MOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO ......caixa-arquivo localizada no “Arquivo 09 – Recall” é de 2 dias úteis. 66..446.4 Os registros de solicitação, recebimento e envio de

MOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEADOCUMENTOS NO DEGEA

Proposto por:Proposto por:Proposto por:Proposto por:

Divisão de Operações (DIOPE)

Analisado por:Analisado por:Analisado por:Analisado por:

Diretor do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos

(DEGEA)

Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:

Diretor-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.

Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: RevRevRevRevisão:isão:isão:isão: Página:Página:Página:Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGDGDGDGJURJURJURJUR----040404040000 00000000 1111 de de de de 25252525

1111 OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para movimentação de documentos

acondicionados em caixas-arquivo no Departamento de Gestão de Acervos

Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais

(DGJUR/DEGEA) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).

2222 CAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Gestão de

Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais

(DGJUR/DEGEA), passando a vigorar a partir de 02/12/2013.

3333 DEFINIÇÕESDEFINIÇÕESDEFINIÇÕESDEFINIÇÕES

TERMOTERMOTERMOTERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO

Amostragem Técnica de seleção em que, de um dado conjunto, elege-se um subconjunto representativo do todo.

Arquivo corrente Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Arquivo Externo Empresa contratada (empresa terceirizada) para guarda de caixas-arquivo.

Arquivo intermediário

Conjunto dos documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam, por razões de interesse administrativo, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.

Arquivo permanente Conjunto dos documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Avaliação de documento Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Baixa Toda movimentação de autos de processo que esgote sua tramitação no órgão, procedendo-se ao respectivo registro informatizado.

Caixa-arquivo Caixa padronizada, que substitui o maço, destinada à acomodação e à proteção de documentos, visando ao arquivamento destes.

Classificar documento Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um


ATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impreATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ssa a partir da ssa a partir da ssa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.

Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGJURDGJURDGJURDGJUR----000044440000 00000000 2222 de de de de 25252525

TERMOTERMOTERMOTERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO

arquivo.

Código de Classificação de Documentos (CCD)

do PJERJ

Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente, ao respectivo agrupamento lógico e físico.

Condensação Junção do conteúdo de duas ou mais caixas - arquivo, visando a otimização do espaço físico.

Desarquivamento Compulsório

Retirar, obrigatoriamente, autos de processos arquivados provisoriamente, da rede de arquivos do PJERJ, encaminhá-los à Divisão de Processamento Especial e Arquivamento da Diretoria Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial – DGFAJ/DIPEA para possível extinção do processo, e fazer a devida atualização no sistema informatizado.

Destinação final de

documentos Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação.

Eliminação de

documento

Destruição de documento destituído de valor para guarda permanente e que, de acordo com a tabela de temporalidade, já cumpriu o seu respectivo prazo de guarda.

Etiqueta ARQGER Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação numérica da caixa-arquivo.

Etiqueta de localização Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação alfa-numérica da localização da caixa-arquivo nos Centros de Informação – CI.

Lote de caixas Conjunto de caixas-arquivo reunidas em sistema informatizado para facilitar a movimentação.

Seleção de documentos Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

Sistema ARQGER

Sistema informatizado utilizado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA), para o gerenciamento do acervo arquivístico do PJERJ.

Sistema de Controle de Malote (SISCOMA)

Sistema informatizado de controle de malotes e rastreabilidade de documentos.

Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do

PJERJ

Instrumento técnico de destinação de documentos, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.

4444 REFERÊNCIASREFERÊNCIASREFERÊNCIASREFERÊNCIAS





• Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ nº 04/2004 - Dispõe sobre a utilização do

correio eletrônico para a correspondência interna do Tribunal de Justiça e

dá outras providências;

• Aviso Conjunto TJ/CGJ nº 09/2007 - Avisam que as comunicações internas

da Presidência e da Corregedoria Geral da Justiça serão feitas por meio

eletrônico, de acordo com as determinações contidas no Ato Executivo

Conjunto TJ/CGJ n°4, de 27/01/2004);

• Resolução TJ/OE nº 10/2011 - Altera os arts. 58 e 101 a 108 e introduz dois

novos dispositivos na Resolucao TJ/OE n. 38, de 13 de dezembro de 2010,

para alterar a estrutura organizacional da Diretoria Geral de Fiscalizacao e

Apoio

as Serventias Judiciais da Corregedoria Geral da Justica;

• Resolução TJ/OE nº 22/06 - Regula o arquivamento definitivo dos autos dos

processos cíveis e dá outra providências;

• Ato Normativo Conjunto nº. 01/2005 - Disciplina, no âmbito do Poder

Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, a eliminação dos autos processuais

dos Juizados Especiais Cíveis), com alteração do art 1º, cuja redação dada

pelo Ato Executivo TJ nº 5156/2009 é a seguinte: “Art. 1° - Os autos

processuais findos dos Juizados Especiais Cíveis serão eliminados após o

prazo de 90 (noventa) dias da data do arquivamento definitivo. (Redação

dada pelo Ato Executivo TJ nº 5156/2009;

• Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 03/2005 - Resolve que os autos processuais

findos dos Juizados Especiais Civeis, que já se encontravam sob a guarda do

Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos antes da edição do Ato

Normativo 01/2005, serão eliminados após o prazo de 180 (cento e oitenta)

dias da data de publicação do presente ato;





• Ato Executivo TJ nº 5157/2009 - Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do

Estado do Rio de Janeiro, a eliminação dos autos processuais dos Juizados

Especiais Criminais;

• Ato Executivo TJ nº 4363/2010 - Autoriza a eliminação de processos julgados

sem resolução do mérito, com baixa no registro de distribuição, em

decorrência do cumprimento da Meta 2 de 2009, do Conselho Nacional de

Justiça – CNJ;

• Ato Executivo TJ nº 4364/2010 - Autoriza a eliminação de processos judiciais

de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, a

publicação de editais para manifestação das partes e dá outras

providências.

5555 RESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRAISRAISRAIS

FUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE

Diretor da Divisão de Operações da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DIOPE)

• Supervisionar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Central e nos Arquivos Regionais;

coordenar a atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER.

Chefe do Serviço de Desarquivamento de Documentos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEDES)

• Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Central;

• acompanhar as equipes nas atividades de eliminação e desarquivamento de documentos indicados pelo sistema ARQGER;

• registrar em FRM os produtos não-conformes; • elaborar Planos de ação; • consolidar os indicadores de desempenho.

Chefe do Serviço do Arquivo de Rio Bonito, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEARB)

• Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Regional de Rio Bonito;

• imprimir relatório para desarquivamento das caixas-arquivo;

• disponibilizar as caixas-arquivo contendo documentos a serem descartados;

• acompanhar a equipe na atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER.

Chefe do Serviço do Arquivo de Itaipava da Diretoria Geral de Apoio

• Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Regional de Itaipava;





FUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE

aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR /SEAIT)

• imprimir relatório para desarquivamento das caixas-arquivo;

• disponibilizar as caixas-arquivo contendo documentos a serem descartados;

• acompanhar a equipe na atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER.

Serviço de Gestão de Instrumentos Arquivísticos da

Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEGIA)

• Classificar os tipos documentais que não estejam contemplados no CCD.

Prestador de Serviço

• Realizar pesquisas nos sistemas informatizados;

• prestar informações aos usuários;

• operar sistema ARQGER; • retirar documentos da caixa-arquivo; • condensar caixa-arquivo; • conferir documentos; registrar a retirada e a confirmação dos

processos indicados para eliminação pelo Sistema ARQGER;

• receber caixas-arquivo, organizando-as; • movimentar documentos armazenados na

caixa-arquivo.

Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal do Estado do

Rio de Janeiro (ABATERJ)

Indicar a empresa terceirizada responsável pela coleta e fragmentação dos documentos indicados para eliminação pelo DEGEA;

acompanhar o transporte dos documentos indicados para eliminação pelo DEGEA.

6666 CONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAIS

6.16.16.16.1 O processo de trabalho “Movimentar Documentos no DEGEA” compreende

as atividades operacionais e o cadastramento de informação no sistema

ARQGER.

6.26.26.26.2 Os registros de movimentação (entrada, saída, solicitação, vinculação,

inclusão ou exclusão, condensação e eliminação) de caixas-arquivo ou lote





de caixas-arquivo, emissão de guias, recibos ou relatórios são feitos por

meio do sistema ARQGER.

6.36.36.36.3 O prazo para atendimento de documentos que estejam acondicionados em

caixa-arquivo localizada no “Arquivo 09 – Recall” é de 2 dias úteis.

6.46.46.46.4 Os registros de solicitação, recebimento e envio de caixas-arquivo ao

Arquivo 09 – Recall são realizados no ARQGER, por meio do menu “Arquivo

Externo”.

6.56.56.56.5 Os arquivos eletrônicos de envio de caixas, somente são disponibilizados à

empresa contratada após a confirmação da saída da viatura oficial das

dependências do Arquivo Central com destino ao Arquivo 09 - Recall.

6.66.66.66.6 As caixas-arquivo armazenadas no “Arquivo 09 – Recall” com pedido de

desarquivamento são solicitadas pelo SEDES-Posto, célula de trabalho

localizada nas dependências da empresa contratada, que providencia o

desarquivamento e remessa das mesmas para o SEDES-Expedição.

6.76.76.76.7 As caixas grandes com padronização distinta, fornecidas exclusivamente

pelo DEGEA, são armazenadas na empresa contratada.

6.86.86.86.8 A eliminação é realizada de acordo com os prazos de guarda e a destinação

final estipulados na TTD.

6.8.16.8.16.8.16.8.1 Os procedimentos descritos nesta RAD são aplicados ao Arquivo Central e

aos Arquivos Regionais.

6.8.26.8.26.8.26.8.2 O processo de trabalho está vinculado ao carregamento da base de dados

(sistema ARQGER) de documentos indicados para eliminação.

6.8.36.8.36.8.36.8.3 O documento, cujo prazo de guarda em arquivo corrente tenha sido

cumprido no arquivo intermediário e tenha como destinação final a

eliminação, será descartado no DEGEA.





6.8.46.8.46.8.46.8.4 O produto da eliminação é coletado por empresa terceirizada, contratada

pela Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal de Justiça do Estado do

Rio de Janeiro (ABATERJ), com vistas à reciclagem.

6.8.56.8.56.8.56.8.5 No caso de dúvidas quanto à necessidade de baixa em relação aos

processos judiciais (tipos de ação), o SEDES consulta o SEGIA.

7777 IDENTIFICAÇÃO DAS ETIDENTIFICAÇÃO DAS ETIDENTIFICAÇÃO DAS ETIDENTIFICAÇÃO DAS ETIQUETASIQUETASIQUETASIQUETAS

7.17.17.17.1 As etiquetas emitidas pelo sistema ARQGER obedecem ao seguinte padrão:

Etiqueta de Caixa-arquivo

Cx00.000.000Cx00.000.000Cx00.000.000Cx00.000.000----0 0 0 0

Etiqueta de Localização

0.G0.S0.0000

Número que define a posição na prateleira

Sigla que define o setor no andar

Sigla que define o andar do CI

Unidade de Arquivo

8888 MOVIMENTAR DOCUMENTOMOVIMENTAR DOCUMENTOMOVIMENTAR DOCUMENTOMOVIMENTAR DOCUMENTOS ARMAZENADOS EM CAIS ARMAZENADOS EM CAIS ARMAZENADOS EM CAIS ARMAZENADOS EM CAIXAXAXAXA----ARQUIVO PARA ARQUIVO PARA ARQUIVO PARA ARQUIVO PARA ARQUIVAMENTOARQUIVAMENTOARQUIVAMENTOARQUIVAMENTO

8.18.18.18.1 SEDES-Triagem recebe caixas-arquivo ou lote de caixas-arquivo contendo

documentos para armazenamento.

Digito verificador Número que identifica a caixa-arquivo





8.1.18.1.18.1.18.1.1 No caso do recebimento de lote de caixas-arquivo é feita a conferência por

meio do recibo de lote impresso.

8.1.28.1.28.1.28.1.2 Se a caixa-arquivo não constar do lote, o funcionário do SEDES encaminha

mensagem eletrônica à unidade remetente para verificação. Caso a caixa-

arquivo seja localizada, regulariza o lote. Caso contrário, efetua o registro

da não localização no quadro de controle de produtos não conformes, de

acordo com os procedimentos da RAD-DGJUR-049 – Tratamento de

Produtos Não Conformes no DEGEA.

8.28.28.28.2 Após a conferência, registra a entrada do lote de caixas-arquivo no sistema

ARQGER e procede à exclusão do lote para individualizar as caixas-arquivo.

8.2.18.2.18.2.18.2.1 No caso de caixas-arquivo recebidas individualmente há somente o registro

de entrada das mesmas no sistema.

8.2.1.18.2.1.18.2.1.18.2.1.1 As caixas-arquivo cujas etiquetas não permitem movimentação por leitora

óptica são segregadas para a reimpressão da segunda via das etiquetas.

8.2.1.28.2.1.28.2.1.28.2.1.2 O funcionário emite a segunda via da etiqueta e cola na caixa-arquivo.

8.2.28.2.28.2.28.2.2 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de “caixas-arquivo

danificadas” e registra no quadro de controle de produtos não conformes

do DEGEA a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os

procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não

Conformes no DEGEA.

8.38.38.38.3 Cola a etiqueta de localização na parte frontal inferior da caixa-arquivo e a

vincula à etiqueta ARQGER.

8.48.48.48.4 Registra a saída da caixa-arquivo com destino ao SEDES - Centros de

Informação. No SEARB e SEAIT, após o recebimento, as caixas-arquivo são

movimentadas para o CI.





8.58.58.58.5 SEDES – Centros de Informação registra a entrada da caixa-arquivo.

8.5.18.5.18.5.18.5.1 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de “caixas-arquivo

danificadas” e registra no quadro de controle de produtos não conformes

do DEGEA a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os

procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não

Conformes no DEGEA.

8.68.68.68.6 Armazena a caixa-arquivo na posição indicada na etiqueta de localização....

9999 CONDENSAR CAIXACONDENSAR CAIXACONDENSAR CAIXACONDENSAR CAIXA----ARQUIVOARQUIVOARQUIVOARQUIVO

9.19.19.19.1 O funcionário acessa a rotina especifica do sistema ARQGER, informa a

quantidade de caixas-arquivo a serem condensadas e emite o relatório de

caixas para condensação.

9.29.29.29.2 Havendo caixas-arquivo na área de “caixas-arquivo danificadas”, efetua a

condensação com as caixas-arquivo destinadas a Recall.

9.39.39.39.3 Localiza nos Centros de Informação, as caixas solicitadas, retirando-as da

estante.

9.3.19.3.19.3.19.3.1 Caso alguma caixa-arquivo não esteja na posição da estante indicada,

providencia o registro da ocorrência no Quadro de Controle de Produtos

Não Conformes do DEGEA, de acordo com os procedimentos da RAD-

DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA.

9.49.49.49.4 No Arquivo Central, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao

SEDES–Triagem. No SEAIT e SEARB, o destino é a Recepção.

9.59.59.59.5 Registra a entrada das caixas-arquivo e efetua por meio do sistema

ARQGER, a transferência do conteúdo da caixa-arquivo de origem para a

caixa-arquivo de destino e grava a operação.





9.5.19.5.19.5.19.5.1 Acondiciona a caixa-arquivo com conteúdo no palete e segrega a vazia para

ser consultada.

9.69.69.69.6 Verifica, antes do envio do palete para o Centro de Informações, se as

caixas-arquivo vazias possuem conteúdo registrado no sistema ARQGER.

9.6.19.6.19.6.19.6.1 Caso haja caixa-arquivo vazia com conteúdo registrado no sistema

ARQGER, verifica todas as caixas-arquivo acondicionadas no palete e

realiza a regularização no sistema.

9.79.79.79.7 Envia as caixas-arquivo vazias para serem reaproveitadas ou para trituração.

9.89.89.89.8 Envia caixa-arquivo completa para o Centro de Informação.

10101010 RETIRAR DOCUMENTO DARETIRAR DOCUMENTO DARETIRAR DOCUMENTO DARETIRAR DOCUMENTO DA CAIXACAIXACAIXACAIXA----ARQUIVO PARA DESARQUARQUIVO PARA DESARQUARQUIVO PARA DESARQUARQUIVO PARA DESARQUIVAMENTOIVAMENTOIVAMENTOIVAMENTO

10.110.110.110.1 SEDES, SEAIT e SEARB recebem das unidades organizacionais do PJERJ os

pedidos de desarquivamento, conforme os procedimentos da RAD-DGJUR-

035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA.

10.1.110.1.110.1.110.1.1 Os pedidos de desarquivamento de documentos que não estejam

registrados no sistema ARQGER são encaminhados à Central de

Atendimento da DGJUR/DIOPE para monitoramento.

10.210.210.210.2 O procedimento de monitoramento dos pedidos não localizados no sistema

ARQGER está disciplinado na RAD-DGJUR-041 – Prestar Atendimento aos

Usuários.

10.310.310.310.3 O funcionário registra os pedidos de desarquivamento no sistema e imprime

relatório de caixas solicitadas.

10.410.410.410.4 Localiza, nos Centros de Informação, as caixas solicitadas, retirando-as da

estante.





10.4.110.4.110.4.110.4.1 Caso alguma caixa-arquivo não esteja na posição da estante indicada,

providencia o registro da ocorrência no Quadro de Controle de Produtos

Não Conformes do DEGEA, de acordo com os procedimentos da RAD-

DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA.

10.510.510.510.5 No Arquivo Central, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao

SEDES – Consulta.

10.5.110.5.110.5.110.5.1 No SEARB e SEAIT, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao

setor de recepção, a fim de efetuar o desarquivamento dos documentos

solicitados.

10.610.610.610.6 Registra a entrada das caixas-arquivo no SEDES – Consulta e efetua a

retirada dos documentos constantes dos pedidos de desarquivamento.

10.6.110.6.110.6.110.6.1 Caso seja retirado todo o conteúdo da caixa-arquivo para

desarquivamento, efetua a eliminação da etiqueta no sistema ARQGER.

10.6.210.6.210.6.210.6.2 No caso de maço administrativo, encaminha toda a caixa para UO

solicitante, por meio da guia de entrega.

10.6.310.6.310.6.310.6.3 No Arquivo Central, caso a caixa-arquivo apresente menos de 50%

(cinquenta por cento) de sua capacidade de armazenagem ocupada, envia

para o SEDES -Triagem para ser efetuada a condensação.

10.6.410.6.410.6.410.6.4 No SEARB e no SEAIT, é registrada no sistema ARQGER a caixa-arquivo

que apresenta menos de 50% (cinquenta por cento) de sua capacidade de

armazenagem ocupada, para posterior condensação.

10.6.510.6.510.6.510.6.5 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de “caixas-

arquivo danificadas” e registra no quadro de controle de produtos não

conformes do DEGEA a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo

com os procedimentos da RAD-DGJUR-049- Tratamento de Produtos Não

Conformes no DEGEA.





10.6.610.6.610.6.610.6.6 Nos casos em que o atendimento de processos acondicionados em caixa

localizada no “Arquivo 09 – Recall” ensejar o integral esvaziamento desta, o

funcionário do SEDES solicita à contratada, por meio do correio eletrônico, a

exclusão desta caixa do contrato (perm out).

10.6.710.6.710.6.710.6.7 Emite a guia de desarquivamento em uma via.

10.710.710.710.7 No âmbito do Arquivo Central envia os documentos para o SEDES –

Expedição.

10.810.810.810.8 Disponibiliza as caixas-arquivo para o Centro de Informação, com a devida

movimentação no sistema ARQGER.

10.8.110.8.110.8.110.8.1 Caso a caixa-arquivo, após atendimento, deva retornar ao “Arquivo 09 –

Recall” efetua o devido registro de saída no sistema ARQGER.

10.910.910.910.9 O desarquivamento compulsório é realizado conforme procedimentos

descritos nos itens 10.3 a 10.9.1.

10.9.110.9.110.9.110.9.1 Os autos processuais desarquivados compulsoriamente são

encaminhados à Divisão de Processamento Especial e Arquivamento da

Diretoria Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial – DGFAJ/DIPEA.

11111111 SOLICITAR CAIXA LOCASOLICITAR CAIXA LOCASOLICITAR CAIXA LOCASOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO “ARQUIVO 0LIZADA NO “ARQUIVO 0LIZADA NO “ARQUIVO 0LIZADA NO “ARQUIVO 09 9 9 9 –––– RECALL”RECALL”RECALL”RECALL”

11.111.111.111.1 O SEDES-Posto solicita as caixas-arquivo localizadas no “Arquivo 09 –

Recall” por meio de rotina especifica disponibilizada no sistema ARQGER.

11.211.211.211.2 Registra a entrada das caixas-arquivo no SEDES – Posto e efetua a retirada

dos documentos constantes dos pedidos de desarquivamento.

11.2.111.2.111.2.111.2.1 Caso seja retirado todo o conteúdo da caixa-arquivo para

desarquivamento, efetua a eliminação da etiqueta no sistema ARQGER.





11.311.311.311.3 Solicita à contratada, por meio do correio eletrônico, a exclusão desta caixa

do contrato, bem como das caixas que foram condensadas e tiveram suas

etiquetas eliminadas no sistema (perm out).

11.3.111.3.111.3.111.3.1 Caso a caixa-arquivo apresente menos de 50% (cinquenta por cento) de

sua capacidade de armazenagem, segrega a caixa-arquivo para ser

efetuada a condensação.

11.3.211.3.211.3.211.3.2 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, efetua reparo ou substituição da

mesma e informa ao Chefe de Serviço por meio de correio eletrônico para o

devido registro no FRM-DGJUR-049-01 (Quadro de controle de produtos não

conformes no DEGEA) a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo

com os procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não

Conformes no DEGEA.

11.411.411.411.4 Emite a guia de desarquivamento em uma via.

11.511.511.511.5 Disponibiliza os documentos desarquivados para serem remetidos ao

SEDES-Expedição, por meio do SEARQ-Coleta.

11.611.611.611.6 Disponibiliza as caixas-arquivo para a contratada, com a devida

movimentação no sistema ARQGER.

12121212 ENVIAR CAIXAENVIAR CAIXAENVIAR CAIXAENVIAR CAIXA----ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 –––– RECALLRECALLRECALLRECALL

12.112.112.112.1 O SEDES acessa o sistema ARQGER e registra a entrada da caixa-arquivo no

SEDES - CI Externo.

12.212.212.212.2 Acessa o menu “Arquivo Externo” e registra a saída da caixa-arquivo

informando o tipo e código da etiqueta da contratada.

12.312.312.312.3 Carrega o caminhão com as caixas-arquivo destinadas ao “Arquivo

Externo”.

12.412.412.412.4 Processa o lote de caixas-arquivo enviadas ao “Arquivo Externo”.





12.512.512.512.5 Envia o arquivo com o processamento dos lotes com destino ao “Arquivo

Externo” por meio do sistema ARQGER.

13131313 MONITORAMONITORAMONITORAMONITORAR R R R PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”

13.113.113.113.1 O SEDES gera diariamente relatório gerencial de indicador de desempenho

para visualizar os pedidos que se encontram “em aberto”, visando ao

atendimento das solicitações no prazo estabelecido.

13.213.213.213.2 Verifica se no relatório existem processos com status “liberado para

atendimento”;

13.313.313.313.3 Consulta no sistema ARQGER a caixa que se encontra o processo “em

aberto”.

13.3.113.3.113.3.113.3.1 Caso a caixa-arquivo esteja no Arquivo Central de São Cristóvão, a

mesma é localizada e destinada ao SEDES-Consulta para efetuar o

desarquivamento.

13.3.213.3.213.3.213.3.2 Caso a caixa-arquivo esteja nas dependências da contratada, envia

mensagem eletrônica reiterando a solicitação da caixa-arquivo.

13.3.313.3.313.3.313.3.3 Caso a caixa-arquivo não seja localizada, registra a ocorrência no FRM-

DGJUR-049-01 (Quadro de controle de produtos não conformes no DEGEA)

e envia numeração das caixas-arquivo não atendidas pela contratada à

Central de Atendimento da Divisão de Operações.

13.413.413.413.4 A Central de Atendimento da Divisão de Operações providencia o envio de

mensagem/ ofício a U.O. solicitante, informando sobre o não atendimento da

solicitação no prazo e das providências que serão adotadas, a fim de atender

à solicitação.

14141414 PROCEDIMENTOS PARA EPROCEDIMENTOS PARA EPROCEDIMENTOS PARA EPROCEDIMENTOS PARA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENLIMINAÇÃO DE DOCUMENLIMINAÇÃO DE DOCUMENLIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS INDICADOSTOS INDICADOSTOS INDICADOSTOS INDICADOS PELO PELO PELO PELO SISTEMA ARQGERSISTEMA ARQGERSISTEMA ARQGERSISTEMA ARQGER





14.114.114.114.1 O funcionário acessa rotina específica do ARQGER, visualizando o relatório

de caixas-arquivo contendo processos judiciais para eliminação.

14.214.214.214.2 O funcionário elabora listagem, em planilha eletrônica, relacionando as

posições das caixas-arquivo.

14.314.314.314.3 O SEDES-Eliminação encaminha a listagem para os Centros de Informação

(CI).

14.3.114.3.114.3.114.3.1 No caso dos Arquivos Regionais, o funcionário efetua o desarquivamento.

14.414.414.414.4 O funcionário registra a entrada das caixas-arquivo e as encaminha para o

local de realização da atividade.

14.514.514.514.5 O funcionário efetua a retirada dos documentos destinados à eliminação e

registra no ARQGER.

14.5.114.5.114.5.114.5.1 No caso dos Arquivos Regionais, as caixas-arquivo desocupadas

integralmente são encaminhadas para o Arquivo Central para reciclagem.

14.614.614.614.6 Encaminha para o SEDES – Triagem, em paletes separados, as caixas-

arquivo totalmente desocupadas e as caixas que ainda possuem conteúdo

para que seja feita a condensação. Após, envia as caixas-arquivo eliminadas

para reciclagem.

14.6.114.6.114.6.114.6.1 No caso dos Arquivos Regionais as caixas-arquivos não desocupadas

integralmente são encaminhadas para o CI.

14.714.714.714.7 Acondiciona os documentos eliminados em caixas de plástico azul

separando os processos com e sem código de barra.

14.814.814.814.8 Efetua a confirmação da eliminação no sistema ARQGER e acondiciona os

processos em caixas de plástico verde.





14.914.914.914.9 Excepcionalmente, em situação de mutirão, a DIOPE efetuará a retirada /

confirmação da eliminação no ARQGER.

14.9.114.9.114.9.114.9.1 No caso dos Arquivos Regionais os documentos eliminados são

confirmados no Sistema ARQGER pelos respectivos Serviços.

14.1014.1014.1014.10 Disponibiliza os documentos indicados para reciclagem pelo SEDES-

Eliminação na caçamba para posterior coleta pela empresa terceirizada.

14.1114.1114.1114.11 O SEDES agenda a coleta dos documentos com o funcionário indicado pela

ABATERJ, registrando a quantidade de processos e peso enviados no FRM-

DGJUR-040-01 - Termo de Coleta para Trituração de Documentos, em duas

vias assinadas pelo Servidor lotado no Serviço de Desarquivamento de

Documentos, pelo responsável do transporte e pelo funcionário da ABATERJ,

que acompanha o transporte. A primeira via é entregue ao responsável pelo

transporte para atestar o recebimento do material na empresa e emitir o

Certificado de Recepção e Responsabilidade. A segunda via é arquivada pelo

Serviço de Desarquivamento de Documentos até que retorne a 1ª via

assinada pelo responsável da Empresa Terceirizada, junto com um registro

da quantidade em peso que foi enviado para reciclagem. Com o retorno da

1ª via, é efetuada a troca das vias ficando o Serviço Desarquivamento de

Documentos com a 1ª via e a ABATERJ com a segunda via.

15151515 INDICADOR INDICADOR INDICADOR INDICADOR NOMENOMENOMENOME FÓRMULAFÓRMULAFÓRMULAFÓRMULA PERIODICIDADEPERIODICIDADEPERIODICIDADEPERIODICIDADE

Índice de desarquivamento

Σ(pedidos atendidos pelo DEGEA em até 2 dias úteis) / Σ(pedidos recebidos pelo DEGEA) ] x 100

Mensal

Quantidade de documentos descartados

[Σ (documentos descartados pelo SEDES) + Σ (documentos descartados pelo SEAIT) + Σ (documentos descartados pelo SEARB)]

Mensal

16161616 GESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROS





O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu

arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a

seguir:

IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO CÓDIGOCÓDIGOCÓDIGOCÓDIGO

CCD*CCD*CCD*CCD* RESPONSÁVELRESPONSÁVELRESPONSÁVELRESPONSÁVEL

ARMAZEARMAZEARMAZEARMAZE----NAMENTONAMENTONAMENTONAMENTO

RECUPERECUPERECUPERECUPE----RAÇÃRAÇÃRAÇÃRAÇÃOOOO

PROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃO

RETENÇÃORETENÇÃORETENÇÃORETENÇÃO

(ARQUIVO(ARQUIVO(ARQUIVO(ARQUIVO

CORRENTECORRENTECORRENTECORRENTE ---- PRAZOPRAZOPRAZOPRAZO DEDEDEDE

GUARDAGUARDAGUARDAGUARDA NANANANA UO**)UO**)UO**)UO**)

DISPOSIÇÃODISPOSIÇÃODISPOSIÇÃODISPOSIÇÃO

Cópia de correspondência expedida - “e-mail”

0-6-2-2 j SEDES Disco rígido

Assunto/ data

Backup e condições

apropriadas 2 anos Eliminação

na UO

Termo de Coleta para Trituração de Documentos (FRM-DGJUR-040-01)

0-6-2-6-2 a SEDES Caixa

arquivo

Assunto/

Data/UO

Condições

apropriadas 5 anos

DGJUR/

DEGEA

Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos.

**UO = Unidade Organizacional.

***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.

Notas:Notas:Notas:Notas:

a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGJUR-035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos

da RAD-DGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-

DGJUR-047 – Gerir Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O

armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e

Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados Servidores de Aplicação.

7777 ANEXOSANEXOSANEXOSANEXOS

• Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Movimentar Documentos

Armazenados em Caixa-arquivo;

• Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Condensar Caixa-arquivo;

• Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Retirar Documentos da Caixa-

arquivo;

• Anexo 4 - Fluxograma do Procedimento Solicitar Caixa Localizada no

“Arquivo 09 – RECALL”;





• Anexo 5 – Fluxograma do Procedimento Enviar Caixa-arquivo para o

Arquivo 09 – Recall;

• Anexo 6 – Fluxograma do Procedimento Monitorar Pedidos “Em Aberto”.

Anexo 7 – Fluxograma do Procedimento Eliminar Documentos Indicados

pelo Sistema ARQGER.

==========





ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 1 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO MOVIMENTAR DOCUMENTOS MOVIMENTAR DOCUMENTOS MOVIMENTAR DOCUMENTOS MOVIMENTAR DOCUMENTOS ARMAZENADOS EM CAIXAARMAZENADOS EM CAIXAARMAZENADOS EM CAIXAARMAZENADOS EM CAIXA---- ARQUIVOARQUIVOARQUIVOARQUIVO





ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO CONDENSAR CAIXACONDENSAR CAIXACONDENSAR CAIXACONDENSAR CAIXA----ARQUIVOARQUIVOARQUIVOARQUIVO

INÍCIO

ACESSAR O SISTEMA ARQGER, INFORMAR A QUANTIDADE DE CAIXAS-

ARQUIVO E EMITIR RELATÓRIO

REALIZAR A CONDENSAÇÃO NAS CAIXAS COM DESTINO AO NOVO

CONTRATO

HÁ CAIXAS-ARQUIVO DANIFICADAS?

LOCALIZAR E RETIRAR AS CAIXAS-ARQUIVO DAS ESTANTES

REGISTRAR OCORRÊNCIA NO FRM-DGJUR-049-01 E REGULARIZA SITUAÇÃO DA CAIXA-ARQUIVO

CAIXA-ARQUIVO FOI LOCALIZADA?

REGISTRAR A SAÍDA DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA ÁREA DE

CONDENSAÇÃO

REGISTRAR A ENTRADA E REALIZA A CONDENSAÇÃO POR MEIO DO

SISTEMA ARQGER

ACONDICIONAR AS CAIXAS-ARQUIVO COM CONTEÚDO NO PALETE

SEGREGA AS CAIXAS-ARQUIVO VAZIAS

VERIFICAR SE HÁ CONTEÚDO REGISTRADO NAS CAIXAS-ARQUIVO

VAZIAS

ENVIAR AS CAIXAS-ARQUIVO VAZIAS PARA SEREM REUTILIZADAS OU PARA

TRITURAÇÃO

HÁ REGISTRO DE CONTEÚDO?

ENVIAR AS CAIXAS-ARQUIVO OCUPADAS PARA O C.I.

VERIFICAR AS CAIXAS-ARQUIVO ACONDICIONADAS NO PALETE

REGULARIZAR SITUAÇÃO DA CAIXA-ARQUIVO E REGISTRA NO FRM-

DGJUR-049-01

FIM

NÃO

SIM

NÃO

SIM

NÃO

SIM





ANEXO 3 ANEXO 3 ANEXO 3 ANEXO 3 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO RETIRAR DOCUMENTOS RETIRAR DOCUMENTOS RETIRAR DOCUMENTOS RETIRAR DOCUMENTOS DA CAIXADA CAIXADA CAIXADA CAIXA----ARQUIVOARQUIVOARQUIVOARQUIVO





ANEXO 4 ANEXO 4 ANEXO 4 ANEXO 4 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDPROCEDPROCEDPROCEDIMENTOIMENTOIMENTOIMENTO SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO “ARQUIVO 9 “ARQUIVO 9 “ARQUIVO 9 “ARQUIVO 9 –––– RECALL”RECALL”RECALL”RECALL”





ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO 5555 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO ENVIAR CAIXAENVIAR CAIXAENVIAR CAIXAENVIAR CAIXA----ARQUIVO PARA O ARQUIVO PARA O ARQUIVO PARA O ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 ARQUIVO 09 ARQUIVO 09 ARQUIVO 09 –––– RECALLRECALLRECALLRECALL

Início

Registrar entrada da caixa-arquivo no

ARQGER (SEDES)

Carregar o caminhão com as caixas-

arquivo

Enviar o arquivo com o processamento dos

lotes por meio do ARQGER

Fim

Processar o lote de caixas-arquivo

Acessar menu “Arquivo Externo” e

registra saída da caixa-arquivo





ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO 6666 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTPROCEDIMENTPROCEDIMENTPROCEDIMENTOOOO MONITORAMONITORAMONITORAMONITORARRRR PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”PEDIDOS “EM ABERTO”





ANEXOANEXOANEXOANEXO 7777 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ELIMINAR PROCEDIMENTO ELIMINAR PROCEDIMENTO ELIMINAR PROCEDIMENTO ELIMINAR DOCUMENTOS NDICADOS DOCUMENTOS NDICADOS DOCUMENTOS NDICADOS DOCUMENTOS NDICADOS PELO SISTEMA ARQGERPELO SISTEMA ARQGERPELO SISTEMA ARQGERPELO SISTEMA ARQGER

INÍCIO

ACESSAR SISTEMA E VISUALIZAR RELATÓRIO

GERAR LISTAGEM COM POSIÇÕES DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA

DESARQUIVAR

ENCAMINHAR LISTAGEM PARA OS CI

CAIXA-ARQUIVO DESOCUPADA?

REGISTRAR A ENTRADA DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA

ELIMINAÇÃO

EFETUAR A RETIRADA DOS DOCUMENTOS DESTINADOS À ELIMINAÇÃO E REGISTRA NO

ARQGER

ENCAMINHAR PARA ABATERJ PARA RECICLAGEM

ENCAMINHAR CAIXA-ARQUIVO PARA O SEDES-TRIAGEM PARA

CONDENSAÇÃO

ACONDICIONAR OS DOCUMENTOS ELIMINADOS EM CAIXA PLÁSTICO AZUL

CONFIRMAR ELIMINAÇÃO E ACONDICIONAR OS PROCESSOS EM

CAIXAS DE PLÁSTICO VERDE

DISPONIBILIZAR DOCUMENTOS INDICADOS PARA RECICLAGEM PARA A

EMPRESA TERCEIRIZADA

AGENDAR A COLETA DOS DOCUMENTOS E REGISTRAR A QUANTIDADE DE PROCESSOS E PESO ENVIADOS

REGISTRA NO FRM-DGJUR-

040-01 EM DUAS VIAS

ASSINADAS PELO SEDES,

PELO TRANSPORTE E

PELA,ABATERJ. A 1ª VIA É

ENTREGUE AO

TRANSPORTE PRO

CERTIFICADO DE

RECEPÇÃO E

RESPONSABILIDADE.. A 2ª

VIDA É ARQUIVADA NO

SEDES E DEPOIS TROCADA

COM A 1ª ASSINADA PELA

ABATERJ, COM O REGISTRO

DA QDE EM PESO ENVIADO

PARA RECICLAGEM E

ARQUIVADA NO SEDES,

FICANDO A ABATERJ COM A

2ª VIA.

FIM

SIM

NÃO

Documents

MOVIMENTARMOVIMENTAR DOCUMENTOS NO ......caixa-arquivo localizada no “Arquivo 09 – Recall” é de 2 dias úteis. 66..446.4 Os registros de solicitação, recebimento e envio de