PEMBENTUKAN IMEJ PUSTAKAWANDAN PENGANJAKKAN PARADIGMA:

PERTEMBUNGAN DI ANTARAWARISAN NILAI TRADISI DAN WAWASAN

SEJAGAT

oleh:

HJ. MOHD. SALLEH IDROS *

ABSTRACT

The library profession is al a crossroad They are in dilemma as to whether to uphold traditional valuesor emphasize on customer service in the provision of library services. User demands have dictated ashift in conventional strategies that are passive and reactive, to those that are proactive. Has the libraryprofession equipped itself with the requisite skills in order to be able to make the necessary paradigmshifts? Does the image of librarians need to be enhanced ? Does the image building begin with a publicrelations approach? The answers need to be formed through the analysis of the issues and the rolelibrarians should play in the provision of library services.

MUKADDIMAH

i dalam sebuah makalah yang terbit di BeritaHarian berjudul "Merenung masa depan

perpustakaan', yang ditulis oleh Sdr. Ramli AbdulSamad, secara terang dan jelas beliau telahrnenyingkap tentang dilema dan kegawatan yangdihadapi oleh para profesion Pustakawan di Malaysia.

"Dalam profesion ikhtisas di Malaysia, Pustakawantidak begitu menonjol. Profesion seperti doktor,peguam, akauntan, pemaju, ahli perniagaan, misalnyalebih dikenali umum, mengapa?".1

Walau apapun tanggapan yang diberikan oleh umum,persoalan ini seolah-olah mencabar dan menjadi satu'amaran awal' kepada pencinta kerjaya pustakawanbahawa disebalik telah wujud seiringan zamandengan profesion-profesion lain, ia masih belumberupaya menukar imejnya dikaca mata masyarakat.

Bagi memperkuatkan hujah-hujah dan keyakinanmengenai masa depan profesion ini satuperbincangan telah diadakan di Universiti PertanianMalaysia pada 8 April 1994, untuk melahirkanrintihan, pandangan dan keluhan yang menimpaprofesion pustakawan.

APAKAH SEBENARNYA ISU YANG BOLEHSAMA-SAMA KITA JADIKAN IKTIBAR?

Tuan Syed Salim Agha, Ketua Pustakawan,Perpustakaan Universiti Pertanian Malaysia di dalamkertas kerjanya bertajuk "touching from a distance :marketing the library and image building"menyingkap persoalan yang lebih kurang menyetujuidengan ratapan-ratapan di atas.

"After making some general observations on thelibrary and information scene it is pointed out thatlibrarians seem to be out of touch with reality as is

Pustakawan Kajian/Ketua Bahagian Rujukan & Perkhidmatan Pembaca Perpustakaan, Perpustakaan Tun Abdul Razak, ITM

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

proven by their reactive, passive and traditionalisticapproach to professional practice. Libraries need toinject relevency, dynamism and proactivity in theiractivities. In view of technological developments,changes in user needs and demands, competingservices and other factors, librarians need a paradigmshift. Failure to do so could result either in the demiseof the profession or a downgrading of it".2

Adakah titik tolak persoalan di atas timbul berkaitrapat dengan isu pembinaan imej pustakawan itusendiri?. Benarkah kenyataan yang boleh menyokongpendapat umum bahawa jika sesuatu kerjaya itumempunyai kesan positif ke atas masyarakat,kedudukannya juga akan sama-sama diiktiraf kemercu kejayaan?. Jika benar sangkaan itu,bagaimanakah tatacara untuk membantu menaikkanimej profesion pustakawan?.

PERLUKAH KITA KEPADA DERUAN ARUSANJAKKAN (PERUBAHAN) PARADIGMA?

Jika ditinjau dari segi perspektif sejarah dalamperubahan masyarakat global, trend atau petandayang dilalui tidak dapat disekat atau dibendung samasekali. Perubahan menjadi semacam perludisebabkan sesuatu perlakuan atau tatacara lama yangdiamalkan sudah tidak dapat mengatasi masalah baruyang timbul. Peraturan baru dan cara berfikir secaramutakhir berleluasa, dan ini berlaku bukan sahajadalam bidang industri, sektor kerajaan, bidang sains,ekonomi, malahan juga bidang kepustakawanan.Deruan arus deras anjakkan paradigma seolah-olahtidak dapat dipatahkan lagi, dan akan membudayauntuk sekian waktunya.

Adakah 'amaran awal' ini masih dianggap belumbertepatan dengan waktunya bertindak untukmenangani sesuatu perubahan?. Sudah menjadi suatumacam kebiasaan sikap 'alah bisa tegal biasa'dipraktikkan oleh para pencinta kerjaya ini. Pokokpangkalnya sekarang mahukan perubahan atautidak?. Jika masih menunggu 'itu atau ini' sudah,lupakan sahaja!.

Boleh dikatakan sesetengah, mungkin kebanyakandaripada Pustakawan/Pegawai/Kakitangan yangmendokong kerjaya ini masakini masih terlalu taksubmemperincikan atau terlalu mempertahankanperlakuan-perlakuan atau teknik-teknik 'proses kerja'

daripada meneroka bidang baru dalam 'tatacaraperkhidrnatan', sehingga mereka lupa bahawa setiapbahan atau sumber maklumat yang disediakansebenarnya adalah untuk kepentingan pengguna. Kitamasih tidak habis-habis mempertahankan peranantradisi untuk menentukan bahawa setiap perolehanbahan atau mengkatalog, mengindeks atau mengkelasbahan hendaklah mengikut sesuatu kaedah yangstandard. Akibatnya terlalu banyak masa dihabiskanuntuk membicarakan soal-soal "rhetoric" yangkesudahannya tidak membawa faedah kepadakemanfaatan pengguna amnya.

Memanglah tidak dapat disangkal bahawa penentuansesuatu proses atau teknik itu adalah hak mutlak ataugaris pemisah untuk menentukan seseorang itudigelar pustakawan profesional atau tidak, keranaboleh dikatakan separuh daripada masa pendidikanseseorang pustakawan diuruskan ke arahmempelajari proses-proses atau teknik-teknikmenguruskan Sesebuah perpustakaan. Apa yang sayaingin ketengahkan di sini ialah: disamping terlalutaksub bergelut bertungkus-lumus untuk menegakkanteknik 'memproses', janganlan abaikantanggungjawab perkhidmatan kita kepada pengguna: iaitu 'elemen' penting yang boleh mencorakkan arus'survival' kita pustakawan untuk menanganiwawasan di masa hadapan.

SITUASI MASA KINI :PERKEMBANGAN MAKLUMAT

Susan La Forte3 secara terus terang telah menyatakanbahawa peranan sesetengah pustakawan adalahterlalu konvensional dan pasif dan jarang-jarangmencari pendekatan untuk mengetahui sebenarnyadiperlukan oleh pengguna?. Terlalu banyakmaklumat yang terbiar atau tersorok di celah-celahrak atau ribuan helaian muka surat buku. Suatupengolahan atau 'repackaging' perlu diketemukanuntuk menghuraikan segala permasalahan carianyang tersimpul akibat fenomena "ledakan maklumat"yang membanjiri pasaran penerbitan dalam berbagaimedium dan format. Dengan perkataan lain, imejperpustakaan masih lagi tertumpu kepadaperlumbaan untuk pembinaan koleksi dan terlaluberbangga dengan jumlah koleksi dan sistemkonvensional yang ada tanpa sedikitpun memikirkan/tumpuan kepada kehendak atau kepuasan pelanggan.

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

Dalam menghadapi cabaran Wawasan 2020 sikap danperanan Pustakawan perlu diubah. Masyarakat 2020dijangka merupakan masyarakat industri yangberteknologi tinggi dan maju. Justeru itu,Pustakawan perlu menyesuaikan perkhidmatanmereka dengan masyarakat yang berilmu, penuhdengan kepakaran, kemahiran apalagiberketerampilan dalam semua bidang. Mereka tahuakan kepentingan maklumat sebagai komoditi danbergerak secara aktif dan peka dengan perkembanganmaklumat dan teknologi maklumat. Menjelang 2020,dijangka perubahan peranan mendadak akan terpaksadipikul oleh Pustakawan, untuk menentukan'survival' dalam profesion mereka, seiring denganprofesion-profesion lain.

MENGAPA IMEJ PUSTAKAWAN PERLUDITINGKATKAN?

Warga perpustakaan perlu mengetahui bahawamereka memainkan peranan penting untukmemastikan masyarakat (pengguna) yangmengunjungi perpustakaan mendapat layanan dankepuasan yang diperlukan. Sebagai Pustakawan, kitaperlu mengenai siapa pengguna, kehendak dankeperluan maklumat mereka. Analisis keperluanpengguna hendaklah dikenalpasti dari masa kesemasa untuk mengetahuinya. Hanya denganperubahan peranan sikap dan Semangat baru sahajaimej pustakawan dapat dipertingkatkan dan tidakstereotype sekaligus perpustakaan tidak dicap sebagai'gajah putih' yang tidak memberi kemanfaatankepada kewujudan organisasi.

Seperti yang kita sedia maklum, Sesebuahperpustakaan lazimnya menawarkan 3 cabangperkhidrnatan utama, iaitu Pengurusan (Pentadbiran),Perkhidmatan Sokongan (Teknikal), danPerkhidmatan Langsung kepada Pengguna.Perkhidmatan teknikal terdiri daripada aspek-aspekperolehan bahan, pengkatalogan dan pengkelasan,perolehan terbitan bersiri dan proses-proses lain yangberkaitan. Perkhidmatan kepada pengguna terdiridaripada Bahagian Rujukan dan Bahagian Sirkulasi.Manakala Perkhidmatan Pengurusan selain daripadabertanggungjawab ke atas perjalanan pentadbiranperpustakaan harian juga secara langsung terlibatdengan perhubungan awam.

Ketiga-tiga cabang perkhidmatan utama di atas salingkait-mengait kerana mereka sama-sama memainkanperanan menjaga imej perpustakaan dankeberkesanan organisasi secara keseluruhannya, Imejmerupakan satu tanggapan atau pandangan individu/kumpulan terhadap seseorang atau organisasi. Imejdibentuk melalui komunikasi masa, komunikasi(personal atau interpersonal) serta pengalamanseseorang.

Dalam mengendalikan perkhidmatan kepadapengguna dan perhubungan dengan awam, imejmemainkan peranan penting kerana bukan sahaja iamencerminkan buruk-baiknya perhubunganpustakawan dengan pengguna, sekaligus juga imejkorporat tentang keberkesanan perkhidmatan kepadaorganisasi.

Imej perpustakaan boleh dilihat sebagai positif ataunegatif. Imej yang negatif akan membawa kesanyang negatif atau buruk terhadap kakitangan danperpustakaan itu sendiri. Perpustakaan yangmenyedia dan memberi perkhidmatan kepadamasyarakat perlu mempunyai imej yang baik. Iabukan sahaja dihakimi oleh masyarakat, malahanimej perpustakaan juga bergantung kepada persepsi(tanggapan) yang diberi oleh pihak korporatmengenai keberkesanan perkhidmatan yangdiberikan. Sehubungan dengan itu adalah amat perlumemastikan bahawa setiap usaha untukmempertingkatkan imej yang baik dan positif diberiwahana yang paling utama. Sedaya upaya kitahendaklah memastikan bahawa imej positif yangtelah ditingkatkan itu berkekalan juga terusberkesinambungan untuk menjamin sokonganberterusan daripada masyarakat pengguna, lebih-lebih lagi organisasi (korporat) yang bukan sahajamenentukan tanggapan mereka tentang kita bahkanakan mewarnakan 'survivality' kita di dalamorganisasi.

PERLUNYA PERHUBUNGANAWAM DI PERPUSTAKAAN4

Sebagaimana aspek-aspek pengurusan yang lainseperti perancangan, pengendalian, belanjawan dansebagainya, aspek perhubungan awam perlu diberiperhatian serius di perpustakaan. Apa tidaknya?. Jika

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

diberi salah pengertian, kelalaian atau diabaikan,tidak dapat tiada status Pustakawan dan perpustakaanakan diletakkan di tahap yang begitu rendah. Ini akanmengakibatkan warga perpustakaan/pustakawanmenjadi satu kelompok (Bahagian) yang tidakpenting di dalam arus perkembangan danpembangunan organisasi (korporat). Situasi ini perludiubah yang mana mulai dari sekarang imejPustakawan bukan sahaja sebagai 'Provider ofInformation' bahkan juga agen perubahan yangmendukung cita-cita 'global in thought and outlook'sebagai wawasan sejagat. Dengan mengetahuikepentingan perhubungan awam danmengamalkannya kepada pengguna dan pengurusankorporat, sudah tentu kita akan memberi impakkepada pentadbiran dan pengurusan pihak atasan.

Sebagai pustakawan kita perlu mengamalkan konsepPR untuk membuktikan kewujudan kita sentiasadisedari dan memberi kesan kepada pihak pengurusandan pengguna. Melalui amalan perhubungan awamkita akan rnewujudkan identiti yang baik dan positifuntuk memuaskan semua pihak yang berminatdengan perkhidmatan perpustakaan. Ini bolehdilakukan umpamanya dengan memberiperkhidmatan yang terkini, cepat, berkesan sertacanggih. Koleksi bahan yang disediakan seboleh-bolehnya hendaklah terkini dan menepati kehendakpengguna. Komunikasi dua hala dan jalinan harmoniperlu dilakukan oleh perpustakaan untuk memastikanapa yang ingin disampaikan difahami oleh semualapisan, baik pengguna walaupun pihak atasan,bawahan atau rakan sekerja. Pendedahan aktifpustakawan di dalam mesyuarat-mesyuarat, majlis-majlis perbincangan, bengkel-bengkel ataupun dialogboleh juga penukar peranan, apalagi jika setiapperhubungan atau pertemuan yang sedia terjalin dapatmembuahkan 'personal contact' didalam erti katayang sebenarnya.

Selain daripada berkomunikasi secara bersemukadengan pengguna, orang atasan, bawahan atau rakansekerja (top-down, bottom-up communication),sebagai professional kita juga perlu memastikan kitaboleh berkomunikasi secara bertulis denganmengunakan bahasa dan protokol yang betul. Inipenting kerana setiap surat, memo atau penerbitanyang dihasilkan oleh seseorang warga perpustakaanitu secara tidak langsung akan mewakili

perpustakaan. Setiap penulis dan juga jurucakaphendaklah sentiasa berhati-hati terutama kepadapenerima, pendengar atau pembaca surat sertapenerbitan tersebut. Surat yang ditulis hendaklahmenggunakan format dan perujuk yang betul. Buletinyang diadakan mestilah menggunakan bahasa yangpositif, untuk menggalakkan dan rnewujudkansuasana yang harmoni dan perkara yang benar-benarberlaku. Laporan tahunan, buku panduan ataupunsetiap persembahan yang dihasilkan hendaklahstandard dan berkualiti jika boleh hendaklahmenepati garis panduan seperti yang dihasilkan olehBahagian-bahagian lain yang terkemuka. Justeru ituuntuk mencapai tujuan di atas, sama-samalah kitamemastikan bahawa kita tahu akan teknik-teknik dankaedah-kaedah sesuai yang boleh digunakan untuksetiap jenis komunikasi dalam agenda untukmemantapkan lagi perhubungan awam kita.

PERANAN SEBENARPUSTAKAWAN MASAKINI

Kebanyakan daripada pustakawan masakini, adalahdalam era persimpangan jalan atau pertembungannilai, budaya, mahupun paradigma. Pustakawanmasakini seolah-olah masih meraba-raba tercari-cariapakah peranan sebenar yang patut dimainkan dalamzaman peralihan abad ke-21 ini untuk meniti ke arus2020. Apakah profesion Pustakawan mampumenangani arus perubahan di atas dan sudahkah kitabersedia dalam semua bentuk bukan sahaja disegiteknologi malahan perubahan sikap dan paradigma?.

Sebenarnya agak 'liat' juga kepada sesetengahdaripada Pustakawan untuk menangani perubahanterutama apabila kebanyakan daripada kita masihtidak dapat lari daripada mewarisi tradisi-tradisipendidikan dan pengalaman kerja tahun-tahun 60andan 70an. Bagaimanapun tidak ada perkara yangmustahil boleh dilakukan, yang utamanya kita mestisama-sama sanggup berkorban demi untuk kebaikandan kesejahteraan sejagat, khususnya pengguna,organisasi (korporat), kakitangan sokongan,mahupun rakan sejawat.

Saya amat tertarik membaca makalah 'Dari MejaPengarah ITM' yang terbit didalam 'Berita ITM' Bil.85 (Mei 1994) mengenai Pemimpin Perubahan.

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

"Perubahan yang memberi kesan kepada halatujuialah perubahan yang ditangani secara sedar dansistematik. Dalam usaha tersebut, antara pelakukritikal selain daripada arkitek perubahan ialahpemimpin perubahan ..."- Pengarah ITM5 -

Untuk sampai ke tuju hala tersebut, apakahsebenarnya peranan yang boleh dimainkan olehPustakawan?. Beberapa ciri atau kriteria patutdirenungi dan difikirkan bersama untuk mendukungcita-cita murni bagi membuahkan konsepPustakawan berwibawa iaitu:-

1. Kebolehan Mengurus

- Mengetahui Objektif dan tujuan Bahagian

- Tahu peranan dan kepentingan Bahagianterutamanya kepada pengguna

Tahu selok-belok pentadbiran dan pengurusanapa yang perlu dilakukan dan apa yang ingindicapai

Mengetahui bentuk/lokasi bahan, samadabercetak, bahan CD atau pangkalan data yangboleh diakses oleh pengguna

Menyelaraskan pencarian maklumat di ataskaedah tradisional berbanding kaedah baruberteknologi maklumat

Peka dengan perkembangan maklumat/bidangyang dikehendaki pengguna

Pandai merancang secara strategik untukmembawa perkembangan/kemajuan Bahagian

Mcngutamakan kualiti dan produktivitididalam tugas

Tahu mengurus kakitangan danberketerampilan dengan selok-belokberorganisasi

Peka dengan pengurusan masa.

2. Kebolehan Berkomunikasi dan Mempromosi

Komunikasi berkesan merupakan aset pentingkepada semua pustakawan

Komunikasi yang baik boleh membantu danmentafsir kehendak pengguna yang berbeza

Penguasaan bahasa yang baik dan bersopansantun

Mempunyai kemahiran dan kebolehanberdamping dengan pengguna

Senang berurusan dan senang bermesradengan pengguna

Kebolehan berkomunikasi secara semuka dan'interpersonal1

Kebolehan mempromosi produk danperkhidmatan

3. Berpengetahuan Luas dan Berwawasan

Mengetahui kemajuan dan perkembangansemasa dalam bidang yang berkaitan

Sentiasa peka dengan teknologi baru sepertipangkalan data, IT dan maklumat-maklumatmutakhir yang boleh diakses oleh pengguna

Berketerampilan, jika tidak pun mahir untukmengendalikan teknologi-teknologi terkini

Bijak menganalisis bidang/perkara yangditanya dan boleh mengaitkan dengan sumber-sumber asas yang boleh dirujuk

Perlu mengetahui punca mendapatkan sesuatumaklumat dan menimbangkan alternatif-alternatif lain

Berpandangan jauh, bijak merancang, dan adasifat keterbukaan.

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

4, Sikap Saling Membantu

Saling berhadapan dengan pengguna dan sediamemahami kerenah mereka

Berhemah dan sabar mengendalikan kehendakpengguna

Rajin, suka menolong dan sentiasa berusahamemenuhi kehendak pengguna

Tidak menghampakan kehendak pengguna -sedaya upaya cuba mendapatkan bahan/maklumat yang diperlukan

Jika bahan/maklumat tidak kedapatan diperpustakaan, beri jalan bagaimana bahanboleh diperolehi

Mempunyai sifat simpati dengan menolongpengguna tanpa mengharapkan sebarangbalasan atau ganjaran.

5. Berketerampilan/Berteknologi Tinggi

Pustakawan bukan hanya biasa menggunakansumber bercetak, tetapi juga mahirmengendalikan pangkalan data, mediapembelajaran seperti CD-ROM, dansebagainya, berkaitan bahan yang dipinta

Untuk menjimatkan masa dan wang,Pustakawan mesti pandai merancang strategipencarian maklumat (search strategy)

Berkebolehan untuk menunjuk-ajar penggunamengenai kesesuaian sesuatu pangkalan datadengan bahan yang dicari

Sentiasa terkini (up-to-date) denganperkembangan-perkembangan teknologimaklumat, serta tahu kepentingannya dalammemberikan perkhidmatan

Pandai memilih bahan yang bersesuaian,pandai mentakrifkannya, serta pandaimencadangkan kepada pengguna alternatifatau pilihan lain yang munasabah.

PENUTUP

Senarai di atas boleh diperturunkan berjela-jelapanjangnya, tetapi yang utama kita Pustakawan harussedia menangani perubahan. Bak kata pepatahMelayu 'tepuk dada tanya selera'. Walau apapunpetua yang kita ketengahkan, anggaplah itu hanyasebagai satu panduan atau landasan 'pelan bertindak'.Ada sesetengah saranan yang mahu supayaPustakawan membabitkan diri dalam isu semasa.Pustakawan/Pertubuhan Pustakawan selain daripadamemperjuangkan nasib ahlinya hendaklah beranimengeluarkan pendapat atau kenyataan umummengenai soal-soal yang berkaitan dengan negara danmasalah sosial. Pandangan ini patut diberi penuhperhatian serius apalagi sokongan. Sampai bilakerjaya Pustakawan hanya ibarat "melukut di tepigantang" tanpa berani memberi pandangan,jangankan isu besar negara malahan agenda yangmembabitkan masalah buta huruf dan kurangnyamasyarakat membaca pun jarang-jarang sekali diberiliputan atau "nilai tambahan" oleh Pustakawan.

RUJUKAN

1. Ramli Abdul Samad. Merenung masa depanperpustakaan. Dalam Berita Harian, 8 September1994, m.s. 10.

2. Syed Salim Agha. Touching from adistance:marketing the library and imagebuilding. In 1994 Joint Library Association ofMalaysia/Library Association of SingaporeCongress". Towards achieving high performancelibraries: vision for the future", 19-21 September1994,Penang.

3. La Forte, Susan R. Information brokers: friendand/or foe." In Public Library Quarterly, 3(4)Winter 1982.

4. Zohra Ibrahim. Perpustakaan Rujukan yangdiingini. Dalam Bengkel Perkhidmatan Rujukan.Kajian Sains Perpustakaan & Maklumat ITM,15 Mei 1991.

5. Berita ITM, Bil. 85, Mei 1994, m.s. 2.

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia

Hak Cipta Terpelihara © 1995 - Perpustakaan Negara Malaysia