PowerPointRealmente

MALO(y cómo evitarlo)

por Seth Godin

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©2001, Do You Zoom, Inc.

¿Por qué sus PowerPoints son tan malos? (Pista: no es por su culpa)

¿Qué haríamos sin Microsoft PowerPoint?, ¿Cómo nos comunicaríamos con los demás?

PowerPoint fue desarrollado por ingenieros como una herramienta para ayudarles a comunicarse con el departamento de Marketing y viceversa. Los programadores que diseñaron PowerPoint lo vieron como un golpe inteligente – una forma de ahorrar tiempo y dinero en lugar de crear filminas/diapositivas a la vieja usanza. Aunque una vez lanzado PowerPoint cobró vida propia.

Es una herramienta notable porque permite una comunicación verbal muy densa. Sí, puede enviar un memo/memorando, pero nadie se los lee. En la medida en que nuestras empresas van más y más rápido necesitamos una forma de comunicar ideas de un grupo a otro. Entre a PowerPoint.

PowerPoint podría ser la herramienta más potente de su computador. Pero no lo es.

En realidad es un triste fallo. Casi todas las presentaciones de PowerPoint apestan a huevos podridos. Y gran parte de la culpa es de Microsoft.

Microsoft ha incluido asistentes y plantillas dentro de PowerPoint. Y esas “útiles” herramientas son la razón principal por la cual tenemos que vivir con página tras página con viñetas, grandes encabezados y espantosos fondos. Por no hablar de los clip-art incluidos.

¡No estoy maquillando esto! Cuando empecé a escribir esta parte me preocupaba no ser capaz de encontrar ejemplos lo suficientemente malos –me figuré que la gente los habría ocultado. Asombrosamente, encontré esta diapositiva y la siguiente incluidas en PowerPoint. ¡Y se supone que estas son buenos ejemplos!

Esto no es “Comunicar”

Esa es la palabra mágica. El propósito de PowerPoint es comunicar con su audiencia. Desafortunadamente, en lugar de comunicar PowerPoint se usa para conseguir tres cosas, ninguna de las cuales llevan a una buena presentación.

¡El uso principal que la mayoría de la gente le da a PowerPoint es como teleprompter! (Nota del T.: Una pantalla para leer lo que uno quiere decir) Piense en todas las presentaciones a las que ha ido en las que el presentador no hace más que leer las diapositivas. ¿Realmente tenía su audiencia que asistir a la reunión para escucharle leer las diapositivas? ¿Por qué no solo enviarlas?

La segunda tarea es servir como registro escrito para-cubrirse-el-culo de lo que fue presentado. Entregando las diapositivas después de la reunión (o peor aún, antes), El presentador está evitando el trabajo de escribir un informe formal, y se está asegurando de que puede contar con la aprobación implícita que ganó en la reunión.

La tercera tarea es hacer fácil para su audiencia el recordar todo lo que dijo. Como leer las diapositivas, pero mejor. Después de todo si leyó sus diapositivas y después le dio a su audiencia una transcripción literal de lo que leyó, ¿qué hay de malo en eso?

Comunicación es la transferencia de la emoción

Si todo lo que desea es crear un archivo de datos y gráficos, entonces cancele la reunión y envíe un informe. Hágalo en PowerPoint si quiere, pero no es una presentación, es un informe. Contendrá lo que sea que escriba, pero no imagine ni por un segundo que está comunicando poderosamente cualquier idea. La comunicación va de hacer que otros adopten sus puntos de vista, para ayudarles a entender por qué esta emocionado (o triste, u optimista, o lo que sea). A menos que sea un escritor increíble es espantosamente difícil hacer eso en un informe.

Las tareas para las que la mayoría de la gente usa PowerPoint estén en conflicto directo con lo que una gran presentación debería ser. Nuestros cerebros tienen dos lados. El lado derecho es emocional, musical y de humor. El lado izquierdo se focaliza en la destreza, hechos y datos duros.

Cuando va a mostrar una presentación, la gente quiere usar ambas partes del cerebro. De manera que usan el lado derecho para juzgar la forma en la que anda, la forma en la que viste y el lenguaje corporal. Con frecuencia la gente llega a una conclusión sobre su presentación en el momento en que usted está en la segunda diapositiva. Después de eso es con frecuencia demasiado tarde para que sus viñetas le hagan algún bien.

Puede destruir un proceso de comunicación con mala lógica o hechos sin soporte, pero no puede completarlo sin emoción. La Lógica no es suficiente. Si todo se hiciera con lógica nadie fumaría cigarrillos, a nadie le daría miedo viajar en avión. Y se adoptaría cualquier propuesta inteligente. No, no se gana con lógica. La lógica es esencial, pero sin emoción no estas jugando con una mano completa.

PowerPoint presenta una oportunidad increíble, puede usar la pantalla para hablar emocionalmente al lado derecho del cerebro de la audiencia (a través de sus ojos), y sus palabras pueden hablar al lado izquierdo del cerebro a través de los oídos de la audiencia.

Eso es lo que hace Steven Spielberg. Y se diría que le funciona.

Es Vender

Si todos los de la habitación estuviesen de acuerdo con usted, no necesitaría una presentación, ¿verdad? Podría ahorrar mucho tiempo imprimiendo un informe de un proyecto de una sola página y enviándolo a cada persona. No, la razón por la que hacemos presentaciones es para plantear un argumento, vender una o más ideas.

Pero vender es difícil. A la mayoría de la gente ni siquiera le gusta admitir que están vendiendo. Así que en lugar de aprovechar la oportunidad e intentar vender a la gente en una presentación, hacemos nuestras presentaciones aburridas. Qué desperdicio.

Si cree en su idea, véndala. Haga sus argumentos tan fuertes como pueda y obtenga aquello a por lo que ha venido. Su audiencia se lo agradecerá, porque en el fondo a todos nos gusta que nos vendan.

Cuatro componentes para una gran presentación

Primero, hágase tarjetas con pistas (chuletas). Esta característica debería encontrarse dentro de PowerPoint, pero no es así. VD debería ser capaz de ver sus chuletas en la pantalla del portátil mientras su audiencia ve las diapositivas en la pared. ¡Ay! Mientras tanto tendrá que escribirlas a la vieja usanza. (Nota del blogger: OpenOffice.org y NeoOffice for Mac sí que permiten notas en las diapositivas.)

Ahora puede usar las chuletas que se hizo para asegurarse de que está diciendo lo que vino a decir.

Segundo, haga diapositivas que refuercen sus palabras, no que las repitan. Cree diapositivas que demuestren con pruebas emocionales que lo que está diciendo es verdadero, no solo exacto.

¿Va a hablar sobre la contaminación en Houston? En lugar de dar 4 viñetas de datos de la EPA (Agencia de Protección Medioambiental) ¿por qué no mostrar una foto de un grupo de pájaros muertos, algo de polución o incluso un pulmón enfermo? Sorprendentemente es más divertido que hacerlo a la vieja usanza. Sin embargo es comunicación eficaz.

Tercero, crear un documento escrito, para entregarlo después. Ponga en él tantas anotaciones o detalles como guste. Entonces cuando empiece su presentación, dígale a la audiencia que les va a facilitar todos los detalles de la presentación al acabar. Así no tienen que anotar todo lo que diga.

IMPORTANTE: No distribuya lo escrito antes de comenzar. ¡No!, si lo hace, la gente se lo leerá todo mientras usted habla y le ignorarán. En lugar de eso, su meta es que se sienten, que confíen en VD y que se metan en los aspectos emocionales e intelectuales de su presentación.

Cuarto, crear un ciclo de feedback (intercambio). Si su presentación es para la aprobación de un proyecto, distribuya a la gente un formulario para aprobar el proyecto y haga que lo aprueben, para que no haya ambigüedad en absoluto sobre lo acordado.

Así que, ¿que hay en sus diapositivas?

Aquí hay cinco reglas que necesita recordar para crear presentaciones de PowerPoint increíbles:

1. No más de 6 palabras por diapositiva. NUNCA.2. No use imágenes cutres. En su lugar utilice imágenes profesionales de corbis.com. Cuestan

3$, cada una o un poco más si son para “uso profesional”.3. Sin disoluciones ni giros ni cualquier otro efecto de transición, Ninguno.4. Los efectos de sonido se pueden usar unas pocas veces por presentación pero nunca (jamás)

utilice los efectos de sonido integrados en el programa, en su lugar obtenga sonidos y música de CD y sopese/valore el efecto proustiano que esto puede tener.

5. No distribuya impresiones de sus diapositivas. Son emocionales y no funcionarán sin usted ahí. Si alguien quiere sus diapositivas para enseñárselas “al jefe” dígales que las diapositivas van si VD va.

El recorrido es fácil de describir: cuando UD muestra una diapositiva, dispara una reacción emocional en la audiencia. Ellos se sientan y quieren saber qué va a decir UD que encaje con esa imagen. Entonces si lo hace bien cada vez que piensen en lo que dijo, verán la imagen (y viceversa).

Vaya, esto es más difícil que lo que haces ahora

Pero lo que hace es vago e ineficaz, aburre a la gente y no comunica con ellos. Una vez que domine este proceso en realidad es más fácil hacer una gran presentación. Una audiencia que quiere escuchar lo que tiene que decir está mas preparada para escuchar y UD esta más preparado para obtener lo que desea. ¿Y no se trata de eso?

Lo que mola es la forma en la que empezará a hacer presentaciones en el futuro. En lugar de hacer diapositivas que siguen sus viñetas, organice la presentación emocionalmente, dejando que las diapositivas lleven el proceso.

Recuerde que cada diapositiva no tiene que valerse por sí misma. Puede usar una diapositiva para llegar a un punto y entonces la siguiente para volver.

Unos pocos ejemplos para que empiece

Digamos que trabaja para una organización sin ánimo de lucro y está haciendo una presentación para sus fondos en el United Way. Quiere más dinero para un programa que ayude a los Veteranos de Vietnam mayores a obtener la terapia social y mental que necesitan a medida que envejecen.

A la antigua usanza empezaría con un gráfico de barras sobre la edad de la población y entonces cinco viñetas sobré como se aproximaría al problema.

En lugar de eso ¿Por qué no usar esta foto?

Entonces mientras la audiencia revive los recuerdos que esta imagen les trae, cuente su historia. Dígalo como se lo diría a un colega. Explique por qué quiere que se realice este programa y a quién va a ayudar. Y entonces refiera a su audiencia a los datos y gráficas que estará encantado de distribuir en unos minutos. Muestre fotos de la gente que ya está en el programa. Inserte unas cuantas fotos de graduados (gente que ha terminado el programa) llevando una vida productiva sin tu ayuda...

O, qué tal algo un poco más simple? Le está intentando vender a su jefe el conseguir un presupuesto para rediseñar su web. Parece que sus competidores están ganándole cuota de mercado porque su sitio web es realmente penoso.

En vez de abrumarla con estadísticas, muéstrele. Haga diez capturas de pantalla una tras otra demostrando el proceso de comprar cosas de su tienda online. Entonces muestre los 3 pasos que lleva hacerlo en la web de sus rivales. Solo le llevará 30 segundos mostrar los pasos, pero una vez que lo haya hecho, habrá establecido una necesidad real en su audiencia. Muestre el problema y será más fácil vender la solución.

Disculpas

Lamento que este libro electrónico sea tan corto. En realidad si no hubiera pasado mucho tiempo con esto, sería más largo. Lo que he descrito es simple, eficaz y difícil. Se resistirá al principio. Se dará cuenta de que no es la forma en la que su empresa trabaja. Recordará la última vez que vio a alguien fracasar con una aproximación similar.

Mi objetivo al hacerlo corto y vívido e hiperbólico es retarle a intentarlo. Inténtelo sin compromiso.

Espero que le dé una oportunidad a pesar de las grandes dificultades. Si merece la pena meter a diez (o cien) personas en una sala, creo que merece la pena hacerlo bien. Puede que no sea tan alto como Abraham Lincoln o tan elocuente como Winston Churchill, pero es capaz de hacer grandes presentaciones. Diviértase.

SETH GODIN es el autor de los bestsellers Permission Marketing, Unleashing the Ideavirus y The Big Red Fez. Su nuevo libro, Survival is Not Enough, parte de Free Press en Enero de 2002. Y sus PowerPoints no son aburridos.