Manuel i-communication - v 1.4 - Admin

Manuel d’utilisationapplication

I-Communication

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version 1.4

Administrateur

Manuel d’utilisationApplication I-Communication

Manuel d’utilisation - Application I-communication 2

Sommaire

» Administrateur

Se connecter au formulaire ........................................................................................................................................................................... 3

Les différents accès au formulaire de saisie ................................................................................................................................... 3

Bouton "Rafraîchir la box" ............................................................................................................................................................................. 3

Bouton "Rebooter la box" ............................................................................................................................................................................... 3

1 • Configuration de l'application1.1. Charte Graphique ................................................................................................................................................................................................... 4

1.2. Personnalisation ...................................................................................................................................................................................................... 5

1.3. Écran par défaut ...................................................................................................................................................................................................... 6

Message image ....................................................................................................................................................................................................... 6

Message texte + image ..................................................................................................................................................................................... 7

Message vidéo ......................................................................................................................................................................................................... 8

1.4. Configuration ............................................................................................................................................................................................................. 9

1.4.a. Configurer la box ........................................................................................................................................................................................ 9

1.4.b. Configurer la/les masterbase(s) ................................................................................................................................................. 10

Partie réunion (2) ............................................................................................................................................................................................... 10

Partie communication (3) ............................................................................................................................................................................ 11

Partie météo (4) ................................................................................................................................................................................................... 11

Partie chaîne TV (5) .......................................................................................................................................................................................... 11

1.4.c. Configurer la chaîne TV ...................................................................................................................................................................... 12

Configuration du flux ...................................................................................................................................................................................... 12

Configuration de la chaîne ......................................................................................................................................................................... 13

1.5. Agenda .......................................................................................................................................................................................................................... 14

1.5.a. Se connecter à l'agenda .................................................................................................................................................................... 14

1.5.b. Créer des salles ......................................................................................................................................................................................... 14

1.5.c. Créer des demandeurs ......................................................................................................................................................................... 15

1.5.d. Gérer les groupes .................................................................................................................................................................................... 16

1.5.e. Gérer les vues ............................................................................................................................................................................................. 16

1.5.f. Créer des vues ............................................................................................................................................................................................. 17

Pour alimenter ensuite le menu déroulant "Vues" : .............................................................................................................. 17

1.5.g. Se connecter à l'agenda .................................................................................................................................................................... 18

1.5.h. Création d'un nouvel événement ............................................................................................................................................... 18

1.5.i. Modification / supression d'un événement ......................................................................................................................... 19



» Se connecter au formulaire

Pour se connecter au formulaire de saisie, saisir l'adresse suivante :

http://ip box:port box/form?generatedXml=true

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» Les différents accès au formulaire de saisie

Personnes Droits d’accès Login / Mot de passe

Administrateur Charte graphique / écran par défaut / agenda / configuration comAdmin / comAdmin

Utilisateur Réunion (agenda + informations) / communication comUser / comUser

» Bouton "Rafraîchir la box"

Il vous permettra de vider le cache de la box et relancer le planning.

» Bouton "Rebooter la box"

Il vous permettra de redémarrer la box.



1 • Configuration de l'application

Pour configurer l'application, il faut se connecter au formulaire en mode administrateur.

1.1. Charte Graphique

Dans cette partie :- Vous importez votre logo (1), pour cela :

Cliquez sur "parcourir" et sélectionnez l'image que vous souhaitez importer. Cliquez ensuite sur "ouvrir", puis sur "envoyer". Attendez la fin du chargement...

- Ainsi qu'un message (2) qui sera affiché en haut de l'écran.- Vous pouvez également décider d'afficher l'heure ou non (3) sur l'écran.

Cliquez ensuite sur "modifier".

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1.2. Personnalisation

Dans cette partie vous avez la possibilté de modifier le fond d'écran (un fond général et un fond pour l'affichage des réunions + informations)Vous disposez d'une liste de fonds de différentes tailles et couleurs.

Cette liste peut-être modifiée en cliquant sur "Gérer la liste", un popup s'ouvre :- la partie de gauche est un accès direct à vos documents, il vous suffit simplement de sélectionner les

fonds que vous souhaitez ajouter dans la liste et de cliquer sur "upload".- le bouton "download" vous permet d'envoyer un fond de la box à vos documents.Pour supprimer un fond :- Faites un clic droit sur le fond souhaité et cliquez sur "Delete".- Fermer ensuite le popup en cliquant sur "Valider".

Vous pouvez également importer un nouveau fond en cliquant sur "parcourir". Sélectionnez ensuite l'image que vous souhaitez importer. - Cliquez ensuite sur "ouvrir", puis sur "envoyer". Attendez la fin du chargement...

Remarque : L'image de fond doit avoir la même résolution que l'écran (ex= 1920 x 1080 pixels).

Cliquez ensuite sur "modifier".



1.3. Écran par défaut

Vous avez trois choix de message pour cette écran :- Image plein écran- Texte + image- Ou vidéo plein écran

Remarque : l'écran par défaut s'affiche lorsqu'il n'y a aucun autre message à afficher(ex: plus de réunion pour la journée)

Après avoir fait votre choix, cliquez sur "suivant"

» Message image

Vous pouvez ajouter une nouvelle image en cliquant sur "importer".Cliquez sur "parcourir" et sélectionnez l'image que vous souhaitez importer.Cliquez ensuite sur "ouvrir", puis sur "envoyer". Attendez la fin du chargement...

Pour finir, cliquez sur "modifier".



» Message texte + image

Vous pouvez ajouter une nouvelle image en cliquant sur "importer".Cliquez sur "parcourir" et sélectionnez l'image que vous souhaitez importer.Cliquez sur "ouvrir", puis sur "envoyer". Attendez la fin du chargement...

Saisissez ensuite votre texte.

Et pour finir, cliquez sur "modifier".



» Message vidéo

La partie de gauche est un accès direct à vos documents, il vous suffit simplement de sélectionner les vidéos souhaitées et de cliquer sur "upload". Les vidéos sont directement ajoutées sur la box.

Attention : Toutes les vidéos uploadées sur la box s'afficheront à l'écran

Le bouton "download" vous permet d'envoyer une vidéo de la box à vos documents.Pour supprimer une vidéo de la box :- Faites un clic droit sur la vidéo souhaitée- Cliquez sur "Delete"



1.4. Configuration

1.4.a. Configurer la box

Dans cette première partie, il vous faudra saisir les horaires et jours de diffusion de la box (1) (en dehors de ces derniers, la box affichera un écran noir).Vous choisirez également l'orientation et la taille de l'écran (2).

Le bouton "modifier", enregistrera les valeurs saisies.

Le bouton "suivant", enregistrera les valeurs saisies et passera à l'écran de configuration de la/des masterbase(s).

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1.4.b. Configurer la/les masterbase(s)

Dans cette partie, vous allez devoir saisir les masterbases (boxs) sur lesquelles l'écran devra aller chercher les messages à afficher.

Remarque : une masterbase est une box qui contient tous les messages à diffuser. Vous pouvez en posséder plusieurs, par exemple, si vous avez plusieurs services au sein de votre entreprise (service communication, RH, ...). Les utilisateurs

saisiront les messages directement sur la masterbase.

Tout d'abord, saisissez un nom, ainsi que l'ip et le port de la masterbase (1).

» Partie réunion (2)

Dans cette partie, vous avez le choix d'afficher ou non les réunions saisies dans l'agenda.Vous pouvez également décider d'afficher des messages d'informations en plus des réunions.La liste déroulante vous permettra de décider de l'affichage des réunions d'une seule salle ou de toutes les salles (celles qui auront "afficheur" en participant).

Remarque : pour ajouter de nouvelles salles cf 1.5. Agenda

Le message que vous saisirez ensuite, remplacera, lors de l'affichage des réunions, le message saisie dans "charte graphique".

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» Partie communication (3)

Dans cette partie, vous avez le choix d'afficher ou non la communication. Si vous décidez de l'afficher, elle peut s'afficher soit tout le temps, soit uniquement lorsqu'il n'y a plus de réunion à afficher (l'écran basculera automatiquement sur la communication).

Vous décidez ensuite des messages que vous souhaitez afficher (texte, image, vidéo, powerpoint, ...).Pour certains messages, vous pouvez décider d'afficher tous les messages ou uniquement les messages publics (choix fait par l'utilisateur lors de la saisie de son message). Par exemple, en le rendant public, un service décidera de diffuser son message sur tous les autres écrans qui auront déclaré ce service en tant que masterbase.

» Partie météo (4)

Dans cette partie, vous avez le choix d'afficher ou non la météo (météo Normandie ou météo France). Cette écran affiche la météo à J+1, ainsi que les éphémérides du jour et du lendemain. Vous pouvez également décider des heures de diffusion.

» Partie chaîne TV (5)

Dans cette partie, vous avez le choix d'afficher ou non une chaîne de télévision. Cette chaîne est ensuite configurable dans la partie "Chaîne TV" (6)

Une fois ces parties renseignées :- Cliquez sur "Ajouter"

Pour modifier une masterbase :- Sélectionnez, dans le tableau, la ligne à modifier- Saisissez les nouvelles informations- Cliquez sur "Modifier"

Pour supprimer un message :- Sélectionnez, dans le tableau, la ligne à supprimer- Cliquez sur "Supprimer"



1.4.c. Configurer la chaîne TV

» Configuration du flux

Dans cette première partie, il vous faudra saisir le flux de la TV.

Le bouton "modifier", enregistrera les valeurs saisies.

Le bouton "suivant", enregistrera les valeurs saisies et passera à l'écran de configuration de la chaîne TV.



» Configuration de la chaîne

Dans cette partie, vous pouvez gérer les dates et heures de diffusion de la chaîne TV.Pour cela, cliquez sur le bouton "Gérer la diffusion". Un popup s'ouvre.Vous choisirez ensuite les dates de début et fin de diffusion, ainsi que les horaires d'affichage.La case à cocher permet de rendre inactif la chaîne de TV. Tant que cette case est cochée, la TV ne s'affichera pas.Cliquez sur modifier.

Remarque : Si la chaîne TV tourne seule dans la boucle, sa durée sera indéfinie. Si d'autres messages doivent s'afficher (exemple : texte + image) la durée d'affichage de la chaîne TV sera de 1min.

Sélectionnez ensuite la chaîne que vous souhaitez envoyer à l'écran.Une fois votre choix fait, cliquez sur modifier.

Une fois la box configurée, cliquez sur le bouton "rebooter la box" pour la redémarrer.



1.5. Agenda

1.5.a. Se connecter à l'agenda

Login / Mot de passe

adminreunion / admin

1.5.b. Créer des salles

- Cliquez sur "Administration" (1)

- Cliquez sur "Utilisateurs" (2)

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- Dans la partie "Utilisateurs", cliquez sur "Ajouter un nouvel Utilisateur" (3)

Remarque : la partie "Utilisateurs" contiendra toutes les salles. La partie "Agendas Non-Utilisateurs" contiendra tous les demandeurs.

- Saisissez un identifiant- Un prénom (ici le nom de la salle), c'est ce texte qui apparaîtra à l'écran.- Un nom (ici le nombre de places), le nombre de salle n'apparaît pas à l'écran.- Cliquez sur "Sauvegarder"

Attention : ne pas supprimer les utilisateur "accueil", "adminreunion", "afficheur" et "réunion".

Remarque : les deux salles déjà créées par défaut (salle n°1 et n°2) peuvent être modifiées ou supprimées.

1.5.c. Créer des demandeurs

- Cliquez sur l'onglet "Agendas Non-Utilisateurs" (4)- Cliquez sur "Ajouter un nouvel utilisateur générique"

- Saisissez un identifiant- Un prénom et un nom- Sélectionnez "accueil" en administration- Laissez agenda public à "non"- Cliquez sur "Ajouter"

Remarque : les deux demandeurs déjà créés par défaut (demandeur 1 et 2) peuvent être modifiés ou supprimés.

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1.5.d. Gérer les groupes

Pour que les nouvelles salles et les nouveaux demandeurs, ainsi créés, apparaissent dans la liste lors de la création d'un nouvel événement, il faut les ajouter dans les groupes "Accueil" et "Reunion". Pour cela :

- Cliquez sur l'onglet "Groupes" (5)

- Cliquez sur "Accueil"- En maintenant la touche "Ctrl" du clavier enfoncée, sélectionnez toutes les salles et tous les demandeurs

précédemment créés- Cliquez sur "Sauvegarder"

- Cliquez sur "Reunion"- En maintenant la touche "Ctrl" du clavier enfoncée, sélectionnez toutes les salles précédemment créées- Cliquez sur "Sauvegarder"

1.5.e. Gérer les vues

Pour que les nouvelles salles, ainsi créées, apparaissent dans la vue du calendrier, il faut les ajouter dans les vues "Disponibilté" et "Réservation". Pour cela :

- Cliquez sur "Administration" (6)- Cliquez sur "Vues" (7)

- Cliquez sur "Disponibilité"- En maintenant la touche "Ctrl" du clavier enfoncée, sélectionnez toutes les salles précédemment créées- Cliquez sur "Sauvegarder"

- Cliquez sur "Réservation"- En maintenant la touche "Ctrl" du clavier enfoncée, sélectionnez toutes les salles précédemment créées- Cliquez sur "Sauvegarder"

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1.5.f. Créer des vues

- Toujours dans "Administration" / "Vues", cliquez sur "Ajouter une nouvelle vue" (8)

- Saisissez un nom de vue- Sélectionnez un type de vue- Laissez globale à "non"- Sélectionnez dans la liste toutes les salles à visualiser dans cette vue- Cliquez sur "Ajouter"

» Pour alimenter ensuite le menu déroulant "Vues" :

- Cliquez sur "Gérer la liste des vues" (9). Un popup s'ouvre

- Saisissez un nom de vue (le même que celui donné à la vue précedemment créée)Remarque : ne pas utiliser de caractéres spéciaux ( ex : é, à, ', ...)- Sélectionnez le type (le même que celui donné à la vue précedemment créée)- Saisir l'ID de la vueRemarque : pour connaitre l'ID de la vue, il suffit de survoler le nom de la vue (10), et de regarder l'ID indiquée dans l'adresse au bas de la page (11).

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1.5.g. Se connecter à l'agenda

Login / Mot de passe

accueil / accueil

1.5.h. Création d'un nouvel événement

- Cliquez sur le "+" pour la date et la salle choisie (1)

Dans la partie "Détails" (2) :- Saisissez une description résumée (titre (limité à 80 caractères))- Saisissez une description détaillée (détail)- Sélectionnez dans la liste "événement temporel"- Sélectionnez les horaires de diffusion

Dans la partie "Participants" (3), vous retrouvez la liste des salles et des demandeurs :- Sélectionnez dans cette liste la salle et le(s) nom(s) du/des demandeur(s)

Attention : Pensez à sélectionner également "afficheur" si vous souhaitez partager la réunion sur tous les écrans.

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Dans la partie "Répétition" (4) :- Sélectionnez dans la liste le type de répétition voulue, possibilité ensuite de choisir une date de fin, ainsi

que des exclusions / inclusions- Sauvegardez

1.5.i. Modification / supression d'un événement

- En vue calendrier, cliquez sur le titre de la réunion- Vous pouvez ensuite décider de modifier ou de supprimer l'événement (Delete)

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Documents

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