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Titolo/Title: MANUALE D'USO/USERS’ MANUAL Manuale di riferimento per il Fornitore / Suppliers’ Reference Manual Unità Process owner: Tipo documento: Stato: Stato documento : BT Vado Engineering Manuale d'uso Interno Emesso Ligure Eseguito: Andrea Derito 18/04/2011 SER/3IEV Controllato: N/A 18/04/2011 LOC/EVC Approvato: N/A 18/04/2011 SER/3IE Rilasciato: N/A Bombardier Transportation Italy SpA Unipersonale, Direttore Tecnico 18/04/2011 Nome / Funzione Firma Data Questo documento e i relativi contenuti sono di proprietà di Identificativo documento: Bombardier Inc. o delle sue consociate. Questo documento contiene 3ECPXXXXXX-0001 informazioni confidenziali e riservate. La riproduzione, distribuzione, l’utilizzo o la diffusione di questo documento o di parte di esso, senza espressa autorizzazione, è severamente proibita. I trasgressori Revisione: Lingua originale : saranno responsabili del pagamento dei danni.© 2005 Bombardier Inc. 1 IT o le sue consociate. Tutti i diritti riservati. Tradotto da: Traduzione approvata da: Lingue tradotte: N/A N/A EN Nome / Funzione Nome / Funzione A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

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Titolo/Title:

MANUALE D'USO/USERS’ MANUAL

Manuale di riferimento per il Fornitore /

Suppliers’ Reference Manual

Unità Process owner: Tipo documento: Stato: Stato documento :

BT Vado Engineering Manuale d'uso Interno Emesso

Ligure

Eseguito: Andrea Derito 18/04/2011

SER/3IEV

Controllato: N/A 18/04/2011

LOC/EVC

Approvato: N/A 18/04/2011

SER/3IE

Rilasciato: N/A

Bombardier Transportation Italy SpA

Unipersonale, Direttore Tecnico 18/04/2011

Nome / Funzione Firma Data

Questo documento e i relativi contenuti sono di proprietà di Identificativo documento:

Bombardier Inc. o delle sue consociate. Questo documento contiene 3ECPXXXXXX-0001

informazioni confidenziali e riservate. La riproduzione, distribuzione,

l’utilizzo o la diffusione di questo documento o di parte di esso, senza

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saranno responsabili del pagamento dei danni.© 2005 Bombardier Inc.

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IT

o le sue consociate. Tutti i diritti riservati.

Tradotto da: Traduzione approvata da: Lingue tradotte:

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Nome / Funzione Nome / Funzione

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Divisione Resp. : Unità Responsabile Tipo Documento :

LOC VRM Manuale d'uso

Eseguito : Firma:

Andrea Derito

PORTALE FORNITORI V2

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Approvato : Firma: File: Rev. Lingua Pagine :

N/A Manuale Utente Fornitori V2_Rev1.0.docx 1 IT 2/38

Template Data: di rilascio Codice cliente: ASPI code :

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Manuale di riferimento per il Fornitore /

Suppliers’ Reference Manual

RIEPILOGO REVISIONI / REVISIONS LOG

Rev Data Descrizione della modifica Eseguita Approvata

1 18/04/2011 Prima emissione / First issue Andrea Derito N/A

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SEZIONE ITALIANA

Manuale di riferimento per il

Fornitore

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ENGLISH

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SOMMARIO

Table of Contents 1. ABBREVIAZIONI ED ACRONIMI ............................................................................................................... 7

2. SCOPO DEL MANUALE............................................................................................................................ 7

3. MANUALE DI RIFERIMENTO PER IL FORNITORE .................................................................................... 8

4. LOGIN ..................................................................................................................................................... 8

4.1. Home page ....................................................................................................................................... 10

4.1.1. Selezionare o modificare la lingua ............................................................................................... 10

4.1.2. Ritorno alla Home ........................................................................................................................ 11

4.2. Modifica Profilo ................................................................................................................................ 12

4.2.1. Accesso alla pagina Modifica Profilo ............................................................................................ 12

4.2.2. Visualizzazione e Modifica del profilo .......................................................................................... 13

4.3. Posizioni Aperte ............................................................................................................................... 16

4.3.1. Accesso alle posizioni aperte ....................................................................................................... 16

4.3.2. Visualizzazione, filtraggio e modifica posizioni aperte ................................................................ 17

4.3.2.1. Filtraggio .................................................................................................................................. 17

4.3.2.2. Modifica ................................................................................................................................... 17

4.3.2.3. Aggiornamento Previsione Consegna ...................................................................................... 18

4.3.3. Avviso Merce Pronta .................................................................................................................... 19

4.3.3.1. Accesso alle merci pronte ........................................................................................................ 19

4.3.4. Visualizzazione, filtraggio ed invio e-mail merce pronta ............................................................. 20

4.3.4.1. Filtraggio .................................................................................................................................. 20

4.3.4.2. Invio E-Mail merce pronta ........................................................................................................ 20

4.3.5. Avviso merce pronta .................................................................................................................... 21

4.3.6. Visualizzazione e finalizzazione avvisi merce pronta ................................................................... 22

4.4. Logout .............................................................................................................................................. 23

5. ABBREVIATIONS & ACRONYMS ............................................................................................................ 25

6. AIM OF THIS MANUAL ......................................................................................................................... 25

7. SUPPLIERS’ REFERENCE MANUAL ........................................................................................................ 26

8. LOGIN ................................................................................................................................................... 26

8.1. Home page ....................................................................................................................................... 28

8.1.1. Select or modify language ............................................................................................................ 28

8.1.2. Go back at Home page ................................................................................................................. 29

8.2. Change your profile .......................................................................................................................... 30

8.2.1. Access to Edit Profile Page ........................................................................................................... 30

8.2.2. Visualise and edit your profile ..................................................................................................... 31

8.3. Open Positions ................................................................................................................................. 34

8.3.1. Access to the Open Positions ....................................................................................................... 34

8.3.2. Visualisation, filtering and changing open positions ................................................................... 35

8.3.2.1. Filtering open positions ............................................................................................................ 35

8.3.2.2. Modifying open positions ......................................................................................................... 35

8.3.2.3. Update of Delivery Forecast ..................................................................................................... 36

8.3.3. Notice Goods Ready page ............................................................................................................ 37

8.3.3.1. Access to Notice Goods Ready page ........................................................................................ 37

8.3.4. Visualisation, filtering and forwarding of the e-mail “Goods Ready” .......................................... 38

8.3.4.1. Filtering .................................................................................................................................... 38

8.3.4.2. Sending the e-mail “Goods Ready” .......................................................................................... 38

8.3.5. Advice goods ready ...................................................................................................................... 39

8.3.6. Visualizzazione e finalizzazione avvisi merce pronta ................................................................... 40

8.4. Logout .............................................................................................................................................. 41

Lingua : Revisione : Pagina : Identificativo Documento:

IT 1 6/38 3ECPXXXXXX-0001

1. ABBREVIAZIONI ED ACRONIMI

Abbreviazione Descrizione

BT Bombardier Transportation Italy S.p.A.

Tabella 1: Abbreviazioni ed acronimi

2. SCOPO DEL MANUALE

Questo manuale è stato sviluppato per fornire ai Fornitori un aiuto nell’utilizzo del

portale MYSUPPLYCHAIN (http://www.mysupplychain.it).

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IT 1 7/38 3ECPXXXXXX-0001

3. MANUALE DI RIFERIMENTO PER IL FORNITORE

4. LOGIN

Per effettuare la login al portale è necessario:

1. digitare nel browser internet l’indirizzo http://www.mysupplychain.it;

2. inserire “Username” e “Password” (entrambi corrispondenti al “codice

fornitore” ricavabile dall’ordine di acquisto di Bombardier);

3. premere il pulsante “Login” (vedasi Figura 1).

Figura 1: schermata di login

A questo punto, si visualizzerà una schermata di benvenuto nel sistema (vedasi

Figura 2).

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Figura 2: schermata di benvenuto nel sistema

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IT 1 9/38 3ECPXXXXXX-0001

4.1. Home page

4.1.1. Selezionare o modificare la lingua

E’ possibile cambiare la lingua del portale dal menu in alto a destra.

Posizionandosi con il mouse sopra il nome della lingua verrà visualizzato un

menu a tendina in cui sarà possibile selezionare la lingua preferita tra quelle

disponibili (vedasi Figura 3).

Figura 3: schermata per cambiare la lingua A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

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4.1.2. Ritorno alla Home

E’ possibile ritornare alla pagina principale (Home page) da qualsiasi pagina

cliccando nel menu su “Home” in alto a sinistra (vedasi Figura 4).

Figura 4: schermata per ritornare alla home page

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4.2. Modifica Profilo

4.2.1. Accesso alla pagina Modifica Profilo

Per accedere al proprio profilo, dal menu principale posizionarsi su “Admin”,

quindi cliccare su “Modifica Profilo” (vedasi Figura 5).

Figura 5: schermata di accesso alla modifica del profilo A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

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4.2.2. Visualizzazione e Modifica del profilo

La pagina di modifica del profilo è suddivisa in due parti.

La parte in alto contiene i dati sensibili del fornitore e risulta non

modificabile. In caso si renda necessario un aggiornamento di tali dati,

contattare la persona di riferimento di Bombardier Transportation Italy

S.p.A. con cui si ha abitualmente contatto ed esporre il problema.

La parte in basso contiene:

➢ la password (attualmente NON modificabile);

➢ la lingua preferita (modificabile scegliendo un’altra lingua tra quelle attualmente disponibili).

Per modificare la lingua preferita, selezionare la lingua dal menu a tendina

quindi premere il pulsante (vedasi Figura 6).

Figura 6: schermata di modifica del profilo

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4.2.3. Gestione Magazzini

La pagina di gestione Magazzini è raggiungibile dal menu in alto Admin -> Lista

Magazzini.

Da essa è possibile:

• visualizzare la lista dei propri magazzini

• aggiungere magazzini alla lista, cliccando su “Nuovo Magazzino”

• modificare i dati dei magazzini attualmente presenti, cliccando sull’icona della

matita

• cancellare i magazzini censiti, cliccando sull’icona “X” e quindi confermare

l’operazione

Cliccando su o sul pulsante di edit per uno di quelli

già presenti si viene portati ad una pagina contenente una form in cui inserire i

dati del magazzino. I campi contrassegnati da (*) sono obbligatori.

Al termine della procedura è necessario premere per confermare i dati

E’ necessario inserire almeno un magazzino per poter completare la presa di un

materiale correttamente.

Lingua : Revisione : Pagina : Identificativo Documento:

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4.3. Posizioni Aperte

4.3.1. Accesso alle posizioni aperte

Per accedere alle posizioni aperte posizionarsi su “Expediting” nel menu in alto,

quindi posizionarsi su “Posizioni” e cliccare su “Posizioni Aperte” (vedasi Figura

7).

Figura 7: schermata di accesso alle posizioni aperte

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4.3.2. Visualizzazione, filtraggio e modifica posizioni aperte

4.3.2.1. Filtraggio

E’ possibile filtrare le proprie posizioni aperte per divisione mediante il menu a

tendina “Divisione” che si trova in altro a destra nella sezione “Opzioni

Filtraggio” (vedasi Figura 8).

4.3.2.2. Modifica

E’ possibile modificare la previsione di consegna di 1 o più posizioni aperte

selezionando la casella nella prima colonna della tabella delle posizioni di cui

si desidera cambiare la previsione, quindi cliccare sul bottone in alto a

sinistra accanto a “Modifica Previsione Consegna” (vedasi Figura 8).

Figura 8: schermata delle posizioni aperte A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

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4.3.2.3. Aggiornamento Previsione Consegna

Dopo avere eseguito il procedimento di modifica descritto nel capitolo 4.3.2.2,

si aprirà una popup in cui sarà possibile modificare la data di previsione

consegna e potrà essere inserito un commento a corredo della modifica.

Per modificare la data compilare il campo “Previsione Consegna” con una

data nel formato dd/MM/yyyy oppure cliccare sul bottone e scegliere una

data dal calendario (vedasi Figura 9).

Per aggiungere un commento a corredo è possibile selezionarne uno tra i

predefiniti nel menu a tendina oppure compilare a mano lo spazio dedicato al

commento presente nella parte bassa della popup (vedasi Figura 9).

Al termine delle modifiche, per confermare, cliccare sul bottone (vedasi

Figura 9).

Figura 9: popup di modifica previsione consegna

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4.3.3. Avviso Merce Pronta

4.3.3.1. Accesso alle merci pronte

Per accedere alle merci pronte posizionarsi su “Expediting” nel menu in alto,

quindi posizionarsi su “Posizioni” e cliccare su “Avviso Merce Pronta” (vedasi

Figura 10).

Figura 10: schermata di accesso alla pagina merci pronte

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IT 1 18/38 3ECPXXXXXX-0001

4.3.4. Visualizzazione, filtraggio ed invio e-mail merce pronta

4.3.4.1. Filtraggio

E’ possibile filtrare le proprie merci pronte per divisione mediante il menu a

tendina “Divisione” che si trova in altro a destra nella sezione “Opzioni

Filtraggio” (vedasi Figura 11).

4.3.4.2. Invio E-Mail merce pronta

Per inviare l’e-mail di avviso merce pronta, scrivere nella colonna “Qta Cons”

la quantità di merce consegnata nella riga relativa alla merce in consegna

(vedasi Figura 11).

Cliccare quindi sul bottone per entrare nella visualizzazione di avviso

merce pronta (vedasi Figura 11).

Figura 11: schermata della pagina delle merci pronte

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IT 1 19/38 3ECPXXXXXX-0001

4.3.5. Avviso merce pronta

La schermata mostra un riepilogo delle posizioni selezionate e la relativa quantità; per completare l’avviso ed inviare l’e-mail occorre compilare tutti i campi obbligatori (contrassegnati da *) ed inserire la documentazione necessaria per ciascuna presa che lo richieda. Per identificare le prese che richiedono documentazione si faccia riferimento al colore dell’icona all’inizio di ciascuna riga rappresentante una posizione aperta secondo la seguente legenda:

• Verde: non è necessario caricare alcun documento

• Giallo: è necessario caricare la documentazione ma si è derogati a farlo anche dopo la consegna

• Rosso: è necessario caricare la documentazione per poter consegnare la merce (non è possibile chiudere l’avviso in questo caso a meno di caricare i file necessari)

• Viola: Il personale Bombardier ha verificato che c’è un’anomalia nella documentazione allegata ed occorre correggerla (possibile solo dopo la chiusura dell’avviso)

In particolare, è necessario selezionare il magazzino dal quale ritirare la merce. Nel caso in cui il fornitore non abbia ancora censito alcun magazzino, deve farlo prima di chiudere l’Avviso Merce. La procedura è spiegata al paragrafo 4.2.3. E‘ possibile salvare l’avviso in bozza per poterlo comporre in fasi successive premendo il pulsante “Salva” in basso; una volta inseriti tutti i dati necessari premere “Salva & Chiudi” per inviare la mail e chiudere l’avviso (i dati, ad eccezione della documentazione, non saranno più modificabili). In caso di avviso errato è possibile cancellarlo prima di inviarlo premedo “Cancella” e confermando l’operazione

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IT 1 20/38 3ECPXXXXXX-0001

4.3.6. Visualizzazione e finalizzazione avvisi merce pronta

Tramite i menu è possibile raggiungere la pagina con l’elenco degli avvisi denominata “Lista Prese”

All’interno della pagina è possibile filtrare gli avvisi come per le posizioni aperte; ciascun avviso è composto da uno stato (Aperto/Chiuso/Validato) e da una colorazione corrispondente al peggior stato di una delle posizioni aperte presenti all’interno dell’avviso e che segue la medesima legenda del paragrafo precedente. Le posizioni in stato “Chiuso” corrispondono a quelle per cui si è emesso l’avviso merce pronta e che sono in attesa di validazione del personale BT oppure della documentazione necessaria. Per visualizzarle e, se necessario, completarle si

prema sulla riga corrispondente. E si proceda come per il paragrafo precedente. Le posizioni in stato “Validato” non sono modificabili se non su richiesta al referente Bombardier.

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IT 1 21/38 3ECPXXXXXX-0001

4.4. Logout

Per effettuare il logout (uscita dal portale), è possibile cliccare da qualsiasi pagina

su “Esci” nel menu in alto (vedasi Figura 12).

Figura 12: schermata per effettuare il logout

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ENGLISH SECTION

SUPPLIERS’ USER MANUAL

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SEZIONE ITALIANA

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EN 1 23/38 3ECPXXXXXX-0001

5. ABBREVIATIONS & ACRONYMS

Abbreviation Description

BT Bombardier Transportation Italy S.p.A.

Table 1: Abbreviations & Acronyms

6. AIM OF THIS MANUAL

This manual was developed to provide Suppliers with the needed help in using

MYSUPPLYCHAIN Web Site (http://www.mysupplychain.it). A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

Lingua : Revisione : Pagina : Identificativo Documento:

EN 1 24/38 3ECPXXXXXX-0001

7. SUPPLIERS’ REFERENCE MANUAL

8. LOGIN

To login, please do the following actions:

1. In the bar of your browser, type: http://www.mysupplychain.it;

2. Insert your “Username” and “Password” (both corresponding to your

“Supplier code” which you may retrieve from the Purchase Order received

from Bombardier);

3. Click on the “Login” button (see Figure 1).

Figure 1: login screenshot

At that point, a Welcome Screen will arise as shown in the next Figure 2.

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Lingua : Revisione : Pagina : Identificativo Documento:

EN 1 25/38 3ECPXXXXXX-0001

Figure 2: Welcome screenshot

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Lingua : Revisione : Pagina : Identificativo Documento:

EN 1 26/38 3ECPXXXXXX-0001

8.1. Home page

8.1.1. Select or modify language

MYSUPPLYCHAIN System provides you with the possibility to switch from

one language to another among the supported languages. You may change

language by clicking on the top left button of the menu bar. When the mouse

pointer is moved over there, a curtain menu will appear and the user may

select the desired language (ref. to Figure 3).

Figure 3: Screen to select or change language A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

Lingua : Revisione : Pagina : Identificativo Documento:

EN 1 27/38 3ECPXXXXXX-0001

8.1.2. Go back at Home page

From any page, the user is allowed to go back at the Home page of

MYSUPPLYCHAIN System by clicking the top left button named “Home” in

the top menu bar (ref. to Figure 4).

Figure 4: Screen to go back at the Home page of the system

A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a

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Lingua : Revisione : Pagina : Identificativo Documento:

EN 1 28/38 3ECPXXXXXX-0001

8.2. Change your profile

8.2.1. Access to Edit Profile Page

To modify your profile, from the main top menu bar please select “Admin” and

then click on “Edit profile” as shown in Figure 5.

Figure 5: screen to access the Edit Profile page A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

Lingua : Revisione : Pagina : Identificativo Documento:

EN 1 29/38 3ECPXXXXXX-0001

8.2.2. Visualize and edit your profile

The Edit profile page is organized in 2 sections.

The top section contains important and sensible data concerning the

Supplier and it is NOT editable by the Supplier himself/herself.. Would

it be necessary to edit it or to update data, please refer to your habitual

contact person in Bombardier Transportation Italy S.p.A. to inform him

about this necessity.

The bottom section contains:

➢ The password (for the moment being, this is NOT editable);

➢ The preferred language (modifiable by choosing among the supported languages actually available).

To modify your preferred language, please select it from the drop-down

menu and then press the button (ref. to Figure 6).

Figure 6: Edit profile page

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Lingua : Revisione : Pagina : Identificativo Documento:

EN 1 30/38 3ECPXXXXXX-0001

8.2.3. Warehouses Management

Warehouses Management page is accessible from the menu following Admin ->

Warehouses List.

From this page it is possible to:

• View current warehouses list

• Add new warehouses to list by clicking on “New Warehouse”

• Modify data warehouses by clicking on the pencil icon

• Delete a warehouse by clicking on the “X” icon and confirming the

operation

By clicking on or on the edit button for an already

present warehouse user will get transfered to a form page where he can enter

warehouse fields. All the fields signed with (*) are mandatory.

At the end of the procedure it is necessary to press “Save” in order to

confirm the data.

It’s mandatory to have at least one warehouse in order to complete an “advice

goods ready”

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8.3. Open Positions

8.3.1. Access to the Open Positions

In order to access the open positions, please move the mouse pointer on

“Expediting” in the top menu bar; then, move it on “Positions” and finally click on

“Open Position” (ref. to Figure 7).

Figure 7: screen to acceed to the Open Positions A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

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8.3.2. Visualization, filtering and changing open positions

8.3.2.1. Filtering open positions

The User may filter his open positions by BT Divisions using the drop-down

menu named “Division” located on the top-right in the section “Filtering

Options” (ref. to Figure 8).

8.3.2.2. Modifying open positions

The User may modify the expected date of delivery for 1 or more open

positions by selecting the check box on the left side of the table raw

corresponding to the open position whose expected delivery date needs being

modified. Then, please click on the button located in the top left besides

“Modify Delivery Forecast” button (ref. to Figure 8).

Figure 8: screen allowing the User to modify his open positions A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

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8.3.2.3. Update of Delivery Forecast

After completing the modification process described in the paragraph 8.3.2.2,

a pop-up window will appear on the screen. There, the User may modify the

delivery forecast date and he/she will be allowed to insert a comment clarifying

the implemented modification.

To modify the date please fill the “Delivery Forecast” field with a date

respecting the mandatory format: dd/MM/yyyy (Example: 06/12/2011 meaning

December 6th, 2011 - NOTE: PLEASE, DO RESPECT THIS FORMAT – thank

you in advance) or click on the button and choose a date from the

proposed calendar (ref. to Figure 9).

To add a comment clarifying a modified open position, the User may select

one of the pre-set choices shown in the drop-down menu, or he/she may type

a free text comment in the dedicated space available at the bottom of the pop-

up window (ref. to Figure 9).

When the User has finished his/her modifications, and in order to confirm

them, please click on the button (ref. to Figure 9).

Figure 9: pop-up window allowing to modify the delivery forecast date

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8.3.3. Notice Goods Ready page

8.3.3.1. Access to Notice Goods Ready page

In order to access the Notice Goods Ready page, please move the mouse

pointer on the “Expediting” menu on the top bar, then move the pointer on

“Open Positions”, and then click on “Notice Goods Ready” (ref. to Figure 10).

Figure 10: Screen to access the Notice Goods Ready page A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

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8.3.4. Visualization, filtering and forwarding of the e-mail “Goods Ready”

8.3.4.1. Filtering

The User may filter his/her goods ready for delivery by BT Divisions using the

drop-down menu named “Division” located on the top-right in the section

“Filtering Options” (ref. to Figure 11).

8.3.4.2. Sending the e-mail “Goods Ready”

In order to send the e-mail informing that the goods are ready to be delivered,

please write in the column “Qty Del” the quantity of delivered goods in the raw

of the table corresponding to the goods which may be delivered (ref. to Figure

11).

Then click on the button to open the page related to the advice goods

ready (ref. to Figure 11).

Figure 11: Goods Ready page A termini di legge ci riserviamo la proprietà di questo documento con divieto di riprodurlo, di consegnarlo o di renderlo comunque noto a ditte concorrenti o a terzi senza nostra autorizzazione. © 2011, Bombardier Inc., tutti i diritti riservati.

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8.3.5. Advice goods ready

The view shows a summary of the chosen positions and their quantity; in order to complete the advice please compile all necessary fields (marked with the char *) and upload the necessary documentation for each position which requires it. In order to identify the positions which require any documentations please refer to the color of the icon in each position row following this legend:

• Green: no documentation is necessary

• Yellow: documentation is necessary but can be done after the goods has been sent

• Red: documentation is necessary in order to ship the goods (it is not possible to close the advice unless you upload the necessary files)

• Purple: BT staff verified that there is an anomaly on the attached documentation and it is necessary to correct (possible only after that the advice has been closed)

From now on, it’s mandatory to select the warehouse from which pick up the wares. If the supplier hasn’t token a census of his warehouses yet, he has to do it before closing the Advice. The procedure is explained in paragraph 4.2.3. It’s possible to save the advice without closing it to compose it by pressing the “Save” button at the bottom; when all necessary fields are filled just press “Save & Close” to send the e-mail and close the advice (all the data, except the documentation, will not be editable). In case of a wrong advice it’s possible to delete it before closing by clicking on “Delete” button confirming the operation when requested.

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8.3.6. Visualizzazione e finalizzazione avvisi merce pronta

Though the menu it’s possible to reach a page which list all the advices made.

Inside the page it’s possible to filter data just like the open positions; each advice is composed by a status (Open/Closed/Validated) and a color which correspond to the worst status of one of the positions inside it and that follows the same legend showed in the previous chapter. The “closed” position are those for which the advice has been emitted and which are waiting to be validated by BT staff or to receive the necessary documentation.

To view the details and, if necessary, complete them press on the row to edit and proceed in the same way of the previous chapter. The “validated” positions cannot be modified unless requested to BT staff.

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8.4. Logout

To log out (exit the system), the User may click at any time and from any page of

the system, on the dedicated button (ref. to Figure 12).

Figure 12: access to the logout button (exit the system)

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