Pmigdl Conf 05 2012

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Carlos DonnMayo 2012

MS- PROJECT PROFESSIONAL 2010Tips

ConferenciaCapitulo Guadalajara PMI

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Objetivo de la sesin

Compartir algunos Tips de MSProject, aprendidos en la

experiencia de su uso, para obtener el mejor beneficio de la

herramienta.

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Contenido

Interfaz de MS Project

Programacin en Project Professional

Fechas compromisos y restricciones

El equipo del proyectoAsignaciones

Costos

Novedades MS Project 2010

Lnea base

Seguimiento del proyecto y registro de avances

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Pestaas de seleccin de Cinta

de Opciones (Ribbon)

Columna de conos

indicadores

Cinta de Opciones

(Ribbon)Men Archivo Ayuda

Barra de estado

Divisor entre Tabla

de Datos y Escala de

Tiempo.

Botones de

cambio de vista

Zoom de

vista

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Interfaz de Project Professional 2010

Cinta de opciones (ribbon)Por defecto aparecen pestaas para elegir entre cinco opciones distintas de Cintas

(Ribbon) en el Project Professional

Tarea

Recurso

Proyecto

Vista

Formato

En la figura se muestra la Cinta de Opciones de Tarea

Se pueden agregar o quitar las pestaas de seleccin de las Cintas de Opciones

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Interfaz de Project Professional 2010Configuracin de las Cintas de opciones

Se puede personalizar cada una de las Cintas de opciones (Ribbon) con los comandos

(opciones) que se deseen.

Para personalizar una Cinta de opciones se da clic derecho en la pestaa de la Cinta

que se desea modificar.

Se selecciona la opcin Personalizar la cinta de opciones

Aparece el siguiente el cuadro de dilogo Opciones de Project

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Programacin en Project Professional

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Estimar tiemposEstimar tiempos

Recursosde la organizacin

Parmetros

rea a pintar en m2Nmero de capasTipo de superficie

Das calendario

8 dascalendario

Horas Labor

96 hrs/h

5 das

hbiles

Das hbiles

Recursosasignados

Pedro 6dJuan 6d

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Dificultades y tcnicas para estimar

Qu unidades de tiempo utilizar?

Qu incluir para estimar tiempos?

Cmo considerar los eventos desconocidos?

Cmo tratar los recursos nuevos y/o desconocidos?

Y la curva de aprendizaje?

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Dependencias

Las Dependencias son relaciones entre las tareas.

La programacin dinmica.

Idealmente, un cronograma es dinmico si cuando cambia una cosa en la vida real de

proyecto, solo es necesario cambiar un campo en el modelo de MS Project para tener un

proyecto vlido nuevamente.

Requerimientos para un programa dinmico:

Encontrar y capturar todas las relaciones entre las tareas que pueden impactar el

plan. Estas relaciones se denominandependencias.

Minimizar el nmero de fechas fijas en el cronograma. Las fechas fijas tambin seconocen como delimitaciones en MS Project

Trabajar en generar un buen modelo dinmico simplificar la tarea del seguimiento

una vez que comience la etapa de ejecucin del proyecto.

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Dependencias

Tipos de dependencias.

Final a Comienzo (FC)

Comienzo a Comienzo (CC)

Final a Final (FF)

Comienzo a Final (CF)

FC

CC

FF

CF

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Dependencias

Tiempos de adelanto y posposicin.

De adelanto

De Posposicin

FC -50%

FC +3d

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Fechas compromisos y restricciones

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Fechas lmite y restricciones

Fecha lmite: es una fecha comprometida por el Lder del Proyecto pero que norestringe a MS Project la programacin de una tarea

Restriccin: es una fecha que impone restricciones en la forma en que MS Projectpuede programar una tarea

Tarea no restringidaTarea

Tarearestringida

Tarea

Fecha lmite

Restriccin

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Restricciones

Las restricciones afectan la red de dependencias.

Mientras ms restricciones, menos flexibilidad tendr la red.

Mientras ms restricciones, ms esfuerzo se requiere para mantener vlido el

cronograma.

Por otro lado, las fechas lmite no restringen el tiempo de las tareas.

Se recomienda, por lo tanto, ingresar las fechas comprometidas como fechas lmite y

no como restricciones.

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RestriccionesTipos de programacin

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

Tan pronto como sea posible

Tarea n-2

Tarea n-1

Tarea n

Tan tarde como sea posible

Rgimen o Tipo de ProgramacinHacia adelante

Rgimen o Tipo de ProgramacinHacia atrs

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Tipos de restricciones

Existen ocho tipos de restricciones, que se pueden agrupar en:

Tendencias

Restricciones de un lado o parciales

Restricciones rgidas

Tendencias: en si estas restricciones no tienen una fecha de restriccin pero es lamanera en que el Project coloca a todos las tareas por defecto cuando se selecciona

un tipo de programacin de tareas.

Tan pronto como sea posible (TPSP): es la restriccin en la que el Project colocapor defecto a todas las tareas cuando se utiliza el rgimen de programacin Hacia

Adelante.

Tan Tarde como sea posible (TTSP): es la restriccin en la que el Project coloca pordefecto a todas las tareas cuando se utiliza el rgimen de programacin Hacia

Atrs.

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Tipos de restricciones

Restricciones Parciales:limitan el movimiento de las tareas en una sola direccin. Yasea a la izquierda (no antes del), o a la derecha (no despus de):

No comenzar antes del (NCAD). Permite programar la tarea para que comience enuna fecha concreta o despus de ella.

No finalizar antes del (NFAD). Permite programar la finalizacin de una tarea enuna fecha concreta o despus de ella.

No Comenzar despus de (NCDD). Permite programar la tarea para que comienceen una fecha concreta o antes de ella.

No finalizar despus de (NFDD). Permite programar la finalizacin de una tarea enuna fecha concreta o antes de ella.

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El equipo del proyecto

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Recursos

Con las tareas, estimados de tiempos, dependencias y delimitaciones, se tiene ya un

modelo dinmico del proyecto.

Si en un proyecto los recursos, sus cargas de trabajo y sus costos son de poca

relevancia, no es necesario alimentarlos.

Pero s son importantes, hay que agregarlos al modelo y asignarles tareas.

El resultado ser un cronograma con recursos.

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Descripcin de Recursos

Los recursos son:

Personas,

Instalaciones,

Equipos o

Materiales

Necesarios para crear el producto del proyecto.

Cada actividad tpicamente necesita uno o ms recursos.

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Tipos de recursos

Recursos Humanos:

Son personas cuyo esfuerzo se refleja en

el campo Trabajo.

El total de trabajo por perodo de tiempo

(da, semana) debe ser razonable.

Si hay sobre asignaciones, las cargas detrabajo deben ser niveladas.

Los esfuerzos humanos cuestan dinero por

lo que se debe definir una tarifa estndar

y, en su caso, una tarifa por tiempo extra.

En algunos casos hay un costo por uso.

Los recursos humanos deben registrarse

como Trabajoen MS Project.

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Tipos de recursos

Instalaciones y Equipos: Son diferentes tipos de recursos pero en

Project se manejan en los mismos trminos.

Las instalaciones y los equipos no agregan al

esfuerzo del proyecto (Trabajo).

Se registran en MS Project como recursos de

tipo Material.

El costo de las instalaciones es normalmente

por tiempo, como una renta mensual, por

ejemplo. Sin embargo no se puede capturar un

costo relativo al tiempo en recursos materiales.

Hay que hacer una artimaa como se ver ms

adelante. La administracin de las instalaciones para

evitar sobre asignaciones tiene que hacerse por

fuera del sistema.

En algunos casos hay un Costo por uso.

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Tipos de recursos

Recursos materiales:

Los materiales son recursos consumibles, no

deben aadir esfuerzo (Trabajo) al proyecto.

Estos recursos no requieren nivelarse.

Los costos son tpicamente relacionados con

costos unitarios solamente. Deben registrarse como tipo Material.

El costo por unidad se captura en el campo de

Tasa estndar, sin unidad de tiempo.

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Tipos de recursos

Recursos Financieros:

Son los recursos que nos permiten contratar,

arrendar o comprar recursos que pueden ser

humanos, instalaciones, equipos o materiales.

Se registran en MS Project como recursos de

tipo Costo. El tipo Costo tambin sirve para modelar el uso

de otros gastos como viticos, alimentacin,

transportacin, hospedaje, licencias y otros,

Los recursos financieros no agregan Trabajo

(esfuerzo) al proyecto.

Es importante que los recursos financierosestn nivelados para la administracin del flujo

de efectivo.

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Asignaciones

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Campos de asignaciones

Las asignaciones se ven en las vistas de

Uso de tareas y

Uso de recursos

En estas vistas, las asignaciones se distinguen porque no tienen nmero de tarea.

Con doble-clic en una asignacin se despliega el dilogo de Informacin de

Asignaciones donde se muestran solo campos de asignaciones.

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Campos de asignaciones

Cada una de las tres entidades de datos: tareas, recursos y asignaciones tienen sus

propios campos. Aunque a veces se llaman igual, en realidad los campos de cada

entidad son diferentes.

Tareas Recursos

Asignaciones

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Tipos de asignaciones

Las asignaciones pueden ser

Uniformes.

El trabajo se asigna de manera igual durante la duracin de la tarea.

Variables

El trabajo se asigna de manera diversa durante la duracin de la tarea.

Esta asignacin puede tener un perfil de trabajo preestablecido. MS Project

ofrece 8 perfiles de trabajo predefinidos (incluyendo el uniforme).

Se puede asignar un perfil diferente alimentando el trabajo a realizar en el campo

trabajo de escala de tiempo de las asignaciones. Aunque este nivel de detalle

normalmente no se requiere.

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Asignaciones y tipos de tareas

Hay tres tipos de tareas de detalle:

Duracin fija

La duracin es la longitud de la tarea expresada en das u horas laborables.

Unidades fijas

Unidades representan el nmero de recursos asignados, que es:

o El porcentaje de las horas disponibles de un recurso humano.

o El nmero de personas asignadas de un recurso consolidado.

Trabajo fijo

Trabajo es la cantidad de esfuerzo expresado en horas/hombre o das/hombre.

(un da/hombrees una persona trabajando una jornada completa).

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La frmula de 3 variables

Project 2010 usa la siguiente frmula:

Duracin * Unidades = Trabajo

Duracin es cuantos das hbiles tomar realizar la tarea.

Unidades es cuantos recursos harn el trabajo

Trabajo es cuantos das/hombre tomar la tarea.

Cualquier cambio en una de estas variables ocasiona que MS Project recalcule las

dems.

Si no se conoce bien esta frmula, Project har clculos que no sern entendidos.

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Ejemplos

Ejemplos:Caso Variableconocida

Tipo de tarea 2a variable Clculo

1. Una reunin de 2 horas a la

cual asistirn ms personas (8 en

lugar de 4 previstas)

Duracin: 2

horasDuracin Fija Unidades: 8 Trabajo: 16 h

Misma duracin, ms unidades -> aumenta el trabajo

2. Juan elaborar un informe

tomar 2 das en vez de 1 da.Unidades: 1

personaUnidades fijas Duracin: 2

dasTrabajo: 2

das/hombre

Mismas unidades, mayor duracin -> aumenta el trabajo

3. Pintar una pared. Participarn

4 personas en lugar de 2.Trabajo: 12

das/hombreTrabajo fijo Unidades: 4 Duracin: 3 das

Mismo trabajo, ms unidades -> Menor duracin.

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Costos

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Conceptos de Costos

Ejemplos de costos y su aplicacin en MS Project

Tipo de Costo Ejemplo Tipo derecurso

Campo deTasa

Acumulacin

Relacionado con el

tiempo

3 das de trabajo a $300/d Trabajo Tasa estndar Prorrateo

2 meses de renta a $400/mes Material Tasa estndar Prorrateo

Relacionado con

unidades

3 puertas a $150/puerta Material Tasa estndar Comienzo

Relacionado con el

uso

$200 de anticipo por una

excavadora

Material Costo / Uso Comienzo (por default)

Tasa variable Trabajo a $300/d. $350/d despusdel 1/enero Trabajo Tablas de tasas decostos Prorrateo

Fijo Gastos de viaje por $1,000 Costo En el dilogo de

asignacin de recursos

Fijo Contrato a precio fijo para pintar la

casa a $8,500

--- En Diagrama de Gantt,

Costo fijo

Campo de tarea,

acumulacin de costos

fijos

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Novedades MS Project 2010

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Novedades de MS Project 2010

Planeacin controlado por el usuario

Copiar y pegar mejorado

Fcil Acceso con las nuevas cintas de comandos

Escala de tiempo

Agregar columnas y guardar como tablas especiales

Vista Organizador de Equipo

Inspector de tareas

Auto filtro y agrupaciones

Sincronizar con share-point

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Plan del Proyecto y Lnea base

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El Plan es un documento vivo

Debido a las mltiples incertidumbres que rodean al proyecto, el plan debe ser

tratado como un documento vivo.

Eso significa que el plan detallado no est terminado hasta que el proyecto se cierra.

Hay que constantemente revisar las suposiciones, la lista de tareas, los estimados, las

capacidades de los recursos asignados, en general refinar el plan durante toda la vida

del proyecto.Notar que el plan de alto nivel no cambia con este enfoque, la calidad, el alcance, los

requerimientos, los hitos y el presupuesto no deben cambiar. Las lneas de base no

cambian.

Los cambios al alto nivel solo suceden a travs de un proceso formal de aprobacin

que involucra a los ejecutivos y al cliente.

En el enfoque del plan como documento vivo, los cambios son a bajo nivel de detalle.

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Lnea de base

La Lnea de base es una copia esttica del plan del proyecto aprobado.

Es el objetivo a alcanzar.

Es el punto de comparacin para medir el grado de avance del proyecto

Representa el compromiso establecido.

Debe permanecer vigente lo ms posible.

Antes de establecerla, asegurarse que el proyecto est completamente definido,revisado y aprobado.

Cronograma deLnea de base

Cronograma deSeguimiento

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Lnea de base

Ver la lnea de base.

Seleccionar la vista Gantt de seguimiento.

Esta vista despliega dos barras por cada tarea: el cronograma vigente y la lnea de

base (a menos que la lnea de base no se haya establecido an).

Para ver la tabla de seguimiento seleccionar la tabla y dar clic derecho, seleccionar

Vista > Diagrama de Gantt > Ms tablas > Seguimiento > Aplicar

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Lnea de base

Mantenimiento a la lnea de base

En principio, la lnea de base debe permanecer fija.

Casos en que es vlido modificar la lnea de base

Hay cambios sustanciales y formalmente aprobados.

o Cambios en el alcance del proyecto (cambian los entregables).

o Adiciones o eliminacin de tareas.

o Adiciones o prdida de recursos.

o Cambios en las tasas de costos.

Hay cambios fuertes como incremento al presupuesto, cambios en fechas de

entrega,

Se detectan errores en el cronograma.

Hay circunstancias excepcionales, como un incendio, una recesin econmica,

cambios drsticos en el mercado.

Actos de Dios: inundaciones, huracanes, terremotos.

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Lnea de base

En cualquier caso se requiere una aprobacin formal para cambiar la lnea de base.

1. Generar una solicitud de cambio de la lnea de base, apegada a la normatividad

vigente.

2. El Patrocinador del proyecto, o el Comit de Cambios del proyecto deber

autorizar o rechazar dicha solicitud.

3. Entonces, proceder a actualizar la lnea de base.Los cambios a la lnea de base deben ser raros.

Puede verse la lnea de base como un contrato que no es simple de modificar.

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Seguimiento del proyecto y registro de avances

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Descripcin General

Ejecutar un proyecto es normalmente mucho

ms catico que lo previsto en el plan:

Los miembros del equipo del proyecto se

dan cuenta que fueron muy optimistas.

El progreso es ms lento. Las tareas crticas se retrasan, el

cronograma se debe revisar para cumplir la

fecha compromiso.

Surgen costos inesperados.

Las tareas se completan en otra secuencia.

Las personas se enferman.

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El periodo de reporte

Se recomienda establecer diez periodos de reporte al cliente durante la vida del

proyecto.

Ms periodos implican demasiado trabajo en reportar.

Menos periodos impiden reaccionar a tiempo en caso de desviaciones.

Los informes internos pueden ser ms frecuentes. (del equipo de trabajo al

director del proyecto).

Duracin del Proyecto Frecuencia mnima dereporte al cliente

Frecuencia mxima dereporte al cliente

1 mes Cada tercer da Diario

3 meses Semanalmente Dos veces por semana

1 ao Mensualmente Cada dos semanas

2 aos Cada dos meses Mensualmente

5 aos Cada seis meses Cada dos meses

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Mostrando el progreso

Grficamente

El progreso se puede ver en la vista de Gantt de seguimiento.

Muestra las barras de tareas en dos barras: la lnea de base (en gris) y el programa

vigente (en azul o en rojo)

El programa vigente se ir llenando con una barra de color slido conforme se

alimente el progreso (avance real).

Idealmente, el avance real llega hasta la fecha de estatus, lo que significa que la

tarea se est procesando de acuerdo al plan.

En la grficas siguientes se muestran algunos ejemplos

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Estrategias de actualizacin

Actualizacin de tareas:

Implica capturar informacin de avance a nivel tarea, con los siguientes datos:

o Comienzo real

o Duracin real

o Duracin restanteo Fin real

Actualizacin de asignaciones

Se actualiza cada asignacin a travs de una hoja de tiempo, con los siguientes

datos por cada asignacin de cada recurso:

o Horas de trabajo real por da o por semana en el campo de asignacin trabajoreal.

o Horas de trabajo restantes, en el campo de asignacin trabajorestante.

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Qu informacin recabar?

Cuando se actualizan las tareas se desencadenan algunos

clculos:

Duracin real + Duracin restante = Duracin y

Duracin real / Duracin = % Completado

Nota:

La duracin real no se refiere solamente al nmero

de das trabajados en la tarea una vez que se ha

terminado. Mientras la tarea est en progreso, la

duracin real es el nmero de das que se ha

trabajado en la tarea hasta la fecha de estado. La duracin restante es el nmero de das de trabajo

que tomar terminar la tarea a partir de la fecha de

estado.

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Recabando la informacin

Preguntas para recabar la informacin:

En qu fecha iniciaste la tarea? (comienzo real)

Cuntos das laborables trabajaste en la tarea

hasta la fecha de estado? (duracin real).

Cuntos das laborables todava requieres paraterminar la tarea, despus de la fecha de estado?

(duracin restante)

En qu fecha termin la tarea? (fin real)

o Esta pregunta normalmente no se necesita si se

han actualizado las duraciones restantes.

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Recabando la informacin

Usar trabajo en lugar de duracin

Se puede recabar el trabajo real y el trabajo restante, en vez de la duracin real y

la duracin restante.

Esto tiene sentido si la mayora de las tareas se basan en el esfuerzo o trabajo.

Todo funciona de manera similar a trabajar con duraciones, pero la informacin se

captura en los campos trabajo real y trabajo restante. (Aunque normalmente eltrabajo se muestra en horas y no en das).

Comienzo real

Trabajo real Duracin real

Trabajo restante Duracin restante

Fin real

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Preparar la actualizacin

Determinar el tipo de tareas para actualizar

El tipo de tarea debe definirse de tal manera que el clculo que realiza Project

corresponda a nuestras necesidades.

Recordar la frmula:o D * U = T (Duracin * Unidades = Trabajo)

Normalmente, cuando actualizamos tareas cambiamos la duracin y queremos

que las unidades de recursos se mantengan igual y que se recalcule el trabajo. En

este caso debemos utilizar unidades fijas.

Se puede usar trabajo fijo, si se quiere que el nmero de unidades sea recalculado

cuando cambia la duracin.

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La realidad es compleja

Hay situaciones ms difciles de actualizar:

Combinacin de situaciones.

Qu hacer con una tarea que comienza tarde, avanza retrasada y durar ms de

lo planeado?

Actualizar los campos de izquierda a derecha de acuerdo a la barra de tiempo

(comienzo real, duracin real, duracin restante, fin real).Actualizacin fuera de secuencia.

Que tal si una tarea est en un 50% de avance pero su sucesora ya comenz?

Capturar los datos reales de la tarea sucesora, el programa se modificar en

correspondencia.

Cuidar que el avance real quede en el pasado.

Nuevas actividades Durante la ejecucin se puede descubrir que una tarea en realidad son dos o tres

diferentes.

Generalmente es mejor agregar nuevas tareas que modificar las existentes, sobre

todo si ya se tienen avances registrados.

Esta prctica deja huella de los cambios al plan. Es bueno para claridad del

programa y tambin para aclaraciones.

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Actualizar costos

Si se quieren capturar los costos, se deben apagar las opciones que actualizan

automticamente:

No seleccionar la opcin Archivo > Opciones > Programacin > Opciones de

clculo para este proyecto > Project siempre calcula los costos reales

Actualizar costos

Usar la vista Uso de tareas.

Escoger la Tabla Seguimiento.

Seleccionar los campos costoy costo real.

Capturar los costos reales a nivel de tarea o asignacin.

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Lista de verificacin de actualizaciones

Cul es la calidad de la lnea de base en el cronograma?

Se han seleccionado correctamente las opciones relacionadas?

Est definida correctamente la fecha de estado?

Est bien el tipo de tarea en cada tarea actualizada?

Est el cronograma actualizado hasta la fecha de estado?

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Imprimir las actualizaciones

Usar la vista de Gantt de seguimiento

Seleccionar la Tabla Variacin

Se muestra un ejemplo en la figura

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GRACIAS POR SU ATENCIN

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