PROPOSAL COR-PRENEURSHIP PROJECT

PENGEMBANGAN SISTEM MONITORING EXPENSE SALES & MARKETING

Oleh :

Sri Utami (Sales Marketing)

Bongsu K Sinaga (Sales Marketing)

Yulis (Sales Marketing)

Rahmat Hidayat (Sales Marketing)

Ari Suryawan (Sales Marketing)

Fikri Putra (Business Technoogies)

Yanto (Finance)

Cepi Burhanuddin (Supply Chain – delivery)

Irpan (HRD)

2020

PT GANDUM MAS KENCANA

PENGEMBANGAN SISTEM MONITORING EXPENSE SALES & MARKETING

PERIODE PROJECT 1 Februari - 31 Juli 2020

BUDGET Rp 30,000,000,-

TEAM

Ketua Sri Utami Sales Marketing

Anggota Bongsu K Sinaga Sales Marketing

Yulis Sales Marketing

Rahmat Hidayat Sales Marketing

Ari Suryawan Sales Marketing

Fikri Putra Business Technologies

Yanto Finance

Cepi Burhanudin Supply Chain

Irpan HRD

FASILITATOR Edy Sulistyo

Andi Permana

HALAMAN PERSETUJUAN

Corpreneurship Project disetujuii oleh Team Management :

No Nama Posisi ttd Tanggal Catatan

1.

2.

3.

4.

5.

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG PROJECT

Expenses merupakan salah satu elemen yang penting dalam suatu proses bisnis. Pada divisi Sales

Marketing, expenses biasanya digunakan untuk 3 (tiga) hal utama:

1. Operasional Expense termasuk didalamnya biaya personnel, travelling, dan lain-lain

2. Promotion Expense, yaitu biaya untuk kegiatan-kegiatan promosi, termasuk biaya advertising,

event, demo, diskon, reward customer, listing, dan lain sebagainya

3. Delivery Cost, yaitu biaya pengiriman produk ke distributor dan area-area

Penting untuk mengendalikan Sales Marketing Expense ini karena akan sangat mempengaruhi

marketing margin dan profit perusahaan.

Dalam sales marketing expense, baik operational expense maupun promotion expense, sumber biaya

bisa dari bermacam-macam kegiatan.

Dalam operational expense contohnya, selain yang nilainya besar dari biaya personnel, bisa dari

travelling, sewa kendaraan karyawan, biaya meeting, entertainment, training, juga ada biaya utilities

juga professional fee selain yang lainnya yang nilainya tidak terlalu besar.

Dalam promotion expense, selain biaya promosi dari biaya iklan, pembuatan materi-materi promosi,

kegiatan event demo, yang bernilai besar adalah program-program trade. Program trade dari Businnes

Unit B2B dan Businnes Unit B2C umumnya adalah diskon, pemberian reward untuk customer/outlet.

Agak sedikit berbeda, di B2C ada pula program-program sales yang ditujukan ke end user dan biasanya

dibayarkan dulu oleh distributor dan kemudian diklaim ke PT Gandum Mas Kencana.

Melihat pentingnya sales marketing expense ini sudah selayaknya expense ini bisa dimonitor dan

dikendalikan dengan baik. Namun saat ini dilakukan hanya dengan cara manual dengan excel karena

belum ada sistem yang terpadu.

Dalam beberapa waktu terakhir, sales marketing expense ini sering mengalami over dari estimasi yang

dibuat sebelumnya. Hal ini salah satunya disebabkan belum adanya sistem tersebut karena team

mengalami kesulitan dalam memonitornya. Sudah saatnya GMK mengembangkan sistem monitoring

expense yang terpadu.

Pengembangan sistem bisa dilakukan dengan kerjasama dengan pihak lain. Namun ada cost yang cukup

tinggi yang harus dibayarkan. Biaya untuk pengembangan sistem ini diestimasi Rp 150-200 juta. Untuk

konsultasi harian, biaya di estimasi Rp 5 juta /hari.

Sementara bila dikembangkan oleh team sendiri, saat ini team internal masih membutuhkan advisor

untuk pengembangan sistem, selain padatnya project yang ada.

B. TUJUAN PROJECT

Project ini bertujuan:

1. Bisa untuk memonitor berapa expense dari budget yang ada

2. Bisa untuk memperhitungkan sisa budget yang ada

3. Bisa untuk mengestimasi klaim yang masuk

4. Bisa untuk memonitor berapa dari klaim yang sudaa dibayarkan

C. MANFAAT PROJECT

Project ini akan memberi manfaat

1. Untuk mengendalikan expense

2. Over expense dapat lebih diantisipasi

3. Sistem ini nantinya bisa dikembangkan untuk departemen lain sehingga terpadu untuk

perusahaan

BAB II STRATEGIC ANALYSIS

Identifikasi problem

Problem yang dihadapi saat ini adalah:

1. Adanya over expense di budget sales & marketing

2. Kesulitan untuk mengendalikan expense karena tidak adanya integrase

3. Sumber cost yang banyak dengan proses berbeda-beda dan berjalan sendiri-sendiri, dan

4. PIC tidak mengetahui expense mana yang sudah masuk pencatatan, yang sudah dibayar atau

belum.

Rootcause

Akar permasalahan atau rootcause-nya adalah: belum adanya sistem monitoring expense yang

terpadu dan terintegrasi

Comprehensive Solution

Dari rootcause yang ada, usulan solusi yang komprehensif untuk permasalahan di atas adalah

pengembangan sistem monitoring expense yang terpadu

Pengembangan sistem monitoring expense ini memiliki kekuatan dan kelemahan.

Strength:

1. informasi akan lebih akurat dan cepat dihasilkan

2. Expense akan termonitor dengan lebih baik

3. Bisa mengantisipasi over expense

4. Terpadu dan terintegrasi

Weakness:

1. Akan adanya ketergantungan pada sistem

2. Perlu input data yang lebih banyak dan detail

3. Ada cost untuk pengembangan sistem

Opportunity:

1. Bisa diintegrasikan antar sistem, antar department atau dengan sistem milik mitra kerjasama

2. Bisa dikembangkan dari sistem ERP yang ada

Threat:

1. Bila sistem down

2. Bila di hack

3. Bila kejadian black out

Dari analisa Go or No Go Pengembangan Sistem Monitoring Expense

Go or No Go : Pengembangan system bobot nilai B x N

akurasi angka 30% 5 1,5

ketergantungan pada system 20% 3 0,6

Cost 20% 3 0,6

integrasi/ keterpaduan 30% 5 1,5

100% 4,2

Note : passing grade 3,5

5 : sangat direkomnedasikan 4 : direkomendasikan 3 : direkomendasikan dengan catatan 2 : kurang disarankan 1 : tidak disarankan

Ada 2 (dua) opsi dalam pengembangan sistem ini:

1. Pengembangan sistem oleh team internal

2. Pengembangan sistem oleh pihak lain

Masing-masing memiliki Pro dan Kontra yang akan dianalisa pada bab berikutnya.

BAB IV RISK ANALYSIS

Ada 2 (dua) opsi dalam pengembangan sistem, yang masing-masing akan dianalisa Pro dan Kontranya

sebagai berikut:

Pro Kontra

Pengembangan sistem sendiri

Sudah memahami proses flow expense yang ada Tidak ada cost Bisa lebih flexible saat pengembangan Data aman

Team internal masih butuh advisor dalam pengembangan sistem Karena team terbatas dan banyak project, maka ada project lain yang ditunda

Pro Kontra

Pengembangan sistem kerjasama dg pihak ke-3

Professional Tidak mengganggu project lain yang sedang berjalan

Kurang flexible dalam pengembangan Ada cost cukup tinggi Ada kemungkinan data bocor

Go or No Go : Pengembangan Sistem oleh Team Internal bobot nilai B x N

kualitas system 25% 3 0,8

Cost 25% 5 1,3

load team 15% 3 0,5

ketergantungan pada pihak lain 20% 4 0,8

Keamanan data 15% 5 0,8

100% 4,0

Note : passing grade 3,5

5 : sangat direkomnedasikan 4 : direkomendasikan 3 : direkomendasikan dengan catatan 2 : kurang disarankan 1 : tidak disarankan

Dari opsi solusi Pengembangan Sistem oleh team Internal akan dilakukan mitigasi plan sebagai berikut :

Kontra Mitigasi

Team internal masih butuh advisor dalam pengembangan sistem

akan dilakukan kerjasama dg team profesional, namun sebatas konsultasi

Karena team terbatas dan banyak project, maka ada project lain yang ditunda

akan dilakukan pengaturan prioritas project oleh team Business Technology

ketergantungan pada sistem ada back up data yang rutin di download di excel secara berkala

bila distem di hack melakukan update dan maintenance berkala

menggunakan jaringan SSL (Secure Socket Layer)

Hosting di local server

BAB V DECISION MAKING

Dari analisa-analisa di atas, telah diputuskan Pengembangan Sistem Monitoring Expense oleh Team

Internal, dan rencana pelaksanaan project ini adalah sebagai berikut:

Adapun cost yang dibutuhkan adalah untuk pembayaran konsultasi harian pada konsultan program, yaitu

sebesar: 3 hari @ Rp 5.000.000 = Rp 15.000.000

Sementara sistem sedang dibuat, monitoring expense terus dilakukan melalui program excel, sebagai

contingency plan dari project ini.

Jan

Deskripsi PIC 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4

pembuatan flow chart Bongsu

prepare data Bongsu, Uut

development

design data base Fikri

design interface Fikri

coding Fikri

design report All

konsultasi dg pihak luar All

testing (UAT - User Acceptance

Testing) All

implementasi

training Yulis

go live All

Feb Mar Apr Mei Juni