Document  Retrieval  

Documents  in  OnBase  are  assigned  to  Document  Types,  which  are  stored  within  Document  Type  Groups.  

• A  Document  Type  Group  contains  Document  Types.  • A  Document  Type  is  a  group  of  similar  documents.  

Document  Types  and  Document  Type  Groups  

When  you  log  into  OnBase,  The  Document  Retrieval  window  opens  by  default.    Select  the  Document  Type  Group  from  the  drop  down  list,  and  the  list  of  Document  Types  within  that  group  will  be  displayed.  

NOTES:  • Not  all  users  have  access  to  all  Document  Type  Groups.    • Not  all  access  carries  equal  privileges.  You  might  be  able  to  view  a  document,  but  not  

to  print  or  email  it.    If  you  have  questions  regarding  your  rights  or  privileges,  your  supervisor  or  OnBase  contact  should  be  able  to  help  you.  

Click  the  Document  Type  you  wish  to  retrieve,  or  shift-­‐click/control  click  to  search  multiple  Document  Types  at  once.    

After  you  have  selected  your  Document  Types,  there  are  a  number  of  ways  to  search  for  specific  documents.  These  are  covered  in  the  next  section.  

 

 

SEARCH  BY  DATE  RANGE    To  find  documents  imported  into  OnBase  between  a  range  of  dates,  use    the  From  and  To  date  fields.    Just  enter  the  dates  and  click  the  FIND  icon.    

Document  Retrieval  (cont.)  

After  you  have  selected  the  Document  Type(s)  there  are  many  ways  to  find  specific  documents.    Once  the  Document  Type(s)  are  highlighted,  you  can  search  using  dates,  keywords,  text  or  notes.  

NOTE:  Clicking  the  expand  button  (to  the  right  of  the  “To  Date”  field)  will  give  you  added  date  search  options.  

 

SEARCH  BY  KEYWORD    

Using  keywords  to  search  offers  multiple  ways  to  find  documents.    You  can  search  by  entering  a  value,  or  by  choosing  an  existing  value  from  the  drop  down.  

This  can  be  further  simplified  by  typing  the  first  character(s),  then  clicking  the  dropdown  arrow  to  pick  from  only  the  words  that  begin  with  those  characters.    Not  sure  of  the  name  or  the  spelling?  Use  the  asterisk    as  a  wildcard.  For  example,  if  you  don’t  know  whether  the  name  is  spelled  Kelly  or  Kelley,  you  could  enter  Kell*  to  bring  up  all  names  beginning  with  Kell.  

Operators  can  also  be  used  to  expand  a  search.  Double  click  the  keyword  name  to  bring  up  additional  keyword  fields,  then  use  the  AND,  OR,  or  operator  combinations.  

• Click  the  =  sign  to  change  to    <,  <=,  >  or  =>.    • Click  AND  to  change  to  OR.  

EXPAND  BUTTON  

SEARCH  BY  TEXT  or  NOTES    

Some  documents  are  text  searchable,  or  have  notes  attached.  By  clicking  the  Text  or  Note  tabs,  you  will  find  these  search  options  

Searching  For  Documents  

 

NOTES:  • Documents  in  OnBase  are  

stored  in  different  formats,  and  therefore  will  have  different  menus.  

• Documents  will  open  in  their  native  format.  For  example:  Word  documents  will  launch  MS  Word.    

• Some  document  formats,  such  as  PDF  will  launch  within  OnBase’s  document  viewer  window.  These  documents  will  have  their  own  toolbars.  You  should  use  the  toolbars  that  are  native  to  the  file  for  printing  and  emailing.  

 

Document  Retrieval  (cont.)  

Opening  and  Working  with  Documents  

THE  HIT  LIST      

Hit  List  is  the  term  used  for  the  list  of  documents  that  appears  after  you  enter  your  search  parameters  and  hit  the  FIND  button.  The  list  will  display  as  many  documents  matched  your  search.  It  displays  50  per  screen  –  if  there  are  more  than  50  documents,  the  arrows  at  the  top  of  the  screen  will  turn  green.  Click  the  arrows  to  navigate  through  the  screens.

Highlight  and  double  click  the  document  to  open  it.  

When  you  have  selected  your  document,  you  will  have  a  number  of  options  available,  depending  on  your  user  rights.  Some  of  the  options:  

• Email  or  print  • View  the  document’s  history  • Pull  up  related  documents  • Leave  notes  or  read  notes  left  by  other  users  • Modify  the  keywords  

You  can  access  these  options  from  the  document  viewer  toolbar,  or  right  click  on  either  the  highlighted  document  in  the  hit  list  for  a  condensed  menu,  or  right  click  anywhere  on  the  open  document  to  get  a  full  menu.    

OPEN  TEST  DOCUMENT  

Right  click  anywhere  on  the  open  document  or  on  the  highlighted  document  in  the  hit  list  for  a  dropdown  menu.