PENANGANAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM DAN …news.palcomtech.com/wp-content/uploads/AYUOKA_JE03012013.pdf · Penanganan Arsip Pada ... membantu dalam hal penyimpanan, ... Arsip yang dimiliki

JURNAL EKONOMI DAN INFORMASI AKUNTANSI (JENIUS)Penanganan Arsip Pada Bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Palembang

VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

1

PENANGANAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM DAN AKUNTANSIPT. BANK SUMSEL PALEMBANG

Gst. Ayu Oka WindartiPoliteknik Negeri Sriwijaya Palembang

Abstract

The research investigates about Archives Handling at Accountancy and General

Department of PT. Bank Sumsel Palembang, which is located at Jl. Kol. Atmo No.

40 Palembang. The writer collected data through observation and some literatures

related to the Archives Management Study. The writer get the problems faced at

accountancy and general department PT. Bank Sumsel Palembang is archives return

invention inappropriate time which ought to and archives volume kept exceed the

capacities of archives cupboard. So that the writer analyze the problems about

archives depository process, archives invention procedure, and archives destroying.

In problems which faced, that archives depository process only used one archives

system that is chronological system and to save archives not used the archives supply

is guide. So that archives invention procedure experienced constraint. Despitefully

also, in archives destroying process conducted periodically (1 times in 5 year)

causing to crumple a lot of archives. The writer suggested that at accountancy and

general PT. Bank Sumsel Palembang must to applied archives depository process

well. And in archives depository process must to used combination system and used

the archives supply for the shake of supporting archives return invention with the

time which ought to. The writer also suggest that archives destroying process must to

be applied better as according to existing theory. Archives destroying also conducted

continuously (12 time in 1 year) in order not to experience of heaping.

Keyword : Archives, Accountancy and General Department,

PENDAHULUAN

Di era informasi sekarang ini, kearsipan yang baik menjadi sangat penting artinyabagi manajemen sebuah perusahaan atau organisasi. Setiap pekerjaan dan kegiatanorganisasi maupun perusahaan memerlukan data dan informasi. Arsip merupakan sumberinformasi yang sudah tersimpan. Arsip juga merupakan rekaman informasi yang memilikinilai sejarah, fiskal, ilmiah dan hukum. Semakin tinggi nilai informasinya, semakinpenting nilai arsip itu sehingga harus dipelihara. Arsip merupakan bukti pelaksanaankegiatan administrasi atau bukti transaksi perusahaan yang bersangkutan. Peranan Arsipdalam suatu perusahaan dirasakan sangat penting, karena arsip merupakan alat bantu untukmengingat dan berperan sebagai pusat informasi atau keterangan bagi suatu perusahaan.Arsip mempunyai peran sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasanyang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segalakegiatan (Barthos, 2003: 2).


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

2

Dalam suatu organisasi memerlukan suatu penanganan arsip yang baik, sehinggaarsip mudah ditemukan dalam memberikan informasi. Penanganan tersebut harusmembantu dalam hal penyimpanan, pencarian, penemuan dan penyajian kembali arsipyang dibutuhkan sebagai sumber informasi, tidak mengalami kelambatan/hambatansehingga mengganggu kelancaran usaha dan operasi perusahaan serta pengambilankeputusan.

Pimpinan melalui arsip dapat memperoleh informasi yang akurat mengenai kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh perusahaan sehingga pimpinan dapat mengambilkeputusan yang tepat dalam menunjang kegiatan dan pengembangan perusahaan dalamrangka pencapaian tujuan perusahaan. Hal yang harus diperhatikan dalam penangananarsip adalah sistem penyimpanan arsip itu sendiri, karena sistem penyimpanan arsip yangbaik sangat membantu dalam kegiatan operasional perusahaan dan sangat membantudalam penemuan kembali arsip tersebut jika sewaktu-waktu diperlukan.

Selain penyimpanan arsip, hal lain yang juga harus diperhatikan adalah perlengkapandalam penyimpanan arsip yang akan menunjang kembali penemuan-penemuan arsiptersebut. Sebagaimana halnya dengan perusahaan PT. Bank Sumsel Cabang AtmoPalembang yang tugasnya di kegiatan perbankan tidak terlepas dari arsip yang merupakanbukti atas kegiatan yang telah dilakukannya. Dari data yang diperoleh oleh penulis bahwaPT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang menggunakan sistem Chronological FillingSystem. Dibagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembangpenyelenggaraan arsip menggunakan azas desentralisasi dimana arsip disimpan padamasing-masing bagian. Adapun peralatan yang digunakan pada PT. Bank Sumsel CabangAtmo Palembang adalah lemari arsip, filling cabinet, map ordner dan map biasa.Sedangkan perlengkapan yang digunakan hanyalah buku agenda.

Dalam sistem penyimpanan di bagian Umum dan Akuntansi hanya menumpuk surat-surat tersebut di dalam map ordner berdasarkan sistem kronologis, kemudian surat-surattersebut dimasukkan ke dalam map ordner tanpa adanya pembatas atau guide. Sehinggadalam pencarian surat-surat tersebut memakan waktu yang lama. Dalam hal penemuankembali arsip, memerlukan waktu 5-10 menit untuk satu arsip saja. Sedangkan standarpenemuan kembali suatu arsip adalah satu menit.

Berdasarkan latar belakang penulisan yang penulis lakukan pada Unit Umum danAkuntansi, maka permasalahan yang dihadapi dapat dirumuskan sebagai berikut:1. Penemuan kembali arsip tidak sesuai dengan waktu yang seharusnya yaitu lebih dari 1

menit.2. Volume arsip yang disimpan melebihi kapasitas lemari arsip sebagai peralatan

menyimpan arsip yang sudah tersedia.Dari identifikasi masalah di atas maka Penulis dapat menyimpulkan permasalahan

utama yang dihadapi oleh PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang adalah BelumBaiknya Penanganan Arsip pada Bagian Umum Dan Akuntansi PT. Bank Sumsel CabangAtmo Palembang.

Ruang Lingkup PembahasanAgar penulisan ini lebih terarah dan tidak menyimpang dari permasalahan yang akan

dibahas maka penulis membatasi ruang lingkup pembahasannya mengenai penangananarsip yang terbagi menjadi dua bagian:1. Penyimpanan Arsip dan Prosedur Penemuan Arsip2. Penyusutan Arsip


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

3

Tujuan dan Manfaat PenulisanAdapun tujuan dan manfaat dari penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Tujuan- Untuk mengurangi volume arsip agar tidak terjadinya penumpukan arsip dalam

peralatan arsip seperti map, ordner, filling cabinet sehingga tidak terjadinyahambatan dalam menemukan arsip kembali.

- Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan manajemenkearsipan pada bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang AtmoPalembang.

b. Manfaat- Dapat memudahkan penemuan kembali arsip yang sudah disimpan dalam peralatan

arsip dengan cepat dan tepat.- Dapat memperlancar aktivitas kerja perusahaan sehingga tujuan dapat tercapai

khususnya pada bagian penanganan arsip.

TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian ArsipPerkataan arsip yang dalam bahasa Belanda archief berasal dari bahasa Yunani

Arche yang berarti permulaan, jabatan, fungsi dan kuasa hukum. Kemudian kata Archeyang berkembang menjadi kata la archia yang berarti catatan, lalu kata la archia berubahlagi menjadi archeon yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dari bahasa latindikenal pula kata archivum, chartularius, tabularium atau arrcharium yang akhirnyadalam bahasa Indonesia dipakai kata istilah arsip sampai saat ini. Disamping itu dikenalpula istilah File (dari bahasa latin Fillum yang berarti tali), dan istilah records yang masihbanyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan dokumen yangdisimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kalidiperlukan dapat cepat ditemukan kembali (Sugiarto, 2005:5).

Sedangkan arsip dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagaidokumen, yang dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalambentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatusubyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantudaya ingatan orang (itu) pula..

Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 arsip diartikan sebagai berikut:a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan

pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompokdalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atauperorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupunberkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan dari pengertian diatas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan(agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan danpemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalammaupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

4

pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapatdipertanggungjawabkan (Barthos, 2003: 1-2).

Jadi, sebagai intinya arsip adalah kumpulan warkat. Warkat-warkat ini harusmemenuhi syarat, yaitu disimpan secara sistematis, masih mempunyai suatu kegunaan, dandapat ditemukan kembali secara tepat (The Liang Gie, 2000: 118).

Peranan ArsipKearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber

informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasidalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusankebijaksanaan, pengambil keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaiandan pengendalian setepat-tepatnya (Barthos, 2003: 2).

Menurut Sugiarto (2005: 9), peranan dan fungsi arsip adalah:1. Sebagai sumber ingatan atau memori.

Arsip yang akan disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarianinformasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukankembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan.Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atauinformasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilankeputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpandalam berbagai bentuk media, baik media elektronik ataupun non elektronik.

3. Sebagai bukti atau legalitas.Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

4. Sebagai rujukan historis.Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yangakan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahuiperkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.

METODE PENELITIANMetode pengumpulan data merupakan metode yang digunakan oleh Penulis untuk

memperoleh data-data dalam menunjang penulisan penelitian ini, yang nantinya bergunabagi Penulis dalam memberikan suatu keputusan guna menyelesaikan permasalahan yangada.

Jenis dan Sumber Data1. Data Primer

Yaitu data yang dikumpulkan secara langsung dari pegawai pada bagian Umum danAkuntansi yang telah diberi wewenang untuk memberikan informasi yang diperlukandalam penulisan laporan ini.

2. Data SekunderYaitu data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi, sudah diolah oleh pihak lain,biasanya sudah dalam bentuk publikasi-publikasi, seperti sejarah singkat perusahaan,struktur organisasi dan pembagian tugas yang dikhususkan pada bagian Umum danAkuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang.


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

5

Teknik Pengumpulan DataDalam mengumpulkan data-data untuk penulisan Laporan Akhir ini, dapat

dilakukan dengan metode-metode sebagai berikut (Nasution, 2001: 106):a. Observasi

Yaitu pengumpulan data yang dilakukan berdasarkan pengamatan secara langsungterhadap kegiatan perusahaan guna mendapatkan data dan informasi yang konkrit danberhubungan dengan pembahasan.

b. Riset KepustakaanYaitu suatu metode dengan cara mempelajari dan membaca buku-buku literature ataubuku-buku lainnya untuk memperoleh teori-teori yang ada hubungannya denganmasalah, sehingga teori tersebut dapat dijadikan acuan untuk mencari solusi padapermasalahan yang ada.

Analisa DataDalam pembahasan penelitian ini, penulis menggunakan 1 metode analisis

menurut Supranto (1986: 48), yaitu dengan Metode Deskriptif Kualitatif.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Prosedur Penyimpanan ArsipMenurut Amsyah ( 2003: 63-70), ada dua macam penyimpanan yang dapat

dilakukan, yaitu:1. Penyimpanan Sementara (File Pending)

ialah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip selesaidiproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuktiga bulan setiap bulan terdiri 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedangberjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulanditunjukkan dengan pergantian penunjukan (guide) bulan yang jumlahnya 12.

2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam proses penyimpanan tetap, yaitu:a. Langkah 1: Pemeriksaan

Langkah ini dilakukan dengan cara memeriksa setiap lembar surat/warkat untukmemperoleh surat atau warkat tersebut memang sudah siap.

b. Langkah 2: MengindeksLangkah ini merupakan pekerjaan yang menentukan pada nama apa atau subjekapa yang digunakan.

c. Langkah 3: Memberi tandaLangkah ini juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu denganmemberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkapyang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.

d. Langkah 4: MenyortirAdalah mengelompokkan surat atau warkat untuk persiapan langkah terakhir yaitupenyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah warkat atau surat yangbanyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebihdahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang digunakan.

e. Langkah 5: Menyimpan


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

6

Ini merupakan langkah terakhir yaitu dengan menempatkan dokumen sesuaidengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan.

Sistem KearsipanDalam manajemen kearsipan secara umum terkandung 3 unsur pokok, yaitu

penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali arsip tersebut. Penyimpanan arsipyang baik dibagian penata arsip maupun masih dibagian pengolah harus diatur sedemikianrupa sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat danmudah sesuai dengan sistem penyimpanan arsip di perusahaan atau organisasi tersebut.

Menurut Gie (2000: 120-122), dikenal 5 macam sistem penyimpanan arsip, yaitu :1. Sistem Penyimpanan Menurut Abjad (Alphabetic Filing System)

Pada penyimpanan ini, arsip atau warkat disimpan menurut abjad dari nama-namaorang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat atau arsip.

Gambar 1. Sistem AbjadSumber: (Sedarmayanti, 2001: 199)

2. Sistem Penyimpanan Menurut Pokok Soal (Subject Filing)Arsip atau warkat disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat atauarsip. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satudi bawah judul iklan. Demikian pula misalnya surat-surat kontrak tentang pembeliantanah dapat pula dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupa perkataaan tanah.

Gambar 2. Sistem MasalahSumber: (Sedarmayanti, 2001: 200)

3. Sistem Penyimpanan Menurut Wilayah (Geographic Filing)Surat-surat disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapatdiadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan) atau menurutwilayah propinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Daerah IstimewaYogyakarta).


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

7

Gambar 3. Sistem WilayahSumber: (Sedarmayanti, 2001: 201)

4. Sistem Penyimpanan Menurut Nomor (Numeric Filing)Pada sistem penyimpanan ini, warkat atau arsip yang mempunyai nomor disimpanmenurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Inimisalnya faktur-faktur yang dibuat oleh perusahaan.

Gambar 4. Sistem NomorSumber: Sedarmayanti,(2001: 200)

5. Sistem Penyimpanan Menurut Tanggal (Chronological Filing)Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat atau arsip ialah menurut urut-urutantanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat atau arsip itu.

Gambar 5. Sistem KronologisSumber: Sedarmayanti (2001: 201)

Peralatan dan Perlengkapan ArsipKeberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung

dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensipemakaian peralatan. Beberapa kriteria menurut Amsyah (2003: 178-179) dalampemilihan peralatan yaitu:


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

8

1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat,komposisi fisik, dan nilainya.

2. Frekuensi penggunaan arsip.3. Lama arsip disimpan di file aktif dan inaktif.4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan untuk arsip inaktif.6. Bentuk organisasi.7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

Menurut Sugiarto (2005: 76-81) peralatan yang dipergunakan bagipenyimpanan arsip dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu:

1. Alat Penyimpanan Tegak (Vertical File)Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusanarsip. Jenis ini sering disebut dengan lemari arsip (Filing Cabinet). Ada dua macamalmari arsip, yaitu:- Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa- Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantungan folder.

Gambar 6. Filling CabinetSumber: Abubakar (84: 1997)

2. Alat Penyimpanan Menyamping (Lateral File)Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetapsaja disebut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci. Dengan demikianfile ini lebih menghemat tempat dibanding dengan file kabinet.

Gambar 7. Lateral FileSumber: Sugiarto (78: 2005)


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

9

3. Alat Penyimpanan Berat (Power File)Walaupun bukan model baru, penggunaan file elektrik berkembang pesat di berbagaikantor. Harga dari file ini lebih mahal dibandingkan file model lain.File elektrik terdiri dari 3 (tiga) model dasar:- File kartu yaitu file yang khusus dibuat dibuat untuk menyimpan kartu atau

formulir dengan ukuran tertentu.- File struktural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip.- File mobil (bergerak), yaitu file yang dapat bergerak yang terletak diatas semacam

rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang.

Gambar 8. Power FileSumber: Abubakar (86: 1997)

Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakanperlengkapan-perlengkapan dalam penyimpanan arsip, yaitu:1. Map (Folder)

Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah dan jenis dokumenyang di file, serta cara pemuatan didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalammenentukan pilihan.

Gambar 9. Map OrdnerSumber: Sugiarto (80: 2005)


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

10

8-9 cm

24 cm

35 cm

Gambar 10. FolderSumber: Sedarmayanti (193:2001)

2. Penunjuk (Guide)Penunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepatkepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Guide terbuat dari karton tebaldengan ukuran panjang 33-35 cm dan lebar 23-24 cm yang disertai dengan tab sebagaialat Bantu penemuan kembali arsip.

Tab

23-24 cm

33-35 cmGambar 11. Guide

Sumber: Barthos (200: 2003)

3. Kata TangkapJudul yang terdapat pada tonjolan disebut dengan kata tangkap. Untuk membuat katatangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun subjek haruslah dibuat sesingkatmungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.

4. Perlengkapan lainPerlengkapan lainnya diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker yang dipakai untukmembuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada bagian-bagian tertentu.

Ratio KecermatanSegi kecermatan dapat dihitung berdasarkan persentase angka

perbandingan antara banyaknya arsip yang tidak ditemukan kembali dengan jumlah arsipyang ditemukan menurut Amsyah (2003: 209-210) yang dapat dinyatakan dengan rumus:


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

11

Jumlah arsip yang tidak ditemukanAngka Kecermatan (%) = ----------------------------------------------- X 100%

Jumlah arsip yang ditemukan

Dengan demikian ratio kecermatan dapat dipergunakan untuk mengukur arsip aktifsaja, arsip inaktif saja, atau arsip statis yang disimpan di pusat-pusat nasional arsip, sepertiArsip Nasional di Indonesia. Semakin tinggi persentase kecermatan, berarti bahwapenyelenggaraan arsip semakin kurang baik dan perlu di tinjau kembali.

Pada umumnya oleh para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu yangbaik dalam menemukan kembali sesuatu arsip ialah tidak lebih daripada 1 menit. Dengansistem penyimpanan yang tepat, alat perlengkapan yang baik dan pegawai yang mahir,pasti jangka waktu penemuan tersebut tidak akan lama (Gie, 2000: 126).

Penyusutan ArsipSalah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang dilakukan pengelola arsip adalah

kegiatan penyusutan. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara(Sugiarto, 2005: 101):

- Memindahkan arsip inaktif dari tempat penyimpan file aktif dalam suatu unitpengolah arsip.

- Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Pusat dalamlingkungan organisasi.

- Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;- Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Beberapa tahap kegiatan dalam penyusutan arsip menurutSugiarto (2005: 108-117):1. Penilaian Arsip

Kegiatan penyusutan arsip dalam suatu kantor harus dilakukan dengan beberapa tahap.Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas terhadaparsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Penilaian terhadap arsip ini didasarkanpada nilai guna yang dimiliki oleh setiap jenis arsip. Dari penilaian tersebut akan dapatdiketahui nilai gunanya dan umur penyimpanan arsip, yang dijadikan standar ataupatokan untuk melakukan penyusutan.

2. Pemindahan ArsipSalah satu kegiatan dalam penyusutan arsip adalah kegiatan pemindahan arsip.Pemindahan ini dilakukan dengan memindahkan arsip setelah dikategorikanberdasarkan hasil penilaian yang dilakukan. Arsip aktif yang sudah memasuki kategoriinaktif maka seharusnya dipindahkan ke kelompok inaktif. Pemindahan adalahtindakan internal artinya masih berlangsung dalam lingkungan perusahaan.Pemindahan dokumen sifatnya internal, yaitu dari unit pengelola ke unit kearsipan dilingkungan perusahaan.

3. Jadwal Retensi ArsipMerupakan jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip yang disimpan pada file aktif, file inaktif dan kemudian dimusnahkanatau diabadikan. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan atas dasar nilaikegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilaikegunaan arsip tersebut.


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

12

Tabel 1. Format Jadwal Retensi

PokokMasalah

Masalah Perincian Jangka WaktuPenyimpanan

Nilai

Sementara Permanen

Sumber: Sugiarto (113: 2005)

Apabila suatu kantor melakukan penilaian berdasarkan ALFRED, maka bentuk JadwalRetensi sebagai berikut:

Tabel 2. Jadwal Retensi

GolonganArsip

Arsip Umur Arsip Abadi/

DimusnahkanAktif Inaktif

VITAL

PENTING

BERGUNA

TIDAKBERGUNA

Sumber: (Amsyah, 2003: 214)

4. Penyerahan ArsipPenyerahan arsip merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan kepada ArsipNasional. Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalahdokumen perusahaan yang memiliki nilai histories yang penggunaanya berkaitandengan kegiatan pemerintahan, kegiatan pembangunan nasional, kehidupankebangsaan.

5. Pemusnahan ArsipApabila sudah sampai waktunya arsip-arsip inaktif dimusnahkan, maka pelaksanaanpemusnahan arsip harus segera dilaksanakan. Tetapi untuk arsip yang berdasarkanjadwal retensi akan diabadikan (permanent) maka arsip tersebut tidak akandimusnahkan melainkan diserahkan kepada Arnas Nasional. Bilamana kantor memilikidana, maka arsip yang akan dimusnahkan dapat di buatkan mikrofilmnya terlebihdahulu, terutama arsip-arsip yang dianggap penting.

Adapun pemusnahan arsip umumnya terdiri dari langkah-langkah:a. Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan.b. Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (Daftar Pertelaan).c. Pembuatan Berita Acara Pemusnahan Arsip.


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

13

d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:a. Pembakaranb. Pencacahanc. Proses Kimiawid. Pembuburan atau pulping.

Proses Penyimpanan ArsipProses penyimpanan arsip adalah suatu kegiatan menyusun dan menyimpan

warkat-warkat dengan cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu dengan cepat dantepat. Cepat dan tepatnya penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannyadipengaruhi oleh proses penyimpanan arsip yang digunakan oleh suatu perusahaan.

Gambar 12. Map OrdnerSumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

Dari data-data yang diperoleh oleh penulis bahwa pada bagian Umum danAkuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo menggunakan asas desentralisasi dimanasetiap bagian diberi wewenang untuk penyelenggaraan penyimpanan arsip sendiri. Sistempenyimpanan yang digunakan pada bagian Umum dan Akuntansi Cabang Atmo adalahsistem kronologis/tahun. (Chronological Filling System), dimana susunan arsip diaturberdasarkan tahun, bulan, dan tanggal. Setiap surat yang masuk dan keluar dicatat dalambuku agenda masuk dan buku agenda keluar. Surat yang baru masuk berada di barisanpaling atas dan hal ini menyebabkan arsip yang disimpan menjadi tidak teratur danbertumpuk.

Apabila ada karyawan yang membutuhkan arsip tersebut terlebih dahulu harusmengetahui tanggal dari surat tersebut kemudian melihat buku agenda surat untukmengetahui dimana surat tersebut berada. Setelah itu barulah arsip tersebut dapatditemukan dengan cara membolak-balik surat yang ada di dalam map ordner.Dikarenakan tidak adanya guide/pembatas antara bulan satu ke bulan lainnya.

Departemen Perpajakan

Bank Sumsel Syariah

Surat Masuk

2011


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

14

Prosedur penyimpanan surat masuk pada Bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank SumselCabang Atmo Palembang:

Gambar 13. Proses Penyimpanan Surat MasukSumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa prosedur penyimpanan padabagian Umum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang:a. Surat masuk diterima oleh petugas penerima pada bagian Umum dan Akuntansi.b. Kemudian surat tersebut dicatat dalam buku agenda surat masuk. Berikut ini contoh

buku agenda surat masuk:Tabel 3. Buku Agenda Surat Masuk Pada Bagian Umum dan Akuntansi

PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

No. Tanggal Surat Dari Perihal Paraf

1

2

3

4

5

2-1-2008

3-1-2008

7-1-2008

14-1-2008

17-1-2008

Kantor Pelayanan Pajak

Kantor CabangPangkalan Balai

PKT (Pimpinan KantorPusat)

HUM

Divisi SDM.

Laporan Pajak Psl. 23

Tugas

User ID

Persetujuan Penjualankios 16 ilir

Laporan Bulanan

Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

c. Setelah dicatat dalam buku agenda surat masuk, surat tersebut diberi lembar disposisi.d. Selanjutnya surat tersebut diserahkan ke pimpinan untuk diketahui, kemudian pimpinan

memberikan perintah ke bagian mana surat tersebut harus diberikan, dalam hal inibagian mana yang berhak atas surat tersebut sesuai yang tertera pada lembar disposisi.

Penerimaan

Surat Masuk

Pencatatan

Surat

Pendistribusian

Surat

Penyelesaian

Surat

Penyimpanan

Surat


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

15

e. Setelah diketahui oleh bagian yang dituju maka surat tersebut dikembalikan ke bagianUmum dan Akuntansi untuk diarsipkan, kemudian dimasukkan ke dalam map ordnersesuai dengan urutan tanggal dari paling awal sampai yang terbaru tanpa adanya guideatau pemisah antar bulan atau tahun di dalam map.

Prosedur penyimpanan surat keluar pada Bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank SumselCabang Atmo Palembang:

Gambar 14. Proses Penyimpanan Surat KeluarSumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

a. Masing-masing bagian membuat surat yang akan dikirim.b. Setelah selesai diketik, surat tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk

ditandatangani.c. Kemudian setelah ditandatangani oleh pimpinan maka surat tersebut dicap dan diberi

nomor surat.d. Dan dicatat di buku agenda surat keluar. Berikut ini contoh dari buku agenda surat

keluar:

Tabel 4. Buku Agenda Surat Keluar Pada Bagian Umum dan AkuntansiPT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

No. Tanggal Tujuan Perihal Paraf

1

2

3

4-10-2007

6-1-2008

12-1-2008

Cv. Belfraco

PT. Sriwijaya Biru

Bank SumselSyariah

Perjanjian Kontrak

Perjalanan Dinas

Pemindahbukuan


a. Setelah diagendakan di buku agenda surat keluar, surat tersebut digandakan ataudicopy, copian atau salinan surat tersebut diarsipkan.

b. Selanjutnya surat tersebut siap dikirimAdapun prosedur penemuan kembali arsip yang dilakukan pada PT. Bank Sumsel

Cabang Atmo Palembang yaitu:1. Bagian Umum dan Akuntansi melihat buku agenda surat masuk untuk mencari arsip,

hal ini dilakukan tanpa adanya perlengkapan kearsipan seperti kartu indeks untuk

Pembuatan

Surat Keluar

Penandatangan

Surat Keluar

Pemberian

Nomor Surat

Pencatatan

Surat

Penggandaan

Surat

Pengiriman

Surat


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

16

mempermudah dalam penemuan arsip sehingga dalam mencari arsip membutuhkanwaktu yang cukup lama.

2. Setelah surat yang dicari ditemukan dalam buku agenda surat masuk, maka petugasmencari arisp ke dalam map ordner surat masuk berdasarkan tahun, tanggal dan bulan.

Berdasarkan prosedur penemuan kembali arsip yang diterapkan pada PT. BankSumsel Cabang Atmo Palembang, sangat mempengaruhi jangka waktu penemuan arsipyang mencapai 5-10 menit. Berikut ini jangka waktu penemuan arsip pada PT. BankSumsel Cabang Atmo Palembang:

Tabel 5. Daftar Penemuan Kembali Arsip Pada Bagian Umum dan AkuntansiPT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

No. Tanggal Perihal Waktu Penemuan

1 28 April 2006 Mutasi Pegawai 10 Menit

2 7 Nopember 2006 Perjanjian Kontrak 5 Menit

3 11 Februari 2007 Pengadaan Barang Inventaris 6 Menit

4 16 Maret 2007 Surat Keputusan Direksi 7 Menit

Sumber: PT. Bank Sumsel Cabang Palembang

Berdasarkan tabel di atas, lamanya jangka waktu penemuan kembali arsip yangdibutuhkan hingga mencapai 5-10 menit, ini memungkinkan menghambat kinerja dalamsuatu perusahaan. Jika surat ditemukan dalam waktu yang cukup lama seperti contohdiatas, maka hal ini dapat merugikan perusahaan karena informasi yang seharusnya segeradisampaikan akan tertunda dan pekerjaan yang sedang dilakukan menjadi terhambat.Adapun sebab akibat dari lamanya penemuan arsip yang dibutuhkan padaPT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang dapat dilihat dari tabel di bawah ini:

Penyusutan ArsipPenyusutan arsip merupakan salah satu peranan penting untuk mengatasi masalah

bertumpuknya/bertimbunannya arsip yang tidak berguna lagi. Arsip-arsip yang tidakberguna lagi itu perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempatpenyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilaiguna.

Tabel 6. Sebab Akibat Lamanya Waktu Dalam Menemukan KembaliArsip yang Dibutuhkan

Asal Surat YangMembutuhkan

Sebab Akibat

PKT Bank Sumsel Bagian Umum danAkuntansi

Waktu yangdibutuhkandalammenemukannyaadalah 10 menit,bagian umum dan

- Menghambatarus informasi.

- Membuat bagianumum danakuntansiterlambat dalam


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

17

akuntansimembutuhkannyadengan segerauntuk diketahuidanditindaklanjuti

memberikanpemberitahuankepada BankSumsel Capem.

Asuransi BumiPutera

Pimpinan Karena harusmembolak balikarsip yang adapada map ordner,makamembutuhkanwaktu yangcukup lama yaitu10 menit.

- Menghambataktivitas kerja

- Membuat pimpinanTerlambat dalammengirimkan uangasuransi pegawai.


Adapun proses penyusutan di PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang sebagaiberikut:

Gambar 15. Proses Penyusutan ArsipSumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

1. Petugas melakukan penyiangan arsip dengan cara memilah, mengeluarkan danmenyisihkan dokumen yang telah berakhir fungsinya untuk dilakukan penilaian.

2. Setelah dilakukan penyiangan arsip, petugas melakukan penilaian arsip yang akandipindahkan atau dimusnahkan. Penilaian ini berdasarkan nilai guna yang dimilikioleh setiap jenis arsip. Dari penilaian tersebut dapat diketahui nilai gunanya dan umurpenyimpanan arsip, yang dijadikan standar atau patokan untuk melakukan penyusutan.

3. Setelah arsip diberi penilaian, kemudian petugas melakukan pemindahan arsip. Arsipaktif yang sudah memasuki kategori inaktif maka seharusnya dipindahkan kekelompok inaktif. Arsip bank pada kantor cabang berumur 5 tahun ke atas (arsipinaktif) dipindahkan dari unit pengolah ke unit pengelola pusat.

4. Jadwal retensi merupakan standar yang digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip,maksudnya adalah jangka waktu penyimpanan arsip bank yang disusun dalam suatudaftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedomanpemusnahan arsip bank.

5. Adapun syarat-syarat dalam pemusnahan arsip bank:a. Telah melampaui jangka waktu sampai yang tercantum dalam jadwal rentensi arsip

(JRA).

Penyiangan Arsip Penilaian Arsip

Pemindahan dan

Penyerahan Arsip

Jadwal Retensi Arsip Pemusnahan Arsip


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

18

b. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan bank.c. Tidak lagi mempunyai nilai bagi kepentingan nasional.d. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.e. Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara pidata yang masih dalam

proses.Pemusnahan dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dan dilaksanakan

sekurang-kurangnya 1 kali dalam 5 tahun. dan pemusnahan dilaksanakan denganmenghancurkan secara total, dengan cara mencacah atau dengan cara yang lain, sehinggatidak dikenali lagi baik isi maupun bentuknya.Perlengkapan dan Peralatan yang digunakan

Perlengkapan dan peralatan dalam menyimpan arsip mempengaruhi dalampengelolaan arsip. Perlengkapan dan peralatan yang digunakan harus menunjangterlaksananya tujuan penataan arsip yaitu dapat menyimpan dan menemukan arsip secaratepat dan tepat. Adapun perlengkapan dan peralatan yang digunakan dalam menyimpanarsip pada PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang adalah sebagai berikut:

Gambar 16. Lemari ArsipSumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

Gambar 17. Map Ordner yang berantakanSumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

1. Lemari ArsipLemari arsip ini digunakan untuk menyimpan map ordner yang berisi surat-surat yangmasuk maupun surat keluar. Penggunaan lemari arsip ini belum berjalan secara


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

19

optimal sebagai peralatan penyimpan arsip karena pada lemari ini map ordner disusunkurang rapih dan kesan agak berantakan.

2. Filling CabinetBagian Umum dan Akuntansi menggunakan Filling Cabinet untuk menyimpan arsippenting. Bagian ini hanya memiliki tiga buah filling cabinet.

Gambar 18. Filling CabinetSumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

3. Map OrdnerMap Ordner pada bagian Umum dan Akuntansi dipergunakan untuk menyimpan arsipyang dikelompokkan berdasarkan kronologis/tahun. Penyimpanan arsip yangdilakukan dalam map ordner pada bagian Umum dan Akuntansi PT. Bank SumselCabang Atmo Palembang disimpan dalam lemari arsip.

Gambar 19. Kumpulan Map OdnerSumber: PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

4. Buku AgendaBuku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar pada bagian Umumdan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang.

5. Lembar DisposisiLembar disposisi digunakan untuk memberikan instruksi dan tanggapan atas kelanjutansuatu surat yang masuk ke PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang.


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

20

Tabel 7. Daftar Peralatan Penyimpanan Arsip Yang Dimiliki Bagian Umum DanAkuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang

No. Nama Peralatan Jumlah

1 Lemari Arsip 1 Buah

2 Map Ordner 20 Buah

3 Filling Cabinet 3 Buah

4 Buku Agenda 4 Buah


Tabel 8. Jumlah Arsip Pada Bagian Umum Dan AkuntansiPT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang Tahun 2005-2007

Tahun Jumlah Arsip TotalArsip

Penggunaan TidakDitemukan

Surat Masuk Surat Keluar

2005 623 677 1300 950 40

2006 745 805 1550 1150 47

2007 850 890 1740 1180 60

Jumlah Arsip 2218 2372 4590 3280 147


PENUTUP

Dari uraian penelitian diatas dapat disimpulkan bahwa penanganan arsip pada bagianUmum dan Akuntansi PT. Bank Sumsel Cabang Atmo Palembang belum diterapkansecara optimal karena masih sulitnya dalam menemukan arsip kembali, hal ini disebabkankarena kurang diterapkannya proses penyimpanan arsip serta sistem penyimpanan arsip,dimana sistem penyimpanan arsip hanya menggunakan satu sistem yaitu sistemkronologis. Dalam penemuan arsip masih memerlukan waktu lebih dari 5 menit danmempunyai angka kecermatan kearsipan mencapai 5,35%. PT. Bank Sumsel Cabang AtmoPalembang belum menerapkan proses penyusutan arsip dan penyusutan arsip dilakukansekurang-kurangnya 1 kali dalam 5 tahun menyebabkan arsip mengalami penumpukan


VOL. 3 NO. 1

JAN 2013

21

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi, Drs. 1997. Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien.Djambatan: Jakarta.

Amsyah, Zulkifli, MLS, Drs. 2003. Manajemen Kearsipan. PT Gramedia PustakaUtama: Jakarta.

Barthos, Basir, Drs. 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta danPerguruan Tinggi, Bumi Aksara: Jakarta.

Gie, The Liang, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty: Yogyakarta.Nasution, Drs, Prof, 2001. Metode Research. PT. Bumi Aksara: Jakarta.Sedarmayanti, M.Pd., Dr. 2001. Manajemen Perkantoran, PT. Mandar Maju: Bandung.Sugiarto, Agus, S.Pd, Wahyono, Teguh, S.Kom. 2005. Manajemen Kearsipan Modern.

Gava Media: Yogyakarta.

Documents

PENANGANAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM DAN …news.palcomtech.com/wp-content/uploads/AYUOKA_JE03012013.pdf · Penanganan Arsip Pada ... membantu dalam hal penyimpanan, ... Arsip yang dimiliki