OXSEED – On Demand ECM

Entwicklungsprojekt SaaS – oder wie eine ECM-Plattform der nächsten Generation entsteht!

Kristine Trabant, Projektleiterin Maas High Tech GmbH Marcus Hartmann, Vorstand OXSEED AktiengesellschaftSoftware as a Service – Kongress 2008Mainz, 29. Oktober 2008

Unumkehrbare IT-Businesstrends

• IT – Versorgung bzw. IT – Sourcing

– Kostenoptimierung

– Fokus auf Kernkompetenz

– Höhere Leistungsqualität

• Compliance

– Druck zur Einhaltung von gesetzlichen und regulativen

Bestimmungen

– extern und intern

• Business Process Management

– Kostenoptimierung in Verwaltung und Administration

– Industrialisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen

– Business Process Outsourcing

Evolution von Enterprise Software

Was ist ECM?

• ECM = Enterprise Content Management

• Unternehmensweiter Ansatz

• Lösungen / Technologien zur Erfassung, Verwaltung,

Speicherung, Archivierung und Bereitstellung von Content und

Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen

• Konkrete Anwendungen

– Elektronisches Dokumenten-Management und digitale

Aktenverwaltung

– Workflow- und Vorgangsmanagement

– Elektronische, revisionssichere Archivierung

– Document Capture (Scannen und Erkennen) und Output

Management

Warum ECM als On Demand-Lösung?

• Die Einführung von ECM – Lösungen ist sehr komplex und

aufwendig

– Verschiedenste Anforderungen aus den unterschiedlichsten

Bereichen

– Hohe Investitionsvolumen

• Selbst große Unternehmen scheuen oft den Aufwand

• Geändertes Nachfrageverhalten für ECM – Projekte seit 2003

– Reduzierte Projektbudgets

– Explizite Nachfrage nach ASP- und Outsourcing-Lösungen

• ECM für kleinere und mittlere Unternehmen verfügbar machen

• Abbildung unternehmensübergreifender Prozessketten

• Infrastruktur für Business Process Outsourcing (BPO)

ECM = Infrastruktur für BPO

ECM-Fachliche Anforderungen• Funktionale Abbildung des AIIM*-Modells für ECM

• Abstraktion dieser Funktionen auf eine multi-tenant Web-Plattform

• Hauptanforderungen

– Format- und kanalunabhängige Erfassung: Scannen, Office, Mail-In, Fax-

In, Batch, EDIFACT, ERP-Schnittstellen etc.

– Automatische, halb-automatische und manuelle Indexierung von Content

– Pre-Processing: COLD-Verarbeitung, Formatkonvertierung, Elektr.

Signatur

– Business Rules und Workflow-Services, Arbeitskorb für

Vorgangsbearbeitung

– Rechts- und revisionssichere Archivierung

– Schlagwort- und Volltextsuche, Aktennavigation

– Format- und kanalunabhängige Bereitstellung von Content

*AIIM = Association for Information and Image-Management

Nicht-funktionale Anforderungen

• 100% Web-Architektur, Anwender benötigen nur Internet-Browser

• Hohe Benutzerfreundlichkeit / Anwendungskomfort / Einfachheit

• Application Delivery im 1:m-Modell (multi-tenant)

• Zuverlässigkeit, Stabilität und Performance

• Offenheit der Plattform durch Unterstützung von Web-Standards

• Keine softwareseitige Begrenzung der Skalierung

• Schnelle und einfache Integration von Anwendungen und Daten

• Umfassende Sicherheits- und Compliance-Konzepte

– Datensicherheit im RZ, Datenschutz in der Plattform

– Konzepte für Content-Registration und Berechtigung

OXSEED – Lösungsplattform

Warum Maas High Tech GmbH?

• Maas High Tech ist ein Software-Haus mit Ausrichtung auf

die Bereiche Individualentwicklung, Mainframe-Integration

und Output/AFP

• Fachlicher Fokus: Lösungen und Architekturen für ECM

• Development-Skills: IBM Mainframe, Web-Technologien,

J2EE, SOA/Web Services, HTML/AJAX, Open Source

• Gründung: 1986 in Stuttgart

• 30 Mitarbeiter

• Entwicklung von individuellen DMS-Lösungen bei Hallesche,

DBV-Winterthur, VHV, Stinnes, Stuttgarter

• Langjährige, bewährte Zusammenarbeit

Der Projektauftrag

• Konzeption und Entwicklung einer skalierbaren,

konfigurierbaren, web-basierten SaaS – Plattform für

Enterprise Content Management für einen „Multi-Tenant-

Betrieb“ in verschiedenen Rechenzentren

• Umsetzung auf Basis der vorgenannten Requirements

• Integration von bei der Maas High Tech vorhandener

Technologien, Komponenten und Individuallösungen

• Terminanforderungen

– Start des Projektes: Januar 2006

– Bereitstellung Beta-Version: Januar 2007

– Bereitstellung Version 1.0: Juli 2008

Anforderungsmatrix

• Langzeitarchivierung heterogener

Dokumentformate und stetig

steigende Dokumentierungspflicht

Stichworte: Normen und Richtlinien

erfüllen.

• Kunden und Geschäftspartner

wollen in Echtzeit über den Stand

der Auftragsbe-beitung informiert

sein und wechseln leicht zum

Wettbewerber.

• Flexibilität in einem globalisierten

Wettbewerbsmarkt in dem Personal

in multilokalen Teams

bedarfsgerecht eingesetzt werden

soll.

• ISO-Norm 19005-1:2005 gerechtes,

selbsttragendes Archiv und Daten-

basierend konfigurierbarer

Workflow für die

Dokumentbearbeitung.

• Digitalisieren der

kommunikationsrele-vanten Daten

und Automatisieren von

Kundenkontakt-Services in einer

SOA-basierten Plattform.

• Keine langfristige IT-Infrastruktur-

bindung und –investition und

selbsterklärende Standardelemente

in Bedienoberflächen.

Design-Merkmale OXSEED

• ISO-Norm 19005-1 :2005 gerechtes, selbsttragendes Archiv mit Workflow

PDF/A-Format, selbsttragendes Archiv xml-basiert und ‚index-data-

driven‘

• Kundenkontakt-Services automatisieren und Neues rasch integrieren.

Web-basierte Technologie auf SOA-Plattform mit einem zentralen

ESB.

• Keine langfristige IT-Bindung und selbsterklärende Standardoberflächen.

SaaS mit reiner Browser-Bedienoberfläche in AJAX/DHTMLX-

Technik.

Wir lieben Open-Source...

Systemarchitektur Übersicht

Systemarchitektur Layer

Integration und Schnittstellen

• Plattformzugänge

– FTP bzw. S/FTP

– SMTP/IMAP

– http/https

– WebDAV

– SOAP

• Schnittstellen

– Low Level-API: Single Web Services – Ebene via SOAP

– High Level-API: Compound Web Services – Ebene via SOAP

– Desktop-API: SEED-Ebene via http/https

Systemarchitektur – Protokolle

Technische Leistungsmerkmale

• Service Oriented Architecture (SOA) auf Basis J-EE und modulare Web-

Services

• Offenheit durch Internet – Standards in Zugängen, Protokollen und

Schnittstellen

• Open Source – Infrastruktur

– Linux, Apache, Geronimo

– ServiceMix , MySQL, Lucene – Solr, Jabber, ActiveMQ

• Performance und Load Balancing auf Virtualisierter Plattform mit XEN

• Collaboration-Komponenten

• Rich Internet Client rein browserbasiert mit AJAX /DHTMLX

• PDF/A als Objektstandard und ‚index-data-driven‘ Konfigurationen in XML

• Universal Content Repositories

Berechtigungskonzept – eigenes Datenmodell füracegi security system for spring framework

Berechtigungskonzept

Technologie GUI und Desktop

• Zentrale Anforderungen

– Anwenderkomfort

– Hohe Performance

– PC-Desktop-like

– Standard-Browser

• SEED-Konzept mit Drag ‘n‘ Drop und Tab-Browsing

• Basis DHTML/JS + AJAX

• Integration von Adobe Reader

• Integration von Hardware wie Scanner, Kamera und File

Transfer etc.

Benutzerkonfiguration

Zusammenfassung Anforderungen

• Performance

• Skalierbarkeit

• Migration

• Wiederherstellung

• Schnittstellen

• Virtualisierung XEN, asynchrone

Prozesse im ESB

• Serverbasiert,

architekturbasiert,

Konzentration auf Standards

• XML-wrapping, any-to-any-

Konvertierung für in- und output

• Bewährte Recovery und Backup-

Verfahren an verteilten

Standorten

• Offene Standardschnittstellen im

jeweils etablierten Umfeld

Lessons Learned

• Entscheidung für offene Schnittstellen und Plattformen bewährt

sich.

• Spezielle Herausforderung für Performance - unterschiedliche

Mandantenkonfigurationen erfordern unterschiedlichen

Tuningansatz.

• Businesslogik fordert Konzeption zur freien Konfigurierbarkeit

heraus.

• XML und PDF/A als selbsttragendes Archiv sehr gut geeignet

Einsatz

• AJAX-GUI erfüllt Ansprüche an Benutzeroberfläche, erfüllt jedoch

nicht die Anforderungen an effizient wartbare

Developmentkomponenten.

Live Demonstration

OXSEED Desktop

• OXSEED ist ein international tätiger Hersteller von web-

basierten Softwarelösungen für Dokumenten- und Output-

Management

• Kernkompetenz: Software as a Service

• Gründung: 01.07.2006

• 50 Mitarbeiter (inkl. MHT)

• Standorte: Bielefeld, Stuttgart, Indien, Polen, Ukraine

• Rechenzentren in Filderstadt und Niederaula

• Digitalisierungskooperationen in ganz Deutschland

• Ausrichtung auf Partnerbusiness

• Technologie-Partner:

Unternehmensprofil

Kunden OXSEED

Zusammenfassung

• Fundamentale Veränderung der Nachfrage nach Softwarelösungen

in Richtung SaaS ist aus heutiger Sicht nicht mehr aufzuhalten

• Verfügbarkeit von SaaS-Angeboten: Auch für Anwendungen des

Dokumenten-Management ist mit OXSEED eine Enterprise-Lösung

da

• Technologien und Konzepte wie SOA und AJAX aber auch die

Unterstützung von Web-Standards sind für SaaS unerlässlich

• Aufgrund des Geschäftsmodells empfehlen wir Open Source

Software

• … auch bei Software as a Service ist die Software nie zum richtigen

Zeitpunkt fertig ;-)

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!

Kontakt:OXSEED Aktiengesellschaft

Sudbrackstraße 17

D-33611 Bielefeld

E-Mail info@oxseed.com

Fon +49 521 977 933-0

Fax +49 521 977 933-111