Qualificação do Mestrado - Yuri Lima

Qualificação do mestrado

REPROJETO ORGANIZACIONAL DE EMPRESAS: UMA PROPOSTA DE

MÉTODOYuri Oliveira de Lima

Orientador: Professor Francisco Duarte, Dr.

Banca avaliadora:

Professor Adriano Proença, Dr.

Professora Thaís Spiegel, Dra.

29/09/2015

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O que são organizações e porque elas importam?

• Definição de organização

• Importância das organizações

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Definição de organização

Princípio 1: Organizações são fatos sociais totais.

Fatos sociais são sinônimo de intencionalidade coletiva;

O fato administrativo ou organizacional é um fato social;

Fatos sociais totais envolvem fatos diversos;

O fato organizacional é um fato social total.

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Importância das organizações

Para a sociedade: “Em toda a história da humanidade, em seus sucessos e seus fracassos,

estiveram presentes organizações. [...] Sem as organizações o ser humano não conseguiria reverter a sua desvantagem física em relação a outras espécies e não conseguiria atender às necessidades de milhões de seus membros, entre outras realizações que só se tornaram possíveis com a sua existência.” (DIAS 2012, p.17)

Para a Engenharia de Produção: “O engenheiro de produção projeta, implanta, e aperfeiçoa sistemas

integrados de pessoas, materiais, informações, equipamentos e energia, para a produção de bens e serviços.” (FLEURY, 2008, p.3)

Para mim: As interações com as organizações durante a infância, graduação e mestrado

mostraram como são cheias de desafios.

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O que é projeto organizacional?• Definição

• Variáveis

• Etapas

• Responsáveis

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Definição Definições de Projeto Organizacional

"O projeto organizacional, portanto, discute as partes da organização e sua inter-relação, suas interfaces. Como toda atividade de projeto, contém uma elevada dose de prescrição e de normatização.“ (SALERNO, 1999, p.19)

"Projeto organizacional envolve dois problemas complementares: (1) como dividir uma grande tarefa da organização inteira em tarefas menores das subunidades; e (2) como coordenar essas menores tarefas das subunidades para que se encaixem para realizar eficientemente a tarefa maior ou as metas organizacionais. [...] Projeto organizacional é a completa especificação de estratégia, estrutura, processos, pessoal, coordenação e controle e componentes de incentivo da firma.“ (BURTON, OBEL & DESANCTIS, 2011, p.4 e 18)

"Projeto organizacional, ao contrário da teoria organizacional, é um corpo de conhecimento prescritivo. Pretende informar as escolhas de como organizar e manter instituições e servir os líderes aos quais foram confiadas a administração dessas instituições. Essas organizações são intencionais: elas foram criadas para atingir metas e objetivos. Projeto organizacional é então focado em criar organizações através das quais essas metas e objetivos possam ser atingidos.“ (GALBRAITH, 2014, p.1)

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Variáveis de Projeto Organizacional

Variável Total

Estrutura 10

Coordenação e controle 8

Incentivos 7

Pessoal 6

Estratégia 5

Sistemas de informação 5

Projeto da tarefa 5

Processo 4

Tecnologia 4

Ambiente 4

Variável Total

Troca de conhecimento 3

Distribuição geográfica 3

Cultura 3

Estilo de gestão 2

Poder 1

Sistemas de decisão 1

Sistemas de reunião 1

Clima organizacional 1

Tamanho 1

Comportamento de

inovação1

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Etapas do Projeto Organizacional

Autor Etapas

Ackoff

(1991)

1. Formulando a "desordem";

2. Planejamento de fins;

3. Planejamento de meios;

4. Planejamento de recursos;

5. Implementação e controle.

Evan (1993)

1. Pressões do ambiente;

2. Monitoramento do ambiente;

3. Aprendizado organizacional;

4. Adaptações ao ambiente;

5. Processos de inovação;

6. Aprendizagem organizacional;

7. Eficiência organizacional.

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Responsáveis pela execução do Projeto Organizacional

Autor Responsáveis

Clark (1972) Cientista comportamental aconselhando um cliente

Khandwalla (1977), Pfeffer (1978),

Robbins (1990), Simons (2005),

Jones (2007), Roberts (2007),

Burton, Obel & DeSanctis (2011)

Gestores

Ackoff (1991)Analista situacional (profissionais jovens que estejam na empresa por

menos de 5 anos)

Evan (1993) Líderes organizacionais

Nadler & Tushman (1997)

O melhor processo de projeto envolve pessoas que entendem como

um todo a organização e o seu trabalho; em grandes empresas,

gestores de terceiro e quarto nível estão melhor posicionados do que o

time mais sênior ou consultores exteriores para entender como a

organização funciona, tanto formalmente quanto informalmente

Kesler & Kates (2011) Líderes e gerentes gerais

Capelle (2014) Gestores com consultores

Galbraith (2014) Líderes e gerentes gerais

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Projetar organizações é igual a projetar prédios?

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Metáfora da arquitetura organizacional

Para Gerstein (1992, p.16) o arquiteto, tanto organizacional quanto de construções lidam com a primazia da função, a “forma segue a função”; se preocupam com um alinhamento “arquitetônico” entre o estilo da arquitetura, as necessidades dos usuários e os requerimentos da situação; precisam pensar em quais materiais estruturais serão usados para implementar a arquitetura (por exemplo azuleijos, tijolos e concreto no caso da construção e tecnologia da informação no caso da organização); e têm que considerar quais as tecnologias colaterais suas criações vão precisar para se manter, no caso de um arranha-céu precisa-se de um elevador de alta velocidade, não para que o arranha-céu exista, mas para que funcione bem, numa organização são necessários métodos de seleção de pessoal voltados para as necessidades do projeto de trabalho, por exemplo.

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Princípio 2: O projeto organizacional é um tipo particular de projeto

Particularidade 1: etapa de “síntese” do processo de projeto

Processo de projeto e iterações. Fonte: adaptado de Van Aken (2007, p.26)

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Particularidade 2: liberdade de modificação na etapa de realização no mundo material

Projetos de objeto, realização e processo - adaptado de Van Aken (2007, p.24)

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Particularidade 3: objeto do projeto

Sistema social é um artefato

Porque é criado através de intervenções e projetos

Sistema social é um sistema natural

Porque se desenvolve ao longo do tempo pelas interações de seus membros, experimentações e aprendizagens

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Existe um projeto organizacional ótimo para qualquer caso?

• Teoria da Contingência Organizacional

• Teoria da Congruência Organizacional

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Teoria da Contingência Organizacional

Princípio 3: É impossível criar um projeto organizacional ótimo para qualquer caso.

“A abordagem contingencial salienta que não se alcança a eficácia organizacional seguindo um único e exclusivo modelo organizacional, ou seja, não existe uma forma única e melhor para organizar no sentido de se alcançar os objetivos variados das organizações dentro de um ambiente também variado.” (CHIAVENATO, 2003, p.498)

Segundo Donaldson (2001, p.1), ambiente, tamanho e estratégia são as variáveis contingenciais.

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Teoria da Congruência Organizacional

Alinhamento entre variáveis organizacionais e entre as essas e as variáveis ambientais.

Na visão de alguns autores (Leavitt (1965), Mealiea & Lee (1979), Nadler & Tushman (1980) aos quais podemos acrescentar Khandwalla (1977), Burton et al. (2006), Galbraith (2014) e Bruton, Obel & DeSanctis (2011)) o alinhamento das variáveis causa aumento de desempenho organizacional.

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Afinal, do que trata esta pesquisa?

• Objeto de pesquisa

• Problema de pesquisa

• Método de pesquisa

• Estrutura da pesquisa

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Objeto de pesquisa

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Problema de pesquisa

Como uma pessoa ou um coletivo pode – independentemente da sua posição, formação ou experiência e sem a ajuda de pessoas externas à empresa – modificar as variáveis de um projeto organizacional existente dando origem a uma nova empresa ou área organizacional?

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Método de pesquisa

1. Revisão da literatura sobre “Projeto Organizacional”;

2. Realização do estudo de caso para ter um exemplo de como as empresas lidam com o reprojeto organizacional;

3. Revisão da literatura sobre “Reprojeto Organizacional”;

4. Elaboração da proposta de método de reprojeto organizacional com base em 2. e 3..

5. Teste da proposta criada através da avaliação de profissionais experientes de diversas áreas (saúde, T.I., consultoria, etc.).

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Estrutura da pesquisa

Capítulo 1Introdução

Capítulo 2 Paradigma da complexidade

Capítulo 3 Abordagem

metodológica

Capítulo 4 Estudo de caso

Capítulo 5 Proposta de método de reprojeto

Capítulo 6 Avaliação do método por profissionais

Capítulo 7: Considerações

sobre ética empresarial

Capítulo 8: Considerações

finais

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Paradigma da complexidade e o reprojeto de empresas

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Necessidade do paradigma da complexidade

“Não nos basta apenas a competência técnica,operacional. [...] Para adquirirmos essa compreensão e esse preparo para a implementação de mudanças deveremos elevar nosso olhar a um patamar acima do estratégico e examinar o que ocorre em umnível que denominarei de paradigmático.” (TRACTENBERG, 1999, p.15)

“Definitivamente, a organização não é um fenômeno claro, objetivo e simples. A nossa percepção indica que provavelmente a esfera organizacional seja aquela em que os homens compartilhem, em maior grau, ambigüidades, paradoxos, conflitos, ambivalências; talvez seja essa uma marca inelutável da pós-modernidade. Um paradigma que permita penetrar nesses paradoxos, jogando o seu jogo através de uma lógica também paradoxal, será sempre bem-vindo.” (SERVA, 1992, p.35)

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Abordagem metodológica

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Resumo da abordagem metodológica

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Estudo de caso• Apresentação da empresa

• Projeto de estudo de caso

• Método de levantamento de dados

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Apresentação da empresa

Hospital X:

Grande porte;

Particular;

Rio de Janeiro;

Controlado por uma holding;

Realiza atendimento à emergências;

Centro cirúrgico com doze salas;

Conta com Unidade de tratamento intensivo, cárdiointensivo e intermediário;

Faz exames laboratoriais e de imagem;

Seu prédio abriga toda a estrutura administrativa e de suporte para o funcionamento do hospital.

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Projeto de estudo de caso

As questões do estudo

Por que as empresas iniciam processos de reprojeto organizacional?

Como as empresas conduzem os processos de reprojeto organizacional?

Quais são as maiores dificuldades encontradas?

Quais as semelhanças entre esse processo e o proposto pela literatura?

Quais diferenças entre os dois são necessárias na realidade?

Unidade de análise

Processo de reprojeto organizacional que ocorreu no Hospital X de julho de 2014 até agosto de 2015 e que teve por objetivo a melhoria do atendimento cirúrgico do hospital.

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Finalidade Conhecer as dificuldade, erros e acertos das empresas durante seus reprojetos

organizacionais que devem ajudar a moldar a proposta de método de reprojeto organizacional que será feita.

Critérios Permitir que se conheça o processo de reprojeto organizacional do Hosptial X como

um todo, desde a tomada de decisão quanto à necessidade de uma mudança organizacional até depois da implementação;

Possibilitar a comparação entre o que a teoria de projeto e reprojeto organizacional propõe e o que ocorre na realidade, com foco no processo de reprojeto organizacional.

Ajudar a entender quais os problemas que as empresas passaram durante o processo de reprojeto para que a proposta de método feita nesta pesquisa possa oferecer meios de evitá-los em novos reprojetos que usem o método proposto;

Proporcionar a inclusão dos acertos dos processos de reprojeto no método proposto.

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Lógica de ligação entre dados e critérios Critério 1: entrevistar os responsáveis pelo processo na empresa para descobrir

suas etapas, buscando sempre a ordem cronológica dos eventos. Outra fonte de dados importante, caso exista, seria o cronograma do processo. É preciso aqui entender a distinção entre o planejado e o executado, caso tenha sido feito um planejamento.

Produto 1: macroprocesso do reprojeto planejado e do executado.

Critério 2: envolve entender os problemas que o hospital em questão teve durante o processo de reprojeto, para isso será preciso entrevistar os responsáveis pelo processo a fim de compreender quais as dificuldades percebidas, como foram superadas e como acreditam que poderiam evitá-las. Outra importante fonte de dados seriam as atas das reuniões de acompanhamento do processo, caso existam.

Produto 2: lista exaustiva dos problemas enfrentados durante o reprojeto.

Critério 3: semelhante ao Critério 2.

Produto 3: lista dos acertos do reprojeto organizacional do hospital.

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Método de levantamento de dados

Entrevista semi-estruturada

Preparação da entrevista: definição, com a ajuda da supervisora administrativa do hospital, da lista dos primeiros entrevistados e elaboração do questionário;

Introdução da pesquisa: explicação para os entrevistados do que se trata a pesquisa, contatos que autorizaram a pesquisa e projeto de estudo de caso;

Conversação: ouvir mais do que falar, incentivar os entrevistados a revelarem o máximo possível sobre o assunto em questão;

Pós-entrevista: preenchimento do diário de campo e revisão das anotações feitas durante a conversação.

Documental

Pergunta no questionário voltada para descobrir a existência de documentos que ajudem a construção dos produtos do estudo de caso.

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Método proposto de reprojeto organizacional

• Método de revisão bibliográfica

• Proposta de método de reprojeto organizacional

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Método de revisão bibliográfica

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Método de revisão bibliográfica

Data 29/04/2015 30/04/2015 30/04/2015 04/05/2015 05/05/2015

Tota

l

Heurística

1. Tópico:

"organization*

redesign" OR

"organisation*

redesign"

2. Resumo:

"reprojeto

organizacional

"

3. Resumo:

"rediseño

organizaciona

l"

4. Resumo:

"projeto

organizacional

"

5. Resumo:

"diseño

organizaciona

l"

FonteISI Web of

ScienceScielo BDTD Scielo Scielo BDTD Scielo

Obras encontradas 80 0 0 3 7 5 14 109

Duplicatas 0 0 0 0 0 0 0 0

Aprovadas por título 26 0 0 3 7 4 9 49

Aprovadas após leitura

inspecional15 0 0 3 7 3 6 34

Arquivo indisponível 2 0 0 0 0 0 0 2

Selecionado para leitura

analítica13 0 0 3 7 3 6 32

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Proposta de método de reprojeto organizacional

O método proposto pretende atender aos seguintes requisitos:

Ser aplicável tanto para reprojetos de empresas inteiras quanto para reprojetos de uma ou mais áreas das empresas;

Especificar apenas o necessário já que não é possível nem desejável especificar tudo;

Aceitar que a desordem e a incerteza são inerentes à realidade organizacional;

Compreender um grande número de variáveis organizacionais e ambientais buscando a completude e ao mesmo tempo aceitando não atingí-la;

Ser inteligível para profissionais de qualquer área;

Possuir uma simplicidade que o torne fácil de aplicar.

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Organização

PoderEstruturaCultura

Organizacional

Incentivos

Pessoal

Processos& Leiaute

TecnologiaAplicada

Coordenação& Controle

Estilo de Gestão

Tecnologia

Ambiente

Cultura Mercadode Trabalho

Estratégia

Posições

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Por que nós achamos que a organização precisa ser reprojetada?

a) Porque houve uma mudança em uma (ou mais) variáveis organizacionais;

b) Porque houve uma mudança na estratégia da empresa;

c) Porque houve uma mudança em uma (ou mais) das variáveis ambientais;

d) Porque o desempenho da organização está abaixo do esperado.

Nadler & Tushman (1997), Burton, Obel & DeSanctis (2011) e Galbraith (2014)

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Quem deve ser responsável pelo processo de reprojeto organizacional?

Devem ser responsáveis pelo processo de reprojeto uma equipe composta pelos gestores das áreas reprojetadas, líderes que provavelmente serão a favor da mudança e os que serão contra e funcionários que conhecem bem a empresa e seu trabalho, jovens ou mais experientes. Sem esquecer que todos os funcionários devem ser envolvidos.

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O que deve ser mudado na organização para responder à necessidade de reprojeto?

A resposta dessa pergunta é composta por duas atividades:

A primeira envolve conhecer o estado atual das variáveis organizacionais;

A segunda consiste em saber quais dessas variáveis estão desalinhadas e precisam ser modificadas.

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Estado atual & Próximos passos• Estudo de caso

• Proposta de método

• Cronograma dos próximos passos

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Estudo de caso

Estado atual

90% das entrevistas realizadas.

Próximos passos

Concluir as entrevistas;

Construir os produtos;

Validar os produtos;

Escrever conclusões do estudo de caso

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Estado atual e próximos passos

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Cronograma dos próximos passosAtividade Início Fim

Projeto do estudo de caso Jul 23 '15 Aug 2 '15

Realizar estudo de caso Aug 17 '15 Oct 10 '15

Criar proposta de método de RPO Jul 23 '15 Oct 17 '15

Preparar Qualify Sep 25 '15 Sep 27 '15

Apresentar Qualify Sep 28 '15 Oct 1 '15

Realizar mudanças pós-qualify Oct 2 '15 Oct 3 '15

Enviar convites para entrevistas de avaliação do método

proposto de RPOOct 18 '15 Oct 20 '15

Realizar entrevistas de avaliação do método proposto de RPO Oct 21 '15 Oct 30 '15

Modificar método com base nas entrevistas Oct 30 '15 Nov 5 '15

Avaliar método atualizado com entrevistados Nov 5 '15 Nov 19 '15

Escrever capítulo sobre considerações éticas do RPO Nov 19 '15 Dec 2 '15

Escrever conclusões Dec 2 '15 Dec 9 '15

Enviar "v1" para o prof. Francisco Dec 9 '15 Dec 10 '15

Enviar dissertação para a banca Jan 8 '16 Jan 10 '16

Preparar defesa da dissertação Jan 10 '16 Jan 30 '16

Realizar pré-defesa Jan 30 '16 Feb 4 '16

Realizar mudanças pós pré-defesa Feb 4 '16 Feb 6 '16

Defender dissertação Feb 6 '16 Feb 11 '16

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Referências

DIAS, R. Sociologia das organizações. 2ª ed. São Paulo: Atlas, 2012

FLEURY, A. “O que é Engenharia de Produção”. In: BATALHA, M. (Organizador) Introdução à Engenharia de Produção. 6ª ed. (p.1-10). Rio de Janeiro: Elsevier Campus, 2008

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