PDCA Facilitator Workshop:

Strategic PlanningTunas Training Center Bintaro 1 November 2011

Agenda Workshop

Time 09.00 10.30 10.30 10.45 10.45 12.00 12.15 13.15 13.15 15.15 15.15 15.30 15.30 17.30

Session Session 1: WBAWI, Visi, Misi, Nilai-Nilai, Strategi Coffee Break Session 2: BSC Konsep & Metodologi Lunch Session 3: BSC Studi Kasus & Presentasi Tea Time Session 4: BSC Studi Kasus & Presentasi

Business Plan Formulation Calendar of EventsWeek W457

Mon31 OCT Technical Meeting 8 1 NOV

Tue2 PDCA Training 1

Wed3

Thu4 Toyota Operations Support

Fri

9

10 TDM (Main Dealer) TDM (Retail)

11

W4614

Legal & CorpComm Used Car, Oil, Auction 15 Daihatsu 21 22 Internal Audit PDCA Training 2 28 29 Human Resources General Affairs Finance 30 23 16

17

18 BMW, Peugeot, Used BMW

W4724 Rental Marketing Planning & Development 1 DEC Accounting, Tax & Budget Information Technology 2 25

W48

W49

Keluaran dari Business Plan FormulationHari Pertama Pleno + Audit, Op Support 1. Business Plan: WBAWI, Vision & Mission, Core Values, Grand Strategy, Balanced Scorecard: Strategy Map, KPI, Priority Actions

Hari Kedua Tim Mawar + Budget & GA: 1. Budget: CAPEX & OPEX Hari Kedua Tim Anggrek + IT: 1. Future IT Requirements: Applications, Module Enhancements, Hardware (e.g. handheld, storage, desktop/laptop, etc.) Hari Kedua Tim Melati + HRD: 1. Organisation Structure 2. Manpower Planning (MPP)

Keluaran dari Business Plan FormulationHari Pertama Pleno + Audit, Op Support 1. Business Plan: WBAWI, Vision & Mission, Core Values, Grand Strategy, Balanced Scorecard: Strategy Map, KPI, Priority Actions

Hari Kedua Tim Mawar + Budget & GA: 1. Budget: CAPEX & OPEX Hari Kedua Tim Anggrek + IT: 1. Future IT Requirements: Applications, Module Enhancements, Hardware (e.g. handheld, storage, desktop/laptop, etc.) Hari Kedua Tim Melati + HRD: 1. Organisation Structure 2. Manpower Planning (MPP)

Siklus PDCA pada Semua Kegiatan

Ambil Tindakan koreksi atas penyimpangan yang ada, dan susun rencana baru

Action

APC DDo

Buatlah Rencana yang baik sebelum mulai dikerjakan

Plan

CheckTeliti hasil pekerjaan apakah telah sesuai dengan rencana

Laksanakan pekerjaan sesuai rencana yang telah disusun

SETIAP KEGIATAN ADA PDCA NYA

Impian yang Menjadi KenyataanCara terbaik untuk meramalkan masa depan adalah menciptakan masa depan tersebutSalah satu cara untuk menciptakan masa depan adalah menentukan secara jelas masa depan apa yang ingin dicapai

Impian Seorang JFK Presiden Amerika Serikat, John F. Kennedy (JFK) mengumandangkan mimpinya di depan Sidang Gabungan Kongres pada 25 Mei 1961 Sayangnya JFK tidak sempat menyaksikan peristiwa bersejarah bagi umat manusia Amerika Serikat berhasil mendaratkan manusia pertama di bulan pada 20 Juli 1969 JFK ditembak dan meninggal dunia pada 22 November 1963

First, I believe that this nation should commit itself to achieving the goal: before this decade is out, of landing a man on the Moon and returning him back safely to the earth. John F. Kennedy

Artikulasi Visi (Vision)Visi adalah suatu pandangan jauh ke depan tentang organisasi atau impian yang ingin dicapaiBy the end of the decade, we will put a man on the moonJohn F. Kennedy, United States president, 1961

A computer on every desk and in every homeBill Gates, Microsoft chairman and chief executive officer, 1980

Democratize the automobileFord, early 1900s

Become the number one or number two in every market we serveGeneral Electric (GE), 1980s

Menuju masyarakat adil dan makmurSoeharto, Presiden Republik Indonesia, 1976

Sebelum lebih lanjut dengan Visi: WBAWIWhat Business Are We In (WBAWI) menyatakan apa yang mesti dilakukan dan mengapa suatu organisasi itu adaWBAWI memberikan arah maupun batasan tentang hal atau tindakan yang boleh dilakukan atau yang tidak boleh dilakukan oleh suatu organisasi Studi Kasus: Jaya Ancol

What Business Are We In (WBAWI)

Pembangunan Jaya Ancol mengelola area pariwisata terintegrasi seluas 552 Ha dengan lokasi dekat pantai dan kemudahan akses melalui jalan tol, busway, serta kereta api Area pariwisata mereka mencakup pantai, taman, Dunia Fantasi, Atlantis Water Adventure, Gelanggang Samudera, Sea World, dll Pada tahun 2005, mereka menentukan Pengembangan Properti dan Real Estate sebagai WBAWI mereka

Exercise #1: WBAWI Kedai KopiBayangkan diri Anda sebagai pebisnis yang hendak terjun mendirikan kedai kopi... Anda adalah seorang pecinta kopi yang harus memulai pagi hari dengan secangkir kopi panas dan tidak bisa hidup tanpanya Melihat pasar peminat kopi yang begitu besar, termasuk di Indonesia, Anda bersama dengan seorang teman bermaksud mendirikan suatu kedai kopi yang walau kelasnya belum sebesar Starbucks namun lebih bonafide dari warkop di pinggir jalan Anda ingin tidak sekedar menjual kopi, namun juga memberikan layanan prima dan tempat nyaman bagi pengunjung kedai kopi Anda

Exercise #1

(1) Pikirkan nama yang cocok dan (2) susun WBAWI yang membedakan kedai kopi Anda dari kedai-kedai kopi lainnya!

Kembali ke Visi...Visi berisi pernyataan umum tentang tujuan yang harus ditempuh di masa yang akan datang dalam kurun waktu tertentu (biasanya 5 s/d 10 tahun)Visi yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut:5

4

Menggambarkan benefit jika visi tercapai

Studi Kasus: Jaya Ancol

Dilengkapi kriteria keberhasilan yang jelas dan terukur

3

Memberikan semangat dan membanggakan

1

Tegas mengenai apa yang ingin dicapai

2

Dapat menjadi acuan sasaran organisasi

Pembangunan Jaya Ancol memiliki visi untuk Menjadi perusahaan pengembang kawasan wisata terpadu terbesar dan terbaik di Asia Tenggara yang memiliki jaringan sentra rekreasi terluas pada tahun 2015

Bagaimana dengan Misi (Mission)?Misi memberikan pemahaman mengenai tujuan keberadaan maupun peran suatu organisasi, baik kepada pihak internal maupun pihak eksternal why we exist / raison d'tre)We shall build good ships here At a profit when we can At a loss if we must But, always, good ships. Newport News Shipbuilding & Drydock Company Membangun dan mengembangkan kota baru yang mandiri, lengkap dan terpadu, yang memiliki standar kehidupan dan lingkungan yang tinggi, yang memberikan manfaat bagi masyarakat, pemerintah, dan mitra usaha, yang berperan dalam menghasilkan manusia Indonesia berkualitas Bumi Serpong Damai (BSD) Number one in pizza Number one in people

Studi Kasus: Jaya Ancol

Pembangunan Jaya Ancol memiliki misi untuk Senantiasa menciptakan lingkungan kehidupan sosial yang lebih baik melalui sajian hiburan berkualitas yang berunsur seni, budaya, dan pengetahuan dalam rangka mewujudkan komunitas pembaharuan kehidupan masyarakat yang menjadi kebanggan bangsa

Sell more pizza, have more fun

Perbandingan Visi dan MisiPernyataan Visi dan Misi Sejumlah KorporasiKorporasi Papan Atas Indonesia Companies Vision MissionTo develop and add value to petroleum resources wherever it operates, converting those resources into higher-value products that would satisfy the needs of customers and bring benefits to the people To be an Asset to the Nation To Provide the Best Service to Our Customers To Respect Individuals and Promote Teamwork To Continually Strive for Excellence

To be a leading oil and gas multinational of choice

To be one of the best managed corporations in Asia Pacific with emphasis on sustainable growth by building competence through people development, solid financial structure, customer satisfaction and efficiency To be a socially responsible corporation and to be environmentally friendly

To become a leading Telecommunication, Information, Media & Edutainment (TIME) Player in the Region

To Provide TIME Services with Excellent Quality & Competitive Price To be the Role Model as the Best Managed Indonesian Corporation

To be a world class national oil company

To carry out integrated core business in oil, gas, and biofuel based on sound commercial principles

Bagaimana Menyusun Pernyataan Visi dan MisiPernyataan Visi dan Misi dapat ditentukan berdasar serangkaian opsi/pilihanSeparate or combined Statements Two separate vision & mission statements One statement: either combined, or only vision or mission

Measurable / Non-measurable

e.g. by 2011 , top 20 operator , largest in the region

Aspiration Level

e.g. leading , premier , most innovative , high-quality

Scope

e.g. integrated telecom solutions , telecom & media company , enhanced communications service provider , through rich content, applications, and services , telecom and beyond

Scale

e.g. in the region , internationally , in the world

Other

e.g. enrich people s lives , customer-centric , economic and intellectual asset , fuel the economy

Exercise #2: Visi dan Misi Kedai KopiSebagai pemilik kedai kopi, tentunya Anda ingin kedai kopi tersebut menghasilkan untung dan bertumbuh kembang secara berkelanjutan... Apa tujuan bisnis kedai kopi Anda dalam kurun waktu 5 tahun kedepan? 10 tahun kedepan? Bagaimana dibandingkan pesaing sejenis? (misal: 3 besar) Bagaimana sebaran lokasinya? (misal: terbanyak se-Depok) Aspirasi apa yang hendak disampaikan? (misal: terbersih dan ternyaman, termurah dan terlengkap) Bagaimana lingkup layanannya? (misal: dine-in, take-away dan delivery) Apa tujuan keberadaan maupun peran kedai kopi Anda, baik untuk internal maupun eksternal? Kepada pembeli Kepada pemegang saham dan karyawan Kepada vendor/pemasok/mitra usaha Kepada komunitas/masyarakat sekitar

Exercise #2

Dengan bimbingan pertanyaan-pertanyaan di atas, silakan susun pernyataan Visi dan Misi kedai kopi Anda!

Nilai-nilai Organisasi (Core Values)Nilai-nilai organisasi merupakan cermin dari kepribadian, keyakinan, atau kepercayaan suatu organisasi Outstanding value to clients Commitment to each other Integrity Strength from cultural diversity

Studi Kasus: Jaya Ancol Nilai-nilai Organisasi di mata eksternal: Excellent Service Unique Product Spectacular Expertise Trustworthiness Corporate Citizenship Nilai-nilai Organisasi di mata karyawan: Integrity Responsible Committed Think wild Continuous learning Care for others

Bersih - Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman pada asas-asas tata kelola korporasi yang baik. Kompetitif - Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional, mendorong pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya sadar biaya dan menghargai kinerja Percaya Diri - Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor dalam reformasi BUMN, dan membangun kebanggaan bangsa Fokus Pada Pelanggan - Beorientasi pada kepentingan pelanggan, dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Komersial - Menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial, mengambil keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang sehat. Berkemampuan - Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang profesional dan memiliki talenta dan penguasaan teknis tinggi, berkomitmen dalam membangun kemampuan riset dan pengembangan.

Exercise #3: Nilai-nilai Organisasi Kedai KopiEtos dan budaya kerja karyawan-karyawan kedai kopi Anda harus ditunjang oleh normanorma yang dijunjung tinggi bersama... Nilai-nilai, mentalitas, atau perilaku apa yang harus dicerminkan karyawan Anda dalam lingkungan kerja sehari-hari? Perlukan penjabarannya didetailkan baik di mata eksternal maupun di mata internal? Bagaimana urutan ideal dari nilai-nilai, mentalitas, atau perilaku tersebut yang cocok dengan kultur kedai kopi Anda? Silakan susun nilai-nilai organisasi yang harus dijunjung tinggi oleh seluruh karyawan di kedai kopi Anda!

Exercise #3

Strategi: Cara untuk Mencapai TujuanStrategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentuPemindaian lingkungan internal dan eksternal merupakan bagian penting dari penyusunan strategi:Environmental Scan

TOWS MatrixStrengths Weaknesses

S-O Strategies

W-O Strategies

[pursue opportunities [overcome that are a good fit to weaknesses to pursue Opportunities strengths] opportunities] Internal Analysis External Analysis

Strengths

Weaknesses

Opportunities

S-T StrategiesThreats Threats [use strengths to reduce vulnerability to external threats]

W-T Strategies[establish defensive plan to prevent weaknesses susceptible to external threats]

Analisis SWOT menyediakan informasi yang mempertemukan sumber daya dan kapabilitas organisasi dengan kondisi lingkungan tempatnya beroperasi

Analisis Lingkungan Eksternal Melalui SWOTLibrary ServicesKey Strategic Objectives: To improve library services for teachers and students To deliver value-added services to the desktop and to assist in transition to the virtual library To develop a needs-led staff development programme Strengths Access by multilevel of users: students, teachers, and staff. Experience of library staff. Rich in resources Well-used Library web site Pleasant, comfortable environment for staff and users Weaknesses Underdeveloped skills amongst library staff Poorly maintained and outof-date stock Low awareness of services across potential user base Staff-intensive manual systems Inequalities in service provision Lack of user involvement in service development Threats Internet and IT enable potential users to bypass the Library Low profile and low credibility of libraries in general Size and complexity of catchment area Rising costs of resources, in particular, journals Lack of protected time for users to search for information and to use the Library during opening hours Underdeveloped IT infrastructure ILLUSTRATIVE

Opportunities Rich information on education / subject material. Focus on evidence-based practice Developing knowledge base about professions Training opportunities for library staff New technology and the information revolution/ IT Looking for library management software

Internal Assessment

External Assessment

Penentuan Strategi Menggunakan TOWS MatrixILLUSTRATIVEStrengths Access by multilevel of users: students, teachers, and staff Experience of library staff Rich in resources Well-used Library web site Pleasant, comfortable environment for staff and users Weaknesses Underdeveloped skills amongst library staff Poorly maintained and out-of-date stock Low awareness of services across potential user base Staff-intensive manual systems Inequalities in service provision Lack of user involvement in service dev.

Opportunities Rich information on education / subject material. Focus on evidence-based practice Developing knowledge base about professions Training opportunities for library staff Looking for library management software

Package together those electronic resources that we already hold that support evidence-based practice and market them as a specialised service (evidence gateway) to home and workplace users

Use the results of the working group s report to help us prioritise purchases for library automation

Threats Internet and IT enable potential users to bypass the Library Size and complexity of catchment area Rising costs of resources, in particular, journals Lack of protected time for users to search for information and to use the Library during opening hours Underdeveloped IT infrastructure

Develop a Library portal as an access point for users to access external resources

Involve our users in selecting and endorsing the Library s choice of electronic journals

Exercise #4: Strategi Kedai KopiSaatnya menyusun strategi! Tujuan akhir yang Anda cita-citakan tentunya membutuhkan kesamaan langkah dari seluruh karyawan yang bekerja di kedai kopi Anda... Tim business intelligence Anda melakukan sejumlah analisis, baik analisis internal maupun eksternal mengenai prospek bisnis kedai kopi kedepannya serta kapabilitas kedai kopi Anda saat ini Tim tersebut kembali dengan informasi sebagai berikut:Strenghts Hubungan dengan pemasok biji kopi yang baik: harga murah dan bisa memesan secara blanket order Pembeli menyukai suasana kedai kopi yang cozy dan bersih Threats Munculnya pesaing lain yang tidak diduga dan sangat agresif seperti 7 Eleven Belum banyak yang aware mengenai kedai kopi Anda Kebergantungan kepada satu pemasok biji kopi saja Kenaikan TDL di tahun 2012 Weaknesses Gaji karyawan yang kurang kompetitif Jenjang karier yang belum menjanjikan Keterbatasan dana untuk ekspansi Business process belum terstandardisasi, murni mengandalkan karyawan saja

Opportunities Masih banyaknya pasar yang belum tergarap, terutama di area Bogor dan Depok GDP dan daya beli masyarakat tahun 2012 meningkat Banyak bank yang menawarkan bantuan kredit kerja untuk keperluan ekspansi

Exercise #4

Lanjutkan penyusunan strategi kedai kopi Anda berdasarkan analisis internal maupun eksternal di atas, tambahkan bila perlu!

Pendekatan Strategi Ala Treasy dan WiersemaMichael Treasy dan Fred Wiersema adalah konsultan CSC Index yang dalam bukunya menjabarkan tiga disiplin yang harus diperhatikan dalam penyusunan strategiProduct Leadership having products those delights the customers (e.g. iPad, iPhone) Operational Excellence Doing things effectively and efficiently (e.g. WalMart) Studi Kasus: Jaya Ancol Strategi yang dipilih oleh Jaya Ancol: Sinergi bisnis antar SBU untuk menghasilkan keunggulan kompetitif Mendorong kompetensi utama di edutainment sebagai basis untuk mengembangkan keagenan dan jaringan rekreasi Membangun keunggulan SDM untuk menghasilkan layanan memuaskan dan pengalaman spektakuler bagi pengunjung Klarifikasi segmentasi produk-market untuk setiap bisnis Aliansi strategis/JV dengan pemain global untuk meningkatkan daya saing Diversifikasi ke bisnis yang berkaitan

Product/Services

Customer Intimacy Customers are individuals and not part of a large market (e.g. Domino s Pizza)

Strategic Intent dalam Satu LembarWBAWIPengembangan Properti dan Real-estate ILLUSTRATIVE

VisiMenjadi perusahaan pengembang kawasan wisata terpadu terbesar dan terbaik di Asia Tenggara yang memiliki jaringan sentra rekreasi terluas pada tahun 2015

MisiSenantiasa menciptakan lingkungan kehidupan sosial yang lebih baik melalui sajian hiburan berkualitas yang berunsur seni, budaya, dan pengetahuan dalam rangka mewujudkan komunitas pembaharuan kehidupan masyarakat yang menjadi kebanggaan bangsa

Strategi Besaran

Nilai - Nilai

Sinergi bisnis antar SBU untuk menghasilkan keunggulan kompetitif Mendorong kompetensi utama di edutainment sebagai basis untuk mengembangkan keagenan dan jaringan rekreasi Membangun keunggulan SDM untuk menghasilkan layanan memuaskan dan pengalaman spektakuler bagi pengunjung Klarifikasi segmentasi produk-market untuk setiap bisnis Aliansi strategis / JV dengan pemain global untuk meningkatkan daya saing Diversifikasi ke bisnis yang berkaitan

Di mata Karyawan: Integritas Bertanggung jawab Berkomitmen Berpikir kreatif

Di mata Eksternal: Layanan yang memuaskan Produk yang unik Spektakuler Kapabilitas

Belajar secara terus menerus Dapat diandalkan Peduli dengan yang lain Warga usaha yang baik