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Eduardo Taka
Produtividade corporativa: domine o Word, Excel e Outlook
Produtividade corporativa: domine o Word, Excel e
Outlook
Capítulos:
Capítulo 1 – Word
Aula 1 – Navegue no Word
Aula 2 - Formatação essencial
Aula 3 - Revisão de documentos
Capítulo 2 – Excel
Aula 5 - Trabalhando com banco de dados no Excel
Aula 6 - Tabelas dinâmicas
Aula 7 - Criação de dashboards
Capítulo 3 – Outlook
Aula 7 - Configurando o Outlook do seu jeito
Aula 8 - Gerenciando e-mails
Aula 9 - Faça o Outlook trabalhar para você
Sumário
Introdução ......................................................................................................................... 1
Nova Interface ................................................................................................................... 1
1.1 O modo de exibição Microsoft Office Backstage ............................................ 1
1.2 Barra de ferramentas personalizadas ............................................................. 1
2 Capítulo 1 – Word ............................................................................................................. 1
Aula 1 – Navegue no Word .................................................................................................2
2.1 Localizar e substituir textos ............................................................................. 2
2.2 Quebra de página ............................................................................................ 2
2.3 Quebra de seções ............................................................................................ 2
2.4 Marcadores, números e listas ......................................................................... 3
2.4.1 Listas de vários níveis ............................................................................................ 3
2.5 Cabeçalho e Rodapé ........................................................................................ 3
3 Aula 2 – Formatação essencial .......................................................................................... 4
3.1 Números de Página ......................................................................................... 5
3.1.1 Numeração de Página em determinadas folhas do documento ........................... 5
3.2 Mala Direta ..................................................................................................... 6
3.2.1 Definir o documento principal .............................................................................. 6
3.2.2 Conectar o documento a uma fonte de dados ..................................................... 7
3.3 Impressões ...................................................................................................... 7
4 Aula 3 – Revisão de documentos ....................................................................................... 7
4.1 Correção ortográfica ....................................................................................... 8
4.2 Tradução ......................................................................................................... 8
4.3 Traduzir um texto ............................................................................................ 8
4.4 Criar um modelo ............................................................................................. 8
4.4.1 Começar com um modelo em branco ................................................................... 8
4.5 Documento do Word 2013 em uma versão mais antiga ................................. 9
4.6 Ativar o Modo Compatibilidade ...................................................................... 9
4.7 Revisão ............................................................................................................ 9
4.7.1 Revisar um resumo de alterações controladas ..................................................... 9
4.7.2 Revisar cada alteração e comentário controlado em sequência ......................... 10
4.7.3 Revisar as alterações por tipo de edição ou por um revisor específico ............... 10
4.7.4 Controlar alterações durante a edição ................................................................ 10
5 Índices ............................................................................................................................. 11
5.1 Índice Analítico ............................................................................................. 11
5.2 Marcar entradas para um índice analítico ................................................... 11
5.2.1 Marcar entradas usando estilos de título internos .............................................. 11
5.3 Criar um índice analítico ............................................................................... 11
5.3.1 Criar um índice analítico a partir de estilos de título internos ............................ 11
5.3.2 Atualizar o índice analítico .................................................................................. 12
6 Capítulo 2 – Excel ............................................................................................................ 12
Aula 5 – Trabalhando com banco de dados no Excel .......................................................12
6.1 Interface do usuário orientada a resultados .................................................. 12
6.2 Mais linhas e colunas e outros limites novos ................................................. 12
6.3 Novos formatos de arquivos ......................................................................... 12
6.4 Inserir e excluir colunas e linhas ................................................................... 13
7 Aula 6 – Tabelas dinâmicas .............................................................................................. 13
7.1 Estatísticas .................................................................................................... 13
7.1.1 Average (Média) ................................................................................................. 13
7.1.2 Matemáticas ....................................................................................................... 14
7.1.3 Calcular porcentagem ........................................................................................ 15
7.1.4 Condicionais ....................................................................................................... 16
7.1.5 Procura e Referência ........................................................................................... 17
7.2 Filtragem de dados ....................................................................................... 17
7.2.1 Filtrar texto ......................................................................................................... 18
7.2.2 Como utilizar caracteres curinga......................................................................... 18
7.3 Classificação de células ................................................................................ 18
7.3.1 Classificar ........................................................................................................... 18
7.4 Formatação Condicional ............................................................................... 18
8 Aula 7 – Criação de Dashboards ............................................................................... 19
8.1 Criar um gráfico .............................................................................................................19
8.2 Criar Minigráfico .......................................................................................................... 19
8.2 Ferramentas de gráfico ................................................................................................. 20
8.4 Alterar o tipo de gráfico .............................................................................................. 20
8.3 Alterar o layout do gráfico. ............................................................................................ 20
8.4 Alterar a aparência de um gráfico ................................................................................. 20
8.5 Criar e usar um modelo de gráfico ................................................................................ 20
8.6 Para que serve uma tabela dinâmica ............................................................................ 20
8.7 Criar uma tabela dinâmica utilizando dados da planilha ................................................ 21
8.9.1 Noções básicas ......................................................................................................... 21
8.10 Gráfico Dinâmico ..................................................................................................... 23
8.10.1 Criar um relatório de gráfico dinâmico .............................................................. 23
8.10.2 Como um relatório de gráfico dinâmico representa dados ............................. 25
9 Segmentações ...................................................................................................................... 25
9.1 Criar segmentadores em uma tabela dinâmica .................................................................. 26
9.2 Criar segmentadores em um gráfico dinâmico ................................................................ 26
10 Capítulo 3 – Outlook .................................................................................................................. 27
Aula 7 – Configurando o Outlook do seu jeito ......................................................................27
10.1 Poupe tempo ao exibir, criar e gerenciar e-mails .................................................... 27
10.2 Personalize tarefas comuns em comandos de apenas um clique............................. 27
10.3 Simplifique o agendamento. .................................................................................... 28
10.4 Pesquise para localizar facilmente o que está procurando ...................................... 28
10.5 Crie mensagens de e-mail que chamam atenção ..................................................... 29
10.6 Garanta que seus e-mails cheguem à audiência pretendida .................................... 29
10.7 Obtenha acesso mais fácil às ferramentas certas ..................................................... 30
10.8 Conecte-se com as pessoas e atualize-se .................................................................. 30
10.9 Trabalhar com a faixa de opções ................................................................................ 31
10.10 Aula 8 – Gerenciando e-mail ...................................................................................... 31
10.10.1 Introdução a conversas ....................................................................................... 32
10.11 Criar uma mensagem de e-mail ................................................................................. 33
10.11.1 Para exibir mensagens em uma conversa ...........................................................33
10.11.2 Para executar ações em conversas ..................................................................... 34
10.11.3 Para ativar ou desativar conversas ..................................................................... 34
10.11.4 Adicionar um sinalizador a uma mensagem ....................................................... 35
10.11.5 Adicionar um sinalizador a uma mensagem ....................................................... 35
10.11.6 Adicionar um sinalizador com uma data personalizada ..................................... 35
10.11.7 Adicionar um sinalizador a um contato .............................................................. 35
10.11.8 Adicionar um sinalizador a um contato .............................................................. 36
10.11.9 Adicionar um sinalizador automaticamente com uma regra .............................. 36
10.12 Aula 9 – Faça o Outlook trabalhar para você ............................................................. 37
10.12.1 Alterar a escala de tempo ................................................................................... 37
10.12.2 Alterar o intervalo de tempo exibido .................................................................. 38
10.12.3 Alterar a cor do plano de fundo ........................................................................... 38
10.12.4 Alterar a fonte ..................................................................................................... 39
10.12.5 Ativar e desativar negrito para datas ................................................................... 39
10.12.6 Definir as opções da semana de trabalho ............................................................ 39
10.12.7 Adicionar ou remover um segundo fuso horário ................................................. 40
10.13 Definir ou remover lembretes de compromissos e reuniões do calendário .............. 40
10.13.1 Para todos os novos compromissos ou reuniões criadas ................................... 40
10.13.2 Para compromissos ou reuniões existentes (criados por você ou por outra pessoa)
.............................................................................................................................40
10.13.3 Definir ou remover lembretes de mensagens de e-mail, contatos e tarefas
............................................................................................................................ 41
10.14 Trabalhar com contatos ............................................................................................ 41
10.15 Trabalho com tarefas................................................................................................. 42
10.15.1 Automatizar tarefas comuns ou repetitivas ....................................................... 42
10.15.2 Etapas Rápidas padrão ....................................................................................... 43
10.15.3 Criar uma Etapa Rápida ...................................................................................... 44
10.15.4 Exibir suas tarefas ............................................................................................... 44
10.15.5 Alterar a ordem de exibição das tarefas .............................................................. 45
10.15.6 Mover tarefas individuais para cima ou para baixo na lista de
tarefas................................................................................................................. 45
10.15.7 Mover tarefas individuais na listagem da Barra de Tarefas
Pendentes........................................................................................................... 45
10.15.8 Priorizar suas tarefas........................................................................................... 46
10.15.9 Alterar o número de tarefas exibidas ....................................................... 46
10.15.10 Mostrar ou não mostrar as tarefas concluídas ................................... 46
10.15.11 Lista de tarefas em Tarefas ................................................................. 46
10.15.12 Lista de Tarefas Diárias ....................................................................... 46
10.15.13 Alterar a cor de uma tarefa atrasada .................................................. 46
10.15.14 Alterar a cor de uma tarefa concluída ................................................. 47
1
Introdução
O tempo gasto em uma atividade no trabalho hoje é precioso. Cada minuto que é usado de
forma desnecessária influencia no fim de um dia. Pensando nisso, a eduK trouxe o especialista em
produtividade com programas da Microsoft, Eduardo Taka, que irá mostrar todos os segredos do
Word, Excel e Outlook, gerenciando melhor o tempo ao mexer nessas ferramentas. Essa apostila é um
complemento do curso e mostra exclusivamente todos os detalhes e segredos por trás de cada
programa, otimizando seu tempo e resolvendo tarefas, que antes levavam horas, em um passe de
mágica! Todos os passos dados por Taka durante o curso você encontra aqui, de maneira fácil e
didática. Não perca mais tempo no ambiente de trabalho!
Nova interface
1.1 O modo de exibição Microsoft Office Backstage
No modo de exibição Microsoft Office Backstage, você faz com um arquivo tudo que
você não faz no arquivo. As inovações mais recentes na interface de usuário do Microsoft Office
Fluent e um recurso complementar para a faixa, o modo de exibição Backstage é onde você
gerencia os arquivos — criando, salvando, inspecionando metadados ocultos ou informações
pessoais e opções de configuração.
1.2 Barra de ferramentas personalizadas
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é personalizável e contém um conjunto de
comandos independentes da guia exibida no momento.
Para executar processos de formatações em um documento, é comum usuários
utilizarem os recursos mais comuns do Word, como por exemplo, Fontes. Mostrarei agora como
aprimorar o seu documento com uso dos Estilos.
Capítulo 1 - Word
O Microsoft Office Word, na sua versão 2013, é considerado hoje uma das melhores e
mais completas ferramentas de editor de texto que existe no mercado. Melhor pois suas
funcionalidades, das primeiras versões até o momento presente, fomentam aprimoramento e
maturidade de usabilidade permitindo inovação de conceitos e processos, corporativos ou não,
resultando em um usuário mais capacitado, conectado integralmente com outras soluções
tecnológicas de forma fácil e interativa.
2
Nessa apostila, você irá desenvolver o conceito de produtividade com algumas ações
mais utilizadas pelas empresas do mercado. Desenvolveremos, juntos, as melhores práticas e,
com elas, você levará todo o seu conhecimento para o seu ambiente de trabalho.
Aula 1 – Navegue no Word
2.1 Localizar e substituir textos
É possível substituir automaticamente uma palavra ou frase por outra, por exemplo, é
possível substituir “Acme” por “Apex”.
1. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, clique em Substituir.
2. Clique na guia Substituir.
3. Na caixa Localizar, digite o texto que deseja pesquisar.
4. Na caixa Substituir por, digite o texto de substituição.
Siga um destes procedimentos:
1. Para localizar a próxima ocorrência do texto, clique em Localizar Próxima.
2. Para substituir uma ocorrência no texto, clique em Substituir. Após clicar em Substituir, o
Microsoft Office Word 2013 moverá para a próxima ocorrência do texto.
3. Para substituir todas as ocorrências do texto, clique em Substituir Tudo.
2.2 Quebra de página
A Quebra de página se dá quando se precisa terminar uma página e começar a outra sem
a necessidade de forçar esta ação com muitas teclas <ENTER>.
1. Clique no local em que você deseja iniciar uma nova página.
2. Na guia Inserir, no grupo Páginas, clique em Quebra de Página.
Para efetuar rapidamente a Quebra de Página, basta combinar <CTRL>+<ENTER>.
2.3 Quebra de seções
As quebras de seção são usadas para criar alterações de layout ou formatação em uma parte do
documento. Tipos de quebras de seção que você pode inserir:
• Margens
• Tamanho ou orientação do papel
3
• Fonte do papel para uma impressora
• Bordas da página
• Alinhamento vertical de um texto em uma página
• Cabeçalhos e rodapés Colunas
• Numeração de página
• Notas de rodapé e notas de fim.
1. Posicione o cursor no ponto que será efetuada a Quebra de Seção.
2. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Quebras.
3. Escolha uma das opções em Quebras de Seção.
2.4 Marcadores, números e listas
Uma lista de nível único (ou camada única) apresenta todos os itens na mesma hierarquia
e no mesmo recuo.
Uma lista de vários níveis contém listas
dentro de listas e pode ter vários níveis ou
camadas. Uma lista de vários níveis pode
conter marcadores ou números — ou conter
uma combinação de números, letras e
marcadores.
Para iniciar uma lista de vários níveis,
clique no botão Lista de Vários Níveis do grupo Parágrafo na guia Página Inicial. Na Biblioteca
de Listas, clique no design de sua preferência.
2.5 Cabeçalho e Rodapé
Os cabeçalhos e rodapés são áreas situadas nas margens (margem: o espaço em branco
fora da área de impressão de uma página) superior, inferior e lateral de cada página de um
documento.
Você pode inserir ou alterar textos ou gráficos em cabeçalhos e rodapés.
1. Na guia Inserir, no grupo Cabeçalho e Rodapé, clique em Cabeçalho ou Rodapé.
2. Clique no Design de cabeçalho e rodapé que deseja.
3. O cabeçalho ou rodapé é inserido em todas as páginas do documento.
2.4.1 Listas de vários níveis
4
Aula 2 – Formatação essencial
Um estilo é um conjunto de características de formatação identificado por um nome
exclusivo. Os estilos permitem que você formate rapidamente um grupo de elementos de
página através de uma tarefa simples. Os estilos do Word permitem que você efetue
formatação simples e complexa sem complicação. Nesta lição, você analisará os estilos, verá
como eles diferem da formatação básica e aprenderá a aplicá-los.
Talvez você esteja acostumado a aplicar toda sua formatação diretamente das barras
de ferramentas e dos Guias. Por exemplo, para formatar um título, você pode usar o botão
Negrito, Imagem do botão e as caixas Fonte e Tamanho da Fonte na barra de ferramentas
Formatação. Ou as caixas de diálogo Fonte e Parágrafo no Guia Formatar, que tem mais opções
para ajudá-lo a criar texto e definir o alinhamento e o espaçamento.
Você pode fazer tudo isso dessa maneira. Mas teria que pressionar muitas teclas; sem falar
em quando quisesse usar os mesmos formatos em outro título.
É aí que entram em cena os estilos. Eles são pacotes de formatação especialmente
projetados que aplicam muitos atributos de uma só vez. Em vez de aplicar cada formato
individualmente, você aplica o estilo uma vez e pronto. O estilo fica disponível para que você o
use infinitamente.
A lista de estilos mostrada na imagem é a lista típica exibida em um novo documento
em branco. A lista inclui três estilos de título internos e o estilo de parágrafo Normal — mas
você tem muitos outros estilos a seu dispor; eles simplesmente não são mostrados na exibição
padrão.
O estilo Normal está selecionado no painel para refletir como o texto será formatado
na posição do ponteiro no documento. Quando isso acontece, todo o texto do novo documento
é formatado com Normal por padrão. Dica: Para obter acesso fácil, a mesma lista de estilos pode
ser encontrada na caixa Estilo na barra de ferramentas Formatação. Porém, o painel de tarefas
tem mais exibições e opções. Dependendo do tipo de estilo aplicado, selecione áreas do
documento ou clique nelas e, depois, em um estilo no painel de tarefas para aplicá-lo. A grande
vantagem dos estilos é que você pode selecioná-los e aplicá-los em vários locais de uma só vez.
Por exemplo, você pode selecionar três linhas de texto diferentes para as quais deseja o mesmo
estilo de título, depois, basta clicar no estilo, por exemplo Título 1 uma vez para aplicá-lo nos
três locais.
Também é possível modificar esse estilo depois para que todo o texto formatado com ele
seja atualizado instantaneamente.
Para modificar um estilo, basta clicar com o botão direito sobre o estilo e então, ao
surgir o guia flutuante, localize e clique no comando “Modificar”. Uma vez alterado o estilo
5
desejado, todos os textos e/ou parágrafos que estiverem configurados com o mesmo estilo
alterado, alterar-se-ão.
Aplicar um estilo a uma seleção de texto no Microsoft Office Word 2013 é tão fácil quanto
clicar em um botão na Galeria de Estilos Rápidos.
1. Selecione o texto para o qual deseja aplicar um estilo.
2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique no estilo que deseja. Se não vir o estilo que
deseja, clique no botão Mais para ampliar a galeria Estilos Rápidos.
É possível ver como o texto selecionado irá aparentar com um estilo específico colocando seu ponteiro sobre o estilo que deseja visualizar.
3.1 Números de Página
As informações armazenadas em cabeçalhos, rodapés e margens são exibidas
esmaecidas, e não podem ser alteradas ao mesmo tempo em que as informações do corpo do
documento.
3.1.1 Numeração de Página em determinadas folhas do documento
Uma das maiores dúvidas que surgem quando estou em treinamento ou workshops,
são as inserções de páginas num documento do Word. Veja, não é uma inserção simples, mas
daquelas que os usuários fazem no TCC (Trabalho de Conclusão de Curso), quando necessita
inserir a numeração a partir da quarta ou quinta folha, ou página melhor dizer. Pois bem,
mostrarei como inserir a numeração de página e então customizar para que a numeração
começa após o sumário. Vamos lá:
Passo 1: insira a numeração de página no seu documento. Para isso, na guia Inserir,
clique no comando “Número de Página”. Escolha a posição da numeração da página
(preferencialmente no rodapé do documento) para iniciarmos a customização da mesma.
Observe que ao inserir a numeração de página, ela estará em todas as páginas do
documento.
Passo 2: o documento precisa estar com as formatações pré-definidas e o sumário
criado, então posicione o cursor na página do sumário e em seguida vá para a guia Layout da
Página, e no grupo Configurar Página, clique no botão Quebras. Em seguida clique no comando
“Quebra de Seção > Próxima Página”.
O cursor nesse exato poderá criará uma nova página, na qual será iniciada uma nova
seção. Pode-se nesse instante apertar a tecla DELETE para apagar a página para novamente
aparecer o conteúdo do documento.
Lembre-se que, ao criar uma nova seção, o seu documento que inicialmente era de
apenas uma seção, ficará com duas sendo que, a primeira seção será a capa inicial e o sumário
do seu trabalho e a segunda seção será o corpo do documento.
6
Passo 3: vá até o rodapé da página do documento na qual você deseja que a página
inicie (a partir do número 1) e, então com a numeração da página à vista, vá para guia
Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé e na categoria Navegação, clique no botão “Vincular ao
Anterior”. Isso fará com que haja a quebra de vínculo entre as numerações de páginas na qual
você se encontra com a página anterior.
Passo 4: com o vínculo desfeito, basta agora clicar em Número de Página que se situa
na categoria Cabeçalho e Rodapé e então clique em seguida no comando “Iniciar em” que fica
em Numeração de página e digite “1”. Isso fará com que a página aonde você se encontra inicie
com a numeração 1.
Passo 5: para finalizar, vá até a página anterior e na numeração de página localizada no
rodapé, delete-o e veja o resultado final. Observe que as numerações que estavam na primeira
seção serão deletadas enquanto as numerações de páginas que estão na segunda seção ficarão
habilitadas e iniciar-se-ão pelo número 1.
3.2 Mala direta
É possível usar a mala direta quando deseja criar um conjunto de documentos, como uma
carta modelo que é enviada a muitos clientes ou uma folha de etiquetas de endereço.
As informações exclusivas em cada carta ou etiqueta provêm de entradas em uma fonte
de dados.
É possível, para maior facilidade e produtividade na gestão das informações, buscar
(Importar) os dados que se situam no Excel ou no Outlook.
3.2.1 Definir o documento principal
1. Um documento em branco abre por padrão. Deixe-o aberto. Se escolher fechá-lo, os
comandos na próxima etapa não estarão disponíveis.
2. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar Mala Direta.
Clique no tipo de documento que deseja criar.
Por exemplo, é possível criar:
• Um conjunto de envelopes: o endereço de retorno é o mesmo em todos os envelopes,
mas o endereço de destino é exclusivo em cada um. Clique em Envelopes e, em seguida,
especifique suas preferências para o tamanho do envelope e a formatação do texto na guia
Opções de Envelope da caixa de diálogo Opções de Envelope.
7
• Um conjunto de etiquetas de endereço: cada etiqueta mostra o nome e o endereço da
pessoa, mas o nome e o endereço em cada etiqueta são exclusivos. Clique em Etiquetas e,
em seguida, especifique suas preferências para o tipo de etiqueta na caixa de diálogo
Opções de Etiqueta.
• Um conjunto de cartas modelo ou e-mails: o conteúdo básico é o mesmo em todas as
cartas ou mensagens, mas cada um contém informações específicas ao destinatário
individual, como nome, endereço ou outra informação. Clique em Cartas ou E-mails para
criar esses tipos de documentos.
• Um catálogo ou diretório: o mesmo tipo de informação, como nome e descrição, é
mostrado para cada item, mas o nome e a descrição em cada item são exclusivos. Clique
em Diretório para criar esse tipo de documento.
3.2.2 Conectar o documento a uma fonte de dados
Para mesclar informações em seu documento principal, é necessário conectar o
documento a uma fonte de dados ou a um arquivo de dados. Se você ainda não tiver um arquivo
de dados, poderá criar um durante o processo de mala direta.
3.2.2.1 Escolha um arquivo de dados
1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar Destinatários.
2. Uma nova lista de destinatários deverá ser criada, portanto use Digitar Nova Lista.
3. Use Personalizar Colunas para definir quais os campos que deixarão de existir e quais os novos
que serão colocados.
4. Escreva uma nova lista com os seguintes destinatários:
Nome Sexo Endereço Cidade UF Produto Valor
Caio F Rua J, 34 Osasco SP Canetas 12,90
Bianca F Rua Y, 67 Diadema SP Celulares 200,00
Heloísa F Rua Q, 12 Barueri SP Bolsas 1.100,00
Tatiana F Rua K, 01 Uberaba MG Mouses 980,00
5. Ao término de definições do banco de dados, deve-se nomeá-lo como Banco de dados.
6. Continue com a Mala direta usando nas posições que devem ficar os campos criados o
comando Inserir Campo de Mesclagem localizado no grupo Gravar e Inserir Campos a partir
de Correspondências.
3.3 Impressões
1. Execute estes procedimentos nestes programas do Microsoft Office System 2013: Word,
Excel, PowerPoint ou Access.
2. Clique no Guia Arquivo e, em seguida, clique em Imprimir.
3. Atalho do teclado: <CTRL>+P.
8
Aula 3 – Revisão de documentos
4.1 Correção ortográfica
À medida que o prazo de entrega aproxima-se, é comum não haver tempo suficiente
para revisar o documento em busca de erros de ortografia e gramática. O programa do
Microsoft Office fornece ferramentas que ajudam a corrigir esses erros com mais rapidez.
4.2 Tradução
Com o recurso Pesquisar, é possível traduzir palavras separadas ou pequenas frases
usando os dicionários bilíngues ou traduzir todo o seu documento usando os serviços de tradução
do computador com base na Web. Para traduzir textos, também pode ser necessário atender os
requisitos do sistema operacional para idiomas específicos.
4.3 Traduzir um texto
1. Na guia Revisão, clique em Idioma onde haverá Traduzir.
2. No Word, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar no documento e, em
seguida, clique em Traduzir no Guia de atalho.
4.4 Criar um modelo
É possível começar com um documento em branco e salvá-lo como um modelo ou criar um
modelo que tenha como base um documento ou modelo já existente.
4.4.1 Começar com um modelo em branco
1. Clique na Guia Arquivo e, em seguida, clique em Novo.
2. Clique em Documento em branco e em Criar.
3. Faça as alterações desejadas nas configurações de margem, tamanho da página e orientação,
estilos e outros formatos.
Também é possível adicionar texto com instrução, controles de conteúdo, como um
selecionador de Dados, e gráficos a serem exibidos em todos os novos documentos que tenham
como base o modelo.
1. Clique na Guia Arquivo e, em seguida, clique em Salvar Como.
2. Na caixa de diálogo Salvar Como, clique em Modelo Word.
3. Dê um nome ao novo modelo e clique em Salvar.
4. Feche o modelo.
9
4.5 Documento do Word 2013 em uma versão mais antiga
Para abrir arquivos .docx ou .docm do Microsoft Office Word 2013 com o Microsoft
Office Word 2003, o Word 2002 ou o Word 2000, é necessário instalar o Pacote de
compatibilidade para do Microsoft Office para formatos de arquivo do Word, Excel e
PowerPoint do Office 2013 e quaisquer atualizações do Office necessárias. Usando o Pacote de
compatibilidade para o sistema Office 2013, é possível abrir, editar e alguns itens e salvar
documentos do Office Word 2013 em versões mais antigas do Word.
Para criar um documento que será usado em uma versão anterior do Microsoft Office
Word, você pode trabalhar no Modo Compatibilidade, que garante que nenhum recurso novo
ou aprimorado no Office Word 2013 estará disponível enquanto você estiver trabalhando em
um documento, de modo que as pessoas que estejam usando versões anteriores do Word terão
capacidades completas de edição.
4.6 Ativar o Modo Compatibilidade
Quando você cria um novo documento que será usado em uma versão anterior, é possível
ativar o Modo Compatibilidade, salvando o arquivo em formato do Word 97-2003.
1. Abrir um novo documento.
2. Clique no Guia Arquivo e, em seguida, clique em Salvar Como e depois Procurar.
3. Selecione Documento do Word 97-2003 na lista Tipo.
4. Digite um nome para o documento.
5. Clique em Salvar.
4.7 Revisão
Para evitar que você distribua documentos inadvertidamente contendo alterações
controladas e comentários, o Word exibe as alterações controladas e os comentários por
padrão.
No Microsoft Office Word, você pode controlar cada inserção, exclusão, movimentação,
alteração de formatação ou comentário feito de modo que possa revisar todas as alterações
posteriormente.
4.7.1 Revisar um resumo de alterações controladas
O Painel de Revisão é uma ferramenta muito útil para garantir que todas as alterações
controladas foram removidas do seu documento e não aparecerão para as outras pessoas que
possam exibir seu documento. A seção de resumo na parte superior do Painel de Revisão exibe
o número exato das alterações e comentários visíveis controlados que permanecem no seu
documento.
10
1. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique em Painel de Revisão para exibir o resumo ao lado
da sua tela.
2. Para exibir o sumário na parte inferior da tela em vez de exibi-lo na lateral, clique na seta ao
lado de Painel de Revisão e, em seguida, clique em Painel de Revisão Horizontal.
4.7.2 Revisar cada alteração e comentário controlado em sequência
1. Na guia Revisão, no grupo Alterações, clique em Próximo ou Anterior.
2. Siga um destes procedimentos:
3. No grupo Alterações, clique em Aceitar.
4. No grupo Alterações, clique em Rejeitar.
5. No grupo Comentários, clique em Excluir.
6. Aceite e rejeite os comentários até que não existam mais alterações ou comentários
controlados no seu documento.
4.7.3 Revisar as alterações por tipo de edição ou por um revisor específico
1. Siga um destes procedimentos:
2. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique na seta ao lado de Mostrar Marcações.
3. Desmarque todas as caixas de seleção exceto aquelas ao lado dos tipos de alterações que
deseja revisar.
4. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique na seta ao lado de Mostrar Marcações.
5. Aponte para Revisão e desmarque todas as caixas de seleção, exceto aquelas ao lado dos
nomes dos revisores cujas alterações você deseja revisar.
4.7.4 Controlar alterações durante a edição
É possível fazer e exibir alterações controladas e comentários enquanto você trabalha
em um documento. Por padrão, o Microsoft Office Word 2013 usa balões para exibir exclusões,
comentários, alterações de formatação e conteúdo que tenha sido movido.
Os balões mostram alterações de formatação, comentários e exclusões.
11
5 Índices
5.1 Índice Analítico
Você cria um índice analítico escolhendo os estilos de título, por exemplo, Título 1,
Título 2 e Título 3, que deseja incluir no índice analítico. O Microsoft Office Word 2013 procura
títulos que correspondam ao estilo que escolheu, formata e recua o texto da entrada de acordo
com o estilo do título e insere o índice analítico no documento.
O Microsoft Office Word 2013 fornece uma galeria com vários estilos de sumário para
você escolher. Marque as entradas do sumário e clique no estilo de sumário que deseja usar a
partir das opções da galeria. O Microsoft Office Word 2013 cria automaticamente o sumário a
partir dos títulos marcados.
5.2 Marcar entradas para um índice analítico
A maneira mais fácil de criar um índice analítico é usar os estilos de título internos.
Também é possível criar um índice analítico com base nos estilos personalizados que você
aplicou. Ou é possível atribuir os níveis do índice analítico às entradas de texto individuais.
5.2.1 Marcar entradas usando estilos de título internos
1. Selecione o título no qual deseja aplicar um estilo de título.
2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique no estilo desejado.
Por exemplo, se você selecionou o texto no qual deseja aplicar o estilo de título principal,
clique no estilo chamado Título 1 na Galeria de estilos rápidos.
5.3 Criar um índice analítico
Após marcar as entradas do seu índice analítico, você está pronto para criá-lo.
5.3.1 Criar um índice analítico a partir de estilos de título internos
Use esse procedimento se criou um documento usando os estilos de títulos.
1. Clique no local que deseja inserir o índice analítico, normalmente no início de um documento.
12
2. Na guia Referências, no grupo Sumário, clique em Sumário e, em seguida, clique no estilo de
sumário desejado.
5.3.2 Atualizar o índice analítico
Se você adicionou ou removeu títulos ou outras entradas do índice analítico no seu
documento, é possível atualizar rapidamente o índice analítico.
1. Na guia Referências, no grupo Sumário, clique em Atualizar Sumário.
Capítulo 2 - Excel
Aula 5 – Trabalhando com banco de dados no Excel
6.1 Interface do usuário orientada a resultados
A nova interface do usuário orientada a resultados facilita o trabalho no Microsoft
Office Excel. Os comandos e os recursos que eram normalmente colocados em barras de
ferramentas e Guias complexos agora estão mais fáceis de serem localizados nas guias
orientadas a tarefas que contêm grupos de comandos e recursos.
Qualquer que seja a tarefa executada na nova interface do usuário — formatação ou
análise de dados — o Excel apresentará as ferramentas mais úteis para a conclusão bem
sucedida da tarefa.
6.2 Mais linhas e colunas e outros limites novos
Especificamente, a grade do Office Excel 2013 é de 1.048.576 linhas por 16.384 colunas,
o que significa 1.500% de linhas e 6.300% de colunas a mais em relação ao Microsoft Office
Excel 2003. Para aqueles que são curiosos, as colunas agora terminam em XFD e não em IV.
6.3 Novos formatos de arquivos
Formato de arquivo com base em XML No 2013 Microsoft Office system, a Microsoft está
apresentando novos formatos de arquivos para Word, Excel e PowerPoint, conhecidos como
13
os formatos Office Open XML. Esses novos formatos de arquivo facilitam a integração com
fontes de dados externas e também oferece tamanhos reduzidos e recuperação aprimorada
de dados.
6.4 Inserir e excluir colunas e linhas
Para inserir ou excluir colunas:
1. Para inserir, clique em uma célula à direita de onde deseja inserir uma nova coluna. Na guia
Página Inicial no grupo Células, clique na seta em Inserir e, em seguida, clique em Inserir
Colunas na Planilha.
2. Para excluir, clique uma célula na coluna. Na guia Página Inicial no grupo Células, clique na
seta em Excluir. Clique em Excluir Colunas na Planilha.
Para inserir ou excluir outra coluna depois de ter feito isso uma vez, pressione F4.
Para inserir ou excluir linhas:
1. Para inserir, clique em uma célula à direita de onde deseja inserir uma nova coluna. Na guia
Página Inicial no grupo Células, clique na seta em Inserir e, em seguida, clique em Inserir
Linhas na Planilha.
2. Para excluir, clique uma célula na coluna. Na guia Página Inicial no grupo Células, clique na
seta em Excluir. Clique em Excluir Linhas na Planilha.
Para inserir ou excluir outra linha depois de ter feito isso uma vez, pressione F4.
Aula 6 – Tabelas dinâmicas
7.1 Estatísticas
Suponha que você deseje descobrir o número médio de dias para concluir uma etapa
de um projeto ou a temperatura média de um dia específico em um período de dez anos. Há
várias maneiras de calcular a média de um grupo de números.
7.1.1 Average (Média)
A função Average (MÉDIA) mede a tendência central, que é o centro de um grupo de
números em uma distribuição estatística. Estas são as três medidas de tendência central mais
comuns:
Média, que é a média aritmética, calculada pela adição de um grupo de números, dividida, em
seguida, pela quantidade desses números. Por exemplo, a média de 2, 3, 3, 5, 7 e 10 é 30
dividido por 6, que é 5.
14
Para uma distribuição simétrica de um grupo de números, essas três medidas de tendência
central são as mesmas.
Para uma distribuição enviesada de um grupo de números, elas podem ser diferentes.
A B
1
2
3
4
5
6
Dados
10
7
9
27
0
7 4
Fórmula Descrição (Resultado)
=MÉDIA(A2:A7) Calcula a média de todos os números na lista acima (9,5)
=MÉDIA(A2:A4;A7) Calcula a média do primeiro, segundo, terceiro e do último números na lista (7,5)
7.1.2 Matemáticas
7.1.2.1 Sum e SumIf (Soma e Somase)
A B
1
2
3
4
5
6
7
Vendedor Fatura
Cardoso 15.000
Cardoso 9.000
Ruivo 8.000
Ruivo 20.000
Cardoso 5.000
Couto 22.500
15
Fórmula Descrição (Resultado)
=SOMA(B2:B3;B5) Adiciona duas faturas de Cardoso e uma de Ruivo (44.000)
=SOMA(B2;B5;B7) Adiciona faturas individuais de Cardoso, Ruivo e Couto (57.500)
=SOMASE(A2:A7,"Cardoso";B2:B7) Soma das faturas de Cardoso (29.000)
=SOMASE(B2:B7,">=9000";B2:B7) Soma de grandes faturas maiores ou iguais a 9.000 (66.500)
7.1.3 Calcular porcentagem
A B C D E
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
1
Região Vendedor Tipo Vendas %
Sul Cardoso Bebidas 3.571 8,1%
Oeste Ribeiro Laticínios 3.338 7,6%
Leste Ruivo Bebidas 5.122 11,7%
Norte Ruivo Laticínios 6.239 14,2%
Sul Couto Produção 8.677 19,8%
Sul Ribeiro Carne 450 1,0%
Sul Ribeiro Carne 7.673 17,5%
Leste Ruivo Produção 664 1,5%
Norte Ribeiro Produção 1.500 3,4%
Sul Couto Carne 6.596 15,0%
16
Fórmula Descrição (Resultado)
=D2/SOMA(D$2:D$11)
E2
E3
E4
E5
E6
Divide o valor de cada venda pela soma de todas as
vendas. Deve ser copiada para baixo a partir da célula E2.
8,1%
7,6%
11,7%
14,2%
19,8%
E7 1,0%
E8 17,5%
E9 1,5%
E10 3,4%
E11
15,0%
7.1.4 Condicionais
7.1.4.1 If (Se)
A
1
2
3
4
5
6
Dados
15
9
8
Rodas dentadas
Acessórios
Fórmula Descrição (Resultado)
=SE(A2=15; "OK"; "Não OK") Se o valor na célula A2 for igual a 15, retornar "OK". (OK)
=SE(E(A2<>A3;A2<>A4);"OK";"Não OK") Se 15 não for igual a 9 e 15 não for igual a 8, retornar "OK". (OK)
17
7.1.5 Procura e Referência
7.1.5.1 Vlookup (Procv)
A B C
1
2
3
4
5
6
Densidade Viscosidade Temperatura
0,457 3,55 500
0,525 3,25 400
0,616 2,93 300
0,675 2,75 250
0,746 2,57 200
Fórmula Descrição (Resultado)
=PROCV(1;A2:C10;2) Usando uma correspondência aproximada, procura o
valor 1 na coluna A, localiza o maior valor menos que ou
igual a 1 na coluna A, que é 0,946 e, então, retorna o valor
da coluna B na mesma linha. (2,17)
=PROCV(0,616;A2:C10;3) Usando uma correspondência exata, procura o valor
0,616 na coluna A, e, então, retorna o valor da coluna C
na mesma linha. (300)
7.2 Filtragem de dados
A filtragem de dados é muito importante para uma análise de listagens complexas ou
extensas.
7.2.1 Filtrar texto
1. Selecione um intervalo de célula que contenha dados alfanuméricos.
2. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, clique em Classificar e Filtrar e em seguida, clique em
Filtrar.
3. Clique na seta no cabeçalho da coluna.
18
7.2.2 Como utilizar caracteres curinga
Os seguintes caracteres curinga podem ser utilizados como critérios de comparação
para filtros de texto.
Use Para localizar
? (ponto de interrogação) Qualquer caractere único Por exemplo: antoni? Localizará: "antonio" e "antonia"
* (asterisco) Qualquer número de caracteres Por exemplo: *este Localiza "Nordeste" e "Sudeste"
~ (til) seguido de ?, * ou ~ Um ponto de interrogação, asterisco ou til Por exemplo: fy06~? Localizará "fy06?"
7.3 Classificação de células
Você possui uma planilha contendo as avaliações de desempenho de seus vendedores
com relação a critérios como unidades vendidas e gostaria de ordená-las de forma que pudesse
identificar as melhores ou piores notas em cada critério?
7.3.1 Classificar
1. Selecione uma coluna de dados alfanuméricos em um intervalo de células ou certifique-se de
que a célula ativa está em uma coluna da tabela que contenha dados alfanuméricos.
2. Na Página Inicial, no grupo Edição, clique em Classificar e Filtrar e, em seguida, clique em
Filtrar.
3. Siga um destes procedimentos:
4. Para classificar em ordem alfanumérica crescente, clique em Classificar de A a Z.
5. Para classificar em ordem alfanumérica decrescente, clique em Classificar de Z a A.
6. Como opção, você pode fazer uma classificação que diferencie letras maiúsculas de
minúsculas.
7.4 Formatação Condicional
Você tem em suas mãos o relatório de vendas do último mês e gostaria de identificar
com facilidade os produtos cujas vendas ultrapassaram R$ 3.500.000,00? Ou os melhores
vendedores?
19
Aula 7 – Criação de Dashboards
8.1 Criar um Gráfico
1. Selecione os dados que deseja plotar.
2. Clique na guia Inserir, no grupo Gráfico, selecione o tipo de gráfico que deseja utilizar e clique
no subtipo de gráfico.
8.2 Criar Minigráfico
1. Posicione o cursor onde deseja inserir o minigráfico.
2. Clique na guia Inserir, no grupo Gráfico, selecione o tipo de mini gráfico que deseja utilizar.
3. Na caixa de diálogo localize os dados que serão utilizados para criar o minigráfico.
4. Confirme a célula aonde deseja posicionar o minigráfico.
5. Clique no botão OK.
8.3 Ferramentas de Gráfico
Depois que o gráfico for inserido, em Ferramentas de Gráfico aparecerão, com três
guias: Design, Layout e Formatar. Essas guias contêm os comandos necessários para trabalhar
com gráficos.
Quando concluir o gráfico, clique fora dele. As Ferramentas de Gráfico desaparecerão.
Para restaurá-las, clique dentro do gráfico. Isso fará as guias reaparecerem.
8.4 Alterar o tipo de gráfico
Depois de criar um gráfico, é possível fazer com que ele compare os dados de diferentes
maneiras. Na guia Design, no grupo Dados, clique em Alternar Linha/Coluna.
8.5 Alterar o layout do gráfico
É possível adicionar títulos de gráfico e de eixo, adicionar uma tabela de dados, excluir
linhas da grade ou adicionar rótulos de dados rapidamente alterando o layout do gráfico.
20
1. Clique no gráfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Layouts de Gráfico, clique no botão
Mais para ver todos os layouts. Clique no layout desejado.
2. Outra maneira de aplicar layouts é clicar na guia Layout e fazer seleções individualmente.
8.6 Alterar a aparência de um gráfico
1. Para alterar as cores do gráfico, clique no gráfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Estilos
de Gráfico, clique no botão Mais para ver todas as cores disponíveis. Em seguida, clique
nas cores desejadas.
8.7 Criar e usar um modelo de gráfico
1. Clique no gráfico que deseja salvar um modelo.
2. Na guia Design, no grupo Tipo, clique em Salvar como Modelo.
3. Digite um nome para o modelo.
8.8 Para que serve uma tabela dinâmica
Vamos supor que você compilou uma grande lista de dados — por exemplo, números
das vendas de cada produto que sua empresa fabrica. Mas agora, você está pronto para extrair
algumas informações significativas dos dados. Por exemplo, você pode querer responder às
perguntas a seguir:
• Quais são as vendas totais de cada produto por região?
• Quais produtos estão vendendo mais durante um período de tempo?
• Quem é seu vendedor com melhor desempenho?
Para responder a essas e a outras perguntas, você pode criar um relatório de tabela
dinâmica uma tabela interativa que extrai, organiza e resume automaticamente os dados. Você
pode, em seguida, usar o relatório para analisar os dados — por exemplo, fazer comparações,
detectar padrões e relacionamentos e analisar tendências.
8.9 Criar uma tabela dinâmica utilizando dados da planilha
Você está com a planilha de vendas dos últimos 2 meses e gostaria de analisá-las para fazer
comparações, detectar padrões e relacionamentos etc.?
Quando os dados estiverem prontos, coloque o cursor em qualquer local nos dados.
Isso incluirá todos os dados da planilha no relatório. Ou selecione apenas os dados que deseja
usar no relatório.
21
8.9.1 Noções básicas
Em um lado está a área de layout pronta para receber o relatório de tabela dinâmica, e
no outro lado está a Lista de Campos de Tabela Dinâmica. Essa lista mostra os títulos de coluna
dos dados de origem. Como mencionado anteriormente, cada título é um campo: País,
Vendedor, e assim por diante.
Você cria um relatório de tabela dinâmica, movendo qualquer um dos campos para a
área de layout do relatório de tabela dinâmica. É possível fazer isso marcando a caixa de seleção
ao lado do nome do campo, ou clicando com o botão direito do mouse em um nome de campo
e selecionando um local para o qual mover o campo.
Crie um relatório de tabela dinâmica.
Utilize a planilha mostrada a seguir:
22
1. Selecione uma célula ou um intervalo de células.
2. Clique na guia Inserir. No grupo Tabelas, clique na seta em Tabela Dinâmicas e, no Guia, clique
em Tabela Dinâmica.
3. A caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica é aberta.
4. A opção Selecionar uma Tabela ou Intervalo já está selecionado para você.
5. A opção Nova Planilha também está selecionada para você como o local onde o relatório será
colocado.
6. Clique em OK.
7. À esquerda está a área de layout pronta para receber o relatório de tabela dinâmica, e à direita
está a Lista de Campos de Tabela Dinâmica (Tabela Dinâmica Field List). Essa lista mostra os
títulos de coluna dos dados de origem: cada título é um campo na lista.
8. Na lista de campos, marque as caixas de seleção ao lado dos campos que você deseja adicionar
ao relatório.
9. Os campos são automaticamente adicionados ao relatório. Os campos que não são numéricos
são adicionados à área Rótulos de Linha do relatório.
Conforme você adiciona mais campos não-numéricos, o Excel coloca-os dentro de
campos que já existem no relatório de tabela dinâmica, criando uma hierarquia. Os campos
numéricos são adicionados à direita.
8.10 Gráfico Dinâmico
Um relatório de gráfico dinâmico oferece uma representação gráfica dos dados em um relatório da
tabela dinâmica. Você pode alterar o layout e os dados exibidos em um relatório de gráfico dinâmico
da mesma forma que em um relatório da tabela dinâmica.
8.10.1 Criar um relatório de gráfico dinâmico
1. Clique no relatório de tabela dinâmica.
2. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique em um tipo de gráfico.
Você pode usar qualquer tipo de gráfico, exceto XY (de dispersão), de bolhas ou de ações.
23
Um relatório da tabela dinâmica de dados de vendas
Um relatório de gráfico dinâmico dos mesmos dados
Os relatórios de gráfico dinâmico têm alguns elementos especializados além das séries, categorias,
marcadores de dados e eixos dos gráficos normais do Microsoft Excel.
Campo de página
Campo de dados
Campo de série
24
Itens
Campo de categoria
Campo de página: um campo que você usa para filtrar dados por itens específicos. No exemplo, o
campo da página Região exibe dados de todas as regiões. Para exibir dados de uma única região, você
pode clicar na seta suspensa ao lado de (Tudo) e selecionar a região.
Campo de dados: um campo dos dados de origem de base que fornece valores para serem
comparados ou medidos. No exemplo, Soma de vendas é um campo de dados que resume as vendas
trimestrais em cada região de acordo com cada esporte. O marcador de dados da primeira categoria
(Tri1) alcança quase 250 no eixo dos valores (y). Essa quantia é a soma de vendas de Tênis, Safári e
Golfe no primeiro trimestre. Dependendo dos dados de origem usados para o relatório, você poderá
alterar a função de resumo para Média, Contagem, Produto ou outro cálculo.
Campo de série: um campo que você atribui a uma orientação de série em um relatório de gráfico
dinâmico. Os itens no campo fornecem as séries de dados individuais. No exemplo, Esporte é um
campo de série com três itens: Tênis, Safári e Golfe.
Item: os itens representam as entradas exclusivas em um campo e aparecem nas listas suspensas dos
campos de página, campos de categoria e campos de série. No exemplo, Tri1, Tri2, Tri3 e Tri4 são itens
no campo de categoria Trimestre, enquanto Tênis, Safári e Golfe são itens no campo de série Esporte.
Campo de categoria: um campo dos dados de origem que é atribuído a uma orientação de categoria
em um relatório de gráfico dinâmico. Um campo de categoria fornece as categorias individuais para
os quais os pontos de dados são colocados em gráfico. No exemplo, Trimestre é um campo de
categoria.
8.10.2 Como um relatório de gráfico dinâmico representa dados
Um relatório de gráfico dinâmico sempre tem um relatório da tabela dinâmica associado. Os dois
relatórios têm campos que correspondem entre si. Quando você altera a posição de um campo em
um relatório, o campo correspondente no outro relatório também é movido.
O exemplo a seguir mostra a correspondência entre os campos de cada tipo de relatório:
25
Campos de página
Campos de dados
Campo de linha, corresponde ao campo de categoria
Campo de coluna, corresponde ao campo de série
Quando você cria um relatório de gráfico dinâmico a partir de um relatório da tabela dinâmica, o
layout do relatório de gráfico dinâmico — ou seja, a posição de seus campos — é determinado
inicialmente pelo layout do relatório da tabela dinâmica. Quando você cria primeiro o relatório de
gráfico dinâmico, você determina o layout do gráfico arrastando campo da janela Lista de campos da
tabela dinâmica para as áreas para soltar na planilha de gráfico. O Microsoft Excel cria
automaticamente um relatório da tabela dinâmica associado que utiliza um layout correspondente.
9 Segmentações
Em versões anteriores do Microsoft Excel, você pode usar filtros de relatório para filtrar dados em um
relatório de Tabela Dinâmica, mas não é fácil ver o estado de filtragem atual ao filtrar vários itens. No
Microsoft Excel 2013, você tem a opção de usar segmentações para filtrar os dados. As segmentações
de dados oferecem botões nos quais você pode clicar para filtrar dados de Tabela Dinâmica. Além da
filtragem rápida, as segmentações de dados também indicam o estado de filtragem atual, tornando
mais fácil entender o que exatamente é mostrado em um relatório de Tabela Dinâmica filtrado.
Segmentações de dados são componentes de filtragem fáceis de usar, com um conjunto de botões
que permite filtrar rapidamente os dados de um relatório de Tabela Dinâmica, sem a necessidade de
abrir listas suspensas para localizar os itens que você deseja filtrar.
Ao usar um filtro de relatório de Tabela Dinâmica comum para filtrar vários itens, o filtro indica
somente que vários itens foram filtrados, e você precisa abrir uma lista suspensa para localizar os
26
detalhes da filtragem. Entretanto, uma segmentação de dados identifica de forma clara o filtro
aplicado e fornece os detalhes para que você possa entender facilmente os dados exibidos no
relatório de Tabela Dinâmica filtrado.
As segmentações de dados normalmente estão associadas à Tabela Dinâmica na qual foram criadas.
Entretanto, você também pode criar segmentações autônomas que são mencionadas nas Funções de
Cubo do Processamento Analítico Online (OLAP), ou que possam ser associadas a qualquer Tabela
Dinâmica posteriormente.
Um cabeçalho de segmentação de dados
indica a categoria dos itens da segmentação.
Um botão de filtragem não selecionado indica que o
item não está incluído no filtro.
Um botão de filtragem selecionado indica que o
item está incluído no filtro.
Um botão Limpar Filtro remove o filtro
selecionando todos os itens da segmentação de dados.
Uma barra permite a rolagem quando há mais itens
do que são vistos atualmente na segmentação de dados.
Controles para mover e redimensionar borda
permitem alterar o tamanho e a localização da
segmentação de dados.
9.1 Criar Segmentadores em uma tabela dinâmica
1. Para criar segmentações numa tabela dinâmica, execute os
seguintes passos.
2. Posicione o cursor em qualquer parte da tabela dinâmica.
3. Clique na guia Opções da Ferramentas de Tabela Dinâmica.
4. Clique no comando Inserir Segmentação de Dados.
9.2 Criar Segmentadores em um gráfico dinâmico
1. Para criar segmentações numa tabela dinâmica, execute os
seguintes passos:
2. Posicione o cursor em qualquer parte do Gráfico dinâmico; 3. Clique na guia Analisar da Ferramentas do Gráfico Dinâmico;
4. Clique no comando Inserir Segmentação de Dados.
27
Capítulo 3 - Outlook
Aula 7 – Configurando o Outlook do seu jeito
10.1 Poupe tempo ao exibir, criar e gerenciar e-mails
Pense em quantos e-mails você recebe em uma semana normal no presente e compare
com uma semana normal de cinco anos atrás. Reprojetamos o Outlook 2013 pare refletir essas
mudanças no seu estilo de vida e ajudá-lo a acompanhar as enormes quantidades de
informações obtidas diariamente.
Gerencie grandes volumes de e-mails com facilidade. Condense, categorize ou até ignore
conversas inteiras com apenas alguns cliques. Com as novas ferramentas de gerenciamento de
conversas e o Modo de Exibição Conversa aprimorado, dezenas de mensagens podem se
tornar apenas alguns itens relevantes. Para começar a aproveitar os recursos do Modo de
Exibição Conversa, vá até a guia Exibição no grupo Conversas e selecione Mostrar como Conversas.
Envie as informações certas para as pessoas certas e responda rapidamente aos e-mails.
As Dicas de E-mail alertam instantaneamente sobre possíveis problemas de distribuição, e as
Etapas Rápidas permitem que suas tarefas envolvendo várias etapas sejam realizadas com
apenas um clique.
10.2 Personalize tarefas comuns em comandos de apenas um clique
Crie e salve ações personalizadas de uma maneira nova com as Etapas Rápidas do
Outlook 2013. Você pode economizar tempo criando e definindo tarefas de várias etapas que
podem ser executadas com apenas um clique, incluindo responder com uma solicitação de
28
reunião, mover para uma pasta específica, criar um novo e-mail para grupos atribuídos e muito
mais.
10.3 Simplifique o agendamento.
Agende compromissos com conveniência e eficiência, compartilhe a disponibilidade de
seu calendário e gerencie sua agenda de trabalho. Com o recurso Enviar Calendário por e-mail,
é possível enviar sua agenda para que outras pessoas possam encontrar rapidamente tempo
para o seu próximo compromisso. Além disso, o novo Modo de Exibição de Agendamento
oferece uma exibição horizontal de vários calendários. As novas ferramentas de gerenciamento
de calendários permitem salvar grupos de calendários usados com frequência para que eles
possam ser exibidos novamente sempre que necessário.
10.4 Pesquise para localizar facilmente o que está procurando.
Com o Outlook 2013, você pode classificar facilmente grandes volumes de dados. As
Ferramentas de Pesquisa aprimoradas permitem localizar e gerenciar rapidamente grandes
quantidades de e-mails, calendários e itens de contato.
29
10.5 Crie mensagens de e-mail que chamam atenção.
As ferramentas de edição de imagens e gráficos dinâmicos não são mais exclusivas do
Word e do PowerPoint. Com o Outlook 2013, é possível atrair a atenção dos leitores usando
recursos visuais atraentes, como gráficos SmartArt™, temas do Office e estilos previamente
preparados. Também é possível transmitir mais facilmente suas ideias para os leitores inserindo
e formatando instantâneos no próprio Outlook.
10.6 Garanta que seus e-mails cheguem à audiência pretendida
Para usuários corporativos, enviar e-mails desnecessários para contatos fora do
escritório, responder acidentalmente para uma grande lista de distribuição ou divulgar
informações confidenciais fora da empresa são preocupações frequentes.
Com o novo recurso Dicas de E-mail, você receberá alertas quando estiver prestes a
enviar um e-mail para uma grande lista de distribuição, para alguém que está fora do escritório
ou para indivíduos de fora da organização.
10.7 Obtenha acesso mais fácil às ferramentas certas
30
Localize os comandos de que você precisa quando quiser.
A Faixa de Opções aprimorada, disponível nos aplicativos do Office 2013, facilita a
exibição de mais comandos para você poder se concentrar nos resultados, e não nos
procedimentos.
• Configure facilmente contas novas e existentes, limpe sua caixa de entrada e veja quanto
espaço foi deixado em sua caixa de entrada. Esses são apenas alguns dos muitos recursos
disponíveis no novo modo de exibição Microsoft Office Backstage.
• Modo de exibição Backstage substitui o Guia Arquivo tradicional em todos os aplicativos do
Office 2013 para proporcionar um espaço centralizado e organizado para gerenciar suas
contas e personalizar sua experiência com o Outlook.
10.8 Conecte-se com as pessoas e atualize-se
Seja gerenciando uma equipe ou organizando um evento de família, é importante
manter-se conectado às pessoas dentro e fora do seu escritório ou de sua casa. O Outlook 2013
reúne várias redes de e-mail e comunicação para que o contato com as pessoas importantes
para você ocorra de maneira rápida, simples e divertida.
• Combine várias contas de e-mail, calendários e catálogos de endereços, e gerencie-os
facilmente de um único modo de exibição centralizado.
• Gerencie sua agenda usando o novo Modo de Exibição de Agendamento. Exiba vários
calendários do Outlook, Windows Live ou outros calendários compartilhados, em uma
exibição horizontal simplificada.
• Exiba a disponibilidade de uma pessoa e entre em contato com ela usando vários métodos de
comunicação ― tudo isso em um novo cartão de visita de fácil acesso.
31
10.9 Trabalhar com a faixa de opções
A interface da faixa de opções aparece em todo o Outlook 2013 e substitui muitos
Guias. Os comandos aparecem em grupos dentro da faixa de opções para facilitar a localização
e o uso. No Microsoft Office Outlook 2007, a faixa de opções estava disponível apenas em itens
abertos do Outlook, como mensagens de e-mail ou itens de calendário. Agora, a faixa de opções
está localizada em qualquer lugar no Outlook, incluindo a janela principal.
Use as guias na parte superior da exibição para selecionar grupos de comandos. Na guia
Página Inicial estão os comandos para criar e trabalhar com itens do Outlook, como mensagens,
itens de calendário ou contatos. Clique na guia Enviar/Receber para obter os comandos
relacionados à verificação de novos itens do Outlook no servidor ou ao envio de itens. Na guia
Pasta estão os comandos para criar, mover ou compartilhar pastas. Na guia Exibição, você pode
alterar e personalizar como exibir suas pastas.
10.10 Aula 8 – Gerenciando e-mail
Os comandos de e-mail usados com mais frequência estão na guia Página Inicial. São
eles: Novo E-mail, Responder, Encaminhar e Excluir. Clique em qualquer mensagem para exibi-
la no Painel de Leitura ou clique duas vezes na mensagem para abri-la. Se uma mensagem tiver
um anexo, clique no anexo para exibi-lo no Painel de Leitura ou clique duas vezes para abrir o
anexo em seu programa associado.
Aqui estão mais alguns recursos úteis de e-mail:
• Lista de mensagens organizada por conversa - as mensagens relacionadas a grupos de
organização de Conversas, incluindo mensagens enviadas e mensagens de outras pastas , para
ajudá-lo a gerenciar grandes quantidades de mensagens com facilidade. Você pode ver o curso
completo da conversa e determinar com mais facilidade a mensagem mais importante para
você. As conversas geralmente são indicadas com um ícone de vários envelopes e uma seta
32
no cabeçalho da conversa. Clique na seta para expandir a conversa e ver todas as mensagens
que ela contém.
• Etapas Rápidas facilitam a tomada de ação - na guia Página Inicial, o grupo Etapas Rápidas
combina em um clique os vários comandos necessários para concluir ações comuns. Por
exemplo, você pode categorizar, sinalizar e mover uma mensagem em um clique. Você pode
personalizar as Etapas Rápidas padrão e criar seus próprios botões que combinam suas ações
frequentes.
• Transformar uma mensagem em uma reunião - às vezes, uma reunião resolve discussões de
maneira mais adequada do que enviar e receber mensagens. Você pode criar uma solicitação
de reunião com uma única etapa. Na guia Página Inicial, no grupo Responder, clique em
Reunião para organizar uma reunião com todas as pessoas na conversa.
• Ser mais inteligente com mensagens – o Outlook 2013 inclui Dicas de e-mail, que podem
ajudá-lo a evitar erros comuns, mas possivelmente embaraçosos. Os alertas de Dicas de e-
mail podem ser disparados por ações que incluem clicar em Responder a Todos para uma lista
de destinatários grande, enviar informações confidenciais a alguém fora da organização ou
enviar uma mensagem a alguém que esteja fora do escritório.
10.10.1 Introdução a Conversas
Por padrão, as mensagens de e-mail na Caixa de Entrada do Microsoft Outlook 2013 são
organizadas por Data e por Conversa, agrupando mensagens que compartilham o mesmo
assunto em conversas que podem ser exibidas expandidas ou recolhidas. Isso ajuda você a
percorrer os e-mails mais rapidamente e a atuar em mensagens ou conversas com menos
cliques.
As conversas são identificadas na lista de mensagens (lista
de mensagens: a parte intermediária da janela principal do
Outlook que exibe o conteúdo da pasta selecionada.) por um
ícone que mostra vários itens. As mensagens dentro de cada
conversa são ordenadas com a mais recente no início. Quando
uma nova mensagem é recebida, a conversa inteira é movida para o início da lista de mensagens.
Quando você clica em no cabeçalho de uma conversa na
lista de mensagens, a conversa é exibida no Painel de Leitura
(Painel de Leitura: uma janela no Outlook na qual você pode
visualizar um item sem abri-lo. Para exibir o item no Painel de
Leitura, clique nele.), com a mensagem mais recente no início.
Qualquer conversa que inclua mensagens não lidas tem
uma linha em negrito e a contagem de mensagens não lidas é
exibida ao lado do assunto. Quando você expande a conversa, as
mensagens não lidas têm um título em negrito. As conversas expandidas oferecem uma relação
visual entre as mensagens, inclusive as respostas e mensagens relacionadas de outras pastas.
33
Quando uma mensagem recebe duas ou mais respostas, a conversa pode ser dividida
em várias conversas relacionadas, mas separadas. A mensagem mais recente de cada divisão é
exibida quando você clica na conversa. Clique em uma das conversas divididas para mostrar as
mensagens dessa divisão no Painel de Leitura, com a mensagem mais recente no início.
10.11 Criar uma mensagem de e-mail
1. Na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Novo e-mail.
2. Na caixa Assunto, digite o assunto da mensagem.
3. Insira os endereços de e-mail ou os nomes dos destinatários na caixa Para, Cc ou Cco (caixas
Para, Cc e Cco: uma mensagem é enviada para os destinatários na caixa Para. Os destinatários
nas caixas Cc (com cópia) e Cco (cópia oculta) também recebem a mensagem; entretanto, os
nomes dos destinatários na caixa Cco não ficam visíveis a outros destinatários.). Separe vários
destinatários por ponto-e-vírgula.
Para selecionar os nomes dos destinatários em uma lista no Catálogo de Endereços, clique
em Para, Cc ou Cco e clique nos nomes desejados.
4. Para exibir a caixa Cco para esta e todas as mensagens futuras, na guia Opções, no grupo
Mostrar Campos, clique em Cco.
5. Depois de redigir a mensagem, clique em Enviar.
10.11.1 Para exibir mensagens em uma conversa
O cabeçalho superior aqui indica uma única mensagem. O cabeçalho inferior indica
uma conversa com duas divisões. Clique na seta no cabeçalho da mensagem para ver todas as
mensagens da conversa.
Para expandir ou abrir a conversa, clique na seta no cabeçalho da mensagem. Quando você
clica em uma mensagem na conversa expandida, ela se torna a mensagem da parte superior
do Painel de Leitura.
As conversas incluem mensagens de várias pastas. Por exemplo, por
padrão, as mensagens enviadas são salvas na pasta Itens Enviados
A conversa expandida inclui threads visuais que conectam cada mensagem à conversa que
a precede. Isso ajuda a acompanhar conversas que tenham se dividido.
34
10.11.2 Para executar ações em conversas
Você pode executar ações em conversas ou em mensagens dentro de uma conversa, da
mesma forma como faria com mensagens individuais. Clique no cabeçalho da conversa ou na
mensagem que desejar da conversa e, em seguida, siga um destes procedimentos:
• Responder ou Responder a Todos - a ação de responder a uma mensagem em uma conversa
envia uma resposta para essa mensagem, que é a primeira exibida no Painel de Leitura. Se a
conversa tiver sido dividida, clique na parte da conversa à qual você deseja responder e a
resposta será enviada à mensagem mais recente dessa divisão. É possível responder a
qualquer mensagem na conversa.
• Encaminhar - clicar em Encaminhar cria uma nova mensagem com a conversa como corpo da
mensagem, como ela aparece no Painel de Leitura.
• Categorizar - você pode categorizar uma conversa ou mensagens individuais dentro de uma
conversa. Se você classificar uma ou mais mensagens individuais, as cores da categoria serão
exibidas no cabeçalho quando a conversa for compactada ou fechada.
Marcar um cabeçalho de conversa com uma categoria define uma ação em andamento
que categorizará novas mensagens dessa conversa.
• Ignorar - Você pode manter conversas que não sejam importantes fora da Caixa de Entrada.
Na guia Página Inicial, no grupo Excluir, clique em Ignorar. Todos os e-mails anteriores e
futuros da conversa selecionada serão movidas diretamente para a pasta Itens Excluídos.
• Limpar - Você pode reduzir o tamanho de uma conversa com Limpar. Na guia Página Inicial,
no grupo Excluir, clique em Limpar e em Limpar conversação. Mensagens redundantes, ou
seja, que já foram lidas, não foram sinalizadas, categorizadas, nem são a mensagem mais
recente de uma ramificação da conversa, serão movidas para a pasta Itens Excluídos.
10.11.3 Para ativar ou desativar Conversas
Para desativar Conversas e classificar suas pastas de e-mail de forma diferente, por
exemplo, por data, execute os seguintes procedimentos:
Na guia Modo de Exibição, no grupo Organização, clique em Conversas e depois clique
para desmarcar a caixa de seleção em Mostrar Mensagens em Conversas.
Para ativar Conversas, siga este procedimento:
• Na guia Modo de Exibição, no grupo Organização, clique em Conversas e depois clique em
Mostrar Mensagens em Conversas.
• Para aplicar sua opção de configuração a outras pastas de e-mail, execute os seguintes
procedimentos:
1. Na guia Modo de Exibição, no grupo Modo de Exibição Atual, clique em Alterar Modo de
Exibição e clique em Aplicar Modo de Exibição Atual a Outras Pastas de e-mail.
35
2. Na caixa de diálogo Aplicar Modo de Exibição, marque as caixas de seleção das pastas à quais
você deseja aplicar o modo de exibição. Convém clicar nas setas nos nomes de pasta para
ver as subpastas.
10.11.4 Adicionar um sinalizador a uma mensagem
Os sinalizadores criam um lembrete visível para avisar que uma ação está pendente.
Quando uma mensagem é sinalizada, um sinalizador é exibido para a mensagem na lista de
mensagens. Os itens sinalizados também aparecem na Barra de Tarefas Pendentes, na lista de
Tarefas Diárias do Calendário e na Lista de Tarefas Pendentes no modo de exibição de tarefas.
Além de sinalizadores, é possível incluir um lembrete para alertá-lo em uma hora
predeterminada.
Quando você passa o mouse sobre as mensagens sinalizadas na Lista de Tarefas, são
exibidos os detalhes associados ao sinalizador, como a data de conclusão, o tipo de
acompanhamento necessário ou quando um lembrete será exibido.
10.11.5 Adicionar um sinalizador a uma mensagem
Siga um destes procedimentos:
• Em uma mensagem aberta, na guia Página Inicial, no grupo Etiquetas, clique em
Acompanhamento e em um sinalizador.
• Em uma lista de mensagens, como a Caixa de Entrada, clique em Acompanhamento à
direita do item para definir o sinalizador padrão. Para obter mais opções de data padrão,
clique com o botão direito no sinalizador e selecione a data na lista suspensa.
10.11.6 Adicionar um sinalizador com uma data personalizada
Siga um destes procedimentos:
• Em uma mensagem aberta, na guia Página Inicial, no grupo Etiquetas, clique em
Acompanhamento e em Personalizar.
• Em uma lista de mensagens, como a Caixa de Entrada, clique com o botão direito em
Acompanhamento e selecione Personalizar
• Nas caixas Data de Início e Data de Conclusão, selecione as datas desejadas.
10.11.7 Adicionar um sinalizador a um contato
36
Os sinalizadores também podem ser aplicados a contatos. Um sinalizador em um
contato oferece um lembrete visível para realizar uma ação relacionada ao contato como ligar
ou entrar em contato com alguém. Contatos sinalizados são exibidos na Barra de Tarefas
Pendentes, na Lista de Tarefas Diárias do Calendário e no modo de exibição de tarefas.
10.11.8 Adicionar um sinalizador a um contato
Siga um destes procedimentos:
• Em um contato aberto, na guia Contato, no grupo Etiquetas, clique em Acompanhamento
e em um sinalizador.
• Em Contatos clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na guia Página Inicial, no grupo
Etiquetas clique em Acompanhamento e em um sinalizador.
• Na guia Página Inicial, no grupo Modo de Exibição Atual, clique com o botão direito em Cartão
de Visita, Cartão, Telefone ou Lista, clique em Acompanhamento e em um sinalizador.
10.11.9 Adicionar um sinalizador automaticamente com uma regra Uma regra é uma ação que o Outlook executa automaticamente em mensagens de
entrada ou de saída com base nas condições que você especificar. Você pode decidir o que
acontece com as mensagens não lidas — por exemplo, mensagens de pessoas ou grupos
específicos — antes de chegarem à Caixa de Entrada.
1. Na guia Página Inicial, no Guia Ações, clique em Regras.
2. Clique em Criar Regra.
3. Clique em Opções Avançadas para abrir o Assistente de Regras.
4. Em Etapa 1: selecionar um modelo no Assistente de Regras, selecione as condições e clique
em sinalizada para ação.
5. Clique em Avançar.
6. Siga as instruções do Assistente de Regras.
37
10.12 Aula 9 – Faça o Outlook trabalhar para você
A faixa de opções no Outlook 2013 fornece ícones grandes para mostrar as maneiras
como você pode organizar e exibir seu calendário. Use os comandos da guia Exibição para
personalizar ainda mais as informações vistas no Calendário.
Clique duas vezes em qualquer item do calendário para abri-lo e, em seguida, edite ou veja
os detalhes.
Na guia Página Inicial, use
os comandos do grupo Novo para
criar itens de
calendário. O
compromisso ou a reunião aberta
tem muitos comandos da faixa de
opções iguais aos do
Office Outlook 2007,
incluindo as opções de recorrência
e lembrete.
Outros recursos úteis no
Calendário são:
• Ver imediatamente se você pode aceitar um convite de reunião - você pode decidir se deseja
aceitar uma reunião sem alternar para o seu calendário. No Outlook 2013, a solicitação de
reunião inclui uma visualização do horário solicitado na agenda.
• Encontrar um horário de reunião ideal mais rapidamente - o Modo de Exibição de
Agendamento ajuda a reduzir o trabalho do convidado de organizar reuniões. Você pode ver
os horários da equipe antes de começar a organizar a próxima reunião.
10.12.1 Alterar a escala de tempo
Por padrão, a grade do calendário mostra um intervalo de tempo de 30 minutos.
Você pode aumentar ou diminuir esse intervalo.
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Em Calendário, na guia Exibir, no grupo Organização, clique em Escala de Tempo e
clique no intervalo de grade que deseja mostrar no calendário.
10.12.2 Alterar o intervalo de tempo exibido
Em Calendário, na guia Página Inicial, no grupo Organizar, clique em Dia, Semana de
Trabalho, Mês ou Exibição de Agendamento.
Para alterar a quantidade de informações exibidas no modo de exibição mês, clique
na metade inferior do botão Mês e em um nível de detalhes.
Mostrar Nível Baixo de Detalhe Somente os feriados são exibidos em um calendário
em branco.
Mostrar Nível Médio de Detalhe Os feriados e as barras de cores são exibidos
indicando os dias em que há itens de calendário.
Mostrar Nível Alto de Detalhe Informações de hora e de cabeçalho incluindo cores
de categoria para itens de calendário são exibidas.
10.12.3 Alterar a cor do plano de fundo
Na guia Exibir, no grupo Cor, clique em Opções e em Opções de Calendário.
Nas Opções de calendário, na lista Cor de plano de fundo, clique na cor desejada.
Para alterar a cor do plano de fundo padrão para todos os calendários:
Clique na guia Arquivo.
Clique em Opções.
Clique em Calendário.
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Em Opções de Exibição, clique em Cor de calendário padrão, clique na cor desejada
e marque a caixa de seleção Usar esta cor em todos os calendários.
10.12.4 Alterar a fonte
Na guia Exibir, no grupo Modo de Exibição Atual, clique em Configurações do Modo
de Exibição e clique em Outras Configurações.
Use os botões para escolher as fontes e tamanhos que deseja usar.
Para alterar a fonte no Navegador de Data no Painel de Navegação, siga um destes
procedimentos:
Clique na guia Arquivo.
Clique em Opções.
Clique em Calendário.
Em Opções de Exibição, em Fonte do Navegador de Data, clique em Fonte e clique no
tamanho e na fonte que deseja usar.
10.12.5 Ativar e desativar negrito para datas
Em Calendário, na guia Exibir, no grupo Modo de Exibição Atual, clique em
Configurações do Modo de Exibição e clique em Outras Configurações.
Em Configurações gerais, desmarque ou marque a caixa de seleção Datas em negrito
no Navegador de Datas representam dias com itens.
10.12.6 Definir as opções da semana de trabalho
Clique na guia Arquivo.
Clique em Opções.
Clique em Calendário.
Em Horário Comercial, siga qualquer um destes procedimentos:
Para definir seus dias úteis, marque as caixas de seleção ao lado dos dias da semana
desejados.
Para definir o primeiro dia da semana, na caixa Primeiro dia da semana, clique no dia
desejado.
Para definir o primeiro dia da semana do ano, na caixa Primeira semana do ano, clique
na opção desejada.
Para definir o começo e o fim do seu dia útil, digite os horários na caixa Hora de início
e na caixa Hora de término.
40
10.12.7 Adicionar ou remover um segundo fuso horário
Clique na guia Arquivo.
Clique em Opções.
Clique em Calendário.
Em Fusos horários, marque a caixa de seleção Mostrar um segundo fuso horário.
Na caixa Fuso horário, clique no fuso horário que deseja adicionar. Se quiser, digite
um nome para o segundo fuso horário na caixa Rótulo.
Se desejar que o relógio do computador seja ajustado automaticamente para as
alterações de horário de verão, marque a caixa de seleção Ajustar para horário de verão.
Observação - o segundo fuso horário é usado somente para mostrar uma segunda
barra de horários no modo de exibição Calendário e não afeta a forma como os itens de
calendário são armazenados ou exibidos.
10.13 Definir ou remover lembretes de compromissos e reuniões do calendário
10.13.1 Para todos os novos compromissos ou reuniões criadas
Clique na guia Arquivo para abrir o modo de exibição Backstage e, em seguida, clique
em Opções.
Na caixa de diálogo Opções do Outlook, clique em Calendário.
Para ativar ou desativar os lembretes padrão de todos os compromissos e
reuniões, em Opções de Calendário, marque ou desmarque a caixa de seleção Lembretes
padrão.
Se você marcar a caixa de seleção, digite quanto tempo deseja que o lembrete seja
exibido antes do compromisso ou da reunião.
10.13.2 Para compromissos ou reuniões existentes (criados por você ou por
outra pessoa)
Abra o compromisso ou a reunião.
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Observação - se a caixa de diálogo Abrir Item Recorrente for exibida, você deverá
decidir se deseja alterar o lembrete para a ocorrência que abriu ou para toda a série. Clique
em Abrir esta ocorrência ou Abrir a série e clique em OK.
Na guia Compromisso, no grupo Opções, na lista suspensa Lembrete, selecione o
período que antecede ao compromisso ou à reunião, durante o qual o lembrete será
apresentado. Para desativar um lembrete, selecione Nenhum.
Observação: para eventos de dia inteiro, o horário de lembrete padrão é 18 horas
antes. Embora não seja possível alterar o padrão para eventos de dia inteiro criados por
você, é possível alterar o horário do lembrete separadamente em cada compromisso.
10.13.3 Definir ou remover lembretes de mensagens de e-mail, contatos e tarefas
Na guia Página Inicial, no grupo Marcas, clique em Acompanhamento e depois em
Adicionar Lembrete.
Dica Você pode sinalizar rapidamente mensagens de e-mail como itens
pendentes usando lembretes. Clique com o botão direito do mouse na coluna Status do
Sinalizador na lista de mensagens. Ou se a mensagem estiver aberta, na guia Mensagem,
no grupo
Controle, clique em Acompanhamento e, em seguida, clique em Adicionar Lembrete.
Na caixa de diálogo Personalizado, marque ou desmarque a caixa de seleção
Lembrete. Se marcar a caixa de seleção, digite a data e a hora em que deseja que o
lembrete apareça.
Clique em OK.
10.14 Trabalhar com contatos
Grande parte dos Contatos no Outlook 2013 tem aparência e função semelhantes
no Outlook 2007. Na guia Página Inicial, use os comandos do grupo Novo para adicionar
um contato. Clique duas vezes em qualquer contato para abri-lo e editá-lo. Para criar uma
lista reutilizável de contatos, conhecida anteriormente como lista de distribuição, no grupo
Novo, clique em Novo Grupo de Contatos.
Na guia Página Inicial, o grupo Modo de Exibição Atual permite alterar como você
classifica e exibe seus contatos. Por exemplo, exiba os contatos como uma lista telefônica
ou no formato de um cartão de visita. No grupo Comunicar, estão comandos que conectam
você diretamente a um contato, como por mensagem de e-mail, solicitação de reunião,
mensagem instantânea ou chamada telefônica.
42
10.15 Trabalho com Tarefas
10.15.1 Automatizar tarefas comuns ou repetitivas
O novo recurso Etapas Rápidas do Microsoft Outlook 2013 aplica várias ações de uma
só vez às mensagens de e-mail, lhe ajudando a gerenciar rápida e facilmente sua caixa de
correio. Por exemplo, se você frequentemente move mensagens para uma pasta específica, é
possível usar uma Etapa Rápida para movê-las com um único clique. Ou se você encaminha
mensagens para o seu gerente ou para os seus pares, a Etapa Rápida de um só clique pode
simplificar a tarefa.
As Etapas Rápidas incluídas no Outlook 2013 podem ser personalizadas. Também é
possível criar sua própria galeria Etapas Rápidas para ações de e-mail realizadas com mais
frequência.
43
10.15.2 Etapas Rápidas padrão
Você pode personalizar qualquer uma das Etapas Rápidas. Quando esse recurso é usado
pela primeira vez, o usuário é solicitado a configurá-lo. Por exemplo, se você quiser uma Etapa
Rápida para mover mensagens para uma determinada pasta, especifique a pasta para que você
possa usar a Etapa Rápida.
As Etapas Rápidas padrão do Outlook 2013 incluem o seguinte:
Etapa Rápida Ação
Mover para: Move a mensagem selecionada para uma pasta de e-mail especificada e
marca a mensagem como lida.
Para o Gerente Encaminha a mensagem para o seu gerente. Se a organização usar o Microsoft Exchange Server, o nome do gerente será detectado na Lista de
Endereços Global (Lista de Endereços Global: o catálogo de endereços que
contém todos os endereços de e-mail de usuários, grupos e lista de
distribuição de sua organização. O administrador cria e mantém esse
catálogo de endereços. Ele também pode conter endereços de e-mail de
pastas públicas.) e inserido na caixa "Para"; ou você pode especificar o
destinatário.
E-mail de Equipe Encaminha a mensagem para outros membros da equipe. Se a organização
usar o Microsoft Exchange Server, os nomes dos membros da sua equipe
serão detectados na Lista de Endereços Global (Lista de Endereços Global:
o catálogo de endereços que contém todos os endereços de e-mail de
usuários, grupos e lista de distribuição de sua organização. O administrador
cria e mantém esse catálogo de endereços. Ele também pode conter
endereços de e-mail de pastas públicas.) e inseridos na caixa "Para".
Concluído Move a mensagem para uma pasta de e-mail específica, marca a mensagem
como concluída e como lida.
Responder e Excluir Abre uma resposta para a mensagem selecionada e exclui a mensagem
original.
Criar Nova Você pode criar sua própria Etapa Rápida para executar qualquer
sequência de comandos, nomeá-la e aplicar um ícone para ajudar a
identificá-la.
Para configurar ou alterar Etapas Rápidas existentes, faça o seguinte:
1. Em E-mail, na guia Página Inicial, no grupo Etapas Rápidas, clique na seta Mais localizada ao
lado da caixa Etapas Rápidas e clique em Gerenciar Etapas Rápidas.
2. Na caixa Etapas Rápidas, clique na Etapa Rápida a ser alterada e clique em Modificar.
3. Em Ações, altere ou adicione as ações a serem executadas com essa Etapa Rápida.
4. Se quiser, na caixa Tecla de atalho, clique no atalho de teclado a ser atribuído à Etapa Rápida.
5. Se quiser alterar o ícone de uma Etapa Rápida, clique no ícone ao lado da caixa Nome, clique
no ícone desejado e clique em OK.
44
10.15.3 Criar uma Etapa Rápida
1. Em E-mail, na guia Página Inicial, no grupo Etapas Rápidas, na galeria Etapas Rápidas, clique
na Etapa Rápida Criar Novo.
2. Clique no tipo de ação, na lista, ou clique em Personalizar.
3. Na caixa Nome, digite um nome para a nova Etapa Rápida.
4. Clique no botão de ícone ao lado da caixa Nome, clique em um ícone e clique em OK.
5. Em Ações, escolha a ação a ser executada pela Etapa Rápida. Clique em Adicionar Ação para
mais ações.
6. Para criar um atalho de teclado, na caixa Tecla de atalho, clique no atalho de teclado que você
deseja atribuir.
As novas Etapas Rápidas aparecem na parte superior da galeria na guia
Página Inicial, no grupo Etapas Rápidas. Embora as Etapas Rápidas alteradas
preservem a localização na galeria, você pode reorganizá-las em Gerenciar
Etapas Rápidas.
11.15.4 Exibir suas tarefas
Tarefas são exibidas em três locais no Microsoft Outlook 2013 - na Barra de Tarefas
Pendentes, em Tarefas e na Lista de Tarefas Diárias, em Calendário. Se você assinar uma lista
de tarefas do SharePoint, todas as tarefas atribuídas a você nessa lista também serão exibidas
em todos os três locais.
Para exibir suas tarefas, execute um destes procedimentos:
• No Painel de Navegação - Clique em Tarefas. Clique em uma tarefa para exibi-la no Painel de
Leitura ou clique duas vezes na tarefa para abri-la em uma nova janela.
É possível alterar a aparência da lista de tarefas clicando em um estilo no grupo Modo de
Exibição Atual, na guia Página Inicial.
• Na Barra de Tarefas Pendentes - A Lista de Tarefas está localizada na parte inferior da Barra
de Tarefas Pendentes, abaixo de Compromissos. Você pode obter mais informações sobre
suas tarefas expandindo a Barra de Tarefas Pendentes ou clicando duas vezes em uma tarefa
para abri-la em uma nova janela.
Para exibir mais ou menos tarefas, clique na borda superior da Lista de Tarefas quando o
ponteiro se transformar em e arraste para cima ou para baixo.
• Na Lista de Tarefas Diárias - A Lista de Tarefas Diárias é exibida somente nos modos de
exibição Dia e Semana do Calendário do Outlook. Para exibir apenas a contagem das tarefas
atuais, em Calendário, na guia Exibir, no grupo Layout, clique em Lista de Tarefas Diárias e
clique em Minimizada.
OBSERVAÇÃO
45
10.15.5 Alterar a ordem de exibição das tarefas
1. Em Tarefas, na guia Exibir, no grupo Modo de Exibição Atual, clique em Exibir Configurações
e clique em Classificar.
2. Na lista Classificar itens por, clique em um nome de campo.
Se o campo desejado não estiver na lista Classificar itens por, clique em um conjunto de
campos diferente na lista Selecionar campos disponíveis em.
3. Para especificar a ordem de classificação, clique em Crescente ou Decrescente.
4. Para classificar por um campo adicional, clique em um nome do campo na lista Em seguida
por.
Se estiver em um tipo de modo de exibição de tabela, como o modo de exibição Lista ou
Telefone, você poderá clicar em um título de coluna para classificar por essa coluna.
10.15.6 Mover tarefas individuais para cima ou para baixo na lista de tarefas
1. Em Tarefas, na guia Exibir, no grupo Modo de Exibição Atual, clique em Exibir Configurações
e clique em Classificar.
2. Clique em Limpar Tudo e clique em OK.
3. Clique em Agrupar por, clique em Limpar Tudo e, em seguida, em OK duas vezes.
4. Arraste uma tarefa para cima ou para baixo na lista de tarefas. Quando você arrastar a tarefa,
uma linha vermelha com setas indica onde a tarefa será colocada quando você liberar o botão
do mouse.
10.15.7 Mover tarefas individuais na listagem da Barra de Tarefas Pendentes
1. Selecionar um item na lista de tarefas da Barra de Tarefas Pendentes.
2. Clique no item e arraste-o para a posição desejada.
Quando você arrastar a tarefa, uma linha vermelha com setas indica onde a tarefa será
colocada quando você liberar o botão do mouse.
46
10.15.8 Priorizar suas tarefas
Se desejar classificar suas tarefas por ordem de prioridade, você precisará, primeiro,
especificar um nível de prioridade para cada uma delas. Por padrão, as tarefas são definidas
com o nível de prioridade Normal.
1. Abra a tarefa cujo nível de prioridade você deseja alterar.
2. Na caixa Prioridade, clique em um nível de prioridade.
10.15.9 Alterar o número de tarefas exibidas Você pode alterar o número de tarefas exibidas na Barra de Tarefas Pendentes e na Lista
de Tarefas Diárias reservando mais ou menos espaço para elas.
10.15.10 Mostrar ou não mostrar as tarefas concluídas Como padrão, quando você marca um item como concluído, ele permanece na sua lista
de tarefas com um tachado. A Barra de Tarefas Pendentes é uma exceção, onde por padrão as
tarefas concluídas não são exibidas. Você pode escolher se deseja exibir as tarefas concluídas
em vários modos de exibição.
10.15.11 Lista de tarefas em Tarefas
Em Tarefas, na guia Página Inicial, no grupo Modo de Exibição Atual, clique em Ativo, Hoje,
Próximos 7 Dias ou Atrasadas para excluir as tarefas marcadas como concluídas.
Todas as outras seleções incluem itens marcados como concluídos.
10.15.12 Lista de Tarefas Diárias
1. Em Calendário, na Lista de Tarefas Diárias, clique com o botão direito em Exibir tarefas em.
2. Desmarque ou marque a caixa de seleção Exibir Tarefas Concluídas.
10.15.13 Alterar a cor de uma tarefa atrasada 10.15.13.1 Na lista de tarefas no modo de exibição Tarefas
1. Clique na guia Arquivo para abrir o modo de exibição Backstage.
2. Na guia Outlook, clique em Opções.
3. Em Tarefas em Opções de Tarefa, clique para abrir a lista Cor das tarefas atrasadas e clique
na cor desejada.
4. Para retornar à exibição anterior, clique na guia Arquivo.
10.15.13.2 Na Barra de Tarefas Pendentes
1. Clique com o botão direito do mouse em Organizado por e clique em Exibir Configurações.
47
2. Clique em Formatação Condicional e, em Regras para este modo de exibição, clique em
Tarefas atrasadas. Não desmarque a caixa de seleção para evitar que as tarefas atrasadas não
apareçam na Barra de Tarefas Pendentes.
3. Clique em Fonte e, em Cor, clique na seta para abrir a lista e clique na cor desejada.
10.15.14 Alterar a cor de uma tarefa concluída 1. Clique na guia Arquivo para abrir o modo de exibição Backstage.
2. Na guia Outlook, clique em Opções.
3. Em Tarefas em Opções de Tarefa, clique para abrir a lista Cor das tarefas concluídas e clique
na cor desejada.
4. Para retornar à exibição anterior, clique na guia Arquivo.
