PMI  HOUSTON  

Shafiq  Jadallah  Using  Scrum  to  Get  Things  Done  

Defini.on  of  Scrum  

•  Webster’s  – A  way  of  star.ng  play  again  (Rugby)  in  which  players  from  each  team  come  together  and  try  to  get  control  of  the  ball  

•  PMI  – A  subset  of  Agile  Project  Management  –  Itera.ve  and  Incremental  project  delivery  using  frequent  feedback  &  collabora.ve  decision-­‐making;  three  pillars:  transparency,  inspec.on  and  adop.on    

Not  All  IT  

•  PMBOK  and  majority  of  PMI  reference  is  related  to  large  scale  IT  projects  

•  As  a  PMP  Non  IT  professional  –  have  used  PMP  methodology  for  – Con.nuous  improvement  projects  – Change  within  departments  – Construc.on  projects  – Process  change  

• Understand  how  Scrum  can  show  up  in  daily  work  1  

• Using  scrum  to  move  the  game  forward    2  

•  Real  life  example  of  scrum  in  ac.on  3  

Today’s  Overview    

Scrum  in  daily  work  

Huddle  

Discuss  Ac.ons  

Track  Progress  

Huddle/Review/Adapt  

New  Ac.ons  

Track  Progress  

Tradi.onal  Approach  

•  Tradi.onal  Project  Path  for  Process  Change/Improvement  –  Gather  a  lot  of  people  into  a  room  and  interview  them  on  who/what/how/when  

–  Team  goes  away  and  1  lucky  person  gets  to  draw  everything  out  on  flowchart  

–  Reconvene  to  review/edit  (several  .mes)  –  Output  =  “AS-­‐IS”  –  Do  this  all  over  again  for  the  “TO-­‐BE”  

Tradi.onal  Approach  

•  Tradi.onal  Project  Path  for  Process  Change/Improvement  –   Waterfall  methodology  is  slow  and  focuses  on  requirements  gathering  

–  Business  today:  people  are  looking  for  quick  solu.ons    –  Good  versus  perfect  

– Wai.ng  for  the  “silver  bullet”  solu.on  is  akin  to  wai.ng  for  construc.on  on  290  to  finish  

–  The  only  ones  who  “get  it”  are  the  consultants  –  So  what  to  do  while  the  Visio  Gurus  figure  out  how  to  insert  every  shape  into  a  flowchart?  

Using  Scrum  Approach  

•  Huddle  subset  of  people  closet  to  a  specific  problem  node  

•  Get  group  input  on  how  to  remove  bofleneck  in  process    •  Document  &  execute  •  Track  improvement    •  Reconvene  in  5  days  •  Adapt/adjust*    •  Repeat*  •  Move  on  to  next  bofleneck  

*  If  necessary  

Case  Study:  Inventory  Management  •  Situa.on  

–  No  inventory  count  in  over  2  years  

–  Organiza.on  doesn’t  rely  on  inv.  in  ERP  

–  Disjointed  processes  from  ship  to  receive  

–  Average  turnaround  .me  to  close  inventory  transac.on  at  96  hours  

–  Frustra.on  among  Sales,  Customer  Service,  Warehouse  personnel  &  Accoun.ng  

Case  Study:  Inventory  Management  

•  Analysis  of  processes  concluded    – Required  changes  to  accoun.ng  process  – Required  ERP  development    – Required  changes  to  ship  &  receive  process  – Physical  inventory  count  for  over  900  SKUs  – All  changes  required  in  depth  process  revamp  with  IT  development:  i.e.  months  to  get  resolved  

Case  Study:  Inventory  Management  

•  While  we  work  on  in  depth  process  revamp,  company  has  immediate  need  to  get  reliable  inventories  

•  Scrum  approach  is  being  used  – Weekly  huddle  to  address  important  boflenecks  towards  daily  visibility  

– Act/Track/Review/Adapt  or  Move  on  – Documen.ng  all  changes  for  inclusion  in  “bigger  process  improvement”  

Case  Study:  Inventory  Management  

•  Results  3  months  into  process  – 10  documented  process  changes  –  Inventory  accuracy  up  to  82%  from  50%    – Reduced  inventory  transac.on  turnaround  .me  to  24  hours  from  96  

– Most  important:  people  less  frustrated  because  of  small,  tangible  improvements  that  show  up  in  days  not  months  

Tools  for  Managing  the  Scrum  

QUESTIONS?