Purchase Orders

Creating a Stock Purchase Order  Using the Furniture Wizard Program to create stock Purchase Orders is simple. From the Main Menu of Furniture Wizard, click on New Purchase Order. The Purchase Order form appears.                 Once in the Purchase Order form, the Branch that the inventory items need to be shipped to must be selected (if there is only one branch in Furniture Wizard, that branch will automatically be the selected branch. However, if there are more than one branch, careful evaluation needs to be done to determine which branch the items should be received in). Next, a supplier needs to be chose. If the supplier needs added to Furniture Wizard, simply double­click on the Supplier field, and the Suppliers form will appear. There, the new supplier may be added.                 

1 

After the Ship To branch and Supplier have been selected, the only two fields that are able to be filled in before posting the Purchase Order are the Date (which automatically fills with the current date), and the Order Type field. The Order Type field describes what type of Purchase Order it is, such as a stock order, a special order, a combination of both, or a promotional Purchase Order.                           To select the inventory item(s) that need to be ordered is simple. First, select the quantity. This can be done by changing the numbers under the Qty column (Furniture Wizard automatically sets the quantity to one, but can be changed to the number of pieces that need ordered). IF at any time it needs to be known how many items are currently in stock (as to not order any excess), it is best to double­click in the Qty field to bring up the Inventory Form.  Start to type the model number into the Model­Description­Size­Cover/Finish field. Here, the auto­fill function will take effect and finish the rest of the information of the model number.      

2 

                       Once the correct model number is selected, hit Enter on the keyboard. This will automatically update the Price column with the cost associated with the inventory item. The Amount column will take your quantity and multiply it by the price to get the total in the Amount column. 

     

3 

After all inventory items have been entered onto the Purchase Order, click the Post button at the bottom of the Purchase Order form, or use the keyboard shortcut ALT + S to post the Purchase Order. When the Post button is clicked upon, another dialog box appears that asks for the Purchase Order Number. Furniture Wizard automatically numbers the Purchase Orders. However, the Purchase Order numbers can be changed, depending on personal preferences. After a Purchase Order number is chosen, click OK. The Purchase Order will then be posted and any other procedures of getting the Purchase Order to the vendor may be done at this time.                            Adding new inventory from the Purchase Order Form is quick and simple. From the Purchase Order Form, click the New Item button. Clicking the New Item button will bring up the Inventory Add New Entry Form.      

4 

                        In the Inventory Add New Entry Form, fill out the white fields. Remember, the more information the better the inventory will be. At the minimum, the Supplier, Category, Model, Subcategory, and Cost fields must be filled in to add the inventory item. Once all information is filled in about the inventory item, the Post button can be click on, or use the keyboard shortcut ALT + P. Furniture Wizard will then ask if the inventory item should be added to the current Purchase Order. Click Yes or No.      

5 

Specific Details to Individual Items  Each item on the Purchase Order can have its own details. If a supplier needs to know a certain finish or cover of an item, it can easily be done. Simply double­click on the item to bring up the Purchase Order Items Notes Form. Any information that is vital to the inventory item that the Supplier needs to know about should go in the notes section. Once typed in the notes section, the notes will automatically print on the Purchase Order. When the notes are complete, click Exit and the notes will automatically be saved.      

6 

Auto Fill Stock Option  The Auto Fill Stock Option allows for a supplier’s item(s) not to get under a determined amount. To Auto Fill Stock a Purchase Order, first, minimum quantities must be assigned. Assigning minimum quantities must be done through the Inventory Form. To get into the Inventory Form, go to the Main Menu of Furniture Wizard and click on Inventory. Search for the inventory item. Once the inventory item is found, click the Edit button. Then, under the Min Stock column in the grid, change the amount to a number that should always be in stock of that item. Remember, if there is more than one branch in Furniture Wizard, be sure to place the number in the correct branch. 

   When placing a minimum stock quantity in the inventory grid, the Reorder Quantity must also be taken into consideration. The Reorder Quantity states when the inventory items gets to a certain amount (such as only one of the item being left in stock), a Purchase Order should be created to reach the desired minimum stock.          

7 

From the Inventory Form, find the inventory item. Once the inventory item is found, click the Edit button. Then, under the Reord Qty. column in the grid, change the amount to a number that the inventory item should never get below stock on. Remember, if there is more than one branch in Furniture Wizard, be sure to place the number in the correct branch.                Auto Fill Stock Button  To use the Auto Fill Stock feature, from the Main Menu in Furniture Wizard, click New Purchase Order. FIrst, select the branch that the minimum stock is placed under. Then, select the supplier that the Purchase Order is for. The fields to the right may also be filled in (before posting, the only fields available are the Date and the Order Type fields). Since the branch and supplier must first be selected, the Purchase Order is now ready to be filled with the stock merchandise. Simply click the Auto Fill Stock button, and the items that have a minimum stock associated with them and is needed now appears on the Purchase Order. A shortcut to the Auto Fill Stock button is ALT + F (notice that under the “F” there is a small dash). Once the button is clicked, it immediately blacks out.    

8 

                        Even though the Purchase Order was auto filled, it is still possible to add other items that are needed from the selected supplier. To finalize the Purchase Order, simply click Post, or use the keyboard shortcut ALT + S and follow the steps above in creating a stock Purchase Order to complete the process.  

Creating a Special Order Purchase Order  Creating a special order Purchase Order is mostly done from the Invoice Form. After creating a new invoice, the inventory items must be processed by clicking the Process button. In the Process Options dialog box, click Manually Process to create a new Purchase Order that is related to the current invoice. Once the Process Inventory dialog box is on the screen, select the quantity of the item and the branch the Purchase Order needs to be associated with. Then, to create the Purchase Order, click the Create PO button, or use the keyboard shortcut ALT + C. Do this for each item on the invoice. Then click Process Inventory.    

9 

                    Once the inventory items are processed, Furniture Wizard will show a Wizard Alert asking if the Purchase Order(s) should be viewed. In this case, click Yes.             Furniture Wizard will then confirm that the inventory was processed. Simply click OK.      

10 

                    The inventory that was processed from the invoice is now associated with the Purchase Order. The fields on the top of the Purchase Order Form may be filled out if desired. Notice the difference between a stock Purchase Order and a sold Purchase Order is under the Invoice column. The Invoice column shows the invoice number, along with the last name of the buyer. If the invoice needs to be viewed, simply double­click within the yellow box and the invoice that is related to the Purchase Order will appear.  If notes need to appear for the Supplier within the item, double­click on the item under the description field and insert the desired notes to inform the supplier with valuable information.      

11 

                                           Again, the Purchase Order is not limited to the sold items. Other stock items may be inserted into the same Purchase order.  

12 

Auto Fill Sold Option  

Order Later Function  When processing an invoice, the inventory items on the invoice may be processed as “Order Later” and not directly to a Purchase Order. The Order Later function is convenient when a supplier requires a minimum order, and the Purchase Order must be held until the amount is fulfilled with other items. To process inventory as Order Later, click the Process button on the invoice, then click manually process in the Process Options screen, or use the keyboard shortcut ALT + M.                       To process the item as Order Later, click the Change button in the Process Inventory screen. Then, type the quantity and select the Branch where the inventory item should be processed to. Once the quantity and branch are selected, click the Order Later button, or use the keyboard shortcut ALT + O. Do the above process for each item on the invoice, if desired.      

13 

                       After each item on the invoice is processed, click the Process Inventory button, or use the keyboard shortcut ALT + P.      

14 

After the Process Inventory button is pressed upon, the Process Inventory screen closes, and Furniture Wizard confirms that the inventory has been processed. Click OK.                      

Creating a Purchase Order Using the Auto Fill Sold Button  To use the Auto Fill Sold Option, click on New Purchase Order from the Main menu of Furniture Wizard.                  

15 

Select the Branch that the Order Later items are processed to in the Purchase Order form. Then, select the Supplier of the inventory items. 

  Once the Branch and Supplier are selected, click the Auto Fill Sold button, or use the keyboard shortcut ALT + O. The Purchase order will then fill all sold pieces for that branch from that supplier. Note, additional pieces may be manually added to the Purchase Order from that Supplier.       

16 

Opening an Invoice from an Auto Fill Sold Purchase Order  To open an invoice from a Purchase order, simply double­click on the customer’s last name under the invoice column and the invoice opens. 

 

Posting a Purchase Order  Once items are auto­filled and/or manually placed on the Purchase Order, the Purchase Order may be posted. To Post the Purchase Order, click the Post button, or use the keyboard shortcut ALT + S.    

17 

Acknowledgement

Acknowledging a Purchase Order  When a vendor sends an acknowledgement, it is best to note the acknowledgement within the Purchase Order. To do this, open the Purchase Order the acknowledgement is related to. Once the Purchase Order is open, fill in the Ack. No. field with the order number, then mark each item on the Purchase Order as acknowledged, backordered, or discontinued under the status column.                  

One Purchase Order, Different Acknowledgements  If a Purchase Order has several items with different acknowledgement numbers, each item may be assigned its own acknowledgement number. To assign each item its own acknowledgement number, double­click on the first line item on the Purchase Order to bring up the Purchase Order Item Notes.             

18 

 

Item Acknowledgement Field  When the acknowledgement number is received from the Supplier for an item on the Purchase Order, place the acknowledgement number in the Purchase Order Item Notes beside the Item Ack. No. field. If there is an estimated time of arrival, the date may be placed in the Item ETA Date field. Lastly, the item status may also be selected as acknowledged, backordered, or discontinued.          To switch to the next item, use the blue arrow buttons. Also, if an item is cancelled by the customer, the item may be converted to stock by clicking the Convert To Stock button. Furniture Wizard will confirm the action. However, if an item is converted to stock, the invoice will need to be updated by either deleting the item off of the invoice or reprocessing the invoice.      

19 

Once all acknowledgements are inserted, the Purchase Order Item notes may be closed by clicking the Exit button, or using the keyboard shortcut ALT + X.                       

Creating a Service Order from a Purchase Order  If a piece of merchandise arrived damaged and is sold, the person receiving the Purchase Order should be notified to create a Service Order for the damaged inventory item.  To create a Service Order from a Purchase Order, double­click on the line item of the Purchase Order that is damaged to bring up the Purchase Order Item Notes. Then, click the Service tab. Note, that only merchandise that is for a customer may have a Service Order created for it through the Purchase Order Item Notes.       

20 

                      Under the Service tab, state the troubles reported and click the Create Service Request button. The service order, service date, and status fields will automatically fill.      

21 

Changing Supplier Information  If the Supplier’s information is incorrect on a Purchase Order, the information may easily be changed. To update the Supplier, simply double­click on the Supplier’s name to open the Suppliers Form. 

  Once in the Suppliers Form, click the Edit button or use the keyboard shortcut ALT + E. After clicking upon the Edit button, all changes may be made about the Supplier.      

22 

Bar Code Report  If a bar code report is needed for the items on the Purchase Order, click the Bar Code Report button, and the Purchase Order Scanner Count Sheet Report appears.REceiving can be done from this report   

 

Quick Tag  Inventory tags may also be printed through the Quick Tag Form. To open the Quick Tag Form, click the Quick Tags button on the Purchase Order Form.    

23 

 

Selecting Print Method  In the Quick Tag Form, the method of printing may be selected by selecting the radio button next to Print All Tags (Qty of 1) or Print Tags by Qty.                

Print Options  The inventory tags may also be previewed by selecting the radio button next to Preview, or they may be directly printed by selecting the radio button next to Print. With either option selected, the Print Tags button needs to be clicked upon after selecting the desired radio button.                    

24 

 

Selecting the Size of the Inventory Tag  To select the size of the inventory tag, use the gray buttons at the bottom of the Quick Tag Form.              

Ashley Enabled Integration  If the Ashley Integration is enabled, to send an Ashley Furniture Purchase Order to Ashley Direct, single­click the Upload PO to Ashley button to bring up the Ashley Furniture PO Submission form.                      

25 

  

Submitting an Ashley Purchase Order  When submitting an Ashley Purchase Order through the Ashley Furniture PO Submission form, select the Date Expected and the Ship Method (ship complete order, ship items as available, or ship series).               After the first two fields are filled in, click the Send button. The Purchase Order will be submitted and the Ashley Furniture PO Submission form will automatically be closed. Once the Purchase Order is submitted, the Date Sent field will automatically fill.                      

26 

  

Check Vendor Stock  If Ashley Integration is enabled through Furniture Wizard, the shipping warehouse of the Ashley merchandise may be checked on. To check on the stock of the items on the Purchase order, simply right­click on any of the line items on the Purchase order and select Item Info.                  After click on Item Info, the current stock report of the store’s current inventory appears (just like on the grid in the Inventory Form). From here, to check the Ashley Warehouse for its current stock, click the Check Vendor Stock button, or use the keyboard shortcut ALT + V.                   

27 

   The process may take a little time to show the Ashley Inventory Query Results, but when the results appear, the warehouse stock is shown as current, fifteen days from now, thirty, and forty­two days from now. Each item from the Purchase Order is shown in the results. The results may also be printed by clicking on the Print button, or using the keyboard shortcut ALT + P.  

Receiving Purchase Order Items  When merchandise arrives, it needs to be received with the Vendor’s invoice. Receiving Purchase Orders is easily done through the Purchase Order Receive History form. First, the costs of each item must match the vendor’s cost. If the prices need updated, simply enter the new price under the Price column in the Purchase Order Form.                     

28 

   If a price is update, Furniture Wizard will display the following messages:            If the inventory cost should be updated, click Yes.   The following question states:            If a drastic price change has occurred, it is probably best to update the retail and regular price. However, if the price has only changed by a couple dollars, it is probably best not to update retail and regular price.  Lastly, Furniture Wizard states:            

29 

It is best to adjust the invoice item cost to keep the margin correct on the invoice attached to the Purchase Order.  

Receive PO Items Button  After each item’s cost is update (if necessary), the Purchase Order may be received. To start the receiving process, click on the Receive PO Items button on the Purchase Order Form.  When the Receive PO Items button is clicked upon, the Purchase Order Receive History Form appears. 

 

Selecting a Date to Receive the Inventory Items  If the date needs to be changed to receive the Purchase Order items, change the Date field first to the desired date. (Furniture Wizard automatically uses “today’s date” to receive the inventory items). To change the date, manually type in the desired date or use the calendar button to open the calendar and select the date.      

30 

Searching For Items to Receive  If not all items arrived that were on the Purchase Order, then items that did arrive will need to be selected. To make finding the items easier, use the search fields at the to of the Purchase Order Receive History Form. Type in the model number and/or the acknowledgement number and click the Search button. To start a new search, single­click the New Search button.              Once the desired item is found, double­click on the item so the receiving processes may start. Once the item is double­clicked upon, it moves from the yellow field box to the dark blue field box (this states that the item is selected to be one of the items that will be received).      

31 

Do the above step for each item being received. Note, if an item has quantity two on the Purchase Order, but only one arrived, single­click on the item and change the quantity to receive to one instead of two.             Also, if an item is double­clicked upon to be received, but is determined that the item did not arrive, simply change the Qty Received column from the quantity to zero. This will remove the item from being received.      

32 

Freight Distribution  Once all items are added to be received, freight must be taken into consideration. Freight may be by quantity, by cost, or by cube. Simply click the radio button next to the desired option, and enter the amount in the white field box by using the keyboard.                          Once freight distribution is update, cubes, number of pieces, and total cost may also be updated if desired.      

33 

                          

Receiving Report  It is recommended to print the Receiving Report. The Receiving Report shows all details about what is being received, the freight, the date received, the number of cubes, and the cost. The Receiving Report can either be directly printed to the printer by selecting the radio button next to Print, or it may be previewed by selecting the Print Preview radio button. The Receiving Report confirms the amount that will be received to the vendor’s invoice.     

34 

                          

Post Receive Now  After confirming that the Receiving Report matches the amount to be received, the Purchase Order may now be posted by clicking the Post Receive Now button.    

35 

                        Once the Post Receive Now button is clicked upon, the Purchase Order Receive History Form closes, and the items that were received are posted on the Purchase Order. When only a select few items are received on the Purchase Order, the items received appear under the Received column and cannot be received again.      

36 

Receive All Button  If all items have arrived on the Purchase Order, the receiving process is the same. However, instead of searching and selecting each item individually, simply click the Receive All button, and all items will transfer from the yellow field box to the dark blue field box.                        

Receiving History  Receiving History may also be viewed through the Purchase Order Receive History Form. To see Receiving History, click on the Receive PO Items button on the Purchase Order Form.      

37 

                         Once in the Purchase Order Receive History, click on the Receiving History button. This shows items that have been previously received and the amount in which the items were received at. 

    

38 

Inventory Quick Sort and Edit  The Inventory Quick Sort and Edit allows for items on the Purchase Order to be sorted, updated and inventory tags printed. To open the Inventory Quick Sort and Edit, double­click in the Total field on the Purchase Order Form. 

Editing the Inventory Items in the Inventory Quick Sort and Edit  To edit the inventory items on the Purchase Order through the Inventory Quick Sort and Edit, simply click the Edit button, or use the keyboard shortcut ALT + E. All items may now be update.      

39 

Printing Inventory Tags through the Inventory Quick Sort and Edit  To print inventory tags through the Inventory Quick Sort and Edit, single click on the inventory item a tag needs to be printed for, and click the Quick Tag button, or use the keyboard shortcut ALT + T. Do this step for each item that needs an inventory tag. 

 

Checking Stock in the Inventory Quick Sort and Edit  Inventory may also be checked through the Inventory Quick Sort and Edit. To check stock quantity, single­click on the item. Then, click the Check Quantity button, or use the keyboard shortcut ALT + Q. The inventory grid appears, like the one shown in the Inventory Form.      

40 

Creating a New Purchase Order without Exiting the Purchase Order Form  To create a new Purchase Order without exiting the Purchase Order Form, simply click the New PO button at the bottom of the Purchase Order Form, or use the keyboard shortcut ALT + N.          

Voiding a Purchase Order  To void a Purchase Order that no items have been received on, simply click the Void button at the bottom of the Purchase Order Form, or use the keyboard shortcut ALT + V. The Void Purchase Order Screen appears.                           

41 

To simply void the Purchase Order, select the radio button next to Void and click OK.                  

Cancel Remaining Items  If a Purchase Order already has items received, the Purchase Order cannot be voided. However, the remaining items may be canceled. To cancel the remaining items on the Purchase Order, click the radio button next to Cancel Remaining Items in the Void Purchase Order screen. Then, click OK. This cancels all remaining items on the Purchase Order and then completes the Purchase Order.                   

42 

Cancel Remaining Items and Re‐Issue  The radio button next to Cancel Remaining Items and Re­Issue cancels the items that were not received on the Purchase Order, then recreates another Purchase Order with the items that were canceled off of the first Purchase Order. This completely receives the first Purchase Order, while leaving open the new Purchase Order. Click the radio button next to Cancel Remaining Items and Re­Issue, then click OK in the Void Purchase Order screen.                 Exiting the Purchase Order Form  Once all changes and receiving have been done in the Purchase Order Form, the form may be closed. To close the Purchase Order Form, simply single­click the Exit button, or use the keyboard shortcut ALT + X. All changes will automatically be saved.                  

43 

Purchase Orders  1 

Creating a Stock Purchase Order  1 

Specific Details to Individual Items  6 

Auto Fill Stock Option  7 

Creating a Special Order Purchase Order  9 

Auto Fill Sold Option  13 

Order Later Function  13 

Creating a Purchase Order Using the Auto Fill Sold Button  15 

Opening an Invoice from an Auto Fill Sold Purchase Order  17 

Posting a Purchase Order  17 

Acknowledgement  18 

Acknowledging a Purchase Order  18 

One Purchase Order, Different Acknowledgements  18 

Item Acknowledgement Field  19 

Creating a Service Order from a Purchase Order  20 

Changing Supplier Information  22 

Bar Code Report  23 

Quick Tag  23 

Selecting Print Method  24 

Print Options  24 

Selecting the Size of the Inventory Tag  25 

Ashley Enabled Integration  25 

Submitting an Ashley Purchase Order  26 

Check Vendor Stock  27 

Receiving Purchase Order Items  28 

Receive PO Items Button  30 

Selecting a Date to Receive the Inventory Items  30 

44 

Searching For Items to Receive  31 

Freight Distribution  33 

Receiving Report  34 

Post Receive Now  35 

Receive All Button  37 

Receiving History  37 

Inventory Quick Sort and Edit  39 

Editing the Inventory Items in the Inventory Quick Sort and Edit  39 

Printing Inventory Tags through the Inventory Quick Sort and Edit  40 

Checking Stock in the Inventory Quick Sort and Edit  40 

Creating a New Purchase Order without Exiting the Purchase Order Form  41 

Voiding a Purchase Order  41 

Cancel Remaining Items  42 

Cancel Remaining Items and Re­Issue  43 

    

45