificare

ZL Zile lucrătoare

6.4. Documente de referinţă şi conexe

În această secţiune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare care au fundamentat realizarea

procedurii. Adiţional, pot fi incluse documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate în sensul

activităţii procedurate până în acel moment. Acolo unde este cazul, reglementările pot fi grupate astfel:

• reglementări internaţionale;

• legislaţie primară;

• legislaţie secundară;

• reglementări interne.

6.5. Descrierea procedurii

Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri, întrucât descrie în mod logic şi concret care sunt etapele

activităţii procedurate.

a. Generalităţi:

• caracteristici generale ale activităţii; nu se repetă elementele deja menţionate în subcapitolele anterioare;

pot fi prezentate principiile aplicabile activităţii (ex. transparenţă, legalitate, confidenţialitate etc.)

b. Documente utilizate în procedură:



79

• formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale, ghiduri, cerinţe de formă ale întocmirii

documentelor etc.

Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor, explicat, pentru ca în final, la anexă, să fie elaborată grafic

diagrama fluxului documentelor.

Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie să fie complet integrat în fluxul general al documentelor la

nivelul primariei.

c. Resurse necesare:

• materiale (elementele de logistică: materiale informatice, calculatoare, acces la baze de date etc.),

financiare (bugetul necesar), umane (personalul implicat şi atribuţiile fiecăruia).

d. Modul de lucru:

• Planificarea (resurselor, responsabililor pentru realizarea acţiunilor din procedură, timpului, riscurilor şi a

măsurilor de limitare a efectelor acestora);

• Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis, sub formă tabelară);

• Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de performanţă, beneficiari).

Exemplu:

Se recomandă întocmirea unui tabel de forma:

PAS Unitate

responsabilă/

Funcţia

Responsabilului2

Informaţie/

Document3

Acţiune/Operaţiunea4 Termen5 Formulare/

Anexa6

2 Se va menţiona responsabilul de realizarea PAS-ului din procedură (se precizează funcţia, nu şi numele!).

3 Reprezintă documentul (sau informaţia) de intrare pe baza căreia se desfăşoară activitatea din coloana următoare. Totodată

reprezintă şi documentul (informaţia) de ieşire din PAS-ul precedent. 4 Reprezintă acţiunile şi operaţiunile logice/cronologice în descrierea activităţii procedurabile şi în vederea îndeplinirii scopului

procedurii. 5 Termenul în care se realizează acţiunea din coloana precedentă.

6 Dacă în realizarea acţiunii/operaţiunii se utilizează un formular/şablon/document/text/mesaj standard, se va

menţiona în această coloană, urmând ca formularul/şablonul/documentul/textul/mesajul standard să fie codificat

conform prevederilor din secţiunea 5.3. şi să fie ataşat la procedură la secţiunea „6.6. Formulare”.



80

1 Director Adresă de

solicitare

punct de

vedere

Elaborarea unui răspuns

/ punct de vedere la o

solicitare venită din

partea unei direcţii de

specialitate din

Primăriei

2 ZL F-PO…..01.01

2 Coordonator Draft punct

de vedere

Aprobare:

� Dacă se aprobă -->

PAS 3;

� Dacă nu se aprobă, se

reia

PAS 1.

1 ZL F-PO…..01.01

3 Primar Punct de

vedere

final

Transmiterea punctului

de vedere

compartiment de

specialitate care a

solicitat răspunsul prin

e-mail şi

în format hârtie

30 min

4 Primar Punct de

vedere

final

Arhivare:

a. electronică (pe

folderul

comun al direcţiei, în

folder Note de

informare);

b. format hârtie (în

biblioraftul Note de

informare).

=STOP PROCEDURĂ

30 min



81

În cazul în care acţiunilor din cadrul procedurii le sunt asociate riscuri considerabile, acestea se vor menţiona într-o

coloană adiţională, împreună cu măsuri de contracarare a acestora.

6.6. Formulare

• se introduc, pe rând, formularele/modelele de document standard la care s-a făcut referire în conţinutul

procedurii, numerotate conform secţiunii 5.3

6.7. Anexe

• tabele, scheme logice, schema grafică a circuitului documentelor etc.

7. Avizare şi aprobare

7.1. Procedurile de sistem

a. Pentru procesul de avizare şi aprobare se va utiliza formularul FPS.

00.02 (Anexa 1, p.8).

b. După elaborare, PS se verifică de către conducătorul/superiorii direcţi ai structurii iniţiatoare.

c. Structura iniţiatoare contactează Secretariatul GL, prin telefon sau e-mail şi anunţă că intenţionează să elaboreze

o PS şi doreşte consultarea GL cu privire la formatul/conţinutul draftului de PS. Această consultare va fi efectuată în

format electronic. În acest sens, compartimentul iniţiatoar transmite pe e-mail, reprezentantului GL responsabil

de consultarea procedurii, proiectul de procedură.

d. Reprezentantul desemnat din cadrul GL va verifica conformitatea draftului de PS cu prevederile din OMFP

946/2005 cu completările şi modificările ulterioare. Dacă PS nu respectă prevederile (elementele minimale ale unei

proceduri, în conformitate cu actele normative în vigoare), observaţiile GL vor fi comunicate compartimentului

iniţiator în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea draftului PS, prin e-mail. Structura iniţiatoare va trimite PS

modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor. În respectarea termenelor, se va ţine cont de

volumul de muncă şi de priorităţile trasate de superiorii ierarhici, în perioada respectivă.

e. Ulterior agreării de către GL asupra formatului draftului electronic, structura iniţiatoare va da în consultare

preliminară draftul PS, conducătorilor direcţiilor de specialitate, prin adresă, conform modelului prezentat în Anexa,

în care:

i. le este adus la cunoştinţă că le va fi trimis prin e-mail draftul de procedură spre consultare,

ii. vor fi menţionate numele şi adresa de e-mail a responsabilului de elaborare a PS.

Conducătorii compartimentelor de specialitate vor desemna o persoană responsabilă de consultarea draftului PS,

aceasta urmând a contacta iniţiatorul, în maxim 2 zile de la primirea sarcinii de serviciu, telefonic sau prin e-mail.



82

Nu este necesară trimiterea unei adrese drept răspuns.

f. Ulterior, draftul PS este trimis spre consultare preliminară de către iniţiator, prin e-mail, persoanei desemnate din

cadrul compartimentului de specialitate. Comentariile/ observaţiile vor fi evidenţiate:

i) în draftul PS cu opţiunile Track Changes/Add Comments,

ii) în tabelul centralizator, conform modelului prezentat în Anexa.

Consultarea durează maxim 5 zile lucrătoare. Dacă nu există observaţii din partea direcţiilor de specialitate,

persoanele desemnate din cadrul acestora vor trebui să trimită un e-mail prin care să specifice acest lucru.

g. În urma centralizării comentariilor/observaţiilor, responsabilul de elaborare a PS operează observaţiile pertinente

pe text, folosind opţiunea Track Changes (TOOLS) în maxim 3 zile de la data finalizării consultării preliminare.

h. Draftul rezultat va fi trimis apoi spre consultare finală, prin email, direcţiilor de specialitate, cu termen de 3 zile

lucrătoare.

i. Dacă nu mai există alte observaţii din partea direcţiilor de specialitate, persoanele desemnate din cadrul acestora

vor trebui să trimită un e-mail prin care să specifice acest lucru.

În urma centralizării comentariilor/observaţiilor, responsabilul de elaborare a PS operează observaţiile pertinente

pe text, în maxim 3 zile de la data finalizării consultării.

ii. În cazul în care nu se ajunge la consens, procedura va intra bligatoriu pe ordinea de zi a următoarei întâlniri a

Grupului de Lucru. Totodată, în această situaţie, structura iniţiatoare va lista draftul PS şi îl va transmite în format

listat, la GL, cu 2 zile înainte de şedinţa Grupului de Lucru, pentru a fi înaintat la mapa de lucru a reuniunii, în atenţia

coordonatorului Grupului de Lucru.

i. În urma finalizării procedurii de consultare, responsabilul cu elaborarea PS va lista procedura şi o va trimite

secretariatului GL prin adresă, cf modelului prezentat în Anexa 8, pentru avizare cf OMFP nr. 946 din 2005, cu

completările şi modificările ulterioare, iar GL va acorda avizul în termen de maxim 2 zile lucrătoare.

j. După aprobarea coordonatorului GL, PS se aprobă prin Dispoziţie a Primarului/conducătorului serviciului

subordonat. Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora Dispoziţia prin care se aprobă una sau

mai multe proceduri cf modelului prezentat în Anexa 9.

k. Pe verso, Dispoziţial prin care se aprobă PS va conţine de regulă

semnăturile:

1. Primarului / Conducătorului serviciului subordonat,

2. secretarului Primăriei

4. conducătorului Serviciu juridic,



83

5. conducătorului Serviciu resurse umane,

6. coordonatorul Grupului de lucru şi,

7. conducătorul structurii iniţiatoare.

l. În urma emiterii Dispoziţiei Primarului/ Conducătorului serviciului subordonat, forma finală a PS, va fi transmisa

secretariatului GL , în termen de 3 zile lucrătoare. Procedura urmează a fi postată pe intranetul instituţiei. În acest

sens, direcţia iniţiatoare informează GL despre faptul că procedura a obţinut toate aprobările, prin e-mail, iar

secretariatul GL va transmite forma finală, în variantă electronică, la compartimentul IT.

Postarea procedurii pe intranet se poate realiza si de către direcţia iniţiatoare. Acest lucru se stabileşte de comun

acord cu GL.

7.2. Procedurile operaţionale

a. După elaborare, PO se verifică de către conducătorul/superiorii direcţi ai structurii iniţiatoare.

b. Structura iniţiatoare contactează Secretariatul GL, prin telefon sau e-mail şi anunţă că intenţionează să elaboreze

o PO şi doreşte consultarea GL cu privire la formatul/conţinutul draftului de PO. Această consultare va fi efectuată

în format electronic. În acest sens, structura iniţiatoare transmite pe e-mail, reprezentantului GL responsabil de

consultarea procedurii, proiectul de procedură.

c. Reprezentantul desemnat din cadrul GL va verifica conformitatea draftului de PO cu prevederile din OMFP nr. 946

din 2005 cu completările şi modificările ulterioare. Dacă PO nu respectă prevederile (elementele minimale ale unei

proceduri, în conformitate cu actele normative în vigoare), observaţiile GL vor fi comunicate compartimentului

iniţiator în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea PO, prin e-mail. Structura iniţiatoare va trimite PO modificată

în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor. În respectarea termenelor, se va ţine cont de volumul de

muncă şi de priorităţile trasate de superiorii ierarhici, în perioada respectivă.

d. Dacă există mai multe compartimente cărora li se aplică PO:

i. structura iniţiatoare va transmite PO spre consultare compartimentelor implicate, în vederea formulării de

observaţii. Modalitatea de consultare a celorlalte direcţii se efectuează identic procedurii descrise la punctele f), g)

şi h), în cadrul secţiunii 7.1. Proceduri de Sistem.

ii. eventualele observaţii pot fi discutate în cadrul unor întâlniri între structura iniţiatoare şi compartimentele care

au obiecţii. Dacă nu se ajunge la consens în termen de 7 zile lucrătoare de la data transmiterii observaţiilor,

coordonatorul GL va lua decizia asupra formei finale a PO, aceasta fiind avizată de către toate direcţiile de

specialitate implicate.

e. Dacă PO se aplică exclusiv compartimentului iniţiator (fără a fi implicate şi alte compartimente), aceasta va fi

trimisă prin adresă secretariatului GL, cf modelului prezentat în Anexa, pentru acordarea avizului cf OMFP nr. 946

din 2005 cu completările şi modificările ulterioare. Avizul va fi acordat în termen de maxim 2 zile lucrătoare de la

primirea adresei.



84

f. Aprobarea PO se va face de către conducătorul compartimentului responsabil cu elaborarea PO şi de către

superiorii ierarhici ai acestuia, (dacă se consideră necesar de către conducătorul structurii iniţiatoare).

g. Forma finală a PO, avizată de GL şi aprobată de către conducătorul compartimentului responsabil cu elaborarea

procedurii, va fi transmisa secretariatului GL, în termen de 3 zile lucrătoare. Procedura urmează a fi postată pe

intranetul instituţiei, după obţinerea tuturor avizelor. În acest sens, direcţia iniţiatoare informează GL despre faptul

că procedura a obţinut toate aprobările, prin e-mail, iar secretariatul GL va transmite forma finală, în variantă

electronică, la compartimentul IT. Postarea procedurii pe intranet se poate realiza si de către direcţia iniţiatoare.

Acest lucru se stabileşte de comun acord cu GL.

8. Distribuirea procedurii


a. După aprobarea prin Dispoziţia Primarului/ Conducătorului serviciului subordonat, originalul PS se păstrează la

Direcţia de Resurse Umane, întrucât aceasta este parte componentă a ordinului. Distribuirea PS se va face de către

direcţia nominalizată prin ordinul de aprobare a PS, conform listei de distribuire a procedurii.

b. Compartimentul răspunzător de aprobarea PS va transmite forma electronică a acesteia în format PDF

secretariatului GL în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia.

c. Secretariatul va depune PS în biblioteca virtuală de proceduri şi va anunţa tot personalul Primăriei, prin email,

privind locul unde PS poate fi accesată.


a. După aprobarea PO, originalul acesteia se va păstra la compartimentul care a elaborat PO şi se distribuie conform

listei de distribuire compartimentelor implicate/afectate de PO.

b. După finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va transmite o copie de pe lista de distribuire

secretariatului GL.

d. Compartimentul răspunzător de aprobarea PO va transmite forma electronică a acesteia în format PDF

secretariatului GL în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia.

e. Secretariatul va depune PO în biblioteca virtuală de proceduri.

9. Revizia procedurii


a. Revizia poate fi solicitată de către un compartiment din cadrul Primăriei sau iniţiată de Grupului de Lucru ca

urmare a modificărilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afectează funcţionarea întregii instituţii.

b. Structura iniţiatoare va contacta secretariatul GL prin e-mail, justificând necesitatea reviziei.



85

c. Înainte de obţinerea avizului de conformitate dat de GL, draftul de PS revizuită va trebui dat în consultare

direcţiilor de specialitate. Pentru acest lucru, se vor urma paşii exemplificaţi la punctul 7.1. Proceduri de sistem,

literele d) până la i).

d. A se vedea şi prevederile comune, de la punctul 9.3..


a. Revizia poate fi solicitată de către o persoană din cadrul compartimentelor, care aplică sau este interesată de o

PO şi care constată că PO necesită îmbunătăţiri sau când se constată că riscurile sau cadrul legislativ specific s-au

modificat.

b. Structura iniţiatoare va contacta secretariatul GL prin e-mail, justificând necesitatea reviziei.

c. Ulterior agreării de către GL asupra draftului electronic al PO revizuite, structura iniţiatoare va lista procedura şi o

va trimite prin adresă, în vederea obţinerii avizului de conformitate cu OMFP nr. 946 din 2005 cu completările şi

modificările ulterioare.

d. A se vedea şi prevederile comune, de la punctul 9.3..

9.3. Prevederi comune

a. În situaţia în care există deja proceduri operaţionale sau de sistem aprobate, care nu respectă formatul prevăzut

aici sau precedentele revizii, cu ocazia primei revizii a procedurilor respective, determinată de condiţiile specificate

la punctul b), acestea vor trebui să fie avizate de către GL , în conformitate cu prevederile prezente.

b. PS sau PO se revizuiesc doar în cazul în care o modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură are

un efect asupra activităţii procedurate.

Cu ocazia schimbării denumirii instituţiei nu se va face automat o revizie a procedurii, întrucât instituţia

reorganizată se substituie în drepturi şi obligaţii celei vechi. Revizia este recomandată doar dacă se modifică şi

activitatea procedurată (modificarea paşilor, apariţia de noi funcţii responsabile sau eliminarea unora dintre cele

existente etc.).

c. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare.

d. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de

revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii scrise.

e. La modificarea ediţiei sau a reviziei se vor modifica şi numerele acestora pe prima pagină şi în antetul procedurii

scrise. De asemenea, se va completa şi Formularul evidenţiere modificări.

f. La data intrării în vigoare a noii revizii sau ediţii a procedurii, ediţia anterioară a procedurii îşi încetează

aplicabilitatea.

g. Secretariatul GL va depune în biblioteca virtuală procedura revizuită sau noua ediţie a acesteia.



86

10. Înregistrarea şi arhivarea procedurii


a. PS se înregistrează într-un registru electronic ţinut la secretariatul GL, conform Anexei

b. Originalele PS se vor arhiva conform reglementărilor privind arhivarea arhivării.


a. PO se înregistrează într-un registru electronic ţinut la compartimentul care a elaborat PO, conform Anexei 5.

b. Originalele PO se vor arhiva conform reglementărilor privind arhivarea.

Recomandari privind procedura operationala sugerata de OMFP 946/2005 anexa 2

• Denumirea procedurii operaţionale şi codul acesteia se stabilesc în cadrul fiecãrei entitãţi publice şi trebuie

sã reflecte activitatea proceduratã şi locul acesteia în sistemul de codificare utilizat.

• Ediţiile se numeroteazã cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.

Orice modificare de reglementare, organizatoricã sau de altã naturã, cu efect asupra activitãţii procedurate,

determinã revizia sau, dupã caz, elaborarea unei noi ediţii pentru procedura operaţionalã respectivã.

• Datele de identificare din cartuşul de capãt se trec pe fiecare paginã, cu modificãrile cerute de rubrici, acolo unde este cazul.

• Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, dupã caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 1):

o responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaţiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie internã a conducãtorului entitãţii publice;

o când una sau mai multe dintre operaţiuni se realizeazã, conform deciziei, de cãtre un grup sau o comisie, în listã se cuprind toţi membrii grupului sau ai comisiei.

• Cu privire la Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale (componenta 2):

o se cuprind, în ordine cronologicã, toate ediţiile şi, respectiv, reviziile în cadrul ediţiilor;

o când se realizeazã o nouã ediţie a procedurii operaţionale, coloanele nr. 2 şi 3, privind componenta revizuitã, precum şi modalitatea reviziei, nu se completeazã;

o coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveşte acţiunile de modificare, adãugare, suprimare sau altele asemenea, dupã caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaţionale;

o la fixarea datei de la care se aplicã prevederile noii ediţii sau revizii (coloana nr. 4) se are în vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea şi studierea acesteia de cãtre aplicatori.



87

• Cu privire la Lista cuprinzând persoanele la care se difuzeazã ediţia, sau, dupã caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 3):

o coloana nr. 1 (Scopul difuzãrii) are în vedere faptul cã oricare compartiment/persoanã a cãrui/cãrei activitate intrã sub incidenţa aplicãrii, informãrii, evidenţei, arhivãrii sau este în alte scopuri în legãturã cu procedura respectivã trebuie sã aibã la dispoziţie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizãrii prin noi ediţii sau revizii.

• Cu privire la Scopul procedurii operaţionale (componenta 4):

o entitatea publicã, spre deosebire de scopurile considerate generale şi prezentate ca exemple în modelul procedurii operaţionale la aceastã componentã, identificã şi înscrie scopurile specifice în cazul fiecãrei proceduri operaţionale elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa, precum şi de alte elemente privind activitatea proceduratã; de exemplu, în cazul unei activitãţi de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii operaţionale este şi acela al descrierii, identificãrii şi asigurãrii necesarului de produse şi servicii.

• Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (componenta 5):

o aceastã componentã se bazeazã pe colaborarea dintre compartimentele entitãţii publice, astfel încât la fixarea şi definirea activitãţii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activitãţi (pct. 5.2 şi 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivã (pct. 5.4) sã fie eliminatã orice situaţie de suprapunere de activitãţi, de activitãţi necuprinse în procesul de analizã şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, de atribuţii pentru care nu au fost fixate responsabilitãţi etc.;

o de exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind raportarea numãrului de personal şi a veniturilor salariale se recomandã:

o prezentarea activitãţii de raportare a datelor privind numãrul de personal şi veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1);

o delimitarea acesteia, în special de alte activitãţi de raportare, cum ar fi cele financiare, cele privind achiziţiile etc. (pct. 5.2);

o nominalizarea activitãţilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare sau de întocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activitãţi furnizoare de informaţii cãtre activitatea de raportare a numãrului de personal şi a veniturilor salariale, sau nominalizarea activitãţii de elaborare a rapoartelor de sintezã, pe ansamblul entitãţii publice, care se bazeazã pe informaţiile primite de la activitatea proceduratã (pct. 5.3);

o nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu atribuţii/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a direcţiilor/serviciilor la nivelul cãrora se întocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care elaboreazã statele de salarii etc. sau a compartimentului de sintezã, ca beneficiar de informaţii. Se nominalizeazã ca fiind implicate în procesul activitãţii persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenţei personalului şi a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4).

• Cu privire la Documentele de referinţã (reglementãri) aplicabile activitãţii procedurate (componenta 6):



88

o aceastã componentã priveşte, în special, listarea documentelor cu rol de reglementare faţã de activitatea proceduratã;

o este necesar sã fie cunoscute şi respectate toate reglementãrile care guverneazã fiecare activitate;

o gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementãrilor, unde: reglementãrile internaţionale în legãturã cu domeniul respectiv sunt cele la care România este parte; legislaţia primarã se referã la legi şi la ordonanţe ale Guvernului; legislaţia secundarã are în vedere hotãrâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementãri interne ale entitãţii publice (legislaţie terţiarã), se referã la instrucţiuni, precizãri, decizii, ordine sau altele asemenea şi au efect asupra activitãţii procedurate.

• Cu privire la Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţionalã (componenta 7):

o se va urmãri definirea acelor termeni care: reprezintã element de noutate; sunt mai puţin cunoscuţi; prezintã sensuri diferite; prin neexplicitarea lor, pot conduce la confuzii etc.;

o se recomandã precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineşte termenul în cauzã;

o se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.) utilizaţi cu mai mare frecvenţã în textul procedurii operaţionale şi/sau care, în urma acestei acţiuni, permit o înţelegere şi utilizare mai uşoarã a procedurii;

o se recomandã ca ordinea în care se înscriu atât definiţiile termenilor în tabelul 7.1, cât şi abrevierile termenilor în tabelul 7.2 sã fie aceea datã de prima apariţie în textul procedurii operaţionale a termenului definit sau abreviat, dupã caz;

o în tabelele 7.1 şi 7.2 din modelul de procedurã operaţionalã au fost definiţi şi, respectiv, abreviaţi, pentru exemplificare, termeni utilizaţi în model

• Cu privire la Descrierea procedurii operaţionale (componenta 8):

o aceastã componentã reprezintã, în fapt, esenţa procedurii operaţionale. În acelaşi timp, este şi acea componentã care nu este generalizabilã prin model de procedurã decât în termeni foarte largi. Componenta este dependentã, în mod direct, de condiţiile concrete în care se desfãşoarã activitatea respectivã în cadrul entitãţii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregãtirea profesionalã a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar şi control. Cele câteva puncte şi subpuncte, enumerate la aceastã componentã în prezentul model de procedurã operaţionalã, recomandã una din multitudinea de posibilitãţi de descriere a acestei componente;

o la "Generalitãţi" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitãţii. Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii operaţionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaţionale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referinţã aplicabile activitãţii procedurate (prezentate la componenta 6). De



89

exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind activitatea de aprovizionare, la "Generalitãţi" se poate menţiona cã aceasta urmãreşte descrierea clarã a produsului/serviciului de achiziţionat, verificarea şi aprobarea documentelor utilizate în procesul de aprovizionare, relaţiile cu furnizorii/prestatorii, recepţia produsului/serviciului aprovizionat, pãstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activitãţii, cum ar fi: transparenţa, egalitatea şanselor potenţialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparţialitatea, confidenţialitatea etc.;

o la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, în principal, cele de natura formularelor, dar şi manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeazã informaţii necesare derulãrii activitãţii, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele obţinute altor utilizatori. De reţinut cã documentele trebuie sã fie actualizate, utile, precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor şi terţilor, dacã este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 şi 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putând fi comasate sau detaliate în funcţie de amploarea, volumul, diversitatea şi complexitatea documentelor respective;

� la "Lista şi provenienţa documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are în vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dacã este cazul, a regimului informaţiilor conţinute etc. În aceastã listã se nominalizeazã şi documentele interne de aceastã naturã, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, între compartimentele entitãţii publice;

� la "Conţinutul şi rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate în forma completã, anexând la procedurã modele ale documentelor, instrucţiuni de completare ale acestora şi menţiuni referitoare la rolul lor;

� subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la care trebuie sã circule documentele în procesul de realizare a activitãţii, precum şi operaţiunile ce se efectueazã în legãturã cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoanã pe la care circulã. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitãţii sã fie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entitãţii publice. Se recomandã utilizarea reprezentãrii grafice a circuitului documentelor;

o pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvoltã pe structura clasicã a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) şi, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menţionat cã structura resurselor este foarte sensibilã faţã de activitatea la care ne referim, la unele activitãţi resursa necesarã preponderentã este cea materialã, iar la altele este preponderentã resursa umanã sau resursa financiarã ori combinaţii ale acestora;

� subpct. 8.3.1 "Resursa materialã" se dezvoltã pe elementele de logisticã: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reţea, imprimantã, posibilitãţi de stocare a informaţiilor etc., dar şi pe elemente de altã naturã, dacã specificul activitãţii o impune. De exemplu, în cazul unei entitãţi publice cu activitate de teren intensã, cu deplasãri auto frecvente, activitatea de transport capãtã o conotaţie distinctã, iar procedura operaţionalã aferentã, la resursa materialã, va trebui sã



90

reflecte parcul auto, fapt care, în acest caz, va da greutate sporitã acestui tip de resursã, în comparaţie cu resursa umanã sau financiarã;

� subpct. 8.3.2 "Resursa umanã" fixeazã compartimentul/compartimentele şi/sau persoana/persoanele din cadrul entitãţii publice care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activitãţii procedurate;

� subpct. 8.3.3 "Resursa financiarã" are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfãşurãrii activitãţii, acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat în activitatea respectivã etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activitãţi. De exemplu, în situaţia unei activitãţi de achiziţie, resursa financiarã trebuie sã reflecte sumele din buget aferente programului de achiziţii al entitãţii publice;

o pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în procedura operaţionalã numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea activitate;

� subpct. 8.4.1 "Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activitãţii" se sprijinã, pe de o parte, pe acţiunile identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 9, "Responsabilitãţi şi rãspunderi în derularea activitãţii", iar pe de altã parte, pe o bunã cunoaştere şi stãpânire a cerinţelor generale şi a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 "Planificarea" şi a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului", prezentate în anexa nr. 1 la ordin. Acţiunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a mãsurilor de limitare a efectului acestora, a condiţiilor de eficienţã şi legalitate impuse, puse în corelaţie şi într-o succesiune logicã şi cronologicã, constituie, în fapt, instrumentul de planificare cuprins în procedura operaţionalã pentru activitatea analizatã. Un exemplu în acest sens poate fi considerat Cadrul general al proiectelor de operaţiuni supuse vizei de control financiar preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, precum şi cadrele specifice ale proiectelor de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de sine stãtãtoare, documente elaborate şi aprobate la nivelul fiecãrei entitãţi publice;

� subpct. 8.4.2 "Derularea operaţiunilor şi acţiunilor" reflectã programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate în realizarea activitãţii, în care acesta/aceasta uzeazã de toate instrumentele specifice şi acţioneazã corespunzãtor prevederilor din procedura operaţionalã şi, în special, celor din instrumentul de planificare a activitãţii. Se recomandã cuprinderea în procedura operaţionalã, sub formã tabelarã, a modului de operare, unde pe verticalã se pot cuprinde etapele ce se deruleazã în legãturã cu activitatea respectivã, iar pe orizontalã se precizeazã intrãrile de informaţii (de la cine? ce?), operaţiunile, acţiunile/prelucrãrile, completãrile etc., ce au loc faţã de datele intrate, instrumentele utilizate în acest scop, ieşirile de rezultate (care? cãtre cine? etc.). Recomandãm, ca exemplu de instrument utilizat în derularea unei activitãţi, consultarea modelelor privind listele de verificare (check-lists) a proiectelor de operaţiuni prezentate la vizã în cadrul activitãţii de control financiar preventiv propriu, modele aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea



91

Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificãrile ulterioare;

� subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitãţii" poate fi orientat cãtre mai multe direcţii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanţã asociaţi activitãţii; furnizarea datelor şi informaţiilor cu privire la rezultatele activitãţii cãtre beneficiarii acestora; identificarea mãsurilor de îmbunãtãţire etc.

• Cu privire la Responsabilitãţi şi rãspunderi în derularea activitãţii (componenta 9):

o se va urmãri identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legãturã cu activitatea proceduratã, precum şi fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cãrora le revin responsabilitãţile şi/sau, dupã caz, rãspunderile faţã de acestea;

o se recomandã cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logicã a desfãşurãrii lor, iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea intervenţiei în proces;

o în tabelul 9 din modelul de procedurã operaţionalã, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., acţiunile (operaţiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilitãţile/rãspunderile, cu abrevierile regãsite în tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observãm, de exemplu, cã operaţiunea a este o operaţiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaţiunea c este o operaţiune de aprobare A, în rãspunderea postului III; acţiunea f este o acţiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.

• Cu privire la Anexe, înregistrãri, arhivãri (componenta 10):

o este necesar ca procedura operaţionalã sã cuprindã, în anexe, toate instrumentele relevante, prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia, şi care sunt aplicabile în realizarea activitãţii;

o pentru o mai bunã ordonare şi evidenţã a anexelor, se recomandã întocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.

6.2.Procedura



92

6.2.1.Elaborare procedura de sistem



93

6.2.2.Elaborare procedura operationala



94

6.3.Modele si Formulare

6.3.1.Model Procedura Sistem

PROCEDURĂ DE SISTEM

[Denumirea procedurii de sistem]

PS.NN

Ediţia: I

Revizia: 0

Data: [se va trece data la care a fost trimisă procedura spre avizare cf OMFP 946/2005,

către secretariatul GL

Cuprins

1. Evidenţa modificărilor procedurii ........................................................

2. Conţinutul procedurii ...........................................................................

2.1. Scopul procedurii...........................................................................

2.2. Domeniul de aplicare ....................................................................

2.3. Definiţii, abrevieri.........................................................................

2.4. Documente de referinţă şi conexe ...................................................


2.5.1. Generalităţi

2.5.2. Documente utilizate

2.5.3. Resurse necesare

2.5.4. Modul de lucru



95

3. Formulare

4. Anexe

5. Formular avizare şi aprobare procedură

6. Lista de distribuire a procedurii

1. Evidenţa modificărilor procedurii

Nr.

Crt.

Ed. Data

ediţiei

Rev. Data

reviziei

Pag Descriere modificare

Semnătură

conducător

compartiment


2.1. Scopul procedurii

[Se va completa conform instructiunilor]








96











PAS Unitate

responsabilă/

Funcţia

responsabilului

Document/

Informaţie

Acţiune/Operaţiunea Termen Formulare/

Anexa

1

2

[Modele literare sau grafice necesare pentru semnalarea paragrafelor, respectiv a

subdiviziunilor acestora, care pot fi folosite în textul procedurii:

a. ……..

b. ……..

► ……..



97

► ………

sau

i. ….

ii. ……]

3. Formulare

[Se va completa cu formularele utilizate / introduse de procedură]

4. Anexe

[Se va completa cu alte tabele relevante şi cu schema grafică a circuitului documentelor]


Acţiune

Compartiment Nume şi

prenume

Funcţie

Semnătura Data Menţiuni

Elaborat [Compartimentul

responsabil cu

elaborarea PS]

[Persoana care

a elaborat

draft-ul PS]

Verificat [Compartiment

responsabil cu

elaborarea PS]

[Superiorul

ierarhic al

persoanei care

a elaborat

draft-ul PS]

Aviz

conformitate

OMFP

Grupul de

Lucru

[Persoana care

coordonează

GL]



98

946/2005,

republicat

Avizat Grupul de Lucru

Coordonatorul

Grupului de

Lucru

Avizat prin

Decizia GL

nr.

_ din _

SAU

Acord

obţinut

prin

consultarea

electronică a

membrilor

GL

Aprobat Cabinet Prmar [Primar]

Aprobat prin

Dispoziţia nr.


Nr.

crt.

Compartiment Nume şi prenume Data

distriburii

Modul distribuirii (prin

email,

în format hârtie,

postare intranet etc)



99

6.3.2.Model Procedura Operationala

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

[Denumirea procedurii operaţionale]

PO.XXX.YY

Direcţia/Compartiment [de completat]

Ediţia: I

Revizia: 0

Data: [se va trece data la care a fost trimisă procedura spre avizare cf OMFP 946/2005,

către secretariatului GL]

Cuprins

1. Evidenţa modificărilor procedurii









100





3. Formulare

4. Anexe



1. Evidenţa modificărilor procedurii Nr.

Crt.

Ed. Data

ediţiei

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătură

conducător

compartiment





101

















PAS Unitate

responsabilă/

Funcţia

responsabilului

Document/

Informaţie

Acţiune/Operaţiunea Termen Formulare/

Anexa

1



102

2

3

.....

[Modele literare sau grafice necesare pentru semnalarea paragrafelor, respectiv a

subdiviziunilor acestora, care pot fi folosite în textul procedurii:

a. ……..

b. ……..

► ……..

► ………

sau

i. ….……]

3. Formulare

[Se va completa cu formularele utilizate / introduse de procedură]

4. Anexe

[Se va completa cu alte tabele relevante şi cu schema grafică a circuitului documentelor]


Acţiune

Compartiment Nume şi prenume

Funcţie

Semnătura Data

Elaborat [Compartimentul

responsabil cu

elaborarea PO]

[Persoana care a

elaborat draft-ul PO]

Verificat [Compartiment

responsabil cu

[Superiorul ierarhic al

persoanei care a



103

elaborarea PS] elaborat draft-ul PS]

Aviz

conformitate

OMFP

946/2005,

republicat

Grupul de Lucru [Persoana care

coordonează GL]

Avizat [Alte

compartimente

implicate]

[Conducătorul

compartimentului

implicat]

Aprobat [Compartimentul

responsabil cu

elaborarea PO]

[Conducătorul

compartimentului

responsabil /

Superiorul ierarhic al

compartimentului

responsabil]


Nr.

crt.

Compartiment Nume şi

prenume

Data

distriburii

Modul

distribuirii

(prin e-mail, în

format hârtie,

postare

intranet etc)

Semnătura

(dacă este

cazul)



104

6.3.3. Tabel centralizator consultare electronică

Anexa 3

Structura consultată: …………………….

Data: …………….

Tabel centralizator consultare electronică

Propuneri şi observaţii la draftul PS.[YY] privind …………………

Nr.

crt.

Propuneri/observaţii/completări/

comentarii*

Argumentare

1

2

3

...

* 1. se vor menţiona pagina şi începutul paragrafului căruia i se adresează

observaţia/completarea/comentariul,

2. propunerile fără o argumentare susţinută (pertinentă) nu vor fi luate în

calcul.

6.3.4.Lista codurilor compartimentelor din cadrul Primariei Municipiul Slobozia

Cod Denumire compartiment

GL Grup de Lucru

SGL Secretariat Grup de Lucru



105

CP Cabinet Primar

6.3.5.Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul Primăriei

Nr.

Crt.

Cod PS Denumire PS Elaborat de

compartimentul

Data

aprobării

6.3.6.Registrul procedurilor operationale scrise la nivelul compartiment

Nr.

Crt.

Cod PO Denumire PO Data

aprobării



106

6.3.7.Adresa consultare

Direcţia [….]/ Serviciul [….]/ Unitatea [….]

[se personalizează după caz]

Nr. [..]/ [CODUL STRUCTURII, cf Anexei 3]/ Data [..]

[se va elimina structura iniţiatoare din lista de mai sus]

[se personalizează datele de contact din subsol]

Stimată doamnă/ Stimate domn,

În conformitate cu prevederile instructiunilor de elaborare a procedurilor de sistem şi

operaţionale în cadrul Primăriei Municipiului Slobozia, secţiunea 7. Avizare şi aprobare

proceduri,[Numele structurii iniţiatoare] doreşte să vă consulte prin e-mail cu privire la

draftul de procedură de sistem PS.[XX] privind “[se va trece titlul procedurii]”.

În acest sens, vă rugăm să desemnaţi o persoană din cadrul structurii

dumneavoastră care se va ocupa de consultarea draftului de procedură.

Responsabilul de elaborarea draftului de procedură este doamna/domnul [Nume,

PRENUME], [adresă de e-mail], [număr de telefon].

[PRECIZARE: Compartimentul de specialitate care va fi consultat urmează să ia legătura cu

responsabilul de elaborare a draftului de procedură. În acest sens, compartimentul de

specialitate va furniza structurii iniţiatoare datele de contact ale persoanei desemnate,

prin telefon sau e-mail, în maxim două zile de la primirea sarcinii de serviciu].

[Formulă de încheiere],

Director / şef serviciu/ coordonator [se personalizează după caz]

[Prenume şi NUME]



107

6.3.8.Adresa avizare PS/PO

Direcţia [….]/ Serviciul [….]/ Unitatea [….]

[se personalizează după caz]

Nr. [..]/ [CODUL STRUCTURII, cf Anexei 3]/ Data [..]

Către Grupul de Lucru,

În atenţia coordonatorului GL, [Nume PRENUME]

Vă transmitem alăturat, pentru avizare, conform OMFP 946/2005 cu completările şi

modificările ulterioare, Procedura de sistem PS.XX / Procedura operaţională PO.XXX.YY [se

va alege dupa caz] cu privire la “[se va trece titlul procedurii]”, elaborată în conformitate cu

instructiunile privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Primăriei

Municipiului Slobozia.

[Formulă de încheiere],

Director/ şef serviciu/ coordonator [se personalizează după caz]

[Prenume şi NUME]



108

6.3.9.Dispozitie Primar aprobare PS

DISPOZIŢIA

Nr. […] din [………] 20 [..]

privind aprobarea Procedurii de sistem [se va trece numele procedurii de sistem]

În conformitate cu prevederile Ghidului privind elaborarea procedurilor de sistem şi

operaţionale, revizia a IV-a, aprobat prin decizia Grupului de Lucru nr. ....... din .................,

În temeiul art. 61 alin. 5, respectiv art.68 alin 1 al Legii nr.215 / 2001 privind

organizarea şi funcţionarea administraţiei publice locale, cu modificările şi completările

ulterioare,

Primarul Municipiului Slobozia emite prezenta

DISPOZIŢIE:

Art. 1. – Cu data prezentei dispoziţii, se aprobă Procedura de sistem privind…….. [se va

trece numele procedurii de sistem], prevăzută în anexa nr. 1 la prezenta dispoziţie.

Art. 2. - Anexa nr. 1 face parte integrantă din prezenta dispoziţie.

Art. 3. –Compartimentul Resurse Umane va comunica prezenta dispoziţie tuturor celor

interesaţi, care vor duce la îndeplinire prevederile acestuia.

PRIMAR

[Prenume şi NUME]



109

6.3.10.Model Procedura Operationala conform OMFP 946/2005

Entitatea publicã ......................... Departamentul (Direc ţia) ............... PROCEDURA OPERAŢIONALĂ ...................... ...................... COD: P.O. ............ E di ţia ............. R evizia ............ ┌─────────────────────────┬───────────────────────┬────────────────────────┐ │Entitatea publicã │Procedura opera ţionalã │Edi ţia ............. │ │ ............... │ ..................... │Nr. de ex. ......... │ │ │ ├────────────────────────┤ │ │ │Revizia ............. │ │ │ │Nr. de ex. .......... │ │ │ ├────────────────────────┤ │Departamentul (Direc ţia) │Cod: P.O. ........... │Pagina ..... din ...... │ │ ................... │ ├────────────────────────┤ │ │ │Exemplar nr. ......... │ └─────────────────────────┴───────────────────────┴────────────────────────┘ 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea edi ţiei sau, dupã caz, a reviziei în cadrul edi ţiei procedurii opera ţionale ┌────┬───────────┬────────────┬─────────┬──────┬───────────┐ │ │Elemente │Numele şi │ Func ţia │ Data │ Semnãtura │ │ │privind │prenumele │ │ │ │ │ │responsa- │ │ │ │ │ │ │bilii/ │ │ │ │ │ │ │opera ţiunea │ │ │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼─────────┼──────┼───────────┤ │ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├────┼───────────┼────────────┼─────────┼──────┼───────────┤ │1.1. │Elaborat │ │ │ │ │ ├────┼───────────┼────────────┼─────────┼──────┼───────────┤ │1.2. │Verificat │ │ │ │ │ ├────┼───────────┼────────────┼─────────┼──────┼───────────┤ │1.3. │Aprobat │ │ │ │ │ └────┴───────────┴────────────┴─────────┴──────┴───────────┘



110

2. Situa ţia edi ţiilor şi a reviziilor în cadrul edi ţiilor procedurii opera ţionale ┌────┬────────────────┬──────────┬───────────┬────────────────────┐ │ │Edi ţia sau, dupã │Componenta │Modalitatea │Data de la care se │ │ │caz, revizia în │revizuitã │reviziei │aplicã prevederile │ │ │cadrul edi ţiei │ │ │edi ţiei sau reviziei │ │ │ │ │ │edi ţiei │ │ ├────────────────┼──────────┼───────────┼────────────────────┤ │ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├────┼────────────────┼──────────┼───────────┼────────────────────┤ │2.1. │ Edi ţia I │ x │ x │ │ ├────┼────────────────┼──────────┼───────────┼────────────────────┤ │2.2. │ Revizia 1 │ │ │ │ ├────┼────────────────┼──────────┼───────────┼────────────────────┤ │2.3. │ Revizia 2 │ │ │ │ ├────┼────────────────┼──────────┼───────────┼────────────────────┤ │... │ Revizia ...... │ │ │ │ ├────┼────────────────┼──────────┼───────────┼────────────────────┤ │... │ Edi ţia a II-a │ x │ x │ │ ├────┼────────────────┼──────────┼───────────┼────────────────────┤ │... │ Revizia 1 │ │ │ │ ├────┼────────────────┼──────────┼───────────┼────────────────────┤ │2.n. │ ............. │ │ │ │ └────┴────────────────┴──────────┴───────────┴────────────────────┘ 3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzeazã edi ţia sau, dupã caz, revizia din cadrul edi ţiei procedurii opera ţionale ┌────┬─────────────┬────────┬────────────┬───────┬───────┬────────┬─────────┐ │ │Scopul │Exemplar │Compartiment │Func ţia │Nume şi │Data │Semnãtura │ │ │difuzãrii │ nr. │ │ │prenume │primirii │ │ │ ├─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │3.1. │ aplicare │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │3.2. │ aplicare │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │.... │ ........ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │.... │ informare │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │.... │ ........ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │.... │ eviden ţã │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │.... │ ........ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │.... │ arhivare │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │.... │ ........ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │.... │ alte scopuri │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────┼────────┼────────────┼───────┼───────┼────────┼─────────┤ │3.n. │ ........ │ │ │ │ │ │ │ └────┴─────────────┴────────┴────────────┴───────┴───────┴────────┴─────────┘



111

4. Scopul procedurii opera ţionale 4.1. Stabile şte modul de realizare a activitã ţii, compartimentele şi persoanele implicate; 4.2. Dã asigurãri cu privire la existen ţa documenta ţiei adecvate derulãrii activitã ţii; 4.3. Asigurã continuitatea activitã ţii, inclusiv în condi ţii de fluctua ţie a personalului; 4.4. Sprijinã auditul şi/sau alte organisme abilitate în ac ţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei; ...................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii opera ţionale. 5. Domeniul de aplicare a procedurii opera ţionale 5.1. Precizarea (definirea) activitã ţii la care se referã procedura opera ţionalã; 5.2. Delimitarea explicitã a activitã ţii procedurate în cadrul portofoliului de activitã ţi desfã şurate de entitatea publicã; 5.3. Listarea principalelor activitã ţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea proceduratã; 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activitã ţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activitã ţii. 6. Documente de referin ţã (reglementãri) aplicabile activitã ţii procedurate 6.1. Reglementãri interna ţionale - - - 6.2. Legisla ţie primarã - - - 6.3. Legisla ţie secundarã - - - 6.4. Alte documente, inclusiv reglementãri interne ale entitã ţii publice - - -



112

7. Defini ţii şi abrevieri ale termenilor utiliza ţi în procedura opera ţionalã 7.1. Defini ţii ale termenilor ┌───┬───────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────┐ │Nr. │ Termenul │Defini ţia şi/sau, dac ã este cazul, │ │crt │ │actul care define şte termenul │ ├───┼───────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤ │ 1. │Procedura opera ţionalã │Prezentarea formalizatã, în scris, a tuturor │ │ │ │paşilor ce trebuie urma ţi, a metodelor de lucru │ │ │ │stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea │ │ │ │realizãrii activitã ţii, cu privire la aspectul │ │ │ │procesual │ ├───┼───────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤ │ 2. │Edi ţie a unei proceduri │Forma ini ţialã sau actualizatã, dupã caz, a unei │ │ │opera ţionale │proceduri opera ţionale, aprobat ã şi difuzatã │ ├───┼───────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤ │ 3. │Revizia în cadrul unei │Acţiunile de modificare, ad ãugare, suprimare sau │ │ │edi ţii │altele asemenea, dupã caz, a uneia sau a mai │ │ │ │multor componente ale unei edi ţii a procedurii │ │ │ │opera ţionale, ac ţiuni care au fost aprobate şi │ │ │ │difuzate │ ├───┼───────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤ │... │ .......... │ ................... │ ├───┼───────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤ │ n │ .......... │ ................... │ └───┴───────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────┘ 7.2. Abrevieri ale termenilor ┌───┬────────────┬──────────────────────┐ │Nr. │ │ │ │crt │ Abrevierea │ Termenul abreviat │ ├───┼────────────┼──────────────────────┤ │ 1. │ P.O. │Procedura opera ţional ã│ ├───┼────────────┼──────────────────────┤ │ 2. │ E │Elaborare │ ├───┼────────────┼──────────────────────┤ │ 3. │ V │Verificare │ ├───┼────────────┼──────────────────────┤ │ 4. │ A │Aprobare │ ├───┼────────────┼──────────────────────┤ │ 5. │ Ap. │Aplicare │ ├───┼────────────┼──────────────────────┤ │ 6. │ Ah. │Arhivare │ ├───┼────────────┼──────────────────────┤ │... │ ..... │ ....... │ ├───┼────────────┼──────────────────────┤ │ n │ ...... │ ....... │ └───┴────────────┴──────────────────────┘



113

8. Descrierea procedurii opera ţionale 8.1. Generalitã ţi 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista şi provenien ţa documentelor 8.2.2. Con ţinutul şi rolul documentelor 8.2.3. Circuitul documentelor 8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale 8.3.2. Resurse umane 8.3.3. Resurse financiare 8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea opera ţiunilor şi ac ţiunilor activitã ţii 8.4.2. Derularea opera ţiunilor şi ac ţiunilor activitã ţii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitã ţii 9. Responsabilitã ţi şi rãspunderi în derularea activitã ţii ┌───┬─────────────────┬─────┬──────┬───────┬──────┬───────┬──────┬─────┐ │Nr. │Compartimentul │ │ │ │ │ │ │ │ │crt │(postul)/ac ţiunea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │(opera ţiunea) │ I │ II │ III │ IV │ V │ VI │ ... │ ├───┼─────────────────┼─────┼──────┼───────┼──────┼───────┼──────┼─────┤ │ │ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ... │ ├───┼─────────────────┼─────┼──────┼───────┼──────┼───────┼──────┼─────┤ │ 1. │ a │ E │ │ │ │ │ │ │ ├───┼─────────────────┼─────┼──────┼───────┼──────┼───────┼──────┼─────┤ │ 2. │ b │ │ V │ │ │ │ │ │ ├───┼─────────────────┼─────┼──────┼───────┼──────┼───────┼──────┼─────┤ │ 3. │ c │ │ │ A │ │ │ │ │ ├───┼─────────────────┼─────┼──────┼───────┼──────┼───────┼──────┼─────┤ │ 4. │ d │ │ │ │ Ap. │ │ │ │ ├───┼─────────────────┼─────┼──────┼───────┼──────┼───────┼──────┼─────┤ │ 5. │ e │ │ │ │ │ Ap. │ │ │ ├───┼─────────────────┼─────┼──────┼───────┼──────┼───────┼──────┼─────┤ │ 6. │ f │ │ │ │ │ │ Ah. │ │ ├───┼─────────────────┼─────┼──────┼───────┼──────┼───────┼──────┼─────┤ │... │ ... │ │ │ │ │ │ │ ... │ ├───┼─────────────────┼─────┼──────┼───────┼──────┼───────┼──────┼─────┤ │ n │ z │ │ │ │ │ │ │ ... │ └───┴─────────────────┴─────┴──────┴───────┴──────┴───────┴──────┴─────┘



114

10. Anexe, înregistrãri, arhivãri ┌─────┬─────────┬──────────┬──────┬─────────┬────────┬────────────┬────────┐ │Nr. │Denumirea │Elaborator │Aprobã │Numãr de │ │ Arhivare │Alte │ │anexã │anexei │ │ │exemplare │Difuzare ├───┬────────┤elemente │ │ │ │ │ │ │ │Loc │Perioadã │ │ ├─────┼─────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤ │ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├─────┼─────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤ │ 1. │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├─────┼─────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤ │ 2. │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├─────┼─────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤ │... │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├─────┼─────────┼──────────┼──────┼─────────┼────────┼───┼────────┼────────┤ │ n │ │ │ │ │ │ │ │ │ └─────┴─────────┴──────────┴──────┴─────────┴────────┴───┴────────┴────────┘ 11. Cuprins ┌────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────┬──────┐ │Numãrul │ │ │ │componentei │ │ │ │în cadrul │Denumirea componentei din cadrul procedurii opera ţionale │Pagina │ │procedurii │ │ │ │opera ţionale │ │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ │Coperta │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 1. │Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi │ │ │ │aprobarea edi ţiei sau, dupã caz, a reviziei în cadrul │ │ │ │edi ţiei procedurii opera ţionale │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 2. │Situa ţia edi ţiilor şi a reviziilor în cadrul edi ţiilor │ │ │ │procedurii opera ţionale │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 3. │Lista cuprinzând persoanele la care se difuzeazã ed i ţia │ │ │ │sau, dupã caz, revizia din cadrul edi ţiei procedurii │ │ │ │opera ţionale │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 4. │Scopul procedurii opera ţionale │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 5. │Domeniul de aplicare a procedurii opera ţionale │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 6. │Documentele de referin ţã (reglementãri) aplicabile │ │ │ │activitã ţii procedurate │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 7. │Defini ţii şi abrevieri ale termenilor utiliza ţi în │ │ │ │procedura opera ţional ã │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 8. │Descrierea procedurii opera ţionale │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 9. │Responsabilitã ţi şi rãspunderi în derularea activitã ţii │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 10. │Anexe, înregistrãri, arhivãri │ │ ├────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────┤ │ 11. │Cuprins │ │ └────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────┴──────┘



115

7.Procedura Standard 19: Supravegherea7



Entitatea publicã asigurã mãsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite,

inclusiv prin control ex-post, în scopul realizãrii în mod eficace a acestora.

Cerinte generale

- Managerul trebuie sã monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura cã procedurile

sunt respectate de cãtre salariaţi în mod efectiv şi continuu;

- Controalele de supraveghere implicã revizuiri în ceea ce priveşte munca depusã de salariaţi, rapoarte despre

excepţii, testãri prin sondaje sau orice alte modalitãţi care confirmã respectarea procedurilor;

- Managerul verificã şi aprobã munca salariaţilor, dã instrucţiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina

frauda, a respecta legislaţia şi pentru a veghea asupra înţelegerii şi aplicãrii instrucţiunilor;

- Supravegherea activitãţilor este adecvatã, în mãsura în care:

● fiecãrui salariat i se comunicã atribuţiile, responsabilitãţile şi limitele de competenţã atribuite;

● se evalueazã sistema�c munca fiecãrui salariat;

● se aprobã rezultatele muncii obţinute în diverse etape ale realizãrii operaţiunii.

Comentarii

Acest standard este in legatura cu Standardul Monitorizarea performantelor si Standardul Coordonare, de aemenea

cu Standardul Audit si Sesizarea neregularitatilor. Este aplicat in principal asupra respectarii procedurilor si

desfasurarii muncii in acord cu planul operational/ de initiativa. Intelegerea acestui standard este ca el este ceva

mai putin formal, supravegherea fiind realizata in mod continuu, inopinat sau planificat. In toate cazurile, se poate

utiliza Lista de masuri (folosita in cadrul Standardului Coordonare).

Recomandari

In cazul sesizarii unor exceptii grave, se pot utiliza formularele legate de sesizarea de neregularitati (aspecte de

conduita, etica, etc), sau neconformitate (prin implicarea auditorului intern).

7 Managementul entitãţilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuţiile ce îi revin pe linia

supravegherii curente a activitãţii, condiţiile de exercitare a acesteia şi rãspunderile şi, de asemenea, sã iniţieze, sã aplice şi sã

dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile şi eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual şi

controlul ierarhic al salariaţilor.



116

7.2.Procedura



117

7.3.Formulare

7.3.1.Centralizator constatari actiuni supraveghere

Data Proces/Activitate Constatator Constatare Masuri

intreprinse

Documente

atasate

7.3.2.Raport exceptie

Proces/ Initiativa: Compartiment:

Constatator: Data:

Scop document:

Descriere exceptie:

Cauza exceptie:

Consecinte exceptie:

Optiuni disponibile:

Evaluare optiuni

Decizie, masuri:



118

8.Procedura Standard 20: Gestionarea abaterilor



Entitatea publicã se asigurã cã, pentru toate situaţiile în care, datoritã unor circumstanţe deosebite, apar abateri

faţã de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzãtor,

înainte de efectuarea operaţiunilor.

Cerinte generale

- În derularea acţiunilor pot apãrea circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu

permit derularea tranzacţiilor prin procedurile existente; - Abaterile de la procedurile existente trebuie sã fie documentate şi justificate, în vederea prezentãrii spre

aprobare; - Este necesarã analiza periodicã a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, în vederea

desprinderii unor concluzii de bunã practicã pentru viitor, ce urmeazã a fi formalizate.

Comentarii

Acest standard este in legatura cu Standardele Supraveghere si Coordonare, si practic este o urmare a sesizarii

exceptiilor.

Abaterile fata de cerintele specificate sunt identificate, analizate si tratate in mod corespunzator prin intreprinderea de corectii

si actiuni corective. Abaterile identificate pot fi tratate astfel:

• atunci cand abaterea nu este repetitiva se actioneaza printr-o corectie pentru eliminare efectului abaterii.

• atunci cand abaterea este repetitiva se actioneaza printr-o actiune corectiva pentru eliminare cauzei abaterii.

Recomandari

Chiar daca abaterile se pot corecta pe loc, este bine ca acestea sa se inregistreze.

Inregistrarile privind abaterile, actiunile corective intreprinse pentru remedierea abaterilor se pastreaza in arhiva

organizatiei. Peridic se va face o analiza a circumstantelor care au condus la abateri in scopul indentificarii de actiuni corective

si a unor actiuni de buna practica.



119

8.2.Procedura



120

8.3.Formulare

8.3.1.Registrul abaterilor

Nr. crt Descrierea abaterii

Cauza

Data identificarii

Corectia

Actiunea corectiva

Monitorizare

Data Status

8.3.2.Raport abatere

1. Identificare proces/ activitate:

2. Descrierea abaterii / documentul de referinta:

3. Identificata de: Nume: Semnatura: Data:

4. Cauza abaterii:

5. Descrierea corectiei

Termen: Responsabil: Semnatura:

6. Descrierea actiunii corective

Termen: Responsabil: Semnatura:

7. Verificat eficacitatea corectie

Comentarii: Nume/ Semnatura/ Data:

8. Verificat eficacitatea actiune corectiva

Comentarii: Nume/ Semnatura/ Data:

Elaborator : Data: Nr.



121

9.Procedura Standard 21: Continuitatea activitatii



Entitatea publicã asigurã mãsurile corespunzãtoare pentru ca activitatea acesteia sã poatã continua în orice

moment, în toate împrejurãrile şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.

Cerinte generale

- Entitatea publicã este o organizaţie a cãrei activitate trebuie sã se deruleze continuu, prin structurile componente.

Eventuala întrerupere a activitãţii acesteia afecteazã atingerea obiectivelor propuse; - Situaţii diferite, care afecteazã continuitatea activitãţii: mobilitatea salariaţilor; defecţiuni ale echipamentelor din

dotare; disfuncţionalitãţi produse de unii prestatori de servicii; schimbãri de proceduri etc.; - Pentru fiecare din situaţiile care apar, entitatea publicã trebuie sã acţioneze în vederea asigurãrii continuitãţii, prin

diverse mãsuri, de exemplu:

• angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea publicã din alte considerente;

• delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecãri în misiune etc.);

• contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare;

• contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare;

- Existenţa inventarului situaţiilor care pot conduce la discontinuitãţi în activitate şi a mãsurilor care sã previnã

apariţia lor.

Comentarii

Acest standard este in legatura cu Standardul Managementul riscurilor. Practic acest standard se ocupa de planurile

de contingenta (de rezerva) dezvoltate pentru evenimente probabile (riscuri) care ar putea sa constituie temeri de

discontinuitate a activitatii organizatiei.

Scopul Planului de continuitate a activitii (PCA) este dat de reluarea activitatilor fara a afecta imaginea Primariei

Municipiului Slobozia, reducerea pierderilor, derularea in conditii de siguranta a tuturor proceselor, onorarea

obligatiilor entitatii publice.

Premise: La intocmirea PCA de s-au luat in considerare urmatoarele:

• In cazul producerii unui incident va fi afectata locatia centrala, Primaria Municipiului Slobozia dispune:

o de suficient personal calificat pentru a executa setul de procese si proceduri necesar si suficient

pentru reluarea activitatii;

o personalul care va fi implicat in procesul de reluare a activitatii este disponibil indiferent de

momentul producerii incidentului si de durata implicarii.



122

o In cazul producerii unui incident, reluarea activitatii se va executa conform setului de procese si

proceduri prezentat in PCA.

• Primaria Municipiului Slobozia dispune de suficiente resurse (echipament de comunicatii, configuratii PC,

alte configuratii IT, surse de alimentare cu energie electrica etc. ) disponibile, testate, care pot fi folosite in

cazul in care s-ar produce un incident, si reluarea activitatii in conformitate cu PCA presupune o astfel de

optiune.

• Este asigurat un nivel inalt de promptitudine.

• Alimentarea cu energie electrica, infrastructura pentru comunicatii, infrastructura de retea, hardware-ul

(servere, desktop-uri, notebook-uri, echipamente de comunicatii, FAX-uri etc. ), mediul operational (soft de

sistem, soft de aplicatii, baze de date etc. ) sunt in stare de functionare astfel incit, in orice moment, in cazul

producerii unui incident care ar afecta loctia entitatii publice.

• Pentru softul de sistem, softul de aplicatii, baze de date si sistemele de gestiune a bazelor de date, update-

urile sunt la zi, fiind posibila o recuperare coerenta a bazelor de date in cazul producerii unui incident.

• Pentru a elimina riscul producerii unor disfunctionalitati (in timpul activitatii de recuperare) intre echipe si

membrii fiecarei echipe implicate in procesul de asigurare a continuitatii activitatii sunt necesare atat

comunicare cat si coordonarea sa fie efciente si eficace.

Termeni specifici PCA:

Incident - eveniment neasteptat si neplacut care apare in desfasurarea unei actiuni, activitati;

Avarie - deteriorare insemnata asupra unui bun (constructie, infrastructura, echipament etc. );

Dezastru - incident sever (tragedie, calamitate,catastrofa ) care influenteaza activitatea unei organizatii (in

contextul prezentei lucrari ) astfel, pentru reluarea activitatii, punerea in aplicare a unui plan de actiune fiind de

maxima necesitate;

Reluarea activitatii - set de proceduri, strategii, actiuni avand ca obiectiv minimizarea influentelor unei

intreruperi a activitatii si restabilirea conditiilor initiale;

Echipa de actiune in caz de dezastru - echipele(totalitatea echipelor) carora le revine responsabilitatea

implementarii si executarii planului de continuitate a activitatii;

Echipa de Coordonare a Crizei - aceasta echipa coordoneaza activitatea celorlalte echipe pe parcursul

procesului de redresare a activitatii

Obiectivele generale ale PCA:

• Asigurarea resurselor necesare pentru protejarea sanatatii angajatilor in situatia aparitiei unui incident.

• stabilirea legaturilor de comunicare interna si externa.

• Colectarea si evaluarea informatiilor privind gravitatea distrugerilor si a pagubelor.

• Identificarea resurselor disponibile pentre reluarea activitatii.



123

• Executarea unui set necesar si suficient de actiuni cu scopul continuarii activitatii fara pierderi

semnificative

Descrierea planului

Situatii aparute in ultimii ani in diverse organizatii au demonstrat importanta unui Plan de Continuitate a Activitatii.

Reluarea activitatii in astfel de situatii, intr-o perioada de timp care sa nu ameninte in nici un fel stabilitatea

organizatiei reprezinta o problema de mare actualitate. Se impune:

• elaborarea de planuri alternative(de rezerva) pentru reluarea activitatii in cazul unor intreruperi;

• replicarea sistemelor critice pe sisteme de rezerva situate in alta locatie sau prin intermediul unui furnizor

extern de servicii;

• testarea periodica a planurilor alternative in scopul verificarii disponibilitatii acestora.

Se constituie un plan de actiune in situatia producerii unui incident care ar avea ca efect intreruperea temporara a

activitatii.

Repere pentru PCA:

• identificarea zonelor de aplicabilitate in Primaria Municipiului Slobozia dupa o posibila aparitie a unui

incident care ar putea avea ca efect intreruperea temporara a activitatii organizatiei;

• stabilirea echipelor care ar putea fi implicate in procesul de reluare a activitatii in cazul aparitiei unui

incident;

• stabilirea reponsabilitatilor care revin intr-o astfel de situatie fiecarei echipe, reguli de lucru;

• elaborarea formularelor pentru:

o semnalarea aparitiei unui incident;

o instiintarea echipelor de producerea unui incident;

o inregistrarea cheltuielilor generate in procesul de reluare a activitatii;

• pentru fiecare dintre echipele care ar putea fi implicate in procesul de reluare a activitatii se elaboreaza un

formular privind:

o componenta echipei respective;

o resursele solicitate de echipa respectiva, considerate de aceasta ca necesare pentru indeplinirea

responsabilitatilor care ii revin in procesul de reluare a activitatii organizatiei.

In procesul de intocmire a Planului de Continuitate a Activitatii in cazul producerii unui incident, se iau in

considerare urmatoarele:

• necesitatea intocmirii documentului

• obiectul si scopul documentului;

• conditiile concrete de functionare a organizatiei;

• identificarea si clasificarea incidentelor posibile de a se produce, cu risc de intrerupere temporara a

activitatii;



124

• o clasificare a incidentelor care s-ar putea produce in functie de timpul minim necesar pentru reluarea

activitatii;

• identificarea activitatilor si proceselor desfasurate;

• identificarea functiilor critice si a locatiilor in care acestea sunt implementate;

• identificarea de locatii de rezerva (alternative) implicind:

o surse alternative pentru alimentarea cu energie electrica

o conexiuni noi ale retelelor de calculatoare

o retele de comunicatii alternative

o suport hardware-software

o inventar uzual de hardware si software, soft aplicativ stocate offsite

o stocarea offsite a imaginii desktop pentru fiecare tip de configuratie (hardware-software, soft

aplicativ )

o stocarea intr-o baza de date a topologiei si infrastructurii IT&C pentru fiecare departament in parte

o acoperirea cu personal suficient care sa poata asigura preluarea activitatilor desfasurate in locatia

de baza

o utilizarea la maximum a tehnologiilor de varf – asigurand in felul acesta o dependenta redusa a

organizatiei fata de cunostintele personalului;

• redundanta: este critic ca redundanta sa fie construita in asa fel incat, daca locatia Primariei Municipiului

Slobozia este lovita de dezastru, activitatile sa fie repornite intr-o alta locatie ceea ce inseamna, ca pentru

acele sisteme ale caror procese sunt critice pentru supravietuirea si continuitatea activitatii firmei, trebuie

pregatite sisteme redundante, care sa preia activitatea in eventualitatea unui dezastru;

• alte elemente procedurate:

o plan de backup (rezerva) pentru computerele personale sau dispozitive mobile intrucat pe acestea

utilizatorii pot stoca o cantitate semnificativa de date critice, expuse riscului de a fi pierdute cu atit

mai mult cu cit, in general nu sunt o parte a planului de recuperare si nici nu pot fi controlate

o liste usor accesibile cu numere de telefon/numere de mobil privind persoane de contact in astfel de

situatii inclusiv furnizori si parteneri

o furnizorii de servicii trebuie sa-si construiasca planuri de continuitate a activitatii

o in constructia unui plan de continuitate a activitatii trebuie luate in calcul mai multe solutii,

executabile intr-o scurta perioada de timp

o copii ale planului de continuitate a activitatii trebuie stocate in toate locatiile Primariei Municipiului

Slobozia sau a serviciilor deconcentrate

o planul de continuitate a activitatii trebuie revizuit si imbunatatit, adaptat schimbarilor normale din

organizatie, resursa umana trebuie sa fie pregatita pentru orice eveniment

Supravietuirea organizatiei si a serviciilor sale catre contribuabili poate depinde de viteza cu care infrastructura

alternativa preia functiile infrastructurii de baza sau infrastructura de baza poate fi reconstruita. Un program de

continuitate a activitatii bine construit mareste posibilitatea organizatiei de a rezista sau de a atenua orice

perturbare, intreruperile putind fi transparente, relatia cu partenerii ramanind in limite absolut normale;



125

Succesul unui plan de continuitate a activitatii ar putea fi afectat de costurile pe care le implica implementarea

(cuantumul sumelor disponibilizate pentru o astfel de actiune), ca urmare trebuie intotdeauna realizat un calcul de

cost vs. beneficiu.

In ceea ce priveste serviciile IT&C, PCA furnizeaza doua elemente aboslut necesare restaurarii acestora:

• locatia unde trebuie restaurate serviciile IT&C

• beneficiarul direct al acestora si creeaza premisele necesare comunicarii dintre personalul tehnic respectiv

cel operational sau de specialitate.

Etape

Avand ca obiectiv asigurarea continuitatii in desfasurarea activitatii, in cazul aparitiei unui eveniment neprevazut

care ar putea afecta capacitatile operationale, PCA face referire in principal la urmatoarele aspecte:

• identificarea proceselor, activitatilor critice, prioritati de abordare;

• echipe de actiune in cazul aparitiei unui posibil incident, evaluarea modului de raspuns;

• evaluarea dimensiunii unui potential impact cauzat de un posibil incident

• instiintarea, mobilizarea personalului;

• definitivarea responsabilitatilor si procedurilor pentru fiecare echipa implicata in procesul de asigurare a

continuitatii activitatii;

• definirea procedurilor de urgenta care trebuie urmate in cazul aparitiei unui posibil incident;

• definirea incidentelor care s-ar putea produce, impactul acestora asupra activitatii

• modul de alertare a echipelor de actiune, identificarea obiectivelor alocate fiecarei echipe;

• modul de raspuns al furnizorilor (de hardware, software, servicii, etc. ), al serviciilor externalizate.

Etapele procesului de reluare a activitatii in caz de criza:

1. avertizare incident

2. identificare incident

3. raspuns de urgenta asigurare a continuitatii activitatii;

4. mobilizarea echipelor, revizuirea strategiei:

5. decizia de relocare

6. reluarea activitatii in noua locatie

7. reluarea activitatii in locatiile de baza

8. restaurarea activitatilor la nivelul anterior dezastrului



126

Recomandari

• Planul de continuitate a activitatii trebuie verificat, actualizat permanent cu schimbarile care au intervenit

in organizatie;

• PCA trebuie testat periodic

o membrii echipei de coordonare a situatiilor de criza si seful acesteia vor participa efectiv la testarea

PCA;

o responsabilul PCA are obligatia de a verifica rezultatele fiecarei testarii a PCA si de a intocmi

rapoarte pentru informarea managementului situatiilor de criza;

o la intervale de timp pre-stabilite responsabilul PCA are obligatia de a testa procedurile pentru

situatii de urgenta;

o in cazul in care considera ca este absolut necesar, responsabilul PCA propune investitii care sa

asigure functionarea PCA pentru situatii de urgenta/criza;

o dupa efectuarea unui test a PCA sau depasirea unei situatii de criza, se evalueaza eficienta

sistemului propus pentru gestionarea situatiilor de criza, se reconsidera(daca este cazul) functiile si

responsabilitatile echipei de coordonare a a situatiilor de criza luand in considerare experienta

acumulata pe parcursul unui test sau a unei situatii de urgenta.



127

9.2.Procedura

9.2.1.Dezvoltare Plan Continuitate Activitate



128

9.2.2.Reluare activitate in caz de criza



129

9.3.Formulare

9.3.1.Raport incident

Data (zz/ll/aaaa), Ora (hh:mm)

Descriere incident

Echipa notificata

Informatii suplimentare

Responsabil, semnatura

9.3.2.Raport de informare


Descriere incident

Actiuni de realizat Echipa notificata



9.3.3.Raport de analiza


Descriere incident

Actiuni de realizat

Resurse necesare realizarii actiunilor

Echipa notificata



9.3.4.Raport privind masurile intreprinse

Data (zz/ll/aaaa), Ora (hh:mm) Descriere incident

Actiuni intreprinse pe durata procesului de redresare a activitatii

Echipa notificata





130

9.3.5.Raport privind cheltuielile


Descriere incident

Descriere cheltuieli Nr. crt. Data

(zz/ll/aaaa)

Ora

hh/mm)

Descriere

cheltuiala

Suma Observatii

Echipa notificata





131

10.Procedura Standard 25: Auditul intern



Entitatea publicã înfiinţeazã sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a

cãror activitate se desfãşoarã, de regulã, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

Cerinte generale

- Auditul intern asigurã evaluarea independentã şi obiectivã a sistemului de control intern al entitãţii publice; - Auditorul intern finalizeazã acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunţã punctele slabe identificate în

sistem şi formuleazã recomandãri pentru eliminarea acestora; - Managerul dispune mãsurile necesare, având în vedere recomandãrile din rapoartele de audit intern, în scopul

eliminãrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

Comentarii

Pregatirea misiunii de audit

Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se intocmeste de seful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de

audit public intern aprobat de conducatorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie

dat de catre compartimentul de audit public intern.

Ordinul de serviciu repartizeaza sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel incat acestia sa poata demara

misiunea de audit.

Declaratia de independenta

Independenta auditorilor interni selectati pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarata.

In acest sens fiecare auditor intern trebuie sa intocmeasca o declaratie de independenta.

Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern

Compartimentul de audit public intern notifica entitatea/structura auditata cu 15 zile inainte de declansarea

misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum si despre faptul ca pe

parcursul misiunii vor avea loc interventii la fata locului al caror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

Colectarea si prelucrarea informatiilor

1. Colectarea informatiilor



132

In aceasta etapa auditorii interni solicita si colecteaza informatii cu caracter general despre entitatea/structura

auditata. Aceste informatii trebuie sa fie pertinente si utile pentru a atinge urmatoarele scopuri:

a) identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic in care entitatea/structura

auditata isi desfasoara activitatea;

b) cunoasterea organizarii entitatii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor nivele de

administrare, conform organigramei;

c) identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale de control, pentru

o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe;

d) identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;

e) identificarea informatiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului si selectionarii

tehnicilor de investigare adecvate.

2. Prelucrarea informatiilor

Prelucrarea informatiilor consta in:

a) analiza structurii/entitatii auditate si activitatii sale (organigrama, regulamente de functionare, fise ale

posturilor, circuitul documentelor);

b) analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate;

c) analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit public intern;

d) analiza rezultatelor controalelor precedente;

e) analiza informatiilor externe referitoare la entitatea/structura auditata.

Identificarea obiectelor auditabile

1. Obiectul auditabil

Obiectul auditabil reprezinta activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite

teoretic si comparate cu realitatea practica.

2. Etapele identificarii obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizeaza in 3 etape:

a) detalierea fiecarei activitati in operatii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activitati pana la

inregistrarea ei (circuitul auditului);



133

b) definirea pentru fiecare operatiune in parte a conditiilor pe care trebuie sa le indeplineasca din punct de

vedere al controalelor specifice si al riscurilor aferente (ce trebuie sa fie evitate);

c) determinarea modalitatilor de functionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul si sa elimine riscul.

3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice si ale riscurilor

asociate, constituie suportul analizei riscurilor.

Analiza riscurilor

1. Definirea riscului

Riscul reprezinta orice eveniment, actiune, situatie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitatii

entitatii publice de a realiza obiectivele.

1.1. Categorii de riscuri

Categorii de riscuri:

Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilitati precise; insuficienta organizare a

resurselor umane; documentatia insuficienta, neactualizata;

Riscuri operationale: neinregistrarea in evidentele contabile; arhivare necorespunzatoare a documentelor

justificative; lipsa unui control asupra operatiilor cu risc ridicat;

Riscuri financiare: plati nesecurizate, nedetectarea operatiilor cu risc financiar;

Riscuri generate de schimbarile legislative, structurale, manageriale etc.

1.2. Componentele riscului

Componentele riscului sunt:

probabilitatea de aparitie;

nivelul impactului, respectiv gravitatea consecintelor si durata acestora.

2. Scopul analizei riscurilor

Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri:

a) sa identifice pericolele din entitatea/structura auditata;

b) sa identifice daca controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau

minimiza pericolele;



134

c) sa evalueze structura/evolutia controlului intern al entitatii/structurii auditate.

3. Fazele analizei riscurilor

Fazele analizei riscurilor sunt urmatoarele:

a) analiza activitatii entitatii/structurii auditate;

b) identificarea si evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativa a activitatilor

entitatii/structurii auditate, cu incidenta asupra operatiilor financiare;

c) verificarea existentei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum si evaluarea acestora;

d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea si impartirea lor pe clase de risc.

Auditorii interni trebuie sa integreze in procesul de identificare si evaluare a riscurilor semnificative si pe cele

depistate in cursul altor misiuni.

4. Masurarea riscurilor

Masurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului si de gravitatea consecintelor evenimentului.

Pentru realizarea masurarii riscurilor se utilizeaza drept instrumente de masurare, criteriile de apreciere.

4.1. Masurarea probabilitatii

Criteriile utilizate pentru masurarea probabilitatii de aparitie a riscului sunt:

a) aprecierea vulnerabilitatii entitatii;

b) aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de aparitie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine si este exprimata pe o scara de valori

pe trei nivele:

- probabilitate mica;

- probabilitate medie;

- probabilitate mare.

a) Aprecierea vulnerabilitatii entitatii

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toti factorii cu incidenta asupra vulnerabilitatii domeniului

auditabil, cum ar fi:

- resursele umane;



135

- complexitatea prelucrarii operatiilor;

- mijloacele tehnice existente.

Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele:

- vulnerabilitate redusa;

- vulnerabilitate medie;

- vulnerabilitate mare.

b) Aprecierea controlului intern

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calitatii controlului intern al entitatii, pe trei nivele:

- control intern corespunzator;

- control intern insuficient;

- control intern cu lipsuri grave.

4.2. Masurarea gravitatii consecintelor evenimentului (nivelul impactului)

Nivelul impactului reprezinta efectele riscului in cazul producerii sale si se poate exprima pe o scara valorica pe

trei nivele:

- impact scazut;

- impact moderat;

- impact ridicat.

5. Metoda de analiza a riscurilor

Efectuarea analizei riscurilor presupune parcurgerea urmatorilor pasi:

• identificarea (listarea) operatiilor/activitatiilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. In aceasta faza

se analizeaza si se identifica activitatile/operatiile precum si a interdependentele existente intre acestea,

fixandu-se perimetrul de analiza;

• identificarea amenintarilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operatiuni/activitati, prin

determinarea impactului financiar al acestora;

• stabilirea criteriilor de analiza a riscului. Recomandam utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern,

aprecierea cantitativa si aprecierea calitativa;

• stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scari de valori pe trei nivele, astfel:

• pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzator - nivel 1; control intern insuficient - nivel

2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3;



136

• pentru aprecierea cantitativa: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact

financiar important - nivel 3;

• pentru aprecierea calitativa: vulnerabilitate redusa - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate

mare - nivel 3.

• stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate si un nivel de risc

fiecarui criteriu. Produsul acestor doi factori da punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor

pentru o anumita operatie/activitate auditabila conduce la determinarea punctajului total al riscului

operatiei/activitatii respective. Punctajul total al riscului se obtine utilizandu-se formula:

n

T = Σ P(i) x N(i),

i=1

unde:

P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.

• clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obtinute anterior, in: risc mic, risc mediu, risc mare;

• ierarhizarea/operatiunilor activitatiilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari si

puncte slabe. Tabelul punctelor tari si punctelor slabe prezinta sintetic rezultatul evaluarii fiecarei

activitati/operatiuni/teme analizate si permite ierarhizarea riscurilor in scopul orientarii activitatii de audit

public intern, respectiv stabilirea tematicii in detaliu. Tabelul prezinta in partea stanga rezultatele analizei

riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori si indici), iar in partea

dreapta opinia si comentariile auditorului intern.

Elaborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit public intern

Tematica in detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de indeplinit),

este semnata de seful compartimentului de audit public intern si adusa la cunostinta principalilor responsabili ai

entitatii/structurii auditate in cadrul sedintei de deschidere.

1. Programul de audit public intern

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern,

care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete

de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.



137

Programul de audit public intern are drept scopuri:

• asigura seful compartimentului de audit public intern ca au fost luate in considerare toate aspectele

referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

• asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatilor, de catre supervizor.

2 Programul preliminar al interventiilor la fata locului

Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza programului de audit public intern si

prezinta in mod detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile,

testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului.

Deschiderea interventiei la fata locului

1. Sedinta de deschidere

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditoriilor

interni si a personalului entitatii/structurii auditate.

Ordinea de zi a sedintei de deschidere trebuie sa cuprinda:

a) prezentarea auditorilor interni;

b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificarilor;

d) prezentarea tematicii in detaliu;

e) acceptarea calendarului intalnirilor;

f) asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit public intern.

Entitatea auditata poate solicita amanarea misiunii de audit, in cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp,

alte circumstante). Amanarea trebuie discutata cu seful compartimentului de audit public intern si notificata la

conducatorul entitatii publice.

2. Minuta sedintei de deschidere

Data sedintei de deschidere, participantii, aspectele importante discutate trebuie consemnate in minuta sedintei

de deschidere.

Interventia la fata locului

Etapele interventiei la fata locului

Interventia la fata locului cuprinde urmatoarele etape:



138

• cunoasterea activitatii/sistemului/procesului supus verificarii si studierea procedurilor aferente;

• intervievarea personalului auditat;

• verificarea inregistrarilor contabile;

• analiza datelor si informatiilor;

• evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;

• realizarea de testari;

• verificarea modului de realizare a corectarii actiunilor mentionate in auditarile precedente (verificarea

realizarii corectarii )

Tehnici si instrumente de audit intern

1. Principalele tehnici de audit intern

1.1. Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acuratetea inregistrarilor, documentelor, declaratiilor,

concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

a) Comparatia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite;

b) Examinarea: presupune urmarirea in special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor;

c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice;

d) Confirmarea: solicitarea informatiei din doua sau mai multe surse independente (a treia parte) in scopul validarii

acesteia;

e) Punerea de acord: procesul de potrivire a doua categorii diferite de inregistrari;

f) Garantarea: verificarea realitatii tranzactiilor inregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul inregistrat

spre documentele justificative

g) Urmarirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul inregistrat. Scopul

urmaririi este de a verifica daca toate tranzactiile reale au fost inregistrate.

1.2. Observarea fizica reprezinta modul prin care auditorii interni isi formeaza o parere proprie.

1.3 Interviul se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor

auditate/implicate/interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu documente.

1.4. Analiza consta in descompunerea unei entitati in elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate

si masurate distinct.

2. Principalele instrumente de audit intern

2.1. Chestionarul cuprinde intrebarile pe care le formuleaza auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt:



139

a) chestionarul de luare la cunostiinta (CLC) - cuprinde intrebari referitoare la contextul socio-economic,

organizarea interna, functionarea entitatii/structurii auditate;

b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaza auditorii interni in activitatea de identificare obiectiva a

disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii;

c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le

indeplineasca fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de intrebari standard privind obiectivele definite,

responsabilitatile si metodele mijloacele financiare, tehnice si de informare, resursele umane existente.

3. Formularele constatarilor de audit public intern - se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a constatarilor

auditului public intern.

a) Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) - se intocmeste pentru fiecare disfunctionalitate constatata.

Prezinta rezumatul acesteia, cauzele si consecintele, precum si recomandarile pentru rezolvare. FIAP trebuie sa fie

aprobata de catre coordonatorul misiunii, confirmata de reprezentantii entitatii/structurii auditate si supervizata de

seful compartimentului de audit (sau de catre inlocuitorul acestuia).

b) Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor - se intocmeste in cazul in care auditorii interni constata

existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite imediat sefului compartimentului de audit

public intern, care va informa in termen de 3 zile conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata

pentru continuarea verificarilor.

Dosarele de audit public intern

Dosarele de audit public intern - prin informatiile continute asigura legatura intre sarcina de audit, interventia la

fata locului si raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni.

Tipuri de dosare de audit public intern:

a) Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni:

Sectiunea A - Raportul de audit public intern si anexele acestuia:

- ordinul de serviciu;

- declaratia de independenta;

- rapoarte (intermediar, final, sinteza recomandarilor);

- fisele de identificare si analiza problemelor (FIAP);

- formularele de constatare a iregularitatilor;

- programul de audit.

Sectiunea B - Administrativa:



140

- notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern;

- minuta sedintei de deschidere;

- minuta reuniunii de conciliere;

- minuta sedintei de inchidere;

- corespondenta cu entitatea/structura auditata.

Sectiunea C - Documentatia misiunii de audit public intern:

- strategii interne;

- reguli, regulamente si legi aplicabile;

- proceduri de lucru;

- materiale despre entitatea/structura auditata (indatoriri, responsabilitati, numar de angajati, fisele posturilor,

graficul organizatiei, natura si locatia inregistrarilor contabile);

- informatii financiare;

- rapoarte de audit public intern anterioare si externe;

- informatii privind posturile cheie/fluxuri de operatii;

- documentatia analizei riscului.

Sectiunea D - Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit public intern si a rezultatelor acesteia:

- revizuirea raportului de audit public intern;

- raspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care

trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre

(E,F,G,...) pentru fiecare sectiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie sa fie simpla

si usor de urmarit.

Revizuirea

Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni, inainte de intocmirea proiectului Raportului de audit public

intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator.

Pastrarea si arhivarea dosarelor de audit public intern



141

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitatii publice si sunt confidentiale. Ele trebuie pastrate pana

la indeplinirea recomandarilor din raportul de audit public intern, dupa care se arhiveaza in concordanta cu

reglementarile legale privind arhivarea.

Sedinta de inchidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a

recomandarilor finale din proiectul Raportului de audit public intern si a calendarului de implementare a

recomandarilor. Se intocmeste o minuta a sedintei de inchidere

Raportul de audit intern

Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar)

In elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa fie respectate urmatoarele cerinte:

• constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern si sa fie sustinute

prin documente justificative corespunzatoare;

• recomandarile trebuie sa fie in concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale;

• raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;

• se intocmeste pe baza FIAP-urilor.

In redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:

a) constatarile trebuie sa fie prezentate intr-o maniera pertinenta si incontestabila;

b) evitarea utilizarii expresiilor imprecise (se pare, in general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare,

limbajului abstract;

c) promovarea unui limbaj cat mai uzual si a unui stil de exprimare concret;

d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;

e) ierarhizarea constatarilor (numai cele importante vor fi prezentate in sinteza sau la concluzii);

f) evidentierea aspectelor pozitive si a imbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern.

Structura proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul Raportului de audit public intern trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:

a) scopul si obiectivele misiunii de audit public intern;

b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legala, ordinul de serviciu, echipa de auditare,

unitatea/structura organizatorica auditata, durata actiunii de auditare, perioada auditata);

c) modul de desfasurare a actiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode si tehnici

utilizate; documente/materiale examinate; materiale intocmite in cursul actiunii de audit public intern);



142

d) constatari efectuate;

e) concluzii si recomandari;

f) documentatia-anexa (notele explicative; note de relatii; situatii, acte, documente si orice alt material probant

sau justificativ).

Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maxim 15

zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni.

Reuniunea de conciliere

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu

structura auditata in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor

formulate. Se intocmeste o minuta privind desfasurarea reuniunii de conciliere.

Definitivarea Raportului de audit public intern

Raportul de audit public intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii de

conciliere. Raportul de audit public va fi insotit de o sinteza a principalelor constatari si recomandari.

Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior

despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite

de documentatia de sustinere.

Supervizarea misiunii de audit public intern

Seful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfasurare a

misiunii de audit public intern.

Scopul actiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in

conditii de calitate, astfel:

a) ofera instructiunile necesare (adecvate) derularii misiunii de audit;

b) verifica executarea corecta a programului misiunii de audit;

c) verifica existenta elementelor probante;

d) verifica daca redactarea raportului de audit public intern, atat cel intermediar cat si cel final, este exacta, clara,

concisa si se efectueaza in termenele fixate.

In cazul in care seful compartimentului de audit public intern este implicat in misiunea de audit, supervizarea este

asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.



143

Difuzarea Raportului de audit public intern

Seful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, impreuna cu

rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducatorului entitatii publice care a

aprobat misiunea, pentru analiza si avizare.

Pentru institutia publica mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia.

Dupa avizarea recomandarilor cuprinse in Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii

auditate.

Urmarirea recomandarilor

Responsabilitatea structurii auditate

Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandarilor consta in:

- elaborarea unui plan de actiune, insotit de un calendar privind indeplinirea acestuia;

- stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

- punerea in practica a recomandarilor;

- comunicarea periodica a stadiului progresului actiunilor;

- evaluarea rezultatelor obtinute.

Responsabilitatea compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit public intern verifica si raporteaza la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior,

dupa caz, asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor.

Compartimentul de audit public intern va comunica conducatorului entitatii publice stadiul implementarii

recomandarilor.

Evaluarea performantei

Evaluarea interna

Evaluarea interna presupune efectuarea de controale permanente, prin care seful compartimentului de audit

public intern examineaza eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica daca procedurile de

asigurare a calitatii misiunilor de audit intern sunt aplicate in mod satisfacator, garantand calitatea rapoartelor de

audit public intern. In acest cadru supervizarea realizarii misiunilor de audit public intern va permite depistarea

deficientelor, initierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzatoare a viitoarelor misiuni de audit public

intern si planificarea activitatilor de perfectionare profesionala.

Evaluarea externa



144

Evaluarea externa este efectuata de către structura auditată prin elaborarea Fişei de evaluare a misiunii de audit

intern

Recomandari

Acest Standard trebuie vazut in legatura cu Standardele Managementul Riscurilor si Masurarea performantei.

10.2.Procedura



145

10.2.1.Pregatire audit intern



146

10.2.2.Misiune audit la fata locului



147



148

10.2.3.Urmarirea recomandarilor de audit



149

10.3.Formulare

10.3.1.Ordin de serviciu

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Legii 672/2002 privind auditul public intern, OMFP 38/2003 de aprobare a

Normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, “Normele interne privind exercitarea

activităţii de audit public intern la Primăria munic. Slobozia” aprobate de ordonatorul principal de credite sub

nr.14.736 din 27.05.2003, avizate de D.G.F.P. Ialomiţa, structură teritorială UCAAPI, şi cu Planul anual de audit

public intern, se va efectua o misiune de audit public intern cu tema:……………….., în perioada…………

Scopul misiunii de audit este………., iar obiectivele acesteia sunt………………..

Menţionăm că se va efectua un audit de …………...

Echipa de audit este formată din :………………………………...

Conducătorul compartimentul audit public intern,

10.3.2.Declaratia de independenta

Numele:

Misiunea de audit public intern :

Incompatibilit ăţi În legatură cu entitatea/structură auditata.

…………………………………………………………………… Da Nu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?



150

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeana?

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

Aveţi vreo legatură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată, şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incomptibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Compartimentului de audit public intern de urgenţă?

1. Incompatibiliăți personale :

2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilităţile?

Daca da, explicaţi cum anume



151

10.3.3.Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern

Către……….. Părţile interesate

De la………. Conducătorul compartimentului de audit public intern,

Ref……… Denumirea misiunii de audit public intern

Stimate(ă)………………..

În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada……., să efectuăm o misiune de audit public intern cu tema……………. la (numele entităţii/structurii auditate).

Auditul va examina responsabilităţile asumate de către (numele entităţii/structurii auditate) şi va determina dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiile sale într-un mod eficient şi efectiv.

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţă de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinzând:

- prezentarea auditorilor;

- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;

- programul intervenţiei la faţa locului;

- scopul misiunii de audit public intern;

- alte aspecte.

Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm să ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesară ……………

Dacă aveţi unele întrebări privind această acţiune, vă rog să ne contactaţi la nr. de tel. ………..int…………

Cu stimă,

Conducătorul compartimentului de audit public intern,

10.3.4.Colectarea informatiilor

Denumirea misiunii de audit : _________________

Entitatea auditat ă : _________________________



152

Perioada supus ă auditului :___________________

Întocmit _____________ semnătura_______________ data _________

Supervizat ______________semnătura_______________ data _________

COLECTAREA INFORMA ŢIILOR DA NU OBSERVAŢII

Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate

Obţinerea organigramei

Obţinerea Statutului de organizare şi funcţionare

Obţinerea statului de funcţii

Obţinerea fişelor posturilor

Obţinerea procedurilor scrise

Identificarea personalului responsabil

Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

10.3.5.Chestionar de luare la cunostinta

Denumirea misiunii de audit: _________________

Entitatea auditată : _________________________

Perioada supusă auditului:___________________



ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBSERVAŢII

Obiectivul I

Obiectivul II



153

10.3.6.Lista centralizatoare a obiectelor auditabile






Nr. Crt.

Obiective Obiecte auditabile Cadrul legislativ

Observa ţii

10.3.7.Identificarea riscurilor






Obiectivul III



154

Nr. Crt.

Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Observa ţii

10.3.8.Chestionar de audit intern






ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBSERVAŢII

Obiectivul I

Obiectivul II



155

10.3.9.Stabilirea factorilor de risc, ponderea acestora si aprecierea nivelurilor riscurilor






Factori de risc (Fi)

Ponderea factorilor de risc ( Pi)

Nivelul de apreciere al riscului

N1 N2 N3




156

10.3.10.Matricea riscurilor






Obiective Obiecte auditabile

Riscuri semnificative Criterii de analiza riscului

Tot

al

punc

taj (

T)

F1 F2 F3

Pon

dere

(P

1)

Niv

el

(N1)

Pon

dere

(P

2)

Niv

el

(N2)

Pon

dere

(P

3)

Niv

el

(N3)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10




157

10.3.11.Clasarea operatiilor in functie de analiza riscurilor






Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Punctaj total Clasare Observa ţii

1 2 3 4 5 6




158

10.3.12.Tabelul “puncte tari si puncte slabe”






Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Puncte T/S

Consecin ţe (nivelul

impactului)

Gradul de încredere

Observa ţii

1 2 3 4 5 6 7



159

10.3.13.Tematica in detaliu






Nr. Crt. Obiective Obiecte auditabile selectate

Paragraful corespunz ător din Raportul de audit

0 1 2 3



160

10.3.14.Programul de audit intern






Obiective Activităţi Durata Persoanele implicate

Locul desf ăşurării

Tema generală

……………………………………………………………………………………………………………

I. PREGĂTIREA MISUNII DE AUDIT

1. Ordinul de serviciu

Conducătorul

Comp. audit intern

2. Declaraţia de independenţă Auditori

3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit către părţile interesate

Auditori

4. Întocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile

Auditori

5. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe

Auditori

6. Întocmirea Programului de audit Auditori

7. Planificarea şi organizarea şedinţei de deschidere

Auditori

Supervizor

8. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere

Auditori



161

II. INTERVENŢIA LA FA ŢA LOCULUI

Obiectivul A. …………

Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

Auditori

- Testul 1

- Testul 2

…………………

Prelucrarea testelor

Elaborarea FIAP-urilor

Adunarea dovezilor

Constatarea şi raportarea iregularităţilor

Întocmirea Formularului de constatare şi raportare a iregularităţilor

Revizuirea documentelor

Îndosarierea

Obiectivul B………………………………………………………………..

Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

Auditori

- Testul 1

- Testul 2

……………………………….

Prelucrarea testelor

Elaborarea FIAP-urilor

Adunarea dovezilor

Constatarea şi raportarea iregularităţilor



162

Întocmirea Formularului de constatare şi raportare a iregularităţilor

Revizuirea documentelor

Îndosarierea

9. Planificarea şi organizarea şedinţei de închidere

Auditori

10. Redactarea Minutei Şedinţei de închidere

Auditori

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN

11. Elaborarea proiectului de Raport de audit intern

Auditori

12. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern

Supervizor

13. Reuniunea de conciliere Auditori

14. Finalizarea Raportului de audit intern

Auditori

15. Obţinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituţiei

Auditori

16. Transmiterea recomandărilor aprobate către auditat

Auditori

IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

17. Întocmirea Fişei de urmărirea recomandărilor

Auditori



163

10.3.15.Programul interventiei la fata locului






Nr. Crt.

Obiecte auditabile Tipul test ării Locul test ării Durata test ării Auditori

Obiectiv 1 Obiectiv 2



164

10.3.16.Minuta sedintei de deschidere




Întocmit _____________ data _________

Supervizat ______________ data _________

A. Lista participan ţilor:

Numele Func ţia Direc ţia/ Serviciul

Nr. Telefon Semnătura

B. Stenograma Şedin ţei de deschidere



165

10.3.17.Chestionarul-lista de verificare






Obiectivul 1 ................................................................

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU AUDITORI



166

10.3.18.Formular interviu

privind ___________________________

adresat d-lui/d-nei ______________________

Denumirea misiunii de audit: ________________





Data, Intervievat,

Întrebare 1:

Răspuns 1:

Întrebare 2:

Răspuns 2:

Întrebare 3:

Răspuns 3:



167

10.3.19.Formular test




Întocmit _____________ semnătura___________ data _________

Supervizat ______________semnătura___________ data _________

Obiectul testului:

Obiectivele testului:

Descrierea testului:

Constatări:

Concluzii:



168

10.3.20.Foaie de lucru




Întocmit _____________ semnătura___________ data _________

Supervizat ______________semnătura___________ data _________

Obiectivul nr. ....

Data, În prezenţa,

Entitatea auditată

10.3.21.Lista de control






Elemente testate

Elemente eşantionate



169

10.3.22.Fisa de identificare si analiza problema

Numele auditorilor: ......................................... Data realizării:…………………

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Nr. …….

1. Problema: ……………………………………………..

2. Constatări: …………………………………………….. 3. Cauze: ………………………………………………….

4. Consecinţe: ……………………………………………. Recomandări şi soluţii propuse: ………………………. Întocmit de: Supervizat Pentru conformitate: Entitatea auditată …………… ………………… …..……………..

10.3.23.Formular constatare si raportare iregularitati

Către: conducătorul Compartimentului de audit public intern

În urma misiunii de audit public intern ............................ efectuată la

............................................................ s-au constatat următoarele:

a) constatarea (abaterea);

b) actul sau actele normative încalcate;

c) recomandări;

d) anexe.



170

Auditor ............ Data .../.../...

10.3.24.Nota centralizatoare documente lucru






Constatarea Documentul

justificativ

Exist ă Auditori Da Nu

Secţiunea E – Obiectiv 1

.........................

........................

Secţiunea F – Obiectiv 2

.......................

........................

........................



171

10.3.25.Minuta sedintei de inchidere




Întocmit _____________ data _________

Supervizat ______________ data _________


Numele Funcţia Direcţia/ Serviciul


B. CONCLUZII



172

10.3.26.Proiect raport audit

Pagina de titlu si cuprinsul

Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern.

I. INTRODUCERE

Echipa de audit ..................................

Ordinul de efectuare a misiunii de audit – (nr.. Ordinul de serviciu)

Baza legal ă a acţiunii de auditare:

• Planul de audit intern pentru anul......... , aprobat de conducerea instituţiei;

• Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

• OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii

nr.672/2002, cu modificările şi completările ulterioare;

• Normele interne privind exercitarea activităţii de audit public intern la Primăria municipiului

Slobozia” aprobate de ordonatorul principal de credite sub nr.14.736 din 27.05.2003, avizate

de D.G.F.P. Ialomiţa, structură teritorială UCAAPI.+

Durata ac ţiunii de auditare ..........................

Perioada supus ă audit ării .........................

Scopul misiunii de audit intern ...............................

Obiectivele misiunii de audit intern ............................

Tipul de auditare .................................

Principalele tehnici si instrumente de audit utiliz ate...........................

Documente şi materiale examinate ....................................

Materialele întocmite pe timpul audit ării ................................

Organizarea entit ăţii auditate .............................

Activit ăţi desf ăşurate în cadrul entit ăţii auditate .............................



173

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

[Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în

Programul de audit.

Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele la Raportul de

audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în

scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificării căilor de eliminare a deficienţelor

stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter

fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate în raport cu constatările pe care se

bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de

semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii auditate. Trebuie să

aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau

tendinţe negative la nivelul entităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor

sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performanţei de management.

Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborată după următoarea structură:

1)Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandările.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienţă constatată. Recomandările vor fi prezentate în

funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza Problemelor: majore, medii şi

minore.]



174

III. CONCLUZII

Prezentul Proiect de raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii în detaliu a

misiunii de audit şi a constatărilor efectuate în etapa colectării şi prelucrării informaţiilor şi în

timpul intervenţiei la faţa locului.

Structura auditată are obligaţia să întocmească şi să respecte Programul de ac ţiune şi

Calendarul implement ării recomand ărilor şi să raporteze periodic echipei de auditori stadiul

implementării acestora.

Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează activitatea entităţii

auditate conform grilei:

NR. CRT. OBIECTIVUL

APRECIERE

FUNCŢIONAL DE ÎMBUNĂTĂŢIT CRITIC

Constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate

consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori.

Se precizează că în conformitate cu prevederile cuprinse la pct. 9.5. din Ordinul M.F.

nr.38/2003 precum şi prevederile cuprinse în HCL nr.31/2004, “Dosarele de audit public intern

sunt proprietatea entităţii publice care a dispus auditarea şi sunt confidenţiale”.

Prezentul proiect de Raport de audit conţine un număr de ......... pagini şi a fost întocmit în 2 (două)

exemplare, din care: un exemplar a rămas instituţiei publice auditate şi un exemplar la compartimentul

audit public intern al Primăriei municipiului Slobozia, înregistrat la Primăria municipiului Slobozia sub

nr....................



175

Slobozia – Ialomi ţa

Data..............

AUDITORI , SUPERVIZAT,

.................... ..............................



176

10.3.27.Adresa inaintare Proiect audit

ENTITATE AUDITATĂ …….

În atenţia d-lui ___________________

Vă transmitem, alăturat, Proiectul Raportului de audit privind................ ...........................

Punctele dumneavoastră de vedere vor fi prezentate compartimetului de audit public intern din

cadrul Primăriei municipiului Slobozia.

Neprezentarea punctelor de vedere, presupune acceptarea tacită a constatărilor şi recomandărilor

din Proiectul Raportului de audit

Cu stimă,

Conducător Compartiment Audit Public Intern,

10.3.28.Minuta reuniune reconciliere




Întocmit _____________ data _________

Supervizat ______________ data _________


Numele Funcţia Direcţia/ Serviciul


B. Rezultatele concilierii



177

10.3.29.Raport Audit Intern

Pagina de titlu si cuprinsul (reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public

intern)

AVIZAT

Conduc ătorul care a dispus misiunea

I. INTRODUCERE

Echipa de audit ..................................

Ordinul de efectuare a misiunii de audit – (nr. ordinului de serviciu)

Baza legal ă a acţiunii de auditare:

• Planul de audit intern pentru anul........., aprobat de conducerea instituţiei;

• Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

• OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii

nr.672/2002, cu modificările şi completările ulterioare;

• Normele interne privind exercitarea activităţii de audit public intern la Primăria municipiului

Slobozia” aprobate de ordonatorul principal de credite sub nr.14.736 din 27.05.2003, avizate

de D.G.F.P. Ialomiţa, structură teritorială UCAAPI.+

Durata ac ţiunii de auditare ..........................

Perioada supus ă audit ării .........................

Scopul misiunii de audit intern ...............................

Obiectivele misiunii de audit intern ............................

Tipul de auditare .................................

Principalele tehnici si instrumente de audit utiliz ate...........................

Documente şi materiale examinate ....................................

Materialele întocmite pe timpul audit ării ................................

Organizarea entit ăţii auditate .............................

Activit ăţi desf ăşurate în cadrul entit ăţii auditate .............................



178

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

[Eventualele modificări stabilite la Reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse de către

conducătorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse în Raportul de audit public intern final.

Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în

Programul de audit.

Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele la Raportul de

audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în

scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificării căilor de eliminare a deficienţelor

stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter

fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate în raport cu constatările pe care se

bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de

semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii auditate. Trebuie să

aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta bază, unul de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau

tendinţe negative la nivelul entităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor

sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performanţei de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborată după următoarea structură:

1)Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandările.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienţă constatată. Recomandările vor fi prezentate în

funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiză a Problemei: majore, medii şi

minore.]



179

III. CONCLUZII

Prezentul Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii în detaliu a misiunii de

audit şi a constatărilor efectuate în etapa colectării şi prelucrării informaţiilor şi în timpul

intervenţiei la faţa locului.

Structura auditată are obligaţia să întocmească şi să respecte Programul de ac ţiune şi

Calendarul implement ării recomand ărilor şi să raporteze periodic echipei de auditori stadiul

implementării acestora.

Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează activitatea entităţii

auditate conform grilei:

NR. CRT. OBIECTIVUL

APRECIERE

FUNCŢIONAL DE ÎMBUNĂTĂŢIT CRITIC

Constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate

consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori.

Se precizează că în conformitate cu prevederile cuprinse la pct. 9.5. din Ordinul M.F.

nr.38/2003 precum şi prevederile cuprinse în HCL nr.31/2004, “Dosarele de audit public intern

sunt proprietatea entităţii publice care a dispus auditarea şi sunt confidenţiale”.

Prezentul Raport de audit a fost încheiat într-un exemplar, cuprinde un număr de ................pagini,

înregistrat sub numărul ....................şi se arhivează la compartimentul audit public intern al Primăriei

municipiului Slobozia.

Slobozia – Ialomi ţa

Data..............

AUDITORI , SUPERVIZAT,

................................ ………………………




180

10.3.30.Lista supervizare documente audit





Nr.

Crt. Documentul de audit

Propunerea supervizorului ca urmare a revizuirii

documentului

Răspunsul

auditorilor

Revizuirea răspunsurilor

auditorilor de supervizor

1 2 3 4 5



181

10.3.31. Adresa de înaintare a Raportului de audit către conducătorul care a dispus misiunea

DOMNULUI PRIMAR AL MUNICIPIULUI SLOBOZIA

Vă înaint ăm, alăturat, spre analiză şi avizare Raportul de audit privind ______________________________ şi vă propunem aprobarea recomand ărilor prezentate, în vederea transmiterii ___(entit ăţii auditate)________________________, în scopul îmbun ătăţirii activit ăţii.

Data, Coordonator compartiment audit public intern,



182

10.3.32. Adresa de înaintare a Raportului de audit către entitatea auditată

ENTITATEA AUDITATĂ

În atenţia d-lui/d-nei______________________________

Vă transmitem, alăturat, Raportul de audit privind _________________________________,

la___(entitatea auditată)____________, avizat de către ordonatorul principal de credite.

De asemenea, vă rugăm să elaboraţi Planul de acţiune însoţit de calendarul privind îndeplinirea recomandărilor şi să ne informaţi periodic asupra stadiului implementării acestora.

Cu stimă,

Coordonator compartiment audit public intern,

10.3.33.Fisa de urmarire a recomandarilor




Întocmit _____________ data _________

Supervizat ______________ data _________

PRIMĂRIA MUNICIPIULUI SLOBOZIA

COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN SFÂR ŞIT DE LUNA

Entitatea/structura auditată Misiunea de audit public intern Raport de Audit nr. Rec. Nr.

Recomandarea

Implementat Parţial Implementat

Neimplementat Data planificată/ Data implementării

Entitatea / structura auditată:

Data şi semnatura conducătorului



183

10.3.34. Fişa de evaluare a misiunii de audit intern de către supervizor




Auditor evaluat:____________________________ Luat la cunoştinţă:

Întocmit (supervizor) semnătura_________________ data _________

Bugetul de timp efectiv: - zile-

Bugetul de timp planificat: - zile-

1 2 3 4 5 Observaţii

În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţi?i

Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat?

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit?

A existat o bună comunicare între auditor şi auditat?

A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern?

Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit?

Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp?

Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele?

Normele de audit intern, au fost respectate?

Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate?

Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte?

Există probe de audit care să susţină concluziile auditorului?

Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare?



184

Bugetul de timp efectiv: - zile-

Bugetul de timp planificat: - zile-

1 2 3 4 5 Observaţii

Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern?

Bugetul de timp a fost respectat?

Tabelul de mai sus va fi completat ţinând cont de următorul sistem de punctaj:

• 1 pentru nesatisfăcător; • 2 pentru slab; • 3 pentru satisfăcător; • 4 pentru bine; • 5 pentru foarte bine.

Notă: În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.



185

10.3.35.Fisa de evaluare a misiunii de audit intern de catre structura auditata




Completarea acestui formular este necesar pentru a obţine un feed-back de la dumneavoastră în scopul îmbunătăţirii Programului de Asigurare a Calităţii.

Vă rugăm să răspundeţi sincer şi deschis la întrebările din acest formular de evaluare pentru a ne ajuta să îmbunătăţim procesul de audit şi modul de organizare a misiunilor de audit intern.

Scopul nostru este de a derula misiunea de audit astfel încât dumneavoastră să înţelegeţi clar mecanismul nostru de lucru şi să vă oferim informaţii care să vă ajute în activitatea dumneavoastră. Noi ne desfăşurăm misiunile noastre de audit prin cooperare cu dumneavoastră şi dorim ca personalul din cadrul Direcţiei Audit să menţină un înalt grad de profesionalism. În acest sens vă rugăm să ne evaluaţi.

Vă mulţumim pentru timpul alocat!

Nr. crt. Evaluarea

De acord în

totalitate

De acord Dezacord Dezacord

total Nu am

observa ţii

Procesul de audit

1. Procesul de audit a fost clar notificat şi explicat la începutul misiunii de audit.

2. Obiectivele şi scopul auditului au fost discutate cu conducerea entităţii auditate, în şedinţa de deschidere a misiunii de audit.

3. Conducerea entităţii auditate a fost informată despre stadiul auditului şi potenţialele probleme de audit.

4. Auditul intern efectuat a generat întreruperi nejustificate în activitatea structurii dumneavoastră.

5. Auditul intern a fost desfăşurat într-un interval de timp rezonabil. Orice întârziere în realizarea misiunii de audit intern a fost explicată conducerii entităţii auditate.



186

6. Constatările incluse în Proiectul raportului de audit public intern au fost prezentate cu acurateţe şi obiectivitate.

7. Recomandările propuse de către auditori au fost relevante pentru activitatea entităţii auditate.

8. Toate părţile implicate au avut posibilitatea să furnizeze puncte de vedere privind potenţialele probleme identificate de echipa de audit.

9. Recomandările auditului intern au fost constructive şi rezonabile.

Auditorii interni

10. Auditorii interni au acţionat într-o

manieră profesionistă şi deschisă.

Vă rugăm să faceţi orice comentarii suplimentare care ne vor ajuta să îmbunătăţim în viitor calitatea serviciilor de audit intern

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Entitatea auditată , Luat la cunoştinţă, auditori interni: Data:________ Data:_________

Documents

RAPORT FINAL”OPTIMIZAREA ȘI REDUCEREA … standarde.vf.pdf · 6.3.10.Model Procedura Operationala conform OMFP 946/2005 ... 10.2.1.Pregatire audit intern ... 10.2.2.Misiune audit