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Guide de Poche de la Gestiondes Approvisionnementsen Contraceptifs

DEPARTMENT OF HEALTH & HUMAN SERVICESCenters for Disease Control and Prevention

National Center for Chronic Disease Prevention and Health PromotionAtlanta, Georgia 30333 C C

CENTERS FOR DISEASE CONTROLAND PREVENTION

D

CDC/

JSI

PLANIFICATION FAM

ILIALE

GESTION LOGIST

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UE

Ce guide a t prpar avec lassisstance technique et le sup-port des Centers for Disease Control and Prevention (CDC). Lorganisme des tats-Unis pour le dveloppement interna-

tional (United States Agency for International Development) a assur le financement de ce projet via un Participating Agency

Service Agreement avec les CDC (HRN-P-00-9700014-00).

Le texte anglais original a t publi en octobre 1998.

Guide de Poche de la Gestion des Approvisionnements

en Contraceptifs

Janvier 2000

P

REFACE

Le

Guide de poche de la gestion des approvisionnements en contraceptifs

couvre l'une des plus importantes composantes de tout programme offrant des services de planification familiale, savoir le systme logistique qui gre la livraison, la qualit et le stockage des approvisionnements en contraceptifs. Ces approvisionnements sont essentiels : sans eux, il n'existerait pas de service de planification familiale.Ce guide est destin au personnel des services de planification familiale ou des formations sanitaires charges de la gestion des approvisionnements en contraceptifs, ainsi qu'au responsable de ces activits logistiques. Ce livret n'a pas la prtention de traiter de tous les aspects de la logistique. Il a pour objet uniquement de servir de rfrence en ce qui concerne les principes et les formules de logistique dans le but de faciliter la gestion correcte et efficace des approvisionnements (en contraceptifs et en autres produits).La Partie I de ce guide de poche est destine au personnel des formations sanitaires et des dpts, ainsi quaux responsables. Il couvre les principes de base de la logistique, et explique comment maintenir des niveaux appropris d'approvisionnements de contraceptifs en stock, quelles sont les rgles d'entreposage respecter, comment utiliser les donnes logistiques, et les problmes logistiques les plus courants ainsi que leurs solutions.La Partie II est destine aux responsables. Il traite des principes de direction du personnel, et contient un questionnaire que les responsables peuvent utiliser au cours de la visite de supervision pour valuer les activits logistiques. Le personnel de clinique peut galement utiliser le questionnaire afin dvaluer de faon informelle leur systme de logistique.Si vous dsirez un manuel complet sur la gestion des approvisionnements en contraceptifs, vous pouvez obtenir un exemplaire gratuit des

Directives de Logistique pour la Planification Familiale

en vous adressant :

Assistant Director for Health Policy and CommunicationDivision of Reproductive HealthCenters for Disease Control and Prevention4770 Buford Highway, NE, MS K-20Atlanta, GA 30341-3717 USATlphone : (770) 488-5200 Fax : (770) 488-5374 Courrier lectronique : [email protected] web : www.cdc.gov/nccdphp/drh

Vous pouvez galement obtenir d'autres exemplaires de ce Guide de poche la mme adresse.

Remerciements

Ce Guide de poche, crit par Susanna Binzen des Centers for Disease Control and Prevention, est bas sur des textes crits par les CDC (

Family Planning Logistics Guidelines

, 1993), le Family Planning Logistics Management Project de John Snow, Inc. (

Family Planning Logistics Management Course

de septembre 1995,

Fiches Factuelles : Un instrument pour le conseiller en logistique,

1997 et

Concepts of Logistics System Design

par Richard Owens et Timothy Warner, 1992) et le projet Family Planning Management Development de Management Sciences for Health ( Improving Contraceptive Supply Management Volume I, Numro 4 du document

The Family Planning Manager

, 1992 et

The Family Planning Managers Handbook: Basic Skills and Tools for Managing Family Planning Programs

, James Wolff, Linda Suttenfield et Susanna Binzen, Eds., 1991).

L'auteur tient remercier Laurent Carrer pour son excellente traduction, ainsi que ses collgues pour leurs rvisions approfondies de la traduction franaise, en particulier : Jay Friedman et David Gittelman des CDC, Norbert Pehe, Gerry Breton et Marilyn Noguera de John Snow, Inc., Paul Auxila de Management Sciences for Health et Neal Ewen. L'auteur souhaite aussi remercier Linda Allain et Babette Mann pour leur rvision linguistique. L'auteur est aussi extrmement reconnaissant Barbara Lord des CDC pour son excellent travail de graphisme et de mise en page.

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ABLE

DES

MATIRES

INTRODUCTION

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LOGISTIQUE

CONTRACEPTIVE

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1

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GLOSSAIRE

LOGISTIQUE

3

PARTIE I

G

ESTION

DES

APPROVISIONNEMENTS

EN

CONTRACEPTIFS

5

Donnes logistiques essentielles 5La fiche de stock 6Le registre des activits quotidiennes 9Le bon de commande et de sortie 12Le systme de contrle d'inventaire maximum/minimum 15Evaluation de l'tat des stocks 20Commande des approvisionnements21

R

ESPECT

DES

BONNES

PRATIQUES

D

'

ENTREPOSAGE

22

Premier Expir, Premier Sorti 24A la rception des approvisionnements de contraceptifs 24Dure de vie et conditions d'entreposage 25Quand vrifier la qualit des contraceptifs 27Comment vrifier la qualit des contraceptifs 27Problmes associs la qualit des contraceptifs 31Gestion des plaintes relatives aux contraceptifs 32Ralisation d'un inventaire physique 34Exigences en surface de stockage 39

U

TILISATION

DES

DONNES

LOGISTIQUES

42

Estimation des besoins 42Couple-annes de protection 45

P

ROBLMES

LOGISTIQUES

COURANTS

,

CAUSES

PROBABLES

,

SOLUTIONS

POSSIBLES

48

PARTIE II

S

UPERVISION

DE

LA

GESTION

DES

STOCKS

53

Principes de supervision 53Ralisation d'une visite sur le terrain 54Manuel de procdures d'approvisionnement

en contraceptifs61

A

UTRES

SOURCES

D

'

INFORMATION

63Index 65

1

I

NTRODUCTION

Qu'est-ce que la logistique contraceptive ?

Le systme de la logistique contraceptive est une partie extrmement importante de tout programme offrant des services de planification familiale. Il s'agit du systme assurant lacheminement des contraceptifs depuis le fabricant jusqu'au client de la planification familiale. Ce processus englobe de nombreuses activits telles que le transport et l'entreposage des contraceptifs, le maintien des stocks des niveaux adquats, et la tenue de fiches de gestion du stock. Si le systme logistique ne fonctionne pas correctement, les points de prestation de services ne recevront pas les approvisionnements de contraceptifs ncessaires au client.

L'objectif d'un systme logistique contraceptif est de permettre d'obtenir :

les bonnes

quantits

des bons

produits

au bon

endroit

au bon

moment

en bonne

condition

et au bon

cot

.

En d'autres termes, le personnel qui gre les approvisionnements de contraceptifs doit dterminer :

Combien

(quantit et cot)

Quels

sont les contraceptifs qui seront envoys

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( quel endroit)

quand

et

comment

les transporter afin qu'ils arrivent dans de bonnes conditions.

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ESTION

DES

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PPROVISIONNEMENTS

EN

C

ONTRACEPTIFS

2

Afin d'offrir aux clients de la planification familiale de bons services contraceptifs, vous devez vous assurer que vous disposez :

de la bonne quantit de produits en stock (sans excs mais en quantit suffisante) ;

de contraceptifs de bonne qualit (non prims, non endommags).

d'une slection complte des mthodes contraceptives offertes par votre programme et demandes par vos clients.

B

REF

GLOSSAIRE

LOGISTIQUE

3

Bref glossaire logistique

Ce guide utilise les termes logistiques suivants.

Approvisionner/livrer

: Fournir un produit contraceptif ou tout autre article un lieu d'entreposage ou point de prestation de services. Un lieu d'entreposage approvisionne un autre lieu d'entreposage, mais pas un client. Quand on parle de quantits fournies, on fait souvent rfrence aux donnes sur les

sorties

.

Dlai de livraison

: Le temps ncessaire pour que les nouveaux produits commands arrivent destination et soient prts tre expdis au prochain niveau ou tre distribus aux clients.

Distribuer (aux utilisateurs)

: Fournir un contraceptif ou tout autre article l'utilisateur final (le client). Un prestataire de services distribue des contraceptifs un utilisateur de la planification familiale dans une formation sanitaire ou dans un autre point de prestation de services.

Formation sanitaire ou point de prestation de services : Cliniques ou autres sites o les contraceptifs sont distribus aux utilisateurs.

Mthode contraceptive : Catgorie de contraceptifs, tels que les contraceptifs oraux, les dispositifs intra-utrins (DIU ou strilet), les contraceptifs injectables et les condoms.

Priode de revue ou intervalle de commande : L'intervalle de temps entre les vrifications de niveaux de stock pour dterminer s'il y a lieu ou non de passer une nouvelle commande, ou entre les priodes rgulires de commande.

Produit contraceptif : Nom de la mthode et de la marque d'un contraceptif. Des marques diffrentes d'une mme mthode contraceptive sont considres comme tant des produits diffrents. Par exemple, Lo-Femenal et Microgynon sont des marques diffrentes de pilules contraceptives orales combines, et sont des produits contraceptifs diffrents.

Rupture de stock : Etat d'un point de prestation de services ou d'un entrept nayant plus un article particulier en stock.

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

5

PARTIE I

Gestion des approvisionnements en contraceptifsPour grer correctement toute activit, y compris l'approvisionnement en contraceptifs, un gestionnaire doit : Obtenir les donnes ncessaires ; Les analyser ; Dcider de l'action prendre ; Agir !

Par exemple, le gestionnaire d'un centre de planification familiale reoit un rapport sur le nombre de cycles de pilules contraceptives distribus aux utilisateurs lors du dernier trimestre, calcule la consommation moyenne mensuelle et note que celle-ci a augment depuis le dernier rapport ; il estime alors le temps que pourra durer le stock actuel, dtermine si ce stock sera puis avant la date prvue pour la prochaine livraison, et place une commande d'urgence, ou emprunte des pilules un autre entrept.

Donnes logistiques essentielles

La personne responsable de la gestion des approvisionnements de contraceptifs au point de prestation de services doit avoir les donnes suivantes sur chaque produit contraceptif utilis au point de prestation de services. Stock disponible : Quelle est la quantit du produit

utilisable en stock ? (sources d'informations : fiches de stock et inventaire physique)

Taux de consommation : Quelle est la quantit moyenne distribue aux utilisateurs chaque mois ? (sources d'informations : le registre des activits quotidiennes ou les rapports mensuels ou trimestriels)

Pertes et ajustements : Quel est le volume des pertes des approvisionnements dans le systme et quelle en est la raison ? (sources d'informations : fiches de stock ou autres registres d'inventaire)

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IE I

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

6

La fiche de stock

Pour chaque produit contraceptif (chaque marque de chaque mthode) dans l'aire de stockage, il doit y avoir une fiche de stock correspondante. Cette fiche fournit des informations essentielles sur les quantits en stock de ce produit, les pertes ou les ajustements de stock et le dlai de livraison. Elle est galement appele fiche de vrification d'inventaire ou bin card quand elle est conserve avec les produits.

L'objectif de la fiche de stock est de fournir un enregistrement actualis de tous les mouvements de stock (les quantits de ce produit reues et sorties ou limines d'une faon quelconque) et la quantit actuellement en stock.

Utilisez la fiche de stock dans les situations suivantes : Aprs chaque ajout ou retrait de stock des tagres. Enregistrez

la date et le montant sur la fiche de stock, et calculez le nouveau solde du stock.

Chaque fois qu'un inventaire physique est effectu. La quantit trouve lors de l'inventaire doit tre reporte sur la fiche de stock. Toute diffrence entre le total constat pendant l'inventaire physique et le solde calcul doit tre reporte dans la colonne Perte/Ajustement, et explique dans la colonne Remarques.

Chaque fois que des produits sont perdus (dommages ou premption), ou chaque fois qu'il faut effectuer des ajustements la quantit du stock, par exemple du fait de prlvements d'chantillons en vue des tests d'assurance qualit.

Les dlais de livraison peuvent tre calculs pour chaque produit en comptant le nombre de jours entre la date de la commande (si la formation sanitaire place des commandes) et la date laquelle le produit sera disponible. Les deux dates doivent tre inscrites sur la fiche de stock.

La fiche de stock illustre la page suivante est uniquement titre d'exemple. Les fiches de stock peuvent contenir d'autres donnes importantes en plus de celles figurant dans cet exemple : prix, source et date de premption du contraceptif.


7

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8

Remplissage de la fiche de stock

Produit doit inclure et la mthode contraceptive, et la marque du produit.

Emplacement dans l'entrept indique l'endroit dans l'entrept o ce produit est stock (ce renseignement n'est ncessaire que s'il s'agit d'un grand entrept).

Numro de stock est le numro attribu au produit soit par le fabricant, soit par l'entrept central (cela peut ne pas tre ncessaire dans certains systmes).

Niveau de stock maximum et Niveau de stock minimum indique le niveau le plus lev et le niveau le plus bas devant tre maintenus pour ce produit ce point de prestation de services. Les niveaux sont formuls en mois d'approvisionnement (voir les explications sur le systme de contrle d'inventaire maximum/minimum page 15).

Unit d'emballage est le nombre d'units individuelles contenues dans un emballage standard de ce produit.

Quantit maximum et Quantit minimum sont les quantits les plus leves et les plus basses du produit qui devraient tre en stock au point de prestation de services, au taux de consommation actuel. Les niveaux de stock sont multiplis par la consommation moyenne mensuelle (CMM) afin d'obtenir ces quantits (explications, page 19). Notez ces quantits au crayon, car elles doivent tre rgulirement recalcules. Indiquez toujours ces quantits en termes d'lments individuels, et non pas en termes dunits plus importantes, comme des botes ou des cartons.

Date reprsente la date du mouvement enregistr. La date est utilise pour calculer le dlai de livraison moyen.

La colonne Numro du bon de commande et de sortie est utilise pour enregistrer le numro inscrit sur le bon utilis pour la transaction.

De/A indique la provenance ou le destinataire des produits reus ou sortir.


9

Les colonnes Quantit Demande, Reue et Sortie sont utilises chaque fois que ce contraceptif est command/demand, reu partir de l'entrept ou sorti de l'aire de stockage. Enregistrez la quantit et la date (et le numro du bon de sortie selon les besoins).

La colonne Perte/Ajustement est utilise pour enregistrer toute modification exceptionnelle l'inventaire, par exemple le retrait de contraceptifs endommags ou prims, une correction aprs un inventaire physique, ou le prlvement de produits en stock pour la conduite de tests de qualit.

Le Stock disponible doit tre calcul chaque fois qu'une quantit est ajoute ou retire du stock. Comparez le nouveau total avec les quantits maximum et minimum notes dans la partie suprieure de la fiche. Aprs un inventaire physique, entrez dans cette colonne le total trouv.

La colonne Remarques doit tre utilise pour noter des explications relatives aux entres dans la colonne Perte/Ajustement, et pour apporter toute autre clarification juge utile.

Le registre des activits quotidiennes

Le registre des activits quotidiennes enregistre des renseignements sur chaque client de planification familiale du point de prestation de services : le produit contraceptif qu'elle/il a reu (par mthode et par marque), et le nombre d'units dispenses ce client.

Les donnes du registre des activits quotidiennes sont rcapitules dans des rapports mensuels ou trimestriels. Ces donnes sur les quantits distribues aux utilisateurs sont celles qui conviennent le mieux aux calculs logistiques, car elles refltent de manire exacte les quantits distribues aux utilisateurs et le taux de consommation (le nombre d'units par mois).


10

Un registre des activits quotidiennes peut tre une grande feuille de papier ou un cahier. Vous en trouverez un exemple la page suivante. Le registre doit inclure les donnes suivantes : Date Nom du client Numro du client (attribu par le programme) Type de client (nouveau client ou visite de suivi) si votre

programme classe ainsi les types de clients Nombre d'units de contraceptifs (p. ex., cycles de pilules,

condoms individuels, doses de contraceptif injectable) distribues aux utilisateurs pendant la visite, par : Mthode de contraception (contraceptif oral, DIU,

injectable, Norplant, condom, tablettes de mousse vaginale , client rfr pour la strilisation)

Marque de contraceptif (par exemple, OralLo-Femenal et Microgynon ; DIUCopper T et Multiload).

Le registre des activits quotidiennes peut galement inclure d'autres donnes spcifiques sur le client dont votre programme peut avoir besoin pour la gestion et la planification. Dans l'exemple suivant, le registre est aussi utilis pour le suivi des clients rfrs pour la strilisation et pour la planification familiale naturelle.


11

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Planification familiale naturele

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12

Le bon de commande et de sortie

Dans les centres qui commandent leurs propres approvisionnements, le bon de commande et de sortie (BCS) est utilis pour placer une commande d'approvisionnements, et sert aussi de reu lorsque l'approvisionnement est livr. Il est sign chaque tape du processus de commande et de rception.

Le BCS doit se composer d'un exemplaire original et de trois copies. Une copie doit tre garde par la personne qui passe la commande au moment de la passation de cette commande ; une autre copie doit tre conserve par la personne qui prpare la livraison ; la troisime copie est destine la personne recevant la commande et la copie finale est renvoye la personne qui a expdi la commande comme accus de rception. Certains programmes peuvent exiger une copie supplmentaire pour le responsable ayant donn l'approbation officielle.

Dans les systmes d'allocation dans lesquels les mouvements de stock sont initis par le niveau suprieur, un bon de sortie est utilis au lieu d'un BCS. Ce formulaire est rempli en quatre exemplaires par l'entrept de sortie qui en conserve une copie comme dossier des expditions en cours. Trois copies accompagnent la livraison : une copie est conserve par le centre de rception, une autre est conserve par l'expditeur, et la copie restante est renvoye l'entrept expditeur comme accus de rception.


13

BON DE COMMANDE ET DE SORTIE

N du bon : _______Date : _______________ Expdi : _________________________ _________________________ _________________________

Bon de Commande Sortie

RemarquesArticleStock

disponibleQuantit

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Quantit reue

BON DE COMMANDEDemand par : ____________________________ Date : ____________Approuv par : ____________________________ Date : ____________

SORTIEApprouv par : ____________________________ Date : ____________Expdi par : _____________________________ Date : ____________

RECEPTIONReu par : ________________________________ Date : ____________


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BON DE SORTIE

Numro du bon de sortie : _____________ Date : ___________ Expdi : ____________________________ ____________________________ ____________________________

N de srie Article

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RemarquesExpdie Reue

1.

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4.

5.

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9.

10.

11.

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Approuv par : ______________________________ Date: __________Expdi par : _______________________________ Date: __________Reue par : ________________________________ Date: __________


15

Le systme de contrle d'inventaire maximum/minimum

L'utilisation d'un systme de contrle d'inventaire maximum/minimum (max/min) vous aide viter l'excdent de stock (pouvant entraner le gaspillage des contraceptifs) et la pnurie ou la rupture de stocks de contraceptifs. Un systme max/min permet d'assurer que la quantit en stock se situe toujours entre les niveaux maximum et minimum tablis.1

Dans ce systme, des niveaux maximum et minimum d'approvisionnement sont assigns chaque niveau du programme. Les niveaux maximum et minimum sont exprims en nombre de mois de stock. Par exemple, une formation sanitaire peut avoir conserver un maximum de quatre mois de stock de tous les produits et un minimum d'un mois ; un dpt rgional peut avoir un maximum de six mois et un minimum de trois.

Pour dterminer les quantits maximum et minimum de chaque produit contraceptif, multipliez le niveau maximum ou minimum par la consommation moyenne mensuelle de ce produit.

La consommation moyenne mensuelle (CMM) est l'quivalent d'un mois d'approvisionnement. En gnral, elle est la moyenne mensuelle de la quantit de ce produit distribue aux utilisateurs pendant les 3 derniers mois. (Les donnes sur les quantits distribues aux utilisateurs proviennent du registre des activits quotidiennes ou des rapports rcapitulatifs des quantits distribues aux utilisateurs.)

1. Ce qui vient dtre dcrit est appel un systme de commande force o tous les produits sont commands sur la base d'un calendrier fixe. Pour d'autres variations du systme de contrle max/min, consultez les Directives de Logistique pour la Planification Familiale.

Consommationmoyenne mensuelle

=Quantit distribue

en 3 mois

3


16

Toutefois, si la quantit distribue aux utilisateurs est irrgulire et n'a pas suivi une tendance gnrale, la moyenne doit alors tre calcule sur les 6 derniers mois.

La CMM doit tre calcule sparment pour chaque produit contraceptif (mthode et marque). La CMM doit tre recalcule rgulirement, soit chaque fois que vous placez une commande, soit chaque mois ou chaque trimestre.

Feuille de calcul de consommation moyenne mensuelle (CMM)

Moyenne sur trois mois

+Quantit distribue aux utilisateurs il y a trois mois

+ Il y a deux mois

+ Le mois dernier

Total =

3 == Consommation moyenne mensuelle

Moyenne sur six mois

+Quantit distribue aux utilisateurs il y a six mois

+ Il y a cinq mois

+ Il y a quatre mois

+ Il y a trois mois

+ Il y a deux mois

+ Le mois dernier

Total =

6 == Consommation moyenne mensuelle


17

Fixer des niveaux maximum et minimum

Dans certains programmes de planification familiale, les niveaux maximum et minimum sont dfinis pour tous les niveaux du systme par le bureau central. Si votre programme ne suit pas cette pratique, il peut tre souhaitable denvisager de la mettre en place. Les instructions qui suivent sont destines un systme d'approvisionnement sur demande de type forc, dans le cadre duquel les formations sanitaires commandent leur approvisionnement sur un calendrier rgulier. D'autres systmes tablissent les niveaux maximum et minimum de faon diffrente.

Pour dfinir les niveaux maximum et minimum, veuillez suivre les tapes suivantes :

Calculez le Dlai de livraison moyen en regardant les enregistrements des commandes et des livraisons effectues sur les fiches de stock ou les copies de bon de commande et de sortie, et en en faisant la moyenne. En cas de variations trs importantes dans les dlais de livraison du systme, il est recommandable d'utiliser le dlai de livraison le plus long, au lieu du dlai moyen.

Dterminez le Stock de scurit, exprim en mois. Celui-ci doit tre gal au moins la moiti du nombre de mois entre les commandes rgulires (cet cart est appel Intervalle de commande ou Priode de revue) ou les livraisons rgulires. En cas de fluctuations habituelles et considrables dans la demande au cours de l'anne, ou si les livraisons ne sont pas fiables, le stock de scurit doit tre plus lev.


18

Le niveau de stock minimum est gal au stock de scurit (en mois d'approvisionnement) plus le dlai de livraison moyen (en mois).

Pour obtenir le niveau de stock maximum, ajoutez l'intervalle de commande ou la priode de revue au niveau de stock minimum.

Stock de scurit(en mois)

+Dlai de livraison

(en mois)=

Niveau de stock minimum

Feuille de calcul pour dterminer le niveau de stock minimum

Stock de scurit(en mois)

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(en mois) =Niveau de stock

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Stock minimum(en mois)

+Stock de lintervalle

de commande(en mois)

=Niveau de stock

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Feuille de calcul pour dterminer le niveau de stock maximum

Stock minimum(en mois) +

Stock de lintervalle de commande

(en mois) =Niveau de stock

maximum

+ =


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Calcul des quantits maximum et minimum

Les niveaux de stock maximum et minimum (en mois) sont multiplis par la CMM pour obtenir les quantits maximum et minimum.

Chaque fois que vous recalculez la CMM, vous devez galement recalculer les quantits maximum et minimum, et noter les nouveaux rsultats sur la fiche de stock.

Chaque fois que des approvisionnements de contraceptifs sont reus ou sortis et que les quantits sont consignes sur la fiche de stock, vous devez comparer le nouveau stock rsiduel aux quantits maximum et minimum. Si l'approvisionnement pour un type de contraceptif tombe en dessous du niveau minimum, essayez de rpondre aux questions suivantes :

Niveau de stock maximum (mois)

CMM = Quantit maximum(nombre)

Niveau de stock minimum (mois)

CMM = Quantit minimum(nombre)

Feuille de calcul des quantits maximum et minimum

Niveau de stock maximum (mois)

Niveau de stock minimum (mois)

Consommation

moyenne mensuelle

Consommation

moyenne mensuelle

= Quantit maximum

= Quantit minimum


20

S'agit-il d'une circonstance exceptionnelle, ou est-ce que la demande pour ce contraceptif est en augmentation constante ? Dans le second cas, recalculez la CMM.

Les commandes arrivent-elles en retard ? Dans ce cas, dterminez-en la raison et voyez si le problme peut tre corrig. Dans le cas contraire, augmentez le niveau du stock de scurit.

Evaluation de l'tat des stocks

Pour vous assurer que vos niveaux de stock sont appropris, effectuez le calcul suivant pour chaque produit contraceptif.

Ce calcul vous indique la dure de votre approvisionnement actuel si le taux de consommation reste constant. Si le rsultat est infrieur au temps restant avant la prochaine livraison d'approvisionnement, il est peut-tre ncessaire d'organiser une livraison d'urgence.

Stock disponible

CMM =Mois de stock

disponible

Feuille de calcul pour dterminer les mois de stock disponible

Stock disponible

CMM =Mois de stock

disponible

=


21

Voici un exemple du calcul de mois de stock disponible pour quatre produits contraceptifs.

Commande des approvisionnement

Chaque fois que vous tes prt passer une commande pour un nouvel approvisionnement, vous devez recalculer la CMM en utilisant les chiffres les plus rcents et recalculer les quantits maximum et minimum.

Pour commander des produits (d'un entrept) ou les livrer ( un point de prestation de services), utilisez les formules suivantes pour chaque produit contraceptif :

ProduitStock

disponible CMM

Mois de stock

disponible

Lo-Femenalcombinaison orale

470 cycles 180 2,6

Ovrette pilules progestatives

320 cycles 45 7,1

Condoms Blue & Gold 1,200 condoms

420 2,9

Depo-Provera 520 ampoules

92 5,7

Quantit maximum

Stock disponible

Stock en commande

=Quantit

commander


22

Respect des bonnes pratiques d'entreposageL'entreposage correct consiste conserver les produits de faon ce qu'ils soient toujours disponibles, accessibles et en bon tat.

Pour vous assurer que les contraceptifs ne sont pas endommags lors de leur entreposage, respectez les directives indiques ci-dessous. Les points de prestation de services qui distribuent aux utilisateurs peu de contraceptifs peuvent conserver leur approvisionnement sur une tagre ou dans une armoire au lieu d'un magasin, mais ces mmes principes sont toujours valables.

Feuille de calcul pour dterminer la quantit commander

Quantit maximum

Stock disponible

= = (Total partiel)

Quantit dj en commande

(mais non reue)

= = Quantit commander

RESPECT DES BONNES PRATIQUES D'ENTREPOSAGE

23

DIRECTIVES POUR UN BON EMMAGASINAGE DE PRODUITS DE SANT

Nettoyer et dsinfecter rgulirement le magasin ou le dpt.

Emmagasiner les produits de sant dans une pice sans humidit, bien claire et bien ventile, l'abri de la lumire directe du soleil.

Vrifier quil ny a pas de fuites d'eau dans la pice.

Vrifier que le matriel anti-incendie est disponible et accessible et sassurer que le personnel peut l'utiliser.

Emmagasiner les produits en latex loin des moteurs lectriques et des lumires fluorescentes.

Maintenir les conditions frigorifiques, y compris la chane de froid, pour les produits qui en ont besoin.

Garder les analgsiques et autres substances contrles dans un endroit ferm cl.

Emmagasiner sparment les produits inflammables avec les mesures de prcaution qui s'imposent.

Empiler les cartons sur des palettes ou des tagres au moins 10 centimtres du sol, 30 centimtres des murs et des autres piles, et une hauteur de 2.5 mtres maximum.

Disposer les cartons sorte que les flches () pointent vers le haut et pour que les tiquettes d'identification, les dates de premption et les dates de fabrication soient visibles.

Emmagasiner les produits de sant de manire faciliter la gestion de stock selon le principe du premier expir, premier sorti (dcrit par la suite).

Emmagasiner les produits de sant l'abri des insecticides, des produits dangereux, des vieux dossiers, des fournitures de bureau et de tout autre quipement.

Procder la sparation et la destruction de tout produit endommag ou prim conformment aux rgles et procdures en vigueur.


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Premier Expir, Premier Sorti

Pour s'assurer que les contraceptifs ne sont pas prims avant leur distribution aux utilisateurs, suivez le principe Premier Expir, Premier Sorti. Le principe de base de ce systme est de toujours utiliser le stock le plus ancien en premier.

la rception des cartons de contraceptifs, inscrivez clairement sur le carton la date de premption comme dcrit dans la section suivante.

Empilez les cartons par date afin que les stocks les plus anciens soient en haut ou l'avant des nouveaux approvisionnements, afin que les anciens produits soient les plus faciles atteindre.

Sortir d'abord les anciens approvisionnements, en vrifiant que leur date de premption n'est ni proche ni dpasse.

A la rception des approvisionnements de contraceptifs

A la rception des approvisionnements de contraceptifs, veuillez suivre les procdures suivantes :

Vrifiez leur date de premption. Si la bote indique la date de fabrication au lieu de la date de premption, calculez cette dernire en ajoutant la dure de vie du produit (figurant dans le tableau la page suivante) la date de fabrication.

Relevez la date de premption sur la bote en crivant l'aide de chiffres et lettres de grande taille.

Evaluez cette date de premption et assurez-vous que le dlai avant la date de premption est suffisant pour permettre un certain entreposage la fois par le programme et (dans le cas de pilules, de condoms ou de spermicides) par le client avant que les produits ne soient utiliss. Si la date de premption n'est pas assez loigne, renvoyez le produit au fournisseur pour viter de distribuer par mgarde des contraceptifs prims.

Vrifiez l'intgrit des cartons avant de les ouvrir. En cas de dommage, vous devez en examiner soigneusement le


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contenu. Notez sur la fiche de stock ainsi que sur le bon de commande et de sortie que les cartons des articles sont arrivs endommags.

Vrifiez quelques contraceptifs pour vous assurer qu'ils sont en bon tat, sans altration. (Voir Comment vrifier la qualit des contraceptifs dans la suite de cette section pour plus de dtails.)

Dure de vie et conditions d'entreposage

Entreposs dans de bonnes conditions, les contraceptifs demeurent efficaces pendant quelques annes aprs leur fabrication. Cette priode constitue leur dure de vie. Pour bnficier d'une dure de vie complte, les contraceptifs doivent tre entreposs dans les conditions dcrites dans le tableau ci-dessous.


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Les informations indiques sur l'emballage des produits remplacent celles figurant dans ce tableau.

Type de contraceptif

Conditions dentreposage requises

Dure de vie

Contraceptifs oraux

Entreposage dans un endroit frais et sec labri de la lumire directe du soleil.

5 ans

Condoms une temprature ambiante infrieure 40C.Ne soumettre longtemps ni une humidit leve, ni la lumire directe du soleil, ni l'ozone. Ne pas conserver proximit de produits chimiques.

3 5 ans

DIU 15 30C. protger de la lumire directe du soleil et de l'humidit excessive.

7 ans

Spermicides 15 30C.Pas de fluctuation excessive de temprature ou d'humidit.

3 5 ans (5 ans pour les prodiuts donns par USAID, 3 ans pour les autres)

Norplant Temprature infrieure 30C.Endroit sec.

5 ans

Injectable 15 30C.A l'abri de la lumire directe du soleil.Conservez les ampoules en position verticale.

4 5 ans (4 ans pour les produits donns par USAID, 5 ans pour les autres donateurs)


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Quand vrifier la qualit des contraceptifs

Il est trs important de s'assurer du bon tat des contraceptifs avant leur distribution. La qualit des contraceptifs doit tre vrifie plusieurs stades :

Ds la rception des approvisionnements de contraceptifs, le personnel responsable de la gestion des stocks doit examiner les botes (intrieur et extrieur) pour dtecter toute marque ventuelle de dommage.

Le personnel qui distribue les contraceptifs aux utilisateurs doit en vrifier l'intgrit avant de les distribuer.

Si les approvisionnements trouvs en bon tat l'arrive sont distribus aux utilisateurs dans les 6 mois qui suivent, ils n'ont pas besoin d'tre vrifis nouveau sauf en cas de situation exceptionnelle, par exemple suite des dgts causse par une inondation.

Si les approvisionnements sont conservs dans l'entrept pendant une dure suprieure 6 mois, ou si les conditions d'entreposage sont mauvaises (par exemple, en cas de chaleur ou d'humidit excessive), ils doivent tre vrifis rgulirement.

Comment vrifier la qualit des contraceptifs

Les tapes suivantes vous aideront procder une vrification complte :

la rception des approvisionnements de contraceptifs ou lors d'une inspection rgulire, prlevez un chantillon alatoire dans un ou deux cartons. Il est important que l'chantillon soit prlev partir d'un carton entier, et non pas juste partir d'une section. Par exemple, prenez une bote intrieure en haut, une autre en bas et une ou plusieurs sur les cts du carton.

Slectionnez une ou plusieurs units du produit dans les botes intrieures (par exemple DIU ou paquets de pilules).

Inspectez leur qualit et inscrivez les rsultats.


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Une fois l'inspection termine, n'oubliez pas de replacer chaque unit dans sa bote d'origine.

Replacez toutes les botes dans le carton.

Datez et apposez vos initiales sur le carton, et notez qu'il a t inspect.

Les contraceptifs sont fabriqus par lots ou groupes. Par exemple, 500 000 condoms sont fabriqus en mme temps ; ils constituent un lot, et toutes les units dans ce lot portent le mme numro de lot. Chaque lot a un numro qui l'identifie. Si le stock d'un contraceptif contient plusieurs numros de lots, veillez prlever un chantillon dans chaque lot. N'oubliez pas de noter le numro de lot dans les rsultats.


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Au cours d'une inspection des contraceptifs, veillez dtecter les signes de dtrioration potentielle suivants, et retirez les produits qui en sont porteurs :

SIGNES DE DETERIORATION POTENTIELLE DE LA QUALITE

Ne pas Utiliser ni Distribuer si :

Contraceptifs oraux

Les pilules sont visiblement endommages (casses, fissures, miettes, dcolores).

L'emballage d'aluminium de ces pilules est dchir. Des pilules manquent dans le paquet. Les signes de dtrioration sont vidents (marques marron,

pilules s'crasant facilement).

Condoms

Des paquets de condoms du lot sont fragiles, ou endommags de quelconque faon.

Des paquets de condoms ont jauni. Le sceau du paquet de condoms n'est pas intact.

DIU

L'emballage strile est dchir ou perfor. Le contenu du produit n'est pas complet.

Remarque : Le strilet cuivre n'est pas endommag si le cuivre apparat noirci ou terne.

Contraceptifs injectables

Un dpt reste au fond de l'ampoule mme aprs quelle a t vigoureusement secoue.

L'ampoule de verre n'a plus son bouchon.Remarque : Si le contenu de l'ampoule apparat spar, secouez le flacon immdiatement avant son emploi. Pour qu'elle puisse tre utilise, la solution doit toujours apparatre blanchtre, et ne pas contenir de dpt.


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SIGNES DE DETERIORATION POTENTIELLE DE LA QUALITE SUITE

Ne pas Utiliser ni Distribuer si :

Implants

Le paquet strile de l'implant est dchir. Il manque une ou plusieurs capsules, ou les capsules sont

dcolores (cest--dire pas blanches). Une ou plusieurs capsules sont casses ou tordues.

Gel spermicide

Le tube de gel est pliss ou perc. L'applicateur est difficile visser sur l'embouchure du

tube.

Tablettes de mousse vaginale

Le paquet est dchir, ou il manque des comprims. Le paquet est boursoufl (indiquant une fuite d'humidit). Le papier mtallis comporte des craquelures. Les comprims sont dcolors (ils doivent tre blancs). Les comprims sont mous, humides, mouills ou s'effritent

facilement.

Diaphragmes

Le sceau du paquet est endommag. Le diaphragme semble sale (seul le prestataire de service

doit vrifier ce point). Examin contre-jour, le diaphragme rvle des trous ou

des fissures (seul le prestataire de service doit vrifier ce point).


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Problmes associs la qualit des contraceptifs

Si vous dtectez un problme associ un contraceptif lors de la rception d'un approvisionnement, d'une vrification priodique par chantillonnage, de la distribution d'un contraceptif, ou la suite de plaintes documentes des clients, les contraceptifs provenant de la bote ou du numro de lot doivent tre examins trs soigneusement. Prlevez un chantillon (comme cela est dcrit dans le paragraphe prcdent intitul Comment vrifier la qualit des contraceptifs ), et dterminez si les autres units sont galement dfectueuses.

Si seul le contraceptif initialement dtect semble tre dfectueux, distribuez le reste aux clients tout en restant particulirement attentif aux problmes et aux plaintes.

Si vous dtectez d'autres contraceptifs dfectueux, marquez la bote comme tant potentiellement dfectueuse , et mettez-la de ct afin qu'elle ne soit plus utilise. Faites part du problme votre suprieur hirarchique. N'oubliez pas d'inclure les informations suivantes dans votre rapport :

RAPPORTS SUR LES PROBLEMES DE QUALITE DES CONTRACEPTIFS

Produit Marque Numro(s) de lot(s) Fabricant Organisme donateur Nature de la plainte ou du problme Source(s) de la plainte ou des

informations

Nombre de plaintes Historique du transport Historique de l'entreposage


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S'il est dtermin que les contraceptifs sont dfectueux, ils doivent tre limins en respectant les rglements en vigueur dans votre tablissement, et ceux imposs par l'organisme donateur.

Gestion des plaintes relatives aux contraceptifs

Toutes les plaintes provenant des clients relatives aux contraceptifs doivent tre prises au srieux. Non seulement la sant des clients est-elle extrmement importante, mais leur confiance dans le contraceptif l'est galement. Si les clients commencent douter de la qualit des contraceptifs, il est probable qu'ils ne les utiliseront pas, et il est possible qu'ils cessent d'avoir confiance dans les services offerts dans le cadre du programme.

Chaque fois que vous recevez une plainte de la part dun client, recueillez les informations suivantes et consignez-les par crit :

Date de la plainte Produit Marque Formulation ou type Numro de lot Nature de la plainte

Ces informations vous seront ncessaires ultrieurement si vous soumettez un rapport votre suprieur hirarchique, comme cela est dcrit plus haut.

Essayez de dterminer si un problme de qualit est vraiment l'origine de la plainte. Par exemple, il est possible qu'un prestataire se plaigne d'une dcoloration des DIU ou d'une sparation de la solution injectable, bien que ces produits demeurent efficaces, et puissent continuer tre utiliss en toute scurit.

Parfois, le soi-disant problme ne reflte pas vraiment un dfaut du produit, mais plutt un manque de connaissances de la part du client ou du prestataire. Il est possible de remdier la


33

situation en fournissant au client des informations correctes, et en le rassurant.

Si les plaintes sont attribuables un problme dont lexistence est souponne ou a t vrifie (par exemple des pilules qui s'miettent, des condoms qui se dchirent), vrifiez d'autres chantillons de la mme marque et du mme lot pour rechercher davantage de preuves de l'existence du problme. Si d'autres units du mme lot prsentent le mme problme, n'utilisez pas cet approvisionnement et retirez-le de votre stock ; tablissez ensuite un dossier concernant le problme, et signalez ce dernier votre suprieur hirarchique.

Au cas o des approvisionnements provenant d'un lot donn auraient des problmes de qualit, et que vous ayez reu en mme temps des approvisionnements provenant d'autres lots, inspectez aussi des chantillons dans ces derniers.

Chaque fois qu'un problme de qualit se prsente, essayez de dterminer quelle en est la cause. Les approvisionnements ont-ils t stocks de faon inadquate ? Avez-vous t inform qu'ils ont subi de mauvaises conditions de transport ? Etaient-ils proches de leur date de premption lorsqu'ils vous ont t livrs ? S'il est possible de prvenir la cause du problme l'avenir, assurez-vous de prendre les mesures correctives appropries.

Souvenez-vous que les clients doivent recevoir des contraceptifs de bonne qualit, et en tre satisfaits. Prenez chaque plainte, ainsi que chaque suggestion, au srieux.


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Ralisation d'un inventaire physique

Un inventaire physique est un compte de tous les contraceptifs en stock. Les objectifs de cet inventaire sont les suivants :

Vrifier que la quantit de produits sur les tagres est la mme que celle indique dans les registres de stock.

Si ncessaire, corriger les registres. Dterminer combien d'articles en stock ne sont pas

utilisables du fait soit qu'ils sont endommags ou prims, soit qu'ils ont t perdus, puis retirez-les du stock.

Identifier toute mesure corrective ncessaire en vue d'assurer que les contraceptifs sont reus, emmagasins et inscrits au stock en toute scurit et de manire efficace.

Fournir loccasion d'organiser la salle d'entreposage.

Le personnel doit effectuer un inventaire au moins une fois par an, et plus souvent s'il y a beaucoup de diffrences entre les soldes rels et les soldes ports sur les fiches de stock, ou lorsque le point de prestation de services est de petite taille. Les petits points de prestation de services n'ont pas suivre le processus formel dcrit ci-dessous, mais leur personnel doit vrifier frquemment les quantits relles de produits en stock, et sassurer quelles correspondent celles indiques sur la fiche de stock.

Pour raliser un inventaire dans un tablissement abritant un stock substantiel de contraceptifs :

Choisissez une date l'avance et tablissez une date de dmarcation prcdant cette date de quelques jours. L'inventaire doit inclure seulement les contraceptifs qui sont reus ou expdis avant cette date. Tout contraceptif reu aprs la date de dmarcation doit tre mis de ct (et non inscrit dans les registres) jusqu' la fin de l'inventaire.

Prparez l'aire de stockage. Assurez-vous que tous les registres de stock ont t mis jour, que tous les cartons sont soigneusement empils de faon ce que tous les produits soient facilement accessibles et que tout carton partiel (ouvert) soit visible, et non pas dissimul sous des cartons pleins.


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Arrangez-vous pour que des membres du personnel soient prsents le jour de l'inventaire au cas o il serait ncessaire de dplacer des cartons, puis de les remettre en place.

Pour plus d'exactitude, deux personnes doivent effectuer sparment des comptages physiques, puis les comparer. Si les deux montants obtenus ne sont pas identiques, il faut recompter les articles en question jusqu' ce que la cause de la diffrence soit identifie.

Dveloppez une procdure claire pour enregistrer le compte :

Commencez une extrmit de l'alle et progressez vers l'autre extrmit avant de procder l'alle suivante (si votre aire de stockage est assez grande pour contenir plusieurs alles).

Procdez de haut en bas des tagres. N'omettez aucune pile ou range.

Enregistrez tous les comptes sous forme d'units simples (p. ex., le nombre de cycles de pilules ou le nombre de condoms) plutt que sous forme de nombre de cartons ou de botes, tant donn que la quantit de produits contenue varie. Soyez certain de compter les quantits relles dans les cartons partiels (ouverts).

Si la mme mthode contraceptive comprend des marques ou des formulations diffrentes, comptez et enregistrez chaque marque ou formulation sparment.

Si certains produits sont endommags ou prims, enregistrez cette information sur une feuille spare consacre spcialement aux articles endommags ou prims. Retirez ces approvisionnements du stock.


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Les membres du personnel chargs de l'inventaire doivent aussi chercher tout contraceptif dont la date de premption est imminente, et noter cette date ainsi que la quantit de ces contraceptifs.

Une fois l'inventaire physique termin, comparez le compte physique de chaque article au montant indiqu sur la fiche de stock. S'il y a des diffrences, il faudra essayer d'en trouver la cause. Les diffrences peuvent provenir des facteurs suivants :

Un comptage erron lors de l'inventaire en cours, ou d'un inventaire prcdent.

Des articles prcdemment retirs du stock, ou reus en stock mais non consigns sur les fiches de stock.

Un carton manquant lors de l'inventaire. Des contraceptifs endommags ou prims consigns sur

une feuille spare, mais non dduits du solde sur la fiche de stock.

Des articles n'tant pas leur emplacement dsign. Des vols.

Inscrivez les raisons de toute diffrence remarque sur le formulaire d'inventaire physique.

Lorsque les montants de l'inventaire et ceux de la fiche de stock auront t rconcilis, suivez les dmarches suivantes :

Inscrivez les montants sur les fiches de stock et inscrivez Inventaire physique dans la colonne des remarques.

Si la quantit releve lors de l'inventaire est diffrente de celle calcule, indiquez dans la colonne Remarques que vous avez effectu une correction, par exemple Corrig la suite du compte physique ou S'est avr prim lors de l'inventaire .

Le formulaire de registre de stock doit tre sign et dat par la ou les personnes ayant ralis l'inventaire, ainsi que par le suprieur hirarchique en charge des approvisionnements. Ce formulaire doit tre conserv dans les archives de ltablissement.


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Dans des entrepts plus grands abritant de nombreux produits, ce processus d'inventaire physique complet risque de gner le travail, particulirement si l'tablissement est trs actif. Il est toujours prfrable de choisir le moment le plus calme de l'anne ou du trimestre pour raliser un inventaire physique complet.

Une autre mthode possible est le dnombrement cyclique ou inventaire physique continu. A l'aide de cette mthode, un seul produit ou plusieurs sont compts un moment donn chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, plutt que d'avoir fermer l'entrept et de tout compter le mme jour. La procdure d'chantillonnage peut tre simple (par exemple, comptez un produit au cours de la premire semaine de chaque mois, de faon ce que tout soit compt au moins une fois par an), ou plus cible (comptez tous les articles coteux ou ceux qui se vendent rapidement deux fois par an, puis compter le reste une fois seulement). Les stratgies de dnombrement priodique requirent davantage de planification, mais elles perturbent moins le rythme des oprations de routine de l'entrept.


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Exigences respecter en surface de stockage

Si la demande de contraceptifs est en croissance, et que votre aire de stockage est dj presque remplie, il vous faudra peut-tre vous procurer plus d'espace.

Pour calculer la surface de stockage qui vous sera ncessaire, suivez les tapes suivantes :

Choisissez une date future ( plus ou moins long terme, selon votre planning).

Pour chaque contraceptif, estimez ce que la consommation moyenne mensuelle (CMM) sera cette date si les tendances actuelles se poursuivent. (Pour ce faire, veuillez vous reporter la section suivante concernant l'estimation des besoins.)

Pour chaque contraceptif, multipliez le niveau de stock maximum par sa CMM estime afin de voir combien d'units de chaque contraceptif devront tre stockes

Utilisez la formule suivante pour calculer la surface de stockage totale pour chaque produit contraceptif :

Calcul des exigences en surface de stockage

Ceci vous donnera le volume de surface de stockage ncessaire en pieds ou mtres cubes. Aprs avoir calcul l'espace ncessaire pour chaque produit contraceptif, faites le total.

Si vos calculs portent sur un stock important de contraceptifs, vous devez vous rappeler que la hauteur d'une pile de cartons ne doit pas dpasser 2,50 m et que, par consquent, il faut

Nombre de cycles/unitis

stocker

Nombre de

cycles/unitis par carton

= Nombre de cartons

Nombre de cartons

Taille du carton(volume)

= Surface de stock-age ncessaire


40

diviser par 2,5 pour dterminer la surface au sol ncessaire minimum en mtres carrs. Ensuite, il faut multiplier cette surface au moins par deux, de manire rserver de l'espace pour des alles (si la taille de votre installation de stockage le permet), pour la manutention et pour la ventilation. Finalement, prenez la racine carre de ce chiffre pour calculer la longueur et la largeur de la salle dont vous aurez besoin, ou utilisez une autre configuration de longueur et largeur. Pour vos calculs, utilisez la fiche de calcul, les formules et les informations suivantes :

Espace dentrepos-age ncessaire

2,5 = Surface au sol

Surface au sol 2 =Surface totale

ncessaire

Surface totale ncessaire

=Longueur et largeur de la surface au sol

Tailles des cartons (volumes) pour les contraceptifs donns par USAID

Condoms (6 000 units) 0,11 mters3 3,7 pieds3

Contraceptifs oraux (1 200 cycles)

0,04 mters3 1,3 pieds3

DIU (200 DIU) 0,04 mters3 1,3 pieds3

Contraceptifs injectables (Depo-Provera) (400 ampoules)


Tablettes de mousse vaginale (4 800 comprims)



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Feuille de calcul pour dterminer la surface de stockage

Quantit dunits

Nombre dunits par carton

Volume des cartons

(en mtres cubes)

Additionner le volume

de tous les produitscontraceptifs

2,5 Limite de la hauteur des piles

(2,50 mtres)

Mtres carrs de surface au

sol devant tre occupe par des botes

2 2 pour prendre en compte la

surface de manutention, lespace pour les alles

Total de mtres carrs

Prendre la racine carre

Longueur largeur de la

surface au sol


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Utilisation des donnes logistiques

Estimation des besoins

Il peut savrer utile de procder lanalyse des donnes sur les contraceptifs dispenss aux utilisateurs, de manire reprer les tendances et tablir des prvisions dans lobjectif dune meilleure planification. Bien que l'estimation officielle des besoins en contraceptifs pour un programme de planification familiale soit habituellement ralise au niveau central de l'organisation, il peut tre bnfique pour le personnel des formations sanitaires de procder lui-mme lestimation de ses besoins, particulirement en cas de changements dans le niveau de la demande. Mme si vous n'tablissez pas une estimation complte des besoins, il peut tre utile d'examiner les tendances au niveau de l'utilisation des contraceptifs. Il est possible quune demande croissante de contraceptifs signifie quil est ncessaire pour la formation sanitaire denvisager de se procurer une plus grande surface de stockage pour les contraceptifs ou davantage d'espace pour la prestation des services, dengager plus de prestataires de services, ou effectuer d'autres changements appropris.

Pour tablir une simple estimation des besoins au niveau de la formation sanitaire, suivez les tapes suivantes pour chaque mthode de contraception (et pour chaque marque ou formulation si vous en distribuez plusieurs) :

Rassemblez toutes vos donnes concernant le nombre de contraceptifs distribus aux utilisateurs (par exemple, 810 cycles de Lo-Femenal distribus au cours du premier trimestre, 1 792 distribus au cours du deuxime trimestre, etc.).

Plus vous possdez de donnes, plus votre vue d'ensemble sera exacte. Si vous procdez une estimation des besoins par anne, essayez d'inclure les donnes dau moins trois annes dactivit ; si vous procdez une estimation trimestrielle, assurez-vous que vos donnes portent sur au moins six trimestres dactivit.

UTILISATION DES DONNES LOGISTIQUES

43

Pour chaque contraceptif, reportez sur un graphe la quantit qui a t distribue aux utilisateurs pour chaque priode (anne ou trimestre).

Voyez s'il est possible de dtecter une tendance. (Si vous faites une estimation trimestrielle, vous observerez peut-tre une tendance saisonnire.)

Si vous remarquez une tendance essentiellement linaire (c.--d. que lorsque les points sont relis, ils forment une ligne relativement droite), continuez cette ligne dans la mme direction vers l'avenir, jusqu' la date sur laquelle porte cette estimation.

Regardez la date future sur laquelle porte votre estimation, et notez o la ligne projete la croise. Si vous utilisez des donnes trimestrielles, ce point reprsente la quantit de contraceptifs utiliser en un trimestre ; s'il s'agit de donnes annuelles, il reprsente la quantit utilise en un an.

La figure suivante illustre une estimation base sur six trimestres de donnes.

900

850

800

750

700

Trimestres

2 3 4 5 6 7 8 9 101

Nom

bre

de c

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Lo-

Fem

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ribu

s au

x ut

ilisa

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s


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La figure indique qu'au dbut du dixime trimestre, il se peut que la formation sanitaire utilise prs de 900 cycles de Lo-Femenal par trimestre.

Malheureusement, il est rare que les donnes de distribution aux utilisateurs forment prcisment des lignes droites. S'il n'y a pas de tendance linaire, utilisez la technique de semi-moyenne :

Divisez les donnes en deux priodes gales et calculez la moyenne pour chaque priode.

Reportez ces deux points sur le graphique, reliez-les par une ligne et continuez cette ligne vers la droite.

La figure indique qu'au commencement du dixime trimestre, il se peut que la formation sanitaire utilise prs de 900 cycles de Lo-Femenal par trimestre.

Avec chacune de ces techniques, il faut aussi considrer les facteurs qui peuvent entraner un changement de direction des lignes. La demande venir pourrait tre affecte par des vnements actuels ou futurs, tels que des campagnes d'information recommandant des mthodes contraceptives plus long terme, une augmentation de l'utilisation des condoms

Semi-moyenne

Trimestres 1 3 Trimestres 4 6

700

750

800

850

900

Nom

bre

de c

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s de

Lo-

Fem

enal

dist

ribu

s au

x ut

ilisa

teur

s

10


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pour la prvention du VIH, ou l'arrive de nouveaux prestataires offrant des produits ou des services contraceptifs. Si, durant le cours de son activit, le programme a connu des ruptures de stocks, cela veut dire que l'utilisation des contraceptifs a t plus faible que la demande relle. Dans ce cas, il vous sera peut-tre utile d'estimer quelle aurait t le niveau d'utilisation s'il y avait eu suffisamment de stocks pour rpondre la demande, et de vous servir de prfrence de ce dernier chiffre.

Plus l'estimation est projete loin dans l'avenir, moins elle a de chances dtre exacte ; il vous faudra donc procder priodiquement de nouvelles estimations de besoins.

Une fois que vous avez tabli une estimation, il faut la conserver et vous y rfrer. Votre prvision de l'utilisation future n'est qu'un chiffre estimatif ; il faut surveiller l'utilisation relle pour confirmer l'exactitude de votre estimation. S'il y a une diffrence considrable entre la ralit et votre estimation, essayez d'en dcouvrir la cause. Qu'auriez-vous pu prendre en compte qui vous a chapp ? Que s'est-il pass que vous auriez pu anticiper ? Que s'est-il pass que vous n'auriez pas pu anticiper ? La diffrence est-elle si importante qu'il vous faudra peut-tre modifier votre estimation des besoins, et vos commandes futures ?

Couple-annes de protection

Le Couple-annes de protection (CAP) est un outil qui permet d'utiliser des donnes concernant les quantits de contraceptifs distribues, et d'estimer combien de clients (ou de couples) ces contraceptifs ont servi. Le CAP est parfois utilis pour valuer un programme, ou pour tablir des objectifs. Il peut aussi servir analyser un mlange de mthodes utilises par une clinique ou un programme particulier.

Le CAP traduit les donnes sur les produits en donnes sur les personnes ; si un couple a besoin de 4 doses de contraceptif injectable par an, 8 doses distribues correspondent deux couples, soit deux CAP.


46

Il peut tre utile pour les formations sanitaires offrant la planification familiale de revoir leurs donnes sur la distribution aux utilisateurs (c.--d., combien de contraceptifs de chaque type ont t distribus en un an), et d'estimer combien de CAP ont t fournis. Les calculs CAP standard sont prsents dans le tableau de la page ci-dessous ; ils tiennent compte de conditions telles que la perte ou l'endommagement des approvisionnements, et le retrait prcoce des DIU et des implants. Il est peut-tre souhaitable, dans le cadre de votre programme, d'utiliser des facteurs de conversion diffrents, bass sur les pratiques ou conditions locales, si vous possdez des donnes exactes sur les taux d'utilisation.

Comment calculer les couple-annes de protection (CAP)

Mthode contraceptive

Facteur Description

Pilules (cycles) 15 15 cycles par couple par an

Condoms(pices/units)

120 120 units par couple par an

DUI(pices/units)

3,5 Fournit en moyenne 3,5 ans de protection

Contraceptifs injectables(ampoules/doses) Depo-Provera Noristerat

4 6

4 units par couple par an6 units par couple par an

Norplant(units)

3,5 Fournit en moyenne 3,5 ans de protection

Strilisation(procdures)

10 (Asie, Am. latine) ou 8 (Afrique, Proche-Orient)

Fournit en moyenne 10 ou 8 ans de protection


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Dans l'exemple ci-dessous, une formation sanitaire a runi ses donnes de distribution aux utilisateurs couvrant l'anne prcdente, et analys son mlange de mthodes.

Les CAP peuvent aussi traduire les donnes sur les personnes en donnes sur les produits ; si vous avez une estimation du nombre de personnes que vous allez servir, vous pouvez calculer le nombre de contraceptifs dont vous aurez besoin. Pour ce faire, utilisez les facteurs numriques du tableau ci-dessus, mais dans le cas des pilules, des condoms et des produits injectables, multipliez par le facteur indiqu au lieu de diviser. Par exemple, si vous avez l'intention de fournir des pilules 100 couples, multipliez 100 par 15. Pour les DIU et Norplant, aucune multiplication n'est ncessaire car le nombre de couples devenant utilisateurs de ces moyens contraceptifs est le mme que le nombre de DIU ou d'ensembles Norplant qui seraient ncessaires pour cette anne.

Mthod contraceptive

Units distribues

CAP% mlange

de mthodes

Contraceptifs oraux 750 50 24,4

Condoms 3 000 25 12,2

DIU 16 56 27,4

Contraceptifs injectables (Depo)

144 36 17,6

Norplant 5 17,5 8,6

Strilisation 2 20 9,8

Totaux 204,5 100


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Problmes logistiques courants, causes probables, solutions possiblesLe tableau suivant prsente cinq problmes logistiques communs, ainsi que leurs causes probables et les solutions possibles pour y remdier.

Problme Causes probables Solutions possibles

Insuffisance de stock

Mauvaise estimation des besoins

Amliorer les donnes utilises pour l'estimation des besoins.

Comptes inexacts ou non termins des produits en stock

Revoir les procdures de contrle d'inventaire (p. ex. la tenue des registres et les stocks).

Augmentation saisonnire de l'utilisation des produits

Ajuster les quantits de commandes ou de sorties en tenant compte des variations saisonnires.

Excdent de stock

Mauvaise estimation des besoins

Amliorer les donnes utilises pour l'estimation des besoins.

Comptes inexacts ou non termins des produits en stock

Revoir les procdures de contrle d'inventaire (p. ex., la tenue des registres et les stocks).

Baisse saisonnire de l'utilisation des produits

Ajuster les quantits de commandes ou de sorties en tenant compte des variations saisonnires.

PROBLMES LOGISTIQUES COURANTS, CAUSES PROBABLES, SOLUTIONS POSSIBLES

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Baisse d'utilisation due aux prfrences des clients

Former le personnel pour faire face aux effets secondaires et aux rumeurs, ou ajuster l'estimation des besoins si la tendance continue.

Il est maintenant possible de se procurer le mme produit auprs d'autres sources

Amliorer la coordination avec d'autres programmes ; dcouvrir les raisons pour lesquelles les clients utilisent d'autres sources.

Stock prim

Excdent de stock (Cf. solutions pour les excdents de stock ci-dessus)

Le produit le plus ancien n'a pas t utilis en premier

Utiliser les procdures Premier expir/Premier sorti ; amliorer les pratiques d'entreposage.

Acceptation de produits ayant atteint leur date de premption ou s'en approchant

Mettre en uvre une ligne de conduite stipulant que les produits doivent avoir une dure de vie minimum lors de leur rception.

Inutilis cause d'une dtrioration de l'emballage

Amliorer les procdures de stockage ; utiliser les articles endommags pour les sances de formation ; mettre en uvre une ligne de conduite stipulant qu'il ne faut pas accepter de produits endommags.



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Stock endommag

Manutention inapproprie

Faire part de ses impressions au personnel du dpt ; renforcer la supervision du personnel pour amliorer les procdures de manutention.

Stockage inappropri Revoir les lignes directrices concernant le stockage correct des produits ; augmenter la supervision du stockage; rparer ou rnover les installations de stockage; rduire l'exposition des produits la lumire, l'eau, aux produits chimiques et aux insectes et animaux nuisibles.

Diffrences entre les registres de stock et l'inventaire physique

Reus et sorties enregistrs de faon errone, ou erreurs d'arithmtique

S'appliquer plus lors de l'enregistrement des entres et lors des calculs ; simplifier les formulaires et les registres ; offrir des cours de recyclage au personnel ; se procurer des calculatrices.

Enregistrement des transactions en retard

Encourager un enregistrement et une vrification promptes de toutes les transactions.

Utilisation d'units de comptabilit incorrectes

Mettre en uvre une ligne de conduite stipulant que tout le monde doit utiliser les mmes units (p. ex., les cycles de pilules, pas les cartons).


PROBLMES LOGISTIQUES COURANTS, CAUSES PROBABLES, SOLUTIONS POSSIBLES

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Inventaires physiques raliss trop peu frquemment

Assurer que les inventaires sont effectus priodiquement.

Mme produit stock dans des emplacements diffrents

Rassembler les units du mme produit dans un mme emplacement.

Vols, larcins Amliorer la scurit.


SUPERVISION DE LA GESTION DES STOCKS

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PARTIE II

Supervision de la gestion des stocksCette section est destine la personne qui supervise le personnel charg de la gestion des stocks de contraceptifs. En outre, les membres du personnel responsables de la logistique peuvent utiliser cette section pour valuer de faon informelle leur systme logistique.

Principes de supervision

Une bonne supervision est essentielle un programme de planification familiale bien organis. Le rle essentiel du responsable du personnel est de guider et d'pauler les membres du personnel de manire ce qu'ils accomplissent bien leurs tches. Le responsable doit s'assurer que les membres du personnel ont les connaissances et les comptences ncessaires pour s'acquitter de leurs activits de logistique ; cela peut vouloir dire fournir une formation sur le tas si un employ a besoin d'amliorer ses comptences.

Il est extrmement important pour un responsable de passer autant de temps relever les choses bien gres et faire des commentaires leur sujet, qu' rsoudre les problmes.

Les tches d'un responsable sont les suivantes :

Faire lloge du travail bien fait, et lencourager par tous les moyens possibles.

Soutenir les efforts des employs en les aidant obtenir ce dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.

Travailler avec le personnel la rsolution des problmes. Identifier les besoins de formation du personnel. Former les membres du personnel afin qu'ils acquirent les

comptences requises, ou faire le ncessaire pour qu'ils puissent se former.

Assurer un suivi des problmes et des requtes.

PA

RT

IE II


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Motiver les membres du personnel, et leur rappeler les principes et objectifs du programme de planification familiale.

Sassurer que les lignes directrices et procdures de logistique tablies sont connues et respectes.

Ralisation d'une visite sur le terrain

Lorsqu'un responsable visite un point de prestation de services, l'un des aspects du programme examiner est le systme de logistique contraceptive. Le responsable peut se servir de toutes les questions suivantes (ou d'une partie d'entre elles), regroupes en catgories, afin de vrifier que le systme de logistique fonctionne correctement.

Toute rponse ngative indique un problme auquel il faut remdier.

Gestion des stocksOui Non

Tenue des registres :Les registres de stock sont-ils jour ? (Vrifier les fiches de stock/registres de contrle de stock pour voir s'ils ont t utiliss rcemment.)

Les registres de stock sont-ils exacts ? (Correspondent-ils ce qui se trouve sur les tagres ?)

Les calculs arithmtiques sont-ils corrects ?

Existe-t-il des registres complets pour les quantits de contraceptifs distribus aux utilisateurs ?

Les quantits calcules sur les fiches de stock correspondent-elles gnralement aux quantits enregistres au cours de l'inventaire physique ?


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Oui NonNiveaux de stock : Les niveaux de stock pour chaque contraceptif se trouvent-ils entre les niveaux minimum et maximum ?

La consommation moyenne mensuelle a-t-elle t calcule rcemment et avec exactitude ?

La formation sanitaire a-t-elle russi viter les ruptures de stock ?

Assurance de la qualit : Existe-t-il un systme permettant des vrifications de qualit pour sassurer que les contraceptifs sont utilisables ?

La vrification de la qualit des contraceptifs est-elle effectue immdiatement avant qu'ils ne soient distribus aux utilisateurs ?

Tous les problmes signals sont-ils appuys par une documentation crite ?

Inventaire physique : Un inventaire physique est-il effectu au moins une fois par an ? (Dans un tablissement de petite taille, il devrait avoir lieu une fois par mois ou une fois tous les deux mois.)

Passation des commandes : Si la formation sanitaire commande elle-mme ses approvisionnements, les commandes sont-elles places temps afin de maintenir les stocks entre les niveaux maximum et minimum tablis ?

Les quantits de produits commander sont-elles calcules correctement ?


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Oui NonSoumission de rapports : Les rapports sont-ils soumis temps ?

Manque-t-il des rapports pour les six mois derniers ?

Les rapports sont-ils remplis correctement ?

L'information contenue dans les rapports est-elle exacte ?

Mise au rebut :Y a-t-il une enqute annuelle sur les contraceptifs prims ou endommags, ou des inventaires physiques lorsque des contraceptifs inutilisables sont mis de ct ?

Les contraceptifs prims ou endommags sont-ils retirs et mis au rebut conformment aux lignes directrices du programme ?

Fournitures : Existe-t-il un manuel de procdures de logistique ou d'approvisionnement auquel les membres du personnel peuvent se rfrer ?

Y a-t-il suffisamment de formulaires pour la prparation des rapports et la passation des commandes ?


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Conditions de stockageOui Non

Stocks correctement empils : Les cartons sont-ils empils un maximum de 2,50 mtres de hauteur ?

Les piles de cartons sont-elles sur des palettes ou des tagres (et pas sur le plancher) ?

Existe-t-il un espace entre les piles de cartons et le mur ?

Y a-t-il suffisamment d'espace (au moins 30 centimtres/1 pied) entre les piles ?

Organisation :Les produits les plus souvent utiliss sont-ils stocks dans un endroit facile d'accs ?

Les contraceptifs sont-ils stocks sparment par mthode et par produit ?

Les contraceptifs inutilisables sont-ils stocks sparment des contraceptifs utilisables ?

Prvention de la premption :Les dates de premption sont-elles marques clairement sur toutes les botes ?

Les botes sont-elles arranges en fonction du principe Premier Expir, Premier Sorti ? (Les produits qui vont expirer en premier sont-ils gards en avant des autres ou dans un endroit plus accessible ?)


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Oui NonTemprature :La temprature de l'aire de stockage est-elle infrieure 40 C ?

Ventilation :Y a-t-il des ventilateurs ou un systme de ventilation permettant l'air de circuler dans toute l'aire de stockage lorsqu'il fait trs chaud ?

Maintien d'un environnement sec : Les planchers et les murs sont-ils secs ?

Les toits, les fentres et les entres de portes sont-ils dpourvus de fuites ?

Espace de travail :Y a-t-il une surface de stockage suffisante pour tous les produits ncessaires ?

L'aire de stockage est-elle assez grande pour permettre la distribution, la rception et la vrification des approvisionnements ?

Eclairage : Y a-t-il suffisamment de lumire pour lire facilement les marques et tiquettes d'identification ?

Les contraceptifs sont-ils protgs de la lumire directe du soleil et de la lumire fluorescente ?

Propret : L'aire de stockage est-elle propre, bien range et dpourvue de poussire ?


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Oui NonBon ordre : L'aire de stockage pour les contraceptifs contient-elle uniquement des contraceptifs et autres approvisionnements ncessaires ? (Les produits chimiques doivent tre gards distance des stocks de contraceptifs, et l'aire de stockage ne doit pas tre encombre d'quipements mdicaux briss, de vieux dossiers et de matriels, ou de tous autres objets.}

Prvention des dommages :Les cartons de condoms ouverts sont-ils gards distance des moteurs lectriques, des lumires fluorescentes et de la chaleur ?

Absence d'insectes et d'animaux nuisibles :Les aires de stockage sont-elles dpourvues de signes indiquant la prsence d'insectes nuisibles et de rongeurs (insectes vivants ou morts, ufs d'insectes, prsence de morsures ou de perforations sur les cartons) ?

Scurit :Y a-t-il un systme de scurit limitant l'accs l'aire de stockage ?

Si l'aire de stockage est dote de portes et de fentres, celles-ci sont-elles sres ?

Les extincteurs sont-ils facilement accessibles ?

Accs : Une personne autorise dtenant une cl de l'installation est-elle disponible durant toutes les heures de service de faon ce que les membres du personnel de la formation sanitaire puissent se procurer des fournitures lorsqu'ils en ont besoin ?


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Si vous avez rpondu NON l'une des questions ci-dessus, quelle quelle soit, cela veut dire qu'il faut corriger la situation. Souvenez-vous que le travail d'un manager est de : rechercher l'information ncessaire, analyser cette information, dcider en consultation avec le personnel des mesures prendre, et agir.

S'il y a un problme, commencez par parler aux employs et leur demander la ou les causes du problme. Puis travaillez en collaboration avec eux pour dvelopper une solution.

Si vous dcouvrez un problme lors d'une visite et que vous travaillez en collaboration avec le personnel pour identifier une solution, vous devez vrifier ltat de cette situation au cours de votre visite suivante pour voir si tout se passe bien, ou si une aide plus approfondie est ncessaire.

Un responsable doit non seulement poser les questions ci-dessus, mais aussi considrer les situations suivantes :

Y a-t-il eu des changements au niveau de la demande rcemment ? (Observez la tendance de consommation moyenne mensuelle.)

Y a-t-il eu des quantits manquantes ou des ruptures de stocks ? (Identifiez, le cas chant, la cause.)

Y a-t-il eu des problmes d'obtention des approvisionnements (tels que des retards ou des expditions insuffisantes) ?

Quel est le taux de perte des produits dans le systme (c.--d., pertes dues la premption, l'endommagement, la disparition des produits, etc.) ? Ce taux est-il lev au point de constituer un problme ?

Quelles sont les activits de logistique qui ont t bien gres rcemment ?


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Manuel de procdures d'approvisionnement en contraceptifs

Un manuel dcrivant l'organisation et la gestion du systme d'approvisionnement en contraceptifs est un outil essentiel la fois pour les employs de la clinique et pour leur suprieur hirarchique. Les nouveaux membres du personnel, ainsi que ceux qui sont plus expriments, doivent tre capables de se rfrer aux procdures logistiques.

Le manuel d'approvisionnement en contraceptifs doit dcrire comment :

Emmagasiner correctement tous les contraceptifs. Calculer la CMM et les quantits de produits maximum et

minimum.

Commander des approvisionnements (commandes habituelles et commandes d'urgence) si la formation sanitaire ralise ses propres commandes.

Le manuel doit aussi contenir les lments suivants :

Les niveaux Max/Min maintenir. Le calendrier des commandes et des livraisons. Tous les formulaires utiliss par la clinique et les

instructions pour les remplir.

Les outils, instructions et lignes directrices relatifs la supervision.

Des descriptions d'emploi pour la ou les personnes charges de la gestion des stocks.

Un tel manuel est habituellement produit par le bureau central du programme. Si le manuel n'existe pas, le responsable doit demander au bureau central d'en produire un.

AUTRES SOURCES D'INFORMATION

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AUTRES SOURCES D'INFORMATION

Disponible auprs de : Assistant Director for Health Policy and Communication, Division of Reproductive Health, Centers for Disease Control and Prevention, Mail Stop K-20, 4770 Buford Highway, NE, Atlanta, GA 30341-3717 USA Tlphone : (770) 488-5200 Fax : (770) 488-5374. Site Web : http://www.cdc.gov/nccdphp/drh Courrier lectronique : [email protected]

Family Planning Logistics Guidelines, Centers for Disease Control and Prevention et le Family Planning Logistics Management Project, John Snow, Inc. Dcembre 1993. Edition espagnole, Guas Logsticas Para Programas de Planificacin Familiar, Juin 1996.

Family Planning Methods and Practice : Africa, Centers for Disease Control and Prevention, 1999

Disponible auprs du projet Family Planning Logistics Management, John Snow, Inc., 1616 North Fort Myers Drive, 11th Floor, Arlington, VA 22209 USA Tlphone : (703) 528-7474 Fax : (703) 528-7480 Site Web : http://www.jsi.com/intl/fplm

Directives de Logistique pour la Planification Familiale (Version franaise de Logistics Guidelines ). Dcembre 1995.

Un Guide Pratique pour les Prvisions : Manuel de prvisions et d'estimations des besoins en produits pour les programmes de planification familiale et de prvention du SIDA/MST. 1994

Fiches Factuelles sur les Contraceptifs (mis jour continuellement)

Pipeline V. 1.4 : Guide de l'utilisateur (un systme pour le suivi et la planification des approvisionnements). Mai 1999.

Les Indicateurs Composites (un outil pour l'valuation et la comparaison dans le temps des systmes logistiques). Fvrier 1997.

RE

SS

OU

RC

ES/IN

DE

X


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Disponible auprs du projet Family Planning Management Development, Management Sciences for Health, 891 Centre Street, Boston, MA 02130 USA Tlphone : (617) 527-7766 Fax : (617) 527-1363 Site Web: http : //www.msh.org

Stratgies de gestion pour amliorer les services de planification familiale : Un compendium du management de la planification familiale, Janice Miller et James Wolff, rd., le Projet FPMD, Management Sciences for Health, 1996.

Amliorer la gestion des stocks de contraceptifs , Management de la planification familiale, 1992, Volume I, Numro 4.

Guide des responsables des programmes de planification familiale : Aptitudes et outils essentiels pour la conduite des programmes de planification familiale, James Wolff, Linda Suttenfield, et Susanna Binzen, rd., Kumarian Press, West Hartford, Connecticut, 1994.

INDEX

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INDEXApprovi

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