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1. AUDITORIA DEEXISTENCIAS Vernica R.P.2. INDICE IN T R O D U C C I N O B J E T IV O S D E L A A U D IT O R IA E V A L U A C I N D E L C O N T R O L IN T E R N O P R O C E D IM IE N T O S D E A U D IT O R IA A S P E C T O S F U N C IO N A L E S Y D E S E G U R ID A D E N A L M A C E N E S E X IS T E N C IA S E N L A M E M O R IA C O N S ID E R A C IO N E S P A R A E L IN F O R M E C O N C L U S IO N E S B IB L IO G R A F A3. INTRODUCCIN Concepto Podemos definir las existencias como aquellos bienes posedos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotacin, o para su transformacin o incorporacin al proceso productivo. De esta forma tenemos dos tipos de existencias:a) Las no sometidas a transformacin (de los subgrupos 30, 31 y 32 del Plan General Contable y se regularizan contra cuentas del subgrupo 61).b) Las sometidas a transformacin (subgrupos 33, 34, 35 y 36 que son regularizadas contra cuentas del subgrupo 71).De la anterior definicin podemos concluir que las existencias formarn parte del activo corriente de la empresa, antes llamado circulante segn PGC 90.4. Clasificacin de las cuentas GRUPO 3: EXISTENCIAS 30. COMERCIALES 351. Productos terminados B 300. Mercaderas A 36. SUBPRODUCTOS, RESIDUOS Y 301. Mercaderas B MATERIALES RECUPERADOS 31. MATERIAS PRIMAS 360. Subproductos A 310. Materias primas A 361. Subproductos B 311. Materias primas B 365. Residuos A 32. OTROS APROVISIONAMIENTOS 366. Residuos B 320. Elementos y conjuntos incorporables 368. Materiales recuperados A 321. Combustibles 369. Materiales recuperados B 322. Repuestos 39. DETERIORO DE VALOR DE LAS 325. Materiales diversos EXISTENCIAS 326. Embalajes 390. Deterioro de valor de las mercaderas 327. Envases 391. Deterioro de valor de las materias primas 328. Material de oficina 392. Deterioro de valor de otros 33. PRODUCTOS EN CURSO aprovisionamientos. 330. Productos en curso A 393. Deterioro de valor de los productos en curso. 331. Productos en curso B 394. Deterioro de valor de los productos 34.PRODUCTOS SEMITERMINADOS semiterminados. 340. Productos semiterminados A 395. Deterioro de valor de los productos 341. Productos semiterminados B terminados 35. PRODUCTOS TERMINADOS 396. Deterioro de valor de los subproductos, 350. Productos terminados A residuos y materiales recuperados5. NovedadesPor lo que se refiere a la regulacin que de las existencias hace el PGC 07 no existen grandes cambios, si bien se introducen algunas novedades: Dentro de la categora de existencias adems de los bienes se pueden incorporar los servicios. Realizacin del correspondiente inventario de servicios. Tratamiento de los descuentos sobre compras por pronto pago como menor precio de adquisicin y no como un ingreso financiero. Tratamiento de los intereses incorporados al nominal de los dbitos, que como regla general no formarn parte del coste de adquisicin. Incorporacin de los gastos financieros como mayor coste de adquisicin para las existencias de largo ciclo de produccin. Desaparicin del LIFO como mtodo de valoracin de las existencias. Determinacin de la correccin valorativa para las materias primas.6. NovedadesEl IASB regula el tratamiento de las existencias en la Norma Internacional de Contabilidad numero 2 (NIC2). Esta norma debe ser aplicada para contabilizar las existencias, siempre que no sean: Obras en curso, provenientes de contratos de construccin, incluyendo los contratos de servicio relacionados con ella ( NIC11 Contratos de Construccin Instrumentos financieros ( prestamos, crditos, etc) Activos biolgicos. Existencias que proceden de la produccin agrcola y forestal, menas de mineral y productos agrcolas, que estn en poder de los productores.7. Por qu es importante el estudio del almacn?Desde el punto de vista de la auditoria, el almacn es una partida muy importante: por su volumen econmico con respecto al total de activo. por su repercusin en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoracin afecta directamente. por su repercusin financiera en base a su importancia sobre el activo corriente.Las empresas industriales adquieren materias primas y productos elaborados para someterlos a un proceso de elaboracin y transformacin en productos acabados aptos para su venta en el mercado.En las empresas comerciales, por el contrario, no hay elaboracin ni transformacin de las mercancas adquiridas, ya que venden al pblico los productos que compraron a los proveedores sin modificacin alguna.8. OBJETIVOS DE LA AUDITORIAEl objetivo de la auditoria es el examen de las existencias, el inventario valorado vinculado con otras reas de compras, fabricacin y ventas, y dirigido a comprobar que: Los bienes en productos, materias primas y materiales, existan fsicamente en el almacn, en deposito, en fabricacin, y se hallen en buenas condiciones de utilizacin. Dichos bienes estn en posesin de la empresa y figuren en el inventario fsico, tanto los artculos que estn dentro o fuera de la empresa. El corte en las operaciones refleje que la contabilizacin corresponde al periodo correcto. Los principios contables aplicados lo hayan sido uniformente con los del ejercicio anterior. Que existe establecido un buen control de cantidad y de calidad, para las compras y las ventas. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, proteccin, prevencin de daos o prdidas y coberturas para las que pueden producirse.9. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA El fichero se componga de tres partes: entradas, salidas y saldo de cada articulo, para que de la situacin en cada momento sin tener que recurrir al recuento fsico, se llama inventario permanente. Los procedimientos establecidos son adecuados para la realizacin de inventarios fsicos. Si los movimientos de entrada y salida de existencias corresponden al ejercicio de tal forma que no se han omitido en Contabilidad determinadas salidas de mercaderas, ni se han pagado facturas cuyas mercaderas no han entrado en almacn. Si la empresa no efectuase recuento fsico tiene que estructurar las existencias en grupos, segn numero de artculos y cuantas, prestando mayor atencin a los mas significativos. Que los responsables de su manejo no realizan las operaciones administrativas y contables a que dan lugar.10. EVALUACIN DEL CONTROL INTERNOEl objetivo es que se compren los bienes que se necesitan debidamente autorizados, que se reciban en las condiciones pedidas y se almacenen en condiciones adecuadas, que las existencias consumidas y vendidas estn autorizadas, que las transacciones estn registradas correctamente.Pueden establecerse los siguientes aspectos fundamentales del control interno:1. Una apropiada segregacin de funciones de custodia, registro, recepcin, almacenaje y embarque de las existencias.2. Un control de las existencias fsicas mediante un adecuado registro de las entradas y salidas de mercancas, utilizando un sistema de inventario permanente y realizando inventarios fsicos peridicos.3. Establecimiento de normas concretas para la valoracin de las existencias.11. EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO4. Adecuada proteccin fsica de los inventarios y cerciorarse de que efectivamente hay una cobertura de seguros suficiente para todas las existencias.5. Las rdenes de fabricacin recogen los costes con suficiente detalle para su anlisis.6. Se efectan recuentos fsicos de todas las existencias al menos una vez al ao, por personas distintas a los servicios de almacn, bajo un plan previsto de inventario rotativo.7. Los informes peridicos sealen las existencias anticuadas, estropeadas, y de lenta rotacin, as como las cantidades excesivas.8. Existan instrucciones escritas de los procedimientos de valoracin de las existencias.12. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Introduccin: Cmo auditar las existencias?Despus de conocer el resultado del Cuestionario sobre el Control y Auditoria internos y la organizacin administrativa y contable de la empresa se aconseja que el Auditor dedique una atencin especial, para conseguir la tarea nada fcil de la evidencia que necesita para formar su opinin. Los problemas de conformidad de existencia fsica; la oscilacin de precios; los costes; las valoraciones; las transformaciones y situaciones de los productos, as como su grado de utilizacin, entre otros, aconsejan extremar los cuidados en el momento de obtener la necesaria evidencia.El objetivo del examen es garantizar la identidad entre los valores contenidos en el balance y las existencias reales de los almacenes de la empresa, adems de formar una opinin sobre la gestin de existencias.13. Anlisis de los procedimientos1. Verificacin de existencias A.Por la empresa B.Por el auditor2. Valoracin de las existencias Criterios de valoracin A.Valoracin inicial B.Mtodos de asignacin de valor C.Coste de existencias en prestacin de servicios D.Valoracin posterior de las existencias Uniformidad y coordinacin de las valoraciones3. Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones Corte de operaciones14. 1. Verificacin de existenciasA) Por la empresa: Relacin o listado de precios actuales de los artculos existentes en los almacenes y comparacin con los precios unitarios que sirven de base a la valoracin del inventario. Relacin o listado de existencias, indicando unidades, precios unitarios de valoracin y valor total de cada grupo. Cada uno de los almacenes expresa el numero de partidas que componen el almacn y el numero de partidas recontadas15. 1. Verificacin de existenciasB) Por el auditor:Debe tener en cuenta:Verificacin de existencias y formacin del Inventario fsico.Debe intervenir:10. Analizando los procedimientos utilizados por la empresa para la formalizacin del inventario.Deber conocer las normas establecidas por la empresa para efectuar el recuento.Deber ser informado por la empresa de la preparacin para el desarrollo de las operaciones de inventario, as como de las instrucciones escritas.Es importante que el Auditor conozca la fecha de realizacin del inventario.16. 1. Verificacin de existencias Verificacin de existencias y formacin del Inventario fsico.2. El Auditor deber cooperar con la empresa en la formulacin de las instrucciones que debern observarse en la realizacin del inventario. Los puntos a tener en cuenta son los siguientes: Fecha ms adecuada para realizar el inventario fsico. Designacin de la persona responsable y lugares donde se efectuar el inventario. Productos que se han de incluir en el inventario y otros que no se deban recoger. Programacin de las operaciones para reducir en lo posible los productos en curso. Separacin de los elementos inservibles u obsoletos.17. 1. Verificacin de existencias Verificacin de existencias y formacin del Inventario fsico.1. El Auditor deber visitar los almacenes y dependencias de fbrica, depsitos de combustibles, etc. para conocer la situacin y la buena disposicin que tienen para la conservacin, control y manejo de las mercancas.3. El Auditor deber presenciar el recuento, pesaje o medicin de los elementos en existencia, tomando constancia de su efectividad y exactitud.5. El Auditor deber anotar los nmeros o referencias de los ltimos documentos justificantes de la recepcin o entrega de productos, emitidos con anterioridad a la fecha del inventario, con objeto de poder fijar con exactitud la separacin necesaria de las dos situaciones.6. El Auditor deber verificar e incluir en el inventario, la existencia de mercancas existentes en almacenes de depsito.8. Comprobar que ha habido una verdadera separacin de funciones entre las personas encargadas por la empresa para realizar las operaciones de inventario.18. 1. Verificacin de existencias Verificacin de la valoracin de existencias y trabajos en curso.La verificacin de los precios consignados en inventario, ser diferente segn se trate de valorar los productos comprados o productos en curso.Si se hubieran detectado mercancas en almacn en mal estado, obsoletas o de movimiento lento, el auditor deber considerar si la valoracin atribuida es realista. Deber comprobar si la empresa tiene normas establecidas para detectar estas situaciones y, en su caso, si las aplica con regularidad.Con relacin a la valoracin de los productos en curso, el procedimiento es ms complejo, puesto que los precios se forman internamente en la propia empresa, utilizando los elementos constitutivos del producto: materias primas, materias auxiliares, combustibles, mano de obra, gastos generales de produccinEl auditor deber efectuar las verificaciones necesarias de los elementos comprados y la aplicacin que se haya hecho de los mismos al proceso de fabricacin, as como comprobar los dems elementos utilizados19. 2-Valoracin de las existencias: 1. Criterios de valoracinA. Valoracin inicialLas existencias se valoran por su coste, ya sea el precio de adquisicin (existencias no sometidas a un proceso de transformacin) o el coste de produccin (existencias sometidas a transformacin y servicios).El precio de adquisicin incluye:Importe facturado por el vendedor.(-) Cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares.(-) Intereses incorporados al nominal de los dbitos, si bien se podrn incluir cuando la deuda tenga un vencimiento no superior a un ao.(+) Impuestos indirectos no recuperables de la Hacienda Pblica.(+) Gastos adicionales hasta que se hallen ubicados para su venta, tales como transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisicin (Inspeccin y conservacin por cuenta del comprador, costes internos de recepcin y comprobacin fsica anteriores a la entrada en almacn).20. 2-Valoracin de las existencias: A. Valoracin inicialEl coste de produccin ser igual a:Consumo de materias primas y otras materias consumibles.(+) Coste de los factores de produccin directamente imputables.(+) La parte que razonablemente corresponda de los costes indirectos, fijos o variables, en la medida en que tales costes correspondan al perodo de fabricacin, elaboracin o produccin en los que se haya incurrido al ubicarlos para su venta y se basen en la utilizacin de la capacidad normal de trabajo de los medios de produccin.(+) En las existencias que necesiten un perodo de tiempo superior a un ao para estar en condiciones de ser vendidas, los gastos financieros, en los trminos previstos en la norma sobre el inmovilizado material.21. 2-Valoracin de las existencias:B. Mtodos de asignacin de valor1. Si se trata de bienes no intercambiables entre s, o bienes producidos o segregados para un proyecto especfico, se utilizar el sistema de identificacin de partidas, asignando a cada bien el precio o los costes que le sean especficamente imputables.Un ejemplo prctico de este sistema lo podemos encontrar en las existencias de empresas inmobiliarias.2. Cuando se trate de bienes intercambiables entre s, se utilizar con carcter general el mtodo del precio medio o coste medio.Alternativamente, se podr aplicar el mtodo FIFO (primera entrada, primera salida) si la empresa lo considera ms conveniente para su gestin. Elegido uno de los anteriores mtodos, de acuerdo con el principio de uniformidad, la entidad utilizar el mismo mtodo para todas las existencias que tengan una naturaleza y uso similares dentro de la misma. Para las existencias con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilizacin de un mtodo diferente.De la anterior redaccin hay que destacar que desaparecen como mtodos vlidos de asignacin de valor el LIFO y otros anlogos22. 2-Valoracin de las existencias:C. Coste de existencias en prestacin de servicios.Una de las principales novedades de la norma de valoracin 10. del PGC 07 es la inclusin de las prestaciones de servicios dentro de la categora de existencias.Las prestaciones de servicios no se contemplaban como existencias en el PGC del ao 1990, que nicamente permita la inclusin de bienes dentro de la categora de existencias, no obstante, debemos indicar, que aunque novedoso, ya se prevea la posibilidad de incluir servicios en ejecucin dentro de las existencias en la adaptacin del PGC para empresas constructorasEl coste de las prestaciones de servicios considerado como existencias se compone fundamentalmente de mano de obra y otros costes del personal directamente involucrado en la prestacin del servicio, incluyendo personal de supervisin y otros costes indirectos distribuibles.Asimismo, no se incluirn, entre otros: Costes relacionados con las ventas. Costes del personal de administracin general. Mrgenes de ganancia. Costes indirectos no distribuibles.23. 2-Valoracin de las existencias: C. Coste de existencias en prestacin de servicios.De acuerdo con la norma de valoracin 14. 3 slo se contabilizarn los ingresos procedentes de la prestacin de servicios cuando se cumplan las siguientes condiciones:3. El importe de los ingresos pueda valorarse con fiabilidad.4. Es probable que la empresa reciba los beneficios o rendimientos econmicos derivados de la transaccin.5. El grado de realizacin de la transaccin, al cierre del ejercicio, pueda ser valorado con fiabilidad.6. Los costes ya incurridos en la prestacin, as como los que quedan por incurrir hasta completarla, puedan ser valorados con fiabilidad.De acuerdo con la regulacin establecida en el PGC 07, cuando nos encontremos al cierre de un ejercicio econmico con un servicio en ejecucin:10. Si se cumplen las condiciones de la norma de valoracin 14. 3 se reconocer como ingreso atendiendo al porcentaje de realizacin del servicio en la fecha del cierre11. Si no se cumplen las condiciones sealadas en la norma de valoracin 14. 3, el coste de produccin del servicio en fase de ejecucin se activar como existencia, reconocindose un ingreso por la variacin de existencias igual a los costes incurridos.3. Si adems de lo anterior, no se consideraran recuperables los costes incurridos (servicios en ejecucin con alta probabilidad de no aceptacin por el cliente) se reconocern slo los costes como gasto del ejercicio.24. 2-Valoracin de las existencias:D. Valoracin posterior de las existenciasDe acuerdo con la norma de valoracin 10. 2, con posterioridad a su reconocimiento inicial las existencias debern valorarse por su valor neto realizable cuando sea inferior al precio de adquisicin o coste de produccin, debiendo reflejarse cuando esta circunstancia ocurra la oportuna correccin valorativa que sern reconocidas como gasto en la cuenta de prdidas y ganancias.Cuando las circunstancias que ocasionaron la correccin de valor hubiesen dejado de existir, el importe de la correccin ser objeto de reversin.Para ello, el PGC recoge en el subgrupo 39 Deterioro de valor de las existencias la expresin contable de dichas prdidas reversibles. Cuando el deterioro sea irreversible, la prdida de valor ser ajustada.A estos efectos ,el valor neto realizable es el importe que se puede obtener por la enajenacin de un activo en el mercado, en el curso normal del negocio, deducidos los costes estimados necesarios para llevarla a cabo.25. 2-Valoracin de las existenciasD. Valoracin posterior de las existenciasReglas especiales 6. En el caso de las materias primas no se registrar ninguna correccin valorativa en las mismas, siempre que se espere que los productos terminados a los que se incorporen sean vendidos por encima del coste. En el caso de que procediera realizar una correccin valorativa, el precio de reposicin de las materias primas puede ser la mejor medida disponible de su valor neto realizable.8. Los bienes o servicios que hayan sido objeto de un contrato de venta en firme no sern objeto de correccin valorativa, siempre que el precio pactado cubra, como mnimo, el coste de tales bienes o servicios, ms todos los costes pendientes de realizar que sean necesarios para la ejecucin del contrato.2. Uniformidad y coordinacin de las valoracionesDe acuerdo con los criterios de valoracin expuestos el auditor deber consignar en su informe el sistema de valoracin adoptado por la empresa.Una vez que se han terminado las operaciones de verificacin del inventario fsico y de su valoracin, el Auditor cotejar el resultado con las cifras contabilizadas, y comprobar si las diferencias han sido recogidas por la contabilidad, quedando armonizadas las cifras en balance.26. 3-Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones:Se debe verificar el coste de las operaciones de compras y expediciones utilizando la informacin de la fecha de inventario. Se revisar la numeracin de los albaranes de entrada y salida. Se seleccionan algunas facturas y se comprueba si su contabilizacin ha sido correcta. Corte de las operacionesEl corte de existencias puede definirse como los procedimientos para asegurar que se han reflejado en los estados financieros del ejercicio los movimientos de entradas y salidas y todos los realizados dentro del almacn. Estos procedimientos consisten en:1. Realizar el Corte de operaciones de compras, utilizando la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico.2. Realizar el Corte de operaciones de expediciones, utilizando la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico.3. Revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas y salidas para verificar la segregacin de los movimientos de existencias.4. Seleccionar alguna factura de compras y ventas de importancia realizadas antes y despus de la fecha del inventario fsico y determinar si su contabilizacin ha sido correcta.27. ASPECTOS FUNCIONALES Y DE SEGURIDAD EN ALMACENESResulta de mayor inters que el Auditor tenga un conocimiento exacto de la buena disposicin y funcionamiento de los productos en existencia, y de las medidas de seguridad tomadas por la empresa. Para ello, aparte de su valoracin del sistema de control interno, deber efectuar las verificaciones necesarias para obtener la evidencia acerca del cumplimento de normas.A) Entrada y recepcin de productos.Deber ser canalizada, sobre todo en grandes empresas, a travs de un departamento especfico de recepcin, encargndose de una serie de funciones como: comprobar la cantidad de unidades fsicas recibidas, comprobar la calidad de unidades fsicas recibidas, verificar la cantidad de obra realizada por contrata y su calidad, ordenar la entrada de los productos en almacn o en obras, etc.B) Almacenaje.Al frente del almacn deber haber una persona encargada o tantas como almacenes existan. Sern los responsables del mantenimiento, en buen estado, de los productos depositados. Debern hacerse las comprobaciones necesarias para hacerse cargo de lo que reciben para conservacin y custodia.28. ASPECTOS FUNCIONALES Y DE SEGURIDAD EN ALMACENESC) Salida de productos para su venta o aplicacin.Supone la salida de mercancas, bien para la venta directa o para aplicar al proceso de produccin.D) Productos en curso.De las materias primas, materias auxiliares, combustibles y otros elementos que entren en el proceso de fabricacin deber hacerse cargo la persona responsabilizada por la empresa, para seguir la trayectoria de estos elementos, desde el momento de su entrada en fbrica hasta su terminacin en forma de producto acabado.E) Expedicin.Recibido del departamento de Ventas el pedido correspondiente, se entregar copia de expedicin al almacn, otra quedar en poder del propio departamento de expedicin y una tercera se unir como nota de entrega de los productos vendidos para el cliente. El auditor deber verificar todo este proceso de entrada, almacenaje, salidas y expedicin de mercancas.F) Conservacin y seguridad de los productos.Es muy importante velar porque se mantengan en buen estado de conservacin las existencias. Para ello, habrn de tomarse por la empresa todas las medidas necesarias para situar a los productos en las mejores condiciones. El auditor debe asegurarse de que renen las condiciones.29. EXISTENCIAS EN LA MEMORIAEl auditor tiene que verificar la informacin que aparece en la memoria de la empresa y sobre todo una serie de cuestiones que a continuacin se detallan:1) Normas de valoracin: indicara los criterios seguidos sobre valoracin y correcciones valorativas.2) En cuanto a la valoracin: dar una explicacin del precio de adquisicin y del coste de produccin de los productos elaborados por la empresa.3) En cuanto a correcciones valorativas: desglose del importe total por cuentas de los deterioros por depreciacin de existencias.4) Otra informacin: sealara los compromisos adquiridos de compras o ventas; limitaciones a la disponibilidad de las existencias motivadas por garantas, fianzas, etc.30. CONSIDERACIONES PARA EL INFORME 1. El auditor, al emitir su opinin sobre las cuentas anuales, deber evaluar, en funcin de los procedimientos efectuados, si la valoracin de las existencias es la adecuada y si las bases o criterios de valoracin han sido uniformes. 2. El auditor puede detectar durante su trabajo diversas incidencias o errores que pueden tener efecto sobre su informe como son: a. Valoracin que no est de acuerdo a principios y normas contables o con errores. b. Falta de uniformidad. c.Correcciones de valor no justificadas. d. Presentacin inadecuada. 3. Estas incidencias se trasladarn al informe dependiendo de su significacin de acuerdo a lo establecido en la Norma Tcnica sobre Importancia Relativa, mediante salvedades, pudiendo incluso conducir a una opinin desfavorable o si existieran limitaciones al alcance o incertidumbres muy significativas a una denegacin de opinin. 4. En algunos casos, puede que no exista en la empresa un sistema de costes o que an existiendo dicho sistema, no sea adecuado o no ofrezca la debida fiabilidad para valorar las existencias. Dependiendo de la importancia de esta limitacin al alcance, el auditor deber emitir una opinin con salvedades o denegar la opinin, segn el caso.31. CONCLUSIONESLa conclusin es que las principales incidencias con las que puede encontrarse el auditor en su anlisis de ste epgrafe del balance de situacin son:3. No es posible la verificacin de la realidad fsica de las existencias a travs del recuento fsico.5. Inexistencia de un adecuado sistema de costes que permita valorar los stocks de manera fiable.7. La valoracin de las existencias no es conforme a los principios y normas contables o contiene errores significativos.9. Falta de uniformidad en el tratamiento contable de estos activos.11. Presencia de deterioros de valor no registrados contablemente.13. Presentacin inadecuada de la informacin financiera referente a este tipo de activos.Deber de ser el auditor, de acuerdo a su criterio profesional y a la importancia relativa que tengan dichas incidencias sobre las cuentas anuales de la entidad auditada, el que establezca el tratamiento de las mismas en su Informe de auditoria.32. 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