INDUSTRIAL AND ORGANIZATIONAL PSYCHOLOGYPERFORMANCE APPRAISAL

Copyright Paul E. Spector, All rights reserved, March 15, 2005

Learning ObjectivesList the uses of job performance information.Discuss the importance of criteria for performance appraisal.Describe the various methods of performance appraisal, as well as their advantages and limitations.Discuss how to conduct a legally defensible performance appraisal.

TUJUAN PEMBELAJARANMembuat daftar penggunaan informasi kinerja pekerjaan.Mendiskusikan pentingnya kriteria penilaian kinerja.Menjelaskan berbagai metode penilaian kinerja, serta kelebihan dan keterbatasannya.Mendiskusikan bagaimana melakukan penilaian kinerja yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum

DEFENISI PAPerformance Appraisal adalah sistem formal yang digunakan untuk menilai dan mengevaluasi kinerja individu atau tim dalam organisasi (Mondy, 2008)

Performance Appraisal(Menguntungkan) Karyawan Organisasi Why Do We Appraise Employees?

Performance information can be used for :Administrative decisions

Employee development and feedback

Criteria for research

Administrative Decisions

Banyak keputusan administratif sebagian didasarkan pada hasil prestasi kerja (misalnya, promosi, penurunan pangkat, kenaikan gaji, dan pemutusan)Penggunaan data kinerja pekerjaan untuk keputusan administrasi terkait dengan kontrak kerja dan persyaratan hukum.Misalnya, kontrak serikat dengan karyawan dapat menentukan bahwa prestasi kerja akan digunakan untuk keputusan administratif sedangkan kontrak lain dapat menentukan bahwa tidak ada penilaian kinerja yang dilakukan.Dalam kasus lain penilaian kinerja merupakan persyaratan hukum, misalnya, dalam undang-undang AS bahwa dalam melakukan keputusan administratif harus didasarkan pada prestasi kerja

Employee Development and FeedbackKaryawan memerlukan informasi mengenai kinerja pekerjaan mereka dalam rangka untuk meningkatkan atau mempertahankan keterampilan kerja mereka.

Hal ini tidak dapat terjadi jika standar yang tidak jelas, atau jika karyawan tidak diberikan umpan balik.

Criteria for Research

Banyak kegiatan yang dilakukan oleh praktisi PIO difokuskan untuk meningkatkan kinerja, antara lain mendisain tampilan organisasi yang lebih baik, mempekerjakan orang-orang yang kebih baik, memotivasi karyawan, dan melakukan pelatihan pada karyawan.

Data kinerja dapat digunakan sebagai kriteria atau dasar pengukuran untuk mengevaluasi beberapa aktivitas dalam organisasi.

Characteristics of CriteriaKriteria adalah sebuah standar yang dapat digunakan untuk menilai kinerja, membedakan kinerja yang baik dan buruk. Kriteria diperlukan untuk menentukan indikator kinerja yang baik sebelum melakukan evaluasi kinerja. CriterionA standard by which you can judge the performance of anything, including a person

Kriteria dapat diklasifikasikan sebagai Teori dan Aktual

a. Kriteria teoritis adalah definisi dari apa yang dimaksud dengan kinerja yang baik atau konstruksi teoritis.

b. Kriteria aktual adalah cara di mana kriteria teoritis dinilai. Kriteria aktual adalah definisi operasional kriteria teoritis; atau teknik penilaian kinerja yang digunakan.

Kriteria aktual mungkin hanya perkiraan kasar, atau indikator yang tidak sempurna mengukur kriteria teoritis.

Ketidaksempurnaan ini mungkin akibat dari contamination, deviciency, atau relevance.

Contamination : Bagian dari kriteria aktual yang mencerminkan sesuatu selain kriteria teoritis. Contamination dapat timbul karena adanya bias :

1. Bias umum ketika penilaian / pendapat digunakan sebagai kriteria yang sebenarnya.2. Unreliability dalam kriteria yang sebenarnya muncul dari kesalahan dalam pengukuran

Deficiency : Kekurangan kriteria yaitu kriteria aktual tidak cukup menutupi seluruh kriteria teoritis. Kriteria aktual yang digunakan tidak lengkap.

Relevance : Sejauh mana kriteria aktual mampu menilai kriteria teoritis.

Levels of specificity

Kriteria dapat dikembangkan untuk tugas-tugas individu atau untuk seluruh pekerjaan. Penentuan level tergantung pada tujuan dari informasi penilaian. a. Task Level : Lebih baik untuk memberikan umpan balik dalam membantu karyawan mengembangkan / keterampilan nya.b. Job Level : Lebih berguna untuk keputusan administratif.

CRITERION COMPLEXCITYSebagian besar pekerjaan memiliki lebih dari satu dimensi kinerja. Membuat beberapa kriteria pengukuran diperlukan agar dapat menilai kinerja secara memadai.a. Kriteria Kuantitas Mengacu pada seberapa banyak atau seberapa cepat seseorang melakukan pekerjaan.b. Kriteria Kualitas Mengacu pada seberapa baik seseorang dapat melakukan pekerjaan.c. Kriteria lain mungkin termasuk menjaga penampilan profesional, memotivasi orang lain, dan mengikuti arah atau aturan.

CRITERION COMPLEXCITY (Cont)Ada beberapa cara untuk menggabungkan dimensi kinerja :

a. Composite criterion approach : Kriteria individu digabungkan menjadi skor tunggal. Pendekatan ini memudahkan untuk membandingkan kinerja individu karyawan.

b. Multidimensional approach : Nilai yang terpisah untuk masing-masing kriteria. Bermanfaat untuk memberikan umpan balik karyawan tentang dimensi kinerja.

Dynamic Criteria

Dynamic criteria mengacu pada variabilitas kinerja dari waktu ke waktu.Dynamiv criteria merupakan salah satu pendekatan yang kontroversial. Beberapa I / O psikolog mempertanyakan seberapa stabil prestasi kerja dari waktu ke waktu. Beberapa psikolog berpikir stabil, dan beberapa psikolog mengklaim bahwa tidak stabil. Stabilitas kriteria penilaian tergantung pada sifat dan pengaturan pekerjaan.

Contextual Performance

Perilaku ekstra Hal sukarela yang dilakukan oleh karyawan untuk memberikan manfaat bagi rekan kerja dan organisasi.

Bukan merupakan tugas utama, tetapi mempengaruhi peringkat kinerja.

Methods for Assessing Job PerformanceObjective Methods Perhitungan terhadap perilaku yang berhubungan dengan pekerjaan atau hasil perilaku kerja. Contoh: hari absen, produk yang dihasilkan.

Subjective Methods Pemberian peringkat oleh orang-orang yang harus memiliki pengetahuan tentang kinerja pekerjaan seseorang. Biasanya, supervisor memberikan peringkat prestasi kerja untuk bawahan mereka.

Objective MethodsOrganisasi mencatat banyak perilaku-misalnya, absensi, kecelakaan, insiden, keterlambatan, dan kadang-kadang produktivitas; pentingnya masing-masing untuk kinerja tergantung pada pekerjaan.Absensi & Latenesses Mengukur kehadiran, ini penting untuk pekerjaan dengan jadwal terstruktur.Accidents Mencakup semua kecelakaan yang terjadi saat melakukan pekerjaan (otomotif dan nonautomotive).Insidents Peristiwa pekerjaan yang relevan penting yang berbeda dengan pekerjaan. (Contoh: menembak seseorang untuk seorang polisi, kesalahan medis untuk perawat, keluhan tentang layanan untuk pelayan.)Produktivitas adalah jumlah pekerjaan yang dihasilkan.

Objective MethodsAdvantages Easy to interpretEasy to compare Tied to organizational objectivesIn organization recordsDisadvantagesNot always appropriateNo clear cut offRecords can be contaminatedOften deficientNot necessarily controllable

KELEBIHANHasilnya mudah untuk interpretasi. Sebagai contoh, tidak ada absensi merupakan indikator yang baik untuk kehadiran yang memuaskan.Karena pengukuran menghasilkan nilai yang kuantitatif sehingga memudahkan untuk membandingkan individu dalam pekerjaan yang sama; hanya membandingkan jumlah mereka.Objective Method dapat dikaitkan dengan tujuan organisasi, seperti produktivitas atau layanan.Sebagian besar hasil dari Objective Method sudah terinput dalam catatan organisasi, sehingga tidak perlu untuk menciptakan sebuah sistem penilaian kinerja khusus.

KELEMAHANTidak semua pekerjaan cocok diukur dengan menggunakan Objective Method; mungkin tidak ada output yang dihitung sehingga produktivitas tidak akan menjadi indikator yang layak kinerja.Seringkali pemberian skor tidak selalu jelas. Sebagai contoh, berapa banyak keperawatan kesalahan dianggap kinerja tidak memuaskan.Hasil data dapat terkontaminasi dan tidak akurat: beberapa informasi mungkin telah dihilangkan, dikreditkan ke orang yang salah, salah tulis, atau sengaja terdistorsi oleh teman-teman / musuh.Sering terjadi devisi; cenderung berfokus pada perilaku tertentu atau mungkin menghilangkan perilaku yang relevan (misalnya, fokus pada kuantitas, tapi kualitas tidak).Apa yang diukur mungkin tidak berada di bawah kendali karyawan. Misalnya, produktivitas dapat mencerminkan mesin kerusakan, atau penjualan rendah.

Subjective MethodGraphic rating form

Behavior-focused rating formBehaviorally Anchored Rating ScaleMixed Standard ScaleBehavior Observation ScaleDevelopment of behavior-focused forms

Models of the rating process

Content of subordinate effectiveness

Graphic Rating Form

Bentuk ini merupakan cara yang paling populer. Merupakan penilaian pada beberapa dimensi kinerja, biasanya termasuk kualitas kerja, kuantitas kerja, dan sifat-sifat pribadi yang relevan seperti penampilan, motivasi, dan dapat diandalkan. Untuk setiap dimensi penilai memeriksa berapa peringkat yang dimiliki dari karyawan untuk setiap dimensi (misalnya, poor" untuk excellent") .Penilai mengevaluasi kualitas karyawan dan karakteristiknya dalam formulie tertulis.

Behavior-Focused Rating Form

Berfokus pada perilaku.

Bentuknya merupakan perilaku yang mewakili kinerja dengan tingkat yang baik dan buruk untuk berbagai dimensi.

Penilai menunjukkan perilaku yang khas dari orang yang dinilai.

Behaviorally Anchored Rating Scale

Skala penilaian di mana pilihan respon didefinisikan dalam istilah perilaku sepanjang kontinum efektivitas kinerja. Bentuk evaluasi BARS berisi beberapa tingkatan.Penilai mengambil perilaku yang paling mendekati untuk menggambarkan kinerja dari orang yang dinilai. Penilaian berdasarkan jangkar untuk membedakan antara tinggi, sedang dan rendah.

Mixed Standard ScaleMenyediakan penilai dengan daftar perilaku yang bervariasi dalam efektivitas mereka pada dimensi kinerja. Untuk setiap perilaku, penilai menunjukkan jika karyawan lebih baik daripada pernyataan, pernyataan itu cocok dengan karyawan, atau karyawan lebih buruk daripada pernyataan. Skala meliputi beberapa dimensi kinerja, dan beberapa perilaku untuk setiap dimensi. Laporan untuk dimensi disajikan dalam urutan acak.

Behavior Observation ScaleBerisi item berdasarkan insiden kritis situasi yang menunjukkan perilaku efektif dan tidak efektif dari seorang karyawan.Penilai menunjukkan besaran persentase karyawan terlibat dalam setiap perilaku. Penilai menunjukkan frekuensi perilaku, menunjukkan seberapa sering karyawan terlibat dalam perilaku kinerja yang relevan.

Development of Behavior-Focused FormsDevelopment of Behavior-Focused Forms memerlukan banyak waktu dan usaha karena membutuhkan mengembangkan bentuk untuk pekerjaan tertentu atau kelompok serupa pekerjaan. Ada empat langkah:1. Analisis jabatan untuk mengidentifikasi dimensi kinerja.2. Mengembangkan deskripsi perilaku yang efektif dan tidak efektif pada setisp dimensi berdasarkan insiden kritis yang diperoleh dari pekerja dan supervisor.3. Penilai memiliki pengetahuan mengenai perilaku dalam dimensi, untuk menunjukkan bahwa perilaku mencerminkan dimensi yang dimaksudkan.4. Penilai memiliki pengetahuan tentang perilaku pada kontinum efektivitas. Penilai memilih bagian dari perilaku yang menunjukkan level yang diinginkan.

Rater ErrorRater error & biasHalo errorsDistributional errorsResearch shows that behavior-focused ratings alone do not eliminate errorsRater trainingRater error training: Instructs raters in how to avoid errorsReduces halo and leniency errorLess accuracy in some studiesFrame of reference training: Give raters examples of performance and correct ratingsInitial research promising in reducing errors (Day & Sulsky, 1995)

KESALAHAN PENILAIKesalahan penilai & BiasKesalahan haloKesalahan distribusiPenelitian menunjukkan bahwa peringkat perilaku yang berfokus saja tidak menghilangkan kesalahanPelatihan penilaiPelatihan kesalahan penilai : Mengajarkan penilai bagaimana cara menghindari kesalahanMengurangi halo dan keringanan hukuman errorAkurasi kurang dalam beberapa penelitianReferensi kerangka pelatihan : Memberikan penilai contoh mengenai kinerja dan penilaian yang benarPenelitian awal yang menjanjikan dalam mengurangi kesalahan (Day & Sulsky, 1995)

More Performance AppraisalOther factors that influence ratingsLiking of subordinatesExpectationsRater moodPerceptions of motivationRace360 degree feedbackTechnologyMonitoring of objective productivityPerformance management systemsWeb-basedAutomates process and notifies raters

PENILAIAN KINERJA YANG LAINFaktor-faktor lain yang mempengaruhi penilaianMenyukai bawahanHarapanSuasana hati penilaiPersepsi motivasiKompetisiUmpan balik 360 derajatTeknologiPemantauan produktivitas obyektifSistem manajemen kinerjaBerbasis WebOtomatisasi proses dan memberitahukan kepada penilai

*

Legally Defensible Performance AppraisalPerformance appraisals can be legally challengedOrganizations lost 41% of cases Practices that minimize legal challengesJob analysis to define dimensions of performanceDevelop rating form to assess dimensions from prior pointTrain raters in how to assess performanceManagement review ratings and allow employee appealDocument performance and maintain detailed recordsProvide assistance and counseling

PENILAIAN KINERJA YANG LEGALPenilaian kinerja dapat ditantang secara hukumOrganisasi kehilangan 41% kasusPraktek yang meminimalkan tantangan hukumAnalisis pekerjaan untuk menentukan dimensi kinerjaMengembangkan bentuk peringkat untuk menilai dimensi dari titik sebelumnyaMelatih penilai bagaimana cara untuk menilai kinerjaManajemen melakukan review terhadap hasil peringkat dan memungkinkan karyawan melakukan bandingMelakukan dokumentasi terhadap penilaian kinerja dan menjaga catatan yang detailMemberikan bantuan dan konseling

*