PUBLIC RELATIONS DAN KEMAMPUAN MENULIS PRESS RELEASE

JURNAL LENTERA KOMUNIKASI Vol.2 No.1, Agustus 2016 / ISSN 2442-2991

71

PUBLIC RELATIONS DAN KEMAMPUAN MENULIS PRESS RELEASE

SEBAGAI PUBLISITAS KORPORAT

Oleh :

Titis Gandariani

Hubungan Masyarakat, Politeknik LP3I Jakarta

Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450

Telp. 021 – 31904598 Fax. 021 - 31904599

Email : [email protected]

ABSTRACT

Press release as media publications made by the corporate public relations. As a function of

management, public relations demanded not only able to manage the public to communicate

but also to be able to write to the foundation of scientific concepts and theories. In the context

of science communication, writing press releases required format good writing techniques.

The purpose of this research study intends to describe the description of the concepts and

patterns of writing press release is based on the context of science communication. Starting

from writing techniques, such as physical appearance releases, content (content), and the

style of language. By practitioner can enrich the practitioners PR (public relations) firm or

organization in designing the right communication strategy through the creation of an

interesting press release to be informed.

Keywords: Public Relations Writing, Press Release

PENDAHULUAN

Dalam konteks ilmu komunikasi,

definisi Public Relations (untuk

selanjutnya disebut PR) adalah fungsi

manajemen, dikatakan bahwa PR sebagai

fungsi manajemen perusahaan atau

organisasi dikarenakan tugas praktisi PR

berfungsi membantu organisasi dalam

mendefinisikan tujuan dan filosofinya.

(Cutlip, Center and Brom, 1999 : 02).

Keterkaitan PR mengelola

komunikasi dengan publik dalam

organisasi inilah yang menjadikan fungsi

dan perannya begitu sangat strategis. Di

antaranya mengelola stakeholder (public

internal dan public external) yang relevan

dengan organisasi. Mengelola stakeholder

tentu saja dengan tujuan menciptakan atau

mewujudkan organisasi dan harapan

masyarakat dari organisasi tersebut secara

konsisten, melalui mengembangkan,

mengeksekusi, dan mengevaluasi program

organisasi tersebut. Berikut ini adalah

contoh beberapa publik PR yang

dikelolanya. Relasi internal (seperti :

employee relations, stakeholder relations,

dan sebagainya). Sedangkan relasi external

(seperti : media relations, community

relations, government relations, industry

relations, dan sebagainya).

Jika diamati peran dan fungsi PR

kepada publiknya (stakeholder yang

relevan). Membahas kegiatan PR pastinya

juga tidak pernah terlepas dari komunikasi

sebagai salah satu profesi yang mengelola

hubungan antara suatu unit dan publiknya

serta menentukan hidup unit tersebut.

Dalam kaitan ini, PR dituntut mampu

menjalankan fungsi dan tugas

mailto:[email protected]


72

penerangannya (information) seperti

menyaring informasi, mengelola, dan

menyajikan informasi berdasarkan fakta

sesuai dengan realita praktik PR di

perusahaan (organisasi). Terlepas dari

peran PR lainnya seperti programming,

relationship, production, speaking,

research, evaluation, writing dan editing.

Intinya, fungsi dan tugas PR harus

mengacu pada tujuan-tujuan komunikasi.

Tujuan tersebut diimplementasikan ke

dalam program-program PR. Sementara itu

agar program tersebut berjalan dengan

baik, salah satunya harus mendapat

publisitas media yang perlu didukung oleh

media PR, seperti press release,

advertorial, newsletter, website company

profile, dan berbagai produk tulisan

lainnya. Disinilah peran PR writing and

editing yaitu kemampuan menulis,

membuat dan mendesain media PR

dibutuhkan. Kesemuanya itu dilakukan

untuk menciptakan pemahaman publiknya,

membangun citra korporat, membangun

opini publik yang favourable serta

membentuk goodwill, kerja sama, dan

berbagai hal yang berkaitan dengan situasi

perusahaan.

Dalam kajian ini, penulis mencoba

mengkaji lebih khusus tentang kegiatan PR

terkait kemampuan menulis yang tertuang

dalam press release. Alasan dipilihnya

press release sebagai kajian utama, karena

penulis sering menemukan pengalaman di

berbagai departemen PR perusahaan atau

teman sesama mahasiswa komunikasi PR,

masih banyak dari mereka yang belum

memahami bagaimana teknik membuat

penulisan press release yang sesuai

dengan kaidah penulisan berdasarkan

landasan konsep ilmiah dan teori.

Membuat dan mengemas press

release agar dapat menjadi daya tarik

untuk dimuat di media tidaklah mudah.

Ratusan release datang ke media dari

berbagai institusi atau lembaga yang

berkepentingan. Media sudah pasti tidak

mungkin memuat semua release yang

masuk dan dijadikan nilai berita. Ada

aturan mengapa media memilih release

tersebut menjadi nilai berita penting.

Berdasarkan pengalaman dengan teman-

teman media, kebanyakan media

memandang berita yang menarik untuk

dipublikasikan adalah berita yang buruk.

Semakin buruk semakin menarik, penting,

atau mempunyai nilai berita.

Tantangan PR tentu saja bagaimana

menarik simpatik media terhadap release

yang dibuat agar dimuat di media dengan

nilai berita positif. Sementara itu masih

berdasarkan pengalaman penulis, ada

beberapa factor yang menentukan dimuat

tidaknya press release yang dikirim PR

yakni factor penulisan (kaidah jurnalistik),

dan factor kualitas hubungan dengan

media.

Pada topik kajian ini akan disajikan

pemetaan pemahaman mengenai

bagaimana pola penulisan press release

berdasarkan kaidah penulisan secara

ilmiah dan teori. Diantaranya seperti gaya

penulisan (mencakup format penyajian,

teknik menentukan news values, membuat

lead berita, gaya bahasa jurnalistik, dan

menulis piramida terbalik).

PEMBAHASAN

Motivasi Menulis Press Release

Press release atau siaran pers adalah

dokumen yang disebarluaskan oleh

perusahaan atau organisasi dengan tujuan

agar sebagian atau bahkan seluruh isinya

dikutip oleh media massa dalam

pemberitaan, khususnya pada media

seperti televise, radio, surat kabar,

majalah, dan beberapa media cetak

lainnya. Alat publikasi ini penting, karena

lebih berpengaruh ketimbang periklanan,

di samping itu juga tidak memerlukan

biaya untuk sewa kolom surat kabar, slot

waktu untuk radio dan televise atau ruang

untuk media luar ruang sehingga dapat

menghemat anggaran PR.

Berkembangnya kemajuan teknologi

komunikasi saat ini tidak dapat dipungkiri

bahwa press release bisa juga ditulis pada

media on line (website perusahaan).


73

Fenomena media on line ini memang

memungkinkan PR tidak mengirim press

release ke media massa bahkan media

mencarinya dengan cara mengakses situs

perusahaan tersebut. PR pun dapat secara

regular menulis release meskipun tidak

semuanya mengandung nilai berita

penting. Namun bukan berarti kehadiran

website ini menggantikan media massa

konvensional lainnya (seperti surat kabar,

televise, dan radio). Karena web site ini

sifatnya hanya saling melengkapi atau

berfungsi sebagai pelengkap atau

kepanjangan tangan dari media

konvensional. Walau dengan media on line

memungkinkan PR menulis lebih detail

berita yang diinginkan. Namun PR tetap

harus mengirim press release ke media

massa meskipun sudah mempunyai situs

sendiri.

Ada berbagai alasan mengapa PR

tetap harus mengirim press release ke

media massa. Di antaranya tentu untuk

tetap dapat menjalin hubungan harmonis

dengan media, untuk itu tetap berinisiatif

mengirimkan infomasi ke media. Karena

khalayak web site terbatas dibanding

khalayak media. Untuk menjangkau

khalayak yang lebih luas maka mengirim

press release ke media konvensional tetap

perlu dilakukan.

Sedangkan berkaitan dengan faktor

penulisan press release yang tidak dimuat

di media, ada beberapa kesalahan-

kesalahan PR dalam membuat press

release. Kesalahan-kesalahan tersebut

mungkin saja terjadi karena PR mengirim

release tanpa seleksi dan pertimbangan

yang baik. Di antaranya mungkin release

tidak mengandung nilai berita, teknik

penulisan release yang jelek, release salah

media dan salah sasaran, terlalu sering

mengirim release, PR gagal membuat beda

dengan competitor, release terkesan

sebagai alat promosi langsung, dan

sebagainya.

Oleh karenanya sebelum memulai

penulisan press release, ada baiknya PR

memahami terlebih dahulu posisi dan

tujuan menulis press release ini untuk apa

dan bagaimana mengaplikasikannya.

Mahmud Mahidin (1994:71) merangkum

beberapa hal motivasi penulisan press

release yang diantaranya: (Mahmud, 1994

: 141).

1) Untuk memelihara image dengan

menyiarkan informasi yang dapat

membuat khalayak luas tetap ingat

(aware) akan keberadaan atau

eksistensi pihak yang menulis press

release.

2) Untuk menggambarkan sesuatu yang

baru kepada khalayak luas, baik

tentang peristiwa, masalah yang

berjalan, ataupun tentang gagasan (ide)

yang bersumber dari pihak penulis

press release.

3) Untuk memberikan keterangan

tambahan yang sifatnya memperluas

duduk persoalan yang menyangkut

pihak penulis press release, untuk

membantah berita yang tengah beredar

di tengah masyarakat, yang

menyangkut pihak penulis press

release dan di pandang tidak benar

oleh pihak penulis press release.

4) Untuk membantah berita yang tengah

beredar di tengah masyarakat, yang

menyangkut pihak penulis press

release dan di pandang tidak benar

oleh pihak penulis press release.

5) Untuk mempromosikan produk baru.

Sebenarnya motivasi menulis press

release yang demikian, memang lebih

banyak bersifat subyektif. Maksudnya

subyektif adalah pihak yang mengeluarkan

press release lebih banyak diuntungkan

dalam naskah yang disiarkannya itu.

Tetapi ini jangan dijadikan suatu alasan

kekurangan PR dalam bersaing pesan

liputan di media. Tinggal bagaimana PR

mengemas pesan menjadi daya tarik

tersendiri bagi media, di samping kualitas

hubungan yang baik dengan media tetap

harus dijaga.


74

Gaya Penulisan Press Release, Teknik

Penyajian Secara Tampilan

Para ahli release banyak

memaparkan tentang bagaimana kaidah

penulisan press release yang baik. Press

release yang baik, jelas akan menunjukkan

bahwa praktisi PR (Humas) yang

menggarapnya adalah seorang yang

professional dan tahu benar akan apa yang

diinginkannya.

Penulisan press release yang baik

tentu saja merupakan salah satu tugas yang

paling sulit bagi para praktisi PR (Humas).

Hal tersebut dikarenakan press release

memiliki arti penting yang khusus,

sehingga teknik-teknik penulisan dari

press release itu sendiri haruslah sangat

diperhatikan. Karena secara tidak langsung

teknik penulisan press release berdampak

pada content (isi) press release tersebut.

Format penyajian release dalam

bentuk tampilan fisik merupakan salah

satu langkah awal penentu tulisan menjadi

menarik untuk dibaca oleh media.

Mengapa demikian, karena dari ratusan

bahkan ribuan release yang masuk ke

media dari berbagai perusahaan (lembaga,

institusi, atau organisasi), berdasarkan

pengalaman bersama teman-teman

wartawan pandangan awal seseorang

tertarik membaca yakni dari bentuk

tampilan fisik release yang ringkas setelah

itu baru content (isi) nya, termasuk judul

dan gaya bahasa.

Berikut penulis paparkan beberapa

pendapat ahli release tentang berbagai

bentuk teknik-teknik penulisan press

release berlandaskan kaidah penulisan

secara ilmiah dan teori.

Pendapat Thomas Bivins (1991:83)

tentang format penulisan press release

secara bentuk penyajiannya, adalah:

1) Press release diketik pada kertas

polos.

2) Margin berbanding 1-1, dan diukur

1,5 inch dari semua sisi.

3) Contact person atau pembuat

release diletakkan di pojok kiri atas

pada halaman pertama. Identitas

yang tertera haruslah lengkap

dimana terdapat alamat, nama

pengirim dan nomor telepon yang

dapat dihubungi.

4) Tanggal release diletakkan pada

margin kanan. Proporsi ini dapat

membantu editor untuk mengetahui

informasi sebenarnya melalui

tanggal pengirimannya.

5) Badan release dimulai dari 1/3 dari

bawah halaman release. Ruas

halaman yang tersisa diatas

halaman di maksudkan untuk

catatan atau komentar dari editor.

Apabila ada judul release,

sebaiknya diletakkan antara data

contact person dan badan release.

Pada umumnya, judul tidak

diletakkan diatas contact person.

Judul menggunakan huruf capital,

satu spasi dan kalimat terakhir di

garis bawahi.

6) Badan press release menggunakan

jarak dua spasi. Jangan pernah

menulis press release dengan

menggunakan satu spasi. Penulisan

paragraf, seperti menulis umumnya

yaitu menggunakan spasi normal

antar paragrafnya. Beberapa

perusahaan memilih untuk tidak

menggunakan cara tersebut.

7) Apabila jumlah halaman lebih dari

satu halaman, kata-kata

”bersambung” diletakkan dalam

kurung atau menggunakan ”_”

pada bagian bawah halaman.

8) Halaman berikutnya, mengutip

judul dan menggunakan dua tanda

dash, dan nomor halaman,

diletakkan pada pojok kiri atas.

9) Akhir release ditandai dengan

berbagai cara. Bisa menggunakan

kata “tamat”, atau nomor “30” atau

tanda ####.

Frank Jefkins (1995:113-116)

menyebutkan beberapa format penulisan

press release (siaran berita) sederhana

yang lazim berlaku di kalangan pers. Di

antaranya:


75

1) Kop surat (printed heading paper).

Setiap press release harus ditulis

atau dicetak di atas kerta dengan

kop surat khusus yang tidak sama

dengan kop surat pada kertas yang

biasa dipakai untuk keperluan

korespondensi bisnis sehari-hari.

Pada bagian atas kertas perlu

dibubuhkan kata-kata tambahan

yang berbunyi, misalnya: “Berita

dari” atau “Informasi dari” yang

kemudian diikuti dengan logo atau

symbol organisasi. Sedangkan

alamat dan nomor telepon

hendaknya dicantumkan pada

bagian bawah kertas. Satu warna

saja sudah cukup. Jika terlalu

meriah, nanti justru akan mirip

iklan sehingga bisa mengakibatkan

kesan salah dari pembacanya. Yang

paling penting adalah isinya. Jadi

meskipun harus menarik, kop surat

ini tidak perlu terlalu mencolok,

bahkan harus dibuat sederhana.

Kop surat itu hanya untuk

menunjukkan identitas lembaga

yang bersangkutan, bukan untuk

mengiklankannya.

2) Judul berita (headlines). Judul

harus menyatakan secara jelas apa

yang hendak diberitakan. PR tidak

perlu terlalu pusing mengarang

judul yang spektakuler karena

biasanya para editor suka membuat

judul sendiri yang berbeda dari

judul aslinya, sesuai dengan gaya

penuturan jurnalnya, atau dalam

rangka menyesuaikan luas kolom

yang tersedia.

3) Sub judul (subheadings). Biasanya

subjudul tidak perlu dibubuhkan,

karena sang editor belum tentu

memakainya. Kalaupun ia

memerlukannya, ia akan membuat

subjudul itu sendiri. Namun agar

lebih memperjelas judul, tidak ada

salahnya mencantumkan subjudul,

apalagi jika siaran berita itu

menyangkut suatu uraian yang

sangat teknis, atau jika ada dua

produk yang dikemukakan. Pada

umumnya subjudul ini merupakan

alat tipografis yang digunakan

sebagai bagian dari perwajahan

halaman.

4) Paragraph pinggir (indented

paragraph). Paragraph pertama

tidak perlu dimasukkan ke margin

dalam, meskipun di surat kabar

semua paragraph dimasukkan ke

tepi (artinya kalimat baris pertama

dibuat lebih pendek daripada

kalimat-kalimat lainnya dalam

paragraph yang sama). Samakan

saja panjang kalimat pada baris

awal dengan kalimat-kalimat yang

ada di bawahnya. Sedangkan untuk

paragraph-paragraf berikutnya,

kalimat di baris pertama harus

dibuat menjorok ke dalam sehingga

lebih pendek daripada yang lain.

Jangan sekali-kali menggunakan

paragraph blok (semua kalimat

baris pertama dari semua paragraph

di buat sejajar sehingga tidak ada

yang menjorok ke dalam). Ini

menyalahi kaidah. Jarak antar baris

harus berspasi ganda.selain itu,

lebar margin bawah, atas, kana dan

kiri harus dibuat seimbang.

5) Huruf-huruf besar (capital letters).

Jangan menulis nama perusahaan

atau organisasi atau nama produk

dengan huruf besar semuanya.

6) Penggarisbawahan (underlining).

Tidak ada kata atau kalimat dalam

siaran berita yang perlu digaris

bawahi. Untuk menonjolkan suatu

kata atau kalimat, maka kata atau

kalimat itu dimiringkan (italics).

Biasanya yang menentukan adalah

editor, jadi PR yang membuat

siaran berita itu tidak perlu

melakukannya sendiri.

7) Titik-titik dalam singkatan (points

in abbreviations). Menurut kaidah

yang berlaku, titik tidak perlu

dipakai dalam singkatan. Jadi yang

benar adalah IPR, USA, UGM

bukannya I.P.R, U.S.M, U.G.M.


76

Namun untuk singkatan-singkatan

tertentu, pemakaian titik memang

diwajibkan seperti “d.a” (dengan

alamat) atau “u.p” (untuk

perhatian).

8) Angka-angka (figures). Semua

angka, dari satu sampai Sembilan

harus ditulis dalam huruf.

Sedangkan 10 (sepuluh) ke atas

harus ditulis dalam angka, kecuali

untuk angka tahun, harga, satuan

moneter, satuan ukur, nomor

alamat, dan nomor telepon. Nilai-

nilai yang amat besar perlu

diperjelas dalam bentuk uraian

huruf, misalnya satu juta.

9) Tanggal (dates). Jika melaporkan

suatu peristiwa, jangan sekali-kali

memakai kata “baru-baru ini”,

“hari ini”, “senin depan”, atau kata-

kata lainnya yang kurang jelas. Hal

ini bisa membingungkan para

editor. Kalaupun kata “hari ini”

mau dipakai, maka hendaknya

disertai dengan tanggal persisnya di

dalam tanda kurung. Karena media

mempunyai jadwal terbit yang

berlainan.

10) Sambungan (continuations).

Apabila siaran berita ini

memerlukan lebih dari satu

halaman, maka tulislah kata

“bersambung” atau “berlanjut ke

halaman berikutnya” pada sudut

kanan bawah. Setelah itu, pada

ujung atas halaman-halaman

selanjutnya berikanlah tanda

tertentu yang menunjukkan bahwa

itu adalah halaman sambungan.

Misalnya “Mesin kopi baru-2”.

Jangan lupa membubuhkan nomor

halaman setelah halaman pertama.

11) Tanda kutipan (quotation marks).

Tanda kutip (“….”) harus

dibubuhkan untuk setiap kalimat

yang dikutip secara langsung

maupun tak langsung. Namun

jangan berikan tanda kutip untuk

nama produk maupun nama

apapun, karena itu sama sekali

tidak sesuai dengan kaidah yang

berlaku. Baik tanda kutip maupun

penggarisbawahan tidak lazim

dipergunakan.

12) Larangan (embargo). Di sini,

larangan atau embargo berarti suatu

permintaan untuk tidak

menerbitkan suatu cerita atau

naskah sebelum tanggal dan saat

tertentu. Namun para editor tidak

berkewajiban untuk mematuhi

embargo tersebut, karena memang

tidak ada peraturan atau kode etik

yang mengaturnya. Meskipun

demikian embargo tersebut

hendaknya dihormati, apalagi di

dalam kondisi-kondisi tertentu.

13) Identitas penulis (authorship). Di

akhir naskah siaran berita penulis

harus mencantimkan nama dan

nomor teleponnya. Selain untuk

menunjukkan identitas penulis,

pencantuman nama dan nomor

telepon tersebut sekaligus juga

untuk menunjukkan bahwa naskah

siaran berita itu sudah habis atau

berakhir. Dengan demikian kita

tidak perlu menuliskan “selesai” di

penghujung naskah, yang bisa-bisa

akan menimbulkan salah tafsir

(pihak pers mungkin saja akan

menganggapnya sebagai siaran

berita terakhir yang mereka terima

dari suatu organisasi).

Otis Baskin, Craig Aronof dan

Lattimore (1997:208) menyebutkan

beberapa format penulisan dalam bentuk

penyajian press release, adalah sebagai

berikut:

1) Menggunakan kertas putih polos

berukuran kuarto (8,5 x 11 inch),

menggunakan double spasi,

pengetikan pada satu muka saja

dan tidak lebih dari 2 halaman.

2) Identifikasi perusahaan dengan

mencantumkan nama, alamat dan

nomor telepon. Nama dan nomor

telepon contact person Humas,


77

diletakkan pada posisi paling atas

dari release.

3) Ada waktu release. Jadi tidak

hanya berupa tulisan “For

Immediate Release” tetapi ada

spesifikasi waktu dan tanggal.

Contoh : “For release at noon,

march 31”. Pastikan untuk

mencantumkan tanggal pada saat

release tersebut disiapkan dan bisa

diletakkan pada posisi paling atas

release atau pada tempat tanggal

release.

4) Judul release merupakan judul

yang mencerminkan ringkasan dari

keseluruhan isi release atau

headline tetapi beberapa editor

lebih menyukai judul saja.

5) Mulailah cerita ini kira-kira 1/3

bagian dari bawah pada halaman

pertama.

6) Release dapat dimulai dengan

tanggal kejadian atau bisa dengan

menyebutkan tempat kejadian.

7) Lengkapi kalimat sebelum pindah

ke halaman berikutnya, pergunakan

kata “bersambung” pada bagian

bawah halaman dan pada dengan

mungutip judul, dua tanda dash,

hal, dan jumlah hal yang diletakkan

di pojok kiri atas. Contoh : “……

2/2”.

8) Pada bagian akhir release dapat

mencantumkan “-30-“ atau “###”

atau “END” untuk menandakan

bahwa ini adalah akhir dari tulisan.

9) Bila mungkin, dapat menggunakan

foto hitam putih yang berkualitas.

Setiap foto yang ada diberi

keterangan (caption). Pada bagian

belakang foto, ditulis nama, alamat

dan nomor telepon dari contact

person.

Sedangkan Newsom dan Haynes

(2005:180-181) menyebutkan beberapa

format penulisan press release adalah

sebagai berikut:

1) Margin paling tidak satu inch pada

setiap sisinya. Indented paragraph

menggunakan 10 spasi.

2) Identitas perusahaan dicantumkan

pada pojok kanan atas, lengkap

dengan nomor telepon, fax dan

alamat email.

3) Contact person dicantumkan pada

kiri halaman, sejajar dengan detail

identitas perusahaan.

4) Apabila mencantumkan tanggal

pengiriman release, maka ”For

Immediate release” dihapus saja

dan diganti dengan informasi

waktu yang lebih detail, contoh :

“12 siang”, “selasa, 24 mei 2005”.

5) Sebaiknya hanya menggunakan

satu halaman release karena akan

lebih disukai dalam pencetakan,

tetapi bisa saja lebih dari satu

halaman bila diperlukan.

6) Badan release dimulai pada ½

bagian dari halaman paling atas,

gunakan dua spasi.

7) Untuk halaman bersambung,

gunakan kata ”berlanjut”.

8) Pada halaman berikutnya, pada

pojok atas ditulis judul, halaman

dan tanda dash. Contoh : ” ........ ”.

9) Pada akhir release, menggunakan

symbol ” ….. ” atau ”END” atau

”###”.

Teknik Penyajian Secara Content (Isi)

Press Release

Lead adalah teras berita. Sebuah lead

harus mampu membangkitkan rasa ingin

tahu dan memikat pembaca agar terus

membaca hingga selesai. Atau meskipun

tidak mau membaca hingga selesai, paling

tidak lewat lead pembaca telah tahu apa

yang telah atau sedang terjadi.

Berikut ini adalah jenis-jenis lead

yang baik dalam penulisan press release

menurut berbagai ahli release, diantaranya

jenis-jenis lead yang baik menurut Bivins

(1991:77) , terdiri atas :

1) Summary Lead. Adalah jenis lead

yang paling umum dipakai sebagai


78

lead. Lead ini mengandung unsur

5W + IH, yaitu : Who, What, When,

Where, Why dan How.

2) Delayed Lead. Lead ini digunakan

untuk menggambarkan cerita dari

sebuah berita. Tipe ini biasanya

digunakan untuk menulis feature.

Sedangkan lead yang baik menurut

Jefkins (1995:108) memiliki ciri-ciri :

Berisikan rangkuman atas

keseluruhan cerita, maksudnya seandainya

media tidak memungkinkan untuk memuat

keseluruhan naskah, maka paragraph

pertama ini dapat mengemukakan inti

pesan.

Lead yang baik menurut Baskin, Aronof,

dan Lattimore (1997:207), adalah :

1) Menggunakan Summary Lead.

Hindari time lead (when lead),

karena bukan merupakan lead yang

kuat.

2) Lead tersebut harus dapat

menjawab seluruh pertanyaan 5W

+ IH.

3) Menggunakan sistem piramida

terbalik.

Lead yang baik menurut Newsom dan

Haynes (2005:181), adalah:

1) Harus menarik, tidak selalu 5W +

IH tetapi harus dapat memberikan

indikasi yang cepat tentang

keseluruhan cerita dan mengapa

release ini penting.

2) Singkat, tidak lebih dari 4 baris.

Satu kalimat tidak lebih dari 15

atau 16 kata.

3) Gaya Bahasa Press Release

Gaya bahasa press release

merupakan bagian yang tidak kalah

penting dari suatu kualitas penulisan press

release yang baik. Karena kualitas

penulisan press release yang baik selain

terlihat dari tampilan fisik dan isi

(content), gaya bahasa juga berperan

dalam mempengaruhi opini publik melalui

isi pesan yang di sampaikannya, apakah

mudah dimengerti atau cenderung justru

berlebih-lebihan atau bahkan lebih banyak

unsur promosinya. Berikut ini adalah

konsep kriteria gaya bahasa press release

yang baik yang dapat dijadikan acuan

dalam menulis sebuah isi pesan press

release, diantaranya adalah :

Thomas Bivins (1991:80-81) Gaya

bahasa press release, adalah:

1) Sebaiknya tidak memulai sebuah

release dengan menggunakan

kalimat kutipan.

2) Tanggal penulisan release, dipakai

sebagai pembuka release.

Gaya bahasa press release yang baik

menurut Frank Jefkins (1995:112),

adalah:

1) Menghindari gaya bahasa

superlatif. Gaya superlatif adalah

suatu ungkapan atau kata yang

mumuji diri sendiri secara

berlebihan dengan ekspresi yang

serba hebat. Sebuah press release

harus senantiasa hanya memuat

informasi-informasi aktual.

2) Menghindari gaya bahasa

subyektif. Hindari generalisasi

yang tidak jelas dan kecondongan

untuk menjelaskan segala sesuatu

yang berakibat tulisan keluar dari

konteks aslinya. Biarkan saja

pembaca yang menilai sendiri

bagaimana kenyataannya.

3) Menghindari gaya bahasa klise.

Jangan pernah memakai kata-kata

klise seperti ”unik”, ”lain daripada

yang lain”, ”bercakupan luas” dan

lain sebagainya. Meskipun

istimewa produk ini belum tentu

benar-benar unik, karena hal-hal

yang sepenuhnya unik sangat

langka didunia ini.

4) Penggunaan tanda kutip (”...”).

Tanda kutip dibubuhkan untuk

setiap kalimat yang dikutip secara

langsung maupun tidak langsung.

Jangan mengutip pendapat atau

komentar dari seorang tokoh,


79

kecuali jika itu langsung bersumber

dari orang yang bersangkutan.

Gaya bahasa press release yang

baik, menurut Baskin, Aronof dan

Lattimore (1997:208-209) terletak pada

konsep bahwa release bersifat faktual dan

fokus pada satu subyek, diantaranya adalah

:

1) Hendaknya penulisan release

haruslah akurat dengan

menggunakan ejaan yang benar.

2) Menggunakan piramida terbalik,

informasi terpenting berada pada

paragraph awal.

3) Hindari penggunaan slogan,

stereotype atas berita, istilah teknik

dan istilah asing yang sulit

dimengerti oleh orang awam.

4) Akurat dalam setiap penulisan,

nama, alamat, kutipan dan lain-

lain.

Gaya bahasa press release yang

baik menurut Newsom dan Haynes, adalah

:

1) Mengikuti gaya penulisan surat

kabar dalam level kompleksitas

dan dalam struktur dasar cerita.

2) Merupakan suatu berita pendek

yang terdiri dari beberapa kalimat,

paragraf yang pendek dan kata-

kata yang sifatnya umum.

3) Jangan pernah mencoba untuk

“menjual” sesuatu dalam press

release sebuah release bukan

merupakan iklan.


80

Matriks Gaya Penulisan Press Release

NO

THOMAS BIVINS

OTIS BASKIN,

ARONOF & LATTIMORE

FRANK JEFKINS

NEWSONS & HAYNES

TAMPILAN RELEASE

1.

Kertas

A4

Quarto (8.5 x 11 inch), putih polos.

Kop surat khusus release, bagian atas tertulis

“Berita dari” atau “Informasi dari”.

2.

Margins

1 inch

1 inch

3.

Contact Person

Pojok kiri atas pada hal 1 mencantumkan

alamat lengkap, nama lengkap, dan no

telepon.

Identitas perusahaan terdiri dari nama,

alamat dan no telepon, contact Person

terdiri dari nama dan no telepon harus

diletakkan pada posisi paling atas dari

release.

Dicantumkan pada bagian bawah kertas pada

akhir release.

Identitas perusahaan dicantumkan pd

pojok kanan atas, lengkap dgn no telepon,

fax & email.

Contact person dicantumkan pd kiri

halaman, sejajar dgn detail identitas

perusahaan.

4.

Waktu Release

Ditulis “for immediate release”, diletakkan

pada kanan atas sejajar dengan identitas

perusahaan.

Tidak hanya berupa tulisan ”For immediate

release” tetapi ada spesifikasi waktu dan

tanggal release

Ditulis “For immediate release”, diletakkan

dikanan atas.

5.

Tanggal Release

Dicantumkan apabila tidak ada waktu

release.

Berada pada lead paragraph.

Dicantumkan pada akhir release.

Dicantumkan apabila tidak memakai waktu

release.

6.

Badan Release

Mulai dari 1/3 halaman.


Normal.


7. Judul Release Antara contact person dan isi release.

Semua huruf besar, single spasi, kalimat

terakhr diberi garis bawah.

Merupakan summary title atau headline dari

cerita.

Berada dibawah logo, judul harus

menyatakan secara jelas apa yang hendak di

ceritakan.

Diletakkan setelah semua identitas perusahaan

dan contact person, sebelum lead paragraf

merupakan rangkuman dari keseluruhan cerita.


81

8.

Sub Judul Release

Belum tentu dipakai oleh editor, tetapi tidak

ada salahnya utk memperjelas judul.

.9.

Halaman Bersambung

Menggunakan kata “-berlanjut-“.

Menggunakan kata “-berlanjut-“.

Menggunakan kata

“-bersambung-“ atau

“-berlanjut kehalaman berikutnya-“.

Menggunakan kata

”-berlanjut-”.

10.

Halaman Sambungan

Mengutip judul, 2 tanda dash dan halaman

di letakkan dipojok kiri atas.

Contoh ”blablabla—2”.

Mengutip judul, 2 tanda dash, dan jumlah

halaman diletakkan di pojok kiri atas.

Contoh : ”blablabla—2/2”.

Mengutip judul, 1 tanda dash dan halaman

diletakkan dipojok kiri atas.

Contoh : ”blablabla-2”.

Mengutip judul halaman dan tanda dash.

Diletakkan di pojok kiri atas.

Contoh : ”blablabla, 2-”.

11.

Akhir Release

Menggunakan ”end” atau ”so”

Menggunakan ”end”, ”so” atau ”###”.

Mencantumkan identitas pengirim atau

contact person, shg tdk perlu menulis

”TAMAT”.

Menggunakan ”end”, ”so” atau ”###”.

12.

Logo

Pojok kiri atas

Bagian kiri atas, antara identitas perusahaan

dan contact person.

Dicantumkan pada atas halaman, setelah

tulisan ”Berita Dari”.

Pojok kanan atas.

13.

Photo

Bila mungkin menggunakan photo

berwarna.

14.

Panjang Release

(Jumlah halaman)

Tidak lebih dari 2 halaman.

Usahakan tidak lebih dari 1 halaman.

Point penting selayaknya dapat dijabarkan

dalam 1 halaman 2-3 paragraf.

15.

Spasi

Single spasi

Double spasi

Double spasi

Double spasi

16.

Indented Paragraf

Menggunakan Indented Paragraf.

Menggunakan Indented Paragraf.

Tidak perlu “dimasukkan” ke margin dalam,

ratakan saja.

Menggunakan Indended Paragraf.


82

NO

THOMAS BIVINS

OTIS BASKIN,

ARONOF & LATTIMORE

FRANK JEFKINS

NEWSONS & HAYNES

CONTENT (ISI) RELEASE

1.

Lead

Summary lead :

yg paling umum dipakai sebagai lead 5W

+ 1H.

Delayed Lead :

utk menggambarkan cerita dari berita.

Biasanya untuk feature.

Menggunakan Summary lead, hindari

“time” (when) lead karena bukan lead

yang kuat.

Menjawab 5W + 1H.

Menggunakan piramida terbalik.

Berisikan ttg rangkuman keseluruhan isi

cerita, subyek diawal kalimat, nama

singkat perusahaan, lokasi serta telaah

singkat keseluruhan isi.

Harus menarik, tdk selalu 5W + 1H hrs

dpt memberikan indikasi yg cepat ttg

keseluruhan cerita dan mengapa release

ini penting.

Singkat, tdk lebih dari 4 baris, satu

kalimat dan tidak lebih dari 15/16 kata.

2.

Tanggal dan waktu release

Release tanpa waktu yg spesifik.

Release dgn tanggal spesifik.

Bersatu dengan lead paragraph, sebagai

pembuka.

Gaya penulisan barat biasanya bulan

terlebih dahulu kemudian tanggal, tetapi

ada yang sebaliknya. Di Indonesia

keduanya tidak masalah.

3.

Datelines

Diletakkan untuk menjadi pembuka

release.

Diletakkan untuk menjadi pembuka

release. Bersamaan dengan ”berita dari”,

hari dan tanggal release.

4.

Gaya Bahasa

Jangan pernah memulai release dgn

menggunakan kalimat kutipan.

Akurat, jelas dgn EYD

Hindari slogan, stereotype, istilah teknik

dan istilah asing

Setiap paragraf singkat, tdk lebih dari 6

baris. Satu kalimat tdk melebihi 20 kata.

Hindari gaya bahasa superlatif juga kata

atau ungkapan yang memuji diri sendiri

dan ekspresi yang serba hebat.

Hindari generalisasi yang tidak jelas dan

kecenderungan utk menjelaskan segala

sesuatu yg berakibat tulisan keluar dari

konteks aslinya. Jauhi ungkapan

subyektif, kemukakan fakta.

Jangan memakai kata ”klise”, seperti

”unik”, ”lain daripada yang lain”,

”bercakupan luas” dsb.

Mengikuti gaya penulisan surat kabar

dalam level kompleksitas dan dalam

struktur dasar cerita.

Pendek tetapi terdiri dari beberapa

kalimat, paragraf yang pendek dan kata-

kata yang umum.

Hindari slogan, komentar editorial.

Tidak menjual.

5.

Tanda Kutip (”..”)

Dibubuhkan untuk setiap kalimat yg

dikutip secara langsung maupun tidak

langsung.


83

6.

Penggarisbawahan

(Underlining)

Tidak ada kalimat atau kata yang perlu

digarisbawahi, cukup dimiringkan.

7.

Titik-titik dalam singkatan

Menggunakan kaidah yang berlaku, tidak

perlu dipakai dalam singkatan.

8.

Angka

.

Semua angka, satu sampai sembilan harus

ditulis dengan huruf, 10 (sepuluh) keatas

ditulis dengan angka, kecuali tahun,

harga, no alamat dst.


84

Contoh Pola Tampilan Press Releas

Thomas Bivin

Contoh Pola Tampilan Press Release

Baskin, Asronof & Lattimore


85


Newsom & Haynes


Frank Jefkins

KESIMPULAN

Menulis bukanlah pekerjaan yang

mudah. Keahlian menulis erat

hubungannya dengan pekerjaan PR, di

antaranya; membuat press release,

backgrounders, iklan layanan

masyarakat, iklan korporat, artikel dan

editorial, publikasi ringan, company

profile dan annual report, naskah pidato,

bahan-bahan presentasi, dan berbagai

kegiatan menulis lainnya yang

dibutuhkan perusahaan.

Untuk memperoleh keahlian

menulis seorang praktisi PR harus

mengenal teknik penulisan dan banyak

melakukan latihan. Tetapi itu saja tidak

cukup. Pekerjaan menulis bukanlah

semata-mata pekerjaan tangan,

melainkan kombinasi dengan pekerjaan

yang menggandalkan analisis. Oleh

karenanya untuk dapat menulis dengan

baik dibutuhkan dukungan riset, data,

bacaan, diskusi, dan upaya yang

memperluas wawasan.

Karya tulis yang paling sering

dilakukan oleh praktisi PR adalah press

release. Sebelum memulai menulis press


86

release, praktisi PR perlu melaksanakan

tahap persiapan, termasuk motivasi yang

mendasari praktisi PR ketika ingin

menulis press release. Dengan demikian

PR dapat mematangkan topic dan isu

yang hendak diangkat, bila perlu

melakukan studi pustaka atau riset kecil-

kecilan agar mendapat gambaran yang

lebih dalam. Kemudian ditentukan siapa

pihak yang pantas menerima pesan

tersebut dan media apa yang akan

diminta bantuannya untuk

menyebarluaskan pesan tersebut.

Para ahli release Thomas Bivins,

Otis Baskin Arronof and Lattimore,

Doug Newsom and Haynes, dan Frank

Jefkins menyebutkan berbagai konsep

dan teknik penulisan yang baik dengan

teknik penyajian yang berbeda namun

secara keseluruhan memiliki perspektif

yang hampir sama. Intinya, praktisi PR

ketika merampungkan tulisannya harus

memperhatikan bagaimana strategi

pesannya, termasuk tampilan secara fisik

release yang terdiri dari beberapa criteria

di antaranya (contact person, waktu atau

tanggal release, badan release, logo,

judul release, panjang release, spasi,

indended paragraf, halaman bersambung,

akhir release, dan backgrounders), serta

content (isi) dalam release, dan gaya

bahasa release yang akan digunakan.

Bahasa memberi rasa, dan rasa

akan memperkaya alam imajinasi

pembaca. Ada beberapa pilihan bahasa

(kata) yang dapat digunakan, di

antaranya kata-kata formal atau informal,

jargon, kepastian penggunaan kata-kata

kiasan (konotatif) atau kata-kata yang

sebenarnya (denotatif), kata-kata umum

atau spesifik, bahkan kata-kata berlebih

(superlative). Untuk menghidupkan

tulisan, praktisi PR dapat memasukkan

variasi action bahasa (kata-kata) seperti

narasi (bercerita), pengideraan

(deskripsi), kalimat langsung atau

penjelasan (eksposisi). Dalam kegiatan

PR, gaya penulisan yang demikian

mewarnai karya tulis PR. Biasanya

tulisan akan menjadi lebih baik bila telah

diberi masukan oleh pembaca awam atau

mereka yang mengerti sola bahasa.

Kelaikan sebuah berita berarti

bahwa informasi yang hendak dimuat di

media massa harus mampu menarik

minat para pembaca (pemirsa atau

pendengar, untuk media televise dan

radio). Standar ini harus senantiasa

diperhatikan oleh setiap praktisi PR

(humas) yang hendak mempublikasikan

kisah atau pesan-pesan humasnya.

Mereka harus menguji kelaikan berita

dari suatu siaran berita, artikel atau

gambar-gambar (foto) yang hendak

dipublikasikan sebelum benar-benar

diserahkan ke media massa. Undanglah

para jurnalis dari berbagai macam media

guna mengikuti suatu acara pers yang

khusus diadakan guna menjajagi kelaikan

berita dari suatu materi. Pertanyaan-

pertanyaan yang harus diajukan dalam

kaitan ini antara lain adalah apakah berita

ini layak untuk dicetak, apakah foto ini

tidak akan menyita terlalu banyak

halaman, mengapa para jurnalis yang

hadir membatasi waktunya dalam

mengikuti acara pers ini? Pada akhirnya,

setiap praktisi PR harus mampu menilai

kelaikan berita dari suatu materi yang

hendak disiarkannya.

DAFTAR PUSTAKA Baskin, Otis and Craig E. Aronoff. 1997.

Public Relations The Profession

And The Practice. 4th

edition.

Boston : MC. Graw Hill.

Bivins, Thomas. 1991. Handbook for

Public Relations Writing, 4th

Edition. Lincon Wood : NTC

Business Book.

Cutlip, M. Scott., Center. H, Allen., and

Broom, M. Glen. 1999. Effective

Public Relations. New Jersey :

Prentice Hall.


87

Jefkins, Frank. 1996. Public Relations:

terjemahan Harris Munandar,

edisi IV. Jakarta: Penerbit

Erlangga.

Kasali, Rhenald. 1999. Manajemen

Public Relations. Jakarta :

Penerbit Pustaka Utama Grafiti.

Kriyantono, Rachmat. 2008. Public

Ralations Writing ‘Teknik

Produksi Media Public

Relations, dan Publisitas

Korporat’. (Jakarta : Kencana

Prenada Media Group).

Mahmud, Mahiddin. 1994. Model

Pengantar Hubungan

masyarakat. Jakarta : Penerbit

Erlangga.

Newsom, Doug and Haynes, Jim. 2005.

Public Relations Writing, 7th

Edition.

Canada :Thomsom Wadsworth.

Documents

PUBLIC RELATIONS DAN KEMAMPUAN MENULIS PRESS RELEASE