Manual_Politica de Facturacion y Cobranza

7/24/2019 Manual_Politica de Facturacion y Cobranza

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MANUAL DE POLTICAS Y

PROCEDIMIENTOSDEL REA DE

FACTURACIN Y

COBRANZA


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PROCEDIMIENTO DEFACTURACIN Y COBRANZA

Clave: PLN-AF-PFYC-01

Revisin: 1/1

CONTROL DE EMISIN

ELABOR REVIS AUTORIZ

Ma. Del Pilar Snchez MndezBrenda Paulina Bello Laureano

Planeacin y Evaluacin

Manuel Benhumea CerritosDirector de Administracin y Finanzas

MBA Marcos Garca FloresDirector General

Firma: Firma: Firma:

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FACTURACIN


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1.

OBJETIVO ESPECFICO

Planear en conjunto con el Consultor Comercial y el Lder de proyecto la facturacin de las

ventas concretadas para presupuestar los ingresos de recursos econmicos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al rea de Facturacin as como para todos los

involucrados en el proceso.

3.

POLTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIN

De los requisitos de la Factura3.1.

Los comprobantes fiscales expedidos debern cumplir con los requisitos que

marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, como son:

3.1.1.

Lugar y fecha de expedicin.3.1.2. Razn Social del cliente.

3.1.3.

Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.

3.1.4. Domicilio Fiscal del cliente. (En caso de requerir la original impresa)

3.1.5. Descripcin del servicio prestado por el Organismo.

3.1.6.

Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en

Nmero o letra, as como el monto de los impuestos.

3.1.7.

El comprobante fiscal que se expida deber sealar si la forma de pago

de la contraprestacin, se hace en una sola exhibicin o en

parcialidades.3.1.8.

Sello del rea emisora y firma del responsable de su emisin ( En caso

de requerir la original impresa).

3.1.9.

As como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o

convenios para su correcta emisin.

En caso de que la factura sea requerida de manera impresa se deber

REA FACTURACIN


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De las Responsabilidades

Del Consultor Comercial

3.2. Es responsabilidad del consultor comercial entregar al responsable de

Facturacin el Documento Condiciones Comerciales as como la

documentacin requerida por cada venta.

Del lder de proyecto

3.3.

Cargar la Prefactura en el sistema e informar al responsable de Facturacin.

3.4. Entregar la copia del entregable autorizado por el cliente al responsable de

facturacin.

3.5. Informar al responsable de facturacin los posibles cambios (alargamientos de

contrato o ajustes).

Del Responsable de Facturacin

3.6. Emitir estados de cuenta para las diferentes unidades de negocio y servicio en

donde se informe el estatus de las diferentes cuentas dndole prioridad a las

cuentas con montos mayores. Estas sesiones se programarn segn lo indique

cada responsable de unidad.

3.7.

Dar de alta Cliente en el Sistema los cuales se deber solicitar va electrnica

con los siguientes datos:

3.7.1.

Razn Social del cliente.

3.7.2. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.

3.7.3. Domicilio Fiscal del cliente.

3.7.4.

Nmero telefnico del Cliente

3.8.

Dar de alta datos de Cobranza en el Sistema con los siguientes datos y

mantener actualizada la Base de Datos de estos:

3.8.1. Datos fiscales

3.8.1.1.

Nombre o razn social

3.8.1.2.

Domicilio fiscal

3.8.1.3.

RFC

3.8.1.4. Telfono


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3.8.2.

Datos de revisin

3.8.2.1. Contacto

3.8.2.2.

Telfono 23.8.2.3.

Correo electrnico

3.8.2.4.

Das de revisin

3.8.2.5. Horario de revisin

3.8.2.6. Especificaciones de revisin

3.8.2.7.

Domicilio de revisin

3.8.3.

Datos de pago

3.8.3.1. Contacto

3.8.3.2.

Telfono3.8.3.3.

Forma de pago

3.8.3.4.

Das de pago

3.8.3.5. Domicilio de pago

3.8.3.6. Tipo de moneda

3.8.3.7.

ltimos 4 dgitos de cuenta bancaria

3.8.3.8.

Correo electrnico

3.9. Tener control de los Contratos y las Condiciones de Venta de cada Proyecto.

3.10.Actualizar la Bitcora de Control de Proyectos y emitir alertas en cuanto al

retraso de facturacin de los proyectos.De la emisin

3.11.

El lder de proyecto deber proporcionar al responsable de Facturacin copia

simple del Entregable Autorizado por el Cliente, ya que sin est no se podr

emitir la factura correspondiente, sin excepcin.

3.12.

Es responsabilidad del Lder de proyecto dar de alta en el sistema la Prefactura

y notificar el ID de est al responsable de facturacin va correo electrnico.

(No se podr emitir la factura si no existe la pre-factura y generacin de ID en

el sistema.)

3.13.

Es responsabilidad del Lder de Proyecto corroborar que las Prefacturacontenga los siguientes datos:


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3.13.1.

Clave de Proyecto

3.13.2.Descripcin del Servicio incluyendo el nmero de contrato o de orden

de pedido y dems requisitos solicitados en el contrato.3.13.3.

Cantidad

3.13.4.

Precio Unitario

3.13.5.Total

3.13.6.Tipo de Moneda

3.14.

Es responsabilidad de Facturacin coordinar el proceso de entrega y recepcin

de la factura hasta obtener la autorizacin o en su caso el contra recibo por

parte del cliente. Por ningn motivo se autoriza la emisin de la factura a otra

persona ajena al departamento de Facturacin, sin exepcin.

3.15.

En caso de que la factura se enve impresa al clientes forneos se deberconsiderar el envo por mensajera externa, en caso de requerirse mensajera

interna se debern considerar los viticos y gastos que se incurran para este

servicio, siendo facturacin el responsable de coordinar dicha actividad.

De la prevencin3.16.Es responsabilidad de facturacin revisar que la descripcin de la Factura

coincida con las descripciones mencionadas en el contrato, en caso de tener

errores notificar al Lder de Proyecto para su modificacin y as evitar futuros

errores.

3.17.

Es responsabilidad del Lder de Proyector validar con el rea usuaria del clientela descripcin y los conceptos de la factura, as como la autorizacin previa del

entregable que servir como soporte de la factura, todo lo anterior previo a la

emisin de la factura.

3.18.Para cancelaciones o modificaciones el Lder de Proyecto deber de hacer la

peticin va correo electrnico a encargado del Facturacin en donde indique

los motivos del cambio y los cambios a realizar.

3.19.

En caso de ser cliente de Iniciativa privada debern de anexarse al

contrato y condiciones comerciales los siguientes documentos:

3.19.1.

RFC3.19.2.Comprobante de domicilio fiscal


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3.19.3.

Acta constitutiva

3.19.4.Poder notarial de representante legal y especificar si se cuenta con la

clusula de atribuciones de domino.3.19.5.

Copia de IFE de representante legal

3.20.

En caso de requerir anlisis financiero del cliente:

Dos ltimos estados financieros

Dos referencias de clientes o proveedores del cliente las cuales debern

contener:

Nombre de referencia

Contacto

Direccin

Contacto

Sera responsabilidad del consultor recabar los documentos mencionados

en los puntos 1.15 y 1.16 del presente manual.


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4.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Responsable Paso Actividad Documentos

Inicio del procesoFacturacin 1. Recibe condiciones comerciales Condiciones

Comerciales

Facturacin 2. Programa fecha de Facturacin CondicionesComerciales

Facturacin 3. Da de alta al cliente en el sistema

Facturacin 4. Verifica con unidad de negocio si ya serealizaron entregablesSe realizaron entregables en fechaspactadas?Si: Lder de proyecto entrega copia delentregable autorizado por el cliente.No: Solicita motivos de atraso ycompromiso de nueva fecha defacturacin

CondicionesComerciales

Facturacin 5. Recibe copia del entregable autorizadopor el cliente.

Facturacin 6. Solicita captura de Prefactura ensistema va correo electrnico

Lder deproyecto

7. Valida datos de Facturacin con elcliente

8.

Realiza Prefactura en el sistema

Facturacin 9.

Emite facturaLa Factura es electrnica?Si:Enva Factura al contacto cliente concopia a cobranza para programacin del

cobro.8.1No:Imprime Factura 9


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5.

DIAGRAMA DE FLUJO

8.1 Enva Factura al contacto cliente concopia a lder de proyecto y cobranzapara programacin del cobro.

8.2 Confirma recepcin de factura contactocliente

9 Coordina con mensajera interna o externala entrega

9.2 Recibe de Mensajera acuse de recepcinde factura o contra recibo

10. Imprime Factura y archiva en carpetaContable

Fin del Proceso


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FACTURACIN

FACTURACIN LDER DEL PROYECTO

Entregable

Copia como acuse derecibo ORSA

Original cliente

DocumentoCondicionesComerciales

Inicio

Recibe condicionesde venta

Programa fechas defacturacin

Emite factura

Valida datos deFacturacin con el

cliente

Realiza prefacturaen el sistema

Entrega copia delentregable

autorizado por elcliente

Recibe copia deentregable

autorizada por elcliente.

Solicita captura dePrefactura en

Sistema va correoelectronico

Verifica con Unidadde Negocio si ya

se realizaron entregables.

Si

Solicita motivos de atraso ycompromiso de nuevafecha de facturacin

No

FacturaElectrnica

Imprime FacturaNo

Enva Factura al contactocliente con copia acobranza y lder de

proyecto.

Confirma recepcinde factura contacto

cliente

Imprime Factura yarchiva en carpeta

Contable

Si

Coordina conmensajera interna

o externa la entrega

Recibe de Mensajeraacuse de recepcin defactura o contra recibo

Fin del Proceso

Da de alta al clienteen el sistema


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6.

ANEXOS Y FORMATOS

Condiciones Comerciales

Copia de Entregable

Control de cambios en Facturas

7. GLOSARIO

8. CAMBIOS DE ESTA VERSIN

Nmero deRevisin

Fecha de laActualizacin

Descripcin de losCambios

Autoriz

2 26-04-13

De los requisitos de lafactura (1.1.4 y 1.1.8)

De las responsabilidades

del consultor comercial(1.2)

Del responsable defacturacin (1.6)

De la emisin (1.12 y 1.14)

De la prevencin (1.19 y1.20)


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COBRANZA


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1.

OBJETIVO ESPECIFICO

Planificar la cobranza de acuerdo a las condiciones comerciales, para proyectar ingresos a

la empresa y obtener el flujo de estos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es alcanzable al rea de Cobranza as como todos los mencionados en

el proceso.

3.

POLTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIN

De las responsabilidades

El encargado de cobranza

1.1.El rea de cobranza deber de obtener del sistema reporte de cuentas por cobrar

y programar la cobranza en base al documento condiciones comerciales.1.2.

El rea de cobranza ser responsable de realizar flujo de ingresos de las cuentas

por cobrar y entregarlo a Control Presupuestal para su programacin.

1.3.Emitir estados de cuenta para las diferentes unidades de negocio y servicio en

donde se informe el estatus de las diferentes cuentas dndole prioridad a las

cuentas con montos mayores. Estas sesiones se programarn segn lo indique

cada responsable de unidad.

Operacin

1.4.

El rea de Facturacin entregar factura va correo electrnico para validar queya se entreg y se puede proceder al cobro de la misma.

1.5.

En caso de que haya vencimiento de pago, el encargado de cobranza realizar

llamada al contacto del cliente solicita motivos de atraso y compromiso de nueva

fecha de pago, reprograma cuenta por cobrar y actualiza flujo.

1.6.

En caso de que venza la segunda fecha de pago se deber de enviar correo

electrnico al cliente, llamada telefnica y se solicitaran motivos de atraso, se

programar fecha para pago y actualizara flujo. Notificando al Director de

Administracin y Finanzas y a Lder de proyecto. Si el cliente no realiza el pago en

la tercera fecha programada se realizar llamada por parte del Director deAdministracin y Finanzas con el Jefe inmediato de responsable de pagos del


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cliente para pedir motivos de atraso y pactar nueva fecha de cobro adems de

notificarse al consultor comercial de la cuenta para solicitar apoyo de gestin con

el rea usuaria del cliente para el pago de la factura.1.7.

El encargado de Tesorera ser el responsable de entregar copia de reporte diario

de ingresos al rea de Cobranza.

1.8.Todos los pagos aplicados por el cliente debern ingresarse en el sistema.


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4.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Responsable Paso Actividad DocumentosInicio del procedimiento

Cobranza 1. Recibe condiciones comerciales CondicionesComerciales

Cobranza 2. Verifica en sistema datos de Cobranza delClienteExisten datos de cobranza del cliente?Si: Revisa que sean correctos y actualizaNo: Captura datos de Cobranza

Cobranza 3. Revisa en sistema reporte de Facturacin .

Cobranza 4. Recibe copia de la recepcin y autorizacindel entregable por cliente

Cobranza 5. Recibe Factura Electrnica

Cobranza 6. Programa fecha de cobro CondicionesComerciales

Cobranza 7.

Obtiene del sistema reporte de cuentas porcobrar

Cobranza 8.

Elabora flujo de ingresos de cuentas porcobrar Flujo de ingresos

Cobranza 9.

Enva flujo a Director de Administracin yFinanzas y Control Presupuestal

Flujo de ingresos

Cobranza 10.

Recibe de Tesorero reporte de ingresosdiarios

Reporte deingresos diarios

Cobranza 11.

Identifica y aplica pago de factura ensistema

Cobranza 12.

Captura fecha de pago en factura impresa


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Cobranza 13. Revisa vencimiento diario de pagosprogramados

Existe vencimiento de pago?Si: Realiza llamada al contacto de pagos delcliente, solicita motivos de atraso ycompromiso de nueva fecha de pago,Reprograma cuenta por cobrar y actualizaflujo.No. Elabora reporte diario de ingresosaplicados

Cobranza 14.

Enva reporte diario de ingresos aplicados aDirector de Administracin y Finanzas.

Reporte diario deingresosaplicados

Fin del Proceso


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COBRANZA


Documentocondicionescomerciales

Reporte decuentas por cobrar


Inicio

Recibe CondicionesComerciales

Existen datosde cobranza del

cliente?

Verifica en sistemadatos de cobranza

del cliente

Revisa que seancorrectos y

actualiza

Captura datos decobranza

Revisa en sistema,reporte defacturacin

Programa fecha decobro

Recibe copia de larecepcin y

autorizacin delentregable por

cliente.

Obtiene del sistemareporte de cuentas

por cobrar

Elabora flujo deingresos de cuentas

por cobrar

Enva flujo a Director deAdministracin y Finanzas

y Control Presupuestal

Vencimiento depago

Revisa vencimientodiario de pagosprogramados.

Realiza llamada alcontacto de pagos

del clienteSi

Recibe de Tesorero

reporte de Ingresosdiarios

Identifica y aplicapago de factura en

sistema.

Solicita motivos deatraso y

compromiso denueva fecha de

pago.

Reprograma cuentapor cobrar y

actualiza flujo

Captura f echa depago en factura

impresa.

Elabora reportediario de ingresos

aplicados.

No

Enva reporte diariode ingresos aplicado

a Director deAdmn. y Finanzas y

controlPresupuestal

Fin del proceso

No Si

Recibe FacturaElectrnica

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6.

ANEXOS Y FORMATOS

Condiciones Comerciales

Flujo de Ingresos

Reporte de Ingresos diarios

7.

GLOSARIO

8.

CAMBIOS DE ESTA VERSIN

Nmero deRevisin

Fecha de laActualizacin

Descripcin de losCambios

Autoriz

2 26-04-13 De las responsabilidades(1.3)

Documents

Manual_Politica de Facturacion y Cobranza