Presentazione KMS Enel

Il Knowledge System: le componenti

Competenze

Canali Cooperazione

Community

KnowledgeMgmnt

Progettare sistemi professionali

integrati

Piattaforme tecnologiche

flessibili, non ICT driven, di facile manutenibilità

Progettare strutture e ruoli per la diffusione del knowledge (Knowledge project, knowledge roles, Learning Histories, …)

Identificare e attivare communities of practices

I contenuti del Knowledge Management System

Componente OrganizzativaI serviziai dipendenti/clienti

Modello di servizio ai dipendenti

/clienti

Servizi e processi organizzativi

Quadro normativo di riferimento

Modello Organizzativo

(Processi, strutture, etc…)

Front end

Servizi ai dipendenti/

clienti

Knowledge Management System

Il Knowledge Management System supporta da un lato la diffusione/sviluppo delle competenze delle singole famiglie professionali e dall’altro l’accesso alle informazioni, documentazione, etc… necessarie per la corretta gestione dei processi di servizio verso i dipendenti.

Base

Specialistica

In sviluppo

Matura

Riferimento professionale

Area Professionale xyzArea Professionale xyzDiversi fabbisognidi competenza

Livello di approfondimento

Base

Specialistico

Specialistico

Avanzato

Avanzato

Sistema Professionale

Gli obiettivi del progetto

Definizione delle logiche di profilazione degli utilizzatori della Definizione delle logiche di profilazione degli utilizzatori della intranet in relazione al modello di gestione della stessa e alla intranet in relazione al modello di gestione della stessa e alla necessità di collegamento/integrazione con le intranet delle necessità di collegamento/integrazione con le intranet delle società del Gruppo.società del Gruppo.

Definizione del modello di Knowledge management della Definizione del modello di Knowledge management della Funzione Risorse Umane del Gruppo come strumento per Funzione Risorse Umane del Gruppo come strumento per favorire efficienza e integrazione ai diversi livelli. favorire efficienza e integrazione ai diversi livelli.

22

11

Sottoprogetto 1

Profilazione

Gli obiettivi della Intranet di Gruppo

Supportare i processi di Supportare i processi di Knowledge ManagementKnowledge Management

all’interno del Gruppoall’interno del Gruppo

Recuperare Recuperare EfficienzaEfficienza

Migliorare la Migliorare la ComunicazioneComunicazione all’interno del Gruppo all’interno del Gruppo

Rendere accessibili a tutti Rendere accessibili a tutti Informazioni Informazioni utili e utili e

Servizi accessoriServizi accessori

Supportare la gestione di Supportare la gestione di ProgettiProgetti

Pro

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Il sistema di profilazione

Per Sistema di Profilazione Per Sistema di Profilazione si intende l’insieme delle si intende l’insieme delle logichelogiche e delle e delle regole operative regole operative

che consentono di strutturare l’offerta dei servizi sul Portale INTRANET che consentono di strutturare l’offerta dei servizi sul Portale INTRANET del Gruppo ENEL sulla base della segmentazione del Gruppo ENEL sulla base della segmentazione

dei potenziali utilizzatori.dei potenziali utilizzatori.

Per Sistema di Profilazione Per Sistema di Profilazione si intende l’insieme delle si intende l’insieme delle logichelogiche e delle e delle regole operative regole operative

che consentono di strutturare l’offerta dei servizi sul Portale INTRANET che consentono di strutturare l’offerta dei servizi sul Portale INTRANET del Gruppo ENEL sulla base della segmentazione del Gruppo ENEL sulla base della segmentazione

dei potenziali utilizzatori.dei potenziali utilizzatori.

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COMUNITÀ DI COMUNITÀ DI PRATICHEPRATICHE

PROCESSIPROCESSI

INQUADRAMENTOINQUADRAMENTO

TERRITORIOTERRITORIO

Le dimensioni

Aggregazioni di profili professionali che condividono luoghi di utilizzo e produzione di Aggregazioni di profili professionali che condividono luoghi di utilizzo e produzione di competenze e rappresentano i destinatari dell’insieme dei servizi forniti dal KMScompetenze e rappresentano i destinatari dell’insieme dei servizi forniti dal KMS

Processi trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Processi trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc.Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc.

Collocazione geografica del dipendente sul territorioCollocazione geografica del dipendente sul territorio

Insiemi di società del Gruppo accomunate dalle caratteristiche del business gestitoInsiemi di società del Gruppo accomunate dalle caratteristiche del business gestitoAREA DIAREA DIBUSINESSBUSINESS

SOCIETÀSOCIETÀ Azienda d’appartenenza del singolo dipendenteAzienda d’appartenenza del singolo dipendente

PROGETTIPROGETTI

POLICYPOLICY E’ una dimensione che consente di creare un’offerta di servizi dedicata a particolari categorie E’ una dimensione che consente di creare un’offerta di servizi dedicata a particolari categorie oggetto di specifiche politiche di gestione (talenti, neo assunti ecc.)oggetto di specifiche politiche di gestione (talenti, neo assunti ecc.)

Inquadramento dei dipendenti, in termini di livello contrattuale o di macro categorie (es: Inquadramento dei dipendenti, in termini di livello contrattuale o di macro categorie (es: Dirigenti, Quadri, Impiegati)Dirigenti, Quadri, Impiegati)

Progetti trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Progetti trasversali per i quali può essere necessario creare, all’interno della Intranet, delle Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc.Aree dedicate alla condivisione di documenti, informazioni, tools ecc.

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Un’altra possibile dimensione

Comunità Comunità di Pratichedi PraticheComunità Comunità di Pratichedi Pratiche

Le comunità di pratiche potrebbero avere al loro interno delle Le comunità di pratiche potrebbero avere al loro interno delle sottocomunità dedicate al presidio di specifici MACROPROCESSI sottocomunità dedicate al presidio di specifici MACROPROCESSI ai quali possono essere associate specifiche esigenze di ai quali possono essere associate specifiche esigenze di knowledgeknowledge

In tal caso, il portale di comunità sarà articolato in specifiche In tal caso, il portale di comunità sarà articolato in specifiche sottosezioni il cui accesso potrà essere riservato solo ai membri sottosezioni il cui accesso potrà essere riservato solo ai membri delle sottocomunità (es: nel portale della Community PO, delle sottocomunità (es: nel portale della Community PO, potrebbero essere presenti sezioni dedicate a Training, HR potrebbero essere presenti sezioni dedicate a Training, HR Planning, Relazioni Industriali ecc.) Planning, Relazioni Industriali ecc.)

Macroprocesso 1

Macroprocesso 2

Macroprocesso n

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La tipologia di servizi offerti sui portali

SERVIZI INFORMATIVI

SERVIZI INFORMATIVI

SERVIZI DI COMUNICAZIONE

SERVIZI DI COMUNICAZIONE

TOOLSTOOLS SERVIZI ACCESSORI

SERVIZI ACCESSORI

SERVIZI DI FORMAZIONE

E SVILUPPO

SERVIZI DI FORMAZIONE

E SVILUPPO

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La tipologia di servizi offerti sui portali è articolata in modo da “coprire” La tipologia di servizi offerti sui portali è articolata in modo da “coprire” tutte le principali esigenze di knowledge.tutte le principali esigenze di knowledge.

Le logiche di utilizzo della profilazioneP

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Area di business 1

Oggetto 1.1

Oggetto 1.2

Oggetto …

Area di business 2

Oggetto 2.1

Oggetto 2.2

Oggetto …

Comunità 1

Oggetto 1.1

Oggetto 1.2

Oggetto …

Comunità 2

Oggetto 2.1

Oggetto 2.2

Oggetto …

Area di business …

Oggetto ...1

Oggetto ….2

Oggetto …

Comunità ...

Oggetto ….1

Oggetto ….2

Oggetto …

Società 1

Oggetto 1.1

Oggetto 1.2

Oggetto …

Società 2

Oggetto 2.1

Oggetto 2.2

Oggetto …

Società …

Oggetto ...1

Oggetto ….2

Oggetto …

…. 1

Oggetto 1.1

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Oggetto …

…. 2

Oggetto 2.1

Oggetto 2.2

Oggetto …

…. …

Oggetto ...1

Oggetto ….2

Oggetto …

A ciascuna dimensione è A ciascuna dimensione è associato un insieme di associato un insieme di servizi definito sulla base servizi definito sulla base delle specificità delle delle specificità delle stessestesse

Ogni dipendente va connotato attraverso le dimensioni di classificazione e, Ogni dipendente va connotato attraverso le dimensioni di classificazione e, sulla base di questa connotazione, accede al proprio “Portafoglio Servizi”sulla base di questa connotazione, accede al proprio “Portafoglio Servizi”

Comunità 1 Comunità 2 Comunità 3

Area di business 1

Inquadramento 1

Territorio 1

Area di business 2 Area di business 3

Inquadramento 2 Inquadramento 3

Territorio 2 Territorio 3

Le logiche di utilizzo della

profilazione (segue)P

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Il Portafoglio Servizi è dinamico perché, da un lato, gli insiemi di servizi legati Il Portafoglio Servizi è dinamico perché, da un lato, gli insiemi di servizi legati alle diverse dimensioni variano nel tempo e, dall’altro, il profilo del dipendente alle diverse dimensioni variano nel tempo e, dall’altro, il profilo del dipendente può variare nel tempo (es: modifiche inquadramentali, mobilità fra società del può variare nel tempo (es: modifiche inquadramentali, mobilità fra società del Gruppo ecc.)Gruppo ecc.)

PROFILO

Comunità di Pratiche

Aree di Business

Società

Inquadramento

Territorio

Progetti Processi

Policy

Area di business 1

Comunità di pratiche x

Società

Portafoglio servizi

Oggetto 1Oggetto 2

Oggetto 1Oggetto 2

Oggetto 1Oggetto 2

Inquadramento

Comunità

Le logiche di utilizzo della profilazione (segue)

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Per ogni dipendente viene creata una “scheda profilo” composta di “campi” che Per ogni dipendente viene creata una “scheda profilo” composta di “campi” che consentono di connotarlo in relazione alle dimensioni di segmentazioneconsentono di connotarlo in relazione alle dimensioni di segmentazione

Scheda Profilo Nome ------------ Cognome ------------ Ruolo ----------- Unità organizzativa ---------- Sede ----------- Inquadramento ----------- Società ----------- Area di Bus. -----------

I campi I campi sono compilati in sede di sono compilati in sede di assunzione e aggiornati assunzione e aggiornati automaticamente nel tempo sulla automaticamente nel tempo sulla base delle informazioni base delle informazioni contenute nei contenute nei sistemi informativi sistemi informativi del personale del personale

Questa Questa logica di associazione utente-portafoglio ha due pregi:logica di associazione utente-portafoglio ha due pregi:

• l’aggiornamento del portafoglio avviene in maniera automatica parallelamente l’aggiornamento del portafoglio avviene in maniera automatica parallelamente all’aggiornamento dell’insieme dei servizi legati a ciascuna delle dimensioni della all’aggiornamento dell’insieme dei servizi legati a ciascuna delle dimensioni della segmentazionesegmentazione

• iil sistema di profilazione può essere collegato all’HRMS (SAP HR) per tenere costantemente l sistema di profilazione può essere collegato all’HRMS (SAP HR) per tenere costantemente allineato il portafoglio servizi con la collocazione organizzativa occupata dalla persona nel allineato il portafoglio servizi con la collocazione organizzativa occupata dalla persona nel GruppoGruppo

Knowledge Management POKnowledge Management POSottoprogetto 2

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tIl processo operativo seguito

Individuazione dei macroprocessi / sottocomunità

Individuazione dei macroprocessi / sottocomunità

Censimento delle fonti di knowledge con i process owner

Censimento delle fonti di knowledge con i process owner

Razionalizzazione / Standardizzazione delle fonti

Razionalizzazione / Standardizzazione delle fonti

Creazione delle procedure di gestione

Creazione delle procedure di gestione

I macroprocessiK

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Il gruppo di progetto ha individuato, all’interno della Community, 8 “ambiti Il gruppo di progetto ha individuato, all’interno della Community, 8 “ambiti professionali” da indagare per individuarne le specifiche necessità di knowledge professionali” da indagare per individuarne le specifiche necessità di knowledge in relazione alle in relazione alle ATTIVITA’ SVOLTEATTIVITA’ SVOLTE e alle e alle COMPETENZECOMPETENZE necessarie per necessarie per svolgerlesvolgerle

Strutture, Organizzazione e Processi di CambiamentoStrutture, Organizzazione e Processi di Cambiamento

HR PlanningHR Planning

Sviluppo OrganizzativoSviluppo Organizzativo

Gestione DirigentiGestione Dirigenti

Gestione delle Relazioni col Personale e Rapporto di LavoroGestione delle Relazioni col Personale e Rapporto di Lavoro

Politiche Retributive e CompensationPolitiche Retributive e Compensation

TrainingTraining

Relazioni IndustrialiRelazioni Industriali

Il censimento delle fonti

Per rilevare le diverse fonti di conoscenza impiegate dai membri delle sottocomunità Per rilevare le diverse fonti di conoscenza impiegate dai membri delle sottocomunità di PO, si sono coinvolti nel lavoro esperti/process owner di tutti i macroprocessi di PO, si sono coinvolti nel lavoro esperti/process owner di tutti i macroprocessi individuati nella comunitàindividuati nella comunità

Gli strumenti utilizzati sonoGli strumenti utilizzati sono

Processi PONormative perla gestione deirapporti di lavoro

Normative e procedure amministrative per la gestione del personale

Normative e contrattualistica di settore

Budget e costo del lavoro

Sistemi classificatori e inquadramentali

Strutture, organizzazionee processi di cambiamento

Benchmarking su strutture e processi di best practice XGestione progetti organizzativi di holding XGestione di progetti di Change Management XOttimizzazione dei processi attraverso soluzioni informaticheGestione progetti organizzativi di GruppoDimensionamento degli organiciControllo consulenze organizzative e gestionaliRedazione e pubblicazione organigrammi, disposizioni e comunicazioni organizzative e note processi holding XVerifica documenti organizzativi Società del Gruppo XGestione progetti speciali XIndirizzo e gestione progetti di sviluppo SAP/HR e altri sistemi XDefinizione e gestione del sistema dei poteri e delle procure

HR Planning

Gestione budget/piano risorse di Gruppo X XAnalisi previsioni e consuntivi risorse di Gruppo X XGestione budget del personale di Holding X X

Gestione reportistica X XAlimentazione sistema di budget aziendale con i dati del Personale X X

Sviluppo organizzativo

Definizione linee guida processo di reclutamento, selezione, inserimentoStipula accordi quadro per la realizzazione di stage per il GruppoGestione rapporti con società di lavoro interinaleDefinizione linee guida processi di sviluppoGestione Job postingDefinizione sistemi di valutazione delle prestazioniGestione sistemi di valutazione delle prestazioniDefinizione sistemi di valutazione del potenzialeGestione sistemi di valutazione del potenziale

Competenze

MATRICE PROCESSI COMPETENZEMATRICE PROCESSI COMPETENZE

Associa alle diverse attività di processo le Associa alle diverse attività di processo le competenze necessarie a svolgerlecompetenze necessarie a svolgerle

Competenze

Budget e costo del

lavoro

Attività S.I. aziendali Documenti aziendali Fonti esterne

1 Gestione budget/piano risorse di Gruppo X

2 Analisi previsioni e consuntivi risorse di Gruppo X

3 Gestione budget del personale di Holding X

4 Gestione reportistica X

5Alimentazione sistema di budget aziendale con i dati del Personale X

Processo: HR Planning

Fonti di knowledge

8 SCHEDE ANALITICHE DI PROCESSO8 SCHEDE ANALITICHE DI PROCESSO

Per ogni processo, associano alle diverse attività Per ogni processo, associano alle diverse attività le fonti di conoscenza necessarie, in termini di le fonti di conoscenza necessarie, in termini di tools e di servizi informativi e di comunicazione tools e di servizi informativi e di comunicazione

interni/esterniinterni/esterni

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E’ il portfolio di “oggetti” di E’ il portfolio di “oggetti” di conoscenza utilizzati oggi nello conoscenza utilizzati oggi nello svolgimento delle attivitàsvolgimento delle attività

Nella fase di rilevazione delle fonti si sono rilevate

Fonti TO-BEFonti TO-BE

E’ l’insieme di fonti nuove che il E’ l’insieme di fonti nuove che il sistema deve mettere a sistema deve mettere a disposizione delle persone sulla disposizione delle persone sulla base delle loro necessità base delle loro necessità operative e di sviluppo operative e di sviluppo professionaleprofessionale

Fonti AS-ISFonti AS-IS

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t Il censimento delle fonti (segue)

Per ogni oggetto conoscitivo si sono definite le “Schede-Oggetto” necessarie a Per ogni oggetto conoscitivo si sono definite le “Schede-Oggetto” necessarie a caratterizzarlo in modo standardcaratterizzarlo in modo standard

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Razionalizzazione/standardizzazione delle fonti di knowledge

5

Note e suggerimenti

Potenziali utilizzatori

Strut, Org, Proc.

HR Planning

Sviluppo Org.

Gestione Dirigenti

Gest. Rel. Pers.

Politiche Retrib.

Training

Relaz. Indust.

Obbligatorio Opzionale

Giornaliero

Settimanale

Mensile

A richiesta

Nome: _ARTICOLINome: _ARTICOLI

Attributi

Titolo

Numero

Data Documento

Area Tematiche

Tipofonte

Nome fonte

Autore

Testo

Abstract

Commento

Link a docum. collegati

Immagini

Download

Aggiornamento

Sono state anche individuate, per ogni oggetto di comunicazione, le strutture organizzative che attualmente ne producono i contenuti (owner), nell’ottica di “guidare” la definizione delle rispettive procedure di alimentazione

Contratti di lavoro Altri accordi Benchmark Banche dati Codice Etico Lettere Vertice Documenti con Linee Guida Documenti con policy Studi Manualistica SAP HR Manualistica HRA Manualistica MIPAS Atti di seminari e congressi Presentazioni Link d’interesse esterni Sezioni Intranet Case Study……………….

RI Holding/RI SocietàRI Holding/SocietàStrutt. Emittente HoldingStrutt. Emittente HoldingSvil. Org. HoldingVerticeStrutt. Emittente HoldingStrutt. Emittente HoldingStrutt. Emittente HoldingSvil Org HoldingSvil Org HoldingAPETuttiTuttiHolding/PO Soc. Sedi CentrHolding/PO Soc. Sedi CentrHolding/PO Soc. Sedi Centr…………………………….

OGGETTO OWNER

Razionalizzazione/standardizzazione delle fonti di knowledge (segue)

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Creazione delle procedure di gestione- I ruoli

1° LIVELLO

2° LIVELLO

3° LIVELLO

VPA

OFP in CPO

OFP in PO di Società

• Valida i contenuti di sua competenza;

• Fornisce le linee guida per la validazione dei contenuti la cui gestione è delegata ai livelli inferiori

• Pubblica i contenuti a lui delegati in base alle linee guida fornite dal VPA;

• Effettua la supervisione e quando necessario autorizza e pubblica contenuti di competenza degli OFP di società

• Pubblica i contenuti a lui delegati in base alle linee guida fornite dal VPA;

• Inoltra al 2° livello i contenuti la cui pubblicazione è vincolata ad una autorizzazione superiore

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Produce un nuovo

contenuto

Riceve l’informazione

Struttura XZ OFP II LIV

È di sua competenza

Rispetta leLinee guida

Riceve l’informazione

OFP II LIV

Inoltra all’OFP di Livello superiore

OFP I LIV

Rispetta leLinee guida

STOPPubblicazione del contenuto

SI SI

SI

NO

NONO

Fornisce le linee guida

VPA

Creazione delle procedure di gestione Ipotesi di processo “tipo”

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