Manual de Pedidos y Adquisiciones SIGA

8/16/2019 Manual de Pedidos y Adquisiciones SIGA

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA SIGA-ML

Filemon Sulca Peña 1

SUBMÓDULO DE ADQUISICIONES

SUBMÓDULO DE PEDIDOS


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INDICE

I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S

II. AUTORIZACION DE PEDIDO

A. AUTORIZAR TOTAL DEL PEDIDO: B. AUTORIZACIÓN DEL PEDIDO PARCIAL:

III. PAO ACTUALIZADO

A. GENERACIÓN DE P.A.O: EXISTEN DOS OPCIONES: 1. ORDEN DE COMPRA DIRECTA.

2. CONSOLIDADO DE PEDIDOS.

B. ESTUDIO DE MERCADO C. AUTORIZACION PRESUPUESTAL

IV. CUADRO DE ADQUISICION

V. ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO


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I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S

1. Dar clic en Pedidos >>Registro de Pedido>>Pedidos de Compra de B/S .

2. Vemos Centro de Costos de nivel superior – GOBIERNO REGIONAL.

3. Se muestra la pantalla Registro de Pedidos de Compra con los siguientescampos:

Clic en la carpetaamarilla

Seleccionamosel mes

Seleccionamos el Centro deCosto, clic en Binoculares


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4. En la siguente, en Campo seleccionamos Descripción, luego en Dato colocamos en este caso Infraestructura ”infra”

5. Clic derecho para insertar la cabecera del pedido

Clic derecho en el área delrecuadro rojo para insertar lacabecera del pedido


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6. Registrar los campos de la cabecera del pedido: fecha, meta, fte/rubro, Tarea,Tipo Uso, CHECK EN EXTERNO DESTINO y seleccionar O para entrega en

Obra, entregar a, Motivo y finalmente clic en .

7. Para registrar el detalle del pedido.

b. Clic derecho >>Insertar Bien


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8. Se muestra la pantalla para buscar el ítem a solicitar e ingresamos la cantidad.

9. Si es necesario registrar las especificaciones técnicas

a. Ingresamos la cantidad.

b. Clic paraguardar

Clic en la carpeta amarilla para registrarlas especificaciones técnicas


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10. Aparece el ítem elegido, con la clase, familia y unidad correspondiente.

11. Para eliminar un ítem de este pedido.

a. Clic derecho para insertarlas especificaciones técnicas.

b. Clic en guardar.

Seleccionamos el Ítem quequeremos eliminar yhacemos clic derecho.


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12. Una vez que hemos terminado el registro de los Ítems debemos dar Visto Buenoal Pedido que aún se encuentra en estado pendiente.

Si el Pedido no cambia al Estado de VB Jefe no se puede avanzar a la siguienteetapa que es la Autorización del Pedido.

13. Observamos que el estado cambió a VB JEBE, en este estado de VB Jefe no sepodrá realizar cambios en el pedido.

Para regresar al estado anterior, PENDIENTE

Clic en Pendiente

Clic para dar VB


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II. AUTORIZACION DE PEDIDO1. Hecho el pedido, ingresamos a la opción de autorización de pedidos.

2. Elegimos el centro de costo al que pertenece el pedido que vamos a autorizar,y hacemos clic en la carpeta amarilla. Todos los centros de costo que tengan

pedidos pendientes de autorizar se mostraran en color verde, y los que no lostengan se mostrarán en color negro.


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3. Tenemos dos opciones: autorizar el pedido total o autorizar una parte delpedido.a. AUTORIZAR TOTAL DEL PEDIDO: Hacemos clic en el botón >>Para Compra.

b. AUTORIZACIÓN DEL PEDIDO PARCIAL:Ingresamos en la carpeta amarilla de cada uno de los ítems solicitados.

En la parte de la venta que corresponde a >>Autorización de Pedido deCompra, tenemos una caja de texto >>Cant. Aprobada, ahí registramos lacantidad que deseamos autorizar (debe ser menor a la cantidad solicitada). Y

finalmente hacemos clic en >>


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Repetimos el procedimiento para cada uno de los ítems solicitados yfinalmente hacemos clic en el botón >>Autorizar


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4. Una vez autorizado el pedido, pasa automáticamente del estado VB JEFE alestado Aprobado, en cualquiera de los dos casos anteriores.

5. Verificar que el pedido que estamos autorizando cuenta con disponibilidadpresupuestal, hacienda clic en el botón >> Disponibilidad Pptal, Podemosobservar que en nuestro caso contamos con disponibilidad presupuestal paraesta cadena y el clasificador correspondiente.


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III. PAO ACTUALIZADO

A. GENERACIÓN DE P.A.O: Existen dos opciones:

1. ORDEN DE COMPRA DIRECTA.

a. Clic en el botón >>Genera PAO

OJO: se opta por esta opción siempre y cuando todas los items van ha ser una sola

compra

b. Nos parece una ventana de actualización de precios masiva, que nospermite registrar el precio de los ítems, registramos los precios unitarios quecorresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra estaventana porque el sistema asume el precio de la última compra realizada paraese ítem, que se va actualizando en catálogo de precios.


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c. Aparece una ventana que nos indica el numero de PAO que se va a generar,hacemos clic en >> Aceptar

d. Detalle de PAO.- seleccionamos, responsable de la Meta, Modalidad deAdquisición, Proc. Selección, mes propuesto, objeto, Síntesis, etc. Luego

grabar


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e. Salimos de la ventana de autorización de pedido e ingresamos a la opción>>Programación>>Plan Anual de Obtención – Logística>>P.A.O.Actualizado.

f. Observamos que en la parte final se ha generado el P.A.O Nº 1128.


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2. CONSOLIDADO DE PEDIDOS.a. Ingresamos a la opción >>Programación>>Plan Anual de Obtención –

Logística>>P.A.O. Actualizado

b. Hacer clic derecho >>Insertar PAO desde pedidos.


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c. Elegimos si lo que vamos a consolidar son bienes o servicios, por ítem oclase y el tipo de uso.

d. Nos muestra la relación de ítems que han sido autorizados para compra. Ymarcamos con un check los que deseamos consolidar, así mismo filtramosel clasificador de gasto, metas, centros de costo, tareas, en ese orden.

1. Seleccionamosbien o servicio

2. Ordenados porClase o por ítem

3. Seleccionamosti o de uso.


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Hacer clic en y aceptamos el mensaje al usuario.

e. Nos parece una ventana de actualización de precios masiva, que nospermite registrar el precio de los ítems, registramos los precios unitarios quecorresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra estaventana porque el sistema asume el precio de la última compra realizada paraese ítem, que está en catálogo de precios.

f. Aparece el número de consolidado que se va a generar y el número deP.A.O., luego aceptamos.


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g. Seleccionamos el P.A.O. y hacemos clic en el botón >> Detalle del P.A.O.

h. Registramos los campos que faltan: Responsable, Mes propuesto, código CIU,

Objeto, Síntesis de especificaciones técnicas, finalmente clic en ysalimos.


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i. Podemos modificar el precio de los ítems, seleccionando la opción >>Ajustepor P.A.O. en la columna estado del P.A.O, como se muestra en la figura.

j. Una ves cambiado el estado a >>Ajuste x P.A.O. ingresamos en la carpetaamarilla. Aparece la siguiente ventana. Ingresamos nuevamente en lacarpeta amarilla que corresponde a cada Ítem.


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k. Podemos modificar el precio, en la caja de texto Precio Unitario, como semuestra en la figura. Finalmente hacemos clic en guardar.

Luego de hacer la actualización se debe regresar el estado del P.A.O. de la opción>>Ajuste x P.A.O. a la opción >>Pendiente, para realizar ESTUDIO DE MERCADO.

B. ESTUDIO DE MERCADO1. Imprimir para cotización

Al hacer clic muestra la siguiente pantalla


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En esta pantalla seleccionamos nuestro pedido y vamos al Icono de laImpresora y hacemos clic.

Seguido, seleccionamos solicitud de cotizacion

Seguido, para imprimir cotizacion sin proveedor seleccionamos GENERAL yluego clic en aceptar.


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Registrar estudio de MercadoRegistro de valor por fuenteCalculo de valor referencial

Revisar Manual deestudio de mercado


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C. AUTORIZACION PRESUPUESTAL1. Seleccionamos el P.A.O. con el que vamos a trabajar y hacemos clic en

el botón >> Autorización Presupuestal.

2. Ingresamos los datos faltantes referentes al requerimiento y luego

hacemos clic en .

3. Aparecerá el Nº y fecha de Certificación. Aceptar los mensajes al usuario.


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4. Clic en el icono de la impresora para mostrar el formato de CertificaciónPresupuestal.

5. Se muestra el siguiente formato

Generada la certificación presupuestal, debemos elegir la ruta, existen tresopciones:

- Cuadro de Adquisición: Compras que no generan un proceso de selección nitampoco un contrato. Puede ser automático y manualAUTOMÁTICO.- es generado de forma automática cuadro de adquisiciones para luego pasar a generar la Orden de Compra o Servicios, siempre en cuando

la fecha de orden sea del DIA.MANUAL.- se pasa a generar cuadro de adquisiciones de forma manual laventaja de esta opción es regularizar la fecha.

- Contrato: Permite registrar en el sistema el contrato, su cronograma y lasórdenes de compra que deriven de este.

- Procesos de Selección: Cuando se requiere hacer un proceso de selección yregistrarlo en el sistema.


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IV. CUADRO DE ADQUISICIONPara ingresar al Cuadro de Adquisición puede ser porque, hemos registrado unContrato que deriva en un Cuadro de Adquisición, Proceso de Selección y porqueen la Ruta del PAO actualizado, hemos enviado directamente a Cuadro deAdquisición.

1. Ingresar a la opción que se muestra en la figura:

2. Se muestra la relación de Cuadros de Adquisición generados a la fecha yhacemos clic derecho >> Insertar Cuadro de Adquisición.


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3. En la pantalla que se muestra:En cuanto a la procedencia puede ser: Contrato, Proceso de selección (PS) o PAO.

4. Registramos la fecha, marcamos con un check el que corresponde y luegoguardar.

5. Aceptamos el mensaje al usuario: Desea Generar el Cuadro de Adquisición

6. Se muestra la pantalla y el Cuadro de adquisición, se ha generado en color azul,salimos de la pantalla.

1. Seleccionamos sies Bien o Servicio

2. Seleccionamos la

procedencia


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V. ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO1. Ingresamos a la orden de compra.

2. Seleccionamos el mes y luego hacemos clic derecho.

3. Ingresamos la información necesaria, empezando por el Cuadro deadquisiciones, proveedor, almacén, mejor fecha de pago, etc y guardamos.

a. Seleccionamos el mes

b. Clic derecho


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Seleccionamos el almacén que se hará responsable de la recepción de losmateriales.

4. Registramos la glosa, marcas, etc.

En la glosa colocamos si es entrega en obra o en grifo

5. Guardamos y salimos para comprometer la orden de compra en la opción

>> Fase Compromiso Definitivo.


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6. Hacemos clic para en la opción >>comprometer ,

PARA REALIZAR ORDEN DE SERVICIO ES SIMILAR A O/C EXCEPTO NO SESELECCIONA ALMACEN

Cualquier duda escribir a:

Filemon Sulca PeñaConsultor MEF para la Implantación del [email protected] [email protected]

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