Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 kubus-IT Professionelles

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

1kubus-IT

Professionelles Projektmanagement in der Professionelles Projektmanagement in der PraxisPraxis

Veranstaltung 4 – Teil 1 (19.05.2008):

Projektplanung 2

SS 2008


2kubus-IT

Agenda

Organisatorisches Bericht des PL vom Teams 4 Netzplantechniken Ressourcen- und Kostenplanung II

Ressourcenplanung Kostenplanung Planoptimierung Praxisbeispiel

Ressourcen- und Kostenplanung II – mit MS Project Aufgabe 4 Vortrag 3: SWOT-Analyse im Projektmanagement Tipps zum Rede-Schluss


3kubus-IT

ProjektdokumentationProjektdokumentation

Termine 2008 (Stand: 19.05.2008)

Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5

21.04.08 1 V

05.05.08 2 x V x

19.05.08 3 V x

02.06.08 4 x x V

16.06.08 5 x x V

30.06.08 6 x x x

14.07.08 AP 1 2 3 4 5

x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation

V2LösungAufgabe

1

V3LösungAufgabe

2

V4LösungAufgabe

3

V5LösungAufgabe

4

V6LösungAufgabe

5

MS 1:MS 1:AbnahmeAbnahme

„„Planung undPlanung undAufgaben-Aufgaben-VerteilungVerteilung“

MS 2:MS 2:Abnahme Abnahme PrototypPrototyp

Ab-Ab-schluss-schluss-Präsen-Präsen-tationtation

21.04. 5.5. 19.5. 2.6 16.6. 14.7.14.5. 9.6.

V1

14.04.

V7AbgabeProjekt-

Doku

30.6


4kubus-IT

Feedback zu den Lösungen von A3 (1)

Insgesamt sehr ausgereifte Projektplanungen

Jour fixe-ProtokolleEin am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse anhand des Protokolls nach-vollziehen können Arbeitszeitnachweise Für jeden Monat sind die in diesem

Monat geplanten Soll-Stunden einzutragen; Soll/Ist-Vergleich erfolgt am Projektende


5kubus-IT

Feedback zu den Lösungen von A3 (2)

Durchgängigkeit beachten! PSP mit APs AP-Beschreibungen Vorgänge / Basisplan

APs sind analysierte „Blätter“ des PSP Sie sind zu beschreiben (AP-Formular)

Sie gehen als Vorgänge in den Basisplan ein Ein PSP muss sämtliche Projektaufgaben enthalten AP-Formular: „Erwartete Ergebnisse“ ergebnisorientiert und

nicht tätigkeitsorientiert beschreiben statt: „Programmieren der wichtigsten Schnittstellen der Website“ besser: „Die wichtigsten Schnittstellen der Website sind programmiert“ noch besser und klarer: „Folgende Schnittstellen der Website ...

(Aufzählung) sind programmiert“ Empfehlung zum JF-Protokoll: Aufgaben grundsätzlich

personalisieren – mit einem Verantwortlichen (sonst besteht die Gefahr, dass sich keiner darum kümmert, da ja alle anderen sich darum kümmern sollen)


6kubus-IT

Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation (4)

Projektsteckbrief Datei: Plan1-Team_x .ppt Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne

Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Gemischter PSP

Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen) Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen

Projektarbeit MS Project 2007


7kubus-IT

Projektplanung: Überblick

AP 1

AP 2

AP 3 AP 4

AP n

Projekt-strukturplan

Projekt-auftrag

Projekt-auftrag

Zeitplan

Kostenplan

Ressourcenplan

- Ergebnisse - Termine- Kosten

Arbeitspakete/Vorgänge- Name, AP-Nr.- Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen- Verantwortlicher- Aufwand, Dauer, Kosten

Nr.

1

2

3

4

5

6

7

8

28.05.

08.06.

S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M14. Mai '01 21. Mai '01 28. Mai '01 04. Jun '01 11. Jun '01

0

1.000.000

2.000.000

3.000.000

4.000.000 BudgetansatzMrz 03Feb 04Jan 04Dez 03Nov 03Okt 03Sep 03Aug 03Jul 03Jun 03Mai 03Apr 03Mrz 03Feb 03Jan 03Dez 02Nov 02Okt 02Sep 02Aug 02Jul 02

€


8kubus-IT

Terminplanungstechniken

Terminliste

Vernetztes Balkendiagramm (entspricht Vorgangsknoten-Netzplan)

Balkendiagramm

Netzplantechnik

Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende

1 Vorbereitungen 6 Tage Mo 05.05.03 Mo 12.05.03

2 Anforderungen definieren 3 Tage Mo 05.05.03 Mi 07.05.03

3 Auswahl der PM-Software 3 Tage Do 08.05.03 Mo 12.05.03

4 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Di 13.05.03 Di 13.05.03 13.05.

D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M28. Apr '03 05. Mai '03 12. Mai '03 19. Mai '03

Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende

1 Vorbereitungen 6 Tage Mo 05.05.03 Mo 12.05.03

2 Anforderungen definieren 3 Tage Mo 05.05.03 Mi 07.05.03

3 Auswahl der PM-Software 3 Tage Do 08.05.03 Mo 12.05.03

4 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Di 13.05.03 Di 13.05.03 13.05.

D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M28. Apr '03 05. Mai '03 12. Mai '03 19. Mai '03

ReviewReview

geeignet für kleinere Projekte

geeignet für große Projekte mit vielen APs

AP-Name Verantwortlicher EndeStartAP-Nr. StatusDauer


9kubus-IT

Netzplantechnik (NPT)

NPT: Instrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen

Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten

Grundbegriffe Vorgang (= AP)

Zeitfordernde Tätigkeit mit definiertem Anfang und Ende

Ereignis Eintreten eines definierten Zustandes/ Ergebnisses im Projektablauf (z.B. Meilenstein)

Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile

Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph)

Dauer

Zeitspanne zwischen Anfang und Ende eines Vorgangs


10kubus-IT

Netzplanarten: Basistypen

Vorgangs-Pfeil-Netzplan Knoten: Ereignisse Pfeile: Vorgänge Beispiel: Critical Path Method (CPM)

Ereignis EreignisVorgang

Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten: Vorgänge Pfeile: Anordnungsbeziehungen Beispiel: Metra Potential Method (MPM)

Vorgang Vorgang

Ereignis Ereignis

Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten: Ereignisse Pfeile: Anordnungsbeziehungen Beispiel: Program Evaluation

and Review Technique (PERT)


11kubus-IT

Anordnungsbeziehungen (AOB)

Bezeichnung Kürzel Beschreibung

NormalfolgeEnde-Anfang

EADer Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann

AnfangsfolgeAnfang-Anfang

AA Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge

EndfolgeEnde-Ende

EEAktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der andere Vorgang (Vorgänger) beendet ist.

SprungfolgeAnfang-Ende

AEDer Beginn des Vorgängers ist Voraussetzung für das Ende des Nachfolgers

Überlappung... + Zeit... + %

Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann

ReviewReview


12kubus-IT

Weitere Grundbegriffe

FAZ Frühester AnfangszeitpunktSAZ Spätester AnfangszeitpunktFEZ Frühester EndzeitpunktSEZ Spätester EndzeitpunktD DauerFEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D

Vorgang 1

Vorgang 2

Vorgang 3

Vorgang 4

FAZ FEZ SAZ SEZ

Beginn Ende

GP Gesamt-Puffer (Vorgang 3) := SEZ – FEZ = SAZ – FAZ

FP freier Puffer (Vorgang 3):= FAZ (V4) – FEZ (V3)

GP > FP

FP

GP


13kubus-IT

Critical Path Method (CPM)

Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges

Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan

Pfeile = Vorgänge

Knoten = Ereignisse

Anwendung: Bei linearen Projekten (Wasserfall)

Anfangs-ereignis

End-ereignis

VorgangVorg.-Dauer


14kubus-IT

CPM: Beispiel

(1) Materia

l

b

estellen

3

3

(2) Arbeitspläne

aufstellen5

0

(3) Materialkosten errechnen

(7) Selbstkosten

ermitteln

4

2

00

1

0

0

33 1110

5

5

1616

(4) Lieferzeit des Materials

465

4

1010

(8) Arb

eit

ausführen

6(5) Arbeitskräfte einweisen

7

(6) Lohnkosten errechnen

5

Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement

als Führungskonzept, Springer 1999

Frühester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann

Spätester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann

Dauer des Vorgangs


15kubus-IT

Metra-Potential-Method (MPM)

Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem

Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan

Knoten := Vorgänge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer

zwischen den Vorgängen Anwendung: Projekte mit parallelen Arbeitspaketen

Vorg.-Nr.

Vorgang

FAZSAZ

FEZSEZ

Dauer


16kubus-IT

MPM: Beispiel

(0)

0 0

Projektstart Projektziel

1

16 16

(4)Lieferzeit des

Materials33

10107

(3)Materialkosten

errechnen36

7104

(5)Arbeitskräfte

einweisen56

9104

(6)Lohnkostenkalkulieren

56

10115

(1)

Material bestellen00

333

(7)Selbstkosten

ermitteln1011

15165

(2)Arbeitspläne

aufstellen01

565

(8)

Arbeit ausführen1010

16166

Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999


17kubus-IT

Program Evaluation and Review Technique (PERT)

Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten

Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan

Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen)Pfeile = Anordnungsbeziehungen mit Dauer zwischen Ereignissen

Knoten-Nr.

EreignisoD/rD/pD

mD

PERT berechnet die Wahrscheinlichkeit unter der Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt

Statt der Vorgangsdauer jeweils drei Zeiten pro Vorgang Optimistische Dauer: oD Pessimistische Dauer: pD Realistische Dauer: rD

Erwartete mittlere Dauer mD mD = (oD + 4*rD + pD) / 6 (Erwartungswert)

Varianz v v = ((pD - oD) / 6)2


18kubus-IT

PERT: Beispiel

3

50

4

1

0

0

5

4

6

7 5

Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999

0

0 0

Materialbestellt

1

3 3

Projektstart

Material- undLohnkosten berechnet

3

10 11

Arbeitspläneaufgestellt

2

5 6

Material angeliefert undArbeitskräfteeingewiesen

4

10 10

Projektziel

1

16 16


19kubus-IT

Balkendiagramme versus Netzpläne

Netzpläne+ Sehr gute Darstellung der

zeitlichen und logischen Abhängigkeiten

+ Automatische Berechung des kritischen Wegs

+ Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich

- Hoher Erstellungsaufwand- Umfangreiche Kenntnisse/

Schulungsaufwand erforderlich- Ungeeignet für Präsentationen

wegen hoher Komplexität- Für kleine und mittlere Projekte

überdimensioniert

Balken-Diagramme+ Weit verbreitet+ Sehr verständlich+ Schnell zu erstellen

(mit PM-Tool)+ Geeignet für Präsentationen+ Vernetzte Balken-Diagramme

zeigen neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhängigkeiten auf


20kubus-IT

Netzplandiagramm mit kritischem Pfad in MS Project

Beispiel: Einführung einer PM-Software

Vorbereitung

Anfang: 22.05.06Nr.: 1

Ende: 07.06.06 Dauer: 11 Tage

Abg.: 0%

Angebote einholen

Anfang: 24.05.06 Nr.: 3

Ende: 31.05.06 Dauer: 1 Woche

Res.:

Auswahl der PM-Software

Anfang: 01.06.06 Nr.: 4


Res.:

Durchführung

Anfang: 08.06.06Nr.: 6


Abg.: 0%

Anforderungen definieren

Anfang: 22.05.06 Nr.: 2


Res.:

Auswahl der PM-Software

Anfang: 01.06.06 Nr.: 4


Res.:

Präsentation und Mittelfreigabe

Meilensteindatum: Mit 07.06.06

Nr.: 5

Installation der Software auf Server

Anfang: 08.06.06 Nr.: 7

Ende: 08.06.06 Dauer: 1 Tag

Res.:

Installation der Software auf Clients

Anfang: 08.06.06 Nr.: 8


Res.:

Schulung vorbereiten

Anfang: 08.06.06 Nr.: 9


Res.:

Schulung der Anwender

Anfang: 13.06.06 Nr.: 10


Res.:


21kubus-IT

Ressourcen- und Kostenplanung


22kubus-IT

Ressourcenplanung

Welche Projektressourcen (Einsatzmittel) gibt es? Arbeitskräfte Kapital Werkzeuge Räumlichkeiten Know-How Material

Wie geht man bei der Ressourcenplanung vor? Status Quo feststellen Feststellen, wie weit man Ressourcen beeinflussen kann Vermeiden, dass Ressourcen doppelt verplant werden Ermittlung der Ressourcen-Kosten Strukturiertes Vorgehen und laufende Überprüfung

Workshopteil


23kubus-IT

Kostenrechnung (Exkurs)

KostenartenrechnungSystematische Erfassung aller

Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen innerhalb

einer Periode entstehen

KostenstellenrechnungRechnerische Verteilung der

anfallenden Kosten der einzelnen Kostenarten auf die Kostenstellen

im Unternehmen

KostenträgerrechnungSystematische Erfassung aller

Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen

entstehen

Kostenrechnung

Welche Kostensind angefallen?

Wo sind die Kostenangefallen?

Wofür sind die Kostenangefallen?

Kostenarten Personalkosten Sachkosten Investitionen ...

Kostenstellen(nach Organisationseinheiten) Informationstechnologie Vertrieb Organisation ...

Kostenträger Produkte Projekte Dienstleistungen Aufträge ...


24kubus-IT

Kostenarten in Projekten

Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen, Erfolgsbeteiligung

Reise-, Übernachtungs-, Bewirtungskosten Schulungskosten (extern, inhouse) Externe Beratungsleistungen Hardware: Investitionskosten, Betriebskosten Software: Investitionskosten, Betriebskosten Verbrauchsmaterial: z.B. Papier, Rohstoffe, CDs Finanzmittel


25kubus-IT

Ressourcenplanung (syn. Einsatzmittelplanung)

Bestimmung der benötigten Einsatzmittel für das Projekt Ermittlung der verfügbaren Einsatzmittel Abgleich der benötigten mit den verfügbaren

Einsatzmitteln Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzmittelplans),

um einen optimalen Projektverlauf zu erzielen

Der Projekterfolg ist entscheidend von der Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen abhängig: zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der geforderten Art, Qualität und Menge


26kubus-IT

Es gibt zwei Arten der Einsatzmittelplanung

Termintreue Einsatzmittelplanung Vorgabe: Termin Aufgabe: Ermittlung der erforderlichen Einsatzmittel, um

diesen vorgegebenen Termin zu erreichen

Kapazitätstreue Einsatzmittelplanung Vorgabe: Einsatzmittel Aufgabe: Das Projekt möglichst frühzeitig mit den

vorgegebenen Einsatzmitteln abschließen


27kubus-IT

Erstellung des Ressourcenplanes auf der Basis der Arbeitspakete

1. Schritt: Ermittlung des SOLL-Ressourcenbedarfs Vorgang Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs Welche Ressourcen?

• Personalressourcen (Qualifikationen/Skills) • Sachmittel (Betriebsmittel, Material) • Finanzmittel

Welche Mengen? Zu welchen Zeitpunkten (Vorlauf beachten!)

2. Schritt: Ermittlung der verfügbaren IST-Kapazitäten im Projektzeitraum

3. Schritt: SOLL/IST-Vergleich: benötigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen(Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm)

4. Schritt: Optimale Auslastung der eingesetzten Ressourcen; ggf. Kapazitätsausgleich durchführen


28kubus-IT

Besonderheiten der Personaleinsatzplanung

Personelle Einsatzplanung ist in der Regel nicht rein quantitativ durchführbar; Restriktionen: Verfügbare Personalkapazität Spezialwissen, -kenntnisse, -erfahrungen Zeitliche und örtliche Verfügbarkeit Organisatorische Zugehörigkeit

Rollenkonzept / Zuordnung / Optimierung Vom Planer werden zunächst Rollen mit den Skills definiert, die

für das Projekt wichtig sind. Diese Rollen werden im 2. Schritt durch verfügbare/eingeplante

Personen besetzt Danach findet eine Optimierung der Auslastung statt

Tipps: Tipps: 1. Linienvorgesetzte frühzeitig in die Planungen einbeziehen

(bei Matrixorganisation)2. Projektmitarbeiter frühzeitig in die Planungen einbeziehen


29kubus-IT

Personaleinsatzplan mit Qualifikationen auf Ebene der APs/Vorgänge (Beispiel)

Wichtiger Hinweis: Keine Überstunden in die Planung aufnehmen, da Überstunden eine der wenigen Möglichkeiten sind, auf die bei Projektschwierigkeiten zurückgegriffen werden kann

Qualifika- tionVorgang

Informa-tiker(DB)

Informa- tiker

(Design)

Betriebs-wirt

Jurist Summe

1. Pflichtenheft erstellen 1 1 2

2. Rechtsfragen klären

1 1 2

3. Businessplan erstellen

1 2 3

Gesamt 2 1 3 1 7


30kubus-IT

Einsatzmittelplanung (Mengengerüst) auf Ebene der APs/Vorgänge

VorgangPerso-nal*

Hard-ware

Soft-ware

Kommu-nikation

Reisen Qualifi-zierung

Sons-tiges

1. Pflichtenheft erstellen

2. Rechtsfragen klären

3. Businessplan erstellen

Summe

Für jedes Arbeitspaket werden alle benötigten Ressourcen ermittelt und tabellarisch zusammengefasst

Ergebnis: Einsatzmittelplan (Ressourcenplan)

*) Mengenmaßstab: Personenstunden, -tage, -monate oder -jahre


31kubus-IT

Betrachtung von Engpass-Ressourcen

Problem: Kapazitätsüberlastung


32kubus-IT

Lösung durch Kapazitätsausgleich

50%

100%

Benötigte Ressourceneinheiten:

Hubert Überlastet: Zugeteilt:

S M D M D F S S M D M D F S S08. Mai '00 15. Mai '00 22. Mai '00

100% 100% 100% 100% 100% 100%

Kapazitätsauslastungnach Kapazitätsausgleich

Termin-verschiebung um einen Tag


33kubus-IT

Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs

Termintreue Vorgegebener Endetermin ist einzuhalten Maßnahmen

• Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgängen• Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten• Reduktion des Projektumfangs• Personalerweiterung: unternehmensinterne Personalverschiebung,

externes Personal heranziehen

Brook´sches Gesetz: „Adding Manpower to a late project makes it later“

Kapazitätstreue Vorgegebene maximale Kapazitätsgrenzen sind einzuhalten

(Ziel: optimale Ressourcenausnutzung) Maßnahmen:

• Verschiebung, zeitliches Strecken oder Splitten auch von kritischen Vorgängen

Verschiebung des Projektende-Termins


34kubus-IT

Beispiel für erfolgreiches Kapazitätsmanagement


35kubus-IT

Kostenplanung


36kubus-IT

Kostenplanung (1)

Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung

Gliederung der Projektkostenplanung analog der Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP)

AP 1

100 €AP2

200 €

Planung300 €

AP3

1.300 €

Realisierung1.300 €

AP 4

300 €AP 5

500 €

Tests800 €

AP6

200 €

Projektm anagem ent200 €

W ebseite2.600 €


37kubus-IT

Kostenplanung (2): nach APs

Gliederung nach Arbeitspaketen

Muster-Projekt Ressourcen- und KostenplanKostenanfall

Nr. VorgangDauer

in TagenKostenart Einzelbetrag Anzahl Gesamtbetrag

AmAnfang

VerteiltAm

Ende1 Prototyp herstellen 40 2 Programmierer 500,00 EUR 80 40.000,00 EUR x

1 Server 5.000,00 EUR 1 5.000,00 EUR x1 Entwicklungstool 800,00 EUR 2 1.600,00 EUR x

2 Prototyp testen 10 1 Programmierer 500,00 EUR 10 5.000,00 EUR x1 Anwender 300,00 EUR 1 300,00 EUR x

Projektgesamtkosten 51.900,00 EUR

Fälligkeit der Kosten Am Beginn des Vorgangs Am Ende des Vorgangs Anteilsmäßig nach Fortschritt

Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten

Beispiel


38kubus-IT

Kostenplanung (3): nach Kostenarten

Gliederung nach Kostenarten Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel (Hardware,

Lizenzen), Materialkosten Fremdleistungen, Beratungskosten Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebühren

Beispiel:

0 EUR 20.000EUR

40.000EUR

60.000EUR

80.000EUR

100.000EUR

120.000EUR

Personal

Schulung

Hardware

Lizenzen

Sonstiges

Apr. 04

Mrz. 04

Feb. 04

Jan. 04

Jan. 04 Feb. 04 Mrz. 04 Apr. 04Personal 60.000 € 120.000 € 120.000 € 75.000 €Schulung 40.000 € 10.000 € 5.000 € 0 €Hardware 0 € 40.000 € 40.000 € 40.000 €Lizenzen 0 € 12.000 € 12.000 € 12.000 €Sonstiges 5.000 € 5.000 € 5.000 € 5.000 €Gesamt 105.000 € 187.000 € 182.000 € 132.000 € 606.000 €

0 € 100.000 € 200.000 € 300.000 € 400.000 €

Personal

Schulung

Hardware

Lizenzen

Sonstiges

Jan. 04

Feb. 04

Mrz. 04

Apr. 04

kumuliert


39kubus-IT

Kostenplanung (4): Kostenverlauf

Kostenkurve

Kumulierte Kostenkurve0 EUR

20.000 EUR

40.000 EUR

60.000 EUR

80.000 EUR

100.000 EUR

120.000 EUR

140.000 EUR

160.000 EUR

180.000 EUR

200.000 EUR

Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04

Sonstiges

Lizenzen

Hardware

Schulung

Personal

0 EUR

100.000 EUR

200.000 EUR

300.000 EUR

400.000 EUR

500.000 EUR

600.000 EUR

700.000 EUR

Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04

Sonstiges

Lizenzen

Hardware

Schulung

Personal


40kubus-IT

Praxisbeispiel: Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt NIMBUS

Prozessschritte1. Teilprojekte (Verantwortung: Teilprojektleiter) erarbeiten

die Ressourcenanforderungen ihres Teilprojektes1. Personalressourcen2. Hardware-Investitionen3. Software-Investitionen4. Externe Unterstützung 5. Qualifizierungsmaßnahmen (Projektstart, Projektverlauf)6. Literatur, Sonstiges

2. Zusammenführung und Konsolidierung des Ressourcenbedarfs im Kernteam; Ergänzung Ressourcenbedarf für Projektmanagement

3. Erstellung Kostenplan und Budget für das Projekt4. Genehmigung des Projektbudgets

Ergebnisse Ressourcenplan (Personal, Technik) Kostenplan


41kubus-IT

Praxisbeispiel: Personalressourcen (Ausschnitt)

Te

ilpro

jek

tF

acht

eam

Be

me

rku

ng

TP

Se

rve

rT

erm

inal

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D/E

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(P

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)

TP

An

we

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un

ge

nD

LZO

ffic

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oxP

aket

ieru

ng

Tätigkeit von - bis PT von - bis PTKonzeptphase Server je FT-MA 1 Tag pro Woche (13x25) 1.7.06-21.12.06 325Schulung- und Testphase Server je FT-MA 4x5Tage (13x20) 22.12.06-15.2.07 260Pilotierung Server je FT-MA 2 Tag pro Woche (13x4) 16.2.07-19.4.07 52

Konzeptphase AntiViren Okt./Nov. 2006 6Schulung- und Testphase AntiViren Jan./Feb. 2006 24Pilotierung AntiViren Mrz 06 6

Konzeptphase Office je FT-MA 5 Tage (9 MA ) Sep 06 45Ermitteln der Anwendungen Office je FT-MA 5 Tage (7 MA) OKT 06 - Dez 06 35Pilotierung und Testphase Office je FT-MA 1 Tag pro Woche (7MA x9 W) Jan 07 - Feb 07 63Schulung Office je FT-MA je 7Tage (9 MA x 7) Aug 06 56Paketierung Office Jam 07 21

Konzeptphase Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Okt.-Dez. 2006 27Schulung Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Aug.-Sep. 2006 10Test- und Pilotphase Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Jan.-Feb. 2007 40Umsetzung Standorte Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Mär.-Dez 2007 80

Konzeptphase Datensicherung je FT-MA 1 Tag pro Woche (5x25) 1.7.06-21.12.06 125Schulung- und Testphase Datensicherung je FT-MA 4x5Tage (5x20) 22.12.06-15.2.07 100Pilotierung Datensicherung je FT-MA 2 Tag pro Woche (5x4) 16.2.07-19.4.07 20

Konzeptphase Anwendungen (DLZ) je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x25) 1.7.06-21.12.06 100Schulung- und Testphase Anwendungen (DLZ) je FT-MA 25 Tage (4x25) 22.12.06-15.2.07 100Pilotierung Anwendungen (DLZ) je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x8) 16.2.07-19.4.07 32


42kubus-IT

Praxisbeispiel: Technische RessourcenAnforderungen der Teilprojekte (Ausschnitt)

Te

ilpro

jek

tF

acht

eam

Be

me

rku

ng

TP

Se

rve

rT

erm

inal

serv

erA

D/E

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Zut

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kont

rolle

Dat

ensi

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Vire

nsch

utz

Dru

ckse

rver

(P

erip

herie

)

TP

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Kostenart Position Betrag Fälligkeit Betrag Fälligkeit

Hardware

6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) Server = 12x Server a 10.000€ 120.000,00 02/07-

12/07

10x zusätzliche Standardserver a 5.000€Server zentrale Sonderserver 50.000,00 02/07-

12/07

2x Storagesysteme (10-15 TB)Server 500.000,00 02/07-

12/07

20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IPServer(Zeit-/Zutritt) 20 x 5000€ 100.000,00 02/07-

12/07

TC´s Arbeitsplatz (WS) 700 Stück * 365 €TC´s Arbeitsplatz (WS) 2100 Stück * 365 €Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Peripherie kompatibel m. neuer Struktur

30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 €)

120.000,00 02/07-12/07

6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) 6 x 4000 € 24.000,00 02/07-12/07

300 x Server für TS-Farm Server (Terminalserver)300 x 5000€ 1.500.000,00 02/07-12/07

1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TS-Softwareverteilung

Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen

Software

12x MS Windows 2003 Server EnterpriseServer für Clusterserver 18.000,00 02/07-

12/07

50x MS Windows 2003 Server StandardServer für zentrale und dezentrale Server 25.000,00 02/07-

12/0710000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL)

Server 200.000,00 02/07-12/07

4x MS SQL Server Prozessorlizenz a 15.000€Server 60.000,00 02/07-

12/07

CAL-Lizenzen (TS) Arbeitsplatz (WS) 10000 Stück * 60 €Zentraler Testserver (Frameware Server) Arbeitsplatz (WS) vorhandene Hardware


43kubus-IT

Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Konsolidierter Ressourcenbedarf (Ausschnitt)

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Urs

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An

satz

Kostenart Position Betrag (brutto) Fälligkeit Betrag (brutto)

Hardware6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) Server = 12x Server a 10.000€ 142.800,00 120.000,00 02/07-

12/0710x zusätzliche Standardserver a 5.000€ Server zentrale Sonderserver 59.500,00 50.000,00 02/07-

12/072x Storagesysteme (10-15 TB) Server 595.000,00 500.000,00 02/07-

12/0720 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP Server(Zeit-/Zutritt) 20 x 5000€ 0,00 100.000,00 02/07-

12/07

TC´s Arbeitsplatz (WS) 700 Stück * 365 €TC´s Arbeitsplatz (WS) 2100 Stück * 365 €Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Peripherie kompatibel m. neuer Struktur

30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 €)

0,00 120.000,00

6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) 6 x 4000 € 0,00 24.000,00

240 x Server für TS-Farm Server (Terminalserver) 270 x 5000€ 1.428.000,00 1.500.000,00 02/07-12/07

1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TS-Softwareverteilung

Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen 0

Zwischensumme HW 2.225.300,00 0,00

Software12x MS Windows 2003 Server Enterprise Server für Clusterserver 33.700,00 18.000,00 02/07-

12/0710000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) Server 0,00 200.000,00 02/07-

12/074x MS SQL Server Prozessorlizenz a 15.000€ Server 70.000,00 60.000,00 02/07-

12/07

Klärung am 13./14.06.06 Ansatz gegenüber Anforderung reduziertAnsatz gegenüber Anforderung aufgestockt


44kubus-IT

Praxisbeispiel: Kostenplan (Ausschnitt)

Kostenplan in Euro - SOLL - Projekt NIMBUS

Komponenten/Zeitraum Projekt-Budget Jul 06 Aug 06 Sep 06 Okt 06 Nov 06 Dez 06

Investitionen 4.276.121

- geplant 8.506 0 0 0 0 1.358.180

Personalkosten 2.304.000 115.200 115.200 115.200 115.200 115.200 115.200

direkte Projektkosten 558.800 49.283 48.333 43.333 53.333 43.333 43.333

(Sachkosten)

Gesamt-Budget in Euro 7.138.921 172.989 163.533 158.533 168.533 158.533 1.516.713


45kubus-IT

Planoptimierung

Ziel: Optimierung des Projektplanes Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie möglich sein

Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen optimale Lösung

wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad

Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt EndterminAchtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei „kritisch“ werden!

Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielendurch Analyse der Ressourcenhistogramme

Kosten: Teure Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendtermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!)


46kubus-IT

Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht?

Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourceneinsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind

ermittelt Verminderung des Projektrisikos

Projektplan: Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung Basis für effiziente Projektsteuerung

Documents

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 kubus-IT Professionelles