MM-06 Manual de Usuario Pedidos

8/16/2019 MM-06 Manual de Usuario Pedidos

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Pedidos de Compra

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Manuales para Usuario

Tema:

Administración de Pedidos

Abr-2014


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Índices

1. Manual Transacción .......................................................................................................................................... 5

2. Introducción ..................................................................................................................................................... 5

3. Cuando finalice el curso estará capacitado para: ............................................................................................. 5

4. Desarrollo del contenido. ................................................................................................................................. 5

I. Crear Pedidos Locales de Materiales Para Inventario Sin Documento Previo. ................................................ 5

a. Resumen: .......................................................................................................................................................... 5

b. Importante: ....................................................................................................................................................... 5

c. Pasos: ................................................................................................................................................................ 5

II. Crear Pedidos de Importación de Materiales Para Inventario Sin Documento Previo. ................................ 11

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 11

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 11

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 12

III. Crear Pedidos con referencia a un documento previo. ................................................................................. 17

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 17

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 17

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 18

IV. Crear Pedidos en Consignación de Proveedor. .............................................................................................. 24

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 24

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 24

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 25

V. Pedidos de artículos cargados a gasto. ........................................................................................................... 28

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 28

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 28

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 28

VI. Crear Pedidos Activos Fijos ............................................................................................................................ 31a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 31

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 31

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 32

VII. Crear Pedidos Servicios. ................................................................................................................................. 37


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a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 37

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 37

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 37

VIII. Modificar Pedidos .......................................................................................................................................... 44a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 44

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 44

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 44

IX. Devolución a proveedores .............................................................................................................................. 48

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 48

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 48

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 48

X. Visualizar Pedidos .......................................................................................................................................... 50

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 50

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 50

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 50

XI. Actualización en masa .................................................................................................................................... 52

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 52

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 52

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 52XII. Consulta de Pedidos por número de pedido .................................................................................................. 56

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 56

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 56

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 56

XIII. Pedidos con bonificación de producto. .......................................................................................................... 60

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 60

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 61

c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 61

XIV. Creación de Pedido por Contrato ................................................................................................................... 66

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 66

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 66


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c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 67

XV. Anticipo de pedido ......................................................................................................................................... 72

a. Resumen: ........................................................................................................................................................ 72

b. Importante: ..................................................................................................................................................... 72c. Pasos: .............................................................................................................................................................. 73


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1. Manual Transacción

2. IntroducciónComo parte importante del proceso de compras, está el generar Pedidos a proveedores, los cuales

serán necesarios para poder hacer la recepción de la mercadería o aceptación del servicio. Cuandolos pedidos no son de inventario, se debe indicar la cuenta contable y el Centro de Costo que debeafectar la compra.

3. Cuando finalice el curso estará capacitado para:Crear, Modificar, visualizar, imprimir y elaborar reportes de pedidos de la sociedad que correspondaen SAP

4. Desarrollo del contenido.

I. Crear Pedidos Locales de Materiales Para Inventario Sin Documento Previo.

a. Resumen:Esta opción le permite crear un pedido de compra a proveedores locales que no estéasociada a una Solicitud de Pedido ni a una oferta previamente realizada.

b. Importante:En la Pestaña de Condiciones de los pedidos de Compra Local deberá utilizar el factor10.714% para cálculos del iva.

c. Pasos:Paso 1 : Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de Materiales / Compras / Pedidos /Crear/ ME21N Proveedor/Centro suministrador Conocido. O digitar el código de latransacción ME21N


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Presionando el icono o presionando ENTER se despliega la siguiente pantalla

Paso 2: Este proceso se realiza para crear el pedido a un proveedor.

Clase de pedido : Identificación que permite distinguir dentro del sistema SAP las diferentesvariantes que pueden adoptar las solicitudes de pedido.


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ZP06 Local Ventas (para el depto de ventas)ZP07 Local Repuestos (para el depto de repuestos)ZP08 Local Taller (para el depto de taller)ZP09 Local Mercadeo (para el depto de mercadeo)

ZP10 Compra Activos FijosZP11 Compras Para InventarioZP12 Activos PreautorizadosZP13 Compras para GastosZP14 Contratacion de Servicios para tallerZP15 Compras por CanjeZP19 Compras LP Usados

Paso 3 : Se ingresa a la cabecera y le ampliará la pantalla con los siguientes datos:

Org.compras : Debe ingresar la organización de compras que le corresponda.

Grupo de compras : Debe ingresar el grupo de compras que realizará la operación.

Sociedad: Debe ingresar la sociedad que realiza la compra.

Condiciones: Deberá colocar a nivel de cabecera la condición ZZIV con el factor de descuento10.714% el cual le servirá para rebajar el IVA de todas las posiciones en el pedido, tal ycomo se le muestra en la siguiente pantalla:


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Proveedor: Debe de ingresar el proveedor a quién le realizará el pedido, sino sabe el númerode proveedor utilice la búsqueda para encontrar el código. Asegúrese que el proveedor estéampliado a la Org. De Compra que va a utilizar, si no está ampliado, le mostrará error

y deberá solicitar laampliación al departamento de datos maestros.

Paso 4 : Para ingresar con el cursor busque el ícono y le ampliará la vista al resumen deposiciones siguiente

I (Imputación) : Las opciones que se utilizan son:

A Activo fijoK Centro de coste

Para inventario

P (Tipo de posición):

P Contratos MarcosF Mantenimiento de Servicio

Para las demás

Material: Se ingresa el número del material que se pedirá, cuando no se sepa el código dematerial utilizar el buscador, y colocar el requerido.

Ctd.pedido: Se ingresará el número de unidades que se desea pedir al proveedor.

U …: Unidad de medida del producto, la más común es UN.


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T ….: El la frecuencia de pedido.

Fecha de entrega : Se colocará la fecha cuando el proveedor deberá entregar el producto.

Prc Neto : Se ingresa el precio del material CON IVAincluido.

Mo. (Moneda): La moneda la coloca automáticamente el sistema, de acuerdo al proveedor yOrg. De Compra seleccionada. USD para Compras Internacionales o GTQ para ComprasLocales.

Ce: Se coloca el centro al que se le imputara el costo de dicha compra.

Para verificar que todos los datos necesarios para el pedido han sido colocados, se presiona

el ícono . Se deberá solucionar cualquier error que el sistema le muestre, al solucionartodos los errores, se procede con la grabación del mismo y se mostrará el mensaje siguiente:

Paso 5: En la sección de Detalle de Posición, debe agregar el indicador de impuesto en lapestaña “Factura”

El indicador de impuesto sirve para indicar el tratamiento fiscal que se dará al impuesto, lasopciones son


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Paso 6: Si desea modificar el precio, se puede dirigir a la pestaña “Condiciones” dondepodrá modificar el precio de compra

Este cambio se puede hacer en cada una de las posiciones, para cambiar de posición sepresiona el siguiente botón.


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II. Crear Pedidos de Importación de Materiales Para Inventario Sin DocumentoPrevio.

a. Resumen:Esta opción le permite crear un pedido que no esté asociada a una solicitud de pedido ni auna oferta.

b. Importante: Para las importaciones que usen Clase de documento

ZP01 PEDIDO COURIERZP02 PEDIDO MARÍTIMO COMPLETOZP03 PEDIDO MARÍTIMOCONSOLIDADOZP04 PEDIDO AEREOSZP05 PEDIDO TERRESTRES

ZP21 PEDIDO DEALER

Se vuelve obligatorio el campo Ctr.Confirm. que es el Control de Confirmaciones que seráel que se utilice para actualizar el Tracking de la información.


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Si el proveedor asigna un número propio a nuestro pedido, este debe ser colocado enel campo Referencia de la pestaña “Comunicación” del encabezado del pedido.

El siguiente ícono indica que el campo es de carácter obligatorio y debe serllenado para poder continuar con el proceso.

Al ingresar a pedidos si no está en blanco los datos deberá presionar el íconoCrear o F6, para dejar en blanco los campos y así poder ingresar los nuevos.


Presionando el icono o presionando ENTER se despliega la siguiente pantalla.

Paso 2 : Este proceso se realiza para crear el pedido a uno o varios proveedores.


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ZP01 PEDIDO COURIERZP02 PEDIDO MARÍTIMO COMPLETO

ZP03 PEDIDO MARÍTIMOCONSOLIDADOZP04 PEDIDO AEREOSZP05 PEDIDO TERRESTRESZP07 LOCAL REPUESTOS

Si el proveedor asigna un número propio a nuestro pedido, este debe ser colocado en elcampo Referencia de la pestaña “Comunicación” del encabezado del pedido.

Paso 3 : Se ingresa a la cabecera y le ampliará en la pantalla los siguientes datos:



Sociedad: Debe ingresar la sociedad a la que será imputada la compra.


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Proveedor: Debe de ingresar el proveedor a quién le realizará el pedido, sino sabe el númerode proveedor utilice la búsqueda para encontrar el código. Asegúrese que el proveedor estéampliado a la Org. De Compra que va a utilizar, si no está ampliado, le mostrará error.

y deberá solicitar laampliación al departamento de FI.

Condiciones: Deberá colocar a nivel de cabecera las condiciones o gastos que afectarán todoel pedido.


Tipo de imputación: Dejar en blanco.

Tipo de posición: Este campo se utilizará solo para los servicios y ensamble, en las demásopciones se dejará en blanco.



U …: Unidad de medida del p roducto, la más común es UN.



Prc Neto : Se ingresa el precio FOB del material en US $.

Mo. (Moneda): La moneda la coloca automáticamente el sistema, de acuerdo al proveedor yOrg. De Compra seleccionada.

Ce: Se coloca el centro al que se le imputara dicha compra.


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Almacén : Se coloca el almacén al cual ingresará la compra físicamente, aunque en este pasono es obligatorio, si se deja en blanco, lo solicitará en la Entrada de Material.

Paso 6: Para los pedidos que utilicen Clase de documento

ZP01 PEDIDO COURIERZP02 PEDIDO MARÍTIMO COMPLETOZP03 PEDIDO MARÍTIMOCONSOLIDADOZP04 PEDIDO AEREOSZP05 PEDIDO TERRESTRESP07 LOCAL REPUESTOS

Se a ctivará la obligatoriedad del campo Ctrl.Confirm. en la pestaña “Confirmaciones” marcadas

en un óvalo rojo en la figura siguiente:

En el cual debe ser colocado en cada posición el valor Z001 Confirm. Evoluc., para hacerlo paratodas las posiciones se puede presionar el botón

y seleccionar Pos. (Todas)


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Y seleccionar el botón , para que se actualice en todas las posiciones.

Paso 7: En caso que los materiales tengan Valoración Separada no se podrá grabar el Pedido sino se indica la misma por pos ición en la pestaña “Entrega” .

En este paso, no es obligatorio colocar la Clase de Valoración, aunque si no se coloca en estemomento, lo solicitará en la Entrada de Material.

Paso 8: En la pestaña “FACTURA” se debe seleccionar el indicador de impuesto C I


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Para verificar que todo los datos necesarios para el pedido han sido colocados con el cursor se

presiona el ícono y se deberá solucionar cualquier error que el sistema le muestre, alsolucionar todos los errores y grabar el Pedido se mostrará el mensaje siguiente:

.

III. Crear Pedidos con referencia a un documento previo.

a. Resumen:Esta opción le permite crear un pedido haciendo referencia a un documento anterior, yasea pedido, Solicitud de Pedido u Oferta.

b. Importante:Al tomar un documento como base para un pedido, el documento original cambia deestatus.

El Pedido no copia la cabecera del documento original, por lo que es importanteasignarle el tipo de documento adecuado. Si se copian los datos de imputación decada línea si es un gasto.



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c. Pasos:Paso 1 : Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de Materiales / Compras / Pedidos /

Crear/ ME21N Proveedor/Centro suministrador Conocido. O digitar el código de latransacción ME21N.

Paso 2: Seleccione la Clase de documento que va a crear.

Paso 3 : la opción Resumen documento activo, encerrada en un óvalo en la figura siguiente

Paso 4: el sistema le presenta un menú donde aparecerán todos los tipos de documento quepuede seleccionar. Para escoger el tipo de documento que traerá a referencia presione el

botón . Y seleccione entre las opciones.


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Paso 5: Se muestra la siguiente pantalla donde puede restringir su búsqueda de

documentos.

Con el cursor presione el ícono del reloj y le desplegará hay quePaso 6: al hacer la selección le mostrará las opciones de la siguiente forma:


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Paso 7 Si desea ver que artículos están incluidos en ese documento lo debe abrir:

Se puede seleccionar todo el documento o algunas posiciones para desplegarlosseleccione el botón y le presentará la siguiente vista.


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Paso 8: Arrastre con el mouse el documento que será el seleccionado hacia el ícono paraque copie todos los datos o presione el botón Tomar

Paso 9: Una vez se cargado al proceso de pedidos se procederá con el proceso igual que unpedido creado. (Ver sección I creación de pedido)

Nota: Cuando una solicitud de pedido o petición de oferta y oferta, sea cargada a pedido elstatus de estos cambiara, puede consultarla en la pestaña de status, al consultar estosdocumentos.

Paso 10: Seleccione el tipo de documento del pedido ya que éste no se hereda de la SolPed uOferta, salvo que se copie de otro Pedido.

Paso 11: Se muestra la siguiente pantalla.


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Proveedor: Seleccione el proveedor.

Org.compra , Colocar la correspondiente.

Grupo de Compra : Lo hereda de la SolPed.

Sociedad : As hereda de la SolPed.

Condiciones: Debera colocar a nivel de cabecera la condición RXXX con el factor de descuento10.714% el cual le servirá para rebajar el iva de todas las posiciones en el pedido, tal y como sele muestra en la siguiente pantalla, en caso que la solped no lo tuviere asignado.

Paso 12: Para los pedidos que utilicen Clase de documento

ZP01 PEDIDO COURIERZP02 PEDIDO MARÍTIMO COMPLETOZP03 PEDIDO MARÍTIMOCONSOLIDADOZP04 PEDIDO AEREOSZP05 PEDIDO TERRESTRES


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ZP07 LOCAL REPUESTOS

Se activará la obligatoriedad del campo Ctrl.Confirm. en la pestaña “Confirmaciones” marcadas

en un óvalo rojo en la figura siguiente, el cual servirá para el control de Tracking de laimportación:

El cual debe ser colocado en cada posición, para hacerlo para todas las posiciones se puede

presionar el botón y seleccionar Pos.(Todas)

Y seleccionar el botón , para que se actualice en todas las posiciones.


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Paso 11: En caso que los materiales tengan Valoración Separada no se podrá grabar el Pedido sino se indica la misma por posición en la pestaña “Entrega”.

En este paso, no es obligatorio colocar la Clase de Valoración, aunque si no se coloca en estemomento, lo solicitará en la Entrada de Material.

Para verificar que todo los datos necesarios para el pedido han sido colocados con el cursor se

presiona el ícono y se deberá solucionar cualquier error que el sistema le muestre, alsolucionar todos los errores y grabar el Pedido se mostrará el mensaje siguiente:

.

IV. Crear Pedidos en Consignación de Proveedor.

a. Resumen:

Esta opción le permite crear un pedido de materiales que un proveedor nos proporcionaráa consignación.

b. Importante: La transacción en ZP20 para consignación. Para poder operar compras por consignación, es necesario que existe Registro Info

para el proveedor asignado, grupo de compras y material


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El material comprado por este método, ngresa al inventario de libre utilización perocon estatus “K” que es Stock Especial “Consignación Proveedor”. Para que DBM lopueda vender, se debe trasladar a libre utilización.


c. Pasos:Paso 1 : Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de Materiales / Compras / Pedidos /Crear/ ME21N Proveedor/Centro suministrador Conocido. O digitar el código de latransacción ME21N.

Paso 2: Este proceso se realiza para crear el pedido a un proveedor.


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Clase de pedido : Identificación que permite distinguir dentro del sistema SAP que esta

transacción se ingresará con el tipo de pedido ZP20.Paso 3 : Se ingresa a la cabecera y le ampliará la pantalla con los siguientes datos:



Sociedad: Debe ingresar la sociedad que realiza la compra.

Proveedor: Debe de ingresar el proveedor a quién le realizará el pedido, sino sabe el númerode proveedor utilice la búsqueda para encontrar el código. Asegúrese que el proveedor estéampliado a la Org. De Compra que va a utilizar, si no está ampliado, le mostrará error

y deberá solicitar laampliación al departamento de FI.


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Condiciones: Debera colocar a nivel de cabecera la condición RXXX con el factor de descuento10.714% el cual le servirá para rebajar el iva de todas las posiciones en el pedido, tal y como sele muestra en la siguiente pantalla.


P (Tipo de posición): Dejar en blanco.



U …: Unidad de medida del producto, la más común es UN.




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Prc Neto : Se ingresa el precio del material CON IVA.

Mo. (Moneda): La moneda la coloca automáticamente el sistema, de acuerdo al proveedor yOrg. De Compra seleccionada.

Ce: Se coloca el centro al que se le imputara el costo de dicha compra.

Para verificar que todo los datos necesarios para el pedido han sido colocados, se presiona el

ícono . Se deberá solucionar cualquier error que el sistema le muestre, al solucionar todoslos errores, se procede con la grabación del mismo y se mostrará el mensaje siguiente:

V. Pedidos de artículos cargados a gasto.

a. Resumen:Esta opción le permite crear un pedido de algún material (no servicio) que no ingresará alinventario ya que se ve a cargar a centros de costo.

b. Importante:



c. Pasos:

Paso 1: Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de Materiales / Compras / Pedidos /Crear/ ME21N Proveedor/Centro suministrador Conocido. O digitar el código de latransacción ME21N


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Presionando ENTER se despliega la siguiente pantalla

Paso 2: Al igual que en los pasos anteriores seleccionar los campos necesarios

I: Colocar “K” para afectar un centro de costo.

Presione Enter.

Paso 3: Para separar el valor de la compra a diferentes CeCos se presiona el botón


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Y se mostrará la siguiente pantalla.

Paso 4:

Donde debe distribuir los cargos en los diferentes CeCos, se puede seleccionar la distribuciónpor cantidad o por porcentaje en el campo Distribución.


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Presionar para verificar si todo está bien y solucionar todos los inconvenientes.

Presione el botón “Grabar” y le mostrará el mensaje

VI. Crear Pedidos Activos Fijos

a. Resumen:Esta opción le permite crear un pedido que no esté asociada a una solicitud de pedido ni auna oferta

b. Importante: Antes de generar el pedido de compra, verifique que exista el número de activo en

Finanzas porque lo solicitará en el proceso. El siguiente ícono indica que el campo es de carácter obligatorio y debe ser

llenado para poder continuar con el proceso.


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c. Pasos:Paso 1: Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de Materiales / Compras / Pedidos /Crear/ ME21N Proveedor/Centro suministrador Conocido. O digitar el código de latransacción ME21N


Paso 2 : Este proceso se realiza para crear del pedido uno o varios proveedores.

Clase de pedido : Identificación que permite distinguir dentro del sistema SAP las diferentesvariantes que pueden adoptar las solicitudes de pedido.Para activos fijos se utiliza alguno de los dos siguientes.


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ZP10 Compra ActivosZP12 Activos pre autorizados

El ZP12 Activos pre autorizados se separaron ya que estos no requieren estrategia de

liberación.Paso 3 : Se ingresa a la cabecera y le ampliará la pantalla los siguientes datos

Org.compras : Debe ingresar la organización de compras que le corresponda el pedido.Grupo de compras : Debe ingresar el grupo de compras que realizará la operación.

Sociedad : Debe ingresar la sociedad a la que será imputada la compra. Proveedor : Debe de ingresar el proveedor a quién le realizará el pedido, sino sabe el númerode proveedor utilice la búsqueda para encontrar el código.


Tipo de imputación : Se ingresará A para Activos fijos.Tipo de posición : Este campo se dejará en blanco.

Material: Dejar en blanco ya que los activos Fijos no se crean como materiales, sino seráncargados en contabilidad como activo Fijo.


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Tex. Material : Se describe el activo fijo a manera de referencia para tener información de lacompra.Ctd.pedido : Se ingresará el número de unidades que se desea pedir al proveedor.U …: Unidad de medida del producto, la más común es U N.

T ….: Es la frecuencia de pedido.Fecha de entrega : Se colocará la fecha cuando el proveedor deberá entregar el producto.

Prc Neto : Se ingresa el precio del activo fijo sin IVA. Mon. (Moneda): Este campo se llena de forma automática, de acuerdo a la monedaseleccionada para el proveedor en cada organización de compra.Grupo de Artículo: Seleccionar el Grupo de Artículo correspondiente al material comprado.Ce: Se coloca el centro al que se le imputara dicha compra.

Presione “Enter”.

Paso 5: Abra el detalle de deposición presionando el botón

Seleccione la pestaña “Factura” y

Clase de impuesto “Ind.impuestos” “C1”, las otras opciones son:


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Paso 6: Para verificar que todo los datos necesarios para el pedido han sido colocados con el

cursor se presiona el ícono cuando tenga algún dato pendiente saldrá la pantallasiguiente:

Cuando aparezcan los puntos rojos hay datos pendientes para poder ir a ellos marque la filaque va a revisar en el cuadro en blanco y presione el botón “TRATAR” . Y corrija o ingrese eldato faltante, y vuelva a verificar hasta que no le de errores


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Repita este paso cuantas veces sea necesario para solucionar todos los problemas. Cuando nohaya más errores, el sistema lo trasladará la pestaña “Imputación” en el detalle de Po sición.

Paso 7 : Coloque el Activo Fijo creado en Contabilidad, al cual se cargará esta compra.

Activos Fijos: número auxiliar de activo si no lo sabe con el buscador encontrará el activo.

Al terminar presiona el ícono para verificar errores, si no existe errores a parecerá lapantalla sin círculos rojos.

.Al terminar presionará el ícono de grabar el sistema le dará el siguiente mensaje que el pedioha sido grabado.


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VII. Crear Pedidos Servicios.

a. Resumen:Esta opción le permite crear un pedido que no esté asociada a una solicitud de pedido ni a

una ofertab. Importante:





Paso 2 : Este proceso se realiza para crear del pedido uno o varios proveedores.


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Utilización Clase de Solped Imputación Posición

Material Cargado a Gastos yServicios

ZP06 LOCAL VENTAS K VacíoZP09 LOCAL MERCADEO K VacíoZP11 LOCAL GERENCIA K VacíoZP13 COMPRA GASTOS K VacíoZP18 CONTRATO SERVICIOSK F

Activos Fijo A

Por cada opción de estas se pueden elaborar pedidos.

Paso 3 : Se ingresa a la cabecera y le ampliará la pantalla los siguientes datos

Org.compras : Debe ingresar la organización de compras que le corresponda el pedido.Grupo de compras : Debe ingresar el grupo de compras que realizará la operación.

Sociedad: Debe ingresar la sociedad a la que será imputada la compra. Proveedor : Debe de ingresar el proveedor a quién le realizará el pedido, sino sabe el númerode proveedor utilice la búsqueda para encontrar el código.



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(I)Tipo de imputación : Para esta transacción se usa la K Centro de costos.

(P)Texto de posición : Este campo se utilizará F de Servicios. Material : Se deja en blanco a menos el servicio exista en el maestro de materiales.Txt-brv: Se hace una descripción del servicio o Gasto que se realiza.Ctd.pedido : Se ingresará el número de unidades que se desea pedir al proveedor.U …: Unidad de medida del producto, la más común es UN. Fecha de entrega : Se colocará la fecha cuando el proveedor deberá entregar el producto.

Prc Neto : Se ingresa el precio del material, activo fijo o servicios que se desea pedir CONIVA.Ce: Se coloca el centro al que se le imputara dicha compra.

Para verificar que todos los datos necesarios para el pedido han sido colocados con el cursorse presiona el ícono y solucione los problemas indicados.

Paso 5 : Para ingresar con el cursor busque el ícono y le ampliará la vista aldetalle de posición siguiente:


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No. Servicio : Se ingresará el número con el buscador de la cuenta auxiliar de servicio o gasto.Cantidad : Se ingresará la cantidad,UM: Unidad de medida.

Precio bruto: Se ingresará el valor CON IVA de los servicios o gastos.Presione Enter y saldrá la siguiente pantalla:

Cta. Mayor : La cuenta si no la sabe con el buscador deberá consignarlo aquí.La tabla principal de cuentas contables para cargar los servicios es:


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NOMBRE DEL GASTO CUENTA CONTABLEAnuncios en Televisión 6113010000Contratación de Edecanes 6113010000Contratación de Promotores 6113010000

Diseño y rotulaciones de camiones 6113010000Mupis 6113010000Vayas Publicitarias 6113010000Gastos hospedaje, alimentación y km 6113010000Trabajo Externo Mecánica 5311010000Trabajo Extrerno Pintura 5321010000Alquiler de Locales 6115060000Auditoría Externa 6115220000Servicios de Impresión 6113010000Alquiler de Salones 6115060000

Alimentación 6111390000Hospedajes 6111390000Combustibles 6118030000Electricidad 6115010000Agua Municipal 6115240000Telefonía e Internet 6115230000GPS 6115100000Distribución de motocicletas Gasto Administrativo 6115160000Ensamble de Motocicletas Gasto Administrativo 6115160000Cuadrillas Gasto Administrativo 6115160000

Boletos Aereos Gasto Fijo 6111390000Capacitaciones Gasto Fijo 6111310000Gafetes Gasto Fijo 6111320000Comunicación escrita Gasto Fijo 6113010000AGG Gasto Fijo 6118100000Agua Potable Gasto Fijo 6111400000Custodios 6115100000Seguridad Gasto Fijo 6115100000Mantenimiento Aire Acondicionado 6115270000Mantenimiento de Compresores 6115290000MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA Y EQUIPO 6115290000MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS 6115260000MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE COMPUTACION 6115280000REPARACION Y MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 6115300000MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO Y EQUIPO 6115270000ARTICULOS VARIOS Y SUMINISTROS DE OFICINA 6118080000TRABAJOS EXTERNOS (MECANICA) 5311030000TRABAJOS EXTERNOS (ENDERESADO Y PINTURA) 5321030000PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA Gasto Fijo 6118080000


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Centro de coste : igualmente deberá ingresar el Centro de Costos que afectará esta posición.

La forma de corregirlo será con el cursor presione el botón con el cheque verde y regresará ala pantalla anterior marque salir, presione la tecla Sí, e intente de nuevo con una cuenta que

este habilitada o solicite que le habiliten la cuenta correspondiente.

Al terminar presionará el ícono de grabar el sistema le dará el siguiente mensaje que elpedido ha sido grabado.

Paso 6: Si la compra se desea cargar a más de un centro de costo, coloque la cuenta demayor y el Centro de Costo y presione el botón marcado en el círculo rojo de la siguientefigura.

Y le mostrará la pantalla para la distribución de gastos.Paso 7: Donde se hace la distribución de gastos.


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Se puede hacer la distribución del gasto por cantidades o por porcentaje del monto, enambos casos se llenan los siguientes campos:Ctd./Porcentaje: Coloque la cantidad o % de distribución que desea hacer.Valor neto: Lo llena el sistema con base a la regla definida en el campo anterior.CeCo: Colocar los Centros de Costo al que se va a afectar.Cta.mayor : Cuenta que se va a cargar.

Al terminar esta distribución se debe presionar el botón .

Si la imputación fue mal ingresada, se debe borrar la posición y volverla a operar.

Verifique el documento y grábelo si no se generan errores.


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VIII. Modificar Pedidos

a. Resumen:Esta opción le permite modificar un pedido.

b. Importante: El siguiente ícono indica que el campo es de carácter obligatorio y debe ser



c. Pasos:Paso 1 : Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de Materiales / Compras / Pedidos /ME22N Proveedor/ Modificar.O digitar el código de la transacción ME22N

Paso 2 : Esta pantalla nos permitirá realizar modificaciones a los pedidos creados.

Los procesos para realizar los cambios serán exactamente igual que los procesos para la

creación tanto las vistas siguientes:

Clase de pedido: Podrá designar otra clase de pedido.


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Cabecera: podrá cambiar los datos de los campos siguientes:

Org. Compras :

Grupos compras:

Sociedades:

Resumen de posiciones: podrá cambiar los datos de los campos siguientes:

Tipo de imputación:

Tipo de posición:

Material:

Ctd.pedido: .

U…:

T….:


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Fecha de entrega:

Prc Neto:

Ce:

Imputación:

Para verificar que los datos que han sufrido cambios en el pedido han sido colocados.

Con el cursor se presiona el ícono (Verificar), cuando tenga algún dato pendiente

saldrá la pantalla siguiente:

Cuando aparezcan los puntos rojos hay datos pendientes para poder ir a ellos coloque elcursor en la línea donde se encuentre el punto rojo y dele doble click. Y corrija o ingrese eldato faltante, y vuelva a verificar hasta que no encuentre errores.


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Cuando se ingrese un material, Activo, Servicio, Insumo o Gasto que no esté creado o ampliadopara el centro donde lo imputara saldrá al darle intro el siguiente mensaje:

Para corregirlo deberá darle doble click en la línea y corregir el material, crearlo o ampliarlo

para dicho sociedad y centro.Resumen de posiciones: podrá cambiar los datos de los campos siguientes:

Cta. Mayor:

Control costos:


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Al terminar presionará el ícono de grabar el sistema le dará el siguiente mensaje que el pedioha sido modificado.

.

IX. Devolución a proveedores

a. Resumen:Este procedimiento se utilizará cuando se desea operar una devolución de mercadería a unproveedor.

b. Importante: Este paso se debe realizar previo a darle salida al material del almacén, ya que el

almacenista deberá tomar esta transacción como referencia para operar la salidadel material.

c. Pasos:Paso 1: Ingreso: Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de materiales / Compras/Pedido/Crear/ME21N.

Pasó 2: Seleccionar el número de pedido original, y crear copia del mismo mediante el iconotomar como se muestra en la siguiente pantalla:


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Paso 3: Una vez seleccionado el pedido con el icono o barra de desplazamiento se ubicaen el campo: posición devolución, y se marca el cheque, así como la cantidad que se requieradevolver. Ver detalle en la siguiente pantalla:

Paso 4: Se procede a verificar y es posible que contenga algunos mensajes de error oadvertencia, como se muestra a continuación:

Paso 5: Se graba el pedido de devolución.


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X. Visualizar Pedidos

a. Resumen:Esta opción le permite visualizar pedidos.




c. Pasos:

Paso 1:

Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de Materiales / Compras / Pedidos /ME23N Proveedor/ Visualizar. O digitar el código de la transacción ME23N

Paso 2: Esta pantalla nos permitirá realizar visualizar para consulta a los pedidos creados.

Datos generales:

Cabecera:


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Resumen de posiciones:

Posiciones:


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Al terminar darle F3 y volverá al menú principal

XI. Actualización en masa

a. Resumen:Esta opción le permite actualizar datos de pedidos en masa.



Al ingresar a pedidos si no está en blanco los datos deberá presionar el íconoCrear o F6, para dejar en blanco los campos y así poder ingresar los nuevos

c. Pasos:Paso 1 : Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de Materiales / Compras / Pedidos /MEMASSPO Proveedor/ Visualizar.O digitar el código de la transacción MEMASSPO

Paso 2: Esta pantalla nos permitirá marcar las tablas y los campos donde se necesita realizarlas actualizaciones en masa de pedidos.


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Paso 3: Esta pantalla marcaremos los datos que necesitamos para generar un reporte pararealizar las actualizaciones en masa de pedidos.

Tiene que presionar el ícono del reloj para generar la siguiente pantalla


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Paso 4: Esta pantalla nos permitirá generar la selección de los documentos que contienen losdatos que actualizaremos.

Paso 5: En los campos marcados se ingresarán los datos nuevos que se desean cambiar a lospedidos.


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En este caso tenemos el dato de fecha.

Paso 6: Se presiona el ícono y se realiza en cambio del campo como se ve en la imagen

siguiente:

La fecha ya fue acutalizada tenía 17.04.2013 y ahora tiene 25.04.20013

Si quiere verificar los cambios debera ingresar al ícono , el cual le permimitirávisualizar los valores actuales y lo anteriores por línea.

Paso 7: Al terminar los cambios deberá grabar los cambios para que sean permanentes.


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XII. Consulta de Pedidos por número de pedido

a. Resumen:Esta opción le permite elaborar reportes para la consulta de los diferentes pedidoscreados.




c. Pasos:Paso 1 : Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de Materiales / Compras / Pedidos /ME2N Pedidos por número de pedido. O digitar el código de la transacción ME2N

Paso 2: Esta proceso nos permite hacer selección de datos para que la información seespecífica.


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Si no tiene ningún dato específico para la selección puede dejarlos en blanco.

Si tiene alguna selección especial puede ingresar con el ícono y le presentará la siguientepantalla.

Al presionar con el cursor cualquier opción se desplegará las variables para seleccionar.


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Es reporte se los presentara así:

La ventaja de este reporte es que con el ícono , podra llevar la infomación a un Excel.

Si desea cambiar la presentación del pedido puede hacer lo ingresando con el ícono , el cual lepresentará la información siguiente:


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Las columnas visualizadas tienen los datos del reporte actual, para realizar cambio se posiciona elcampo que desea modificar márquelos y doblemente y los quitará.

Las columnas Pool col. Tiene los datos que pueden agregar o al reporte para realizar cambio seposiciona el campo que desea modificar márquelos y doblemente y los trasladará a columnasvisualizada.

En este ejemplo agregamos el número de documento presionar , para que grabe los cambios.

Con los menús de ícono puede administra los listados pudiendo hacer lo siguiente como ejemplo:

Bajar a Excel.

Archivo de texto.

Fichero Local

Correo electrónico.

Y otros.

Las opciones

Paso 4: Hay otras opciones de listados como los siguientes: ME2k, ME2C, ME2B, ME2W, MELB, estasopciones son de reportes que se generan con el mismo procedimiento que el punto anterior.

XIII. Pedidos con bonificación de producto.

a. Resumen:Es el proceso mediante el cual se pueden modificar las solicitudes de compra (SOLPED)locales para combustible.


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c. Pasos:Paso 1 : Ingreso: Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de materiales / Compras /Solicitud de Pedido/ME52N-Modificar

Ingresará a la siguiente pantalla


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Paso 2: Deberá seleccionar el ícono para poder seleccionar el tipo de pedido que deseaseleccionar,

Paso 3: Al ingresar le abrirá la siguiente vista donde deberá seleccionar el ícono el cual ledesplegará la lista siguiente y en este caso seleccionará pedidos, pero puede ser cualquier otroque necesite:

Cuando seleccione Solicitudes de pedidos o Peticiones de oferta se deberá cambiar la Clase dedocumento ZSXX por el tipo de pedido ZPXX.

Paso 4: Al seleccionar esto lo llevará a la pantalla de búsqueda donde ingresará los datosnecesarios para encontrar el pedido que necesite modificar, En este caso como sabemos el númerode pedido lo asignamos a la selección, cuando esté listo debe presionar el ícono:


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Paso 5:

1: Aparecerá el pedido con todos sus posiciones, entonces podrá seleccionar una o todas lasposiciones de pedido, se colocará encima de las posiciones y las arrastrará al ícono de la carreta

2: En el ícono de la carreta, al soltar el cursor los datos aparecerán en la pantalla donde la creo.

3: Al finalizar cierre la vista de Resumen de documentos no activos.

Al terminar esto le aparecerá la siguiente pantalla


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Paso 6: Deberá presionar el ícono , para empezar a modificar.Paso 7: En el resumen de posición se ingresan los datos del material a adicionar o cambiar, enestos caso adicionaremos combustible de bonificación que nos otorgó el proveedor:

Material : Se adiciono al posición 20 el precio regularmente lo trae del registros de precios solocuando sea un ítem nuevo habrá que ingresarlo.

Cantidad : Se cambió la cantidad del ítems 10 y se adiciono el ítems 20 con 10 unidades, laparticularidad es que será una bonificación del proveedor, para que no lo tome en cuenta para elpago de la factura se debe ingresar al detalla de posición 20 e ingresar a la pestaña Factura yles aparecerá la siguiente pantalla:

Paso 8: En esta pantalla le aparecerá una lista como la siguiente:


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Paso 9: En la que deberá quitar el cheque a la RecepFactura para que no lo valide como partedel pago, como se muestra en la siguiente pantalla.

Paso 10: Verificará que todo lo asignado este correcto presionando el ícono de , si hayerrores tendrá que tratarlos cada uno, hasta que en esta verificación le salga sin errores como se

muestra en lo siguiente pantalla se presionará el ícono .

Paso 11: Para que los cambios queden guardados en el pedido deberá presionar el ícono grabar

, y le presentará la pantalla siguiente donde deberá de presionar cualquiera de lasopciones siguientes:


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Paso 12: Si le da grabar le aparecerá el siguiente mensaje en la parte inferior izquierda de supantalla:

XIV. Creación de Pedido por Contrato

a. Resumen:Este proceso se realiza para crear un contrato marco, el cual se utiliza para que el proceso deregistro de gastos recurrentes pueda ser más ágil. Se puede utilizar por ejemplo con pagosque se deben realizar como el pago del servicio eléctrico, los teléfonos, alquileres.

b. Importante: Se utilizara para todos los servicios que son recurrentes mes a mes. Se requiere de un monto alto para que quede abierto el pedido, esto agiliza la verificación

de factura y por ende el pago.

Los números de pedido por contrato son designados automáticamente. El siguiente ícono indica que el campo es de carácter obligatorio y debe ser llenado

para poder continuar con el proceso. Cuando se estén describiendo los pasos del proceso, se pondrá énfasis únicamente en los

campos que el usuario debe llenar, los que se dejarán en blanco o no tienen injerencia en elproceso no se mencionarán .


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Los campos o vistas que se creen en esta transacción se modifican y visualizan en latransacción ME23N.

c. Pasos:

Paso 1 : Ingreso: Seleccionar la siguiente ruta: Logística / Gestión de materiales / Compras /Pedido/ME21N-Crear Pedido por Contrato

Paso 2 : Pantalla de creación de Pedido por Contrato, campos a seleccionar:

Clase de Pedido : ZP18 Contratación de Servicios.

Organización de Compras : Se selecciona la de compra local de cada sociedad.


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Grupo de Compras : Estará de forma obligatoria asignado al proveedor de lo contrario marcaerror.

Proveedor : Se selecciona el proveedor asignado a la sociedad de lo contrario marca error.

Condiciones: Debera colocar a nivel de cabecera la condición ZZIV con el factor de descuento10.714% el cual le servirá para rebajar el IVA de todas las posiciones en el pedido, tal y comose le muestra en la siguiente pantalla.

Paso 3: Pantalla de Selección de Servicio, campos a seleccionar:


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Tipo de Imputación : K Centro de Coste

Tipo de Posición : P Límite

Texto Breve : Descripción del Servicio a pagar

Cantidad de Pedido : Regularmente se coloca 1

Unidad de Pedido : Un

Tipo de Fecha : T

Fecha de Entrega : la del día.

Centro : lo asigna de acuerdo a la factura de la agencia que va a pagar.

Grupo de Artículos : Lo selecciona de acuerdo al gasto que se trate.

Paso 4 : Pantalla de Imputación del límite, campos a seleccionar:

Limite Global : Monto estimado asignado para el pago del pedido por contrato


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Cuenta de Mayor : Seleccionar la cuenta de gasto correspondiente, debe estar creada con elnúmero (6XXXXXX) este prefijo asigna las cuentas de gasto de un sociedad.

Sociedad CO : GECS Grupo Comercial Casika.

Centro de Coste : Dependiendo de la agencia o Departamento que se trate el gasto se selecciona elCentro Coste :


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Valor Previsto : es la misma cantidad asignada al límite global.

Paso 5: Una vez asignados el limite global y valor previsto y los desea modificar o cambiar

procederá con el icono borrar ambos montos los podrá corregir de una vez.

Paso 6 : Pantalla de Grabación Pedido por Contrato:


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Verifica mediante el ícono , una vez todo correcto procede a grabar

Y automáticamente el sistema le asigna el numero de pedido

XV. Anticipo de pedido

a. Resumen:Este proceso se realiza para solicitar anticipo a proveedores por pedidos de materiales,Activos, servicios o Gastos.

b. Importante: Se utilizara para todos los pedidos que los proveedores solicitan. Es necesario amarrar la solicitud al pedido para que el la verificación pueda mostrar este

dato e ingresar una posición de este junto con el número de pedido.


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El siguiente ícono indica que el campo es de carácter obligatorio y debe ser llenadopara poder continuar con el proceso.

Los campos o vistas que se creen en esta transacción se modifican y visualizan en latransacción ME23N.

c. Pasos:

Paso 1 : Ingreso: Seleccionar la siguiente ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores /Contabilización / Anticipo / F-47 Solicitud

Paso 2 : Pantalla de solicitud de anticipo a compra:


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Fecha documento: Se ingresará la fecha de la proforma.

Clase: Lo coloca automáticamente el sistema (KA).

Sociedad: Ingrese la sociedad a la que pertenece.

Moneda/T/C: Deberá ingresar el tipo de moneda que necesita hacer el pago y la tasa decambio de dicha moneda.

Cuenta: Debe de ingresar el código del proveedor a quién le enviará el anticipo.

In.CME dest.: Debe de ingresar el A que es de acreedores.

Al terminar de llenar los datos obligatorios y los adicionales que considere necesarios presionaráenter y le mostrará la pantalla siguiente:


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Importe: Deberá colocar el importe del anticipo que desea enviarle al proveedor en la monedaque se necesite.

Importe ML: El sistema le mostrara el importe del anticipo que desea enviarle al proveedor enmoneda local.

Vence el: Deberá ingresar la fecha en la cual el proveedor debería enviarle la mercadería.

Doc.compras: Deberá colocar el número de pedido a que se refiere dicho anticipo y deberá ingresarleuna posición del mismo.

Al terminar de llenar los datos obligatorios y los adicionales que considere necesarios presionará

el ícono y le mostrará el mensaje siguiente:

Documents

MM-06 Manual de Usuario Pedidos