M.O. Isla Coffee Treeuc.cinepoliscorporativo.com.mx/wbt/apoyos_contenido... · 2019-06-12 · de Isla Coffe Tree. 8 No se deberán preparar bebidas o alimentos que no formen parte

1

[ ]ALMACÉN ISLA

COFFEE TREE

Manual de Operación

MO-ALMACÉNICF-001

REVISIÓN 0

31/08/10

2REVISIÓN 0

Autorización

Autoriza

Miguel Mier EsparzaDirector General de Operaciones

Elabora Revisa

Alberto Alcaraz AguilarGerente de Procesos

Jorge Gutiérrez ÁlvarezGerente de Alimentos

Revisa Revisa

Francisco Fernández VelascoGerente de Operaciones Zona Sur

Diego Díaz GómezGerente de Operaciones Zona Norte

Vo. Bo. Autoriza

Juan Luis Ambriz MendozaGerente de Control Interno

Alejandro Valdés CaudilloDirector de Operaciones

3

ÍNDICE

1. PANORAMA DEL PROCESO

1.1 Descripción del almacén

1.2 Planta física

1.3 Políticas de operación

1.3.1 Generales

1.3.2 Recepción de pedidos

1.3.3 Abastecimientos de almacén central a sub-almacenes

1.3.4 Conciliación semanal de inventarios

1.3.5 Operación manual

1.3.6 Análisis de información y toma de decisiones

1.3.7 Sanciones

1.3.8 Responsabilidades

1.4 Presentación del personal

2. EQUIPOS

3. OPERACIÓN

3.1 Solicitud de pedidos

3.2 Recepción de pedidos

3.2.1 Criterios para recibir alimentos

3.2.2 Métodos de medición de temperatura

3.2.3 Almacenar productos físicamente

3.2.4 Recepción de pedido en Vista

3.3 Abastecimiento/reabastecimiento a sub-almacén

4

3.4 Registro de mermas

3.5 Conciliación semanal de almacén general

3.6 Conciliación semanal de sub-almacén

3.7 Traspasos salientes

3.8 Traspasos entrantes

3.9 Compras en plaza

4. PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL

5. TABLA DE CAMBIOS

6. ANEXOS

Anexo 1. Reporte Stock Unidad

Anexo 2. Cuadro de Ruteo

Anexo 3. Diagrama de Proceso de Recepción PFS

Anexo 4. Matriz de Caducidades

Anexo 5. Nota de Recepción

Anexo 6. Solicitud de Abastecimiento de Isla Coffee Tree

Anexo 7. Reporte Ajustes de Inventario

Anexo 8. Bitácora de Mermas

Anexo 9. Reporte Inventario Desechado

Anexo 10. Reporte Historial Variación de Inventario

Anexo 11. Reporte Transferencias de Inventario

Anexo 12. Lista SAG3

Anexo 13. Reporte Informes Ingresados a Inventario

5REVISIÓN 0

[ ]1. Panorama del

proceso

6REVISIÓN 0

[ ]1.1 Descripción

del almacén

7REVISIÓN 0


El almacén es el espacio físicodonde se resguardan losproductos e insumos delconjunto. Dentro de éste, sealmacenarán los productos detodos los proveedores.

Del almacén general se abastece elsub-almacén y el inventario deeste disminuirá de acuerdo a lasventas generadas en el negocio.

Cada jueves se llevará a cabo unaconciliación de los productos parael almacén general y para el sub-almacén.

8REVISIÓN 0


El almacén es comprendido pordos zonas principales: la de secosy la de refrigerados y congelados.

El proceso de operación delalmacén comprende las siguientesactividades: solicitud y recepciónde pedidos, abastecimiento anegocios y conciliaciones deinventario.

9REVISIÓN 0

[ ]1.2 Planta física

10REVISIÓN 0

1.2 Planta física

La Isla Coffee Tree se encuentra dividida en dos áreas principales:

Área de preparación de alimentos

Área de POS y preparación de bebidas

11REVISIÓN 0

1.2 Planta física

Dichas áreas están divididas a su vez en cuatro diferentes sub-estaciones de trabajo: bebidas calientes, bebidas frías, repostería yalimentos.

2

1

1

33

4

2

12REVISIÓN 0

1.2 Planta física

2. Bebidas frías

1. Bebidas calientes

13REVISIÓN 0

1.2 Planta física

3. Repostería

14REVISIÓN 0

1.2 Planta física

4. Alimentos

Todas las sub-estaciones de trabajo comparten dos áreas comunes:el área de lavado de loza y el área de sanitización de manos.

1 2

15REVISIÓN 0

1.2 Planta física

Por fuera de la Isla se encuentran los muebles de condimenteros yel área de mesas y sillones.

Área de mesas y sillones

Condimenteros

16REVISIÓN 0

1.2 Planta física

Los equipos de la Isla Coffee Tree deben estar distribuidos de lasiguiente manera:

Vitrina refrigerante Punto de venta SuperautomáticaBlack & White

Creperas

Fábrica de hielo

Molino Bunn G3

Cafetera Bunn

BlendersMesa de trabajo

Frigobar

Hielera

Refrigerador Berverage

Air

17REVISIÓN 0

1.2 Planta física

Refrigerador Beverage Air

Horno Turbo Chef

Mesa fríaExhibidor

de panCuchillo eléctrico

Exhibidor de papas

Tarja

Congelador Beverage Air

Mueble de condimenteros

Dispensadores de jabón y desinfectante

de manos

Lavamanos

18REVISIÓN 0

[ ]1.3 Políticas de

operación

19REVISIÓN 0

1.3.1 Generales

1

Los precios de venta establecidospara los productos de Isla CoffeeTree deben ser autorizados por laDirección de Comercialización.

2

Todas las operaciones realizadaspor movimientos de altas y bajasde productos de Coffe Tree enalmacén deben ser registradas ensistema ERP (People Soft), ysincronizadas mediante interfazautomática al sistema Operativo(Vista), debiendo coincidir lamisma información en los dossistemas.

3

Todos los productos de CoffeeTree deben ser administrados através de almacén central y sub-almacén.

20REVISIÓN 0

1.3.1 Generales

4

Queda estrictamente prohibido elacceso a personal NO autorizadoque no cuente con un rol o funciónespecífica para la operación dealmacén central y sub-almacén.

5

Una vez que los productos de IslaCoffe Tree hayan salido delalmacén central hacia el sub-almacén, no podrán ser devueltosbajo ninguna circunstancia salvoen los siguientes casos y conautorización del Líder de Negociobajo procedimiento establecido:caducidad, productos fuera delínea o promociones obsoletas.

6

Todos los productos de Isla CofeeTree que se encuentren enalmacén central y sub-almacén,deben estar debidamentesalvaguardados y ordenados enlos espacios correspondientes,con la finalidad de mantenerlos enbuen estado y evitar pérdidas delos mismos.

21REVISIÓN 0

1.3.1 Generales

7El acceso a los puntos de ventasólo deberá permitirse al personalde Isla Coffe Tree.

8No se deberán preparar bebidas oalimentos que no formen partedel menú de Isla Coffee Tree.

9

El efectivo que se encuentre enpuntos de venta no podrá usarsepara realizar cualquier tipo degasto.

22REVISIÓN 0


1

Las solicitudes de pedidos deproductos, deben efectuarse entiempo y forma, de acuerdo a lasfechas establecidas por laDirección de PlaneaciónFinanciera y deben estar firmadaspor el Líder de Negocio.

2

Todas las recepciones deproductos deben ser verificadasfísicamente en la unidad demedida y cantidadcorrespondiente para su registro,respetando la tabla decaducidades.

3

Todas las entradas de producto enERP deben estar soportados porfacturas de compra u otrodocumento autorizado.

23REVISIÓN 0


4

Después de recibir los productos,deben contarse de maneraindividual (puede hacerse enforma gradual en las entregas)para verificar que no existanvariaciones en piezas. De ser así,deberán registrarse comofaltantes de compra en sistemaERP, movimiento que se veráreflejado en sistema Vista.

5

Los productos deben seralmacenados y ordenadosrespetando el método PEPS(primeras entradas, primerassalidas) y apegándose alprocedimiento establecido paraeste concepto.

6

En caso de no contar con unainterfaz automática para losregistros por concepto derecepción de productos en sistemaVista, el Líder de Negocio deberálevantar un Soporte y llamar alCorporativo para darleseguimiento.

24REVISIÓN 0

1.3.3 Abastecimientos de almacén central a

sub-almacenes

1

Los abastecimientos de almacéncentral a sub-almacenes, deberánrealizarse considerando comomáximo las ventas de un día deoperación.

2

Todos los abastecimientos yreabastecimientos realizadosdeben contar con un documentocomprobatorio (reporte emitidopor Vista), que deberá ser firmadopor el Líder de Negocio.

3

Todos los reabastecimientos quese realicen a los sub-almacenes,deberán hacerse con elconsentimiento total del Líder deNegocio, en caso contrario no seráresponsabilidad de éste.

25REVISIÓN 0


1

La conciliación semanal delinventario físico de productos enalmacén central y sub-almacenesversus el inventario teórico en elsistema Vista es estrictamenteobligatoria.

2

Los registros documentales de lastomas físicas de inventariorealizadas por el Líder deNegocio, deben ser 100%confiables y fidedignos. Cualquieralteración, omisión o falsedad enla información con dolo onegligencia por parte de losinvolucrados son causal dedesvinculación inmediata de laempresa.

3

Los registros en sistema de lastomas físicas de inventariorealizada por el Líder de Negocio,deben ser 100% confiables yfidedignos. Cualquier alteración,omisión y falsedad en lainformación con dolo onegligencia por parte de losinvolucrados son causal dedesvinculación inmediata de laempresa.

26REVISIÓN 0


4

El Líder de Negocio debe validary autorizar con firma autógrafalos reportes de conciliación deinventarios, así como deslindarresponsabilidades en caso deinconsistencia en los mismos.

5

El Líder de Negocio debe realizartomas físicas de inventarios enforma aleatoria en almacén y sub-almacenes al cierre de cadasemana (jueves) para comprobar laveracidad de la información que seva a registrar en sistema. Debedejar marcas de auditoría (√) yfirma autógrafa en el documentodonde se realice la comprobación.

6

La conciliación de inventarios delsistema en operación Vista versusERP, se debe realizar al cierre dela semana operativa (jueves) y elúltimo día del mes segúncalendario vigente autorizado porla Dirección de PlaneaciónFinanciera.

27REVISIÓN 0


7

Todas las diferencias positivas onegativas de producto que arrojeel sistema como resultado delregistro realizado con base a latoma física de inventarios, debenquedar registradas íntegramenteen el sistema Vista.

8

Queda estrictamente prohibidoregistrar producto por conceptode merma (waste) cuando estossean por concepto de variacionespositivas o negativas en conteosfísicos de inventario semanal omensual.

9

La merma deberá ser registradaen sistema al cierre del día por elLíder de Negocio. Por ningúnmotivo deben realizase registros omovimientos en días anteriores alde operación.

28REVISIÓN 0


10

Todos los traspasos de productosdeben ser a través de ERP ydeben ser reflejados en sistemaen operación Vista, así mismodeben contar con el estatus derecepción.

11

Las compras en plaza sólo podránser las autorizadas en lascuentas de la SAG3. En caso deadquirir productos que no estánen las cuentas de la SAG3, se debesolicitar autorización alresponsable de gastos en plaza,bajo los lineamientos establecidos.

29REVISIÓN 0

1.3.5 Operación manual

1

En caso de no tener sistema enoperación, se debe de dar avisoinmediato a la Dirección deSistemas. Las operacionesrealizadas por movimientos deproductos o insumos en elalmacén o el sub-almacén, debenestar soportadas por registrosmanuales, ya sean tarjetas dealmacén (almacén) o comandasmanuales (sub-almacén).

2

Cuando el sistema de operaciónVista se restablezca, todas lasoperaciones generadas pormovimientos manuales deben serregistradas en el sistematomando como base ladocumentación generada.

3

El Líder de Negocio debesupervisar que las operacionesmanuales estén soportadas condocumentación, las cuales debenser registradas en tiempo yforma en el sistema Vista, cuandoéste se restablezca.

30REVISIÓN 0

1.3.6 Análisis de información y toma de

decisiones

1

El sistema de operación Vista debeser la herramienta paraadministrar inventarios. Debepermitir la eficiencia de la venta,rotación de inventarios, mermas,faltantes físicos y mezcla deproductos, para una mejordecisión de compra, venta ycontrol.

2

El sistema PeopleSoft debe ser laherramienta de registro ymedición que evaluará eldesempeño del conjunto y servirácomo base para la informacióncontable-fiscal del negocio.

3

La eficiencia de operación sobrelos productos de Coffee Tree,estará determinada sobre elanálisis del costo de ventas.

31REVISIÓN 0


decisiones

4

Los indicadores de medición,eficiencia y manejo de losinventarios son:

• Costo de ventas. Deberádeterminarse con la siguientefórmula:

Costo de Ventas = InventarioInicial + Compras + Otras

• Índice de rotación deinventarios. Deberádeterminarse con la siguientefórmula:

Índice de rotación deinventarios = Costo de Ventas/ Total de Inventarios

• Semanas de inventario.Deberá determinarse con lasiguiente fórmula:

Semanas de Inventario = Costode Venta / Costo delInventario Final de la SemanaEntradas – Inventario

32REVISIÓN 0


decisiones

5

Los indicadores deberán tener elsiguiente desempeño durante lasemana:

• Costo de ventas: no debeexceder el 32%.

• Índice de rotación deinventarios: no debe sermenor a un 20%.

• Semanas de inventario: debenoscilar entre 2.5 y 3 paraproductos, y entre 0.5 y 1.5para consumibles.

6

El Líder de Negocio debe analizarsemanalmente los tres indicadoresde medición emitidos por sistemaPeopleSoft para conocer y tomaracciones inmediatas sobre elporcentaje obtenido en la semanaanterior y el costo obtenido. Asímismo podrá reforzar losresultados con lo obtenido en elsistema Vista en forma analíticapor unidad de negocio.

33REVISIÓN 0

1.3.7 Sanciones

Cualquier incumplimiento a lapresente política debe ser reportado ala Dirección de Contraloría, para queadopte las medidas necesarias.

Cualquier incumplimiento a loslineamientos y responsabilidadesindicados en esta política seránsancionados por la Dirección deRecursos Humanos conjuntamentecon el jefe inmediato superior delárea al que pertenezca el empleado decualquier nivel jerárquico.

Las sanciones pueden ir desde un ActaAdministrativa hasta la rescisión delcontrato, independientemente de lasacciones legales que pudieran en sucaso ejercerse.

34REVISIÓN 0


Las responsabilidades se describen por rol de trabajo, no porpuesto. Estos roles puedes ser asumidos por más de una persona,y una persona puede asumir varios roles al mismo tiempo.

Líder de Negocio

1Analizar la integridad de los datosen sistema y existencias físicas.

2Abastecer el punto de venta con elfondo inicial asignado enmonedas fraccionarias.

35REVISIÓN 0


3Realizar la recuperación defondos y los retiros de efectivonecesarios durante la operación.

4Calcular los pedidos aproveedores y validarlos confirma autógrafa.

5

Recibir pedidos de proveedoresconforme al proceso establecidoen el presente manual deoperación.

36REVISIÓN 0


6

Realizar abastecimientos yreabastecimientos al sub-almacénconforme al proceso establecidoen el presente manual deoperación.

7Realizar conteos precisos yconfiables de productos enalmacén y sub-almacén.

8

Garantizar mediante firmaautógrafa que la toma física deinventario se realice y coincidacon los registros en sistema.

37REVISIÓN 0


9Realizar tomas físicas deinventario en forma aleatoria.

10Autorizar y validar las mermasgeneradas en almacén central ysub-almacén.

11

Asegurar la correcta rotación deproductos evitando sobre-inventario y merma por caducidaden almacén central y sub-almacén.

38REVISIÓN 0


12Validar niveles de abastecimientoen almacén general y sub-almacén.

13

Realizar en tiempo (de acuerdo alo establecido por la Dirección dePlaneación Financiera) losregistros en sistema.

14Contar con expedientes deentregas, recepción, conteos yaltas de productos en sistema.

39REVISIÓN 0


15Mantener el almacén y el sub-almacén limpios y en orden losproductos.

16Salvaguardar bajo llave elproducto y mantener el stocknecesario para la operación diaria.

17Realizar análisis de reporte eindicadores de medición.

40REVISIÓN 0


18Analizar los porcentajes depérdidas para toma de decisionesoperativas.

19

En caso de pérdidas de productosque afecten los indicadorespermitidos, analizar videos degrabación.

20Analizar con el Surfer el costo deventa del sub-almacén.

41REVISIÓN 0


Surfer

1

Garantizar la integridad física delos inventarios a través de unasupervisión continua del almacény sub-almacén.

2Mantener la rotación de productoadecuada para evitar mermas yproductos caducados u obsoletos.

3Abastecer todas las estaciones detrabajo con los insumossuficientes para su operación.

42REVISIÓN 0


4Realizar conteos precisos yconfiables de productos enalmacén y sub-almacén.

5Mantener el almacén y el sub-almacén limpios y en orden losproductos.

6No permitir el acceso al almacén yal sub-almacén a personal ajenoal negocio.

43REVISIÓN 0


7

Elaborar la bitácora dehabilitación e inhabilitación yreportar las incidencias al Líder deNegocio.

8Validar que las sub-estacionesestén bien ordenadas yabastecidas.

9Asegurar el correcto calibrado delos equipos para la operación enlas sub-estaciones de trabajo.

44REVISIÓN 0


Encargado de Sub-estación deBebidas

En caso de ser necesario, este rolpuede ser desempeñado por dospersonas, una dedicada a bebidasfrías y otra a bebidas calientes.

1

Asegurar que la sub-estación detrabajo esté habilitadacorrectamente antes de iniciar laoperación.

2

Asegurar que la sub-estación detrabajo cuente en todo momentocon los insumos y equiposnecesarios para la operación.

IMPORTANTE

45REVISIÓN 0


Encargado de Sub-estación deCrepas

1


2


46REVISIÓN 0


Encargado de la Sub-estación deAlimentos

1


2


47REVISIÓN 0


ROL PUESTO

Surfer Líder de Negocio o Supervisor

CajeroLíder de Negocio, Supervisor u

Operativo

Encargado de la Sub-estación de Bebidas

Líder de Negocio, Supervisor u Operativo

Encargado de la Sub-estación de Crepas


Encargado de la Sub-estación de Alimentos


48REVISIÓN 0

[ ]1.4 Presentación

del personal

49REVISIÓN 0


Tanto el personal operativo como el personal administrativo de IslaCoffee Tree debe cubrir la siguiente presentación:

1

Uniforme en buen estado, es decirlimpio, planchado, no roto odesgarrado, no decolorado y laplayera bien fajada.

2Portar la playera del uniformesiempre.

50REVISIÓN 0


3Pantalón del uniforme planchado,con bastilla y que no arrastre.

4En caso de portar camiseta debajode la playera del uniforme, éstadeberá ser blanca de cuello “V”.

5Portar siempre la gorra deluniforme.

51REVISIÓN 0


6

Portar siempre el mandil deluniforme. El mandil negro para elLíder de Negocio y el Surfer, y elverde para el resto del personal.

7Cinturón negro, delgado y dehebilla discreta.

8 Calcetines de color obscuro.

52REVISIÓN 0


9Zapatos cerrados (no tenis),negros y bien lustrados.

10Gafete con su nombre correctoportado en la parte derecha de laplayera.

11No portar celulares, radiolocalizadores y/o reproductoresde música durante la operación.

53REVISIÓN 0


12

No portar anillos (a excepción deun anillo de matrimonio)pulseras, collares, cadenas ypearcings.

13Las personas que tengan contactodirecto con alimentos no debenportar anillo de matrimonio.

14

Mujeres no deben portar aretes deun tamaño mayor a doscentímetros, hombres no deberánportar aretes.

54REVISIÓN 0


15 No deberán tener tatuajes visibles.

16Los hombres deberán traer cabellocorto, máximo tres centímetrosarriba del cuello de la playera.

17Las mujeres deberán traer elcabello recogido, de color discretoy uniforme.

55REVISIÓN 0


18Los hombres no deberán tenerbarba ni bigote.

19Uñas cortas, sin esmalte y nopostizas.

20Las mujeres deberán usarmaquillaje discreto.

56REVISIÓN 0

[ ]2. Equipos

57REVISIÓN 0

2. Equipos

Computadora Impresora Calculadora

TeléfonoTermómetro para

alimentosTermómetro para

ambientes

58REVISIÓN 0

2. Equipos

Báscula de plataforma Báscula de pesaje Tarimas

Anaqueles Refrigeradores Congeladores

59REVISIÓN 0

2. Equipos

Carro de servicio Carpetas Hojas de papel

Lápices Bolígrafos Engrapadora

60REVISIÓN 0

[ ]3. Almacén

61REVISIÓN 0

[ ]3.1 Solicitud de

pedidos

62REVISIÓN 0


El Líder de Negocio llevará a cargo las siguientes actividades pararealizar la solicitud de pedidos:

1

Consultar reporteConsultar el Reporte StockUnidad (Anexo 1) quecorresponda al día deelaboración de la solicitud depedido. Este reporte se obtienesegún lo indicado en el apartado8.2 Reporte Stock Unidad delManual de PeopleSoft.

2

Calcular pedidoTomando como referencia lacolumna Inv.Final del reporte,calcular la cantidad necesaria decada producto para mantener elinventario bajo los siguientestérminos:

• Inventario promedio de 2.5 a3.5 semanas para productos yde 0.5 a 1.5 para consumibles.

• Si se espera mayor afluencia ose tienen promociones,aumentar la cantidad porproducto que se considerenecesaria.

63REVISIÓN 0


La solicitud de pedidos deberárealizarse al día siguiente de recibirun pedido de acuerdo al Cuadro deRuteo (Anexo 2).

3Registrar cantidadesElaborar un archivo con lascantidades a pedir.

4

Registro en el sistemaRegistrar la solicitud en elsistema PeopleSoft como seindica en el apartado 1.2Solicitud de pedidos del Manualde PeopleSoft.

IMPORTANTE

64REVISIÓN 0

[ ]3.2 Recepción de

pedidos

65REVISIÓN 0


El Líder de Negocio es el responsable de realizar la recepción depedidos de la siguiente manera:

1

Solicitar facturaSolicitar al proveedor la facturacorrespondiente a los productosque se recibirán. Si no lapresenta, no se recibirá el pedido.

2

Recepción físicaSolicitar al proveedor quecoloque el pedido en el lugardestinado para la descarga y en elorden establecido en el Diagramade Proceso de Recepción PFS(Anexo 3).

66REVISIÓN 0


3

Contar productoEn presencia del proveedor,contar y comparar la cantidad deproductos recibidos con losfacturados.

4

Verificar productoRevisar los productos del pedidoy verificar que cumplan con loestablecido en la Matriz deCaducidades (Anexo 4) y lascaracterísticas especificadas en elapartado 4.2.1 Criterios pararecibir alimentos.

Si el producto no cumple con losrequerimientos, deberá serrechazado.

IMPORTANTE

67REVISIÓN 0


5

Conciliar factura con pedidoVerificar que coincidan losproductos, cantidades y precios dela factura del proveedor con loestablecido en el pedido impresoque se encuentra en la carpeta“Pedidos Semanales” dentro delalmacén.

Si en un pedido de Pacific Star nocoincide la cantidad del producto conlo establecido en la factura, o existealguna razón de rechazo, marcar enel renglón correspondiente el códigode discrepancia, según lo indicado enla misma factura:

1. Faltante.2. Adicional.3. Dañada.4. Rechazado por el cliente.

IMPORTANTE

68REVISIÓN 0


El proceso de resurtido se llevará acabo sólo si:

• El producto no viene facturado.• El producto viene facturado pero

físicamente no está.• El producto viene facturado y

está físicamente, pero fuerechazado.

Se deberá llamar al Callcenter dePacific Star (01 800-300-3030) yproporcionar el número de pedido, elnúmero de remisión y el código dediscrepancia para solicitar que losproductos faltantes se envíen en unlapso de 24 horas si es urgente, o en elsiguiente pedido si no lo es.

Pacific Star proporcionará un númerode reporte que es necesario conservarpara cualquier aclaración.

Una vez solicitado el resurtido, se debedejar inactiva la casilla de selecciónde la línea correspondiente alproducto rechazado.

69REVISIÓN 0


En caso de recibir un producto dePacific Star que esté registrado en lafactura con cantidad cero, deberáreportarse de inmediato alCallcenter.

Si el pedido contiene productos que nofueron solicitados al proveedor, éstosdeberán ser rechazados.

Para los productos de Coca-Cola noexisten solicitudes de resurtido,únicamente se debe comunicar con elEjecutivo de Producto del corporativopara pedir autorización, yposteriormente llamar al proveedorpara pedir los productos faltantes.

70REVISIÓN 0


6

Firmar facturaUna vez que coincida toda lainformación, firmar y sellar lafactura, y solicitar al proveedorque registre su nombre y firmaen la misma.

7

Emitir notaEmitir la Nota de Recepción(Anexo 5) según lo establecido enel apartado 2.2 Nota de Recepcióndel Manual de PeopleSoft yfirmarla.

Una vez emitida la nota de recepción,revisar que coincidan las cantidadesde productos y el monto de la notacon la factura. La nota y la facturadeben ser archivadas en la carpeta“Facturas con Ingreso a Almacén”.

IMPORTANTE

71REVISIÓN 0


Si no coincide, se debe comunicar deinmediato al proveedor y alCorporativo, y realizar un RTV comose indica en el apartado 2.3Devolución a Proveedores delManual de PeopleSoft.

En caso de que la RTV no se finalicecorrectamente, es decir que no secierra se debe levantar un Soportepara reportar lo sucedido de lasiguiente manera:

a)Ingresar a la aplicación Web y seleccionar la opciónPeopleSoft.

72REVISIÓN 0


b)En la pantalla que aparece, dar clic en la opción “NuevaSolicitud”.

c)

Llenar todos los campos de las secciones “InformaciónGeneral”, “Información de Contacto”, “Información deSoporte” y “Descripción” con la informacióncorrespondiente. En caso de que se desee adjuntar algúnarchivo, dar clic en la opción “Adjuntar archivos”,buscarlo y seleccionarlo.

73REVISIÓN 0


d) Dar clic en la opción “Guardar”.

e)

En la ventana que aparece a continuación, se confirmaque la solicitud se registró correctamente y se obtiene elnúmero asignado a la solicitud. Este número es necesariopara darle seguimiento a la solicitud realizada.

74REVISIÓN 0


f)

Recibir respuestaPersonal del Corporativo secomunicará para dar respuesta alSoporte levantado y se deberáproceder como lo indiquen.

En caso de no recibir respuesta, sedebe llamar al corporativo paraconocer el status del soporte.

h)

Emitir notaRealizar nuevamente la Nota deRecepción (Anexo 5) como seindica en el apartado 2.2 Nota deRecepción del Manual dePeopleSoft.

IMPORTANTE

75REVISIÓN 0


Si no se cuenta con la interfaz en elconjunto, debe hacerse la recepcióndel pedido en Vista como se indica enla sección 4.2.3 Recepción de pedidoen Vista de este manual.

8

Almacenar productosAlmacenar los productos recibidossegún lo establecido en la sección4.2.2 Almacenar productosfísicamente.

IMPORTANTE

76REVISIÓN 0


Los siguientes productos deberán ser recibidos en contenedores conuna temperatura entre 0°C y 2°C, y el producto debe tener unatemperatura entre 0°C y 4°C

MANTEQUILLA

Sabor: dulce

Color: uniforme

Textura: firme

QUESO

Sabor: típico

Color: uniforme

Textura: típica

HUEVO

Color: blanco o café

Apariencia: sin sangre ni plumas

77REVISIÓN 0


Los siguientes productos deberán ser recibidos a temperaturaambiente, no en huacales, cajas de madera o cajas de cartón.

JITOMATE

Color: rojo brillante cuando está maduro o verde en caso contrario

Apariencia: sin golpes, magulladuras o

decoloraciones evidentes

Textura: firme

CEBOLLA

Color: blanco brillante

Apariencia: sin golpes, magulladuras o

decoloraciones evidentes, sin quemaduras de sol o

moho

Textura: firme

78REVISIÓN 0


Rechazar los productos en lata si presentan lo siguiente:

Extremos abultados o sin etiquetas.

Abolladuras, sellos goteando o defectuosos

Oxidación

79REVISIÓN 0


Los productos secos deberán ser recibidos a temperaturaambiente siempre y cuando el paquete esté intacto y en buenascondiciones, y se rechazarán si presentan las siguientescaracterísticas:

PAQUETE

Perforaciones, rasgaduras,agujeros, humedad o manchas deagua (indicios de que ha sidomojado).

PRODUCTO

Contiene insectos, huevos deinsectos, excremento de roedoreso tiene color anormal.

80REVISIÓN 0


Para comprobar la temperatura dependiendo del tipo de producto sedebe seguir alguno de estos métodos:

CARNES Y AVES

Introducir el tallo o sonda del termómetro

directamente en la parte mas gruesa del producto (normalmente el centro).

PRODUCTOS AL ALTO VACÍO

(REFRIGERADOS Y CONGELADOS)

Introducir el tallo o sonda del termómetro entre los paquetes, con cuidado de

no perforarlos.

LÍQUIDOS Y OTROS ALIMENTOS ENVASADOS

Abrir el paquete e introducir el tallo o sonda en el alimento hasta que la

zona sensible quede sumergida. No permitir que

el tallo o la sonda del termómetro toque las

paredes o fondo del envase.

81REVISIÓN 0


LÍQUIDOS A GRANELEnvolver el tallo o sonda del termómetro con la

bolsa.

82REVISIÓN 0


El Líder de Negocio es el responsable de almacenar físicamente losproductos recibidos de la siguiente manera:

1Ingresar productosIngresar al almacén los productosdel pedido.

Esto se debe realizar conforme sereciba el pedido y es necesario validarque está completo.

IMPORTANTE

83REVISIÓN 0


3

Ordenar productosOrdenar los productos en losanaqueles, refrigeradores ycongeladores respetando latécnica PEPS (primeras entradas,primeras salidas) y considerandolo siguiente:

• No llenar en exceso elrefrigerador o la cámara derefrigeración, de lo contrario,se puede impedir la circulacióndel aire y esto provoca que elequipo trabaje más paramantenerse frío.

• No forrar los estantes de losrefrigeradores con papelaluminio, esto también impidela circulación del aire.

84REVISIÓN 0


• Para mantener los alimentos auna temperatura internaespecífica, el refrigerador o lacámara deben estar entre -2ºCy 0ºC.

• Mantener congeladores yrefrigeradores cerradossiempre que sea posible.

• Mantener los alimentos fuerade la zona de temperatura depeligro (4ºC a 60ºC).

85REVISIÓN 0


• Los alimentos potencialmentepeligrosos, listos para comer yque han sido congelados,deben desecharse si no se hanconsumido a las veinticuatrohoras siguientes de sudescongelación.

• No colocar alimentos calientesen el refrigerador. Esto podríahacer subir la temperatura enel interior lo suficiente paraponer en la zona de riesgo alresto de los alimentos.

• Guardar los alimentos en supaquete original. Si se saca elalimento de su empaqueoriginal, debe envolverse en unmaterial a prueba de humedado colocarse en un recipientelimpio y sanitizado.

86REVISIÓN 0


• No congelar nuevamentealimentos ya descongeladoshasta que hayan sidocompletamente cocinados.

• Los congeladores deben serdescongelados una vez a lasemana.

• No almacenar alimentos cercade químicos o productos delimpieza.

87REVISIÓN 0


• No utilizar envases vacíos dealimentos para guardarproductos químicos, ni poneralimentos en envases vacíosde productos químicos.

• Almacenar alimentos secosseparados de las paredes ymínimo a 20 cm del piso. Losproductos no deben estar en elpiso en ningún momento.

• Cada producto recibido deberáser almacenado en surespectivo lugar en la islacomo se muestra acontinuación:

20 cm

88REVISIÓN 0


Polvo para

frappé, báscula, filtros de cafetera y

té de sobre

Guantes para

crepas

Sifón, refrescos y jugos

Vasos y platos

pasteleros Leche, mantequilla, brownies, mermeladas,

masa para crepas, queso Philadelphia y queso

manchego

Cajeta, mermelada, polvos para frappé

y chamoy Sobres de azúcar, sustituto

de azúcar y sustituto de

crema

Harina, esencias, concentrados y salsas

de chocolate

Jarras, insertos,

palas, cucharones, etc.

89REVISIÓN 0


Pasteles

Jamón, quesos, salami, mayonesa,

cátsup y masa preparada

Utensilios, batidora, cuchillos, cuchillo eléctrico, rayador, charolas y bolsas

para basura

Leche, refrescos, granillo, salsas de chocolate y chiles

jalapeños

90REVISIÓN 0


Aplicable cuando no esté disponible la interfaz

1 Entrar a la aplicación “Back Office” del sistema Vista.

2Ingresar el número de usuario en el campo “User”, lacontraseña en “Password” y después hacer clic en OK.

91REVISIÓN 0


3Dar doble clic en la opción “Concesiones” para desglosarla, yposteriormente en “Actividades Concesiones” y elegir laopción “Recibo de Inventario”.

4En la ventana que se despliega, verificar que se encuentreactiva la opción “Trabajar con vendedores” y posteriormenteseleccionar el Proveedor.

92REVISIÓN 0


5 Ingresar el monto de la factura en el campo “Total Recibo”.

6Ingresar el número de líneas o filas que contiene la factura enel campo “Line Count”.

93REVISIÓN 0


7Ingresar el número de referencia (ID de pedido) en el campo“Reference #”

8 Ingresar el número de factura en el campo “Invoice No.”.

94REVISIÓN 0


9Ingresar el número de orden de compra en el campo “PuchaseOrder No.”

10

Ingresar los productos de la factura, para lo cual es necesariodar clic en el botón “All Items”, o en el botón “Vendor Items”,para que se despliegue el listado de todos los productos o losproductos por proveedor respectivamente.

95REVISIÓN 0


11

En la ventana que se despliega, buscar el producto que se deseaagregar, para lo cual es necesario ingresar el nombre delproducto en el recuadro en blanco y posteriormente dar clicen “Search”.

12

Para buscar por el código del producto, descripción delproducto, código del vendedor o nombre del vendedor, esnecesario desplegar el menú de la opción “Filter By” y elegirla opción que se desee.

96REVISIÓN 0


13

Para ordenar por código del producto, descripción delproducto, código del vendedor o nombre del vendedor, esnecesario desplegar el menú de la opción “Order By” y elegirla opción que se desee.

14

Una vez que se despliegan los productos correspondientes dela búsqueda, seleccionar el producto deseado dando dobleclic sobre él o seleccionarlo y dar clic en el botón “Select”.Para salir de la ventana es necesario dar clic en la opción“Exit”, y para regresar a la pantalla anterior dar clic en laopción “Reset”.

97REVISIÓN 0


15Para registrar una factura con una fecha anterior a la actual sedebe activar la opción “Back Dated”.

16

Cuando se está realizando una toma de inventario y larecepción de un pedido al mismo tiempo activar la casilla“Include In Current Stocktake”, que se refiere a que se incluyael pedido ingresado al almacén en el inventario actual.

98REVISIÓN 0


17

Ya que se han ingresado todos los productos de la factura,verificar que no exista variación en el monto de la factura yen el total de líneas, posteriormente dar clic en el botón“Guardar”.

18

Para generar el Reporte “Informes Ingresados a Inventario”(que sirve como comprobante de recepción) es necesariodesglosar la opción “Menú reporte” , capturar la fecha y horaen que se registró el pedido y dar clic en el botón “Imprimir”.

Variación

99REVISIÓN 0

En caso de que PeopleSoft fallecuando se vaya a hacer unarecepción de pedido, es necesariorecibirlo físicamente, entregar lafactura firmada, realizar esteprocedimiento en Vista y dar avisoal Corporativo para que ellos haganlos ajustes necesarios al restablecerseel sistema.


IMPORTANTE

100REVISIÓN 0

[ ]3.3 Abastecimiento/

reabastecimiento a

sub-almacén

101REVISIÓN 0

3.3 Abastecimiento/reabastecimiento a sub-

almacén

El Líder de Negocio es el responsable de hacer el abastecimiento yreabastecimiento al sub-almacén de la siguiente manera:

1

Elaborar solicitudElaborar la Solicitud deAbastecimiento de Isla CoffeTree (Anexo 6) considerando lasexistencias actuales en módulo.

2

Transferir productosRealizar en Vista la transferenciade los productos del almacéngeneral al sub-almacén (isla), de lasiguiente manera:

102REVISIÓN 0


almacén

a)Ingresar al sistema, abrir la carpeta de Vista que seencuentra en el escritorio y dar doble clic en el ícono“BackOffice”.

b)Ingresar el número/nombre de usuario en el campo“User”, la contraseña o PIN en el campo “Password” ydespués hacer clic en el botón “OK”.

103REVISIÓN 0


almacén

c)Dar doble clic en la opción “Concesiones” paradesglosarla, posteriormente en “ActividadesConcesiones” y elegir la opción “Ajustes de Inventario”.

d)

Realizar la búsqueda del producto del cual se desearealizar el abastecimiento o reabastecimiento dando clicen el “botón de búsqueda” para desplegar la ventana debúsqueda de productos.

Botón de búsqueda

Ventana de búsqueda

104REVISIÓN 0


almacén

e)

Para buscar por código del producto, descripción delproducto, código del vendedor o nombre del vendedor, esnecesario desplegar el menú de la opción “Filter By” yelegir la opción que se desee.

f)

Para ordenar por código del producto, descripción delproducto, código del vendedor o nombre del vendedor, esnecesario desplegar el menú de la opción “Order By” yelegir la opción que se desee.

105REVISIÓN 0

g)Ingresar el nombre del producto en el recuadro enblanco, y posteriormente dar clic en el botón “Search”.

h)

Elegir el producto del cual se requiere hacer elabastecimiento/reabastecimiento, seleccionándolo dellistado de productos que se despliega, paraposteriormente dar clic en el botón “Select”.


almacén

106REVISIÓN 0


almacén

i)

Una vez que se muestra el producto en la ventana, elegirel almacén que realizará elabastecimiento/reabastecimiento en el campo“Ubicación del Inventario”.

j)En el campo “Acción”, elegir la opción “Mover UbicaciónInventario”.

107REVISIÓN 0


almacén

k)Seleccionar en la columna “Ubicación Inventario-Mover aDestino” el sub-almacén que será abastecido.

l)

Ingresar la cantidad del producto porabastecer/reabastecer en la columna “Cantidad”, y en elcampo “Descripción” la leyenda “Abastecimiento” o“Reabastecimiento” según corresponda.

108REVISIÓN 0


almacén

m)Dar clic en el botón “Guardar” para finalizar elabastecimiento/reabastecimiento en el sistema.

n)Ingresar a la opción “Despliegue de Reportes” en lacarpeta de BackOffice.

109REVISIÓN 0


almacén

ñ)En la ventana que se despliega, abrir la carpeta “Reportede Concesiones” y elegir el Reporte “Ajustes deInventario”.

o)

Capturar la fecha y hora del reporte, cuidando quecorrespondan únicamente al rango en el cual se realizóel movimiento que se desea consultar. A continuación,dar clic en el botón “VISTA Previa” .

110REVISIÓN 0


almacén

p)Una vez que se despliega el reporte, dar clic en el botón“Imprimir”.

3

Preparar pedidoColocar en el carro de serviciotodos los productos especificadosen el Reporte Ajustes deInventario (Anexo 7) impresoanteriormente y llevarlo al sub-almacén.

111REVISIÓN 0


almacén

5

Firmar reporteEl Surfer revisa los productosrecibidos y el Reporte Ajustes deInventario (Anexo 7) impreso. Sicoinciden las cantidades yproductos, debe ser firmado porél y el Líder de Negocio.

En caso de que haya productosfaltantes, se debe regresar alalmacén general por ellos yentregarlos. Si hay productos de más,no se entregan y se regresan alalmacén.

6

Archivar reporteGuardar el reporte firmado en lacarpeta “Reportes deAbastecimiento” que se encuentraen el almacén.

IMPORTANTE

112REVISIÓN 0

[ ]3.4 Registro de

mermas

113REVISIÓN 0


El Líder de Negocio es el responsable de hacer el registro demermas de la siguiente manera:

1

Tomar bitácoraTomar la Bitácora de Mermas(Anexo 8) debidamente llenada yfirmada.

2Registrar mermasRegistrar las mermas en Vista dela siguiente manera:

114REVISIÓN 0


a) Entrar a la aplicación “Back Office” del sistema Vista.

b)Ingresar el número de usuario en el campo “User”, lacontraseña en “Password” y después hacer clic en OK.

115REVISIÓN 0


c)Dar doble clic en la opción “Concesiones” paradesglosarla, y posteriormente en “ActividadesConcesiones” elegir la opción “Ajustes de Inventario”.

d)En la ventana que se muestra, elegir la categoría delproducto del cual se desea hacer el ajuste en el campo“Categoría de Item”.

116REVISIÓN 0


e)Una vez que se ha elegido la categoría del producto,seleccionar el producto desglosando el campo“Descripción Item”.

f)Si se desea buscar un producto en particular dar clic en laflecha para desplegar la ventana de búsqueda deproductos.


Botón de búsqueda

117REVISIÓN 0


g)


h)


118REVISIÓN 0


i)Ingresar la descripción del producto, código o clase enel recuadro que está en blanco, y posteriormente dar clicen el botón “Search”.

j)Seleccionar del listado de productos que se despliega, elproducto del cual se requiere hacer el ajuste, yposteriormente dar clic en el botón “Select”.

v

119REVISIÓN 0


k)

Se mostrará la información del producto elegido en lapantalla, y deberá seleccionarse la opción “Waste” paramermar el producto. Esta acción sólo está permitidapara los sub-almacenes.

Las acciones “increase” (incrementar) y “decrease” (decrementar)sólo deberán usarse en el almacén general cuando se presentendiferencias en las cantidades de productos recibidos deproveedores.

Los movimientos se verán reflejados en el Reporte Ajustes deInventario (Anexo 7) que se obtiene como se indica en el apartadoanterior 4.3 Abastecimiento/reabastecimiento a sub-almacenes.

IMPORTANTE

120REVISIÓN 0


l)Ingresar la cantidad del producto que se desea ajustaren la columna “Cantidad”, y en la columna “Descripción”ingresar el motivo del ajuste.

m) Dar clic en el botón “Guardar”.

1

121REVISIÓN 0


n)Ingresar a la opción “Despliegue de Reportes” en lacarpeta de Back Office.

ñ)En la ventana que se despliega, abrir la carpeta “Reportede Concesiones” y elegir el Reporte InventarioDesechado (Anexo 9).

122REVISIÓN 0


o)

Capturar la fecha y hora del reporte, cuidando quecorrespondan únicamente al rango en el cual se registróla merma que se desea consultar, y la ubicación delinventario. A continuación, dar clic en el botón “VistaPrevia” .

p)Una vez que se despliega el reporte, dar clic en el botón“Imprimir”.

123REVISIÓN 0


4Firmar reporteFirmar el Reporte InventarioDesechado (Anexo 9) impreso.

5

Archivar reporteGuardar el reporte firmado juntocon la bitácora en la carpeta“Reportes de Mermas” que seencuentra en el almacén.

124REVISIÓN 0

[ ]3.5 Conciliación

semanal de

almacén general

125REVISIÓN 0


El Líder de Negocio es el responsable de hacer todos los jueves laconciliación del almacén general de la siguiente manera:

1Abrir la carpeta de Vista que se encuentra en el escritorio yhacer doble clic en el ícono “BackOffice”.

2Ingresar el número/nombre de usuario en el campo “User”, lacontraseña o PIN en el campo “Password” y después hacerclic en el botón “OK”.

126REVISIÓN 0


3Ingresar a la opción “Despliegue de Reportes” en la carpeta deBackOffice.

4En la ventana que se despliega, abrir la carpeta “Reporte deConcesiones” y elegir el Reporte “Historial Variación deInventario”.

127REVISIÓN 0


5

Capturar la fecha y hora del reporte, cuidando que el rangocorrespondan únicamente a la semana conciliada (de viernes alas 6:00 a.m. a viernes a las 6:00 a.m.), y la ubicación delinventario. A continuación, dar clic en el botón “Vista previa”.

6Una vez que se despliega el reporte, dar clic en el botón“Imprimir”.

128REVISIÓN 0


7

Realizar conteoContar físicamente todos losproductos del almacén y registrarlas cantidades en el ReporteHistorial Variación de Inventario(Anexo 10) impreso.

Las cantidades se anotan encualquier columna que aparezca enceros.

En caso de que haya diferencias,hacer un segundo conteo de eseproducto para corroborar que se hayacontado correctamente antes deanotar la cantidad.

No debe haber salidas de productosa sub-almacenes una vez generadoel reporte para realizar el conteo.

8Capturar inventarioRealizar una Toma de Inventarioen Vista de la siguiente manera:

IMPORTANTE

129REVISIÓN 0


a)

En la carpeta de BackOffice, dar doble clic en la opción“Concesiones” para desglosarla, posteriormente en“Actividades Concesiones” y elegir la opción “Toma deInventario”.

b)En la ventana que se despliega, dar clic sobre el ícono delreloj (Set Stocktake Date/Time) para ajustar la fecha enque se registrará el inventario.

130REVISIÓN 0


c)Activar la opción “Start a New Stocktake” y dar clic en elbotón “Siguiente”.

d)

En la siguiente ventana seleccionar el Almacén Generalpara realizar la toma de inventario dando clic sobre laflecha para desplegar la lista y posteriormente dar clicen la opción “Siguiente” para confirmar.

131REVISIÓN 0


e)Dar clic en el botón “Establecer como Ahora” paraingresar la fecha y hora actual. Después dar clic en elbotón “Siguiente”.

f)Confirmar la fecha y hora de la toma de inventario dandoclic en la opción “Terminar”.

132REVISIÓN 0


g)Aparecerá una ventana donde se debe dar clic en el botón“Ok”.

h)En la ventana “Stocktake Entry” que se despliega, elegir laopción “Todo” en el campo “Grupo Inventario” para quese muestren todos los productos.

133REVISIÓN 0


i)

Dar clic en el botón “Carga de Balances Cerrados para laUbicación Seleccionada” y automáticamente en laprimera columna se mostrarán las cantidades reales conlas que se debe contar en inventario.

j)Se desplegará una ventana de confirmación, dar clic en elbotón “Sí”.

134REVISIÓN 0


k)Ingresar el registro de inventario que no coincidan con loscargados en el sistema en la línea correspondiente.

l)Verificar que la fecha de la toma de inventariocorresponda a la fecha y hora en que se inició lacaptura. Después dar clic en el botón “Guardar”.

Fecha de la toma de inventario

135REVISIÓN 0


m)Al hacer clic en el botón “Guardar” se desplegará unmensaje, dar clic en “Aceptar”.

Las cantidades que aparecen deben coincidir con las registradasen el conteo físico para poder obtener una variación igual a cero.En caso de que exista alguna diferencia, se debe reemplazar lacantidad que marca el sistema en la primera columna por la delconteo físico.

IMPORTANTE

136REVISIÓN 0


9Llamar a SurferContactar al Surfer para queacuda al almacén.

10

Revisar toma de inventarioRevisar junto con el Surfer lascantidades registradas en la tomade inventario y conciliar lasdiferencias haciendo lasaclaraciones pertinentes.

A continuación, el Líder de Negociodebe realizar un muestreo aleatorioestratificado para garantizar laconfiabilidad de los datos. Revisará latemperatura de los productos y delambiente, la caducidad y elcumplimiento de la regla “primerasentradas, primeras salidas”.

IMPORTANTE

137REVISIÓN 0


11Finalizar toma de inventarioFinalizar la toma de inventario enVista de la siguiente manera:

a)Dar clic en el botón “Finalizar”. Aparecerá un mensaje deconfirmación, presionar en el botón “Sí”.

Botón Finalizar

138REVISIÓN 0


12

Imprimir reporteRepetir los pasos del 1 al 6 paraimprimir el Reporte HistorialVariación de Inventario (Anexo10).

13

Verificar cantidadesVerificar que las cantidades de lacolumna “Closing Balance” deeste reporte coincidan con lasregistradas en el reporteutilizado durante el conteo.

Si las cantidades no coinciden, se debeenviar un correo al Corporativopara reportar el error y procedercomo ellos lo indiquen.

IMPORTANTE

139REVISIÓN 0


14

Firmar reporteFirmar el Reporte HistorialVariación de Inventario (Anexo10) impreso y el utilizado para elconteo, y pedir al Surfer que losfirme también.

15

Archivar reportesArchivar los reportes firmados enla carpeta “Reportes deInventario Semanal” que seencuentra en el almacén.

140REVISIÓN 0

[ ]3.6 Conciliación

semanal de sub-

almacén

141REVISIÓN 0


El Líder de Negocio es el responsable de hacer todos los jueves laconciliación de los sub-almacenes de la siguiente manera:

1

Realizar conteoRepetir los pasos del 1 al 7 de lasección 4.5 Conciliación semanalde almacén general, para el sub-almacén.

No debe haber salidas de productosa sub-almacenes una vez generadoel reporte para realizar el conteo.

2Capturar inventarioRealizar una Toma de Inventarioen Vista de la siguiente manera:

IMPORTANTE

142REVISIÓN 0


a)Abrir la carpeta de VISTA que se encuentra en elescritorio, posteriormente dar doble clic sobre el ícono“BackOffice”.

b)Ingresar el número/nombre de usuario en el campo“User”, la contraseña o PIN en el campo “Password” ydespués hacer clic en OK.

143REVISIÓN 0


c)

En la carpeta de Back Office, dar doble clic en la opción“Concesiones” para desglosarla, y posteriormente en“Actividades Concesiones” elegir la opción “Toma deInventario”.

d)En la ventana que se despliega, dar clic sobre el ícono delreloj (Set Stocktake Date/Time) para ajustar la fecha enque se registrará el inventario.

144REVISIÓN 0


e)Activar la opción “Start a New Stocktake” y dar clic en laopción “Siguiente”.

f)En la ventana que aparece, seleccionar el almacén delcual se realizará la toma de inventario y dar clic en laopción “Siguiente” para confirmar.

145REVISIÓN 0


g)Dar clic en el botón “Establecer como Ahora” paraingresar la fecha y hora actual.

h)Confirmar la fecha y hora de la toma de inventario dandoclic en la opción “Terminar”.

146REVISIÓN 0


i)Por último aparecerá una ventana donde se debe dar clicen el botón “Ok”.

j)En la ventana que aparece, elegir la opción “Todo” en elcampo “Grupo Inventario” para que se muestren todoslos productos.

147REVISIÓN 0


k)

Dar clic en el botón “Carga de Balances Cerrados para laUbicación Seleccionada” y en la primera columna semostrarán las cantidades reales con las que se debecontar en inventario.

l)Se desplegará una ventana de confirmación, dar clic en elbotón “Sí”.

148REVISIÓN 0


m)Una vez ingresados los datos del conteo, verificar que lafecha de la toma de inventario corresponda a la fecha yhora en que se inició la captura y dar clic en “Guardar”.

n)Al dar clic en el botón “Guardar” se desplegará unmensaje, dar clic en “Aceptar”.

Fecha de la toma de inventario

149REVISIÓN 0


3

Revisar toma de inventarioContactar al Surfer para revisarjunto con él las cantidadesregistradas en la toma deinventario y conciliar lasdiferencias haciendo lasaclaraciones pertinentes.

4Finalizar toma de inventarioFinalizar la toma de inventario enVista de la siguiente manera:

150REVISIÓN 0


a)Dar clic en el botón “Finalizar”. Aparecerá un mensaje deconfirmación, presionar en el botón “Sí”.

b)Ingresar a la opción “Despliegue de Reportes” en lacarpeta de BackOffice.

Botón Finalizar

151REVISIÓN 0


c)En la ventana que se despliega, abrir la carpeta “Reportede Concesiones” y elegir el Reporte Historial Variaciónde Inventario (Anexo 10).

d)

Capturar la fecha y hora del reporte, cuidando que elrango correspondan únicamente a la semana conciliada(de viernes a las 6:00 a.m. a viernes a las 6:00 a.m.), y laubicación del inventario. A continuación, dar clic en elbotón “VISTA Previa”.

152REVISIÓN 0


e)Una vez que se despliega el reporte, dar clic en el botón“Imprimir”.

5

Verificar cantidadesVerificar que las cantidades de lacolumna “Closing Balance” deeste reporte coincidan con lasregistradas en el reporteutilizado durante el conteo.

153REVISIÓN 0


Si las cantidades no coinciden, se debeenviar un correo al Corporativopara reportar el error y procedercomo ellos lo indiquen.

6

Firmar reporteFirmar tanto el reporte impresocomo el utilizado para el conteo ypedir al Surfer que los firmetambién.

7

Archivar reportesArchivar los reportes firmados enla carpeta “Reportes deInventario Semanal” que seencuentra en el almacén.

IMPORTANTE

154REVISIÓN 0

[ ]3.7 Traspasos

salientes

155REVISIÓN 0


El Líder de Negocio es el responsable de realizar los traspasossalientes de la siguiente manera:

1Recibir solicitudRecibir la llamada del conjuntodestino.

2

Verificar existenciasVerificar físicamente si se cuentacon las existencias suficientespara poder realizar el traspaso.

156REVISIÓN 0


Los traspasos salientes debenrealizarse únicamente si no se afectael inventario y la operación delconjunto origen.

3

Responder solicitudComunicar al conjunto destino sise cuenta con el producto atraspasar y si se autorizó. De nocontar con el producto o laautorización, el traspaso no serealiza y el proceso termina.

4

Registrar la salida en PeopleSoftRegistrar la salida del productocomo se indica en el apartado 4.1Traspaso Saliente del Manual dePeopleSoft.

IMPORTANTE

157REVISIÓN 0


5

Registrar traspaso en VistaRegistrar el traspaso deproductos en Vista de la siguientemanera:

a)Abrir la carpeta de Vista que se encuentra en el escritorio,posteriormente dar doble clic sobre el ícono “BackOffice”.

158REVISIÓN 0


b)Ingresar el número/nombre de usuario en el campo“User”, la contraseña o PIN en el campo “Password” ydespués hacer clic en OK.


159REVISIÓN 0


d)En la ventana que se muestra, elegir la categoría delproducto a traspasar en el campo “Categoría de Item”.


160REVISIÓN 0



g)



Botón de búsqueda

161REVISIÓN 0


h)

Para ordenar los productos por código, descripción delproducto, código del vendedor o nombre del vendedor, esnecesario desplegar el menú de la opción “Order By” yelegir la opción que se desee.


162REVISIÓN 0


j)Seleccionar del listado de productos que se despliega, elproducto a traspasar, y posteriormente dar clic en elbotón “Select”.

k)En la columna “Acción” seleccionar la opción“Transferencia Saliente”.

163REVISIÓN 0


l)Seleccionar “Almacén General” en la columna “UbicaciónInventario” y teclear la cantidad a traspasar en lacolumna “Cantidad” .

m)Escribir una breve descripción que identifique el traspasoen la columna “Descripción”.

164REVISIÓN 0


n)Dar clic en el botón “Guardar” y posteriormente“Aceptar” en la ventana que aparece.

ñ)Regresar a la ventana de BackOffice y elegir la opción“Despliegue de Reportes”.

165REVISIÓN 0


o)En la ventana que se despliega, abrir la carpeta “Reportede Concesiones” y elegir el Reporte TransferenciasInventario (Anexo 11).

p)

Capturar la fecha y hora del reporte, cuidando que elrango sea del día del traspaso a las 6:00 a.m. al mismodía a la hora que marque el reloj en ese momento, y laubicación del inventario. A continuación, dar clic en elbotón “Vista previa” .

166REVISIÓN 0

q)Una vez mostrado el reporte, dar clic en el botón“Imprimir”.

6

Firmar y archivar reporteFirmar el reporte impreso juntocon el reporte de PeopleSoft, yarchivarlos en la carpeta“Reportes de Transferencias”que se encuentra en el almacén.


167REVISIÓN 0


7

Entregar productosPersonal del conjunto destinoacude al conjunto origen por losproductos o se envían junto conel ID interunidad.

8

Enviar confirmaciónEnviar un correo al conjuntodestino con la siguienteinformación del traspaso:producto, cantidad, IDinterunidad, fecha y hora.

En caso de que el traspaso no serealice exitosamente y el producto sepierda, la cantidad en tránsito secobrará a costo de precio de venta.

IMPORTANTE

168REVISIÓN 0

[ ]3.8 Traspasos

entrantes

169REVISIÓN 0


El Líder de Negocio es el responsable de realizar los traspasosentrantes de la siguiente manera:

1

Hacer solicitudComunicarse con otro conjuntopara solicitar el traspaso yesperar su respuesta.

Si la solicitud es rechazada, solicitar eltraspaso a otro conjunto. Si no hayotro conjunto que pueda hacerlo,realizar una compra en plaza encaso de ser posible y conautorización del Corporativo, ocomunicarse con el Corporativo parasolicitar un abastecimiento.

IMPORTANTE

170REVISIÓN 0


2

Recibir confirmaciónRecibir el correo electrónico porparte del conjunto origen, con lainformación del traspaso:producto, cantidad, IDinterunidad generado enPeopleSoft, fecha y hora.

3

Recibir productoRecibir el producto traspasado yverificar que coincida con lainformación del traspaso recibidaanteriormente.

Si la información no coincide con elproducto recibido, hacer lasaclaraciones pertinentes con elconjunto origen.

IMPORTANTE

171REVISIÓN 0


4

Almacenar productosAlmacenar los productos recibidossegún lo establecido en la sección4.2.2 Almacenar productosfísicamente.

5

Registrar entradas en PeopleSoftRegistrar la entrada del productode acuerdo a lo establecido en elapartado 4.2 Traspaso Entrantedel Manual de PeopleSoft.

6Registrar traspaso en VistaRegistrar el traspaso de productosen Vista de la siguiente manera:

172REVISIÓN 0


a)Abrir la carpeta de VISTA que se encuentra en elescritorio, y dar doble clic sobre el ícono “BackOffice”.

b)Ingresar el número/nombre de usuario en el campo“User”, la contraseña o pin en el campo “Password” ydespués hacer clic en “OK”.

173REVISIÓN 0



d)En la ventana que se muestra, elegir la categoría delproducto a recibir en el campo “Categoría de Item”.

174REVISIÓN 0





Botón de búsqueda

175REVISIÓN 0


g)

Para buscar los productos por código , descripción delproducto, código del vendedor o nombre del vendedor, esnecesario desplegar el menú de la opción “Filter By” yelegir la opción que se desee.

h)

Para ordenar los productos por código, descripción delproducto, código del vendedor o nombre del vendedor, esnecesario desplegar el menú de la opción “Order By” yelegir la opción que se desee.

176REVISIÓN 0



j)Seleccionar del listado de productos que se despliega, elproducto a traspasar, y posteriormente dar clic en elbotón “Select”.

177REVISIÓN 0


k)En la columna “Acción” seleccionar la opción“Transferencia Entrante”.

l)Seleccionar “Almacén General” en la columna “UbicaciónInventario” y teclear la cantidad que se recibió en lacolumna “Cantidad” .

178REVISIÓN 0


m)Escribir una breve descripción que identifique el traspasoen la columna “Descripción”.

n)Dar clic en el botón “Guardar” y posteriormente“Aceptar” en la ventana que se despliega.

179REVISIÓN 0


ñ)Regresar a la ventana de BackOffice y elegir la opción“Despliegue de Reportes”.

o)En la ventana que se despliega, abrir la carpeta “Reportede Concesiones” y elegir el Reporte TransferenciasInventario (Anexo 11).

180REVISIÓN 0


p)

Capturar la fecha y hora del reporte, cuidando que elrango sea del día del traspaso a las 6:00 a.m. al mismodía a la hora que marque el reloj en ese momento, y laubicación del inventario. A continuación, dar clic en elbotón “VISTA Previa” .

q)Una vez mostrado el reporte, dar clic en el botón“Imprimir”.

181REVISIÓN 0


6

Firmar reportesFirmar el Reporte Transferenciasde Inventario (Anexo 11) impresojunto con el reporte dePeopleSoft.

7

Archivar reportesArchivar los reportes firmados enla carpeta “Reportes deTransferencias” que se encuentraen el almacén.

182REVISIÓN 0

[ ]3.9 Compras en

plaza

183REVISIÓN 0


Cuando hace falta algún producto, el Líder de Negocio puederealizar compras en plaza de la siguiente manera:

1Tomar dineroTomar el dinero de la caja chicapara realizar la compra.

Si el producto que se va a comprar noes de la Lista SAG3 (Anexo 12), esnecesario llamar al Corporativo parapedir la autorización.

IMPORTANTE

184REVISIÓN 0


2

Realizar compraRealizar la compra de losproductos en el lugar que se creaconveniente, y solicitar unafactura.

3Guardar cambio y facturaGuardar el cambio y la factura.

4

Almacenar productosAlmacenar los productoscomprados según lo establecido enla sección 4.2.2 Almacenarproductos físicamente.

185REVISIÓN 0


5

Registrar compra en PeopleSoftRegistrar la entrada del productode acuerdo a lo establecido en elapartado 5.1 Compras en plazadel Manual de PeopleSoft.

6Registrar compra en VistaRegistrar la compra de productosen Vista de la siguiente manera:

186REVISIÓN 0


a)Abrir la capeta de Vista que se encuentra en el escritorio,posteriormente hacer doble clic sobre el ícono“BackOffice”.

b)Ingresar el número/nombre de usuario en el campo“User”, la contraseña o pin en el campo “Password” ydespués hacer clic en “OK”.

187REVISIÓN 0


c)Dar doble clic en la opción “Concesiones” paradesglosarla, posteriormente en “ActividadesConcesiones”, y elegir la opción “Recibo de Inventario”.

d)

En la ventana que se despliega, verificar que se encuentreactiva la opción “Trabajar con vendedores” yposteriormente seleccionar la opción “Cinépolis” en elcampo Vendor Name.

188REVISIÓN 0


e)Ingresar el monto de la factura en el campo “TotalRecibo”.

f)Ingresar el número de líneas o filas que contiene lafactura en el campo “Line Count”.

189REVISIÓN 0


g) Ingresar el número de factura en el campo “Invoice No.”.

h)

Ingresar los productos de la factura, para lo cual esnecesario dar clic en el botón “All Items”, o en el botón“Vendor Items”, para que se despliegue el listado detodos los productos o los productos por tipo deproveedor respectivamente.

190REVISIÓN 0


i)

En la ventana que se despliega, buscar el producto que sedesea agregar, para lo cual es necesario ingresar elnombre del producto en el recuadro en blanco yposteriormente dar clic en “Search”.

j)

Para buscar los productos por código, descripción delproducto, código del vendedor o nombre del vendedor, esnecesario desplegar el menú de la opción “Filter By” yelegir la opción que se desee.

191REVISIÓN 0


k)


l)

Una vez que se despliegan los productoscorrespondientes de la búsqueda, seleccionar elproducto deseado dando doble clic sobre él o con elbotón “Select”. Para salir de la ventana es necesario darclic en la opción “Exit”, y para regresar a la pantallaanterior dar clic en la opción “Reset”.

192REVISIÓN 0


m)Para registrar una factura con fecha anterior a la actualse debe activar la opción “Back Dated”.

n)

Cuando se está realizando una toma de inventario y larecepción de un pedido al mismo tiempo activar lacasilla “Include In Current Stocktake”, que se refiere aque se incluya el pedido ingresado al almacén en elinventario actual.

193REVISIÓN 0


ñ)

Ya que se han ingresado todos los productos de lacompra, verificar que no exista variación en el monto dela factura y en el total de líneas, para posteriormente darclic en el botón “Guardar”.

o)

Para generar el Reporte Informes Ingresados aInventario (Anexo 13) es necesario desglosar la opción“Menú reporte”, capturar la fecha y hora en que seregistró y dar clic en el botón “Imprimir”.

Variación

194REVISIÓN 0


7

Firmar reportesFirmar el Reporte InformesIngresados a Inventario (Anexo13) impreso junto con el reportede PeopleSoft.

8

Archivar reportesArchivar los reportes firmados enla carpeta “Reportes de Comprasen Plaza” que se encuentra en elalmacén.

195REVISIÓN 0

[ ]4. Puntos críticos

de control

196REVISIÓN 0

4. Puntos críticos de control

ACTIVIDADVARIABLE

A CONTROLAR

Elaboración de solicitudes de pedidos

Estimación de pedidos soportada con datos históricos y considerando el

nivel de inventario óptimo.

Recepción de pedidos

Matriz de caducidades considerada al momento de recibir los pedidos.

Productos acomodados en almacén y refrigeradores siguiendo el método

PEPS.

Recepción de productos en PeopleSofty Vista coincide con lo indicado en

facturas o comprobantes autorizados (corporativos y en plaza).

Registro de mermas y ajustes

Registros autorizados por Líder de Negocio en sistema de mermas,

sobrantes o faltantes.

197REVISIÓN 0


ACTIVIDADVARIABLE

A CONTROLAR

Traspasos entrantes y salientes

ID de transferencia generado a través del proceso de expedición rápida en PepleSoft para traspasos salientes.

En traspasos entrantes, ID de transferencia solicitado e ingresado al

momento de recibir.

Abastecimiento y reabastecimiento a sub-

almacenes

Reporte “Stock Transfers” impreso y firmado por el Líder de Negocio.

Elaboración de cargas de salidas

Archivo de salidas generado por Líder de Negocio.

Carga de salidas diarias a PeopleSoftal cierre de la operación.

198REVISIÓN 0


ACTIVIDADVARIABLE

A CONTROLAR

Conciliación semanal de almacén general y sub-

almacenes

Conteo físico de inventario realizadode manera precisa.

Registro del conteo físico en Vista realizado.

Hoja de toma de inventario y reporte “Historical Variance Report” firmados

por Líder de Negocio.

Conciliación semanal y mensual realizada en PeopleSoft tomando en cuenta el archivo que se genera en

Vista “CONC”.

Seguridad del almacénSólo personal autorizado tiene accesoal almacén y éste se encuentra cerrado

en todo momento.

199REVISIÓN 0

[ ]5. Tabla de

cambios

200REVISIÓN 0

5. Tabla de cambios

REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA

0 Manual original 31/08/10

201REVISIÓN 0

[ ]6. Anexos

202REVISIÓN 0

Anexo 1. Reporte Stock Unidad

203REVISIÓN 0


204REVISIÓN 0


205REVISIÓN 0


206REVISIÓN 0


207REVISIÓN 0


208REVISIÓN 0


209REVISIÓN 0


210REVISIÓN 0


211REVISIÓN 0


212REVISIÓN 0


213REVISIÓN 0


214REVISIÓN 0


215REVISIÓN 0


216REVISIÓN 0


217REVISIÓN 0


218REVISIÓN 0

Anexo 3. Diagrama de Proceso de Recepción

PFS

219REVISIÓN 0


220REVISIÓN 0


221REVISIÓN 0


222REVISIÓN 0


223REVISIÓN 0


224REVISIÓN 0


225REVISIÓN 0


226REVISIÓN 0


227REVISIÓN 0


228REVISIÓN 0


229REVISIÓN 0


230REVISIÓN 0


231REVISIÓN 0


232REVISIÓN 0


233REVISIÓN 0


234REVISIÓN 0


235REVISIÓN 0

Anexo 5. Nota de Recepción

236REVISIÓN 0

Anexo 6. Solicitud de Abastecimiento de Isla

Coffee Tree

237REVISIÓN 0

Anexo 6. Solicitud de Abastecimiento de Isla

Coffee Tree

238REVISIÓN 0

Anexo 7. Reporte Ajustes de Inventario

239REVISIÓN 0

Anexo 8. Bitácora de Mermas

240REVISIÓN 0

Anexo 9. Reporte Inventario Desechado

241REVISIÓN 0

Anexo 10. Reporte Historial Variación de

Inventario

242REVISIÓN 0

Anexo 11. Reporte Transferencias de

Inventario

243REVISIÓN 0

Anexo 12. Lista SAG3

244REVISIÓN 0

Anexo 13. Reporte Informes Ingresados a

Inventario

Documents

M.O. Isla Coffee Treeuc.cinepoliscorporativo.com.mx/wbt/apoyos_contenido... · 2019-06-12 · de Isla Coffe Tree. 8 No se deberán preparar bebidas o alimentos que no formen parte