PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 13-03-2008 · INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS ... INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION Y VALORACIÓN DOCUMENTAL,

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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de Revisión 13-03-2008

SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Fecha de Aprobación 14-07-2009

INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION

Versión 1

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14

OBJETIVOS Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retención documental. Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en este último. Determinar las actividades para la eliminación de documentos.

ALCANCE Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivo central y/o su eliminación.

1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Esos tipos de archivos son: Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico

2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL? La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL? La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.

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Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para la PGN, en la actualidad se encuentran pendientes de aprobación por parte del Archivo General de la Nación (AGN).

4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL? El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.” La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.”

5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Información que aparece en la tabla de retención: Dependencia Productora: Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención documental. Código Dependencia Productora: Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia de la PGN dentro del territorio nacional. Este código es utilizado por el Grupo de Nómina, por la Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeación y en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central. Código de Serie y Subserie:

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Los códigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla de retención documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden a una mnemotecnia definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación archivística. Esos códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles ninguna modificación. Series y Tipos Documentales: En esta columna aparecen los nombres de las series documentales y, en ocasiones, los tipos documentales que se producen dentro de las series y que corresponden a los documentos que produce o mantiene cada dependencia, de acuerdo con sus actividades, derivadas de las funciones que debe cumplir. Ejemplos: SERIE: DERECHOS DE PETICION TIPOS DOCUMENTALES - SOLICITUD - RESPUESTA - ANEXOS RETENCION DOCUMENTAL Esta columna se divide en dos columnas menores: ARCHIVO GESTION y ARCHIVO CENTRAL Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie Documental. Este número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al número de años que los documentos deben conservarse en cada fase del archivo. Ejemplo: DEPENDENCIA PRODUCTORA : XXXXXXXXX

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CÓDIGO RETENCIÓN DOCUMENTAL

SUB ARCHIVO ARCHIVO

DISPOSICIÓN FINAL

SERIE SERIE

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

GESTIÓN CENTRAL CT S M E

37 DERECHOS DE PETICIÓN 2 3 X - Solicitud - Respuesta - Anexos

Figura 1 : Períodos de retención En el cuadro 1, puede observarse que al frente de la serie DERECHOS DE PETICION aparece debajo de ARCHIVO GESTION 2 y debajo de ARCHIVO CENTRAL 3. Esto quiere decir que los derechos de petición deben conservarse en los archivos de gestión, o sea en los archivos de cada dependencia, durante dos (2) años y al iniciarse el tercer año, la dependencia debe hacer la transferencia de esos documentos al ARCHIVO CENTRAL. Según lo indicado en la figura 1, el Archivo Central debe, a su vez, conservar los derechos de petición por un lapso de tres (3) años.

6. DISPOSICION FINAL La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada serie documental, una vez que ha cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas anteriores. Como puede observarse en la figura 1, la columna siguiente se denomina DISPOSICION FINAL, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas, cada una de las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente: CT = CONSERVACION TOTAL S = SELECCIONAR M = MICROFILMAR E = ELIMINAR

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Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas marcadas con una X que indican la disposición final de cada serie documental. CT = CONSERVACION TOTAL La conservación total quiere decir que la serie documental correspondiente no puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo histórico de la institución. S = SELECCIONAR Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido su período de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse a cabo un proceso de selección, de acuerdo con unos criterios previamente establecidos, con el fin de que se conserve una muestra significativa para la historia. Usualmente esta opción está asociada con otras acciones establecidas en las tablas de retención y que están relacionadas con la disposición final de los documentos. M = MICROFILMAR A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua y que se han desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de documentos, en la actualidad, es la técnica más utilizada. Cuando las tablas de retención utilizan esta letra al establecer la disposición final de una serie documental, los documentos deben ser sometidos a este proceso antes de aplicar cualquiera otra acción indicada. E = ELIMINAR Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su eliminación siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin y que se mencionarán más adelante.

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7. FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL REG-GD-AS-002 El formato se utiliza para relacionar:

7.1 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo de gestión al archivo central.

7.2 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo central al archivo histórico.

7.3 Los documentos de apoyo que se requiere eliminar.

8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Según el Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN, “Transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes”. Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión y el archivo central. Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo entre el archivo central y el archivo histórico. Cuando las series documentales han cumplido su período de retención en el archivo de gestión de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El tiempo de retención se empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación. Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

8.1 Revisión de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que es pertinente preparar la transferencia.

8.2 Preparación física de la documentación, mediante la cual debe asegurarse que: - Los documentos estén organizados cronológicamente o de

acuerdo con la organización lógica para dicha serie documental.

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- Cada carpeta tenga hasta doscientos folios. - Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos - El documento que esté impreso en papel termoquímico de fax,

debe ser fotocopiado en papel bond de 70 gr. - Revisar que la foliación esté completa y correcta, con esfero de

tinta negra en la parte superior derecha. (Si viene una foliatura en color diferente se deberá colocar una línea transversal sobre el número y volver a foliar con tinta negra).

- Todos los documentos deben ir legajados, de manera que coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio.

- Identificar cada carpeta con el rótulo que se muestra en la figura 2 y que incluye la siguiente información: - Nombre de la dependencia - Código de la dependencia - Serie - Subserie - Carpeta - No. de folios - No. carpeta - No. caja - Año

12 x 8 cm. ROTULO CARPETA

Figura 2. FORMATO DEL ROTULO QUE SE COLOCA EN CADA CARPETA DEBAJO DE LA PESTAÑA

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(Su dimensión es de 12 x 8 cm.)

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

CODIGO DEPENDENCIA

0

SERIE

SUB SERIE

CARPETA

No. FOLIOS

No. CARPETA

No. CAJA

AÑO

- Diligenciar el formato de inventario para cada unidad de

conservación, en el cual deberán tenerse en cuenta los elementos presentados en dicho formato, como son:

-Localización -Unidad de conservación -Serie -Subserie -Identificación de la unidad de almacenamiento -Fechas extremas (inicio y finalización del proceso) -Número de folios

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-Soporte -Frecuencia de consulta -Observaciones.

- Tener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el

Grupo de Archivo para el nivel central y en el nivel territorial según lo coordinado por el jefe y el responsable del archivo.

- Elaborar el acta de transferencia al archivo central - Entregar al archivo central - Revisión de la transferencia por parte del archivo central - Legalización o validación de la transferencia

9. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL La base se datos del archivo central debe contener los siguientes datos de identificación, valoración y localización de los documentos:

- Código de la dependencia - Nombre de la dependencia - Código de la serie documental - Nombre de la serie documental - Nombre o número de la unidad de conservación - Fechas extremas - Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja - Fecha final de conservación - Disposición final

Una vez verificada la información registrada se genera copia de respaldo y se archiva. El servidor asignado verifica número de la caja y su contenido, examinando que las unidades de conservación dentro de las cajas se deben encontrar en orden numérico ascendente de izquierda a derecha, que la caja pueda abrirse de abajo hacia arriba y que el número asignado en el sistema corresponda a la caja.

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En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en orden numérico ascendente.

10. PASOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS El Acuerdo 027 de 2006 del AGN define que: “Documentos de apoyo, son los generados por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.” De lo anterior se desprende que los documentos de apoyo de una dependencia son aquellos que no aparecen en su TRD. Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos:

10.1 Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han cumplido su ciclo de vida útil. (5 años)

10.2 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo de gestión y debe eliminarse.

10.3 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo central y debe eliminarse.

Cuando una dependencia considera que debe realizar un proceso de eliminación, previo el análisis de la TRD, debe diligenciar el formato de inventario para describir los detalles de la serie documental que será sometida a este proceso. El formato debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el servidor público que lo ha elaborado y debe ir acompañado de la solicitud presentada al Comité de Archivo de la PGN. Esta documentación será enviada al Coordinador del Grupo de Archivo Central, quien revisará la solicitud para confirmar que se ajusta a lo establecido en la TRD. El Coordinador del Grupo de Archivo presenta las solicitudes al Comité de Archivo de la PGN, el cual toma la decisión correspondiente en cada caso. Las

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aprobaciones de eliminación aparecerán en el acta respectiva del Comité de Archivo y se comunicarán a cada dependencia. La dependencia elaborará un acta de eliminación, en la que conste el número de acta del Comité de Archivo que autorizó la eliminación y adjuntará los formatos de inventario preparados para el efecto. Cumplida esta etapa, debe establecerse, como regla general, que los documentos deben salir destruidos (picados) de la entidad y el proceso de destrucción debe ser supervisado por funcionarios del Grupo de Archivo y de Control Interno designados para dicho fin en el nivel central. En el nivel territorial la supervisión de la destrucción es responsabilidad del jefe de la dependencia. En la sede central, la recolección de los documentos aprobados para eliminación radica en el Grupo de Archivo con el fin de programar el retiro de la entidad.

11. ANTECEDENTES HISTORICOS

Por mandato de las normas legales, las primeras Tablas de Retención Documental, TRD, para la Procuraduría General de la Nación se elaboraron en el año de 1999 y, una vez aprobadas por el Archivo General de la Nación, mediante resolución del Procurador General de la Nación, que se mencionará más adelante, entraron en vigencia desde el 13 de julio de 2000. Estas primeras TRD se elaboraron con base en la estructura orgánica de la PGN establecida por la Ley 201 de 1995. La expedición del Decreto 262 del 22 de febrero de 2000, el cual modificó la estructura institucional y las funciones de las dependencias, dejó sin bases la aplicación de las TRD que habían sido aprobadas con anterioridad. Dentro del proyecto de modernización de la Procuraduría General de la Nación se incluyó el tema de la gestión documental y dentro de este marco se contrató una consultoría externa para actualizar las TRD y para elaborar las Tablas de Valoración Documental.

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Esta consultoría externa entregó su trabajo a mediados del año 2007 cuyos productos fueron formalmente presentados al Comité de Archivo de la PGN el cual les dio su aprobación y decidió presentarlos al Procurador General de la Nación para su institucionalización la cual se llevó a cabo mediante Resolución 093 de 2008.

12. ANTECEDENTES LEGALES. A pesar de que en Colombia se empezó a legislar sobre los archivos desde la Ley 4 de 1913, se va a iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde 1989. La Ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación y le asignan sus funciones y responsabilidades. Antes se conocía con el nombre de Archivo Nacional de Colombia. La Ley 594 del 14 de agosto de 2000, conocida como ley general de archivos, establece lo siguiente en algunos de sus artículos: Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Artículo 3. Definiciones. … Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Artículo 4. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

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a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Con el fin de ajustarse al artículo 24 de la Ley 594 de 2000, La PGN llevó a cabo los pasos necesarios para elaborar las TRD, anteriormente mencionadas. Las primeras TRD fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo No. 10 del 23 de julio de 1999. Teniendo como base la anterior aprobación, el Procurador General de la Nación expidió la Resolución No. 264 del 13 de julio de 2000 que institucionalizó por primera vez unas TRD para la PGN. Dentro del Proyecto de modernización de la entidad, como se dijo anteriormente, se contrató una consultoría externa que actualizó las Tablas de Retención Documental para ajustarlas al Decreto 262 de 2000. Estas nuevas tablas no requerían la aprobación del Archivo General de la Nación. Solamente la aprobación por parte del Comité de Archivo y la institucionalización por parte del representante legal de la institución.

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En consecuencia, el Procurador General de la Nación expidió la Resolución No. 093 del 06 de marzo de 2008. ABREVIATURAS UTILIZADAS EN ESTE DOCUMENTO AGN = Archivo General de la Nación PGN = Procuraduría General de la Nación TRD = Tablas de Retención Documental TVD = Tablas de Valoración Documental BIBLIOGRAFIA Ley 80 de 1989 Ley 594 de 2000 Resolución No. 093 de 2008 / Procuraduría General de la Nación Acuerdo 002 de 2004 / Archivo General de la Nación Acuerdo 027 de 2006 / Archivo General de la Nación

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